Membangun sistem informasi strategi pendekatan supply chain mangement distribusi barang di CV.Bandung Artha Guna Sedaya

Nama : Deni Alamsyah

NIM : 10109535

Tempat/Tgl. Lahir : Bandung, 11 April 1990 Jenis Kelamin : Laki – Laki

Alamat : Jl. Antapani Lama No.30b, Bandung No. Telp./HP. : 08986108523

E-mail : d.alamsyah45@gmail.com Riwayat Pendidikan

1996 – 2002 : SD Negeri Griba 18/2 Bandung 2002 – 2005 : SMP Bina Dharma 2 Bandung

2005 – 2008 : SMA Yayasan Atikan Sunda Bandung 2009 – 2014 : Program Studi S1 Jurusan Teknik Informatika

Universitas Komputer Indonesia Bandung

Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sebenar – benarnya dalam keadaan sadara dan tanpa paksaan.

Bandung, 25 Februari 2014

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana

DENI ALAMSYAH

10109535

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2014

iii

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir ini.

Laporan tugas akhir ini merupakan syarat untuk menyelesaikan studi jenjang strata satu (S1) di Program Studi Teknik Informatika, Universitas Komputer Indonesia dengan judul “MEMBANGU SISTEM INFORMASI

STRATEGI PENDEKATAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

DISTRIBUSI BARANG DI CV. BANGUN ARTHA GUNA SEDAYA”.

Laporan tugas akhir ini tidak akan berarti apa-apa tanpa bantuan dan dukungan semua pihak yang dengan segenap hati dan rasa tulus yang telah memberikan semua hal yang penulis butuhkan, untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, berkah dan karunia-Nya. 2. Bapak H. Endang Sahri dan Ibu HJ. Tarmini yang selalu memberikan

dorongan semangat dan doa yang tak pernah ada habisnya, serta untuk kakak- kakak tercinta atas motivasinya yang menjadi kekuatan bagi penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini.

3. Ibu Dian Dharmayanti, S.T., M.Kom., selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, pengarahan dan masukan bagi penulis. 4. Bapak Dedi, S.T., selaku pembimbing di CV. Bangun Artha Guna Sedaya. 5. Ibu Utami Dewi W, S.Kom., selaku dosen penguji sekaligus dosen wali

yang selalu mendengarkan keluh kesah dan senantiasa memberikan masukan serta saran kepada penulis.

6. Seluruh dosen pengajar di UNIKOM khususnya pada Program Studi Teknik Informatika yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya. 7. “Kusai Family” khususnya Teh Nining. Terima kasih banyak.

iv

9. Teman-teman IF-12 2009 seluruhnya yang telah bersama-sama melewati manis pahitnya bangku kuliah..

10.Semua pihak yang terlibat yang telah ikut membantu dalam penulisan laporan ini baik secara langsung maupun tidak langsung.

Di dalam penulisan laporan ini, penulis menyadari bahwa laporan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis menerima segala masukan, saran, dan kritik yang membangun untuk perbaikan dari masa mendatang.

Akhir kata, semoga laporan tugas akhir ini dapat berguna khusunya bagi penulis, dan untuk seluruh pihak yang membutuhkan pada umumnya.

Bandung, 20 Agustus 2013

v

Daftar Isi v

Daftar Gambar viii

Daftar Tabel x

Daftar Simbol xii

Daftar Lampiran xiv

BAB I PENDAHULUAN 1

I.1 Latar Belakang Masalah 1

I.2 Perumusan Masalah 2

I.3 Maksud danTujuan 2

I.4 Batasan Masalah 3

I.5 Metodologi Penelitian 4

I.6 Sistematika Penulisan 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 8

II.1 Tempat Penelitian 8

II.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan 8

II.1.2 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan 8

II.2 Landasan Teori 10

II.2.1 Sistem Informasi 10

II.2.2 Supply Chain Management (SCM) 11

II.2.3 Analisis dan Desain Sistem 16

II.2.4 Basis Data (Database) 17

II.2.5 Flow Chart (Bagan Alir Sistem) 20

II.2.6 ERD (Entity Relationship Diagram) 22

II.2.7 DFD (Data Flow Diagram) 25

II.2.8 Kamus Data (Data Dictionary) 27

II.2.9 Konsep Dasar Peramalan 28

vi

III.1 Analisis Yang Sedang Berjalan 35

III.1.1 Analisis Masalah 35

III.1.2 Gambaran Prosedur yang Sedang Berjalan 35 III.1.3 Analisis Metode Supply Chain Management 40

III.1.4 Usulan Perbaikan Sistem 43

III.1.5 Analisis pengendalian persediaan 43

III.1.6 Ilustrasi Distribusi dan Transportasi 49 III.1.7 Analisis Non Fungsional dan Kebutuhan Non-Fungsional 50 III.1.8 Analisis Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak 55

III.1.9 Analisis Basis Data 56

III.1.10 Analisis Pengkodean 57

III.2 Analisis Kebutuhan Fungsional 58

III.2.1 Diangram Konteks 58

III.2.2 Data Flow Diagram (DFD) 60

III.3 Perancangan Sistem 79

III.3.1 Perancangan Basis Data 79

III.3.2 Perancangan Arsitektur 83

III.3.2.1 Perancangan Struktur Menu 83

III.3.2.2 Perancangan Antar Muka 84

III.3.2.3 Perancangan Pesan 103

III.3.2.4 Jaringan Semantik 103

III.3.2.4 Perancangan Prosedural 107

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 109

IV.1 Implementasi Sistem 109

IV.1.1 Perangkat Keras yang Digunakan 109

IV.1.2 Perangkat Lunak yang Digunakan 109

vii

IV.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Blackbox 121

IV.3 Pengujian Beta 121

IV.3.1 Wawancara Pengguna 121

IV.3.2 Wawancara Pengujian Beta untuk Admin 122 IV.3.3 Wawancara Pengujian Beta Untuk Sales 123

IV.3.4 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta 124

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 125

V.1 Kesimpulan 125

Erlangga, 2003

[3] McLeod, Raymond. (2011). Management Information Systems. New Jersey:Prentice Hall.

[4] Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon. (2002). Management Information System. New Jersey : Prentice Hall

[5] Jogiyanto, HM. (1993). Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

[6] Pujawan, N, dan ER mahendrawathi.(2010). Supply Chain Management, Surabaya, Guna Wijaya

[7] Mulyanto, Aunur Rofiq. (2008). Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional.

[8] Ramakrishnan, Raghu and Johannes Gehrke. (2003). Database management systems. Michigan : McGraw-Hill.

[9] Nasution, Arman Hakim. Prasetyawan, Yudha. (2008). Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Yogyakarta : Graha Ilmu.

1

Persaingan dalam dunia bisnis yang semakin ketat menuntut perusahaan untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya sehari-hari. Salah satu faktor yang memerlukan banyak biaya dalam memasarkan suatu produk yaitu adanya manajemen logistik yang terdiri dari perancangan produk peramalan, pengadaan produk, pengendalian persediaan penyimpanan, distribusi dan retailer. CV. Bangun Artha Guna Sedaya merupakan Perusahaan yang bergerak di bidang distributor khusus Food Service, perusahaan ini mempunyai rangkaian sistem kerja dari mulai pembelanjaan produk ke para supplier sampai penawaran langsung ke pelanggan. Supplier bagi CV. Bangun Artha Guna Sedaya terdiri dari beberapa perusahaan besar yang ada di indonesia salah satunya yaitu PT. Abc President Indonesia dan PT. Heinz ABC indonesia, sedangkan pelanggan CV. Bangun Artha Guna Sedaya terdiri dari toko, koprasi dan kantin yang cakupannya wilayahnya Bandung, Kab. Bandung, Cimahi, Sumedang, Garut.

Hubungan kerja sama CV. Bangun Artha Guna Sedaya dengan para

supplier masih dilakukan dengan cara bertemu secara langsung, jika CV. Bangun Artha Guna Sedaya akan belanja untuk kebutuhan stok maka harus berbelanja secara langsung ke suplier atau melalui telepon dengan membawa daftar kebutuhan. Cara kerja sama bisnis ini menyebabkan waktu permintaan menjadi lambat dan biaya trasportasi menjadi besar mengingat kerjasama dengan para

supplier yang berada di luar kota. Kendala lain yaitu dalam hal informasi dari para

supplier maupun pelanggan. Ketidakpastian informasi dari supplier yaitu mengenai pengiriman produk ke perusahaan. Ketidakpastian tersebut berdampak terhadap persediaan stok di gudang menjadi berlebih atau mengalami kekurangan. Apabila persediaan stok berlebih, hal tersebut menyebabkan biaya penyimpanan menjadi lebih besar dan produk rentan rusak jika kelebihan stok terlalu lama disimpan. Apabila terjadi kekurangan persediaan stok, maka pesanan dari pelanggan tidak akan terpenuhi dan hilangnya potensi penjualan. Selain itu,

kurangnya komunikasi antara bagian sales dengan gudang terkait dalam pemesanan produk oleh pelanggan. Sales seringkali melakukan kesepakatan dengan pelanggan dalam pemesanan produk tanpa mengecek secara baik stok yang ada di gudang. Hal ini menyebabkan perubahan permintaan penyediaan produk terhadap pihak gudang. Supplier menuntut agar sebisa mungkin tidak terjadi perubahan pemesanan produk jika pemesanan telah diajukan. Bila hal tersebut terjadi maka akan menyebabkan mundurnya jadwal pengiriman.

Oleh karena itu dibutuhkan sistem Supply Chain Management (SCM) untuk menangani permasalahan yang ada di CV. Bangun Artha Guna Sedaya karena fungsi Supply Chain Management (SCM) itu sendiri adalah untuk mengintegrasikan proses-proses bisnis mulai dari pemasok produk yaitu para

supplier sampai ke pengguna akhir. Pendekatan ini mengenai berbagai proses yang akan menunjang pemasokan produk maupun penjualan produk bagi perusahaan. Maka dari itu perlu dibangun sistem informasi strategi pendekatan

Supply Chain Management (SCM) di CV. Bangun Artha Guna Sedaya. I.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan maka terdapat rumusan masalah yang terjadi di CV. Bangun Artha Guna Sedaya sebagai berikut :

1. Bagaimana cara memudahkan hubungan supplier dengan perusahaan dalam pengadaan produk.

2. Bagaimana cara memudahkan mendapatkan informasi mengenai terpenuhi atau tidaknya permintaan barang yang telah dikirim ke

supplier.

3. Bagaiman cara memudahkan sales mendapatkan informasi stok barang di gudang.

I.3 Maksud danTujuan

Maksud penyusunan tugas akhir ini adalah untuk membangun sistem informasistrategi pendekatan Supply Chain Management distribusi barang di CV. Bangun Artha Guna Sedaya.

Adapun tujuan yang akan dicapai dalam penelitian ini adalah :

1. Memudahkan CV. Bangun Artha Guna Sedaya dalam hubungan dengan supplier dalam permintaan produk.

2. Memudahkan CV. Bangun Artha Guna Sedaya dalam mendapatkan informasi dari supplier pengenai permitaan yang telah dikirim.

3. Memudahkan sales mendapatkan informasi stok barang di gudang.

I.4 Batasan Masalah

Sebagai ruang lingkup pembuatan tugas akhir ini, penulis mengambil batasan-batasan pembahasan guna menjaga konsitensi tujuan dari perancangan sistem, sehingga masalah yang dihadapi tidak meluas dan pembahasan menjadi terarah sebagaimana mestinya.batasan tersebut adalah :

1. Dalam studi kasus ini konsep supply chain management hanya menitik beratkan pada Admin gudang, sales dan supplier.

2. Pengolahan data yang ada dalam sistem ini diantaranya adalah data produk, data pemesanan, data permintaan, data stok barang, data

supplier, data pelanggan

3. Proses yang ada dalam sistem adalah:

a. Proses pemesanan dari pelanggan melalui sales. b. Proses permintaan barang ke supplier.

c. Proses peramalan perencanaan permintaan barang untuk memenuhi kebutuhan pesanan pelanggan selama 1 minggu kedepan.

d. Proses pengendalian persedian barang. 4. Keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem:

a. Informasi pesanan dari pelanggan. b. Informasi stok barang.

c. Informasi penjualan.

d. Informasi permintaan ke supplier.

5. Sistem tidak menangani data-data return dan keuangan yang terjadi berupa transaksi dan data gaji karyawan yang bekerja di CV. Bangun Artha Guna Sedaya.

6. Metode untuk meramalkan perencanaan permintaan produk mengunakan metode Single Moving Average.

7. Data peramalan yang diambil data penjualan Nu greentea Hny 24x500ml selama 3 bulan terakhir.

8. Sistem akan mengambil data penjualan selama 3 minggu terakhir untuk menghitung peramalan peramalannya.

9. Aplikasi ini merupakan aplikasi berbasis web.

10.Metode analisis yang akan digunakan dalam pembangunan sistem ini berdaarkan analisis terstruktur, dimana pemodelan datanya mengunakan ERD (Entity Relationship Diagram) serta untuk menggambarkan pemodelan fungsionalnya menggunakan DFD (Data Flow Diagram).

I.5 Metodologi Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif merupakan suatu metode penelitian yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang hal-hal yang dibutuhkan dan berusaha menggambarkan serta menginterpretasi objek yang sesuai dengan fakta secara sistematis dan faktual.

I.5.1 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Studi pustaka

Studi Pustaka yang dilakukan ialah dengan mempelajari berbagai literatur, seperti buku-buku, artikel-artikel, e-book, website, dan sumber–sumber yang berkaitan dengan Supply chain management.

b. Observasi.

Cara pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan langsung ke CV. Bangun Artha Guna Sedaya.

c. Interview / Wawancara.

Cara pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung kepada kepala gudang dan maupun pegawai di CV. Bagun Artha Guna Sedaya.

I.5.1 Metode Pembangunan Perangkat Lunak

Metode pembangunan perangkat lunak menggunakan model

waterfall, yang digambarkan pada Gambar I.1 Metode ini disebut dengan

waterfall karena tahap yang pertama harus dilalui dan diselesaikan terlebih dahulu untuk dapat melanjutkan ketahapan selanjutnya. Tahapdari model ini adalah sebagai berikut :

a. Requirements analysisand definition : Pada tahap ini mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus di penuhi oleh program yang akan di bangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.

b. System and software desaign : tahap ini dikerjakan setelah kebutuhan selesai dikumpulkan secara lengkap.

c. Implementation and unit testing : Tahap desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan. Program yang dibangun langsung diuji baik secara unit.

d. Integration and system testing : Tahap penyatuan unit-unit program kemudian di uji secara menyeluruh.

e. Operation and Maintenance : Tahap mengoperasikan program dilingkungannya dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi dengan situasi sebenarnya.

Requirements analysis and

definition

System and software design

Integration and system testing Implementation

and unit testing

Operation and maintenance

Gambar I. 1 Model waterfall [1] I.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bab yang membahas latar belakang, identifikasi masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian yang digunakan dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisi tentang sejarah singkat CV. Bangun Artha Guna Sedaya, struktur organissai Dinas Perhubungan kota Banjar, uraian pekerjaan CV. Bangun Artha Guna Sedaya, landasan teori yang berisi teori - teori yang melandasi dari pembangunan sistem informasi strategi pendekatan Supply Chain Management di CV. Bangun Artha Guna Sedaya.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

Bab ini berisi tentang analisis sistem, analisis masalah, analisis sistem yang sedang berjalan di CV. Bangun Artha Guna Sedaya, proses penyusunan hirarki,

analisis kebutuhan non-fungsional, analisis pengguna / user, analisis perangkat keras, analisis perangkat lunak. Selain itu terdapat juga analisis basis data, analisis kebutuhan fungsional, diagram konteks, spesifikasi proses, kamus data, stuktur tabel, perancangan antar muka, perancangan prosedural dan jaringan semantik untuk aplikasi yang akan dibangun sesuai dengan hasil analisis yang telah dibuat. BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Bab ini berisi hasil implementasi dari hasil analisis dan perancangan sistem yang telah dibuat disertai juga hasil pengujian sistem yang dilakukan di CV. Bangun Artha Guna Sedaya sehingga diketahui apakah sistem yang dibangun sudah memenuhi syarat sebagai aplikasi yang user-friendly dan metode pengujian dalam sistem pendekatan SCM ini menggunakan pengujian black box.

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari uraian proses pembangunan dan saran – saran tentang aplikasi untuk penulisan tugas akhir.

9

CV. Bangun Artha Guna Sedaya terletak di Jl. Kawaluyaan No. 12 bandung , perusahaan ini didirikan pada bulan Agustus tahun 2002.perusahaan ini bergerak di bidang distributor khusus Food Service Area coverage yang sebagai targetnya yaitu Kotamadya Bandung, Kabupaten Bandung, Garut, Sumedang, Cimahi, padalarang. CV. Bangun Artha Guna Sedaya telah menjalin kerja sama dengan 21 perusahaan-perusahaan besar di Indonesia yang bergerak dibidang food

sebagai pemasok produk yang dikelolah oleh perusahaan.

Misi dari perusahaan ini adalah mencari atau menciptakan dan membangun pasar untuka produk-produk yang dipegang di area dan channel yang ditunjuk, menyediakan pelanyanan sebaik mungkin bagi pelanggan, dan menjadi distributor Food Service no.1 di area yang ditunjuk.

II.1.2 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan II.1.2.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi berfungsi untuk membantu dalam melakukan aktivitas manajemen dalam proses pelaksanaan produksi untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi akan terlihat jelas tugas dan tanggung jawab masing – masing personil dalam melaksanakan tugasnya.Sehingga apa yang telah diamanatkan berupa tanggung jawab dan tugas personil diharapkan dapat diterapkan dalam proses produksi maupun interaksi sosial di lapangan pekerjaan.

Bentuk struktur organisasi PT Badjatex berupa garis dan staf. Seorang direrktur utama membawahi empat orang direktur, yaitu direktur keuangan, direktur pemasaran, direktur sumber daya manusia (SDM), dan direktur produksi. Direktur produksi membawahi dua departemen, yaitu departemen pertenunan, departemen pencelupan, pencapan dan penyempurnaan. Setiap manajer departemen dibantu oleh seorang asisten manajer yang membawahi beberapa kepala bagian. Direktur SDM membawahi satu manajer personalia dan

umum yang membawahi dua orang kepada bagian, yaitu kepala bagian personalia dan kepala bagian sarana penunjang produksi. Direktur pemasaran dan pembelian membawahi satu manajer yang membawahi dua orang kepala bagian, yaitu kepala bagian pemasaran dan kepala bagian pembelian.

Berikut ini dijabarkan lebih rinci mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab tiap personil, kaitan fungsi dan posisi dimana struktur organisasi CV. Bangun Artha Guna Sedaya secara operasional dapat dilihat pada gambar 2.1.

Direktu

Kepala Gudang

SPV Gudang Sesko

HELPER CHECKER DRIVER UMUM

Admin Sales

SALES Staf

ADM

Manager Keuangan Manager Sales

ADM Kasir

Gambar II.1 Struktur organisasi CV. Bangun Artha Guna Sedaya II.1.2.2 Uraian Pekerjaan

1. Direktur

Direktur merupakan pemimpin tertinggi dan pemegang kebijakan perusahaan sehari – hari, dan mempunyai tanggung jawab untuk mengkoordinir kegiatan organisasi untuk menjaga kelancaran administratif dan fisik perusahaan.

2. Manager Sales

Manager pemasaran bertanggung jawab menangani segala kegiatan dalam bidang pemasaran dan administrasinya, mengusahakan agar pemenuhan pesanan dari pelanggan dilaksanakan tepat pada waktunya dan memperbaiki dalam usaha pemasaran dengan meningkatkan haasil penjualan danperbaikan kegiatan pemasarannya.

Manager keuangan bertanggung jawab mengkordinasi kegiatan dalam bidang keuangan dan pengendalian harta perusahaan, mengontrol biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan serta hal – hal yang menyangkut keuangan.

4. Kepala Gudang

Kepala gudang bertanggung jawab dalam menjamin kelancaran gudang serta penyajian data gudang yang akurat dan pengiriman barang yang tepat waktu sesuai dengan permintaan dengan sistem dan prosedur yang telah disepakati.

5. SPV Gudang

SPV gudang bertanggung jawab terhadap kelancaran oprasional gudang, penyediaan data yang akurat dan up to dat, berhak menolak pengiriman barang apabila dokumen pendukung tidak lengkap.

6. Sesko (Sales Kordinator)

Sesko bertanggu jawab menangani kegiatan pemasaran dan administrasinya, mengadakan koordinasi dengan komponen organisasi lainnya sesuai dengan ruang lingkup kegiatannya.

7. Checker

Checker bertanggung jawab untuk memeriksa kelengkapan produk dan kualitas barang yang akan dikirim maupun yang diterima.

8. Driver

Driver bertanggung jawab dalam pengiriman pesanan pelanggan supaya bisa tepat waktu dan tepat tujuannya.

9. Umum

Umum bertanggung jawab melaksanakan kebijaksanaan perusahaan dalam hal data administrasi, pembinaan personal, membuat laporan rinci kegiatan kepada Kepala Gudang, mengadakan koordinasi dengan komonen organisasi lainnya sesuai ruang lingkup kegiatannya.

II.2 Landasan Teori II.2.1 Sistem Informasi

Sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen, yang semuanya bekerja menuju suatu tujuan [3]. Informasi adalah salah satu dari lima jenis utama sumber daya yang dipakai oleh manajer. Semua sumberdaya termasuk informasi yang dapat dikelola. Pengolahan informasi semakin penting saat bisnis menajdi rumit dan kemampuan komputer berkembang. Jadi, sistem informasi dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang bekerjasama dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengawasan, analisis, dan visualisasi dalam organisasi [4]. Pengertian secara umum, sistem informasi merupakan kumpulan komponen atau elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Sistem memerlukan sumber daya yang akan mengubah input menjadi output. Output informasi digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi yang berada dalam lingkungan perusahaan. Manajer berada pada semua tingkat organisasional perusahaan dan dalam semua area fungsional. Karena itu untuk dapat berhasil, mereka perlu mengerti informasi.

Informasi merupakan data yang sudah diolah sehingga berguna untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi merupakan suatu susunan dari komponen-komponen berhubungan yang saling berinteraksi untuk mendukung kegiatan, manajemen informasi, dan pengambilan informasi yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi.

II.2.2 Supply ChainManagement (SCM) II.2.2.1 Pengertian SCM

Supply chain adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya ternasuk supplier, pabrik, distributor, took atau ritel, serta perusahaan-perusahaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik[6].

Pada suatu supply chain biasanya ada 3 macam aliran yang harus dikelola. Pertama adalah aliran barang yang mengalir dari hulu (upstream) ke hilir (downstream). Contohnya adalah bahan baku yang dikirm ke pabrik. Setelah produk selesai diproduksi, mereka dikirim ke distributor, lalu ke pengecer atau ritel, kemudian ke pemakai akhir. Yang kedua adalah aliran uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu. Yang ketiga adalah aliran informasi yang bisa terjadi dari hulu ke hilir ataupun sebaliknya. Informasi tentang persediaan produk yang masih ada di masing-masing supermarket sering dibutuhkan oleh distributor maupun pabrik. Informasi tentang ketersediaan kapasitas produksi yang dimiliki oleh supplier juga sering dibutuhkan oleh pabrik. Informasi tentang status pengiriman bahan baku sering dibutuhkan oleh perusahaan yang mengirim maupun yang akan menerima. Perusahaan pengapalan harus membagi informasi seperti ini supaya pihak-pihak yang berkepentingan bisa memonitor untuk kepentingan perencanaan yang lebih akurat.

Supplier Tier 2

Supplier

Tier 1 Manufacturer Distributor

Ritel/ Toko

Finansial : invoice, term pembayaran Material : Bahan baku, komponen, produk jadi Informasi : kapasitas, status pengiriman, quotation

Finansial : pembayaran Material : rectur, recycle, repair Informasi : order, ramalan, RFQ / RFP

Gambar II.2 Simplifikasi model supply chain dan 3 macam aliran yang dikelola[6]

Istilah SCM pertama kali dikemukakan oleh Oliver & Weber pada tahun 1982 (cf. Oliver & Weber, 1982; Lambert et al. 1998). Kalau supply chain adalah jaringan fisiknya, yakni perusahaan-perusahaan yang terlibat dalam memasok bahan baku, memproduksi barang, maupun mengirimkannya ke

pemakai akhir, SCM adalah metode, alat, atau pendekatan pengelolaanya. Namun perlu ditekankan bahwa SCM mengehendaki pendekatan atau metode yang terintegrasi dengan dasar semangat kolaborasi. Ada beberapa definisi tentang SCM. Misalnya, the Council of Logistics Management memberikan definisi berikut :

Supply chain management is the sistematic, strategic coordination of the traditional business functions within a particular company and across businesses within the supply chain for the purpose of improving the long-term performance or the individual company and the supply chain as a whole.

Jadi Supply chain management tidak hanya berorientasi pada urusan internal sebuah perusahaan, melainkan juga urusan eksternal yang menyangkut hubungan dengan perusahaan partner. Karena perusahaan-perusahaan yang berada pada suatu supply chain pada intinya ingin memuaskan konsumen akhir yang sama, mereka harus bekerja sama untuk membuat produk yang murah, mengirimkannya tepat waktu, dan dengan kualias yang bagus. Idealnya, hubungan antar pihak pada suatu supply chain berlangsung jangka panjang. Hubungan jangka panjang memungkinkan semua pihak untuk menciptakan kepercayaan yang lebih baik serta menciptakan efisiensi. Efisiensi bisa tercipta karena hubungan jangka panjang berarti mengurangi ongkos-ongkos untuk mendapatkan perusahaan partner baru.

II.2.2.2 Area Cakup SCM

Apabila kita mengacu pada sebuah perusahaan manufaktur, kegiatan-kegiatan utama yang masuk dalam klasifikasi SCM adalah :

1. Kegiatan merancang produk baru (product development)

2. Kegiatan mendapatkan bahan baku (Procurement, Purchasing, atau Control)

3. Kegiatan merencanakan produksi dan persediaan (Planning & Control) 4. Kegiatan melakukan produksi (Production)

5. Kegiatan melakukan pengiriman / distribusi (Distribution) 6. Kegiatan pengelolaan pengembalian produk / barang (Return)

Keenam klasifikasi tersebut biasanya tercermin dalam bentuk pembagian departement atau divisi pada perusahaan manufaktur.

Tabel II.1 Lima bagian utama dalam sebuah perusahaan manufaktur yang terkaitdengan fungsi utama supply chain [6].

Bagian Cakupan Kegiatan antara lain

Pengembangan Produk Melakukan riset pasar, merancang produk baru, melibatkan

supplier dalam perancangan produk baru

Pengadaan Memilih supplier, mengevaluasi kinerja supplier, melakukan pembelian bahan baku dan komponen, memonitor supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier

Perencanaan & pengendalian Demand Planning, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, perencanaan produksi dan persediaan

Operasi / Produksi Eksekusi produksi, pengendalian kualitas

Pengiriman / Distribusi Perencanaan jaringan distribusi, penjadwalan pengiriman, mencari dan memelihara hubungan dengan perusahaan jasa pengiriman, memonitor service level di tiap pusat distribusi

II.2.2.3 Peran Informasi dalam Rantai Pasok

Menurut Chopra dan Meindl (2007) informasi harus memiliki beberapa karakteristik agar dapat berguna dalam mengambil keputusan rantai pasok :

1. Akurat. Informasi harus menggambarkan kondisi yang sebenarnya agar manajer dapat mengambil keputusan yang baik. Tentunya selalu ada kemungkinan bahwa informasi yang tersedia mengandung kesalahan. Namun setidaknya informasi tersebut harus memberikan gambaran yang paling tidak mengarah kepada kebenaran

2. Tepat . sebuah perusahaan bisa dengan mudah tenggelam dalam lautan informasi, namun tidak dapat mengambil keputusan yang baik karena informasi tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan.

3. Dapat diakses pada saat dibutuhkan. Seringkali yang terjadi adalah informasi sebenarnya ada, namun tidak dapat diakses pada saat dibutuhkan. Informasi yang akurat namun tidak dapat diakses pada saat dibutuhkan tidak dapat membantu pengambilan keputusan.

Pemasok Produksi Pengadaan Gudang Keuangan Perencanaan Distribusi Pemasaran & Penjualan Pelanggan Internal Perusahaan Kapasitas Rencana distribusi Ketersediaan produk Harga Promosi Saluran distribusi Alat distribusi Permintaan Budget Purchase order requisition Budget Persediaan Produk jadi Permintaan Jadwal Pengiriman Permintaan Tingkat Persediaan Bahan baku &

Produk jadi Rencana produksi Persediaan Bahan baku Realisasi Produk Kebutuha & Spesifikasi Material Pesanan Kapasitas Waktu pengiriman

Gambar II.3 Informasi Rantai Pasok [6]

Ket : garis merah menunjukkan batasan area dimana pendekatan SCM dilakukan II.2.2.4 Teknologi informasi untuk rantai pasok

Mengingat peran penting dari informasi dalam mendukung kinerja rantai pasok maka manajer harus memahami bagaimana informasi dikumpulkan dan dianalisis. Simchi-Levi dkk (2004) mengartikan teknologi informasi (TI) sebagai alat-alat, baik berupa perangkat keras maupun perangkat lunak, yang digunakan untuk mengetahui keberadaan informasi dan menganalisis informasi tersebut untuk mengambil keputusan yang terbaik bagi ranti pasok. Chopra & Meindl(2007) mengistilahkan TI sebagai mata dan telinga, bahkan sebagian dari otak, dari manajemen dalam sebuah rantai pasok yang menangkap dan menganalisis informasi yang dibuthkan untuk pengambilan keputusan [6].

Simchi-Levi dkk (2004) mengatakan bahwa tujuan penerapan TI dalam manajemen rantai pasok adalah:

a Mengumpulkan informasi mengenai sebuah prouk mulai dari produksi sampai pengiriman dan pembelian dan menyediakan pola pandang bagi semua pihak dalam rantai pasok.

b Menyediakan akses bagi seluruh data dan infromasi yang ada dalam sistem melalui satu titik kontak (single-point-of-contact). Tujuannya adalah semua informasi yang tersedia baik untuk pelanggan atau untuk kebutuhan internal harus dapat diakses dalam satu langkah dan tetap sama terlepas dari cara untuk mengakses data tersebut baik melalui telepon, faks atau internet atau siapapun yang membutuhkan data tersebut.

c Menganalisis, merencanakan dan membuat tradeoff berdasarkan informasi dari seluruh komponen dalam sebuah rantai pasok

d Kolaborasi dengan partner untuk mengatasi ketidakpastian, antara lain melalui pembagian informasi, dan mencapai optimasi lobal.

Menurut Simchi-Levi dkk (2004) keempat tujuan tersebut tidak harus dicapai secara bersamaan dan tidak selalu tergantung satu sama lainnya. Tujuan-tujuan ini dapat ditarget secara bersamaan dengan tingkat kepentingan yang tergantung pada industri, ukuran perusahaan, prioritas internal dan pertimbangan pengembalian investasi [6].

II.2.3 Analisis dan Desain Sistem

Analisis sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi komponen - komponennya dengan tujuan mempelajari seberapa bagus komponen - komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka. Analisis mungkin adalah bagian terpenting dari proses rekayasa perangkat lunak. Karena semua proses lanjutan akan sangat bergantung pada baik tidaknya hasil analisis. Tahapan - tahapan dalam analisis rekayasa perangkat lunak secara ringkas adalah satu bagian penting yang biasanya dilakukan dalam tahapan analisis yaitu pemodelan proses bisnis.

Model proses adalah model yang memfokuskan pada seluruh proses di dalam sistem yang mentransformasikan data menjadi informasi. Model proses juga menunjukkan aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses. Biasanya model ini digambarkan dalam bentuk Diagram Arus Data (Data Flow Diagram / DFD). DFD meyajikan gambaran proses dan prosedur untuk mentransformasi data menjadi informasi [5].

Disain perangkat lunak adalah tugas, tahapan atau aktivitas yang difokuskan pada spesifikasi detil dari solusi berbasis komputer. Disain perangkat lunak sering juga disebut sebagai physical design. Jika tahapan analisis sistem menekankan pada masalah bisnis (business rule), maka sebaliknya disain perangkat lunak fokus pada sisi teknis dan implementasi sebuah perangkat lunak [5]. Output utama dari tahapan disain perangkat lunak adalah spesifikasi disain. Spesifikasi ini meliputi spesifikasi disain umum yang akan disampaikan kepada stakeholder sistem dan spesifikasi disain rinci yang akan digunakan pada tahap implementasi. Spesifikasi disain umum hanya berisi gambaran umum agar stakeholder sistem mengerti akan seperti apa perangkat lunak yang akan dibangun. Biasanya diagram USD tentang perangkat lunak yang baru merupakan point penting dibagian ini. Spesifikasi disain rinci atau kadang disebut disain arsitektur rinci perangkat lunak diperlukan untuk merancang sistem sehingga memiliki konstruksi yang baik, proses pengolahan data yang tepat dan akurat memiliki aspek user friendly dan memiliki dasar - dasar untuk pengembangan selanjutnya.

Desain arsitektur ini terdiri dari desain database, desain proses, desain user interface yang mencakup desain input, output form dan report, desain hardware, software dan jaringan. Desain proses merupakan kelanjutan dari pemodelan proses yang dilakukan pada tahapan analisis[5].

II.2.4 Basis Data (Database)

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data merupakan salah satu komponen utama dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam penyediaan informasi [8].

Jika dibayangkan, basis data mirip dengan lemari di ruang administrasi sekolah yang menyimpan berbagai arsip. Masing - masing jenis arsip dikelompokkan, diatur dan disimpan pada tempat yang telah ditentukan. Sehingga akan ada kelompok arsip siswa, arsip guru, arsip mata pelajaran, arsip keuangan, dan lain-lain. Perbedaannya hanya pada media penyimpanannya. Kalau lemari arsip menggunakan lemari dari kayu, besi atau plastik, sedangkan basis data

menggunakan media penyimpan elektronis seperti disk (hard disc, CD, atau tape). Gambar 2.4 memberikan ilustrasi tentang kesamaan lemari arsip dan basis data.

Satu hal penting yang harus diperhatikan, basis data bukan hanya sekedar penyimpanan data secara elektronis. Tidak semua penyimpanan data elektronis bisa disebut basis data. Apabila penyimpanan itu tidak menggunakan prinsip pengaturan, pemisahan atau pengorganisasian maka kita tidak dapat menyebut penyimpanan data tersebut sebagai basis data. Pada Gambar 2.4 terlihat penerapan prinsip pengaturan, pengorganisasian atau pemisahan, baik pada lemari arsip atau pada basis data.

Gambar II.4 Lemari Arsip dan Basis Data [8].

Prinsip utama dalam basis data adalah konsep independensi data yaitu pemisahan data dari program aplikasinya. Sedangkan tujuan utama dalam basis data adalah membantu pengguna dalam abstraksi suatu sistem. Ada tiga level abstraksi yang biasanya digunakan yaitu physical level, conceptual level dan view level. Physical level menunjukkan bagaimana data akan disimpan.

Conceptual level berkaitan dengan data apa yang akan disimpan dan bagaimana hubungan antar data tersebut. View level merupakan level tertinggi yang menjelaskan bagian - bagian basis data pada pengguna tertentu [8].

Gambar II.5 Tingkatan Abstraksi Data [8] Basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu : 1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.

2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.

3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya. 4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem - sistem baru secara mudah.

5. Dapat digunakan dengan cara - cara yang berbeda.

Secara bertingkat, operasi dasar basis digambarkan dalam skema berikut :

Gambar II.6 Operasi - Operasi Dasar Basis Data [8]. Operasi-operasi tersebut meliputi:

a. Pembuatan basis data baru (create database). Operasi ini sama dengan pembuatan atau pembelian lemari arsip yang baru.

b. Penghapusan basis data (drop database). Operasi ini sama dengan pengrusakan atau penghancuran lemari arsip.

c. Pembuatan tabel baru (create table). Operasi ini sama dengan penambahan kelompok arsip baru. Operasi ini baru bisa dijalankan jika basis data telah dibuat.

d. Penghapusan tabel (drop table). Operasi ini sama dengan pengrusakan kelompok arsip lama. Operasi ini baru bisa dijalankan jika tabel telah ada pada suatu basis data.

e. Pengisian atau penambahan data baru (insert data) pada suatu tabel.Operasi ini mirip dengan penambahan lembaran arsip baru pada kelompok arsip. Operasi ini baru bisa dijalankan jika tabel telah dibuat.

f. Pengambilan data dari suatu tabel (retrieve data). Operasi ini mirip dengan pencarian lembaran arsip yang tersimpan dalam kelompok arsip.

g. Pengubahan data dari suatu tabel (update data). Operasi ini mirip dengan perbaikan isi lembaran arsip dari suatu kelompok arsip h. Penghapusan data dari suatu tabel (delete). Operasi ini mirip dengan

penghapusan sebuah lembaran arsip dari suatu kelompok arsip. Basis data dibangun untuk memenuhi tujuan dalam pengorganisasian data, antara lain sebagai berikut :

1. Efisiensi meliputi kecepatan (speed), ruang simpan (space) dan keakuratan (accuracy).

2. Menangani data dalam jumlah besar. 3. Kebersamaan pemakaian (shareability). 4. Meniadakan duplikasi dan inkonsistensi data. II.2.5 Flow Chart (Bagan Alir Sistem)

Flow Chart atau bagan alir adalah bagan (chart) yang menunjukan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Ada lima macam bagan alir yang biasa dipakai, yaitu :

1. System Flow Chart (Bagan Alir Sistem)

Bagan alir sistem (System Flowchart) merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan -urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukan apa yang sedang dikerjakan di sistem.

2. Document Flow Chart (Bagan Alir Dokumen)

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart atau paperwork flowchart) merupakan bagan alir yangmenunjukan arus data laporan dan formulir termasuk tembusan - tembusan. Bagan alir ini menggunakan simbol yang sama.

3. Schematic Flow Chart (Bagan Alir Skematik)

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah bagan alir skematik selain menggunakan simbol - simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar - gambar komputer dan peralatan.

lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar - gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol -simbol bagan alir. Penggunaan gambar - gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarkannya.

4. Program Flow Chart (Bagan Alir Program)

Bagan alir program (program flow chart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah - langkah dari proses program. Bagan Alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap - tiap langkah di dalam program komputer secara logika.

5. Process Flow Chart (Bagan Alir Proses)

Bagan alir proses (Process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analisis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.

II.2.6 ERD (Entity Relationship Diagram)

Sebuah Entity Relationship Diagram (ERD) memungkinkan kita untuk mendeskripsikan data yang terlibat dalam dunia nyata dalam kaitan tentang objek -objek dan hubungan mereka. Model ini digunakan secara luas untuk mengembangkan desain awal dari database. Diagram ini juga menyediakan konsep - konsep yang memungkinkan kita untuk berpindah dari deskripsi informal dari keinginan user ke deskripsi yang lebih detail dan akurat yang dapat diterapkan dalam sebuah DBMS [6].

ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol dalam menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada tiga macam simbol dan notasi yang digunakan, yaitu :

a. Entity

Entity adalah segala hal yang nyata maupun abstrak yang berhubungan dengan input ataupun output data. Entity merupakan suatu bentuk dari orang, tempat, kejadian, atau konsep dari suatu informasi yang dijadikan suatu data bagi database yang akan digunakan.

Gambar II.7 Entity

b. Attribute

Attribute merupakan suatu identifikasi dari suatu entity atau disebut juga

field dari sebuah relasi yang menjelaskan karakteristik dari suatu entity.

Pada tiap-tiap entity terdapat suatu attribute yang bernilai unik. Attribute

yang bernilai unik ini disebut sebagai kunci. Kunci merupakan sebuah satuan minimal dari attribute dimana memiliki nilai unik yang. mengidentifikasi sebuah

entity dalam satuan

Terdapat beberapa macam kunci, yaitu : 1. Kunci Utama (Primary Key)

Satu attribute atau satu set attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Misalnya: Kode Barang, karena unik tidak mungkin ganda dan mewakili secara menyeluruh terhadap entity barang, setiap barang pasti memiliki kode barang.

2. Kunci Kandidat (Candidate Key)

Satu attribute atau satu set attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Setiap kunci kandidat mempunyai peluang menjadi kunci primer, tetapi sebaiknya dipilih satu saja yang dapat mewakili secara menyeluruh terhadap

entity yang ada.

3. Kunci Tamu (Foreign Key)

Satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi satu hubungan yang menunjukan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entity anak dan sama dengan kunci utama induk relasinya. Hubungan entity induk dengan entity anak adalah hubungan one – to - many.

c. Relationship

Relationship adalah hubungan entity yang satu dengan entity yang lain. Dalam relationship dikenal dua istilah yaitu cardinality dan mandatory.

Cardinality adalah jumlah maksimum atau minimum dari elemen yang diizinkan pada setiap sisi dari suatu relationship. Sedangkan mandatory menandai apakah semua record dari sebuah entity harus berelasi dengan record dari entity yang lain.

Dependency adalah ketergantungan sebuah entity dengan entity induknya. Sehingga jika entity induknya dihapus, maka entity anaknya akan ikut terhapus secara otomatis.

Gambar II.10 Dependency Relationship

Ada beberapa macam cardinality yaitu : 1. One – to – One

One – to – One relationship merupakan suatu hubungan dimana suatu anggota entity mempunyai hubungan dengan satu anggota entity yang lain.

Contoh : satu buku hanya mempunyai satu detail buku, demikian juga satu detail buku hanya dimiliki oleh satu buku.

Gambar II.11 One – to – One Relationship

2. One – to – Many

One – to – Many relationship merupakan hubungan antara beberapa anggota

entity yang satu dengan satu anggota dari entity yang lain. Contoh : satu kamar berisi beberapa anak kost.

Gambar II.12 One – to – Many Relationship

3. Many – to – Many

Many – to – Many relationship merupakan hubungan antara beberapa anggota entity yang satu dengan beberapa anggota entity yang lain.

Contoh : satu orang mahasiswa diajar oleh beberapa dosen dan satu orang dosen mengajar beberapa mahasiswa.

Gambar II.13 Many – to – Many Relationship

II.2.7 DFD (Data Flow Diagram)

DFD mulai dikenalkan oleh Martin dan Estrin pada tahun 1967, berupa algoritma dengan menggunakan symbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. Dimana penggunaan symbol dalam menerangkan algoritma juga digunakan oleh E.Yourdan dan LL. Constantine, bahkan pada tahun 1973 GE Whitehouse menggunakan simbol sejenis untuk membuat model - model matematika.

Penggunaan notasi atau simbol dirasakan sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson pada tahun 1979. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali didalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus data dari sistem sekarang dikenal dengan nama Data Flow Diagram.

Data flow diagram atau biasa disingkat DFD atau dalam bahasa indonesia sebagai Diagram Arus Data (DAD), merupakan penggambaran jaringan kerja dari suatu sistem (otomatis, Manual, atau kombinasi). Penggambaran DFD terhadap kasus yang serupa dapat berbeda tergantung perancangannya, karena setiap orang dapat berbeda membentuk level dari suatu flow sistem. DFD terdiri dari 2 bentuk, yaitu

1. Diagram arus data fisik dimana pada diagram ini lebih ditekankan pada bagaimana proses - proses dari sistem diterapkan termasuk proses - proses yang manual dimana lebih menunjukan dimana, bagaimana dan oleh siapa proses - proses dalam sistem tersebut dilakukan. Umumnya diagram fisik digunakan untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan pada saat analisa dengan pertimbangan diagram ini lebih mudah dipahami oleh user karena proses tersebut menggambarkan objek - objek yang melakukan proses dalam suatu sistem.

2. Diagram arus data logika dimana penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu proses - proses apa secara logika yang dibutuhkan oleh sistem yang terkait, jadi lebih menekankan pada proses -proses dan aliran data dari dan keluar proses tersebut.

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut disimpan. Kelebihan dari DFD yaitu dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan mengubah sistem menjadi level yang lebih rendah, sedangkan kekurangannya adalah tidak dapat menunjukan proses pengulangan, proses keputusan dan tidak menunjukan.

roses - proses perhitungan. Berikut ini merupakan simbol yang dipakai dalam DFD :

1. Kesatuan Luar

Kesatuan Luar menggambarkan kesatuan - kesatuan di luar sistem yang kita gambarkan. Kesatuan ini menyediakan data untuk input ke sistem dan menerima data output dari sistem. Setiap kesatuan luar diberi nama sesuai dengan elemennya.

2. Proses

Proses adalah kegiatan yang mengtransformasikan dari input menjadi output. Proses dapat digambarkan dengan lingkaran atau persegi empat bundar ( upright rectangle). Penulisan label di proses dapat menggunakan kata benda untuk menggambarkan DAD model fisik dan kata kerja untuk menggambarkan DAD model logis.

3. Arus Data

Tanda panah digunakan untuk menggambarkan arus data yang mengalir di antara proses, tempat penyimpanan data dan kesatuan luar. Selain itu tanda panah juga mewakili fisik seperti mengalirnya stok/persediaan barang dagangan.

4. Tempat Penyimpanan Data

Tempat penyimpanan data (data storage) digunakan untuk menyimpan data hasil proses maupun menyediakan data yang dipersiapkan untuk diproses.

II.2.8 Kamus Data (Data Dictionary)

Data dictionary atau kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan - kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud ini maka kamus data harus memuat hal - hal sebagai berikut :

a. Nama Arus Data (Paper Work), karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka nama dari arus data juga harus dicatat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data tersebut.

b. Nama lain, hal ini perlu ditulis karena data yang sama mungkin mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departmen yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur, sedangkan bagian gudang menyebutnya dengan bukti penjualan sebagai faktur, sehingga baik faktur maupun tembusan data yang sama mempunyai struktur yang berbeda.

c. Bentuk Data, karena hal ini perlu dicatat dikamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokan kamus data kedalam kegunaanya sewaktu perancangan sistem.

d. Arus Data, menunjukan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data, supaya memudahkan mencari arus data ini di DFD.

e. Penjelasan, untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan -keterangan tentang arus data tersebut.

f. Periode, periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan

input data harus dimasukan ke sistem, kapan proses - proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan - laporan harus dihasilkan.

g. Volume, yang perlu dicatat dikamus data adalah tentang volume rata - rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata - rata menunjukan bannyaknya rata -rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukan volume terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasi besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemrosesan dan alat output.

h. Struktur Data, menunjukan arus data yang dicatat dikamus data yang biasanya terdiri dari item - item data apa saja.

II.2.9 Konsep Dasar Peramalan

Peramalan merupakan bagian awal dari suatu proses pengambilan keputusan. Sebelum dilakukan peramalan harus diketahui terlebih dahulu apa sebenarnya persoalan dalam pengambilan keputusan itu.

Peramalan adalah pemikiran terhadap suatu besaran, misalnya permintaan terhadap satu atau beberapa produk pada periode yang akan datang. Pada hakekatnya peramalan hanya merupakan suatu perkiraan (guess), tetapi dengan menggunakan teknik-teknik tertentu, maka peramalah menjadi lebih dari sekedar perkiraan. Peramalan dapat dikatakan sebagai perkiraan yang ilmiah (educated guess). Setiap pengambilan keputusan yang menyangkut keadaan di masa yang akan datang, maka pasti ada peramalan yang melandasi pengambilan keputusan tersebut.

Dalam kegiatan produksi, peramalan dilakukan untuk menentukan jumlah permintaan terhadap suatu produk dan merupakan langkah awal dari proses perencanaan dan pengendalian produksi. Dalam peramalan ditetapkan jenis produk apa yang diperlukan (what), jumlahnya (how many), dan kapan dibutuhkan (when). Tujuan peramalan dalam kegiatan produksi adalah untuk meredam ketidakpastian, sehingga diperoleh suatu perkiraan yang akan mendekati keadaan yang sebenarnya.

II.2.9.1 Definisi Peramalan

Peramalan adalah suatu usaha untuk meramalkan keadaan dimasa mendatang melalui pengujian keadaan dimasa lalu [8]. Peramalan (forecasting) dapat didefinisikan kegiatan analisis untuk memperkirakan permintaan barang dan jasa dimasa datang berdasarkan data yang terdapat pada masa lalu.

Peramalan merupakan alat bantu yang penting dalam perencanaan yang

efektif dan efisien. Peramalan merupakan bagian integral dari kegiatan pengambilan keputusan manajemen. Organisasi selalu menentukan sasaran dan tujuan, berusaha menduga faktor-faktor lingkungan, lalu memilih tindakan yang diharapkan akan menghasilkan pencapaian sasaran dan tujuan tersebut [8]. Tentang kegunaan peramalan dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu [8]:

1. Mengkaji kebijakan perusahaan yang berlaku saat ini dan dimasa lalu, serta melihat sejauh mana pengaruhnya dimasa datang.

2. Dengan adanya peramalan maka dapat dipersiapkan program dan tindakan perusahaan untuk mengantisipasi keadaan dimasa datang sehingga resiko kegagalan bisa diminimalkan.

3. Peramalan merupakan dasar penyusunan rencana bisnis perusahaan, sehingga dapat meningkatkan efektivitas suatu rencana bisnis.

4. Peramalan juga digunakan dalam pembuatan keputusan, karena hasil peramalan merupakan informasi yang mendasari keputusan para manajer perusahaan dalam berbagai tingkatan manajemen perusahaan.

II.2.9.2 Metode Peramalan

Banyak jenis metode peramalan yang tersedia untuk manajemen . Namun yang lebih penting bagi praktisi adalah bagaimana memahami karakteristik suatu metode peramalan agar cocok bagi situasi pengambilan keputusan tertentu.

Secara umum metode peramalan dapat diklasifikasikan dalam dua kategori utama, yaitu :

1. Metode Kuantitatif

Metode kuantitatif dapat dibagi ke dalam:

a. Deret berkala atau runtun waktu (time series) b. Indikator ekonomi

c. Model ekonometri

Metode ini sangat beragam dan setiap teknik memiliki sifat, ketepatan dan biaya yang harus dipertimbangkan dalam memilih metode tertentu. Metode kuantitatif didasarkan atas prinsip – prinsip statistik yang memiliki tingkat ketepatan tinggi atau dapat meminimumkan kesalahan (error), lebih sistematis, dan lebih popular dalam penggunaannya.

Untuk menggunakan metode kuantitatif terdapat tiga kondisi yang harus dipenuhi :

a. Tersedia informasi tentang masa lalu

b. Informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numerik. c. Diasumsikan bahwa beberapa pola masa lalu akan terus berlanjut. [8] 2. Metode Kualitatif

Metode Kualitatif dapat berupa pengumpulan pendapat yang dapat dibagi menjadi:

a. Pengumpulan pendapat para ahli b. survey pasar

c. mengelompokan dalam metode eksploratoris dan normatif. [8] II.2.9.3 Metode Single Moving Average

Metode Single Moving Average (SMA) adalah proses forecasting dengan mengambil sekelompok nilai pengamatan, mencari rata–ratanya, lalu menggunakan rata-rata tersbut sebagai ramalan untuk periode berikutnya. SMA juga sering disebut rata–rata bergerak tunggal.

Berikut rumus fungsi peramalan metode SMA :

Ft+1 = Xt – N+1+……+Xt + 1 Xt ………..……….. (2.1)

N Dimana :

Xt = Data pengamatan periode i

N = Jumlah deret waktu yang digunakan Ft+1 = Nilai peramalan periode t+1

Metode MSE (Mean Square Error) digunakan sebagai metode untuk mengukur kesalahan peramalan (forecast error). Mean Squared Error (MSE) adalah metode alternatif untuk mengevaluasi teknik peramalan masing-masing kesalahan. Metode MSE merupakan indikator yang berguna dan memberikan nilai

absolut sabagai kebalikan dari informasi relatif dalam metode MAPE.

Menghitung kesalahan / error dengan mengunakan metode MSE (Mean Square Error).

MSE = ∑(Xt – Ft )2 ……… (2.2)

n

Keterangan :

Xt = Data aktual periode t Ft = Hasil ramalan periode t

n = Jumlah pengamatan atau periode pengamatan

Xt – Ft = Deviasi atau kesalahan peramalant = periode ke –t

II.2.10 MySQL

MySQL merupakan sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau DBMS yang multithread dan multi - user. MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL (General Public License). Setiap orang bebas menggunakan MySQL.

Sebagai software DBMS, MySQL memiliki sejumlah fitur, seperti: a. Multiplatform

MySQL tersedia pada beberapa platform, seperti Windows, Linux, Unix, dan lain - lain.

b. Andal, cepat dan mudah digunakan

MySQL tergolong sebagai database server (server yang melayani permintaan terhadap database) yang andal, dapat menangani database yang besar dengan kecepatan tinggi, mendukung banyak sekali fungsi untuk mengakses database, dan sekaligus mudah untuk digunakan.

c. Jaminan keamanan akses

MySQL mendukung pengamanan database dengan berbagai kriteria pengaksesan, dan juga mendukung konektivitas ke berbagai database. d. Dukungan SQL

MySQL mendukung perintah SQL (Structured Query Language), yang merupakan standar dalam pengaksesan database relasional.

II.2.11 Internet

Internet berasal dari kata interconnection-networking, merupakan sistem global daru seluruh jaringan komputer yang saling terhubung satu sama lain menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia[6].

Menurut segi ilmu pengetahuan, internet adalah sebuah perpustakaan besar yang didalamnya terdapat miliaran informasi atau data yang dapat berupa teks, grafik, audio maupun animasi dan lain-lain dalam bentuk media elektronik. Semua orang bisa berkunjung ke perpustakaan tersebut kapan saja serta dari mana saja.

Dari segi komunikasi, internet merupakan sebuah sarana yang sangat efektif dan efesien untuk melakukan pertukaran informasi jarak jauh maupun jarak dekat, seperti dalam lingkungan pendidikan, lingkungan perusahaan ataupun lingkungan bisnis.

II.2.12 Website

Situs web atau sering diangkat dengan istilah situs adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait, terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video maupun animasi. Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupun jaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat internet yang dikenali dengan sebagai URL[9].

Gabungan atas semua situs yang dapat diakses public di internet disebut pula sebagai World Wide Web (WWW). Meskipun setidaknya halaman beranda situs internet ummnya dapat diakses publik secara bebas, pada prakteknya tidak semua situs memberikan kebebasan bagi publik untuk mengaksesnya, beberapa

situs web mewajibkan pengunjung untuk melakukan pendaftaran sebagai anggota untuk dapat mengakses isi yang terdapat dalam situs web tersebut.

Sebuah halaman web merupakan berkas yang ditulis sebagai berkas teks biasa (plain text) yang diatur dan dikombinasikan sedemikian rupa dengan instruksi-instruksi berbasis HTML, atau XHTML, kadang-kadang pula disisipi dengan bahasa skrip. Berkas tersebut kemudian diterjemahkan oleh peramban web dan ditampilkan seperti layaknya sebuah halaman pada monitor komputer.

Halaman-halaman web tersebut diakses oleh pengguna melalui protokol komunikasi jaringan yang disebut sebagai HTTP, sebagai tambahan untuk meningkatkan aspek keamanan dan aspek privasi yang lebih baik, situs web dapat pula mengimplementasikan mekanisme pengaksesan melalui protokol HTTPS. II.2.13 PHP

Pada awalnya PHP merupakan kependekan dari Personal Home Page

(Situs personal). PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP masih bernama Form Interpreted (FI), yang wujudnya berupa sekumpulan skrip yang digunakan untuk mengolah data formulir dari web[9].

Selanjutnya Rasmus merilis kode sumber tersebut untuk umum dan menamakannya PHP/FI. Dengan perilisan kode sumber ini menjadi sumber terbuka, maka banyak pemrogram yang tertarik untuk ikut mengembangkan PHP.

Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0. Pada rilis ini, interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C. Dalam rilis ini disertakan juga modul-modul ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan.

Pada tahun 1997, sebuah perusahaan bernama Zend menulis ulang interpreter PHP menjadi lebih bersih, lebih baik, dan lebih cepat. Kemudian pada Juni 1998, perusahaan tersebut merilis interpreter baru untuk PHP dan meresmikan rilis tersebut sebagai PHP 3.0 dan singkatan PHP diubah menjadi akronim berulang PHP: Hypertext Preprocessing.

Pada pertengahan tahun 1999, Zend merilis interpreter PHP baru dan rilis tersebut dikenal dengan PHP 4.0. PHP 4.0 adalah versi PHP yang paling banyak dipakai pada awal abad ke-21. Versi ini banyak dipakai disebabkan

kemampuannya untuk membangun aplikasi web kompleks tetapi tetap memiliki kecepatan dan stabilitas yang tinggi.

Pada Juni 2004, Zend merilis PHP 5.0. Dalam versi ini, inti dari interpreter PHP mengalami perubahan besar. Versi ini juga memasukkan model pemrograman berorientasi objek ke dalam PHP untuk menjawab perkembangan bahasa pemrograman ke arah paradigma berorientasi objek.

PHP memiliki beberapa kelebihan. Diantaranya adalah sebagai berikut: a. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak

melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaanya.

b. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari mulai apache, IIS, Lighttpd, hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif mudah.

c. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan developer yang siap membantu dalam pengembangan. d. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang

paling mudah karena memiliki referensi yang banyak.

PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah system.

37

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

III.1 Analisis Yang Sedang Berjalan III.1.1 Analisis Masalah

Berdasarkan penelitian yang dilakukan di CV. Bangun Artha Guna Sedaya terdapat beberapa masalah internal perusahaan dan masalah terkait antara para

supplier dengan CV. Bangun Artha Guna Sedaya. Beberapa permasalahan yang timbul dalam sistem yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :

1. CV. Bangun Artha Guna Sedaya mempunyai masalah kerja sama bisnis dengan para supplier yang masih dilakukan dengan bertemu langsung.

2. Persediaan stok di gudang karena ketidakpastian dari supplier dan mengenai pengiriman produk ke perusahaan menyebabkan biaya penyimpanan menjadi lebih besar dan produk rentan rusak jika kelebihan stok terlalu lama disimpan. 3. Kurangnya komunikasi antara bagian sales dengan gudang terkait dalam pemesanan produk oleh pelanggan. Sales seringkali melakukan kesepakatan dengan pelanggan dalam pemesanan produk tanpa mengecek secara baik stok yang ada di gudang, menyebabkan perubahan permintaan penyediaan produk terhadap pihak gudang.

III.1.2 Gambaran Prosedur yang Sedang Berjalan

CV. Bangun Artha Guna Sedaya mempunyai beberapa prosedur yaitu prosedur permintaan produk pada supplier dan pemesanan produk dari pelanggan. III.1.2.1 Prosedur Permintaan Produk

Untuk prosedur permintaan produk melibatkan 4 pihak yakni bagian adm gudang, kepala gudang, manager sales dan supplier dengan keadaan atau kondisi jika produk yang dipesan pelanggan tidak tersedia di gudang atau jika persediaan digudang menipis. Prosedur permintaan produk memiliki tahapan proses sebagai berikut :

1. Proses permintaan produk dimulai pada saat adm gudang memeriksa data saldo produk, jika saldo produk mendekati saldo minimal maka adm gudang melihat data penjualan untuk menghitung jumlah produk yang harus dibeli. Jika tidak, maka tidak akan melakukan permintaan.

2. Untuk menentukan jumlah kebutuhan yang harus dibeli yaitu dengan melihat data penjualaan satu minggu terakhir dan dihitung dengan rumus buffer stok akan menghasilkan data produk yang harus di beli untuk kebutuhan satu minggu ke depan.

3. Setelah mendapatkan hasil data produk yang harus dibeli maka adm gudang akan membuat PO untuk diajukan ke kepala gudang.

4. Kepala gudang akan memeriksa PO yang di ajukan dengan data pejualan dan data perhitungan produk yang harus dibeli. Bila kepala gudang setuju, maka segera dilakukan permintaan persetujuan ke manager sales. Bila tidak disetujui, maka adm gudang akan membuat PO untuk diajukan kembali. 5. Bila manager sales menyetujui maka PO akan di berikan ke adm gudang satu

untuk di arsipkan dan dikirim ke supplier satu. Bila tidak maka akan di kembalikan kepada kepala gudang.

6. Supplier kemudian menyiapkan produk yang diminta, lalu mengirimkan produk ke pihak gudang CV. Bangun Artha Guna Sedaya beserta surat jalan melalui sales.

ADM Gudang Kepala Gudang Manager Sales Membuat PO Disetujui? ya tidak Memeriksa ulang Supplier

Data saldo produk perbulan A1 Membuat Surat jalan Memeriksa saldo produk Mendekati stok minimal? ya Data produk masih tersedia tidak ACC ya tidak Memeriksa data permintaan untuk diACC Data produk mendekati stok min Data pejualan Menghitung jumlah yang harus di beli dengan Buffer stok Data pejualan Data produk yang harus dibeli Data produk mendekati stok min 2 1 PO 2 1 PO Data produk yang harus dibeli A4 2 1 PO tdk setuju

2 1 PO setuju 2 1 PO setuju 2 1 PO ACC 2 1 PO dtk ACC

1 PO ACC

PO ACC

PO ACC Surat jalan

Surat jalan

A1 : Arsip data produk masih tersedia A2 : Arsip data penjualan

A3 : Arsip data produk mendekati stok minimal

A4 : Arsip data produk yang harus dibeli A5 : Arsip PO ACC

A6 : Arsip data surat jalan

A2 A3

A2 A4 A2 A4

A5 A76

Flowmap Permintaan Produk

Gambar III.1 Flowmap permintaan produk III.1.2.2 Prosedur Pengolahan Data Kiriman Produk

Untuk prosedur pengolahan data kiriman produk dari supplier melibatkan pihak Supplier, gudang dan keuangan. Prosedur pengolahan data kiriman produk memiliki tahapan sebagai berikut :

1. Bagian checker akan mengambil PO yang telah diarsip oleh adm gudang untuk melakukan pemeriksaan kelengkapan barang kiriman yang disesuaikan dengan surat jalan dari supplier.

2. Jika sesuai maka surat jalan dari supplier akan diberikan kepada bagian adm gudang. Dan jika tidak bagian checker akan mengembalikan surat jalan dengan data return dan barang akan di kembalikan ke driver untuk di tukar ke

3. Jika telah sesuai checker akan memeriksa kualitas barang yang di kirim jika barangnya layak maka barang akan di simpan ke gudang dan surat jalan yg telah selesai pengecekan akan diberikan ke bagian adm gudang. Jika tidak layak, maka checker akan mengembalikan surat jalan dengan data return

untuk dikembalikan ke supplier.

4. Adm gudang akan langsung menginputkan surat jalan yang diberikan doleh

checker dan melakukan update stok.

5. Barang yang sudah di update akan bisa langsung di jual ketikastok barang sebelumnya telah habis, jika masi ada stok yag lama maka harus menjual terlebih dahulu stok lama tersebut.

6. Setelah selesai penginputan adm gudang akan mengajukan pembayaran surat jalan tersebut ke bagian keuangan.

Checker ADM gudang Keuangan

Mengcek kelangkpan

Flowmap Pengolahan Data Kiriman Produk

lengkap? A1 Supplier Surat jalan tidak lengkap Surat jalan diinput Melakukan pembayaran Surat jalan telah dibayar Surat jalan telah dibayar Surat jalan Surat jalan lengkap Surat jalan lengkap dan lengkap Surat jalan telah diinput Surat jalan

A5 : Arsip PO ACC

A1 : Arsip Surat jalan telah dibayar

A5 Membuata catatan data return Mengecek kualitas Data produk return Surat jalan tidak lengkap Layak? Surat jalan lengkap dan layak ya Surat jalan lengkap dan tdk layak tidak Data produk return Input data pembelian produk update data stok PO ACC PO ACC tidak A5 PO ACC A2 ya

A2 : Arsip Surat jalan tidak lengkap

Data pembelian.xls

Data stok

barang A3

A3 : Arsip Data stok barang

III.1.2.3 Prosedur Pemesanan Produk

Untuk prosedur pemesanan produk dari pelanggan melibatkan pihak sales

dan gudang. Prosedur pemesanan produk memiliki tahapan sebagai berikut : 1. Sales melakukan kunjungan ke para pelanggan atau pelanggan biasa

menghubungi ke bagian sales melalui telekomunikasi telepon.

2. Bagian sales mencatatat pesanannya pada form pemesanan atau PO yang telah disiapkan.

3. Kemudian PO dikasih ke sesko untuk di ACC terlebih dahulu.

4. Bagian gudang akan mengecek ketersediaan produk, bila tidak tersedia maka akan memberi informasi bahwa produk kosong dan disampaikan ke pelanggan melalui sales. Bila produk tersedia, maka bagian gudang membuat faktur penjualan produk untuk diserahakan pada pelanggan melalui sales. 5. Faktur penjualan diserahkan kepada pelanggan satu buah dan faktur yang satu

lagi dijadikan arsip.

Pelanggan Sales Sesko

Membuat Surat jalan dan faktur tidak ACC PO ya Mencatat pesanan dalam form(PO)

Flowmap Pesanan Produk

Tersedia? A3 PO Adm gudang Memeriksa ketrsediaan

PO produk kosong

A1 PO produk

kosong PO produk tersedia Daftar Pesanan produk Daftar Pesanan produk

PO produk kosong

Faktur 1

penjualan _Daftar pesanan produk Daftar pesanan produk PO PO ACC Daftar pesanan produk PO ACC 2 Faktur 1 penjualan PO produk

tersedia

A2

A1 : Arsip daftar pesanan produk A2 : Arsip PO produk tersedia A3 : Arsip Faktur penjualan

File data pembelian dan

update data stok

III.1.2.3 Aturan Bisnis

Aturan bisnis yang diterapkan pada CV. Bangun Artha Guna Sedaya adalah sebagai berikut:

1. Permintaan produk

a. Permintaan produk dilakukan oleh Manager Seles ke para Supplier yang dilakukan secara rutin tiap satu minngu sekali.

b. Adm gudang dapat mengajukan permintaan persediaan produk jika, persedian telah mendekati stok minimal.

c. Permintaan persedian produk dapat dilakukan jika sudah mendapatkan persetujuan dari kepala gudang dan manger sales.

d. Rumus buffer stock digunakan untuk mengetahui stok produk mendekati minimal dan jumlah permintaan.

e. Permintaan produk haya untuk persediaan satu minggu saja.

f. Permintaan produk maksimal sesuai dengan data penjualan terakhir dan tidak melebihi kapasitas gudang

2. Penerimaan kiriman Supplier

a. Produk yang akan diterima jika sudah melalui tahap pemerikasaan kelengkapan dan kualitas oleh bagian Checker.

b. Produk yang telah diterima tidak dapat dijual jaka persedian yang lama masih tersisa untuk jenis produk yang sama.

c. Adm gudang akan diupdate data stok barang sesuai dengan produk yang telah diterima.

3. Pemesanan produk

a. Satu area terdiri lebih dari 15 toko atau pelanggan. b. Satu area ditangani oleh 2 orang sales.

c. Satu pelanggan hanya di tangani oleh satu sales.

d. Jika stok gudang kurang dari pesanan pelanggan maka pengiriman pending 1 sampai 2 hari.

III.1.3 Analisis Metode Supply Chain Management

Dari gambaran sistem yang berjalan sebagaimana dijelaskan diatas maka diusulkan penggunaan metode supply chain management pada sistem yang akan dibangun. Metode supply chain management memiliki kerangka kerja yang merupakan komponen pembangun untuk sistem tersebut.

Supply chain management terdiri dari 3 elemen yang saling terikat satu sama lain, yaitu:

1 Stuktur jaringan supply chain, yaitu jaringan kerja anggota dan hubungan dengan anggota supply chain lainnya. Anggota supply chain meliputi semua perusahaan dan organisasi yang berhubungan dengan perusahaan focal baik secara langsung maupun tidak langsung melalui supplier atau pelanggannya dari point of origin hingga point of consumption.

2 Proses bisnis supply chain, yaitu aktivitas-aktivitas yang menghasilkan nilai keluaran tertentu bagi pelanggan.

3 Komponen manajemen supply chain berupa variable-variabel manajerial dimana proses bisnis disatukan dan disusun sepanjang supply chain.

Tabel III.1 Penguraian Elemen Kerangka Kerja

No Elemen kerangka kerja

Sub elemen Kerangka kerja

Penerapan Dalam penelitian 1 Struktur jaringan

supply chain

Stuktur vertical Hubungan internal antara : 1 Adm Gudang 2 ManagerSales

3 Sales

Hubungan eksternal antara : 1 Supplier

2 Pelanggan

3 CV Bangun Artha Guna Sedaya

Posisi horizontal perusahaan

CV. Bangun Artha Guna Sedaya berada pada poisisi sebagai sumber

supply untuk para supplier

2 Proses bisnis

supply chain

Demand management Mengelola pemesanan yang masuk yang dilakukan pelanggan Procurement 1 Proses permintaan produk

yang dibutuhkan apabila terjadi kekurangan stok 2 Proses permintaan produk

yang dilakukan baik apabila ada pesanan ataupun tidak untuk memenuhi persediaan.

IV.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Blackbox

Berdasarkan hasil pengujian sistem yang telah dilakukan secara keseluruhan dapat ditarik kesimpulan bahwa pada proses aplikasi Sistem Informasi Pendekatan Supply Chai Management (SCM) telah melalui tahap perbaikan dan sudah dimaksimalkan terhadap proses-proses tersebut dan secara fungsional sistem sudah dapat digunakan dan menghasilkan output yang diharapkan.

IV.3 Pengujian Beta

Pengujian Beta merupakan pengujian yang dilakukan secara objektif dimana diuji secara langsung ke lapangan yaitu perusahaan yang bersangkutan mengenai kepuasan pengguna dengan kandungan poin yaitu pemenuhan kebutuhan dari tujuan awal pembangunan Sistem Informasi Pendekatan Supply Chain Management dan tampilan antarmuka dari Sistem Informasi Pendekatan Supply Chain Management tersebut. Pengujian beta dilakukan melalui sebuah teknik pengambilan data, yaitu melalui wawancara.

Wawancara dilakukan terhadap pengujian beta untuk halaman Admin dan Sales pada CV.Bangun Artha Guna Sedaya. Wawancara mengenai halaman Admin dan Sales pada CV. Bangun Artha Guna Sedaya.

IV.3.1 Wawancara Pengguna

Wawancara dilakukan dengan menggunakan teknik kualitatif melalui pertanyan terbuka. Wawancara mengenai halaman Admin dan Sales dilakukan terhadap Adm Gudang dan Sales sedangkan untuk wawancara mengenai halaman Supplier terhadap Manejer Sales. Dari hasil wawancara tersebut akan dilakukan pengambilan kesimpulan terhadap penilaian penerapan sistem yang baru. Wawancara terdiri dari 3 pertanyaan terbuka yang akan ditanyakan kepada narasumber.

IV.3.2 Wawancara Pengujian Beta untuk Admin

Wawancara dilakukan untuk pengujian beta terhadap Sistem Informasi Pendekatan Supply Chain Management pada CV. Bangun Arhta Guna Sedaya kepada Adm Gudang, yaitu Bapak Sugeng Riyadi. Kegiatan wawancara ini

dilakukan pada tanggal 3 Februari 2014 yang bertempat di CV. Bangun Artha Guna Sedaya.

Berikut daftar pertanyaan yang diajukan kepada narasumber :

1. Menurut Anda, apakah dengan adanya Sistem pendekatan SCM ini telah memberikan kemudahan dalam hubungan dengan para Supplier untuk permintaan barang? Sebutkan alasannya.

2. Apakah dengan adanya Sistem Informasi Pendekatan SCM ini memberikan kemudahan dalam menentukan jumlah persediaan yang harus diminta ke supplier?

3. Menurut Anda, apakah Sistem Informasi Pendekatan SCM ini memudah untuk untuk mendapatkan informasi stock di supplier?

Dari wawancara tersebut, menghasilkan jawaban dari narasumber. Rincian hasil jawaban yang diperoleh dari wawancara kepada narasumber untuk pertanyaan pertama terdapat pada tabel IV.22.

Tabel IV.19 Hasil Wawancara Halaman Admin

1. Menurut Anda, apakah dengan adanya Sistem pendekatan SCM ini telah memberikan kemudahan dalam hubungan dengan para Supplier untuk permintaan barang? Sebutkan alasannya.

Jawaban narasumber Menurut Adm Gudang,Sistem Informasi Pendekatan SCM ini telah memudahkan untuk permintaan barang ke supplier.

2. Apakah dengan adanya Sistem Informasi Pendekatan SCM ini memberikan kemudahan dalam menentukan jumlah persediaan yang harus diminta ke supplier?

Jawaban narasumber Menurut Adm gudang, Sistem informasi Pendekatan SCM telah memberikan kemudahan dalam perhitungan penentuan jumlah persediaan. Karena dengan adanya Sistem Informasi Pendekatan SCM ini Adm Gudang tidak perlu menghitung data persediaan melainkan hanya tinggal memasukkan tanggal (periode) yang nantinya akan dihitung secara otomatis oleh sistem. 3. Menurut Anda, apakah Sistem Informasi Pendekatan SCM ini memudah

untuk untuk mendapatkan informasi stock di supplier?

Jawaban narasumber Menurut Adm Gudang, Sistem informasi Pendekatan SCM telah memudahkan untuk mengenai produk yang di pesan tersedia atau tidak nya.

IV.3.3 Wawancara Pengujian Beta Untuk Sales

Wawancara dilakukan untuk pengujian beta terhadap Sistem informasi Pendekatan SCM pada Sales, yaitu Bapak Warso. Kegiatan wawancara ini dilakukan pada tanggal 3 Februari 2014 yang bertempat di CV. Bangun Artah Guna Sedaya.

Berikut daftar pertanyaan yang diajukan kepada narasumber :

1. Apakah dengan adanya Sistem informasi Pendekatan SCM membantu Anda untuk mengelolah data pesanan?

2. Apakah dengan adanya Sistem informasi Pendekatan SCM ini telah membantu Anda untuk berhubungan langsung dengan Adm Gudang ?

3. Menurut Anda, apakah Sistem informasi Pendekatan SCM ini mudah untuk digunakan?

Dari wawancara tersebut, menghasilkan jawaban dari narasumber. Rincian hasil jawaban yang diperoleh dari wawancara kepada narasumber untuk pertanyaan pertama terdapat pada tabel IV.23.

Tabel IV.20 Hasil Wawancara Halaman Sales

1. Apakah dengan adanya Sistem informasi Pendekatan SCM membantu Anda untuk mengelolah data pesanan?

Jawaban narasumber Menurut Sales, Sistem informasi Pendekatan SCM sangat membantu dalam membuat pesanan dari pelanggan. Karena dengan Sistem informasi Pendekatan SCM ini tinggal memilih data produk dan menginput jumlahnya.

2. Apakah dengan adanya Sistem informasi Pendekatan SCM ini telah membantu Anda untuk berhubungan langsung dengan Adm Gudang ? Jawaban narasumber Menurut Salas, Sistem informasi Pendekatan SCM

membantu berhubungan dengan gudang. Karena dapat melihat secara langsung data Stock Produk. 3. Menurut Anda, apakah Sistem informasi Pendekatan SCM ini mudah

untuk digunakan?

Jawaban narasumber Menurut Sales, Sistem informasi Pendekatan SCM ini mudah digunakan karena programnya berbasis web mudah di akses dimana saja.

IV.3.4 Wawancara Pengujian Beta Untuk Supplier

Wawancara dilakukan untuk pengujian beta terhadap Sistem Informasi Pendekatan Supply Chain Management pada CV. Bangun Arhta Guna Sedaya kepada Manejer Sales, yaitu Bapak Suratno. Kegiatan wawancara ini dilakukan pada tanggal 3 Februari 2014 yang bertempat di CV. Bangun Artha Guna Sedaya.

Berikut daftar pertanyaan yang diajukan kepada narasumber :

1. Menurut Anda, apakah dengan adanya Sistem pendekatan SCM para Supplier mau untuk mengunakanya? Sebutkan alasannya.

2. Apakah dengan adanya Sistem Informasi Pendekatan SCM ini memberikan kemudahan supplier untuk menginformasikan permintaan barang yang telah diajukan oleh CV. Bangun Artha Guna Sedaya?

3. Menurut Anda, apakah Sistem Informasi Pendekatan SCM ini mudah untuk digunakan?

Dari wawancara tersebut, menghasilkan jawaban dari narasumber. Rincian hasil jawaban yang diperoleh dari wawancara kepada narasumber untuk pertanyaan pertama terdapat pada tabel IV.24.

Tabel IV.24 Hasil Wawancara Halaman Supplier

1. Menurut Anda, apakah dengan adanya Sistem pendekatan SCM para Supplier mau untuk mengunakanya? Sebutkan alasannya.

Jawaban narasumber Menurut Manejer Sales, para supplier mau untuk menggunakan aplikasi ini karena aplikasi ini tidak menuntut para supplier untuk update, supplier login hanya untuk melihat permintaan dan mengkonfirmasi saja

2. Apakah dengan adanya Sistem Informasi Pendekatan SCM ini memberikan kemudahan supplier untuk menginformasikan permintaan barang yang telah diajukan oleh CV. Bangun Artha Guna Sedaya? Jawaban narasumber Menurut Manejer Sales, ya dengan adanya sistem

infarmasi pendekatan SCM ini memudahkan para supplier memberikan ketersdian produk mereka dengan mengkonfirmasi permintaan dari CV

3. Menurut Anda, apakah Sistem informasi Pendekatan SCM ini mudah untuk digunakan?

Jawaban narasumber Menurut manjer Sales, Sistem informasi Pendekatan SCM ini mudah digunakan karena programnya berbasis web mudah di akses dimana saja.

IV.3.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta

Berdasarkan hasil jawaban setiap user atau responden terhadap pertanyaan yang diajukan pada pengujian beta dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem yang dibangun sudah user friendly, mudah digunakan, membantu Adm Gudang dalam mengolah data penentuan persedian dan permintaan ke para supplier, membantu Sales dalam mendapatkan informasi dari gudang mengenai data stok barang dan memudahkan dalam pengolahan data pesanan pelanggan.

129

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

V.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisis, perancangan, dan pengujian, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem informasi Pendekatan SCM dapat membantu CV. Bangun Artha Guna Sedaya dalam berhubungan dengan para supplier.

2. Sistem informasi Pendekatan SCM dapat membantu dalam mendapatkan informasi dari pelanggan dan supplier.

3. Sistem informasi Pendekatan SCM dapat membantu sales mendapatkan informasi mengenai stok barang di gudang.

V.2 Saran

Berdasarkan semua hasil yang telah dicapai saat ini, Sistem Informasi Pendekatan SCM masih mempunyai beberapa kekurangan. Disarankan untuk menambahkan hal-hal yang dapat melengkapi Sistem Informasi Pendekatan SCM yang akan datang, diantaranya adalah penambahan pengolahan keuangan untuk membatu mengolah data keuanggan yang didalamnya terdapat penentuan jenis pembayaran ke supplier dan pengolahan data return agar dapat memenuhi kekurangan dalam Sistem Informasi Pendekatan SCM ini.