Gambaran Umum Susunan Organisasi

commit to user 20

BAB III DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum

PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD adalah anak perusahaan PT. Kimia Farma Persero Tbk. Yang didirikan berdasarkan akta pendirian No. 07 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Ny. Imas Fatimah, S. H di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22 April 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar, S. H. Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No : C-09648 HT.01.01 TH 2003 tanggal 1 Mei 2003. Sesuai dengan anggaran dasarnya, maksud dan tujuan perusahaan ialah melakukan usaha dalam bidang Distribusi dan Perdagangan. Saat ini jumlah cabang PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD sampai dengan akhir tahun 2010 adalah 43 cabang. Tabel 1.1 : Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 2010 Uraian 2007 2008 2009 2010 Penjualan 100.00 100.00 100.00 100.00 HPP 87. 94 87. 61 88. 40 88. 02 Biaya 11. 14 10. 57 11. 29 11. 28 Laba 0. 62 1. 38 10. 17 0. 46 commit to user Jumlah prinsipal dan pertumbuhan pasar farmasi di Indonesia yang semakin berkembang merupakan pasar yang sangat potensial bagi perusahaan yang bergerak dibidang distribusi dan perdagangan produk farmasi dan alat kesehatan. Sebagai anak perusahaan PT. Kimia Farma Persero Tbk dengan 43 cabang, kinerja PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD dipandang masih belum optimal rendahnya rasio laba terhadap penjualan dan karenanya perlu ditingkatkan agar nilai pemegang saham Shareholder Value lebih meningkat di masa mendatang. Potensi untuk meningkatkat shareholder value secara signifikan dipandang masih cukup besar dan untuk mencapainya PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD perlu melakukan transformasi.

B. Visi, Misi dan Sasaran

Dalam menjalankan perusahaan, PT. Kimia Farma Trading and Distribution memiliki visi dan misi yang menjadi acuan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan.

1. Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan kemana dan bagaimana suatu organisasi harus dibawa dan berkarya, agar tetap konsisten dan dapat eksis, antisipatif, inovatif dan produktif. Visi juga merupakan suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi. Visi PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD adalah : “ Menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan perdagangan produk kesehatan to be the greatest trading and distribution company ”. commit to user

2. Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya visi yang dicita-citakan. Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok fungsi dari organisasi. Misi PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD adalah: a. Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik produk sendiri maupun principal pihak ketiga. b. Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di pasar institusi. c. Meningkatkan perdagangan alkes dan diagnostik keagenan atau private label.

3. Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan dicapaidihasilkan secara nyata oleh suatu perusahaan pada kurun waktu tertentu satu tahun, satu semester, tiga bulan dsb. Sejalan dengan tujuan yang telah disebutkan di atas, maka sasaran PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD adalah : a. Memiliki jaringan distribusi sebanyak 60 cabang pada tahun 2015. b. Memiliki 4 portofolio produk farmasi, alat kesehatan, reagensia, dan diagnostika. c. Memiliki sistim informasi yang terintegrasi pada tahun 2012. d. Memiliki supply chain yang efisien dan efektif. e. Memperoleh pertumbuhan penjualan rata – rata 16, 89 per tahun. f. Memperoleh harga pokok penjualan 88 2011 – 2013 dan 87 2014 – 2015. g. Memperoleh efisiensi biaya 10 2011 – 2013 dan 9 2014 – 2015. h. Memperoleh laba bersih 1,15 – 2,5 2011 – 2013 dan 3 2014 – 2015. commit to user

C. Susunan Organisasi

Didalam menjalankan operasionalnya, suatu perusahaan perlu mengadakan pengorganisasian yang baik agar masing-masing jabatan dapat melaksanakan tugas dan wewenang dengan sebaik-baiknya.. Adapun kegunaannya adalah untuk memenuhi status dan kedudukan pegawai dan membantu kelancaran jalanya pelaksanaan pekerjaan dan tanggung jawab terhadap orang-orang bawahanya, sehingga masing-masing karyawan dapat mengetahui dengan benar tugas-tugas yang dibebankan dan mereka mampu untuk menyelasaikan pekerjaan itu hingga selesai. Apabila perusahaan mempunyai pengorganisasian yg baik dalam memimpinnya, maka akan tercapai tujuan yang akan ditentukan. Dalam suatu organisasi perlu adanya seorang pemimpin yang cakap serta mendalami sungguh-sungguh persoalan mengenai organisasi yang dipimpinya, karena seseorang yang cakap dan berpengalaman dalam suatu organisasi dapat mempengaruhi berkembang atau tidaknya perusahaan tersebut. Untuk lebih jelasnya kiranya dapat dimengerti bahwa pada dasarnya organisasi merupakan suatu kelompok yang terdiri dari dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Susunan organisasi di PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian tujuan yang ada. Adapun susunan organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD adalah : 1. Kepala Cabang Branch Manager Tugas dan wewenang kepala cabang adalah sebagai berikut : a. Mengimplementasikan Visi dan Misi perusahaan cabang yang dipimpin. b. Memastikan setiap perusahaanbagian yang bekerja sebagaimana seharusnya, sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan. commit to user c. Menyusun strategi untuk pencapaian target yang diberikan oleh perusahaan. d. Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan. e. Bertanggungjawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan. f. Bertanggungjawab atas asset cabang. g. Melaksanakan administrasi personalia. h. Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi hubungan kerja diantara seluruh karyawan yang ada dikantor cabang. 2. Supervisor Penjualan Tugas dan wewenang Supervisor Penjualan adalah sebagai berikut: a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Kepegawaian berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang- undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan. b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku. c. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan penjualan pada kepala Pasar Besar Farmasi PBF. d. Mengkoordinir salesman dan menentukan target salesman, baik target pencapaian omset maupun jumlah kunjungan tiap hari. e. Melaksanakan supervisi kunjungan ke pelanggan. f. Memantau suplay barang yang dipesan oleh pelanggan utamanya yang berdasarkan Surat Perintah Kerja SPK. g. Bersama petugas pembelian, membuat perencanaan pembelian. commit to user 3. Supervisor Logistik a. Melakukan order barang Dalam hal ini, seorang logistik harus mempunyai daftar-daftar supplier barang yang dibutuhkan oleh perusahan untuk menunjang produksi. Seorang logistik juga harus sering berkoordinasi dengan koordinator produksi dan pihak supplier supaya kebutuhan logistik barang tetap pada porsinya. Order barang bisa dilakukan via email, telepon, atau fax. tapi sebelumnya kita menghubungi pihak supplier bahwa kita akan melakukan order. Dalam negoisasi dengan supplier, tekankan jiwa bahwa pihak yang mengorder adalah raja sehingga seorang pekerja logistik harus tegas khususnya dalam memastikan kapan barang datang. b. Menerima barang Setelah melakukan order, pastikan barang datang tepat waktu sesuai dengan perjanjian. Ketika barang sudah datang, maka seorang logistik lah yang menandatangani struk penerimaan barang. Setelah itu, pastikan barang yang diterima dalam keadaan baik dan jumlah yang dikirim sesuai dengan yang di order. c. Invoice Invoice merupakan penagihan, setelah faktur penjulan kita terima, masukkan semua dalam data faktur penangihan. Setelah semuanya selesai dilakukan, menyerahkan penagihan tersebut ke bagian staf keuangan untuk membayarnya. d. Distribusi Setelah semua selesai dan sudah pasti bahwa barang yang sudah sesuai dengan order, maka tugas selanjutnya adalah mendistribusikan barang-barang tersebut ke bagian-bagian produksi yang memerlukan. commit to user e. Controlling Setelah didistribusikan bukan berarti tugas seorang logistik selesai, seorang logistik masih harus memonitoring dan mengontrol bahwa barang tersebut digunakan dengan sewajarnya. 4. Asman Distribusi Kepala Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang kelembagaan dan analisis jabatan. Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut : a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan. b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 5. Supervisor Transito Out a. Menerima surat pesanan SP dari Asman Distribusi dan memeriksa ketersediaan barang, membuat Surat Kirim Barang SKB rangkap 3, menyiapkan barang, memeriksa kesesuaian antara barang dengan Surat Kirim Barang SKB dan menandatangani Surat Kirim Barang SKB. b. Menyerahkan barang kepada pengantar barang dan meminta bukti penerimaan barang oleh pengantar dan ditanda tangani. c. Mengarsipkan Surat Kirim Barang SKB-3. d. Mencocokan dengan Surat Kirim Barang SKB-3, bila cocok maka menyerahkan Surat Kirim Barang SKB-3. commit to user 6. Supervisor TU Tugas dan wewenang Supervisor TU adalah sebagai berikut: a. Membuat laporan hutang dan piutang dagang. b. Memeriksa bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank. c. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan tata usaha pada kepala Pasar Besar Farmasi PBF. d. Memeriksa kebenaran buku penjualan, buku pembelian dan jurnal umumnya. e. Membuat debet nota atas biaya beban kantor pusat. 7. Administrasi Inkaso Tugas dan wewenang Administrasi Inkaso adalah sebagai berikut : a. Menyampaikan masukan dan usulan pada kasi TU dan kepala Pasar Besar Farmasi PBF. b. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh kasi TU dan kepala Pasar Besar Farmasi PBF. c. Memberikan masukan tentang pelanggan yang sulit ditagih dan membuat daftar hitam atau blacklist agar tidak dilayani. d. Bertanggungjawab menerima dan menyimpan alat tagih dari kepala PBF sesuai dengan kreasi faktur. 8. Administrasi Pembelian Tugas dan wewenang Administrasi Pembelian adalah sebagai berikut : a. Mengecek barang yang datang dan mencocokan dengan pesanan mengenai item, jumlah, harga dan diskon. b. Mencetak laporan pembelian tiap akhir minggu. c. Mengerjakan pengadaan barang dagang, baik rutin maupun non rutin baik intern maupun ekstern. d. Mengentri pembelian berdasarkan copy fakturSPBTT yang telah diakui penerimanya oleh gudang. commit to user 9. Administrasi Personalia dan Kasir Tugas dan wewenang Administrasi personalia dan kasir adalah sebagai berikut : a. Bertanggungjawab atas penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan uang. b. Bersama TU merencanakan pengeluaran uang sesuai cash budget. 10. Administrasi Pajak Tugas dan wewenang Administrasi Pajak adalah sebagai berikut: a. Membuat laporan pajak. b. Mengecek barang yang datang. c. Menandatangani faktur pajak untuk setiap faktur yang terbit. d. Setiap hari memeriksa buku penjualan dengan faktur pajak yang terbit. e. Meneruskan faktur pajak pada inkaso untuk dimintakan tanda tangan pada pelanggan sebelum diperhitungkan dengan tagihanya. 11. Kepala Gudang Tugas dan wewenang Kepala Gudang adalah sebagai berikut : a. Bertanggungjawab atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang. b. Mengeluarkan barang berdasarkan faktur yang diterbitkan operator dengan memperhatikan nomor urut tercetak atau pengganti yang diparaf oleh bagian penjualan. c. Memberikan masukan pada petugas pembelian mengenai barang yang sudah berkurang atau kosong. commit to user 12. Fakturis Tugas Fakturis adalah sebagai berikut : a. Menerima pesanan via telepon. b. Membuat faktur berdasarkan konsep pesanan dari salesman atau dari petugas penjualan tender atau instansi dan selanjutnya menyerahkan pada PJ Gudang. c. Mengentri dan mencetak faktur komersial dan faktur pajak. d. Membuat laporan per periode dan perdebitur atau produk. 13. Salesman Tugas Salesman adalah sebagai berikut: a. Mengadakan pembinaan pelanggan dan mencari order. b. Membuat rencana kunjungan dengan koordinasi dengan bagian penjualan. c. Membantu pengiriman barang bila ada pesanan CITO Pesanan yang harus segra diantar. d. Memberian masukan mengenai kondisi dan potensi pasar serta kegiatan competitor. e. Bertanggungjawab pada kendaraan inventaris kantor yang digunakan. 14. Pengirim Barang Tugas dan wewenang Pengirim Barang adalah sebagai berikut: a. Melaksanakan pengiriman barang baik dalam kota maupun luar kota. b. Membantu kegiatan gudang bila diperlukan oleh PJ Gudang. c. menyerahkan barang ke cabang dengan tanda bukti penerimaan barang dengan menandatangani Surat Kirim Barang SKB. d. Mengantar kasir pergi ke bank untuk menyetor atau mengambil uang. commit to user 31

BAB IV PEMBAHASAN

A. Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution yang mengacu pada SOP Standart Operating Procedure Hasil pengamatan penulis mengenai Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution adalah sebagai berikut : 1. Menyiapkan Faktur Dalam tahap menyiapkan faktur, bagian fakturis mendata SP Surat Pesanan terlebih dahulu. Pendataan SP Surat Pesanan dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu : a. Pemesanan Produk Melalui Salesman Salesman mendatangi outlet-outlet atau apotek-apotek yang berada di wilayah Surakarta dan luar Surakarta, kemudian Salesman menawarkan produk-produk yang ada di PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Setelah pelanggankonsumen menyetujui untuk membeli dan memesan barang tersebut, maka salesman mencatat SP Surat Pesanan dan langsung dikirimkan ke kantor cabang PT. Kimia Farma Trading and Distribution. b. Pemesanan Produk Secara Langsung Pelanggan atau konsumen datang langsung ke kantor cabang PT. Kimia Farma Trading and Distribution untuk memesan atau membeli barang yang diinginkan. Pelanggan menyerahkan SP Surat Pesanan yang nantinya akan dibuat faktur oleh bagian fakturis. c. Pemesanan Produk Melalui Telepon Pelanggan atau konsumen memesan barang dengan cara menghubungi kantor cabang PT. Kimia Farma Trading and Distribution melalui