47
Distribusi : Guru
Atribut : No Kode, Nama Guru.
5. Nama dokumen : Data Kelas
Fungsi : sebagai daftar kelas bagi para siswa
Sumber : Bagian Kurikulum
Distribusi : Siswa
Atribut : Kelas , jurusan, jumlah siswa.
6. Nama dokumen : Nilai Siswa
Fungsi : Untuk mengetahui nilai akhir mata pelajaran siswa
Sumber : Guru
Distribusi : Bagian kurikulum, wali kelas
Atribut : kode matpel, nama matpel, nama guru, kelas, nis,
nama siswa, ulangan, uts, uas, na, semester. 7. Nama dokumen
: Raport Fungsi
: Untuk mengetahui seluruh nilai mata pelajaran siswa.
Sumber : wali kelas
Atribut : NIS, nama siswa, nama guru, semester, nama
matpel, nilai KKM, nilai.
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur merupakan langkah awal yang dilakukan dari perancangan sistem informasi akademik sebagai gambaran perubahan data
48
menjadi sebuah informasi yang memiliki kegunaan. Adapun prosedur yang dilakukan dari sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
4.1.2.1. Flow Map
Flow map adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flow map menolong analis dan
programmer untuk memecahkan masalah ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam
pengoperasian.
Prosedur Pembagian Kelas yang Sedang Berjalan
1. Bagian Kurikulum akan membuat laporan sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan pada kepala sekolah dan rangkap 2 akan diarsipkan.
2. Bagian kurikulum akan membuat laporan data guru sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan kepada kepala sekolah, rangkap 2 akan diarsipkan.
3. Bagian Kurikulum akan membagi kelas dan wali kelas, berdasarkan arsip data siswa dan arsip data guru tersebut sebanyak 3 rangkap, rangkap 1
diserahkan pada wali kelas, rangkap 2 diserahkan pada siswa, rangkap 3 akan diarsipkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari flowmap berikut
ini:
49
Flowmap Pembagian Kelas yang sedang Berjalan
Kurikulum Wali Kelas Kepala Sekolah
Siswa
S
Data Siswa Pembagian Kelas
dan wali kelas
3 2
Data Kelas wali kls 1 Data Kelas wali kls
Data Guru Membuat
Laporan Data Guru
2 Laporan Data Guru 1
G
Laporan Data Guru
KWK Data Siswa
Membuat Laporan Data
Siswa 2
Lap. Data Siswa 1 Lap. Data Siswa
Data Guru
Data Kelas wali kls
Gambar 4.1 Flow Map Sistem Pembagian kelas yang sedang Berjalan Ket : S = Data Siswa
G = Data Guru KWK = Data Kelas Wali Kelas
50
Prosedur Penjadwalan yang Sedang Berjalan
1. Bagian Kurikulum akan membuat jadwal pelajaran yang di lihat dari arsip mata kuliah, arsip kelas dan arsip guru. Sehingga menghasilkan data
jadwal pelajaran, lalu data jadwal pelajaran tersebut akan diarsipkan. 2. Kemudian Bagian Kurikulum akan membuat laporan data jadwal pelajaran
sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 diserahkan pada kepala sekolah, rangkap 2 diserahkan pada guru, rangkap 3 diserahkan pada siswa. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat dari flowmap berikut ini:
51
Flowmap pembagian jadwal yg berjalan
Kepala sekolah guru
kurikulum Siswa
Data Kelas
Lap. Jadwal Pelajaran Membuat
Laporan Jadwal Pelajaran
MP
JP Membuat
Jadwal Pelajaran
Lap. Jadwal Pelajaran Data Guru
G K
Data Mata Pelajaran
Data jadwal pelajaran Lap. Jadwal Pelajaran
Data Mata Pelajaran Data Guru
Data kelas Data Jadwal Pelajaran
3 2
Lap, jadwal pelajaran 1 Data Jadwal Pelajaran
Gambar 4.2 Flow Map Sistem Penjadwalan yang sedang Berjalan Ket : G = Data Guru
MP = Mata Pelajaran K = Data Kelas
JP = Jadwal Pelajaran
52
Prosedur Penilaian Siswa yang Sedang Berjalan
1. Guru akan menyerahkan nilai akhir siswa kepada bagian Kurikulum dan wali kelas.
2. Wali kelas akan mencatat nilai akhir ke raport, raport yang telah diisi akan ditanda tangan oleh wali kelas, raport yang telah ditanda tangani oleh wali
kelas diserahkan pada kepala sekolah untuk ditanda tangani, setelah ditanda tangan maka raport tersebut diserahkan kembali pada wali kelas,
lalu wali kelas menyerahkan raport tersebut pada siswa. 3. Bagian Kurikulum akan membuat rekap data nilai siswa sebanyak 2
rangkap kemudian akan diarsipkan oleh bagian kurikulum. 4. Lalu Bagian Kurikulum akan membuat laporan nilai siswa sebanyak 1
rangkap yang akan diserahkan kepada kepala sekolah.
53
Flowmap Penilaian yang sedang Berjalan
Guru Wali Kelas
Kurikulum Kepala Sekolah
Siswa
NA
Mencatat Nilai Ke Raport
Nilai Akhir Siswa Nilai Akhir Siswa
Nilai Akhir Siswa
Menandatangani Raport
Raport yg ditandatangani wali kls
Raport yg ditandatangani wali kls
Menandatangani Raport
Membuat rekap Nilai Siswa
Nilai Akhir Siswa Rekap Nilai Akhir Siswa
Raport yg ditandatangani wali kls
kpla Skolah Raport yg
ditandatangani wali kls kpla Skolah
Raport yg ditandatangani wali kls
kpla Skolah S
Data Siswa
Data Siswa Raport
Nilai Akhir Siswa
Membuat Lap Nilai Siswa
Nilai Akhir Siswa Lap. Nilai Akhir Siswa
Lap. Nilai Akhir Siswa
Gambar 4.3 Flow Map Sistem Penilaian Siswa yang sedang Berjalan Ket : S = Data Siswa
NA = Nilai Akhir
54
4.1.2.2. Diagram Kontek
Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data
yang masuk dan keluar pada sistem tersebut. Diagram konteks juga digunakan untuk mempersentasikan keseluruhan dari sistem. Adapun Diagram konteks yang
sedang berjalan sebagai berikut:
Siswa
Kepala Sekolah Guru
Sistem Akademik SMKN 3 Cimahi
Nilai akhir siswa
Data jadwal peljaran, data wali kelas
Lap.data siswa, lap data gurulap jadwal peljrn, Lap. nilai akhir siswa, raport yg di TTD wali kelas
Data kelas dan wali kelas, data jdwal peljrn, raport yg di TTD wali kls kepala sekolah
Gambar 4.4 Diagram Kontek Sistem yang sedang Berjalan
55
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan pengembangan lebih lanjut tentang Diagram Konteks seperti pada gambar berikut ini :
Siswa
Guru
Kepala Sekolah 1.0
Pembagian kelas wali kelas
2.0 Penjadwalan
3.0 Penilaian
Data kelas
Data Guru
Data kelas dan wali kelas
Data kelas dan wali kelas Data kelas dan wali kelas
Data guru
Data guru Data kelas
Data Mata Pelajaran Data jadwal pelajaran
Data jadwal Data matpel
Data jadwal pelajaran Data matpel
Lap. Jadwal pelajaran
Data siswa
Data nilai siswa
Data nilai Data matpel
Data siswa Nilai akhir siswa
Lap nilai akhir siswa, raport yg akan ditanda tngan
Data siswa Data siswa
Data guru
Data kelas Lap. Jadwal pelajaran
Data siswa
Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 1 yang sedang Berjalan
56
a. DFD Level 2 Proses 1.0 Dibawah ini merupakan data flow diagram level 2 proses 1 yang
sedang berjalan:
Guru Kepala Sekolah
1.2 Pembagian kelas
dan wali kelas 1.3
Membuat Lap data guru
Data Siswa Lap.Data Guru
Data Kelas Siswa
Data siswa
Data kelas wali kls Data guru
Lap.data guru
Data kelas Data kelas wali kelas
1.1 Membuat Lap
data siswa Data siswa
Data siswa Data guru
Data guru Lap. Data siswa
Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 2 Proses 1 yang sedang Berjalan
57
b. DFD Level 2 Proses 2.0 Dibawah ini merupakan data flow diagram level 2 proses 2 yang
sedang berjalan:
Guru Kepala sekolah
2.1 Membuat jadwal
pelajaran 2.2
Membuat lap. Jadwal pelajaran
Data mata pelajaran Data kelas
Data guru
Data jadwal pelajaran Data mata pelajaran
Data kelas Data guru
Data jadwal pelajaran Lap.jadwal plajaran
Lap.jadwal plajaran Siswa
Lap.jadwal plajaran
Data mata pelajaran Data kelas
Data guru
Data jadwal pelajaran
Data jadwal pelajaran
Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 2 Proses 2 yang sedang Berjalan
58
c. DFD Level 2 Proses 3.0 Dibawah ini merupakan data flow diagram level 2 proses 3 yang
sedang berjalan:
Guru
Kepala Sekolah Data siswa
Data nilai akhir 3.1
Mencatat nilai ke Raport
3.2 Menandatangani
Raport 3.3
Membuat Rekap nilai siswa
Data siswa Data nilai akhir
Data nilai raport
Nilai raport yg d TTD wali kelas Data nilai akhir
Data nilai akhir
Lap Nilai akhir siswa Data siswa
3.4 Membuat Lap
nilai siswa Data nilai akhir
Data nilai akhir
Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level 2 Proses 3 yang sedang Berjalan
59
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Melihat kenyataan yang ada, proses pengolahan data akademik yang sedang berjalan di SMKN 3 CIMAHI sering megalami kesulitan diantaraya :
Tabel 4.1 Evaluasi Sistem Informasi Akademik
No. Permasalahan
Rencana Pemecahan
1. Dalam proses penilaiannya masih
lambat sehingga
membutuhkan waktu yang lama untuk siswa dapat
melihat nilai yang di dapat selama proses belajar.
Membuat program
aplikasi pengolahan nilai yang terhubung
dengan database akademik yang dapat mengolah dan menyajikan
informasi nilai secara cepat. 2.
Proses penginputan dan pencarian data siswa, guru, jadwal dan kelas
yang membutukan waktu lama. Dibutuhkan sebuah aplikasi yang
dapat melakukan pencarian secara otomatis, cepat dan akurat.
3. Dengan proses yang masih kurang
efektif maka
laporan yang
dihasilkan menjadi
terhambat dengan waktu yang lama.
Membangun sebuah aplikasi yang dapat mengolah laporan dengan
cepat dan akurat.
60
4.2. Perancangan Sistem
Perancangan adalah suatu bagian dari metodologi pengembangan pembangunan suatu perangkat lunak yang dilakukan setelah tahapan analisis yang
dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara terperinci. Sistem adalah tahapan lanjutan dari analisis sistem, dimana pada perancangan sistem
digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukannya pengkodean kedalam suatu bahasa pemograman. Perbedaan dari sistem yang
berjalan dengan sistem yang diusulkan, secara garis besar adalah sistem yang lama merupakan sistem yang digambarkan secara manual sedangkan sistem yang
diusulkan akan lebih ditekankan pada saat pengolahan data secara terkomputerisasi.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk menghasilkan perancangan sistem informasi akademik yang terkomputerisasi untuk memudahkan mengolah
data kegiatan akademik sehingga tidak terjadi lagi kesalahan dalam pengolahan datanya.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Gambaran umum sistem yang diusulkan tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang berjalan sebelumnya, hanya merubah sistem informasi
akademik yang belum terkomputerisasi menjadi sistem informasi yang sudah
61
terkomputerisasi yang memilki sebuah database sehingga dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang sering terjadi.
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan prosedur yang diusulkan penulis dapat digambarkan pada flow map, diagram kontek dan data flow diagram.
4.2.3.1. Flow Map
Diagram alir dokumen Flowmap merupakan gambaran hubungan antara entitas yang terlihat berupa aliran-aliran dokumen yang ada. Bagan alir dokumen
disebut juga bagan alir formulir yang merupakan bagan alir yang menunjukan arus laporan dan formulir. Dibawah ini flowmap yang diusulkan :
62
Flowmap Pembagian Kelas dan Jadwal yang Diusulkan
Tata Usaha Kurikulum
Guru Wali Kelas Kepala Sekolah
Siswa
Sistem Informasi Akademik
SMKN 3 Cimahi Data Guru
Input Data Guru Cetak Laporan
Data Guru Pembagian
Kelas
Pembagian Wali Kelas
Cetak Laporan Wali Kelas
Membuat Jadwal
Pelajaran
Cetak Laporan Jadwal
Pelajaran Data Kelas
Lap. Data Guru Cetak Data
Kelas
Lap. Data Guru
3 Lap. Data Wali
Kelas 2
Lap. Data Wali Kelas 1
Lap. Data Wali Kelas
Lap. Data Wali Kelas
Data Kelas
3 2
Lap. Jadwal Pelajaran 1
Lap. Jadwal Pelajaran
Lap. Jadwal Pelajaran
Lap. Jadwal Pelajaran
Data Guru Data Siswa
Input Data Siswa
Lap. Data Siswa Cetak Laporan
Data Siswa
Lap. Data Siswa
Gambar 4.9 Flow Map Sistem Pembagian Kelas dan Penjadwaanl yang Diusulkan
