LKP : Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Pada UD. Mitra Samudra.

LAPORAN KERJA PRAKTEK

SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN

PENJUALAN

PADA UD. MITRA SAMUDRA

Nama : FAJAR PRIYO UTOMO

NIM

: 05.39010.0051

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Manajemen Informatika

STIKOM

UD. Mitra Samudra merupakan usaha dagang yang bergerak di bidang jual beli ikan. Namun tidak semua jenis ikan yang dijual, karena mereka hanya menyediakan ikan-ikan yang mempunyai kualitas yang baik dan berkualitas ekspor. Selain sebagai penjual, pihak UD. Mitra Samudra juga berperan sebagai pemasok maupun distributor bagi pihak lain karena mereka juga menerima pesanan untuk mengirimkan ikan-ikan tersebut, misalnya menerima pesanan dari pihak Restoran, Pabrik dan lain-lain.

Pada saat ini UD. Mitra Samudra membutuhkan sistem yang terintegrasi antara bagian gudang, pemesanan, pembelian dan bagian penjualan, yaitu Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan. Sistem ini diharapkan dapat membantu proses bisnis yang ada di dalam perusahaan dan memberikan ketepatan data yang diperlukan, terutama dalam melakukan perhitungan transaksi, pengecekan stok ikan, pembuatan laporan yang dibutuhkan dan lain-lain.

Pengembangan sistem informasi yang efektif dan efisien dimulai dengan menganalisis sistem yang sedang berjalan saat ini. Berdasarkan analisis sistem

dihasilkan document flow. Berdasarkandocument flow yang ada, ini maka dibuat

system flowyang menggambarkan sebuah proses secara komputerisasi.

Dengan adanya Pengembangan sistem informasi tersebut, diharapkan menghasilkan laporan-laporan yang dapat mendukung keputusan pihak manajemen. Jadi, dengan adanya laporan-laporan tersebut maka pihak manajemen tidak akan sembarangan dalam mengambil keputusan yang ada.

STIKOM

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAKSI vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI viii

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR GAMBAR xii

DAFTAR LAMPIRAN xv

BAB I PENDAHULUAN 1

4.1 Latar Belakang Masalah 1

4.2 Perumusan Masalah 2

4.3 Pembatasan Masalah 2

4.4 Tujuan 3

4.5 Manfaat 3

4.6 Sistematika Penulisan 4

BAB II HASIL SURVEY 6

4.1 Gambaran Umum UD. Mitra Samudra 6

4.2 Struktur Organisasi UD. Mitra Samudra 6

4.3 Deskripsi Tugas 7

4.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan 9

4.5 Dokumen Input Output 12

BAB III LANDASAN TEORI 14

STIKOM

4.2 Penjualan 14 Halaman

4.3 Laporan Keuangan 15

4.4 Konsep Dasar Informasi 16

3.4.1 Sistem Informasi (SI) 16

3.4.2 Sistem Informasi Manajemen (SIM) 16

3.4.3 Sistem Informasi Akuntansi (SIA) 16

3.5 Perancangan dan Analisis Sistem 16

3.5.1 Analisis Sistem 16

3.5.2 Perancangan Sistem 17

3.6 Microsoft Visual Basic .Net 2003 17

3.7 Microsoft SQL SERVER 2000 18

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM 20

4.1 Analisis Sistem 20

4.2 Desain Sistem 20

4.4.2.1 Syst

em Flow 20

4.4.2.2 Con

text Diagram 24

4.4.2.3 HIP

O 24

STIKOM

4.4.2.4 D F

D 27

4.4.2.5 E R

D 35

4.4.2.6 Stru

ktur File 36

4.4.2.7 Des

ain I/O 41

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 58

5.1 Sistem yang Digunakan 58

5.2 Cara Setup Program 58

5.3 Implementasi Program 59

Halaman

BAB VI PENUTUP 77

6.1 Kesimpulan 77

6.2 Saran 77

DAFTAR PUSTAKA 78

LAMPIRAN 84

STIKOM

1

PENDAHULUAN

1..1 Latar Belakang Masalah

Pada saat ini kebutuhan akan sebuah Sistem Informasi sangatlah penting bagi tiap-tiap perusahaan agar mereka dapat bersaing dalam era globalisasi sekarang ini. Dan hal ini tentunya harus didukung dengan sebuah metode atau perhitungan yang akan mendukung Sistem Informasi tersebut.

Pada UD. Mitra Samudra, penerimaan pesanan penjualan, pesanan pembelian hanya dicatat dalam buku yang dimana pencatatan pada penjualan meliputi nama konsumen, ikan yang dibeli, harga jual dan jumlah yang harus dibayar, sedangkan pada proses pembelian meliputi ikan yang dibeli, jumlah ikan dan harga ikan, semua diurutkan berdasarkan tanggal bukan dengan nomor urut penerimaan order penjualan atau order pembelian, sehingga hal ini menyulitkan dalam melakukan pencarian data kembali.

Proses penjualan pada UD.Mitra Samudra dilakukan dengan menerima pesanan dari konsumen baik secara langsung melalui telepon atau melalui surat order. Soal persediaan ikan di gudang, UD. Mitra Samudra terlebih dahulu melihat stok ikan yang ada pada pemasok,tetapi jika jumlahnya tidak mencukupi maka pesanan akan dipenuhi oleh pemasok. Dari sinilah perusahaan ingin mengetahui dengan pasti informasi proses transaksi penjualan ikan paling laris, ikan yang memiliki penjualan menguntungkan dan pembelian yang cepat dan tepat sehingga dapat mengeluarkan laporan transaksi penjualan terhadap

STIKOM

2

konsumen, pembelian terhadap pemasok, data konsumen dan pemasok ikan yang akurat sebagai alat pendukung pengambilan keputusan untuk menentukan langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan kedepannya sehingga tujuannya menjadi lebih jelas.

Berdasarkan latar belakang masalah yang ada pada UD. Mitra Samudra ini penulis ingin membuat sebuah program aplikasi yang dimana sistem yang akan dibuat ini dapat memberikan informasi kepada pemilik tentang proses penjualan dan pembelian sehingga menghasilkan laporan penjualan, pembelian dan inventori yang cepat dan akurat.

1..2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan, yaitu :

1. Bagaimana membuat aplikasi sistem informasi pembelian dan penjualan? 2. Bagaimana membuat aplikasi yang menghasilkan laporan pembelian,

penjualan, keuangan, dan laporan yang dapat mendukung keputusan manajemen?

2.3 Pembatasan Masalah

Batasan masalah pada proyek ini sebagai berikut :

1. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 2005. 2. Basis data yang digunakan adalah SQL Server

3. Aplikasi yang dibuat untuk proses penjualan dan pembelian dan laporan

STIKOM

3.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah untuk membuat aplikasi sistem informasi pembelian dan penjualan, yang meliputi beberapa proses transaksi antara lain proses pengolahan data, pembelian, penjualan, pemesanan, pengiriman, pembuatan laporan penjualan, pembelian dan laporan data konsumen, supplier dan ikan.

3.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan dari sistem yang baru tersebut adalah : a. Pemilik UD:

1. Dapat mengetahui segala proses transaksi secara cepat.

2. Dapat mengetahui laporan semua transaksi secara cepat dan akurat. 3. Dapat memajukan UD tersebut kedepannya.

b. Bagian Pembelian:

1. Dapat mempermudah dalam melakukan proses pembelian. 2. Dapat mengefisiensikan waktu dan kinerja yang dimilki. c. Bagian Penjualan:

1. Dapat mempermudah dalam melakukan proses penjualan. 2. Dapat mengefisiensikan waktu dan kinerja yang dimilki d. Bagian Gudang:

1. Dapat mempermudah dalam malakukan pengecekan stok ikan digudang. 2. Dapat mengefisiensikan waktu dan kinerja yang dimiliki.

STIKOM

4

d. Bagian Keuangan:

1. Dapat memudahkan dalam melakukan segala proses perhitungan dan mempercepat dalam pembuatan laporan keuangan.

2. Dapat mengefisiensikan waktu dan kinerja yang dimiliki.

2.6 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalasah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan laporan kerja praktek Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada UD. Mitra Samudra Situbondo adalah sebagai berikut:

Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang perusahaan, sedangkan inti dari permasalahan akan digambarkan dalam perumusan masalah, pembatasan masalah menjelaskan batasan - batasan dari sistem yang akan dibuat supaya tidak keluar dari ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem tersebut.

Bab kedua hasil survey membahas tentang gambaran umum UD. MITRA SAMUDRA yang menguraikan gambaran umum perusahaan seperti lokasi UD, keadaan, kondisi, situasi dan hal lain yang berkaitan dengan instansi/lembaga tersenbut, seperti sejarah berdirinya, dan struktur organisasi UD. MITRA SAMUDRA.

Bab ketiga landasan teori membahas tentang teori singkat yang berhubungan dengan pembuatan aplikasi ini, yang meliputi sistem pengolahan

STIKOM

data, analisa, perancangan sistem informasi dan sistem komputer, dan teori-teori penunjang lainnya yang berkaitan dengan sistem tersebut.

Bab keempat analisis dan desain sistem membahas tentang prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan proyek ini. Bab ini juga berisi tentang System Flow, Context Diagram (CD), Struktur File, dan Desain Input/Output (IO).

Bab kelima implementasi dan pemabahasan membahas tentang sistem yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware

maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara penggunaan dari aplikasi ini.

Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan atau ringkasan/inti dari bab-bab sebelumnya dan bab ini juga memuat saran-saran yang bisa diterapkan untuk perbaikan dan pengembangan sistem selanjutnya.

STIKOM

6

STIKOM

14

LANDASAN TEORI

3.1 Pembelian

Dalam sebuah perusahaan dagang kegiatan pembelian meliputi pembelian aktiva produksi, pembelian barang dagang serta pembelian barang dan jasa lain dalam rangka kegiatan usaha. Pembelian dapat dilakukan secara kredit maupun tunai dan pada umumnya dilakukan kepada supplier. Pada waktu membeli barang dagang, perusahaan terikat pada suatu syarat jual beli tertemtu. Jumlah yang dibebankan kepada perusahaan untuk memperoleh suatu barang, sampai siap untuk dijual, merupakan harga pokok barang tersebut. Pada syarat jual beli tertentu, termasuk dalam harga pokok barang, adalah ongkos angkut, asuransi dan lain-lain.

Apabila perusahan tidak puas dengan kualitas barang yang dibeli, maka dengan persetujuan penjuala dapat dimintakan pengurangan harga (purchase allowance) atau mengembalikan barang tersebut (purchase return). Perkiraan untuk mencatat pengurangan harga pengembalian disebut “pembelian retur dan pengurangan harga” (Soemarso, 1992: 173).

3.2 Penjualan

Pada saat perusahaan menjualan barang dagangannya, maka diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan. Penjualan dapat dilakukan secara kredit maupun tunai dan pada umunya kepada beberapa

STIKOM

15 pelanggan. Seperti halnya waktu membeli, ketika menjual perusahaan juga terikat dengan syarat jual beli tertentu.

Pada waktu menjual, kadang-kadang perusahaan harus menerima pengembalian barang yang dijual tidak sesuai dengan permintaan pembeli. Penerimaan barang kembali yang telah dijual disebut penjualan retur ( sales return), sedangkan pemberian potongan harga disebut pengurangan harga (sales allowances). Pada umunya penjualan retur dan pengurangan harga dicatat pada suatu perkiraan yang disebut penjualan retur dan pengurangan harga (sales return and allowances) (Soemarso, 1992: 173).

3.3 Laporan Keuangan

Hasil akhir siklus akuntansi adalah laporan keuangan. Untuk sebuah perusahaan perseorangan laporan keuangan terdiri dari: (a) neraca, (b) perhitungan rugi laba dan, (c) laporan perubahan modal. Ada dua hal penting yang harus diperhatikan mengenai akuntansi sebagai system informasi

(information system) yaitu:

1. Titik perhatian akuntansi adalah perusahaan. Informasi yang diberikan adalah tentang perusahaan tersebut.

2. Informasi akuntansi dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan baik oleh pihak-pihak di dalam maupun di luar perusahaan (Soemarso, 1992: 139).

STIKOM

3.4 Konsep Dasar Sistem Informasi 3.4.1 Sistem informasi

Menurut Leitch dan Davis (1983: 6) pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

3.4.2 Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian (Cushing, 1974: 5).

3.4.3 Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

SIA adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasisfikasi, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (Moscove dan Simkin,1978: 14).

3.5 Perancangan dan Analisis Sistem 3.5.1 Analisis Sistem

Analisis sistem (system Analysis) dapat didefinisikan sebagai pengurai dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya.

STIKOM

17 Maksudnya, untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, dan hambatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan.

Tahapan analisis sistem dilakukan setelah tahap perancangan sistem (system Planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. (Jogiyanto ,1999: 129)

3.5.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan salah satu tahapan, dimana sistem yang ada pada perusahaan perlu dilakukan perbaikan dan perkembangan. Proses tersebut, biasa disebut dengan ”Pengembangan Sistem”. Dalam hal ini, yang menangani adalah staff perancangan sistem (System Planning). Apabila staff tersebut tidak ada pada perusahaan, bisa dilakukan oleh departemen sistem (System Department). Biasanya dimiliki oleh perusahaan yang sangat besar. Departement sistem juga mempunyai tugas melakukan perkembangan sistem, bila perancangan sistem telah disetujui oleh komite pengarah, direktur utama, dan dewan direksi. (Jogiyanto, 1999: 73)

3.6 Microsoft Visual Basic .Net 2003

Menurut Yuswanto (2005: 15) Microsoft Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang bisa digunakan untuk membuat Graphical User Interface (GUI). Dengan Visual Basic, para pengguna tidak perlu lagi menuliskan instruksi pemrograman dalam kode-kode baris untuk membuat suatu tampilan/interface

STIKOM

tetapi secara mudah bisa melakukan drag and drop pada obyek-obyek yang akan digunakan dalam tampilan oleh pengguna.

Dengan adanya bahasa pemrograman Visual Basic, pengguna bisa lebih mudah dalam membuat suatu aplikasi berbasis Windows (Windows Application) sehingga pembuatan interface bisa berlangsung dengan cepat. Visual Basic .Net merupakan pemrograman visual yang berbasis pada bahasa basic dan merupakan seri terbaru dari keluarga Visual Basic yang diterbitkan oleh Microsoft.

Masih seperti Visual Basic.Net 2002, Visual Basic.Net 2003 juga merupakan bagian integral dari Visual Studio.Net. Berikut beberapa hal baru yang ditawarkan oleh Visual Studio.Net 2003:

1. Didukung oleh .Net Framework 1.1 Microsoft.Net framework versi 1.1 menyediakan beberapa pengembangan terhadap .Net Framework 1.0 termasuk diantaranya skalabilitas, keamanan, dan unjuk kerja yang lebih baik.

2. Siap diterapkan pada Windows Server 2003.

3. Kemudahan migrasi atau upgrade dari .Net Framework 1.0.

4. Data provider yang baru. Data provider merupakan jembatan untuk melakukan koneksi ke database.

5. Teknologi upgrade yang canggih. Tools upgrade yang disediakan oleh Visual Studio.Net memungkinkan programmer untuk meng-upgrade hingga 95% kode program yang ditulis dengan perangkat lunak yang lebih tua.

6. Dukungan yang lebih baik untuk bekerja pada Extensible Markup Language

(XML)Web Service.

3.7 Microsoft SQL Server 2000

STIKOM

19 Menurut Yuswanto dan Subari (2005: 20) Microsoft SQL Server 2000 merupakan program aplikasi database untuk client/server. Program ini dapat beroperasi pada berbagai sistem operasi, mulai dari Windows 9x, Windows 2000 dengan bermacam-macam versinya dan juga Windows NT. Masing-masing sistem operasi itu untuk menjalankan aplikasi SQL Server 2000 yang menyediakan dukungan yang bermacam-macam, yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Selama beroperasi, di mana SQL Server ini mengolah database, SQL Server di dalam berhubungan dengan user akan dikelola oleh seseorang yang disebutDatabase Administrator.

Microsoft SQL Server 2000 merupakan sebuah program RDBMS (Relational Database Management System) yang menyediakan dukungan untuk mengorganisasi data dengan cara menyimpannya ke dalam tabel database. Hubungan antar data dapat dikelompokkan ke dalam tabel dan keterhubungan dapat didefinisikan antar tabel-tabel yang disebut dengan Relational Database.

SQL Server merupakan database server. User dapat berhubungan dengan database yang ada pada server melalui sebuah aplikasi, sedangkan Administrator dapat mengakses data secara langsung untuk mengelolanya.

SQL Server 2000 mempunyai beberapa feature yang baru, disamping adanya peningkatan dan inovasi dibandingkan dengan versi sebelumnya. Semuanya itu membuat SQL Server 2000 semakin mudah untuk digunakan dan dikelola, menambah performance SQL Server 2000. Kini SQL Server 2000 menjadi platform database yang unggul, tidak hanya untuk aplikasi small-cale

STIKOM

Online Transaction Processing (OLTP) tetapi juga untuk large-scale OLTP, data pergudangan, dan aplikasie-commerce.

STIKOM

6

BAB II HASIL SURVEY

2.1 Gambaran Umum UD. Mitra Samudra

Secara resmi UD. Mitra Samudra berdiri sekitar tahun 2000. Pada saat itu usaha dari UD Mitra Samudara sangtlah kecil karena hanya memiliki satu orang karyawan saja dan alat operasionalnya hanyalah satu unit sepeda motor. Namun seiring dengan berjalannya waktu, lambat laun UD. Mitra Samudra semakin maju dan berkembang. Selain itu, mitra bisnisnya UD. Mitra Samudra semakin banyak, begitu juga dengan jumlah karyawannya yang semakin bertambah. Hingga saat ini, UD. Mitra Samudra tetap menjadi salah satu penjual maupun distibutor ikan yang cukup terkemuka di Situbondo.

Sistem operasional pada UD. Mitra Samudra masih menggunakan sistem yang manual. Dokumen-dokumen utama seperti dokumen hasil transaksi pembelian, penjualan serta laporan-laporan yang dibutuhkan masih diproses secara manual. Oleh karena itu, masih banyak kendala-kendala yang dihadapi oleh pihak UD. Mitra Samudra itu sendirii antara lain seperti kesalahan dalam perhitungan, pengecekan dan masih banyak kesalahan-kesalahan lain yang tidak diketahui secara pasti. Jadi, untuk mengantisipasi kesalahan-kesalahan yang ada maka sebaiknya pihak dari UD. Mitra Samudra sebaiknya mengganti sistem yang lama dengan menggunakan sistem baru yang lebih baik.

2.2 Struktur Organisasi UD. Mitra Samudra

Adapun struktur organisasi yang terdapat di UD. Mitra Samudra sebagai berikut:

STIKOM

PEMILIK

BAG. UMUM BAG. KEUANGAN

PEMESANAN PENGIRIMAN

PEMBELIAN MAINTENANCE PENJUALAN DATA

Gambar 2.1 Struktur Organisasi UD. Mitra Samudra

2.3 Deskripsi Tugas

Dalam setiap instansi, sangat diperlukan kesinambungan dalam melakukan suatu pekerjaan. Pembagian pekerjaan mutlak diterapkan dalam setiap bagian yang ada di suatu instansi agar tidak terjadi kerancuan dalam pelaksanaannya. Berikut ini adalah deskripsi tugas dari tiap-tiap bagian:

1. Bagian Pengolahan Data

Bagian ini merupakan salah satu bagian yang sangat penting karena mengelola semua data-data yang diperlukan dalam melakukan segala proses transaksi, antara lain mengolah data ikan, pemasok, pelanggan dan lain-lain. Perlu kalian ketahui bahwa semua proses maintenance data di UD. Mitra Samudra dikerjakan oleh pemilik.

2. Bagian Pemesanan

Merupakan bagian yang melakukan proses pemesanan pada pemasok tertentu. Di bagian ini pemilik juga yang mengerjakannya.

STIKOM

8

3. Bagian Pembelian

Merupakan bagian yang melakukan segala proses pembelian. Bagian pembelian akan langsung mengambil ikan pada pemasok yang telah dipesan oleh bagian pemesanan. Proses pembeliannya dikerjakan oleh pemilik sendiri. Sedangkan pada saat pengambilan ikan pada pemasok, karyawan yang di tugaskan lah yang mengambilnya.

4. Bagian Penjualan

Merupakan bagian yang melakukan segala proses penjualan. Penjualan disini ada yang secara langsung maupun secara tidak langsung. Contoh penjualan yang tidak langsung seperti pesanan yang dilakukan oleh instansi-instansi tertentu yang biasanya melalui via telepon. Perlu diketahui bahwa semua proses penjualan dikerjakan oleh pemilik UD itu sendiri. Akan tetapi, apabila ada pembeli yang minta dikirim, maka bagian pengiriman lah yang mengerjakannya.

5. Bagian Pengiriman

Merupakan bagian yang melakukan pengiriman ikan. Dan perlu diketahui bahwa, bagian ini hanya melakukan pengiriman apabila ada pesanan, seperti pesanan yang dilakukan oleh pabrik, restoran dan lain-lain. Semua pekerjaan di bagian ini dikerjakan oleh karyawan yang telah ditugaskan oleh pemilik UD.

6. Bagian Keuangan

Merupakan bagian yang bertanggung jawab atas segala proses keuangan, baik itu dalam menghitung/membuat laporan keuangan, melakukan penagihan uang

STIKOM

apabila ada pembeli yang membayar tidak tunai (utang). Di bagian ini, pemilik juga yang mengerjakan semuanya.

2.4 Analisis Sistem

Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada UD. Mitra Samudra yang akan dibuat.

Metode ini membutuhkan analisis yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan dari Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada UD. Mitra Samudra, selain itu juga data tentang ikan, pemasok, pelanggan dan lain - lain. Informasi tentang kebutuhan Sistem Informasi (SI) diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat mendukung Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada UD. Mitra Samudra dan terintegrasi. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan data ikan, pembelian, penjualan, pengiriman, pemesanan, laporan keuangan dan lain - lain yang juga dibutuhkan.

Berikut ini adalah rencana kerja serta rancangan sistem yang menjadi landasan dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada UD. Mitra Samudra dengan menggunakan VB.Net dan menggunakan

database Microsoft SQL SERVER 2000.

Berikut ini akan digambarkan Document Flow yang ada pada UD. Mitra Samudra:

1. Document Flow Pembelian dan Pemesanan

STIKOM

10

Document flow ini menjelaskan tentang alur proses pemesanan dan pembelian.

Proses pertam yaitu dimana bagian pemesanan membuat PO lalu diberikan kepada bagian pembelian untuk membeli ikan sesuai PO yang dibuat. Setelah menerima barang dari pemasok, bagian pembelian akan melakukan pembayaran dan membuat SPB untuk diberikan kepada pemilik sebagai tanda bukti pembelian ikan dan ikan masuk seperti Gambar 2.2.

Mulai

Membuat PO

Menerima PO PO

Membuat SPB Melakukan pembayaran

PO 2

PO 2 Memberikan barang sesuai PO

Barang

SPB

Pemasok Bag Pembelian Bag Pemesanan

Pemilik

SPB 2

Selesai

C PO 1

SPB 1

Gambar 2.2 Document Flow Pembelian dan Pemesanan

2. Document Flow Penjualan

Document flow ini menjelaskan tentang alur proses penjualan. Proses utama

yaitu dimana bagian penjualan mendapat order/pesanan dari pelanggan, kemudian bagian penjualan akan melakukan pengecekan stok ikan ada atau

STIKOM

tidak. Jika stok yang dipesan ada, maka akan menyiapkan ikan yang dipesan. Setelah itu barang yang sudah dipesan akan dikirim atau tidak, jika pelanggan meminta barangnya dikirim maka bagian pengiriman lah yang akan mengirimkan barang tersebut seperti Gambar 2.3.

Mulai

Order Ikan

Cek Persediaan Ikan

Barang

Nota

Menyiapkan Ikan Sesuai Order

Pelanggan Bag Penjualan

Selesai Menrima Order Ikan

Ada?? Ikan Kosong

Barang

Membuatkan Nota Pembayaran

T Y

Bag Pengiriman

Mengirimkan Barang Sesuai

Order

Nota Menerima Barang

C

Nota

Gambar 2.3 Document Flow Penjualan

3. Document Flow Laporan Keuangan

Document flow ini menjelaskan tentang alur proses pembuatan laporan

keuangan, seperti laporan Rugi/Laba, pembelian, penjualan dan lain-lain.

STIKOM

12

Prose pertama yaitu pemilik menginputkan periode, kemudian bagian keuangan akan membuatkan laporan-laporan sesuai yang diinginkan oleh pemilik dan berdasarkan periode yang diminta seperti Gambar 2.4.

Mulai

Membuat Laporan Keuangan Input

Periode

Bag Pemesanan Bag Keuangan

Selesai

Bag Penjualan

C Pemilik

Nota PO 1

Laporan Keuangan 2Laporan

Keuangan 1 Laporan

Keuangan 2 C

Gambar 2.4 Document Flow Pembuatan Laporan

2.5Dokumen Input Output

Dalam melakukan proses-proses transaksi yang akan dilakukan dan demi tercapainya kelancaran kegiatan seperti pembelian dan penjualan, pada umunya dibutuhkan dokumen input maupun output. Oleh karena itu, di dalam UD. Mitra Samudra sendiri juga terdapat beberapa jenis dokumen input mupun output yang digunakan dalam melakukan berbagai ransaksi.

Dokumen-dokumen yang digunakan oleh pihak UD. Mitra Samudra sampai saat ini masih berupa nota sederhana, dan nota tersebut juga digunakan

STIKOM

dalam banyak transaksi seperti transaksi pembelian dan penjualan. Nota tersebut dapat dilihat pada lampiran 2, 3, dan 4.

Pada lampiran 2, merupakan contoh nota sebelum terjadinya transaksi. Nota tersebut digunakan untuk transaksi pembelian dan penjualan. Transaksi pembelian dan penjualan memakai nota yang sama karena transaksi yang terjadi atau transaksi yang ditulis tidak jauh beda. Pada nota ini, biasanya yang ditulis antara lain tanggal transaksi, nama pelanggan maupun nama pemasok apabila terjadi transaksi pembelian, banyak ikan, nama ikan, harga per kilo dan jumlah.

Pada lampiran 3, merupakan contoh nota transaksi pembelian. Pada transaksi ini, yang ditulis antara lain nama pemasok, tanggal transaksi, banyak ikan, nama ikan, harga ikan per kilo, dan jumlah. Nota ini digunakan untuk diberikan kepada pemilik sebagai tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian. Pada nota ini, pemilik juga dapat mencocokkan ikan yang ditulis pada nota beli dengan ikan yang sudah dibeli. Selain itu, nota ini juga dibeikan pada pemasok sebagai tanda bukti bahwa ikan pemasok telah dibeli oleh UD. Mitra Samudra.

Pada lampiran 4, merupakan contoh nota transaksi penjualan. Pada transaksi ini, yang ditulis antara lain tanggal transaksi , nama pelanggan, banyak ikan, nama ikan, harga ikan per kilo, dan jumlah penjualan. Nota ini diberikan kepada pemilik sebagai tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi penjualan. Pada nota ini, pemilik juga dapat mencocokkan nama ikan apa saja yang ditulis pada nota jual dengan ikan yang sudah terjual. Selain itu, nota ini juga dibeikan pada pelanggan sebagai tanda bukti penjualan.

STIKOM

20

BAB IV

ANALISIS & DESAIN SISTEM

4.1 Analisis Sistem

Melihat sistem yang ada saat ini, masih banyak sekali kesalahan-kesalahan yang terjadi, antara lain seperti kesalahan-kesalahan dalam melakukan perhitungan, kesalahan dalam pengecekan stok ikan, kesalahan dalam membuat laporan dan kesalahan-kesalahan lainnya. Akan tetapi, ada kalanya pemilik mencoba menggunakan sistem yang baru supaya sistem yang ada saat ini dapat mengatasi kekurangan yang ada. Mungkin dengan adanya sistem yang baru kesalahan-kesalahan yang ada dapat diselesaikan dengan mudah. Apabila menggunakan sistem yang baru ini, otomatis akan banyak terjadi perubahan-perubahan dari sistem yang ada sebelumnya, seperti melakukan cek stok otomatis, pembuatan laporan pembelian maupun penjualan otomatis dan lain-lain.

Untuk kedepannya, terutama dalam pengembangan sistem yang baru tersebut diharapkan dapat memberikan kemudahan dan untuk meminimalisasi kesalahan-kesalahan yang masih sering terjadi pada sistem yang sebelumnya. Untuk mngetahui sistem yang baru tersebut, bisa dilihat pada desain sistem seperti pembahasan berikut ini.

4.2 Desain Sistem

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada system flow berikut ini: 1. System Flow Pembelian dan Pemesanan

STIKOM

Proses pertama dari system flow ini yaitu bagian pemesanan akan melakukan cek po,kemudian memilih pemasok dan diteruskan dengan menambah data po yang baru. Setelah itu, data-data po akan disetujui terlebih dahulu oleh pemilik yang kemudian bagian pemesanan akan mencetak data po rangkap empat. Kemudian data po tersebut akan diberikan kepada tiap-tiap bagian, dan yang terutama kepada pemasok. Setelah menerima barang dari pemasok, bagian pembelian akan melakukan cek kesesuaian barang. Kemudian bagian pembelian akan melakukan pembayaran pada pihak pemasok dan membuat nota beli. Nota beli tersebut juga akan diberikan pada pemilik sebagai tanda bukti pembelian barang seperti Gambar 4.1.

Mulai

PO PO 4

PO 3 Barang

Pemasok Bag Pembelian Bag Pemesanan Pemilik Selesai C PO 1 Cetak PO Simpan Transaksi Barang Nota Pembelian 2 Nota

Pembelian 2 _{Pembelian 1}Nota C PO Pembelian Data Ikan Cek PO PO Pemasok Data Ikan D C PO 2

Buat Nota Beli

Pilih Pemasok Menambah PO baru A Persetujuan PO A PO B B Pembayaran Nota Pembelian 1 Nota Pembelian 3 Cek Kesesuaian PO dgn Barang

Sesuai ? T Y Update Data ikan PO 1 C C PO 1 E C C D E Disetujui ? PO disetujui Y T

Gambar 4.1 System Flow Pembelian dan Penjualan

STIKOM

22

2. System Flow Penjualan

Pada System flow ini proses yamg utama yaitu bagian penjualan akan melakukan cek stok setelah menerima pesanan dari pelanggan, baik secara langsung maupun via telepon. Kemudian bagian penjualan akan membuat nota jual yang akan diberikan kepada pelanggan dan pemilik. Setelah transaksi dilakukan maka bagian penjualan akan melakukan simpan transaksi dan diteruskan dengan mengupdate data ikan berdasarkan ikan-ikan yang telah terjual seperti Gambar 4.2.

Mulai

Data Ikan

Nota Jual 2

Pelanggan Bag Penjualan

Selesai Cukup ? Data Ikan Y Bag Pengiriman Simpan Transaksi

Order Ikan Cek Stok Ikan

T Nota Jual 2 Nota Jual 2 Penjualan Data Ikan Data Ikan Kirim? Data Ikan T Y Ambil ? A A T Y Membuat Nota Jual. SJ Nota

Jual_{Jual 1}Nota SJ Data Ikan

C

C

Data Ikan Nota

Jual 2 SJ

D D B B Membuat Nota Jual Nota Jual_{Jual 1}Nota

Nota Jual 2

Update Data Ikan Cek Stok Ikan <

Minimal Stok < Min PO Y T C C E E Pembayaran

Gambar 4.2 System Flow Penjualan

STIKOM

3. System Flow Laporan Keuangan

System flow ini menjelaskan tentang proses pembuatan laporan keuangan,

seperti laporan Rugi/Laba, pembelian, penjualan dan lain-lain. Proses yang pertama dimana seorang pemilik memilih jenis laporan yang akan dicetak dan juga menginputkan periode yaitu berupa tanggal atau bulan. Setelah itu, bagian keuangan akan membuat laporan yang diinginkan oleh pemilik yang kemudian akan mencetak laporan itu dan laporan itu sendiri akan diberikan pada pemilik seperti Gambar 4.3.

Mulai

Periode

Bag Keuangan

Selesai

C Pemilik

Lap Penjualan Buat Laporan

Penjualan

Pelanggan Pembelian

Laporan Keuangan

Pemasok

Memilih Jenis Laporan

Menginput Data yang dibutuhkan

Cetak

Laporan

Laporan Lap yang

dipilih

Gambar 4.3 System Flow Pembuatan Laporan

STIKOM

24

4.2.1 Context Diagram

Context Diagram dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada

UD. Mitra Samudra terdapat tujuh external entity dan aliran datanya masing-masing yang saling terkait. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.4.

DAFTAR PESANAN DAFTAR IKAN

DATA PELANGGAN

DATA PEMASOK

DAFTAR PESANAN DISETUJUI

PO PO PO DATA IKAN NOTA JUAL SJ NOTA PEMBELIAN LAPORAN PERIODE LAPORAN DIPILIH NOTA JUAL NOTA_JUAL ORDER IKAN NOTA_PEMBELIAN NOTA_PEMBELIAN PO DATA PESANAN 0 SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUA LAN +

BAG PENJUA LAN

PELANGGAN

PEMASOK

BAG PEMESANA N

PEMILIK

BAG PEMBELIAN

BAG PENGIRIMAN

Gambar 4.4 Context Diagram

4.2.2 HIPO

Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat HIPO terlebih dahulu. Karena dengan adanya HIPO, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram HIPO dari sistem informasi pembelian dan

STIKOM

penjualan pada UD. Mitra Samudra dapat dilihat pada gambar 4.5 dan yang lainnya.

0

SI PEMBELIAN DAN PENJUALAN 3 MELAKUKAN PENJUALAN 2 MELAKUKAN PEMBELIAN 1 MENGOLAH DATA 4 MEMBUAT LAPORAN

Gambar 4.5 HIPO

Pada gambar 4.6 merupakan hasil decompose dari HIPO mengolah data. Hasil decompose itu sendiri terdapat tiga proses utama, yaitu mengolah data ikan, mengolah data pemasok, dan mengolah data pelanggan.

0 SI PEMBELIAN DAN

PENJUALAN 1 MENGOLAH DATA 1.1 MENGOLAH DATA IKAN 1.2 MENGOLAH DATA PEMASOK 1.3 MENGOLAH DATA PELANGGAN 1.1.1 MENGINPUT DATA IKAN 1.1.2 MENGUBAH DATA IKAN 1.2.1 MENGINPUT DATA PEMASOK 1.2.2 MENGUBAH DATA PEMASOK 1.3.1 MENGINPUT DATA PELANGGAN 1.3.2 MENGUBAH DATA PELANGGAN

Gambar 4.6 HIPO Pengolahan Data

STIKOM

26

Pada gambar 4.7 merupakan hasil decompose dari HIPO melakukan pembelian. Hasil decompose itu sendiri terdapat dua proses utama, yaitu melakukan pemesanan dan melakukan penerimaan barang. Pada tiap-tiap proses utama tersebut juga dibagi lagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil.

0

SI PEMBELIAN DAN PENJUALAN 2 MELAKUKAN PEMBELIAN 2.1 MELAKUKAN PEMESANAN 2.2 PENERIMAAN BARANG 2.1.1 MEGECEK PO 2.1.2 MEMILIH PEMASOK 2.2.1 CEK KESESUAIN BARANG DENGAN PO

2.2.2

SIMPAN TRANSAKSI

2.1.3

MENAMBAH PO BARU

2.1.4

PERSETUJUAN PO

2.2.3

PEMBAYARAN

2.2.4

MEMBUAT NOTA BELI

2.2.5

UPDATE DATA IKAN

2.1.5

CETAK PO

Gambar 4.7 HIPO Pembelian dan Pemesanan

Pada gambar 4.8 merupakan hasil decompose dari HIPO melakukan penjualan. Hasil decompose itu sendiri terdapat enam proses utama, yaitu mengecek stok ikan, menerima pesanan, simpan transaksi, membuat nota jual, membuat surat jalan, melakukan pembayaran dan yang terakhir adalah mengubah stok ikan yang telah terjual.

STIKOM

0 SI PEMBELIAN DAN

PENJUALAN 3 MELAKUKAN PENJUALAN 3.1 MENGECEK MINIMAL STOK IKAN

3.3 MEMBUAT NOTA JUAL

DAN SJ 3.2 PEMBAYARAN 3.4 SIMPAN TRANSAKSI 3.5 MENGUBAH DATA IKAN

3.6 MENGECEK SISA

STOK IKAN

Gambar 4.8 HIPO Penjualan

Pada gambar 4.9 merupakan hasil decompose dari HIPO membuat laporan. Hasil decompose itu sendiri terdapat empat proses utama, yaitu memilih jenis laporan, memasukkan data yang dibutuhkan, membuat laporan dan mencetak laporan yang dipilih.

0

SI PEMBELIAN DAN PENJUALAN

4

MEMBUAT LAPORAN

4.1

PILIH JENIS LAPORAN

4.3 MEMBUAT LAPORAN 4.2 MENGINPUT DATA YANG DIBUTUHKAN 4.4 CETAK LAPORAN

Gambar 4.9 HIPO Pembuatan Laporan

4.2.3 DFD

Setelah membuat context diagram dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Mitra Samudra, untuk selanjutnya context diagram tersebut

STIKOM

28

akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Dan hasil decompose itu sendiri disebut DFD Level 0, dan DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari empat proses utama, tujuh external entity dan sepuluh data store yang semuanya itu saling berkaitan. Empat proses utama itu juga dapat dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub proses yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain. Tak terkecuali dengan external entity dan data

store yang ada. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 4.10.

[Rec_Data Ikan] [Data Penjualan] [Data Jual] DAFTAR IKAN NOTA JUAL NOTA JUAL DAFTAR PESANAN PO DATA PEMASOK DATA PELANGGAN PO PO

DAFTAR PESANAN DISETUJUI DATA IKAN

DATA PELANGGAN DATA PEMASOK

DATA TRANS BELI DATA TRANS JUAL

UPDATE DATA PO UPDATE DATA IKAN

REC TRANS JUAL

SJ DATA IKAN

DATA TRANS BELI REC TRANS BELI

UPDATE DATA IKAN DATA IKAN

UPDATE PEMASOK

DAFTAR PEMASOK DATA PO

LAPORAN PERIODE LAPORAN DIPILIH NOTA_PEMBELIAN NOTA_JUAL ORDER IKAN NOTA_PEMBELIAN NOTA PEMBELIAN PO DATA PESANAN DATA PELANGGAN REC DATA PELANGGAN

DATA PEMASOK REC DATA PEMASOK

DATA IKAN

REC DATA IKAN

BAG PEMESANAN BAG PEMESANAN PEMASOK PEMILIK BAG PEMBELIAN PELANGGAN BAG PENJUALAN PEMILIK PEMILIK PEMILIK 1 PENGOLAHAN DATA + 1 DATA_IKAN 2 PEMASOK 3 PELANGGAN 2 PEMBELIAN + PEMASOK 3 PENJUALAN + 4 PEMBUATAN LAPORAN + 4 PO 2 PEMASOK 1 DATA_IKAN 5 PEMBELIAN 1 DATA_IKAN BAG PENGIRIMAN

6 PENJUALAN 4 PO

5 PEMBELIAN 2 PEMASOK 3 PELANGGAN PEMASOK PEMASOK BAG PEMBELIAN PEMILIK PEMILIK PEMASOK PELANGGAN PEMILIK 7 Detil_Penjualan

8 Data Ikan2

Gambar 4.10 DFD Level 0

STIKOM

Pada gambar 4.11 merupakan DFD Level 1 Sub Proses Pengolahan Data dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Mitra Samudra. DFD Level 1 tersebut terdiri dari tiga proses utama yaitu mengolah data ikan, mengolah data pemasok, dan mengolah data pelanggan. Selain itu juga tedapat empat

external entity dan tiga datastore.

[DAFTAR IKA N]

[DATA PELANGGAN] [DATA PEMASOK]

[DATA IKAN]

[DATA PELANGGAN] [REC DATA PELANGGAN]

[DATA PEMASOK] [REC DATA PEMASOK]

[DATA IKAN] [REC DATA IKAN]

11 DATA_IKANDATA_IKAN

2 PEMASOK 2 PEMASOK

33 PELANGGANPELANGGAN 1.1 MENGOLAH DATA IKAN + 1.2 MENGOLAH DATA PEMASOK + 1.3 MENGOLAH DATA PELANGGAN + PEMASOK PELANGGAN PEMASOK

BAG PENJUA LAN

Gambar 4.11 DFD Level 1 Pengolahan Data

Pada gambar 4.12 merupakan DFD Level 2 Sub Proses Olah Data Ikan dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Mitra Samudra. DFD Level 2 tersebut juga terdiri dari tiga proses utama yaitu memasukkan data ikan yang baru, mengubah data ikan yang sudah ada, dan mencetak laporan ikan yang diperlukan. Selain itu juga terdapat dua external entity dan satu datastore.

STIKOM

30

DATA IKAN [DAFTAR IKA N]

DATA IKAN DATA IKAN [DATA IKAN]

DATA IKAN UPDATE

[DATA IKAN] [REC DATA IKAN]

11 DATA_IKANDATA_IKAN 1.1.1 MENGINPUT DATA IKAN 1.1.2 MENGUPDATE DATA IKAN PEMASOK

BAG PENJUA LAN

1.1.3

CETAK DAFTAR IKAN

Gambar 4.12 DFD Level 2 Olah Data Ikan

Pada gambar 4.13 merupakan DFD Level 2 Sub Proses Olah Data Pemasok dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Mitra Samudra. DFD Level 2 tersebut terdiri dari dua proses utama yaitu memasukkan data pemasok yang baru dan mengubah data pemasok yang sudah ada. Perlu diketahui, bahwa data pemasok yang sudah ada tidak dapat dihapus melainkan hanya bisa diubah. Selain itu, juga terdapat dua external entity dan satu datastore.

DATA PEMASOK DATA PEMASOK [DATA PEMASOK]

DATA PEMASOK UPDATE

[DATA PEMASOK] [REC DATA PEMASOK]

2 PEMASOK 2 PEMASOK 1.2.1 MENGINPUT DATA PEMASOK 1.2.2 MENGUPDATE DATA PEMASOK PEMASOK

Gambar 4.13 DFD Level 2 Olah Data Pemasok

STIKOM

Pada gambar 4.14 merupakan DFD Level 2 Sub Proses Olah Data Pelangan dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Mitra Samudra. DFD Level 2 tersebut terdiri dari dua proses utama yaitu memasukkan data pelanggan yang baru dan mengubah data pelanggan yang sudah ada. Perlu diketahui, bahwa data pelanggan yang sudah ada tidak dapat dihapus melainkan hanya bisa diubah. Selain itu, juga terdapat dua external entity dan satu datastore.

DATA PELANGGAN UPDATE

DATA PELANGGAN DATA PELANGGAN

DATA PELANGGAN DATA PELANGGAN

REC DATA PELANGGAN

3 PELANGGAN 1

MENGINPUT DATA PELANGGAN

2

MENGUPDATE DATA PELANGGAN PELANGGAN

Gambar 4.14 DFD Level 2 Olah Data Pelanggan

Pada gambar 4.15 merupakan DFD Level 1 Sub Proses Pembelian dan Penjualan dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Mitra. DFD Level 1 tersebut terdiri dari dua proses utama yaitu melakukan pemesanan dan melakukan penerimaan barang. Selain itu juga terdapat tujuh external entity antara lain pemilik, bagian pembelian, bagian pemesanan dan yang terakhir adalah pemasok. DFD Level 1 tersebut juga terdapat lima datastore antara lain yaitu

datastore data ikan, pemasok, po dan yang terakhir yaitu pembelian.

STIKOM

32

DAFTAR PESANAN

PO

DAFTAR PESANAN DISETUJUI PO

PO

UPDATE PEMASOK

NOTA_PEMBELIAN DATA TRANS BELI

REC TRANS BELI

UPDATE DATA IKAN NOTA_PEMBELIAN NOTA PEMBELIAN DATA IKAN DAFTAR PEMASOK DATA PO PEMILIK BAG PEMBELIAN BAG PEMBELIAN PEMASOK 4 PO 2 PEMASOK 2 PEMASOK 1 DATA_IKAN 1 DATA_IKAN 5 PEMBELIAN 5 PEMBELIAN 1 MELAKUKAN PEMESANA N + 2 MELAKUKAN PENERIMAAN BARA NG + PEMILIK PEMASOK BAG PEMBELIAN PEMILIK PEMILIK

Gambar 4.15 DFD Level 1 Pembelian dan Pemesanan

Pada gambar 4.16 merupakan DFD Level 2 Sub Proses Melakukan Pemesanan dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Mitra. DFD Level 2 tersebut terdiri dari lima proses utama yaitu mengecek daftar po, kemudian memilih pemasok, menambah daftar po yang baru, diberikan kepada pemilik untuk disetujui dan yang terakhir adalah mencetak daftar po untuk diberikan kepada bagian pembelian. Selain itu, DFD Level 2 tersebut juga

STIKOM

terdapat tiga external entity yaitu pemilik, pemasok dan bagian pembelian. DFD Level 2 tersebut juga terdapat tiga datastore yaitu po, pemasok dan data ikan.

[DAFTAR PESANAN]

[DAFTAR PESANAN DISETUJUI]

DAFTAR PO DISETUJUI DAFTAR PESANAN

DATA PESANA N

[PO]

[PO] [PO]

[DATA PESANAN]

DATA PO

[UPDATE PEMA SOK]

[DAFTAR PEMASOK] [DATA PO]

[PO]

[DATA IKAN]

BAG PEMESANAN 4 PO

2 PEMASOK 1 DATA_IKAN 2 PEMASOK 2.1.1 MENGECEK PO 2.1.2 MEMILIH PEMASOK 2.1.3 MENAMBAH PO BARU 2.1.5 CETAK PO PEMASOK BAG PEMBELIAN PEMILIK PEMILIK 2.1.4 PERSETUJUAN PO PEMILIK

Gambar 4.16 DFD Level 2 Melakukan Pemesanan

STIKOM

34

Pada gambar 4.17 merupakan DFD Level 2 Sub Proses Penerimaan Barang dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Mitra Samudra. DFD Level 2 tersebut terdiri dari lima proses utama yaitu mengecek kesesuain barang, simpan transaksi, melakukan pembayaran, membuat nota beli, dan yang terakhir yaitu mengubah data ikan yang baru. Selain itu juga terdapat tiga external

entity dan tiga datastore.

DATA PO IKAN

DATA IKAN

TRANS PEMBAYARAN

UPDATE DATA IKAN DATA IKAN BA RU

DATA TRANS BELI

REC TRANS BELI

NOTA PEMBELIAN NOTA_PEMBELIAN NOTA_PEMBELIAN HASIL TRANSAKSI HASIL CEK PEMILIK BAG PEMBELIAN PEMASOK 1 DATA_IKAN 5 PEMBELIAN 5 PEMBELIAN 1 MENGECEK KESESUA IAN BARA NG 2 SIMPAN TRANSAKSI 3 MELAKUKAN PEMBAYARAN 4 MEMBUAT NOTA BELI 5 MENGUPDATE DATA IKAN 8 PO_IKAN

Gambar 4.17 DFD Level 2 Penerimaan Barang

Pada gambar 4.18 merupakan DFD Level 1 Sub Proses Melakukan Penjualan dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Mitra. DFD Level 1 tersebut terdiri dari enam proses utama yaitu mengecek stok ikan yang ada, menerima pesanan, menyimpan transaksi, mencetak nota jual dan surat jalan, dan yang terakhir yaitu mengubah data ikan yang baru. Selain itu juga terdapat tiga external entity dan empat datastore.

STIKOM

[Data Ikan] [Data Penjualan]

[Data Jual] NOTA JUAL

DATA IKAN_BARU UPDATE DATA PO

UPDATE DATA IKAN DATA IKAN

REC TRANS JUAL

DATA TRANS SJ

NOTA JUAL NOTA_JUAL TRANS BAYAR

HASIL CEK STOK

DATA IKAN ORDER IKAN

PELANGGAN

BAG PENJUA LAN

PELANGGAN 1 DATA_IKAN

BAG PENGIRIMAN

6 PENJUA LAN

1 DATA_IKAN 4 PO 1 MENGECEK MIN STOK IKAN 2 MELAKUKAN PEMBAYARAN 3 MEMBUAT NOTA JUAL DAN SJ 4 SIMPAN TRANS JUAL 5 MENGUPDATE DATA IKAN 6 MENGECEK SISA STOK 7 Detil_Penjualan

9 Data Ikan

Gambar 4.18 DFD Level 1 Melakukan Penjualan

Pada gambar 4.19 merupakan DFD Level 1 Sub Proses Pembuatan Laporan dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Mitra Samudra. DFD Level 1 tersebut terdiri dari empat proses, dua external entity dan empat

datastore.

Gambar 4.19 DFD Level 1 Pembuatan Laporan

GRAFIK IKAN PALING BANYAK TERJUAL

GRAFIK IKAN PALING BANYAK DIBELI GRAFIK PENGELUARAN PEMBELIAN GRAFIK PEMASUKAN PENJUALAN

GRAFIK PEMBELIAN IKAN GRAFIK PENJUALAN IKAN LAPORAN DATA PEMBELIAN LAPORAN DATA PENJUALAN LAPORAN DATA PEMASOK LAPORAN DATA KONSUMEN [PERIODE]

[[DATA IKAN]]

[LAPORAN DATA IKAN] DATA LAPORAN

[DATA PELANGGAN] [DATA PEMASOK] [DATA TRANS BELI]

[DATA TRANS JUAL]

HASIL INPUT DATA JENIS LAPORAN [LAPORAN DIPILIH]

PEMILIK

PEMILIK 6 PENJUA LAN

5 PEMBELIAN 2 PEMASOK 3 PELANGGAN 4.1 MEMILIH JENIS LAPORAN 4.2 MENGINPUT DATA 4.3 MENBUAT LAPORAN 4.4 CETAK LAPORAN

8 Data Ikan2

STIKOM

36

4.2.4 ERD

ERD merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar entitas dan relasinya. ERD terbagi menjadi Conceptual Data Model (CDM) dan Physical

Data Model (PDM).

a. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) dari sistem informasi pembelian dan

penjualan pada UD. Mitra Samudra terdapat 10 tabel. Masing-masing tabel mempunyai relasi ke tabel-tabel yang lain seperti pada gambar Gambar 4.20

TERDAPAT TERDAPAT

MEMILI KI

MEMILI KI DETI L PO

DETI L BELI DETI L JUAL

IKAN NAMA_IKAN HARGA_JUAL JUMLAH_STOK MINIMAL_STOK JENIS_IKAN STATUS_J UAL STATUS_ORDER PEMASOK KODE_PEMASOK NAMA_PEMASOK ALAMAT KOTA NO_TELP PELANGGAN KODE_PELANGGAN NAMA ALAMAT KOTA NO_TELP PEMBELIAN NOTA_BELI TANGGAL PENJUALAN NOTA_JUAL TANGGAL PO KODE_PO TANGGAL_PO

Gambar 4.20 ERD CDM

b. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah hasil dari generate dari CDM. Data tabel

pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi. PDM dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Mitra Samudra pada dapat dilihat pada Gambar 4.21

STIKOM

KODE_PEMASOK = KODE_PEMASOK

KODE_PO = NO_PO KODE_PELANGGAN = KODE_PELANGGAN

KODE_PEMASOK = KODE_PEMASOK

NAMA_I KAN = NAMA_IKAN KODE_PO = NO_PO

NAMA_I KAN = NAMA_IKAN

NOT A_BELI = NOTA_BELI

NAMA_I KAN = NAMA_IKAN NOT A_J UAL = NOT A_J UAL

IKAN NAMA_I KAN c har(30) HARGA_J UAL c har(15) J UMLAH_STOK double MINI MAL_STOK double J ENI S_I KAN c har(25) STATUS_J UAL v arc har(20) STATUS_ORDER v arc har(20)

PEMASOK KODE_PEMASOK v arc har(10) NAMA_PEMASOK v arc har(25) ALAMAT v arc har(30) KOTA v arc har(5) NO_TELP v arc har(15)

PELANGGAN KODE_PELANGGAN c har(5)

NAMA c har(30)

ALAMAT c har(30)

KOTA v arc har(20)

NO_TELP c har(15)

PEMBELIAN NOTA_BELI numeric KODE_PEMASOK v arc har(10)

NO_PO numeric

TANGGAL dat e

KODE v arc har(5) PENJUALAN NOTA_J UAL numeric KODE_PELANGGAN v arc har(5)

TANGGAL dat e

KODE v arc har(5)

PO

KODE_PO numeric

KODE_PEMASOK v arc har(10) TANGGAL_PO dat e KODE v arc har(5)

DETI L_J UAL NOTA_J UAL numeric NAMA_I KAN v arc har(25) HARGA_J UAL f loat J UMLAH f loat TOTAL_HARGA f loat

DETI L_BELI NOTA_BELI c har(5) NAMA_I KAN c har(30) HARGA_BELI f loat J UMLAH double TOTAL_HARGA f loat DETI L_PO

NO_PO numeric

NAMA_I KAN v arc har(25) J UMLAH_SI SA f loat J UMLAH_ORDER f loat STATUS v arc har(20)

Gambar 4.21 ERD PDM

4.2.5 Struktur File

Dari hasil generate ERD di atas dapat dibuat database seperti pada uraian berikut:

a. Tabel Pelanggan

Primary Key : Kode Pelanggan

Fungsi : Untuk menyimpan data pelanggan

Tabel 4.1 Pelanggan

No Field Type Length Key

1 Kode Pelanggan Varchar 5 Primary Key

2 Nama Varchar 5 -

3 Alamat Varchar 20 -

4 Kota Varchar 20 -

5 No Telp Varchar 20 -

STIKOM

38

b. Tabel Ikan

Primary Key : Nama Ikan

Fungsi : Untuk menyimpan data ikan

Tabel 4.2 Ikan

No Field Type Length Key

1 Nama Ikan Varchar 25 Primary Key

2 Harga Jual Float 8 -

3 Jumlah Float 8 -

4 Minimal Stok Float 8 -

5 Jenis Ikan Varchar 30 -

6 Status Ikan Varchar 20 -

7 Status Order Varchar 20 -

c. Tabel Pemasok

Primary Key : Kode

Fungsi : Untuk menyimpan data pemasok

Tabel 4.3 Pemasok

No Field Type Length Key

1 Kode Pemasok Varchar 6 Primary Key

2 Nama Varchar 25 -

3 Alamat Varchar 30 -

4 Kota Varchar 20 -

5 No Telp Varchar 15 -

6 Status Varchar 25 -

d. Tabel PO

Primary Key : No PO

Foreign Key : Kode

Fungsi : Untuk menyimpan data po

STIKOM

Tabel 4.4 PO

No Field Type Length Key

1 No Po Numeric 9 Primary Key

2 Kode Pemasok Varchar 6 -

3 Tanggal Po Datetime 8 -

4 Kode Varchar 5 Foreign Key

e. Tabel Detil PO

Foreign Key : No Po, Nama Ikan

Fungsi : Untuk menyimpan detil po

Tabel 4.5 Detil PO

f. Tabel Pembelian

Primary Key : Nota Beli

Foreign Key : No Po, Kode Pemasok, Kode

Fungsi : Untuk menyimpan data pembelian

Tabel 4.6 Pembelian

No Field Type Length Key

1 Nota Beli Varchar 10 Primary key

2 No Po Numeric 9 Foreign key

3 Kode Pemasok Varchar 6 -

No Field Type Length Key

1 No Po Numeric 9 Foreign key

2 Nama Ikan Varchar 25 Foreign Key

3 Jumlah SIsa Float 8 -

4 Jumlah Order Float 8 -

5 Status Varchar 20 -

STIKOM

40

No Field Type Length Key

4 Tanggal Datetime 8 -

5 Kode Varchar 5 Foreign Key

g. Tabel Detil Beli

Foreign Key : Nota Beli, Nama Ikan

Fungsi : Untuk menyimpan detil pembelian

Tabel 4.7 Detil Beli

No Field Type Length Key

1 Nota Beli Varchar 10 Foreign Key

2 Nama Ikan Varchar 25 Foreign key

3 Jumlah Order Float 8 -

4 Jumlah Float 8 -

5 Harga Beli Float 8 -

6 Total Harga Float 8 -

h. Tabel Penjualan

Primary Key : Nota Jual

Foreign Key : Kode Pelanggan, Kode

Fungsi : Untuk menyimpan data penjualan

Tabel 4.8 Penjualan

No Field Type Length Key

1 Nota jual Varchar 10 Primary Key

2 Tanggal Datetime 8 -

3 Kode Pelanggan Varchar 5 Foreign Key

4 Kode Varchar 5 Foreign Key

STIKOM

i. Tabel Detil Jual

Foreign Key : Nota Jual, Nama Ikan

Fungsi : Untuk menyimpan detil penjualan

Tabel 4.9 Detil Jual

No Field Type Length Key

1 Nota Jual Varchar 10 Foreign Key 2 Nama Ikan Varchar 25 Foreign Key 3 Harga Jual Varchar 10 -

4 Jumlah Varchar 30 - 5 Total Harga Varchar 5 -

j. Tabel Karyawan

Primary Key : Kode

Fungsi : Untuk menyimpan data karyawan

Tabel 4.10 Karyawan

No Field Type Length Key

1 Kode Varchar 5 Primary Key

2 Nama Varchar 25 -

3 Status Varchar 10 -

4 Pass Varchar 20 -

STIKOM

42

4.2.6 Desain I/O

Gambar 4.22 Desain Input Ikan

Form Ikan pada gambar 4.22 terdapat beberapa field antara lain jenis

ikan, nama ikan, harga jual, jumlah ikan, dan jumlah minimal stok. Selain itu,

Form diatas juga terdapat datagrid, tombol baru, ubah, batal dan tutup. Form Ikan

digunakan untuk melakukan olah data ikan, baik itu menambah data ikan yang baru, maupun mengubah data ikan yang ada dan lain-lain.

Form Pemasok pada gambar 4.23 terdapat beberapa field antara lain kode

pemasok, nama pemasok, alamat, dan nomor telepon. Selain itu, Form Pemasok juga terdapat datagrid, tombol baru, ubah, batal dan tutup. Form diatas digunakan untuk melakukan olah data pelanggan, baik itu menambah data pemasok yang baru, maupun mengubah data pemasok yang ada dan lain-lain.

99999999

99999999

99999999 XX-25-XX JENIS

NAMA IKAN

HARGA JUAL

JUMLAH

MINIMAL STOK

STATUS IKAN

BARU SIMPAN UBAH BATAL TUTUP

STIKOM

Gambar 4.23 Desain Input Pemasok

Form Pelanggan pada gambar 4.24 terdapat beberapa field antara lain

kode pelanggan, nama pelanggan, alamat, nomor telepon dan kota. Selain itu,

Form Pelanggan juga terdapat datagrid, tombol baru, tombol simpan, tombol

ubah, tombol batal dan tombol tutup. Form Pelanggan digunakan untuk melakukan mengolah data pelanggan, baik itu menambah data pelanggan yang baru, maupun mengubah data pelanggan yang sudah ada dan lain-lain. Selain itu, pada form tersebut juga terdapat fasilitas untuk mencari data pelanggan. Form tersebut dibuat untuk memudahkan user dalam menjalankan form Pelanggan. Jadi, dengan adanya fasilitas pencarian tersebut, dapat memudahkan pencarian data pelanggan secara cepat dan tepat

XX-25-XX

XX-30-XX

XX-20-XX

XX-15-XX KODE PEMASOK

NAMA

ALAMAT

KOTA

TELP

STATUS

BARU SIMPAN UBAH BATAL TUTUP

STIKOM

44

Gambar 4.24 Desain Input Pelanggan

Form PO pada gambar 4.25 terdapat beberapa field antara lain nomor po,

kode pemasok, contact person, alamat, nomor telepon, tanggal order, jenis ikan, nama ikan, jumlah sisa dan jumlah yang akan dipesan. Selain itu, Form PO juga terdapat dua buah datagrid yaitu datagrid po dan datagrid detil po, tombol baru, tombol simpan, tombol cetak po, tombol tambah, tombol batal dan tombol tutup.

Form PO tersebut juga digunakan untuk melakukan pesanan ikan pada pemasok

yang ada dan lain-lain. Perlu diketahui bahwa, apabila nama ikan sudah tersimpan dan memasukkan nama ikan yang sama dalam satu nomor po, secara otomatis akan keluar pesan bahwa nama ikan sudah tercatat dan tersimpan dalam transaksi. Jadi, intinya bahwa dalam satu nomor po tidak boleh ada nama ikan yang sama.

XX-20-XX

XX-20-XX XX-25-XX

XX-20-XX KODE PELANGGAN

NAMA

ALAMAT

KOTA TELEPON

BARU SIMPAN UBAH BATAL TUTUP

STIKOM

Gambar 4.25 Desain Input PO

Form Pembelian pada gambar 4.26 terdapat beberapa field antara lain

nomor po, nota beli, kode pemasok, contact person, alamat, nomor telepon, tanggal, jenis ikan, nama ikan, jumlah sisa, jumlah order, harga beli, harga jual dan total pembelian. Selain itu, Form Pembelian juga terdapat dua buah datagrid yaitu datagrid pembelian dan datagrid detil pembelian, tombol baru, tombol simpan, tombol cetak nota, tombol tambah, tombol batal dan tombol tutup. Pada dasarnya, form pembelian digunakan untuk melakukan transaksi pembelian ikan dan pembelian itu berdasarkan data pesanan yang telah dibuat sebelumnya.

9999

XX-6-XX

XX-15-XX XX-30-XX

DD-MM-YYYY

NO TELP

TANGGAL ORDER

NO PO

KODE PEMASOK

ALAMAT

JENIS

NAMA IKAN

JML SISA

JML ORDER

9999-9

9999-9

BARU SIMPAN CETAK

BATAL TUTUP

TAMBA

STIKOM

46

Gambar 4.26 Desain Input Pembelian

Form Penjualan pada gambar 4.27 terdapat beberapa field antara lain

nomor po, nota jual, kode pemasok, contact person, alamat, nomor telepon pelanggan, tanggal, jenis ikan, nama ikan, jumlah sisa, jumlah order, harga jual dan total penjualan. Selain itu, form penjualan juga terdapt dua buah datagrid, tombol baru, tombol simpan, tombol cetak nota, tombol cetak sj, tombol batal dan tombol tutup. Form penjualan digunakan untuk melakukan transaksi penjualan

JML ORDER

JML

TOTAL JENIS

NAMA IKAN TANGGAL ORDER

NO PO

KODE PEMASOK

CONTACT PERSON

NO TELP ALAMAT NOTA BELI

HARGA JUAL HARGA BELI

HARGA BELI

9999-9

9999-9

9999-9 XX-6-XX

XX-25-XX

XX-15-XX XX-30-XX 9999-9

9999-9

9999-9 9999-9

BARU SIMPAN CETAK

BATAL TUTUP

TAMBAH

STIKOM

ikan sesuai dengan pesanan pelanggan. Perlu diketahui bahwa, apabila nama ikan sudah tersimpan dan memasukkan nama ikan yang sama dalam satu nota jual, secara otomatis akan keluar pesan bahwa nama ikan sudah tercatat dan tersimpan dalam transaksi. Jadi, intinya bahwa dalam satu nomor nota jual tidak boleh ada nama ikan yang sama.

Gambar 4.27 Desain Input Penjualan

HARGA JUAL

JML DIGUDANG JENIS

NAMA IKAN TGL ORDER

NO PO

KODE PEMASOK

CONTACT PERSON

NO TELP ALAMAT NOTA JUAL

JML DIBELI

TOTAL HARGA

9999-9

9999-9 XX-6-XX

XX-25-XX

XX-15-XX XX-30-XX 9999-9

9999-9

9999-9

BARU SIMPAN CETAK

BATAL TUTUP

TAMBAH

STIKOM

48

Gambar 4.28 Desain Input Laporan Data Ikan

Form Laporan Data Ikan pada gambar 4.28 terdapat beberapa field yaitu combo box jenis ikan dan juga terdapat dua buah tombol yaitu tombol cetak dan

tombol tutup. Selain itu, Form Laporan Data Ikan juga terdapat Crystal Report

Viewer yang berguna untuk menampilkan data-data ikan yang diinginkan. Pada

laporan ini bisa mecetak berdasarkan dengan kategori yang diinginkan, seperti semua jenis ikan atau per jenis ikan sesuai dengan yang diinginkan.

Form Laporan Data Pemasok pada gambar 4.29 terdapat beberapa field

yaitu combo box status pemasok dan juga terdapat dua buah tombol yaitu tombol cetak dan tombol tutup. Selain itu, form Laporan Data Pemasok juga terdapat

Crystal Report Viewer yang berguna untuk menampilkan data-data pemasok yang

JENIS IKAN _{CETAK TUTUP}

STIKOM

diinginkan. Pada laporan ini bisa mecetak berdasarkan dengan kategori yang diinginkan, seperti semua status pemasok atau per jenis pemasok sesuai dengan yang diinginkan.

Gambar 4.29 Desain Input Laporan Data Pemasok

Form Laporan Data Pelanggan pada gambar 4.30 terdapat beberapa field

yaitu combo box status pelanggan dan juga terdapat dua buah tombol yaitu tombol cetak dan tombol tutup. Selain itu, Form diatas juga terdapat Crystal Report

STATUS _{CETAK TUTUP}

STIKOM

50

Viewer yang berguna untuk menampilkan data-data pelanggan yang diinginkan.

Pada laporan ini bisa mecetak berdasarkan dengan kategori yang diinginkan, seperti semua status pelanggan atau per jenis pelanggan sesuai dengan yang diinginkan.

Gambar 4.30 Desain Input Laporan Data Pelanggan

Pada gambar 4.31 merupakan desain output dari laporan data ikan. Pada laporan tersebut, terdapat beberapa bagian antara lain logo perusahaan, alamat

STATUS _{CETAK TUTUP}

KOTA _XXXX

STIKOM

perusahaan, judul laporan dan yang terakhir isi dari laporan tersebut yang berupa data-data ikan.

Gambar 4.31 Desain Output Laporan Data Ikan

Pada gambar 4.32 merupakan desain output dari laporan data pemasok. Pada laporan tersebut, terdapat beberapa bagian antara lain logo perusahaan, alamat perusahaan, judul laporan dan yang terakhir isi dari laporan tersebut yang berupa data-data pemasok antara lain, nama pemasok, alamat, nomor telepon pemasok, dan yang terakhir asal kota pemasok.

LOGO

UD. MITRA SAMUDRA XXXXX

XXXXX XXXXX XXXXX

LAPORAN DATA IKAN

STIKOM

52

Gambar 4.32 Desain Output Laporan Data Pemasok

Pada gambar 4.33 merupakan desain output dari laporan data pelanggan. Pada laporan tersebut, terdapat beberapa bagian antara lain logo perusahaan, alamat perusahaan, judul laporan dan yang terakhir isi dari laporan tersebut yang berupa data-data pelanggan antara lain, nama pelanggan, alamat, nomor telepon pelanggan, dan yang terakhir asal kota pelanggan.

LOGO

UD. MITRA SAMUDRA XXXXX

XXXXX XXXXX XXXXX

LAPORAN DATA PEMASOK

STIKOM

Gambar 4.33 Desain Output Laporan Data Pelanggan

Pada gambar 4.34 merupakan desain output dari Nota PO. Pada laporan tersebut, terdapat beberapa bagian antara lain logo perusahaan, alamat perusahaan, judul laporan, nomor po, nama pemasok, alamat pemasok, nomor telepon pemasok, tanggal po dan yang terakhir isi dari laporan tersebut yang berupa data-data ikan yang sedang diorder seperti nama ikan dan jumlah yang dipesan.

LOGO

UD. MITRA SAMUDRA XXXXX

XXXXX XXXXX XXXXX

LAPORAN DATA PELANGGAN

STIKOM

54

Gambar 4.34 Desain Output Nota PO

Pada gambar 4.35 merupakan desain output dari Nota Beli. Pada laporan tersebut, terdapat beberapa bagian antara lain logo perusahaan, alamat perusahaan, judul laporan, nomor nota, nama pemasok, alamat pemasok, tanggal transaksi dan yang terakhir isi dari laporan tersebut yang berupa data-data ikan yang dibeli, seperti nama ikan, jumlahnya berapa, harga per kilonya, total pembeliannya dan yang terakhir adalah tanda tangan dari user.

NO PO

NAMA PEMASOK : ALAMAT :

TELP :

LOGO

UD. MITRA SAMUDRA XXXXXX

XXXXXX XXXXXX

PURCAHSE ORDER

TANGGAL :

NAMA IKAN JUMLAH

STIKOM

Gambar 4.35 Desain Output Nota Beli

Pada gambar 4.36 merupakan desain output dari Nota Jual. Pada laporan tersebut, terdapat beberapa bagian antara lain logo perusahaan, alamat perusahaan, judul laporan, nomor nota jual, nama pelanggan, alamat, tanggal dan yang terakhir isi dari laporan tersebut yang berupa data-data ikan yang dibeli oleh pelanggan, seperti nama ikan, jumlahnya, harga per kilonya, dan yang terakhir total penjualannya.

NO. NOTA

PEMASOK

ALAMAT

LOGO

UD. MITRA SAMUDRA XXXXXX

XXXXXX XXXXXX

NOTA BELI

TANGGAL

IKAN ML HARGA TOTAL

STIKOM

56

Gambar 4.36 Desain Output Nota Jual

Pada gambar 4.37 merupakan desain output dari Laporan grafik pembelian. Pada laporan tersebut, terdapat beberapa bagian antara lain logo perusahaan, alamat perusahaan, judul laporan, nomor nota beli, grafik, dan terakhir isi dari laporan tersebut yang berupa data-data ikan yang sudah dibeli, seperti nama ikan, jumlahnya, dan jenis ikan. Perlu diketahui, bahwa laporan grafik tersebut bisa dicetak dengan berbagai kategori baik per bulan dan per tahun.

LOGO

UD. MITRA SAMUDRA XXXXXX

XXXXXX XXXXXX

NOTA JUAL

NO. NOTA TANGGAL

PELANGGAN

ALAMAT

IKAN JML H ARGA TOTAL

STIKOM

Gambar 4.37 Desain Output Laporan Grafik Pembelian

Pada gambar 4.38 merupakan desain output dari Laporan grafik penjualan. Pada laporan tersebut, terdapat beberapa bagian antara lain logo perusahaan, alamat perusahaan, judul laporan, nomor nota jual, grafik, dan terakhir isi dari laporan tersebut yang berupa data-data ikan yang sudah terjual, seperti nama ikan dan jumlah ikan yang telah terjual. Perlu diketahui, bahwa

LOGO

UD. MITRA SAMUDRA XXXXX

XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX

LAPORAN GRAFIK PEMBELIAN

PERIODE PER XXXXX

JENIS IKAN XXXX

GRAFIK

IKAN JML JENIS IKAN

STIKOM

58

laporan grafik tersebut bisa dicetak dengan berbagai kategori baik per bulan dan per tahun.

Gambar 4.38 Desain Output Laporan Grafik Penjualan

LOGO

UD. MITRA SAMUDRA XXXXX

XXXXX XXXXX

LAPORAN GRAFIK PENJUALAN

PERIODE PER XXXXX

JENIS IKAN XXXX

GRAFIK

IKAN JML JENIS IKAN

STIKOM

59

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Sistem yang Digunakan

Perangkat keras maupun lunak yang digunakan untuk mendukung jalannya sistem ini yaitu:

a. Hardware

1. PC dengan Processor minimal 1800 MHz

2. Memory minimal 512 Mbytes

3. HardDisk Minimal 40 Gbytes

b. Software

Kebutuhan perangkat lunak yang dubutuhkan untuk mendukung jalannya sistem ini yaitu Windows 2000 atau XP, Microsoft Visual Basic .Net 2005 dan Microsoft SQL SERVER management studio express.

5.2 Cara Setup Program

Ketika pertama kali akan menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu user harus menginstalasi Installer dari aplikasi ini supaya aplikasi ini bisa digunakan. petunjuk bagaimana cara menginstalasinya, dapat dilihat pada gambar 5.1. Pertama-tama klik Setup.exe, kemudian pilih next dan untuk selanjutnya ikuti petunjuk yang ada. Setelah aplikasi ini berhasil diinstalasi, maka user bisa menggunakan aplikasi ini. Akan tetapi, pastikan Net. Framework dan Database SQL SERVER MANAGEMENT STUDIO EXPRESS telah terinstalasi pada komputer yang akan dipakai. Apabila Net. Framework dan database tersebut belum diinstalasi, maka program tersebut akan mengalami error, karena database

STIKOM

60

tidak tersedia. Dan jangan lupa juga untuk mengambil database yang diperlukan terlebih dahulu setelah menginstalasi SQL SERVER 2005.

Gambar 5.1 Installer Setup.exe

5.3 Implementasi Program

Dalam bab ini juga akan dijelaskan hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaannya. Penjelasan program akan dimulai dari Menu Utama, yaitu pertama kali user harus login terlebih dahulu untuk bisa mengaktifkan seluruh sub-sub menu yang ada, seperti sub menu pengolahan data, transaksi, laporan dan lain-lain. User disini dibagi menjadi 3 bagian, antara lain bagian administrator, bagian pembelian dan bagian penjualan. Bagian-bagian itu sendiri mempunyai hak akses masing-masing, seperti bagian administrator dapat menggunakan seluruh sub-sub menu yang ada, sedangkan bagian pembelian dan

STIKOM

penjualan mempunyai hak akses yang terbatas. Gambaran Form dari menu utama beserta Form Login dapat dilihat pada gambar 5.2 dan 5.3.

Gambar 5.2 Tampilan Form Utama

Gambar 5.3 Tampilan Form Login

Isikan nama user dan password yang sesuai, apabila nama dan password cocok maka sub-sub menu yang lain akan aktif dengan sendirinya. Akan tetapi, apabila gagal maka ulangi pengisian nama dan password sampai benar.

Di dalam menu utama berisi banyak menu-menu yang akan menunjuk ke form-form yang diinginkan, seperti menu pengolahan data, transaksi, laporan, dan

STIKOM

62

lain-lain. Adapun macam-macam menu tampilan dari menu yang ada dapat dilihat pada gambar 5.4. dan yang lainnya.

Gambar 5.4 Tampilan Form Ikan

Form Maintenance data ikan pada gambar 5.4 digunakan untuk

melakukan penambahan data ikan, pengubahan data ikan yang baru maupun data ikan yang sudah ada. Pada Form Maintenance ikan juga terdapat beberapa field antara lain field jenis ikan, nama ikan, harga jual, jumlah, minimal stok, dan status. Selain itu juga terdapat tombol-tombol yaitu tombol baru, simpan, ubah, batal, dan tutup. Masing-masing dari tombol-tombol itu memiliki fungsi-fungsi tersendiri.

STIKOM

Gambar 5.5 Tampilan Form Pemasok

Form Maintenance data pemasok pada gambar 5.5 digunakan untuk

melakukan penambahan data pemasok, pengubahan data pemasok yang baru maupun data pemasok yang sudah ada. Pada Form Maintenance pemasok juga terdapat beberapa field antara lain field kode pemasok, nama pemasok, alamat, kota, nomor telepon, dan status. Selain itu juga terdapat tombol-tombol yaitu tombol baru, simpan, ubah, batal, dan tutup. Masing-masing dari tombol-tombol itu memiliki fungsi-fungsi tersendiri.

STIKOM

64

Gambar 5.6 Tampilan Form Pelanggan

Form Maintenance data pelanggan pada gambar 5.6 digunakan untuk

melakukan penambahan data pelanggan, pengubahan data pemasok yang baru maupun data ikan yang sudah ada. Pada Form Maintenance pemasok juga terdapat beberapa field antara lain field kode pelanggan, nama pelanggan, alamat, kota dan nomor telepon. Selain itu juga terdapat tombol-tombol yaitu tombol baru, simpan, ubah, batal, dan tutup. Masing-masing dari tombol-tombol itu memiliki fungsi-fungsi tersendiri.

STIKOM

Gambar 5.7 Tampilan Form Cek Stok Ikan

Form Cek Stok pada gambar 5.7 digunakan untuk menampilkan

ikan-ikan yang jumlahnya kurang dari minimal stok. Jadi, ikan-ikan-ikan-ikan yang kurang dari minimal stok akan tampil di form cek stok Ikan dan berlabel merah. Selain itu, apabila ikan-ikan itu sudah dipesan maka ikan-ikan itu akan otomatis hilang dari daftar cek stok.

STIKOM

66

Gambar 5.8 Tampilan Form PO

Form PO pada gambar 5.8 digunakan untuk melakukan proses

pemesanan ikan. Pada form PO, user bisa memesan ikan apa saja yang dibutuhkan, seperti pada pemasok kontrak yang dimiliki pihak UD, seperti pedagang kontrak, nelayan kontrak maupun pedagang bebas. Akan tetapi, sebelum membuat PO sebaiknya user terlebih dahulu mengecek persediaan ikan yang ada atau langsung mengecek stok ikan yang menipis pada form cek stok, jadi

user dapat mengetahui jenis dan nama ikan mana saja yang harus dipesan.

STIKOM

Gambar 5.9 Tampilan Form Pembelian

Form Pembelian pada gambar 5.9 digunakan untuk melakukan proses

pembelian. Akan tetapi, sebelum user melakukan pembelian ikan, terlebih dahulu

user harus mengecek daftar PO terlebih dahulu supaya dapat mengetahui ikan

mana saja yang harus dibeli dan sesuai dengan ikan yang dipesan oleh bagian pemesanan. Perlu diketahui bahwa, apabila terdapat jumlah ikan yang datang tidak sama dengan jumlah ikan yang dipesan, maka pihak UD. Mitra Samudra tetap akan mengambilnya dan menyimpan transaksi tersebut.

STIKOM

68

Gambar 5.10 Tampilan Form Penjualan

Form Penjualan pada gambar 5.10 digunakan untuk melakukan proses

penjualan ikan. Pada form penjualan, pelanggan dapat membeli jenis ikan apa saja yang ada tanpa batas selama persediaan ikan digudang masih mencukupi. Akan tetapi, jika persedian ikan digudang terbatas atau jumlanya sama dengan jumlah minimal stok maka pihak UD akan langsung melakukan order pesanan lagi, terutama pada ikan-ikan yang sudah mencapai jumlah minimal stok. Form penjualan akan menghasilkan nota jual dan surat jalan. Perlu diketahui juga, bahwa surat jalan tersebut hanya digunakan apabila akan melakukan pengiriman ikan.

STIKOM

Gambar 5.11 Tampilan Form Laporan Daftar Ikan

Form Laporan Data Ikan pada gambar 5.11 digunakan untuk mencetak

laporan daftar ikan. Laporan daftar ikan itu sendiri biasanya digunakan oleh bagian penjualan untuk diberikan kepada pelanggan pada saat akan membeli ikan, terutama bagi pelanggan yang datang langsung ke UD. Perlu diketahui, bahwa laporan data ikan tersebut bisa mencetak laporan sesuai dengan 4 kategori antara lain, bedasarkan semua ikan, jenis ikan dan lain-lain. Jadi, dengan adanya laporan tersebut pelanggan dapat mengetahui jenis ikan apa saja yang akan dibeli dan juga tahu harga ikan yang akan dibeli.

Form Laporan Data Pemasok pada gambar 5.12 digunakan untuk

mencetak laporan daftar pemasok yang ada. Laporan data pemasok ini dapat

STIKOM

70

dicetak berdasarkan kategori yang diinginkan, antara lain berdasarkan kategori semua jenis pemasok, dan kota asal. Biasanya laporan tersebut digunakan oleh bagian pemesanan dan bagian penjualan dalam melakukan transaksi. Selain itu, laporan ini juga berguna untuk mengetahui dari mana saja alamat pemasok yang dimiliki oleh pihak UD. Mitra Samudra.

Gambar 5.12 Tampilan Form Laporan Data Pemasok

Form Laporan Data Pelanggan pada gambar 5.13 digunakan untuk

mencetak laporan daftar pelanggan. Laporan data pelanggan ini bisa dicetak berdasarkan kategori yang diinginkan, antara lain berdasarkan kategori semua pelanggan dan kota asalnya. Laporan daftar pelanggan itu sendiri biasanya

STIKOM

digunakan oleh bagian penjualan untuk diberikan kepada pemilik dan bagian pemesanan. Laporan ini juga berguna untuk mengetahui dari mana saja pelanggan yang dimiliki oleh pihak UD. Mitra Samudra.

Gambar 5.13 Tampilan Form Laporan data Pelanggan

Form Laporan Pembelian pada gambar 5.14 digunakan untuk laporan

pembelian, baik pembelian per tanggal, bulanan maupun tahunan. Pada form laporan pembelian, pemilik bisa mencetak berdasarkan berbagai jenis kategori, antara lain berdasarkan kategori nama ikan, jenis ikan dan semua jenis ikan. Selain itu, user bisa mengetahui laporan pembelian secara akurat dan cepat. Dan yang paling penting, laporan ini juga dapat memudahkan pemilik untuk

STIKOM

72

mengetahui besarnya jumlah pembelian ikan per tanggal, bulanan maupun tahunan secara akurat dan cepat.

Gambar 5.14 Tampilan Form Laporan Pembelian

Form Laporan Penjualan pada gambar 5.15 digunakan untuk laporan

penjualan, baik penjualan per tanggal, per bulan maupun per tahun. Pada form laporan penjualan, pemilik bisa mencetak berdasarkan berbagai jenis kategori, antara lain berdasarkan kategori per nama ikan, per jenis ikan dan semua jenis ikan. Selain itu, user bisa mengetahui laporan pembelian secara cepat dan laporan

STIKOM

ini juga dapat memudahkan pemilik untuk mengetahui besarnya jumlah pembelian ikan per tanggal, bulanan maupun tahunan secara akurat dan cepat.

Gambar 5.15 Tampilan Form Laporan Penjualan

Form Laporan Grafik Pembelian pada gambar 5.16 digunakan untuk

membuat laporan grafik pembelian, baik pembelian per bulan maupun per tahun. Pada form laporan grafik pembelian, pemilik bisa mencetak laporan berdasarkan kategori yang diinginkan antara lain berdasarkan kategori per nama ikan, per jenis ikan dan semua jenis ikan. Selain itu, user bisa mengetahui laporan garfik pembelian secara akurat, dan laporan ini juga berfungsi untuk mengetahui jenis

STIKOM

74

ikan apa saja yang paling laku dibeli dan yang paling sedikit dibeli dalam bentuk grafik beserta jumlah yang dibeli.

Gambar 5.16 Tampilan Form Laporan Grafik Pembelian

Form Laporan Grafik Penjualan pada gambar 5.17 digunakan untuk

membuat laporan grafik penjualan, baik penjualan per bulan maupun per tahun. Pada form laporan grafik penjualan, pemilik bisa mencetak laporan berdasarkan kategori yang diinginkan antara lain berdasarkan kategori per nama ikan, per jenis ikan dan semua jenis ikan. Selain itu, user bisa mengetahui laporan garfik penjualan secara akurat dan laporan ini juga berfungsi untuk mengetahui jenis

STIKOM

ikan apa saja yang paling laku terjual dan yang paling sedikit terjual dalam bentuk grafik beserta jumlah yang dibeli.

Gambar 5.17 Tampilan Form Laporan Grafik Penjualan

Form Laporan Grafik Pembelian 5 Terbanyak pada gambar 5.18

digunakan untuk membuat laporan grafik 5 jenis ikan yang paling banyak dibeli, baik per bulan maupun per tahun. Dari form laporan grafik pembelian tersebut, pemilik bisa mencetak laporan berdasarkan kategori yang diinginkan antara lain berdasarkan kategori per nama ikan, per jenis ikan dan semua jenis ikan. Dari

form laporan grafik pembelian juga, user bisa mengetahui laporan grafik 5 jenis

ikan yang paling banyak dibeli secara akurat dan cepat. Selain itu, laporan ini juga

STIKOM

berfungsi untuk mengetahui jenis ikan apa saja yang paling laku dibeli, terutama 5 jenis ikan atau nama ikan yang paling banyak dibeli dan dicetak dalam bentuk laporan grafik.

Gambar 5.18 Tampilan Form Laporan Grafik 5 Ikan Paling Banyak Dibeli

Form Laporan Grafik Penjualan 5 Terbanyak pada gambar 5.19 digunakan untuk membuat laporan grafik 5 jenis ikan yang paling banyak terjual, baik per bulan maupun per tahun. Dari form laporan grafik penjualan tersebut, pemilik bisa mencetak laporan berdasarkan kategori yang diinginkan antara lain berdasarkan kategori per nama ikan, per jenis ikan dan semua jenis ikan. Selain itu,, user bisa mengetahui laporan grafik 5 jenis ikan yang paling banyak terjual

STIKOM

77

secara akurat dan laporan ini juga berfungsi untuk mengetahui jenis ikan apa saja yang paling laku terjual, terutama 5 jenis ikan maupun nama ikan yang paling banyak terjual dan dicetak dalam bentuk laporan grafik.

Gambar 5.19 Tampilan Form Laporan Grafik 5 Ikan Paling Banyak Terjual

Form Grafik Pengeluaran Pembelian pada gambar 5.20 digunakan untuk membuat laporan grafik pengeluaran pembelian dalam satu tahun. Dari Form laporan grafik pengeluaran Pembelian tersebut, pemilik bisa mencetak laporan berdasarkan tahun yang diinginkan. Keutamaan dari form grafik tersebut yaitu user bisa mengetahui laporan grafik pengeluaran Pembelian secara akurat dan

STIKOM

cepat. Laporan ini juga berfungsi untuk mengetahui seberapa besar pengeluaran dari tiap-tiap bulannya dan dalam satu tahun.

Gambar 5.20 Tampilan Form Grafik Pengeluaran Pembelian

Form Grafik Pemasukan Penjualan pada gambar 5.21 digunakan untuk membuat laporan grafik pemasukan penjualan dalam satu tahun. Dari Form laporan grafik pemasukan penjualan tersebut, pemilik bisa mencetak laporan berdasarkan tahun yang diinginkan. Keutamaan dari form grafik tersebut yaitu user bisa mengetahui laporan grafik pemasukan penjualan secara akurat dan cepat.

STIKOM

79

Laporan ini juga berfungsi untuk mengetahui seberapa besar pemasukan dari tiap-tiap bulannya dan dalam satu tahun.

Gambar 5.21 Tampilan Form Grafik Pemasukan Penjualan

STIKOM

80 PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Pada proses pengembangan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan (studi kasus : pada UD. Mitra Samudra Situbondo) dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan adanya sistem ini pengguna dapat lebih mudah melakukan proses pengolahan data dan melakukan kegiatan transaksi penjualan atau pembelian serta membuat laporan data dan transaksi.

2. Sistem ini mempermudah pengguna dalam membuat setiap laporan pengolahan data, transaksi penjualan, transaksi pembelian.

3. Dapat mempercepat serta mempermudah pencarian data ikan, pelanggan,pemasok serta transaksi yang telah terjadi sebelumnya.

6.2 Saran

Dalam pengembangan aplikasi sistem informasi Pembelian dan Penjualan ini, dapat diajukan beberapa saran, yaitu :

1. Dalam pengembangan sistem ini nantinya, dapat disajikan dalam aplikasi berbasisweb.

STIKOM

DAFTAR PUSTAKA

Cushing, Barry E, 1974. Accounting Information Systems and Bussiness Organizations. Addison-Wesley Publishing Company, Philippines. Hartono, Jogiyanto, MBA, Ph.D. 1989. Analisis dan Disain, Andi Yogyakarta,

Yogyakarta.

Leitch, Robert A. dan Davis, K. Roscoe. 1983. Accounting Informations Systems, Prentice-Hall, New Jersey.

Moscove, Stephen. A dan Simkin, Mark.G.1984. Accounting Informations Systems, Concept and Practice for Effective Decision Making, John Wiley & Sons, New York.

Soemarso, S.R. 1992. Akuntansi Sebagai Pengantar, Edisi Empat, Rineka Cipta, Jakarta.

Yuswanto, Subari, 2005, Mengolah Database dengan SQL Server 2000, Prestasi Pustaka Publisher, Surabaya.

Yuswanto, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka Publisher, Surabaya.

STIKOM