III. PROSEDUR KEGIATAN
Kegiatan DPC terbagi dua, sbb : 1 Kegiatan Intern
2 Kegiatan Ekstern III.1. Prosedur Umum
A Setiap satu periode kepengurusan harus memuat daftar kegiatan yang terhimpun dalam suatu
Rencana Kerja Pengurus RKP. B Ketua DPC berkewajiban mengadakan Rapat Kerja
Raker untuk merumuskan Rencana Kerja Pengurus.
C Pengajuan rencana kegiatan dapat berasal dari Ketua DPC , pengurus, anggota.
D Setiap pengajuan rencana kegiatan harus disertai dengan ringkasan singkat, yang
terdiri dari : 1 Tujuan dan sasaran
2 Bentuk dan waktu 3 Peserta
E dalam rencana kerja ditetapkan waktu pelaksanaan kegiatan, skala prioritas
kegiatan, dan Standardisasi Keberhasilan Kepengurusan SKK.
F Besar iuran anggota dibahas dalam rapat kerja dan ditetapkan dengan satu keputusan
tersendiri. G Hasil Raker menjadi pertimbangan Ketua DPC
untuk menetapkan rencana Kerja Pengurus yang ditetapkan dalam suatu surat keputusan Ketua
DPC.
Add.1 Kegiatan Intern
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengurus atau anggota yang telah tercantum dalam program kerja, atau
kegiatan yang secara insedentil diadakan dan telah disetujui oleh Ketua DPC, yang bertujuan untuk
kebutuhan intern organisasi.
Kegiatan tersebut dapat berupa : a Rapat Kerja
b Rapat Pleno c Maperca
d Pelatihan Pimpinan Organisasi e KONFERCAB
f Kunjungan-kunjungan ilmiah g Diskusi Kelompok
Add.2 Kegiatan Ekstern
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengurus atau anggota yang telah tercantum dalam program kerja, atau
kegiatan yang secara insedentil diadakan dan telah disetujui oleh Ketua DPC, yang bertujuan untuk
kepentingan organisasidan kepentingan umum.
Kegiatan tersebut dapat berupa : a Seminar, Simposium, dan sejenisnya
b Pengabdian masyarakat c Keikutsertaan pada acara atau kegiatan yang
diadakan oleh pihak ketiga
III.2. Prosedur melaksanakan kegiatan
Penjelasan umum : 1. Setiap bentuk kegiatan harus sesuai dengan Rencana
Kerja Pengurus yang telah ditetapkann. 2. Setipa pelaksanaan kegiatan harus mengikuti tahapan
persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan.
A Tahapan Persiapan 1. Penawaran kepada pengurus dan atau anggota
untuk menjadi Ketua Pelaksana melalui mekanisme terbuka dengan membuka pendaftaran
bagi anggota yang berminat, dengan menjelaskan ; Nama dan Bentuk Kegiatan, Tujuan dan
Sasaran, dan waktu Pelaksanaan.
2. Dalam hal terdapat lebih dari satu orang peminat, maka ketua DPC membentuk panitia test
kesanggupan. Mekanisme test kesanggupan dapat diatur secara mandiri oleh masing-masing DPC.
3. Surat keputusan penunjukan ketua pelaksana kegiatan harus mendapat SK Ketua DPC.
4. Ketua pelaksana membuka rekruitmen kepada anggota yang berminat menjadi panitia.
5. Jika tidak ada anggota yang berminat untuk menjadi ketua pelaksana, maka Ketua DPC dapat
menunjuk Ketua Biro yang berhubungan dengan kegiatan tersebut untuk menjadi ketua
pelaksana.
6. Ketua Panitia menyusun kepanitiaan
7. Rancangan Proposal 8. Pengesahan Proposal
9. Pencetakan Proposal 10. Penyebaran Proposal
B Tahap Pelaksanaan
Prosedur standar yang harus dilaksanakan pada waktu pelaksanaan acara :
1 Internal
a Sebelum kegiatan MAPERCA, KONFECAB, dan PPO dibuka, wajib menyanyikan Lagu
Kebangsaan Indonesia Raya. b Laporan Ketua Pelaksana dan sambutan Ketua
DPC. c Back Dropspanduk dalam ruangan yang
menunjukan acara tersebut. d Memberikan informasi dan undangan kepada
seluruh DPC dan DPP.
2 Eksternal
a Publikasi kepada seluruh anggota. b Undangan kepada seluruh DPC.
c Undangan kepada pihak yang terkait d Pemberitahuan dan undangan kepada media
massa setempat.
III.3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan LPJ Terbagi dua :
1. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Umum. 2. Laporan Pertanggungjawaban Ketua DPC pada
KONFERCAB
Add.1. Adalah LPJ untuk setiap kegiatan yang
dilaporkan oleh pemegang mandat atau ketua pelaksana kegiatan dengan prosedur
sebagai berikut ;
a Standar isi LPJ ; 1. Laporan Kondisi kegiatan
2. hasil-hasil dari kegiatan 3. Permasalahan dan saran
4. Laporan keuangan
5. Tandatangan Ketua dan sekretaris panitia
b LPJ disampaikan kepada Ketua DPC c LPJ dilakukan paling lambat dua minggu
setelah kegiatan selesai dilaksanakan d Jika LPJ tidak diserahkan sesuai dengan
ketentuan huruf c maka Ketua DPC mengadakan rapat untuk meminta
pertanggungjawaban secara langsung kepada ketua pelaksana
e Yang dimaksud dengan pertanggungjawaban langsung adalah, pemanggilan yang
bersangkutan untuk
dimintai pertanggungjawaban atas pelaksanaan
kegiatan tersebut f Sanksi dapat diberikan kepada ketua
pelaksana jika tidak melakukan LPJ
Add.2. Adalah LPJ yang disampaikan oleh Ketua DPC
diakhir masa jabatan yang disampaikan dalam KONFERCAB, dengan prosedur sebagai
berikut ;
a Standar isi LPJ ; 1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan
yang sesuai dengan Rencana Kerja Pengurus RKP yang telah ditetapkan
2. Kegiatan insedential yang dilakukan 3. Hasil-hasil dari setiap kegiatan
tersebut 4. Laporan Keuangan Pendapatan dan
pengeluaran 5. Jumlah Anggota
6. Nama anggota yang sudah berakhir masa keanggotaan
7. Kendala-kendala 8. Usulan saran
b LPJ disampaikan kepada seluruh anggota, peserta KONFERCAB dalam satu rapat
pleno KONFECAB yang khusu untuk itu. c LPJ dibuat tertulis dan ditandatangani
oleh Ketua DPC, diperbanyak dan dibagikan kepada seluruh anggota
peserta KONFERCAB.
d Ketua DPC wajib memberikan satu berkas LPJ yang telah disampaikan dalam
KONFERCAB kepada DPP paling lambat satu minggu setelah berakhirnya KONFERCAB
yang dilampiri surat keputusan KONFERCAB tentang penerimaan atau
penolakan atas LPJ tersebut.
IV. LAPORAN ORGANISASI Laporan organisasi terdiri dari :
Kategori