d. Kolom ditujukan dan diteruskan berdasarkan surat tersebut untuk yang
bersangkutan. e.
Kolom Kode berdasarkan kode masalah dan keterangan untuk lain- lain.
Selain dicatat dengan menggunakan buku agenda, surat yang telah masuk harus terlebih dahulu discan fisiknya kedalam komputer.
Setelah hasil scan masuk kedalam komputer, maka pimpinan atau manager tiap-tiap bidang tidak perlu menggunakan fisik surat yang
masih diproses pada sub bidang administrasi umum dan fasilitas. Karena mereka dapat langsung mengakses secara online kedalam komputer
mereka sendiri. Apabila sewaktu-waktu system komputer tidak dapat digunakan, maka scan tidak dapat dilakukan sehingga surat masuk
diberikan formulir pengendalian surat masuk manual. lampiran 2. Daftar pengendalian surat masuk tersebut nantinya menempel pada surat
yang bersangkutan.
c. Penerusan
Surat yang sudah discan dan dicatat dalam buku agenda kemudian diteruskan dengan dicatat pada buku ekspedisi untuk diteruskan dan
diedarkan pada tiap-tiap bagian yang berwenang menerima surat. Dalam hal ini buku ekspedisi yang sering digunakan adalah :
Buku Ekspedisi
Tanggal Ditujukan
Kepada Nomor
Agenda No.Surat
Masalah Tanda Terima
Sumber PT. PLN Persero Keterangan :
a. Kolom tanggal berisi tanggal diterimanya surat.
b. Kolom ditujukan kepada berisi surat untuk yang bersangkutan.
c. Kolom nomor agenda berisi berdasarkan nomor pokok masalah surat.
d. Kolom nomor surat berisi nomor surat yang tertera pada surat tersebut.
e. Kolom masalah diisi perihal surat dan tanda terima berisi oleh paraf
petugas yang bersangkutan.
d. Pengelolaan
Surat yang sudah diterima, dicatat lalu dikelola dan ditangani untuk penyelesaian lebih lanjut. Proses pengelolaan surat dengan membaca
dan mempelajari isi atau materi surat kemudian diambil langkah pengurusan surat. Apakah surat tersebut perlu dibuatkan balasan atau
hanya surat biasa saja.
e. Penyimpanan
Surat yang ditujukan langsung pada sub bidang administrasi umum dan fasilitas disimpan sandiri pada bidang tersebut. Surat yang telah
diproses untuk bidang lain, sub bidang administrasi umum dan fasilitas menyimpan salinannya dalam komputer dan dicatat pada
buku agenda. Arsip tersebut disimpan pada map odner dan kemudian dimasukkan dalam filing kabinet. Berdasarkan kode masalah.
2. Penyelesaian Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang ditujukan kepada satuan administrasi, instansi pemerintah, atau swasta. Penyelesaian surat keluar
meliputi surat yang mengatur dan tidak mengatur, baik yang mempunyai bobot penting dan biasa, keamanan infotmasi sangat rahasia, rahasia,
terbetas maupun penyampaiannya sangat segera, segera, biasa. Beberapa tahapan dalam penyelasaian surat keluar, yaitu :
a. Rancangan
Pembuatan rancangan surat berdasarkan konseptor atau pemrakarsa surat di tiap-tiap bidang. Surat disetujui oleh Manajer bidang, Deputi
Manajer yang bertanggung jawab terhadap pembuatan rancangan surat. Kemudian dikoordinasikan oleh konseptor atau pemrakarsa pada
tiap-tiap bidang.
b. Penetapan
