Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT. Pertamina UPms-I Medan

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

PADA PT. PERTAMINA UPms-I MEDAN

OLEH:

NAMA : ALIA ANGGRAINI

NIM : 080522014

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat untuk

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

(2)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke-Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat kasih, anugerah dan perlindungan-Nya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan skripsi ini. Adapun Skripsi ini berjudul :”Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT. PERTAMINA UPms-I Medan”,

Selama proses penyusunan skripsi ini penulis banyak memperoleh bimbingan, dorongan semangat, nasehat dan bantuan lain baik secara moril maupun materil dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulisi mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, Mec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara;

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak dan Ibu Dra. Mutia Ismail MM, Ak, selaku ketua dan sektetaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara;

3. Ibu Naleni Indra M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan, pengarahan dan bantuan dalam penyusunan skripsi; 4. Ibu Dra. Nurzaimah,MM dan Bapak Drs. Firman Syarif M.Si, Ak selaku

Dosen Penguji I dan Penguji II, yang memberikan pengarahan kepada penulis selama penyusunan skripsi;

5. Seluruh pegawai PT. PT. PERTAMINA UPms-I Medan yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan riset dalam rangka penulisan skripsi ini;

(3)

6. Kedua orang tua penulis Bpk Alm. Haryono dan Ibu Rosmiati, teman-teman yang selalu ada bagi penulis baik suka maupun duka serta memberi kasih sayang, dorongan semangat dan doa kepada penulis;

Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam penyusunan skripsi ini baik dalam tata bahasa maupun ruang lingkup pembahasannya. Untuk itu penulis menerima saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak demi penyempurnaan skripsi ini. Akhirnya, semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak yang memerlukannya.

Medan, September 2010 Penulis,

Alia Anggraini Nim 080522014

(4)

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi penjualan dalam siklus pendapatan pada PT. Pertamina Upms-I Medan dan untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi penjualan dalam siklus pendapatan yang ada pada PT.Pertamina Upms-I Medan sudah efektif sehingga mendukung pengendalian intern penjualan.

Penelitian ini dilaksanakan dengan metode deskriptif. Metode deskriptif sebagai kegiatan yang meliputi pengumpulan data dalam rangka menguji atau menjawab pertanyaan yang menyangkut keadaan pada waktu yang sedang berjalan dari pokok suatu penelitian. Jenis data yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, teknik kepustakaan, dan teknik observasi.

Hasil penelitian diperoleh, 1) Sistem informasi akuntansi dalam siklus pendapatan yang diterapkan pada perusahaan dilaksanakan secara komputerisasi; 2) Sistem informasi akuntansi dalam siklus penjualan yang diterapkan perusahaan sebagian besar sudah tepat dan efektif karena sudah sesuai dengan teori sehingga dapat mendukung pengendalian intern penjualan; dan 3) Pengendalian intern penjualan pada perusahaan sudah cukup efektif karena telah terdapat empat unsur pengendalian intern dalam perusahaan.

(5)

ABSTRACT

This Research aim to know applying of sale accounting system in earnings cycle at PT. Pertamina Upms-I Medan and to know applying of sale accounting system in earnings cycle exist in PT. Pertamina Upms-I Medan have effective so that support sale internal control

This research is executed with descriptive method. Descriptive method as activity covering data collecting in order to testing or replying question which is concerning situation when which is medium walk from fundamental a research. used by Data type that is primary data and secondary data. Technique data collecting use interview technique, bibliography technique, and observation technique.

Result of research obtained 1) Accountancy information system in earnings cycle and cash inflow from applied by receivable at company executed computerized 2) Accountancy information system in earnings cycle from applied by receivable is company mostly have precisely and effective because have as according to theory so that can support sale internal control; and 3) Sale internal control at company have effective enough because have there are four internal control element in company

(6)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

ABSTRAK ... iii

ABSTRACT ... iv

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... viii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian... 3

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Kerangka Konseptual ... 4

BAB II TINJAUAN PENELITIAN ... 6

A. Tinjauan Teoritis ... 6

1. Sistem Informasi Akuntansi ... 6

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 9

3. Prosedur Penjualan Tunai dan Kredit ... 22

(7)

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 34

BAB III METODE PENELITIAN ... 36

A. Jenis Penelitian ... 36

B. Jenis Data ... 36

C. Teknik Pengumpulan Data... 37

D. Teknik Analisis Data ... 37

E. Tempat dan Waktu Penelitian ... 37

BAB IV HASIL PENELITIAN ... 39

A. Data Penelitian ... 39

1. Gambaran Umum Perusahaan ... 39

a. Sejarah Singkat Perusahaan... 39

b. Struktur Organisasi Perusahaan ... 42

c. Kondisi Kinerja Perusahaan ... 46

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT. Pertamina UPms-I Medan ... 47

a. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 47

b. Prosedur Penjualan Tunai dan Kredit ... 51

c. Laporan Hasil Sistem Informasi akuntanssi Penjualan ... 64

B. Analisis Hasil Penelitian ... 66

a. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 66

(8)

c. Laporan Hasil Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 68

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 70

A. Kesimpulan ... 70

B. Saran ... 71

DAFTAR PUSTAKA ... 72

(9)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Kerangka Konseptual ... 5

Gambar 2.1 Diagram Arus Data Penjualan Tunai ... 13

Gambar 2.2 Diagram Arus Data Penjualan Tunai ... 14

Gambar 2.3 Diagram Arus Data Penjualan Tunai ... 15

Gambar 2.4 Flowchart Penjualan Kredit ... 18

Gambar 2.5 Flowchart Penjualan Kredit ... 19

Gambar 2.6 Flowchart Penjualan Kredit ... 20

Gambar 2.7 Flowchart Penjualan Kredit ... 21

Gambar 4.1 Prosese Keseluruhan Alur Bisnis Pertamina ... 48

Gambar 4.2 Sistem Penjualan PT. Pertamina UPms-1 ... 49

Gambar 4.3 Sistem Panjualan Pertamina ... 50

Gambar 4.4 Sistem Penjualan dengan Cash & Carry ... 51

Gambar 4.5 Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss ... 58

Gambar 4.6 Prosedur Panjualan Kredit... 60

(10)

ABSTRAK

(11)

ABSTRACT

(12)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Era globalisasi saat ini dunia usaha dihadapkan pada situasi atau kondisi persaingan yang semakin ketat yang menuntut perusahaan untuk menjalankan usahanya dengan lebih efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sebagian besar perusahaan menetapkan persoalan laba sebagai tujuan perusahaan, untuk dapat mencapai tujuan tersebut manajemen perusahaan harus dapat mengkoordinir secara rasional sumber-sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.

Sejalan dengan tingginya tingkat persaingan, perkembangan perekonomian dan kemajuan teknologi maka, peranan informasi menjadi sangat penting demi kemajuan perusahaan. Informasi yang cepat, akurat dan berdaya guna merupakan sarana bagi pihak manajemen dalam mengelola perusahaan dan sebagai pelaporan bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Guna mendapatkan informasi ini diperlukan suatu sistem akuntansi berupa formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengelola data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis.

Sistem akuntansi yang efektif memerlukan persetujuan dan dukungan dari semua tingkat manajemen. Untuk itu diperlukan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab agar efisiensi dapat tercapai dan tentunya dengan sistem akuntansi yang efektif dan akan memperkuat struktur

(13)

pengendalian intern atas harta, hutang, modal, pendapatan dan beban perusahaan.

Pada umumnya ukuran berhasilnya suatu perusahaan adalah berapa besar peningkatan volume dan nilai penjualan serta laba yang didapat dari investasinya yang dipertangungjawabkan melalui laporan keuangan. Keandalan laporan penjualan sebagai bagian dari laporan keuangan dapat dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi penjualan yang terintegrasi dalam fungsi-fungsi manajemen selanjutnya membentuk suatu sistem pengendalian intern atas siklus penjualan.

Struktur organisasi yang memadai dan memenuhi kriteria pemisahan fungsi yang mendukung pengendalian intern dan siklus penjualan perusahaan sangat berperan dalam menciptakan sistem informasi akuntansi penjualan yang handal. Dalam sistem informasi akuntasi penjualan termasuk penerapan konsep pemasarn, pengelolaan piutang, pendistribusian produk yang dirancang sedemikian rupa sehingga mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Salah satu perusahaan yang menerapkan sitem informasi akuntansi penjualan adalah PT. PERTAMINA PERSERO yang merupakan perusahaan minyak terbesar di indonesia, seiring dengan berkembang pesatnya persaingan dengan berdatangannya perusahaan minyak kelas dunia lainnya di indonesia menuntut adanya suatu sistem informasi akuntansi penjualan yang memadai dan sejalan dengan perkembangan teknologi serta informasi serta luasnya pasar yang akan ditangani, dan menuntut perusahan untuk

(14)

mengembangkan teknologi informasi penjualan sehingga memudahkan konsumen untuk melakukan transaksi pembelian yang nantinya sangat dibutuhkan oleh pihak manajemen.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk membahas masalah Sistem Informasi Akuntansi ini dalam bentuk skripsi dengan judul ”Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT. Pertamina

UPms-I Medan”

B. Perumusan Masalah

Untuk dapat mengarahkan dan memudahkan dalam melakukan penilitian yang sistematis, penulis mencoba merumuskan masalah yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini antara lain :

1. Bagaimanakah penerapan sistem informasi akuntansi penjualan Bahan Bakar Minyak yang diterapkan pada PT. Pertamina UPms-I Medan? 2. Apakah sistem informasi akuntansi penjualan Bahan Bakar Minyak

pada PT. Pertamina UPms-I Medan” sudah efektif?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini dilaksanakan adalah :

1. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi penjualan Bahan bakar minyak yang diterapkan pada PT. Pertamina UPms-I Medan.

(15)

2. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi penjualan Bahan Bakar Minyak pada PT. Pertamina UPms-I Medan” sudah efektif.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian ini adalah:

1. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk memperoleh pengetahuan lebih luas mengenai sistem informasi akuntansi penjualan.

2. Bagi PT. Pertamina UPms-I Medan, penelitian ini dapat dijadikan sebagai masukan bagi perusahaan mengenai kelebihan dan kelemahan penerapan sistem informasi akuntansi penjualan.

3. Bagi peneliti lain skripsi ini diharapkan dapat memberikan masukan untuk penelitian berikutnya.

E. Kerangka Konseptual

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT. Pertamina Upms-1 Medan yang di gunakan selama ini, penerapan sistem informasi akuntansi mencakup sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang kemudian menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan pihak eksternal dan internal PT. Pertamina Upms-1 Medan

Perusahaan menghasilkan pendapatan melalui aktivitas formal berupa siklus penjualan. Siklus penjualan dibagi menjadi dua subsistem yaitu sub sistem penjualan kredit dan sub sistem penjualan tunai. Sebagian besar organisasi menggunakan teknologi komputer dalam bentuk yang berbeda satu

(16)

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT. Pertamina Upms-1 Medan

Penerapan

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

Laporan Penjualan

Pihak Eksternal dan Internal Perusahaan

sama lainnya dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut dan merupakan keharusan mempelajari secara manual terlebih dahulu sebelum mempelajari sistem yang berbasis komputer. Dipercaya tersebut akan menjadi alat untuk kemajuan suatu perusahaan.

Gambar 1.1 Kerangka Konseptual Sumber Penulis, 2010

(17)

BAB II

TINJAUAN PENELITIAN

A. Tinjauan Teoritis

1.Sistem Informasi Akuntansi

Sistem akuntansi sudah merupakan bagian dari akuntansi yang lebih dikenal saat ini sebagai sistem informasi akuntansi. Informasi akuntansi merupakan bagian yang terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan manajemen. Informasi akuntansi berhubungan erat dengan data keuangan dari suatu perusahaan. Agar data keuangan yang ada dalam perusahaan dapat dimanfaatkan oleh pihak intern perusahaan, khususnya pihak manajemen maupun pihak ekstern perusahaan, maka data keuangan tersebut harus disusun dalam suatu bentuk yang sesuai, maka diperlukanlah suatu sistem, dimana dalam sistem tersebut diuraikan cara mengatur arus dalam pengolahan data dalam perusahaan untuk dapat menghasilkan informasi yang berguna.

Untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pengertian sistem informasi akuntansi dengan jelas terlebih dahulu perlu diketahui defenisi sistem dan informasi. Menurut Romney dan Steinbart (2004 : 2) mendefenisikan “sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.”

(18)

Kemudian Hall (2001 : 7) menyatakan “sistem informasi adalah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai”.

Menurut Bodnar dan Hoopwood (2003 : 1) “sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber-sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi”.

Romney dan Steinbart (2004 : 473) menyatakan bahwa “Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk (1) persiapan informasi keuangan dan (2) informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan”.

Berdasarkan beberapa pengertian di atas, bahwa sistem informasi akuntansi itu mempunyai unsur, yaitu:

a. Sumber daya, merupakan media yang menjadikan sebuah data, seperti manusia atau peralatan/mesin.

b. Pemrosesan, merupakan media yang mengolah data dari input menjadi output. Pemrosesanlah yang mengubah data menjadi informasi.

c. Informasi, merupakan hasil akhir dari pemrosesan suatu sistem. Informasi ini berbentuk dalam suatu format yang berisikan keterangan-keterangan yang dibutuhkan manajemen.

(19)

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi itu adalah sebuah sistem pemrosesan yang menghasilkan keluaran dalam bentuk informasi mengenai akuntansi dengan menggunakan masukan input (data atau transaksi) untuk memenuhi tujuan tertentu pihak manajemen. Dalam pelaksanaannya sistem informasi akuntansi menerima input, disebut sebagai transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output yang akan didistribusikan kepada pemakai informasi. Proses tersebut dijelaskan dalam gambar berikut ini:

Adapun tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi suatu perusahaan menurut Baridwan (2000:15) adalah sebagai berikut :

a. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat, yaitu harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat waktu dan dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai

b. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman, yaitu harus dapat membantu dalam menjaga keamanan harta milik perusahaan dengan cara mem-pertimbangkan prinsip – prinsip pengawasan intern

c. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah, yaitu biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi itu harus dapat ditekan, dengan kata lain mempertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan sistem informasi akuntansi.

Pada dasarnya sistem informasi akuntansi dapat dikatakan baik apabila ketiga tujuan tersebut dapat dicapai, yaitu cepat, aman, dan murah. Apabila sistem informasi akuntansi dapat mempercepat penyampaian informasi dan mengurangi biaya administrasi, akan tetapi disisi lain

(20)

mengakibatkan pengawasan yang lemah, maka sistem informasi akuntansinya belum baik. Oleh karena itu ketiga tujuan tersebut harus ada dan sejalan dalam aktivitasnya sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan.

Dalam hubungan dengan sistem informasi akuntansi, Hall (2001 : 9) memberikan pernyataan tentang transaksi yaitu :

Transaksi dibagi menjadi dua kelas: transaksi keuangan dan transaksi non keuangan. Transaksi keuangan adalah sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan moneter. Transaksi non-keuangan : termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi defenisi sempit dari transaksi keuangan.

Jadi dalam sistem informasi akuntansi tidak hanya mengolah data keuangan saja, data non keuangan juga diikutsertakan karena dapat pengambilan keputusan tidak hanya informasi keuangan saja yang diperlukan, informasi non keuangan tentang suatu kondisi dan keadaan juga dapat dipergunakan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

2.Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Penjualan merupakan sebuah transaksi bisnis yang dapat dilihat dari pembelian komoditi, hak atau jasa atau beberapa dari kombinasi hal – hal tersebut. Pada umumnya sumber pendapatan adalah penjualan, maka penjualan merupakan salah satu hal terpenting dalam kegiatan operasi perusahaan. Penjualan dapat dibagi atas tiga jenis yaitu : penjualan secara

(21)

tunai, penjualan secara kredit, dan penjualan secara cicilan. Selanjutnya yang dibahas hanya penjualan secara tunai dan penjualan secara kredit.

Penjualan disebut sebagai penjualan tunai apabila saat penyerahan barang atau jasa diikuti langsung dengan pembayaran dari pihak pembeli. Sedangkan penjualan secara kredit, dalam pembayarannya ada tenggang waktu atau ada tenggang waktu antara beralihnya barang atau jasa yang dijual dengan waktu diterimanya pembayaran, dan selama tenggang waktu ini muncul apa yang disebut piutang bagi sipenjual dan menjadi hutang bagi sipembeli barang atau jasa tersebut.

a. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

Dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah sebagai berikut :

1. Faktur penjualan

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi mengenai transaksi penjualan tunai yang diperlukan oleh manajemen. Faktur ini berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kasir dan sebagai

(22)

dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan kedalam jurnal penjualan

2. Pita register kas

Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh Fungsi Kasir dengan cara mengoperasikan mesin register kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan

3. Bukti setor bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kasir sebagai bukti penyetoran kas ke Bank.

4. Rekapitulasi harga pokok penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi 5. Bukt i memorial

Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan tunai adalah sebagai berikut :

1. Jurnal penjualan; digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan

2. Jurnal penerimaan kas; digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber diantaranya dari penjualan tunai

(23)

3. Jurnal umum; digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual

4. Kartu persediaan; digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual

5. Kartu gudang; catatan ini tidak termasuk sebagai catatan karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang di simpan dalam gudang.

(24)

Berikut ini adalah Diagram Arus Data dan Flowchart Penjualan Tunai

Dokumen Pengiriman

P Pesanan Data pesanan

Data Faktur Penjualan

Faktur Penjualan Pembayaran

Gambar 2.1 Diagram Arus Data Penjualan Tunai Sumber Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi ke tiga,

Jakarta; Penerbit Salemba Empat. Hal. 59

4 Mengolah Pengiriman Meterai

Pembelian

Mengolah data Pengiriman 1

Mengolah Pesanan

3 Mengolah

Faktur Penjualan

(25)

Mulai Menerima order dari pembeli Pengisi faktor penjualan 1 2 FPT 1 2 Via Pembeli N Bagian Order Penjualan Bagian Kas FPT 1 Mnerima uang dari pembeli Mengoper asikan register kas PRK FPT 3 Menerim a order dari pembeli Bagian Gudang 1 2 Bukti setor bank Menyet orkan ke bank

1 2 Bukti setor bank Disetorkan ke bank Bersama uang 5 N 2 FPT 2 Kartu Guda ng Menyer ahkan barang FPT 4 3 PRK FPT 2 FPT 4 Memband ingkan FP1 lb1 dan lb2 Menyerahk an barang kepada pembeli 2 FPT PRK Bersama barang 6 Bersama barang sebagai slip pembungkus

Gambar 2.2 Diagram Arus Data Penjualan Tunai Sumber : Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi ke tiga,

(26)

PRK 6 FPT 4 Jurnal Penjuala n 7 Buku Setor Bank 8 T Jurnal Peneri maan kas RHPP Bukti memorial Jurnal umum Selesai 7 PRK FPT Kartu Persedia an N Membuat Rekapitul asi HPP RHPP Membuat bukti memorial RHPP Bukti memorial 8 T Secara Periodik Bagian Jurnal Bagian Karu Persediaan

RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Gambar 2.3 Diagram Arus Data Penjualan Tunai Sumber : Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi ke tiga,

(27)

b. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

Pada dasarnya aktifitas penjualan yang dilakukan oleh perusahaan adalah bertujuan untuk mencapai laba maksimal. Dalam rangka mencapai laba tersebut, tidak jarang perusahaan menggunakan sistem penjualan kredit. Sistem penjualan kredit yang dilakukan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pelanggan.

Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, maka setiap penjualan kredit harus dilakukan analisa telebih dahulu kepada pembeli, layak atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.

Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit terdiri dari : 1. Surat order pengiriman dan tembusannya

Surat order Pengiriman merupakan dokumen yang digunakan untuk memproses penjualan kredit dan digunakan oleh Fungsi Pengiriman untuk mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi yang terdapat di faktur

2. Faktur dan tembusannya

Faktur ini digunakan untuk merekam berbagai informasi mengenai data pembeli. Faktur ini juga berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli ke Bagian Kasir, serta sebagai slip pembungkus yang ditempelkan oleh Bagian Pengiriman barang sebagai alat identifikasi bungkusan barang

(28)

3. Rekapitulasi harga pokok penjualan

Dokumen ini digunakan oleh Fungsi Akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi dan juga sebagai bukti pendukung bagi pembuatan bukt i memorial

4. Bukt i memorial

Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut :

1. Jurnal penjualan; dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan

2. Jurnal umum; dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual berdasarkan dokumen bukt i memorial

3. Buku pembantu piutang; dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini berfungsi sebagai buku pembantu yang digunakan untuk mencatat bertambahnya piutang kepada debitur tertentu berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan

4. Buku pembantu persediaan, dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini berfungsi sebagai buku pembantu yang digunakan

(29)

untuk mencatat harga produk jadi tertentu yang dijual berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan

5. Buku besar, akun buku besar yang terkait dalam siklus pendapatan adalah piutang usaha, pendapatan penjualan, biaya produk yang dijual, dan persediaan produk jadi.

Berikut ini adalah Diagram Arus Data dan Flowchart Penjualan Kredit

Bagian Order Penjualan

Mulai Menerima order dari costumer Surat Order Membuat surat order prngitimsn dan faktur 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Surat Order Pengiriman 2 Ke Kostumer 3 4 6 7 Surat Order Pengiriman 2 1 Surat Order Pengiriman N Mencatat tgl pengiriman pada surat order pengiriman lembar 2 1 Surat Order Pengiriman 7 T

Gambar 2.4 Flowchart Penjualan Kredit

Sumber : Mulyadi,2002, Auditing Edisi ke-6, buku dua Jakarta, Salemba Empat, hal. 44.

(30)

2 7 Surat Order Pengiriman (Credit Copy) Memeriksa status kredit Memberi otorisasi kredit 7 Surat Order Pengiriman (Credit Copy) 4 Bagian Kredit 2 1 Surat Order Pengiriman Menyiapka n barang Menyerahk an barang 1 Surat Order Pengiriman Bagian Gudang Kartu Gudang ₅ Bersama dengan barang 5 2 2 1 Surat Order Pengiriman Bersama dengan barang 4 3 2 Surat Order Pengiriman Menempel surat order pengiriman pada pembungkus barang Menyerahkan barang kepada peruashaan angkuran umum 5 4 3 2 Surat Order Pengiriman 1 Surat Order Pengiriman 6 Ditempel padapembungkus barang sebagai slip

pembungkus Diserahkan kepada perusahaan angkuran umum N Gambar 2.5 Flowchart Penjualan Kredit

Sumber : Mulyadi,2002, Auditing Edisi ke-6, buku dua Jakarta, Salemba Empat, hal. 45.

(31)

Bagian Penagihan

2 Surat Order Pengiriman

Membuat faktor

5 4 3 2 1

Faktur Penjualan

Dikirim ke costumer

Dikirim ke wiraniaga

Bagian piutang

Surat Keluar 2 SOP 1

Faktor Penjulan

Buku Pembantu

Piutang

Gambar 2.6 Flowchart Penjualan Kredit

(32)

Bagian Auntansi Biaya Bagian akuntansi umum 7 3 Faktur Penjualan Buku Pembantu sediaan Membuat rekapitula si kos penjualan Rekapitulasi kos produk yang dijual Membuat bukti memorial RKPD Bukti Memorial 1 1 1 4 Faktur Penjualan RKPD Bukti Memorial N N Jumlah Penjualan Jurnal Umum N Mulai

Gambar 2.7 Flowchart Penjualan Kredit

Sumber : Mulyadi,2002, Auditing Edisi ke-6, buku dua Jakarta, Salemba Empat, hal. 47.

(33)

3.Prosedur Penjualan Tunai dan Kredit

Prosedur merupakan metode – metode yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Prosedur yang baik pada umumnya memenuhi kriteria berikut ini :

a. prosedur harus dinyatakan dengan jelas dengan bentuk tertulis dan disusun secara sistematis dalam bentuk pedoman prosedur

b. prosedur yang disusun harus cukup sederhana untuk memudahkan pelaksanaan tugas para pegawai

c. pelaksanaan prosedur harus dapat dicapai dengan biaya rendah

d. secara periodik prosedur yang disusun harus dievaluasi untuk dinilai efisiensi dan efektivitasnya serta diadakan perbaikan jika perlu

e. prosedur yang disusun harus memperhatikan prinsip pengendalian intern, antara lain:

1. penggunaan formulir yang dibubuhi nomor urut tercetak

2. pemisahan fungsi yang tegas dan tepat agar tercapai mekanisme saling uji

3. pekerjaan hanya dapat dilaksanakan setelah ada otorisasi dari pejabat yang berwenang

Menurut Mulyadi (2001:5) “Prosedur adalah Suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang – ulang”.

(34)

Berdasarkan definisi diatas bahwa prosedur merupakan suatu urutan pekerjaan menulis yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih yang disusun untuk menjaminadanya perlakuan yang sama terhadap transaksi – transaksi perusahaan yang sering terjadi. Dengan demikian pekerjaan yang berulang – ulang harus dilakukan dengan prosedur yang sama. Sedangkan maksud dari kegiatan klerikal adalah kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, yaitu menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftarkan, dan membandingkan.

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa dengan jumlah yang dibebankan kepada pelanggan dalam transaksi perusahaan, baik secara tunai maupun secara kredit.

a. Prosedur Penjualan Tunai

Dalam pelaksanaan penjualan tunai tersebut terdapat jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai yang melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Kegiatan ini dapat di lihat dari diagram arus data atau Diagram Arus Data logis (DAD), selain itu dapat juga di lihat dari bagan arus dokumen (flowchart), yang mengemukakan distribusi formulir – formulir. Pada gambar 2.1 kita akan melihat bagaimana arus data dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai.

Aktifitas – aktifitas yang dilakukan tiap – tiap bagian dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut :

(35)

1. Bagian order penjualan

a. Menerima order dari pembeli

b. Mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar dan mendistribusikan tembusannya :

Lembar 1 : Diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke bagian kasir

Lembar 2 : Dikirim ke bagian gudang

Lembar 3 : Arsip bagian order penjualan menurut nomor urut faktur.

2. Bagian kasir

a. menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan b. menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam

faktur penjualan tunai

c. mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas

d. membubuhkan cap “Lunas” diatas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut e. menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas

pada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang.

f. mengisi bukti setor Bank 3 lembar pada akhir hari kerja g. menyetor kas yang diterima dari hasil penjualan tunai ke

Bank

(36)

Lembar 1 : Diserahkan ke Bank bersama dengan kas yang disetor

Lembar 2 : Diserahkan ke bagian jurnal

Lembar 3 : Disimpan dalam arsip bagian Kasir berdasarkan urutan tanggal setor.

3. Bagian gudang

a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dan menyiapkan barang sebanyak yang tecantum dalam faktur penjualan tunai

b. Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman ke dalam kartu gudang

c. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama dengan faktur penjualan tunai lembar ke-2.

4. Bagian pengiriman barang

a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama dengan barang dari bagian gudang

b. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita register kas dari bagian Kasir

c. Membandingkan faktur penjualan tunai lembar 1 dan ke-2 dan memeriksa pita register kas untuk menentukan apakah harga barang telah di bayar

d. Menyerahkan barang kepada pembeli

(37)

Lembar 1 : diserahkan ke bagian dilampiri dengan pita register kas

Lembar 2 : diserahkan kepada pembeli bersama dengan penyerahan barang.

5. Bagian jurnal

a. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian pengiriman barang

b. Mencatat faktur penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan c. Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan pita

d. Menerima bukti setor Bank lembar ke-2 dari bagian Kasir e. Mencatat bukti setor Bank lembar ke-2 dalam jurnal

penerimaan kas

f. Mengarsipkan bukti setor Bank lembar ke-2 dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor

g. Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian kartu persediaan

h. Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum

i. Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor bukti memorial.

(38)

6. Bagian kartu persediaan

a. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian jurnal

b. Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan berdasarkan faktur penjualan tunai c. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan

pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai d. Secara periodik membuat dengan rekapitulasi harga pokok

penjualan selama periode tertentu berdasarkan data harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan

e. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan yang dijual selama periode tertentu berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan

f. Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian jurnal.

Aliran formulir / dokumen dari sistem informasi akuntansi penjualan tunai ini dapat dilihat dari flowchart ( Gambar II – 1,2,3 ).

b. Prosedur Penjualan Kredit

Penjualan kredit dilaksanakan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli, dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut untuk menghindari tidak tertagihnya

(39)

piutang. Setiap penjualan kredit harus dilakukan analisa telebih dahulu kepada pembeli, layak atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Diagram Arus Data dari sistem informasi ini dapat dilihat dari gambar 3, yang menggambarkan Arus Data Logis dari pemrosesan transaksi penjualan kredit.

Adapun aktifitas bagian – bagian yang terlibat dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut :

1. Departemen penjualan

a. Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima pesanan pelanggan. Pesanan pelanggan yang diterima dapat berupa surat, hubungan telepon, atau agen penjualan yang datang ke tempat pelanggan

b. Membuat pesanan pelangan. Pesanan pelanggan mengidentifikasikan tipe dan kuantitas dari barang yang diminta

c. Memberikan surat pesanan penjualan ke bagian gudang d. Membuat surat perintah pengeluaran barang, dan

menyerahkan ke bagian gudang e. Membuat surat jalan.

2. Departemen kredit

Melakukan transaksi persetujuan, yang berhubungan dengan pemeriksaan kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Dalam memutuskan sifat/jenis pemeriksaan

(40)

pemberian kredit sangat bergantung pada keadaan saat terjadinya penjualan.

3. Departemen gudang

a. Menerima surat perintah pengeluaran barang (Picking Ticket), dan salinan pesanan penjualan. Dokumen ini mengidentifikasikan bahwa barang perusahaan harus ditempatkan dan diambil dari rak – rak Gudang

b. Memparaf salinan surat perintah pengeluaran barang, dan meyakinkan banwa pesanan sudah diberkan yang benar c. Menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman.

4. Departemen pengiriman

a. Menerima salinan dokumen pengiriman dan surat jalan dari Bagian Penjualan

b. Menerima barang yang dikirim

c. Mengirim barang kepada pelanggan bersama dengan dokumen pengiriman untuk menggambarkan isi kiriman tersebut.

5. Departemen penagihan

a. Mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan ke departemen lainnya

b. Menerima tagihan, salinan buku besar, dan salinan arsip dari departemen penjualan.

(41)

Departemen Pengawasan Persediaan menggunakan surat perintah pengeluaran barang sebagai dokumen bukti untuk menyesuaikan buku besar tambahan persediaan.

7. Departemen piutang

a. Departemen piutang memposting data salinan buku besar pesanan penjualan pada buku besar tambahan piutang

b. Setiap salinan buku besar dari pesanan penjualan digunakan untuk menaikkan rekening pelanggan sesuai dengan penjualannya

c. Mengarsip salinan buku besar

d. Secara berkala meringkas saldo setiap rekening dan mengirimkannya ke buku besar umum.

8. Departemen buku besar umum

a. Dengan melakukan penetapan periode pemesanan, departemen buku besar umum menerima dokumen jurnal dari departemen penagihan dan departemen pengawasan persediaan

b. Ringkasan rekening dari departemen piutang. Flowchart sistem penjualan kredit (II – 5,6,7,8).

Didalam transaksi penjualan kredit terdapat retur penjualan. Hal ini terjadi karena barang yang di pesan pelanggan tidak sesuai dengan barang yang dikirim oleh perusahaan. Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang

(42)

dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh Departemen Penjualan dan diterima oleh Departemen Penerimaan.

Dokumen yang digunakan dalam retur penjualan adalah sebagai berikut :

1. Memo kredit

Memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi retur penjualan dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh Depaertemen Penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan.

2. Laporan penerimaan barang

Laporan Penerimaan Barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit. dokumen ini dikeluarkan oleh Departemen Penerimaan sebagai laporan telah diterimanya dan diperiksanya barang dari pembeli.

Aktifitas bagian yang terlibat dalam transaksi penjualan kredit terdiri dari :

1. Bagian penjualan

a. Menerima pemberitahuan retur penjualan

b. Membuat memo kredit dan tembusannya ke bagian penerimaan barang.

(43)

a. Menerima memo kredit dan laporan penerimaan barang dari bagian penjualan

b. Menerima dan memeriksa barang

c. Membuat laporan penerimaan barang (LPB). 3. Bagian gudang

a. Menerima laporan penerimaan barang (LPB) dari bagian penerimaan barang

b. Membuat kartu gudang

c. Mengarsip laporan penerimaan barang (LPB). 4. Bagian piutang

a. Menerima laporan penerimaan barang (LPB) dan memo kredit dari bagian gudang

b. Membuat kartu piutang berdasarkan memo kredit yang ada.

5. Bagian kartu persediaan

a. Menerima laporan penerimaan barang (LPB) dan memo kredit dari bagian piutang

b. Mengisi harga pokok barang c. Membuat kartu persediaan. 6. Bagian jurnal

a. Menerima laporan penerimaan barang (LPB) dan memo kredit dari bagian kartu persediaan

(44)

c. Mengarsip dokumen yang ada.

4. Laporan Hasil Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Informasi dalam suatu perusahaan dapat diakses atau dimanfaatkan apabila dikomunikasikan melalui laporan. Ini berarti laporan merupakan tahap akhir dari suatu proses pengolahan data transaksi perusahaan.

Suatu sistem informasi menghasilkan bermacam – macam output (keluaran). Laporan manajerial merupakan salah satu bentuk output (keluaran) yang disajikan sistem informasi akuntansi. Laporan tersebut dapat diselesaikan dengan bantuan dari para akuntan yang ikut dalam perancangan laporan yang menyajikan informasi keuangan. Laporan keuangan pada dasarnya adalah laporan yang menyajikan tentang posisi keuangan suatu badan atau perusahaan satu periode tertentu, hasil usaha perusahaan selama periode tertentu, dan juga menyajikan perubahan – perubahan yang terjadi atas posisi keuangan perusahaan yang dapat digunakan sebagai alat untuk berkomunikasi dengan pihak - pihak yang berkepentingan dengan kondisi keuangan dan hasil operasi perusahaan. Pihak - pihak yang berkepentingan tersebut adalah manajemen, pemilik, kreditur, investor, penyalur, karyawan, lembaga pemerintah dan masyarakat umum.

(45)

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Nama Judul

Penelitian Perumusan Masalah Hasil Penelitian Imelda M Sibuea Tahun Penelitian: 2008 Amiruddin Tahun Penelitian: 2008 Penerapan sistem informasi akuntansi penjualan spare part pada pt. Terra computer system cabang medan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT. Perkebunan Sumatera Utara Bagaimanakah penerapan sistem informasi akuntansi penjualan dalam siklus pendapatan yang diterapkan pada PT. Terra

Computer System

Cabang Medan

Apakah penerapan prosedur – prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dapat meningkatkan efektivitas pengendalian intern Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Sistem informasi akuntansi dalam siklus pendapatan yang diterapkan pada perusahaan

dilaksanakan secara komputerisasi.

Sistem informasi akuntansi dalam siklus pendapatan yang diterapkan perusahaan sebagian besar sudah tepat dan efektif karena sudah sesuai dengan teori

PT. Perkebunan Sumatera Utara telah menerapkan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dengan baik terhadap produk – produk yang dijual lokal dengan adanya flowchart yang bisa di jadikan sebagai alat pengawasan dalam penjualan,

Penerapan prosedur – prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan telah dapat meningkatkan efektivitas pengendalian intern Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT. Perkebunan Sumatera Utara, PT. Perkebunan Sumatera Utara telah merancang sistem informasi akuntansi penjualan, termasuk diantaranya berbagai catatan dan berbagai dokumen-dokumen lainnya. Terlihat dari Flowchart prosedur penjualan CPO dan Crumb Rubber. Hal ini ditujukan untuk mempermudah dalam pengawasan terhadap operasional perusahaan

(46)

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Dalam hal ini penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data-data penelitian yang diperoleh dari PT. Pertamina UPms-I Medan dan literatur-literatur lainnya kemudian menguraikannya secara rinci untuk mengetahui permasalahan penelitian dan mencari penyelesaiannya.

B. Jenis Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :

1. Data Primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian dalam hal ini PT. Pertamina UPms-I Medan, melalui hasil wawancara dengan kepala bagian akuntansi.

2. Data Sekunder, yaitu data yang bersumber dari perusahaan, yaitu data mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, prosedur penjualan dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem penjualan.

(47)

C. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:

1. Teknik wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak tertentu dalam perusahaan, dalam hal ini pihak manajemen yang berhubungan dengan penjualan dan penerimaan kas.

2. Teknik observasi, yaitu dengan mengadakan pengamatan langsung maupun tidak langsung terhadap aktivitas penjualan.

D. Teknik Analisis Data

Analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode deskriptif yaitu metode yang mengumpulkan, menyusun, mengelompokkan, menginterpretasikan dan menganalisa data untuk memberi gambaran dan jawaban yang jelas dan akurat dari perumusan masalah.

E. Jadwal dan Lokasi Penelitian

Objek penelitian adalah PT. Pertamina UPms-I Medan yang terletak di Jl. Kl. Yosudarso No. 8-10 Medan.

(48)

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian

Tahapan Penelitian

Bulan (2010)

April Mei Juni Agustus September

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV Pengajuan Judul Penyelesaian Proposal Bimbingan Proposal Seminar Proposal Pengumpulan dan Pengolahan Data Penulisan Laporan Penelitian Skripsi Penyelesaian Laporan Penelitian Skripsi

(49)

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Ringkas Perusahaan

Pada awalnya produksi minyak di Indonesia dimulai dari daerah Langkat, Sumatera Utara ketika Aeilko Janszoon Zijlker berhasil menemukan sumur minyak pada tanggal 15 Juni 1885 dilapangan telaga said yang terletak tidak jauh dari pantai Sumatera Utara dengan produksi besar yang mencapai kedalaman 1212 Meter. Sumur ini sangat produktif dan terus menghasilkan minyak selama lebih dari 15 tahun. Pada tahun 1885 – 1890 terdapat beberapa penemuan minyak di daerah-daerah lain di Indonesia.

Penemuan-penemuan minyak di Indonesia telah mengundang datangnya perusahaan-perusahaan asing. Pada tahun 1892 dibangun penyulingan minyak pertama di Pangkalan Berandan dan pada tahun 1898 berhasil dibangun pelabuhan minyak di Indonesia yaitu Pangkalan Susu. Produksi pengolahan dan pemasaran minyak bumi dilaksanakan oleh Koninlijke Nederlansche Petroleum Company. Kemudian pada tahun 1907 perusahaan tersebut melakukan merjer dengan Shell Transport & Traiding dan berubah nama menjadi The Koninlijke Shell Group atau lebih dikenal dengan nama Shell. Menjelang perang dunia ke

(50)

II, kegiatan perminyakan di Indonesia dikuasai oleh Shee dan Stanvac, daerah operasi Shell yaitu Sumatera Utara sampai Papua, sedangkan Stanvac hanya di Sumatera Tengah dan Sumatera Selatan.

Sejak Proklamasi Kemerdekaan pada tanggal 17 Agustus 1945, perusahaan minyak dan gas bumi berlandaskan pada pasal 33 UUD 1945,. Setelah bangsa Indonesia memproklamirkan kemerdekaannya para pejuang kemerdekaan berhasil merebut lapangan, kilang maupun fasilitas perminyakan yang ada penjajahan Jepang. Pada bulan September 1945 dilakukan serah terima seluruh tambang minyak yang berada di Pangkalan Berandan maupun di Rantau, Kuala Simpang, Aceh Timur. Dan dalam suasana yang belum stabil berdirilah PERMIRI (Persatuan Minyak Republik Indonesia), PTMNRI (Persatuan Tambang Minyak Negara Republik Indonesia), PTMN (Perusahaan Tambang Minyak Negara).

Pada tahun 2003 tepatnya tanggal 17 September 2003 Pertamina berubah status menjadi Perusahaan Terbatas Perseroan sesuai dengan terbitya Undang-Undang No. 19 tahun 2003 . Dengan berubahnya status Perusahaan maka akan mempengaruhi perubahan Tata Nilai dan Visi maupun Misi PERTAMINA. Sehingga saat ini nama PERTAMINA menjadi PT PERTAMINA (PERSERO).

PT Pertamina (Persero) memiliki delapan Unit Pemasaran yang memiliki wilayah kerja yang tersebar diseluruh wilayah Indonesia, yaitu:

(51)

1. UPMS I , berkantor pusat di Medan dan meliputi wilayah NAD, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau Daratan & Riau Kepulauan. 2. UPMS II , berkantor pusat di Palembang dan meliputi wilayah

Sumatera Selatan, Lampung, Bengkulu dan Jambi.

3. UPMS III, berkantor pusat di Jakarta dan meliputi wilayah DKI Jaya dan Jabar.

4. UPMS IV, berkantor pusat di Semarang dan meliputi wilayah Jawa Tengah, Yogyakarta dan Solo.

5. UPMS V, berkantor pusat di Surabaya dan meliputi wilayah Jawa Timur, Bali , NTB & NTT.

6. UPMS VI, berkantor pusat di Balikpapan dan meliputu wilayah Kalimantan

7. UPMS VII, berkantor pusat di Makasar dan meliputi wilayah Sulawesi

8. UPMS VI, berkantor pusat di Jayapura dan melipuit wilayah Irian Jaya dan Maluku.

Pada tanggal 11 November 2007 , PT Pertamina (Persero) mengalami reorganisasi tahap I untuk Fungsi Pemasaran & Niaga, tahap kedua untuk Fungsi Supply & Distribusi, tahap ketiga untuk Fungsi SDM & Umum, sehingga nama UPMS I berubah menjadi BBM Retail Regioan I Medan.

Tempat dimana penulis mengadakan penulisan dalam rangka penyusunan skripsi adalah di Ex.UPMS I – BBM Retail Region I Medan,

(52)

yang merupakan salah satu dari delapan Unit Pemasaran PT. Pertamina (Persero) yang ada saat ini.

b. Struktur Organisasi Perusahaan

PT Pertamina (Persero) BBM Retail Region I Medan wilayah kerjanya meliputi empat propinsi, yaitu :

1) Propinsi NAD 2) Propinsi SUMUT 3) Propinsi SUMBAR 4) Porpinsi Riau

5) Propinsi Kep.Riau / Batam

Kelima wilayah kerja tersebut diatas di kelola/dipimpin oleh SAM (Sales Area Manager) BBM Retail dan BBM Industri & Marine yang bertanggung jawab kepada General Manager BBM Retail Region I selaku Ambossador.

Adapun Fungsi dari Manajer tersebut adalah untuk Pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pembekalan dan pemasaran BBM dan Gas bumi, di wilayah kerja pertamina Region I. General Manajer BBM Retail Region I selaku Ambossador membawahi delapan bagian dan lima ex.Kepala Cabang. Masing-masing Bagian dipimpin oleh Kepala/Manajer Bagian, dan Cabang dipimpin oleh Sales Area Manajer. Agar lebih jelasnya, Fungsi dari masing-masing bagian akan diuraikan sebagai berikut :

(53)

1. General Manager BBM Retail Reg I Medan

Bagian ini berfungsi mengelola seluruh kegiatan usaha pemasaran atas semua kebijakan/persetujuan/ketetapan Direksi dan atau Direkotrat Hilir dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan pemasaran Minyak dan Gas Bumi dan kegiatan penunjang nyu di wilayah kerja Pertamina BBM Retail Region I Medan. Sehingga kebutuhan masyarakat/konsumen terpenuhi dengan tepat kuantitas, kualitas, waktu, dan tempat secara optimal dan efisien serta memelihara dan menigkatkan kepedulian perusahaan terhadap lingkungan.

2. Bagian Penjualan

Bagian Penjualan ini terdiri dari Sub/bagian Penjualan yaitu : a) SAM BBM Retail Sumut, membawahi SR (Sales Represantatif)

dengan wilayah kerja dari Sibolga, Kisaran, Rantau Perabat, Gunung Sitoli, Langkat.

b) SAM BBM Industri & Marine Sumut & NAD, membawahi SR Industri dan Marine untuk wilayah kerja Sumut hingga NAD c) SAM BBM Retail Sumbar, membawahi SR (Sales

Represantatif) dengan wilayah kerja Seluruh propinsi Padang. d) SAM BBM Industri & Marine Riau & Sumbar membawahi

SR Industri dan Marine untuk wilayah kerja Riau daratan (Pekanbaru) hingga Padang.

(54)

e) SAM BBM Retail Riau, membawahi SR (Sales Represantatif) dengan wilayah kerja Pekanbaru.

f) SAM BBM Industri & Marine Batam & Kepri membawahi SR Industri dan Marine untuk wilayah kerja Batam hingga Kepulauan Riau.

g) SAM BBM Retail NAD, membawahi SR (Sales Represantatif) dengan wilayah kerja NAD.

Bagian ini berfungsi merencanakan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi kegiatan pemasaran BBM dan Non BBM, mutu produk dan pelayanan lembaga penyalur, Administrasi BBM dan Non BBM yang ada diwilayah kerja Region I Medan untuk memenuhi permintaan pelanggan BBM dan Non BBM agar kebutuhan Pelanggan BBM dan Non BBM dapat terpenuhi, tepat waktu, tepat jumlah dan tepat mutu.

3. Bagian Suplai dan Distribusi

Bagian ini berfungsi menyelenggarakan kegiatan pengadaan, penimbunan, pengendalian mutu dan penyaluran BBM maupun Non BBM sesuai dengan rencana, tepat waktu dan tersedia pada waktu yang dibutuhkan

Fungsi Marine di gabung ke dalam Fungsi Suplai dan Distribusi sehingga tugas dan tanggung jawab Ka.Marine merupakan casecading dari tugas dan tanggung jawab Manajer Suplai. Adapun tugas dari Ka.Marine adalah berfungsi

(55)

mengkoordinir kegiatan kapal dan pengoperasian tankers untuk kelancaran operasi marine, kebandaran di bidang transportasi laut dan pelabuhan aman dan lancar.

4. Bagian Layanan Jasa Teknik

Bagian ini berfungsi mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perencanaan dan anggaran, pemeliharaan dan konstruksi, inspeksi serta pengadaan material untuk kebutuhan operasi pemasaran sesuai dengan rencana, tepat waktu dan tersedia pada waktu yang dibutuhkan.

5. Manajer Keuangan

Bagian ini berfungsi mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan keuangan meliputi anggaran, perbendaharaan dan akuntansi di Unit Region I agar segala kegiatan di Unit Pemasaran Reg I dapat dibiayai dan laporan pertanggung jawaban dapat dilaksanakan secara accountable dan auditable.

6. Kepala LK3

Bagian ini berfungsi mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pencegahan, penanggulangan terhadap potensi bahaya pencemaran lingkungan, kebakaran, kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja untuk meminimalisasikan kerugian perusahaan. 7 Manajer SDM dan Umum

Bagian ini berfungsi mengkoordinir dan menyelenggarakan Sumber Daya Manusia dan Umum yang meliputi kegiatan

(56)

Perencaan dan Pembinaan Pekerja, Hubungan Industrial Kesejahteraan dan Jasa SDM, Organisasi, Prosedur dan Manajer Mutu, Kesehatan, Hukum dan Pertanahan, HUPMAS, Sekuriti serta Sistem Informasi dan Komunikasi untuk menunjang kegiatan operasi Unit Pemasaran I.

c. Kondisi Kinerja Perusahaan

Dengan Perubahan Pola Bisnis Perusahaan yang ditetapkan pada tahun 2001, dari BUMN menjadi Perusahaan Perseroan secara signifikan memberikan dampak perubahan pola kegiatan perusahaan dan pola pembinaan terhadap pekerja. Perubahan tersebut mengharuskan perusahaan melakakukan perubahan dalam system korporasi agar tetap survive, termasuk di dalamnya system pengelolaan anggaran biaya.

Kegiatan Bisnis utama PT Pertamina (Persero) adalah Suplai BBM dan Non BBM skala Nasional , PT Pertamina (Persero) juga dituntut untuk melakukan perubahan dari seluruh lini kegiatan (Core Bussines) utamanya. Untuk itu di bentuklah suatu Unit Bisnis yang pada masa sebelumnya merupakan satu kesatuan Funsi / Bagian dari Penjualan. Yaitu : Bisnis Unit BBM Retail , Bisnis Unit BBM Industri & Marine, Bisnis Unit Pelumas, Bisnis Unit Aviasi dan Bisnis Unit Gas Domestik.

Perkembangan tingkat permintaan Bahan Bakar Minyak di Indonesia khususnya wilayah Sumatera Utara terus mengalami tingkat pertumbuhan dan perkembangan yang begitu pesat, hal ini ditandai dengan

(57)

semakin bertambahnya jumlah pemakaian kendaraan pribadi maupun kendaraan umum, Invasi Perkembangan Pusat Industri yang semakin meningkat. Hal itu harus di kolaborasikan dengan meningkatkan kualitas pelayanan Pemasaran BBM dalam Negeri. Dalam menjaga kualitas Pruduk dan pelayanannya PT Pertamina (Persero) giat dalam melakukan BTP

(Breakthrought Project) yang bertujuan untuk menganalisa Pasar maupun

produk, sehingga menimbulakan komotmen bersama dalam mempertahankan kualitas pelayanan dan produk, hal itu terbukti dengan di tetapkannya slogan PERTAMINA PASTI PAS.

Dengan perubahan pola bisnis perusahaan maka tata nilai maupun Visi & Misi Pertamina juga mengalami perubahan, yang sebelumnya Pertamina sebagai Regulator dan Penyedia kebutuhan BBM dan NBBM dalam negeri, tetapi Pertamina saat ini dituntut untuk menjadi Perusahaan

Go Profit yang dapat menguasai pangsa pasar baik berskala Nasional

maupun skala International.

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT. Pertamina UPms-I Medan

a. Sistem informasi akuntansi Penjualan

Sistem informasi akuntansi pada PT. Pertamina Umps1 diterapkan berdasarkan teori sistem akuntansi penjualan yang dijelaskan pada Bab II, dimana perusahaan telah membuat pemisahan fungsi dan sistem yang

(58)

memadai yang menunjang aktivitas perusahaan. Alur proses penjualan pada perusahaan adalah sebagai berikut :

Gambar 4.1 Proses Keseluruhan Alur Bisnis Pertamina Sumber PT.Pertamina Upms-1 Medan

Alur proses diatas menjelaskan proses keseluruhan dari alur bisnis Pertamina, mulai dari pengeboran minyak, pengolahan sampai dengan penjualan ke pelanggan. Dari sumur pengeboran minyak, minyak mentah disimpan di dalam tangki penyimpanan di stasiun pengumpul PT PEP (Pertamina Exploration and Production). Di PT PEP, perlakuan minyak mentah ada yang langsung dijual ke pelanggan export atau dijual ke BP Migas. Dari BP Migas kemudian dilanjutkan dengan proses penjualan ke Refinery Pertamina untuk dilakukan pengolahan minyak mentah menjadi barang jadi. Minyak mentah yang sudah diolah,

(59)

kemudian dilakukan distribusi dari Refinery ke Depot atau Depot ke Depot dengan menggunakan proses STO dengan TD Shipmen dibawah pengawasan S&D.

Gambar 4.2 Sistem Penjualan PT. Pertamina Umps1 Sumber PT.Pertamina Upms-1 Medan

Alur proses di atas menjelaskan keseluruhan alur proses yang terjadi di SAP, untuk proses Sales Distribution. Dimulai dari proses Pre Sales, yang terdiri dari proses Inquiry, Quotation, Contract dan Scheduling

Agreement . Berdasarkan proses Pre Sales tersebut kemudian dilanjutkan

dengan proses penerimaan order menggunakan Sales Order .

Berdasarkan informasi Sales Order tersebut kemudian ditentukan apakah barang yang akan dijual tersebut akan diproduksi atau dilakukan pembelian barang ke supplier. Proses mengenai ketersediaan barang tersebut akan ditindak lanjuti oleh bagian Material Management dan

(60)

Setelah barang tersebut tersedia, kemudian dilakukan proses

Shipping yang terdiri dari proses Delivery ,Transfer Order dan Shipment.

Proses Delivery diakhiri dengan proses Good Issue, dimana ketersediaan barang di gudang akan berkurang sesuai dengan jumlah pengiriman. Proses Billing merupakan alur proses terakhir di Sales Distribution dimana dilakukan proses penagihan ke pelanggan berdasarkan jumlah barang yang dikirim. Informasi dari proses Billing tersebut nantinya akan dilanjutkan di bagian Finance untuk proses penerimaan uang .

Gambar 4.3 Sistem Penjualan Pertamina Sumber PT.Pertamina Upms-1 Medan

Pelanggan untuk bisnis unit ini antara lain : SPBU, Agen, Pertamina Outlet, perusahaan minyak lain dan lain lain Cara pembayaran menggunakan tiga cara yaitu :

1. Cash & Carry

Pelanggan melakukan pembayaran di bank, kemudian dalam jangka waktu maksimal 3 hari sudah dilakukan proses pengiriman barang. 2. Pre Payment

(61)

Pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu di bank kemudian berdasarkan pembayaran tersebut dilakukan pengiriman sesuai dengan tanggal permintaan pelanggan

3. Credit

Pembayaran dilakukan dengan cara credit, dimana proses penagihan ke pelanggan dilakukan setelah proses pengiriman barang selesai dilakukan

b. Prosedur Penjualan Tunai dan Kredit 1) Penjualan Tunai

a. Penjualan dengan Cash & Carry

Gambar 4.4 Sistem Penjualan dengan Cash & Carry Sumber PT.Pertamina Upms-1 Medan

(62)

1. Proses Cash & Carry :

Penjualan dengan metoda Cash & Carry dimulai dengan pelanggan membayar terlebih dahulu di bank setelah itu memesan / meng-order barang ke Pertamina, yang terdiri dari :

a. Pelanggan menyetor uang di bank yang terhubung ke Pertamina dengan sistem H2H.

Pelanggan datang ke bank dan memberikan informasi barang yang akan dibeli. Kemudian pihak bank melakukan proses simulate Sales Order (SO) untuk memastikan apakah informasi yang dimasukkan sudah benar seperti nama customer, material, selling price. Setelah data di simulate SO sudah benar, kemudian pihak bank akan menyimpan data SO tersebut dimana automatis akan terkena Delivery Order(DO) block. Kemudian petugas bank akan menerima uang berdasarkan SO tersebut.

Setelah petugas bank menerima uang, kemudian petugas bank akan melakukan release DO block untuk SO tersebut. Jadi DO block dipergunakan untuk memastikan bahwa sebelum dibuat DO di Depot, pihak bank sudah menerima pembayaran dari pelanggan. Kemudian, pelanggan akan mendapatkan printout SO untuk pembuatan DO di Depot.

(63)

b. Proses transfer H2H dari bank ke Pertamina tidak berfungsi sehingga pembuatan Sales Order dilakukan di Depot.

Pelanggan membayar terlebih dahulu di bank, kemudian pelanggan akan mendapatkan struk/tanda bukti pembayaran dari bank. Berdasarkan struk tesebut, pelanggan akan ke Depot untuk pembuatan SO dan DO. Pada saat pembuatan SO, sistem tidak akan melakukan proses DO block karena uang sudah diterima oleh bank sesuai dengan struk / tanda bukti tersebut.

Pada waktu pihak bank/ Depot membuat SO, sistem automatis akan melakukan pengecekan apakah pelanggan masih mempunyai sisa pembayaran yang belum dibayar lebih dari 7 hari dari tanggal jatuh tempo. Jika ya, maka SO yang dibuat di bank akan terkena block Credit Limit. Jika SO tersebut terkena Credit Block, maka SO tersebut masih tetap dapat di simpan tetapi pihak Depot tidak dapat membuat Delivery Order.

Pada malam hari, EBS akan diterima untuk mengupdate data pembayaran customer ke Account Down Payment. Kemudian sistem secara otomatis akan melakukan clearing dari Account Down Payment ke Account

(64)

Receivable sehingga akan mengubah status open oldest item tidak melebihi dari 7 hari.

Pada saat proses pembuatan Delivery Order, sistem kemudian melakukan pengecekan terhadap status SO tersebut. Jika status SO tidak terkena Credit Limit, maka pihak Depot dapat langsung membuat DO. Tetapi jika status SO tersebut terkena Credit Limit, maka pihak Depot tidak dapat membuat DO. Pelanggan harus kembali ke bank untuk melunasi kekurangan pembayaran yang sudah jatuh tempo lebih dari 7 hari. Setelah pelanggan membayar kekurangan di bank, maka pihak bank akan memberikan struk / tanda bukti pembayaran ke pelanggan. Pelanggan akan memberikan struk tersebut ke Depot. Berdasarkan struk tersebut, maka pihak Finance Credit Analyst di Depot akan melakukan proses release Credit Limit untuk SO tersebut. Setelah SO di release, kemudian pihak Depot dapat membuat DO.

2. Proses Delivery Order :

DO dapat dibuat dengan dua cara :

a. Background job.

Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, DO akan dicreate buat secara background job untuk setiap periode waktu tertentu (mis setiap siang, sore, malam hari atau

(65)

setiap beberapa jam) berdasarkan data SO / Scheduling Agreement yang sudah di release. Pencetakan printout List DO dapat dilakukan berdasarkan atas permintaan dari pelanggan, khusus untuk pelanggan dengan perlakuan Loco ( Customer Pick Up)

b. Manual DO.

Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, DO dapat dicreate secara manual baik pada saat pelanggan datang ke depot atau tidak. Untuk barang yang diambil oleh pelanggan, pelanggan akan ke depot untuk minta printout List DO. Pada saat pelanggan akan mengambil barang di depot, printout List DO tersebut diberikan ke supir sebagai surat pengantar ke depot untuk pengambilan barang. Untuk pelanggan SPBU, barang akan dikirim oleh Pertamina berdasarkan tanggal pengiriman di SO.

3. Proses TD Shipment :

Delivery Order tersebut kemudian dilanjutkan dengan proses TD Scheduling di Depot dimana memasukkan informasi supir dan kendaraan. Master kendaraan akan disimpan di SAP, jika tidak ada maka sementara akan menggunakan dummy kendaraan. Data kendaraan akan disimpan dalam TD Shipment dimana proses pembuatan master data dilakukan oleh COE. Untuk nama supir tidak dimasukkan ke dalam master data,

(66)

tetapi akan dimasukkan di dalam text di TD Shipment. Pencetakan Filling Slip dari TD Scheduling dilakukan di pintu masuk depot.

Saat proses pemuatan barang (loading), TD Loading Confirmation dan TD Delivery Confirmation dilakukan di Depot dengan menggunakan satu proses. Proses serah terima barang dilakukan di Depot, dimana jika ada selisih antara barang yang dikirim dengan barang yang diterima bukan menjadi tanggung jawab Pertamina.

Pencetakan Surat Jalan untuk pengiriman dengan franco , pencetakan dari TD Load Confirmation, sedangkan untuk loco pencetakan dari TD Delivery Confirmation. Pencetakan dilakukan di pintu keluar depot dan diberikan ke supir.

4. Proses Billing :

Berdasarkan jumlah barang yang dikirim tersebut, maka akan dilanjutkan dengan pembuatan billing. Billing dapat dibuat dengan dua cara yaitu

a. Background job.

Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, billing akan dibuat secara background job untuk setiap periode waktu tertentu (mis setiap siang, sore, malam atau setiap beberapa jam). Pada saat proses background job tersebut, dilakukan juga proses automatis pencetakan billing.

(67)

Printout billing tersebut nantinya akan dikirim ke pelanggan menggunakan kurir.

b. Manual billing.

Billing yang sudah dibuat tersebut, nantinya akan dimonitor oleh pihak Share Processing Center (SPC) dalam proses Automatic Clearing.

5. Aplikasi System

Aplikasi system yang dipergunakan untuk proses Cash & Carry yaitu :

a. Host to Host

Aplikasi Host to Host dipergunakan di bank persepsi yang terhubung dengan sistem My SAP di Pertamina. Aplikasi ini dipergunakan untuk mengirim data transaksi My SAP yang dibuat di bank, seperti pembuatan Sales Order. b. Sistem OSDS

(68)

Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk pembuatan Sales Order, Delivery Order, TD Scheduling, TD Load Confirmation, TD Delivery Confirmation dan Billing.

b. Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss

Gambar 4.5 Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss Sumber PT.Pertamina Upms-1 Medan

1. Proses Cash & Carry dengan program Zero Loss :

Proses penjualan Retail dengan Cash & Carry pada Zero Loss program berlaku pada pelanggan SPBU atau pengiriman yang dilakukan Pertamina (Franco Customer). Jika selisih antara quantity yang dikirim oleh Pertamina dan aktual quantity yang diterima oleh pelanggan terjadi kekurangan kirim melebihi toleransi 0.015% dalam suatu periode waktu tertentu,

(69)

maka Pertamina akan membuat credit note untuk mengurangi piutang pelanggan dan Debit Note untuk mengurangi utang ke vendor pengangkutan. Berdasarkan catatan suatu periode tertentu, total jumlah tersebut dihitung dan pada akhir periode akan dibuatkan Credit Note oleh SPC melalui program. Khusus untuk program Zero Loss ini pada master data customer harus dimaintain untuk field incoterm adalah CFR (pastipas). Alur proses keseluruhan sama dengan Penjualan Cash & Carry.

2. Produk

Produk yang dijual dengan cara Cash & Carry dengan Zero Loss adalah Fuel Bulk.

3. Aplikasi System

Aplikasi system yang dipergunakan untuk proses Cash & Carry yaitu :

a. Host to Host

Aplikasi Host to Host dipergunakan di bank persepsi yang terhubung dengan sistem Host to Host di Pertamina. Aplikasi ini dipergunakan untuk mengirim data transaksi SAP yang dibuat di bank, seperti pembuatan Sales Order. b. Sistem OSDS

Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk pembuatan Sales Order, Delivery Order, TD Scheduling, TD Load Confirmation, TD Delivery Confirmation dan Billing.

(70)

2) Penjualan Kredit

Gambar 4.6 Prosedur Penjualan Kredit Sumber PT.Pertamina Upms-1 Medan

a. Penjualan dengan Kredit :

Untuk proses penjualan dengan kredit, pelanggan akan melakukan pembayaran berdasarkan billing yang dibuat setelah pengiriman barang. Pelanggan memesan barang ke Depot, kemudian akan dibuatkan dokumen Sales Order. Pada saat pembuatan Sales Order, system akan melakukan pengecekan terhadap Credit Limit. Jika total amount sales order melebihi

(71)

akan terkena Credit Block. Jika SO tersebut terkena Credit Block maka pelanggan harus membayar piutang terlebih dahulu atau Finance Credit Analyst akan me-release SO tersebut dengan persetujuan dengan pihak terkait terlebih dahulu. Setelah SO di release, kemudian pihak Depot dapat membuat Delivery Order.

b. Proses Delivery Order (DO):

DO dapat dibuat dengan dua cara :

1. Background job.

Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, DO akan dibuat secara background job untuk setiap periode waktu tertentu (mis setiap siang, sore, malam hari atau setiap beberapa jam) berdasarkan data SO yang sudah di

release. Pencetakan printout List DO dapat dilakukan

berdasarkan atas permintaan dari pelanggan. 2. Manual DO.

Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, DO dapat dibuat secara manual baik pada saat pelanggan datang ke depot atau tidak. Untuk barang yang diambil oleh pelanggan, pelanggan akan ke depot untuk minta printout List DO. Pada saat pelanggan akan mengambil barang di depot, printout List DO tersebut diberikan ke supir sebagai surat pengantar ke depot untuk pengambilan

(72)

barang. Untuk pelanggan SPBU, barang akan dikirim oleh Pertamina berdasarkan tanggal pengiriman di SO.

c. Proses TD Shipment

(73)

d. Proses Billing :

Berdasarkan jumlah barang yang dikirim tersebut, maka akan dilanjutkan dengan pembuatan billing. Billing dapat dibuat dengan dua cara yaitu

1. Background job.

2. Manual billing.

Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, billing tetap dibuat secara manual supaya billing dapat segera dicreate (tidak harus menunggu background job). Proses pembuatannya dilakukan sebelum truk meninggalkan depot dan printout billing akan dititipkan ke supir truk untuk pelanggan bersamaan dengan proses pengiriman barang. Billing yang sudah dibuat tersebut, nantinya akan dibuatkan Invoice List oleh SPC untuk menggabungkan beberapa billing. Penyerahannya berdasarkan periode yang telah disepakati.

(74)

e. Aplikasi System

Aplikasi sistem yang dipergunakan untuk proses kredit yaitu :

1. Sistem OSDS

Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk proses pembuatan dokumen Sales Order, Delivery Order, TD Scheduling, TD Load Confirmation, TD Delivery Confirmation dan Billing

2. Sistem

Aplikasi dilakukan di Depot pada saat proses pemuatan di Depot untuk proses TD Scheduling, TD Loading Confirmation dan TD Delivery Confirmation.

c. Laporan Hasil Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Laporan hasil sistem akuntansi penjualan pada PT Pertamina Umps1 Medan sudah tersedia dalam sistem. Sistem yang digunakan perusahaan adalah My SAP (Sistem Aplikasi Pertamina).

MY SAP adalah tampilan standar yang muncul pertama kali login ke dalam sistem. Menu path, yang digunakan untuk memulai transaksi Eksplorasi dalam sistem melalui sebuah struktur yang disebut tree

(75)

(76)

B. Analisa Hasil Penelitian

a. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

PT. Pertamina telah merancang sistem informasi akuntansi penjualan, hal ini terlihat dari prosedur penjualan yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi penjualan perusahaan yang terjadi berulang – ulang. Sistem yang digunakan oleh perusahaan telah memadai, walaupun masih ada terdapat kesalahan–kesalahan dalam implementasinya.

Sistem akuntansi penjualan pada perusahaan dilaksanakan secara komputerisasi dimana tanggung jawab dan pelaksana sistem sangat bergantung pada tanggung jawab setiap personil (karyawan) yang melaksanakannya. Sistem akuntansi penjualan secara keseluruhan belum terlaksana dengan efektif ini diakibatkan oleh terbatasnya sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan, kendala akibat kerusakan sistem dan adanya campur tangan pemerintah dalam pembuatan kebijakan dalam perusahaan.

Sistem informasi penjualan yang digunakan PT. Pertamina Upms-1 Medan adalah sistem MY SAP (Sistem Aplikasi Pertamina). MY SAP adalah tampilan standar yang muncul pertama kali login ke dalam sistem.

Menu path, yang digunakan untuk memulai transaksi Eksplorasi dalam

sistem melalui sebuah struktur yang disebut tree structure yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Disini juga terdapat pilihan agar dapat melihat masing – masing kode transaksi (T-code) dari pilihan yang ada.

(77)

b. Prosedur Penjualan Tunai dan Kredit

Bedasarkan data yang diperoleh dari PT. Pertamina Umps 1, baik dari catatan-catatan, dokumen-dokumen, bagian-bagian yang terkait, serta prosedur-prosedur dalam sistem akuntansi penjualan tunai dan dibandingkan dengan uraian teori mengenai sistem akuntansi penjualan pada BAB II dapat diketahui bahwa sistem akuntansi penjualan sudah mengacu pada teori tersebut.

Sebagaimana diuraikan dalam BAB II bahwa penjualan tunai ditandai dengan adanya permintaan kas atau uang dari pelanggan sebelum barang diserahkan atau bersama dilakukan pembayaran dan penyerahan barang. Penjualan tunai diawali dengan adanya permintaan order dari pembeli dan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan faktur penjualan tunai yang diterbitkan oleh fungsi penjualan.

Berdasarkan uraian pada BAB II pelaksanaan prosedur penjualan kredit yang efektif harus terdapat pemisahan tugas antara bagian-bagian yang terkait. Fungsi pemberian otoritas kredit berada di tangan bagian kredit yang dilakukan oleh kepala bagian keuangan. Dan penagihan dilaksanakan oleh bagian keuangan. Dalam hal penjualan kredit catatan mutasi piutang harus didasarkan pada dokumen sumber yang lengkap dan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Pencatatan ke dalam jurnal penjualan diotorisasi melalui sistem sehingga lebih mudah untuk di awasi. Setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari pihak yang berwenang dan dicatat

(78)

melalui prosedur pencatatan maka data akuntansi dijamin ketelitiannya dan keandalannya.

Dalam transaksi penjualan kredit diperlukan pengecekan internal terhadap status kredit pembeli sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan. Kepala bagian keuangan selaku fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak atau menyetujui pemberian kredit kepada seorang pembeli atau pelanggan berdasarkan analisa terhadap riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh pembeli tersebut di masa yang lalu. Dengan adanya fungsi kredit ini resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi. Pada PT. Pertamina Upms1 Medan, fungsi kredit dilakukan oleh kepala bagian keuangan dimana kepala bagian keuangan mengotorisasi kredit berdasarkan banyaknya piutang tertagih.

c. Laporan Hasil Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Dalam sistem informasi akuntansi pemberi informasi dalam bentuk laporan. Penyajian dengan menggunakan sistem yang telah on-line. Laporan tersebut dapat diklasifikasikan atas dua jenis laporan yaitu laporan akuntansi keuangan dan laporan akuntansi manajemen.

Laporan akuntansi keuangan disusun berdasarkan standar akuntansi keuangan yang ditujukan oleh pihak luar perusahaan dan datanya bersifat historis. Sedangkan laporan akuntansi manajemen disusun berdasarkan kebutuhan manajemen dalam mengambil keputusan dan kebijaksanaan yang akan diterapkan perusahaan misalnya laporan dan segmen pasar. Dari

(79)

laporan ini maka manajemen dapat menetapkan kebijaksanaan, langkah-langkah apa yang perlu dilakukan dalam meningkatkan volume penjualan.

(1)

b. Prosedur Penjualan Tunai dan Kredit

(2)

melalui prosedur pencatatan maka data akuntansi dijamin ketelitiannya dan keandalannya.

c. Laporan Hasil Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

(3)

laporan ini maka manajemen dapat menetapkan kebijaksanaan, langkah-langkah apa yang perlu dilakukan dalam meningkatkan volume penjualan.

(4)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian – uraian sebelumnya, beberapa kesimpulan yang dapat diambil antara lain :

1. PT. Pertamina Upms1 telah merancang sistem informasi akuntansi penjualan, dengan sistem yang memadai yaitu sistem My SAP. Sistem MY SAP adalah tampilan standar yang muncul pertama kali login ke dalam sistem Menu path, yang digunakan untuk memulai transaksi. Sehingga dengan adanya sistem yang memadai segala kecurangan dan penyimpangan dalam aktifitas sistem informasi akuntansi penjualan dapat diminimalisir.

2. PT. Pertamina Upms-1 Medan telah menerapkan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dengan baik terhadap produk – produk yang dijual dengan adanya sistem yang bisa di jadikan sebagai alat pengawasan dalam penjualan,

3. Penerapan prosedur – prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan telah dapat meningkatkan efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT. Pertamina Upms-1 Medan, hal ini terlihat dari sistem penjualan yang terbagi atas penjulan tunai dan penjualan kredit yang disertai dengan proses yang terdiri dari Penjualan dengan Cash & Carry, Penjualan dengan zero loss, dan prosedur penjualan kredit.

(5)

B. Saran

1. Untuk meningkatkan efektivitas pemeriksaan, dirasa perlu untuk menambah staf Bagian Penjualan, karena jumlahnya saat ini dirasakan kurang. Dengan ditambahnya staf Bagian Penjualan, prosedur sistem informasi akuntansi penjualan dapat dilakukan lebih cepat dan teliti. Tetapi dalam hal perekrutan staf Bagian Penjualan tersebut perlu dilakukan dengan cermat dengan memperhatikan kompetensi dan pengalaman dari calon staf,

2. Untuk meningkatkan kemampuan staf Bagian Penjualan, perlu diadakan pelatihan, bimbingan, dan kursus – kursus secara berkala sesuai dengan perkembangan dunia bisnis, dan sebaiknya digunakan tenaga ahli untuk membimbing dan mendidik personil yang masih kurang pengetahuannya di bidang teori dan praktek lainnya seperti bidang perpajakan, manajemen, moneter, hukum, statistik dan sebagainya.

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H. William S. Hoopwood, 2000, Sistem Informasi Akutansi, Diterjemahkan oleh Amir Abadi jusuf dan R. M Tambunan, Edisi Keenam, Buku satu, Salemba Empat, Jakarta.

Baridwan, Zaki, 1998, Sistem Akutansi, Penyusun dan Prosedur, Edisi kelima, Cetakan ke-7, bagian Penerbit Akademi Akutansi, YKPN, Yokyakarta. Gabriel, Consuelo Sevila, 1993, Pengantar Metode Penelitian, Diterjemahkan

oleh Alimuddin tuwu, Penerbit Universita Indonesia Jakarta.

Hall, James A, 2001, Sistem Informasi Akutansi, Jilid 1, Edisi Pertama, Salemba Empat, Jakarta.

Jusuf, Amir Abadi, dan Rudi M Tambunan, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2002, Auditing, Edisi ke-6, Cetakan pertama, Buku satu dan dua, Salemba Empat, Jakarta.

Skousen, K. Fred, Earl K. Stice dan James D. Stice, 2001, Akuntansi Keuangan Menengah, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.

Widjayanto, Nugroho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga, Bandung.

Rommey, Marshal B. dan Paul John Steinbart, 2004, Sistem Informasi Akuntansi, Buku 1, Edisi 9, Salemba Empat, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2004, Standar Akutansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta.

Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara, 2004, Buku Petunjuk Teknis Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi, Medan.

Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT. Pertamina UPms-I Medan

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

PADA PT. PERTAMINA UPms-I MEDAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat untuk

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR

BAB I

PENDAHULUAN

BAB II

TINJAUAN PENELITIAN

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Parts

Dokumen yang terkait

Sistem Informasi Penggajian Pegawai PT Sucofindo Cabang Medan

Peranan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Aneka Gas Industri Cabang Medan

Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Dalam Mendukung Pengendalian Intern Pada PT Jasa Harapan Barat

Analisis Penerapan Akuntansi Piutang pada PT. Sapta Sentosa Jaya Aradi Medan

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Untuk Siklus Pengeluaran pada PT.Daya Muda Agung di Medan

Analisis Laporan Keuangan PT. Pertamina (Persero) UPMS I Medan

Penentuan Laba Menurut Standar Akuntansi Keuangan Pada PT. Prima International Cargo Cabang Medan

Sistem Informasi Akuntansi Piutang Pada Pertamina UPMS I Medan

Penerapan PSAK no.30 Mengenai Akuntansi Leasing pada PT.Swadharma Indotama Finance Cabang Medan (LESSOR)

Sistem Akuntansi Pertanggungjawaban pada PT.Jamsoktek (persero) Kantor Cabang Medan

Dukungan

Links

Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT. Pertamina UPms-I Medan

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

PADA PT. PERTAMINA UPms-I MEDAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat untuk

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR

BAB I

PENDAHULUAN

BAB II

TINJAUAN PENELITIAN

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Parts

Dokumen yang terkait

Sistem Informasi Penggajian Pegawai PT Sucofindo Cabang Medan

Peranan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Aneka Gas Industri Cabang Medan

Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Dalam Mendukung Pengendalian Intern Pada PT Jasa Harapan Barat

Analisis Penerapan Akuntansi Piutang pada PT. Sapta Sentosa Jaya Aradi Medan

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Untuk Siklus Pengeluaran pada PT.Daya Muda Agung di Medan

Analisis Laporan Keuangan PT. Pertamina (Persero) UPMS I Medan

Penentuan Laba Menurut Standar Akuntansi Keuangan Pada PT. Prima International Cargo Cabang Medan

Sistem Informasi Akuntansi Piutang Pada Pertamina UPMS I Medan

Penerapan PSAK no.30 Mengenai Akuntansi Leasing pada PT.Swadharma Indotama Finance Cabang Medan (LESSOR)

Sistem Akuntansi Pertanggungjawaban pada PT.Jamsoktek (persero) Kantor Cabang Medan

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan