Analisis Beban Kerja Dan Kebutuhan Karyawan Pada Divisi Produksi Cv Eliman Bogor
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN
PADA DIVISI PRODUKSI CV ELIMAN BOGOR
GUMANTI MUHAMAD SUBAGJA
H24100082
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2015
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang susun dengan judul
Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Pada Divisi Produksi CV Eliman
Bogor adalah karya sendiri dan belum diajukan dalam bentuk apapun ke perguruan
tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang
diterbitkan manapun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks
dan dicantumkan dalam bentuk daftar pustaka di bagian akhir skripsi ini. Saya
melimpahkan hak cipta dari karya tulis ini kepada Instiut Pertanian Bogor.
Bogor, Maret 2015
Yang membuat pernyataan
Gumanti Muhamad Subagja
NIM H24100082
ABSTRAK
GUMANTI MUHAMAD SUBAGJA. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan
Karyawan pada Divisi Produksi CV Eliman Bogor. Dibimbing oleh ERLIN
TRISYULIANTI.
Peningkatan jumlah perusahaan dalam industri kecil dengan penurunan
jumlah tenaga kerja pada industri tersebut, diikuti juga dengan penurunan tingkat
produksi dalam industri kecil obat herbal yang menuntut adanya upaya untuk
peningkatan daya saing setiap perusahaan pada industri tersebut. CV Eliman
sebagai salah satu perusahaan obat tradisional berskala kecil tidak terlepas dari
pertumbuhan tingkat persaingan pada industri tersebut. Tujuan dari penelitian ini
adalah untuk memberi solusi alternatif bagi pemecahan masalah beban kerja dan
kebutuhan karyawan pada perusahaan. Metode analisis dan pengolahan data yang
digunakan untuk menganalisis standar kemampuan rata-rata dalam satuan waktu
bagi analisis beban kerja adalah metode jam henti (stop watch time study) dalam
studi waktu (time study). Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa setiap karyawan
memiliki tugas pokok yang berbeda berdasarkan jenis produk yang dihasilkan, nilai
beban kerja dalam Full Time Equivalent (FTE) pada setiap karyawan divisi
produksi secara umum adalah underload, dan jumlah karyawan aktual pada divisi
madu telah sesuai dengan jumlah karyawann yang dibutuhkan, sedangkan jumlah
karyawan aktual pada divisi kopi dan pengemasan lebih banyak dari jumlah
karyawan yang dibutuhkan.
Kata kunci : analisis deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, analisis beban kerja,
analisis kebutuhan karyawan.
ABSTRACT
The increasing number of company in the small industry with decreasing of
the employee number in that industry, also followed by decreasing of production
level in the small herbal medicine industry that require the efforts to increase the
competitiveness of every company in that industry. CV Eliman as one of the small
herbal medicine company is inseparable from the growing level of competition in
that industry. The purpose of this study is to give an alternative solution for problem
solving of workload and employee’s needed in the company. The method of analysis
and processing data used to analyze the standard of average capabilities in units
of time for the workload analysis is stop watch time study method in time study. The
result of this study shows that every employee has a different main tasks based on
the type of products produced by the company, the value in Full Time Equivalent
(FTE) of each employee’s workload on the production division in general is
underload, and the actual number of employee in honey division was accordance
with the number of employee’s needed, while the actual number of employee in
coffee division and packaging division were more than the number of employee’s
needed.
Keywords : the analysis job decription and specificatiom, workload analysis,
employee’s need analysis
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2015
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau
menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan,
penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau
tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan
yang wajar bagi IPB.
Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis
dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB.
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN
PADA DIVISI PRODUKSI CV ELIMAN BOGOR
GUMANTI MUHAMAD SUBAGJA
Skripsi
sebagai salah satu syarat memperoleh gelar
Sarjana Ekonomi
pada
Departemen Manajemen
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2015
PRAKATA
Puji syukur atas rahmat Allah SWT yang telah telah memberikan hidayah
dan kuasa-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penelitian untuk
pembuatan skripsi yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan
pada Divisi Produksi CV Eliman. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan
penghargan dan ucapan terimakasih kepada :
1. Ayah dan ibu, serta seluruh keluarga atas segala hal yang telah diberikan.
2. Ibu Erlin Trisyulianti, S.TP, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah
memberi bimbingan dan dukungannya selama satu tahun bimbingan.
3. Ibu Lindawati Kartika, SE, M.Si dan Ibu Dra.Siti Rahmawati, M.Pd. yang
telah memberikan koreksi serta masukan informasi untuk penulis.
4. Bapak H. Opid dan Bapak Ali yang telah memdukung saya dalam motivasi
pelaksanan penelitian.
5. Bapak Sofyan dan Bapak Febri yang telah mengijinkan terselenggaranya
penelitian di CV. Eliman Bogor.
6. Ibu Erly, Ibu Lilis, Endi, Ahmad, Nenty, dan seluruh karyawan CV. Eliman
Bogor yang telah memberikan dukungan berupa kerjasamanya selama
kegiatan penelitian.
7. Nurul Fitriyanti yang telah sabar dan sukarela dalam memberi semangat.
8. Teman-teman sebimbingan Gershanda, Yolanda, Wita, Nude atas
kebersamaan diawal bimbingan skripsi.
9. Iqbal, Aldi, Yagus, Fauji, Ivan, dan semua teman atas kebersamaan,
pengalaman, dan pembentukan karakter yang dijalani bersama.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan proposal ini masih terdapat
berbagai keterbatasan dan kekurangan. Oleh sebab itu, kritik dan saran akan sangat
membantu dalam menyempurnakan penelitian mengenadi analisis beban kerja dan
kebutuhan karyawan di masa yang akan datang. Semoga melalui skripsi ini, dapat
bermanfaat dan memberikan pengetahuan mengenai analisis beban kerja bagi
semua kalangan pembaca.
Bogor, Maret 2015
Gumanti Muhamad Subagja
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Rumusan Masalah
Tujuan Penelitian
Manfaat Penelitian
Ruang Lingkup Penelitian
TINJAUAN PUSTAKA
Perencanaan Sumbe Daya Manusia
Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
Analisis Beban Kerja
Analisis Kebutuhan Karyawan
Penelitian Terdahulu
METODE
Kerangka Pemikiran
Lokasi dan Waktu Penelitian
Jenis dan Sumber data
Metode Pengumpulan Data
Alat dan Bahan
Pengolahan dan Analisis Data
Pengolahan Data
Analisis Data
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Perusahaan
Sekilas Tentang Divisi Produksi
Profil Karyawan pada Divisi Produksi
Deskripsi Pekerjaan
Spesifikasi Pekerjaan
Analisis Beban Kerja
Penetapan Waktu Kerja
Penetapan Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan
Implikasi Manajerial
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP
ix
ix
ix
1
1
2
2
3
3
4
4
4
4
4
5
6
6
7
8
8
9
9
9
12
14
14
14
15
16
19
20
21
22
28
29
29
29
31
33
95
DAFTAR TABEL
1 Jumlah UMKM di Kota Bogor tahun 2007-2012
2 Jumlah karyawan pada divisi produksi CV Eliman
3 Penelitian terdahulu
4 Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas
5 Profil karyawan pada divisi produksi
6 Deskripsi pekerjaan karyawan divisi produksi
7 Spesifikasi pekerjaan divisi produksi
8 Hasil penetapan beban kerja dan kebutuhan karyawan divisi madu
9 Hasil penetapan beban kerja dan kebutuhan karyawan divisi kopi
10 Hasil penetapan beban kerja dan kebutuhan karyawan divisi
pengemasan
11 Rekapitulasi jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah aktual
karyawan pada setiap divisi
1
2
5
12
16
17
19
22
23
25
27
DAFTAR GAMBAR
1
2
3
Kerangka pemikiran konseptual
Struktur organisasi CV. Eliman Bogor
Bagan alir pembuatan produk
7
15
18
DAFTAR LAMPIRAN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Lembar pengamatan.
Faktor penyesuaian Westinghouse. (Sutanlaksana,1979)
Besarnya kelonggaran berdasarkan faktor-faktor yang berpengaruh
(Sutanlaksana,1979).
Contoh data waktu dalam pengujian keseragaman dan kecukupan data,
serta perhitungan waktu standar pada karyawan divisi pengemasan
dengan menggunakan Microsoft Excel.
Perhitungan beban kerja karyawan dalam bentuk WPT pada divisi
madu berdasarkan jenis produk dan unsur tugasnya.
Jumlah total beban kerja karyawan dalam bentuk WPT dan jumlah
kebutuhan karyawan pada divisi madu.
Bagan alir A.
Bagan alir B.
Bagan alir C.
Bagan alir D.
Perhitungan beban kerja karyawan dalam bentuk WPT pada divisi
Kopi berdasarkan jenis produk dan unsur tugasnya.
34
35
39
42
44
48
49
51
53
55
57
12. Jumlah total beban kerja karyawan dalam bentuk WPT dan jumlah
kebutuhan karyawan pada divisi kopi.
13 Bagan alir E.
14 Perhitungan beban kerja karyawan dalam bentuk WPT pada divisi
pengemasan berdasarkan jenis produk dan unsur tugasnya.
15 Jumlah total beban kerja karyawan dalam bentuk WPT dan jumlah
kebutuhan karyawan pada divisi pengemasan.
61
62
63
93
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan dari globalisasi telah mendorong tumbuhnya berbagai
perusahaan sebagai bagian dari penggerak perekonomian bangsa. Jumlah
perusahaan dalam berbagai industri dengan kriteria skala usaha seperti usaha mikro
dan kecil, terus tumbuh dan berkembang di Indonesia seperti di Kota Bogor.
Menurut informasi dari Dinas Koperasi dan UMKM Kota Bogor tahun 2013,
jumlah UMKM di kota Bogor tahun 2007 hingga 2012 terjadi peningkatan sejak
tahun 2008 sepeti pada Tabel 1.
Tabel 1. Jumlah UMKM di Kota Bogor Tahun 2007-2012
Jenis
Tahun
Usaha
2007
2008
2009
2010
2011
Usaha
23.873
25.718
25.804
26.320
26.846
Mikro
Usaha
kecil
6.366
4.822
4.838
4.936
5.038
Usaha
1.598
1.607
1.614
1.646
1.679
Menengah
2012
27.383
5.139
1.710
Berdasarkan data ekonomi dan perdagangan, tentang industri mikro dan
kecil tentang jumlah tenaga kerja industri mikro dan kecil menurut provinsi tahun
2013 hingga 2014 yang diterbitkan oleh badan pusat statistik (BPS) memberikan
informasi bahwa jumlah tenaga kerja pada industri kecil Provinsi Jawa Barat
mengalami penurunan sebesar 47,97 % dengan jumlah karyawan industri kecil
sebanyak 909.687 orang pada tahun 2013 menjadi 473.281 orang pada tahun 2014.
Badan Pusat Statistik juga telah mengeluarkan Berita Resmi Statistik
No.60/08/th.XVII, 4 Agustus 2014 mengenai pertumbuhan produksi industri
manufaktur triwulan II tahun 2014 menyatakan bahwa jumlah pertumbuhan
produksi industri berskala mikro dan kecil untuk jenis industri farmasi, produk obat
kimia, dan obat tradisional mengalami penurunan produksi sebesar 12,83% pada
triwulan II tahun 2014 terhadap triwulan II tahun 2013. Berita Resmi Statistik No.
22/05/32/th.XV, 2 Mei 2014 mengenai pertumbuhan produksi industri manufaktur
Provinsi Jawa Barat triwulan I tahun 2014 menyatakan bahwa jumlah pertumbuhan
produksi industri manufaktur farmasi, produk obat kimia, dan obat tradisional untuk
industri berskala mikro dan kecil mengalami penurunan sebesar 6,82 % pada
triwulan I tahun 2014 terhadap triwulan I tahun 2013.
CV Eliman sebagai salah satu perusahaan obat herbal atau obat tradisional
berskala kecil di kota Bogor, tidak lepas dari persaingan atas pertumbuhan jumlah
perusahaan obat tradisional dan permasalahan tingkat produksi yang harus
ditingkatkan untuk meningkatkan daya saing dan mencapai tujuan perusahaan.
Perlunya peningkatan daya saing dan peningkatan produktivitas pada perusahaan
dikarenakan terjadinya penurunan jumlah karyawan sebagai aset berharga dalam
setiap divisi produksi pada periode tahun 2013 hingga tahun 2014. Penurunan
jumlah karyawan dapat dilihat pada Tabel 2.
2
Tabel 2. Jumlah karyawan pada setiap divisi produksi CV Eliman
Jumlah karyawan
Tahun
Divisi Madu
Divisi Kopi
Divisi Pengemasan
2013
3 orang
4 orang
6 orang
2014
2 orang
2 orang
5 orang
Berdasarkan Tabel 1 dan Tabel 2 diketahui seiring dengan penurunan
jumlah tenaga kerja dan tingkat produksi industri kecil produsen obat tradisional,
diikuti dengan jumlah penurunan karyawan divisi produksi yang berpengaruh
terhadap tingkat produksi yang mampu dicapai oleh CV Eliman. Perusahaan
dengan penggunaan teknologi produksi yang sederhana dalam proses produksinya,
dapat melakukan upaya dalam meningkatkan daya saing perusahaan dan mencapai
tujuan perusahaan dengan pelaksanaan usaha yang efektif, efisien, dan produktif
melalui peningkatan kualitas pada pengelolaan sumber daya manusia (SDM) yang
dimiliki perusahaan.
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 140/pmk.01/2006 tentang
pedoman pelaksanaan analisis beban kerja menyatakan bahwa analisis beban kerja
adalah suatu tehnik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk
memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efesiensi kerja organisasi
berdasarkan volume kerja. Informasi lebih lanjut terkait volume pekerjaan atas
tugas yang harus diselesaikan pada setiap keryawan dapat diperoleh dengan
melakukan analisis deskripsi dan spesifikasi pekerjaan pada perusahaan. Sehingga
untuk mencapai pelaksanakan usaha yang efektif dan efisien serta pengelolaan
SDM yang baik sesuai kebutuhan perusahaan, analisis beban kerja dan kebutuhan
karyawan perlu dilakukan pada perusahaan CV Eliman.
Perumusan Masalah
Berdasarkan pada penjelasan sebelumnya, maka dapat dibentuk beberapa
rumusan masalah sebagai berikut : (1) bagaimana deskripsi pekerjaan dan
spesifikasi pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan untuk setiap orang karyawan?
(2) bagaimana beban kerja karyawan selama satu tahun? (3) berapa jumlah
karyawan efektif yang dibutuhkan pada setiap divisi produksi perusahaan atas
beban kerja yang diberikan? (4) bagaimana alternatif solusi yang dapat diberikan
dalam pemecahan masalah tentang beban kerja dan kebutuhan karyawan pada
perusahaan?
Tujuan Penelitian
Setelah melakukan perumusan masalah, maka tujuan peneliti adalah : (1)
menganalisis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan karyawan yang
diberikann oleh perusahaan, (2) menganalisis beban kerja karyawan yang terdapat
dalam setiap tugas yang diberikan oleh perusahaan kepada setiap karyawan, (3)
menganalisis kebutuhan sumber daya manusia pada setiap divisi produksi atas
beban kerja yang diberikan, (4) memberi alternatif solusi kepada pengelola SDM
bagi pemecahan masalah beban kerja pada perusahaan.
3
Manfaat Penelitian
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi : (1) perusahaan,
sebagai rekomendasi dalam pengelolaan jumlah sumber daya manusia yang efektif
dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan, (2) penulis, sebagai mendia kerja
nyata dalam penerapan pengetahuan yang telah diperoleh selama kuliah, (3)
akademisi, sebagai media yang menyediakan data penerapan pengetahuan
manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan sebagai acuan untuk penelitian
yang berikutnya.
Ruang Lingkup Penelitian
Penulis membatasi ruang lingkup penelitian yang akan dilakukan yaitu berfokus
pada analisis beban kerja karyawan berdasarkan jenis produk yang dihasilkan
pada setiap divisi produksi dalam perusahaan.
TINJAUAN PUSTAKA
Perencaaan Sumber Daya Manusia
Mangkuprawira (2003) menyatakan bahwa perencanaan sumber daya
manusia adalah langkah awal dalam menyiapkan sumber daya manusia yang
berkompeten sesuai bidangnya sehingga efektivitas dan efisiensi kerja dapat
terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Menurut Putra (2014), perencanaan
sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk
mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di watu yang
akan datang, dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh
kondisi tersebut.
Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
Pigors dan Myres dalam Moekijat (1992) menyatakan bahwa “job
description is a word picture (in writing). It is the culmination of a process which
includes collecting, verifying, and correlating information about job elements and
tasks”. Moekijat (1992) menyatakan bahwa unsur (element) adalah kesatuan
pekerjaan yang paling kecil, dan tugas (task) adalah satu bagian atau komponen dari
suatu jabatan. Spesifika si pekerjaan menyajikan informasi mengenai ciri,
karaktersistik, pendidikan, pengalaman pengalaman dan yang lainnya dari orang
yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik (Hasibuan, 2005).
Spesifikasi pekerjaan mengacu kepada ciri dan pengalaman yang dibutuhkan untuk
melakukan pekerjaan dengan baik. Hal ini memperlihatkan seperti apa orang yang
akan direkrut dan untuk kualitas seperti apa orang itu harus diuji (Dessler,2004).
Analisis Beban Kerja
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 140/PMK.01/2006 tentang
Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Keuangan
menyatakan bahwa analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang
dilakukan secara sistematis untuk memperoleh inforasi mengenai tingkat efektivitas
dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Volume kerja adalah
sekumpulan tugas atau pekerjaan yang harus atau dapat diselesaikan dalam waktu
satu tahun.
Analisis Kebutuhan Karyawan
Analisis beban kerja memiliki keterkaitan dengan analisis kebutuhan
karyawan. Hasibuan (2005) mengataka bahwa analisis beban kerja (workload
analysis) adalah penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Kementrian Pendayagunaan Aparatur
Negara dalam Kep.Men.PAN No. KEP/75/M.PAN/7/2004 menyatakan bahwa
analisis kebutuhan karyawan adalah proses yang dilakukan secara logik, teratur,
dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang
diperlukan. Analisis kebutuhan karyawan dilakukan agar pegawai memiliki
pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya
terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.
5
Penelitian Terdahulu
Beberapa penelitian terdahulu yang telah dilakukan menganai analisis
beban kerja dan kebutuhan karyawan, serta studi gerak dan waktu terdapat pada
Tabel 3.
Tabel 3 Penelitian terdahulu
No
Judul Penelitian
1 Studi Gerak dan Waktu pada Proses
Penggilingan Padi Skala Besar dan
Kecil, oleh Akbar (2011)
2 Studi Gerak dan Waktu pada Proses
Sortasi Udang di PT Kelola Mina
Laut Gresik, Jawa Timur, oleh
Anggraini (2006)
3 Analisis Beban Kerja Teller dan
Back Office (studi kasus Bank BCA
KCP Cilandak), oleh Putra (2014)
4
Analisis beban Kerja dan
Kebutuhan Karyawan (Store
Associate) Toko Buku Gramedia
Depok, oleh Permana (2012)
5
Kajian Waktu Kinerja dan
Produktivitas pada Proses Perakitan
Mobil Avanza Trimming 0 di PT
Toyota Manufacturing Indonesia,
oleh Priyambodo (2011)
Analisis Studi Gerak dan Waktu
pada Proses Produksi Minuman
Lidah Buaya di UKM (Studi Kasus
PT Purwana, Bogor), oleh Tastanny
(2011)
Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja
Karyawan PT Ekanindya Karsa,
oleh Yuliantami (2010)
6
7
Metode
Studi gerak dan waktu (motion and
time study) menurut Niebel (1988)
dan Stanlaksana, dkk (2006).
Studi gerak dan waktu (motion and
time study) menurut Niebel (1988)
dan Stanlaksana, dkk (2006).
Analisis beban kerja menurut
Peraturan Meteri keuangan
No.140/PMK.01/2006, dengan cara
work sampling.
Analisis beban kerja menurut
Keputusan Menteri Pemberdayaan
Aparatur Negara
No.KEP/75/M.PAN/7/2004 dengan
cara work sampling.
Pengukuran waktu kerja dari studi
waktu menurut Sutanlaksana, dkk
(2006).
Analisa studi gerak dengan metode
therbligs menurut Wignjosoebroto
(2006), serta studi waktu dengan
metode stop wacth time study
menurut Sutanlaksana,dkk (2006).
Analisis beban kerja menurut
Peraturan Menteri dalam Negeri No
12 tahun 2008 dengan
menggunakan kuesioner.
METODE
Kerangka Pemikiran
Visi, misi, dan tujuan perusahaan menjadi acuan strategi bisnis perusahaan
yang bersaing dalam lingkungan industri kecil penghasil obat tradisional atau
herbal, kemudian diturunkan pada strategi sumber daya manusia perusahaan.
Strategi sumber daya manusia salah satunya terdiri dari perencanaan sumber daya
manusia. Mangkuprawira (2003) menyatakan bahwa perencanaan sumber daya
manusia adalah langkah awal dalam menyiapkan sumber daya manusia yang
berkompeten sesuai bidangnya sehingga efektivitas dan efisiensi kerja dapat
terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Salah satu aspek yang berkaitan
dalam mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja dengan sumber daya manusia
pada perusahaan adalah dengan mengetahui suatu pekerjaan dan beban kerja yang
diberikan pada setiap karyawan. Oleh sebab itu maka analisis deskripsi pekerjaan
(job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification) dilakukan untuk
mengetahui bagaimana suatu pekerjaan diberikan oleh perusahaan kepada setiap
jabatan karyawannya hingga bentuk satuan kerja terkecil dalam suatu tugas.
Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan No. 140/PMK.01/2006 tentang
Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Keuangan,
hasil dari analisis beban kerja berupa informasi beban kerja adalah besaran
pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi, dan merupakan
hasil kali antara volume kerja dan norma waktu. Kemudian hasil analisis beban
kerja menjadi acuan dalam perhitungan jumlah kebutuhan karyawan pada suatu
organisasi berdasarkan beban kerjanya. Kementrian Pendayagunaan Aparatur
Negara dalam Kep.Men.PAN No. KEP/75/M.PAN/7/2004 menyatakan bahwa
analisis kebutuhan karyawan adalah proses yang dilakukan secara logik, teratur,
dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang
diperlukan. Analisis kebutuhan karyawan dilakukan agar pegawai memiliki
pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya
terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.
Berdasarkan uraian tersebut, maka dapat dibentuk bagan alir kerangka pemikiran
konseptual pada Gambar 1.
7
Peningkatan Persaingan, Penurunan Jumlah Tenaga Kerja dan
Produktivitas Industri
Penurunan Jumlah Karyawan CV Eliman
Pengelola CV Eliman
Perencanaan Sumber Daya Manusia
(Mangkuprawira, 2003)
Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
(Moekijat, 1992)
Analisis Beban Kerja (Peraturan Menteri Keuangan
No.140/PMK.01/2006) yang merupakan hasil kali antara volume
kerja dan norma waktu.
Penghitungan Jumlah Tenaga Kerja (Kep.Men.PAN. No:
KEP/75/M.PAN/7/2004 )
Rekomendasi
Gambar 1. Kerangka Pemukiran Konseptual
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada CV. El-Iman yang beralamat di Jl. Pamikul Ujung
No. 02 Bantarjati, Bogor Utara. Penelitian dilaksanakan pada tanggal 7 Juli 2014
sampai dengan 29 Agustus 2014, hingga data penelitian yang dibutuhkan telah
terpenuhi.
8
Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data primer dan sekunder.
Data primer merupakan data yang diperoleh melalui wawancara dan pengamatan
langsung. Wawancara dan pengamatan dilakukan pada karyawan sebagai
responden yang diteliti. Data sekunder digunakan sebagai data penunjang penelitian
yang diperoleh dari buku-buku, jurnal, internet, serta data-data mengenai karyawan
dari pihak perusahaan.
Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data ditujukan untuk melakukan pengukuran kerja yang
menghasilkan data acuan dalam menganalisis beban kerja dan kebutuhan karyawan.
Pengumpulan data untuk pengukuran kerja erat kaitannya dengan analisis beban
kerja sesuai dengan pernyataan Peraturan Menteri Keuangan No.140/PMK.01/2006
tentang pedoman pelaksanaan analisis beban kerja, bahwa beban kerja adalah
besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit dan merupakan
hasil kali antara volume kerja dan norma waktu. Norma waktu adalah waktu yang
wajar dan nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang
pemangku jabatan untuk menyelesaikan suatu tahapan proses penyelesaian
pekerjaan, serta pengukuran kerja adalah teknik yang dilakukan secara sistematis
untuk menetapkan standar norma waktu kerja. Karena perusahaan belum memiliki
standar norma waktu, maka diperlukan pengumpulan data untuk pengukuran kerja
pada perusahaan. Metode pengumpulan data yang digunakan untuk pengukuran
kerja dilakukan dengan metode studi waktu (time study) secara langsung, tepatnya
dengan metode jam henti (stop watch time study). Menurut Wignjosoebroto (2006),
metode ini terutama sekali baik diaplikasikan untuk pekerjaan-pekerjaan yang
berlangsung singkat dan berulang-ulang (repetitive). Dari hasil pengukuran maka
akan diperoleh waktu baku untuk menyelesaikan siklus pekerjaan, yang mana
waktu baku ini akan dipergunakan sebagai standard penyelesaian pekerjaan bagi
semua pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan yang sama seperti itu. Terdapat
beberapa kriteria yang harus dipenuhi dalam pengukuran kerja dengan metode jam
henti (stop watch time study) menurut Wignjosoebroto (2006) yaitu :
1. Pekerjaan tersebut harus dilaksanakan secara repetitive dan uniform.
2. Isi atau macam pekerjaan itu harus homogen.
3. Hasil kerja (output) harus dapat dihitung secara nyata (kuantitatif) baik secara
keseluruhan atau untuk setiap elemen kerja yang berlangsung.
4. Pekerjaan tersebut cukup banyak dilaksanakan dan teratur sifatnya sehingga
akan memadai untuk diukur dan dihitung waktu bakunya.
Sutanlaksana (2006) menyatakan bahwa hasil dari studi waktu adalah waktu
standar atau waktu baku, yang dibutuhkan secara wajar oleh seorang pekerja normal
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dijalankan dalam sistem kerja terbaik.
Berdasarkan penggunaan metode jam henti (stop watch time study) maka
pengumpulan data primer dilakukan dengan cara pengukuran pendahuluan terhadap
karyawan yang sedang melakukan pekerjaan melalui pengamatan langsung, untuk
menentukan perhitungan uji kecukupan data waktu atau jumlah pengamatan waktu
yang harus dilakukan dan dikumpulkan pada tingkat keyakinan 95% serta tingkat
ketelitian sebesar 5%. Pengumpulan data waktu dilaksanakan secara berulang
(repetitive) dan seragam pada setiap unsur pekerjaan yang homogen dengan teratur
sehingga dapat dihitung waktu bakunya sebagai waktu yang digunakan berdasarkan
9
standar kemampuan rata-rata karyawan dalam melaksanakan setiap elemen
pekerjaan. Setiap jumlah waktu yang digunakan untuk karyawan bekerja dihitung
menggunakan jam henti (stop watch), dan kemudian dicatat pada sebuah lembar
formulir studi waktu sesuai dengan responden yang diamati. Pencatatan jumlah
waktu dilakukan berdasarkan unsur atau elemen dalam suatu siklus pekerjaan yang
diketahui melalui analisis pekerjaan. Terdapat juga metode lain yang umum
dilakukan dalam studi waktu secara langsung seperti metode work sampling.
Brannick dan Levine (2002) mengatakan bahwa work sampling adalah sebuah
metode dari menggabungkan beberapa observasi tentang satu atau lebih pekerja
dalam waktu tertentu. Karena pekerjaan-pekerjaan karyawan divisi produksi pada
perusahaan yang sesuai dengan jenis kriteria seperti memberikan hasil yang
kuantitatif dan pekerjaan dilakukan secara berulang dalam menghasilkan produk,
maka metode jam henti (stop watch time study) lebih sesuai untuk digunakan dari
pada metode work sampling (sampling kerja) dalam pengukuran waktu kerja secara
langsung.
Alat dan Bahan
Alat dan bahan yang digunakan untuk melaksanakan pengumpulan data
pada karyawan perusahaan diantaranya lembaran pengamatan, stop watch, alat
tulis, digital video camera JVC GZ-E205, kalkulator CASIO fx-350MS, dan
seperangkat komputer. Penggunaan digital video camera JVC GZ-E205 dilakukan
ketika kemampuan peneliti dalam mengamati kejadian terbatas karena adanya
perbedaan lokasi ruang pengamatan.
Pengolahan dan Analisis Data
Data yang diperoleh dari pengukuran kerja untuk melakukan analisis beban
kerja menggunakan metode jam henti (stop watch time study) kemudian dilakukan
pengolahan dan analisis data waktu untuk memperoleh waktu standar karyawan
melakukan pekerjaan. Waktu standar tersebut menjadi acuan dalam perhitungan
analisis beban kerja melalui perkalian antara volume kerja dengan noma waktu.
Pengolahan Data
Menurut Sutanlaksana (2006) analisis waktu standar dengan data waktu
yang didapatkan dapat diuji dengan beberapa uji statistik :
1. Uji keseragaman data
Data dikelompokkan ke dalam subgrup yang berisi empat buah data dan uji
dengan rumus :
a. Rumus menghitung rataan data ( x ).
k
_
x
x
i 1
i
...................................................................... (1)
k
b. Rumus menghitung standar deviasi.
_
xj x
i 1
N 1
k
2
...................................................................... (2)
10
x
...................................................................... (3)
n
c. Rumus menghitung batas kontrol atas (BKA) dan batas kontrol bawah
(BKB).
Batas kontrol atas ( BKA) x 3 x
Batas kontrol bawah ( BKB) x 3 x
Keterangan :
xi Harga rata-rata dari subgrup
x j Harga rata-rata dari subgrup ke-i
Simpangan baku dari data waktu pendahuluan
x Simpangan baku dari distribusi harga rata-rata
subgrup
N = Jumlah pengukuran pendahuluan
k = Banyaknya subgrup yang terbentuk
2. Uji kecukupan data
Jumlah pengamatan yang harus dilakukan agar mendapat tingkat ketelitian
5% dengan tingkat keyakinan 95% ditentukan dengan menggunakan rumus :
2
k N x 2 ( x )2
i i
N' s
xi
40 N x 2 ( x ) 2
i i
N'
xi
............................................................ (4)
......................................................... (4)
Keterangan : N’ = Jumlah pengamatan yang dibutuhkan
N
= Jumlah pengamatan
k
= Tingkat kepercayaan
s
= Tingkat ketelitian
x
= waktu penyelesaian yang diamati
Pada pengujian kecukupan data pada tingkat kepercayaan yang dipilih
sebesar 95% dengan tingkat ketelitian sebesar 5%, maka :
Nilai Z = 1 – α / 2
Dengan α = 0,05
Maka Z = 1 – 0,05 / 2 = 0,975
Berdasarkan tabel distribusi normal untuk nilai 0,975 diperoleh
nilai Z (atas harga k) = 1.96 2
Nilai k/s = 2 / 0,05 = 40
Oleh sebab itu dapat langsung digunakan perhitungan dengan rumus sebagai
berikut :
2
Ketika N’ < N aka pe gukura pe dahulua dia ggap ukup. Da apa ila N’ > N
maka dikatakan data tidak mencukupi sehingga perlu dilakukan pengukuran kembali
agar data mencukupi.
3. Perhitungan waktu standar
a. Waktu siklus
11
(Ws )
b.
c.
x
j
N
Waktu normal
................................................................ (5)
(Wn ) Ws P
................................................................ (6)
P (faktor penyesuaian) = 1- jumlah penyesuaian
Waktu baku
(Wb ) Wn L
................................................................ (7)
X
dimana L
Wn
100
X
sehingga (Wb ) Wn
Wn
100
Keterangan : x j
= data hasil pengukuran ke-i
N
= jumlah data hasil pengukuran
P
= faktor penyesuaian (rating performance)
L
= kelonggaran (allowance)
X
= besarnya kelonggaran pekerja
Penjelasan perolehan waktu standar melalui perhitungan data waktu kerja
hasil pengamatan langsung berdasarkan beberapa kriteria waktu yaitu waktu siklus,
waktu normal dan waktu baku yaitu :
a. Waktu Siklus.
Waktu siklus adalah rata-rata waktu yang diperoleh dengan pengukuran
untuk setiap jenis pekerjaan menggunakan stopwatch. Waktu siklus dihitung
berdasarkan data waktu yang telah diuji kecukupan datanya.
b. Waktu Normal.
Waktu penyelesaian pekerjaan oleh seorang karyawan dalam kondisi wajar
dengan kemampuan rata-rata adalah waktu normal. Perhitungan waktu normal
dilakukan dengan penyeseuaian (performance rating) untuk menormalkan
waktu dari pengukuran kerja karyawan dikarenakan terdapat penyebab
kecepatan kerja yang tidak tetap. Penyesuaian yang diperlukan untuk
mendapatkan waktu normal dilakukan dengan menggunakan konsep
Westinghouse Systems Rating. Pada konsep tersebut terdapat empat faktor yang
menyebabkan kewajaran atau ketidakwajaran dalam bekerja yaitu : keterampilan
(skill), usaha (effort), kondisi kerja (conditions) dan konsistensi (consistency).
Nilai performance rating keempat faktor tersebut terdapat pada Lampiran 2.
c. Waktu baku.
Waktu baku adalah waktu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dalam prestasi standar dengan memperhitungkan faktor kelonggaran
dan penyesuaian yang ditambahkan dalam waktu normal. Faktor kelonggaran
diperhitungkan karena terdapatnya kelonggaran akan keadaan yang dibutuhkan
dan kelonggaran yang tidak terhindarkan dalam mempengaruhi penyelesaian
kerja seorang karyawan. Faktor kelonggaran akan keadaan yang dibutuhkan
seperti faktor tenaga yang dikeluarkan karena posisi kerja yang dilakukan
dengan memanggul beban, sikap kerja, gerakan kerja, kelelahan mata keadaan
temperatur tempat kerja, keadaan atmosfer, keadaan lingkungan, dan faktor
kelonggaran yang tidak terhindarkan adalah faktor pribadi, yaitu kelonggaran
12
untuk kebutuhan pribadi berdasarkan jenis kelamin. Faktor-faktor kelonggaran
tersebut terdapat pada Lampiran 3.
Analisis Data
Melalui pengamatan pada setiap unit produksi, dapat diketahui berapa
waktu kerja yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan suatu tugas.
Kemudian gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan sesuai dengan jenis
dan unsur tugas yang dibebankan pada karyawan.
Berdasarkan standar kemampuan rata-rata karyawan yang diperoleh dari
standar waktu kerja karyawaan untuk menyelesaikan tugas-tugas pokok, maka
kuantitas beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok karyawan dalam satu tahun
kemudian dapat diketahui. Besarnya frekuensi melakukan aktivitas dalam satuan
waktu menunjukkan besarnya nilai beban kerja. Beban kerja yang diperoleh
kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan
tenaga kerja.
Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan berdasarkan
beban kerja, dilakukan dengan pendekatan yang disesuaikan dengan jenis pekerjaan
pada setiap divisi. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja dengan
pendekatan tugas per tugas jabatan yang disesuaikan dengan Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang
Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka
Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah sebagai berikut :
a. Menetapkan Waktu Kerja
Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif , artinya waktu kerja
yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari
kerja efektif dan jam kerja efektif.
Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur
dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut :
Hari Kerja Efektif = (A – (B + C + D))
Keterangan :
A = jumlah hari menurut kalender
B = jumlah hari sabtu dan minggu dalam setahun
C = jumlah hari libur dalam setahun
D = jumlah cuti tahunan
b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban
suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian
tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada
Tabel 4.
Tabel 4. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas
No
Uraian Tugas Pokok BT
Waktu
Baku
1
2
3
Dst.
Jumlah WPT
WPT
13
Keterangan :
BT
= Jumlah beban tugas dalam waktu tertentu (frekuensi kerja).
Waktu Baku = Standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas.
WPT
= Waktu penyelesaian tugas.
c. Menghitung jumlah kebutuhan tenaga kerja
Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu
penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai
yaitu :
∑ WPT
Kebutuhan karyawan =
x 1 orang ...................................(1)
∑ WPT
Keterangan :
WPT = Waktu penyelesaian tugas
WKE = Waktu kerja efektif
14
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Perusahaan
CV Eliman merupakan sebuah perusahaan yang termasuk dalam industri
produk obat herbal yang berdiri sejak tahun 2006 dan tidak menggunakan bahan
kimia obat dalam pengolahan produknya. Proses produksi dan penggunaan bahan
baku berpedoman pada ilmu kesehatan Islam yang terdapat pada Sunnah dan
Hadits. Perusahaan memiliki visi yaitu menjadikan herbal sebagai solusi dan pilihan
terbaik untuk dapat memberikan manfaat bagi kesehatan jasmani dan rohani
manusia sesuai Sunnah yang ditetapkan dalam Al-qur’an dan Hadits. Misi
perusahaan adalah mengkaji dan meneliti jenis tanaman yang terdapat dalam Alqur’an dan Sunnah serta mensosialisasikan kepada seluruh lapisan masyarakat
tentang manfaat dan cara penggunaan herbal tersebut agar dapat langsung
diaplikasikan dalam kehidupan. Produk yang dihasilkan dari awal berdirinya
perusahaan telah sempat terjual di pasar domestik dan luar negeri seperti produk
yang sampai terjual di House of Jamu Jurong Singapore, Albakri Emirat Arab,
hingga pengusaha muslim Bosnia yang pasarkan oleh distributor resmi CV Eliman
Bogor yang diketahui dari profile book milik perusahaan. Berdasarkan UndangUndang No. 09 tahun 1995 Pasal 5 ayat 1 huruf a dan b tentang usaha kecil yang
menyatakan bahwa kriteria usaha kecil adalah memiliki kekayaan bersih paling
banyak Rp.200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan
tempat usaha, atau memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak
Rp.1000.000.000,- (satu milyar rupiah). Berdasarkan pada informasi mengenai
pendapatan hasil penjualan tahunan perusahaan yang diperoleh dari wawancara
yaitu kurang dari Rp.1.000.000.000,- maka CV Eliman merupakan perusahaan
dengan kategori usaha kecil yang sesuai dengan kategori usaha pada UU No. 09
tahun 1995.
Perusahaan memproduksi berbagai jenis produk herbal dengan bahan baku
dari pemasok yang bebas dari penggunaan pestisida. Jenis produk yang dihasilkan
diantaranya Sari Kurma Nahlah, Coffe Habbasy Ginseng 18 in 1, Coffe Habbat
Ginseng 5 in 1 (dikemas dengan bentuk satu renceng berisi 10 pcs dan kemasan 1
plastik berisi empat renceng atau 40 pcs), Kopi Asmara, Mumtaz Tea, Sauda Tea,
Habbasy Oil, Habbatussauda Capsul Oil dengan kemasan isi 75, 115, dan 200
kapsul, Minyak Zaitun Cair, Minyak Zaitun Kapsul, Zait Sauda Merah, Madu
Batuk, Madu Anak Na’im, Madu Beepollen, Madu Thypus, madu untuk ibu hamil
dan menyusui, Madu Batuk Hitam Anak, serta Madu Hutan, Madu Randu, dan
Madu Rambutan yang dikemas dalam jerigen ukuran setengah dan satu kilogram.
Proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan melibatkan tiga unit atau divisi
produksi yaitu divisi madu, divisi kopi, dan divisi pengemasan. Pembagian unit atau
divisi produksi tersebut disesuaikan dengan berbagai jenis produk yang dihasilkan.
Sekilas Tentang Divisi Produksi.
Divisi produksi pada CV. Eliman Bogor terbagi menjadi tiga unit divisi
yaitu divisi madu, divisi kopi, dan divisi pengemasan. Pembagian divisi oleh
perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan jenis kegiatan dan jenis produk yang
dihasilkan. Sumber daya manusia aktual yang digunakan dalam divisi produksi
pada saat penelitian dilaksanakan berjumlah sembilan orang dari total jumlah
14
15
karyawan sebanyak 13 orang pada bulan Juli hinga Agustus 2014. Alokasi
karyawan yang dilakukan oleh perusahaan pada setiap divisi produksi dapat terlihat
pada Gambar 2.
Direktur
Utama
Direktur
Operasional
Staff
Administrasip
Unit
Distribusi
Divisi
Produksi
Divisi
Kopi
Divisi
Madu
Karyawan 1
Karyawan 1
Karyawan 2
Karyawan 2
Divisi
Pengemasan
Karyawan 1
Karyawan 2
Karyawan 3
Karyawan 4
Karyawan 5
Gambar 3. Struktur Organisasi CV. Eliman Bogor
Profil Karyawan Pada Divisi Produksi
Berdasarkan informasi dari database perusahaan terkait identitas karyawan,
dapat diperoleh informasi mengenai karyawan pada setiap divisi produksi
perusahaan pada Tabel 5.
16
Tabel 5 Profil karyawan pada divisi produksi
Usia
Lama
Divisi
Karyawan
(tahun) Bekerja
1. Ahmad
25
5 tahun
Maulana
Madu
2. Endi
28
10 bulan
1. Mulyadi
22
1 tahun
Kopi
2. Saepul
21
8 bulan
Anwar
1. Yukeh
42
6 tahun
2. Rahmawati
35
3 tahun
Suryani
Pengemasan 3. Maysaroh
24
2 tahun
4. Nenti
20
1 tahun
Nurhayati
5. Wulandari
25
6 bulan
SMA
Jenis
Kelamin
Pria
SMK
SMA
SMK
Pria
Pria
Pria
SMA
SMA
Wanita
Wanita
SMA
SMK
Wanita
Wanita
SMA
Wanita
Pendidikan
Pada Tabel 5 dapat diketahui kriteria karyawan yang dipekerjakan oleh
perusahaan pada setiap divisi. Pada divisi madu dan divisi kopi, setiap karyawan
yang dipekerjakan oleh perusahaan adalah karyawan dengan jenis kelamin pria.
Sedangkan pada divisi pengemasan seluruh karyawan yang dipekerjakan adalah
berjenis kelamin wanita. Perbedaan tersebut salah satunya dikarenakan pemimpin
perusahaan menganggap kriteria karyawan berjenis kelamin wanita memiliki
keterampilan dan kecekatan kerja yang lebih sesuai dengan pekerjaan divisi
pengemasan dalam mengemas berbagai macam produk, dari pada karyawan
berjenis kelamin pria. Sedangkan pada divisi madu dan kopi terdapat beberapa
aktivitas kerja yang membutuhkan tenaga yang besar untuk melaksanakan aktivitas
kerjanya, sehingga karyawan berjenis kelamin pria dianggap lebih sesuai oleh
pengelola perusahaan untuk menjadi karyawan pada divisi tersebut.
Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan memberikan informasi mengenai aktivitas kerja
karyawan yang dilakukan berdasarkan proses produksi, dengan kategori
penanganan jenis produk yang berbeda. Informasi terkait aktivitas pekerjaan yang
dilakukan oleh karyawan kemudian digolongkan dalam tugas dan unsur tugas yang
diberikan oleh perusahaan. Sedangkan jabatan yang terdapat pada setiap divisi yaitu
jabata karyawan divisi madu, jabatan karyawan divisi kopi, dan jabatan divisi
pengemasan. Gambaran umum mengenai deskripsi pekerjaan pada setiap divisi
produksi perusahaan terdapat pada Tabel 6.
17
Tabel 6 Deskripsi pekerjaan karyawan divisi produksi
Divisi
Karyawan
Uraian
Unsur Tugas
Pekerjaan
Dan
Tentang
Langkah
Tugas
Kerja
Pokok
Berdasarkan
Karyawan Jenis Produk
1. Endi
Membuat
racikan
herbal
produk dan
mengolah
bahan baku
produk.
Lampiran 5
Membuat
racikan
herbal
produk dan
mengolah
bahan baku
produk.
Lampiran 5
Membuat
racikan
herbal,
mengolah
bahan baku
kopi, dan
mengemas
produk.
Lampiran 10
Madu
2. Ahmad
Maulana.
Kopi
Pengemasan
1. Mulyadi.
2. Saepul
Anwar.
1. Yukeh.
2. Rahmawati
Suryani.
3. Maysaroh.
4. Nenti
Nurhayati.
5. Wulandari.
Mengemas
produk
dengan
rapih.
Lampiran 13
Jenis Alat
Kerja Utama
1. Mesin
pengaduk
bahan baku
berkapasitas
30 kg.
2. Mesin
vakum
madu.
1. Mesin
pengaduk
bahan baku
berkapasitas
60 kg.
2. Mesin
vakum
madu.
1. Mesin
pengaduk
bahan baku
kopi.
2. Mesin
pengemas
produk
kopi.
1. Mesin cetak
tanggal.
kadaluarsa.
2. Mesin seal
plastik.
3. Heater.
Setelah menganalisis deskripsi pekerjaan yang menjelaskan tugas pokok
karyawan pada setiap divisi produksi, maka dapat diketahui jenis aktivitas
pekerjaan yang dilakukan karyawan. Jenis aktivitas tersebut berguna dalam
menganalisis beban kerja yang dimiliki oleh setiap karyawan pada setiap divisi.
Secara umum, tugas pokok para karyawan adalah sama untuk setiap divisinya,
namun terdapat perbedaan untuk unsur tugas pada setiap karyawannya.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan dapat diketahui pula informasi proses
produksi secara umum pada setiap divisi produksi yang terlihat pada Gambar 3.
18
Divisi Madu
Jenis Proses
Produk Produksi
K*
(a), (b)
L
(a), (b)
M*
(a), (b)
N
(a), (b)
O
(a), (b)
P
(a), (b)
Q
(b)
R
(b)
S
(b)
T*
(a), (b)
Jenis
Produk
Proses
Produksi
Jenis
Produk
Proses
Produksi
Perusahaan Lain
Jenis
Proses
Produk Produksi
A
(a), (b)
H
(b)
J
(b)
K*
(b)
M*
(a), (b)
T*
(a), (b)
Divisi Kopi
Jenis
Proses
Produk Produksi
(a), (b),
B
(c)
(a), (b),
C
(c)
(a), (b),
D
(c)
A
Divisi Pengemasan
E
F
G
H
I
J
(c)
(c)
(c)
(c)
(c)
(c)
(c)
K*
L
M*
N
O
P
Q
(c)
(c)
(c)
(c)
(c)
(c)
(c)
Jenis Produk
R
S
T*
Proses Produksi
(c)
(c)
(c)
Produk Jadi / Produk Akhir
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K*
L
M*
N
O
P
Q
R
S
T*
Gambar 3. Bagan Alir Pembuatan Produk
Keterangan :
Tanda *
: Menunjukkan jenis produk yang mengalami dua proses pengolahan
pada pesusahaan yang berbeda.
: Menunjukkan pengerjaan jenis produk bertanda * (bintang).
: Menunjukkan proses pengerjaan produk A, H, dan J.
19
: Menunjukkan pengerjaan jenis produk L, N, O, P, P, Q, R, dan S.
: Menunjukkan produk akhir yang telah melalui berbagai proses
produksi.
Kode
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
Nama Produk
Sari Kurma Nahlah
Coffee Habasy Ginseng 18 in 1
Coffee Habbat Ginseng 5 in 1
Kopi Asmara
Mumtaz Tea
Sauda Tea
Habbasy Oil
Habbatussauda Capsul Oil
Minyak Zaitun Cair
Minyak Zaitun Kapsul
Kode
(a)
Proses Produksi
Pembuatan Racikan Bahan
Baku
Pengolahan Bahan Baku
Pengemasan
(b)
(c)
Kode
K
L
M
N
O
P
Q
R
S
T
Nama Produk
Zait Sauda Merah
Madu Batuk
Madu Anak Na’im
Madu Beepollen
Madu Thypus
Madu Hitam Anak
Madu Hutan
Madu Randu
Madu Rambutan
Madu Ibu Hamil
Bagan alir produk menggambarkan proses kerja yang dilakukan oleh setiap
divisi berdasarkan jenis produk yang ditangani, serta hubungan kerja yang terdapat
diantara divisi produksi. Proses kerja yang berkaitan dengan penggunaan alat kerja
utama pada setiap divisi dapat dilihat pada Lampiran 7 hingga Lampiran 10 untuk
divisi madu, dan Lampiran 13 untuk divisi kopi.
Spesifikasi Pekerjaan.
Informasi mengenai spesifikasi pekerjaan tentang ciri, karaktersistik,
pendidikan, pengalaman pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan
melaksanakan suatu pekerjaan diperoleh dari database perusahaan dan wawancara
langsung pada pihak internal perusahaan dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7 Spesifikasi pekerjaan divisi produksi
Divisi Divisi
Divisi
Madu
Kopi
Divisi
Pengemasan
Kategori
Janis Kelamin
Umur
Pendidikan
Pria
Pria
Wanita
18 s.d 50 tahun
18 s.d 50 tahun
18 s.d 50 tahun
SMK (bidang studi
teknik mesin)
SMK (bidang studi
teknik mesin)
Setara SMA
20
Lanjutan Tabel 7
Divisi Divisi
Madu
Divisi
Kopi
Divisi
Pengemasan
a.
b.
c.
d.
a.
b.
c.
d.
Kategori
a.
b.
c.
d.
Kriteria
Karyawan
Jujur
Tekun
Disiplin
Berpengalaman
dan memiliki
wawasan
dalam
menggunakan
mesin
e. Mampu
bekerja sama
dengan setiap
anggota
karyawan
Jujur
Terkun
Disiplin
Berpengalaman
dan memiliki
wawasan
dalam
menggunakan
mesin
e. Mampu
bekerja sama
dengan setiap
anggota
karyawan
Jujur
Tekun
Disiplin
Mampu
bekerja sama
dengan setiap
anggota
karyawan
Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan
Analisis beban kerja dilakukan dengan mengidentifikasi dan mengolah
informasi pengukuran kerja terkait standar data waktu kerja yang diperlukan
seorang karyawan untuk menyelesaikan tugas dan jumlah tugas atau pekerjaan yang
harus diselesaikan oleh karyawan dalam jangka waktu satu tahun. Pengumpulan
dan pengolahan data untuk mendapatkan informasi terkait standar data waktu kerja
yang diperlukan karyawan tersebut diperoleh menggunakan metode studi waktu
(time study) secara langsung, tepatnya metode jam henti (stop watch time study)
berlandaskan pada pernyataan Sutanlaksana (2004) yang mengatakan bahwa hasil
dari studi waktu adalah waktu standar atau waktu baku yang merupakan waktu yang
dibutuhkan secara wajar oleh seorang pekerja normal untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan yang dijalankan dalam sistem kerja terbaik. Besarnya kelonggaran untuk
faktor yang berpengaruh dalam normalisasi waktu kerja, khususnya untuk faktor
kelelahan mata yang berkaitan dengan tingkat pencahayaan ruangan dan faktor
keadaan lingkungan yang dipengaruhi oleh tingkat kebisingan, ditentukan
berdasarkan penyesuaian informasi hasil wawancara dan pengamatan langsung
terhadap intensitas pencahayaan pada lokasi kerja karyawan dan besarnya tingkat
kebisingan dari setiap divisi lokasi kerja yang dirasakan oleh karyawan pada setiap
divisi. Frekuensi kerja yang dilakukan oleh seorang karyawan yang menjadi target
kerja dalam satu tahun, diketahui dari database jumlah produk yang dihasilkan pada
senjumlah penjualan produk perusahaan dalam periode satu tahun. Sedangkan
waktu baku diperoleh dari perhitungan sejumlah data waktu penyelesaian tugas
dengan studi waktu yang telah diuji kecukupan dan keseragaman datanya. Contoh
langkah perhitungan dan hasil pengukuran waktu standar kerja dapat dilihat pada
Lampiran 4. Informasi hasil analisis beban kerja dan kebutuhan karyawan pada
21
setiap divisi produksi CV Eliman diperoleh melalui langkah penetapan waktu kerja
karyawan, serta penetapan beban kerja dan kebutuhan karyawan.
Penetapan Waktu Kerja.
Waktu kerja adalah waktu yang tersedia dan secara efektif digunakan oleh
karyawan untuk bekerja. Penetapan waktu kerja dilakukan berdasarkan jam kerja
karyawan yang ditetapkan oleh perusahaan selama satu tahun. Berdasarkan
pengangamatan dapat diketahui bahwa jam kerja yang ditetapkan oleh perusahaan
adalah tujuh jam untuk setiap hari kerja dari hari senin hingga hari sabtu yaitu dari
pukul 08.00 WIB hingga pukul 16.00 WIB dengan toleransi waktu istirahat dari
pukul 12.00 WIB hingga pukul 13.00 WIB. Namun terdapat perbedaan kebijakan
jam bagi karyawan berjenis kelamin pria pada hari jumat dikarenakan adanya
toleransi untuk melaksanakan sholat jumat bagi karyawan pria sehingga jam kerja
efektif yang ditetapkan adalah 6,5 jam yang dimulai dari pukul 08.00 WIB hingga
pukul 16.00 WIB, dengan toleransi istrirahat dari pukul 11.30 WIB sampai dengan
pukul 13.00 WIB. Dalam menghitung jam kerja efektif tidak mungkin karyawan
melakukan pekerjaannya selama 100 % waktu kerja dalam satu hari. Terdapat
waktu tidak bekerja (allowance) pada karyawan yang digunakan seperti untuk
buang air, melepas lelah, atau keterlambatan yang ditoleransi oleh perusahaan.
Total waktu yang ditoleransi tersebut adalah 20 % atau ± 90 menit dalam satu hari
kerja. Sedangkan hari libur perusahaan adalah toleransi untuk perayaan hari besar
naional seperti perayaan hari idul fitri. Kemudian perhitungan waktu kerja
disesuaikan dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor :
KEP/75/M.PAN/7/2004 untuk waktu kerja efektif pada karyawan pada setiap
divisi, dan berkaitan dengan jenis kelamin karyawan adalah sebagai berikut :
1. Penetapan Waktu Kerja Divisi Madu dan Divisi Kopi.
∑ Hari dalam satu tahun
= 365 hari
∑ Hari libur nasional
= 13 hari
∑ Hari libur perusahaan
= 5 hari
∑ Hari minggu
= 52 hari
∑ Hari kerja efektif
= 295 hari
Waktu kerja dalam
PADA DIVISI PRODUKSI CV ELIMAN BOGOR
GUMANTI MUHAMAD SUBAGJA
H24100082
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2015
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang susun dengan judul
Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Pada Divisi Produksi CV Eliman
Bogor adalah karya sendiri dan belum diajukan dalam bentuk apapun ke perguruan
tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang
diterbitkan manapun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks
dan dicantumkan dalam bentuk daftar pustaka di bagian akhir skripsi ini. Saya
melimpahkan hak cipta dari karya tulis ini kepada Instiut Pertanian Bogor.
Bogor, Maret 2015
Yang membuat pernyataan
Gumanti Muhamad Subagja
NIM H24100082
ABSTRAK
GUMANTI MUHAMAD SUBAGJA. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan
Karyawan pada Divisi Produksi CV Eliman Bogor. Dibimbing oleh ERLIN
TRISYULIANTI.
Peningkatan jumlah perusahaan dalam industri kecil dengan penurunan
jumlah tenaga kerja pada industri tersebut, diikuti juga dengan penurunan tingkat
produksi dalam industri kecil obat herbal yang menuntut adanya upaya untuk
peningkatan daya saing setiap perusahaan pada industri tersebut. CV Eliman
sebagai salah satu perusahaan obat tradisional berskala kecil tidak terlepas dari
pertumbuhan tingkat persaingan pada industri tersebut. Tujuan dari penelitian ini
adalah untuk memberi solusi alternatif bagi pemecahan masalah beban kerja dan
kebutuhan karyawan pada perusahaan. Metode analisis dan pengolahan data yang
digunakan untuk menganalisis standar kemampuan rata-rata dalam satuan waktu
bagi analisis beban kerja adalah metode jam henti (stop watch time study) dalam
studi waktu (time study). Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa setiap karyawan
memiliki tugas pokok yang berbeda berdasarkan jenis produk yang dihasilkan, nilai
beban kerja dalam Full Time Equivalent (FTE) pada setiap karyawan divisi
produksi secara umum adalah underload, dan jumlah karyawan aktual pada divisi
madu telah sesuai dengan jumlah karyawann yang dibutuhkan, sedangkan jumlah
karyawan aktual pada divisi kopi dan pengemasan lebih banyak dari jumlah
karyawan yang dibutuhkan.
Kata kunci : analisis deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, analisis beban kerja,
analisis kebutuhan karyawan.
ABSTRACT
The increasing number of company in the small industry with decreasing of
the employee number in that industry, also followed by decreasing of production
level in the small herbal medicine industry that require the efforts to increase the
competitiveness of every company in that industry. CV Eliman as one of the small
herbal medicine company is inseparable from the growing level of competition in
that industry. The purpose of this study is to give an alternative solution for problem
solving of workload and employee’s needed in the company. The method of analysis
and processing data used to analyze the standard of average capabilities in units
of time for the workload analysis is stop watch time study method in time study. The
result of this study shows that every employee has a different main tasks based on
the type of products produced by the company, the value in Full Time Equivalent
(FTE) of each employee’s workload on the production division in general is
underload, and the actual number of employee in honey division was accordance
with the number of employee’s needed, while the actual number of employee in
coffee division and packaging division were more than the number of employee’s
needed.
Keywords : the analysis job decription and specificatiom, workload analysis,
employee’s need analysis
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2015
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau
menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan,
penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau
tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan
yang wajar bagi IPB.
Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis
dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB.
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN
PADA DIVISI PRODUKSI CV ELIMAN BOGOR
GUMANTI MUHAMAD SUBAGJA
Skripsi
sebagai salah satu syarat memperoleh gelar
Sarjana Ekonomi
pada
Departemen Manajemen
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2015
PRAKATA
Puji syukur atas rahmat Allah SWT yang telah telah memberikan hidayah
dan kuasa-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penelitian untuk
pembuatan skripsi yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan
pada Divisi Produksi CV Eliman. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan
penghargan dan ucapan terimakasih kepada :
1. Ayah dan ibu, serta seluruh keluarga atas segala hal yang telah diberikan.
2. Ibu Erlin Trisyulianti, S.TP, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah
memberi bimbingan dan dukungannya selama satu tahun bimbingan.
3. Ibu Lindawati Kartika, SE, M.Si dan Ibu Dra.Siti Rahmawati, M.Pd. yang
telah memberikan koreksi serta masukan informasi untuk penulis.
4. Bapak H. Opid dan Bapak Ali yang telah memdukung saya dalam motivasi
pelaksanan penelitian.
5. Bapak Sofyan dan Bapak Febri yang telah mengijinkan terselenggaranya
penelitian di CV. Eliman Bogor.
6. Ibu Erly, Ibu Lilis, Endi, Ahmad, Nenty, dan seluruh karyawan CV. Eliman
Bogor yang telah memberikan dukungan berupa kerjasamanya selama
kegiatan penelitian.
7. Nurul Fitriyanti yang telah sabar dan sukarela dalam memberi semangat.
8. Teman-teman sebimbingan Gershanda, Yolanda, Wita, Nude atas
kebersamaan diawal bimbingan skripsi.
9. Iqbal, Aldi, Yagus, Fauji, Ivan, dan semua teman atas kebersamaan,
pengalaman, dan pembentukan karakter yang dijalani bersama.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan proposal ini masih terdapat
berbagai keterbatasan dan kekurangan. Oleh sebab itu, kritik dan saran akan sangat
membantu dalam menyempurnakan penelitian mengenadi analisis beban kerja dan
kebutuhan karyawan di masa yang akan datang. Semoga melalui skripsi ini, dapat
bermanfaat dan memberikan pengetahuan mengenai analisis beban kerja bagi
semua kalangan pembaca.
Bogor, Maret 2015
Gumanti Muhamad Subagja
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Rumusan Masalah
Tujuan Penelitian
Manfaat Penelitian
Ruang Lingkup Penelitian
TINJAUAN PUSTAKA
Perencanaan Sumbe Daya Manusia
Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
Analisis Beban Kerja
Analisis Kebutuhan Karyawan
Penelitian Terdahulu
METODE
Kerangka Pemikiran
Lokasi dan Waktu Penelitian
Jenis dan Sumber data
Metode Pengumpulan Data
Alat dan Bahan
Pengolahan dan Analisis Data
Pengolahan Data
Analisis Data
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Perusahaan
Sekilas Tentang Divisi Produksi
Profil Karyawan pada Divisi Produksi
Deskripsi Pekerjaan
Spesifikasi Pekerjaan
Analisis Beban Kerja
Penetapan Waktu Kerja
Penetapan Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan
Implikasi Manajerial
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP
ix
ix
ix
1
1
2
2
3
3
4
4
4
4
4
5
6
6
7
8
8
9
9
9
12
14
14
14
15
16
19
20
21
22
28
29
29
29
31
33
95
DAFTAR TABEL
1 Jumlah UMKM di Kota Bogor tahun 2007-2012
2 Jumlah karyawan pada divisi produksi CV Eliman
3 Penelitian terdahulu
4 Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas
5 Profil karyawan pada divisi produksi
6 Deskripsi pekerjaan karyawan divisi produksi
7 Spesifikasi pekerjaan divisi produksi
8 Hasil penetapan beban kerja dan kebutuhan karyawan divisi madu
9 Hasil penetapan beban kerja dan kebutuhan karyawan divisi kopi
10 Hasil penetapan beban kerja dan kebutuhan karyawan divisi
pengemasan
11 Rekapitulasi jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah aktual
karyawan pada setiap divisi
1
2
5
12
16
17
19
22
23
25
27
DAFTAR GAMBAR
1
2
3
Kerangka pemikiran konseptual
Struktur organisasi CV. Eliman Bogor
Bagan alir pembuatan produk
7
15
18
DAFTAR LAMPIRAN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Lembar pengamatan.
Faktor penyesuaian Westinghouse. (Sutanlaksana,1979)
Besarnya kelonggaran berdasarkan faktor-faktor yang berpengaruh
(Sutanlaksana,1979).
Contoh data waktu dalam pengujian keseragaman dan kecukupan data,
serta perhitungan waktu standar pada karyawan divisi pengemasan
dengan menggunakan Microsoft Excel.
Perhitungan beban kerja karyawan dalam bentuk WPT pada divisi
madu berdasarkan jenis produk dan unsur tugasnya.
Jumlah total beban kerja karyawan dalam bentuk WPT dan jumlah
kebutuhan karyawan pada divisi madu.
Bagan alir A.
Bagan alir B.
Bagan alir C.
Bagan alir D.
Perhitungan beban kerja karyawan dalam bentuk WPT pada divisi
Kopi berdasarkan jenis produk dan unsur tugasnya.
34
35
39
42
44
48
49
51
53
55
57
12. Jumlah total beban kerja karyawan dalam bentuk WPT dan jumlah
kebutuhan karyawan pada divisi kopi.
13 Bagan alir E.
14 Perhitungan beban kerja karyawan dalam bentuk WPT pada divisi
pengemasan berdasarkan jenis produk dan unsur tugasnya.
15 Jumlah total beban kerja karyawan dalam bentuk WPT dan jumlah
kebutuhan karyawan pada divisi pengemasan.
61
62
63
93
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan dari globalisasi telah mendorong tumbuhnya berbagai
perusahaan sebagai bagian dari penggerak perekonomian bangsa. Jumlah
perusahaan dalam berbagai industri dengan kriteria skala usaha seperti usaha mikro
dan kecil, terus tumbuh dan berkembang di Indonesia seperti di Kota Bogor.
Menurut informasi dari Dinas Koperasi dan UMKM Kota Bogor tahun 2013,
jumlah UMKM di kota Bogor tahun 2007 hingga 2012 terjadi peningkatan sejak
tahun 2008 sepeti pada Tabel 1.
Tabel 1. Jumlah UMKM di Kota Bogor Tahun 2007-2012
Jenis
Tahun
Usaha
2007
2008
2009
2010
2011
Usaha
23.873
25.718
25.804
26.320
26.846
Mikro
Usaha
kecil
6.366
4.822
4.838
4.936
5.038
Usaha
1.598
1.607
1.614
1.646
1.679
Menengah
2012
27.383
5.139
1.710
Berdasarkan data ekonomi dan perdagangan, tentang industri mikro dan
kecil tentang jumlah tenaga kerja industri mikro dan kecil menurut provinsi tahun
2013 hingga 2014 yang diterbitkan oleh badan pusat statistik (BPS) memberikan
informasi bahwa jumlah tenaga kerja pada industri kecil Provinsi Jawa Barat
mengalami penurunan sebesar 47,97 % dengan jumlah karyawan industri kecil
sebanyak 909.687 orang pada tahun 2013 menjadi 473.281 orang pada tahun 2014.
Badan Pusat Statistik juga telah mengeluarkan Berita Resmi Statistik
No.60/08/th.XVII, 4 Agustus 2014 mengenai pertumbuhan produksi industri
manufaktur triwulan II tahun 2014 menyatakan bahwa jumlah pertumbuhan
produksi industri berskala mikro dan kecil untuk jenis industri farmasi, produk obat
kimia, dan obat tradisional mengalami penurunan produksi sebesar 12,83% pada
triwulan II tahun 2014 terhadap triwulan II tahun 2013. Berita Resmi Statistik No.
22/05/32/th.XV, 2 Mei 2014 mengenai pertumbuhan produksi industri manufaktur
Provinsi Jawa Barat triwulan I tahun 2014 menyatakan bahwa jumlah pertumbuhan
produksi industri manufaktur farmasi, produk obat kimia, dan obat tradisional untuk
industri berskala mikro dan kecil mengalami penurunan sebesar 6,82 % pada
triwulan I tahun 2014 terhadap triwulan I tahun 2013.
CV Eliman sebagai salah satu perusahaan obat herbal atau obat tradisional
berskala kecil di kota Bogor, tidak lepas dari persaingan atas pertumbuhan jumlah
perusahaan obat tradisional dan permasalahan tingkat produksi yang harus
ditingkatkan untuk meningkatkan daya saing dan mencapai tujuan perusahaan.
Perlunya peningkatan daya saing dan peningkatan produktivitas pada perusahaan
dikarenakan terjadinya penurunan jumlah karyawan sebagai aset berharga dalam
setiap divisi produksi pada periode tahun 2013 hingga tahun 2014. Penurunan
jumlah karyawan dapat dilihat pada Tabel 2.
2
Tabel 2. Jumlah karyawan pada setiap divisi produksi CV Eliman
Jumlah karyawan
Tahun
Divisi Madu
Divisi Kopi
Divisi Pengemasan
2013
3 orang
4 orang
6 orang
2014
2 orang
2 orang
5 orang
Berdasarkan Tabel 1 dan Tabel 2 diketahui seiring dengan penurunan
jumlah tenaga kerja dan tingkat produksi industri kecil produsen obat tradisional,
diikuti dengan jumlah penurunan karyawan divisi produksi yang berpengaruh
terhadap tingkat produksi yang mampu dicapai oleh CV Eliman. Perusahaan
dengan penggunaan teknologi produksi yang sederhana dalam proses produksinya,
dapat melakukan upaya dalam meningkatkan daya saing perusahaan dan mencapai
tujuan perusahaan dengan pelaksanaan usaha yang efektif, efisien, dan produktif
melalui peningkatan kualitas pada pengelolaan sumber daya manusia (SDM) yang
dimiliki perusahaan.
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 140/pmk.01/2006 tentang
pedoman pelaksanaan analisis beban kerja menyatakan bahwa analisis beban kerja
adalah suatu tehnik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk
memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efesiensi kerja organisasi
berdasarkan volume kerja. Informasi lebih lanjut terkait volume pekerjaan atas
tugas yang harus diselesaikan pada setiap keryawan dapat diperoleh dengan
melakukan analisis deskripsi dan spesifikasi pekerjaan pada perusahaan. Sehingga
untuk mencapai pelaksanakan usaha yang efektif dan efisien serta pengelolaan
SDM yang baik sesuai kebutuhan perusahaan, analisis beban kerja dan kebutuhan
karyawan perlu dilakukan pada perusahaan CV Eliman.
Perumusan Masalah
Berdasarkan pada penjelasan sebelumnya, maka dapat dibentuk beberapa
rumusan masalah sebagai berikut : (1) bagaimana deskripsi pekerjaan dan
spesifikasi pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan untuk setiap orang karyawan?
(2) bagaimana beban kerja karyawan selama satu tahun? (3) berapa jumlah
karyawan efektif yang dibutuhkan pada setiap divisi produksi perusahaan atas
beban kerja yang diberikan? (4) bagaimana alternatif solusi yang dapat diberikan
dalam pemecahan masalah tentang beban kerja dan kebutuhan karyawan pada
perusahaan?
Tujuan Penelitian
Setelah melakukan perumusan masalah, maka tujuan peneliti adalah : (1)
menganalisis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan karyawan yang
diberikann oleh perusahaan, (2) menganalisis beban kerja karyawan yang terdapat
dalam setiap tugas yang diberikan oleh perusahaan kepada setiap karyawan, (3)
menganalisis kebutuhan sumber daya manusia pada setiap divisi produksi atas
beban kerja yang diberikan, (4) memberi alternatif solusi kepada pengelola SDM
bagi pemecahan masalah beban kerja pada perusahaan.
3
Manfaat Penelitian
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi : (1) perusahaan,
sebagai rekomendasi dalam pengelolaan jumlah sumber daya manusia yang efektif
dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan, (2) penulis, sebagai mendia kerja
nyata dalam penerapan pengetahuan yang telah diperoleh selama kuliah, (3)
akademisi, sebagai media yang menyediakan data penerapan pengetahuan
manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan sebagai acuan untuk penelitian
yang berikutnya.
Ruang Lingkup Penelitian
Penulis membatasi ruang lingkup penelitian yang akan dilakukan yaitu berfokus
pada analisis beban kerja karyawan berdasarkan jenis produk yang dihasilkan
pada setiap divisi produksi dalam perusahaan.
TINJAUAN PUSTAKA
Perencaaan Sumber Daya Manusia
Mangkuprawira (2003) menyatakan bahwa perencanaan sumber daya
manusia adalah langkah awal dalam menyiapkan sumber daya manusia yang
berkompeten sesuai bidangnya sehingga efektivitas dan efisiensi kerja dapat
terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Menurut Putra (2014), perencanaan
sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk
mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di watu yang
akan datang, dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh
kondisi tersebut.
Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
Pigors dan Myres dalam Moekijat (1992) menyatakan bahwa “job
description is a word picture (in writing). It is the culmination of a process which
includes collecting, verifying, and correlating information about job elements and
tasks”. Moekijat (1992) menyatakan bahwa unsur (element) adalah kesatuan
pekerjaan yang paling kecil, dan tugas (task) adalah satu bagian atau komponen dari
suatu jabatan. Spesifika si pekerjaan menyajikan informasi mengenai ciri,
karaktersistik, pendidikan, pengalaman pengalaman dan yang lainnya dari orang
yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik (Hasibuan, 2005).
Spesifikasi pekerjaan mengacu kepada ciri dan pengalaman yang dibutuhkan untuk
melakukan pekerjaan dengan baik. Hal ini memperlihatkan seperti apa orang yang
akan direkrut dan untuk kualitas seperti apa orang itu harus diuji (Dessler,2004).
Analisis Beban Kerja
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 140/PMK.01/2006 tentang
Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Keuangan
menyatakan bahwa analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang
dilakukan secara sistematis untuk memperoleh inforasi mengenai tingkat efektivitas
dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Volume kerja adalah
sekumpulan tugas atau pekerjaan yang harus atau dapat diselesaikan dalam waktu
satu tahun.
Analisis Kebutuhan Karyawan
Analisis beban kerja memiliki keterkaitan dengan analisis kebutuhan
karyawan. Hasibuan (2005) mengataka bahwa analisis beban kerja (workload
analysis) adalah penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Kementrian Pendayagunaan Aparatur
Negara dalam Kep.Men.PAN No. KEP/75/M.PAN/7/2004 menyatakan bahwa
analisis kebutuhan karyawan adalah proses yang dilakukan secara logik, teratur,
dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang
diperlukan. Analisis kebutuhan karyawan dilakukan agar pegawai memiliki
pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya
terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.
5
Penelitian Terdahulu
Beberapa penelitian terdahulu yang telah dilakukan menganai analisis
beban kerja dan kebutuhan karyawan, serta studi gerak dan waktu terdapat pada
Tabel 3.
Tabel 3 Penelitian terdahulu
No
Judul Penelitian
1 Studi Gerak dan Waktu pada Proses
Penggilingan Padi Skala Besar dan
Kecil, oleh Akbar (2011)
2 Studi Gerak dan Waktu pada Proses
Sortasi Udang di PT Kelola Mina
Laut Gresik, Jawa Timur, oleh
Anggraini (2006)
3 Analisis Beban Kerja Teller dan
Back Office (studi kasus Bank BCA
KCP Cilandak), oleh Putra (2014)
4
Analisis beban Kerja dan
Kebutuhan Karyawan (Store
Associate) Toko Buku Gramedia
Depok, oleh Permana (2012)
5
Kajian Waktu Kinerja dan
Produktivitas pada Proses Perakitan
Mobil Avanza Trimming 0 di PT
Toyota Manufacturing Indonesia,
oleh Priyambodo (2011)
Analisis Studi Gerak dan Waktu
pada Proses Produksi Minuman
Lidah Buaya di UKM (Studi Kasus
PT Purwana, Bogor), oleh Tastanny
(2011)
Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja
Karyawan PT Ekanindya Karsa,
oleh Yuliantami (2010)
6
7
Metode
Studi gerak dan waktu (motion and
time study) menurut Niebel (1988)
dan Stanlaksana, dkk (2006).
Studi gerak dan waktu (motion and
time study) menurut Niebel (1988)
dan Stanlaksana, dkk (2006).
Analisis beban kerja menurut
Peraturan Meteri keuangan
No.140/PMK.01/2006, dengan cara
work sampling.
Analisis beban kerja menurut
Keputusan Menteri Pemberdayaan
Aparatur Negara
No.KEP/75/M.PAN/7/2004 dengan
cara work sampling.
Pengukuran waktu kerja dari studi
waktu menurut Sutanlaksana, dkk
(2006).
Analisa studi gerak dengan metode
therbligs menurut Wignjosoebroto
(2006), serta studi waktu dengan
metode stop wacth time study
menurut Sutanlaksana,dkk (2006).
Analisis beban kerja menurut
Peraturan Menteri dalam Negeri No
12 tahun 2008 dengan
menggunakan kuesioner.
METODE
Kerangka Pemikiran
Visi, misi, dan tujuan perusahaan menjadi acuan strategi bisnis perusahaan
yang bersaing dalam lingkungan industri kecil penghasil obat tradisional atau
herbal, kemudian diturunkan pada strategi sumber daya manusia perusahaan.
Strategi sumber daya manusia salah satunya terdiri dari perencanaan sumber daya
manusia. Mangkuprawira (2003) menyatakan bahwa perencanaan sumber daya
manusia adalah langkah awal dalam menyiapkan sumber daya manusia yang
berkompeten sesuai bidangnya sehingga efektivitas dan efisiensi kerja dapat
terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Salah satu aspek yang berkaitan
dalam mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja dengan sumber daya manusia
pada perusahaan adalah dengan mengetahui suatu pekerjaan dan beban kerja yang
diberikan pada setiap karyawan. Oleh sebab itu maka analisis deskripsi pekerjaan
(job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification) dilakukan untuk
mengetahui bagaimana suatu pekerjaan diberikan oleh perusahaan kepada setiap
jabatan karyawannya hingga bentuk satuan kerja terkecil dalam suatu tugas.
Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan No. 140/PMK.01/2006 tentang
Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Keuangan,
hasil dari analisis beban kerja berupa informasi beban kerja adalah besaran
pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi, dan merupakan
hasil kali antara volume kerja dan norma waktu. Kemudian hasil analisis beban
kerja menjadi acuan dalam perhitungan jumlah kebutuhan karyawan pada suatu
organisasi berdasarkan beban kerjanya. Kementrian Pendayagunaan Aparatur
Negara dalam Kep.Men.PAN No. KEP/75/M.PAN/7/2004 menyatakan bahwa
analisis kebutuhan karyawan adalah proses yang dilakukan secara logik, teratur,
dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang
diperlukan. Analisis kebutuhan karyawan dilakukan agar pegawai memiliki
pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya
terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.
Berdasarkan uraian tersebut, maka dapat dibentuk bagan alir kerangka pemikiran
konseptual pada Gambar 1.
7
Peningkatan Persaingan, Penurunan Jumlah Tenaga Kerja dan
Produktivitas Industri
Penurunan Jumlah Karyawan CV Eliman
Pengelola CV Eliman
Perencanaan Sumber Daya Manusia
(Mangkuprawira, 2003)
Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
(Moekijat, 1992)
Analisis Beban Kerja (Peraturan Menteri Keuangan
No.140/PMK.01/2006) yang merupakan hasil kali antara volume
kerja dan norma waktu.
Penghitungan Jumlah Tenaga Kerja (Kep.Men.PAN. No:
KEP/75/M.PAN/7/2004 )
Rekomendasi
Gambar 1. Kerangka Pemukiran Konseptual
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada CV. El-Iman yang beralamat di Jl. Pamikul Ujung
No. 02 Bantarjati, Bogor Utara. Penelitian dilaksanakan pada tanggal 7 Juli 2014
sampai dengan 29 Agustus 2014, hingga data penelitian yang dibutuhkan telah
terpenuhi.
8
Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data primer dan sekunder.
Data primer merupakan data yang diperoleh melalui wawancara dan pengamatan
langsung. Wawancara dan pengamatan dilakukan pada karyawan sebagai
responden yang diteliti. Data sekunder digunakan sebagai data penunjang penelitian
yang diperoleh dari buku-buku, jurnal, internet, serta data-data mengenai karyawan
dari pihak perusahaan.
Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data ditujukan untuk melakukan pengukuran kerja yang
menghasilkan data acuan dalam menganalisis beban kerja dan kebutuhan karyawan.
Pengumpulan data untuk pengukuran kerja erat kaitannya dengan analisis beban
kerja sesuai dengan pernyataan Peraturan Menteri Keuangan No.140/PMK.01/2006
tentang pedoman pelaksanaan analisis beban kerja, bahwa beban kerja adalah
besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit dan merupakan
hasil kali antara volume kerja dan norma waktu. Norma waktu adalah waktu yang
wajar dan nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang
pemangku jabatan untuk menyelesaikan suatu tahapan proses penyelesaian
pekerjaan, serta pengukuran kerja adalah teknik yang dilakukan secara sistematis
untuk menetapkan standar norma waktu kerja. Karena perusahaan belum memiliki
standar norma waktu, maka diperlukan pengumpulan data untuk pengukuran kerja
pada perusahaan. Metode pengumpulan data yang digunakan untuk pengukuran
kerja dilakukan dengan metode studi waktu (time study) secara langsung, tepatnya
dengan metode jam henti (stop watch time study). Menurut Wignjosoebroto (2006),
metode ini terutama sekali baik diaplikasikan untuk pekerjaan-pekerjaan yang
berlangsung singkat dan berulang-ulang (repetitive). Dari hasil pengukuran maka
akan diperoleh waktu baku untuk menyelesaikan siklus pekerjaan, yang mana
waktu baku ini akan dipergunakan sebagai standard penyelesaian pekerjaan bagi
semua pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan yang sama seperti itu. Terdapat
beberapa kriteria yang harus dipenuhi dalam pengukuran kerja dengan metode jam
henti (stop watch time study) menurut Wignjosoebroto (2006) yaitu :
1. Pekerjaan tersebut harus dilaksanakan secara repetitive dan uniform.
2. Isi atau macam pekerjaan itu harus homogen.
3. Hasil kerja (output) harus dapat dihitung secara nyata (kuantitatif) baik secara
keseluruhan atau untuk setiap elemen kerja yang berlangsung.
4. Pekerjaan tersebut cukup banyak dilaksanakan dan teratur sifatnya sehingga
akan memadai untuk diukur dan dihitung waktu bakunya.
Sutanlaksana (2006) menyatakan bahwa hasil dari studi waktu adalah waktu
standar atau waktu baku, yang dibutuhkan secara wajar oleh seorang pekerja normal
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dijalankan dalam sistem kerja terbaik.
Berdasarkan penggunaan metode jam henti (stop watch time study) maka
pengumpulan data primer dilakukan dengan cara pengukuran pendahuluan terhadap
karyawan yang sedang melakukan pekerjaan melalui pengamatan langsung, untuk
menentukan perhitungan uji kecukupan data waktu atau jumlah pengamatan waktu
yang harus dilakukan dan dikumpulkan pada tingkat keyakinan 95% serta tingkat
ketelitian sebesar 5%. Pengumpulan data waktu dilaksanakan secara berulang
(repetitive) dan seragam pada setiap unsur pekerjaan yang homogen dengan teratur
sehingga dapat dihitung waktu bakunya sebagai waktu yang digunakan berdasarkan
9
standar kemampuan rata-rata karyawan dalam melaksanakan setiap elemen
pekerjaan. Setiap jumlah waktu yang digunakan untuk karyawan bekerja dihitung
menggunakan jam henti (stop watch), dan kemudian dicatat pada sebuah lembar
formulir studi waktu sesuai dengan responden yang diamati. Pencatatan jumlah
waktu dilakukan berdasarkan unsur atau elemen dalam suatu siklus pekerjaan yang
diketahui melalui analisis pekerjaan. Terdapat juga metode lain yang umum
dilakukan dalam studi waktu secara langsung seperti metode work sampling.
Brannick dan Levine (2002) mengatakan bahwa work sampling adalah sebuah
metode dari menggabungkan beberapa observasi tentang satu atau lebih pekerja
dalam waktu tertentu. Karena pekerjaan-pekerjaan karyawan divisi produksi pada
perusahaan yang sesuai dengan jenis kriteria seperti memberikan hasil yang
kuantitatif dan pekerjaan dilakukan secara berulang dalam menghasilkan produk,
maka metode jam henti (stop watch time study) lebih sesuai untuk digunakan dari
pada metode work sampling (sampling kerja) dalam pengukuran waktu kerja secara
langsung.
Alat dan Bahan
Alat dan bahan yang digunakan untuk melaksanakan pengumpulan data
pada karyawan perusahaan diantaranya lembaran pengamatan, stop watch, alat
tulis, digital video camera JVC GZ-E205, kalkulator CASIO fx-350MS, dan
seperangkat komputer. Penggunaan digital video camera JVC GZ-E205 dilakukan
ketika kemampuan peneliti dalam mengamati kejadian terbatas karena adanya
perbedaan lokasi ruang pengamatan.
Pengolahan dan Analisis Data
Data yang diperoleh dari pengukuran kerja untuk melakukan analisis beban
kerja menggunakan metode jam henti (stop watch time study) kemudian dilakukan
pengolahan dan analisis data waktu untuk memperoleh waktu standar karyawan
melakukan pekerjaan. Waktu standar tersebut menjadi acuan dalam perhitungan
analisis beban kerja melalui perkalian antara volume kerja dengan noma waktu.
Pengolahan Data
Menurut Sutanlaksana (2006) analisis waktu standar dengan data waktu
yang didapatkan dapat diuji dengan beberapa uji statistik :
1. Uji keseragaman data
Data dikelompokkan ke dalam subgrup yang berisi empat buah data dan uji
dengan rumus :
a. Rumus menghitung rataan data ( x ).
k
_
x
x
i 1
i
...................................................................... (1)
k
b. Rumus menghitung standar deviasi.
_
xj x
i 1
N 1
k
2
...................................................................... (2)
10
x
...................................................................... (3)
n
c. Rumus menghitung batas kontrol atas (BKA) dan batas kontrol bawah
(BKB).
Batas kontrol atas ( BKA) x 3 x
Batas kontrol bawah ( BKB) x 3 x
Keterangan :
xi Harga rata-rata dari subgrup
x j Harga rata-rata dari subgrup ke-i
Simpangan baku dari data waktu pendahuluan
x Simpangan baku dari distribusi harga rata-rata
subgrup
N = Jumlah pengukuran pendahuluan
k = Banyaknya subgrup yang terbentuk
2. Uji kecukupan data
Jumlah pengamatan yang harus dilakukan agar mendapat tingkat ketelitian
5% dengan tingkat keyakinan 95% ditentukan dengan menggunakan rumus :
2
k N x 2 ( x )2
i i
N' s
xi
40 N x 2 ( x ) 2
i i
N'
xi
............................................................ (4)
......................................................... (4)
Keterangan : N’ = Jumlah pengamatan yang dibutuhkan
N
= Jumlah pengamatan
k
= Tingkat kepercayaan
s
= Tingkat ketelitian
x
= waktu penyelesaian yang diamati
Pada pengujian kecukupan data pada tingkat kepercayaan yang dipilih
sebesar 95% dengan tingkat ketelitian sebesar 5%, maka :
Nilai Z = 1 – α / 2
Dengan α = 0,05
Maka Z = 1 – 0,05 / 2 = 0,975
Berdasarkan tabel distribusi normal untuk nilai 0,975 diperoleh
nilai Z (atas harga k) = 1.96 2
Nilai k/s = 2 / 0,05 = 40
Oleh sebab itu dapat langsung digunakan perhitungan dengan rumus sebagai
berikut :
2
Ketika N’ < N aka pe gukura pe dahulua dia ggap ukup. Da apa ila N’ > N
maka dikatakan data tidak mencukupi sehingga perlu dilakukan pengukuran kembali
agar data mencukupi.
3. Perhitungan waktu standar
a. Waktu siklus
11
(Ws )
b.
c.
x
j
N
Waktu normal
................................................................ (5)
(Wn ) Ws P
................................................................ (6)
P (faktor penyesuaian) = 1- jumlah penyesuaian
Waktu baku
(Wb ) Wn L
................................................................ (7)
X
dimana L
Wn
100
X
sehingga (Wb ) Wn
Wn
100
Keterangan : x j
= data hasil pengukuran ke-i
N
= jumlah data hasil pengukuran
P
= faktor penyesuaian (rating performance)
L
= kelonggaran (allowance)
X
= besarnya kelonggaran pekerja
Penjelasan perolehan waktu standar melalui perhitungan data waktu kerja
hasil pengamatan langsung berdasarkan beberapa kriteria waktu yaitu waktu siklus,
waktu normal dan waktu baku yaitu :
a. Waktu Siklus.
Waktu siklus adalah rata-rata waktu yang diperoleh dengan pengukuran
untuk setiap jenis pekerjaan menggunakan stopwatch. Waktu siklus dihitung
berdasarkan data waktu yang telah diuji kecukupan datanya.
b. Waktu Normal.
Waktu penyelesaian pekerjaan oleh seorang karyawan dalam kondisi wajar
dengan kemampuan rata-rata adalah waktu normal. Perhitungan waktu normal
dilakukan dengan penyeseuaian (performance rating) untuk menormalkan
waktu dari pengukuran kerja karyawan dikarenakan terdapat penyebab
kecepatan kerja yang tidak tetap. Penyesuaian yang diperlukan untuk
mendapatkan waktu normal dilakukan dengan menggunakan konsep
Westinghouse Systems Rating. Pada konsep tersebut terdapat empat faktor yang
menyebabkan kewajaran atau ketidakwajaran dalam bekerja yaitu : keterampilan
(skill), usaha (effort), kondisi kerja (conditions) dan konsistensi (consistency).
Nilai performance rating keempat faktor tersebut terdapat pada Lampiran 2.
c. Waktu baku.
Waktu baku adalah waktu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dalam prestasi standar dengan memperhitungkan faktor kelonggaran
dan penyesuaian yang ditambahkan dalam waktu normal. Faktor kelonggaran
diperhitungkan karena terdapatnya kelonggaran akan keadaan yang dibutuhkan
dan kelonggaran yang tidak terhindarkan dalam mempengaruhi penyelesaian
kerja seorang karyawan. Faktor kelonggaran akan keadaan yang dibutuhkan
seperti faktor tenaga yang dikeluarkan karena posisi kerja yang dilakukan
dengan memanggul beban, sikap kerja, gerakan kerja, kelelahan mata keadaan
temperatur tempat kerja, keadaan atmosfer, keadaan lingkungan, dan faktor
kelonggaran yang tidak terhindarkan adalah faktor pribadi, yaitu kelonggaran
12
untuk kebutuhan pribadi berdasarkan jenis kelamin. Faktor-faktor kelonggaran
tersebut terdapat pada Lampiran 3.
Analisis Data
Melalui pengamatan pada setiap unit produksi, dapat diketahui berapa
waktu kerja yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan suatu tugas.
Kemudian gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan sesuai dengan jenis
dan unsur tugas yang dibebankan pada karyawan.
Berdasarkan standar kemampuan rata-rata karyawan yang diperoleh dari
standar waktu kerja karyawaan untuk menyelesaikan tugas-tugas pokok, maka
kuantitas beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok karyawan dalam satu tahun
kemudian dapat diketahui. Besarnya frekuensi melakukan aktivitas dalam satuan
waktu menunjukkan besarnya nilai beban kerja. Beban kerja yang diperoleh
kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan
tenaga kerja.
Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan berdasarkan
beban kerja, dilakukan dengan pendekatan yang disesuaikan dengan jenis pekerjaan
pada setiap divisi. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja dengan
pendekatan tugas per tugas jabatan yang disesuaikan dengan Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang
Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka
Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah sebagai berikut :
a. Menetapkan Waktu Kerja
Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif , artinya waktu kerja
yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari
kerja efektif dan jam kerja efektif.
Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur
dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut :
Hari Kerja Efektif = (A – (B + C + D))
Keterangan :
A = jumlah hari menurut kalender
B = jumlah hari sabtu dan minggu dalam setahun
C = jumlah hari libur dalam setahun
D = jumlah cuti tahunan
b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban
suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian
tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada
Tabel 4.
Tabel 4. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas
No
Uraian Tugas Pokok BT
Waktu
Baku
1
2
3
Dst.
Jumlah WPT
WPT
13
Keterangan :
BT
= Jumlah beban tugas dalam waktu tertentu (frekuensi kerja).
Waktu Baku = Standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas.
WPT
= Waktu penyelesaian tugas.
c. Menghitung jumlah kebutuhan tenaga kerja
Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu
penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai
yaitu :
∑ WPT
Kebutuhan karyawan =
x 1 orang ...................................(1)
∑ WPT
Keterangan :
WPT = Waktu penyelesaian tugas
WKE = Waktu kerja efektif
14
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Perusahaan
CV Eliman merupakan sebuah perusahaan yang termasuk dalam industri
produk obat herbal yang berdiri sejak tahun 2006 dan tidak menggunakan bahan
kimia obat dalam pengolahan produknya. Proses produksi dan penggunaan bahan
baku berpedoman pada ilmu kesehatan Islam yang terdapat pada Sunnah dan
Hadits. Perusahaan memiliki visi yaitu menjadikan herbal sebagai solusi dan pilihan
terbaik untuk dapat memberikan manfaat bagi kesehatan jasmani dan rohani
manusia sesuai Sunnah yang ditetapkan dalam Al-qur’an dan Hadits. Misi
perusahaan adalah mengkaji dan meneliti jenis tanaman yang terdapat dalam Alqur’an dan Sunnah serta mensosialisasikan kepada seluruh lapisan masyarakat
tentang manfaat dan cara penggunaan herbal tersebut agar dapat langsung
diaplikasikan dalam kehidupan. Produk yang dihasilkan dari awal berdirinya
perusahaan telah sempat terjual di pasar domestik dan luar negeri seperti produk
yang sampai terjual di House of Jamu Jurong Singapore, Albakri Emirat Arab,
hingga pengusaha muslim Bosnia yang pasarkan oleh distributor resmi CV Eliman
Bogor yang diketahui dari profile book milik perusahaan. Berdasarkan UndangUndang No. 09 tahun 1995 Pasal 5 ayat 1 huruf a dan b tentang usaha kecil yang
menyatakan bahwa kriteria usaha kecil adalah memiliki kekayaan bersih paling
banyak Rp.200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan
tempat usaha, atau memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak
Rp.1000.000.000,- (satu milyar rupiah). Berdasarkan pada informasi mengenai
pendapatan hasil penjualan tahunan perusahaan yang diperoleh dari wawancara
yaitu kurang dari Rp.1.000.000.000,- maka CV Eliman merupakan perusahaan
dengan kategori usaha kecil yang sesuai dengan kategori usaha pada UU No. 09
tahun 1995.
Perusahaan memproduksi berbagai jenis produk herbal dengan bahan baku
dari pemasok yang bebas dari penggunaan pestisida. Jenis produk yang dihasilkan
diantaranya Sari Kurma Nahlah, Coffe Habbasy Ginseng 18 in 1, Coffe Habbat
Ginseng 5 in 1 (dikemas dengan bentuk satu renceng berisi 10 pcs dan kemasan 1
plastik berisi empat renceng atau 40 pcs), Kopi Asmara, Mumtaz Tea, Sauda Tea,
Habbasy Oil, Habbatussauda Capsul Oil dengan kemasan isi 75, 115, dan 200
kapsul, Minyak Zaitun Cair, Minyak Zaitun Kapsul, Zait Sauda Merah, Madu
Batuk, Madu Anak Na’im, Madu Beepollen, Madu Thypus, madu untuk ibu hamil
dan menyusui, Madu Batuk Hitam Anak, serta Madu Hutan, Madu Randu, dan
Madu Rambutan yang dikemas dalam jerigen ukuran setengah dan satu kilogram.
Proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan melibatkan tiga unit atau divisi
produksi yaitu divisi madu, divisi kopi, dan divisi pengemasan. Pembagian unit atau
divisi produksi tersebut disesuaikan dengan berbagai jenis produk yang dihasilkan.
Sekilas Tentang Divisi Produksi.
Divisi produksi pada CV. Eliman Bogor terbagi menjadi tiga unit divisi
yaitu divisi madu, divisi kopi, dan divisi pengemasan. Pembagian divisi oleh
perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan jenis kegiatan dan jenis produk yang
dihasilkan. Sumber daya manusia aktual yang digunakan dalam divisi produksi
pada saat penelitian dilaksanakan berjumlah sembilan orang dari total jumlah
14
15
karyawan sebanyak 13 orang pada bulan Juli hinga Agustus 2014. Alokasi
karyawan yang dilakukan oleh perusahaan pada setiap divisi produksi dapat terlihat
pada Gambar 2.
Direktur
Utama
Direktur
Operasional
Staff
Administrasip
Unit
Distribusi
Divisi
Produksi
Divisi
Kopi
Divisi
Madu
Karyawan 1
Karyawan 1
Karyawan 2
Karyawan 2
Divisi
Pengemasan
Karyawan 1
Karyawan 2
Karyawan 3
Karyawan 4
Karyawan 5
Gambar 3. Struktur Organisasi CV. Eliman Bogor
Profil Karyawan Pada Divisi Produksi
Berdasarkan informasi dari database perusahaan terkait identitas karyawan,
dapat diperoleh informasi mengenai karyawan pada setiap divisi produksi
perusahaan pada Tabel 5.
16
Tabel 5 Profil karyawan pada divisi produksi
Usia
Lama
Divisi
Karyawan
(tahun) Bekerja
1. Ahmad
25
5 tahun
Maulana
Madu
2. Endi
28
10 bulan
1. Mulyadi
22
1 tahun
Kopi
2. Saepul
21
8 bulan
Anwar
1. Yukeh
42
6 tahun
2. Rahmawati
35
3 tahun
Suryani
Pengemasan 3. Maysaroh
24
2 tahun
4. Nenti
20
1 tahun
Nurhayati
5. Wulandari
25
6 bulan
SMA
Jenis
Kelamin
Pria
SMK
SMA
SMK
Pria
Pria
Pria
SMA
SMA
Wanita
Wanita
SMA
SMK
Wanita
Wanita
SMA
Wanita
Pendidikan
Pada Tabel 5 dapat diketahui kriteria karyawan yang dipekerjakan oleh
perusahaan pada setiap divisi. Pada divisi madu dan divisi kopi, setiap karyawan
yang dipekerjakan oleh perusahaan adalah karyawan dengan jenis kelamin pria.
Sedangkan pada divisi pengemasan seluruh karyawan yang dipekerjakan adalah
berjenis kelamin wanita. Perbedaan tersebut salah satunya dikarenakan pemimpin
perusahaan menganggap kriteria karyawan berjenis kelamin wanita memiliki
keterampilan dan kecekatan kerja yang lebih sesuai dengan pekerjaan divisi
pengemasan dalam mengemas berbagai macam produk, dari pada karyawan
berjenis kelamin pria. Sedangkan pada divisi madu dan kopi terdapat beberapa
aktivitas kerja yang membutuhkan tenaga yang besar untuk melaksanakan aktivitas
kerjanya, sehingga karyawan berjenis kelamin pria dianggap lebih sesuai oleh
pengelola perusahaan untuk menjadi karyawan pada divisi tersebut.
Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan memberikan informasi mengenai aktivitas kerja
karyawan yang dilakukan berdasarkan proses produksi, dengan kategori
penanganan jenis produk yang berbeda. Informasi terkait aktivitas pekerjaan yang
dilakukan oleh karyawan kemudian digolongkan dalam tugas dan unsur tugas yang
diberikan oleh perusahaan. Sedangkan jabatan yang terdapat pada setiap divisi yaitu
jabata karyawan divisi madu, jabatan karyawan divisi kopi, dan jabatan divisi
pengemasan. Gambaran umum mengenai deskripsi pekerjaan pada setiap divisi
produksi perusahaan terdapat pada Tabel 6.
17
Tabel 6 Deskripsi pekerjaan karyawan divisi produksi
Divisi
Karyawan
Uraian
Unsur Tugas
Pekerjaan
Dan
Tentang
Langkah
Tugas
Kerja
Pokok
Berdasarkan
Karyawan Jenis Produk
1. Endi
Membuat
racikan
herbal
produk dan
mengolah
bahan baku
produk.
Lampiran 5
Membuat
racikan
herbal
produk dan
mengolah
bahan baku
produk.
Lampiran 5
Membuat
racikan
herbal,
mengolah
bahan baku
kopi, dan
mengemas
produk.
Lampiran 10
Madu
2. Ahmad
Maulana.
Kopi
Pengemasan
1. Mulyadi.
2. Saepul
Anwar.
1. Yukeh.
2. Rahmawati
Suryani.
3. Maysaroh.
4. Nenti
Nurhayati.
5. Wulandari.
Mengemas
produk
dengan
rapih.
Lampiran 13
Jenis Alat
Kerja Utama
1. Mesin
pengaduk
bahan baku
berkapasitas
30 kg.
2. Mesin
vakum
madu.
1. Mesin
pengaduk
bahan baku
berkapasitas
60 kg.
2. Mesin
vakum
madu.
1. Mesin
pengaduk
bahan baku
kopi.
2. Mesin
pengemas
produk
kopi.
1. Mesin cetak
tanggal.
kadaluarsa.
2. Mesin seal
plastik.
3. Heater.
Setelah menganalisis deskripsi pekerjaan yang menjelaskan tugas pokok
karyawan pada setiap divisi produksi, maka dapat diketahui jenis aktivitas
pekerjaan yang dilakukan karyawan. Jenis aktivitas tersebut berguna dalam
menganalisis beban kerja yang dimiliki oleh setiap karyawan pada setiap divisi.
Secara umum, tugas pokok para karyawan adalah sama untuk setiap divisinya,
namun terdapat perbedaan untuk unsur tugas pada setiap karyawannya.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan dapat diketahui pula informasi proses
produksi secara umum pada setiap divisi produksi yang terlihat pada Gambar 3.
18
Divisi Madu
Jenis Proses
Produk Produksi
K*
(a), (b)
L
(a), (b)
M*
(a), (b)
N
(a), (b)
O
(a), (b)
P
(a), (b)
Q
(b)
R
(b)
S
(b)
T*
(a), (b)
Jenis
Produk
Proses
Produksi
Jenis
Produk
Proses
Produksi
Perusahaan Lain
Jenis
Proses
Produk Produksi
A
(a), (b)
H
(b)
J
(b)
K*
(b)
M*
(a), (b)
T*
(a), (b)
Divisi Kopi
Jenis
Proses
Produk Produksi
(a), (b),
B
(c)
(a), (b),
C
(c)
(a), (b),
D
(c)
A
Divisi Pengemasan
E
F
G
H
I
J
(c)
(c)
(c)
(c)
(c)
(c)
(c)
K*
L
M*
N
O
P
Q
(c)
(c)
(c)
(c)
(c)
(c)
(c)
Jenis Produk
R
S
T*
Proses Produksi
(c)
(c)
(c)
Produk Jadi / Produk Akhir
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K*
L
M*
N
O
P
Q
R
S
T*
Gambar 3. Bagan Alir Pembuatan Produk
Keterangan :
Tanda *
: Menunjukkan jenis produk yang mengalami dua proses pengolahan
pada pesusahaan yang berbeda.
: Menunjukkan pengerjaan jenis produk bertanda * (bintang).
: Menunjukkan proses pengerjaan produk A, H, dan J.
19
: Menunjukkan pengerjaan jenis produk L, N, O, P, P, Q, R, dan S.
: Menunjukkan produk akhir yang telah melalui berbagai proses
produksi.
Kode
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
Nama Produk
Sari Kurma Nahlah
Coffee Habasy Ginseng 18 in 1
Coffee Habbat Ginseng 5 in 1
Kopi Asmara
Mumtaz Tea
Sauda Tea
Habbasy Oil
Habbatussauda Capsul Oil
Minyak Zaitun Cair
Minyak Zaitun Kapsul
Kode
(a)
Proses Produksi
Pembuatan Racikan Bahan
Baku
Pengolahan Bahan Baku
Pengemasan
(b)
(c)
Kode
K
L
M
N
O
P
Q
R
S
T
Nama Produk
Zait Sauda Merah
Madu Batuk
Madu Anak Na’im
Madu Beepollen
Madu Thypus
Madu Hitam Anak
Madu Hutan
Madu Randu
Madu Rambutan
Madu Ibu Hamil
Bagan alir produk menggambarkan proses kerja yang dilakukan oleh setiap
divisi berdasarkan jenis produk yang ditangani, serta hubungan kerja yang terdapat
diantara divisi produksi. Proses kerja yang berkaitan dengan penggunaan alat kerja
utama pada setiap divisi dapat dilihat pada Lampiran 7 hingga Lampiran 10 untuk
divisi madu, dan Lampiran 13 untuk divisi kopi.
Spesifikasi Pekerjaan.
Informasi mengenai spesifikasi pekerjaan tentang ciri, karaktersistik,
pendidikan, pengalaman pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan
melaksanakan suatu pekerjaan diperoleh dari database perusahaan dan wawancara
langsung pada pihak internal perusahaan dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7 Spesifikasi pekerjaan divisi produksi
Divisi Divisi
Divisi
Madu
Kopi
Divisi
Pengemasan
Kategori
Janis Kelamin
Umur
Pendidikan
Pria
Pria
Wanita
18 s.d 50 tahun
18 s.d 50 tahun
18 s.d 50 tahun
SMK (bidang studi
teknik mesin)
SMK (bidang studi
teknik mesin)
Setara SMA
20
Lanjutan Tabel 7
Divisi Divisi
Madu
Divisi
Kopi
Divisi
Pengemasan
a.
b.
c.
d.
a.
b.
c.
d.
Kategori
a.
b.
c.
d.
Kriteria
Karyawan
Jujur
Tekun
Disiplin
Berpengalaman
dan memiliki
wawasan
dalam
menggunakan
mesin
e. Mampu
bekerja sama
dengan setiap
anggota
karyawan
Jujur
Terkun
Disiplin
Berpengalaman
dan memiliki
wawasan
dalam
menggunakan
mesin
e. Mampu
bekerja sama
dengan setiap
anggota
karyawan
Jujur
Tekun
Disiplin
Mampu
bekerja sama
dengan setiap
anggota
karyawan
Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan
Analisis beban kerja dilakukan dengan mengidentifikasi dan mengolah
informasi pengukuran kerja terkait standar data waktu kerja yang diperlukan
seorang karyawan untuk menyelesaikan tugas dan jumlah tugas atau pekerjaan yang
harus diselesaikan oleh karyawan dalam jangka waktu satu tahun. Pengumpulan
dan pengolahan data untuk mendapatkan informasi terkait standar data waktu kerja
yang diperlukan karyawan tersebut diperoleh menggunakan metode studi waktu
(time study) secara langsung, tepatnya metode jam henti (stop watch time study)
berlandaskan pada pernyataan Sutanlaksana (2004) yang mengatakan bahwa hasil
dari studi waktu adalah waktu standar atau waktu baku yang merupakan waktu yang
dibutuhkan secara wajar oleh seorang pekerja normal untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan yang dijalankan dalam sistem kerja terbaik. Besarnya kelonggaran untuk
faktor yang berpengaruh dalam normalisasi waktu kerja, khususnya untuk faktor
kelelahan mata yang berkaitan dengan tingkat pencahayaan ruangan dan faktor
keadaan lingkungan yang dipengaruhi oleh tingkat kebisingan, ditentukan
berdasarkan penyesuaian informasi hasil wawancara dan pengamatan langsung
terhadap intensitas pencahayaan pada lokasi kerja karyawan dan besarnya tingkat
kebisingan dari setiap divisi lokasi kerja yang dirasakan oleh karyawan pada setiap
divisi. Frekuensi kerja yang dilakukan oleh seorang karyawan yang menjadi target
kerja dalam satu tahun, diketahui dari database jumlah produk yang dihasilkan pada
senjumlah penjualan produk perusahaan dalam periode satu tahun. Sedangkan
waktu baku diperoleh dari perhitungan sejumlah data waktu penyelesaian tugas
dengan studi waktu yang telah diuji kecukupan dan keseragaman datanya. Contoh
langkah perhitungan dan hasil pengukuran waktu standar kerja dapat dilihat pada
Lampiran 4. Informasi hasil analisis beban kerja dan kebutuhan karyawan pada
21
setiap divisi produksi CV Eliman diperoleh melalui langkah penetapan waktu kerja
karyawan, serta penetapan beban kerja dan kebutuhan karyawan.
Penetapan Waktu Kerja.
Waktu kerja adalah waktu yang tersedia dan secara efektif digunakan oleh
karyawan untuk bekerja. Penetapan waktu kerja dilakukan berdasarkan jam kerja
karyawan yang ditetapkan oleh perusahaan selama satu tahun. Berdasarkan
pengangamatan dapat diketahui bahwa jam kerja yang ditetapkan oleh perusahaan
adalah tujuh jam untuk setiap hari kerja dari hari senin hingga hari sabtu yaitu dari
pukul 08.00 WIB hingga pukul 16.00 WIB dengan toleransi waktu istirahat dari
pukul 12.00 WIB hingga pukul 13.00 WIB. Namun terdapat perbedaan kebijakan
jam bagi karyawan berjenis kelamin pria pada hari jumat dikarenakan adanya
toleransi untuk melaksanakan sholat jumat bagi karyawan pria sehingga jam kerja
efektif yang ditetapkan adalah 6,5 jam yang dimulai dari pukul 08.00 WIB hingga
pukul 16.00 WIB, dengan toleransi istrirahat dari pukul 11.30 WIB sampai dengan
pukul 13.00 WIB. Dalam menghitung jam kerja efektif tidak mungkin karyawan
melakukan pekerjaannya selama 100 % waktu kerja dalam satu hari. Terdapat
waktu tidak bekerja (allowance) pada karyawan yang digunakan seperti untuk
buang air, melepas lelah, atau keterlambatan yang ditoleransi oleh perusahaan.
Total waktu yang ditoleransi tersebut adalah 20 % atau ± 90 menit dalam satu hari
kerja. Sedangkan hari libur perusahaan adalah toleransi untuk perayaan hari besar
naional seperti perayaan hari idul fitri. Kemudian perhitungan waktu kerja
disesuaikan dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor :
KEP/75/M.PAN/7/2004 untuk waktu kerja efektif pada karyawan pada setiap
divisi, dan berkaitan dengan jenis kelamin karyawan adalah sebagai berikut :
1. Penetapan Waktu Kerja Divisi Madu dan Divisi Kopi.
∑ Hari dalam satu tahun
= 365 hari
∑ Hari libur nasional
= 13 hari
∑ Hari libur perusahaan
= 5 hari
∑ Hari minggu
= 52 hari
∑ Hari kerja efektif
= 295 hari
Waktu kerja dalam