Sistem Sistem Informasi Akuntansi

Abdul 1994:31 menjelaskan pengertian sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan data yang diolah hanya terbatas pada transaksi keuangan dari hasil transaksi, hasil olahan tersebut akan menghasilkan informasi dalam bentuk laporan keuangan. Laporan keuangan ini yang akan digunakan oleh pembuat keputusan baik pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Kumpulan dari sumber- sumber seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasi data keuangan menjadi informasi, sedangkan Mulyadi 2010:5 mengartikan sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Zaki Baridwan 1994:4 mengatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Pengertian sistem informasi akuntansi di atas dari beberapa sumber dapat ditarik kesimpulannya yaitu sebuah formulir, catatan, laporan, termasuk komputer dan peralatannya untuk mendukung dalam pencapaian tujuan dari perusahaan. Hal ini dilakukan untuk memperoleh informasi tentang data keuangan dan laporan keuangan yang akan digunakan untuk pengambilan keputusan selanjutnya oleh pihak manajemen. 2. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi Suatu sistem akan mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang akan mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem, masukan sistem, keluaran sistem, pengolahan sistem, sasaran sistem. Penjelasannya adalah sebagai berikut Al-Bahra 2005:4-5: a. Komponen sistem yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. b. Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan ini juga akan memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. c. Lingkungan luar sistem adalah apapun yang ada di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem, lingkungan luar ini juga menimbulkan dampak yang menguntungkan dan merugikan. d. Penghubung sistem merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Penghubung ini kemungkinan sumber daya mengalir dari suatu subsistem yang satu dengan subsistem yang lainnya. e. Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal input. f. Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. g. Pengolahan sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. h. Sasaran sistem mempunyai tujuan dan sasaran, kalau sistem tidak mempunyai tujuan maka sistem tidak akan ada. Sasaran disini dimaksud dan sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan. 3. Komponen Sistem Informasi Akuntansi Komponen-komponen sistem informasi akuntansi menurut Wing Wahyu Winarno 2006:2.3 adalah sebagai berikut: a. Basis data, baik basis data internal berada di bawah kendali perusahaan sepenuhnya dan basis data eksternal tidak dapat dikendalikan oleh perusahaan. b. Perangkat keras komputer dan berbagai perangkat pendukungnya yang semuanya berfungsi untuk mencatat data, mengolah data, dan menyajikan informasi. c. Perangkat lunak komputer, berfungsi untuk menjalankan komputer beserta perangkat pendukungnya. d. Jaringan komunikasi dapat digunakan melalui kabel, gelombang radio, maupun sarana lain yang berfungsi untuk menghantarkan data dan informasi dari satu tempat ke tempat yang lain. e. Dokumen dan laporan softcopy dan hardcopy untuk mencatat data dan menyajikan laporan. f. Prosedur merupakan kumpulan langkah-langkah baku untuk menangani suatu peristiwa yang terjadi setiap hari di perusahaan. g. Pengendalian berfungsi untuk menjamin agar setiap komponen sistem dapat berfungsi dengan baik. Gambar 2.1: Komponen Sistem Informasi Akuntansi Sumber: Wing Wahyu Winarno 2006:2.3 4. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi yang merupakan salah satu bagian dari perusahaan dan diperlukan dalam mengendalikan manajer suatu organisasi. Peranan yang dapat diberikan oleh sistem informasi akuntansi dalam suatu sistem di perusahaan meliputi, menurut Abdul 1994:39-43: a. Perencanaan Sistem informasi akuntansi menghasilkan informasi berupa informasi keuangan dan data akuntansi. Perencanaan ini merupakan data informasi akuntansi telah terjadi di masa lampau, tetapi sebagai titik awal dapat merencanakan kegiatan masa depan. Informasi yang paling banyak dibutuhkan oleh perusahaan adalah masa datang yang dapat diperoleh dari berbagai sumber. Sistem Informasi Basis Data Komputer Program Jaringan Komunikasi Dokumen dan Laporan Prosedur Sistem Pengendalian b. Koordinasi Koordinasi merupakan suatu fungsi dalam suatu organisasi perusahaan yang memerlukan kerjasama berupa informasi antar bagian untuk melaksanakan operasi perusahaan, misalnya bagian produksi, keuangan, dan pemasaran. Informasi antar bagian dalam perusahaan dapat menggunakan sistem database, dimana sistem database merupakan suatu sistem informasi yang mengintegerasikan kumpulan data yang saling berhubungan dengan data yang lainnya. c. Penilaian dan Pengendalian Ukuran prestasi kerja merupakan jenis informasi yang jelas untuk pengendalian dan data tersebut dikumpulkan selama kegiatan operasi berjalan. Proses penilaian dimulai dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan rencana. d. Pengambilan Keputusan Seseorang yang membuat keputusan harus selalu menjadi bagian dalam suatu pilihan, namun ada kecenderungan pada beberapa perancang sistem informasi akuntansi bahwa data akan banyak membantu dalam membuat keputusan ada tiga unsur yaitu data, model keputusan, dan pembuat keputusan. 5. Hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Informasi Lainnya Sistem informasi akuntansi menurut Wing Wahyu 2006:1.15- 1.16 tidak dapat berdiri sendiri, karena harus berhubungan dengan sistem- sistem informasi lain yang ada di dalam perusahaan. Sistem biasanya memiliki subsistem-subsistem yang lebih kecil, namun bila dilihat dari sekumpulan subsistem akan memiliki sistem induk, atau disebut suprasistem. Suprasistem Sistem Subsistem Gambar 2.2: Hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem yang Lebih Besar dan Lebih Kecil Sumber: Wing Wahyu Winarno 2006:1.15 Sistem Informasi Perusahaan Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Produksi Sistem Informasi Anggaran Sistem Informasi Penggajian Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Pembelian Wing Wahyu Winarno 2006:1.15-1.16 berpendapat bahwa setiap perusahaan biasanya tidak hanya memiliki satu sistem informasi saja, melainkan beberapa sistem informasi yang masing-masing bermanfaat sesuai dengan fungsinya. Sistem informasi fungsional, yaitu sistem informasi yang dirancang dan ditujukan untuk fungsi-fungsi tertentu di dalam perusahaan seperti fungsi produksi, fungsi keuangan, fungsi persediaan, dan fungsi penjaminan mutu. Pejabat perusahaan yang bertanggungjawab terhadap pengadaan, penerapan, penyelenggaraan, dan perbaikan sistem informasi fungsional adalah para manajer di departemennya masing-masing. Sistem informasi departemental dapat terjadi apabila sistem informasi tersebut memang dapat diserahkan sepenuhnya kepada masing-masing departemen. Tabel 2.1 Sistem Informasi Fungsional yang Banyak Dijumpai di Perusahaan No. Sistem Informasi Fungsi 1. Akuntansi Mencatat dan mengolah data dan transaksi akuntansi 2. Produksi Mencatat dan mengolah data produksi 3. Persediaan Mencatat dan mengolah data persediaan misalnya persediaan barang dagangan, persediaan bahan baku, persediaan barang jadi. 4. Pemasaran Mencatat dan mengolah data pemasaran yang meliputi data pelanggan, barang dan jasa yang ditawarkan. 5. Personalia Mencatat juga mengolah data karyawan dan data dari manajer perusahaan. Sumber: Wing Wahyu Winarno 2006:1.16 6. Pengaruh Sistem Informasi Akuntansi bagi Perusahaan Menurut Wing Wahyu 2006:1.16-1.17 sistem informasi akuntansi yang dibangun dan digunakan oleh perusahaan, akan memberi pengaruh proses kegiatan di dalam perusahaan. Sistem informasi akuntansi yang sudah dikomputerisasi akan memberikan pengaruh sebagai berikut: a. Pekerjaan administrasi dan klerikal dapat dikerjakan lebih cepat dan lebih akurat. b. Karyawan dalam membagi tugas dan tanggungjawabnya tidak dapat lagi dilakukan secara fisik. c. Struktur organisasi yang terdapat di dalam perusahaan akan menerapkan sistem informasi manual lebih bersifat hirarkis atau birokratis, yaitu banyak tingkatan dan banyak staf karena masing- masing karyawan perlu menjalankan fungsi yang berbeda meskipun saling terkait. d. Perusahaan manual akan menyimpan data dalam dokumen dan berkas fisik, sehingga perlu disimpan oleh masing-masing bagian yang menanganinya selain itu diperlukan tempat penyimpanan fisik seperti lemari dan laci. e. Sistem manual dalam menghasilkan pelaporannya akan lebih lambat, tidak bervariasi, dan kurang akurasinya. 7. Tujuan Umum Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Terdapat beberapa tujuan umum dalam pengembangan sistem informasi akuntansi, yaitu Mulyadi, 2010:20: a. Menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru Pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini. b. Memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada Sistem informasi akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhaan bagi perusahaan, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan, sehingga dapat terjadinya perbaikan informasi. c. Memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan internal Akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan dalam suatu organisasi. Pengembangan dalam sistem informasi akuntansi ini seringkali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi, sehingga penggunaan kekayaan dapat berjalan dengan baik. d. Mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi Pengembangan sistem informasi akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya, sehingga dalam memperolehnya diperlukan pengorbanan dari sumber ekonomi yang lain. Informasi yang dihasilkan harus dipertimbangkan dengan baik antara manfaat dan pengorbanan, sehingga catatan akuntansi dapat diperiksa secara seksama. 8. Profesi di Bidang Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi menurut Wing Wahyu 2006:1.13- 1.15 memiliki banyak komponen dan proses di dalamnya, sehingga memerlukan karyawan dan staf dengan peran yang berbeda-beda. Peran dan tugas pokok yang cukup sering dijumpai di dalam perusahaan antara lain sebagai berikut: a. Analis sistem system analyst, adalah orang yang bertugas mengevaluasi kinerja sistem informasi, seorang analis sistem wajib menguasai cara kerja sistem informasi, proses bisnis, akuntansi, pengetahuan komputer, dan basis data. b. Perancang sistem system designer, adalah orang yang bertugas untuk merancang sistem informasi, pengetahuan yang harus dikuasai sama dengan pengetahuan yang ada di dalam analis sistem. c. Administrator basis data database administrator, adalah orang yang bertanggungjawab memelihara basis data di dalam perusahaan agar tetap berfungsi dengan baik. Administrator basis data bertugas merancang dan membuat tabel yang diperlukan, membagi hak pemakaian tabel oleh masing-masing jenis pemakai, memelihara dan mengendalikan data agar selalu update. d. Penulis program programmer, adalah staf yang bertugas untuk menerjemahkan rancangan seorang perancang sistem ke dalam bahasa program komputer, penulis program harus menguasai setidaknya satu bahasa komputer. e. Perancang web web designer, yaitu orang yang bertugas untuk membuat situs atau web perusahaan yang akan ditampilkan di internet. Perancang web wajib menguasai bahasa pemrograman internet, seluk beluk internet, dan jaringan komputer, dan basis data. f. Administrator jaringan network administrator, orang yang bertugas untuk mengendalikan jaringan komputer agar tetap berfungsi dengan baik. Administrator jaringan ini perlu mengetahui tentang sistem operasi jaringan, perangkat satu jaringan komputer, dan pengetahuan komputer. g. Administrator web web administrator, orang yang bertugas untuk memantau, meng-update, dan mengendalikan jaringan internet. Pengetahuan yang perlu didalami adalah mirip dengan administrator jaringan ditambah dengan pengetahuan mengenai internet. h. Pustakawan librarian, orang yang bertugas menyimpan dan mengadministrasi program dan data perusahaan serta memberikan akses kepada pengguna program dan data pada waktu yang diijinkan. Pustakawan wajib mengetahui tentang pengarsipan dan penyimpanan file. i. Teknisi technician, yaitu orang yang bertugas untuk merawat dan mereparasi perangkat komputer dan jaringan bila ada gangguan. Pengetahuan yang wajib diketahui mahir dalam perangkat keras komputer dan jaringan. j. Pemakai akhir end-user, adalah orang yang menggunakan program aplikasi atau sistem informasi. Pemakai akhir tidak perlu mengetahui teknik pemrograman, teknik komputer, dan teknik basis data.

C. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas

1. Pengertian Penerimaan Kas Menurut Zaki Baridwan 1994:158 penerimaan kas adalah berbagai macam sumber, sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang, penjualan aktiva tetap, dan pinjaman yang berasal dari bank ataupun wesel, sedangkan James A Hall 2009:239 berpendapat bahwa Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran, dimana dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan. Wing Wahyu Winarno 2006:15,3 mengemukakan juga tentang penerimaan kas yang berarti Siklus yang digunakan untuk mengubah produk dan jasa perusahaan menjadi kas. Lembaga pendidikan seperti sekolah termasuk dalam bidang yang bergerak di bidang jasa sehingga kas yang didapatkan berasal dari siswa di sekolah atau lembaga pendidikan yang menggunakan jasa akademis oleh guru-guru yang mendidik. Sedangkan menurut Munawir 2004:8 kas adalah uang tunai yang bias dimanfaatkan untuk membiayai operasional sebuah perusahaan. Selain itu, kas juga bias diartikan sebagai cek yang diterima dari seseorang dan simpanan dalam sebuah perusahaan berbentuk giro atau demand deposit simpanan yang sewaktu-waktu bisa diambil dengan memakai cek atau bilyet giro. Penerimaan kas dari beberapa pengertian di atas dapat memperoleh kesimpulan bahwa penerimaan kas adalah suatu siklus yang dapat mengubah jenis-jenis perusahaan dalam kegiatan bisnisnya menjadi sebuah kas dan penghasilan untuk perusahaan tersebut. 2. Prinsip-Prinsip dalam Penerimaan Kas Menurut Zaki Baridwan 1994:158 prinsip-prinsip yang perlu diingat dalam menyusun prosedur penerimaan kas adalah sebagai berikut: a. Menetapkan tanggung jawab pengelolaan dan pengawasan fisik. b. Semua surat masuk harus dibuka dengan pengawasan yang cukup. c. Harus dibuat catatan oleh yang membuka surat tentang cek atau uang yang diterima, dari siapa, jumlah dan tujuannya untuk siapa. d. Semua penjualan tunai harus dibuatkan nota penjualan yang sudah diberi nomor urut atau dicatat dalam mesin cash register. e. Daftar penerimaan uang harus dicocokkan dengan jurnal penerimaan uang. f. Tembusan nota penjulan tunai harus dikirimkan ke kasir dan bagian pengiriman. g. Bukti setor bank setiap hari dicocokkan dengan daftar penerimaan uang harian dan catatan dalam jurnal penerimaan uang. h. Semua penerimaan uang harus disetorkan pada hari itu juga atau pada awal hari kerja berikutnya. i. Rekonsiliasi laporan bank harus dilakukan oleh orang yang tidak berwenang menerima uang maupun yang menulis cek. j. Kunci cash register harus dipegang oleh orang yang tidak mengelola kas. k. Diadakan rotasi pegawai agar tidak timbul kerjasama untuk berbuat kecurangan. 3. Prosedur Penerimaan Kas James A Hall 2009:239-243 mengatakan prosedur penerimaan kas memiliki dua aspek, yaitu: a. Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan contoh dari dokumen perputaran, dan biasanya ini adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan.