sistem Pendukung Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

GANJAR KERSANA SURYADI

10106106

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

BY

GANJAR KERSANA SURYADI 10106106

Education Department is one agency that has many employees, it because the Education Department has a staff of structural and functional. At Sumedang

distinct’s educational departement on sub section officer, for data collection on employment as regular employees salary increases, an increase in grade and rank, and determination of pension, based on certain criteria one which assessment of credit number that is used to increase faction and rank. Because of employment data too much, then we need a decision support system.

In this research will be made a decision support system for scheduling and determining the increase in grade and rank, salary schedule and the determination of periodic pension. For the assessment of credit value in determining promotions will be used MFEP method by a factor of school education assessment. Education of training, PBM/BP practice and professional development.

The result of this research will give information to employee that will increase in grade and rank wich will increase employee salaries and regular empoyees who have period of pension. The testing sytem consists of alpha testing where the testing used with black box testing method that focus on functional requirements and software beta test is test of field by giving quetionnaires to the

users in the user’s employement Subdivision of Sumedang District Educatioanal Departement with a question reffering to the final destination.After alpha and beta testing, it could be concluded that the functionality of the system is able to produce output as expectedand the user can use it with easily.

Keywords: Employment, Appraisal Credit Score, Decision Support System, MFEP method

DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SUMEDANG

oleh

GANJAR KERSANA SURYADI 10106106

Dinas Pendidikan merupakan salah satu instansi yang memiliki pegawai paling banyak, mengingat Dinas Pendidikan memiliki pegawai struktural dan fungsional. Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang Sub Bagian Kepegawaian, untuk pendataan kepegawaian seperti kenaikan gaji berkala pegawai, kenaikan golongan dan pangkat, dan penentuan masa pensiun, berdasarkan kriteria tertentu salah satunya penilaian angka kredit yang digunakan untuk kenaikan golongan dan pangkat. Dikarenakan data kepegawaian yang terlalu banyak, maka diperlukan suatu sistem pendukung keputusan.

Pada penelitian ini akan dibuat suatu sistem pendukung keputusan untuk penjadwalan dan penentuan kenaikan golongan dan pangkat, penjadwalan gaji berkala dan penentuan masa pensiun. Untuk penilaian angka kredit dalam penentuan kenaikan pangkat dan golongan menggunakan metode MFEP, dengan faktor penilaian pendidikan sekolah, diklat kedinasan, PBM/BP/praktek dan pengembangan profesi.

Hasil dari penelitian ini akan menginformasikan pegawai yang akan naik pangkat dan golongan, pegawai yang akan naik gaji berkala dan pegawai yang telah memasuki masa pensiun. pengujian sistem terdiri dari pengujian alpha dimana pengujian ini menggunakan metode pengujian black box yang berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak dan pengujian beta yaitu pengujian lapangan dengan memberikan kuesioner terhadap user pengguna di Sub Bagian kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang dengan pertanyaan yang mengacu pada tujuan akhir. Setelah dilakukan pengujian alpha dan beta, dapat ditarik kesimpulan bahwa secara fungsionalitas sistem sudah dapat menghasilkan output sesuai yang diharapkan dan user dapat meggunakannya dengan mudah. Kata Kunci : Kepegawaian, Penilaian Angka Kredit, SPK, MFEP

iv LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK

ABSTRACT

KATA PENGANTAR ...i

DAFTAR ISI ...iv

DAFTAR GAMBAR ...ix

DAFTAR TABEL ...xv

DAFTAR SIMBOL...xviii

DAFTAR LAMPIRAN ...xxi

BAB I PENDAHULUAN ...1

1.l. Latar Belakang Masalah ...1

1.2. Rumusan Masalah ...3

1.3. Maksud dan Tujuan ...3

1.4. Batasan Masalah ...4

1.5. Metodologi Penelitian ...5

1.6. Sistematika Penulisan ...7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...9

2.1. Tinjauan Instansi ...9

2.1.1. Sejarah Instansi ...9

v

2.2.1.1. Karakteristik Sistem ...14

2.2.1.2. Klasifikasi Sistem ...14

2.2.2. Pengertian Sistem Informasi ...15

2.2.2.1. Konsep Dasar Informasi ...16

2.2.2.2. Konsep Dasar Sistem Informasi ...19

2.2.3. Sistem Pendukung Keputusan ...19

2.2.3.1. Pengertian Sistem Pendukung Keputusan ...20

2.2.3.2. Karakteristik Sistem Pendukung Keputusan ...20

2.2.3.3. Jenis Keputusan ...21

2.2.3.4. Komponen Penyusun Sistem Pendukung Keputusan ..21

2.2.4. Metode Multi Factor Evaluation Process ( MFEP ) ...23

2.2.5. Pengertian Client Server ...27

2.2.6. Topologi Fisik ...28

2.2.7. Konsep Dasar Basis Data ...31

2.2.8. Perangkat Analisis dan Perancangan Sistem ...34

2.2.9. Software Pendukung ...39

2.2.9.1. Borland Delphi Versi 7.0 ...39

2.2.9.2. MySQL ...40

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ...46

3.1. Analisis Sistem ...46

3.1.1. Analisis Masalah ...46

vi

Pegawai Fungsional ...52

3.1.2.4. Prosedur Pengolahan Pengajuan Gaji Berkala Pegawai Struktural ...54

3.1.2.5. Prosedur Usulan Pengolahan Pengajuan Kenaikan Pangkat ...56

3.1.2.6. Prosedur Usulan Pengolahan Pengajuan Pensiun ...58

3.1.2.7. Prosedur Usulan Pengajuan Gaji Berkala ...60

3.1.3. Analisis Pengkodean...62

3.1.4. Analisis Kriteria ...63

3.1.5. Analisis Kebutuhan Non Fungsional ...64

3.1.5.1. Analisis Perangkat Keras ...64

3.1.5.2. Analisis Perangkat Lunak ...65

3.1.5.3. Analisis Kebutuhan Pengguna ...66

3.1.5.4. Perhitungan Bobot Menggunakan Metode MFEP ...67

3.1.6. Analisis Basis Data ...72

3.1.7. Analisis Kebutuhan Fungsional ...73

3.1.7.1. Diagram Konteks ...73

3.1.7.2. Data Flow diagram (DFD) ...74

3.1.7.3. Spesifikasi Proses ...95

vii

3.2.1.2. Struktur Tabel...124

3.2.2. Perancangan Pengkodean ...126

3.2.3. Perancangan Struktur Menu ...127

3.2.4. Perancangan Antar Muka ...128

3.2.4.1. Perancangan Masukan dan Keluaran (I/O) ...128

3.2.4.2. Jaringan Semantik ...160

3.2.5. Proses Prosedural ...161

BAB VI. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ...170

4.1. Implementasi Sistem ...170

4.1.1. Perangkat Keras Pendukung ...171

4.1.2. Perangkat Lunak Pendukung ...171

4.1.3. Implementasi Data ...172

4.1.4. Implementasi Antar Muka ...175

4.2. Pengujian Sistem ...180

4.2.1. Rencana Pengujian...180

4.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian (Pengujian Alpha) ...182

4.2.2.1. Pengujian Login ...182

4.2.2.2. Pengujian Pengolahan Data Pegawai Fungsional ...184

4.2.2.3. Pengujian Pengolahan Data Pegawai Struktural ...189

viii

4.2.2.7. Pengujian History Data Pegawai Gaji Berkala ...202

4.2.2.8. Pengujian History Data Pegawai Naik Pangkat ...203

4.2.2.9. Pengujian Konfigurasi Login ...204

4.2.2.10. Pengujian Angka Kredit ...206

4.2.2.11. Pengujian Laporan ...208

4.2.3. Kesimpulan hasil Pengujian Alpha ...211

4.2.4. Kasus Dan Hasil Pengujian (Pengujian Beta) ...211

4.2.5. Kesimpulan Hasil Pengujian (Pengujian Beta) ...216

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ...218

5.1. Kesimpulan ...218

5.2. Saran ...219

1 1.1. Latar Belakang Masalah

Pendidikan merupakan salah satu pendukung perkembangan bangsa yang memiliki salah satu visi untuk mencerdaskan kehidupan bangsa, di Sumedang Instansi tertinggi yang membidangi pendidikan adalah Dinas Pendidikan yang ditetapkan melalui Perda No.48/2001 tanggal 1 April 2001 yang tadinya merupakan Departemen Pendidikan Nasional. Dinas Pendidikan juga merupakan salah satu instansi yang memiliki pegawai paling banyak dibandingkan instansi-instansi lain mengingat Dinas Pendidikan memiliki pegawai struktural dan pegawai fungsional.

Berdasarkan wawancara kepada pegawai Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang Sub Bagian Kepegawaian dapat disimpulkan bahwa penjadwalan kenaikan gaji berkala pegawai di Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang terjadi dalam dua tahun sekali, kenaikan golongan dan pangkat terjadi dalam empat tahun sekali dengan dilakukannya juga penilaian-penilaian terhadap kriteria yang sudah ditentukan seperti pendidikan sekolah, diklat kedinasan, PBM/BP/praktek dan pengembangan profesi sebagai faktor penunjang kenaikan pangkat, dan usia pensiun di tentukan setelah pegawai fungsional menginjak usia 60 tahun dan pegawai struktural menginjak usia 57 tahun. Selama ini sistem penjadwalan dan pengambilan keputusan itu dilakukan secara manual dengan menghitung sejak

kapan terhitung sebagai pegawai dan pengumpulan syarat-syarat kenaikan pangkat manual, juga seringnya muncul masalah dalam kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat dan masa pensiun karena tidak adanya pesan atau peringatan, aplikasi ini juga dapat melihat history pegawai yang naik gaji berkala dan kenaikan pangkat, selain itu sistem pengarsipan masih dilakukan secara manual

sehingga bisa memungkinkan kehilanagan atau kerusakan arsip, pengarsipan berbentuk dokumen tertulis akan menggunakan ruang dan biaya, sehingga diperlukan sebuah aplikasi yang mampu mendukungnya.

Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang khususnya Sub Bagian Kepegawaian membutuhkan perangkat lunak SPK ( Decision Support System ) berbasis komputer untuk kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat dan penentuan masa pensiun. Dipilihnya Sistem Pendukung Keputusan di Sub Bagian Kepegawaian Kabupaten Sumedang karena tidak adanya suatu sistem terkomputerisasi untuk menjadwalakan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan peringatan masa pensiun. SPK adalah suatu sistem berbasis komputer yang mampu memecahkan masalah-masalah yang tidak terstruktur secara efisien dan efektif.

Berdasarkan latar belakang diatas dan setelah dilakukan survei ke Sub Bagian Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang maka akan dibangun “SISTEM PENDUKUNG PENGAMBIL KEPUTUSAN KEPEGAWAIAN PADA DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan penelitian kebutuhan yang dilakukan pada Sub Bagian kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang, maka muncul permasalahan bagaimana membangun dan menerapkan Sistem Pendukung Pengambil Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang.

1.3. Maksud danTujuan

Maksud dari penelitian ini adalah untuk Membangun Sistem Pendukung Pengambil Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang.

Tujuan dari penelitian ini antara lain :

1. Memudahkan pendataan pegawai Dinas Pendidikan kabupaten Sumedang baik pegawai guru ataupun pegawai struktural mengingat Dinas Pendidikan merupakan salah satu instansi dengan pegawai terbanyak. 2. Membuat sistem penjadwalan gaji berkala, penentuan masa pensiun dan

penjadwalan serta penilaian syarat-syarat kenaikan pangkat, juga mengefisienkan waktu prosesnya.

3. Menangani kebutuhan akan sistem pendukung keputusan di Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang khususnya Sub Bagian Kepegawaian. 4. Memberikan kemudahan kepada Sub Bagian Kepegawaian Dinas

1.4. Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dari Sistem Informasi Kepegawaian Dinas pendidikan Kabupaten Sumedang adalah sebagai berikut :

1. Membahas mengenai manajemen data pegawai yaitu proses pemasukan data pegawai, proses perubahan data pegawai, proses penghapusan data pegawai.

2. Program aplikasi ini hanya untuk kenaikan gaji berkala, kenaiakan pangkat dan penentuan masa pensiun.

3. Untuk menentukan kenaikan pangkat juga menggunakan perhitungan dari faktor-faktor yang dinilai oleh tim penilai kenaikan pangkat dan dalam kasus ini menggunakan metode MFEP.

4. Faktor-faktor yang dikualifikasikan dalam kenaikan pangkat adalah : a. Pendidikan Sekolah 30 %

b. Diklat Kedinasan 20% c. PBM/BP/Praktek 40% d. Pengembangan Profesi 10%

5. SPK ini adalah sistem dengan Client Server.

6. Database menggunakan MySQL 5.1 dan pembangunan aplikasi menggunakan Borland Delphi 7

7. Model proses dan data menggunakan DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram).

1.5. Metodologi Penelitian 1. Meotodepengumpulan data

a. Studi Pustaka

Metode pengumpulan data dengan mencari data, mempelajari banyak data dari berbagai sumber buku, modul, artikel baik perpustakaan maupun internet yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.

b. Wawancara

Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara berkomunikasi langsung dengan pihak-pihak yang dianggap mampu memberikan informasi (narasumber) yang lebih terinci terhadap permasalahan yang sedang diteliti. c. Observasi

Pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan data oleh pengumpul data terhadap peristiwa yang diselidiki pada objek penyusunan. Dalam melakukan observasi penulis melakukan beberapa pengamatan terhadap sistem kerja, proses pengolahan data yang sedang berjalan.

2. Metode Pengembangan perangkat lunak

Metode Pengembang perangkat lunak menggunakan metode waterfall, yang meliputi beberapa proses diantaranya:

a. Analysis

Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada

software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para

software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software,

(pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada user.

b. Design/Perancangan

Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk rancangan software sebelum coding

dimulai. Design harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.

c. Coding

Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tersebut harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses

coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design.

d. Testing/Verification

Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan

software. Semua fungsi-fungsi software harus di uji cobakan, agar software

bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.

e. Maintenance

Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada

software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari

eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau

perangkat lainnya. Seperti yang ditunjukan pada gambar 1.1 :

Gambar 1.1. Metode Waterfall

1.6. Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi uraian latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah/ ruang lingkup kajian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini menjelaskan landasan teori yang menjelaskan tentang teori umum yang berkaitan dengan judul, teori program yang berhubungan dengan aplikasi yang dibangun, teori khusus yaitu berkaitan dengan istilah-istilah yang dipakai dalam pembuatan sistem pendukung keputusan tersebut.

Requierments

Design

Coding

Verification

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Bab ini menjelasakan seluruh spesifikasi sistem yang mencakup analisis prosedur yang sedang berjalan, pengkodean, kebutuhan non fungsional, selain analisis sistem bab ini juga melakuakn perancangan antar muka atau mendesain sistem secara keseluruhan berdasarkan hasil analisis tersebut. Tool untuk memodelkan sistem menggunakan Data Flow Diagram ( DFD) dan Entity Relationship

Diagram ( ERD ).

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Bab ini membahas implementasi dari tahapan analisis dan perancangan sistem kedalam perangkat lunak ( dalam bentuk bahasa pemrograman ), serta perangkat keras dan perangkat lunak yang dibuthkan dalam membangun sistem. Bab ini juga berisi pengujian terhadap sistem apakah sudah benar-benar berjalan seperti yang diharapkan.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini terdiri dari kesimpulan dan saran yang berisikan hal – hal terpenting yang dibahas dan kemudian dijadikan kesimpulan. Bab ini juga berisi saran-saran yang dimungkinkan untuk pengembangan perangakat lunak ini.

9 2.1 Tinjauan Instansi

2.1.1 Sejarah Instansi

Pada tahun 1945-1949 Kantor Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Sumedang dinamakan juga sebagai Kantor Pengajaran Agama dikepalai oleh Oekas Wiradinata pada tahun 1949-1954. Kantor Pengajaran Agama tersebut diganti namanya menjadi Inspeksi Kementrian PPK ( Pendidikan Pengajaran Kebudayaan ) yang dikepalai oleh Bapak Wiro Supena kemudian Inspeksi Pengajaran Rendah yang kepala kantornya kemudian diganti oleh Bapak S. Sumiharja. Sedangkan diantara tahun 1959-1962 nama kantor tersebut yaitu IPK tidak mengalami perubahan. Hanya kepala kantornya diganti oleh Bapak Satjawiria . Begitupun pada tahun 1962-1964 nama kantornya mengalami pergantian. Saat itu dikepalai oleh Bapak S. Danaputra.

Pada tahun 1964-1966 Kantor inspeksi Pengajaran Rendah (IPK) berubah nama menjadi INPRASARLUB yang merupakan kepanjangan dari Inspeksi Prasekolah Luar Biasa dengan kepala kantor Bapak S. Sumadipura. Dan tahun 1966-1970 nama kantor tersebut masih tetap INPRASARLUB dengan kepala kantornya yang baru yaitu Bapak Manaewiradinata.

Pada tahun 1970-1975 INPRASARLUB mengalami perubahan menjadi Kabin PDLB yakni kepanjangan dari Kantor Pembinaaan Pendidikan Dasar

Prasekolah Luar Biasa dan saat itu O.S. Purnama menjabat sebagai Kepala. Selanjutnya tahun1975-1983 Kabin PDLB dubah menjadi P dan K ( Pendidikan Dan Kebudayaan ) dengan dikepalai oleh Bapak Kosam Erawan.

Pada tahun 1983-1987 kantor P&K mengalami perubahan nama menjadi KANDEDIKBUD ( Kantor Departemen Pendidikan dan Kebudayaan ) Kabupaten Sumedang dengan kepala kantornya Bapak Drs. Edi Suwandi E. Dan antara tahun 1987-1989 KANDEPDIKBUD tidak berganti nama dengan kepalanya oleh Bapak Drs. U.B. Edi Saputra. Begitu juga pada tahun 1989-1991 nama kantor tersebut tetap sedangkan kepala dikepalai oleh Bapak Drs. E. Barnas Permana, MA.

Pada tahun 1991 sampai dengan akhir tahun 1994 kantor tersebut masih bernama Kantor Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Sumedang yang lebih jelasnya berkedudukan di Jalan Pendopo Tegal Kalong Telp.[0261] 201237 Fax.206 759 Sumedang 45321 dengan kepala kantor dipegang oleh Bapak Drs.Baim.

Keputusan Mendiknas No.304/U/1999 tanggal 22 Desember mulai 1 Januari 2000 dari DEPDIKBUD menjadi DEPDIKNAS. Berdasarkan Perda No.48/2001 tanggal 1 April 2001 dari DEPDIKNAS menjadi Dinas Pendidikan yang dikepalai oleh Bapak Drs. Ediyono dilanjutkan dengan Drs.H. Guguy Gurnita, lalu Drs H. Karsidi, M.Pd., lalu Drs. Ahmad Kusnadi, dan DR.H. Dadi Muhtadi, M.Pd.

2.1.2 Visi dan Misi

Visi Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang merupakan penjabaran dari visi pemerintah Kabupaten Sumedang yang tertuang dalam RPJM Kabupaten Sumedang 2009-2013. Berdasarkan rencana pembangunan jangka menengah Kabupaten Sumedang 2009-2013 dan tupoksi.

Dinas Pendidikan kabupaten Sumedang menetapkan visi sebagai berikut :

Terwujudnya pendidikan yang bermutu dan terjangkau oelh semua lapisan masyarakat pada tahun 2013.

Untuk mewujudkan visi sebagaimana tersebut, Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang menetapka misi, yaitu :

1. Mengembangkan potensi peserta didik sejak dini untuk kesiapan belajar lebih lanjut;

2. Mengembangkan peningkatan mutu dan relevansi seiring dengan suksesnya wajar dikdas 9 tahun;

3. Mengupayakan perluasan akses pendidikan, kecakapan hidup dan jiwa wirausaha untuk memenuhi kebutuhan lokal, regional dan nasional;

4. Mewujudkan masyarakat pembelajar sepanjang hayat;

5. Meningkatkan kualiatas, penghargaan, perlindungan dan pemerataan pendidik dan tenaga kependidikan.

2.1.3 Struktur Organisasi

Dinas Pendidikan sebagai salah satu SOPD ditetapkan berdasarkan Perda Kabupaten Sumedang No. 8 Tahun 2008 tentang pembentukan organisasi perangkat daerah, mempunyai struktur organisasi seperti ditunjukaan pada gambar 2.1 :

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang

KEPALA DINAS SEKRETARIAT BIDANG DIKDAS BIDANG DIKMEN BIDANG NON FORMAL BIDANG MUTENDIK Sub. Bag Keuangan

Sub. Bag Umum dan Kepegawaian Sub. Bag Program Seksi Kurikulum dan Kesiswaan Seksi Sarana dan Prasarana Seksi Kurikulum dan Kesiswaan Seksi Sarana dan Prasarana Seksi PAUD Seksi Pendidikan Masyarakat Seksi Mutu Pendidik

Seksi Mutu Tenaga Kependidikan

UPTD TK, SD dan PNF TIM Penilai DUPAK

2.2 Landasan Teori 2.2.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani “system” yang artinya adalah

himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama.

Deskripsi mengenai pengertian sistem menurut beberapa ahli :

1. Sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan [L. James Havery].

2. Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien [John Mc Manama].

3. Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan [C.W. Churchman].

4. Sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan [Edgar F Huse dan James L. Bowdict].

2.2.1.1Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). 2.2.1.2Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan

human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine

system.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah diperdiksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat

diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed

system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.

2.2.2 Pengertian Sistem Informasi

Deskripsi mengenai pengertian sistem Informasi menurut beberapa ahli [3] : 1. Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang,

dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi [Alter (1992)].

2. Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna [Bodnar dan Hopwood (1993)].

3. Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta

menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. [Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990)].

4. Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. [Hall (2001)].

5. Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. [Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)].

6. Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumberdaya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan menjadi (informasi), guna mencapai sasaran perusahaan. [Wilkinson (1992)].

2.2.2.1Konsep Dasar Informasi

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian

(event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Informasi dapat

didefinisikan sebagai [3] :

“Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti

bagi yang menerimanya“.

1. Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi suatu informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan dijadikan sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus sepeti ditunjukan di gambar 2.2. :

Gambar 2.2 Siklus Informasi 2. Teknologi Informasi

Information Teknologi (IT) adalah sebuah terminologi kontemporer yang mendeskripsikan kombinasi antara teknologi komputer (hardware dan software) dengan teknologi komunikasi (data, image, dan jaringan suara).

Peranan Teknologi Informasi :

1. Teknologi informasi menggantikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.

Proses (model)

Output (information) Input

(Data) Dasar

data Data

(ditangkap)

Hasil Tindakan

Penerima

Keputusan Tindakan

2. Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan informasi terhadap suatu tugas atau proses.

3. Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia. Dalam hal ini, teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses.

3. Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, dengan cara mengurangi ketidakpastian, menaikkan kemampuan untuk memprediksi, atau menegaskan ekspektasi semula. 4. Nilai Informasi

Nilai dari informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan

tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sebagian informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai tetapi dapat ditaksir nilai keefektifannya.

2.2.2.2Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting didalam mengambil keputusan. Informasi tersebut didapatkan dari sistem informasi (information

system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing

systems atau information generating systems. Sistem informasi adalah [3] :

“Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan“.

2.2.3 Sistem Pendukung Keputusan

Sistem Pendukung Keputusan merupakan suatu sistem interaktif yang mendukung keputusan dalam proses pengambilan keputusan melalui alternatif – alternatif yang diperoleh dari hasil pengolahan data, informasi dan rancangan model.

Pengambilan keputusan merupakan proses pemilihan alternatif tindakan untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Pengambilan keputusan dilakukan dengan pendekatan sistematis terhadap permasalahan melalui proses pengumpulan data menjadi informasi serta ditambah dengan faktor – faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan.

2.2.3.1Pengertian Sistem Pendukung Keputusan

Sistem Pendukung Keputusan merupakan penggabungan sumber – sumber kecerdasan individu dengan kemampuan komponen untuk memperbaiki kualitas keputusan. Sistem Pendukung Keputusan juga merupakan sistem informasi berbasis komputer untuk manajemen pengambilan keputusan yang menangani masalah – masalah semi struktur [Menurut Keen dan Scoot Morton].

Dengan pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem pendukung keputusan bukan merupakan alat pengambilan keputusan, melainkan merupakan sistem yang membantu pengambil keputusan dengan melengkapi mereka dengan informasi dari data yang telah diolah dengan relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan tentang suatu masalah dengan lebih cepat dan akurat. Sehingga sistem ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan pengambilan keputusan dalam proses pembuatan keputusan.

2.2.3.2Karakteristik Sistem Pendukung Keputusan

Dari pengertian Sistem Pendukung Keputusan maka dapat ditentukan karakteristik antara lain :

1. Mendukung proses pengambilan keputusan, menitik beratkan pada management by perception.

2. Adanya interface manusia / mesin dimana manusia (user) tetap memegang control proses pengambilan keputusan.

3. Mendukung pengambilan keputusan untuk membahas masalah terstruktur, semi terstruktur dan tak struktur.

4. Memiliki kapasitas dialog untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan.

5. Memiliki subsistem – subsistem yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga dapat berfungsi sebagai kesatuan item.

6. Membutuhkan struktur data komprehensif yang dapat melayani kebutuhan informasi seluruh tingkatan manajemen.

2.2.3.3Jenis Keputusan

Keputusan – keputusan yang dibuat pada dasarnya dikelompokkan dalam dua jenis, antara lain ( Herbert A. Simon ) [5] :

1. Keputusan Terprogram

Keputusan ini bersifat berulang dan rutin, sedemikian hingga suatu prosedur pasti telah dibuat menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi.

2. Keputusan Tak Terprogram

Keputusan ini bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum ada sebelumnya atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat rumit atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.

2.2.3.4Komponen Penyusun Sistem Pendukung Keputusan

Suatu Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki tiga subsistem utama yang menentukan kapabilitas teknis sistem pendukung keputusan, antara lain :

1. Subsistem Manajemen Basis Data

Subsistem data merupakan bagian yang menyelediakan data – data yang dibutuhkan oleh Base management Subsystem (DBMS). DBMS sendiri merupakan susbsistem data yang terorganisasi dalam suatu basis data. Data – data yang merupakan dalam suatu Sistem Pendukung Keputusan dapat berasal dari luar lingkungan. Keputusan pada manajemen level atas seringkali harus memanfaatkan data dan informasi yang bersumber dari luar perusahaan.

Kemampuan subsistem data yang diperlukan dalam suatu Sistem Pendukung Keputusan, antara lain :

a. Mampu mengkombinasikan sumber – sumber data yang relevan melalui proses ekstraksi data.

b. Mampu menambah dan menghapus secara cepat dan mudah.

c. Mampu menangani data personal dan non ofisial, sehingga user dapat bereksperimen dengan berbagai alternatif keputusan.

d. Mampu mengolah data yang bervariasi dengan fungsi manajemen data yang luas.

2. Subsistem Manajemen Model

Subsistem model dalam Sistem Pendukung Keputusan memungkinkan pengambil keputusan menganalisa secara utuh dengan mengembangkan dan membandingkan alternative solusi. Intergrasi model – model dalam Sistem Informasi Manajemen yang berdasarkan integrasi data – data dari lapangan menjadi suatu Sistem Pendukung Keputusan.

Kemampuan subsistem model dalam Sistem Pendukung Keputusan antara lain :

a. Mampu menciptakan model – model baru dengan cepat dan mudah.

b. Mampu mengkatalogkan dan mengelola model untuk mendukung semua tingkat pemakai.

c. Mampu menghubungkan model – model dengan basis data melalui hubungan yang sesuai.

d. Mampu mengelola basis model dengan fungsi manajemen yang analog dengan database manajemen.

3. Subsistem Dialog

Subsistem dialog merupakan bagian dari Sistem Pendukung Keputusan yang dibangun untuk memenuhi kebutuhan representasi dan mekanisme control selama proses analisa dalam Sistem Pendukung Keputusan ditentukan dari kemampuan berinteraksi anatara sistem yang terpasang dengan user. Pemakai terminal dan sistem perangkat lunak merupakan komponen – komponen yang terlibat dalam susbsistem dialog yang mewujudkan komunikasi anatara user dengan sistem tersebut. Komponen dialog menampilkan keluaran sistem bagi pemakai dan menerima masukkan dari pemakai ke dalam Sistem Pendukung Keputusan.

2.2.4 Metode Multi Factor Evaluation Process ( MFEP )

Dalam metode MFEP ini pengambilan keputusan dilakukan dengan memberikan pertimbangan subyektif dan intuitif terhadap Faktor yang dianggap penting. Pertimbangan-pertimbangan tersebut berupa pemberian bobot (weighting

system) atas multifactor yang terlibat dan dianggap penting tersebut. Langkah dalam metode MFEP ini yang pertama adalah menentukan faktor-faktor yang dianggap penting, yang selanjutnya membandingkan faktor-faktor tersebut sehingga diperoleh urutan faktor berdasarkan kepentingannya dari yang terpenting, kedua terpenting dan seterusnya.

Proses pemilihan alternative terbaik menggunakan „weighting system‟2,

dimana metode tersebut merupakan metode kuantitatif, disebut sebagai metode „Multi Factor Evaluation Process‟ (MFEP)3.

Dalam MFEP pertama-tama seluruh kriteria yang menjadi faktor penting dalam melakukan pertimbangan diberikan pembobotan (weighting) yang sesuai. Langkah yang sama juga dilakukan terhadap alternatif-alternatif yang akan dipilih, yang kemudian dapat dievaluasi berkaitan dengan faktor–factor pertimbangan tersebut.

Sebagai contoh, MFEP akan digunakan dalam memilih sebuah Komputer. Dalam penerapan MFEP yang harus dilakukan pertaman kali adalah penentuan factor-faktor yang dianggap penting dalam pemilihan komputer yang diperlukan. Dalam contoh ini ditetapkan bahwa faktor- faktor tersebut adalah hardware, software dan dukungan vendor. Langkah selanjutnya adalah pembandingan faktor-faktor tersebut untuk mendapatkan faktor mana yang paling penting, kedua terpenting, dan seterusnya. Dalam contoh komputer ini ditentukan bahwa software adalah faktor terpenting, diurutan kedua adalah dukungan vendor dan yang terakhir hardware.

Langkah selanjutnya adalah memberikan pembobotan kepada factor-faktor yang digunakan dimana total pembobotan harus sama dengan 1 (∑ pembobotan = 1).

Misalnya nilai bobot ditentukan sebagai berikut, 0,60 untuk software, 0,25 untuk vendor support dan 0,15 untuk hardware.

Tabel 2.1 Tabel Factor Weight

Factor Factor Weight

Software 0.60

Hardware 0.15

Vendor 0.25

Jumlah 1

Setelah dilakukan pembobotan, ditetapkan ada 3 merek komputer yang akan ditimbang, yaitu Komputer 1, Komputer 2 dan Komputer 3. Selanjutnya Komputer 1, Komputer 2 dan Komputer 3 dievaluasi dan diberikan nilai bobot untuk setiap kriterianya seperti tercantum dalam table 2.2.

Tabel 2.2 Tabel Factor Evaluation

Factor Komputer 1 Komputer 2 Komputer 3

Software 2 5 8

Hardware 6 3 2

Vendor 5 4 5

Dengan adanya informasi tersebut diatas, didapat jumlah total nilai evaluasi untuk setiap alternatif atau komputer. Setiap komputer mempunyai sebuah nilai evaluasi bagi ketiga factor - aktor yang menjadi pertimbangannya, dan kemudian nilai faktor tersebut dikalikan dengan faktor evaluasi dan dijumlahkan untuk mendapatkan total nilai evaluasi untuk setiap komputer. Seperti yang dapat dilihat pada Table 2.3, dimana Komputer 1 memiliki nilai

evaluasi total 3,35. Dari table 2.4 didapat bahwa Komputer 2 memiliki nilai evaluasi total 4,45. Dari perhitungan table 2.5 didapat nilai Komputer 3 adalah 6,35.

Tabel 2.3 Tabel Komputer 1

Factor Name Factor Weight Factor Evaluation WEIGHTED

EVALUATION

Software 0.60 2 1,2

Hardware 0.15 6 0,9

Vendor 0.25 5 1,25

TOTAL 1 3,35

Tabel 2.4 Tabel Komputer 2

Factor Name Factor Weight Factor Evaluation WEIGHTED

EVALUATION

Software 0.60 5 3

Hardware 0.15 3 0,45

Vendor 0.25 4 1

TOTAL 1 4,45

Tabel 2.5 Tabel Komputer 3

Factor Name Factor Weight Factor Evaluation WEIGHTED

EVALUATION

Software 0.60 8 4,8

Hardware 0.15 2 0,3

Vendor 0.25 5 1,25

2.2.5 Pengertian Client Server

Semakin berkembangnya teknologi jaringan komputer, sekarang ini terdapat kecenderungan sebuah sistem yang menggunakan jaringan untuk saling berhubungan. Dalam jaringan tersebut, biasanya terdapat sebuah komputer yang disebut server, dan beberapa komputer yang disebut client, dalam pendistribusian suatu aplikasi.

Komponen client sering disebut juga sebagai front-end, sementara komponen server disebut sebagai back-end. Komponen client dari aplikasi dijalankan dalam sebuah workstation dan menerima masukan data dari pengguna. Komponen client tersebut akan menyiapkan data yang dimasukkan oleh pengguna dengan menggunakan teknologi pemrosesan tertentu dan mengirimkannya kepada komponen server yang dijalankan di atas mesin server, umumnya dalam bentuk request terhadap beberapa layanan yang dimiliki oleh server. Komponen server akan menerima request dari client, dan langsung memprosesnya dan mengembalikan hasil pemrosesan tersebut kepada client. Client pun menerima informasi hasil pemrosesan data yang dilakukan server dan menampilkannya kepada pengguna, dengan menggunakan aplikasi yang berinteraksi dengan pengguna.

Atau dengan kata lain, server adalah komputer yang dapat memberikan service ke server, sedangkan client adalah komputer yang mengakses beberapa service yang ada di client. Ketika client membutuhkan suatu service yang ada di server, dia akan mengirim request kepada server lewat jaringan. Jika request tersebut dapat dilaksanakan, maka server akan mengirim balasan berupa service

yang dibutuhkan untuk saling berhubungan menggunakan Socket (sebuah endpoint untuk komunikasi didalam jaringan).

1. Kelebihan model hubungan Client Server :

a. Terpusat ( Sumber daya dan keamanan data dikontrol melalui server). b. Skalabilitas.

c. Fleksibel.

d. Teknologi baru dengan mudah terintegrasi kedalam sistem.

e. Keseluruhan komponen (client/network/server) dapat bekerja bersama. 2. Kekurangan model hubungan Client Server :

a. Mahal.

b. Membutuhkan investasi untuk dedicated file server.

c. Perbaikan ( Jaringan besar membutuhkan seorang staf untuk mengatur agar sistem berjalan secara efisien).

d. Berketergantungan.

e. Ketika server jatuh, mengakibatkan keseluruhan operasi pada network akan jatuh pula.

2.2.6 Topologi Fisik

Berikut ini akan dijelaskan mengenai topologi fisik yang digunakan di dalam jaringan lokal diantaranya :

1. Linear Bus (Garis Lurus)

Topologi Linear Bus (Garis lurus) terdiri dari satu jalur kabel utama dimana pada masing-masing ujungnya diberikan sebuah terminator. Semua nodes pada jaringan (file server, workstation, dan perangkat lainnya) terkoneksi sebuah kabel

utama (backbone). Jaringan-jaringan Ethernet dan Local Talk menggunakan topologi linear ini.

Gambar 2.3. Topologi Linear Bus

2. Star (Bintang)

Topologi model ini dirancang, yang mana setiap nodes (file server,

workstation, dan perangkat lainnya) terkoneksi ke jaringan melewati sebuah

concentrator.

Data yang dikirim ke jaringan lokal akan melewati concentrator sebelum melanjutkan ke tempat tujuannya. Concentrator akan mengatur dan mengendalikan keseluruhan fungsi jaringan, dan juga bertindak sebagai repeter (penguat aliran data). Konfigurasi pada jaringan model ini menggunakan kabel Twisted Pair, dan dapat diguanakan pula kabel coaxial atau kabel fiber optic.

3. Ring (Cincin)

Topologi Ring (Cincin) menggunakan teknik konfigurasi yang sama dengan topologi star tetapi pada topologi ini terlihat bahwa jalur media transmisi menyerupai suatu lingkaran tertutup menyerupai cincin (lingkaran), sehingga diberi nama topologi bintang dalam lingkaran atau star-wired ring.

Gambar 2.5. Topologi Ring

4. Tree (Pohon)

Topologi model ini merupakan perpaduan antara topologi Linear Bus dan

Star, yang mana terdiri dari kelompok-kelompok dari workstation dengan konfigurasi star yang terkoneksi ke kabel utama yang menggunakan topologi

Linear Bus. Topologi ini memungkinkan untuk pengembangan jaringan yang

telah ada, dan memungkinkan untuk mengkonfigurasi jaringan sesuai dengan kebutuhan.

2.2.7 Konsep Dasar Basis Data

Basis Data (Database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip yang ditempatkan secara berurutan untuk memudahkan dalam pengambilan kembali data tersebut. Basis Data menunjukkan suatu kumpulan data yang dipakai dalam suatu lingkungan perusahaan atau instansi-instansi. Penerapan basis data dalam sistem informasi disebut sistem basis data (database system).

1. Definisi Basis Data

Basis Data terdiri dari kata Basis dan Data. Basis dapat diartikan gudang atau tempat bersarang dan Data yang berarti representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Basis Data merupakan kumpulan data yang (arsip) yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Atau bisa diartikan sebagai kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

2. Database Management System (DBMS)

Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak atau sistem yang khusus atau spesifik. Sistem ini yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. Disamping itu sistem ini juga menerapkan

mekanisme pengamanan data, pemakaian data secara bersama, pemaksaan keakuratan atau konsistensi data dan sebagainya.

Perangkat lunak yang termasuk DBMS misalnya dBase II+, dBase IV,

FoxBase, RBase, MS-Access dan Borland-Paradox atau Borland-Interbase,

MS-SQL Server, CA-Open Ingres, Oracle, Informix dan Sybase.

DBMS memiliki 4 keunggulan, diantaranya : a. Keperaktisan

Sistem yang berbasis kertas akan menggunakan kertas yang sangat banyak untuk menyimpan informasi, sedangkan DBMS menggunakan media penyimpanan sekunder yang berukuran kecil tetapi padat informasi.

b. Kecepatan

Mesin dapat mengambil atau mengubah data jauh lebih cepat dari pada manusia.

c. Mengurangi kejemuan

Orang cenderung menjadi bosan kalau melakukan tindakan-tindakan berulang yang menggunakan tangan.

d. Kekinian

Informasi yang tersedia pada DBMS akan bersifat mutakhir dan akurat setiap saat.

3. Pengguna Basis Data

Ada beberapa jenis/tipe pemakai terhadap suatu sistem basis data yang dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi terhadap sistem :

Pemakai yang berinteraksi dengan basis data dengan menggunakan Data

Manipulation Language (DML) untuk membuat aplikasi dengan

menggunakan bahasa pemrograman. b. User Khusus (Specialized User)

Pemakai yang menulis aplikasi basis data non konvensional, tetapi untuk keperluan-keperluan khusus, seperti untuk aplikasi kecerdasan buatan., Sistem Pakar, Pengolahan Citra, dan lain-lain.

c. User Mahir (Casual User)

Pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa membuat modul program. d. User Umum (Naïve User)

Pemakai berinteraksi dengan aplikasi basis data yang telah dibuat atau disediakan oleh sistem.

4. Tujuan Basis Data

Tujuan awal dan utama dalam pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat memperoleh atau menemukan kembali data (yang kita cari) dengan mudah dan cepat. Tujuan basis data lain adalah kecepatan dan kemudahan

(Speed), efisiensi Ruang Penyimpanan (Space), keakuratan (Accuracy),

ketersediaan (Availability), kelengkapan (Completeness), keamanan (Security), kebersamaan pemakaian (Sharability).

5. Proses Perancangan Basis Data

Proses perancangan basis data :

a. Perancangan basis data secara konseptual merupakan upaya untuk membuat model yang masih bersifat konsep.

b. Perancangan basis data secara logis merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual ke model basis data yang akan dipakai (model relasional, hirarkis, atau jaringan). Namun sebagaimana halnya perancanagn basis data secara konseptual, perancangan ini tidak tergantung pada DBMS yang akan dipakai. Itulah sebabnya perancangan basis data secara logis terkadang disebut pemetaan model data.

c. Perancangan basis data secara fisis merupakan tahapan untuk menuangkan perancangan basis data yang bersifat logis menjadi basis data fisis yang tersimpan pada media penyimpanan eksternal (yang spesifik terhadap DBMS yang dipaki).

2.2.8 Perangkat Analisis dan Perancangan Sistem

Dalam tahap perancangan suatu sistem diperlukan adanya teknik - teknik penyusunan sistem untuk menganalisa dan mendokumentasikan data yang mengalir didalam sistem tersebut sehingga dalam pelaksanaan perancanagn sistem tidak terjadi kekeliruan.

1. Bagan Alir Dokumen ( Document Flowmap )

Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggungjawaban didalam sebuah organisasi. Bagan alir ini menelusuri sebuah dokumen dari asal sampai tujuan akhirnya. Secara rinci, bagan alir ini menunjukan dari dokumen tersebut berasal, distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. Bagan alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sistem. Bagan alir dokumen

disebut juga bagan alir formulir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusannya.

2. Diagram Konteks

Merupakan diagram tingkat atas (level tertinggi dari DFD) yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Diagram konteks akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh

boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya

ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Entitas eksternal

adalah entitas yang terletak di luar sistem yang mengirim data atau menerima data dari sistem tersebut.

Diagram konteks didefinisikan sebagai berikut :

“Diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem“.

3. Data Flow Diagram (DFD)

Pada tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algoritma program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. E. Yourdan dan L.L. Constantine juga menggunakan notasi simbol ini untuk menggambarkan arus data dalam perancangan program. G.E Whitehouse tahun 1973 juga menggunakan notasi semacam ini untuk memodelkan sistem matematika. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti digunakan oleh Chris Gane dan Trish Sarson. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem

untuk memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi – notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram atau DFD).

DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured Analysis and design). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem denagn terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Model analisis harus dapat mencapai tiga sasaran utama, yaitu menggambarkan apa yang dibutuhkan oleh pelanggan, membangun dasar bagi pembuatan desain perangkat lunak dibangun. Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.

Elemen dasar dari data flow diagram adalah : a. Entitas Luar ( External Entity )

Suatu yang berada diluar sistem, tetapi ia memberikan data kedalam sistem atau meberiakan data dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak notasi.

External Entity tidak termasuk bagian dari sistem. Bila sistem informasi dirancang

b. Arus Data ( Data Flow )

Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir diantara proses, data store dan menunjukan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.

c. Proses (Process)

Proses merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data atau aliran data masuk menjadi aliran data keluar. Proses befungsi menstransformasikan sutu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data kelurahan. Proses sering juga disebut

bubble.

d. Simpanan Data ( Data Store )

Simpanan data merupakan tempat penyimpanaan data yang ada dalam sistem. Data store dapat disimbolkan dengan dua garis sejajar atau dua garis dengan salah satu sisi samping terbuaka. Proses dapat mengambil data dari atau memberiakn data ke simpanan data (database)

4. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) didefinisikan sebagai berikut :

“Suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan

ERD berbeda dengan DFD yang merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh sistem, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data. ERD memperlihatkan hubungan antar data store pada DFD. Hubungan ini tidak terlihat pada DFD, karena DFD hanya memusatkan perhatian pada fungsi-fungsi sistem bukan pada data yang dibutuhkan.

Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan sebutan E-R diagram, adalah notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan (storage data) dalam sistem secara abstrak. Diagram hubungan entitas tidak menyatakan bagaimana memanfaatkan data, membuat data, mengubah data dan menghapus data.

Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu : 1. Relasi satu-ke-satu (one-to-one )

2. Relasi satu-ke-banyak (one-to many) atau banyak-ke-satu (many-to-one)

3. Relasi banyak-ke-banyak (many-to-many)

5. Kamus data (Data Dictionary)

Salah satu komponen kunci dalam sistem manajemen database adalah file

khusus yang disebut kamus data (data dictionary). Kamus data didefinisikan sebagai berikut :

“Katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari

suatu sistem informasi”.

Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir berisi informasi tentang struktur database. Untuk setiap

elemen data yang disimpan dalam database seperti nomor pokok pegawai, diuraikan secara lengkap mulai dari nama, tempat penyimpanan, program komputer yang berhubungan dan lain-lain.

2.2.9 Software Pendukung

2.2.9.1 Borland Delphi versi 7.0

Delphi adalah suatu program berbasis bahasa Pascal yang berjalan dalam lingkungan Windows. Delphi telah memanfaatkan suatu teknik pemrograman yang disebut RAD yang telah membuat pemrograman menjadi lebih mudah. Delphi adalah suatu bahasa pemrograman yang telah memanfaatkan metode pemrograman Object Oriented Programming (OOP).

Borland Delphi atau yang biasa disebut Delphi saja, merupakan sarana aplikasi visual. Delphi merupakan generasi penerus dari Turbo Pascal, Turbo Pascal yang diluncurkan pada tahun 1983 dirancang untuk dijalankan pada sistem operasi DOS (yang merupakan sistem operasi yang paling banyak digunakan pada saat itu). Sedangkan Delphi yang diluncurkan pertama kali tahun 1995 dirancang untuk beroperasi dibawah sistem operasi Windows.

Kelebihan Borland Delphi 7.0 yaitu telah dilengkapi dengan sejumlah komponen yang tergolong sebagai dbExpress, yang memungkinkan koneksi ke MySQL ataupun Oracle dilakukan dengan mudah, sehingga Delphi dapat digunakan sebagai aplikasi front-end yang berhubungan dengan database server.

Database dengan Delphi menggunakan konsep seperti ditunjukan pada gambar 2.7 :

Gambar 2.7 Bagan Konsep Database

Keterangan :

1. File Database : File database dari sistem database lain seperti Dbase (*.dbf), Paradox (*.db), Microsoft Access (*.mdb), dan lain-lain.

2. Komponen Table : Komponen yang mewakili file database. Setiap melakukan proses dalam komponen tabel tersebut, maka isi file database

yang terkoneksi ke komponen tersebut berubah juga.

3. Komponen DataSource : Komponen penghubung antara komponen tabel dengan komponen data control. Dalam datasource harus diisi tabel yang berelasi ke datasource tersebut.

4. Komponen-Komponen Data Control : Komponen yang digunakan untuk menampilkan data-data yang berasal dari datasource (tabel). Data control ada yang berbentuk tabel, label, editbox, gambar, combobox, listbox dan lain-lain. 2.2.9.2 MySQL

SQL adalah sebuah konsep pengoprasian database, terutama untuk pemilihan/seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoprasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Salah satu aplikasi database yang menggunakan bahasa SQL adalah MySQL. MySQL adalah Relational Database

File

Database

Komponen Table

Komponen DataSourc

Komponen Data Control

Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public Lisence). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat closed

source/komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep

utama SQL dalam database sejak lama. MySQL memiliki beberapa kelebihan diantaranya :

1. MySQL sebagai Data Management System (DBMS) dan Relation Databese

Management System (RDBMS).

2. MySQL adalah software database yang OpenSource, artinya program ini bersifat free atau bebas digunakan oleh siapa saja tanpa harus membeli dan membayar lisensi kepada pembuatnya.

3. MySQL merupakan databaseserver, jadi dengan menggunakan database ini dapat menghubungkan ke media internet sehingga dapat diakses jarak jauh. 4. MySQL merupakan sebuah database client. Selain menjadi server yang

melayani permintaan, MySQL juga dapat melakukan query yang mengakses

database pada server, jadi MySQL dapat juga berperan sebagai Client.

5. MySQL mampu menerima query yang bertumpuk dalam satu permintaan atau yang disebut Multi-Threading.

6. MySQL merupakan sebuah database yang mampu menyimpan data berkapasitas sangat besar hingga berukuran Gigabyte sekalipun.

7. MySQL didukung oleh driver ODBC, artinya database MySQL dapat diakses menggunakan aplikasi apa saja termasuk berupa visual seperti Delphi maupun Visual Basic.

8. MySQL adalah database menggunakan enkripsi password. Jadi database ini cukup aman karena memiliki password untuk mengaksesnya.

9. MySQL dapat menciptakan lebih dari 16 kunci per tabel dan dalam satu kunci memungkinkan berisi belasan field. Serta MySQL mendukung field yang dijadikan sebagai kunci primer dan kunci unik atau (Unique).

10. MySQL memiliki kecepatan dalam pembuatan tabel maupun peng-update-an tabel.

Pernyataan SQL dapat dikelompokan menjadi 5 kelompok, yaitu : 1. DDL (Data Definition Language)

DDL merupakan kelompok perintah yang berfngsi untuk mendefinisikan atribut-atribut basis data, tabel, atribut (kolom), batasan-batasan terhadap suatu atribut, serta hubungan antar tabel. Yang termasuk dalam kelompok DDL ini adalah CREATE, ALTER dan DROP

2. DML (Data Manipulation Language)

DML adalah kelompok perintah yang berfungsi untuk memanipulasi data dalam basis data, misalnya untuk pengambilan, penyisipan, pengubahan, dan penghapusan data. Perintah yang masuk kategori DML adalah :

a. SELECT Memilih data b. INSERT Menambah data c. DELETE Menghapus data d. UPDATE Mengubah data

3. DCL (Data Control Language)

DCL berisi perintah-perintah untuk mengendalikan pengaksesan data. Pengendalian dapat dilakukan berdasar per pengguna, per tabel, per kolom maupun per operasi yang boleh dilakukan. Perintah-perintah yang termasuk dalam DCL adalah :

a. GRANT Memberikan kendali pengaksesan data b. REVOKE Mencabut kemampuan pengaksesan data c. LOCK TABLE Mengunci tabel

4. Pengendali Transaksi

Pengendali transaksi adalah perintah-perintah yang berfungsi untuk mengendalikan pengeksekusian transaksi. Perintah yang termasuk dalam kategori ini :

a. COMMIT Menyetujui rangkaian perintah yang berhubungan erat (disebut transaksi) yang telah berhasil dilakukan.

b. ROLLBACK Membatalkan transaksi yang dilakukan karena adanya kesalahan atau kegagalan pada salah satu rangkaian perintah.

5. Pengendali Programatik

Pengendali programatik mencakup pernyataan-pernyataan yang berhubungan dengan pemanfaatan SQL dalam bahasa lain (SQL yang dilekatkan). Pernyataan-pernyataan ini biasa dipakai pada bahasa

konvensional (3-LG), seperti COBOL. Yang termasuk dalam pengendali programatik: DECLARE, OPEN, FETCH dan CLOSE.

a. CLOSE Menutup kursor (pointer yang menunjuk ke tabel) b. DECLARE Mendeklarasikan kursor

c. FETCH Mengambil nilai baris berikutnya d. OPEN Untuk membuka kursor

Perintah - Perintah SQL 1. Menambah Data (Insert)

Perintah SQL yang digunakan untuk menambah data ke database adalah perintah INSERT. Perintah ini mempunyai bentuk umum sebagai berikut: INSERT [INTO] nama_tabel [(daftar field/kolom)] VALUES (daftar_data) 2. Memilih/Mengakses Data (Select)

Perintah SQL yang digunakan untuk memilih data adalah perintah SELECT. Bentuk umum perintah ini adalah sebagai berikut:

SELECT daftar_select FROM daftar_tabel [WHERE kondisi_pencarian]

[GROUP BY daftar_group_by] [HAVING kondisi_pencarian]

[ORDER BY daftar_order[ASC│DESC ]] 3. Mengedit/Mengubah Data (Update)

Perintah SQL yang digunakan untuk mengubah data adalah perintah

UPDATE SET. Perintah ini mempunyai bentuk umum sebagai berikut:

[WHERE kondisi_update] 4. Menghapus Data (Delete)

Perintah SQL yang digunakan untuk menghapus data adalah perintah

DELETE FROM. Perintah ini mempunyai bentuk umum sebagai berikut:

46 3.1.Analisis Sistem

Analisis Sistem merupakan kebutuhan yang difokuskan pada pemahaman tentang informasi, fungsi, dan performansi perangakt lunak. Proses analisis sistem juga merupakan suatu prosedur yang di lakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang akan di usulkan.

Sebagai analisis pada sistem yang sedang berjalan, akan dibahas bagaimana prosedur dan aliran dokumen yang sedang berjalan yang digambarkan dalam bentuk flowmap, pengkodean dan analisis sistem non fungsional yang meliputi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, serta analisis user

yang terlibat.

3.1.1. Analisis Masalah

Berdasarkan hasil penelitian bahwa Subbagian Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang masih terdapat masalah dan kekurangan dalam pengolahan data kepegawaian terutama tidak adanya pendukung keputusan dalam penjadwalan kenaikan gaji berkala baik pegawai struktural ataupun pegawai fungsional, tidak adanya peringatan terhadap pegawai-pegawai yang mendekati usia atau masa pensiun dan tidak adanya sistem yang membantu untuk

menentukan atau memutuskan penjadwalan dan penilaian pegawai untuk kenaikan pangkat, sehingga kinerja sistem manual menjadi lambat dan tidak efisien.menentukan atau memutuskan penjadwalan dan penilaian pegawai untuk kenaikan pangkat, sehingga kinerja sistem manual menjadi lambat dan tidak efisien.

3.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil penelitian, terdapat beberapa prosedur yang dilakukan Subbagian Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang, diantaranya : 3.1.2.1. Prosedur Pengolahan Pengajuan Kenaikan Pangkat

1. Subbag Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang memberikan formulir yang belum diisi kepada pegawai yang akan naik pangkat.

2. Pegawai yang akan naik pangkat mengisi formulir kenaikan pangkat dan setelah formulir terisi lengkap dikembalikan kepada Subbagian Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang.

3. Formulir Kenaikan Pangkat yang sudah terisi diarsipkan di Subbag kepegawaian dan kemudian digandakan untuk diserahkan kepada Pengawas persyaratan DUPAK.

4. Setelah formulir kenaikan pangkat diterima oleh pengawas DUPAK kemudian dilakukan PAK ( Penilaian Angka Kredit ) kepada pegawai yang akan naik pangkat.

5. Hasil PAK kemudian diserahkan kepada BKD untuk dibuatkan SK Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil dan kemudian diarsipkan juga diserahkan kepada Subbag Kepegawaian.

6. Setelah diterima Subbagian Kepegawaian diarsipkan dan kemudian SK Asli diserahkan kepada pegawai yang naik pangkat.

Flowmap KENAIKAN PANGKAT BKD PENGAWAS PERSYARATAN DUPAK SUBAG KEPEGAWAIAN PEGAWAI Formulir Kenaiakn Pangkat Belum terisi Formulir Kenaiakn

Pangkat Belum terisi

Pengisian Formulir Kenaikan pangkat Terisi? Ti da k Ya Formulir Kenaiakn Pangkat Sudah terisi

PAK

Hasil Peilaian PAK Hasil Peilaian PAK

SK Kenaika Pangkat Golongan baru

Data K.P. SK Kenaika Pangkat

Golongan baru SK Kenaika Pangkat

Golongan baru

Data K.P. Formulir Kenaiakn

Pangkat Sudah terisi

Formulir Kenaiakn Pangkat Sudah terisi

Data K.P.

Keterangan :

PAK : Penilaian Angka Kredit KP : Kenaikan Pangkat

3.1.2.2. Prosedur Pengolahan Pengajuan Masa Pensiun

1. Subbag Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang memberikan formulir yang belum diisi kepada pegawai yang akan mengajukan pensiun.

2. Pegawai yang akan pensiun mengisi formulir pensiun dan setelah formulir terisi lengkap dikembalikan kepada Subbagian Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang.

3. Formulir pensiun yang telah terisi kemudian diserahkan kepada BKD. 4. BKD membuat SK Pensiun dan kemudian diserahkan kepada Subbag

kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang dan diarsipkan. 5. Subbag Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang

Flowmap MASA PENSIUN BKD SUBAG KEPEGAWAIAN PEGAWAI Formulir Pengajuan ensiun Belum diisi Formulir Pengajuan Pensiun Belum diisi Pengisian Formulir Pengajuan Pensiun Terisi? Formulir Pengajuan Pensiun Sudah terisi Formulir Pengajuan Pensiun Sudah terisi Data Pensiun Pegawai Pensiun Cocok Formulir Pengajuan Pensiun Sudah terisi Y a Y a Tidak Formulir Pengajuan Pensiun Sudah terisi Tidak SK Pensiun SK Pensiun SK Pensiun Data Pensiun Data Pensiun

3.1.2.3. Prosedur Pengolahan Pengajuan Gaji Berkala Pegawai Fungsional 1. UPTD Dinas Pendidikan Kecamatan memberikan formulir pengajuan gaji

berkala yang belum terisi kepada pegawai fungsional kepada pegawai fungsional yang akan mengajukan gaji berkala.

2. Pegawai yang akan berkala mengisi formulir gaji berkala dan setelah formulir terisi lengkap dikembalikan kepada UPTD Dinas Pendidikan Kecamatan.

3. UPTD Dinas Pendidikan Kecamatan memberikan formulir pengajuan kenaikan gaji berkala kepada Subbag Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang.

4. Subbag Kepegawaian Dinas Pendidikan Kebupaten Sumedang memberikan formulir pengajuan kenaikan gaji berkala kepada keuangan daerah dan kemudian diarsipkan.

5. Subbag Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang melaporkan kepada UPTD Dinas Pendidikan Kecamatan untuk pembuatan SK Kenaikan gaji Berkala dan diarsipkan.

6. UPTD Kecamatan memberikan SK Kenaikan gaji berkala kepada pegawai yang akan naik gaji berkala.

Flowmap GAJI BERKALA PEGAWAI FUNGSIONAL KEUANGAN SUBAG KEPEGAWAIAN UPTD PEGAWAI FUNGSIONAL Formulir Pengajuan Gaji Berkala Belum

terisi Formulir Pengajuan

Gaji Berkala Belum terisi Pengisian Formulir Pengajua gaji berkala Terisi? Formulir Pengajuan Gaji Berkala Sudah

terisi Ya T I D A K Formulir Pengajuan Gaji Berkala Sudah

terisi

Formulir Pengajuan Gaji Berkala Sudah

terisi Data berkala Cek data gaji berkala Cocok Tida k Formulir Pengajuan Gaji Berkala Sudah

terisi

Ya

Formulir Pengajuan Gaji Berkala Sudah

terisi Data berkala SK gaji Berkala SK gaji Berkala Data berkala

Gambar 3.3. Flowmap Pengolaha Pengajuan Gaji berkala Pegawai Fungsional

3.1.2.4. Prosedur Pengolahan Pengajuan Gaji Berkala Pegawai Struktural 1. Subbag Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang

memberikan Formulir pengajuan kenaikan gaji berkala pegawai struktural yang belum terisi kepada pegawai struktural yang akan naik berkala. 2. Pegawai yang akan naik berkala mengisi formulir kenaikan gaji berkala

dan setelah formulir terisi lengkap dikembalikan kepada Subbagian Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang.

3. Subbag Kepegawaian Dinas Pendidikan Kebupaten Sumedang memberikan formulir pengajuan kenaikan gaji berkala kepada keuangan daerah dan kemudian diarsipkan.

4. Subbag Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang membuat SK Kenaikan Gaji Berkala Pegawai fungsional dan kemudian datanya diarsipkan.

5. Subbag Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang memberikan SK Kenaikan Gaji Berkala kepada pegawai struktural.

Flowmap GAJI BERKALA PEGAWAI STRUKTURAL

KEUANGAN SUBAG KEPEGAWAIAN

PEGAWAI STRUKTURAL

Formulir Pengajuan Gaji Berkala belum

terisi Formulir Pengajuan

Gaji Berkala belum terisi Pengsian F.Pengajauan Gaji Berkala Terisi? Formulir Pengajuan Gaji Berkala sudah

terisi

Tidak

Formulir Pengajuan Gaji Berkala sudah

terisi

Data Berkala

Cek data Gaji berkala

Cocok

Formulir Pengajuan Gaji Berkala sudah

terisi

Formulir Pengajuan Gaji Berkala sudah

terisi

Data Berkala SK Kenaikan Gaji

Berkala

Data Berkala SK Kenaikan Gaji

Berkala

Gambar 3.4. Flowmap Pengolahan Pengajuan Gaji Berkala Pegawai Struktural

3.1.2.5. Prosedur Usulan Pengolahan Pengajuan Kenaikan Pangkat

1. Sub Bagian Kepegawaian mengisi Data Pegawai Fungsional dan Struktural.

2. Pengawas DUPAK memberikan penilaian angka kredit kepada pegawai yang telah memasuki masa naik pangkat.

3. Hasil Penilaian atau pegawai yang sudah layak naik pangkat di laporkan kepada BKD ( Badan Kepegawaian Daerah).

4. Pembuatan SK Kenaikan Pangkat oleh BKD.

Flowmap Usulan KENAIKAN PANGKAT

BKD SUBAG

KEPEGAWAIAN

PENGAWAS PERSYARATAN DUPAK PEGAWAI

Mulai

Data Pegawai Fungsional dan Struktural

Data Pegawai Fungsional dan Struktural

PAK

Hasil Penilaian PAK Hasil Penilaian PAK

Hasil Penilaian PAK

SK Kenaikan Pangkat Golongan baru SK Kenaikan Pangkat

Golongan baru SK Kenaikan Pangkat

Golongan baru

Data K.P. Data

K.P.

Keterangan :

PAK : Penilaian Angka Kredit KP : Kenaikan Pangkat

3.1.2.6. Prosedur Usulan Pengolahan Pengajuan Pensiun

1. Sub Bagian Kepagawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang memasukan data pegawai fungsinal dan struktural.

2. Jika belum terisi lengkap akan ada konfirmasi untuk melengkapi data. 3. Data Pegawai yang telah masuk masa pensiun akan masuk daftar pegawai

yang memasuki masa pensiun.

4. Laporan data pegawai yang memasuki masa pensiun akan dilaporkan ke BKD (Badan Kepegawaian Daerah).

5. SK Pensiun dikeluarkan oleh BKD.

Flowmap MASA PENSIUN usulan

BKD SUBAG KEPEGAWAIAN

PEGAWAI

Mulai

Data Pegawai Fungsional dan Struktural

Terisi?

Data Pegawai Fungsional dan Struktural

Ya

Tidak

Penyeleksian Pegawai Pensiun

Data Pegawai Pensiun

Data Pegawai Pensiun

SK Pensiun SK Pensiun

SK Pensiun

Data Pensiun

Data Pensiun

3.1.2.7. Prosedur Usulan Pengajuan Gaji Berkala

1. Sub Bagian Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang memasukan data pegawai fungsional dan struktural.

2. Jika belum terisi lengkap maka akan ada konfirmasi untuk melengkapi data.

3. Data pegawai yang akan masuk masa gaji berkala akan masuk pada daftar gaji berkala.

4. Laporan pegawai yang naik gaji berkala dilaporkan ke Sub Bagian Keuangan.

5. SK Gaji Berkala dikeluarkan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang 6. SK Berkala diberikan kepada pegawai.

Flowmap Usulan GAJI BERKALA

KEUANGAN SUBAG KEPEGAWAIAN

PEGAWAI

Mulai

Data Pegawai Fungsional dan Struktural

Terisi?

Data Pegawai Fungsional dan Struktural

Y

a

Tida k

Penyeleksian Pegawai Gaji

Berkala

Data Pegawai Gaji Berkala

Data Pegawai Gaji Berkala

SK Kenaikan Gaji Berkala SK Kenaikan Gaji

Berkala

Data Gaji Berkala

Data Gaji Berkala

3.1.3. Analisis Pengkodean

1. Pengkodean Nomor Induk Pegawai

Nomor Induk Pegawai ditetapkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sumedang. Pengkodean Nomor Induk Pegawai pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang terdiri dari 19 digit, yaitu sebagai berikut :

Contoh Format :

197012111997021 0001

2. Pengkodean Nomor Kartu Pegawai

Nomor Kartu Pegawai Ditentukan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sumedang berdasarkan pendaftaran Kartu. Pengkodean Nomor Kartu Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang terdiri dari 7 digit, yaitu sebagai berikut :

Contoh Format D287354

4 Digit Menyatakan Nomor Pegawai

6 Digit Menyatakan Tahun dan Bulan Pengankatan 8 Digit Menyatakan Tahun, bulan dan tanggal lahir

6 Digit angka menyatakn nomor daftar di BKD 1 Digit Huruf menyatakan Inisaial Nama depan

3.1.4. Analisis Kriteria

Setelah melakukan wawancara dengan pihak Subbagian Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang ada beberapa hal penting yang penulis ambil sebagai bahan kriteria untuk pembangunan Sistem Pendukung Keputusan yaitu untuk penentuan Kenaikan gaji berkala dilakukan penjadwalan yang dihitung tiap dua tahun sekali dari tanggal mulai bekerja sebagai pegawai baik pegawai struktural maupun pegawai fungsional dan selanjutnya dihitung dari TMT Berkala sebelumnya dan begitu selanjutnya. Kriteria yang ditentukan untuk masa pensiun adalah ditentukan dengan dihitungnya dari pegawai mulai bekerja samapai pegawai menginjak usia 57 tahun untuk pegawai struktural dan usia 60 tahun untuk pegawai fungsional. Kriteria untuk kenaikan pangkat dijadwalkan minimal setiap empat tahun satu kali yang dihitung dari pegawai mulai bekerja dan dilihat dari hasil penilaian-penilaian yang ditentukan oleh pengawas persyaratan DUPAK yang akan menghasilkan PAK (Penilaian Angka Kredit) Pegawai, dan kriteria-kriteria yang ditentukan untuk penilaian adalah, Pendidikan Sekolah 30%, Diklat kedinasan 20%, PBM/BP/Praktek 40% dan Pengembangan Profesi 10%. Selain itu pengawas persyartan DUPAK juga bisa melihat kemungkinan pegawai tidak naik pangkat atau tunda naik pangkat bila syarat-syarat tidak terpenuhi.

215

Berdasarkan hasil prosentase diatas maka dapat disimpulkan bahwa 100% Kurang Setuju bahwa Sistem Pendukung Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang dapat menghasilkan keputusan dan informasi yang diinginkan oleh petugas Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang serta Kepala Dinas Pendidikan kabupaten Sumedang.

4. Apakah Sistem Pendukung Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang dapat mempercepat penentuan Kenaikan Pangkat, Penjadwalan Gaji Berkala dan penentuan pensiun pegawai yang tepat ?

No Keterangan Responden Presentase (%)

1 Sangat Setuju - -

2 Setuju - -

3 Kurang Setuju 1 100%

4 Tidak Setuju - -

Berdasarkan hasil prosentase diatas maka dapat disimpulkan bahwa 100% Kurang Setuju bahwaApakah Sistem Pendukung Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang dapat mempercepat penentuan Kenaikan Pangkat, Penjadwalan Gaji Berkala dan penentuan pensiun pegawai yang tepat.

5. Apakah dengan adanya Sistem Pendukung Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang memberi kemudahan dalam mengambil keputusan masalah Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang?

No Keterangan Responden Presentase (%)

1 Sangat Setuju - -

2 Setuju 1 100%

3 Kurang Setuju - -

4 Tidak Setuju - -

Berdasarkan hasil prosentase diatas maka dapat disimpulkan bahwa 100% Setuju bahwaApakah dengan adanya Sistem Pendukung Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang memberi kemudahan dalam mengambil keputusan masalah Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang.

4.2.5. Kesimpulan Hasil Pengujian Beta

Dari Pengujian Beta yang telah dilakukan yaitu dengan pengujian perhitungan pilihan kategori jawaban dari kuesioner yang telah diberikan dilapangan di dapat kesimpulan Sistem Pendukung Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang yang dibuat dapat dipelajari,digunakan serta tampilannya menarik ? dinilai 100% setuju. Sistem Pendukung Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang memudahkan untuk penjadwalan dan mengambil keputusan Kenaikan Pangkat, Penjadwalan Gaji Berkala dan penjadwalan dan penentuan masa pensiun pegawai ? dinilai 100% setuju. Sistem Pendukung Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang dapat menghasilkan keputusan dan informasi yang

217

diinginkan oleh petugas Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang serta Kepala Dinas Pendidikan kabupaten Sumedang ? dinilai 100% Kurang setuju. Apakah Sistem Pendukung Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang dapat mempercepat penentuan Kenaikan Pangkat, Penjadwalan Gaji Berkala dan penentuan pensiun pegawai yang tepat ? dinilai 100% Kurang setuju. Apakah dengan adanya Sistem Pendukung Keputusan Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang memberi kemudahan dalam mengambil keputusan masalah Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang? Dinilai 100 setuju.

218 5.1.Kesimpulan

Berdasarkan uraian pembahasan analisis dan pengujian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan terhadap sistem pendukung keputusan kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang :

a. Sistem Pendukung Keputusan kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang dapat menentukan pegawai yang akan naik gaji berkala secara tepat dan cepat.

b. Sistem Pendukung Keputusan kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang dapat mengefisienkan waktu dalam menetukan pegawai yang akan naik pangkat dan melakukan penilaian angka kredit kepada pegawai yang akan naik pangkat.

c. Sistem Pendukung Keputusan kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang dapat menjadwalkan secara cepat pegawai yang telah masuk masa pensiun.

d. Sistem Pendukung Keputusan kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang dapat memberikan history kepegawaian.

e. Sistem Pendukung Keputusan kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang dapat membantu memcahkan keputusan-keputusan kepegawaian di Dinas Pendidikan secara cepat.

219

5.2.Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, maka saran yang diharapkan yaitu dilakukan suatu pengembangan sistem pendukung keputusan kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sumedang :

a. Menambah fasilitas pendukung keamanan data, seperti fasilitas backup data. b. Menambah fungsi untuk promosi jabatan.

220 Yogyakarta.

2. Irawan,B., (2005), Jaringan Komputer, Graha Ilmu, Yogyakarta.

3. Jogianto HM., MBA., Akt., Ph.D., (2005), AnalisisdanDesainSistemInformasi, Andi, Yogyakarta.

4. Prasetyo, Didik, Dwi. (2003), Administrasi Database Server MySQL, Elex Media Komputindo, Jakarta.

5. Teguh Wahyono, (2004), SistemInformasi: KonsepDasar, AnalisisDesaindanImplementasi, Graha Ilmu, Yogyakarta.

6. www.lissoi-multiply.com, Sistem Pendukung Keputusan ( Kamis, 25 Februari 2010 Jam 21.00 WIB)

7. www.haniif-wordpress.com, Sistem Pendukung Keputusan ( Kamis, 25 Februari 2010 Jam 21.00 WIB)