PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Pada SMAN 1 Driyorejo Gresik.
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
AKADEMIK PADA SMAN 1
DRIYEREJO-GRESIK
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
:
WAHYU HENDRAWAN S.P.K.W
NIM
:
08.39010.0050
Program
:
DIII (Diploma Tiga)
Jurusan
:
Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2013
STIKOM
(2)
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
AKADEMIK PADA SMAN 1
DRIOREJO-GRESIK
PROYEK SISTEM INFORMASI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Ahli Madya Komputer
Oleh:
Nama
:
WAHYU HENDRAWAN S.P.K.W
NIM
:
08.39010.0050
Program :
DIII (Diploma Tiga)
Jurusan
:
Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
STIKOM
(3)
Apa jadinya andai kamu tak ada Ibu dan Bapak Kamu bukan apa – apa, Tanpa kasih sayang dan doa - doamu Jadi Sayangilah Ibu dan Bapakmu dan Jangan buat dia kecewa,
Karena Doa Orang tua yang paling berharga.
STIKOM
(4)
Kupersembahkan Untukmu juga, Kamu yang Selalu Menjadi Motivasiku
Kamu Yang Selalu Mendampingiku Dalam Hal Apapun Kamu Kekasihku Yang Aku Sayangi “Echa Febriansari” .
STIKOM
(5)
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
AKADEMIK PADA SMAN 1
DRIYOREJO-GRESIK
Telah diperiksa dan diuji
Surabaya, Februari 2013
Disetujui:
Pembimbing Kepala Program Studi DIII Manajemen Informatika
Titik Lusiani, M.Kom, OCP Titik Lusiani, M.Kom, OCP NIDN.07140774101 NIDN.07140774101
STIKOM
(6)
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 2
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II HASIL SURVEY ... 6
2.1 Gambaran Umum “SMAN 1 Driyorejo” ... 6
2.2 Struktur Organisasi “SMAN 1 Driyorejo” ... 6
2.3 Deskripsi Tugas ... 7
2.4 Dokumen Input / Output ... 9
BAB III LANDASAN TEORI ... 13
3.1 Pendidikan ... 13
3.2 Sistem Informasi ... 14
3.3 Sistem Informasi Akademik ... 14
STIKOM
(7)
xi
3.4 Analisis Sistem ... 15
3.5 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 15
3.6 Pengembangan Sistem ... 17
3.7 Database ... 17
3.8 Interaksi Manusia dan Komputer ... 18
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 20
4.1 Analisis Sistem ... 20
4.1.1 Document Flow Manual Sistem Informasi Penerimaan Siswa ... 21
4.1.2 Document Flow Sistem Informasi Akademik ... 23
4.1.3 Dokumen Flow Sistem Informasi Cetak Laporan ... 24
4.2 Desain Sistem ... 25
4.2.1 Sistem Flow ... 25
4.2.2 Data Flow Diagram ... 28
4.2.3 Entity Relational Diagram ... 35
4.2.4 Struktur File ... 37
4.2.5 Desain Input/Output ... 44
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 58
5.1 Sistem yang Digunakan ... 58
5.2 Cara Setup Program ... 58
5.3 Penjelasan Pemakaian Program Dekstop ... 63
5.3.1 Menu Master ... 66
5.3.2 Menu Admin ... 70
5.3.3 Menu Akademik ... 74
BAB VI PENUTUP ... 85
STIKOM
(8)
6.1 Kesimpulan ... 85
6.2 Saran ... 85
DAFTAR PUSTAKA ... 86
LAMPIRAN ... 87
STIKOM
(9)
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Tabel Siswa ... 37
Tabel 4.2 Tabel Guru ... 38
Tabel 4.3 Tabel Mata Pelajaran ... 38
Tabel 4.3 Tabel Detil Mata Pelajaran Perkelas ... 39
Tabel 4.5 Tabel Kelas ... 39
Tabel 4.6 Tabel Alokasi Siswa ... 40
Tabel 4.7 Tabel Nilai ... 40
Tabel 4.8 Tabel Absensi Siswa ... 41
Tabel 4.9 Tabel Detil Nilai Psikomotorik ... 41
Tabel 4.10 Tabel Detil Nilai Kognitif ... 42
Tabel 4.11 Tabel Jadwal Mata Pelajaran ... 42
Tabel 4.12 Tabel Detil Mata Pelajaran ... 43
Tabel 4.13 Tabel Detil Siswa ... 43
Tabel 4.14 Tabel Tahun Ajar ... 44
STIKOM
(10)
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 7
Gambar 2.2 Form Presensi Siswa ... 10
Gambar 2.3 Daftar Guru Pengajar ... 11
Gambar 2.4 Daftar Jadwal Mata Pelajaran ... 12
Gambar 4.1 Dokumen Flow Manual Sistem Informasi Penerimaan Siswa ... 22
Gambar 4.2 Dokumen Flow Manual Sistem Informasi Akademik ... 23
Gambar 4.3 Dokumen Flow Manual Sistem Cetak Laporan... 24
Gambar 4.4 Sistem Flow Sistem Informasi Penerimaan Calon Siswa ... 25
Gambar 4.5 Sistem Flow Sistem Informasi Akademik ... 26
Gambar 4.6 Sistem Flow Sistem Informasi Cetak Laporan ... 27
Gambar 4.7 Diagram Context Sistem Informasi Akademik... 28
Gambar 4.8 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Akademik ... 29
Gambar 4.9 Diagram Berjenjang Penilaian ... 29
Gambar 4.10 Diagram Berjenjang Penjadwalan ... 29
Gambar 4.11 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan ... 30
Gambar 4.12 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Penilaian ... 30
Gambar 4.13 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Penjadwalan ... 30
Gambar 4.14 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik ... 31
Gambar 4.15 DFD Level 1 Sub Proses Data Master ... 32
Gambar 4.16 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi ... 33
Gambar 4.17 DFD Level 1 Sub Proses Cetak Laporan ... 34
Gambar 4.18 CDM Sistem Informasi Akademik ... 35
STIKOM
(11)
xv
Gambar 4.19 PDM Sistem Informasi Akademik ... 36
Gambar 4.20 Desain I/OForm Utama ... 44
Gambar 4.21 Desain I/O Form Login User ... 45
Gambar 4.22 Desain I/O Form Master Siswa ... 47
Gambar 4.23 Desain I/O Form View Dan Cetak Rekap Data Siswa ... 48
Gambar 4.24 Desain I/O Form Maintenace Data Guru ... 48
Gambar 4.25 Desain I/O Form Cetak & View Data Guru ... 49
Gambar 4.26 Desain I/O Form Mengelola Data Kelas ... 50
Gambar 4.27 Desain I/O Form Transaksi Alokasi Siswa pada Kelas ... 50
Gambar 4.28 Desain I/O Form View Rekap Data Kelas dan Wali Kelas ... 51
Gambar 4.29 Desain I/O Form View Rekap Data Alokasi Siswa ... 52
Gambar 4.30 Desain I/O Form Maintenance Mata Pelajaran ... 52
Gambar 4.31 Desain I/O Form Cetak & View Data Mata Pelajaran ... 53
Gambar 4.32 Desain I/O Form Transaksi jadwal Mata pelajaran Perkelas ... 54
Gambar 4.33 Desain I/O Form Cetak dan View Data Jadwal Mapel Perkelas 55 Gambar 4.34 Desain I/O Form Transaksi Absensi Siswa ... 55
Gambar 4.35 Desain I/O Form Cetak dan View Rekap Data Absensi Siswa .. 56
Gambar 4.36 Desain I/O Form Master Tahun Ajar ... 57
Gambar 5.1 Tampilan Add or Remove Program ... 59
Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi ... 60
Gambar 5.3 Tampilan Select Installation Folder ... 61
Gambar 5.4 Tampilan Browse Folder Directory ... 61
Gambar 5.5 Tampilan Confirm Installation ... 62
Gambar 5.6 Tampilan Installation Complete... 62
STIKOM
(12)
Gambar 5.7 Form Login User ... 63
Gambar 5.8 Form Utama ... 65
Gambar 5.9 Form Data Siswa Baru ... 66
Gambar 5.10 Form Rekap Data Siswa ... 67
Gambar 5.11 Form Data Guru ... 68
Gambar 5.12 Form Rekap Data Guru ... 69
Gambar 5.13 Form Desain Form Master Tahun Ajaran ... 69
Gambar 5.14 Form Input Data Kelas dan Wali Kelas ... 70
Gambar 5.15 Form Form Rekap Data Kelas dan Wali Kelas ... 71
Gambar 5.16 Form Alokasi Siswa Per Kelas ... 72
Gambar 5.17 Form Form Rekap Data Alokasi Kelas ... 73
Gambar 5.18 Form Data Mata Pelajaran ... 74
Gambar 5.19 Form Rekap Data Mata Pelajaran ... 75
Gambar 5.20 Form Data Mata Pelajaran Perkelas ... 76
Gambar 5.21 Form Rekap Data Mata Pelajaran Perkelas ... 77
Gambar 5.22 Form Form Input Jadwal Mata Pelajaran ... 78
Gambar 5.23 Form Rekap Data Jadwal Mata pelajaran... 79
Gambar 5.24 Form Transaksi Absensi Siswa ... 80
Gambar 5.25 Form Rekap Data Absensi Siswa ... 81
Gambar 5.26 Form Transaksi Penilaian Siswa ... 82
Gambar 5.27 Form Rekap Data Nilai Siswa ... 83
Gambar 5.28 Form Rekap Nilai Rapor Siswa ... 84
STIKOM
(13)
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1.Hasil Wawancara ... 87
Lampiran 2.Surat Keterangan Hasil Survei ... 89
Lampiran 3.Laporan Data Siswa ... 90
Lampiran 4.Laporan Data Guru... 91
Lampiran 5.Laporan Data Kelas dan Wali Kelas ... 92
Lampiran 6.Laporan Data Alokasi Siswa Perkelas ... 93
Lampiran 7.Laporan Data Mata Pelajaran ... 94
Lampiran 8.Laporan Data Mata Pelajaran Perkelas ... 95
Lampiran 9.Laporan Jadwal Mata Pelajaran Perkelas ... 96
Lampiran 10.Laporan Data Absensi Siswa Perkelas ... 97
Lampiran 11.Laporan Data Nilai Siswa Per-Mata Pelajaran ... 98
Lampiran 12.Rapor Siswa ... 99
Lampiran 13.Listing Program ... 100
STIKOM
(14)
ABSTRAK
Kemajuan teknologi telah membuat manusia memasuki suatu era baru yaitu era informasi, yang menuntut segala sesuatunya berjalan dengan cepat dan efektif. Dengan kemajuan teknologi saat ini menjadikan manusia berfikir kembali bagaimana caranya agar segala sesuatunya yang berhubungan dengan teknologi dapat berjalan dengan baik.
SMAN 1 Driyorejo beralamat di Jl. Raya Tenaru Driyorejo-Gresik, termasuk merupakan salah satu instansi yang membutuhkan sistem informasi terkomputerisasi untuk dapat mempermudah proses akademik. Dalam hal ini SMAN 1 Driyorejo memiliki kendala dalam melakukan proses penilaian yaitu proses pengentrian data nilai siswa terkadang mengalami kesalahan sehingga guru atau bagian akademik harus mengahapus nilai tersebut dengan cara manual kemudian menggantinya dengan data yang baru.
Proses pembuatan sistem dimulai dari menganalisis sistem yang sedang berjalan. Hasil analisis diubah ke dalam bentuk document flow yang dibagi berdasarkan proses-proses transaksi yang ada. Dari document flow inilah dikembangkan sebuah sistem baru yang kemudian dituliskan ke dalam system flow.
Dengan diterapkannya sistem informasi akademik yang terkomputerisasi ini pada SMAN 1 Driyorejo, maka sangat diharapkan dapat mengurangi kesalahan-kesalahan pencatatan yang mungkin terjadi pada sistem akademi SMAN 1 Driyorejo. Sistem ini diharapkan juga dapat lebih mempercepat proses pembuatan laporan yang dapat digunakan oleh para pihak pengambil keputusan untuk lebih meningkatkan kinerja dan pelayanan yang ada.
Kata Kunci: Informasi Akademik Absensi, Sistem Informasi Akademik
Penjadwalan, Informasi Akademik Penilaian, Pembuatan Laporan,
STIKOM
(15)
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
SMAN 1 Driyorejo beralamat Jl. Raya Tenaru-Gresik, merupakan salah satu instansi yang membutuhkan sistem informasi terkomputerisasi sehingga kebutuhan akan informasi dapat terpenuhi. Saat ini SMAN 1 Driyorejo terdapat kurang lebih sekitar 808 siswa yang terbagi menjadi beberapa kelas yaitu untuk kelas X terbagi menjadi delapan kelas, kelas XI terbagi menjadi lima kelas IPA, tiga kelas IPS, dan kelas XII terbagi menjadi lima kelas IPA dan tiga kelas IPS.
Dilihat dari banyaknya siswa yang ada, SMAN 1 Driyorejo memiliki kendala dalam melakukan proses penilaian yaitu proses pengentrian data nilai siswa terkadang mengalami kesalahan sehingga guru atau bagian akademik harus menghapus nilai tersebut dengan cara manual kemudian menggantinya dengan data yang baru. Sehingga memperlambat kinerja para guru dan proses belajar mengajar pada SMAN 1 Driyorejo sangat terganggu.
Berdasarkan permasalahan di atas, sistem informasi penilaian sangat penting bagi kelangsungan kegiatan pendidikan yang ada SMAN 1 Driyorejo. Sistem ini dapat membantu guru atau bagian akademik untuk mendapatkan informasi nilai siswa dengan tepat, akurat dan cepat. Sistem informasi penilaian ini dapat menghitung nilai kognitif dan psikomotorik per semester. Dan juga mengolah data remidi apabila terdapat siswa yang nilai mata pelajarannya kurang dari nilai KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal) pada masing- masing mata pelajaran.
STIKOM
(16)
2
Dengan terciptanya rancang bangun sistem informasi akademik pada SMAN Negeri 1 Driyorejo, dana diharapkan akan dapat mempermudah dan mempercepat kinerja para bagian akademik untuk melakukan tugasnya. Dan Memudahkan para guru untuk mendapatkan informasi akademik, sehingga memperlancar proses belajar mengaja di SMAN Negeri 1 Driyorejo.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana rancang bangun sistem informasi pada SMAN 1 Driyorejo untuk melakukan penerimaan siswa baru?
2. Bagaimana rancang bangun sistem informasi akademik ?
3. Bagaimana rancang bangun sistem informasi laporan data siswa baru, laporan data guru, data nilai siswa ?
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka dapat di rumuskan sebagai berikut:
a. Tidak membahas tentang proses pembayaran ntuk penerimaan siswa baru. b. Sistem yang dibahas meliputi proses penilaian, proses penjadwalan, dan
proses pembuatan laporan.
c. Laporan yang di hasilkan meliputi laporan data siswa baru, laporan data guru, laporan hasil penilaian siswa.
1.4 Tujuan
Membuat rancang bangun sistem informasi penilaian akademik yang meliputi, maintenance data siswa, data guru, data kelas, data mata pelajaran,
STIKOM
(17)
3
penempatan dan penjurusan siswa pada kelas, penjadwalan mata pelajaran perkelas, pencatatan absensi siswa, dan penilaian akademik siswa, sehingga mempermudah guru maupun bagian akademik untuk memperoleh informasi dengan tepat, akurat dan cepat.
1.5 Manfaat
Manfaat dari aplikasi ini adalah sebagai berikut: a. Bagian Administrasi Akademik
Memudahkan dan mempercepat proses pendataan siswa dan guru. Memudahkan dan memepercepat proses pendataan kelas dan mata pelajaran serta mengetahui secara cepat nilai kognitif, afektif dan psikomotorik siswa.
b. Pimpinan
Memudahkan dan memepercepat dalam mengetahui informasi semua kegiatan yang terjadi berdasarkan laporan.
c. Guru
Memudahkan dan membuat guru mandiri untuk menginputkan atau mengolah data nilai siswa yang telah diperoleh untuk dilaporkan kepada bagian akademik.
1.6 SISTEMATIKA PENULISAN
Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan proyek rancang bangun sistem informasi pada SMAN 1 Driyorejo adalah sebagai berikut:
Bab pertama pendahuluan menjelaskan mengenai latar belakang dalam pembangunan sistem informasi perpustakaan, perumusan masalah yang ingin
STIKOM
(18)
4
diselesaikan dari sistem yang sudah ada, pembatasan masalah untuk sistem pada akhirnya, tujuan dari pembangunan sistem informasi perpustakaan, juga kontribusi yang diharapkan dapat bermanfaat untuk kemajuan perpustakaan.
Bab kedua hasil survey menjelaskan mengenai identitas perusahaan, meliputi sejarah berdirinya perusahaan, dasar sistem yang telah diterapkan pada perusahaan, serta struktu rorganisasi perpustakaan tersebut.
Bab ketiga landasan teori berisi tentang definisi dan penjelasan yang lebih detil mengenai konsep yang digunakan untuk merancang desain sistem yang akan dibangun, yaitu meliputi penjelasan mengenai konsep dasar system informasi, variabel-variabel dalam system perpustakaan, Entity Relationship Diagram (ERD), sistem flow, Data Flow Diagram (DFD), program penunjang pembuatan sistem, dan teori-teori lain yang berhubungan dengan pembangunan dan pengembangan sistem.
Bab keempat analisis dan desain berisi penjelasan tentang jenis model yang diambil atau digunakan dan menjelaskan mengenai identifikasi masalah dan bagaimana sistem tersebut dibuat, dilanjutkan dengan perancangan sistem yang meliputi Sistem Flow, Context Diagram, HIPO, Data Flow Diagram ( DFD ), Entity Relationship Diagram (ERD), Conceptual Database dan Physical Database.
Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang sistem yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara penggunaan dari aplikasi ini
STIKOM
(19)
5
Bab keenam berisi mengenai kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat bermanfaat untuk pembaca laporan sistem penjualan dan pembelian yang telah dibangun ini. Kesimpulan yang dihasilkan didapat berdasarkan hasil evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan diterapkan. Saran yang diberikan lebih mengacu dalam hal pengembangan sistem, baik dalam pemrograman yang masih dalam cakupan aplikasi desktop, aplikasi web, atau aplikasi mobile.
STIKOM
(20)
BAB II HASIL SURVEY
2.1 Gambaran Umum SMAN 1 Driyorejo
SMAN 1 Driyorejo beralamat di Jl. Raya Tenaru-Gresik. Saat ini SMAN 1 Driyorejo terdapat kurang lebih sekitar 1680 siswa yang terbagi menjadi beberapa kelas yaitu untuk kelas X terbagi menjadi dua belas kelas, kelas XI terbagi menjadi empat kelas IPA, lima kelas IPS, dan kelas XII terbagi menjadi enam kelas IPA dan tujuh kelas IPS. SMAN 1 Driyorejo memiliki fasilitas ruang guru yang cukup besar, Laboratorium IPA, Laboratorium Komputer, Laboratorium Bahasa, Ruang Kesenian, Lapangan Olahraga, Kantin, Koperasi Siswa, dan Masjid. Suasana SMAN 1 Driyorejo sangat sejuk, sehingga membuat proses belajar mengajar menjadi lebih nyaman. Suasana belajar yang nyaman sangat membantu siswa untuk memperoleh prestasi di sekolah maupun di luar sekolah.
2.2 Struktur Organisasi SMAN 1 Driyorejo
Di dalam organisasi SMAN 1 Driyorejo ini terdapat beberapa bagian atau departemen yang menangani semua kegiatan yang ada di organisasi ini. Semua bagian bertanggung jawab langsung kepada pimpinan seperti pada gambar 2.1
STIKOM
(21)
7 Gambar 2.1 Struktur Organisasi
2.3 Deskripsi Tugas
Berdasarkan struktur organisasi pada gambar 2.1 dapat dideskripsikan tugas yang dimiliki oleh tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut:
a. Kepala Sekolah
Memimpin seluruh staff dan pegawai SMA dan mengawasi jalannya proses belajar mengajar. Dan juga, orang yang paling bertanggung jawab terhadap sukses atau tidaknya sistem belajar mengajar yang diterapkan di SMA.
b. Kabag. Keuangan dan Kabag. Umum
Bertanggung jawab atas proses administrasi dan surat menyurat yang dilakukan SMA.
STIKOM
(22)
c. Wakasek Kesiswaan
Memvalidasi siswa yang akan masuk ke SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Data siswa diterima dari sistem diknas.
d. Wakasek Sarana dan Prasarana
Memfasilitasi sarana dan prasarana sekolah bagi para siswa.
e. Wakasek Kurikulum
Membantu Kepala Sekolah dalam menyusun semua mata pelajaran, kelas, sistem penilaian dan menyiapkan semua yang berkaitan tentang kegiatan belajar mengajar siswa di SMAK Untung Suropati Sidoarjo.
f. Wakasek Humas
Membantu kinerja Kepala Sekolah dalam berhubungan dengan masyarakat sekitar atau luar sekolah.
g. Ekstra Kurikuler
Mengurusi segala macam kegiatan para siswa di luar jadwal regular sekolah.
h. Lab. Umum
Menangani semua laboratorium yang ada di sekolah.
i. Kepala Perpustakaan
Bertanggung jawab atas perpustaakan yang ada di sekolah.
j. Ka. Jur. IPA
Mengurusi semua kelas IPA, baik dari kelas XI maupun kelas XII.
k. Ka. Jur. IPS
Mengurusi semua kelas IPS, baik dari kelas XI maupun kelas XII.
STIKOM
(23)
9
l. Bimbingan dan Konseling
Melakukan bimbingan terhadap perilaku siswa yang berkaitan dengan akademik maupun di luar sekolah.
m. Wali Kelas atau Guru
Berkewajiban untuk menyampaikan materi pelajaran kepada siswa dan memberikan hasil penilaian.
n. Siswa
Berkewajiban menerima bimbingan dan materi pelajaran dari guru.
2.4 Dokumen Input/Output
Berdasarkan hasil studi lapangan pada SMAN 1 Driyorejo, terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani proses yang ada pada SMAN 1 Driyorejo. Dokumen input output yang didapat oleh penulis salah satunya adalah sebagai berikut:
a. Form Presensi Siswa
Form presensi digunakan guru untuk mencatat kehadiran siswa pada saat jam pelajaran berakhir, dan selanjutnya para guru matapelajaran akan mengumpulkan form absensi kepada bagian akademik.
STIKOM
(24)
Gambar 2.2 Form Presensi Siswa
b. Daftar Guru Pengajar
Daftar guru pengajar digunakan guru atau bagian akademik sebagai acuan menentukan jadwal atau pengajar mapel perkelas, selanjutnya akan dicatat ke tabel jadwal mata pelajaran seperti pada Gambar 2.4.
STIKOM
(25)
11
Gambar 2.3 Daftar Guru Pengajar
c. Daftar Jadwal Mata Pelajaran
Daftar jadwal mata pelajaran adalah hasil output dari pencatatan jadwal mapel yang didapat dari daftar guru dan juga data matapelajaran yang berlangsung pada tahun ajaran yang berlangsung seperti pada Gambar 2.5.
STIKOM
(26)
Gambar 2.4 Daftar Jadwal Mata Pelajaran
STIKOM
(27)
13 BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Pendidikan
Menurut Undang-Undang SISDIKNAS No. 20 Tahun 2003, ”Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya dan masyarakat”. Suatu usaha pendidikan yang menyangkut tiga unsur pokok yaitu unsur masukan, unsur usaha dan unsur hasil dari usaha tersebut. Masukan usaha pendidikan adalah peserta didik dengan berbagai ciri-ciri yang ada dalam diri pribadi masing-masing (antara lain bakat, minat, kemampuan dan keadaan jasmani).
Dalam proses pendidikan terkait berbagai hal seperti pendidik, kurikulum, gedung sekolah, buku, metoda mengajar, dan lain-lain. Sedangkan hasil pendidikan dapat meliputi hasil belajar (yang berupa pengetahuan, sikap dan keterampilan) setelah selesainya suatu proses belajar mengajar tertentu. Dalam rangka yang lebih besar, hasil proses pendidikan dapat berupa kelulusan dari lembaga pendidikan tertentu semisal sekolah. (Idris,1992:39)
Fungsi pendidikan adalah untuk menyiapkan peserta didik, yang dapat diartikan bahwa peserta didik pada hakikatnya belum siap, tetapi perlu disiapkan dan juga menyiapkan dirinya sendiri. Hal ini menunjukkan pada proses yang berlangsung sebelum peserta didik sebagai calon warga negara yang baik, warga
STIKOM
(28)
14
bangsa dan calon pembentuk keluarga baru, serta mengemban tugas dikemudian hari. (Hamalik,2001:2)
3.2 Sistem Informasi
Sistem informasi berasal dari dua kata yang saling berhubungan yaitu antara sistem dan informasi. Sistem adalah suatu kerangka kerja yang sangat terpadu serta mempunyai satu sasaran atau lebih. Informasi berbeda dengan data, data adalah keadaan yang ada dan belum diproses belum lanjut, sedangkan informasi adalah data-data yang telah diproses dan dibentuk sebagaimana mungkin agar lebih bernilai bagi penggunanya. Maka sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dimana sumber daya manusia dan teknologi dikoordinasikan untuk mengubah input (data) menjadi output (informasi) guna mencapai sasaran perusahaan. (Joseph W. Wilkinson, 1993:3-4)
3.3 Sistem Informasi Akademik
T. Raka Joni mengatakan, ”Pendidikan merupakan proses interaksi manusiawi yang ditandai oleh keseimbangan kedaulatan subjek didik dengan kebiwaan pendidik.” (Idris, 1992:1) Para ahli juga mengemukakan pendapat mengenai pendidikan dan mendidik. Pendidikan dan mendidik merupakan dua hal yang saling berhubungan. Menurut Langaveld,
”Mendidik adalah mempengaruhi anak dalam usaha membimbing supaya menjadi dewasa.”(Idris, 1993:3)
Yang dimaksud dengan sistem informasi akademik adalah sistem informasi yang menangani masalah-masalah akademik guna memantau prestasi yang telah dicapai selama proses belajar mengajar. Prosedur kerja untuk kegiatan
STIKOM
(29)
15
akademik yang dilakukan yaitu dari prosedur pendaftaran siswa yang akan mengikuti pembelajaran atau pelatihan sampai proses penilaian atas prestasi yang telah dicapai.
3.4 Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1990:129) analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
3.5 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. (Jogiyanto,1999:8)
Untuk memahami apa yang dimaksud dengan sistem informasi, kita perlu mendefinisikan istilah informasi dan sistem. Produk dari sistem informasi adalah informasi yang dihasilkan. Informasi tidak sama dengan data. Data adalah fakta, angka bahkan simbol mentah. Secara bersama-sama mereka merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Sebaliknya, informasi terdiri dari data yang telah
STIKOM
(30)
16
ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui suatu pemrosesan. Idealnya, informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran.
Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran. Sumber daya dapat berupa bahan(material) atau mesin ataupun tenaga kerja, bergantung pada macam sistem yang dibahas. Sistem informasi karenanya adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia dan komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
Definisi lain dari sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang dirganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. (Jogiyanto,1999:11)
STIKOM
(31)
17
3.6 Pengembangan Sistem
Menurut (Jogiyanto, HM, 1999:35) pengembangan sistem adalah menyusun suatu sistem baru untuk meggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada.
Terdapat tiga siklus hidup pengembangan sistem, yaitu: a. Analisa Sistem
Meliputi pengesahan studi, pengorganisasian tim proyek, mendefinisikan kebutuhan organisasi, mendefinisikan kriteria sistem.
b. Desain Sistem
Meliputi penerapan detil desain sistem. c. Implementasi Sistem.
Meliputi perencanaan, penerapan dan perumusan sistem baru.
3.7 Database
Menurut Yuswanto (2005), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan sebuah file.
Menurut Marlinda (2004), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan
STIKOM
(32)
18
pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).
3.8 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi manusia dan komputer menurut Wicaksono (2005:3) adalah bidang studi yang mempelajari, manusia, teknologi komputer dan interaksi antara kedua belah pihak, merupakan suatu disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.
Adapun karakteristik dari desain antar muka yang memperhatikan usability adalah sebagai berikut :
1. User centered design
Yang menitik beratkan kepada user dan task sejak awal pembuatan desain.
2. Participative design
User diartikan sebagai bagian dari tim desainer, agar terbentuk suatu desain yang mudah dioperasikan.
3. Iterative design
Pembuatan desain, testing hingga penilaiannya dan pendesainan ulang memenuhi spesifikasi usability yang diinginkan.
4. Experimental design
Terdapat testing usability oleh user secara formal pada percobaan awal, simulasi dan evaluasi prototype secara keseluruhan.
5. User supportive design
STIKOM
(33)
19
Melakukan pelatihan, seleksi manual jika diperlukan, seperti bantuan dari ”ahli” disekitarnya, misal :
a. online : spesifikasi bantuan konten desain. b. offline : customer service.
STIKOM
(34)
BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada SMAN 1 Driyorejo, pada proses penilaian yang masih menggunakan sistem manual yaitu menggunakan aplikasi berupa program Ecxel untuk menyelesaikan semua proses penilaiannya. Adapun informasi akademik SMAN 1 Driyorejo yaitu pertama kali data siswa yang ada pada SMAN 1 Driyorejo tersebut didapat dari sistem diknas kemudian oleh bagian kesiswaan akan divalidasi apakah siswa tersebut benar-benar siswa yang terpilih untuk masuk ke SMAN 1 Driyorejo atau tidak. Setelah kelas terbentuk, maka siswa akan dibagi perkelas dan proses belajar mengajar bisa dimulai. Pada tiap awal semester guru memberikan beberapa penilaian yaitu kognitif, psikomotorik dan afektif. Penilaian kognitif maksudnya guru memberikan penilaian sesuai KD (Kompetensi Dasar) mata pelajaran yang diberikan berupa tugas, ulangan harian dimana masing-masing penilaian tersebut terdapat remidi. Remidi dilakukan jika nilai siswa kurang dari KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal). Dalam setiap mata pelajaran pasti mempunyai KKM. Remidi dapat dilakukan berkali-kali sampai nilai remidi siswa tersebut melebihi KKM yang ditentukan. Selain itu ada nilai UTS untuk penentuan rapor pra semester dan nilai UAS untuk rapor semester. Pada Penilaian psikomotorik ini merupakan penilaian praktek yang hanya pada mata pelajaran tertentu. Dalam psikomotorik ada 3 penilaian dalam satu semester yaitu NP1, NP2, NP3. sedangkan afektif ada beberapa penilaian yaitu keterbukaan, ketekunan belajar,
STIKOM
(35)
21
kerajinan, tenggang rasa, kedisiplinan, kerjasama, ramah dengan teman, hormat pada guru, kejujuran, menepati janji, kepedulian dan tanggung jawab. Jika proses belajar mengajar dan penilaian selesai, maka guru akan memberikan nilai siswa tersebut untuk dicek pada bagian kurikulum. Jika nilai sudah sesuai maka bagian kurikulum memberikan nilai tersebut ke bagian akademik untuk dicetak DKN (Daftar Kumpulan Nilai), rapor pra semester dan rapor semester. Tentu hal ini kurang efektif dan efisien untuk menentukan ketepatan hasil penilaian akademik tersebut. Ada terjadi banyak kesalahan dalam proses penilaian tersebut yaitu guru sering salah dalam menginputkan nilai mentah yaitu nilai yang berasal dari paper
atau dokumen yang masing-masing guru yang didapat dari proses belajar mengajar setiap harinya ke dalam program Excel.
Mengacu pada permasalahan yang ada, SMAN 1 Driyorejo membutuhkan sistem akademik yang terkomputerisasi agar lebih efektif dan efisien. Sistem penilaian yang mampu memberikan kemudahan dalam melakukan penilaian akademik terhadap siswa , pencarian data guru dan siswa serta pembuatan laporan. Oleh karena itu, dirancanglah sebuah Sistem Informasi akademik yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan tersebut.
4.1.1 Document Flow Manual Sistem Informasi Penerimaan Siswa
Menganalisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru. Langkah pertama adalah melakukan menggali informasi mengenai sistem akademik yang berjalan pada SMAN 1 Driyorejo. Melalui wawancara langsung kepada pihak-pihak yang terlibat didalam sistem tersebut dapat digambarkan dokumen flow sistem akademik pada SMAN 1 Driyorejo.
STIKOM
(36)
22
Sesuai dengan hasil survey pada SMAN 1 Driyorejo berhubungan dengan sistem penilaian akademik yang sedang berjalan pada SMAN 1 Driyorejo, dibawah ini pada gambar 4.1 merupakan gambar dokumen flowchart atau aliran dokumen yang lama atau masih manual pada sistem penilaian akademik SMAN 1 Driyorejo.
Proses penerimaan siswa baru dimulai dari calon siswa baru yang mengisi data siswa tersebut dan menyerahkan kepada bagian administrasi, kemudian bagian administrasi memproses data tersebut dan memberikan laporannya kepada kepala sekolah.
Gambar 4.1 Document Flow Sistem Informasi Penerimaan Siswa
STIKOM
(37)
23
4.1.2 Dokumen Flow Informasi Akademik
Proses berikutnya yaitu membuat data kelas per tahun ajar yang dilakukan oleh bagian akademik yang menghasilkan Rekap Data Kelas, kemudian di lakukan proses alokasi siswa per tahun ajar dan laporannya diserahkan kepada kepala sekolah dan guru.
Gambar 4.2 Document Flow Manual Sistem Informasi Akademik
STIKOM
(38)
24
4.1.3 Dokumen Flow Sistem Informasi Cetak Laporan
Proses terakhir yaitu membuat laporan rekap nilai siswa per semester, proses tersebut berawal dari laporan rekap data alokasi siswa yang berada di guru. Data tersebut diproses menjadi dua, yaitu Data Nilai Siswa dan Data Absensi Siswa. Kedua data tersebut diberikan kepada bagian administrasi untuk diproses menjadi Laporan Rekap Nilai Siswa Per Semester dan diberikan kepada kepala sekolah
Gambar 4.3 Document Flow Manual Sistem Informasi Cetak Laporan
STIKOM
(39)
25
4.2 Desain Sistem
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada sistem flow baru berikut ini:
4.2.1 Sistem Flow
Berikut ini akan digambarkan sistem flow Sistem Informasi Akademik pada SMAN 1 Driyorejo . Dalam document flow ini menjelaskan proses maintenance data master seperti data siswa, guru, kelas, dan mata pelajaran, dan juga proses transaksi yaitu transaksi alokasi siswa pada kelas, transaksi mata pelajaran perkelas, absensi siswa, dan penilaian hasil belajar siswa pada SMAN 1 Driyorejo . Hasil dari penilaian ini akan diserahkan pada masing-masing wali untuk mengisi nilai rapor. Dan rapor itu sendiri akan diserahkan kepada masing-masing orang tua melalui siswa yang bersangkutan.
Gambar 4.4 Sistem Flow Sistem Informasi Penerimaan Calon Siswa
STIKOM
(40)
26
Proses penerimaan siswa baru ini sudah terkomputerisasi, dimulai dari calon siswa baru yang mengisi data siswa tersebut dan menyerahkan kepada bagian administrasi, kemudian bagian administrasi memproses data siswa baru dan data siswa lama untuk diproses dan memberikan laporannya kepada siswa dan kepala sekolah.
Gambar 4.5 Sistem Flow Sistem Informasi Akademik
Proses terkomputerisasi tentang akademik sekolah, dimana proses tersebut terdapat transaksi penjadwalan mapel, alokasi siswa perkelas, absensi siswa, dan juga nilai siswa.
STIKOM
(41)
27
Gambar 4.6 Sistem Flow Sistem Informasi Cetak Laporan
Proses Cetak Laporan Data Siswa dimulai dari cetak kartu siswa, laporan absensi siswa dan laporan data siswa yang diambil dari database. Kemudian laporan tersebut diberikan kepada Kepala Sekolah dan Guru.
Di dalam proses Cetak Laporan Data Guru ini bagian Administrasi mengambil data guru, data jadwal kelas, data mata pelajaran, dan data alokasi
STIKOM
(42)
28
kelas untuk kemudian diproses menjadi laporan yang diberikan kepada Kepala Sekolah, Guru, dam Siswa.
Proses Cetak Laporan Nilai Siswa dimulai dari Administrasi yang mengambil data nilai siswa untuk proses dan membuat dokumen rangkap empat dimana 3 dokumen tersebut diserahkan kepada Kepala Sekolah, Guru, dan Siswa, dan 1 dokumen lagi dijadikan arsip.
4.2.2 Data Flow Diagram
DFD dari sistem informasi akademik pada SMAN 1 Driyorejo adalah sebagai berikut:
A. Context Diagram
Sistem informasi akademik pada SMAN 1 Driyorejo terdapat 4 entity
yang berhubungan langsung dengan sistem ini, yaitu siswa, Administrasi Akademik, kepala sekolah dan, guru. Dapat dilihat pada Gambar 4.7
Transaksi_Penilaian Laporan Data Guru
Laporan Data Siswa
Transaksi Data Alokasi Kelas Laporan Jadwal Mata Pelajaran 2
Laporan Nilai Siswa 2
Laporan Jadwal Mata Pelajaran 1 Laporan Absensi Siswa 1
Laporan Mata Pelajaran 1 Transaksi Data Absensi
Input dan Maintenance Data Guru
Rekapitulasi Guru Yang Ada Rekapitulasi Siswa Yang Ada
Laporan Nilai Siswa 3 Laporan Alokasi Kelas Siswa 2
Transaksi Penjadwalan Mata Pelajaran Input dan Maintenance Data Mata Pelajaran Input dan Maintenance Data Kelas Transaksi Penerimaan Calon Siswa Laporan Calon Siswa Lulus Seleksi 2
Laporan Alokasi Kelas Siswa 1 Laporan Mata Pelajaran 2
Laporan Absensi Siswa 2 Laporan Nilai Siswa 4
Input dan Maintenance Data Siswa
Laporan Nilai Siswa 1 Kartu Siswa
Laporan Calon Siswa Lulus Seleksi 1
Bukti Pendaftaran Calon Siswa
Input Data Calon Siswa 1
Sistem Informasi Akademik SMAN 1 Driyorejo Gresik + Calon Siswa Siswa Administrasi Akademik Guru Kepala Sekolah
STIKOM
SURABAYA
(43)
29
B. Diagram Berjenjang
Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat diagram berjenjang terlebih dahulu. Karena dengan adanya diagram berjenjang, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang dari sistem informasi Akademik pada SMAN 1 Driyorejodapat dilihat pada Gambar 4.8 dan yang lainnya.
Gambar 4.8 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Akademik
Gambar 4.9 Diagram Berjenjang Penilaian
Gambar 4.10 Diagram Berjenjang Penjadwalan
STIKOM
(44)
30
Gambar 4.11 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan
Gambar 4.12 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Penilaian
Gambar 4.13 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Penjadwalan.
C. DFD Level 0
DFD level 0 dari sistem informasi akademik pada SMAN 1 Driyorejo adalah decompose dari context diagram dimana menjelaskan lebih detil 3 proses
STIKOM
(45)
31
yang terdapat dalam sistem informasi akademik ini yaitu, pengolahan data siswa transaksi dan laporan. Dapat dilihat pada Gambar 4.14
Laporan Calon Siswa Lulus Seleksi 1 Bukti Pendaftaran Calon Siswa
Transaksi_Penilaian
Baca
Laporan Data Guru
Laporan Data Siswa
Rekapitulasi Siswa Yang Ada
Transaksi Data Alokasi Kelas
Laporan Absensi Siswa 2 Transaksi Data Absensi
Baca dan Simpan
Laporan Nilai Siswa 2 Laporan Jadwal Mata Pelajaran 1
Laporan Mata Pelajaran 1 Laporan Absensi Siswa 1 Laporan Nilai Siswa 1
Laporan Jadwal Mata Pelajaran 2
Laporan Alokasi Kelas Siswa 2 Laporan Nilai Siswa 3
Laporan Mata Pelajaran 2
Rekapitulasi Guru Yang Ada
Laporan Alokasi Kelas Siswa 1 Laporan Nilai Siswa 4 Baca Baca Baca Baca Kartu Siswa Baca
Simpan dan Baca Simpan dan Baca
Simpan dan Baca Simpan dan Baca
Baca dan Simpan Baca dan Simpan Transaksi Penerimaan Calon Siswa
Transaksi Penjadwalan Mata Pelajaran Input dan Maintenance Data Kelas
Input dan Maintenance Data Guru Input dan Maintenance Data Siswa
Input dan Maintenance Data Mata Pelajaran Baca dan Simpan
Simpan dan Baca Simpan dan Baca Input Data Calon Siswa
Calon Siswa Calon Siswa Calon Siswa Siswa Siswa Siswa Administrasi Akademik Administrasi Akademik Administrasi Akademik Administrasi Akademik Administrasi Akademik Administr asi Akademik Administrasi Akademik Administras i Akademik Administrasi Akademik Kepala Sekolah Kepala Sekolah Kepala Sekolah Kepala Sekolah Guru Guru Guru Guru GuruGuru Administrasi Akademik 1 Proses Penerimaan Calon Siswa + 2 Proses Akademik + 3 Proses Cetak Laporan +
1 File Calon Siswa 2 File Siswa
3 File Guru 4 File Mata
Pelajaran 5
File Alokasi Kelas 6 File Jadwal
Kelas 7
File Absensi
Siswa 8 File Nilai Siswa 9 File Kelas Administrasi Akademik Administrasi Akademik Administrasi Akademik Administrasi Akademik
Gambar 4.14 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik
STIKOM
(46)
32
D. DFD Level 1 Sub Proses Data Master
DFD level 1 sub proses maintenance dari sistem informasi akademik pada SMAN 1 Driyorejo menjelaskan tentang proses pengolahan data siswa,. Dapat dilihat pada Gambar 4.15
Bukti Pendaftaran Calon Siswa Laporan Calon Siswa Lulus Seleksi 1 Baca
Simpan dan Baca Transaksi Penerimaan Calon Siswa
Input Data Calon Siswa
Simpan dan Baca Calon
Siswa
1 File Calon Siswa
2 File Siswa Administrasi Akademik 1 Proses Pemeliharaan Data Siswa1 + 3 Proses Penerimaan Calon Siswa + Calon Siswa Calon Siswa
Gambar 4.15 DFD Level 1 Sub Proses Data Master
E. DFD Level 1 Sub Proses Transaksi
DFD level 1 sub proses transaksi dari sistem informasi akademik pada SMAN 1 Driyorejo menjelaskan tentang proses transaksi absensi, Pengolahan data siswa, pengolahan data kelas, pengolahan data guru dan pengelolaan nilai. Dapat dilihat pada Gambar 4.16
STIKOM
(47)
33
Baca dan Simpan
Simpan dan Baca
Transaksi_Penilaian Baca Baca Baca Baca Baca Baca Baca Baca
Transaksi Data Alokasi Kelas
Transaksi Data Absensi
Simpan dan Baca Baca dan Simpan
Simpan dan Baca Transaksi Penjadwalan Mata Pelajaran
Input dan Maintenance Data Kelas Input dan Maintenance Data Mata Pelajaran
Baca dan Simpan Input dan Maintenance Data Guru
Input dan Maintenance Data Siswa
Baca dan Simpan 2 File Siswa
Administrasi Akademik Siswa Guru Administrasi Akademik Administrasi Akademik
3 File Guru
4 File Mata Pelajaran
6 File Jadwal Kelas
8 File Nilai Siswa 7 File Absensi
Siswa 5 File Alokasi
Kelas 1 Proses Pemeliharaan Data Siswa + 2 Proses Pemeliharaan Data Guru + 3 Proses Pemeliharaan Data Mata Pelajaran + 4 Proses Pemeliharaan Data Kelas + 5 Proses Transaksi Jadwal Kelas + 6 Proses Transaksi Alokasi Kelas + 7 Proses Transaksi Absensi + 8 Proses Transaksi Penilaian Siswa +
9 File Kelas
Guru Administrasi
Akademik
Administrasi Akademik
Gambar 4.16 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi
F. DFD Level 1 Sub Proses Laporan
DFD level 1 sub proses laporan dari sistem informasi akademik pada SMAN 1 Driyorejo menjelaskan tentang proses membuat, rapor, transkrip dan laporan absensi. Dapat dilihat pada Gambar 4.17
STIKOM
(48)
34
Laporan Data Guru
Rekapitulasi Guru Yang Ada
Baca Baca
Baca
Laporan Absensi Siswa 2
Laporan Nilai Siswa 2 Laporan Jadwal Mata Pelajaran 1
Laporan Absensi Siswa 1 Baca
Laporan Nilai Siswa 1 Laporan Nilai Siswa 3 Laporan Jadwal Mata Pelajaran 2
Laporan Nilai Siswa 4 Laporan Alokasi Kelas Siswa 2
Baca
Laporan Alokasi Kelas Siswa 1 Baca
Laporan Mata Pelajaran 2 Laporan Mata Pelajaran 1 Baca
Laporan Data Siswa
Rekapitulasi Siswa Yang Ada Kartu Siswa Baca
2 File Siswa
Siswa
4 File Mata Pelajaran
7 File Absensi Siswa 5 File Alokasi Kelas
8 File Nilai Siswa 3 File Guru
Administrasi Akademik Administrasi Akademik Kepala Sekolah Administrasi Akademik Kepala Sekolah Kepala Sekolah Administrasi Akademik Siswa Guru Guru Guru Guru Administrasi Akademik 1 Cetak Kartu Siswa + 2 Cetak Laporan Data Siswa + 3 Cetak Laporan Data Guru + 4 Cetak Laporan Mata Pelajaran + 5 Cetak Alokasi Kelas Siswa + 6 Cetak Jadwal Mata Pelajaran + 7 Cetak Data Absensi Siswa + 8 Cetak Nilai Siswa + Kepala Sekolah Administrasi Akademik Administrasi Akademik
6 File Jadwal Kelas
STIKOM
(49)
35
4.2.3 Entity Relationship Diagram
Di bawah ini ERD dari sistem informasi akademik pada SMAN 1 Driyorejo, adalah sebagai berikut:
A. CDM (Conceptual Data Model)
Mempunyai Melakukan Memiliki2 Dapat2 Mempunyai5 Memiliki3 Dapat Memiliki4 Mempunyai2 Memiliki Mempunyai Memiliki5 Detil_Jadwal Detil_Jadwal Memiliki7 Memiliki7 Memiliki Mendapat Detil_Jadwal_Siswa Detil_Jadwal_Siswa Detil_siswa Nama_Ayah Alamat_Ayah Tlp_Ayah Pekerjaan_Ayah Agama_Ayah Nama_Ibu Alamat_Ibu Tlp_Ibu Job_Ibu Agama_Ibu Nama_Wali Alamat_Wali Tlpn_Wali Job_Wali Agama_Wali Siswa NIS Nama_Siswa Alamat_Siswa TempLah_Siswa Tgl_Lah_Siswa JenKel_Siswa Agama_Siswa Tlp_Siswa Thn_AjrMask Asal_Sekolah Absensi_Siswa Kode_Absensi Kode_Kelas Tanggal_Absensi Semester Ket_Absensi Nilai ID_Nilai Kode_Kelas2 Kode_MtPel Semester Nilai_Kognitif Nlai_Psikomotorik Nilai_Efektif Alokasi_Siswa Kode_Kelas3 Kapasitas_Kelas Detil_Nilai_Kognitif Nilai_Harian Nilai_Tugas Nilai_UTS Nilai_UAS Guru Kd_Guru Kode_Kelas NIP Nama_Guru JenKel_Guru TemLah_Guru TglLah_Guru Alamat_Guru Tlpn_Guru Bidang_Studi Status_Ajar_Guru Agama_Guru Password_Guru Kelas Kode_Kelas4 Tahun_Ajar Nama_Kelas Keterangan Kd_Guru_Wali Mata_Pelajaran Kode_MtPel2 Nama_MtPel Tahun_Ajar2 KKM Jadwal_Mapel Kd_Jadwal Kd_Kelas Kd_MtPel Kd_Guru2 Hari Jam Detil_Nilai_Efektif Ketekunan Kerajinan Disiplin Kerja_sama Sopan_Santun Tanggung_Jawab Rata_Efektif
Gambar 4.18 CDM Sistem Informasi Akademik
STIKOM
(50)
36
B. PDM (Physical Data Model)
PDM adalah hasil generate dari CDM. Data tabel pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi. PDM dari sistem informasi akademik SMAN 1 Driyorejo dapat dilihat pada Gambar 4.22.
NIS1 = NIS1
NIS1 = NIS1 NIS1 = NIS1
NIS1 = NIS1
ID_NILAI = ID_NILAI
KODE_MTPEL2 = KODE_MTPEL2 KODE_KELAS5 = KODE_KELAS5
KODE_KELAS5 = KODE_KELAS5
KODE_MTPEL2 = KODE_MTPEL2 KODE_ABSENSI = KODE_ABSENSI
ID_NILAI = ID_NILAI
KD_JADWAL = KD_JADWAL KD_GURU = KD_GURU
KODE_MTPEL2 = KODE_MTPEL2 KODE_KELAS5 = KODE_KELAS5
KD_JADWAL = KD_JADWAL NIS1 = NIS1
DETIL_SISWA NIS1 varchar(25) NAMA_AYAH varchar(25) ALAMAT_AYAH varchar(15) TLP_AYAH varchar(15) PEKERJAAN_AYAH varchar(25) AGAMA_AYAH varchar(10) NAMA_IBU varchar(25) ALAMAT_IBU varchar(25) TLP_IBU varchar(15) JOB_IBU varchar(25) AGAMA_IBU varchar(10) NAMA_WALI varchar(25) ALAMAT_WALI varchar(25) TLPN_WALI varchar(25) JOB_WALI varchar(25) AGAMA_WALI varchar(10) SISWA NIS1 varchar(25) NAMA_SISWA varchar(25) ALAMAT_SISWA varchar(25) TEMPLAH_SISWA varchar(25) TGL_LAH_SISWA varchar(25) JENKEL_SISWA varchar(3) AGAMA_SISWA varchar(10) TLP_SISWA varchar(15) THN_AJRMASK varchar(5) ASAL_SEKOLAH varchar(25) ABSENSI_SISWA KODE_ABSENSI varchar(5) NIS1 varchar(25) KODE_KELAS3 varchar(5) TANGGAL_ABSENSI timestamp SEMESTER varchar(6) KET_ABSENSI varchar(25) NILAI ID_NILAI varchar(20) KODE_MTPEL2 varchar(5) NIS1 varchar(25) KODE_KELAS1 varchar(5) KODE_MTPEL varchar(5) SEMESTER varchar(6) NILAI_KOGNITIF int NLAI_PSIKOMOTORIK int NILAI_EFEKTIF varchar(2) ALOKASI_SISWA KODE_KELAS5 varchar(5) NIS1 varchar(25) KODE_KELAS2 varchar(5) KAPASITAS_KELAS2 varchar(5) DETIL_NILAI_KOGNITIF ID_NILAI varchar(20) NILAI_HARIAN int NILAI_TUGAS int NILAI_UTS int NILAI_UAS int GURU KD_GURU varchar(5) KODE_KELAS5 varchar(5) KODE_KELAS3 varchar(5) NIP varchar(5) NAMA_GURU varchar(25) JENKEL_GURU varchar(5) TEMLAH_GURU varchar(10) TGLLAH_GURU timestamp ALAMAT_GURU varchar(25) TLPN_GURU varchar(15) BIDANG_STUDI varchar(25) STATUS_AJAR_GURU varchar(10) AGAMA_GURU varchar(10) PASSWORD_GURU varchar(15) KELAS KODE_KELAS5 varchar(5) KODE_ABSENSI varchar(5) TAHUN_AJAR varchar(5) NAMA_KELAS varchar(10) KETERANGAN varchar(10) KD_GURU_WALI varchar(5) MATA_PELAJARAN KODE_MTPEL2 varchar(5) NAMA_MTPEL varchar(5) TAHUN_AJAR2 varchar(5) KKM int JADWAL_MAPEL KD_JADWAL varchar(5) KODE_MTPEL2 varchar(5) KD_KELAS varchar(5) KD_MTPEL4 varchar(5) KD_GURU3 varchar(5) HARI varchar(10) JAM timestamp DETIL_NILAI_EFEKTIF ID_NILAI varchar(20) KETEKUNAN varchar(20) KERAJINAN varchar(20) DISIPLIN varchar(20) KERJA_SAMA varchar(20) SOPAN_SANTUN varchar(20) TANGGUNG_JAWAB varchar(20) RATA_EFEKTIF varchar(20) DETIL_JADWAL_SISWA NIS1 varchar(25) KD_JADWAL varchar(5) MEMILIKI4 KODE_KELAS5 varchar(5) KODE_MTPEL2 varchar(5) DETIL_JADWAL KD_GURU varchar(5) KD_JADWAL varchar(5)
Gambar 4.19 PDM Sistem Informasi Akademik
STIKOM
(51)
37
4.2.4 Struktur File
Struktur tabel sistem informasi akademik pada SMAN 1 Driyorejo ini dideskripsikan sebagai berikut :
A. Tabel Siswa
Nama Tabel : Siswa Primary Key : NIS Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data siswa yang ada pada SMAN 1 Driyorejo .
Tabel 4.1 Tabel Siswa
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
NIS Varchar 15 Primary Key
Nama Varchar 50 Not Null
Alamat Varchar 50 Not Null
Tempat_Lahir Varchar 50 Not Null
Tgl_Lahir date - Not Null
Jenis_Kelamin Char 1 Not Null
Agama Char 20 Not Null
Telp Numeric 15 Not Null
Tahun_Ajaran_Masuk Char 9 Not Null
Asal_Sekolah Char 20 Allow Null
Status Kelas Char 10 Allow Null
B. Tabel Guru
Nama Tabel : Guru Primary Key : Kode_Guru Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data guru yang ada pada SMAN 1 Driyorejo .
Tabel 4.2 Tabel Guru
STIKOM
(52)
38
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Kode_Guru Varchar 5 Primary Key
NIP Varchar 10 Not Null
Nama Varchar 30 Not Null
Alamat_Guru Varchar 50 Not Null
Tempat_Lahir Varchar 20 Not Null
Tgl_Lahir Date - Not Null
Jenis_Kelamin Char 1 Not Null
Agama Varchar 20 Not Null
Telp Numeric 15 Not Null
Status_Mengajar Char 10 Not Null
C. Tabel Mata_Pelajaran
Nama Tabel : Mata_Pelajaran Primary Key : Kode_Mata_Pelajaran Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data master jenis mata pelajaran yang ada pada SMAN 1 Driyorejo
Tabel 4.3 Tabel Mata Pelajaran
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Kode_Mata_Pelajaran Varchar 15 Primary Key
Nama_Mata_Pelajaran Varchar 30 Not Null
KKM int Not Null
D. Tabel Detil Mata Pelajaran Perkelas
Nama Tabel : Detil_Mata_Pelajaran_Perkelas Primary Key :
Foreign Key : Kode_Mata_Pelajaran, Kode_Kelas
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data mata pelajaran pada setiap kelas yang ada pada SMAN 1 Driyorejo
STIKOM
(53)
39
Tabel 4.4 Tabel Detil Mata Pelajaran Perkelas
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Kode_Mata_Pelajaran Varchar 15 Foreign Key
Kode_Kelas Varchar 15 Not Null
Kode_Guru Varchar 5 Not Null
E. Tabel Kelas
Nama Tabel : Kelas
Primary Key : Kode_Kelas, Tahun_Ajaran Foreign Key : Kode_Guru
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data kelas yang ada pada SMAN 1 Driyorejo.
Tabel 4.5 Tabel Kelas
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Kode_Kelas Varchar 15 Primary Key
Tahun_Ajaran Varchar 9 Primary Key
Kode_Guru Varchar 5 ForeignKey
Nama_Kelas Varchar 25 Allow Null
Kapasitas_Kelas Int Allow Null
F. Tabel Alokasi_Siswa
Nama Tabel : Alokasi_Siswa Primary Key :-
Foreign Key : Kode_Kelas, NIS
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data penempatan siswa pada kelas yang ada pada SMAN 1 Driyorejo.
STIKOM
(54)
40
Tabel 4.6 Tabel Alokasi Siswa
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Kode_Kelas Varchar 15 ForeignKey
NIS Char 5 ForeignKey
G. Tabel Nilai Siswa
Nama Tabel : Nilai_Siswa Primary Key : ID_Nilai
Foreign Key : Kode_Kelas Kode_Mata_Pelajaran, NIS
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data nilai siswa yang ada pada SMAN 1 Driyorejo.
Tabel 4.7 Tabel Nilai Siswa
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
ID_Nilai Varchar 10 Primary Key
Kode_Kelas Varchar 15 Foreign Key
Kode_Mata_Pelajaran Varchar 15 Foreign Key
NIS Char 5 Foreign Key
Tahun_Ajaran Varchar 9 Not Null
Semester Varchar 6 Not Null
Nilai_Kognitif Int - Not Null
Nilai_Psikomotor Int - Not Null
Nilai_Afektif Varchar 3 Not Null
H. Tabel Absensi
Nama Tabel : Absensi Primary Key : Kode_Absensi Foreign Key : Kode_Kelas, NIS
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data absensi siswa yang ada pada SMAN 1 Driyorejo.
STIKOM
(55)
41
Tabel 4.8 Tabel Absensi
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Kode_Absensi Varchar 15 Primary Key
Tgl_Absensi Datetime - Foreign Key
Kode_Kelas Varchar 20 Foreign Key
NIS Char 5
Keterangan Varchar 10 NotNull
Semester Varchar 6 NotNull
I. Tabel Detil Nilai Psikomotorik
Nama Tabel : Detil_Nilai_Psikomotorik Primary Key : -
Foreign Key : ID_Nilai, Kode_Mata Pelajaran, NIS
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data detil nilai psikomotorik siswa yang ada pada SMAN 1 Driyorejo.
Tabel 4.9 Tabel Detil Nilai Psikomotorik
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
ID_Nilai Varchar 10 FK
NIS Char 5 FK
Kode_Mata_Pelajaran Varchar 7 FK
Nilai_Ulangan_Harian Int - Not Null
Nilai_Tugas Int - Not Null
Tes Blok Int - Not Null
UTS_Psikomotorik Int - Not Null
UAS_Psikomotorik Int - Not Null
J. Tabel Detil Nilai Kognitif
Nama Tabel : Detil_Nilai_Kognitif Primary Key : -
Foreign Key : : ID_Nilai, Kode_Mata_Pelajaran, NIS
STIKOM
(56)
42
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data detil nilai kognitif siswa yang ada pada SMAN 1 Driyorejo.
Tabel 4.10 Tabel Detil Nilai Kognitif
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
ID_Nilai Varchar 10 FK
NIS Char 5 FK
Kode_Mata_Pelajaran Varchar 7 FK
Nilai_Ulangan_Harian Int - Not Null
Nilai_Tugas Int - Not Null
Tes Blok Int - Not Null
UTS_Kognitif Int - Not Null
UAS_Kognitif Int - Not Null
K. Tabel Jadwal Mata Pelajaran
Nama Tabel : Jadwal_Mata pelajaran Primary Key : Kode_Jadwal
Foreign Key : Kode_Kelas, Kode_Mata_Pelajaran
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data jadwal mata pelajaran perkelas yang ada pada SMAN 1 Driyorejo.
Tabel 4.11 Tabel Jadwal Mata Pelajaran
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Kode_Jadwal Varchar 15 PK
Kode_Kelas Varchar 15 FK
Kode_Mata_Pelajaran Varchar 15 FK
Kode_Guru Varchar 5 Not Null
Hari Varchar 7 Not Null
Jam Varchar 10 Not Null
L. Tabel Detil Mata Pelajaran
Nama Tabel : Detil_Mata_Pelajaran
Primary Key : Kode_Kelas, Kode_Mata_Pelajaran
STIKOM
(57)
43
Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data detil mata pelajaran siswa yang ada pada SMAN 1 Driyorejo.
Tabel 4.12 Tabel Detil Mata Pelajaran
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Kode_Kelas varchar 15 PK
Kode_Mata_Pelajaran varchar 15 PK
Kode_Guru Varchar 9 Not Null
M. Tabel Detil Siswa
Nama Tabel : Detil_Siswa Primary Key : NIS
Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data detil siswa yang ada pada SMAN 1 Driyorejo.
Tabel 4.13 Tabel Detil Siswa
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
NIS Varchar 9 PK
Nama_Ayah Varchar 30 Not Null
Alamat_Ayah Varchar 50 Not Null
Telp_Ayah Varchar 15 Not Null
Pekerjaan_Ayah Varchar 20 Not Null
Agama_Ayah Varchar 20 Not Null
Nama_Ibu Varchar 30 Not Null
Alamat_Ibu Varchar 30 Not Null
Telp_Ibu Varchar 15 Not Null
Pekerjaan_Ibu Varchar 20 Not Null
Agama_Ibu Varchar 20 Not Null
Nama_Wali Varchar 30 Not Null
Alamat_Wali Varchar 50 Not Null
Telp_Wali Varchar 15 Not Null
STIKOM
(58)
44
Pekerjaan_Wali Varchar 20 Not Null
Agama_Wali Varchar 20 Not Null
N. Tabel Tahun Ajaran
Nama Tabel : Tahun_Ajar Primary Key : Thn_Ajar Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data Tahun Ajaran siswa yang ada pada SMAN 1 Driyorejo.
Tabel 4.14 Tabel Tahun Ajar
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Thn_Ajar varchar 9 PK
Keterangan varchar 50 Not Null
Status Char 1 Not Null
4.2.5 Desain Input Output
Di bawah ini terdapat desain dari program aplikasi sistem informasi akademik SMAN 1 Driyorejo dan akan dijelaskan bagaimana cara menggunakan program ini nantinya.
A. Form Utama
Gambar 4.20 Desain Form Utama
STIKOM
(59)
45
Keterangan :
1. Pada saat menjalankan aplikasi Sistem Informasi akademik SMAN 1 Driyorejo pertama kali akan tampil menu seperti gambar 5.1. Terdapat menu Menu, Siswa, Guru, Admin, Akademik.
a. Login
Menu ini berfungsi untuk mengakses masuk menggunakan Sistem Informasi akademik Akademik SMAN 1 Driyorejo. Untuk user dan password di atur dan di buat oleh admin. Setelah semua pengguna mempunyai username dan password masing-masing maka pengguna dapat masuk ke dalam aplikasi dan menjalankan sub menu.
b. Logout
Menu ini berfungsi untuk keluar dari Sistem Informasi secara sementara, agar dapat menjaga sifat kerahasian pada saat kita tinggalkan untuk keperluan yang lain.
c. Exit
Menu ini berfungsi untuk keluar dari Sistem Informasi Akademik. B. Form Login
Gambar 4.21 Desain Form Login User
STIKOM
(60)
46
Keterangan :
1. Setelah semua pengguna mempunyai username dan password masing-masing maka pengguna dapat masuk ke dalam aplikasi dan menjalankan sub menu, namun pengguna harus meginputkan ”Login User” terlebih dahulu.
2. Username, sesuai dengan yang telah dimiliki oleh pengguna. 2.1Password, sesuai dengan yang telah dimiliki oleh pengguna.
3. Tombol digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi, namun jika terdapat kesalahan dalam pengisian Username, passsword maka akan tampil sebuah pesan yang menandakan bahwa login gagal dan terdapat keterangan inputan salah.
4. Tombol digunakan untuk membatalkan proses, maka semua form loginakan keluar.
5. Anda akan login sebagai Admin dan menu yang aktif adalah menu siswa: input siswa, maintenance siswa, Cetak rekap data siswa, menu guru, maintenance data guru, menu admin : maintenance data kelas dan transaksi alokasi siswa, menu akademik : maintenance data mata pelajaran, transaksi mata pelajaran perkelas, penjadwalan.
STIKOM
(61)
47
C. Form Master Siswa
Gambar 4.22 Desain Form Master Siswa Keterangan :
1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan.
2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan.
3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau membersihkan form.
4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Siswa” dan kembali ke ”Menu Utama”.
STIKOM
(62)
48
D. Form Cetak Rekap Master Siswa
Gambar 4.23 Desain Form View Dan Cetak Rekap Data Siswa
E. Maintenance Data Guru
Gambar 4.24 Desain Form Maintenace Data Guru Keterangan :
STIKOM
(63)
49
1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan yang terdapat pada Data Guru.
2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan.
3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data
4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Data Guru” dan kembali ke ”Menu Utama”.
F. Form Cetak Rekap Data Guru
Gambar 4.25 Desain Form Cetak & View Data Guru
STIKOM
(64)
50
G. Form Mengelola Data Kelas
Gambar 4.26 Desain Form Mengelola Data Kelas
H. Form Transaksi Alokasi Siswa Pada Kelas
Gambar 4.27 Desain Form Transaksi Alokasi Siswa pada Kelas Keterangan :
1. Untuk kode kelas format yang digunakan adalah 11.X.2: - 11 menyatakan tahun ajaran
- X menyatakan kelas
STIKOM
(65)
51
- 2 menyatakan ruangan atau urutan yang pertama.
2. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan.
3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data.
4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Data Kelas” dan kembali ke ”Menu Utama”.
5. Data Kelas untuk menginputkan siapa wali kelas yang mengajar dikelas yang telah dipilih pada Kode Kelas, sementara Input Siswa digunakan untuk menginputkan siswa didalam kelas yang telah dipilih tadi menggunakan inputan dengan mengetikan NIS pada isian NIS.
I. Cetak Rekap Data Kelas dan Wali Kelas
Gambar 4.28 Desain Form View Rekap Data Kelas dan Wali Kelas
STIKOM
(66)
52
J. Form Cetak Rekap Data Alokasi Siswa Perkelas
Gambar 4.29 Desain Form View Rekap Data Alokasi Siswa
K. Form Input dan Maintenance Data Mata Pelajaran
Gambar 4.30 Desain Form Maintenance Mata Pelajaran
STIKOM
(67)
53
Keterangan :
1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan.
2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan.
3. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Data Mata Pelajaran ” dan kembali ke ”Menu Utama”.
L. Form Cetak Rekap Data Mata Pelajaran
Gambar 4.31 Form Cetak & View Data Mata Pelajaran
STIKOM
(68)
54
M. Transaksi Jadwal Mata Pelajaran
Gambar 4.32 Desain Form Transaksi Penjadwalan Matapelajaran Perkelas Keterangan :
Menu ini berfungsi untuk mengolah Jadwal Mata pelajaran perkelas dalam tiap periode perhari Keterangan :
1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan yang terdapat pada Data Guru.
2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan.
3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data
4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Transaksi Penjadwalan Mata pelajaran” dan kembali ke ”Menu Utama”.
STIKOM
(69)
55
N. Form Cetak Rekap Jadwal Mata Pelajaran Perkelas
Gambar 4.33 Desain Form Cetak dan View Data Jadwal Mata pelajaran Perkelas
O. Transaksi Absensi Siswa
Gambar 4.34 Desain Form Transaksi Absensi Siswa
Keterangan :
Menu ini berfungsi untuk mengolah Absensi Siswa dalam tiap semester perhari Keterangan :
STIKOM
(70)
56
5. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan yang terdapat pada Data Guru.
6. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan.
7. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data
8. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Absensi Siswa” dan kembali ke ”Menu Utama”.
P. Form Cetak Rekap Data Absensi Siswa
Gambar 4.35 Desain Form Cetak dan View Rekap Data Absensi Siswa
STIKOM
(71)
57
Q. Master Tahun Ajar
Form ini berfungsi sebagai acuan rentang tahun bagi setiap form yang memuat tahun ajaran.
Gambar 4.36 Desain Form Master Tahun Ajaran Keterangan :
1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan.
2. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data.
3. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan.
4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Master Tahun Ajaran” dan kembali ke ”Menu Utama”.
STIKOM
(72)
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
5.1 Sistem yang Digunakan
Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan program Sistem Informasi Akademik pada SMAN 1 Driyorejo, yaitu
a. Hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut: 1. Processor Intel Core Duo
2. Memory DDR3 RAM 1 GB 3. Hardisk 200 GB
b. Software dengan spesifikasi sebagai berikut: 1. Microsoft Windows XP SP3
2. Microsoft SQL Server 2005 3. Microsoft Visual Studio 2005 4. Adobe Dreamweaver Cs 4 5. XAMPP Versi 1.3
5.2 Cara Setup Program
Ketika pertama kali akan menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu user harus menginstalasi aplikasi terlebih dahulu user harus menginstal dari aplikasi ini supaya bisa digunakan. Langkah-langkah instalasinya akan dijelaskan di bab ini, pertama user harus memastikan bahwa komputer user terdapat .net framework 4 agar aplikasi ini dapat dijalankan. Pertama cek dulu computer anda apakah sudah terdapat .net framework 4 atau tidak.
STIKOM
(73)
59
Caranya pada menu computer, kemudian pilih control panel. Setelah masuk control panel masuk ke add or remove program (berisi tentang informasi software yang telah di install computer anda), lalu jika sudah masuk ke dalam add or remove program anda bisa check apakah sudah terdapat .net framework 2.0 seperti pada Gambar 5.1.
Gambar 5.1 Tampilan add or remove program
Jika komputer telah terinstal .net framework 2.0 maka tidak perlu menginstal kembali. Untuk .net framework 1.0 atau yang lebih tinggi digunakan untuk platform Microsoft Visual Basic 2000 sedangkan .net framework 4 atau yang lebih tinggi, digunakan untuk platform Microsoft visual basic 2005, Adobe Dreamweaver Cs 4 Setelah itu instalasi berakhir adalah Xampp versi 1.3. Program ini langsung dapat di install secara langsung pada
STIKOM
(74)
60
drive maupun folder mana saja. setelah itu program dapat dijalankan sebagaimana biasanya.
Setelah itu user harus menjalankan installer dari apliksasi, maka akan muncul tampilan awal dari proses menginstalasi aplikasi pembelian dan penjualan, seperti pada Gambar 5.2.
Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi
Pada tampilan Select Installation Folder,seperti pada Gambar 5.3 user dapat memilih lokasi aplikasi akan diinstalasi. Jika user akan mengganti lokasi aplikasi akan diinstalasi maka tekan tombol Browse dan cari lokasi aplikasi akan diinstalasi, seperti pada Gambar 5.3
STIKOM
(75)
61
Gambar 5.3 Tampilan Select Installation Folder
Gambar 5.4 Tampilan Browse Folde Directory
Pada tampilan Confirm Installation, seperti pada Gambar 5.5 user memilih tombol Next untuk memulai proses instalasi aplikasi. Setelah proses instalasi
STIKOM
(76)
62
selesai maka akan muncul tampilan Installation Complete, seperti pada Gambar 5.5.
Gambar 5.5 Tampilan Confirm Installation
Gambar 5.6 Tampilan Installation Complete
STIKOM
(77)
63
5.3 Penjelasan Pemakaian Program Dekstop
Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari form
login. Form login digunakan untuk validasi user dalam penggunaan program.
Dalam form login terdapat data username dan password yang harus diisi oleh
user, dan nama akan terisi secara otomatis apabila username dan password diisi
dengan benar, seperti pada Gambar 5.7.
Gambar 5.7 Desain Form Login User
Keterangan :
1. Setelah semua pengguna mempunyai username dan password masing-masing maka pengguna dapat masuk ke dalam aplikasi dan menjalankan
STIKOM
(78)
64
sub menu, namun pengguna harus meginputkan ”Login User” terlebih dahulu.
2. Username, sesuai dengan yang telah dimiliki oleh pengguna. 3. Password, sesuai dengan yang telah dimiliki oleh pengguna. 4. Jabatan, dipilih berdasarkan jabatan yang dimiliki oleh pengguna.
5. Tombol digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi, namun jika terdapat kesalahan dalam pengisian Username, passsword maka akan tampil sebuah pesan yang menandakan bahwa login gagal dan terdapat keterangan inputan salah.
6. Tombol digunakan untuk membatalkan proses, maka semua form loginakan keluar.
7. Hak user sesuai dengan jabatan yang dipilih, apabila jabatan Admin maka menu yang aktif adalah menu siswa: input siswa, maintenance siswa, Cetak rekap data siswa, menu guru, maintenance data guru, menu admin : maintenance data kelas dan transaksi alokasi siswa, menu akademik : maintenance data mata pelajaran, transaksi mata pelajaran perkelas, penjadwalan. Apabila jabatan yang dipilih Guru maka menu yang aktif adalah menu Akademis yaitu Transaksi Penilaian, dan Cetak rekap Nilai per mata pelajaran sesuai mata pelajaran yang dipegang.
Jika user benar dalam menginputkan data username dan password, maka user dapat masuk ke dalam menu utama dan menggunakan program sesuai hak akses yang dimiliki, seperti pada Gambar 5.8.
STIKOM
(79)
65
Gambar 5.8 Desain Form Utama Keterangan :
Pada saat menjalankan aplikasi Sistem Informasi akademik SMAN 1 Driyorejo pertama kali akan tampil menu seperti Gambar 5.8 Terdapat menu Menu, Master, Admin, Akademik.
1. Login
Menu ini berfungsi untuk mengakses masuk menggunakan Sistem Informasi akademik Akademik SMAN 1 Driyorejo. Untuk user dan password di atur dan di buat oleh admin. Setelah semua pengguna mempunyai username dan password masing-masing maka pengguna dapat masuk ke dalam aplikasi dan menjalankan sub menu.
2. Logout
Menu ini berfungsi untuk keluar dari Sistem Informasi secara sementara, agar dapat menjaga sifat kerahasian pada saat kita tinggalkan untuk keperluan yang lain.
STIKOM
(80)
66
3. Exit
Menu ini berfungsi untuk keluar dari Sistem Informasi Akademik.
5.3.1 Menu Master
Menu Master ini berisikan form input data Siswa baru, data guru, dan data tahun ajaran. Dan yang masing-masing form memiliki fungsi berbeda –beda, yang nantinya akan di gunakan dalam proses transaksi akademik pada SMAN 1 Driyorejo.
A. Form Data Siswa Baru
Form ini berfungsi untuk memasukkan data-data siswa baru dalam setiap tahun ajaran baru, atau jika ada siswa pindahan yang masuk ke SMAN 1 Driyorejo, seperti pada Gambar 5.9.
Gambar 5.9 Desain Form Data Siswa Baru Keterangan :
1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan.
STIKOM
(81)
67
2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan.
3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau membersihkan form.
4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Siswa” dan kembali ke ”Menu Utama”.
5. Tombol digunakan untuk menghapus data ”Siswa” jika ada kesalahan.
B. Form Cetak Rekap Data Siswa
Pada bagian form cetak rekap data siswa berfungsi untuk melihat data-data siswa yang berada pada SMAN 1 Driyorejo. Yang di liahat berdasarkan tahun ajaran siswa tersebut mendaftar, seperti pada Gambar 5.10.
Gambar 5.10 Desain Form Rekap Data Siswa
C. Form Mengelola Data Guru
Form mengolah data guru memiliki fungsi untuk memasukkan data guru jika ada guru baru yang masuk untuk mengajar di SMAN 1 Driyorejo. seperti pada Gambar 5.11.
STIKOM
(82)
68
Gambar 5.11 Desain Form Data Guru Keterangan :
1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan yang terdapat pada Data Guru.
2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan.
3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data
4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Data Guru” dan kembali ke ”Menu Utama”.
D. Form Rekap Data Guru
Form Rekap data guru fungsinya untuk melihat semua data guru yang berada pada SMAN 1 Driyorejo, dan yang nantinya dapat di cetak sebagai laporan kepada kepala sekolah, seperti pada Gambar 5.12.
STIKOM
(83)
69
Gambar 5.12 Desain Form Rekap Data Guru
E. Form Tahun Ajaran
Form ini berfungsi sebagai acuan rentang tahun bagi setiap form yang memuat tahun ajaran, seperti pada Gambar 5.13.
Gambar 5.13 Desain Form Tahun Ajaran Keterangan :
1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan.
2. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data.
3. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan.
STIKOM
(84)
70
4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Master Tahun Ajaran” dan kembali ke ”Menu Utama”.
5.3.2 Menu Admin
Menu Admin ini berisikan form input data kelas dan alokasi siswa. Dan yang masing-masing form memiliki fungsi berbeda –beda, yang nantinya akan di gunakan dalam proses transaksi akademik pada SMAN 1 Driyorejo.
A. Form Input Data Kelas dan Wali Kelas
Form ini berfungsi untuk membuat kelas baru jika ada perubahan bangunan sekolah ataupun pengurangan jumlah kelas pada sekolah. Dan di dalam form ini, juga sebagai penentuan wali kelas pada setiap kelas yang telah di buat, seperti pada Gambar 5.14.
Gambar 5.14 Desain Form Input Data Kelas dan Wali Kelas
STIKOM
(85)
71
B. Form Rekap Data Kelas dan Wali Kelas
Form ini berfungsi untuk melihat data kelas yang sudah di buat, beserta dengan wali kelas yang sudah di tentukan dalam setiap kelas. Form ini juga di gunakan untuk mencetak laporan data kelas dan wali kelas, yang kemudian akan di di jadikan rekap data pada bagian akademik dan juga sebagai laporan kepada kepala sekolah, seperti pada Gambar 5.15.
Gambar 5.15 Desain Form Rekap Data Kelas dan Wali Kelas
C. Form Alokasi Siswa Per Kelas
Setelah semua kelas dan beserata wali kelas yang di tentukan untuk memegang tanggung jawab di setiap kelas. Di dalam form ini, para siswa yang sudah terdaftar akan di tentukan untuk masuk ke kelas-kelas yang sudah di buat pada form data kelas dan wali kelas, seperti pada Gambar 5.16.
STIKOM
(86)
72
Gambar 5.16 Desain Form Alokasi Siswa pada Kelas
Keterangan :
1. Untuk kode kelas format yang digunakan adalah 12.X.1: - 12 menyatakan tahun ajaran
- X menyatakan kelas
- 1 menyatakan ruangan atau urutan yang pertama.
2. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan.
3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data.
4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Data Kelas” dan kembali ke ”Menu Utama”.
STIKOM
(1)
4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Absensi Siswa” dan kembali ke ”Menu Utama”.
H. Form Rekap Data Absensi Siswa
Form rekap data absensi siswa, berfungsi dalam proses mencetak laporan basensi harian siswa pada setiap kelas, seperti pada Gambar 5.25.
Gambar 5.25 Desain Form Rekap Data Absensi Siswa I. Form Transaksi Penilaian Siswa
Form ini berfungsi untuk memproses transaksi pembelian nilai kepada siswa. Nilai diinputkan oleh guru yang bersangkutan berdasarkan Kode_Mata pelajaran yang dipegang oleh guru tersebut, seperti pada Gambar 5.26.
STIKOM
(2)
82
Gambar 5.26 Desain Form Transaksi Penilaian Siswa Keterangan :
1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan.
2. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data.
3. Tombol digunakan untuk keluar dari menu ”Penilaian” dan kembali ke ”Menu Utama”.
4. Jenis penilaian dipilih berdasarkan kognitif, afektif, psiikomotorik, uts dan uas. Kompetensi dasar nanti akan tampil sesuai dengan banyaknya
STIKOM
(3)
kompetensi yang telah di inputkan pada ”Create Mata Pelajaran”. Nama mata pelajaran akan muncul sesuai dengan guru yang login. Misal yang login andi, andi harus memilih kode kelas yang akan dia inputkan datanya. Berdasar kode kelas tadi maka akan muncul nama mata pelajaran yang di ajarkan andi di kelas yang bersangkutan.
J. Form Rekap Data Nilai Siswa
Form rekap data nilai siswa berfunfsi untuk melihat hasil nilai siswa sesuai dengan mata pelajaran yang telah di proses oleh masing-masing guru sesuai mata pelajaran yang di ajarkan pada form transaksi penilaian siswa, seperti pada Gambar 5.27.
Gambar 5.27 Desain Form Rekap Data Nilai Siswa
STIKOM
(4)
84
K. Form Rekap Nilai Rapot Siswa
Pada form ini di gunakan untuk mencetak rapot, sebagai tanda bukti hasil nilai dalam proses belajar mengajar yang telah di lakukan pada awal ajaran baru sampai akhir ajaran. Yang kemudian akan di cetak dan di bagikan kepada setiap siswa, sesuai dengan nama dan NIS, seperti pada Gambar 5.28.
Gambar 5.28 Desain Form Rekap Nilai Rapor Siswa
STIKOM
(5)
85 6.1 Kesimpulan
Pada proses pengembangan Sistem Informasi Akademik pada SMAN 1 Driyorejo dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Pengembangan sistem yang lama ke proses terkomputerisasi dan terintegrasi dapat membuat kinerja sistem menjadi lebih baik, sehingga kesalahan manusia (Human Error) dapat diminimalkan.
2. Implementasi dari sistem ini dapat menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan yang dapat mendukung dalam pengambilan keputusan.
6.2 Saran
Dalam pengembangan aplikasi Sistem Informasi Akademik ini, dapat diajukan beberapa saran, yaitu:
1. Diperlukan orang yang dapat dipercaya dan mempunyai sumber daya manusia yang cukup untuk mengelola sistem Akademik ini.
2. Pengguna sistem harus memenuhi segala prosedur yang ada yang dibutuhkan oleh sistem untuk mengimplementasikan sistem perpustakaan ini.
3. Pengembangan sistem informasi Akademik ini diharapkan dapat melalui web sehingga siswa bisa mengakses informasi di mana saja.
STIKOM
(6)
86
DAFTAR PUSTAKA
Amelia, Tan. Pemograman Database Menggunakan ADO.NET. Jakarta: Graha
Ilmu, 2006
Budiharto, 2006. Pemrograman Visual Studio 2005. Rineka Cipta: Jakarta. Hamalik, O. 2001. Kurikulum dan Pembelajaran. Bumi Aksara: Jakarta..
Idris, H. Z. 1992. Pengantar Pendidikan 2. Gramedia Widiasarana Indonesia:
Jakarta.
Jogiyanto, H. 1999. Analisis dan Desain. Andi:Yogyakarta.
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offest. McLeod, Raymond, Jr., 2008, Sistem Informasi Manajemen, Edisi IX, PT.
Prenhallindo, Jakarta.
Yuswanto, dan Subahri. Pemrograman Database Dengan SQL Server 2000.
Jakarta: Prestasi Pustaka, 2005.
Wicaksono, 2005, Interaksi Manusia dan Komputer, PrestasiPustaka, Jakarta.