Sistem Dokumentasi dan Audit

21

4.5 Sistem Dokumentasi dan Audit

Sistem dokumentasi dalam Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknik Sipil FTUB mengacu pada dokumen-dokumen yang telah disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik UB tahun 2007-2010 dan rujukan dokumen pada butir 2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu. Sistem yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk Visi, Misi, Tujuan, Sasaran dan Strategi Pencapaian Jurusan Teknik Sipil; Renstra Jurusan Teknik Sipil; Program Kerja; Pedoman Pendidikan, dokumen Mutu Manual Mutu; Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi Kerja; Borang dan Dokumen Pendukung. Adapun secara lengkap dokumentasi Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknik Sipil FTUB adalah sebagai berikut : Tabel 2. Dokumen UJM Jurusan Teknik Sipil NO Dokumen Kode 1 Visi, Misi, Tujuan, Sasaran dan Strategi Pencapaian Jurusan Teknik Sipil 00601 01000 2 Renstra Jurusan Teknik Sipil 00601 02000 3 Program Kerja 00601 03000 4 Pedoman Pendidikan 00601 04000 5 Manual Mutu, dengan lampiran spesifikasi jurusan dan kompetensi lulusan 00601 05000 6 Standar Mutu JurusanProgram Studi 00000 04001 7 Manual Prosedur 7.1 Pengendalian Dokumen dan Rekaman 00601 06001 7.2 Tindakan Korektif dan Pencegahan 00601 06002 7.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai 00601 06003 7.4 Audit Internal 00601 06004 7.5 Kegiatan Kemahasiswaan 00601 06005 7.6 Tracer Study 00601 06006 7.7 Evaluasi Kinerja Dosen 00601 06007 7.8 Evaluasi Kinerja Karyawan 00601 06008 7.9 Pengembangan Staf 00601 06009 7.10 Perancangan dan Pengembangan Kurikulum 00601 06010 22 NO Dokumen Kode 7.11 Pendaftaran dan Pelaksanaan Mata Kuliah dalam KRS 00601 06011 7.12 Perkuliahan 00601 06012 7.13 Pendaftaran dan Pelaksanaan Praktikum 00601 06013 7.14 Ujian Akhir Semester 00601 06014 7.15 Evaluasi Hasil Belajar 00601 06015 7.16 Pendaftaran dan Pelaksanaan KKNP 00601 06016 7.17 Penyusunan Skripsi 00601 06017 7.18 Pelaksanaan Ujian Akhir 00601 06018 7.19 Suasana Akademik 00601 06019 7.20 Penggunaan Ruang Kuliah 00601 06020 7.21 Pengunaan Ruang Laboratorium 00601 06021 7.22 Peminjaman Fasilitas 00601 06022 7.23 Sistem Informasi Akademik 00601 06023 7.24 Penelitian 00601 06024 7.25 Publikasi 00601 06025 7.26 Pengabdian Kepada Masyarakat 00601 06026 7.27 Tinjauan Manajemen 00601 06027 8 Instruksi Kerja 8.1 Kegiatan Kemahasiswaan 00601 07001 8.2 Tracer Study 00601 07002 8.3 Evaluasi Kinerja Dosen 00601 07003 8.4 Evaluasi Kinerja Karyawan 00601 07004 8.5 Pengembangan Staf dengan Jalur Gelar 00601 07005 8.6 Pengembangan Staf dengan Jalur Non Gelar 00601 07006 8.7 Perancangan dan Pengembangan Kurikulum 00601 07007 8.8 Pendaftaran dan pelaksanaan pemrograman mata kuliah dalam KRS 00601 07008 8.9 Perkuliahan 00601 07009 8.10 Pendaftaran dan pelaksanaan praktikum 00601 07010 8.11 Ujian Akhir Semester UAS 00601 07011 8.12 Evaluasi Hasil Belajar 00601 07012 8.13 Ujian khusus 00601 07013 8.14 Pendaftaran dan Pelaksanaan KKNP 00601 07014 8.15 Seminar Proposal Skripsi 00601 07015 8.16 Bimbingan Skripsi 00601 07016 23 NO Dokumen Kode 8.17 Pelaksanaan Ujian Akhir 00601 07017 8.18 Penggunaan Ruang Kuliah 00601 07018 8.19 Penggunaan Laboratorium 00601 07019 8.20 Penggunaan alat digital strain meter - lab struktur bhn konstruksi 00601 07020 8.21 Penggunaan alat univ test machine - lab struktur bhn konstruksi 00601 07021 8.22 Penggunaan alat LVDT - lab struktur bhn konstruksi 00601 07022 8.23 Penggunaan alat strain gauge mechanic - lab struktur bhn konstruksi 00601 07023 8.24 Penggunaan alat crack detector - lab struktur bhn konstruksi 00601 07024 8.25 Penggunaan alat proving ring - lab struktur bhn konstruksi 00601 07025 8.26 Penggunaan alat load meter - lab struktur bhn konstruksi 00601 07026 8.27 Pemeriksaan kadar air agregat - lab struktur bhn konstruksi 00601 07027 8.28 Pemeriksaan berat jenis dan penyerapan air agr halus - lab struktur bhn konstruksi 00601 07028 8.29 Pengujian kuat tekan beton - lab struktur bhn konstruksi 00601 07029 8.30 Penggunaan hand boring dan soil sampling - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07030 8.31 Pemeriksaan kadar air tanah - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07031 8.32 Pemeriksaan berat jenis butiran tanah - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07032 8.33 Pemeriksaan kekuatan geser langsung - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07033 8.34 Pemeriksaan kekuatan tekan bebas - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07034 8.35 Pemeriksaan shrinkage limit - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07035 8.36 Pemeriksaan kekuatan tanah sondir - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07036 8.37 Pemeriksaan batas plastis - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07037 8.38 Pemeriksaan batas cair - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07038 24 NO Dokumen Kode 8.39 Pemeriksaan batas plastis - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07039 8.40 Pemeriksaan batas cair - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07040 8.41 Triaxial compression test - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07041 8.42 Analisis butiran metode mekanis - lab mekanika tanah dan geologi 00601 07042 8.43 Analisis butiran metode hidrometer-lab mekanika tanah dan geologi 00601 07043 8.44 Penggunaan alat hand tally counter-lab transport dan jln raya 00601 07044 8.45 Penggunaan alat stopwatch manual-lab transport dan jln raya 00601 07045 8.46 Penggunaan alat stop watch digital - lab transport dan jln raya 00601 07046 8.47 Penggunaan alat roll meter- lab transport dan jln raya 00601 07047 8.48 Penggunaan alat walking measure - lab transport dan jln raya 00601 07048 8.49 Penggunaan alat recorder - lab transport dan jln raya 00601 07049 8.50 Penggunaan alat rewinder - lab transport dan jln raya 00601 07050 8.51 Penggunaan alat MP3 player - lab transport dan jln raya 00601 07051 8.52 Penggunaan alat camera digital - lab transport dan jln raya 00601 07052 8.53 Penggunaan alat video camera handycam - lab transport dan jln raya 00601 07053 8.54 Penggunaan alat GPS navigator - lab transport dan jln raya 00601 07054 8.55 Pengujian penetrasi aspal - lab transport dan jln raya 00601 07055 8.56 Pengujian analisis saringan - lab transport dan jln raya 00601 07056 8.57 Pengujian campuran aspal dg alat marshall-lab transport jln raya 00601 07057 25 NO Dokumen Kode 8.58 Penggunaan alat ukur sipat datar - lab survei dan pengindraan jauh 00601 07058 8.59 Penggunaan alat ukur theodolit - lab survei dan pengindraan jauh 00601 07059 8.60 Pengoperasian alat komputer - lab komputasi dan informatika 00601 07060 8.61 Pemeriksaan rutin alat dan bahan lab - lab komputasi dan informatika 00601 07061 8.62 Pengoperasian alat komputer - studio perancangan 00601 07062 8.63 Pemeriksaan rutin alat dan bahan studio - studio perancangan 00601 07063 8.64 Peminjaman Fasilitas 00601 07064 8.65 Sistem Informasi 00601 07065 8.66 Penelitian 00601 07066 8.67 Pengabdian Kepada Masyarakat 00601 07067 8.68 Publikasi 00601 07068 9 Dokumen Pendukung 00601 08xxx 10 Borang-borang 00601 09xxx Daftar keseluruhan dokumen dapat pula dilihat dalam MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman 00601 06001. Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu. Audit Internal harus dilaksanakan setidaknya satu tahun sekali untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Akademik yang diterapkan universitas. Audit internal Jurusan Teknik Sipil dilakukan dua tahap, yaitu yang pertama oleh auditor yang ditunjuk oleh Jurusan dan yang kedua oleh PJM Universitas Brawijaya. Kedua tahap tersebut biasanya dilakukan dua kali dalam setahun yakni berupa audit sistem dan audit kepatuhan. Selain itu termasuk dalam audit internal, Jurusan mengadakan audit silang cross audit yang dilakukan internal antar unsurkegiatan di Jurusan Teknik Sipil. Audit eksternal juga dilaksanakan di Jurusan Teknik Sipil dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM ISO9001:2008 yang dinyatakan dalam perolehan sertifikat. 26 Selain itu Jurusan Teknik Sipil harus diasesmen oleh Asesor dari BAN-PT untuk menentukan tingkat akreditasi PS. Prosedur pengusulan, pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi persyaratan BAN-PT. 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia di bidang Teknik Sipil, maka Ketua Jurusan Teknik Sipil berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan: 1. Mengangkat Sekretaris Jurusan Teknik Sipil sebagai Manajer Representative MR dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Unit Jaminan Mutu UJM di Jurusan Teknik Sipil. 2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Jurusan Teknik Sipil dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan. 3. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan tim UJM dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu. 4. Menyiapkan segala sumber daya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan Mutu 5. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di Jurusan Teknik Sipil dan mematuhi Audit Internal Mutu AIM yang dilakukan oleh Universitas melalui Pusat Jaminan Mutu PJM. 27

5.2 Kepuasan Pelanggan