Analisis Sistem Baru DFD Level 2

BAB IV ANALISIS DESAIN SISTEM

4.1 Analisis Sistem Baru

Berikut ini merupakan penjabaran rancangan sistem baru yang dikembangkan setelah mempelajari sistem lama yang sebelumnya telah berlaku di perpustakaan MTs. An Nuriyah Gresik. Beberapa proses yang dikembangkan meliputi : 1. Prosedur Pencatatan Kunjungan Perpustakaan Sebelum memasuki ruangan perpustakaan, pengunjung perpustakaan, khususnya siswa MTs. An Nuriyah, diharuskan untuk mengisi mencatatkan kunjungannya ke perpustakaan 2. Prosedur Pemesanan Booking Pinjaman Anggota Perpustakaan dapat melakukan pemesanan Booking Pinjaman, apabila koleksi yang ingin ia pinjam sedang dipinjam oleh anggota lainnya. Dengan begitu, ia akan mendapat prioritas pertama untuk meminjam koleksi tersebut sebelum orang lainnya. Prosedur pemesanan ini dilakukan secara online. 3. Prosedur Pengusulan Koleksi Baru Anggota perpustakaan dapat mengusulkan pembelian koleksi baru pada perpustakaan. Prosedur pengusulan ini dilakukan secara online. 4. Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Koleksi Berbeda dengan sistem sebelumnya yang menggunakan kartu anggota untuk meminjam koleksi perpustakaan, dalam rancangan pengembangan aplikasi ini 28 29 hanya diperlukan kartu pelajar, atau kartu ID lain yang disediakan oleh pihak sekolah. Anggota baru dapat meminjam koleksi jika ia telah melakukan literasi perpustakaan, yang merupakan bagian dari proses registrasi anggota perpustakaan. Untuk mengembalikan koleksi, anggota juga harus menyerahkan kartu anggota perpustakaannya. Lalu, akan dicek keterlambatan pengembalian, dan denda secara otomatis dihitung oleh program.

4.2 Desain Sistem

Berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat desain sistem : a. Membuat System Flow Terkomputerisasi b. Membuat Diagram Berjenjang c. Membuat Document Flow Diagram DFD a. Membuat Context Diagram b. Membuat DFD Level 0 c. Membuat DFD Level 1 d. Membuat DFD Level 2 d. Membuat Entity Relationship Diagram ERD’ a. Membuat Conceptual Data Model b. Membuat Physical Data Model e. Membuat DBMS f. Membuat Aplikasi 30

4.2.1 System Flow Pemeliharaan Data Master

Admin Perpustakaan Data Penerbit Menyimpan Data Penerbit Cetak Rekap Penerbit Rekap Penerbit Selesai Mulai Data Jenis Koleksi Menyimpan Data Jenis Koleksi Cetak Rekap Jenis Koleksi Rekap Jenis Koleksi Data Rak Menyimpan Data Rak Cetak Rekap Rak Rekap Rak Data Kategori Menyimpan Data Kategori Cetak Rekap Kategori Kategori Data Katalog info koleksi Menyimpan Data Katalog info koleksi Cetak Rekap Katalog info koleksi Rekap Katalog info koleksi Data Nomor Induk anggota Menyimpan Data Anggota Cetak Rekap Anggota Rekap Anggota 1 1 Data Koleksi Menyimpan Data Koleksi Cetak Rekap Koleksi Rekap Koleksi 1 Gambar 4.1 System Flow Pemeliharaan Data Master 31 Data penerbit, jenis koleksi, rak, dan kategori diinputkan melalui keyboard pada komputer dan masing-masing disimpan pada tabel penerbit, jenis koleksi, rak, dan kategori. Keempat tabel ini menjadi referensi dan saling berhubungan pada tabel katalog info koleksi. Sedangkan, tabel koleksi, mereferensi pada tabel katalog. Tabel anggota pun juga diinputkan dan disimpan dalam tabel anggota. Setelah data tersimpan dalam tabel, maka rekapitulasi dari masing-masing tabel dapat dicetak. 32

4.2.2 System Flow Pencatatan Kunjungan Perpustakaan

Sebelum memasuki ruangan perpustakaan, siswa diharuskan untuk mengisikan NIS Nomor Induk Siswa-nya, pada komputer yang telah disediakan. Hal ini harus dilakukan sebagai bukti bahwa ia telah mengunjungi perpustakaan. Aplikasi akan mengecek kebenaran data NIS yang ia masukkan dari tabel siswa, yang dimiliki oleh bagian akademik. Jika benar, maka data akan disimpan pada tabel kunjungan dan akan menampilkan data siswa tersebut pada layar. Jika tidak, maka siswa diharap untuk mengisikan kembali data NIS yang benar. Pencatatan kunjungan ini dikhususkan hanya untuk siswa MTs. An Nuriyah Gresik. Siswa Bagian Administrasi Perpustakaan Mulai Data Nomor Induk Data No Induk Cek Nomor Induk Siswa Benar? Menyimpan Data Data Kunjungan Menampilkan Data Data Kunjungan Selesai T Y Data Siswa Gambar 4.2 System Flow Pencatatan Kunjungan 33

4.2.3 System Flow Pemesanan Pinjaman Booking Online

Mulai Siswa Bagian Administrasi Perpustakaan Data Login Data Login Cek data login Data Benar? Mencari ID Koleksi Data Koleksi Dicari Memilih Koleksi Data Koleksi Dipilih Memesan Koleksi Cek Ketersediaan Koleksi Ada? Menyimpan Data Data Pesanan Pinjaman Hitung Pesanan pinjaman =2 Selesai T Y Y T Y T Signing Out 1 1 Data Anggota Koleksi Detil Peminjaman- Pengembalian Detil Pesanan Pinjaman Gambar 4.3. System Flow Pemesanan Booking Pinjaman 34 Untuk dapat melakukan pemesanan pinjaman Booking secara online, anggota perpustakaan diharuskan untuk login terlebih dahulu. Data login akan dicek dari tabel anggota. Lalu, untuk memastikan bahwa koleksi yang ia ingin pinjam sedang dipinjam oleh orang lain, maka anggota harus mencari koleksi yang ia ingin pinjam, dan mengecek status pinjamnya pada katalog perpustakaan digital. Jika tidak ada koleksi yang tersisa untuk dipinjam, maka anggota tersebut dapat melakukan booking. Jika masih ada, maka anggota tersebut tidak dapat melakukan booking. Booking dibatasi maksimal 2 koleksi untuk setiap anggota perpustakaan. 35

4.2.4 System Flow Pengusulan Koleksi Online Siswa

Bagian Administrasi Perpustakaan Kabag Perpustakaan Mulai Data Usulan Koleksi Cek kelengkapan isian form pengusulan Koleksi Lengkap? Menyimpan Data Usulan Koleksi Detil Pengusulan Koleksi Kepala Sekolah Menamipilkan Data Usulan Koleksi Data Pesanan Menyeleksi usulan Setuju? Mencetak Data Pengajuan Pembelian Koleksi Cek Pengajuan Pembelian Koleksi Setuju? Mencetak Data Usulan Pembelian Koleksi Disetujui Data Pembelian Koleksi Disetujui Data Pembelian Koleksi Disetujui Selesai Y Y 1 1 2 2 Update Data Pesanan Buku 3 3 T 4 T 4 Data Pengusulan Koleksi Data Pengajuan Pembelian Koleksi Data Pengajuan Pembelian Koleksi Data Login Data Login Cek data login Data Benar? T Data Anggota Y Gambar 4.4. System Flow Pengusulan Koleksi Baru 36 Sama halnya dengan melakukan pemesanan booking pinjaman, untuk mengusulkan koleksi baru anggota juga perlu melakukan login terlebih dahulu pada website digital milik perpustakaan MTs. An Nuriyah Gresik. Data login akan dicek pada tabel anggota. Setelah login berhasil dilakukan, anggota perpustakaan dapat mengisi form usulan koleksi baru dengan lengkap. Lalu, data tersebut akan disimpan pada 2 tabel, yaitu tabel usulan dan tabel detil_usulan. Kemudian, data rekapitulasi usulan tersebut akan diseleksi oleh kabag perpustakaan untuk kemudian di ajukan kepada kepala sekolah sebagai pengajuan pembelian koleksi baru. Jika kepala sekolah menyetujui koleksi yang diajukan, maka koleksi tersebut akan masuk pada daftar belanja koleksi perpustakaan yang selanjutnya. 37

4.2.5 System Flow Peminjaman dan Pengembalian Koleksi

Kartu Koleksi Siswa Petugas Perpustakaan Mulai Kartu Pelajar Cek di daftar pesanan Ada? Menyimpan Data Peminjaman Detil Peminjaman- Pengembalian Mengupdate data buku Kartu Pelajar Kartu Pelajar Cek Keterlambatan Pengembalian Data buku Terlambat? Cetak Bukti Pembayaran Denda Menyimpan Data Denda Menyimpan Data Pengembalian Buku Selesai 1 1 2 2 Y T Y T T Detil Pesanan Pinjaman Data buku dan siswa Kartu Koleksi Kartu Pelajar Detil Peminjaman- Pengembalian Bukti Pembayaran Denda Bukti Pembayaran Denda 3 3 4 4 Perpanjangan? 5 Y 5 Kartu Pelajar Kartu Pelajar Data Peminjaman- Pengembalian Gambar 4.5. System Flow Peminjaman dan Pengembalian 38 Untuk dapat meminjam koleksi perpustakaan, anggota harus menyerahkan kartu pelajar pada petugas perpustakaan yang bertugas beserta dengan kartu koleksi yang terdapat pada koleksi yang akan dipinjam. Setelah itu, data NISNIK akan dicek pada tabel anggota. Jika ada, maka anggota boleh meminjam, jika tidak maka anggota tidak boleh meminjam. Aplikasi akan mengecek pada tabel detil_booking, apakah koleksi yang akan dipinjam tersebut sedang dipesan atau tidak. Jika tidak, maka anggota tersebut boleh meminjam koleksi tersebut. Jika sedang dipesan, maka anggota tidak boleh meminjam koleksi tersebut. Data peminjaman akan disimpan pada tabel peminjaman_pengembalian dan detil_peminjaman_pengembalian. Lalu, kartu koleksi akan disimpan oleh petugas perpustakaan. Untuk melakukan proses pengembalian koleksi, anggota harus kembali menyerahkan kartu ID-nya. Jika data anggota benar, maka proses update pada tabel detil_peminjaman_pengembalian akan dieksekusi. Namun sebelum melakukan proses update tersebut, akan dicek terlebih dahulu apakah terdapat denda atau tidak. Jika terdapat denda, maka denda tersebut harus dibayar lunas terlebih dahulu, dan anggota akan mendapatkan bukti denda dari petugas perpustakaan. Jika proses meng-update data pengembalian telah selesai dilakukan, maka kartu koleksi akan kembali diselipkan pada koleksi yang telah dikembalikan tersebut dan kartu ID yang dimiliki anggota akan dikembalikan pada anggota. 39

4.2.5 System Flow Pencetakan Laporan

Mulai Kabag Perpustakaan Memilih Laporan Koleksi Usulan Buku Peminjaman- Pengembalian Buku Kunjungan Perpustakaan Memilih Periode Laporan Mencetak Laporan Laporan Selesai Booking Anggota Peminjaman- Pengembalian Buku Penerbit Gambar 4.6 System Flow Pencetakan Laporan Sebelum mencetak laporan, harus dipilih terlebih dahulu laporan apa dan periode laporan yang manakah yang ingin dicetak. Data laporan-laporan ini diperoleh dari semua tabel yang ada dalam database perpustakaan, sesuai dengan yang dibutuhkan perpustakaan An Nuriyah Gresik. 40

4.2.5 Data Flow Diagram

Data Flow diagram merupakan diagram yang menunjukkan arus data dari sebuah sistem. DFD ini terbagi dari beberapa level, yaitu Context Diagram, DFD Level 0, DFD Level 1, DFD Level 2, dan seterusnya. Dalam desain sistem perpustakaan MTs. An Nuriyah Gresik ini, DFD dibuat hingga DFD Level 2. Berikut ini adalah penjelasannya :

4.2.5.1 Context Diagram

Transaksi Login rekap anggota perpustakaan laporan peminjaman pengembalian dan denda rekap usulan buku baru rekap pembelian buku baru disetujui laporan kunjungan perpus transaksi seleksi buku baru bukti pembayaran denda transaksi pemesanan buku transaksi kunjungan display buku yang dicari transaksi usulan buku baru transaksi cari buku laporan pembelian buku transaksi pembelian buku baru data anggota transaksi pengembalian transaksi peminjaman Rekapitulasi peminjaman buku Lap kunjungan anggota Rekap Seleksi Buku Baru data rak data koleksi data penerbit data kategori data jenis buku Sistem Informasi Perpustakaan + Adm_perpus Kepala Sekolah Petugas Perpus Anggota Kabag Perpustakaan Gambar 4.7 Context Diagram Gambar di atas merupakan gambaran sistem perpustakaan yang dibuat dalam proyek akhir ini secara garis besar. Dalam sistem ini, terdapat 5 eksternal entity, yaitu anggota, petugas perpustakaan, kabag perpustakaan, kepala sekolah dan administrasi perpustakaan.Masing-masing memberikan input dan output dari sistem perpustakaan ini. 41 Siswa memberikan masukan berupa transaksi pemesanan koleksi, transaksi kunjungan, transaksi usulan koleksi baru, transaksi cari koleksi, dan transaksi login. Siswa juga menerima keluaran berupa display koleksi yang dicari dan bukti denda. Petugas perpustakaan memberikan masukan berupa transaksi peminjaman dan pengembalian. Sedangkan administrasi perpustakaan memberikan data inputan berup data penerbit, jenis koleksi, rak kategori, katalog info koleksi, koleksi, dan anggota. Kabag perpustakaan memberikan masukan pada sistem berupa transaksi seleksi koleksi baru. Kabag perpustakaan juga menerima output berupa laporan peminjaman dan pengembalian,rekapitulasi anggota perpustakaan, rekapitulasi usulan koleksi baru, laporan kunjungan perpustakaan dan laporan pembelian koleksi baru yang disetujui oleh kepala sekolah. Sedangkan, kepala sekolah memberikan masukan berupa transaksi pembelian koleksi baru, berupa persetujuannya terhadap pengajuan pembelian koleksi baru. Kepala sekolah menerima keluaran berupa laporan pembelian, yang merupakan daftar koleksi yang akan dibeli, rekapitulasi seleksi koleksi, rekapitulasi peminjaman koleksi dan laporan kunjungan anggota perpustakaan. 42

4.2.5.2. Diagram Berjenjang

Berikut ini merupakan gambar diagram berjenjang dari sistem informasi perpustakaan MTs. An Nuriyah Gresik : Sistem Informasi Perpustakaan Membuat Laporan 3 Transaksi Input Kunjungan 2.1 Transaksi Pemesanan Pinjaman 2.2 Memilih Periode Laporan 3.2 Mencetak Laporan 3.3 Pemeliharaan Data Induk Master 1 Pemeliharaan Data Transaksi 2 Memilih Laporan 3.1 Transaksi Usulan Koleksi Baru 2.4 Transaksi Peminjaman dan Pengembalian 2.3 Menyimpan Data Induk Master 1.1 Mengedit Data Induk Master 1.2 Memasukkan ID Anggota 2.1.1 Mengecek Keanggotaan 2.1.2 Menyimpan Data Kunjungan 2.1.3 Log In 2.2.1 Cek Keanggotaan 2.2.2 Mencari Buku 2.2.3 Cek Peminjaman Buku 2.2.4 Memilih Buku Yang Dipesan 2.2.5 Menyimpan Data 2.2.6 Memasukkan Data Usulan Buku 2.3.1 Cek Kelengkapan Isian Form Usulan 2.3.2 Menyimpan Data Usulan 2.3.3 Menyeleksi Usulan Buku 2.3.4 Pengajuan Kepada KepSek 2.3.5 Membuat Daftar Pembelian 2.3.6 Memasukkan Data Pinjaman 2.4.1 Cek Daftat Booking Buku 2.4.2 Menyimpan Data Pinjaman 2.4.3 Cek Keterlambatan 2.4.4 Cetak Bukti Denda 2.4.5 Simpan Data Pengembalian Buku 2.4.6 Gambar 4.8 Diagram Berjenjang 43

4.2.5.3. DFD Level 0

data katalog simpan data peminjaman anggota [Transaksi Login] [rekap anggota perpustakaan] [laporan kunjungan perpus] [rekap usulan buku baru] [transaksi cari buku] [transaksi pemesanan buku] [transaksi usulan buku baru] [transaksi seleksi buku baru] [display buku yang dicari] [laporan peminjaman pengembalian dan denda] [rekap pembelian buku baru disetujui] [bukti pembayaran denda] [transaksi kunjungan] data denda data buku cari data anggota mengunjungi data anggota pesan detil usulan usulan data detil pemesanan data pesanan data kunjujngan koleksi rak data jenis koleksi kategori koleksi data penerbit koleksi data anggota perpus [laporan pembelian buku] [transaksi pembelian buku baru] [data anggota] data transaksi data master [transaksi pengembalian] [transaksi peminjaman] [Rekapitulasi peminjaman buku] [Lap kunjungan anggota] [Rekap Seleksi Buku Baru] [data rak] [data koleksi] [data penerbit] [data kategori] [data jenis buku] Adm_perpu s Adm_perpus Adm_perpus Adm_perpu s Adm_perpus Kepala Sekolah Kepala Sekolah Kepala Sekolah Petugas Perpus Petugas Perpus 1 Sub Sistem Pemeliharaan Data Master + 2 Subsistem Pemeliharaan Data Transaksi + 3 Sub Sistem Mencetak Laporan + Adm_perpus Kepala Sekolah Kepala Sekolah 1 anggota 2 penerbit 3 jenis_koleksi 4 kategori koleksi 5 rak 6 koleksi 7 kunjungan 8 pemesanan 9 detil pemesanan Booking 11 detil peminjaman pengembalian 12 usulan 13 detil usulan 1 anggota 6 koleksi Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Kabag Perpustaka an Kabag Perpustaka an Kabag Perpustaka an Kabag Perpustaka an Kabag Perpustaka an Kabag Perpustaka an Anggota 14 peminjaman pengembalian 15 katalog info_koleksi Gambar 4.9 DFD Level 0 44 DFD Level 0 merupakan hasil decompose dari context diagram. Sistem informasi perpustakaan yang dibahas dalam proyek akhir ini terbagi atas beberapa sub sistem, yaitu sub sistem pemeliharaan data master induk, sub sistem pemeliharaan data transaksi dan sub sistem pembuatanpencetakan laporan. Dari diagram di atas terlihat ada 12 tabel yang terdapat dalam database yang diperlukan oleh sistem perpustakaan yang dibuat ini, yaitu tabel anggota, penerbit, rak, jenis koleksi, kategori, peminjaman dan pengembalian, detil peminjaman dan pengembalian, usulan, detil usulan, pemesanan booking, detil pemesanan booking, dan tabel kunjungan. 45

4.2.5.4. DFD Level 1 Proses Pemeliharaan Data Master

data anggota ubah data penerbit ubah data jenis koleksi ubah data kategori ubah data rak ubah data koleksi ubah data katalog ubah [data katalog simpan] [koleksi] [data jenis koleksi] [data anggota perpus] [rak] [data penerbit koleksi] [kategori koleksi] [data anggota] mengubah data [data master] [data rak] [data koleksi] [data penerbit] [data kategori] [data jenis buku] Adm_perpu s Adm_perpu s Adm_perpus Adm_perpu s Adm_perpu s Subsistem Pemeliharaan Data Transaksi 1.1 Menyimpan Data Master 1.2 Mengedit Data Master Adm_perpus 1 anggota 2 penerbit 4 kategori koleksi 3 jenis_koleksi 5 rak 6 koleksi 15 katalog info_koleksi Gambar 4.10 DFD Level 1 Pemeliharaan Data Master DFD Level 1 Pemeliharaan Data Master merupakan hasil dekomposisi dari DFD Level 0 sub sistem pemeliharaan data master. Dalam pemeliharaan data master ini, terdapat 2 proses, yaitu proses menyimpan data master induk, dan proses mengubahmengedit data master induk. Kedua proses ini berpengaruh pada tabel-tabel induk, yaitu anggota, penerbit, jenis koleksi, rak, kategori, katalog info koleksi, dan koleksi. 46

4.2.5.5. DFD Level 1 Proses Pemeliharaan Data Transaksi

data buku dipesan data koleksi dipinjam [data peminjaman anggota] [Transaksi Login] [transaksi cari buku] [transaksi usulan buku baru] [transaksi seleksi buku baru] [display buku yang dicari] [transaksi pemesanan buku] [transaksi kunjungan] data laporan usulan [data denda] [data anggota pesan] [detil usulan] [data buku cari] [data detil pemesanan] [data pesanan] [data kunjujngan] [usulan] [data anggota mengunjungi] [transaksi pembelian buku baru] data laporan kunjungan data laporan booking data laporan pinjaman [data transaksi] [data master] [transaksi pengembalian] [transaksi peminjaman] Petugas Perpus Petugas Perpus Sub Sistem Pemeliharaan Data Master 2.1 Input Kunjungan + 2.2 booking buku + 2.3 peminjaman dan pengembalian buku + 2.4 mengusulkan buku baru + Sub Sistem Mencetak Laporan Kepala Sekolah 7 kunjungan 8 pemesanan 9 detil pemesanan Booking 12 usulan 13 detil usulan 1 anggota 1 anggota 6 koleksi 11 detil peminjaman pengembalian Anggota Anggota Kabag Perpustaka an Anggota Anggota Anggota Anggota 14 peminjaman pengembalian Gambar 4.11 DFD Level 1 Pemeliharaan Data Transaksi DFD Level 1 Pemeliharaan Data Transaksi merupakan hasil dekompose dari DFD Level 0 sub sistem pemeliharaan data transaksi. Sub sistem ini terdiri dari 4 proses, yaitu proses pencatatan kunjungan, proses pemesanan booking 47 pinjaman, proses peminjaman dan pengembalian, serta proses pengusulan koleksi baru. Keempat proses ini berpengaruh pada tabel kunjungan, usulan dan detil usulan, peminjaman dan detil peminjaman, serta booking dan detil booking.

a. DFD Level 2

Proses Pencatatan Kunjungan Perpustakaan [transaksi kunjungan] [data kunjujngan] [data anggota mengunjungi] data anggota berkunjung id anggota [data laporan kunjungan] [data master] Sub Sistem Pemeliharaan Data Master Kumpulan data untuk laporan 2.1.1 Memasukkan id anggota 2.1.2 Mengecek keanggotaan 2.1.3 Menyimpan data kunjungan 1 anggota 7 kunjungan Anggota Gambar 4.12 DFD Level 2 Proses Pencatatan Data Kunjungan DFD Level 2 Proses Pencatatan data kunjungan, merupakan hasil dekompose dari DFD Level 1 Proses input kunjungan. Proses ini, berelasi dengan tabel anggota, sebagai referensi, dan berpengaruh terhadap tabel kunjungan. Proses ini terdiri dari 3 sub proses, yaitu proses memasukkan input id anggota, mengecek keanggotaan melalui tabel anggota dan menyimpan data kunjungan di tabel kunjungan. 48

b. DFD Level 2 Proses Pemesanan Pinjaman Booking