Sistem Informasi Manajemen Aset Hardware di PT. Pertamina (Persero) UPMS III Cabang Bandung

i

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Program Studi Manajemen Informatika

Jenjang Diploma Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Oleh :

RIYAN PRAMANA 10911031

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

vi LEMBAR PENGESAHAN

PERNYATAAN KEASLIAN

ABSTRAK ... ABSTRACT ... KATA PENGANTAR ... DAFTAR ISI ... DAFTAR TABEL...

DAFTAR GAMBAR ………....

DAFTAR SIMBOL...

BAB I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian ... 1.2. Indentifikasi dan Rumusan Masalah ... 1.2.1. Identifikasi Masalah ... 1.2.2. Rumusan Masalah ... 1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian ... 1.4. Kegunaan Penelitian ... 1.4.1. Kegunaan Praktis ... 1.4.2. Kegunaan Akademis ... 1.5. Batasan Masalah ... 1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 1.7. Sistematika Penulisan...

i ii iii vi xi xiii xvi 1 3 3 4 4 5 5 5 6 6 7

vii

2.1.1. Pemakai Sistem Informasi... 11

2.1.2. Komponen Sistem Informasi... 11

2.2. Manajemen Aset...…... 13

2.2.1. Pengertian Manajemen ... 13

2.2.1. Pengertian Aset ... 14

2.2.3. Pengertian Manajemen Aset... 15

2.2.3.1 Manajemen Aset Tetap... 15

2.2.4. Klasifikasi Aset... 16

2.2.4.1. Aset Berdasarkan Bentuknya... 17

2.2.4.2. Aset Berdasarkan Karasteristik... 19

2.2.4.3. Aset Berdasarkan Sumber Dana... 22

2.2.3. Pengelolaan BMN... 24

2.3. Konsep Basis Data... ... 26

2.3.1. Pengertian Basis Data ... 27

2.3.2. Database Management Sistem (DBMS)... 28

2.3.3. Keunggulan DBMS ... 29

2.3.4. Komponen DBMS ... 30

2.3.5. Alat Bantu Analisis... 31

2.4. Client Server... 37

2.5. PHP (Personal Home Page)... 38 2.6. MySQL...

viii

BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian ... 44

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 44

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 46

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan ... 47

3.1.4. Deskripsi Tugas ... 48

3.2. Metode Penelitian ... 49

3.2.1. Desain Penelitian ... 50

3.2.2. Jenis Dan Metode Pengumpulan Data ... 50

3.2.2.1.Sumber Data Primer ... 50

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder ... 51

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 52

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem ... 52

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem ... 52

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan ... 55

3.2.4. Pengujian Software ... 59

3.3. Analisis Sistem Yang Berjalan... 61

3.3.1. Analisis Dokumen... 61

3.3.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan... 64

3.3.2.1. Flow Map... 65

3.3.2.2. Diagram Konteks... 66

ix BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Perancangan Sistem... 70

4.1.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 70

4.1.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan... 71

4.1.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan... 71

4.1.3.1. Flow Map... 73

4.1.3.2. Diagram Konteks... 73

4.1.3.3. Data Flow Diagram ... 76

4.1.3.4. Kamus Data ... 85

4.1.4. Perancangan Basis Data... 88

4.1.4.1. Normalisasi ... 88

4.1.4.2. Relasi Tabel ... 90

4.1.4.3. Entity Relationship Diagram ... 92

4.1.4.4. Struktur File ... 93

4.1.4.5. Kodifikasi ... 96

4.1.5. Perancangan Antar Muka ... 96

4.1.5.1. Struktur Menu ... 96

4.1.5.2. Perancangan Input ... 98

4.1.5.3. Perancangan Output ... 105

x

4.2.1. Implementasi Perangkat Lunak ... 107

4.2.2. Implementasi Perangkat Keras ... 107

4.2.3. Implementasi Basis Data ... 108

4.2.4. Implementasi Antar Muka ... 109

4.2.5. Implementasi Instalasi Program ... 111

4.2.6. Penggunaan Program ... 113

4.3. Pengujian ... 115

4.3.1. Rencana Pengujian... 116

4.3.2. Kasus dan Hasil Pengujian ... 117

4.3.3. Kesimpulan Hasil Pengujian ... 122

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ... 123

5.2. Saran ... 124

125

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi, Yogyakarta.

Doli D. Siregar. 2004. Manajemen aset: strategi penataan konsep pembangunan berkelanjutan secara nasional dalam konteks kepala daerah sebagai CEO's pada

era globalisasi & otonomi daerah, Gramedia Pustaka Utama, Yogyakarta.

HM, Prof. Dr. Jogiyanto, MBA, Akt. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi:

Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit

Andi.

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta.

Roger S. Pressman. 2001. Rekayasa Perangkat Lunak. Pendekatan Praktisi

(Buku Satu), Andi, Yogyakarta.

Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. http://ranranfauzah.blogspot.com/2011/06/manajemen-aset-klasifikasi-aset.html diakses 16 Juni 2014 pukul 05:05 WIB

http://www.fakhrurozy.co.cc/2009/11/model-rekayasa-piranti-lunak-yang.html diakses 20 Juni 2014 pukul 07:40 WIB

http://blog.re.or.id/perancangan-basis-data.htm diakses pada 20 Juni 2014 pukul 07:34 WIB

http://chilem-iam.blogspot.com/2009/10/sistem-informasi-sistem-adalah-suatu.html diakses pada 20 Juni 2014 pukul 09:05 WIB

i

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Alhamdulillahhi robbil ‘alamin penulis ucapkan kehadirat Allah SWT

karena atas berkah, rahmat, hidayah serta lindungan-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi pada jenjang D-3 Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) dengan judul “Sistem Informasi Manajemen Aset Hardware Di PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung”.

Penulis menyadari dalam penyusunan skripsi ini belum dapat dikatakan sempurna, dikarenakan kekurangan yang ada pada diri penulis dalam hal keterbatasan pengetahuan dan pengalaman juga adanya beberapa kesulitan dalam penyusunan ini. Namun berkat doa yang diberikan oleh beberapa pihak serta kesabaran penulis sendiri, semua kesulitan tersebut dapat teratasi.

Dalam penulisan laporan ini, penulis menyadari telah melibatkan banyak pihak yang telah memberikan bantuan dan bimbingan dalam penyelesaian laporan ni. Untuk itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

ii

2. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie, Ir., M.Sc. Selaku Dekan Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Syahrul Mauluddin, S.Kom., M.Kom. selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia.

4. Yasmi Afrizal , S.Kom., M.Kom. selaku Dosen Wali.

5. Rauf Fauzan, S.Kom. M.Kom. selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberikan bimbingan, dukungan serta masukan yang terbaik.

6. Julian Chandra S.Kom, M.Kom. selaku dosen penguji yang telah memberikan banyak masukan.

7. Seluruh Staf dan Dosen Universitas Komputer Indonesia.

8. Dharsono selaku narasumber dan karyawan di bagian IT Support PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung.

9. Keluarga penulis, Mama OomMaryati, Papa Irianto serta seluruh sanak saudara yang selalu memberikan semangat dan kasih saying kepada penulis. 10. Rekan-rekan kelas MI-14 2011 dan rekan-rekan di Universitas Komputer

Indonesia yang telah memberikan bantuan dalam pertukaran informasi dan pengetahuan selama ini.

Terima kasih atas semuanya, termasuk yang tidak disebutkan, baik secara langsung maupun tidak langsung telah memberikan dukungan serta doa kepada penulis, semoga segala kebaikan dibalas oleh Allah SWT.

iii membangun.

Akhir kata dengan segala kerendahan hati, semoga laporan skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang memerlukan. Semoga Allah SWT selalu memberikan bimbingan dan kekuatan kepada kita semua. Amin.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Bandung, 1 Juli 2014

1 BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Penelitian

Gerak perkembangan teknologi senantitas terus berkembang dari waktu ke waktu yang senantitasa pula sesuai dengan tuntutan kebutuhan hidup setiap manusia. Hampir di segala bidang teknologi mempunyai peranan penting demi memudahkan segala sesuatu masalah yang timbul dari berjalannya sebuah sistem. Teknologi Informasi meruapakan salah satu terobosan teknologi yang sangat membantu kebutuhan hidup manusia, selain menyediakan media informasi dari berbagai bidang ilmu pengetahuan, teknologi informasi diharapkan menjadi media yang dapat mengontrol kebutuhan serta keinginan setia para penggunanya.

Perusahan pemerintah adalah salah satu aspek yang ikut terkena dampak dari berkembangnya teknologi informasi. Perusahaan pemerintahan pun kini menuntut segala sesuatu berjalan dengan seefektif mungkin. Pada saat ini sudah banyak perusahaan milik pemerintah yang memanfaatkan fungsi atau jasa dari IT Support untuk menangani permasalahan yang berhubungan dengan software maupun hardware yang dipakai oleh perusahaan tersebut, sehingga peran sistem informasi dalam suatu perusahaan sangantlah dibutuhkan.

PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung adalah sebuah perusahaan cabang PERTAMINA yang bergerak dibagian pemasaran. Dalam hal ini dapat dipastikan PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung memiliki

aset yang banyak khususnya di bidang IT. Tiap aset memiliki umur dan cara perawatan yang berbeda-beda. Seiring dengan berjalannya waktu, masih banyak masalah yang terjadi pada pengelolaan aset yang dimiliki.Mulai dari inventarisasi yang belum jelas, belum adanya prosedur/SOP (Standard Operating procedure) penggunaan atau pemakaian aset dan belum adanya SOP dan sistem informasi dari instansi paling bawah perusaahaan sampai ke pusat yang dapat membantu dalam proses pengelolaan aset ini. Hal ini dapat menghambat, ini disebabkan karena jika tidak ada sebuah sistem yang menginformasikan apakah ada alat yang dipinjam atau dibutuhkan karyawan, maka mereka hanya memanggil/ menanyakannya pada staff IT yang hanya dikelola oleh satu orang.

Oleh karena itu, PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung akan membuat sistem informasi baru untuk menangani permasalahan dalam hal pengelolaan dan pengontrolan aset IT yang kurang efektif, dengan cara merancang sistem informasi yang lebih baik agar dapat memberikan kemudahan dalam pengontrolan dan pengelolaan aset IT. Untuk itu PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung menginginkan sistem informasi baru yang akan dirancang sesuai dengan kebutuhan yang telah diteliti, diharapkan dengan sistem informasi yang baru dapat mendukung kinerja instansi secara menyeluruh. Berdasarkan permasalahan-permasalahan ini penulis menetapkan Tugas Akhir ini dengan judul:

”SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET HARDWARE DI PT. PERTAMINA (PERSERO) UPMS III CABANG BANDUNG”

1.2.1. Identifikasi Dan Rumusan Masalah

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan, maka penulis mencoba mengedintifikasi masalah, karena merupakan langkah pertama dalam perancangan suatu sistem. Permasalahan - permasalahan yang terjadi di PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung adalah :

1. Sulitnya Mengelola Aset yang sudah ada.

2. Sulitnya Mengontrol Aset diakibatkan tidak terorganisirnya tata letak alat/barang.

3. Tidak adanya sistem informasi manajemen aset, yang menyebabkan lamanya pembuatan laporan aset secara periodik.

4. Tidak adanya penyimpanan data yang jelas sehingga sangat sulit untuk melakukan pengelolaan data aset.

1.2.2. Rumusan Masalah:

1. Bagaimana sistem Manajemen Aset yang berjalan pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung.

2. Bagaimana perancangan sistem Manajemen Aset pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung yang akan dibuat.

3. Bagaimana pengujian sistem informasi Manajemen Aset pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung yang akan dibuat.

4. Bagaimana implementasi sistem informasiManajemen Aset pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung yang akan dibuat.

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian

Adapun maksud dan tujuan penelitian yang diambil penulis dalam penyusunan Skripsi, yaitu :

1.3.1 Maksud Penelitian

Perancangan Sistem informasi dengan judul Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung ini bermaksud untuk mengatasi segala permasalahan-permasalahan yang timbul pada bagian pendataan barang milik perusahaan, serta menghasilkan kebutuhan informasi yang lebih baik cepat, dan tepat untuk mendukung sistem informasi di Manajemen Aset pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung yang lebih baik.

1.3.2. Tujuan Penelitian

Dilihat dari adanya maksud di atas, maka dari itu perlu dibuatnya suatu tujuan dari penelitian ini, diantaranya :

1. Untuk mengetahui sistem informasi pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung.

2. Untuk membuat perancangan sistem informasi Manajemen Aset pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung.

3. Untuk mempermudah pendataan dan pembuatan laporan pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung.

4. Untuk memberikan kemudahan kepada para karyawan yang ingin mengetahui informasi aset yang dimilki oleh PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung.

1.4. Kegunaan Penelitian

Untuk mempermudah penulis melakukan suatu pengembangan sistem terhadapsel uruh metode,prosedur,d a n konseppekerjaan yang ada.Dengan mengikuti metode-metode atau prosedur–prosedur maka pengembangan sistem diharapkanakandapat diselesaikan dengan baik dan tepat.

Hasil penelitian ini diharapkan memiliki kegunaan sebagai berikut :

1.4.1. Kegunaan Praktis

a. Bagi Manajemen Aset pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung, melalui penelitian ini diharapkan dapa tmendapatkan manfaat dan hasil dari perancangan sistem informasi yang dibuat. b. Bagi karyawan,akan lebih mudah dalam pencarian informasidan

kenyamanan dalam mengakses informasi mengenai Aset di PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung.

1.4.2. Kegunaan Akademis

a. Kegunaan akademis bagi jurusan sistem informasi sebagai sumbangsih pemikiran ilmiah dari ilmu yang telah didapat selama mempelajari seluruh matakuliah dari jurusan sistem informasi. Dengan demikian terdapat penerapan langsung antara dunia kerjadengan ilmu yang didapat pada bangku perkuliahan.

b. Bagi peneliti, berguna untuk melatih keterampilan dan menerapkan pengetahuan yang telah diperoleh di bidang ilmu sistem informasi, dan menambah pemahaman melalui studi evaluasi perancangan sistem informasi.

c. Bagi penulis,sistem informasi ini dapat berguna bagi penulis sendiri untuk dikembangkan lebih lanjut lagi suatu saat nanti dan sebagai bahan refensi bagi penulis lain.

1.5. Batasan Masalah

Sesuai dengan permasalahan yang terjadi dan agar permasalahan yang dipecahkan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai,maka batasan permasalahan dalam tugas akhir ini yaitu:

1. Data yang akan dimasukan berupa aset – aset milik perusahaan yang jenisnya sudah ditentukan yaitu hardware dan software.

2. Sistem informasi ini melakukan pengelolaan dataaset, data jenis aset, data aset yang dibeli, data aset yang dijual, data usia aset, data tempat penyimpanan aset.

3. Sistem informasi ini mampu menghasilkan laporan jumlah aset perusahaan, laporan tempat penyimpanan aset, laporan usia penyewaan aset dan laporan penerimaan dan laporan pengadaan aset perusahaan. 4. Penelitian terhadap sistem informasi ini dilakukan di PT. Pertamina

(Persero) UPMs III Cabang Bandung.

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Dalam menunjang keakuratan dan keabsahan data maka peneliti mencantumkan :

1. Lokasi

UPMs III Cabang Bandung, Jalan Wirayudha No. 1 Bandung. 2. Waktu penelitian

Waktu yang dibutuhkan untuk penelitian selama sekitar 3 bulan, adapun tahap perinciannya sebagai berikut :

Tabel 1.1.Waktu/Jadwal Penelitian

Kegiatan

2014

April Mei Juni

Survey Objek Penelitian Pengumpulan

Data

Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem Perancangan Prototype

Sistem Pengujian Prototype Sistem

Implementasi Sistem

1.7. Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, pembatasan

masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, kegunaan penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisi tinjauan pustaka bagi teori-teori yang mendasari, relevan dan terkait dengan subyek dan permasalahan yang dihadapi dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir.

BAB III METODE PENELITIAN

Pada bab ini berisi gambaran umum dan sejarah tempat penelitian, metode yang digunakan, data yang diperlukan, sumber data, teknik pengumpulan data, teknik analisa data dan hipotesa.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini menjelaskan tentang analisis terhadap masalah yang sedang diteliti, yaitu berupa aliran data dan informasi.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penulis dalam pembuatan desain web.

9

LANDASAN TEORI

Landasan teori diperoleh dari studi literatur. Studi literatur diperlukan untuk mengeksplorasi teori-teori yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Fungsi dari teori adalah sebagai alat untuk mencapai satuan pengetahuan yang sistematis. Dengan demikian teori sangat penting dalam memperjelas pengetahuan sebagai dasar organisasi pemikiran.

2.1. Konsep dasar Sistem

Pada subbab ini penulis akan memaparkan beberapa teori-teori yang berkenaan dengan sistem informasi.

2.1.1. Definisi Sistem

Sistem merupakan satu kesatuan dari beberapa subsistem atau elemen definisi yang menekankan pada komponen atau elemennya. Definisi sistem menekankan pada komponennya menerangkan bahwa sistem adalah komponen-komponen yang saling berinteraksi, dimana masing-masing bagian tersebut dapat bekerja secara sendiri-sendiri atau bersama-sama serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai secara keseluruhan.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Menurut (Jogiyanto: 2005). Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai :

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen- komponen sistem yang atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batas Sistem

Batasan sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan satu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem merupakan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya

mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.

5. Masukan (Input)

Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data, dimana masukan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya.

6. Keluaran (Output)

Output merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memproses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna.

7. Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.1.3. Definisi Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing

systems atau information processing systems atau information-generating systems. Menurut (Jogiyanto :2008 ) pengertian informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya.

2.1.4. Definisi Sistem Informasi

Menurut (Jogiyanto : 2005). Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan?. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing system atau information-generating systems.

Sistem informasi didefenisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali (controls block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini merupakan kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan menajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data-data yang berhubungan antara satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).

6. Blok kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan ditetapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

2.2 Manajemen Aset

Manajemen aset merupakan suatu ilmu yang dibutuhkan bagi setiap entitas/instansi/organisasi. Dengan penerapan manajemen aset maka setiap entitas bisa memanfaatkan aset yang mereka miliki dengan optimal/sesuai dengan tupoksinya. Untuk mengoptimalkan aset tersebut maka alangkah lebih baik dijelaskan terlebih dahulu pengertian dari manajemen, aset, dan manajemen aset.

2.2.1. Pengertian Manajemen

Menurut Draft yang diterjemahkan oleh (Tarnujaya & Shirly : 2006) Manajemen (management) adalah pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya organisasi”. Dalam manajemen mencakup istilah

proses, efektif, dan efisien, sesuai dengan pendapat (Robbins & David :2004) “The term management refers to the process of getting things done, effectively and efficiently, through and with other people”. Istilah proses dalam manajemen yang di maksud Robbins & David disini adalah langkah-langakah dan kegiatan utama yang dilakukan oleh seorang manajer. Selanjutnya istilah efisien dalam manajemen disini adalah melakukan pekerjaan dengan benar dan mencapai tujuan organisasi. Sedangkan istilah efisien dalam manajemen melakukan tugas dengan benar yang mana mengacu pada hubungan antara input dan output.

2.2.2. Pengertian Aset

Menurut (Siregar : 2004) Pengertian aset secara umum adalah barang (thing) atau sesuatu barang (anything) yang mempunyai nilai ekonomi (economic value), nilai komersil (commercial value) atau nilai tukar (exchange value) yang dimiliki oleh badan usaha, instansi atau individu. Ada dua jenis aset yaitu aset berwujud (tangible) dan aset tidak berwujud (intangible). Sedangkan pengertian Aset negara menurut (Siregar : 2004) adalah bagian dari kekayaan negara atau harta kekayaan negara (HKN) yang terdiri dari barang bergerak atau barang tidak bergerak yang dimiliki, dikuasai oleh Instansi Pemerintah, yang sebagian atau seluruhnya dibeli atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) serta dari perolehan yang sah, tidak termasuk kekayaan negara yang dipisahkan (dikelola BUMN) dan kekayaan Pemerintah Daerah. (Hariyono:2007) dalam Modul Diklat Teknis Manajemen Aset Daerah berpendapat bahwa “Aset (Asset) dalam pengertian hukum disebut benda yang terdiri dari benda bergerak dan tidak

bergerak, baik yang berwujud (tangible) maupun yang tidak berwujud (intangible) yang tercakup dalam aktiva/kekayaan atau harta kekayaan dari suatu instansi, organisasi, badan usaha atau individu.” Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 24 tahun 2005, tentang Standar Akuntansi Pemerintah menyatakan bahwa:

Aset adalah sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial dimasa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh pemerintah maupun masyarakat, serta dapat diukur dengan satuan uang, termasuk sumber daya non keuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber-sumber daya yang dipelihara karena alasan sejarah dan budaya.

2.2.3. Pengertian Manajemen Aset

Menurut Danylo dan A. Lemer (dalam Hariyono:2007) Manajemen Aset adalah suatu metodologi untuk mengalokasikan kebutuhan secara lebih efisien. Menurut McKellar (dalam Hariyono : 2007) Manajemen aset dapat didefinisikan sebagai proses pengambilan keputusan dan implementasi yang berkaitan dengan akuisisi, penggunaan, dan pembuangan properti real. Definisi manajemen aset menurut Siregar (2004) “Manajemen Aset merupakan salah satu profesi atau keahlian yang belum sepenuhnya berkembang dan populer di lingkungan pemerintahan maupun di satuan kerja atau instansi”.

2.2.4. Klasifikasi Aset

Dalam manajemen aset, aset diklarifikasikan kedalam beberapa jenis. Untuk mengetahui klasifikasi aset bisa dilihat berdasarkan bentuknya, aset berdasarkan karakteristik, aset berdasarkan sumber dana dan aset berdasarkan pandangan dari segi hukum.

2.2.4.1 Aset Berdasarkan Bentuknya

Dalam (Hermanto:2009), dijelaskan bahwa aset diklasifikasikan berdasarkan bentuknya dibagi atas 2 jenis, yaitu aset berwujud (tangible) dan aset tidak berwujud (intangible).

Bentuk Aset

Tabel 2.1 Aset Berdasarkan Bentuk

No Bentuk Aset Aset

1 Berwujud (Tangible)

Bangunan Infrastruktur Mesin/Peralatan Fasilitas

2

Tidak Berwujud (Intangible)

Sistem Organisasi (Tujuan, Visi, dan Misi) Hak Cipta (Patent), Kualitas (Quality)

Nama Baik/Citra (Goodwil), Budaya ( Culture) Sikap, Hukum,Pengetahuan,Keahlian (Capacity) Perjanjian (Contract),Motivasi (Motivation) Sumber (Hermanto : 2009)

a. Aset Berwujud (Tangible)

Bentuk aset tangible (berwujud) adalah aset yang keadaannya benar-benar ada dan dapat dilihat volume, bentuk, ukuran, berat, dimana mempunyai masa manfaat lebih baik dari dua belas bulan untuk digunakan dalam kegiatan pemerintah atau dimanfaatkan oleh masyarakat umum. Bentuk aset berwujud yaitu bangunan, infrastruktur, mesin/peralatan dan fasilitas.

b. Aset tidak berwujud (intagible)

Aset intangible (tidak berwujud), adalah aset non keuangan yang dapat di identifikasikan dan tidak mempunyai wujud fisik serta dimiliki untuk digunakan dalam menghasilkan barang atau jasa atau digunakan untuk tujuan lainnya termasuk hak atas kekayaan intelektual. Bentuk aset yang tidak berwujud adalah sistem organisasi (tujuan, visi, dan misi), patent (hak cipta), quality (kualitas), goodwill (nama baik /citra) , culture (budaya) , capacity (sikap, hukum, pengetahuan, keahlian), contract (perjanjian) dan motivation (motivasi).

2.2.4.2 Aset Berdasarkan Karakteristik

Menurut Sutrisno (2004) aset dibedakan berdasarkan karakteristiknya di bagi menjadi tiga jenis, antara lain tingkat kebutuhan, kepemilikan dan penggunaan.

Karakteristik Aset

Tabel 2.2 Aset Berdasarkan Karasterisktik

No Karakteristik Aset Kategori

1 Tingkat Kebutuhan

Basic Important Supporting Optional

2 Penggunaan

Private

Semi Private atau Semi Public Public

3 Kepemilikan

Own Partnership Public Sumber: (Sutrisno :2004).

Karakteristik aset berdasakan kebutuhan ada 4 kategori, yaitu Basic, important, supporting, dan optional. Aset sebagai fungsi basic (kebutuhan dasar) yaitu suatu aset harus dipenuhi agar dapat mencapai suatu tujuan yang telah di tetapkan. Important (penting), yaitu sesuatu aset yang keberadaannya dapat digunakan untuk memperlancar dalam pencapaian tujuan dengan hasil yang lebih optimal, serta keberadaannya sangat penting pada waktu-waktu tertentu. Supporting (mendukung), yaitu sesuatu aset yang dapat mendukung atau membuat keadaan yang lebih nyaman dalam mencapai suatu tujuan

tertentu. Sedangkan Optional (pilihan), yaitu suatu aset yang bersifat pilihan, jika aset tersebut tidak ada pun tidak akan menghambat dalam mencapai suatu tujuan.

Karakteristik aset berdasarkan pengguna dapat dikelompokan menjadi 3 kategori yaitu aset private, semi public/semi private, dan public. Aset private merupakan aset yang penggunaannya terbatas hanya oleh pemiliknya saja. Aset semi public/semi private, penggunanya yaitu kelompok organisasi yang telah memenuhi persyaratan tertentu untuk dapat menggunakan aset tersebut. Sedangkan aset public hanya digunakan oleh masyarakat umum.

Karakteristik aset berdasarkan kepemilikan dapat dikelompokkan berdasarkan menjadi 3 kategori yaitu own, partnership, dan public. Kepemilikan aset berdasarkan own, jika pemiliknya bersifat individual. Kepemilikan partnership, yaitu yang dimiliki oleh individu dan pemerintah. Sedangkan aset berdasarkan kepemilikan public, yaitu aset yang diperuntukkan bagi seluruh masyarakat umum.

2.2.4.3 Aset Berdasarkan Sumber Dana

Dilihat dari Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik negara/daerah (BMN/D), aset berdasarkan sumber perolehan dananya dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu aset negara (barang milik negara) dan aset daerah (barang milik daerah). Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik negara/daerah (BMN/D), menyebutkan bahwa Barang milik negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Barang

yang diperoleh dari pendapatan lainnya yang sah yaitu barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan atau yang sejenis, barang yang diperoleh sebagai pelaksanaan dari perjanjian/kontrak, barang yang diperoleh berdasarkan ketentuan undang-undang atau barang yang diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap.

Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik negara/daerah (BMN/D), menyebutkan bahwa BMD adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBD atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Barang yang diperoleh dari pendapatan lainnya yang sah yaitu barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan atau yang sejenis, barang yang diperoleh sebagai pelaksanaan dari perjanjian/kontrak, barang yang diperoleh berdasarkan ketentuan undang-undang atau barang yang diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap.

2.3 Konsep Basis Data

Hampir disemua aspek pemanfaatan perangkat komputer dalam sebuah organisasi atau perusahaan senantiasa berhubungan dengan basis data. Perangkat komputer dalam suatu organisasi atau perusahaan biasanya digunakan untuk menjalankan fungsi pengolahan sistem informasi, yang dewasa ini sudah menjadi suatu keharusan demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, dan kecepatan operasional perusahaan.

2.3.1 Pengertian Basis Data

Kumpulan dari data-data yang berhubungan antara satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. (Fathansyah :2007).

Tujuan dari desain basis data adalah untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Perancangan database yang digunakan adalah untuk memudahkan dalam mengetahui file-file database yang digunakan dalam perancangan sistem, sekaligus untuk mengetahui hubungan antara file dari database tersebut.

Ada beberapa istilah atau definisi yang digunakan dalam sistem manajemen basis data, antara lain :

a. Entitas (entity) : Orang, tempat, kejadian (konsep) yang informasinya direkam.

b. Atribut : Setiap entitas mempunyai atribut atau sebutan untuk mewakili suatu entitas.

c. Data Value (Nilai / isi data) : Data aktual informasi yang disimpan pada tiap data.

d. Record / Tuple : Kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan, yang menginformasikan suatu entitas secara lengkap.

e. File : Kumpulan record yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut sama, namun berbeda isi datanya.

f. Database : Kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara file-file dengan file lainnya sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan atau instansi dalam batasan tertentu.

g. Database Management Sistem (DBMS) : Kumpulan file yang saling berkaitan bersama dengan program untuk pengelolaannya. Database adalah kumpulan datanya, sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri dalam satu paket program komersial untuk membaca data, mengisi data, menghapus data, melaporkan data, dalam database.

2.3.2 Database Management System (DBMS)

Definisi DBMS pada sejumlah literartur sangatlah bervariasi. Secara umum, DBMS diartikan sebagai suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data atau informasi dengan praktis dan efisien. DBMS dapat menjadi alternatif penggunaan secara khusus untuk aplikasi, semisal penyimpanan data dalam field dan menulis kode aplikasi yang spesifik untuk pengaturannya. (Fathansyah (2007), Basis Data).

Diperlukan suatu sistem untuk diintegrasikan data file kedalam suatu file sehingga bisa melayani berbagai user yang berbeda. Perangkat keras dan lunak serta prosedur yang mengelola database merupakan suatu database manajemen sistem. DBMS memungkinkan untuk membentuk dan meremajakan file-file, memilih, mendatakan dan menyortir data, dan untuk menghasilkan laporan- laporan. Fungsi yang penting dari DBMS adalah sebagai berikut :

1. Menyediakan sistem access cepat.

2. Mengurangi kerangkapan data atau redudancy data.

3. Memungkinkan adanya updating secara bersama.

4. Menyediakan sistem yang memungkinkan dilakukannya pengembangan terhadap database.

5. Memberikan perlindungan dari pihak pemakai yang tidak berhak

2.3.3 Keunggulan DBMS

Dibandingkan dengan sistem yang berbasis kertas, DBMS memiliki 4 keunggulan :

1. Kepraktisan : Sistem yang berbasis kertas akan menggunakan kertas yang sangat banyak untuk menyimpan informasi, sedangkan DBMS menggunakan media penyimpan sekunder yang berukuran kecil tetapi padat informasi.

2. Kecepatan : Mesin dapat mengambil atau mengubah data jauh lebih cepat daripada manusia.

3. Mengurangi kejemuan : Orang cenderung menjadi bosan kalau melakukan tindakan-tindakan berulang yang menggunakan tangan (misalnya harus mengganti suatu informasi).

4. Kekinian : Informasi yang tersedia pada DBMS akan bersifat mutakhir dan akurat setiap saat.

2.3.4 Komponen DBMS:

DBMS memiliki macam komponen yang digunakan untuk mengelola dan mengorganisasikan data, yaitu:

1. File Manager, yang mengelola ruang dalam disk dan struktur data yang dipakai untuk merepresentasikan informasi yang tersimpan dalam disk.

2. Database Manager, yang menyediakan interface antara data low-level yang ada di basis data dengan program aplikasi dan query yang diberikan ke sistem.

3. Query Processor, yang menterjemahkan perintah-perintah dalam query language ke perintah low-level yang dapat dimengerti oleh database manager.

4. DML Precompiler, yang mengkonversi perintah DML yang ditambahkan dalam sebuah program aplikasi ke prosedur normal dalam bahasa induk.

5. DDL Compiler, yang mengkonversi perintah-perintah DDL ke dalam sekumpulan tabel yang mengandung metadata. Tabel-tabel ini kemudian disimpan dalam kamus data.

2.3.5 Alat Bantu Analisis 2.3.5.1 FlowMap

Flowmap merupakan aliran dokumen-dokumen yang dari entitas satu ke entitas yang lain untuk selanjutnya menjadi bahan pemrosesan dan akan terlihat dari aliran dokumen ini berupa informasi kepada suatu entitas.

2.3.5.2 Diagram Kontek

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.

Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.” Jadi, yang dibutuhkan adalah Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem, data apa saja yang diberikannya ke sistem, kepada siapa sistem harus memberi informasi atau laporan, dan apa saja isi atau jenis laporan yang harus dihasilkan sistem. Kata “Siapa” di atas dilambangkan dengan kotak persegi (disebut dengan

terminator), dan kata “apa” di atas dilambangkan dengan aliran data (disebut

dengan data flow), dan kata “sistem” dilambangkan dengan lingkaran (disebut

dengan process). (Al-bahra Bin Ladjamudin (2005), Analisis dan Desain Sistem Informasi).

Data Flow Diagram adalah suatu jaringan dari proses dengan tempat penyimpanan data serta dihubungkan satu dengan lainnya, atau kumpulan simbol-simbol yang menggambarkan jalannya aliran data dari sistem atau suatu diagram yang mudah dimengerti dan merupakan suatu gambaran mengenai tata letak lokasi dan semua kegiatan-kegiatan dan aktivitas yang terjadi di dalam proses aktivitas tersebut.

Beberapa simbol yang di pergunakan dalam Data Flow Diagram (DFD) antara lain:

a. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

b. Data Flow (arus data)

Data Flow (arus data) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir

diantara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Suatu proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi identifikasi proses, nama proses dan pemroses.

d. Data Store (simpanan data)

Data Store (simpanan data) merupakan simpanan dari data yang dapat

berupa, suatu file atau database di sistem komputer, suatu arsip atau catatan manual, suatu kotak tempat data dimeja seseorang, suatu tabel acuan manual, dan suatu agenda atau buku.

2.3.5.4 Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Kamus data tidak menggunakan notasi grafik sebagaimana halnya DFD. Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara presisi, sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama

tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses (Al-bahra Bin Ladjamudin (2005), Analisis dan Desain Sistem Informasi).

Cara mendefinisikan kamus data adalah:

1. Menggambarkan arti aliran data atau penyimpanan yang ditunjukan dalam

Diagram Flow Diagram.

2. Menggambarkan komponen dari kumpulan data yang mengalir, yaitu kumpulan komponen yang mengkin bisa dipecahkan menjadi data elementer.

3. Menggambarkan data yang tersimpan.

4. Menentukan nilai di bagian elementer dari informasi yang relevan Diagram

Flow Diagram dan file.

2.3.5.5 Normalisasi

Menurut Marlinda (2004:115) normalisasi merupakan ”proses pengorganisasian file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya”. Pada proses ini selalu dituju

pada beberapa kondisi apakah ada kesulitan pada saat menambah (insert),

menghapus (delete), mengubah (update), membaca (retrieve) pada suatu

database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi dapat dipecahkan

pada beberapa tabel lagi dengan kata lain perancangan yang dilakukan belum mendapat suatu database yang optimal.

2.3.5.6 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model diagram yang

menyatakan keterhubungan suatu entity dengan entity yang lain. Atau juga dapat dikatakan sebagai sebuah teknik untuk menggambarkan informasi yang dibutuhkan dalam sistem dan hubungan antar data-data tersebut. Secara terjemahan dalam bahasa Indonesia, Entity Relationship Diagram adalah diagram relasi atau keterhubungan entitas. Dari model Entity Relationship Diagram akan didapatkan data-data yang dibutuhkan sistem. Dengan begitu maka akan didapatkan pula kejelasan aktivitas yang dilakukan dalam sistem.

Didalam Entity Relationship Diagram (ERD) dikenal beberapa komponen, yaitu sebagai berikut :

1. Entitas

Entitas adalah suatu objek yang memiliki hubungan dengan objek lain. Didalam ERD digambarkan dengan bentuk persegi panjang.

2. Hubungan

Dimana entitas dapat berhubungan dengan entitas lain, hubungan ini disebut dengan entity relationship yang digambarkan dengan garis.

Ada empat bentuk relasi dasar pada database, yaitu :

a. One-to-One artinya satu data memiliki satu data pasangan.

c. Many-to-One artinya beberapa data memiliki satu data pasangan.

d. Many-to-Many artinya beberapa data memiliki beberapa data pasangan.

3. Atribut

Atribut adalah elemen dari entitas yang berfungsi sebagai deskripsi karakter entitas dan digambarkan dengan bentuk elips.

2.3.5.7 Relasi Tabel

Proses relasi antar file merupakan gabungan antar file yang memiliki

primary key (kunci utama) yang sama, sehingga file-file tersebut menjadi satu

kesatuan yang dihubungkan oleh field (atribut) kunci tersebut. Pada proses ini elemen-elemen data dikelompokkan menjadi satu file database beserta entitas dan hubungannya.

2.4 Client Server

Dalam jaringan komputer terdapat dua tipe jaringan, yaitu model Peer to

Peer dan model client-server. Tipe jaringan yang diterapkan dalam sistem ini

adalah model jaringan client-server.

Dalam buku “Jaringan Komputer, Irawan, Budhi (2005)”, sistem client -

server mempunyai dua komponen utama yaitu komputer client dan komputer

server. Server merupakan komputer induk yang melakukan pemrosesan terbanyak

untuk memenuhi permintaan- permintaan dari komputer client dan bertindak sebagai server database yang menyimpan data. Client yaitu komputer atau

workstation yang melakukan pengiriman permintaan- permintaan data pada server

kemudian menampilkan data tersebut pada interface aplikasi yang dimilikinya. Selain itu client juga mempunyai kemampuan untuk mengubah atau menghapus data itu.

Sistem client - server merupakan suatu sistem client komputer yang melibatkan proses - proses client yang meminta suatu pelayanan data kepada komputer server yang menyediakan layanan data tersebut. Sehingga client

maupun server sama - sama melakukan pekerjaan. Dengan adanya kombinasi

client (Frontend) dan server (back-end) ini maka kumpulan dari modul - modul

program tidak dieksekusi dalam memori yang sama namun terbagi dalam komputer client - server.

Hal ini menjadikan konfigurasi bagi komputer client dan komputer server

bias berbeda seperti kapasitas memori, kecepatan prosesor atau alat masukan dan keluaran yang disesuaikan dengan fungsi kerja dari elemen - elemen tersebut. Bagi server yang menjalankan tugas pengelolaan suatu database digunakan suatu konfigurasi yang khusus menangani tugasnya tersebut dengan sistem operasi yang dikhususkan bagi server seperti windows NT server, windows 2000 server,

sedangkan komputer client menggunakan konfigurasi yang umum bagi sebuah komputer desktop yang terhubung ke jaringan dengan sistem operasi seperti

windows 98, windows ME, windows Xp dan lain - lain. (Budhi Irawan (2005),

Jaringan Komputer).

2.5. Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat lunak pendukung adalah perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sebuah perangkat lunak dalam hal ini penulis menggunakan

beberapa perangkat lunak pendukung antara lain :

2.5.1. HTML

WWW atau yang biasa disebut dengan web saja, bekerja dengan menggunakan teknologi yang disebut hypertext, yang kemudian dikembangkan menjadi suatu protokol aplikasi yang disebut HTTP (Hyper Text Transfer

Protocol). Dengan adanya fasilitas ini menjadi web sebagai salah satu

aplikasi yang paling luwes menjelajahi internet. Dengan menggunakan WWW, pengaksesan beragam sumber informasi di internet dapat dilakukan melalui suatu cara yang menggabungkan beberapa jenis representasi dan metode pengaksesan informasi dan menyajikannya dalam beragam bentuk informasi seperti text, grafik, suaru, animasi, video dan sebagainya.

2.5.2. PHP

PHP merupakan script untuk pemograman script WEB server-side,

script yang membuat dokumen HTML secara on the fly, dokumen HTML

yang dihasilkan dari suatu aplikasi bukan dokumen HTML yang dibuat dengan menggunakan adetitor teks atau editor HTML.

Dengan menggunakan PHP maka maintenance suatu WEB menjadi lebih mudah. Proses update data dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang dibuat dengan menggunakan script PHP.

2.5.3. MySQL

MySQL merupakan sebuah software database yang termasuk paling popular dilingkungan Linux, kepopuleran ini karena ditunjang performansi query dari data basenya yang saat itu bisa dikatakan paling cepat dan jarang bermasalah.

Berangkat dari software yang shareware MySQL popular kini mulai versi 3.23 MySQL menjadi software open source yang berarti free. MySQL telah tersedia dilingkungan windows, dipasang pada direktori c:\mysql\bin, adalah direktori yang berisi daftar modul executable dari software MySQL.

2.5.4. Java Script

JavaScript adalah nama implementasi Netscape Communications

Corporation untuk ECMAScript standar, suatu bahasa skrip yang didasarkan

pada konsep pemrograman berbasis prototipe. Bahasa ini terutama terkenal karena penggunaannya di situs web (sebagai JavaScript sisi klien) dan juga digunakan untuk menyediakan akses skrip untuk objek yang dibenamkan

(embedded) di aplikasi lain. Walaupun memiliki nama serupa, JavaScript

hanya sedikit berhubungan dengan bahasa pemrograman Java, dengan kesamaan utamanya adalah penggunaan sintaks C.

2.5.5. Macromedia Dreamweaver 8

Macromedia Deamweaver 8 adalah sebuah software web design yang menawarkan cara mendesain website dengan menggunakan dua langkah sekaligus dalam satu waktu, yaitu mendesain dam memprogram.

Dreamweaver memiliki satu jendela mini yang disebut HTML source tempat kode-kode HTML tertulis. Setiap kali kita mendesain website seperti menulis kata-kata, meletakkan gambar, membuat tabel, dan proses lainnya. Tag-tag HTML akan tertulis secara langsung mengiring proses pengaturan website, artinya kita memiliki kesempatan untuk mendesain website sekaligus mengenal tag-tag HTML yang membangun website itu sendiri. Di dalam Macromedia Deamweaver 8 ini juga dapat berkaitan dengan pengkodean dan fitur seperti HTML, CSS, serta JavaScript.

36 BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis melakukan penelitian pada bagian IT Support PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung. Yang beralamat di Jalan Wirayudha no. 01 Kota Bandung, penelitian di fokuskan pada Sistem Informasi Manajemen Aset yang ada di PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung.

3.2.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Tonggak-tonggak sejarah berdirinya PT PERTAMINA (PERSERO) sebagai Perusahaan BUMN sejak tahun 1957 hingga berubah status hukum menjadi Perusahaan Perseroan Terbatas (PERSERO). Pada 1950-an, ketika penyelenggaraan negara mulai berjalan normal sesuai perang mempertahankan kemerdekaan, Pemerintah Republik Indonesia mulai menginventarisasi sumber-sumber pendapatan negara, diantaranya dari minyak dan gas. Namun saat itu, pengelolaan ladang-ladang minyak peninggalan Belanda terlihat tidak terkendali dan penuh dengan sengketa. Di Sumatera Utara misalnya, banyak perusahaan-perusahaan kecil saling berebut untuk menguasai ladang-ladang tersebut.

Pada tahun 1960, PT PERMINA direstrukturisasi menjadi PN PERMINA sebagai tindak lanjut dari kebijakan Pemerintah, bahwa pihak yang berhak melakukan eksplorasi minyak dan gas di Indonesia adalah negara. Melalui satu

Peraturan Pemerintah yang dikeluarkan Presiden pada 20 Agustus 1968, PN PERMINA yang bergerak di bidang produksi digabung dengan PN PERTAMIN yang bergerak di bidang pemasaran guna menyatukan tenaga, modal dan sumber daya yang kala itu sangat terbatas. Perusahaan gabungan tersebut dinamakan PN Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Nasional (PERTAMINA).

Untuk memperkokoh perusahaan yang masih muda ini, Pemerintah menerbitkan Undang-Undang No. 8 tahun 1971, dimana di dalamnya mengatur peran PERTAMINA sebagai satu-satunya perusahaan milik negara yang ditugaskan melaksanakan pengusahaan migas mulai dari mengelola dan menghasilkan migas dari ladang-ladang minyak di seluruh wilayah Indonesia, mengolahnya menjadi berbagai produk dan menyediakan serta melayani kebutuhan bahan bakar minyak dan gas di seluruh Indonesia.

Seiring dengan waktu, menghadapi dinamika perubahan di industri minyak dan gas nasional maupun global, Pemerintah menerapkan Undang-Undang No. 22/2001. Paska penerapan tersebut, PERTAMINA memiliki kedudukan yang sama dengan perusahaan minyak lainnya. Penyelenggaraan kegiatan bisnis PSO tersebut akan diserahkan kepada mekanisme persaingan usaha yang wajar, sehat, dan transparan dengan penetapan harga sesuai yang berlaku di pasar. Pada 10 Desember 2005, sebagai bagian dari upaya menghadapi persaingan bisnis, PT PERTAMINA mengubah logo dari lambang kuda laut menjadi anak panah dengan tiga warna dasar hijau-biru-merah. Logo tersebut menunjukkan unsur kedinamisan serta mengisyaratkan wawasan lingkungan yang diterapkan dalam aktivitas usaha Perseroan.

Selanjutnya pada 20 Juli 2006, PT PERTAMINA mencanangkan program transformasi perusahaan dengan 2 tema besar yakni fundamental dan bisnis. Untuk lebih memantapkan program transformasi itu, pada 10 Desember 2007 PT PERTAMINA mengubah visi perusahaan yaitu, “Menjadi Perusahaan Minyak Nasional Kelas Dunia”. Menyikapi perkembangan global yang berlaku, PERTAMINA mengupayakan perluasan bidang usaha dari minyak dan gas menuju ke arah pengembangan energi baru dan terbarukan, berlandaskan hal tersebut di tahun 2011 Pertamina menetapkan visi baru perusahaannya yaitu, “Menjadi Perusahaan Energi Nasional Kelas Dunia”.

3.2.2. Visi dan Misi Perusahaan

3.2.2.1. Visi Perusahaan

Visi: Menjadi Perusahaan Energi Nasional Kelas Dunia. Untuk mewujudkan Visi Perseroan sebagai perusahaan kelas dunia, maka Perseroan sebagai perusahan milik Negara turut melaksanakan dan menunjang kebijakan dan program Pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, terutama di bidang penyelenggaraan usaha energi, yaitu energi baru dan terbarukan, minyak dan gas bumi baik di dalam maupun di luar negeri serta kegiatan lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha di bidang energi, yaitu energi baru dan terbarukan, minyak dan gas bumi tersebut serta pengembangan optimalisasi sumber daya yang dimiliki Perseroan untuk menghasilkan barang dan/atau jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat serta mengejar

keuntungan guna meningkatkan nilai Perseroan dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas.

3.2.2.2 Misi Perusahaan

Menjalankan usaha minyak, gas, serta energi baru dan terbarukan secara terintegrasi, berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat. Misi Perseroan menjalankan usaha inti minyak, gas, bahan bakar nabati serta kegiatan pengembangan, eksplorasi, produksi dan niaga energi baru dan terbarukan (new and renewable energy) secara terintegrasi.

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bagian IT Support PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung

3.2.3. Deskripsi Tugas

1. IT Region Manager

1. Mengelola Teknologi Informasi dan sistem komputer

2. Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer / aplikasi dalam lingkungan perusahaan

3. Membuat dan/atau implementasi semua sistem dan aplikasi

2. Help Desk

1. Melakukan pemberitahuan kepada second support.

2. memberikan informasi kepada user apabila terdapat masalah yang berhubungan dengan user.

3. Melakukan proses analisa dini atas sebuah masalah yang berhubungan dengan IT sebuah perusahaan.

3. System Administrator

1. Bertanggung jawab atas ketetapan yang efektif instalasi/konfigurasi, pengoperasian dan perawatan system hardware.

2. Berpartisipasi secara teknis dalam penelitian dan pengembangan untuk menciptakan inovasi yang berkelanjutan dalam system.

3. Membantu pada tahapan permulaan dan tahapan perencanaan standar metode manajemen proyek.

4. End User Support

1. Bertanggung jawab untuk perbaikan fisik komputer dan kunjungan ke lapangan kerja.

2. Bertanggung jawab dalam memberikan dukungan pada seluruh peralatan dan aplikasi yang terpasang pada sisi end user.

3. Mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi dengan client dan membangun hubungan baik dengan anggota bisnis lain.

5. Networking

1. Mengatur semua kemampuan jaringan komunikasi data yang dibutuhkan oleh perusahaan.

2. Melakukan pengawasan traffic jaringan dan melakukan efisiensi / upgrade sebelum kebutuhan melebihi kapasitas.

3. Bertanggung jawab dalam meneliti aplikasi, akses, dan data transfer yang dibutuhkan.

3.1. Metode Penelitian

Suatu penelitian tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak dilakukan dalam suatu proses yang teratur dan terarah. Oleh karena itu, diperlukan suatu metode pendekatan/penyelesaian untuk melaksanakan suatu penelitian. Metode yang digunakan oleh penulis pada penelitian ini adalah metode Action, yaitu metode dengan merancang dan mendesain program berdasarkan analisis sistem yang diusulkan sesuai dengan masalah yang ada di dunia aktual (lapangan).

3.2.1. Desain Penelitian

Desain penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalam perencanaan dan pelaksanaan penelitian. Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data dan keterangan yang diperlukan, dalam hal ini penulis menggunakan cara sebagai berikut :

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Sumber data primer yang telah didapatkan oleh penulis dari bagian IT Support di PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung adalah sebagai berikut :

1. Observasi

Yaitu mengamati secara langsung proses kerja yang dilaksanakan di dalam perusahaan untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai objek yang diteliti. Observasi dilakukan dibagian dokumentasi, bagian opname fisik dan kepala divisi logistik. Sesuai dengan hasil penelitian yang didapat dari sistem yang berjalan saat ini, yaitu :

A. Sistem hanya terbatas pada pendokumentasian saja belum adanya sistem pengolahan, pemeliharaan, dan pelaporan aset.

B. Pengolahan data aset masih bersifat manual dengan menggunakan berkas-berkas sebagai sarana pendokumentasian data.

2. Wawancara

Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung dengan para pegawai yang berhubungan dengan penelitian ini. Wawancara dilakukan terhadap kepala bagian dan staff yang dapat memberikan data yang relevan dengan masalah yang diteliti oleh penulis, sehingga penulis mengetahui sistem yang sedang berjalan di PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung.khususnya di bagian IT Support saat ini. Hasilnya adalah :

Sistem pengolahan data aset yang sedang berjalan saat ini masih mengacu pada sistem manual dengan menggunakan berkas-berkas sebagai sarana pendokumentasian data. Pengolahan data dengan cara ini dinilai banyak menimbulkan masalah pada pemrosesan data aset, seperti pada saat proses pengecekan barang yaitu pengendalian terhadap pemakaian barang disetiap divisi kurang terkontrol karena pemakaian barang tidak terinci sehingga tidak diketahui dengan pasti berapa jumlah barang atau peralatan kantor yang masih tersedia dan kondisi barang yang masih bisa dipergunakan. Serta pembutan laporan data aset, menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi lebih banyak sehingga informasi yang dibutuhkan sering terlambat.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder (Dokumentasi)

Data sekunder merupakan cara pengumpulan data dengan cara mempelajari data yang telah tersedia atau dikumpulkan terlebih dahulu oleh pihak

lain seperti buku-buku, karya ilmiah dan sumber-sumber bacaan lainnya seperti internet dan biro informasi.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Adapun metode pendekatan dan pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut :

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode yang digunakan adalah dengan metode pendekatan terstruktur yang terdiri dari Data Flow Diagram (DFD) dalam menggambarkan model fungsional dan Entity-Relationship Diagram (ERD) untuk menggambarkan model data. Cara pendekatan terstruktur ini adalah dengan melihat sistem dimulai dari masalah utama yang ada secara global, dan setelah didapatkan proses utama, maka setiap proses yang ditemukan tesebut dipecah menjadi beberapa proses atau masalah secara detail dan jelas, dan begitu seterusnya hingga tahapan proses yang terakhir.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode yang digunakan penulis dalam membangun perangkat lunak adalah metode waterfall. Metode waterfall adalah paradigm rekayasa perangkat lunak yang paling luas dipakai dan paling tua. Metode waterfall mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian, dan pemeliharaan. Setelah setiap tahap didefinisikan,

tahap tersebut diakhiri (signed off) dan pengembangan berlanjut ke tahap berikutnya.

Gambar 3.2 Metode Waterfall

Sekuensial linier mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematis dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, perancangan, pengkodean, pengujian, dan pemeliharaan. Dimodelkan setelah siklus rekayasa konvensional, Metode sekuensial linier melingkupi aktivitas-aktivitas sebagai berikut (Pressman Roger, Ph.D (1999), Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi):

1. Rekayasa dan pemodelan sistem/informasi

Karena perangkat lunak selalu merupakan bagian dari sebuah sistem yang lebih besar, kerja dimulai dengan membangun syarat dari semua elemen sistem dan mengalokasikan beberapa subset dari kebutuhan ke perangkat lunak tersebut. Pandangan sistem ini penting ketika perangkat lunak harus berhubungan dengan elemen-elemen yang lain seperti perangkat lunak, manusia, dan database. Rekayasa dan analisis sistem menyangkut pengumpulan kebutuhan pada tingkat

sistem dengan sejumlah kecil analisis serta desain tingkat puncak. Rekayasa informasi mencakup juga pengumpulan kebutuhan pada tingkat bisnis strategis dan tingkat area bisnis.

2. Analisis kebutuhan perangkat lunak

Proses pengumpulan kebutuhan diintensifkan dan difokuskan, khususnya pada perangkat lunak. Untuk memahami sifat program yang dibangun, perekayasa perangkat lunak (analisis) muka (interface) yang diperlukan. Kebutuhan baik untuk sistem maupun perangkat lunak didokumentasikan dan dilihat lagi dengan pelanggan.

3. Desain

Desain perangkat lunak sebenarnya adalah proses multi langkah yang berfokus pada empat atribut sebuah program yang berbeda; struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface. Proses desain menerjemahkan syarat/kebutuhan ke dalam sebuah representasi perangkat lunak yang dapat diperkirakan demi kualitas sebelum dimulai pemunculan kode. Sebagaimana persyaratan, desain didokumentasikan dan menjadi bagian dari konfigurasi perangkat lunak.

4. Generate Code

Desain harus diterjemahkan ke dalam bentuk mesin yang bisa dibaca. Langkah pembuatan kode melakukan tugas ini. Jika desain dilakukan dengan cara yang lengkap, pembuatan kode dapat diselesaikan secara mekanis.

5. Pengujian

Sekali kode dibuat, pengujian program dimulai. Proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji, dan pada external fungsional yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan memberikan hasil aktual yang sesuai dengan hasil yang dibutuhkan.

6. Pemeliharaan

Perangkat lunak akan mengalami perubahan setelah disampaikan kepada pelanggan (perkecualian yang mungkin adalah perangkat lunak yang dilekatkan). Perubahan akan terjadi karena kesalahan-kesalahan ditentukan, karena perangkat lunak harus disesuaikan untuk mengakomodasikan perubahan-perubahan di dalam lingkungan eksternalnya, atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja.

3.2.3.1. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Analisis dan Perancangan terstruktur dapat memberikan penjelasan yang lengkap dan sistem dipandang dari elemen data, dimana dalam sistem terdapat flowmap, Diagram Konteks, DFD, Kamus Data, Perancangan Basisdata (Normalisasi, Relasi Tabel, ERD, Struktur File dan Kodefikasi). Adapun penjelasanya sebagai berikut :

1. Flow Map

Flowmap merupakan aliran dokumen-dokumen yang dari entitas satu ke entitas yang lain untuk selanjutnya menjadi bahan pemrosesan dan akan terlihat dari aliran dokumen ini berupan informasi kepada suatu entitas.

2. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.

3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah suatu jaringan dari proses dengan tempat

penyimpanan data serta dihubungkan satu dengan lainnya, atau kumpulan simbol-simbol yang menggambarkan jalannya aliran data dari sistem atau suatu diagram yang mudah dimengerti dan merupakan suatu gambaran mengenai tata letak lokasi dan semua kegiatan-kegiatan dan aktivitas yang terjadi di dalam proses aktivitas tersebut.

4. Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem. Pada tahap

perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Kamus data tidak menggunakan notasi grafik sebagaimana halnya DFD. Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara presisi, sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses. (Al-bahra Bin Ladjamudin (2005), Analisis dan Desain Sistem Informasi)

Cara mendefinisikan kamus data adalah:

1. Menggambarkan arti aliran data atau penyimpanan yang ditunjukan dalam

Diagram Flow Diagram.

2. Menggambarkan komponen dari kumpulan data yang mengalir, yaitu kumpulan komponen yang mengkin bisa dipecahkan menjadi data elementer.

3. Menggambarkan data yang tersimpan.

4. Menentukan nilai di bagian elementer dari informasi yang relevan

5. Perancangan Basis Data

Perancangan basis data ini terdiri dari Normalisasi, Tabel Relasi, ERD (Entity Relasi Diagram), Struktur File. Berikut penjelasan perancangan basis data tersebut :

a. Normalisasi

Normalisasi adalah proses pengelompokkan data kedalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi. (Al Bahra Bin Ladjamudin 2005:169). Pada proses normalisasi ini terdapat beberapa bentuk normalisasi yaitu:

1. Bentuk tidak normal

Merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.

2. Tahapan Normalisasi

a) Bentuk Normal Pertama (INF/ First Normalized Form)

Pada tahap ini dilakukan perhitungan beberapa grup element yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada satu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic (bersifat atomic value).

b) Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normalize Form)

Bentuk normal kedua didasari atas konsep full functional pendency

(ketergantungan fungsional sepenuhnya) yang dapat didefinisikan sebagai berikut : Jika A dan B adalah atribut dari suatu relasi, B dikatakan full fuctional

dependency (memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya) terhadap A, jika B

adalah ketergantungan fungsional terhadap A, tetapi tidak secara tepat memiliki ketergantungan fungsional dari subset ( himpunan bagian) dari A.

c) Bentuk Normal Ketiga (3NF/Tird Normalize Form)

Walaupun relasi 2-NF memiliki redudansi yang lebih sedikit dari pada relasi 1-NF, namun relasi tersebut masih memungkinkan mengalami kendala bila terjadi anomaly peremajaan (update) terhadap relasi tersebut.

b. Tabel Relasi

Proses relasi antar file merupakan gabungan antar file yang memiliki

primary key (kunci utama) yang sama, sehingga file-file tersebut menjadi satu

kesatuan yang dihubungkan oleh field (atribut) kunci tersebut. Pada proses ini elemen-elemen data dikelompokkan menjadi satu file database beserta entitas dan hubungannya.

3.2.4 Pengujian Software

Dalam pembuatan suatu program baik berupa sistem informasi atau bukan,membutuhkan suatu teknik pengujian yang berguna dalam mengevaluasi program yang dibuat. Menurut Janner Simarmata (2010:300) Adapun teknik

pengujian program dibagi menjadi dua, yaitu teknik pengujian perangkat lunak

white box dan teknik pengujian black box.

a. White Box

Kadang disebut pula pengujian glass box, adalah metoda desain test case

yang menggunakan struktur kontrol desain prosedural untuk memperoleh test case

atau dengan kata lain bahwa pengujian dilakukan untuk memastikan bahwa operasi internal bekerja sesuai dengan spesifikasi dan semua komponen internal telah diamati dengan baik. Dengan menggunakan metoda pengujian ini perekayasa sistem dapat melakukan test case yaitu :

1. Memberi jaminan bahwa semua jalur independent pada suatu modul telah digunakan paling sedikit satu sekali.

2. Menggunakan semua keputusan logis pada sisi true dan false

3. Mengeksekusi semua loop sesuai dengan batasan

4. Menggunakan struktur data internal untuk menjamin validasi

b. Black Box

Konsep Kotak Hitam (Black Box) digunakan merepresentasikan sistem cara kerja di dalamnya tidak tersedia untuk diinspeksi. Di dalam Kotak Hitam

(Black Box), item-item yang diuji dianggap ”gelap” karena logiknya tidak

diketahui, yang diketahui hanya apa yang masuk dan apa yang keluar dari kotak hitam.

Pada pengujian Kotak Hitam (Black Box), kasus-kasus pengujian berdasarkan pada spesifikasi sistem. Rencana pengujian dapat dimulai sendiri mungkin di proses pengembangan perangkat lunak.

Teknik pengujian konvensional yang termasuk pengujian Kotak Hitam (Black Box) adalah sebagai berikut :

1. Graph based testing (pengujian yang didasarkan pada grafik)

2. Equivalence partitioning (menyekat persamaan)

3. Comparison testing (pengujian perbandingan)

4. Orthogonal testinang (pengujian orthogonal)

3.3 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan merupakan kegiatan mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas perilaku proses dalam sistem, prosedur dan data serta informasi yang terkait. Melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk awal mula dasarperancangan atau perbaikan sistem yang sebelumnya.Dan dari hasil analisis tersebut dapat diketahui kekurangan dan kelemahan sistem sistem sebelumnya dan dapat dirancang menjadi sebuah sistem yang dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

3.3.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan menganalisis seluruh dokumen dasar yang akan digunakan dan mengalir pada sebuah sistem yang sedang berjalan

pada PT. PERTAMINA (Persero) UPMs III Cabang Bandung. Adapun rincian dari analisis dokumen yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1 Tabel Analisis Dokumen pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung

NO. Nama Dokumen Deskripsi

1. Laporan Persediaan Aset Fungsi : Untuk mengetahui jumlah dan kondisi Aset yang tengah di gunakan di dalam perusahaan.

Rangkap : 3 (tiga)

Aliran Data : Bag. IT Support - Manajer Bagian Administrasi , Bag. IT Support - Manajer Bagian MIGAS, Bag. IT Support - Manajer Bagian Poliklinik.

Atribut : Nama Pemeriksa Aset, NIK Pemeriksa Aset, Tanggal pengecekan, Kode Aset, Nama Aset, Jenis Aset, Usia Aset, Nama Penanggung Jawab Aset, Jabatan Penanggung Jawab Aset, NIK Penanggung Jawab Aset, Tanda Tangan Pemeriksa dan Penanggung Jawab.

2. Laporan Penerimaan Aset

Fungsi : Untuk mengetahui data Aset yang akan masuk ke perusahaan .

Aliran Data : Bag. IT Support - Manajer Bagian Administrasi - Direktur Utama. Atribut : Nama Pemeriksa Aset, NIK Pemeriksa Aset, Tanggal pengadaan, , Kode Aset, Nama Aset, Jenis Aset, Nama Supplier, Nama Penerima Aset, Tanda Tangan Penerima Aset, Tanda Tangan Direktur Utama.

3. Laporan Pengadaan Aset Fungsi : Sebagai keterangan laporan jumlah pembelian serta biaya pengadaan Aset. Rangkap : 1 (satu)

Aliran Data : Bag. IT Support - Manajer Bagian Administrasi - Direktur Utama. Atribut : Nama Pemeriksa Aset, NIK Pemeriksa Aset, Tanggal pengadaan, , Kode Aset, Nama Aset, Jenis Aset, Nama Supplier, Nama Penerima Aset, Tanda Tangan Penerima Aset, Tanda Tangan Direktur Utama.

3.3.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil penelitian, adapun prosedur Pengadaan aset yang sedang berjalan pada PT. PERTAMINA (Persero) UPMs III Cabang Bandung adalah sebagai berikut :

1. Bagian IT Support melakukan pemeriksaan aset di PT. PERTAMINA (Persero) UPMs III Cabang Bandung lalu membuat laporan pengadaan aset.

2. Bagian Administrasi PT. PERTAMINA (Persero) UPMs III Cabang Bandung melakukan pembuatan bukti pembayaran.

3. Supplier mengirimkan asset yang dipesan oleh PT. PERTAMINA (Persero) UPMs III Cabang Bandung.

4. IT Support melakukan pengecekan ulang terhadap aset yang masuk, jika ada yang tidak cocok maka aset akan dikembalikan dengan menggunakan retur sebagai keterangan.

3.3.2.1. Flow Map Sistem Yang Sedang Berjalan

Gambar 3.3 Flowmap sistem yang sedang berjalan pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung

3.3.2.2. Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan

Diagram konteks adalah sebuah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran dari sistem.Diagram konteks juga merupakan bagian dari DFD yang berfungsi untuk memetakan model lingkungan. Diagram konteks sistem informasi asset pada PT. PERTAMINA (Persero) UPMs III Cabang Bandung adalah sebagai berikut :

Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan Pada PT. PERTAMINA (Persero) UPMs III Cabang Bandung

3.3.2.3. Data Flow Diagram

Data flow diagram merupakan suatu media yang digunakan untuk

menggambarkan aliran data yang mengalir pada suatu sistem informasi. Dalam

data flow diagram (DFD) terdiri dari entitas luar, aliran data, proses, dan

penyimpanan data. Salah satu keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti

sistem yang akan dikerjakan. Adapun DFD dari sistem manajemen asset yang sedang berjalan di PT. PERTAMINA (Persero) UPMs III Cabang Bandung adalah sebagai berikut :

Gambar 3.5 DFD Sistem Yang Sedang Berjalan Pada PT. PERTAMINA (Persero) UPMs III Cabang Bandung

3.3.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Adapun evaluasi sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

Tabel 3.2 Evaluasi sistem yang sedang berjalan pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung

No Sistem yang sedang berjalan Solusi

1 Sistem yang berjalan masih sangat rentan akan kesalahan

dan kecurangan.

Membuat sistem informasi

manajemen asset berbasis

web.

2 Sistem manajemen yang masih dilakukan secara manual, sehingga membuat para karyawan harus datang

langsung ke kantor PT. PERTAMINA (Persero) UPMs III Cabang Bandung.

Dengan sistem informasi

manajemen asset, admindan

karyawan dapat mendata dan memantau keadaan asset

secara lebih mudah.

3 Tidak adanya arsip yang tersimpan dengan baik, melainkan hanya catatan

corat-coret dalam buku kecil.

Penyimpanan semua data disimpan dalam database dan

61 4.1Perancangan Sistem

Tahap perancangan sistem merupakan suatu gambaran,perancangan dan pembuatan skema mengenai rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean ke dalam suatu bahasa pemrograman. Tahapan ini membahas tentang tujuan perancangan sistem, gambaran umum mengenai sistem yang diusulkan, perancangan basis data, perancangan antar muka, dan perancangan arsitektur jaringan.

4.1.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan utama dari perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran umum mengenai sistem yang diusulkan kepada pemakai mengenai sistem yang baru. Adapun tujuan dari dari perancangan sistem yang diusulkan yaitu :

1. Memperbaiki sistem yang sebelumnya dengan sistem yang baru.

2. Memanfaatkan teknologi, sumber daya manusia, dan peralatanyang ada untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

3. Mengelola dan memberikan informasi cepat dan akurat kepada setiap pemakai sistem.

122

8. Pengujian Data Laporan

Tabel 4.27 Pengujian data Laporan Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Dari Tanggal :

2014/06/01 Sampai Tanggal : 2014/07/01 Menampilkan laporan yang diminta Laporan berhasil ditampilkan Diterima

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)

Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Dari Tanggal :

<kosong>

Sampai Tanggal : <kosong> Laporan tidak muncul Laporan tidak muncul. Menampilkan pesan “MASUKAN TANGGAL DARI HALAMAN LAPORAN” Diterima

4.3.3 Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan pengujian yang telah dilakukan, maka penulis mendapatkan hasil bahwa sistem informasi manajemen aset ini telah berjalan dengan baik. Namun demikian pengujian tersebut dapat dikatakan belum sempurna, dikarenakan masih adanya batasan pengujian yang telah dilakukan. Dan semua pengujian yang dilakukan dalam pengujian ini diharapkan dapat mewakili pengujian fungsi yang lainnya dalam perancangan sistem informasi manajem aset hardware pada PT. Pertamina (Persero) UPMs III Cabang Bandung.

123 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diperoleh dari hasil pembuatan Sistem Informasi Manajemen Aset Hardware Pada PT. Pertamina (Persero) UPMs II Cabang Bandung adalah sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Manajemen Aset Hardware ini dapat menjadi media informasi yang sangat efektif bagi para karyawan di PT. Pertamina (Persero) UPMs II Cabang Bandung.

2. Sistem Informasi Manajemen Aset Hardware ini dapat mengelola transaksi, laporan, dan database secara tepat, cepat, dan akurat bagi PT. Pertamina (Persero) UPMs II Cabang Bandung.

3. Sistem Informasi Manajemen Aset Hardware ini dapat mengurangi penumpukan arsip yang rentan akan kesalahan, karena hampir semua proses dilakukan secara terkomputerisasi dan dapat menghindari kesalahan-kesalahan dan kehilangan data dari arsip yang tersimpan secara manual.

124

5.2. Saran

Berdasarkan hasil pembuatan Sistem Informasi Manajemen Aset Hardware Pada PT. Pertamina (Persero) UPMs II Cabang Bandung ini, maka penulis menyarankan beberapa hal untuk pertimbangan pengelolaan website di masa yang akan datang, diharapkan Sistem Informasi Manajemen Aset Hardware ini menambah beberapa fitur untuk memudahkan segala aktifitas yang dilakukan PT. Pertamina (Persero) UPMs II Cabang Bandung, agar sistem ini mampu menjadi sistem informasi yang all in one.

BIODATA PENULIS

Nama Lengkap : Riyan Pramana

NIM : 10911031

Tempat / Tanggal Lahir : Bandung, 18 Agustus 1993

Jenis Kelamin : Laki - Laki

Agama : Islam

Alamat Lengkap : Ngamprah Landeuh No. 55 RT 02/07

Desa Sukatani Kec. Ngamprah Kab. Bandung Barat

E-mail : pramana.riyan93@gmail.com

No. Telepon : 081324968357

Pendidikan _{: 1. 1999} – _{2005 SDN Ngamprah III}

2. 2005 – 2008 SMPN I Ngamprah 3. 2008 – 2011 SMAN 5 Cimahi

4. 2011 – 2014 Jenjang Diploma III (D3) Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Teknik & Ilmu Komputer