Penyelesaian Laporan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Audit Satuan Kerja Gelombang II
Rapat Tata Laksana Program Kerja Organisasi Kanwil
Rapat Penyelesaian Hasil Tindak Lanjut Audit Kanwil
Rapat Kesiapan ASN Kanwil Menjalankan 5 Nilai Budaya Kerja Kementerian Agama
Reformasi ASN dan Organisasi Kanwil Menuju Wilayah Birokrasi Bersih dan
Melayani Kesiapan ASN Kanwil Melaksanakan Zona
Integritas Bersih dan Melayani Musyawarah Kerja Pimpinan dan Evaluasi
Program Kementerian Agama Sumatera Utara
Sumber : Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara2015
Medan, Januari 2015 Ka. Subbag Ortala dan Kepegawaian
Mashudi, S.Sos, M.AP. NIP. 197207141993031
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Prosedur Pelaksanaan Surat masuk dan Keluar
Menurut Amin Widjaja 1995 : 83 “Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya : orang, jaringan gudang yang harus dilayani
dengan cara yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut proses tertentu.
Menurut Kamaruddin 1992 : 836 “Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan
prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi”.
Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas maka penulis dapat menyimpulkan yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk
menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia disebutkan pengertian surat adalah kertas yang bertulis, secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang
ditulis atau tertulis. Menurut S. Hidajat Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang
nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos kantor pos maupun
yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman Wursanto, 1991: 108.
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan Wursanto, 1991 :144 .
Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang
harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat mempelancar
administrasi instansi tersebut.
1. Pengertian Surat
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka kerjasama kedalam maupun keluar sangatlah penting. Agar kerjasama tersebut dapat terlaksanakan
dengan baik perlu adanya komunikasi, salah satu cara berkomunikasi yang digunakan dalam organisasi yaitu dengan cara tertulis misalnya surat.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia disebutkan pengertian surat adalah kertas yang bertulis, secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang
ditulis atau tertulis. Menurut Finoza2009, dalam bukunya “Aneka Surat Sekretaris Bisnis
Surat adalah alat bantu untuk menyampaikan suatu maksud dan tujuan secara tertulis. Batasan tersebut mengandung pengertian yang sangat luas karena banyak
sekali maksud yang dapat dituangkan secara tertulis, misalnya karangan berupa artikel , makalah, skripsi dan buku. Oleh karenanya, batasan itu perlu diperjelas
lagi dengan penekanan bahwa maksud yang disampaikan melalui surat dapat berupa permintaan, pertanyaan, pertimbangan lamaran dan sebagainya.
Dari berbagai definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa : 1.
Surat adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dilaksanakan dengan menggunakan kertas.
2. Informasi yang disampaikan dapat berupa permintaan , pernyataan,
pertimbangan dan sebagainya.
2. Fungsi Surat
Fungsi surat sebagai wakil organisasi sudah pasti sangat penting. Dengan jasa surat suatu organisasi dapat berhubungan dengan organisasi yang sangat jauh
letaknya tanpa harus menghadirkan orang yang dimaksud. Dengan surat seseorang baik selaku pribadi maupun wakil organisasi dapat bertindak dengan pasti, sebab
didalam surat terdapat maksud dan tujuan yang dimaksud. Karena apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis misalnya berupa pengumuman,
pemberitahuan, pernyataan, akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Menurut Lamuddin Finoza 2009 fungsi surat adalah : 1.
Sebagai alat komunikasi tulis 2.
Sebagai tanda bukti tertulis 3.
Sebagai alat pengingat 4.
Sebagai pedoman untuk bertindak 5.
Sebagai keterangan keamanan
