Efisiensi Pengelolaan Dokumen Perusahaan

5

3. Efisiensi Pengelolaan Dokumen Perusahaan

Pada pokoknya t ujuan m encapai efisiensi yang diat ur dalam Undang-Undang Dokum en Perusahaan t erlihat dalam ket ent uan-ket ent uan sebagai berikut : 1 Jangka w akt u sim pan Pasal 11 Undang-undang Dokum en perusahaan m enent ukan bahw a cat at an, bukt i pem bukuan, dan dat a pendukung adm inist rasi keuangan w ajib disim pan selam a 10 sepuluh t ahun t erhit ung sejak akhir t ahun buku perusahaan yang bersangkut an. Ket ent uan ini m erubah kew ajiban penyim panan dokum en perusahaan yang di at ur dalam Kit ab Undang-Undang Hukum Dagang, yakni selam a 30 t iga puluh t ahun. M enurut Undang-Undang Dokum en perusahaan pengert ian dari cat at an t erdiri dari neraca t ahunan, perhit ungan laba rugi t ahunan, rekening, jurnal t ransaksi harian at au set iap t ulisan yang berisi ket erangan m engenai hak dan kew ajiban sert a hal-hal lain yang berkait an dengan kegian usaha suat u perusahaan. Dan pengert ian dari bukt i pem bukuan t erdiri dari w arkat -w arkat yang digunakan sebagai dasar pem bukuan yang m em pengaruhi perubahan kekayaan, ut ang dan m odal. Sedangkan dat a pendukung adm inist rasi keuangan m erupakan dat a adm inist rat if yang berkait an dengan keuangan unt uk di gunakan sebagai pendukung penyusunan dan pem buat an dokum en keuangan, yang t erdiri dari dat a pendukung yang m erupakan bagian dari bukt i pem bukuan m isalnya rekening ant ara kant or, rekening harian at au rekening m ingguan. 2 Kem ungkinan penyim panan dokum en dalam m edia elekt ronik. Pasal 12 Undang-Undang Dokum en Perusahaan m enent ukan bahw a dokum en perusahaan dapat di alihkan ke dalam m icrofilm at au m edia lainnya. Pengert ian m icrofilm adalah film yang m em uat rekam an bahan t ert ulis, t ercet ak, dan t ergam bar dalam ukuran yang sangat kecil, sedangkan m edia lainnya adalah penyim panan inform asi yang bukan kert as dan m em punyai t ingkat pengam anan yang dapat m em jam in keaslian dokum en yang dialihkan at au dit ransform asikan, m isalnya Com pact Disk Read-Only M em ory CD-ROM , dan Writ e Once Read M any WORM . 3 Tanggung jaw ab pem im pin perusahaan lebih dikedepankan Pasal 17 sam pai dengan pasal 20 Undang-Undang Dokum en Perusahaan m em punyai kehendak lebih m engedepankan t anggung jaw ab pim pinan perusahaan dalam hal pem indahan, penyerahan, dan pem usnahan dokum en perusahaan . Bat asan t erhadap ket ent uan ini adalah bahw a apabila dokum en perusahaan t ert ent u m em punyai nilai guna bagi kepent ingan nasional, m aka dokum en t ersebut w ajib di serahkan kepada arsip Nasional Republik Indonesia. Sebelum nya, khusus unt uk Badan Usaha M ilik NegaraBUM N dan badan pem erint ahan yang m enjalankan kegiat an yang berkarakt er sebagai usaha ekonom i, penent uan pem usnahan dan penent uan jadw al ret ensi dokum en dit ent ukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, sehingga t idak ada keleluasaan dalam 6 m enent ukan pem usnahan dan penent uan jadw al ret ensi dokum en. Padahal pem eriksaan dan penelit ian oleh Arsip Nasional ini m em but uhkan w akt u, yang konsekuensi akhirnya penam bah beban bagi BUM N at au badan pem erint ahan yang bersangkut an. Sekarang, m elalui Pasal 30 Undang-Undang Dokum en Perusahaan, ket ent uan t ersebut t idak diberlakukan lagi, karena dit ent ukan dalam pasal t ersebut bahw a sem ua perat uran perundang-undangan yang berkait an dengan dokum en perusahaan dan ket ent uan perat uran perundang-undangan yang berkait an dengan penyim panan, pem indahan, penyerahan, dan pem usnahan arsip yang bert ent angan dengan Undang-Undang Dokum en Perusahaan dinyat akan t idak berlaku lagi. 4 Kedudukan Hukum Dokum en Perusahaan Non-Kert as Unt uk t ujuan yang kedua, yakni dapat m em berikan kedudukan hukum segala dokum en perusahaan yang t ersim pan dalam m edia selain kert as sebagai alat bukt i yang sah, t erdapat bat asan-bat asan bahw a pem im pin perusahaan w ajib m em pert im bangkan kegunaan naskah asli dokum en yang perlu t et ap di sim pan karena m engandung nilai t ert ent u dem i kepent ingan perusahaan at au kepent ingan nasional. Sebagai cont oh, pim pinan perusahaan w ajib t et ap m enyim pan naskah aslinya, dalam hal ini dokum en perusahaan yang dialihkan ke dalam m icrofilm at au m edia lainnya adalah naskah asli yang m em punyai kekuat an pem bukt ian ot ent ik dan m asih m engandung kepent ingan hukum t ert ent u m asih m engandung hak dan at au kew ajiban yang m asih harus dipenuhi oleh pihak yang berkepent ingan. Juga t erdapat kew ajiban bahw a set iap pengalihan dokum en dilegalisasi. Legalisasi di sini adalah t indakan pengesahan isi dokum en perusahaan yang di alihkan at au dit ransform asikan ke dalam m icrofilm at au m edia lain yang m enerangkan at au m enyat akan bahw a isi dokum en perusahaan yang t erkandung di dalam m icrofilm at au m edia lain t ersebut sesuai dengan naskah aslinya. Apabila t idak dilakukan legalisasi, m aka dokum en perusahaan hasil pengalihan t ersebut secara hukum t idak dapat dijadikan sebagai alat bukt i yang sah. Legalisasi ini pun harus dibuat kan berit a acaranya dengan dilam piri daft ar pert elaan at as dokum en perusahaan yang dialihkan. Undang-undang Dokumen Perusahaan ini memberikan beberapa keringanan dan kemudahan dibanding dengan peraturan perundangan lama yang mengatur hal yang sama. Namun untuk dapat dilaksanakan secara penuh dan efektif, kita harus menunggu Peraturan Pemerintah yang ditunjuk oleh Undang-undang Dokumen Perusahaan ini. Yakni mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasinya; serta tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan, karena hal-hal tersebutlah sebenarnya yang merupakan jantung pembaharuan terhadap pengelolaan dokumen perusahaan.

3. Ident ifikasi M asalah