TEKNIK MELAKUKAN PERUBAHAN

TEKNIK MELAKUKAN PERUBAHAN

Bagi sebagian besar orang, merubah kebiasaan sangatlah sulit untuk dilakukan, apalagi jika melibatkan cukup banyak orang. Padahal dalam berbagai penerapan teknologi informasi, dibutuhkan perubahan cara pandang dan pola laku yang berbeda dengan sebelumnya. Metoda memberikan himbauan atau “pemaksaan” lewat aturan biasanya kurang efektif karena banyak diabaikan di lapangan – apalagi jika pengguna yang ada jumlahnya masif. Menanggapi hal ini, ada satu cara yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan efektivitas implementasi suatu kebijakan atau aturan agar ditaati oleh para pengguna (user), yaitu melalui rancangan desain sistem implementasi (by‐design based implementation model). Prinsip dari pendekatan ini adalah membuat sebuah lingkungan kondusif yang secara natural atau alami membuat orang menjalankan apa yang diinginkan pembuat kebijakan tanpa yang bersangkutan merasa dipaksa untuk menerapkannya. Contohnya adalah sejumlah kasus di bawah ini.

Contoh pertama ini berhubungan dengan adanya kebijakan atau aturan kepada seluruh pengguna komputer untuk secara rajin dan berkala, tiga bulan sekali paling tidak, untuk mengganti kata kunci (password) yang dipergunakannya. Agar kondisi ini dapat dipenuhi, maka desainlah sebuah sistem dimana setiap tiga bulan sekali aplikasi yang bersangkutan meminta pengguna untuk memperbaharui kata kuncinya. Jika tidak dilakukan, maka pengguna terkait tidak dapat menggunakan aplikasinya sama sekali. Contoh implementasinya persis pada mesin ATM pada industri perbankan yang menampilkan menu untuk memaksa nasabahna mengganti atau merubah passwordnya setiap beberapa bulan sekali.

Adapun contoh kedua adalah suatu tantangan untuk memaksa para pengguna agar mengisi parameter metadata setiap kali yang bersangkutan menggunakan

aplikasi umum seperti pengolah kata (word processor). Dalam konteks ini dapat dipergunakan beberapa pendekatan agar para pengguna mau mematuhinya, seperti:

• Jika pengguna tidak mengisinya, maka yang bersangkutan tidak dapat menyimpan (save) dokumen yang diketiknya ke dalam bentuk file

elektronik; • Selama pengguna belum mengisinya, maka setiap 2 (dua) menit sekali

akan “pop up” sebuah tampilan untuk mengingatkan (jika yang bersangkutan tidak melakukannya akan sangat mengganggu proses

pengetikan); • Model pencarian dokumen (search engine) yang biasa dipergunakan oleh

atasan (pimpinan), benar‐benar berdasarkan data isian dari metadata – sehingga jika ada dokumen yang tidak memiliki metada, maka dianggap dokumen tersebut tidak ada secara formal/ofisial; dan lain sebagainya.

• Contoh ketiga terkait dengan diinginkannya dilakukan efisiensi energi dengan cara meminta pengguna untuk mematikan komputernya atau

paling tidak berada dalam posisi “stand‐by” jika tidak sedang dipergunakan (terutama ketika makan siang, dan setelah jam kerja). Desain yang paling mudah dilakukan adalah dengan mengeset parameter “display” pada monitor yang akan secara otomatis pindah ke status “standby” atau “sleep” ketika dalam 5 (lima) menit terdeteksi tidak ada kegiatan sama sekali (idle). Dan selanjutnya jika setelah 15 (lima belas) menit misalnya tidak ada terdeteksi sentuhan dari manusia, maka secara otomatis komputer tersebut pindah ke status mati atau “off”.

Contoh berikutnya yaitu keempat berkaitan dengan begitu banyaknya virus yang masuk ke komputer melalui flash disk atau portable memory sehingga mengganggu kinerja sistem yang ada. Cara paling mudah dan klasik adalah dengan cara menonaktifkan kanal yang berhubungan dengan koneksi USB, sehingga tidak ada flash disk yang dapat dipergunakan. Namun cara tersebut banyak kerugiannya akibat begitu banyak peralatan yang bekerja dengan menggunakan kanal USB ini.

Contoh kelima adalah kebutuhan untuk mem‐backup file‐file elektronik penting yang berada dalam suatu folder tertentu ke server pusat. Rancangan yang dapat dibuat adalah dengan menyelipkan program yang secara berkala dan periodik melakukan proses backup secara otomatis, sehingga pengguna tidak perlu harus ingat atau turun tangan langsung dalam proses pencadangan ini.

Dari kelima contoh yang telah disampaikan, terlihat secara jelas bahwa pendekatan teknis dapat dipergunakan untuk membantu organisasi dalam membentuk budaya disiplin para pengguna teknologi informasinya tanpa harus memaksa atau menghimbau berkali‐kali dan tak dituruti. Cukup dengan menambahkan sejumlah fitur pada aplikasi atau sistem yang dipakai, maka nischaya budaya tertib yang belum tertanam di para pengguna komputer tersebut dapat perlahan‐lahan terbangun secara pasti.