Film mikro adalah film yang sangat kecil, digunakan untuk menyimpan, memuncukan kembali, atau mempublikasikan duplikat dokumen, cetakan, gambar, dan foto.
Piringan Hitam Piringan hitam dibuat dari bahan ebonite berwarna hitam dan berbentuk bulat pipih.
Pada kedua permukaan terdapat lekukan halus berbentuk spiral yang menyebabkan jarum piringan hitam yang melaluinya bergetar dan mengeluarkan suara.
Kaset Kotak untuk melindungi bahan perekam gambar yang sekaligus berfungsi sebagai
pengulung bahan tersebut. Cakram Tetal
Wadah penyimpan informasi berbentuk lempeng kecil berdiameter 5 inchi yang dimanfaatkan dengan sinar laser, menyimpan data digital, baik berupa naskah, suara,
gambar, atau kombinasi ketiganya. Cakram ini berkapasitas simpan sangat tinggi. Contohnya adalah CDROM.
II.2.8. Sistem Perpustakaan
Sistem sering diartikan dengan cara atau metode. Sistem sebenarnya merupakan perangkat unsur yang secara teratur saling terkait sehingga membentuk totalitas
Depdikbbud, 1994:950. Dalam arti lain, sistem diartikan sekumpulan elemen-elemen yang saling berhubungan melalui berbagai bentuk interaksi dan kerja sama untuk mencapai suatu
tujuan yang berguna Gazparez, 1992. Dalam pengertian ini dapat dipahami bahwa suatu sistem akan dapat berjalan baik apabila didukung oleh elemen-elemen yang dapat bekerja
sama saling mendukung satu sama lain untuk mencapai tujuan dan menghasilkan sesuatu. Oleh karena itu, dalam pelaksanaan suatu sistem harus ada aktvitas masing-masing elemen
yang terkoordinir dengan baik untuk melaksanakan tugas masing-masing. Berkaitan dengan aktivitas inilah, Wilkinson 1992 memberikan defenisi tentang sistem, yakni suatu kerangka
kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Suatu sistem akan mengkoordinasi sumber daya yang diperlukan untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran.
Sementara itu, Custing 1989 menyatakan bahwa sistem dalam arti luas dan abstrak adalah suatu satuan entity yang terdiri dari dua komponen atau lebih maupun subsistem
yang terjalin satu sama lain untuk mencapai tujuan. Perpustakaan sebenarnya juga suatu sistem informasi dan bukan sekedar
ruanggedung atau koleksi yang di dalamya terdapat elemen-elemen yang dapat dikoordinasikan dengan baik untuk mencapai tujuan. Sistem kegiatan itu mencakup
Universitas Sumatera Utara
pengadaan, pencatatan, katalogisasi, klasifikasi, pelabelan, penyusunan dalam rak, pelayanan, dan lainnya yang dapat dipadukan dengan baik untuk mendukung keberhasilan perpustakaan.
Kegiatan-kegiatan tersebut tidak dapat berdiri sendiri, tetapi saling terkait dan saling mendukung. Demikian pula unsur-unsur yang dimiliki perpustakaan, meliputi sumberdaya
manusia, koleksi, anggaran, ruangan, dan sarana prasarana, dapat dikoordinasi dengan baik untuk secara bersama-sama menfungsikan diri untuk mencapai keberhasilan perpustakaan.
Sebagai suatu sistem pengelolaan informasi, perpustakaan memiliki beberapa sistem kegiatan untuk menunjang visi, misi, dan tujuan perpustakaan. Sistem ini berupa serangkaian
pedoman atau prosedur kerja yang harus dilaksanakan dalam menyelesaikan kegiatan tertentu. Kegiatan ini dapat berupa pengadaan bahan informasi, pencatatan, pengkatalogisasi,
klasifikasi, dan pelayanan informasi : Sistem Pengadaan
Sistem pengadaan ini disebut pula dengan akuisisi, yakni suatu tugas, pekerjaan, bagian, atau seksi di perpustakaan yang memiliki kewenangan dan bertugas untuk
mengadakan bahan informasi yang berupa bahan cetak maupun non cetak. Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara :
Pembelian Dalam sistem pembelian perlu dipertimbangkan faktor-faktor anggaran, jenis
perpustakaan, kebutuhan pemakai, kerjasama dengan penerbit, pengetahuan tentang impor, pengetahuan tentang pemesanan buku, dan lainnya.
Sumbangan Perpustakaan dapat memperoleh bahan informasi dari beberapa pihak,
misalnya dari para lulusan lembaga pendidikan yang bersangkutan, penerbit, yayasan, departemen, perkumpulan, dan dari perorangan. Untuk itu
perpustakaan harus aktif menghubungi lembaga-lembaga terkait. Tukar-menukar Publikasi
Tukar menukar dapat dilakukan dengan cara memberikan buku atau majalah yang tidak relevan atau jumlah eksemplarnya terlalu banyak ke perpustakaan
lain yang relevan. Cara ini akan meningkatkan kerja sama antar perpustakaan.
Membuat Sendiri Koleksi perpustakaan dapat diusahakan oleh lembaga sendiri, misalnya
dengan menulis diktat, buku ajar, hand out, kliping, majalah, atau kumpulan karya tulisdosen.
Universitas Sumatera Utara
Sistem Pencatatan Pada prinsipnya semua bahan informasi yang diterima perpustakaan harus dicatat.
Untuk itu perlu direncanakan bentuk catatan, pencatatan terhadap bahan informasi ini dapat berupa buku, kartu, atau software tertentu. Sistem pencatatan dapat
menggunakan sistem penomoran terus-menerus atau sistem yang menganti nomor setiap tahunnya.
Sistem Pengkatalogan Pengkatalogan adalah salah satu tugas, pekerjaan, unit atau bagian diperpustakaan
yang bertugas dan bertanggung jawab atas proses pembuatan daftar koleksi suatu perpustakaan. Perlunya tiap koleksi dibuatkan katalog adalah untuk mencatat koleksi
yang dimiliki, mempercepat temu kembali, dan mengembangkan standar bibliografi internasional.
Jenis-jenis katalog yang digunakan pada perpustakaan : Katalog Cetak Printed Catalog
Katalog Berkas Sheaf Catalog Katalog Kartu Card Katalog
Katalog yang menggunakan software tertentu. Katalog berbentuk software telah banyak digunakan oleh perpustakaan, baik
perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan khusus, perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, maupun perpustakaan instansi. Katalog jenis ini sering
disebut dengan katalog terpasang Online Public Acces Catalog OPAC. Sistem Klasifikasi
Bahan informasi yang telah dicatat perlu dikelompokan agar memudahkan proses temu kembali. Sistem Pengelompokan ini banyak macamnya dan selalu mengalami
perubahan. Namun hal yang perlu diperhatikan adalah sistem pengelompokan ini ada yang didasarkan pada bentuk fisik dan ada pula yang didasarkan pada isi subjek.
Sistem Penempatan Lokasi Bahan informasi yang terdiri dari kertas ditempatkan sesuai jenisnya, misalnya buku
teks, koleksi rujukan, hasil penelitian, makalah seminar, karya akademik, terbitan berkala, dll. Begitu pula bahan informasi yang terdiri dari bahan nonkertas
ditempatkan sesuai jenisnya, misalnya film, pita, kaset, CD, piringan hitam, dll. Penempatan koleksi bahan kertas ke dalam rak ini disebut dengan pengerakan
shelving. Sistem penyusunan koleksi terutama buku di rak perlu direncanakan dan
Universitas Sumatera Utara
diatur sedemikian rupa agar rapi dan mudah ditemukan kembali. Cara pengerakan ini adalah :
Dimulai dari angak desimal kecil ke angka desimal besar pada sandi pustaka call number yang ditempel pada punggung buku.
Disusun dari kiri ke kanan dalam satu kotak lemari dari atas ke bawah. Diikuti penyusunan urutan huruf, yaitu tiga huruf pertama nama pengarang
secara alfabetis. Kemudian diikuti pengurutan huruf pertama judul pustaka disusun alfabetis,
lalu uruan volume, bagian part, dan eksemplar copy. Pemeliharaan Bahan Pustaka
Pelestarian bahan pustaka adalah sistem pengelolaan dan perlindungan pada bahan pustaka, arsip, maupun bahan informasi lain. Dalam arti luas, pelestarian adalah tugas
dan pekerjaan yang mencakup memperbaiki, memugar, melindungi, dan merawat bahan pustaka, dokumen, bahan informasi, serta bangunan perpustakaan.
Sistem Pemanfaatan Koleksi yang dikelola perpustakaan kiranya tidak ada gunanya apabila tidak
dimanfaatkan oleh pemakai. Oleh karena itu perlu perencanaan yang tepat agar koleksi yang bernilai itu bermanfaat bagi pembaca. Penentuan sistem pemanfaatan ini
disesuaikan dengan kondisi perpustakaan. Adapun sistem pemanfaatan koleksi itu antara lain :
Sirkulasi Pelayanan sirkulasi ini sering dikenal dengan bagian peminjaman dan
pengembalian. Namun, sebenarnya pengertian sirkulasi ini mencakup pengertian yang lebih luas, yakni semua bentuk kegiatan pencatatan yang
berkaitan dengan pemanfaatan, dan pemakaian koleksi dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pemakai jasa perpustakaan.
Adapun sistem sirkulasi yang dikenal ada 2 macam yaitu : - Sistem Sirkulasi Terbuka Open Access
Yakni suatu sistem yang memungkinkan pemakai untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi yang
mereka inginkan. - Sistem Sirkulasi Tertutup Closed Access
Yakni suatu sistem peminjaman yang tidak memungkinkan pemakai untuk memilih dan mengambil koleksi sendiri.
Universitas Sumatera Utara
Sebagian besar pemakai ingin meminjam koleksi untuk dibawa pulang. Untuk itu diperlukan sistem pencatat yang bisa dilakukan secara
manual atau dengan bantuan komputer. Sistem yang kini telah banyak digunakan adalah sistem barcode. Dalam sistem ini seluruh koleksi
yang dimiliki perpustakaan dan identitas anggota perpustakaan dimasukan ke dalam pangkalan data. Semua koleksi dan kartu anggota
itu diberi label barcode. Pelayanan Referensi
Pelayanan ini memberikan informasi singkat tentang nama orang, peristiwa, subjek, geografi, ukuran, kata, pustaka, lambang, dan lainya yang terdapat dalam sumber
rujukan. Mengingat koleksi ini banyak yang diperlukan sewaktu-waktu, maka pada umumnya tidak boleh dipinjam pulang.
Baca di Tempat Dalam hal pelayanan baca ditempat ini, diperlukan ruang yang nyaman, memadai, dan
mebeler yang sesuai. Oleh karena itu, dalam pengadaan ruang baca ini perlu memperhatikan kebutuhan manusia, prinsip tata ruang design principles, dan segi
lingkungan activity component perlu diperhatikan. Fotokopi
Apabila memungkinkan, perpustakaan dapat menyediakan pelayanan fotokopi. Fasilitas ini akan membantu pemakai dan pihak perpustakaan. Pemakai tidak perlu
keluar dari perpustakaan apabila ingin memfotokopi suatu buku. Dengan demikian akan dihemat waktu, biaya tenaga, dan mudah dilakukan pengawasan.
Pelayanan Internet Pelayanan ini merupakan bentuk penyajian informasi dengan menggunakan media
teknologi muktahir komputer dengan segala perangkat dan pengembangannya, antara lain internet dengan menyajikan data, fakta, maupun informasi yang tepat.
Pelayanan Khusus Pelayanan ini ditujukan kepada kelompok masyarakat yang karena faktor tertentu
mereka tidak dapt datang ke perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka. Faktor ini mungkin kesehatan, status hukum, lokasi, maupun keadaan
jasmani. Penyajian Informasi Baru
Universitas Sumatera Utara
Penyajian informasi baru Current Awarreness Services merupakan sistem penyajian informasi dengan menyiagakan informasi segar, dan menyampaikan kepada peminat
secepat mungkin. Bimbingan pemakai
Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang juga telah dimanfaatkan dalam sistem perpustakaan, bimbingan pemakai pun diperlukan. Bimbingan pemakai
diselengarakan dengan tujuan : Memanfaatkan jasa informasi yang tersedia.
Mengoptimalkan sarana dan fasilitas. Mencapai terwujudnya masyarakat infomasi.
Ikut berperan dalam proses pendidikan. Jasa Terjemahan
Untuk membantu pemakai dalam usaha mereka memahami isi, koleksi, kiranya lebih baik apabila juga disediakan jasa terjemahan pada perpustakaan tertentu.
Meja informasi Yakni suatu meja atau bagian khusus yang siap menerima permintaan informasi dari
pemakai. Pelayanan Audio Visual
Koleksi pandang dengar ini akan melengkapi koleksi bahan buku. Informasi yang dikandung koleksi ini bernilai tinggi, sehingga perlu penanganan khusus.
Sistem Promosi dan Pemasaran Jasa, koleksi, dan fasilitas yang dikelola perpustakaan masih perlu dipromosikan
mengingat masyarakat kita belum menpunyai pemikiran yang berorientasi pada perpustakaan. Kemudian dalam hal pemasaran, pustakawan harus mampu
mengkomunikasikan pelayanan kepada pemakai dan mempengaruhinya agar tertarik.
II.2.9. Penataan dan Tata Ruang Gedung
