60
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem adalah suatu ilmu yang digunakan untuk memecahkan masalah dengan menggunakan beberapa tindakan. Dalam ruang lingkup
perkembangan sistem komputer, analisis sistem adalah suatu ilmu yang mempelajari beberapa aplikasi, biasanya untuk mendapatkan sistem yang baru.
Dalam melakukan suatu perancangan sistem maka peneliti melakukan analisis sistem yang berjalan sehingga dapat mengetahui proses yang terjadi dan
menemukan masalah - masalah yang terjadi dalam suatu sistem. Adapun cara dalam menganalisis sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen diperlukan untuk mengetahui dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu perusahaan. Selain itu, analisis dokumen bertujuan untuk
mengetahui secara lebih jelas fungsi dari semua dokumen yang ada pada PT. ORCA PAINT distributor wilayah Jawa Barat . Adapun dokumen-dokumen yang
digunakan dalam Transaksi dan Pemesanan cat di PT. ORCA PAINT distributor wilayah Jawa Barat adalah sebagai berikut :
1. Nama dokumen
: Brosur cat Fungsi
: informasi dari perusahaan tentang cat pada konsumen
Rangkap : 1
Atribut : kode_cat, nama_cat, jenis_cat, kegunaan, uraian,
metode_uji, spesifikasi. Aliran
: Dari bag. penjualan ke konsumen 2.
Nama dokumen : Surat Pemesanan Barang
Fungsi : Surat pemesanan barang dari distributor wilayah
Jawa Barat kepada Perusahaan atas Permintaan konsumen.
Rangkap : 2
Atribut : nama cat, harga, jumlah_cat, total_pembayaran,
tanggal. Aliran
: dari bagian Penjualan mengirimkan ke pimpinan pusat.
3. Nama dokumen
: Surat Konfirmasi Pemesanan Barang Fungsi
: Surat Konfirmasi
pemesanan barang
dari Perusahaan kepada distributor wilayah Jawa Barat
bahwa barang akan segera dikirim. Rangkap
: 2 Atribut
: nama cat, harga, jumlah_cat, total_pembayaran, tanggal.
Aliran : dari bagian pimpinan pusat dikirimkan kepada
Bag. Penjualan Distributor. 4.
Nama dokumen : Kwitansi pembayaran
Fungsi : bukti pembayaran yang dilakukan oleh konsumen.
Rangkap : 2
Atribut : no, nama_konsumen, harga, jumlah_cat,
total_pembayaran, tanggal. Aliran
: dari bagian Bag. Penjualan ke konsumen. 5.
Nama dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Informasi Laporan Penjualan.
Rangkap : 2
Atribut : no, nama_konsumen, harga, jumlah_cat,
total_pembayaran, tanggal. Aliran
: dari bagian Bag. Penjualan ke konsumen. 6.
Nama dokumen : Laporan Pemesanan
Fungsi : Informasi Laporan Pemesanan.
Rangkap : 2
Atribut : no, nama_konsumen, jumlah_cat, tanggal.
Aliran : dari bagian konsumen ke Bag. Penjualan.
4.1.2 Analisis Prosedur
Analisis prosedur merupakan penganalisaan terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Pihak PT. ORCA PAINT distributor wilayah Jawa Barat
dalam proses Sistem Informasi Penjualan cat sekaligus untuk mempermudah penggambaran Flowmap yang sedang berjalan. Adapun prosedur penjualan cat
yang sedang berjalan pada PT. ORCA PAINT distributor wilayah Jawa Barat adalah sebagai berikut :
1. Konsumen mengambil daftar cat yang dibeli lalu mengisi daftar yang akan
dibeli. 2.
Jika sudah selesai lalu diberikan kepada Bag. Penjualan. 3.
Bag. Penjualan mengecek stok barang yang ada apakah cukup atau tidak. 4.
Jika tidak tersedia Bag. Penjualan memberikan informasi, bahwa stok barang telah habis maka harus melakukan pemesanan ke Perusahaan yang
ada di Surabaya. 5.
Bag. Penjualan membuat Surat Pemesanan Barang untuk segera dikirim dan menunggu konfirmasi pengiriman dari perusahaan.
6. Bag. Penjualan memberikan informasi kepada konsumen bahwa barang
akan datang 1 hari lagi. 7.
Jika barang tersedia Bag. Penjualan langsung membuatkan Kwitansi pembayaran.
8. Setelah barang datang Bag. Penjualan memberikan struk pembayaran
kepada konsumen lalu Bag. Penjualan membuat Laporan Penjualan 2 rangkap di akhir periode untuk diberikan kepada Pimpinan Distributor dan
di arsipkan di Bag. Penjualan.
Gambar 4.1 Flowmap Penjualan dan Pembelian sedang berjalan
Keterangan : F1
: Arsip data cat yang terjual F2
: Arsip struk pembayaran F3
: Arsip Lap. Stok F4
: Arsip Surat Pemesanan Barang F5
: Arsip Surat Konfirmasi Pemesanan F6
: Arsip Lap. Pemesanan
Analisis Pembelian : 1.
Konsumen melakukan pemesanan barang kepada distributor. 2.
Bagian Penjualan melakukan pengecekan stok apabila ada pemesanan jika tersedia konsumen harus memberikan DP untuk tanda jadi.
3. Bagian Penjualan membuat laporan stok untuk pimpinan distributor dan di
arsipkan. 4.
Jika tidak cukup Bag. Penjualan membuat Surat Pemesanan barang untuk pimpinan pusat.
5. Setelah surat pemesanan barang diterima oleh pimpinan pusat lalu
menunggu surat konfirmasi pemesanan bahwa barang akan segera dikirim. 6.
Setelah barang diterima distributor melakukan pengiriman melalui jasa pengiriman JNE kepada konsumen dengan memberikan struk pembayaran.
4.1.2.1 Diagram Kontek
Diagram Kontek adalah diagram tingkat tinggi yang menggambarkan hubungan antar entitas eksternal dengan sistem, dimana data yang diinputkan oleh
bagian komponen eksternal yang akan diproses di dalam sistem dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh komponen eksternal tersebut. Adapun
Diagram Kontek Sistem Informasi Penjualan PT. ORCA PAINT distributor wilayah Jawa Barat yang sedang berjalan pada PT. ORCA PAINT distributor
wilayah Jawa Barat adalah sebagai berikut :
Gambar 4.2 Diagram Kontek Penjualan dan Pembelian sedang berjalan
4.1.2.2 Data Flow Diagram DFD
Data Flow Diagram DFD adalah sebuah diagram yang sering digunakan untuk menggambarkan secara logika bagaimana data itu mengalir, dimana data
tersebut akan disimpan dan kemana saja laporan yang akan dibuat itu diberikan. Data Flow Diagram DFD juga menggambarkan arus data secara terstruktur dari
mulai proses input sampai dengan pembuatan laporan yang dihasilkan oleh sistem. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 4.3 DFD level 0.0 yang sedang Berjalan
4.1.3 Evaluasi Sistem
Berdasarkan analisis sistem yang dilakukan, penulis menemukan kelemahan dan kekurangan dari sistem yang sedang berjalan, dalam Sistem
Informasi Penjualan PT. ORCA PAINT distributor wilayah Jawa Barat, yaitu : 1.
Konsumen harus datang ke kantor untuk mengetahui ketersedian cat yang masih tersedia.
2. Kurangnya media promosi dan informasi yang digunakan oleh PT. ORCA
PAINT distributor wilayah Jawa Barat untuk menjangkau masyarakat
luas, sehingga PT. ORCA PAINT distributor wilayah Jawa Barat hanya bisa menunggu datangnya konsumen melalui sales yang ada tanpa bisa
memasarkan secara on-line. 3.
Selama ini pengarsipan dilakukan menggunakan kertas sehinggga mudah hilang dan rusak.
Dengan melihat kelemahan dan kekurangan tersebut, diperlukan suatu sistem aplikasi yang diharapkan dapat memperkecil kekurangan dan kelemahan
pada sistem yang sedang berjalan.
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan sistem yang baru atau
memperbaharui sistem yang sudah ada untuk meningkatkan efektifitas kerja, agar dapat memenuhi hasil yang digunakan sesuai dengan tujuan yang diharapkan
dengan memanfaatkan teknologi dan fasilitas yang tersedia. Perancangan sistem berfokuskan pada:
1. Pengembangan metode proses dan prosedur yang ada sehingga tujuan
organisasi dapat tercapai. 2.
Untuk menghilangkan kelemahan dan kekurangan dan menigkatkan kinerja sistem yang sedang berjalan.
3. Optimalisasi sistem komputerisasi untuk menghasilkan informasi yang berkualitas bagi pihak yang membutuhkan.
Kategori