6
m enent ukan pem usnahan dan penent uan jadw al ret ensi dokum en. Padahal pem eriksaan dan penelit ian oleh Arsip Nasional ini m em but uhkan w akt u, yang
konsekuensi akhirnya penam bah beban bagi BUM N at au badan pem erint ahan yang bersangkut an. Sekarang, m elalui Pasal 30 Undang-Undang Dokum en Perusahaan,
ket ent uan t ersebut t idak diberlakukan lagi, karena dit ent ukan dalam pasal t ersebut bahw a sem ua perat uran perundang-undangan yang berkait an dengan dokum en
perusahaan dan ket ent uan perat uran perundang-undangan yang berkait an dengan penyim panan, pem indahan, penyerahan, dan pem usnahan arsip yang bert ent angan
dengan Undang-Undang Dokum en Perusahaan dinyat akan t idak berlaku lagi.
4 Kedudukan Hukum Dokum en Perusahaan Non-Kert as
Unt uk t ujuan yang kedua, yakni dapat m em berikan kedudukan hukum segala dokum en perusahaan yang t ersim pan dalam m edia selain kert as sebagai alat bukt i
yang sah, t erdapat bat asan-bat asan bahw a pem im pin perusahaan w ajib m em pert im bangkan kegunaan naskah asli dokum en yang perlu t et ap di sim pan
karena m engandung nilai t ert ent u dem i kepent ingan perusahaan at au kepent ingan nasional. Sebagai cont oh, pim pinan perusahaan w ajib t et ap m enyim pan naskah
aslinya, dalam hal ini dokum en perusahaan yang dialihkan ke dalam m icrofilm at au m edia lainnya adalah naskah asli yang m em punyai kekuat an pem bukt ian ot ent ik dan
m asih m engandung kepent ingan hukum t ert ent u m asih m engandung hak dan at au kew ajiban yang m asih harus dipenuhi oleh pihak yang berkepent ingan.
Juga t erdapat kew ajiban bahw a set iap pengalihan dokum en dilegalisasi. Legalisasi di sini adalah t indakan pengesahan isi dokum en perusahaan yang di alihkan at au
dit ransform asikan ke dalam m icrofilm at au m edia lain yang m enerangkan at au m enyat akan bahw a isi dokum en perusahaan yang t erkandung di dalam m icrofilm
at au m edia lain t ersebut sesuai dengan naskah aslinya. Apabila t idak dilakukan legalisasi, m aka dokum en perusahaan hasil pengalihan t ersebut secara hukum t idak
dapat dijadikan sebagai alat bukt i yang sah. Legalisasi ini pun harus dibuat kan berit a acaranya dengan dilam piri daft ar pert elaan at as dokum en perusahaan yang
dialihkan.
Undang-undang Dokumen Perusahaan ini memberikan beberapa keringanan dan kemudahan dibanding dengan peraturan perundangan lama yang mengatur hal yang
sama. Namun untuk dapat dilaksanakan secara penuh dan efektif, kita harus menunggu Peraturan Pemerintah yang ditunjuk oleh Undang-undang Dokumen Perusahaan ini.
Yakni mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasinya; serta tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen
perusahaan, karena hal-hal tersebutlah sebenarnya yang merupakan jantung pembaharuan terhadap pengelolaan dokumen perusahaan.
3. Ident ifikasi M asalah
Berdasarkan hal-hal yang t elah diuraikan pada lat ar belakang m asalah diat as, m aka dit em ukan beberapa hal yang m enjadi pokok perm asalahan.
7
1. Dokum en m erupakan set iap benda yang mem uat atau berisi rekam an inform asi yang
harus dit at a dan dikelola dengan baik 2.
Dokum en-dokum en yang dimiliki oleh Inst ansi baik sw ast a m aupun negeri m akin lam a m akin banyak, dan m em erlukan t em pat unt uk m enyim pan dokum en-dokumen
t ersebut . 3.
Proses unt uk m enem ukan kem bali dokum en lam a yang sudah t ersim pan mem erlukan w akt u unt uk pencariannya.
4. Dokum en yang disim pan harus dapat bert ahan lama, sesuai dengan undang-undang
docum ent yang baru yait u selam a 10 t ahun.
4. M aksud dan Tujuan
Unt uk m em bant u m engat asi m asalah-m asalah yang dihadapi dalam pengelolaan dokum en m aka dalam penelit ian ini, penulis berm aksud unt uk “ M em bangun Sist em
M anajem en Dokum en” dengan m enggunakan t eknologi w ebsit e, agar pengelolaan dapat dilakukan dari m ana saja selam a t erkoneksi ke Int ernet .
Sedangkan Tujuan yang ingin dicapai dari dibangunnya Aplikasi Sist em M anajem en Dokum en adalah :
1. M em udahkan dalam pengelolaan dan pengat uran dokum en dalam bent uk digit al
2. M elalui proses digit alisasi dokumen m aka perusahaan sudah t idak perlu lagi
m enyedikan gudang unt uk m enyim pan dat a-dat a t ersebut , dat a-dat a digit al akan disim pan didalam server at aupun m edia lainnya sepert i Com pact Disk, Flask Disk, M icro
Film dll 3.
M em percepat proses penelusuran at au m erunut kem bali dokum en-dokumen yang t elah t ersim pan didalam dat abase
4. Dat a-dat a digit al dapat diperbanyak dan disim pan dalam beberapa m edia yang dapat
m enyim pan dat a puluhan bahkan rat usan t ahun, dengan m edia yang kecil
5. M anfaat
Sist em M anajem en Dokum en SM D, adalah suat u sist em pengelolaan dokum en yang dikem bangkan oleh Unikom Cent er, unt uk m engat ur dan m engelola surat -surat
at aupun dokum en-dokum en pent ing agar dokum en t ersebut m udah unt uk dicari dan dit em ukan kem bali
Sist em M anajem en Dokum en berm anfaat dalam m engefekt ifkan dan m engefisienkan proses bisnis. M anfaat yang ut am a adalah pengguna dapat m enem ukan inform asi yang
dibut uhkan dengan cepat , sehingga dapat m em bant u proses m enjadi lebih cepat , baik dan m urah.
Secara lebih spesifik lagi Sist em M anajem en Dokum en dapat m em berikan m anfaat sebagai berikut :
8
a M eningkatkan produktivitas
SM D dapat m em bant u m enam bah produkt ivit as pengguna dim ana pengguna dapat m engakses dan m em anage inform asi dengan lebih cepat dan t epat .
b M eningkatnya w aktu respon
Pencarian file dokum en, updat e dokum en, dan pendist ribusian dokum en digit al dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan SM D
c M engurangi biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan
Berapa banyak ruangan yang t ersit a di kant or Anda unt uk t em pat dokum en. Berapa ribu lem bar kert as, lemari, ruangan dan t enaga yang digunakan unt uk sist em m anajem en
dokum en anda sekarang. a.
SM D dapat m engurangi biaya-biaya t ersebut , karena dim ensi penyim panan file digit al yang jauh lebih kecil dan lebih m urah daripada sist em penyim panan file
konvensional, m enurunkan
ukuran ruang
penyim panan dokum en,
m enggant ikan gudang dokum en dengan m edia penyim panan elekt ronis yang jauh lebih kecil sepert i harddisk, disket dan CD.
d M engurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen
Dengan m enyim pan dokum en secara digit al, gangguan rayap jelas akan dinihilkan 100. Gangguan yang lain sepert i kebakaran dapat dim inim alisasi dengan sist em penyim panan
yang lebih canggih daripada sekedar dokum en kert as konvensional. e
Document Sharing
M elalui M SD, pem akaian dokum en dapat dilakukan secara bersam aan oleh beberapa user sekaligus.
f
Keamanan dokumen yang handal
Dengan Sist em M anajem en Dokum en, akan dapat diket ahui siapa-siapa saja yang berhak m em baca dan m enerim a dokum en yang t ersimpan.
6. Proses Konversi Dokumen
