Identifikasi Masalah Analisis Sistem

19

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Tahap pertama rancang bangun aplikasi e – portal untuk proses pengiriman barang ekspor pada PT. Kelola Mina Laut adalah analisis sistem yang mencakup identifikasi masalah dan menentukan hasil identifikasi masalah atau solusi, tahap yang kedua adalah desain sistem yang mencakup desain bagan alir, desain diagram berjenjang, desain data flow diagram, desain input output, desain antarmuka dan pembangunan aplikasi. Berikut ini merupakan detail tahap rancang bangun aplikasi e – portal untuk proses pengiriman barang ekspor pada PT. Kelola Mina Laut.

4.1 Analisis Sistem

Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

4.1.1 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan langkah awal untuk membuat sistem baru atau mengembangkan sistem yang sudah ada. Berdasarkan hasil survey dan wawancara yang dilakukan pada bagian admin ekspor dan marketing mengenai transaksi ekspor penulis dapat menggambarkan sistem yang sedang berjalan dalam bentuk document flow gambar 4.1, 4.2, 4.3 document flow export yang berfungsi. Mulanya marketing mencetak rencana shipment kemudian diberikan kepada bagian 20 admin ekspor sebagai dasar membuat jadwal shipment, admin ekspor membuat jadwal shipment dengan menggunakan bantuan perangkat lunak Microsoft Excel selanjutnya dicetak dan diberikan pada bagian marketing untuk dilakukan konfirmasi jadwal shipment. . Gambar 0.1 Document flow export Marketing PPIC Admin Ekspor Mulai PO, SO, LC Membu at perenc an aan shipm ent Menyiap kan info rm asi ketersediaan barang Ketersediaan barang Ren cana shipmen t mingguan 1 1 Ren cana shipmen t mingguan Memesan pelayaran yan g sesuai Data boo king pelayaran 2 3 DO Carrier DO Carrier Melakukan ko nfirmasi boo king pelayaran Ok ? 1 tidak Membu at mem o konf irm asi bo oking pelayaran ya Memo konf irm asi boo king pelayaran Mempros es m emo konf irm asi bo oking pelayaran DO Carrier disetujui 4 5 Surat jalan Membu at data preliminary ex port shipm ent Prellim inary exp ort ship ment 6 7 Membu at stuff ing instruction Stu ffing instruction 9 10 Shipping Instruction Packing List 11 13 Com mercial Invoice Menentukan penerbitan tipe BL Tipe BL ? 1 H BL 2 M BL 21 Gambar 0.2 Document Flow Export Dokumentasi Stuffing EMKL external entity Shipping Company external entity 2 Data boo king pelayaran Membu at DO DO Carrier 3 4 DO Carrier disetujui Pengamb ilan kontain er ke depo Surat jalan 5 6 Prelliminary exp ort ship ment Membu at shipp in g instruction Membu at co mmercial invoice Membu at packing list 4 DO Carrier disetujui Membu at daftar isian kon tainer 7 Isian ko ntainer 8 8 Stu ffing instruction 9 PO, SO, LC Isian ko ntainer Shipping Instruction Commercial Invoice Packing List 10 11 Membu at rencana parkir Ren cana parkir kontain er 10 Shipping Instruction Packing List 11 Membu at draft NPE + PEB NPE + PEB draft 12 13 3 M BL draft Membu at M BL Original M BL original 5 4 12 NPE + PEB draft H BL draft COO draft Mengecek kesesu aian dokumen Sesuai? 1 tidak 6 ya NPE + PEB draft H BL draft COO draft 14 14 NPE + PEB draft Mengurus pemb uatan NPE + PEB origin al NPE + PEB origin al 7 8 22 Gambar 0.3 Document Flow Export DMG Dokumentasi 1 Membu at draft H BL Membu at draft M BL Membu at draft COO H BL draft M BL draft CO O draft 3 4 5 6 CO O draft H BL draft Mengurus pembuatan C OO origin al Membu at H BL origin al CO O origin al H BL origin al 7 NPE + PEB origin al 15 16 15 16 CO O origin al H BL origin al 8 M BL origin al 2 Membu at draft M BL Membu at draft COO M BL draft CO O draft 17 18 17 18 M BL draft CO O draft Mengecek kesesu aian dokumen Sesuai? 2 tidak M BL draft CO O draft ya 19 19 3 23

4.1.2 Hasil Identifikasi Masalah