Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and

commit to user 31

BAB IV PEMBAHASAN

A. Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution yang mengacu pada SOP Standart Operating Procedure Hasil pengamatan penulis mengenai Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution adalah sebagai berikut : 1. Menyiapkan Faktur Dalam tahap menyiapkan faktur, bagian fakturis mendata SP Surat Pesanan terlebih dahulu. Pendataan SP Surat Pesanan dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu : a. Pemesanan Produk Melalui Salesman Salesman mendatangi outlet-outlet atau apotek-apotek yang berada di wilayah Surakarta dan luar Surakarta, kemudian Salesman menawarkan produk-produk yang ada di PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Setelah pelanggankonsumen menyetujui untuk membeli dan memesan barang tersebut, maka salesman mencatat SP Surat Pesanan dan langsung dikirimkan ke kantor cabang PT. Kimia Farma Trading and Distribution. b. Pemesanan Produk Secara Langsung Pelanggan atau konsumen datang langsung ke kantor cabang PT. Kimia Farma Trading and Distribution untuk memesan atau membeli barang yang diinginkan. Pelanggan menyerahkan SP Surat Pesanan yang nantinya akan dibuat faktur oleh bagian fakturis. c. Pemesanan Produk Melalui Telepon Pelanggan atau konsumen memesan barang dengan cara menghubungi kantor cabang PT. Kimia Farma Trading and Distribution melalui commit to user telepon, kemudian barang yang dipesan oleh pelanggan atau konsumen tersebut dicatat oleh bagian fakturis yang nantinya akan dibuat faktur. Setelah SP Surat Pesanan didapat, maka bagian fakturis memberikan SO Sales Order atau nomor urut faktur kemudian di entry memasukan nama barang yang sudah dipesan oleh pelanggan ke dalam komputer. Setelah itu sebelum faktur dicetak, bagian fakturis mempostingmenyimpan data terlebih dahulu, setelah selesai diposting lalu faktur trsebut dicetak rangkap 5 lima, yaitu: Lembar 1 dan 2 : faktur asli, untuk penagih atau inkaso Lembar 3 : copy faktur, untuk arsip gudang Lembar 4 dan 5 : copy faktur, untuk pelanggan atau konsumen Kelima faktur tersebut dijadikan satu dan diberi stample PT. Kimia Farma Trading and Distribution, kemudian kelima faktur tersebut diserahkan ke bagian logistik atau gudang. Setelah itu kepala gudang memberikan tanda tangan guna untuk pengambilan barang yang ada di dalam gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Dalam pengamatan yang dilakukan oleh penulis, pada tahap penyiapan faktur ini bagian fakturis sering mengalami salah pengetikan dalam mencetak faktur. Misalnya, pelanggan memesan obat jenis Piroksikam 10mg, tetapi fakturis mengalami salah pengetikan menjadi Piroksikam 20mg. Tetapi masalah ini tidak terlalu berpengaruh dalam proses pendistribusian barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution, sebab fakturis langsung melakukan pengetikan ulang pada faktur tersebut. Biasanya setelah faktur selesai dicetak bagian fakturis langsung meneliti faktur tersebut, apakah faktur tersebut sudah benar atau belum. Dan selama penulis magang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution penulis belum pernah menemui adanya faktur yang salah pengetikan masuk sampai ke gudang. commit to user 2. Menyiapkan Barang Setelah faktur mendapat tanda tangan dan telah disetujui oleh kepala gudang, maka petugas gudang mengambil barang pesanan tersebut sesuai dengan jumlah dan nomor batch yang tertera didalam faktur. Dalam proses penyiapan barang, petugas gudang mengambil barang-barang yang ada di dalam gudang dengan menggunakan sebuah keranjang yang digunakan sebagai wadah untuk membawa barang tersebut. Setelah itu, petugas gudang memulai dengan melakukan pemotongan atau pengambilan barang. Pemotongan barang adalah proses dimana petugas gudang mengambil barang yang terdapat di rak masing-masing obat sesuai dengan isi faktur, lalu mencatat nama outlet atau apotek, alamat, tanggal, stok barang, jumlah barang serta tanda tangan oleh petugas gudang yang melakukan pemotongan barang tersebut ke dalam kartu APG Administrasi Persediaan Gudang yang telah disediakan. Biasanya kartu APG Administrasi Persediaan Gudang tersebut diletakan diatas rak obat. Masing-masing jenis obat memiliki kartu APG Administrasi Persediaan Gudang sendiri-sendiri. Dalam tahap penyiapan barang ini, petugas gudang harus berhati- hati dalam memindahkan barang-barang tersebut kedalam keranjang, sebab sebagian besar barang yang terdapat di gudang milik PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersifat injeksi, yaitu barang mudah pecah dan rusak. Setelah pengambilan atau penyiapan barang ini selesai, selanjutnya barang tersebut diletakkan ke sebuah meja besar untuk kemudian dilakukan pengecekan oleh petugas. 3. Mencocokkan Faktur Dengan Fisik Barang Barang yang sudah disiapkan oleh petugas gudang kemudian di cek dan dicocokkan sesuai faktur sebelum dilakukan pengepakan atau pengemasan. Barang tersebut di cek atau diteliti satu persatu, apakah barang tersebut sudah sesuai dengan isi faktur atau belum. Apabila barang tersebut belum cocok dan masih terdapat suatu kesalahan, maka petugas commit to user gudang yang melakukan pemotongan atas barang tersebut dimintai oleh petugas bagian pengecekan barang untuk menukarnya kembali kedalam gudang. Misalnya, di dalam faktur tertera Amoxilin 500mg, tetapi petugas gudang yang melakukan pemotongan barang tersebut salah mengambil Amoxilin 250mg, maka petugas gudang yang melakukan pemotongan barang tersebut harus menukarnya kembali kedalam gudang sesuai dengan apa yang tertera di dalam faktur. Setelah faktur sudah sesuai dengan fisik barang maka petugas gudang melakukan pengepakanpengemasan. Didalam proses pengepakan, apabila barang yang dipesan oleh pelanggan atau konsumen tidak terlalu banyak maka pengepakan dilakukan dengan menggunakan kantong plastik. Petugas memasukkan barang tersebut ke dalam kantong plastik satu persatu dan ditata rapi. Tetapi apabila barang yang dipesan oleh pelanggan atau konsumen dalam jumlah yang banyak, maka pengepakan barang dilakukan dengan menggunakan kardus. Petugas gudang memasukkan barang-barang tersebut kedalam kardus satu persatu dan ditata rapi agar kemasan barang tidak rusak. Setelah pengepakan atau pengemasan selesai, kelima faktur diletakan diatas barang yang sudah di kemas tersebut kemudian dikirimkan kepada pelanggan dan dituliskan nama masing-masing apotek. Agar pada saat pengiriman barang, barang tidak tertukar dengan apotek lain. Sebelum pengiriman barang dilakukan, faktur tersebut dicatat terlebih dahulu ke dalam buku ekspedisi atau buku pengiriman barang oleh bagian pengantar barang. Setelah pencatatan faktur kedalam buku ekspedisi selesai, barang tersebut dimasukkan kedalam mobil box pengantar barang milik PT. Kimia Farma Trading and Distribution untuk kemudian dikirim sesuai dengan alamat yang tertera didalam faktur. Dalam pengamatan penulis pada saat magang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution, pada tahap ini tidak pernah terjadi kendala atau hambatan. Tetapi, menurut narasumber yakni Sdr Muladi mengatakan bahwa dulu pernah tejadi kesalahan dalam mencocokan faktur dengan fisik commit to user barang hingga barang yang salah tersebut sampai ke tangan pelangggan atau konsumen. Lalu pihak PT. Kimia Farma Trading and Distribution memberikan solusi dengan cara meretur barang. 4. Tanda Terima Ekspedisi Setelah pengiriman barang sampai ke tangan pelanggan atau konsumen, selanjutnya pelanggan menandatangani kelima faktur tersebut guna sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah benar-benar sampai dan telah diterima oleh pelanggan. lembar faktur 4 dan 5 diserahkan kepada pelanggan atau konsumen, sedangkan lembar faktur ke 1, 2 dan 3 dikembalikan lagi ke gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Setelah pengiriman barang tersebut dinyatakan selesai, maka petugas pengantar barang kembali lagi ke gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution dan kemudian faktur 1,2 dan 3 diserahkan kepada bagian administrasi gudang. Bagian administrasi gudang memilah dan mengurutkan faktur sesuai dengan nomor faktur dan tanggal faktur. Kendala yang dihadapi oleh PT. kimia Farma Trading and Distribution setelah pengiriman barang sampai ketangan pelanggan adalah pengiriman barang tidak tepat waktu. Hal itu dikarenakan tempat yang dijangkau cukup jauh dan jumlah armada serta tenaga pengantar barang sangat terbatas. Dan kendala yang dihadapi disini adalah jika kendaraan mengalami kerusakan, maka pengiriman barang akan terlambat sampai ketangan kosumen. Jika pihak konsumen tersebut adalah rumah sakit, biasanya pada bagian penerimaan barang di rumah sakit tutup sekitar pukul 14:00 WIB. Sehingga barang tidak jadi dikirim dan akan dibawa lagi ke gudang PT. Kimia Farma Trdading and Distribution dan hari berikutnya akan dikirim kembali. commit to user 5. Proses Inkaso Proses inkaso adalah dimana dalam pembayaran tagihan ini telah dinyatakan lunas oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Setelah itu, faktur 1, 2 dan 3 diserahkan kepada bagian inkaso. Lembar faktur 1 dan 2 disimpan oleh bagian inkaso dan lembar faktur 3 disimpan sebagai arsip gudang. Dalam pembayaran tagihan ini, PT. Kimia Farma Trading and Distribution memberikan jangka waktu pembayaran kredit selama 28 hari untuk barang rutin atau barang regular. Jika sudah jatuh tempo maka penagih akan melakukan tagihan kepada pihak yang bersangkutan. Tetapi dengan pembayaran secara kredit, seringkali pelanggan terlambat membayar tagihan tersebut. Sehingga menyebabkan pelayanan penjualan untuk pelanggan yang terlambat membayar terpaksa diberhentikan dan pelanggan tidak bisa memesan atau order barang dibulan berikutnya serta tidak akan dilayani sebelum tagihan-tagihan tersebut dilunasi. Untuk barang jenis narkotika dan psikotropika, pembayaran harus dilakukan secara tunai. Jika barang sudah diantar ke pelanggan dan pelanggan tidak membayar secara tunai, maka barang tersebut akan dikembalikan lagi ke gudang dan tidak akan dikirim kembali. 6. Proses claim Proses claim dilakukan jika barang yang telah dikirim kepada pelanggan masih terdapat suatu kesalahan dan tidak sesuai dengan isi faktur atau permintaan pelanggan. PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersedia mengganti barang tersebut dengan cara meretur barang. Misalnya, pelanggan memesan vice rasa strawberry 3box, tetapi barang yang dikirim adalah vicee rasa anggur 3box. Maka, bagian pengantar barang akan membawa barang yang salah tersebut kembali ke gudang dan melaporkannya kepada kepala gudang. Setelah itu hari berikutnya barang akan dikirim lagi kepada pelanggan sesuai permintaan. commit to user Beberapa fasilitas yang diberikan oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution setelah barang sampai ketangan pelanggan atau konsumen, yaitu: a. Apabila dalam pengiriman barang dan kemasan barang tersebut mengalami kerusakan, maka pihak PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersedia mengganti barang tersebut dengan barang yang baru. b. Jika barang yang diterima oleh pelanggan tanggal kadaluwarsanya akan berakhir, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution akan bersedia mengganti barang tersebut dengan yang baru dan tanggal kadaluwarsanya masih panjang. Dengan catatan, harus melaporkan hal itu kepada PT. Kimia Farma Trading and Distribution 6 bulan sebelum tanggal kadaluwarsa. c. Jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan isi faktur atau permintaan konsumen, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersedia mengganti barang tersebut dengan cara meretur barang. Misalnya: pelanggan memesan sangobion 2 box, tetapi barang yang dikirim adalah enervon C 2box, maka bagian pengantar barang tersebut akan membawa barang yang salah tersebut kembali ke gudang dan melaporkannya kepada kepala gudang, setelah itu hari berikutnya barang akan dikirim lagi kepada pelanggan. d. Pelanggan dapat mengajukan penolakan jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan permintaan pelanggan. Misalnya, barang yang dikirim tidak sesuai dengan kuantitasjumlah tidak sesuai dengan spesifikasi dan barang tidak berfungsi. e. Dalam sistem pembayaran, PT. Kimia Farma Trading and Distribution menggunakan sistem pembayaran secara tunai dan kredit, jatuh tempo untuk pembayaran secara kredit adalah 28 hari untuk barang rutin atau regular. namun untuk obat jenis narkotika dan psikotropika pembayaran yang dilakukan harus secara tunai. commit to user

B. DIAGRAM ALIR PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG