4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan peroseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasayarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan
secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat Sutarto, 1981:168.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang “KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada Bab I Pasal I:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau
perorangan dalam bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang
mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film slide, film-strip, mikro film, media
komputer pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photo copy dan lain-lain.
4
5
2.2 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Menimbang : a. Bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan
mencapai citacita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang- Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan
jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan
oleh negara; b. Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin
pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai
dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;
c. Bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta
peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu system penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;
d. Bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-
undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri;
6
e. Bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman
dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara;
f. Bahwa Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi; g. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a sampai
dengan huruf f perlu membentuk Undang-Undang Republik Indonesia tentang Kearsipan;
Mengingat : Pasal 5 ayat 1, Pasal 20, dan Pasal 28F Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih berada di kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan karena masih dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.
2.3 Arsip dan Penataan Arsip
Kategori