b. Pengelolaan data anggota dilakukan oleh sekretaris cabang
c.6. Perpindahan Anggota
Prosedur perpindahan anggota dari satu cabang ke cabang lain, mengikuti prosedur sebagai berikut :
1 Mengajukan pemberitahuan kepada ketua DPC cabang asal dengan menyebutkan : a data
keanggotaan, b alasan, c cabang baru yang dituju
2 Ketua DPC dimana pemohon berasal mengeluarkan rekomendasi kepindahan
keanggotaan dengan mengeluarkan surat rekomendasi
3 Ketua DPC yang dituju akan mendaftarkan keanggotaan yang bersangkutan setelah
melakukan konfirmasi kepada cabang asal dengan menyatakan kesediaan. Tembusan
surat dimaksud disampaikan sebagai petikan kepada pemohon
c.7. Pengunduran Diri Anggota
Pengunduran diri sebagai anggota PERMAHI secara formal dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :
1. Anggota yang bersangkutan mengajukan surat
pengunduran diri kepada Ketua Umum Cabang 2.
Ketua DPC mengeluarkan surat keputusan tentang pemberhentian sebagai anggota
II. PROSEDUR KEUANGAN Yang dimaksud dengan prosedur keuangan adalah : pengaturan
seluruh hal yang menyangkut dengan pemasukan, pengeluaran, dan laporan pertanggungjawaban terhadap keuangan.
II.1. Penjelasan Umum
Anggaran terbagi menjadi dua :
A. Anggaran Tetap B. Angggaan kegiatan Tertentu Proposal
Add.A ; Anggaran Tetap Adalah anggaran rutin yang dibutuhkan untuk kebutuhan
operasional harian organisasi, meliputi :
a. Kebutuhan ATK. b. Kebutuhan Komunikasi
c. Kebutuhan Perjalanan d. Kebutuhan Konsumsi
Add. B ; Anggaran Kegiatan Tertentu Adalah anggaran yang dibutuhkan untuk suatu kegiatan
tertentu, di mana kegiatan tersebut didasari atas :
a Surat Ketua DPC atas kegiatan tersebut b Proposal yang dibuat dan ditandatangani oleh
anggota danatau panitia yang dibentuk berdasarkan Surat Ketua DPC dimaksud.
Untuk kebutuhan anggaran kegiatan tertentu, sumber anggaran berasal dari :
a bantuan keuangan DPC b Sponsorshipsumbanganhibahdonasi dari pihak
tertentu yang tidak mengikat
II.2. Pengaturan dan Tata Cara Pembuatan Anggaran II.2.1. Daftar anggaran tetap
a Setiap satu masa kepengurusan wajib membuat daftar anggaran tetap, yang dibentuk
berdasarkan kebutuhan minimal yang diperlukan. b Daftar anggaran tetap tersebut terdiri dari :
1. Sumber PendanaanPendapatan 2. Kebutuhanbiaya
c Daftar anggaran tetap ditetapkan dalam suatu keputusan ketua DPC
d Daftar anggaran tetap merupakan pedoman dari bendahara untuk mengeluarkan anggaran tersebut
e Jika terdapat kebutuhan rutin yang tidak terdapat dalam daftar anggaran tetap yang
telah ditandatangani oleh ketua, maka kebutuhan tersebut harus mendapat persetujuan
tertulis dari Ketua umum dan sekretari cabang
II.2.2 Anggaran kegiatan tertentu
a Kebutuhan anggaran dalam kegiatan tertentu
dibuat berdasarkan proposal kegiatan yang telah ditandatangani anggota atau oleh ketua
panitia dengan sekretaris panitia dengan tandatangan ”Mengetahui” Ketua DPC.
b Daftar kebutuhan anggaran kegiatan tertentu,
yang minimal terdiri dari : 1. Biaya Kesekretariatan
2. Biaya Pengadaan Barang 3. Biaya Operasional
c Daftar kebutuhan anggaran untuk kegiatan
tertentu yang dilakukan oleh perorangan, diajukan dengan mengajukan surat permohonan
dana kepada Ketua DPC, yang minimal berisikan hal :
1. Dasar pengajuan anggaran 2. Kebutuhan anggaran yang maksimal terdiri
dari : a. Tempat dan tanggal kegiatan
b. Tanggal dana dibutuhkan c. Jumlah anggota yang ikut
d. Biaya Transportasi e. Biaya Penginapan
f. Biaya Konsumsi
II.3. Sumber Pendanaan Pendapatan
Jenis-jenis sumber pendanaan : a Iuran tetap anggota
b Sumbanganhibahdonasi dari pihak tertentu yang tidak mengikat
c Sponsorship yang tidak mengikat Pengaturan Umum :
a Setiap anggota wajib membayar iuran tetap anggota yang besarnya ditentukan berdasarkan surat keputusan Ketua
DPC b Dana yang diperoleh dari iuran anggota dikelola oleh
bendahara cabang c Setiap sumbanganhibahdonasi dari pihak tertentu,
harus disetujui oleh Ketua DPC dan sekretaris cabang dan dikelola oleh bendahara cabang
d Setiap dana yang berasal dari sponsorship untuk suatu kepanitiaan kegiatan harus disertai kwitansi
penerimaan dari ketua pelaksana atau penerima mandat kegiatan tersebut
e Setiap dana sisa dari suatu kegiatan harus dikembalikan kepada bendahara cabang
f Dana yang dikembalikan dimasukan kedalam daftar anggaran
g Bendahara wajib memberikan kwitansi penerimaan uang dari setiap pihak yang memberikan dana kepada
organisasi
h Bendahara wajib meminta kwitansi atas setiap dana yang telah dikeluarkan
i Dilarang melakukan perjanjian pinjam-meminjam keuangan kepada pihak ketiga
II.4. Pengeluaran Anggaran Setiap anggaran yang dikeluarkan harus mengikuti prosedur
sebagai berikut :
II.4.1 Pengaturan umum pngeluaran dana kebutuhan tetap
1. Anggaran yang dikeluarkan harus sesuai dengan daftar anggaran tetap yang sudah ditetapkan
oleh Ketua DPC. 2. Mengisi formulir pengeluaran yang disediakan
oleh bendahara. 3. Formulir pengeluaran ditandatangani oleh
pemohon, Ketua DPC dan Bendahara.
II.4.2 Pengaturan umum pengeluaran dana untuk kebutuhan kegiatan tertentu
1. Pengeluaran dana dapat dilakukan setelah surat permohonan kebutuhan dana telah
disetujui oleh Ketua DPC dan Sekretaris Cabang
2. Pengeluaran tersebut harus sesuai dengan daftar anggaran yang terdapat dalam daftar
anggaran kebutuhan tetap yang telah ditetapkan oleh Ketua DPC.
II.5. Laporan Penggunaan Dana II.5.1 Penggunaan dana untuk kebutuhan tetap
1. Setiap penggunaan anggaran kebutuhan tetap harus dilaporkan dengan menyerahkan bukti
penggunaan dana berupa kwitansi pembelian barang tersebut.
2. laporan dimaksud dilakukan paling lambat satu minggu setelah dana tersebut
dikeluarkan.
II.5.2 Penggunaan dan untuk kegiatan tertentu
1. Setiap penggunaan dana untuk kegiatan tertentu harus dilaporkan dengan menyerahkan
bukti penggunaan dana berupa kwitansi penggunaan dan.
2. Laporan dilakukan paling lambat dua minggu setelah kegiatan tersebut dilakukan.
3. Laporan yang dimaksud bersamaan dengan laporan kegiatan yang telah dilakukan.
III. PROSEDUR KEGIATAN