Untuk menjangkau pelanggan yang tersebar di kedua propinsi, PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I.
Yogyakarta mempunyai 11 sebelas Aera Pelayanan dan Jaringan APJ yang terdiri dari unit pelayanan, unit jaringan, dan unit
pelayanan dan jaringan. Adapun sebelas area pelayanan dan jaringan yang dimaksud adalah :
1 Area Pelayanan dan Jaringan Semarang
2 Area Pelayanan dan Jaringan Purwokerto
3 Area Pelayanan dan Jaringan Magelang
4 Area Pelayanan dan Jaringan Surakarta
5 Area Pelayanan dan Jaringan Tegal
6 Area Pelayanan dan Jaringan Kudus
7 Area Pelayanan dan Jaringan Yogyakarta
8 Area Pelayanan dan Jaringan Salatiga
9 Area Pelayanan dan Jaringan Klaten
10 Area Pelayanan dan Jaringan Pekalongan
11 Area Pelayanan dan Jaringan Cilacap
4.1.4 Struktur Organisasi
Sebelum membahas mengenai srtuktur organisasi PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta, ada baiknya
mengetahui lebih dahulu pengertian organisasi secara umum. Seperti yang kita ketahui organisasi adalah suatu kerja yang
dijalankan oleh sekelompok orang guna mencapai tujuan tertentu.
Sehingga dalam sebuah organisasi terdapat tiga unsure penting yang saling berhubungan yaitu :
1. Adanya sekelompok orang ;
2. Adanya kerjasama sekelompok orang;
3. Adanya tujuan yang ingin dicapai dalam kerjasama
tersebut.The Liang Gie,1983:62 Dengan pengertian tersebut diatas maka dapat disimpulkan
bahwa suatu perusahaan akan selalu membutuhkan organisasi yang baik dan teratur, agar tujuan perusahaan dapat tercapai, termasuk
juga pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Yogyakarta.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka dibuatlah kerangka organisasi yang menunjukan suatu pembagian tugas, tanggung
jawab dan wewenang dari masing-masing bagian untuk memudahkan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari operasional
dan pengawasannya. Adapun pengertian struktur organisasi adalah suatu
kerangka yang menunjukkan hubungan-hubungan diantara orang maupun bidang-bidang kerja antar satu dengan yang
lainnya,sehingga akan didapatkan tentang penjelasan mengenai kedudukan,wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam
suatu ketentuan yang terarah dan teratur dengan baik. The Liang Gie,1983:72
Untuk mengetahui lebih jelas struktur organisasi pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Yogyakarta adalah
sebagai berikut :
4.1.5 Job Deskripsi
Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan perusahaan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan,diperlukan adanya wadah
agar terdapat suatu keteraturan arah dan tujuan yang dikehendaki, yaitu tempat dan wadah dalam bentuk organisasi.
Dalam perusahaan sudah pasti mempunyai susunan organisasi, struktur organiasasi yang menunjukkan hubungan-
hubungan antara fungsi-fungsi dan bagian-bagian atau posisi- posisi, maupun orang-orang yang mempunnyai kedudukan, tugas,
wewenang dan tanggung jawab yang berbeda. Agar kegiatan dalam organisasi dapat berjalan lancar sesuai
dengan yang dimaksud, maka diperlakukan pembagian tugas sesuai dengan tanggung jawab dan wewenang yang jelas. Dengan
demikian masing-masing bagian dalam organisasi dapat melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawab yang ada,
untuk itu diperlukan struktur organisasi yang baik. Tujuan dibentuknya struktur organisasi dalam perusahaan
adalah untuk memudahkan pimpinan perusahaan dalam melaksanakan tugas yang telah dibagi sesuai dengan bidang
masing-masing, juga menunjukkan alur wewenang dan tanggung jawab karyawan dalam suatu perusahaan.
Berdasarkan struktur organisasi yang ada pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Yogyakarta terlampir,
dapat diuraikan job diskripsi atau wewenang dan tanggung jawab dengan masing-masing jabatan sesuai dengan surat KEPUTUSAN
GENERAL MANAJER PT. PLN PERSERO DISTRIBUSI JAWA TENGAH DAN D.I.YOGYAKARTA
NO.122.K021GM2003 TENTANG ORGANISASI KANTOR INDUK PT. PLN PERSERO DISTRIBUSI JAWA TENGAH
DAN D.I. YOGYAKARTA sebagai berikut :
1. General Manajer
Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab General Manager adalah memimpin, mengurus dan mengelola,
menguasai, memelihara, mewakili perusahaan di dalam maupun di luar pengadilan. Selain itu juga melaksanakan
kebijakan umum dalam mengurus distribusi yang telah digariskan oleh Direksi. Menetapkan gaji, pensiun atau jaminan
hari tua dan penghasilan lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Bidang Perencanaan
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Bidang Perencanaan membawai beberapa Sub Bidang dan dibantu oleh Fungsional
Ahli. Fungsional Ahli tersebut antara lain :
1. Deputi Manajer Perencanaan korporat
Berjanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan RKAP,
penyusunan dan evaluasi kinerja, penyusunan Laporan Manajer Listrik Pedesaan.
2. Deputi Manajer Perencanaan Sistim Kelistrikan
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan penyusunan RUPTL RJPP, penyusunan prakitan kebutuhan tenaga
listrik proyeksi keuangan, strategi dan pengembangan sisem kelistrikan, penyusunan metoda evaluasi kelayakan
investasi dan penilaian finansialnya. 3.
Deputi Manajer Sistim Informasi Bertanggung jawab atas pelaksaan kegiatan penyusunan
Rencana pengembangan sistim aplikasi teknologi informasi, penyusunan, pengendalian aplikasi – aplikasi
teknologi informasi, penyiapan SOP pengelolaan aplikasi sistim informasi.
3. Bidang Distribusi
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Bidang Distribusi membawahi beberapa Sub Bidang dan dibantu oleh Fungsional
Ahli. Fungsional Ahli tersebut antara lain : 1.
Deputi Manajer Perencanaan dan Pengembangan Sistim Operasi Distribusi
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan perencanaan operasi pemeliharaan jaringan serta pengembangan
sarana komunikasi. 2. Deputi Manajer Pengendalian Sistim Operasi Distribusi
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pengendalian operasi dan pemeliharaan distribusi, perbekalan,
pengendalian mutu tegangan pelayanan. 3. Deputi Manajer Efisiensi keandalan Sistem Distribusi
Bertanggung jawab atas pelaksanaan implementasi efisiensi dan keandalan sistem jaringan distribusi.
4. Bidang Niaga
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Bidang Niaga membawahi beberapa Sub Bidang dibantu oleh Fungsional
Ahli. Fungsional Ahli tersebut antara lain : 1.
Deputi Manajer Bisnis dan Pemasaran Energi Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan yang
berkaitan dengan pengelolaan bisnis dan pemasaran energi yang meliputi penyusunan strategi pemasaran, rencana
pembelian penjualan energi, rencana pendapatan, pengembangan bisnis energi, dan mekanisme interaksi
antar unit pelaksana.
2. Deputi Manajer Administrasi Pelanggan Bertanggung jawab atas pelaksanaan yang berkaitan
dengan pengelolaan administrasi tata usaha pelanggan yang meliputi pencatatan data pelanggan, perjanjian jual beli
tenaga listrik, pembacaan meter, pembuatan rekening dan penagihan, data pengendalian piutang, dan mekanisme
interaksi antar unit pelaksana. 3. Deputi Manajer Strategi Pelayanan Pelanggan
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan strategi pelayanan elanggan yang meliputi
penyusunan strategi pelayanan pelanggan, standarisasi mutu pelayanan, peningkatan dan advokasi Pelayanan, dan
mekanisme interaksi antar unit pelaksana.
5. Bidang Keuangan
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Bidang Keuangan membawahi beberapa Sub Bidang dan dibantu oleh Fungsional
Ahli. Fungsional Ahli tersebut antara lain : 1. Deputi Manajer Keuangan
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pengendalian kas pendapatan pengelolaan keuangan.
2. Deputi Manajer Akuntansi Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan akuntansi
Anggaran Tunai AT, Pekerjaan Dalam Pelaksanaan PDP dan akuntansi biaya.
3. Deputi Manajer Pengendalian Anggaran Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pengendalian
anggaran investasi dan operasi.
6. Bidang SDM dan Organisasi
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Bidang SDM dan Organisasi membawahi beberapa Sub Bidang dan dibantu oleh
Fungsional Ahli. Fungsional Ahli tersebut antara lain : 1. Deputi Manajer Perencanaan Pengembangan SDM
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pembinaan dan pengembangan SDM yang meliputi penyelenggaraan
assessment pegawai, diklat pegawai, evaluasi mutasi pegawai.
2. Deputi Manajer Administrasi SDM Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan tata usaha
kepegawaia, penggajian, kesejahteraan pegawai, pengelolaan pensiun kesehatan pegawai.
7. Bidang Komunikasi, Hukum dan Administrasi
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Bidang Komunikasi, Hukum dan Administrasi membawahi beberapa
Sub Bidang dan dibantu oleh Fungsional Ahli. Fungsional Ahli tersebut antara lain :
1. Deputi Manajer Hukum Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pelayanaan
jasa hokum dan kajian atas produk-produk hukum. 2. Deputi Manajer Administrasi Umum dan Fasilitas
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pengelolaan Administrasi Umum Kesekretariatan Pelayanan Umum
dan pengelolaan Fasilitas Kantor. 3. Deputi Manajer Hubungan Masyarakat
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan Pengelolaan Kehumasan Public Relation. Peduli Lingkungan
Community Development, PUKK dan perpustakaan.
8. Audit Internal
Dalam melaksanakan tugasnya pada Audit Internal membawahi beberapa Fungsional Ahli yang sesuai dengan bidang tugasnya.
Fungsional Ahli tersebut antara lain : 1. Audit Internal Bidang Teknik
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan Pemeriksaan pada Bidang Teknik yang meliputi kegiatan konstruksi dan
distribusi. 2. Audit Internal Bidang Keuangan
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan Pemeriksaan pada Bidang Keungan yang meliputi kegiatan audit
penggunaan pengelolaan anggaran, keuangan, pelayanan
pelanggan, serta mengevaluasi hasil pemeriksaan yang sudah dilaksanakan.
3. Audit Internal Bidang Administrasi Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan Pemeriksaan
pada Bidang Administrasi yang meliputi audit kegiatan mutasirotasi, manajemen untuk kerja, disiplin pegawai dan
kesejahteraan pegawai.
4.1.6 Deskripsi dan Analisis
4.1.6.1 Prosedur Penanganan Arsip Dinamis Aktif
Penanganan arsip dinamis aktif pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta sudah dilakukan sejak
perusahaan tersebut ada. Akan tetapi pada waktu itu penataan arsip masih dilakukan dengan cara manual dan tidak teratur. Sehingga
masih ada arsip yang hilang. Namun setelah ada keputusan dari direksi tentang petunjuk pelaksanaan tatalaksana surat dan
kearsipan penanganan arsip lebih baik. Untuk memudahkan penanganan arsip, PT. PLN Persero
Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta menggunakan 2 dua tahapan yang perlu dilalui, yaitu :
1. Pedoman Penanganan Surat
2. Mekanisme Pengurusan Surat
4.1.6.2 Asas Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif
Asas penyimpanan pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta adalah asas sentralisasi dan asas
desentralisasi. Asas
sentralisasi adalah
asas pengaturan
tatalaksana kearsipan yang dilakukan secara terpusat di pusat arsip perusahaan, digunakan dalam hal :
a. Penentuan kebijaksanaan pelaksanaan sistem tatalaksana
kearsipan. b.
Penyerahan pengelolaan arsip statis ke arsip nasional Republik Indonesia.
c. Pemusnahan arsip perusahaan
d. Pemantauan dan evaluasi dari pelaksanaan kebijaksanaan
sebagaimana dimaksud pada butir a di atas. Asas sentralisasi pada sub bidang administrasi
umum dan fasilitas, pengaturan tatalaksana surat dilakukan secara terpusat dalam hal ini ditangani sendiri oleh bidang tersebut.
Asas desentralisasi
adalah asas
pengaturan tatalaksana kearsipan yang dilaksanakan di unit kearsipan sub unit
organisasi, unit kearsipan unit organisasi atau unit tata usaha pusat organisasi, digunakan dalam hal :
a. Menjamin keselamatan arsip yang masih menjadi tanggung
jawab unit kearsipan sub unit organisasi, unit kearsipan unit organisasi atau unit tata usaha pusat organisasi.
b. Pemindahan pengelolaan arsip dinamis inaktif dari unit
kearsipa sub unit organisasi ke unit kearsipan unit organisasi. c.
Pemindahan pengelolaan arsip dinamis inaktif dari unit kearsipan unit organisasi ke pusat arsip perusahaan.
d. Pemindahan pengelolaan arsip dinamis inaktif dari unit tata
usaha pusat organisasi ke pusat arsip perusahaan. e.
Pemusnahan arsip di lingkungan unit organisasi. Asas desentralisasi pada bidang ini, pengaturan tatalaksana
surat dilakukan di unit pengolah, dalam hal ini pada unit bidang masing-masing PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I
Yogyakarta.
4.1.6.3 Kendala Dalam Menangani Arsip yang dialami oleh PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta
Kendala yang dialami oleh PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta selama ini adalah :
a. Penataan arsip yang kurang optimal, ini disebabkan faktor
kebiasaan petugas yang tidak sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tatalaksana surat dan kearsipan yang diterbitkan
berdasarkan keputusan Direksi PT. PLN Persero nomor : 300.K010DIR2004. Selain itu juga karena petugas arsip yang
kurang wawasan mengenai arsip, ini dikarenakan petugas arsip yang hanya lulusan umum. Sehingga pengetahuan mengenai
arsip kurang. b.
Pencatatan menggunakan lebih dari 1 satu buku agenda menyebabkan pelaksanaan kegiatan penanganan surat kurang
efisien, karena rata-rata volume surat yang masuk tidaklah sedikit.
c. Ruang tempat penyimpanan arsip pada sub bidang administrasi
umum dan fasilitas masih bercampur antara arsip dinamis aktif dan inaktif. Selain itu tempat tersebut juga digunakan untuk
menyimpan peralatan yang menunjang kearsipan dan juga peralatan lainnya.
d. Penataan arsip yang dilakukan pada sub bidang administrasi
umum dan fasilitas masih belum teratur. Hal ini disebabkan karena tempat yang terbatas untuk tempat tersebut tidak hanya
digunakan untuk menyimpan arsip saja sehingga menyebabkan tempat terlihat penuh dengan penataan terlihat kurang rapi serta
kesulitan dalam pencarian arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
e. Penumpukan arsip dinamis arsip dan arsip dinamis inaktif yang
sudah tidak diperlukan mengakibatkan terhambatnya kegiatan pengarsipan, arsip sulit kembali ditemukan bila diperlukan. Hal
ini dikarenakan belum ada pemindahan arsip dinamis inaktif.
4.1.6.4 Penataan, Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif beserta Proses Peminjaman arsip pada PT. PLN Persero
Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta
Penanganan arsip dinamis aktif pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta terdapat dua cara yaitu :
1. Penataan arsip Konvesional Penataan arsip konvesional dilakukan secara terus menerus
dimaksudkan untuk penyajian yang cepat, tepat, lengkap dan menyeluruh berdasarkan kebutuhan informasi bagi manajemen.
2. Penataan arsip media baru Pola penataan arsip media baru pada prinsipnya sama seperti yang
dimaksud pada penataan arsip konvesional, dan tetap menggunakan pola penataan berdasarkan masalah.
Penyimpanan arsip pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta terpusat pada sub bidang
administrasi umum dan fasilitas. Sistem penyimpanan tersebut menggunakan dua cara yaitu secara komputerisasi dan manual. Dengan
adanya dua cara tersebut dapat saling melengkapi apabila diantara salah satu tidak dapat dilakukan atau ditemukan penyimpanan arsip
secara komputerisasi disimpan dalam file komputer. Arsip yang tersimpan dalam komputer dapat diakses sewaktu-waktu jika
diperlukan. Dengan begitu akan membantu mempermudah pencarian data.
Penyimpanan secara manual dilakukan melalui buku agenda. Hal ini dilakukan untuk mengamtisipasi apabila program
komputer mengalami kerusakan. Kapasitas penyimpanan arsip dinamis aktif pada sub bidang
administrasi umum dan fasilitas tidak sama dengan sub bidang lain. Pada sub bidang administrasi umum dan fasilitas lebih banyak
dibanding dengan sub bidang lain missal sub bidang SDM dan Organisasi. Pada sub bidang SDM dan Organisasi dalam waktu 1
satu tahun bisa hanya 8 sampai 10 odner saja sedangkan pada sub bidang administrasi umum dan fasilitas bisa mencapai lebih 10 odner
semua itu tergantung tebal tipisnya arsip. Sedangkan 1 odner sendiri bisa hanya menyimpan 10 arsip dan juga bisa lebih tergantung tebal
tipisnya arsip itu sendiri itu pada sub bidang SDM dan Organisasi sedangkan pada sub bidang administrasi umum dan fasilitas 1
odnernya bisa menyimpan 500-600 arsip tergantung tebal tipisnya arsip.
Lama penyimpanan arsip pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta tergantung bentuk arsip itu sendiri
missal arsip berharga sepetri sertifikat bisa disimpan sampai lebih dari 10 tahun. Sedangkan kalau arsip biasa, disimpan hanya 10 tahun. Akan
tetapi setiap tahunnya mengalami penyusutan.
Prosedur peminjaman pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta hanya diberikan kepada pejabat atau
pegawai yang dapat meminjam arsip dan telah mendapat persetujuan pimpinan unit kearsipan. Peminjam arsip hanya mengisi buku bon
arsip.
4.2 Pembahasan
4.2.1 Prosedur Penataan Arsip Dinamis Aktif pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta
Pada hakekatnya arsip merupakan informasi yang terekam, baik dibuat maupun diterima sebagai nyata pelakasanakan kegiatan
administrasi atau bukti transaksi organisasi. Sebagai bukti transaksi organisasi, penggunaan arsip harus
memperhatikan ketentuan hukum yang berlaku, baik dari segi aspek pertanggungjawab administrasi maupun keterbukaan informasi.
Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan sejak permulaan hingga
selesai. Langkah tersebut disebut prosedur kearsipan. Prosedur Kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan.
Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian dan pengolahan. Untuk surat
keluar meliputi kegiatan-kegiatan administrasi pembuatan surat, pencatatan dan pengiriman.
