LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Filing System Pada PT. Varia Usaha Beton Berbasis Web.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI FILING SYSTEM PADA PT. VARIA USAHA BETONBERBASIS WEB

Nama : Farid Ardi Wijaya

NIM : 08.41010.0052

Program Studi : Strata 1

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

iv

PT Varia Usaha adalah salah satu anak perusahaan PT Semen Gresik (Persero) Tbk. yang bergerak di bidang usaha logistik barang-barang curah, bahan-bahan bangunan dan kebutuhan industri yang berdaya saing tinggi dan berkualitas terjamin. Didirikan pada tahun 1974 dengan misi awal sebagai strategic partner PT Semen Gresik (Persero) Tbk. untuk mengirimkan, memasarkan dan mendistribusikan produk Semen Gresik ke seluruh penjuru tanah air. Saham perusahaan ini dimiliki oleh Dana Pensiun Semen Gresik sebesar 49%, Koperasi Warga Semen Gresik sebesar 26% dan PT Semen Gresik (Persero) Tbk. sebesar 25%. PT Varia Usaha saat ini berkembang dan maju pesat dengan menjalankan empat bisnis utama yang terdiri dari :

1. Divisi Transportasi

2. Divisi Perdagangan Semen dan Bahan Bangunan 3. Divisi Pertambangan

4. Divisi Barang Industri

5. Dilengkapi divisi pemeliharaan yang memadai guna menunjang bisnis transportasi.

Memiliki komitmen yang kuat untuk terus menerus meningkatkan posisi sebagai mitra terpilih dalam penyediaan jasa transportasi, bahan bangunan, barang tambang dan kebutuhan industri. Perusahaan tidak hanya memperhatikan dan

v

Dari beberapa berita dan penjelasan diatas, maka perusahaan layak membutuhkan sebuah sistem yang menangani untuk memberi nama pada berkas dan meletakkannya pada media penyimpanan.

Sistem yang dibutukan mampu menghasilkan laporan dan mampu memberikan informasi yang dibutuhkan untuk perubahan pada suatu dokumen aktif menjadi tidak aktif serta pengarsipan dokumen tersebut.

Arsip Aktif menurut International Council On Archives / ICA(1988) adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa arsip aktif mengandung unsur-unsur sebagai berikut : Informasi yang terekam berkaitan dengan kegiatan organisasi, Sering digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi, disimpan dan dikelola oleh unit asal (unit kerja pencipta arsip). Arsip aktif harus selalu siap sedia saat diperlukan, dengan demikian hal yang terpenting dalam hal ini adalah kecepatan,ketepatan penemuan kembali (retrieval) arsip saat diperlukan.

viii

ABSTRAKSI ... iv

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Gambaran Umum PT. Varia Usaha Beton ... 6

2.1.1 Sejarah Singkat PT. Varia Usaha Beton ... 6

2.2 Tujuan Perusahaan ... 9

2.2.1 Tujuan Jangka Pendek ... 10

ix

2.3.2 Faktor Sekunder ... 12

2.4 Struktur Organisasi ... 13

BAB III LANDASAN TEORI ... 20

3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 20

3.1.1 Sistem ... 20

3.1.2 Sistem Informasi ... 20

3.1.3 Sistem Informasi Manajemen ... 21

3.1.4 Analisa dan Perancangan Sistem ... 22

3.2 Konsep Dasar Basis Data... 22

3.2.1 Sistem Basis Data ... 22

3.2.2 Database ... 23

3.2.3 Database Management System ... 24

3.3 Interaksi Manusia Dan Komputer ... 24

3.4 PHP ... 25

3.4.1 Sejarah PHP ... 26

3.4.2 Fitur-Fitur PHP ... 26

x

3.5.2 Artifak UML ... 29

BAB IV DESKRIPSI SISTEM ... 31

4.1 Analisis Sistem ... 31

4.2 Analisa Dan Perancangan Sistem Yang Sedang Berjalan ... 31

4.3 Diagram Input Proses Output (IPO) ... 32

4.4 Diagram UML ... 32

4.4.1 Busines Actor ... 32

4.4.2 Use Case Diagram... 33

4.4.3 Activity Diagram ... 37

4.4.4 Sequence Diagram ... 42

4.4.5 Class Diagram ... 45

4.5 Testing dan Implementasi Sistem ... 45

4.5.1 Hasil Testing ... 45

4.5.2 Peralatan Yang Dibutuhkan ... 58

4.5.3 Cara Instalasi Program ... 59

BAB V PENUTUP ... 60

xi

LAMPIRAN ... 62

Lampiran 1: Kartu Bimbingan ... 62

Lampiran 2: Biodata Acuan Kerja ... 63

Lampiran 3: Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 64

Lampiran 4: Log Harian dan Catatan Perubahan Acuan Kerja ... 65

Lampiran 5: Kehadiran Kerja Praktek ... 66

xii

Tabel 3.1 Keuntungan dan Kerugian Sistem Basis Data ... 23

Tabel 4.1 Diagram Input Process Output ... 32

Tabel 4.2 Dokumentasi Login Filing System ... 34

Tabel 4.3 Dokumentasi Mengakses Sirkulasi Filing System ... 34

Tabel 4.4 Dokumentasi Mengakses Katalog Filing System ... 35

Tabel 4.5 Dokumentasi Mengakses Admin Filing System ... 36

Tabel 4.6 Dokumentasi Lihat Laporan Filing System ... 36

Tabel 4.7 Pengujian Login ... 46

Tabel 4.8 Pengujian Menu Sirkulasi ... 48

Tabel 4.9 Pengujian Menu Katalog Filing System ... 50

Tabel 4.10 Pengujian Menu Admin ... 52

Tabel 4.11 Pengujian Menu Laporan ... 56

xiii

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Varia Usaha Beton Waru ... 15

Gambar 3.1 Management Information System ... 21

Gambar 4.1 Business Actor... 33

Gambar 4.2 Use Case Diagram ... 33

Gambar 4.3 Activity Diagram Login Filing System ... 37

Gambar 4.4 Activity Diagram Akses Menu Sirkulasi ... 38

Gambar 4.5 Activity Diagram Akses Menu Katalog Filing System ... 39

Gambar 4.6 Activity Diagram Akses Menu Admin ... 40

Gambar 4.7 Activity Diagram Laporan ... 41

Gambar 4.8 Sequence DiagramLogin Aplikasi ... 42

Gambar 4.9 Sequence Diagram Akses Sirkulasi pada Filing System ... 43

Gambar 4.10 Sequence Diagram Akses Katalog Filing System ... 43

Gambar 4.11 Sequence Diagram Akses Admin pada Filing System ... 44

Gambar 4.12 Sequence Diagram Laporan Trafik ... 44

Gambar 4.13 Class Diagram Filing System ... 45

Gambar 4.14.1 Tampilan Login ... 46

xiv

Gambar 4.16.1 Tampilan Halaman Sirkulasi (Tab Hasil Pencarian) ... 49

Gambar 4.16.2 Tampilan Halaman Sirkulasi (Tab info Anggota) ... 49

Gambar 4.17 Tampilan Halaman Katalog Filing System (Tab Cari) ... 50

Gambar 4.17.1 Tampilan Katalog (Tab Hasil Pencarian) ... 50

Gambar 4.17.2 Tampilan Halaman Katalog (Kearsipan baru) ... 51

Gambar 4.17.3 Tampilan Halaman Katalog (Info Arsip) ... 51

Gambar 4.18.1 Tampilan Halaman Admin (Tab Ringkasan Admin) ... 53

Gambar 4.18.2 Tampilan Halaman Admin (Tab Administrasi Staf) ... 53

Gambar 4.18.3 Tampilan Halaman Admin (Tab Seting Filing System)... 54

Gambar 4.18.4 Tampilan Halaman Admin (Tab Jenis Anggota) ... 54

Gambar 4.18.5 Tampilan Halaman Admin (Tab Cantuman Anggota) ... 54

Gambar 4.18.6 Tampilan Halaman Admin (Tab Tipe Filing System) ... 55

Gambar 4.18.7 Tampilan Halaman Admin (Tab Koleksi) ... 55

Gambar 4.18.8 Tampilan Halaman Admin (Tab Hak Pinjam) ... 55

Gambar 4.18.9 Tampilan Halaman Admin (Tab Tema) ... 56

Gambar 4.19.1 Tampilan Laporan (report list) ... 57

1

1.1 Latar Belakang

Perusahaan saat ini tidak hanya menjalankan suatu aktivitas bisnis yang dinilai dari tingkat keuntungan dan kerugian namun juga membutuhkan keseluruhan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnisnya. Keseluruhan data disusun secara sistematis menjadi informasi yang bermanfaat untuk masing-masing objek pengguna. Informasi terbagi-bagi menjadi beberapa bagian sesuai tingkatan penggunaan dalam tingkatan organisasi. Informasi yang sifatnya detil ditujukan untuk manajemen tingkat bawah atau teknis, informasi yang sifatnya umum ditujukan untuk manajemen tingkat atas yang tidak membutuhkan terlalu banyak informasi. Sedangkan untuk manajemen tingkat menegah, informasi yang disajikan merupakan gabungan informasi detil dan informasi umum.

Berdasarkan Undang-undang No.7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, dinyatakan bahwa arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu arsip otentik dan arsip tidak otentik.

1. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. 2. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi,film, mikrofilm, keluaran (print-out) komputer, dan media komputer seperti disket,dan sebagainya.

Secara sederhana dapat dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah setiap catatan (record/warkat) tertulis atau tercetak dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas, film, media komputer atau lainnya.

Arsip Aktif menurut International Council On Archives / ICA(1988) adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi.

Arsip Aktif menurut Association Of Records Managers and Administrator / ARM (1984) adalah Arsip yang secara tetap (regulary) masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi saat ini.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa arsip aktif mengandung unsur-unsur sebagai berikut : Informasi yang terekam berkaitan dengan kegiatan organisasi, sering digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi, Disimpan dan dikelola oleh unit asal (unit kerja pencipta arsip). Arsip aktif harus selalu siap

sedia saat diperlukan, dengan demikian hal yang terpenting dalam hal ini adalah kecepatan, ketepatan penemuan kembali (retrieval) arsip saat diperlukan.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, perumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana merancang filing system yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan khususnya pihak kearsipan.

2. Bagaimana merancang filing system dengan menyajikan data yang relevan dan akurat

3. Bagaimana menangani masalah arsip bersifat dinamis karena arsip akan terus berkembang seiring perkembangan organisasi.

1.3 Batasan Masalah

Pembuatan sistem dalam kerja praktek ini dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:

1. Sistem yang dibangun sesuai dengan data produk yang berlaku di PT. Varia Usaha Beton.

2. Sistem yang dibangun merupakan aplikasi filing system dalam bentuk katalog yang digunakan untuk melihat hasil dari kearsipan dokumen perusahaan dalam kurun waktu tahunan

3. Tidak menangani kegiatan transaksi perusahaan. 4. Aplikasi yang dibangun berbasis website.

5. Aplikasi yang dibangun menggunakan HTML,CSS,JQUERY,PHP dan Database MySQL.

1.4 Tujuan

Tujuan dari kerja praktek ini adalah menghasilkan aplikasi untuk informasi kegiatan dokumen kearsipan perusahaan dalam bentuk katalog.

Pembuatan sistem ini diharapkan dapat memberikan manfaat antara lain:

1. Membuat sistem informasi pengarsipan untuk memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan kearsipan perusahaan.

2. Dengan menggunakan sistem informasi pengarsipan dapat menyajikan data yang relevan dan akurat.

3. Membuat sistem informasi pengarsipan dengan menyediakan sarana dan penyimpanan arsip seta pengisian personil pengelola arsip

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan di dalam memahami persoalan dan pembahasannya, maka penulisan Laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dikemukakan hal–hal yang menjadi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai, manfaat serta sistematika penulisan laporan kerja praktek ini.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini membahas tentang gambaran umum PT. Varia Usaha Beton, struktur organisasi, dan deskripsi tugas setiap jabatan.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini membahas mengenai teori-teori yang berkaitan dengan penyelesaian tugas kerja praktek, yang didapatkan dari berbagai macam buku serta sumber-sumber terkait lainnya yang berhubungan dengan pembuatan aplikasi filing sistem.

BAB IV DESKRIPSI SISTEM

Bab ini membahas mengenai perancangan sistem, meliputi perancangan hierarki, perancangan proses, dan perancangan user interface.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini dibahas mengenai kesimpulan dari pembuatan aplikasi filing sistem untuk PT. Varia Usaha Beton terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk pengembangan sistem di masa mendatang.

6

2.1Gambaran Umum PT. Varia Usaha Beton

PT Varia Usaha Beton adalah perusahaan manufaktur berskala nasional yang bergerak di bidang pengadaan beton dan bangunan. Produk yang dihasilkan yaitu beton siap pakai ( ready mix concrete ), beton masonry (concrete masonry) dan beton pra cetak.

2.1.1 Sejarah Singkat PT Varia Usaha Beton

PT Varia Usaha Beton adalah perusahaan industri yang bergerak dalam bidang pengadaan beton dan bangunan. Pada tahap awal, yaitu pada 1 November 1978, PT Varia Usaha Beton merupakan Unit Usaha Samping PT Semen Gresik (Persero)yang meliputi :

1. Unit Usaha Beton Siap Pakai ( Remicon) 2. Unit Usaha Tegel dan Beton Ringan 3. Unit Usaha Pemecah Batu

Pada 1 Agustus 1988, PT Semen Gresik (Persero) menyerahkan Unit Usaha Samping tersebut kepada salah satu anak perusahaan yaitu PT Varia Usaha, sebagai salah satu divisi dari PT Varia Usaha yaitu Divisi Bahan Bangunan untuk dikelola dan dikembangkan.

Pada 3 Mei 1991, PT Varia Usaha memisahkan Unit Beton Siap Pakai (Remicon) dan Unit Tegel menjadi perusahaan yang berdiri sendiri yaitu PT Varia

Usaha Beton berdasarkan Akte Notaris Suyati Subadi, SH, Nomor 18/1991, dengan susunan pemegang saham sebagai berikut :

1. PT. Varia Usaha sebesar 63,3 %.

2. Yayasan Dana Pensiun Karyawan PT. Semen Gresik (Persero) sebesar 36,7 %.

PT Varia Usaha Beton mulai beroperasi pada 1 Juni 1991 sesuai dengan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) tanggal 31 Mei 1991. Pada tahun 1992, PT Varia Usaha menyerahkan pengelolaan Unit Usaha Batu ( Crushed Stones) yang berlokasi di Pandaan untuk dikelola oleh PT Varia Usaha Beton. Unit usaha ini mempunyai peranan yang sangat penting bagi perusahaan karena sebagian besar produktivitas perusahaan ini menggunakan batu pecah.

Tujuan jangka panjang perusahaan diantaranya melakukan perluasan atau ekspansi untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Dalam usaha untuk meningkatkanproduktivitas perusahaan, maka pada September 1994, PT Varia Usaha Beton melakukan perluasan usaha pertama pabrik Beton Ringan (Concrete Masonry) yang berlokasi di Ujung Pandang. Kemudian pada November 1994, dilakukan perluasan pabrik Beton Siap Pakai yang berlokasi di Semarang.

Pada April 1995, PT Varia Usaha Beton mulai mengembangkan berbagaikegiatan Usaha Jasa (Services), yang bertujuan untuk mendukung usaha pokok, yang meliputi pengoperasian pengelolaan Gudang Semen di Semarang, dan produksi TiangPancang Beton di Semarang serta ditunjuk sebagai agen produk Thermalite Block diIndonesia.

Pada tahun 1997, PT Varia Usaha Beton memperoleh Sertifikat Sistem Mutu ISO 9002 dari Lloyds Register Quality Assurance (LRQA), sehingga

memperkuat kedudukan PT Varia Usaha Beton sebagai salah satu penghasil beton siap pakai terkemuka di Indonesia. Pada tahun yang sama, perusahaan ini membuka unit usaha baru yaitu Unit Usaha Beton Pracetak / Prategang yang meliputi Tiang Pancang, Girder, Beam, Sleeper, dan lain-lain di Gresik serta mengadakan perluasan pabrik Beton Ringan di Semarang.

Seiring dengan pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi dan pesatnya perkembangan sektor konstruksi, khususnya pembangunan infrastuktur dan properti, PT Varia Usaha Beton ikut berpartisipasi melalui usaha penyediaan produk-produk Beton Siap Pakai, Beton Pracetak, Beton Masonry dan Batu Pecah Mesin (Base Coarse) serta bahan bangunan lainnya yang berbahan baku semen. Dengan dukungan staf dan karyawan yang berpengalaman di bidang beton, peralatan-peralatan yang tepat sertafasilitas grup, PT Varia Usaha Beton senantiasa mengutamakan kepuasan dan kepercayaan pelanggan, dengan menjamin bahwa produk yang dihasilkan dapat memenuhi mutu yang dipersyaratkan, penyerahan produk tepat waktu serta harga yang bersaing, maka PT Varia Usaha Beton dapat memperkuat hubungan bisnisnya.

Seiring dengan pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi dan pesatnya perkembangan sektor konstruksi, khususnya pembangunan infrastruktur dan properti, PT Varia Usaha Beton ikut berpartisipasi melalui usaha penyediaan produk-produk beton siap pakai, beton masonry dan batu pecah, mesin/base coarse, serta bahan bangunan lainnya yang berbahan baku semen.

Bisnis utama dari PT Varia Usaha Beton adalah menyediakan beton dan bahan bangunan kebutuhan di Jawa Timur yang meliputi pasokan batu pecah dan pasir dari tambang perusahaan sendiri. Selain beton siap pakai, perusahaan juga

memperluas layanan menyediakan beton pracetak seperti pile, girder, collar, saddle, dll. Perusahaan juga menyediakan berbagai produk beton masonry seperti tile, hollow block dan paving block. Sebagai pendukung bisnis utama, perusahaan juga menawarkan beberapa layanan seperti pergudangan semen, pompa beton dan pengerjaannya.

Dengan didukung staf karyawan yang berpengalaman di bidang beton, peralatan-peralatan yang tepat serta fasilitas group, perusahaan senantiasa mengutamakan kepuasan dan kepercayaan pelanggan, dengan menjamin bahwa produk yanh dihasilkan dapat memenuhi mutu yang dipersyaratkan, penyerahan produk tepat waktu serta harga yang bersaing.

Sejak tahun 1998 perusahaan telah memenuhi banyak kebutuhan akan bahan baku dan beton siap pakai di daerah Jawa Timur. Dengan pasokan bahan baku seperti semen dan aggregat yang dilakukan Semen Gresik selaku induk perusahaan dan bahan baku pasir serta batu pecah yang dipenuhi dari quarry sendiri. Perusahaan telah mengembangkan area bisnis kami hingga Jawa Tengah, Ujung Pandang dan Bali.

2.2Tujuan Perusahaan

Dalam menjalankan operasinya, setiap perusahaan pasti mempunyai tujuanyang merupakan sasaran maupun target yang hendak dicapai dalam batas waktu tertentu. Pada dasarnya setiap perusahaan industri mempunyai suatu tujuan yaitu untuk memperoleh keuntungan ( profit) yang sebesar-besarnya untuk kelangsungan hidup perusahaan. Demikian halnya dengan PT Varia Usaha Beton di Sidoarjo yang mengklasifikasikan tujuan dalam dua macam yaitu:

2.2.1 Tujuan Jangka Pendek

Tujuan jangka pendek merupakan tujuan yang ingin dicapai perusahaan dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Adapun tujuan tersebut adalah : 1. Mendapatkan laba yang wajar untuk pengembangan perusahaan.

2. Menjaga kontinuitas operasi perusahaan.

3. Meningkatkan sumber daya manusia dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja.

4. Meningkatkan pengawasan dan pengendalian terhadap kegiatan perusahaan. 5. Menaikkan omset penjualan.

6. Memenuhi kebutuhan bahan bangunan yang bermutu dengan layanan yang baik dengan harga yang bersaing.

7. Memberikan manfaat bagi masyarakat sekitarnya.

2.2.2 Tujuan Jangka Panjang

Tujuan jangka panjang ini merupakan kelanjutan dari tujuan jangka pendek yang hendak dicapai perusahaan dalam waktu lebih dari satu tahun. Tujuan tersebut yaitu :

1. Meningkatkan mutu hasil produksi secara terus-menerus.

2. Mengembangkan daerah pemasaran termasuk ke berbagai kota di Indonesia.

2.3Lokasi Perusahaan

Pemilihan lokasi perusahaan merupakan hal yang sangat penting dan harus diperhatikan oleh perusahaan. Lokasi yang tepat akan mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Seperti halnya dengan PT Varia Usaha

Beton yang memiliki lokasi strategis di Jalan Letjend. S. Parman 38 Waru, Sidoarjo yang merupakan pusat administrasi PT Varia Usaha Beton. Adapun penentuan lokasi perusahaan ini berdasarkan pertimbangan sebagaiberikut :

2.3.1 Faktor Primer

Faktor primer adalah faktor-faktor yang langsung mempengaruhi tujuanperusahaan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang. Adapun faktor-faktor yang termasuk dalam faktor utama, yang perlu diperhatikan dalam penataansuatu lokasi perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Faktor Bahan Baku

Bahan baku merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalammenjalankan aktivitas produksi. Oleh karena itu, penentuan lokasi yang strategis akan memudahkan perusahan dalam mendapatkan bahan baku yangdiperlukan. Bahan baku untuk kegiatan produksi diperoleh dari fly ash di PT Paiton dan PT Tjiwi Kimia, pasir di Lumajang, pasir Brantas di Mojokerto,batu pecah di Pandaan dan PT Semen Gresik.

2. Faktor Tenaga Kerja

Masalah tenaga kerja merupakan masalah yang sangat penting selain bahanbaku. Tersedianya tenaga kerja yang cukup akan mempengaruhi kelancaranproses produksi serta aktivitas perusahaan. Karena letak perusahaan dekatdengan pemukiman penduduk, yang berada di daerah Waru dan sekitarnya,maka kebutuhan tenaga kerja cukup tersedia. Untuk kegiatan produksi menggunakan tenaga kerja yang berasal dari daerah sekitar maupun luar kota.

3. Faktor Transportasi

Pengangkutan dan transportasi merupakan suatu faktor yang penting karenaberhubungan dengan pengangkutan bahan baku serta pengangkutan hasilproduksi ke daerah pemasaran. Dengan adanya sarana transportasi sertakelancaran arus barang yang diproduksi maka akan memperlancar kegiatan usaha perusahan, karena perusahaan tersebut terletak dekat dengan jalanprotokol..

4. Faktor Pemasaran

Pemasaran hasil produksi PT Varia Usaha Beton selama ini berjalan lancar.Dalam memproduksi sebagian besar didasarkan atas pesanan dari konsumen. Untuk itu, volume produksi tergantung pada pasar, dengan adanya kondisi tersebut perusahaan sangat dominan untuk mengoptimalkan kegiatan pemasaran dengan meningkatkan volume penjualan.

2.3.2 Faktor Sekunder

Faktor sekunder adalah faktor-faktor yang secara tidak langsung mempengaruhi tujuan dari perusahaan. Faktor-faktor sekunder antara lain:

1. Fasilitas Modal

Untuk memenuhi kebutuhan modal perusahaan, maka PT Varia Usaha Beton menggunakan modal sendiri dan modal dari luar yang berupa pinjaman dari bank. Untuk keperluan tersebut, perusahaan tidak mengalami kesulitan dalampendanaan, karena perusahaan tersebut cukup dikenal oleh bank-bank yangada di wilayah sekitarnya. Dan juga banyak lembaga perbankan yang menawarkan pinjamnan untuk pengembangan usahanya.

2. Kemungkinan Ekspansi

Mengingat area tanah disekitar perusahaan masih cukup luas dan didukung kemudahan tenaga kerja, bahan baku dan perkembangan pasar, dan adanya hasil riset pasar yang potensial di wilayah tersebut, maka perusahaan mendapat kemungkinan untuk melakukan ekspansi atau perluasan. Ekspansi ini tidak hanya dapat dilakukan di daerah yang berdekatan dengan perusahaan,tetapi juga dapat dilakukan di daerah yang jauh.

PT Varia Usaha Beton memiliki lima lokasi pabrik antara lain :

1). Pabrik Beton Siap Pakai I, Beton Pracetak, dan Beton Ringan di desa Segoromadu, Gresik..

2). Pabrik Beton Siap Pakai II dan Beton Ringan II yang terletak di JalanLetjen. S. Parman 38 Waru, Sidoarjo.

3). Pabrik Pemecah Batu di desa Sumbersuko, kecamatan Gempol, Pasuruan..

4). Pabrik Beton Siap Pakai dan Beton Ringan II dan Pergudangan Semen didesa Sayung km.10 Jalan Raya Semarang – Demak..

5). Pabrik Beton Ringan III di kawasan Industri Makasar (KIMA), JalanKima Raya 2, Ujung Pandang.

2.4Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan alat terpenting bagi perusahaan dalammencapai tujuannya, dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka dapatmenggambarkan kedudukan atau bagian yang dilibatkan dalam operasi perusahaan.Dengan dibuatnya struktur organisasi yang baik oleh perusahaan,

maka akan adapemisahan bagian, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing bagian yang jelasdengan tujuan agar tidak menimbulkan penumpukan perkerjaan atau tugas.

Setiap perusahaan atau organisasi memerlukan suatu susunan atau struktur tertentu untuk fungsi wewenang dan tanggung jawab bagi setiap individu yang terlibat dalam organisasi tersebut. Dengan adanya struktur tersebut diharapkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap bagian yang ada dalam organisasi dapat diarahkansecara terpadu untuk mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi menurut pola hubungan kerja dan tanggung jawab dari pimpinan sampai pada satuan-satuan terbawah PT Varia Usaha Beton menerapkan struktur organisasi yang berbentuk garis (lineorganization). Hal ini karena secara umum terdapat pengendalian yang terencana dan menyeluruh atas semua aktivitas serta berada di bawah pengawasan pimpinan. Alur wewenang dan tanggung jawab tersebut untuk menjamin kelancaran aktivitas yangdilakukan.

Pada struktur organisasi garis, kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan dari yang teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan tertentu dan masing-masing memberi pertanggung jawaban tugasnya kepada atasan tersebut. Disini, seseorang hanya bertanggung jawab kepada satu orang atasan saja. Oleh karena itu, setiap atasan dituntut berpengetahuan yang serba guna, karena atasan tersebut tidak mempunyai pembantu ahli. Keuntungan dari struktur organisasi garis yaitu disiplin dan pengawasan menjadi mudah karena jelasnya saluran perintah serta garis tanggung jawab dan alur wewenang bersifat sederhana sehingga lebih mudah dimengerti.

Dengan sistem desentralisasi, sedapat mungkin diperlukan kesatuan perintah dan pengawasan agar nantinya dapat menghasilkan divisi yang benar-benar terarah dan dapat terkendali dengan jelas.

Adapun bagan organisasi PT Varia Usaha Beton nampak pada Gambar 2.1 berikut ini.

Sumber : data intern PT Varia Usaha Beton

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Varia Usaha Beton Waru

Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut: a. Direktur Utama

1) Memimpin perusahaan, mengelola dan mengkoordinir setiap organ yangada di perusahaan dan seluruh kegiatan yang ada dibawahnya.

2) Menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan yang hendak dicapai beserta kebijakan umumnya serta merencanakan dan menyusun rencana kerja dan pelaksanaannya.

4) Memilih bawahan yang sesuai dengan kebutuhan yang ada dalamperusahaan.

5) Mewakili perusahaan dalam hal-hal tertentu yang ada hubungannyadengan kepentingan perusahaan baik internal maupun eksternal.

b. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum

1) Melakukan penerimaan karyawan baru dengan mengadakan seleksi calokaryawan terlebih dahulu.

2) Mengadakan pelatihan (training) dan diklat kepada karyawan dan bertanggung jawab atas penegakkan peraturan dalam perusahaan.

c. Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi

1) Membuat rencana anggaran penerimaan dan pengeluaran kas.

2) Memonitor dan mengevaluasi mengenai penerimaan dan pengeluaran kas. 3) Memberikan argumentasi kepada Direksi mengenai posisi

laporankeuangan yang telah dibuat serta merencanakan kegiatan keuangan dan akuntansi.

4) Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yangada untuk menjamin kelancaran kegiatan akuntansi dan keuangan.

5) Mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan akuntansi dankeuangan.

d. Kepala Bagian Pergudangan dan Pengadaan

1) Merencanakan kegiatan pengadaan dan pergudangan.

2) Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yangada untuk menjamin kelancaran kegiatan pengadaan dan pergudangan.

3) Menetapkan dan mengevaluasi supplier terseleksi, memastikan kelengkapan operasi dan menjamin tersedianya stok material yang aman dan tepat serta menjamin prosedur penanganannya.

4) Mengevaluasi dan melaporkan seluruh kegiatan pengadaan dan pergudangan.

e. Kepala Bagian Sistem Informasi dan ISO

1) Menyusun rencana kerja dan pengembangan sistem serta pengendaliannya. 2) Melaksanakan koordinasi dalam penyelesaian setiap kegiatan system

perusahaan.

3) Menyusun sistem evaluasi laporan perusahaan.

4) Melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan penugasan Direksi.

5) Merencanakan kegiatan pengembangan program komputerisasi dan pemeliharaannya.

6) Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yangada untuk menjamin kelancaran kegiatan komputerisasi.

f. Kepala Bagian Jaminan Mutu dan Penelitian Pengembangan

1) Melaksanakan kegiatan pengendalian seluruh proses produksi yang meliputi:

(1) Pengendalian mutu seluruh produksi termasuk persiapan bahan bakudan pengadaan bahan (proportioning mixing, including, curring) sesuai hasil penelitian dan percobaan di laboratorium intern.

(2) Monitoring dan melaksanakan pengujian yang berhubungan dalam proses dan produk jadi.

2) Melaksanakan penelitian dan pengembangan produk yang meliputi:

(1) Meneliti keunggulan dan kelemahan produk-produk pesaing agar produk yang dihasilkan perusahaan dapat bersaing di pasaran.

(2) Melaksanakan pengembangan-pengembanagn terhadap produk-produk yang dihasilkan perusahaan agar memiliki keunggulan-keunggulansecara tepat dalam menghadapi produk pesaing.

g. Kepala Bagian Pemeliharaan

1) Mengkoordinir, merencanakan, mengarahkan dan mengawasi kegiatan pemeliharaan alat produksi.

2) Merencanakan dan mengatur jadwal pemeliharaan alat produksi agar selalu tetap dan beroperasi secara maksimal.

3) Menyusun rencana kerja anggaran perusahaan untuk bidang pemeliharaan. 4) Mengevaluasi dan membuat laporan kegiatan pemeliharaan.

h. Kepala Bagian Pemasaran

1) Membuat kebijakan di bagian pemasaran untuk masa mendatang. 2) Membuat laporan penjualan pada periode tertentu.

3) Melakukan evaluasi terhadap keberhasilan pemasaran dalam periode tertentu.

i. Satuan Pengawas Intern

1) Memberikan masukan kepada Direktur dalam membuat suatu kebijakan yang akan ditetapkan.

3) Melakukan pengembangan sistem terhadap sistem yang lama bila diperlukan.

4) Merencanakan kegiatan pengawasan intern.

5) Mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan-kegiatan pengawasan intern.

6) Mengkoordinasikan dan mengkombinasikan seluruh sumber daya yang ada untuk menjamin kelancaran kegiatan intern.

20

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi 3.1.1 Sistem

Menurut Herlambang (2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.

3.1.2 Sistem Informasi

Menurut Herlambang (2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga

sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.

3.1.3 Sistem Informasi Manajemen

Menurut Bagus Kurniawan (2002:1) menyatakan bahwa sistem informasi manajemen (SIM) merupakan sebuah sistem terstruktur yang digunakan untuk mengelola data secara terkomputerisasi. Informasi yang dihasilkan dari suatu sistem informasi manajemen menjelaskan mengenai berbagai hal yang telah terjadi di masa lalu, yang sedang terjadi sekarang dan yang mungkin terjadi di masa depan. Didalam sistem informasi manajemen terdapat level atau tingkatan manajemen yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

MIS for strategic and policy planning and decision making

Management Information for tactical planninga and decision

making

Management information for operational planning , decision making and control

Transaction processing inquiry response Gambar 3.1 Management Information System

3.1.4 Analisa dan Perancangan Sistem

Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

3.2 Konsep Dasar Basis Data 3.2.1 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem

menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk

menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu

(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis

Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat

opsional).

Tabel 3.1 Keuntungan dan Kerugian Sistem Basis Data

Keuntungan Sistem Basis Data Kerugian Sistem Basis Data

Mengurangi Kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas

data yang berbeda-beda sehingga

update dilakukan berulang-ulang

Diperlukan tempat penyimpanan yang besar

Mencegah ketidakkonsistenan Diperlukan tenaga yang terampil dalam

mengolah data

Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang

Perangkat lunaknya mahal

Integritas dapat dipertahankan Kerusakan sistem basis data dapat

mempengaruhi department yang terkait

3.2.2 Database

Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang

berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan sebuah file.

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan

data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang

diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah

pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan

pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai),

masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data

independence (kebebasan data).

3.2.3 Database Management System

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)

merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

3.3 Interaksi Manusia dan Komputer

Menurut Rizky (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.

Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama,

sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem.

Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala dan produktifitas.

3.4 PHP

Menurut Rasmus Lerdorf, Kevin Tatroe dan Peter Maclntyre (2006:5), PHP (akronim dari PHP Hypertext Preprocessor) merupakan bahasa pemrograman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memproses data

dinamis. PHP dikatakan sebagai sebuah server-side embedded script language

artinya sintaks-sintaks dan perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan oleh server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa. Aplikasi-aplikasi yang dibangun oleh PHP memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server. Pada prinsipnya server akan bekerja apabila ada permintaan dari client. Dalam hal ini client menggunakan kode-kode PHP untuk mengirimkan permintaan ke server. Ketika menggunakan

PHP sebagai server-side embedded script language maka server akan melakukan

hal-hal sebagai berikut:

1. membaca permintaan dari client/browser

2. mencari halaman/page di server

3. melakukan instruksi yang diberikan oleh PHP untuk melakukan modifikasi

4. mengirim kembali halaman tersebut kepada client melalui internet atau intranet.

3.4.1 Sejarah PHP

Menurut Rasmus Lerdorf, Kevin Tatroe dan Peter Maclntyre (2006:2), PHP diciptakan oleh Rasmus Lerdorf, seorang programmer Unix dan Perl. Semula PHP hanya digunakan untuk mencatat jumlah pengunjung yang melihat resume Rasmus Lerdorf. Skrip ini selanjutnya dikemas menjadi tool yang disebut

“Personal Home Page”. Paket inilah yang menjadi cikal bakal PHP.

Pada bulan September-Oktober 1995, Rasmus menciptakan PHP/FI

Versi 2.0. Pada versi ini programmer dapat menempelkan kode terstruktur di

dalam tag HTML dan kode ini juga bisa berkomunikasi dengan database dan melakukan perhitungan-perhitungan yang kompleks sambil jalan. Pada tanggal 6 Juni 1998, PHP versi 3.0 berhasil dirilis. PHP 3 ini mempunyai kinerja yang lebih

tinggi, berkemampuan object-oriented , syntax highlighting, array multidimensi

dan dapat diperluas melalui mekanisme extension. Dukungan dan fiturnya pun

jauh bertambah. PHP merupakan salah satu bahasa yang populer.

3.4.2 Fitur-Fitur PHP

Menurut Rasmus Lerdorf (2006:4), Fitur-fitur yang dimiliki PHP antara lain:

1. Acces Logging

2. Access Restriction

3. mSQL Support

4. postgre support

6. RFC-1867 file upload support 7. Variable, arrays, associative arrays

8. User defined function with static variable and recursion 9. Conditional while and loops

10.Extended regular expressions

11.Raw HTTP header control

12.Dynamic GIF image creation

3.4.3 Cara Kerja PHP

Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh

browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator) atau dikenal dengan

sebutan alamat internet, browser mendapatkan alamat dari web server, mengidentifikasi halaman yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh web server. Informasi yang disampaikan ke web server antara lain adalah nama browser, versinya dan sistem operasinya.

Selanjutnya, web server akan mencarikan berkas yang diminta dan

memberikan isinya ke browser. Browser yang medapatkan isinya segera

melakukan proses penerjemahan kode HTML dan menampilkannya ke layar pemakai. Jika yang diminta adalah sebuah halaman PHP, maka prinsipnya serupa dengan kode HTML hanya saja, ketika berkas PHP yang diminta didapatkan oleh web server, isinya segera dikirimkan ke mesin PHP dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke web server,

3.5 Unified Modelling Language (UML)

3.5.1 Sejarah Unified Modelling Language (UML)

Menurut Martin Fowler (2004:1), Unified Modelling Language (UML)

adalah sebuah "bahasa" yang telah menjadi standar dalam industri untuk menentukan, visualisasi, merancang dan mendokumentasikan artifact dari sistem software, untuk memodelkan bisnis dan sistem non software lainnya. UML merupakan suatu kumpulan teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam memodelkan sistem yang besar dan kompleks. Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa-bahasa berorientasi objek seperti C++, Java, VB.NET. Walaupun demikian, UML tetap dapat digunakan untuk modeling aplikasi prosedural dalam VB atau C.

Seperti syntax/semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna bahasa-bahasa lainnya, UML mendefinisikan notasi dan syntax/semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna tertentu, dan UML syntax mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat dikombinasikan. Notasi UML terutama diturunkan dari 3 notasi yang telah

OMT (Object Modeling Technique), dan Ivar Jacobson OOSE (Object-Oriented Software Engineering).

3.5.2 Artifak UML

UML menyediakan beberapa notasi dan artifact standar yang bisa digunakan sebagai alat komunikasi bagi para pelaku dalam proses analisis dan desain. Menurut Martin Fowler (2004:3), Artifak didalam UML didefinisikan sebagai informasi dalam bentuk yang digunakan atau dihasilkan dalam proses

pengembangan perangkat. Contohnya adalah source code yang dihasilkan oleh

proses pemrograman. Yang harus diperhatikan untuk menjaga konsistensi antar artifak selama proses analisis dan desain adalah bahwa setiap perubahan yang terjadi pada satu artifact harus juga dilakukan pada atifact sebelumnya. Untuk membuat suatu model, UML memiliki diagram grafis sebagai berikut :

1. use case diagram

2. class diagram

3. behavior diagram

4. statechart diagram 5. activity diagram 6. interaction diagram

a. sequence diagram

b. collaboration diagram

13.implementation diagram

14.component diagram

Diagram-diagram tersebut diberi nama berdasarkan sudut pandang yang berbeda-beda terhadap sistem dalam proses analisis atau rekayasa. Dibuatnya berbagai jenis diagram diatas karena setiap sistem yang kompleks selalu paling baik jika melalui pendekatan himpunan berbagai sudut pandang yang kecil yang

satu sama lain hampir saling bebas (independent). Sudut pandang tunggal

senantiasa tidak mencukupi untuk melihat sistem yang besar dan kompleks. Diagram yang beda tersebut dapat menyatakan tingkatan yang berbeda-beda dalam proses rekayasa. Diagram-diagram tersebut dibuat agar model yang dibuat semakin mendekati realitas.

31

4.1Analisis Sistem

Berdasarkan hasil analisis terhadap laporan hasil kegiatan bisnis perusahaan, informasi yang disajikan dalam laporan tersebut belum dapat membantu perusahaan dalam melakukan Dari beberapa berita dan penjelasan diatas, maka perusahaan layak membutuhkan sebuah sistem yang menangani untuk memberi nama pada berkas dan meletakkannya pada media penyimpanan.

Oleh karena itu dirancanglah sebuah sistem yang sesuai dengan hasil pembahasan terhadap pihak PT. Varia Usaha Beton, yaitu rancang bangun sistem informasi filing system yang dapat menyajikan informasi Sistem yang dibutukan mampu menghasilkan laporan dan mampu memberikan informasi yang dibutuhkan untuk perubahan pada suatu dokumen aktif menjadi tidak aktif serta pengarsiapn dokumen tersebut.

4.2Analisa dan Perancangan Sistem yang Sedang Berjalan

Analisa dan Perancangan sistem menggunakan beberapa bahasa pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap sistem. Pemodelan sistem yang

digunakan adalah Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan

Class Diagram. Pada bab ini juga akan dijelaskan mengenai tahap testing dan implementasi dari aplikasi yang dirancang.

4.3Diagram Input Process Output (IPO)

Tabel 4.1 Diagram Input Process Output

Input Process Output

Variabel bagian kepegawaian

Proses menampilkan Filing System pada tiap dokumen arsip di tiap bagian kepegawaian sehingga mempermudah dalam proses peminjaman pada dokumen kearsipan Menampilkan informasi status peminjaman dokumen kearsipan Variabel Katalog Variabel JRA Proses menyimpaan dokumen dan keterangan dokumen kearsipan pada tiap bagian perusahaan sesuai dengan JRA (Jarak Retensi Arsip)

Menampilkan informasi laporan JRA serta letak penyimpanan dokumen kearsipan

4.4Diagram UML

UML dapat digunakan untuk memodelkan berbagai jenisistem, seperti

sistem software, sistem hardware dan organisasi.Namun secara umum UML

sekarang ini digunakan untuk dua kepentingan yaitu :

1. Untuk membuat model dalam proses software development.

2. Untuk memodelkan bisnis (business modeling)

4.4.1 Business Actor

Business Actor menggambarkan peran yang dimainkan oleh seseorang atau sesuatu yang dengannya bisnis berinteraksi.

Gambar 4.1 Business Actor

4.4.2 Use Case Diagram

Use Case Diagram menggambarkan tentang tindakan apa saja yang dapat aktor (user) lakukan terhadap aplikasi yang dibangun (fungsionalitas sistem).

Gambar 4.2 Use Case Diagram

Use case filing system pada gambar 4.2 menjelaskan hubungan antara aktor dengan fungsionalitas aplikasi. Dokumentasi mengenai use case yang dibuat adalah sebagai berikut.

business actor

PT VARIA USAHABETON

Kepala

kearsipan Karyawan

Kabag

Karyawan

(from business a...)

Kabag

(from business actor)

Kepala kearsipan

(from business a...)

Sirkulasi

Katalog

Laporan

Login

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>>

Admin

1. Dokumentasi Login Filing System

Tabel 4.2 Dokumentasi Login Filing System

USECASE Login Filing System

DESCRIPTION Use case ini menjelaskan mengenai fungsionalitas sistem

untuk melakukan login.

ACTOR Kepala Kearsipan

PRECONDITION  Kepala Kearsipan dapat mengakses halaman login Filing

System.

MAINFLOW  Sistem akan menampilkan tampilan login untuk masuk

ke dalam Filing System.

 Kepala Kearsipan mengisikan username dan password

pada textbox yang disediakan.

 Sistem akan melakukan proses validasi user dan

password. POST

CONDITION

 Sistem akan menampilkan Filing System.

2. Dokumentasi Mengakses Sirkulasi Filing System

Tabel 4.3 Dokumentasi Mengakses Sirkulasi Filing System

USECASE Mengakses Menu Sirkulasi Filing System

DESCRIPTION Use case ini menjelaskan mengenai fungsionalitas sistem

untuk mengakses Sirkulasi pada Filing System.

ACTOR Kepala Kearsipan

PRECONDITION  Kepala Kearsipan dapat mengakses Filing system

MAINFLOW  Kepala Kearsipan memilih menu sirkulasi pada navigasi

yang disediakan.

 Secara default sistem akan menampilkan pencarian

sirkulasi berdasarkan nomer kartu dan nama belakang dari anggota.

 Sistem akan mengolah data sirkulasi dari database Filing

 Kepala Kearsipan dapat mengubah informasi sirkulasi pada tiap anggota yang melakukan peminjaman dokumen kearsipan.

POST

CONDITION

 Sistem akan menampilkan informasi sirkulasi Filing

System dengan modul yang dipilih.

3. Dokumentasi Mengakses Katalog Filing System

Tabel 4.4 Dokumentasi Mengakses Katalog Filing System

USECASE Mengakses Menu Katalog Filing System

DESCRIPTION Use case ini menjelaskan mengenai fungsionalitas sistem

untuk mengakses Katalog Filing System.

ACTOR Kepala Kearsipan

PRECONDITION  Kepala Kearsipan dapat mengakses Filing system

MAINFLOW  Kepala Kearsipan memilih menu Katalog Filing System

pada navigasi yang disediakan.

 Secara default sistem akan menampilkan pencarian

berdasarkan nomer barcode dan frasa (Judul, Penulis, Obyek).

 Sistem akan mengolah data katalog dari database Filing

System.

 Kepala kearsipan dapat melakukan penyimpanan

dokumen kerasipan dengan menentukan Jarak Retensi Arsip (JRA) dan mengubah informasi kearsipan.

POST

CONDITION

 Sistem akan menampilkan laporan Katalog untuk

dokumen kearsipan per cabang.

 Laporan katalog adalah informasi dokumen kearsipan

4. Dokumentasi Mengakses Admin Filing System

Tabel 4.5 Dokumentasi Mengakses Admin Filing System

USECASE Mengakses Menu Admin Filing System

DESCRIPTION Use case ini menjelaskan mengenai fungsionalitas sistem

untuk mengakses menu admin pada Filing System

ACTOR Kepala Kearsipan

PRECONDITION  Kepala Kearsipan dapat mengakses Filing System.

MAINFLOW  Kepala Kearsipan memilih menu admin pada navigasi

yang disediakan.

 Secara default sistem akan menampilkan ringkasan

admin yang dapat dilakukan.

 Sistem akan mengolah data admin dari database Filing

System.

 Kepala Kearsipan dapat mengubah tampilan Filing

System, penambahan staff, pengaturan Filing System dan informasi admin yang tersedia .

POST

CONDITION

 Sistem akan menampilkan informasi admin pada Filing

System.

5. Dokumentasi Lihat Laporan Filing System

Tabel 4.6 Dokumentasi Lihat Laporan Filing System

USECASE Lihat Laporan Filing System

DESCRIPTION Use case ini menjelaskan mengenai fungsionalitas sistem

untuk mengakses laporan Jarak Retensi Arsip pada Filing System.

ACTOR Kepala Kearsipan

PRECONDITION  Kepala kearsipan dapat mengakses Filing System.

MAINFLOW  Kepala Kerasipan memilih menu laporan pada navigasi

yang disediakan.

Filing System.

 Sistem akan mengolah data laporan dari database Filing

System.

 Kepala Kearsipan melihat konfigurasi periode laporan

JRA yang akan ditampilkan pada combo box periode.

POST

CONDITION

 Sistem akan menampilkan laporan JRA untuk per

periode.

4.4.3 Activity Diagram

Pada sistem informasi eksekutif ini, activity diagram berfungsi untuk

mendeskripsikan suatu alur proses aktivitas yang terjadi, mulai dari awal sampai akhir. Masing-masing aktivitas yang terjadi akan dijelaskan sebagai berikut.

1. Activity DiagramLogin Filing System

Activity diagram untuk login Filing System adalah seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.3.

Gambar 4.3 Activity Diagram Login Filing System.

Alur aktivitas yang terjadi akan dijelaskan sebagai berikut.

a. Kepala Kearsipan memasukkan username dan password pada halaman

login Filing System.

Start Login Memasukan Username dan Password Menampilakan Hal. Login Mencocokkan Username dan Password validasi Redirect ke Menu Admin ya end login Tampilan Halaman Login tidak Sistem

b. Pada proses selanjutnya sistem akan mencocokkan username dan

password. Username dan password tersebut akan dicocokkan dengan

daftar user yang ada.

c. Apabila username dan password benar maka sistem akan me-redirect

halaman ke halaman Filing System Filing System dan sebaliknya

apabila username dan password salah maka pesan kesalahan login

akan ditampilkan dan Kepala Kearsipan harus mengisikan username

dan password kembali pada halaman login.

2. Activity Diagram Akses Menu Sirkulasi pada Filing System.

Activity diagram untuk akses menu Sirkulasi pada Filing System adalah seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.4.

Gambar 4.4 Activity Diagram Akses Menu Sirkulasi.

Alur aktivitas yang terjadi akan dijelaskan sebagai berikut.

a. Aktivitas dimulai dari Kepala Kearsipan yang mengakses Filing

System.

b. Selanjutnya Kepala Kearsipan akan memilih menu sirkulasi yang

terdapat pada halaman Filing System.

c. Kemudian Kepala Kearsiapan akan mengolah data sirkulasi dari

database. Data yang diolah tersebut disesuaikan dengan anggota yang

pilih Menu Sirkulasi Maitenance Anggota Maintenance Anggota Input Anggota Baru Pengembalia n tidak

Input Data Anggota Baru

Maitenance pengembalian

Meny impan Data Menampilkan Maintenance Data Anggota Menampilkan Halaman Pengengembalian y a tidak y a tidak y a Sistem Kepala Kearsipan : Kepala kearsipan

dipilih. Secara default sistem akan menampilkan pencarian berdasarkan nomer kartu dan nama belakang dari anggota.

d. Data yang telah diolah tersebut kemudian akan ditampilkan dalam

bentuk tabel.

3. Activity Diagram Katalog Filing System.

Activity diagram untuk menu Katalog Filing System adalah seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.5.

Gambar 4.5 Activity Diagram Akses Menu Katalog Filing System.

Alur aktivitas yang terjadi akan dijelaskan sebagai berikut.

a. Aktivitas dimulai dari Kepala Kearsipan yang mengakses Filing

System.

b. Selanjutnya Kepala Kearsipan akan memilih menu Katalog Filing

System yang terdapat pada halaman Filing System.

c. Kemudian Kepala Kearsiapan akan mengolah data katalog dari

database. Data yang diolah tersebut disesuaikan dengan dokumen kearsipan yang dipilih dan menentukan Jarak Retensi Arsip tiap

dokumen kearsipan. Secara default sistem akan menampilkan

pencarian berdasarkan nomer barcode dan frasa (Judul, Penulis, Obyek).

d. Data yang telah diolah tersebut kemudian akan ditampilkan dalam

bentuk tabel. Maintenance Kearsipan cari arsip Pilih Menu Katalog tidak Tambah Arsip tidak Menampilkan Maintenance kearsipan ya Simpan Data ya Menampilkan Katalog Kearsipan Katalog Kearsipan Karyaw an : Karyaw an Sistem

4. Activity Diagram Admin

Activity diagram untuk menu Admin adalah seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.6.

Gambar 4.6 Activity Diagram Akses Menu Admin

Alur aktivitas yang terjadi akan dijelaskan sebagai berikut.

a. Aktivitas dimulai dari Kepala Kearsipan yang mengakses Filing

System.

b. Selanjutnya Kepala Kearsipan akan memilih menu admin yang

terdapat pada halaman Filing System.

c. Kemudian sistem secara otomatis akan mengolah data admin dari

database. Data yang diolah tersebut disesuaikan kebutuhan admin

dalam pengaturan filing system. Secara default sistem akan

menampilkan ringkasan admin maka Kepala Kearsipan dapat

melakukan pemilihan menu admin pada halaman Filing System.

d. Data yang telah diolah tersebut kemudian akan ditampilkan dalam

bentuk laporan tabel. 5. Activity Diagram Laporan

Activity diagram untuk laporan adalah seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.7.

pilih menu Admin

admin staf f tidak tampilan tidak Jenis Anggota tidak Jabatan Anggota tidak Jenis tidak Koleksi tidak Hak Pinjam tidak Theme tidak Maintenance admin staf f

Maintenance Tampilan Maintenance Jenis Anggota Maintenance Jenis Maintenance Koleksi Maintenance Hak Pinjam Maintenance Theme Maintenance Jabatan Anggota Menampilkan Maintenance admin staf f y a Menampilkan Maintenance Tampilan y a Menampilkan Maintenance Jenis Anggota y a Menampilkan Maintenance Jabatan Anggota y a Menampilkan Maintenance Jenis y a Menampilkan Maintenance Koleksi y a Menampilkan Maintenance Hak Pinjam y a Menampilkan Maintenance Theme y a Simpan Data Sistem

Gambar 4.7 Activity Diagram Laporan Alur aktivitas yang terjadi akan dijelaskan sebagai berikut.

a. Aktivitas dimulai dari Kepala Kearsipan yang mengakses Filing

System.

b. Selanjutnya Kepala Kearsipan akan memilih menu laporan yang

terdapat pada halaman Filing System.

c. Kemudian sistem secara otomatis akan mengolah data laporan sesuai

dengan penyimpan kearsipan pada katalog. Data yang diolah tersebut disesuaikan dengan periode yang dipilih berdasarkan tahun. Secara

default sistem akan menampilkan daftar laporan maka Kepala Kearsipan dapat memilih melakukan pemilihan periode pada halaman

Filing System.

d. Data yang telah diolah tersebut kemudian akan ditampilkan dalam

bentuk laporan tabel.

Mengakses Menu Laporan

Memilih Menu JRA

Memilih Periode Laporan

JRA

Menyerahkan Laporan JRA

Menapilkan laporan JRA

Laporan JRA Kabag : Kabag Sistem

4.4.4 Sequence Diagram

Sequence Diagram merupakan salah satu dari diagram UML (Unified

Modelling Language) dan diagram ini menggambarkan mengenai

hubungan/interaksi yang dilakukan antar obyek yang ada serta komunikasi yang dilakukan antar obyek tersebut. Melalui sequence diagram, alur interaksi dan komunikasi yang dilakukan antar obyek dalam rancang bangun sistem informasi

eksekutif PT. Varia Usaha Beton dapat lebih dipahami. Sequence diagram yang

dirancang terdiri dari login, akses Filing System, dan proses lihat laporan yang ada

dalam Filing System.

Berikut adalah sequence diagram dari sistem informasi eksekutif yang dirancang.

1. Sequence DiagramLogin FILING SYSTEM

Gambar 4.8 Sequence DiagramLogin Aplikasi

Pada gambar 4.8 di atas menggambarkan mengenai interaksi yang dilakukan oleh Kepala Kearsipan sebagai pengguna terhadap aplikasi. Pada

sequence diagram tersebut, pengguna berinteraksi dengan boundary form login

dan mengisikan username serta password yang digunakan untuk mengakses

Filing System. Data login yang masuk kemudian diproses oleh control Data User

yang mengecek kebenaran username dan mencocokkannya dengan data yang ada

pada entity user. Apabila data login yang dimasukkan benar maka pesan balik

berupa status login berhasil kepada boundary form login dan tujuan akhirnya

adalah berhasil login dan redirect ke halaman Filing System.

: Kepala

kearsipan _{: Form Login}

: Control Data User : Users : Login Filing system 1: Input Username & Password

2: checkLogin(loginData)

3: getUserData(loginData) 4: return(loginStatus) 5: DisplayStatus(success)

2. Sequence Diagram Akses Sirkulasi pada Filing System

Gambar 4.9 Sequence Diagram Akses Sirkulasi pada Filing System.

Pada gambar 4.9 menggambarkan mengenai sequence diagram ketika Kepala Kearsipan mengakses menu sirkulasi yang terdapat pada Filing System. 3. Sequence Diagram Akses Katalog Filing System.

Gambar 4.10 Sequence Diagram Akses Katalog Filing System.

Pada gambar 4.10 menggambarkan mengenai sequence diagram ketika Kepala Kearsipan mengakses menu katalog filing system yang terdapat pada Filing System.

: Kepala kearsipan

: Layar Utama Sistem Filing : Control Sirkulasi FS : Data Sirkulasi _{: DataSheetSirkulasi} 1: SelectMenu

2: GetMenu

3: GetData

4: ReturnData 5: ReturnMenu

6: Display()

: Kepala

kearsipan : Layar Utama Sistem Filing : Control Katalog FS : Data Katalog FS : Filing System Report 1: SelectMenu

2: GetMenu

3: GetData

4: ReturnData 5: ReturnMenu

6: Display

7: setParameter

8: GetDrillDown

9: GetFSdetail

10: ReturnFSDetail 11: ReturnDrillDown

4. Sequence Diagram Akses Admin pada Filing System.

Gambar 4.11 Sequence Diagram Akses Admin pada Filing System.

Pada gambar 4.11 menggambarkan mengenai sequence diagram ketika Kepala Kearsipan mengakses menu admin yang terdapat pada Filing System. 5. Sequence Diagram Laporan pada Filing System

Gambar 4.12 Sequence Diagram Laporan

Pada gambar 4.12 menggambarkan mengenai sequence diagram ketika Kepala Kearsipan mengakses laporan yang terdapat pada Filing System.

4.4.5 Class Diagram

Class Diagram sistem informasi eksekutif menjelaskan hubungan antar tabel pada database yang digunakan oleh aplikasi. Berikut ini adalah gambar class diagram yang terjadi pada Filing System.

: Kepala

kearsipan : Layar Utama Sistem Filing : Control Filing _System : Data Filing System : Datasheet Filing System 1: selectMenu

2: getMenu

3: getData 4: ReturnData

5: returnMenu()

6: Display()

: Kepala

kearsipan : Layar Utama Sistem Filing : Control Filing System : Data Filing System : Filing System Report 1: SelectMenu

2: GetMenu

3: GetData

4: ReturnData 5: ReturnMenu

Gambar 4.13 Class Diagram Filing System

4.5 Testing dan Implementasi Sistem

Tahapan ini merupakan tahapan dimana akan dilakukan uji coba pada sistem sehingga siap untuk diimplementasikan. Proses pengujian menggunakan Black Box Testing dimana aplikasi akan diuji dengan melakukan berbagai percobaan untuk membuktikan apakah aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.

4.5.1 Hasil Testing

1. Halaman Awal (Login)

Gambar 4.14.1 merupakan tampilan halaman awal saat pertama kali

aplikasi dijalankan. Pada tampilan ini pihak eksekutif melakukan login

sesuai dengan username dan password yang diberikan. Sistem akan

otomatis melakukan pengecekan terhadap username dan password yang

diberikan. Jika username dan password sesuai maka login session akan

disimpan dan secara otomatis halaman akan redirect ke halaman beranda

Pengujian

Tabel 4.7 Pengujian Login

No Tujuan Input Hasil yang

diharapkan

Output sistem

1 Uji coba sistem

login aplikasi FILING SYSTEM.

Username : Filing Systemuser

Password : Filing

Systempassword

Login berhasil dan halaman akan di-redirect ke halaman Filing System. Halaman Filing System berhasil diakses. (gambar 4.14.1)

2 Uji coba sistem

login aplikasi FILING SYSTEM.

Username : bukan Filing System user

Password : bukan Filing System password Login gagal dan pesan kesalahan

login akan muncul.

Muncul pesan kesalahan

gagal login.

(gambar 4.14.2)

Gambar 4.14.1 Tampilan Login

Gambar 4.14.1 merupakan tampilan awal ketika pengguna pertama

kali mengakses halaman FILING SYSTEM. Halaman login ini digunakan

untuk melakukan otentikasi pengguna yang ingin mengakses halaman Filing System.

Gambar 4.14.2 Tampilan Login Gagal

2. Halaman Beranda

Gambar 4.15 merupakan tampilan halaman beranda saat pengguna

telah berhasil masuk setelah melalui proses login. Pada halaman ini

terdapat beberapa menu navigasi, di antaranya adalah menu Home, Sirkulasi, Katalog Filing System, Admin dan Laporan. Menu Home digunakan untuk menampilkan halaman awal Filing System/beranda seperti terlihat pada gambar 4.15. Menu Sirkulasi digunakan untuk menampilkan sirkulasi anggota kearsipan yang melakukan peminjaman dokumen kearsipan seperti terlihat pada gambar 4.16 Menu Katalog Filing System digunakan untuk menampilkan pencarian dokumen kearsiapan dengan katalog filing system seperti terlihat pada gambar 4.17. Menu Admin digunakan untuk menampilkan pengaturan pada Filing System seperti terlihat pada gambar 4.18.1. Menu Laporan digunakan untuk menampilkan laporan dari penyimpanan kearsipan sesuai denagn Jarak Retensi Arsip (JRA) seperti terlihat pada gambar 4.19. Selanjutnya untuk menu OPAC (Online Public Access Catalog) digunakan untuk menampilkan halaman Katalog Filing System untuk anggota, pada halaman hanya disediakan pencarian katalog filing system saja seperti terlihat pada gambar 4.20.1.

Gambar 4.15 Tampilan Halaman Beranda

3. Halaman Sirkulasi

Halaman Sirkulasi digunakan untuk memproses hal-hal yang berhubungan dengan keangotaan seperti menelusuri keanggotaan berdasarkan nama atau nomor kartu, menambahbahkan anggota baru dan sirkulasi peminjaman koleksi seperti pada gambar 4.16 Pada tampilan tersebut terdapat beberapa fitur yang dapat dirubah sesuai kebutuhan yang diantaranya terdiri dari pilihan untuk sirkulasi peminjaman.

Gambar 4.16 Tampilan Halaman Sirkulasi

Pengujian

Tabel 4.8 Pengujian Menu Sirkulasi

No Tujuan Input Hasil yang

diharapkan

Output sistem

1 Uji coba menu

Sirkulasi

Menu : Sirkulasi

Pencarian keanggotaan berdasarkan nama atau nomor kartu

Pencarian keanggotaan berdasarkan nama atau nomor kartu

akan tampil. ditampilkan. (Gambar 4.16.1)

2 Uji coba tab

menambahbahkan anggota baru

Tab Tambah Anggota Baru

Menambahkan keanggotaan baru akan tampil.

Menambahkan keanggotaan baru berhasil ditampilkan. (Gambar 4.16.2)

Gambar 4.16.1 Tampilan Halaman Sirkulasi (Tab Hasil Pencarian)

Gambar 4.16.2 Tampilan Halaman Sirkulasi (Tab info Anggota).

4. Halaman Katalog Filing Sytem

Halaman Katalog Filing System menampilkan informasi dokumen kearsipan seperti menelusuri dokumen kearsipan berdasarkan nomor barcode atau frasa (Judul, Penulis, Subyek) terlihat pada gambar 4.17. Pada tampilan tersebut terdapat beberapa fitur yang dapat dirubah sesuai

kebutuhan yang diantaranya terdiri dari penentuan jarak retensi arsip serta perubahan informasi pada dokumen kearsipan.

Gambar 4.17 Tampilan Halaman Katalog Filing System (Tab Cari)

Pengujian

Tabel 4.9 Pengujian Menu Katalog Filing System

No Tujuan Input Hasil yang

diharapkan

Output sistem

1 Uji coba menu

Katalog Filing System Menu : Katalog Filing System Penelusuran Dokumen kearsipan berdasarkan frasa akan tampil. Penelusuran Dokumen kearsipan berdasarkan frasa berhasil ditampilkan. (Gambar 4.17.1)

2 Uji coba tab

Kearsipan Baru Tab Kearsipan Baru Menambahkan kearsipan baru akan tampil Menambahkan kearsipan baru berhasil ditampilkan. (Gambar 4.17.2 dan 4.17.3)

Gambar 4.17.2 Tampilan Halaman Katalog (Kearsipan baru)

Gambar 4.17.3 Tampilan Halaman Katalog (Info Arsip)

5. Halaman Admin

Halaman admin menampilkan informasi pengaturan pada filing system seperti terlihat pada gambar 4.18.1. Pada tampilan tersebut terdapat beberapa fitur yang dapat dirubah sesuai kebutuhan karena memiliki otoritas penuh untuk mengelola resouce seperti mengedit, menambah atau penghapus suatu data.

Pengujian

Tabel 4.10 Pengujian Menu Admin

No Tujuan Input Hasil yang

diharapkan

Output sistem

1 Uji coba menu Admin Menu :

Admin Laporan Ringkasan admin akan tampil. Laporan Ringkasan admin berhasil ditampilkan. (Gambar 4.18.1)

2 Uji coba tab

Admistrasi staff Tab Admistrasi staff Laporan Admistrasi staff akan tampil. Laporan Admistrasi staff berhasil ditampilkan. (Gambar 4.18.2)

3 Uji coba tabSeting

Filing System Tab Seting Filing System Laporan Seting Filing System akan tampil. Laporan Seting Filing System berhasil ditampilkan. (Gambar 4.18.3)

4 Uji coba tab Jenis

Anggota Tab Jenis Anggota Laporan Jenis Anggota akan tampil. Laporan Jenis Anggota berhasil ditampilkan. (Gambar 4.18.4)

5 Uji coba tab

Cantuman Anggota Tab Cantuman Anggota Laporan Cantuman Anggota akan tampil. Laporan Cantuman Anggota berhasil ditampilkan. (Gambar 4.18.5)

6 Uji coba tab Tipe

Filing System Tab Tipe Filing System Laporan Tipe Filing System akan tampil. Laporan Tipe Filing System berhasil ditampilkan. (Gambar 4.18.6)

7 Uji coba tab Koleksi Tab Koleksi Laporan

Koleksi akan

Laporan Koleksi

tampil. berhasil ditampilkan. (Gambar 4.18.7)

8 Uji coba tab Hak

Pinjam

Tab Hak Pinjam

Laporan Hak Pinjam akan tampil.

Laporan Hak Pinjam berhasil ditampilkan. (Gambar 4.18.8)

9 Uji coba tab Tema Tab Tema Laporan

Tema akan tampil.

Laporan Tema berhasil ditampilkan. (Gambar 4.18.9)

Gambar 4.18.1 Tampilan Halaman Admin (Tab Ringkasan Admin)

Gambar 4.18.3 Tampilan Halaman Admin (Tab Seting Filing System)

Gambar 4.18.4 Tampilan Halaman Admin (Tab Jenis Anggota)

Gambar 4.18.6 Tampilan Halaman Admin (Tab Tipe Filing System)

Gambar 4.18.7 Tampilan Halaman Admin (Tab Koleksi)

Gambar 4.18.9 Tampilan Halaman Admin (Tab Tema)

6. Halaman Laporan

Halaman Laporan menampilkan laporan kearsipan dari data yang ada seperti pada gambar 4.19.1. Pada tampilan tersebut terdapat beberapa fitur yang digunakan untuk menampilkan laporan berdasarkan periode yang dipilih.

Pengujian

Tabel 4.11 Pengujian Menu Laporan

No Tujuan Input Hasil yang

diharapkan

Output sistem

1 Uji coba menu

Laporan

Menu : Laporan (Tab JRA)

Laporan JRA pada periode 2 tahun kedepan akan tampil.

Laporan JRA pada periode 2 tahun kedepan berhasil ditampilkan. (Gambar 4.19.2)

Gambar 4.19.1 Tampilan Laporan (report list)

Gambar 4.19.2 Tampilan Halaman Laporan (Tab JRA)

7. Halaman OPAC (Online Public Access Catalog)

Halaman OPAC digunakan untuk user sebagai penulusuran katalog filing system saja seperti pada gambar 4.20.1 dan 4.20.2. Pada tampilan tersebut hanya menampilkan menu penelusuran katalog filing system. Pengujian

Tabel 4.12 Pengujian Menu OPAC (Online Public Access Catalog)

No Tujuan Input Hasil yang

diharapkan

Output sistem

1 Uji coba menu OPAC Menu :

OPAC

Penelusuran Dokumen Kearsipan.

Penulusuran dokumen kearsipan

berhasil ditampilkan. (Gambar 4.20.2)

Gambar 4.20.1 Tampilan Halaman OPAC

Gambar 4.20.2 Tampilan Halaman OPAC (penelusuran)

4.5.2 Peralatan yang dibutuhkan

Sistem yang digunakan untuk menjalankan Aplikasi Sistem informasi

Eksekutif terdiri dari hardware dan software pendukung. Adapun hardware dan

software pendukung yang digunakan adalah sebagai berikut:

Spesifikasi Hardware Pendukung terdiri dari:

1. Microprocessor Pentium Dual-Core atau lebih tinggi.

3. Harddisk minimal 10 GB.

Spesifikasi Software Pendukung terdiri dari:

1. Sistem Operasi Microsoft Windows, Linux.

2. Firefox 4.0 atau lebih, Google Chrome 3.0.191.3 Beta atau lebih, Opera 9.22

atau lebih.

3. Apache WebServer.

4. Mysql.

5. PHP (version 4.2.x ke atas)

4.5.3 Cara Instalasi Program

Tahap instalasi program agar dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:

1. Langkah pertama lakukan ekstraksi terhadap file “Filing System.rar” yang

telah disediakan dalam folder“Aplikasi”.

2. Langkah kedua, Pindahkan folder (Filing System) hasil ekstraksi tersebut

ke dalam lokasi server public html (misalkan pada Linux, lokasinya adalah /var/www atau /srv/www).

3. Langkah ketiga, apabila perlu ubah juga hak akses pada folder “Filing

System” (Default 0755).

4. Langkah keempat, aktifkan Apache Webserver dan Mysql.

5. Langkah kelima, import database “openbiblio” pada PHPMyAdmin.

6. Tahap instalasi telah selesai dan aplikasi sudah dapat diakses melalui web

60 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil perancangan dan pembuatan sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian yang telah dilakukan dapat disimpulkan :

1. Dengan menggunakan sistem ini, semua dokumen yang masuk maupun keluar dapat tercatat dengan baik.

2. Dengan menggunakan sistem ini, pencarian dokumen menjadi lebih mudah dan cepat.

3. Dengan menggunakan sistem ini, penempatan dokumen menjadi lebih teratur.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem aplikasi ini adalah :

1. Dokumen elektronik yang dapat disimpan nantinya dapat dikembangkan dalam penyimpanan file pdf, microsoft word, excel, power point dan dokumen elektronik lainnya.

2. Aplikasi Filing Sistem diharapkan dapat dikembangkan menjadi lebih interaktif dan dapat diakses melalui mobile sehingga lebih mempermudah dalam proses monitoring kegiatan kearsipan.

61 DAFTAR PUSTAKA

Hakim L., 2002, Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP, Lokomedia, Yogyakarta.

Husni, I.P, 2002, SQL Tutorial, CV. Informatika, Bandung.

Kendall, K.E. and Kendall J.E., 2003, Analisis dan perancangan Sistem Jilid 1, Prehallindo, Jakarta.

Rizky, Soetam, 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya. Romeo, S.T, 2003, Testing dan Implementasi Sistem, STIKOM, Surabaya.

Sundoro, Herlambang, 2005, Sistem Manajemen Basis Data: Permodelan Sistem,

Graha Ilmu, Yogyakarta.

Syafii M., 2006, Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan MYSQL, ANDI

Gambar 4.18.9 Tampilan Halaman Admin (Tab Tema) 6. Halaman Laporan

Halaman Laporan menampilkan laporan kearsipan dari data yang ada seperti pada gambar 4.19.1. Pada tampilan tersebut terdapat beberapa fitur yang digunakan untuk menampilkan laporan berdasarkan periode yang dipilih.

Pengujian

Tabel 4.11 Pengujian Menu Laporan

No Tujuan Input Hasil yang

diharapkan

Output sistem 1 Uji coba menu

Laporan

Menu : Laporan (Tab JRA)

Laporan JRA pada periode 2 tahun kedepan akan tampil.

Laporan JRA pada periode 2 tahun kedepan berhasil ditampilkan. (Gambar 4.19.2)

57

Gambar 4.19.1 Tampilan Laporan (report list)

Gambar 4.19.2 Tampilan Halaman Laporan (Tab JRA) 7. Halaman OPAC (Online Public Access Catalog)

Halaman OPAC digunakan untuk user sebagai penulusuran katalog filing system saja seperti pada gambar 4.20.1 dan 4.20.2. Pada tampilan tersebut hanya menampilkan menu penelusuran katalog filing system. Pengujian

Tabel 4.12 Pengujian Menu OPAC (Online Public Access Catalog)

No Tujuan Input Hasil yang

diharapkan

Output sistem 1 Uji coba menu OPAC Menu :

OPAC

Penelusuran Dokumen Kearsipan.

Penulusuran dokumen kearsipan

berhasil ditampilkan. (Gambar 4.20.2)

Gambar 4.20.1 Tampilan Halaman OPAC

Gambar 4.20.2 Tampilan Halaman OPAC (penelusuran) 4.5.2 Peralatan yang dibutuhkan

Sistem yang digunakan untuk menjalankan Aplikasi Sistem informasi Eksekutif terdiri dari hardware dan software pendukung. Adapun hardware dan software pendukung yang digunakan adalah sebagai berikut:

Spesifikasi Hardware Pendukung terdiri dari:

1. Microprocessor Pentium Dual-Core atau lebih tinggi. 2. Memory 1 GB RAM atau yang lebih tinggi.

59

3. Harddisk minimal 10 GB.

Spesifikasi Software Pendukung terdiri dari: 1. Sistem Operasi Microsoft Windows, Linux.

2. Firefox 4.0 atau lebih, Google Chrome 3.0.191.3 Beta atau lebih, Opera 9.22 atau lebih.

3. Apache WebServer. 4. Mysql.

5. PHP (version 4.2.x ke atas)

4.5.3 Cara Instalasi Program

Tahap instalasi program agar dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:

1. Langkah pertama lakukan ekstraksi terhadap file “Filing System.rar” yang telah disediakan dalam folder “Aplikasi”.

2. Langkah kedua, Pindahkan folder (Filing System) hasil ekstraksi tersebut ke dalam lokasi server public html (misalkan pada Linux, lokasinya adalah /var/www atau /srv/www).

3. Langkah ketiga, apabila perlu ubah juga hak akses pada folder “Filing System” (Default 0755).

4. Langkah keempat, aktifkan Apache Webserver dan Mysql.

5. Langkah kelima, import database “openbiblio” pada PHPMyAdmin. 6. Tahap instalasi telah selesai dan aplikasi sudah dapat diakses melalui web

60 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil perancangan dan pembuatan sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian yang telah dilakukan dapat disimpulkan :

1. Dengan menggunakan sistem ini, semua dokumen yang masuk maupun

keluar dapat tercatat dengan baik.

2. Dengan menggunakan sistem ini, pencarian dokumen menjadi lebih mudah

dan cepat.

3. Dengan menggunakan sistem ini, penempatan dokumen menjadi lebih teratur.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem aplikasi ini adalah :

1. Dokumen elektronik yang dapat disimpan nantinya dapat dikembangkan

dalam penyimpanan file pdf, microsoft word, excel, power point dan

dokumen elektronik lainnya.

2. Aplikasi Filing Sistem diharapkan dapat dikembangkan menjadi lebih

interaktif dan dapat diakses melalui mobile sehingga lebih mempermudah dalam proses monitoring kegiatan kearsipan.

61 DAFTAR PUSTAKA

Hakim L., 2002, Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP, Lokomedia, Yogyakarta.

Husni, I.P, 2002, SQL Tutorial, CV. Informatika, Bandung.

Kendall, K.E. and Kendall J.E., 2003, Analisis dan perancangan Sistem Jilid 1, Prehallindo, Jakarta.

Rizky, Soetam, 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya. Romeo, S.T, 2003, Testing dan Implementasi Sistem, STIKOM, Surabaya.

Sundoro, Herlambang, 2005, Sistem Manajemen Basis Data: Permodelan Sistem, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Syafii M., 2006, Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan MYSQL, ANDI Yogyakarta, Yogyakarta.