Ciri-Ciri Sistem

4.2. Gambaran Umum Sistem Informasi Penginapan Bagian Pemasaran Daarul Jannah

Dalam penelitian ini, kami mengambil salah satu subsistem dari sistem informasi penginapan DJ cottage yaitu subsistem bagian sales dan marketing (pemasaran) karena untuk sub sistem lainnya bersifat rahasia. Kami melakukan pengoperasian SISNAP di ruang kerja dan wawancara dengan Bapak Hanafi yang merupakan sales dan Marketing di DJ cottage. Pengoperasian kami di komputer tersebut direkam menggunakan software screen recorder Wink 2.0 sehingga setiap pergerakan mouse dan semua yang tampil di layar komputer dapat dilihat kembali dan disimpan dalam format flash . Bapak Hanafi menyampaikan bahwa tugas dan wewenang dalam pengoperasian SISNAP ini meliputi:

1. Mencari calon penghuni hotel dengan cara melakukan promosi di media off line maupun online. Hal ini dapat iklan di TV, Koran, majalah, internet (Website, Facebook, twitter, YM), menjadi sponsor dan lain-lain.

2. Menjalankan fungsi Customer Relationship Management (CRM) kepada pelanggan. Kegiatan CRM dilakukan dalam rangka menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan calon tamu. Kegiatan ini misalnya mengirim SMS diskon bagi tamu yang sedang berulang tahun, mengirim SMS paket promosi.

3. Melakukan fungsi koordinasi dan penyebaran informasi dengan karyawan perusahaan, misalnya mengundang karyawan untuk rapat.

4. Melakukan reservasi dan pengecekan ketersediaan ruangan.

Keempat kegiatan tersebut dilakukan Bapak Hanafi dengan menggunakan aplikasi sistem informasi penginapan berbasis Web. Ini artinya untuk menggunakan aplikasi ini bapak Hanafi menggunakan browser internet dan yang dipilihnya yaitu Google Chrome. Berikut ini adalah tampilan awal dari sisnap DJ menggunakan browser Google Chrome:

Gambar 3.3 Tampilan Awal Sinap DJ

Untuk menggunakan sisnap tetersebut Pak Hanafi dan pengguna lainnya harus memasukan username dan password . Setelah log ini maka ada beberapa menu yang bisa dipilih dan itu merupakan wewenang setiap user. Berikut ini tampilan dari menu utama ( main menu ) sisnap bagian pemasaran yang dipegang oleh bapak Hanafi:

Gambar 3.4 Menu utama sisnap DJ

A. Menu Sistem. Dari menu sistem, bagian sales dan marketing dapat mengakses penggantian password dan username serta melihat notifikasi. Berikut gambarannya

Gambar 3.5 Menu Sistem

B. Menu Member. Dari menu member, bagian sales dan marketing dapat melihat database dari member dan non member. Member merupakan tamu yang pernah menginap di DJ cottage sebanyak 3 kali atau lebih. Sedangkan non member merupakan database tamu yang baru menginap di DJ cottage 1 kali. Dengan melihat di daftar ini, bagian pemasaran dapat mengetahui jumlah tamu, nomo telpon, alamat dan dapat mengupdate databasenya.

Gambar 3.6 Menu Member

Berikut ini adalah screen shot menu Data Member:

Gambar 3.7 Database member

C. Menu Reservasi. Dari menu reservasi bagian sales dan marketing dapat melakukan reservasi pelanggan maupun calon pelanggan. Ketika calon pelanggan yang ingin melakukan reservasi penginapan, maka user menginput datanya di sub menu reservasi. Namun kalau pelanggan ingin menginap, maka user tinggal mengecek dan memasukan namanya di sub menu reservation list.

Gambar 3.8 Menu reservasi

Gambar 3.9 Contoh input data calon tamu (reservasi)

D. Menu SMS. Dari menu SMS bagian sales dan marketing dapat melakukan beberapa kegiatan. Diantaranya adalah melakukan aktivitas CRM untuk membina hubungan baik dengan pelanggan. Selain itu media SMS ini digunakan untuk melakukan komunikasi internal ( internal communication ) dengan para karyawan. Menu SMS ini sering digunakan untuk melakukan promosi kepada tamu atau mengucapkan selamat ulang tahun kepada para tamu. Agar dapat mengirim SMS, SISNAP ini terintergrasi dengan sebuah Handphone. Berikut ini adalah screen shot menu SMS:

E.

Gambar 3.10 Menu SMS

Gambar 3.11 Mengirim SMS dengan Aplikasi SISNAP DJ

E. Menu Laporan. Dari menu Laporan, bagian sales dan marketing dapat melakukan pelaporan mengenai jumlah kamar yang disewa, omset serta lainnya. Laporan ini berupa output dari sub sistem pemasaran SISNAP DJ dan dapat dicetak serta dilaporkan kepada pimpinan penginapan untuk selanjutnya dilakukan pengambilan keputusan atas data laporan tersebut.

Gambar 3.12 Contoh Laporan output Sisnap DJ

4.3. Komponen Sistem Informasi Penginapan di Daarul Jannah

Sistem informasi penginapan pada dasarnya adalah sebuah sistem. Dengan demikian, sistem informasi penginapan tidak berdiri sendiri, melainkan merupakan integrasi dari beberapa sub-sistem atau komponen yang berhubungan satu sama lain dalam sinergi yang harmonis dalam rangka mencapai tujuan yaitu mengolah data penginapan menjadi informasi penginapan. Sistem informasi penginapan ini memiliki peranan sebagai pendukung operasi penginapan Daarul Jannah. Bagan berikut ini merupakan integrasi yang harmonis antar komponen satu dengan yang lain dapat terjadi. Penjelasan terhadap integrasi komponen tersebut dapat diuraikan dalam tabel berikut ini:

Tabel 4.1 Komponen Sistem Informasi Penginapan DJ

Komponen Spesifikasi/penjelasan HARDWARE

Komputer Desktop: Processor Intel Dual core 2 Merupakan peralatan phisik yang

GHz. RAM 1 GB. HDD 160 GB. Monitor Zyrex, dapat digunakan untuk

LG, Acer 16 inch. Komputer PC terdapat 6 buah. mengumpulkan, memasukan, memproses, menyimpan dan

Printer: Epson Photo Stylus 250. mengeluarkan hasil pengolahan

Fax: Sharp FOB1600.

data dalam bentuk informasi. Integrated Modem SMS sender. Software. Merupakan

Sotware Sistem Operasi yang digunakan di kumpulan dari program-

DJ cottage adalah Microsoft Windows XP program yang digunakan untuk SP2. menjalankan aplikasi tertentu pada komputer. Softwsare

Aplikasi sistem informasi yang digunakan di dibagi 2 yaitu software sistem

DJ cottage adalah SISNAP (Sistem Informasi operasi dan software aplikasi. Penginapan). Software ini dibuat oleh pengembang CV Kawatama Sinergi (KAWATAMA) ( http://kawatama.com/ ) dan dibeli seharaga 10 juta rupiah. Diperlukan waktu selama 1 bulan untuk menyelesaikan software ini. Software Sisnap DJ mulai diterapkan pada bulan Agustus 2011. Software sistem informasi sebelumnya diganti karena kurang lengkap.

Brainware. Merupakan Owner (Pemilik Sistem Informasi): Cottage DJ sumber daya yang terlibat dalam pembuatan, sistem

Builer (Pembuat, pengembang dan konsultan): informasi, pengumpulam dan

CV. Kawatama

pengolahan data, Users (Pengguna): Marketing, FO, GM pendistribusian dan

pemanfaatan informasi. Procedure. Merupakan

Prosedur dalam pelaksanaan informasi rangkaian aktivitas atau

manajemen penginapan terdiri dari rangkaian kegiatan yang dilakukan secara aktivitas operasi meliputi: reservasi, CRM, berulang-ulang dengan cara

komunikasi internal.

yang sama. Disamping prosedur aktivitas bisnis, juga terdapat prosedur aktivitas informasi yaitu: Prosedur user (login dan password)

Database. Merupakan Sistem database dalam sistem informasi ini kumpulan data-data yang

disimpan dalam media komputer. tersimpan didalam media

Data ini meliputi: Database member, non penyimpanan disuatu

member, data kamar kosong dan terisi, data perusahaan atau di dalam

omzet per periode, data SMS komputer.

terkirim/template.

Network. Merupakan jaringan Jaringan dalam sistem informasi manajemen komunikasi.

perpustakaan ini tergolong sebagai LOCAL AREA Network (LAN) dengan topologi jaringan Bus Network dan Wide Area Network (Internet).

Software Sistem Informasi Penginapan (Sisnap DJ) tidak sebesar dan serumit sistem informasi di hotel-hotel besar. Hal ini karena ukuran cottage, jumlah kamar, jumlah karyawan, jumlah tamu dan hal yang lainnya juga tidak sebanyak hotel berkamar banyak. Aplikasi software Sisnap DJ sangat membantu perusahaan beroperasi lebih efektif dan efisien.

4.4. Ciri-Ciri Sistem Informasi Penginapan Daarul Jannah Cottage

Suatu sistem memiliki ciri-ciri yang dapat diidentifikasi kedalam 6 karakteristik yaitu :

1. Memiliki Tujuan

2. Memiliki Subsistem

3. Memiliki Batasan Sistem

4. Memiliki Hubungan Sistem

5. Memiliki Input – Proses – Output

6. Memiliki Lingkungan Internal dan Eksternal

Tabel 4.2 Ciri-Ciri Sistem Informasi Penginapan Daarul Jannah Cottage

Ciri Sistem

Uraian

Tujuan sistem

Sistem infomasi manajemen Penginapan DJ Merupakan target atau

cottage memiliki tujuan mengolah data sasaran akhir yang ingin

operasional kegiatan penginapan menjadi dicapai oleh suatu sistem.

informasi penginapan.

Batas Sistem

Batas sistem informasi manajemen penginapan Merupakan garis abstraksi

ini adalah: Marketing (CRM, komunikasi yang memisahkan antara

internal, reservasi) dan Front office. sistem dan lingkungannya.

Sub Sistem

Subsistem dari sistem informasi manajamen Merupakan komponen atau penginapan Daarul Jannah adalah subsistem bagian dari suatu sistem,

Marketing dan Front Office Marketing dan Front Office

Hubungan Sistem

Hubungan yang terjadi antara subsistem dalam Adalah hubungan yang

sistem informasi penginapan merupakan terjadi antar subsistem

hubungan hirarkis antara sistem dengan sub lainnya yang setingkat atau sistemnya yang berupa sub sistem informasi antara subsistem dengan

pemasaran dan sub sistem informasi Front sistem yang lebih besar.

Office.

Input dan Output

Input Sisnap DJ adalah: Data Reservasi tamu, Input merupakan segala

data member maupun non member, sesuatu yang masuk kedalam suatu sistem.

Proses Sisnap DJ adalah: Pengolahan data reservasi tamu, pengiriman SMS program CRM

Proses merupakan bagian marketing, pengiriman SMS komunikasi perubahan dari input

internal kepada para karyawan.

menjadi output. Output: Output dari Sisnap DJ adalah laporan Output merupakan hasil

pembayaran untuk tamu (bill), SMS yang dari suatu proses yang

diterima tamu dan karyawan, laporan rekapitulasi merupakan tujuan dari

berkala yang diserahkan kepada manajemen. keberadaan sistem.

Lingkungan internal dan

Lingkungan internal dalam sistem informasi lingkungan eksternal

manajemen penginapan ini adalah kebiasaan, Lingkungan internal adalah budaya organisasi, atau kesalahan manusia lingkungan yang berada

seperti lupa mencatat, komputer error terkena didalam suatu sistem.

virus dll.

Lingkungan eksternal Lingkungan eksternal dalam sistem informasi adalah lingkungan yang

penginapan ini adalah pemadaman bergilir, acara berada diluar sistem.

hiburan di sekitar lapangan parkir.

BAB V KESIMPULAN & SARAN