BAB IV ANALISIS DESAIN SISTEM
4.1 Analisis Sistem Baru
Berikut ini merupakan penjabaran rancangan sistem baru yang dikembangkan setelah mempelajari sistem lama yang sebelumnya telah berlaku di
perpustakaan MTs. An Nuriyah Gresik. Beberapa proses yang dikembangkan meliputi :
1. Prosedur Pencatatan Kunjungan Perpustakaan
Sebelum memasuki ruangan perpustakaan, pengunjung perpustakaan, khususnya siswa MTs. An Nuriyah, diharuskan untuk mengisi mencatatkan
kunjungannya ke perpustakaan 2.
Prosedur Pemesanan Booking Pinjaman Anggota Perpustakaan dapat melakukan pemesanan Booking Pinjaman,
apabila koleksi yang ingin ia pinjam sedang dipinjam oleh anggota lainnya. Dengan begitu, ia akan mendapat prioritas pertama untuk meminjam koleksi
tersebut sebelum orang lainnya. Prosedur pemesanan ini dilakukan secara online.
3. Prosedur Pengusulan Koleksi Baru
Anggota perpustakaan dapat mengusulkan pembelian koleksi baru pada perpustakaan. Prosedur pengusulan ini dilakukan secara online.
4. Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Koleksi
Berbeda dengan sistem sebelumnya yang menggunakan kartu anggota untuk meminjam koleksi perpustakaan, dalam rancangan pengembangan aplikasi ini
28
29
hanya diperlukan kartu pelajar, atau kartu ID lain yang disediakan oleh pihak sekolah. Anggota baru dapat meminjam koleksi jika ia telah melakukan
literasi perpustakaan, yang merupakan bagian dari proses registrasi anggota perpustakaan.
Untuk mengembalikan koleksi, anggota juga harus menyerahkan kartu anggota perpustakaannya. Lalu, akan dicek keterlambatan pengembalian, dan
denda secara otomatis dihitung oleh program.
4.2 Desain Sistem
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat desain sistem : a.
Membuat System Flow Terkomputerisasi b.
Membuat Diagram Berjenjang c.
Membuat Document Flow Diagram DFD a.
Membuat Context Diagram b.
Membuat DFD Level 0 c.
Membuat DFD Level 1 d.
Membuat DFD Level 2 d.
Membuat Entity Relationship Diagram ERD’ a.
Membuat Conceptual Data Model b.
Membuat Physical Data Model e.
Membuat DBMS f.
Membuat Aplikasi
30
4.2.1 System Flow Pemeliharaan Data Master
Admin Perpustakaan
Data Penerbit
Menyimpan Data
Penerbit
Cetak Rekap Penerbit
Rekap Penerbit
Selesai Mulai
Data Jenis Koleksi
Menyimpan Data
Jenis Koleksi
Cetak Rekap Jenis Koleksi
Rekap Jenis Koleksi
Data Rak
Menyimpan Data
Rak
Cetak Rekap Rak
Rekap Rak Data Kategori
Menyimpan Data
Kategori
Cetak Rekap Kategori
Kategori Data Katalog info
koleksi
Menyimpan Data
Katalog info koleksi
Cetak Rekap Katalog info
koleksi Rekap Katalog
info koleksi
Data Nomor Induk anggota
Menyimpan Data
Anggota
Cetak Rekap Anggota
Rekap Anggota 1
1
Data Koleksi
Menyimpan Data
Koleksi
Cetak Rekap Koleksi
Rekap Koleksi 1
Gambar 4.1 System Flow Pemeliharaan Data Master
31
Data penerbit, jenis koleksi, rak, dan kategori diinputkan melalui keyboard pada komputer dan masing-masing disimpan pada tabel penerbit, jenis koleksi,
rak, dan kategori. Keempat tabel ini menjadi referensi dan saling berhubungan pada tabel katalog info koleksi. Sedangkan, tabel koleksi, mereferensi pada tabel
katalog. Tabel anggota pun juga diinputkan dan disimpan dalam tabel anggota. Setelah data tersimpan dalam tabel, maka rekapitulasi dari masing-masing
tabel dapat dicetak.
32
4.2.2 System Flow Pencatatan Kunjungan Perpustakaan
Sebelum memasuki ruangan perpustakaan, siswa diharuskan untuk mengisikan NIS Nomor Induk Siswa-nya, pada komputer yang telah disediakan.
Hal ini harus dilakukan sebagai bukti bahwa ia telah mengunjungi perpustakaan. Aplikasi akan mengecek kebenaran data NIS yang ia masukkan dari tabel siswa,
yang dimiliki oleh bagian akademik. Jika benar, maka data akan disimpan pada tabel kunjungan dan akan menampilkan data siswa tersebut pada layar. Jika tidak,
maka siswa diharap untuk mengisikan kembali data NIS yang benar. Pencatatan kunjungan ini dikhususkan hanya untuk siswa MTs. An Nuriyah Gresik.
Siswa Bagian
Administrasi Perpustakaan
Mulai
Data Nomor Induk
Data No Induk Cek Nomor Induk
Siswa
Benar?
Menyimpan Data Data
Kunjungan
Menampilkan Data
Data Kunjungan
Selesai T
Y Data Siswa
Gambar 4.2 System Flow Pencatatan Kunjungan
33
4.2.3 System Flow Pemesanan Pinjaman Booking Online
Mulai
Siswa Bagian
Administrasi Perpustakaan
Data Login
Data Login Cek data login
Data Benar?
Mencari ID Koleksi
Data Koleksi Dicari
Memilih Koleksi
Data Koleksi Dipilih
Memesan Koleksi Cek Ketersediaan
Koleksi
Ada?
Menyimpan Data
Data Pesanan
Pinjaman Hitung Pesanan
pinjaman =2
Selesai T
Y
Y
T
Y T
Signing Out 1
1 Data
Anggota
Koleksi
Detil Peminjaman-
Pengembalian
Detil Pesanan
Pinjaman
Gambar 4.3. System Flow Pemesanan Booking Pinjaman
34
Untuk dapat melakukan pemesanan pinjaman Booking secara online, anggota perpustakaan diharuskan untuk login terlebih dahulu. Data login akan
dicek dari tabel anggota. Lalu, untuk memastikan bahwa koleksi yang ia ingin pinjam sedang dipinjam oleh orang lain, maka anggota harus mencari koleksi
yang ia ingin pinjam, dan mengecek status pinjamnya pada katalog perpustakaan digital. Jika tidak ada koleksi yang tersisa untuk dipinjam, maka anggota tersebut
dapat melakukan booking. Jika masih ada, maka anggota tersebut tidak dapat melakukan booking. Booking dibatasi maksimal 2 koleksi untuk setiap anggota
perpustakaan.
35
4.2.4 System Flow Pengusulan Koleksi Online Siswa
Bagian Administrasi
Perpustakaan Kabag
Perpustakaan
Mulai
Data Usulan Koleksi
Cek kelengkapan isian form
pengusulan Koleksi
Lengkap?
Menyimpan Data Usulan Koleksi
Detil Pengusulan
Koleksi
Kepala Sekolah
Menamipilkan Data Usulan
Koleksi
Data Pesanan
Menyeleksi usulan
Setuju?
Mencetak Data Pengajuan
Pembelian Koleksi Cek Pengajuan
Pembelian Koleksi
Setuju?
Mencetak Data Usulan Pembelian
Koleksi Disetujui Data Pembelian
Koleksi Disetujui
Data Pembelian Koleksi Disetujui
Selesai Y
Y 1
1 2
2 Update Data
Pesanan Buku 3
3 T
4 T
4
Data Pengusulan
Koleksi Data Pengajuan
Pembelian Koleksi Data Pengajuan
Pembelian Koleksi Data
Login Data Login
Cek data login
Data Benar? T
Data Anggota
Y
Gambar 4.4. System Flow Pengusulan Koleksi Baru
36
Sama halnya dengan melakukan pemesanan booking pinjaman, untuk mengusulkan koleksi baru anggota juga perlu melakukan login terlebih dahulu
pada website digital milik perpustakaan MTs. An Nuriyah Gresik. Data login akan dicek pada tabel anggota.
Setelah login berhasil dilakukan, anggota perpustakaan dapat mengisi form usulan koleksi baru dengan lengkap. Lalu, data tersebut akan disimpan pada 2
tabel, yaitu tabel usulan dan tabel detil_usulan. Kemudian, data rekapitulasi usulan tersebut akan diseleksi oleh kabag
perpustakaan untuk kemudian di ajukan kepada kepala sekolah sebagai pengajuan pembelian koleksi baru. Jika kepala sekolah menyetujui koleksi yang diajukan,
maka koleksi tersebut akan masuk pada daftar belanja koleksi perpustakaan yang selanjutnya.
37
4.2.5 System Flow Peminjaman dan Pengembalian Koleksi
Kartu Koleksi
Siswa Petugas
Perpustakaan
Mulai Kartu Pelajar
Cek di daftar pesanan
Ada?
Menyimpan Data Peminjaman
Detil Peminjaman- Pengembalian
Mengupdate data buku
Kartu Pelajar Kartu Pelajar
Cek Keterlambatan
Pengembalian Data buku
Terlambat? Cetak Bukti
Pembayaran Denda
Menyimpan Data Denda
Menyimpan Data Pengembalian
Buku
Selesai 1
1 2
2 Y
T
Y T
T Detil
Pesanan Pinjaman
Data buku dan siswa
Kartu Koleksi
Kartu Pelajar Detil Peminjaman-
Pengembalian
Bukti Pembayaran Denda
Bukti Pembayaran Denda
3 3
4 4
Perpanjangan? 5
Y 5
Kartu Pelajar Kartu Pelajar
Data Peminjaman- Pengembalian
Gambar 4.5. System Flow Peminjaman dan Pengembalian
38
Untuk dapat meminjam koleksi perpustakaan, anggota harus menyerahkan kartu pelajar pada petugas perpustakaan yang bertugas beserta dengan kartu
koleksi yang terdapat pada koleksi yang akan dipinjam. Setelah itu, data NISNIK akan dicek pada tabel anggota. Jika ada, maka anggota boleh meminjam, jika
tidak maka anggota tidak boleh meminjam. Aplikasi akan mengecek pada tabel detil_booking, apakah koleksi yang
akan dipinjam tersebut sedang dipesan atau tidak. Jika tidak, maka anggota tersebut boleh meminjam koleksi tersebut. Jika sedang dipesan, maka anggota
tidak boleh meminjam koleksi tersebut. Data peminjaman akan disimpan pada tabel peminjaman_pengembalian
dan detil_peminjaman_pengembalian. Lalu, kartu koleksi akan disimpan oleh petugas perpustakaan.
Untuk melakukan proses pengembalian koleksi, anggota harus kembali menyerahkan kartu ID-nya. Jika data anggota benar, maka proses update pada
tabel detil_peminjaman_pengembalian akan dieksekusi. Namun sebelum melakukan proses update tersebut, akan dicek terlebih
dahulu apakah terdapat denda atau tidak. Jika terdapat denda, maka denda tersebut harus dibayar lunas terlebih dahulu, dan anggota akan mendapatkan bukti denda
dari petugas perpustakaan. Jika proses meng-update data pengembalian telah selesai dilakukan, maka
kartu koleksi akan kembali diselipkan pada koleksi yang telah dikembalikan tersebut dan kartu ID yang dimiliki anggota akan dikembalikan pada anggota.
39
4.2.5 System Flow Pencetakan Laporan
Mulai
Kabag Perpustakaan
Memilih Laporan Koleksi
Usulan Buku
Peminjaman- Pengembalian
Buku Kunjungan
Perpustakaan Memilih Periode
Laporan
Mencetak Laporan
Laporan
Selesai Booking
Anggota Peminjaman-
Pengembalian Buku
Penerbit
Gambar 4.6 System Flow Pencetakan Laporan Sebelum mencetak laporan, harus dipilih terlebih dahulu laporan apa dan
periode laporan yang manakah yang ingin dicetak. Data laporan-laporan ini diperoleh dari semua tabel yang ada dalam database perpustakaan, sesuai dengan
yang dibutuhkan perpustakaan An Nuriyah Gresik.
40
4.2.5 Data Flow Diagram
Data Flow diagram merupakan diagram yang menunjukkan arus data dari sebuah sistem. DFD ini terbagi dari beberapa level, yaitu Context Diagram, DFD
Level 0, DFD Level 1, DFD Level 2, dan seterusnya. Dalam desain sistem perpustakaan MTs. An Nuriyah Gresik ini, DFD dibuat hingga DFD Level 2.
Berikut ini adalah penjelasannya :
4.2.5.1 Context Diagram
Transaksi Login
rekap anggota perpustakaan laporan peminjaman pengembalian dan denda
rekap usulan buku baru rekap pembelian buku baru disetujui
laporan kunjungan perpus transaksi seleksi buku baru
bukti pembayaran denda transaksi pemesanan buku
transaksi kunjungan
display buku yang dicari transaksi usulan buku baru
transaksi cari buku
laporan pembelian buku
transaksi pembelian buku baru data anggota
transaksi pengembalian transaksi peminjaman
Rekapitulasi peminjaman buku Lap kunjungan anggota
Rekap Seleksi Buku Baru data rak
data koleksi data penerbit
data kategori data jenis buku
Sistem Informasi Perpustakaan
+
Adm_perpus Kepala Sekolah
Petugas Perpus Anggota
Kabag Perpustakaan
Gambar 4.7 Context Diagram Gambar di atas merupakan gambaran sistem perpustakaan yang dibuat
dalam proyek akhir ini secara garis besar. Dalam sistem ini, terdapat 5 eksternal entity, yaitu anggota, petugas perpustakaan, kabag perpustakaan, kepala sekolah
dan administrasi perpustakaan.Masing-masing memberikan input dan output dari sistem perpustakaan ini.
41
Siswa memberikan masukan berupa transaksi pemesanan koleksi, transaksi kunjungan, transaksi usulan koleksi baru, transaksi cari koleksi, dan
transaksi login. Siswa juga menerima keluaran berupa display koleksi yang dicari dan bukti denda.
Petugas perpustakaan memberikan masukan berupa transaksi peminjaman dan pengembalian. Sedangkan administrasi perpustakaan memberikan data
inputan berup data penerbit, jenis koleksi, rak kategori, katalog info koleksi, koleksi, dan anggota.
Kabag perpustakaan memberikan masukan pada sistem berupa transaksi seleksi koleksi baru. Kabag perpustakaan juga menerima output berupa laporan
peminjaman dan pengembalian,rekapitulasi anggota perpustakaan, rekapitulasi usulan koleksi baru, laporan kunjungan perpustakaan dan laporan pembelian
koleksi baru yang disetujui oleh kepala sekolah. Sedangkan, kepala sekolah memberikan masukan berupa transaksi
pembelian koleksi baru, berupa persetujuannya terhadap pengajuan pembelian koleksi baru. Kepala sekolah menerima keluaran berupa laporan pembelian, yang
merupakan daftar koleksi yang akan dibeli, rekapitulasi seleksi koleksi, rekapitulasi peminjaman koleksi dan laporan kunjungan anggota perpustakaan.
42
4.2.5.2. Diagram Berjenjang
Berikut ini merupakan gambar diagram berjenjang dari sistem informasi perpustakaan MTs. An Nuriyah Gresik :
Sistem Informasi Perpustakaan
Membuat Laporan
3
Transaksi Input Kunjungan
2.1
Transaksi Pemesanan Pinjaman
2.2
Memilih Periode Laporan
3.2
Mencetak Laporan
3.3
Pemeliharaan Data Induk Master
1
Pemeliharaan Data Transaksi
2
Memilih Laporan
3.1
Transaksi Usulan Koleksi Baru
2.4
Transaksi Peminjaman dan Pengembalian
2.3
Menyimpan Data Induk Master
1.1
Mengedit Data Induk Master
1.2
Memasukkan ID Anggota
2.1.1
Mengecek Keanggotaan
2.1.2
Menyimpan Data Kunjungan
2.1.3
Log In
2.2.1
Cek Keanggotaan
2.2.2
Mencari Buku
2.2.3
Cek Peminjaman Buku
2.2.4
Memilih Buku Yang Dipesan
2.2.5
Menyimpan Data
2.2.6
Memasukkan Data Usulan Buku
2.3.1
Cek Kelengkapan Isian Form Usulan
2.3.2
Menyimpan Data Usulan
2.3.3
Menyeleksi Usulan Buku
2.3.4
Pengajuan Kepada KepSek
2.3.5
Membuat Daftar Pembelian
2.3.6
Memasukkan Data Pinjaman
2.4.1
Cek Daftat Booking Buku
2.4.2
Menyimpan Data Pinjaman
2.4.3
Cek Keterlambatan
2.4.4
Cetak Bukti Denda
2.4.5
Simpan Data Pengembalian Buku
2.4.6
Gambar 4.8 Diagram Berjenjang
43
4.2.5.3. DFD Level 0
data katalog simpan
data peminjaman anggota [Transaksi Login]
[rekap anggota perpustakaan] [laporan kunjungan perpus]
[rekap usulan buku baru] [transaksi cari buku]
[transaksi pemesanan buku] [transaksi usulan buku baru]
[transaksi seleksi buku baru]
[display buku yang dicari]
[laporan peminjaman pengembalian dan denda] [rekap pembelian buku baru disetujui]
[bukti pembayaran denda] [transaksi kunjungan]
data denda
data buku cari data anggota mengunjungi
data anggota pesan detil usulan
usulan data detil pemesanan
data pesanan data kunjujngan
koleksi rak
data jenis koleksi kategori koleksi
data penerbit koleksi data anggota perpus
[laporan pembelian buku] [transaksi pembelian buku baru]
[data anggota]
data transaksi data master
[transaksi pengembalian] [transaksi peminjaman]
[Rekapitulasi peminjaman buku] [Lap kunjungan anggota]
[Rekap Seleksi Buku Baru] [data rak]
[data koleksi] [data penerbit]
[data kategori] [data jenis buku]
Adm_perpu s
Adm_perpus Adm_perpus
Adm_perpu s
Adm_perpus
Kepala Sekolah
Kepala Sekolah
Kepala Sekolah
Petugas Perpus
Petugas Perpus
1
Sub Sistem Pemeliharaan Data Master
+
2
Subsistem Pemeliharaan Data Transaksi
+
3
Sub Sistem Mencetak Laporan
+
Adm_perpus
Kepala Sekolah
Kepala Sekolah
1 anggota
2 penerbit
3 jenis_koleksi
4 kategori koleksi
5 rak
6 koleksi
7 kunjungan
8 pemesanan
9 detil pemesanan Booking
11 detil peminjaman
pengembalian
12 usulan
13 detil usulan
1 anggota
6 koleksi
Anggota Anggota
Anggota
Anggota Anggota
Anggota Kabag
Perpustaka an
Kabag Perpustaka
an Kabag
Perpustaka an
Kabag Perpustaka
an Kabag
Perpustaka an
Kabag Perpustaka
an Anggota
14 peminjaman
pengembalian 15
katalog info_koleksi
Gambar 4.9 DFD Level 0
44
DFD Level 0 merupakan hasil decompose dari context diagram. Sistem informasi perpustakaan yang dibahas dalam proyek akhir ini terbagi atas beberapa
sub sistem, yaitu sub sistem pemeliharaan data master induk, sub sistem pemeliharaan data transaksi dan sub sistem pembuatanpencetakan laporan.
Dari diagram di atas terlihat ada 12 tabel yang terdapat dalam database yang diperlukan oleh sistem perpustakaan yang dibuat ini, yaitu tabel anggota,
penerbit, rak, jenis koleksi, kategori, peminjaman dan pengembalian, detil peminjaman dan pengembalian, usulan, detil usulan, pemesanan booking, detil
pemesanan booking, dan tabel kunjungan.
45
4.2.5.4. DFD Level 1 Proses Pemeliharaan Data Master
data anggota ubah data penerbit ubah
data jenis koleksi ubah data kategori ubah
data rak ubah data koleksi ubah
data katalog ubah [data katalog simpan]
[koleksi] [data jenis koleksi]
[data anggota perpus] [rak]
[data penerbit koleksi] [kategori koleksi]
[data anggota]
mengubah data
[data master] [data rak]
[data koleksi] [data penerbit]
[data kategori] [data jenis buku]
Adm_perpu s
Adm_perpu s
Adm_perpus Adm_perpu
s
Adm_perpu s
Subsistem Pemeliharaan Data Transaksi 1.1
Menyimpan Data Master
1.2
Mengedit Data Master Adm_perpus
1 anggota
2 penerbit
4 kategori koleksi
3 jenis_koleksi
5 rak
6 koleksi
15 katalog
info_koleksi
Gambar 4.10 DFD Level 1 Pemeliharaan Data Master DFD Level 1 Pemeliharaan Data Master merupakan hasil dekomposisi dari
DFD Level 0 sub sistem pemeliharaan data master. Dalam pemeliharaan data master ini, terdapat 2 proses, yaitu proses menyimpan data master induk, dan
proses mengubahmengedit data master induk. Kedua proses ini berpengaruh pada tabel-tabel induk, yaitu anggota, penerbit, jenis koleksi, rak, kategori,
katalog info koleksi, dan koleksi.
46
4.2.5.5. DFD Level 1 Proses Pemeliharaan Data Transaksi
data buku dipesan data koleksi dipinjam
[data peminjaman anggota] [Transaksi Login]
[transaksi cari buku]
[transaksi usulan buku baru]
[transaksi seleksi buku baru] [display buku yang dicari]
[transaksi pemesanan buku] [transaksi kunjungan]
data laporan usulan [data denda]
[data anggota pesan]
[detil usulan] [data buku cari]
[data detil pemesanan] [data pesanan]
[data kunjujngan]
[usulan] [data anggota mengunjungi]
[transaksi pembelian buku baru] data laporan kunjungan
data laporan booking data laporan pinjaman
[data transaksi] [data master]
[transaksi pengembalian]
[transaksi peminjaman] Petugas
Perpus Petugas
Perpus Sub Sistem Pemeliharaan Data Master
2.1 Input Kunjungan
+
2.2 booking buku
+
2.3
peminjaman dan pengembalian buku
+
2.4 mengusulkan buku baru
+
Sub Sistem Mencetak Laporan Kepala
Sekolah 7
kunjungan
8 pemesanan
9 detil pemesanan Booking
12 usulan
13 detil usulan
1 anggota
1 anggota
6 koleksi
11 detil peminjaman
pengembalian Anggota
Anggota
Kabag Perpustaka
an Anggota
Anggota
Anggota Anggota
14 peminjaman
pengembalian
Gambar 4.11 DFD Level 1 Pemeliharaan Data Transaksi DFD Level 1 Pemeliharaan Data Transaksi merupakan hasil dekompose
dari DFD Level 0 sub sistem pemeliharaan data transaksi. Sub sistem ini terdiri dari 4 proses, yaitu proses pencatatan kunjungan, proses pemesanan booking
47
pinjaman, proses peminjaman dan pengembalian, serta proses pengusulan koleksi baru. Keempat proses ini berpengaruh pada tabel kunjungan, usulan dan detil
usulan, peminjaman dan detil peminjaman, serta booking dan detil booking.
a. DFD Level 2
Proses Pencatatan Kunjungan
Perpustakaan
[transaksi kunjungan]
[data kunjujngan] [data anggota mengunjungi]
data anggota berkunjung id anggota
[data laporan kunjungan] [data master]
Sub Sistem Pemeliharaan Data Master
Kumpulan data untuk laporan 2.1.1
Memasukkan id anggota
2.1.2 Mengecek
keanggotaan 2.1.3
Menyimpan data
kunjungan 1
anggota
7 kunjungan
Anggota
Gambar 4.12 DFD Level 2 Proses Pencatatan Data Kunjungan DFD Level 2 Proses Pencatatan data kunjungan, merupakan hasil
dekompose dari DFD Level 1 Proses input kunjungan. Proses ini, berelasi dengan tabel anggota, sebagai referensi, dan berpengaruh terhadap tabel kunjungan.
Proses ini terdiri dari 3 sub proses, yaitu proses memasukkan input id anggota, mengecek keanggotaan melalui tabel anggota dan menyimpan data kunjungan di
tabel kunjungan.
48
b. DFD Level 2 Proses Pemesanan Pinjaman Booking