Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dewasa ini berbagai bisnis di Indonesia semakin berkembang, salah satunya adalah bisnis yang bergerak di bidang ritel. Hampir semua bisnis tujuan utamanya yaitu mencari profit yang sebesar-besarnya, begitu pula dengan bisnis ritel. Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif, dinamis, dan cenderung sulit diprediksi pada era global saat ini, maka sebuah perusahaan membutuhkan sumber daya manusia yang efektif, dan efisien, serta responsif terhadap perubahan. Oleh karena itu, dalam upaya menghasilkan sumber daya manusia yang efektif dan efisien perusahaan perlu melakukan perencanaan sumber daya manusia yang tepat sasaran untuk mendorong tercapainya visi dan misi perusahaan. Salah satu perusahaan yang perlu melakukan perencanaan sumber daya manusia adalah Toko Buku Gramedia.

Saat ini Toko Buku Gramedia terus berkembang hingga mencapai jumlah 98 gerai yang tersebar di wilayah Indonesia, dimana salah satunya adalah Toko Buku Gramedia Depok. Kota Depok merupakan kota yang sedang berkembang dimana jumlah penduduk disana kian meningkat, ditambah lagi adanya Universitas Indonesia (UI) yang bertempat di kota Depok akan berdampak pada ramainya pengunjung Toko Buku Gramedia Depok. Mayoritas pembeli di Toko Buku Gramedia Depok adalah pelajar, mahasiswa dan masyarakat umum lainnya. Banyaknya pengunjung di Toko Buku Gramedia Depok, akan berdampak pada besarnya penjualan atau omset. Omset Toko Buku Gramedia Depok cenderung fluktuatif setiap bulannya. Salah satu faktor yang mendukung besarnya omset yaitu sumber daya manusia (karyawan). Adapun karyawan yang paling berpengaruh terhadap fluktuatifnya omset Toko Buku Gramedia Depok yaitu Store Associate (SA) dari divisi penjualan. SA merupakan salah satu front liner dan ujung tombak penjualan pada Toko Buku Gramedia Depok yang fungsi utamanya adalah melayani customer. Berikut ini merupakan gambaran fluktuatifnya omset Toko Buku Gramedia Depok.

51% 2% 12% 2% 8% 10% 6%

4% 4%

Store Associate (SA) Administrasi counter Sales Superintendent Chief Cashier Data Entry Warehouse Cashier

Customer Service Support Security 0 2,000 4,000 6,000 8,000 10,000

Jan _Feb _Ma

r Ap r Me i Ju n i Ju li Ags t Se p t Ok t N o v De s Jan (d al am ju ta) periode 2011-2012 Omset

Gambar 1. Fluktuatif omset Toko Buku Gramedia Depok

Store Associate (SA) merupakan karyawan yang paling banyak jumlahnya di Toko Buku Gramedia Depok yaitu 51% dari keseluruhan jumlah karyawan yang ada di Toko Buku Gramedia Depok adalah SA. Dengan banyaknya jumlah karyawan SA, maka Toko Buku Gramedia Depok perlu merencanakan serta mengelola SA. Selain itu, jumlah SA haruslah efektif dan efisien agar tidak terjadi kelebihan karyawan yang dapat merugikan Toko Buku Gramedia Depok. Berikut ini adalah persentase jumlah karyawan yang ada di Toko Buku Gramedia Depok.

Gambar 2. Persentase jumlah karyawan di Toko Buku Gramedia Depok Dalam upaya peningkatan omset, maka beban kerja SA harus dapat di optimalkan. Beban kerja yang optimal menggambarkan penggunaan waktu produktif SA yang lebih banyak. Oleh karena itu, dibutuhkan analisis beban kerja yang bertujuan untuk mengetahui jumlah jam kerja produktif dan tidak produktif SA yang dilakukan selama mereka beraktivitas. Hasil dari analisis beban kerja SA

tersebut nantinya akan digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan SA yang efektif yang diperlukan oleh Toko Buku Gramedia Depok dengan membagi jumlah beban kerja karyawan terhadap waktu produktif dalam kurun waktu satu tahun.

Perencanaan sumber daya manusia yang dilakukan Toko Buku Gramedia Depok sampai saat ini masih dalam tahap pengembangan dan perbaikan. Di Toko Buku Gramedia Depok juga belum pernah melakukan analisis beban kerja karyawan sehingga terlihat sampai saat ini masih banyak karyawan yang tidak efektif dan efisien dalam melaksanakan tugasnya, terutama SA. Dari hal uraian diatas, maka penelitian dilakukan di Toko Buku Gramedia Depok dengan judul

Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok, yang harapannya akan memberikan rekomendasi kepada Toko Buku Gramedia Depok untuk mendapatkan jumlah Store Associate (SA) yang efektif dan efisien berdasarkan prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization.

1.2. Perumusan masalah

Berdasarkan uraian diatas dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana tugas pokok pekerjaan dan fungsi (Tupoksi) karyawan Store

Associate (SA) Toko Buku Gramedia Depok?

2. Bagaimana perbandingan penggunaan waktu kerja produktif dan tidak produktif karyawan Store Associate (SA) pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend)?

3. Bagaimana jumlah kebutuhan ideal karyawan Store Associate (SA) pada Toko Buku Gramedia Depok berdasarkan hasil analisis beban kerja melalui perhitungan FTE?

4. Bagaimana solusi alternatif yang perlu dilakukan Toko Buku Gramedia Depok dalam meningkatkan kinerja karyawan Store Associate (SA) agar lebih efektif dan efisien, dan memenuhi prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization?

1.3. Tujuan Penelitian

1. Mengidentifikasi tugas pokok pekerjaan dan fungsi (Tupoksi) karyawan Store Associate (SA) Toko Buku Gramedia Depok.

2. Menganalisis perbandingan penggunaan waktu kerja produktif dan tidak produktif karyawan Store Associate (SA) pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend)?

3. Menganalisis jumlah kebutuhan ideal karyawan Store Associate (SA) pada Toko Buku Gramedia Depok berdasarkan hasil analisis beban kerja melalui perhitungan FTE?

4. Merumuskan solusi alternatif yang perlu dilakukan Toko Buku Gramedia Depok dalam meningkatkan kinerja karyawan Store Associate (SA) agar lebih efektif dan efisien, dan memenuhi prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization.

1.4. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi Perusahaan

Hasil penelitian ini dapat berguna untuk menjadi bahan referensi perusahaan dalam perencanaan sumber daya manusia lebih lanjut, terutama dalam keseuaian jumlah kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan oleh Toko Buku Gramedia Depok dengan prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization. 2. Bagi Penelitian

Diharapkan dapat mengaplikasikan ilmu di bidang manajemen yang sudah didapatkan selama diperkuliahan dan dapat memberikan solusi yang tepat dalam permasalahan yang terjadi di dunia nyata.

3. Bagi Pembaca

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan referensi dalam penyusunan sistem perencanaan sumber daya manusia

melalui analisis beban kerja dan kebutuhan karyawan pada kondisi dan situasi yang serupa.

1.5. Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian ini hanya terbatas pada perencanaan sumber daya manusia, khususnya mengidentifikasi tugas pokok pekerjaan dan fungsi Store Associate (SA), analisis beban kerja karyawan melalui perhitungan Full Time Equivalent (FTE), serta menentukan jumlah karyawan Store Associate (SA) yang diperlukan oleh Toko Buku Gramedia Depok, yang bertujuan dalam mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien yang memenuhi prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization. Penelitian ini dilakukan pada semua SA Toko Buku Gramedia pada shift 1 yang berjumlah sepuluh orang, dengan asumsi shift 1 sama dengan shift 2 (cateris paribus) dikarenakan jabatan, pekerjaan, jumlah jam kerja, dan gaji adalah sama.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Samsudin (2006), manajemen sumber daya manusia (human resources management) adalah suatu kegiatan pengelolaan yang meliputi pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa bagi manusia sebagai individu anggota organisasi atau perusahaan bisnis.

Menurut Yuniarsih dan Suwatno (2008), manajemen sumber daya manusia merupakan bagian dari ilmu manajemen yang memfokuskan perhatiannya pada pengaturan peranan sumber daya manusia dalam kegiatan suatu organisasi. Manajemen sumber daya manusia (human resources management) berbeda dengan manajemen personal (personnel management). Manajemen sumber daya manusia menganggap bahwa karyawan adalah kekayaan (asset) utama organisasi yang harus dikelola dengan baik, jadi MSDM sifatnya lebih strategis bagi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan manajemen personalia menganggap karyawan sebagai salah satu faktor produksi yang harus dimanfaatkan secara produktif, atau manajemen personilia lebih menekankan pada sistem dan prosedur.

2.1.1 Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Rivai (2006), tujuan akhir yang ingin dicapai manajemen SDM pada dasarnya adalah :

 Peningkatan efisiensi

 Peningkatan efektivitas

 Peningkatan produktivitas

 Rendahnya tingkat perpindahan pegawai

 Rendahnya tingkat absensi

 Tingginya kepuasan kerja karyawan

2.1.2 Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Rivai (2006), sudah merupakan tugas manajemen SDM untuk mengelola manusia seefektif mungkin agar diperoleh suatu satuan SDM yang merasa puas dan memuaskan. Manajemen SDM merupakan

bagian dari manajemen umum yang memfokuskan diri pada SDM. Adapun fungsi manajemen SDM, seperti halnya fungsi manajemen umum, yaitu:

1. Fungsi Manajerial

 Perencanaan (planning)

 Pengorganisasian (organizing)

 Pengarahan (directing)

 Pengendalian (controlling) 2. Fungsi Operasional

 Pengadaan tenaga kerja (SDM)

 Pengembangan

 Kompensasi

 Pengintegrasian

 Pemeliharaan

 Pemutusan hubungan kerja

2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Menurut Siagian (2008), perencanaan sumber daya manusia pada dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan. Perencanaan sumber daya manusia ialah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi oraganisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat, kesemuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.

Menurut Mangkuprawira (2004), perencanaan sumber daya manusia adalah proses proyeksi bagaimana suatu perusahaan merencanakan untuk memperoleh dan memanfaatkan sumberdaya manusia dengan mempertimbangkan faktor-faktor internal dan eksternal global. Hal itu berpengaruh dan dipengaruhi oleh perencanaan strategis perusahaan dan merupakan basis untuk keseluruhan manajemen sumberdaya manusia.

Menurut Hasibuan (2005), pengertian perencanaan sumberdaya mansia adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta

efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Menurut Rivai (2006), perencanaan SDM terfokus pada penyusunan seperangkat kebijakan-kebijakan program SDM yang terpadu untuk mencapai tujuan perusahaan dan SDM. Perencanaan SDM mencakup dua hal yaitu : (1) Perencanaan Kepegawaian (employment planning) dan (2) Perencanaan Program (program planning).

2.2.1 Tujuan Perencanaan Sumberdaya Manusia

Tujuan perencanaan sumberdaya manusia (Hasibuan 2005), antara lain :

1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.

2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat.

5. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan. 6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program

penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.

7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertical atau horizontal) dan pension karyawan.

8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.

2.2.2. Manfaat Perencanaan Sumberdaya manusia

Menurut Nawawi (2008), manfaat perencanaan SDM adalah : 1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan SDM. 2. Menyelaraskan aktivitas SDM berdasarkan potensinya

masing-masing dengan tugas-tugas yang sasarannya berpengaruh pada peningkatan efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi/perusahaan.

3. Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan (cost) dan tenaga dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi.

4. Perencanaan SDM yang professional mendorong usaha menciptakan dan menyempurnakan Sistem Informasi SDM agar selalu akurat siap paai untuk berbagai kegiatan Manajemen SDM lainnya.

5. Perencanaan SDM dapat meningkatkan koordinasi antar manajer unit kerja/departemen, yang akan berkelanjutan juga dalam melaksanakan kegiatan Manajemen SDM lainnya, bahkan dapat dikembangkan dalam melaksanakan kegiatan bisnis yang memerlukan kerjasama.

2.3. Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan (Hasibuan, 2005). Menurut Mangkuprawira (2004), analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan. Adapun syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan meliputi (1) harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal dan internal, (2) prosedurnya harus dapat diaplikasiakn dan dikelola secara akurat, absah, dan efisien-efektif, (3) pelaksana analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang memadai, serta (4) melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.

2.3.1 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan

Menurut Rivai (2006), analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan. Terdapat berbagai teknik dalam mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, antara lain :

 Pengamatan

Merupakan cara untuk mengamati perilaku karyawan yang dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung kepada individu maupun kelompok. Secara langsung analisis pekerjaan melihat karyawan dengan

cermat apakah yang dikerjakannya telah sesuai dengan tugas atau uraian pekerjaan, sedangkan secara tidak langsung dengan mempelajari track record karyawan sebagai upaya cek silang. Kelemahan teknik ini : diperlukan biaya yang banyak, proses pelaksanaannya memerlukan waktu lama, dan informasi yang dikumpulkan tidka terlalu akurat karena ketika dianlisis pekerjaannya para karyawan berusaha bekerja lebih keras lebih baik, dan lebih produktif karena mereka sadar bahwa cara kerja mereka sedang diamati.

 Wawancara

Teknik wawancara merupakan teknik yang cukup sering digunakan. Teknik ini cukup akurat karena langsung berkomunikasi scara terbuka dan membuka kesempatan untuk menghilangkan perbedaan dengan deskripsi pekerjaan yang sedang dijadikan objek penelitian. Kelemahan teknik ini adalah menyita banyak waktu dan biaya yang besar.

 Pandangan pejabat, atasan langsung atau karyawan senior

Pengumpulan informasi dengna memperoleh pandangan dari dua kelompok dalam perusahaan : (1) pejabat yang dianggap senior dalam bidang pekerjaan yang dinalisis, (2) informasi dari atasan langsung, dan (3) karyawan senior yang disegani di antara karyawan yang bersangkutan.

 Daftar Pertanyaan

Melalui teknik ini karyawan diminta untuk menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab. Kelemahan teknik ini adalah kemungkinan ada pertanyaan yang tidak dijawab, jawaban sulit dipertanggungjawabkan, adanya karyawan yang tidak mengembalikan kuesioner, dan terkadang terpaksa dilakukan penelitian ulang karena adanya indikator yang tidak diwakili.

 Catatan harian pekerjaan karyawan

Teknik ini dapat memberikan informasi yang akuran dan tepat seperti kerjadian per bulan, per minggu, per hari, tanggal dan jam berapa pekerjaan dilaksanakan.

 Teknik kombinasi

Karena pentingnya informasi tentang pekerjaan untuk dianalisis yang ada dalam perusahaan, banyak analis lebih suka menggunakan gabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi. Penggunaan teknik itu dimaksudkan untuk menginkatkan kualitas informasi, serta mengurangi beban biaya.

2.3.2 Uraian Pekerjaan

Uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaan beragam dalam hal tingkat kerincian isi, namun beberapa komponen sebenarnya terdapat pada setiap uraian pekerjaan (Mangkuprawira, 2004).

Menurut Hasibuan (2005), uraian pekerjaan (job description) dan uraian jabatan (job position) diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian peerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi overacting. Di sinilah letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap organisasi.

2.3.3 Spesifikasi Pekerjaan

Menurut Mangkuprawira (2004), spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, seperti pengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang diisyaratkan untuk melaksanakan pekerjaan. Kualifikasi yang diperlukan karyawan untuk melaksanakan

tugas-tugas dan tanggung jawab yang digambarkan dalam uraian pekerjaan dimuat dalam spesifikasi pekerjaan. Secara tipikal, spesifikasi pekerjaan merinci tingkat pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang relevan untuk suatu pekerjaan,, termasuk pendidikan, pengalaman, pelatihan khusus, sifat personal, dan keterampilan manual. Selain itu, sebuah perusahaan mungkin juga memasukkan persyaratan fisik, termasuk kemampuan lama berjalan, berdiri, mencapai tujuan, dan mengankat yang dipersyaratkan pengusaha. Semua persyaratan fisik dan nonfisik di atas secara ideal akan terkait dengan tipe pekerjaan yang akan dipegang oleh karyawan yang memenuhi persyaratan tersebut.

Menurut hasibuan (2005), spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.

2.4. Perkiraan Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Handoko dalam Mangkuprawira (2004) menyebutkan bahwa peramalan atau perkiraan kebutuhan SDM merupakan bagian yang terpenting dan tersulit untuk dilaksanakan. Pertama, perlu diidentifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi permintaan, baik faktor-faktor pengaruh langsung, seperti persediaan personalia atau aspek-aspek organisasional lainnya, maupun faktor-faktor tidak langsung atau perubahan-perubahan lingkungan ekstern. Kedua, oraganisasi melakukan peramalan kebutuhan karyawan dalam suatu periode di waktu yang akan datang. Keakuratan teknik peramalan menjadi sangat penting dalam memperoleh tingkat presisi yang diharapkan sebesar mungkin.

Ada beberapa manfaat analisis kebutuhan sumber daya manusia (Mangkuprawira, 2004) antara lain :

1. Optimalisasi sistem manajemen informasi utamanya tentang data karyawan.

3. Mengembangkan sistem perencanaan sumber daya manusia dengan efisien dan efektif.

4. Mengkoordinasi fungsi-fungsi manajemen SDM secara optimal.

5. Mampu membuat perkiraan kebutuhan SDM dengan lebih akurat dan cermat.

2.5. Studi Waktu dan Gerak (Time and Motion Study)

Menurut Lal dan Srivastava (2009), studi waktu menentukan waktu yang dihabiskan setiap elemen pekerjaan. Total waktu diambil oleh semua elemen (tahapan) dari pekerjaan disebut waktu standar. Waktu standar adalah waktu yang harus diambil oleh seorang karyawan rata-rata untuk menyelesaikan pekerjaan di bawah standar (normal) kondisi kerja.

Studi gerak berarti membagi pekerjaan ke dalam elemen-elemen mendasar atau operasi dasar dari pekerjaan atau proses untuk tujuan menghilangkan yang tidak perlu (rusak) elemen atau operasi dasar dari pekerjaan. Setelah menyelidiki semua gerakan dalam pekerjaan, proses, atau operasi, metode yang paling ilmiah dan sistematis melakukan operasi atau menyelesaikan pekerjaan. Dengan demikian, waktu belajar perbaikan waktu standar untuk pekerjaan atau proses, dan studi gerakan menghilangkan gerakan boros atau pergerakan pekerja pada pekerjaan. Keduanya saling melengkapi satu sama lain.

Adapun tujuan waktu dan studi gerak adalah sebagai berikut :

1. Menghilangkan gerakan yang tidak perlu, kelelahan dan meningkatkan upaya manusia.

2. Meningkatkan metode, prosedur, teknik, proses yang berkaitan dengan pekerjaan.

3. Memanfaatkan secara efektif bahan, mesin, sumberdaya manusia, dan fasilitas lainnya.

4. Meningkatkan lingkungan kerja, tata letak, dan desain pabrik dan peralatan.

Manfaat waktu dan studi gerak bagi manajemen adalah sebagai berikut : 1. Tepat dan lebih penuh pemanfaatan bahan, rencana, sumberdaya

manusia, dan lainnya.

3. Menetapkan standar biaya tenaga kerja dan pengedalian biaya tenaga kerja.

4. Penentuan tingkat upah yang adil dan skema insentif upah efektif. 5. Penyusunan anggaran tenaga kerja.

6. Standarisasi pekerjaan, peralatan, metode dengan menentukan metode terbaik untuk operasi.

7. Perbaikan metode kerja dengan membandingkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan jenis yang sama bekerja di bawah metode yang mungkin berbeda.

8. Tepat perencanaan dan pengendalian biaya yang efektif.

2.6. Beban Kerja

Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan formasi pegawai. Beban kerja perlu ditetapkan melalui program-program unit kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004).

Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006, beban kerja yaitu bobot pekerjaan yang dikatikan pada volume kerja pegawai/unit organisasi dengan norma waktu penyelesaian pekerjaannya yang dinyatakan dalam jumlah satuan pekerjaan. Analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektifitas dan efisiensi kerja oraganisasi. Sedangkan tujuan dari analisis beban kerja adalah mendapatkan informasi kebutuhan pegawai, tingkat efisiensi kerja dan prestasi kerja (unit/jabatan) yang dilaksanakan secara sistematis, dan bermanfaat dalam penataan/penyempurnaan struktur organisasi, penilaian prestasi kerja, evaluasi pelaksanaan tugas, dan penataan pegawai. Dalam melaksanakan analisis beban kerja diperlukan beberapa tahapan, yaitu tahap persiapan, tahap pelaksanaan di lapangan, dan tahap penetapan hasil akhir.

2.6.1 Work Sampling

Barnes (1980) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Metode work

sampling mengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannya bukan siapa yang melakukan kegiatan. Barnes (1980) menyatakan ada tiga kegunaan utama dari work sampling, yaitu : 1. Aktivity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas dan

penundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah dengan mengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidak bekerja.

2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja.

3. Work Measurement, untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan.

Tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam melakukan survei pekerjaan dengan work sampling di antaranya adalah :

1. Menentukan jenis personil yang akan diteliti.

2. Apabila personil berjumlah banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampel sebagai subjek personal yang akan diamati.

3. Membuat formulir daftar kegiatan.

4. Melatih pelaksanaan peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja dengan menggunakan work sampling. Petugas pelaksanaan sebaiknya mempunyai latar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek yang akan diamati untuk mempermudah dalam proses pengamatan. Setiap pelaksana peneliti mengamati lima hingga delapan personil yang sedang bekerja.

5. Pengamatan dilakukan dengan intreval dua sampai 15 menit tergantung karakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas pekerjaan yang diamati maka semakin pendek waktu pengamatan. Semakin pendek jarak pengamatan maka semakin banyak sampel pengamatan yang dapat diamati oleh peneliti, sehingga akurasi penelitian menjadi semakin akurat. Pengamatan dilakukan selama jam kerja. Apabila jenis tenaga yang diteliti berfungsi selama 24 jam maka pengamatan dilaksanakan sepanjang hari.

2.7. Waktu Kerja

Menurut (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), waktu kerja yang dimaksud disini adalah waktu kerja efektif. Waktu kerja efektif adalah waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif.

a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut :

b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat, makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata 30% dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu.

2.8. Menentukan Jumlah Tenaga Kerja

Menurut Istijanto (2006), penentuan jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan merupakan salah satu keputusan penting yang perlu dibuat manajer SDM. Jika jumlah karyawan terlalu sedikit, beban kerja yang ditanggung setiap karyawan sangat berat. Kemungkinan mereka tidak sanggup menjalankan tugas. Sebaliknya, jumlah karyawan yang terlalu banyak atau berlebihan mengakibatkan pemborosan biaya tenaga kerja, sehingga perusahaan tidak efisien. Untuk itu, manajer SDM membutuhkan informasi mengenai jumlah karyawan yang optimal untuk setiap departemen di perusahaan.

Jml. Hari menurut kalender …. H i

Jml. H i mi u d l m t hu …. H i Jml. H i libu d l m t hu …. H i Juml h cuti d l m t hu …. H i

Hari libur dan cuti …. H i

Untuk menentukan jumlah tenaga kerja dibutuhkan data mengenai sasaran pekerjaan yang perlu dicapai secara total dan kemampuan karyawan mencapai sasaran pekerjan, biasanya dalam rentang waktu setahun. Beda departemen, beda pula sasaran pekerjaan maupun kemampuan karyawan dalam mencapai sasaran tersebut. Pendekatan yang dapat digunakan untuk mengukur jumlah karyawan adalah metode beban kerja. Secara umum, rumus beban kerja untuk menentukan jumlah karyawan:

Jumlah tenaga kerja = _{Juml h ke j m mpu dic p i}Juml h t t l ke j el m et hu

eti p k el m et hu

Rumus ini perlu disesuaikan untuk setiap departemen yang berlainan, sebab criteria sasaran kerja mngkin sangat berbeda.

Metode perhitungan yang dapat digunakan lainnya adalah melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja seperti yang terdapat dalam modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004. Perhitungan dapat dilakukan melalui metode umum yaitu perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang tersusun rapi. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja melalui hasil kerja, objek kerja, perlatan kerja, tugas per tugas jabatan. Berikut ini uraian lebih lanjut mengenai pendekatan-pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja, sesuai dengan modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja :

a. Pendekatan Hasil Kerja

Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir.

Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.

Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:  wujud hasil kerja dan satuannya.

 jumlah beban kerja yang tercemin dari target hasil kerja yang harus dicapai.

 standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah:

∑ eb e j

t d em mpu t t

b. Pendekatan Objek Kerja

Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh, dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan dokter adalah pasien. Banyaknya volume pekerjaan dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien.

Metode ini memerlukan informasi:  wujud objek kerja dan satuan.

 jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harus dilayani.

 standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah:

bjek e j

t d em mpu t t

c. Pendekatan Peralatan Kerja

Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metoda ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.

Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:  satuan alat kerja.

 jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja.  jumlah alat kerja yang dioperasikan.

 rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK). Rumus perhitungannya adalah:

e l t e j

i e u l t e j

d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan

Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya.

Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini adalah:

 uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas.  waktu penyelesaian tugas.

 jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata. Rumusnya adalah:

∑ ktu e ele i u ∑ ktu e j fektif

2.9. Penelitian Terdahulu Tabel 1. Penelitian terdahulu

No. Judul Skripsi Variabel Metode Hasil

1. Setyawan (2008), Analisis Beban

Kerja dan

Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi

MDF Bogor

Centrum Kantor Daerah Telkom Bogor.

-Beban kerja, Kebutuhan karyawan

PBK I, II, III

Beban kerja karyawan saat ini adalah 117% dari beban kerja optimal (over

capacity). Oleh karena itu, diperlukan penambahan 1 orang karyawan, dimana jumlah karyawan yang seharusnya adalah sembilan orang.

Lanjutan Tabel 1.

No. Judul Skripsi Variabel Metode Hasil

2. Tresnadijaya (2010), Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Pada

PT Riap

Indonesia -Beban kerja, Kebutuhan karyawan Perhitungan Beban Kerja dan kebutuhan tenaga kerja

Terjadi penumpukan beban kerja pada beberapa

pegawai sementara beberapa pegawai lain beban kerjanya tidak terlalu berat. Berdasarkan

perhitungan beban kerja, hanya diperlukan 33 pegawai saat ini.

3. Novera (2012), Analisis Beban

Kerja dan

Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen Pada Institut Pertanian Bogor) -Beban Kerja, Kebutuhan Karyawan, waktu produktif dan tidak produktif

Perhitungan jumlah tenaga kerja berdasarkan beban kerja (KEP/75/M. PAN/7/2004 ) Berdasarkan rata-rata persentase penggunaan waktu, karyawan menggunakan sebesar 33,55 persen waktu produktif untuk

mengerjakan kegiatan yang tidak produktif. Jumlah karyawan berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata satu orang untuk setiap unit tata usaha yang dijadikan sampel.

III. METODE PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian

Toko Buku Gramedia Depok merupakan perusahaan yang bergerak di bidang bisnis ritel yang bertujuan untuk melayani publik dan berfokus pada omset yang berpedoman pada visi dan misi. Oleh karena itu, Toko Buku Gramedia Depok yang terus berusaha meningkatkan kinerja perusahaan. Untuk pencapaian tersebut, Toko Buku Gramedia Depok terus mengembangkan dan memperbaiki sumber daya manusianya yang ada dengan suatu perencanaan sumber daya manusia, terutama dari divisi penjualan yaitu Store Associate (SA) yang merupakan ujung tombak dalam melayani customer guna mencapai target omset. Perencanaan sumber daya manusia yang dilakukan bertujuan agar menghasilkan SA yang efektif dan efisien. Untuk menghasilkan karyawan SA yang efektif dan efisien, perlu menghitung beban kerja karyawan SA. Keputusan untuk menghitung beban kerja tidak terlepas dari kebutuhan HRD untuk memperbaiki kinerja karyawan.

Hal tersebut dapat tercapai apabila Toko Buku Gramedia Depok mampu mengidentifikasi tugas-tugas yang akan dilaksanakan oleh setiap karyawan Store Associate (SA) sehingga tugas yang diberikan dapat dilakukan dengan baik dan optimal. Beban kerja yg ditetapkan harus cukup atau sesuai dengan standar jam kerja optimal. Adanya perbedaan beban kerja yang dimiliki oleh setiap divisi atau jabatan tertentu akan menimbulkan kebutuhan jumlah karyawan yang berbeda. Karyawan harus disesuaikan dengan beban kerja yang diberikan pada tiap divisi atau jabatan tertentu. Apabila terjadi ketidaksesuaian antara beban kerja yang diberikan dengan jumlah karyawan yang ada maka perlu dilakukan penambahan atau pengurangan karayawan dengan tujuan menyesuaikan karyawan sesuai kebutuhan Toko Buku Gramedia Depok. Adanya perbedaan beban kerja tersebut, maka pengukuran penggunaan waktu kerja karyawan dibutuhkan, agar dapat melihat waktu kerja karyawan yang benar-benar produktif yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

Penelitian ini dimulai dari analisis pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh tugas pokok pekerjaan dan fungsi (Tupoksi) karyawan Store Associate (SA). Analisis pekerjaan dilakukan dengan wawancara kepada pihak manajer Toko Buku Gramedia Depok dan kepada responden. Langkah selanjutnya adalah menganalisis beban kerja karyawan SA dengan mengukur penggunaan aktivitas dan waktu kerja produktif dan tidak produktif melalui pengamatan. Dari analisis pekerjaan dan penggunaan aktivitas dan waktu kerja karyawan SA, maka akan didapatkan beban kerja karyawan SA yang sesungguhnya. Kemudian, beban kerja yang telah didapatkan tersebut dilanjutkan ke perhitungan FTE, dimana beban kerja karyawan dibagi dengan waktu kerja efektif karyawan. Perhitungan FTE tersebut akan menghasilkan output yaitu jumlah kebutuhan karyawan SA yang ideal. Kemudian output tersebut akan dilanjutkan pada implikasi manajerial. Dari implikasi manajerial akan menghasilkan jumlah karyawan Store Associate (SA) efektif dan efisien berdasarkan prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization guna meningkatkan kinerja perusahaan dengan berpedoman pada visi dan misi Toko Buku Gramedia Depok. Adapun alur kerangka pemikiran berdasarkan uraian diatas dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Kerangka pemikiran penelitian

Visi dan Misi Toko Buku Gramedia Depok

Manajemen Sumber Daya Manusia

Perencanaan Karyawan Store Associate (SA)

Penentuan Beban Kerja Karyawan SA

Pengukuran Kebutuhan Jumlah Karyawan SA

Analisis Pekerjaan (Tupoksi)

Aktivitas Karyawan dalam Waktu Kerja Produktif dan Tidak Produktif

Perhitungan Jumlah Karyawan Berdasarkan Beban Kerja Karyawan SA

Melalui FTE

Kebutuhan Jumlah Karyawan SA Ideal

Jumlah Karyawan SA yang Efektif dan Efisien berdasarkan Prinsip the right man on the right place

serta the right size for the organization

Beban Kerja Karyawan SA

INPUT PROSES

OUTPUT

Implikasi Manajerial SA 1 & SA 2

Wilayah 1 Buku Novel, Hobi &Lifestyle

Buku Agama, Psikolog Buku Keilmuan, Profesi Buku Teknik, Bahasa, Pelajaran Buku Anak2, Komik, Majalah Wilayah 2

SA 3 & SA 4

Wilayah 3

SA 5 & SA 6

Wilayah 4

SA 7 & SA 8

Wilayah 5

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Toko Buku Gramedia Depok yang terletak di Jalan Margonda Raya, Depok. Penelitian ini dilakukan dari bulan Februari 2012 sampai dengan Maret 2012.

3.3. Jenis Data dan Sumber Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer yang diambil bersifat kualitatif dan kuantitatif. Data kualitatif berupa informasi mengenai tugas-tugas pokok pekerjaan karyawan yang di pilih sebagai responden, sedangkan data kuantitatif berupa angka penggunan waktu kerja produktif dan tidak produktif, rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (standar kemampuan rata-rata) dan beban tugas pokok atau beban kerja.

Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber pertama yaitu dari karyawan Toko Buku Gramedia Depok dengan cara pengamatan langsung (observasi) dan wawancara yang mendalam dengan para karyawan sebagai responden, serta wawancara kepada pihak manajer operasional Toko Buku Gramedia Depok tentang berbagai hal yang menunjang penelitian ini, seperti tugas pokok pekerjaan responden yang diteliti. Data sekunder diperoleh dari buku-buku, jurnal-jurnal, informasi dari internet, dan data-data tentang karyawan dari perusahaan, terutama berkaitan dengan beban kerja.

3.4 Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data primer mengenai waktu kerja ataupun beban kerja karyawan diperoleh melalui metode work sampling. Metode work sampling tersebut dilakukan melalui pengamatan dimana aktivitas yang diamati dalam penelitian akan dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif, dan pribadi. Kegiatan produktif merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan karyawan tersebut. Kegiatan tidak produktif meliputi kegiatan yang dilakukan karyawan yang tidak bermanfaat bagi pekerjaan, seperti terlambat, mengobrol dengan rekannya, bermalas-malasan, dan sebagainya. Kegiatan pribadi merupakan kegiatan yang dilakukan karyawan untuk menghabiskan waktu pribadinya yang diperbolehkan oleh Toko Buku Gramedia

Depok, seperti istirahat, sholat, dan makan. Hasil pengamatan akan dicatat dalam formulir work sampling.

Pengumpulan data primer berupa standar kemmapuan rata-rata waktu penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan respoden. Adapun data sekunder dikumpulkan melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh institusi.

3.5. Pengolahan dan Analisis Data 3.5.1 Pengolahan Data

Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work sampling yang telah dilakukan selama satu bulan. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau jika ada kesalahan maupun ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan atau waktu kerja yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya. Selanjutnya data yang berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam Miscrosoft Excel.

Langkah kedua yaitu memasukkan data mengenai frekuensi rata tugas pokok pekerjaan yang dilakukan dan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan responden. Melalui data tersebut, kemudian menghitung WPT (waktu penyelesaian tugas) yang dikonversikan selama satu tahun. WPT tersebut di konversi menjadi beban kerja responden yang diamati dengan satuan menit per tahun.

Langkah ketiga yaitu menghitung Full Time Equivalent (FTE). FTE akan didapatkan dari beban kerja responden selama satu tahun dibagi dengan waktu kerja efektif selama satu tahun. Dari perhitungan FTE tersebut, maka akan didapatkan jumlah kebutuhan karyawan SA yang efektif dan efisien.

3.5.2 Analisis Data

Melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan, dapat diketahui berapa persentase waktu kerja yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi. Dengan demikian gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan.

Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi melakukan aktivitas dalam satuan waktu menunjukkan besarnya beban kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.

Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan yaitu perhitungan kebuthuan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil yaitu sebagai berikut :

a. Menetapkan Waktu Kerja

Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif , artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut :

Hari Kerja Efektif = (A – (B + C + D)) Keterangan :

A = jumlah hari menurut kalender

B = jumlah hari sabtu dan minggu dalam setahun C = jumlah hari libur dalam setahun

b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas

Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada Tabel 2.

Tabel 2. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas

No. Uraian Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)

1

2

3

4

5

Dst.

∑ WPT Keterangan :

BT = Jumlah Beban Tugas dalam waktu tertentu

SKR = Standar Kemampuan Rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = Waktu Penyelesaian Tugas

c. Menghitung Kebutuhan Pegawai

Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai yaitu :

∑

∑

Keterangan :

KP = Kebutuhan Pegawai WKE = Waktu Kerja Efektif WPT = Waktu Penyelesaian Tugas

3.5.3 Analisis Deskriptif

Analisis data deskriptif banyak digunakan untuk mengkaji gambaran satu variabel, misalkan profil perusahaan, kelompok kerja, kelompok konsumen, dan subyek lain, tentang karakteristiknya seperti besar, komposisi, efisiensi, kesukaan dan lain-lain (Sumarni dan Wahyuni, 2006). Menurut Travers (1978) dalam Umar (2005), analisis deskriptif bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat penelitian dilaksanakan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu. Analisis data merupakan proses penyederhanaan data kedalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan.

3.6. Metode Pengambilan Sampel

Pengambilan sampel yang digunakan adalah metode purposive sampling. Responden yang diambil pada penelitian ini hanya dari salah satu jabatan pada divisi penjualan Toko Buku Gramedia Depok yaitu Store Associate (SA) buku pada shift 1. Karyawan Store Associate (SA) yang berada pada shift 1 diambil semua secara sensus untuk dijadikan objek penelitian dengan cara pengamatan.

IV.HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Toko Buku Gramedia Depok

Toko Buku Gramedia Depok merupakan salah satu gerai yang didirikan oleh PT Gramedia Asri Media. Toko Buku Gramedia Depok bergerak di bidang bisnis ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis yang bertujuan untuk melayani publik. Gambaran umum mengenai sejarah , visi dan misi Toko Buku Gramedia Depok dapat dilihat pada sub bab berikutnya.

4.1.1 Sejarah Toko Buku Gramedia

PT Gramedia Asri Media adalah salah satu Strategic Business Unit (SBU) dari Kelompok Kompas Gramedia yang bergerak di bidang bisnis ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis. Nama Toko dikenal sebagai Toko Buku Gramedia. Toko ini didirikan oleh PK Ojong pada tahun 1970. Toko pertama yang di bangun di Jalan Gajah Mada 109, Jakarta Barat. Dalam perjalannnya, Toko Buku Gramedia terus berkembang hingga mencapai jumlah 98 gerai, tersebar di seluruh wilayah Indonesia, di 40-an kota besar yang terdapat di 33 Provinsi.

Dalam perkembangannya PT Gramedia Asri Media juga melakukan pengembangan usaha di bidang yang masih berkaitan yaitu perdagangan buku secara langsung ke konsumen (Direct Selling), dan usaha ekspor buku ke luar negeri, distribusi buku dan pengadaan stationery oleh Buana Ilmu Populer (BIP) maupun usaha lainnya di bidang eceran stationery maupun buku impor.

Produk utama yang dijual di Toko Buku Gramedia adalah buku dan stationery. Hal ini berkaitan erat dengan misinya untuk ikut berperan serta dalam usaha mencerdaskan dan mencerahkan kehidupan bangsa melalui penyebaran informasi dan pengetahuan. Dalam perkembangannya, Toko Buku ini menambah bauran produk baru karena tuntutan dan peluang pasar. Lini produk tersebut antara lain: peralatan dan perlengkapan kantor, produk multi media, fancy, CD, alat musik / sport dan sebagainya. Dilihat dari macam dan jenis produk yang dijual, Toko ini

termasuk dalam jenis “general bookstore” yang melayanai berbagai kebutuhan Pelanggan dari berbagai segmen (multi segmen) mulai dari SD sampai Perguruan Tinggi, usia anak-anak sampai dewasa. Dari segi pengadaan, terdapat produk milik Toko sendiri dan produk konsinyasi yang dikelola dengan sistem Counter. Dalam sistem Counter, Pemasok berkewajiban menyediakan barang dan tenaga penjualan, sedangkan Toko menyediakan tempat dan sarana penjualan. Sebagai imbalan, Toko mendapat bagian dari hasil usaha yang diperoleh.

Dalam menunjang kegiatan proses bisnis, Toko Buku ini menerapkan sistem operasi yang didukung teknologi komputer. Penerapan teknologi informasi ini mendukung sistem informasi manajemen, dan memberi berbagai kemudahaan dan manfaat seperti layanan cepat, akurasi data, analisis data dalam pengambilan keputusan dan sebagainya.

Toko Buku Gramedia sebagai perusahaan tumbuh dengan baik, berkat dukungan dan kepercayaan dari pihak-pihak yang berkepentingan terutama karyawan, pelanggan, dan pemasok. Karyawan secara bersama-sama membangun Perusahaan ini dengan semangat kerja dan dedikasi yang tinggi. Pelanggan telah menyumbangkan andil besar dalam menciptakan hasil usaha yang sebagian besar digunakan untuk mengembangkan usaha. Dan Pemasok memberi kepercayaan dan semangat kerja sama kemitraan usaha yang saling menguntungkan.

4.1.2 Visi dan Misi Toko Buku Gramedia Depok

Toko Buku Gramedia Depok yang bergerak di bisnis ritel yang menjual buku berbagai macam alat tulis memiliki visi dan misi yang sejalan dengan kantor pusatnya yaitu PT Gramedia Asri Media. Visi dan misi Toko Buku Gramedia Depok yaitu berperan aktif di dalam upaya mencerahkan kehidupan bangsa dengan menjadi jaringan retail terbesar, tersebar dan terpadu di bidang pengetahuan, informasi dan multimedia di Asia Tenggara serta mengembangkan bisnis retail lainnya melalui penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif dan perilaku bisnis yang bersih.

4.2. Profil Store Associate (SA)

Store Associate (SA) atau lebih dikenal dengan pramuniaga merupakan salah satu jabatan yang terdapat di Toko Buku Gramedia Depok yang memiliki tugas utama dalam melayani customer, mendisplay buku, serta merapihkan buku. Karyawan SA yang bekerja pada Toko Buku Gramedia Depok, dibagi menjadi lima (5) wilayah.yaitu wilayah 1 (buku novel, hobi dan lifestyle), wilayah 2 (buku agama dan psikologi), wilayah 3 (buku keilmuan dan profesi), wilayah 4 (buku teknik, bahasa dan pelajaran) dan wilayah 5 (buku anak, komik dan majalah).

Dalam melayani customer, seorang SA diharuskan selalu bersikap ramah dan menerapkan prinsip 4S+1T, yaitu senyum, salam, sapa, santun, dan terima kasih. Seorang SA juga turut serta dalam mendisplay buku dengan baik, karena buku yang tertata rapih dan sesuai akan memudahkan customer dalam mencari buku yang diinginkan. Selain itu, terdapat tugas tambahan yang perlu dilakukan oleh seorang SA yaitu active selling. Active selling adalah teknik penjualan yang dilakukan oleh SA secara aktif dalam menawarkan buku kepada customer. Adapun jumlah SA yaitu 20 orang yang dibagi menjadi 10 orang untuk setiap shift. Berikut ini merupakan struktur organisasi Toko Buku Gramedia Depok.

Gambar 4. Struktur organisasi Toko Buku Gramedia Depok Store Manager

Sekjen

Divisi Penjualan

Divisi ADM & EDP Divisi RT / SDM

EDP Support Cashier Chief

Store Associate

Cashier

Customer Service Suppor

Warehouse Support

General Service Support

Security Team Leader

Cleaning Service Mechanical Enginering

4.3. Karateristik Store Associate (SA)

Untuk melakukan identifikasi lebih lanjut pada analisis Full Time Equivalent (FTE) dan implikasi manajerial, diperlukan data mengenai karakteristik SA. Karakateristik karyawan SA tersebut antara lain status jabatan, lama bekerja, dan jenis kelamin. Perbedaan karakteristik tersebut juga akan berdampak terhadap penggunaan waktu kerja dari masing-masing SA saat melakukan pekerjaannya. Karateristik SA akan dibahas pada sub bab selanjutnya.

4.3.1 Jenis Kelamin

Berdasarkan pengamatan dan hasil wawancara, proporsi jenis kelamin Store Associate (SA) yang bekerja di Toko Buku Gramedia Depok adalah 60 % untuk perempuan dan 40% untuk laki-laki. Jumlah keseluruhan SA yang diamati berjumlah sepuluh orang setiap shift. Hal ini menunjukkan bahwa untuk SA yang bekerja saat ini jenis kelamin perempuan lebih dominan daripada jenis kelamin laki-laki. Terdapat enam orang perempuan dan empat orang laki-laki yang bekerja sebagai SA. Pihak Toko Buku Gramedia Depok tidak terlalu menyoroti seberapa besar proporsi jenis kelamin untuk SA yang bekerja disana. Namun, bagi pihak Toko Buku Gramedia Depok, SA yang bekerja disana haruslah menarik dan menggunakan prinsip 4S + 1T yaitu senyum, salam, sapa, santun, dan terima kasih. Karakteristik jenis kelamin hanya akan berdampak terhadap waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Proporsi jenis kelamin Store Associate (SA) dapat dilihat pada Gambar 5.

Gambar 5. Proporsi jenis kelamin Store Associate (SA)

40%

60%

4.3.2 Lama Bekerja

Berdasarkan hasil wawancara kepada Store Associate (SA), lamanya bekerja berbeda-beda setiap SA. Sesuai dengan kasus yang terjadi dilapang, maka untuk karateristik lamanya bekerja SA dapat dibagi menjadi tiga (3) kategori, antara lain bekerja kurang dari dua bulan, bekerja antara 2 – 12 bulan dan bekerja lebih dari satu tahun. Setengah dari jumlah SA yang bekerja di Toko Buku Gramedia Depok, rata-rata lamanya bekerja ada dikategori kedua yaitu 2– 12 bulan, sebesar 50 % atau lima orang. Kemudian, untuk 30% atau tiga orang SA berada pada kategori ketiga yaitu bekerja sudah lebih dari satu tahun. Sedangkan 20% atau dua orang SA lainnya berada pada kategori pertama yaitu bekerja kurang dari dua bulan. Dari hasil pengamatan, karakteristik lamanya bekerja SA mempengaruhi terhadap waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Umumnya SA yang bekerja lebih dari satu tahun, waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaannya lebih cepat dari yang kurang dari satu tahun. Proporsi lama bekerjanya SA yang ada di Toko Buku Gramedia depok dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6. Proporsi lama bekerja Store Associate (SA)

4.3.3 Status Kerja

Pihak Toko Buku Gramedia Depok menetapkan status kerja karyawan menjadi empat (4) kategori antara lain, tetap, kontrak, training, dan ditambah dengan perbantuan. Status kerja yang ada tersebut berkaitan erat dengan lamanya bekerja. status kerja tetap umumnya ditempatkan di

20%

50% 30%

back office dengan lama bekerja lebih dari dua tahun. Sedangkan untuk front office umumnya berstatus kerja kontrak, training dan perbantuan.

Pengangkatan untuk status kerja kontrak umumnya pada karyawan yang telah bekerja lebih dari satu tahun di Toko Buku Gramedia Depok. Pengangkatan untuk status kerja training umumnya pada karyawan yang telah bekerja lebih dari tiga bulan. Sedangkan untuk perbantuan masa kerja karyawan sekitar 2 – 3 bulan. yang kemudian akan dipromosikan menjadi training, jika tes terakhir lulus. Berdasarkan hasil wawancara kepada Store Associate (SA), 30 % dari jumlah SA yang bekerja adalah berstatus kerja kontrak, karena SA yang diamati berjumlah sepuluh orang tiap shift, maka hal ini menunjukkan terdapat tiga SA yang bekerja dengan status kontrak. Kemudian, 50% atau dua SA yang bekerja dengan status sebagai training, dan 20% atau dua SA yang bekerja dengan status sebagai perbantuan. Karateristik status kerja tersebut, akan mempengaruhi penggunaan waktu kerja dan penyelesaian waktu tugas pokok pekerjaan pada masing-masing SA. Proporsi status kerja SA yang ada di Toko Buku Gramedia Depok dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 7. Proporsi status kerja Store Associate (SA)

4.4. Tugas Pokok Pekerjaan dan Fungsi Store Associate (SA)

Berdasarkan analisis pekerjaan, maka diperoleh informasi mengenai tugas pokok pekerjaan dan fungsi karyawan SA pada Toko Buku Gramedia Depok. Tugas pokok pekerjaan karyawan SA dapat dilihat pada Tabel 3. Adapun tugas

50%

30% 20%

pokok pekerjaan pada Tabel 3 selanjutnya akan digunakan untuk menganalisis beban kerja dan kebutuhan karyawan SA Toko Buku Gramedia Depok.

Tabel 3. Uraian tugas pokok pekerjaan Store Associate (SA) di Toko Buku Gramedia Depok

Uraian Tugas Pokok Pekerjaan Store Associate (SA) 1. Mendisplay Buku

2. Input Kode Rak Buku 3. Retur Buku

4. Order Buku 5. Melayani Customer

6. Merapihkan Buku

7. Active Selling

Uraian tugas pokok yang disebutkan diatas merupakan tugas pokok dari SA pada wilayah 2 (buku agama, psikologi), wilayah 3 (buku keilmuan, profesi), wilayah 4 (buku teknik, bahasa, pelajaran), dan wilayah 5 (buku anak, komik, majalah). Adapun uraian tugas pokok pekerjaan pada SA di wilayah 1 (buku novel, hobi, lifestyle) agak sedikit berbeda dengan tugas pokok pada SA yang ada di wilayah 2, wilayah 3, wilayah 4, dan wilayah 5. Terdapat tiga (3) tugas pokok tambahan pada SA yang bekerja di wilayah 1. Uraian tugas pokok tersebut antara lain :

1. Mendisplay Buku 6. Merapihkan Buku

2. Input Kode Rak Buku 7. Active Selling

3. Retur Buku 8. Update Buku Baru

4. Order Buku 9. Update Buku Laris

5. Melayani Customer 10. Update Buku Promo (dekat kasir)

Sedangkan fungsi dari Store Associate (SA), pada intinya sama yaitu melayani customer dengan prinsip 4S +1T (senyum, salam, sapa, santun, dan Terima kasih).

4.5. Gambaran Hari Kerja Store Associate (SA)

Toko Buku Gramedia Depok, merupakan bisnis yang bergerak di bisnis ritel untuk melayani publik, dimana produk utamanya yaitu buku dan stationery. Toko Buku Gramedia Depok selalu buka setiap hari, oleh karena itu hari sabtu dan minggu pun karyawan tetap bekerja. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, jumlah hari kerja yang diperoleh dalam penelitian ini yaitu 366 hari, lalu jumlah hari kerja tersebut dikurangi dengan jumlah cuti mingguan sebanyak 53 hari kerja per tahun, cuti nasional sebanyak 11 hari kerja per tahun, serta cuti bulanan sebanyak 12 hari kerja per tahun yang kemudian didapatkan hari kerja efektif dari SA tersebut sebanyak 290 hari kerja dalam setahun. Adanya hari kerja efektif dalam setahun tersebut menghasilkan waktu kerja efektif sebesar 1.776 jam pertahun atau 106.575 menit per tahun, dengan allowance (waktu longgar) yang diberikan sebesar 12,5%. Kasus yang terjadi di Toko Buku Gramedia Depok, yaitu untuk hari libur nasional dan hari minggu, seluruh karyawan (termasuk SA) tetap bekerja, dan hari liburnya dapat digantikan pada hari biasa yaitu hari senin sampai jumat. Khusus untuk hari libur nasional, karyawan yang bekerja akan diberikan kompensasi oleh perusahaan.

4.6. Waktu Kerja Store Associate (SA)

Waktu kerja Store Associate (SA) adalah tujuh jam, dimulai dari 08.30 -15.30 WIB. Pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja SA dilakukan dengan menggunakan work sampling yang dilakukan pada hari biasa (weekdays) dan hari libur(weekend). Hal ini dikarenakan terdapat aktivitas yang berbeda yang dilakukan oleh seorang SA pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Waktu pengamatan dilakukan selama satu bulan sesuai dengan jumlah hari kerja dan waktu kerja di Toko Buku Gramedia Depok. Barnes (1980) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktivitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Hal-hal perlu yang dilakukan dalam penerapan work sampling selama penelitian adalah sebagai berikut :

1. Membuat formulir work sampling yang dapat dilihat pada Lampiran 1, dengan menentukan kisaran waktu per pengamatan yaitu setiap sepuluh menit.

2. Mengelempokkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan ke dalam kategori produktif, tidak produktif maupun pribadi.

3. Setelah pengelompokan dilakukan maka seluruh waktu dari ketiga kategori itu dijumlahkan, dicari rata-ratanya.

4. Jumlah pengamatan yang diperoleh di kalikan dengan sepuluh karena lamanya waktu pengamatan adalah sepuluh menit, sehingga akan diperoleh jumlah penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap kategori kegiatan produktif, tidak produktif maupun pribadi.

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan yang termasuk dengan kategori produktif yaitu berbagai kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan masing-masing dan yang berhubungan dengan kemajuan perusahaan. Sedangkan kegiatan yang termasuk kategori tidak produktif yaitu bermalas-malasan, mengobrol, baca buku. Sementara itu, untuk kegiatan yang termasuk kategori pribadi yaitu yang berhubungan dengan menghilangkan lelah dan menggunakan waktu pribadi yang sudah diberikan oleh Toko Buku Gramedia Depok, seperti istirahat, makan, minum, sholat. Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja SA dengan menggunakan metode work sampling selama satu bulan yang dibagi menjadi hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) akan dijelaskan di sub bab berikut.

4.6.1 Perbandingan Penggunaan Waktu Kerja Store Associate (SA)

Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja produktif yang dilakukan kepada Store Associate (SA), dengan menggunakan work sampling pada hari biasa (Weekdays) dan hari libur (weekend) dapat dilihat pada Tabel 4.

Tabel 4. Perbandingan waktu kerja produktif SA pada weekdays dan weekeend Wilayah Store Associate (SA)

Waktu Produktif (menit) Waktu Produktif (%) Hari Biasa (Weekdays) Hari Libur (Weekend) Hari Biasa (Weekdays) Hari Libur (Weekend) 1

SA 1 370 355 88% 85%

SA 2 380 340 90% 81%

2

SA 3 295 265 70% 63%

SA 4 280 245 67% 58%

3

SA 5 285 275 68% 65%

SA 6 300 265 71% 63%

4

SA 7 345 330 82% 79%

SA 8 340 330 81% 79%

5

SA 9 335 300 80% 71%

SA 10 375 300 89% 71%

Rata-rata 330,5 300,5 79% 72%

Berdasarkan Tabel 4 dapat diketahui bahwa penggunaan waktu kerja produktif SA yang terjadi pada hari biasa (weekdays) berkisar antara 67% sampai 90%, sedangkan untuk hari libur (weekend) berkisar antara 58% sampai 85%. Dapat disimpulkan bahwa, terjadi penurunan penggunaan waktu kerja produktif dari hari biasa (weekdays) ke hari libur (weekend). Hal ini disebabkan adanya perbedaan aktivitas yang terjadi pada SA di hari biasa dan hari libur. Pada hari biasa, seorang SA melakukan tujuh (7) tugas pokok, sedangkan pada hari libur seorang SA diwajibkan oleh Toko Buku Gramedia Depok untuk melayani Customer saja, sehingga hanya ada tiga (3) tugas pokok saja yang dilakukannya, antara lain melayani customer, merapihkan buku, dan active selling. Oleh karena itu, aktivitas yang dilakukan pada hari biasa cenderung padat jika dibandingkan dengan aktivitas di hari libur.

Dapat di lihat dari Tabel 4, penggunaan waktu kerja produktif tertinggi pada hari biasa terdapat pada SA 2 sebesar 90%, sedangkan pada hari libur terdapat pada SA 1 sebesar 85%. Berdasarkan pengamatan, SA 1 dan SA 2 memiliki waktu kerja produktif tertinggi daripada SA yang lainnya, dikarenakan tugas-tugas yang dilakukan dalam kesehariannya lebih padat dibandingkan yang lain. Selain itu, hal ini juga

dipengaruhi faktor wilayah. SA 1 dan SA 2 bekerja pada wilayah 1 yang memiliki area kerja yang lebih luas dibandingkan wilayah lainnya, dan pada wilayah 1 merupakan kumpulan buku-buku yang frekuensinya sering dikunjungi oleh customer di Toko Buku Gramedia Depok. Penggunaan waktu kerja produktif terendah pada hari biasa dan hari libur terdapat pada SA 4, masing-masing sebesar 67%, dan 58%. Berdasarkan pengamatan, SA 4 cenderung lebih banyak menggunakan waktu yang tidak produktif dalam kesehariaannya, seperti mengobrol, bermalas-malasan, dan membaca buku. Hal ini juga dipengaruhi oleh faktor wilayah. SA 4 yang bekerja pada wilayah 2, dimana kumpulan buku-buku yang terdapat di wilayah 2 tidak banyak di kunjungi oleh customer Toko Buku Gramedia Depok. Secara keseluruhan, penggunaan rata-rata waktu produktif SA yaitu 79% pada hari biasa (weekdays) dan 72% pada hari libur (weekend).

Gambar 8. Perbandingan waktu kerja produktif antara hari biasa dan hari libur

Dari diagram batang diatas, dapat terlihat jelas penurunan waktu kerja produktif pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Berdasarkan International Labour Organization (ILO) dalam Waseso dan Adisasmito (2006), bahwa waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Berdasarkan pernyataan tersebut, maka

88% 90%

70% _67% 68% 71%

82% 81% 80%

89% 85% 81%

63% 58%

65% 63%

79% 79%

71% 71%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10

1 2 3 4 5

% wak tu p ro d u kt if

Wilayah dan SA

Weekdays Weekend

dapat disimpulkan bahwa SA yang diteliti di Toko Buku Gramedia Depok ada yang sudah mencapai optimum dalam penggunaan waktu produktifnya, ada juga yang belum optimum. Untuk penggunaan waktu produktif yang optimum, diperoleh pada SA 1, SA 2, SA 7, SA 8, SA 9 dan SA 10 pada hari biasa (weekdays) sedangkan untuk hari libur (weekend) terdapat pada SA 1, SA 2, dan SA 8.

Penggunaan waktu kerja store associate (SA) tidak hanya melibatkan waktu pengukuran waktu produktif saja akan tetapi juga melibatkan waktu tidak produktif yang dilakukan oleh SA. Waktu produktif merupakan waktu yang digunakan oleh SA dalam hal bermalas-malasan, mengobrol, membaca buku, dan sebagainya yang tidak berkaitan dengan tugas pokok pekerjaan seorang SA. Kegiatan yang tidak produktif tersebut tenttunya akan menurunkan kinerja Toko Buku Gramedia Depok. Hasil pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja tidak produktif yang dilakukan kepada Store Associate (SA), dengan menggunakan work sampling pada hari biasa (Weekdays) dan hari libur (weekend) dapat dilihat pada Tabel 5.

Tabel 5. Perbandingan waktu kerja tidak produktif SA pada

weekdays dan weekeend

Wilayah

Store Associate

(SA)

Waktu tidak produktif (menit)

Waktu tidak produktif (%) Hari Biasa (Weekdays) Hari Libur (Weekend) Hari Biasa (Weekdays) Hari Libur (Weekend) 1

SA 1 10 25 2% 6%

SA 2 0 40 0% 10%

2

SA 3 85 115 20% 27%

SA 4 100 135 24% 32%

3

SA 5 95 105 23% 25%

SA 6 80 115 19% 27%

4

SA 7 35 50 8% 12%

SA 8 40 50 10% 12%

5

SA 9 45 80 11% 19%

SA 10 5 80 1% 19%

Berdasarkan Tabel 5 dapat diketahui bahwa penggunaan waktu kerja tidak produktif SA yang terjadi pada hari biasa (weekdays) berkisar antara 0% sampai 24%, sedangkan untuk hari libur (weekend) berkisar antara 6% sampai 32%. Dapat disimpulkan bahwa, terjadi kenaikan penggunaan waktu kerja tidak produktif dari hari biasa (weekdays) ke hari libur (weekend). Sama dengan pembahasan pada penggunaan waktu produktif sebelumnya, hal ini disebabkan adanya perbedaan aktivitas yang terjadi pada SA di hari biasa dan hari libur. Pada hari libur, tugas pokok pekerjaan SA cenderung lebih sedikit dari pada tugas pokok pekerjaan SA di hari biasa, sehingga menyebabkan pengunaan waktu tidak produktif meningkat dari hari biasa ke hari libur.

Dapat di lihat dari Tabel 5, penggunaan waktu kerja tidak produktif tertinggi pada hari biasa terdapat pada SA 4 sebesar 24%. Begitu pula dengan penggunaan waktu kerja tidak produktif tertinggi pada hari libur terdapat pada SA 4 sebesar 32%. Berdasarkan pengamatan, SA 4 memiliki waktu kerja tidak produktif tertinggi daripada SA yang lainnya pada hari biasa maupun hari libur dikarenakan banyak waktu yang terbuang dan dipakai untuk mengobrol, bermalas-malasan, serta membaca buku. Sedangkan untuk penggunaan waktu kerja tidak produktif terendah pada hari biasa terdapat pada SA 2 yaitu 0% dan hari libur terdapat pada SA 1 yaitu 6%. Berdasarkan pengamatan, SA 1 dan SA 2 bekerja pada wilayah yang sama yaitu wilayah 1. Wilayah 1 pekerjaannya cenderung lebih padat jika dibandingkan wilayah lain, sehingga hanya sedikit waktu yang tidak produktif digunakannya. Selain itu, wilayah 1 juga merupakan wilayah yang sering dikunjungi oleh customer. Secara keseluruhan, penggunaan rata-rata waktu tidak produktif SA yaitu 12% pada hari biasa (weekdays) dan 19% pada hari libur (weekend).

Gambar 9. Perbandingan waktu kerja non produktif antara hari biasa dan hari libur

Dari diagram batang diatas, dapat terlihat jelas terjadi peningkatan penggunaan waktu tidak produktif pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) untuk setiap SA. Hal ini disebabkan karena aktivitas yang terjadi pada hari libur (weekend) tidak sepadat dibandingkan hari biasa (weekdays).

Berdasarkan hasil pengamatan, faktor yang mempengaruhi SA melakukan kegiatan yang tidak produktif antara lain :

1. Jarang sekali adanya pengawasan dari atasan secara langsung, sehingga beberapa SA berpotensi untuk melakukan pekerjaan yang tidak produktif, seperti mengobrol, bermalas-malasan, dan membaca buku.

2. Kurangnya kesadaran dari seorang SA dalam peraturan yang ada, sehingga waktu pribadi yang seharusnya diberikan 40 menit kepada masing-masing SA menjadi dilebih-lebihkan sehingga hal itu menjadi kegiatan yang tidak produktif.

3. Pekerjaan seorang SA tiap-tiap wilayah berbeda dan fluktuatif, artinya ada waktu-waktu tertentu seorang Store Associate (SA) sangat sibuk

2% 0% 20% 24% 23% 19%

8% 10% 11% 1% 6% 10% 27% 32% 25% 27%

12% 12%

19% 19%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%

SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10

1 2 3 4 5

% wak tu n o n p ro d u kt if

Wilayah dan SA

Weekdays Weekend

bekerja dan ada pula waktu dimana pekerjaan seorang SA tidak padat. Hal ini juga tergantung pada wilayah dimana pramuniaga itu ditempatkan, biasanya untuk wilayah 1 (buku novel, hobi dan lifestyle) dan wilayah 5 (buku anak-anak, komik, dan majalah) waktu kerjanya sangat padat.

4.6.2 Perbandingan Aktivitas Melayani Customer

Pada hasil pengamatan, terdapat perbedaan aktivitas SA dalam melayani customer pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Untuk melihat perbandingan aktivitas tersebut dapat di lihat pada Tabel 6.

Tabel 6. Perbandingan jumlah customer yang dilayani masing-masing SA

Wiayah SA Weekdays ( customer)

Weekend (customer)

1

SA 1 28 42

SA 2 22 40

2

SA 3 26 42

SA 4 20 38

3

SA 5 20 40

SA 6 15 38

4

SA 7 25 37

SA 8 28 38

5

SA 9 32 55

SA 10 31 53

Berdasarkan Tabel 6, dapat diketahui bahwa jumlah customer yang dilayani oleh masing-masing SA mengalami peningkatan dari hari biasa (weekdays) ke hari libur (weekend). Pada Tabel 6 dapat dilihat, jumlah customer yang paling banyak dilayani oleh SA pada hari biasa (weekdays) maupun hari libur (weekend) didapatkan pada SA 9 di wilayah 5, dengan jumlah customer yang dilayani masing-masing sebesar 32 customer dan 55 customer. Hal yang serupa juga dialami oleh SA 10 yang sama-sama berada di wilayah 5 dengan jumlah customer yang paling banyak setelah SA 9. Dapat disimpulkan adanya peningkatan dan banyaknya jumlah customer yang dilayani tersebut disebabkan karena faktor pengunjung dan faktor wilayah. Berdasarkan pengamatan, jumlah pengunjung pada hari libur (weekend) cenderung lebih ramai daripada hari biasa (weekdays). Selain faktor pengunjung, wilayah juga mempengaruhi peningkatan

jumlah customer yang dilayani oleh SA. Wilayah 5 merupakan wilayah yang paling banyak dikunjungi oleh customer di Toko Buku Gramedia Depok, baik hari biasa maupun hari libur. Adapun buku-buku yang terdapat di wilayah 5 antara lain, buku anak-anak, komik, dan majalah. Selain itu, letak strategis yang terdapat di wilayah 5 juga memberikan potensi customer untuk menanyakan buku yang ingin dicarinya pada SA yang berada di wilayah 5.

Gambar 10. Perbandingan jumlah customer yang dilayani SA antara hari biasa dan hari libur

Dari diagram batang diatas, terlihat jelas peningkatan jumlah customer yang dilayani oleh SA di masing-masing wilayah. Wilayah 5 merupakan wilayah yang paling banyak dikunjungi customer diantara wilayah yang lainnya baik pada hari biasa (weekdays) maupun hari libur (weekend).

4.6.3 Perbandingan Aktivitas Merapihkan Buku

Berdasarkan hasil pengamatan terhadap SA dalam aktivitas merapihkan buku, terdapat sedikit perbedaan dalam segi kuantitas. Hal tersebut dikarenakan jumlah pengunjung di Toko Buku Gramedia Depok yang meningkat pada hari libur mengakibatkan intensitas yang dilakukan oleh SA lebih banyak dari pada hari libur. Dapat dilihat dari Gambar 11, aktivitas merapihkan buku paling banyak dilakukan oleh SA 5 dan SA 6 yang terdapat di wilayah 3. Wilayah 3 merupakan wilayah yang rak

28

22 26 _{20 20} 15

25 28

32 ₃₁ 42 ₄₀ 42

38 40 38 ₃₇ 38

55 ₅₃

0 10 20 30 40 50 60

SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10

1 2 3 4 5

Cu

sto

m

e

r

Pegawai dan Wilayah

Weekdays Weekend

bukunya cenderung tidak rapih yang disebabkan oleh para customer yang menaruh buku tidak pada tempatnya setelah membaca buku. Adapun buku yang terdapat pada wilayah 3 antara lain buku keilmuan dan profesi.

Gambar 11. Perbandingan aktivitas merapihkan buku antara hari biasa dan hari libur

4.6.4 Perbandingan Aktivitas Active Selling

Acitve selling merupakan metode penjualan buku tertentu yang dilakukan oleh seorang SA secara aktif kepada customer, dimana buku yang akan ditawarkan sudah ditentukan oleh pihak Toko Buku Gramedia Depok. Setiap buku yang terjual, SA akan diberikan bonus dengan besarnya bonus yang berbeda-beda. Berdasarkan hasil pengamatan, kegiatan active selling sering tidak dilakukan oleh beberapa SA pada hari biasa (weekdays), sehingga terjadi perbedaan yang sangat signifikan untuk kegiatan active selling di hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Perbedaan tersebut dapat dilihat pada Gambar 12.

3 3 5

4

6 6

3 3 3 2 3

4

5 5

6 6

4 4

5 5

0 1 2 3 4 5 6 7

SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10

1 2 3 4 5

Fr e ku e n si M e rap ih kan B u ku

Pegawai dan Wilayah

Weekdays Weekend

Gambar 12. Perbandingan active selling antara hari biasa dan hari libur

Dari diagram batang diatas, terlihat jelas perbedaan kegiatan active selling yang dilakukan oleh SA pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Hampir semua SA tidak melakukan active selling pada hari biasa dan hanya ada satu SA yang melakukan kegiatan active selling pada hari biasa yaitu SA 1. Dari hasil wawancara terhadap SA, banyak SA yang tidak melakukan active selling disebabkan oleh sibuknya pekerjaan yang dilakukan pada hari biasa, pemberian bonus yang tidak sesuai harapan,dan sulitnya menawarkan buku terhadap customer sampai buku tersebut dibeli. Hal itulah yang mengakibatkan menurunnya motivasi SA dalam melakukan active selling tersebut.

4.7. Analisis Full Time Equivalent (FTE) Store Associate (SA)

Full Time Equivalent (FTE) adalah jumlah jam kerja yang mewakili satu waktu penuh karyawan selama periode waktu tetap, seperti satu bulan atau satu tahun. Sebelum menentukkan FTE, terlebih dahulu mengetahui beban kerja pada masing-masing SA. FTE bertujuan menyederhanakan pengukuran kerja dengan mengubah jam beban kerja ke jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Dalam kasus ini, nilai FTE dibawah 1 merupakan underload, yang artinya jumlah beban kerja SA masih dibawah beban kerja optimal, sedangkan jika nilai FTE diatas 1 merupakan overload, yang artinya jumlah beban kerja SA sudah melebihi beban kerja optimal.

15

0 0 0 0 0 0 0 0 0 20

15 10

17 15

22 ₂₁

12 15 0 5 10 15 20 25 30 35

SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10

1 2 3 4 5

Ju m lah Ac tiv e S e ll in g

Pegawai dan Wilayah

Weekdays Weekend

68 Lanjutan Lampiran 2.

Store Associate (SA) 8 Wilayah 4

No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun (kali)

Rata-rata Waktu Penyelesaian

Beban Kerja Per Tahun (menit)

1 Display Buku 935 15 14025

2 Input Kode Rak 935 1 935

3 Retur Buku 935 5 4675

4 Order Buku 561 2 1122

5 Melayani Customer 9226 5 46130

6 Merapihkan Buku 981 10 9810

7 Active Selling 2205 2 4410

8 Briefing 292 60 17520

Total Beban Kerja 98627

FTE 0,93

Keterangan Underload

Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload

FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload

69 Lanjutan Lampiran 2.

Store Associate (SA) 9 Wilayah 5

No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun (kali)

Rata-rata Waktu Penyelesaian (menit)

Beban Kerja Per Tahun (menit)

1 Display Buku 1496 15 22440

2 Input Kode Rak 1496 1 1496

3 Retur Buku 748 5 3740

4 Order Buku 384 3 1152

5 Melayani Customer 11759 3 35277

6 Merapihkan Buku 1086 10 10860

7 Active Selling 1260 2 2520

8 Briefing 292 60 17520

Total Beban Kerja 95005

FTE 0,89

Keterangan Underload

Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload

FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload

70 Lanjutan Lampiran 2.

Store Associate (SA) 10 Wilayah 5

No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun (kali)

Rata-rata Waktu Penyelesaian (menit)

Beban Kerja Per Tahun (menit)

1 Display Buku 1870 15 28050

2 Input Kode Rak 1870 1 1870

3 Retur Buku 1122 5 5610

4 Order Buku 748 3 2244

5 Melayani Customer 11362 3 34086

6 Merapihkan Buku 899 10 8990

7 Active Selling 1575 2 3150

8 Briefing 292 60 17520

Total Beban Kerja 101520

FTE 0,95

Keterangan Underload

Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload

FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload

71

Lampiran 3. Layout tempat bekerja karyawan Store Associate (SA)

Keterangan :

Buku pada Wilayah 1

 Roman Remaja, Roman Dewasa, Fiksi ilmiah dan Fantasi, Misteri dan Kejahatan, Humor, Seni Lukis, Fotography, Music & Lagu, Peternakan, Pertanian, Olahraga & Petualangan, Resep masakan dan minuman, Roti & Kue, Keterampilan, Tata Busana, Lukis dan Seni, Tata Rias.

Buku pada Wilayah 2

 Agama (Islam, Katholik, Budha dan Hindu), Alkitab, Psikologi Islam, Hukum & Pendidikan Islam, Pemikiran Islam, Haji & Umroh, Khotbah, Kitab &

WILAYAH 2 (Buku Agama, Psikologi)

(SA 3 & SA4) WILAYAH 2

(Buku Agama, Psikologi)

(SA 3 & SA4) WILAYAH 1 (Buku Novel, Hobi, lifestyle)

(SA 1 & SA2)

WILAYAH 3 (Buku keilmuan dan Profesi) (SA 5 & SA 6)

WILAYAH 4 (Buku Teknik, Bahasa, Pelajaran) (SA 7 & SA

8) WILAYAH 5 (Buku anak-anak, Komik, Majalah) (SA 9 & SA

10) WILAYAH 1

WILAYAH 1 (SA1&SA2)

72

Lanjutan Lampiran 3.

Hadits, Psikologi Pengembangan Diri, Wanita dan Rumah Tangga, Nama Bayi, Filsafat, Dunia & Akhirat, Doa & Dzikir, Slahat, Fiqih, Psikotes, Kedokteran, Kesehatan Masyarakat, Herbal.

Buku pada Wilayah 3

 Politik, Hukum, Sosial, Budaya, Perundangan, Biografi, Komunikasi, Manajemen, Ekonomi, Keuangan, SDM, Pemasaran, Akuntansi, Bisnis, Wirausaha, Perbankan

Buku pada Wilayah 4

 Desain Grafis, IT, Pemrograman, Komputer, Teknik Sipil, Mesin, Listrik, Pasti Alam, Statistik, Pendidikan dan Pengajaran, Bahasa Asing, Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, Office, Internet, Kamus dan Refrensi, Buku Pelajaran SD, SMP, SMA, Soal-Soal.

Buku pada Wilayah 5

 PraSekolah & TK, Cerita Anak, Seri Tokoh Dunia, Komik Anak, Komik Remaja, Komik Dewasa, Dunia Pengetahuan, Keterampilan Anak, Pariwisata, Peta, Poster, Majalah.

RINGKASAN

ADI PERMANA. H24080037. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok. Di bawah Bimbingan ABDUL BASITH dan LINDAWATI KARTIKA

Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif, dinamis, dan cenderung sulit diprediksi pada era global saat ini, maka sebuah perusahaan membutuhkan sumber daya manusia yang efektif, dan efisien, serta responsif terhadap perubahan. Sampai saat ini perencanaan sumber daya manusia yang dilakukan Toko Buku Gramedia Depok masih dalam proses pengembangan dan perbaikan. Toko Buku Gramedia Depok bergerak di bidang bisnis ritel yang fokus utamanya adalah profit. Store Associate (SA) merupakan ujung tombak dalam penjualan. Dalam upaya peningkatan profit, maka beban kerja SA harus dapat dioptimalkan.

Penelitian ini bertujuan untuk (1) Mengidentifikasi tugas pokok dan fungsi SA, (2) Menganalisis perbandingan waktu kerja produktif dan tidak produktif SA pada hari biasa dan hari libur, (3) Menganalisis jumlah kebutuhan ideal SA berdasarkan hasil analisis beban kerja melalui perhitungan FTE, (4) Merumuskan solusi alternatif dalam meningkatkan kinerja SA agar lebih efektif dan efisien.

Informasi yang diperoleh berasal dari data primer dan sekunder. Data primer diperoleh melalui pengamatan pada SA dan wawancara, sedangkan data sekunder diperoleh melalui informasi perusahaan dan literatur lainnya. Metode pengambilan sampel menggunakan teknik purposive sampling yang diambil secara sensus pada salah satu jabatan yaitu SA buku yang bekerja di shift 1 sehingga diperoleh 10 responden. Alat analisis yang digunakan yaitu analisis pekerjaan, perhitungan kebutuhan tenaga kerja sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan analisis beban kerja melalui Full Time Equivalent (FTE).

Hasil penelitian menunjukkan bahwa tugas pokok pekerjaan SA yaitu mendisplay buku, menginput kode rak buku, retur buku, order buku, melayani customer, merapihkan buku, active selling, update buku baru, update buku laris dan update buku promo. Hasil pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja menunjukkan bahwa beberapa SA masih belum optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif. Jumlah kebutuhan ideal SA yaitu sembilan orang. Hal ini mengakibatkan terjadinya kelebihan jumlah SA sebanyak satu orang. Adapun solusi alternatif dalam menangani permasalahan ini dengan cara pengurangan satu orang yaitu SA 4 pada wilayah 2 (buku agama dan psikologi).