38
2. Sistem Pembelian Bahan Baku
Bahan Baku merupakan bahan yang secara menyeluruh membentuk produk selesai dan dapat diidentifikasi secara langsung pada
produk yang bersangkutan Abdul Halim, 1999: 39. Pengertian lain
dari bahan baku adalah barang-barang yang dibeli perusahaan digunakan
dalam proses produksi A.L. Haryono Yusuf, 2001 : 408.
Secara umum sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Oleh karena itu dapat diambil kesimpulan bahwa sistem pembelian
bahan baku digunakan untuk pengadaan bahan baku untuk perusahaan.
Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian Lokal adalah pembelian yang
pemasoknya berasal dari dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian yang pemasoknya berasal dari luar negeri Mulyadi,
1997:301. Bagian-bagian dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
a. Fungsi-fungsi yang terkait: 1 Fungsi gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada
di gudang dan menyimpan barang yang telah diterima dari fungsi penerimaan.
39
2 Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok.
3 Fungsi penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya
barang tersebut diterima perusahaan. 4 Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transakasi pembelian adalah fungsi pencatat piutang dan fungsi pencatat persediaan.
b. Dokumen yang digunakan: 1 Surat Permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis mutu, dan jumlah seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
2 Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga
bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
40
3 Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipilih 4 Surat Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah
memenuhi jenis, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5 Surat perubahan order Surat yang diberikn kepada pemasok berhubungan
dengan adanya perubahan terhadap isi surat order pembelian. 6 Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.
c. Catatan akuntansi yang digunakan: 1 Register bukti kas keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedur, jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. 2 Jurnal pembelian
Jika perusahaan
menggunakan account
payable prosedure, maka jurnal yang digunakan adalah jurnal pembelian.
41
3 Kartu utang Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan
account payable procedur, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
4 Kartu persediaan Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini
digunakan untuk mencatat keluar masuk barang dalam gudang serta mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
d. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian: 1 Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan
permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Formulir ini berisi jenis
barang, harga serta berapa banyak jumlah barang yang mesti harus dibeli perusahaan.
2 Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat
permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi harga barang dan berbagai syarat
pembelian yang lain dan untuk memilih pemasok yang tepat. 3 Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order
pembelian kepada
pemasok yang
dipilih dan
42
memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan
oleh perusahaan. 4 Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, mutu barang yang
diterima dari pemasok kemudian membuat laporan penerimaan barang.
5 Prosedur pencatatan utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen
sumber sebagai catatan utang. 6 Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen.
3. Sistem Pengeluaran Kas
Kategori