TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Afif Jaya Motor Surabaya.

TUGAS AKHIR

Nama : Arie Rozzy Pribadi

NIM : 08.41010.0104

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

i

Pencatatan administrasi barang masuk dan barang keluar yang tidak rapi dan update mengakibatkan perbedaan stok antara yang ada di lembar catatan dengan yang ada di gudang. Bagian gudang kesulitan untuk mengetahui barang yang paling laku dan barang yang kurang laku dan sering terjadi penumpukan stok bahkan tidak ada stok sama sekali untuk barang tertentu dan terjadi redudansi data akibat pencatatan keluar ataupun masuknya barang pada lembar catatan.

Dengan permasalahan tersebut maka dibutuhkan Sistem Informasi Persediaan Barang yang dapat melakukan pencatatan administrasi barang masuk dan barang keluar sehingga tidak terjadi perbedaan stok dan redudansi data barang yang ada di gudang.

Dengan adanya Sistem Informasi Persediaan Barang ini, bagian gudang lebih mudah dalam administrasi pencatatan barang masuk dan barang keluar. Sistem ini menghasilkan laporan pengeluaran barang, laporan pemasukan barang, laporan retur barang, laporan stok opname, dan laporan kartu barang yang dibutuhkan manajemen gudang untuk melakukan evaluasi pada kegiatan persediaan barang.

iv

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 2

1.5 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II LANDASAN TEORI ... 5

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 5

2.1.1 Sistem ………... 5

2.1.2 Informasi ………... 5

2.1.3 Sistem Informasi ……… 6

2.1.4 Sistem Informasi Persediaan ……….. 6

2.2 Konsep Persediaan ... 7

2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 8

2.4 Interaksi Manusia dan Komputer ... 10

v

3.2 Analisis Sistem ... 13

3.3 Perancangan Sistem ... 14

3.3.1 Document Flow Sistem Informasi Persediaan Barang … .... 14

3.3.2 Sistem Flow Sistem Informasi Persediaan Barang .……... 16

3.3.3 Context Diagram Sistem Informasi Persediaan Barang … .. 20

3.3.4 Diagram Berjenjang ... 21

3.3.5 Data Flow Diagram ……… . 23

3.3.6 Entity Relationship Diagram ………. .. 27

3.3.7 Struktur Tabel ……… .. 30

3.3.8 Desain Input Output ……….. .. 37

3.3.9 Desain Uji Coba ... 48

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 52

4.1 Kebutuhan Sistem ... 52

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 52

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 52

4.2 Implementasi Sistem ... 53

4.2.1 Menu Utama ... 53

4.2.2 Menu Login ... 54

4.2.3 Menu Master Barang ... 54

4.2.4 Menu Master Petugas ... 55

4.2.5 Menu Master Suplier ... 56

vi

4.2.8 Form Cetak Surat Jalan ... ... . 59

4.2.9 Menu Penerimaan Barang ... ... . 60

4.2.10 Form Laporan Penerimaan Barang ... ... . 61

4.2.11 Form Laporan Pengeluaran Barang ... ... . 62

4.2.12 Form Laporan Retur Barang ... ... . 63

4.2.13 Form Laporan Stok Opname ... ... . 64

4.2.14 Tampilan Form Laporan Kartu Stok ... . . 65

4.3 Evaluasi Sistem ... . 66

4.3.1 Proses Login ... ... . 67

4.3.2 Master Petugas ... 68

4.3.3 Pengeluaran Barang ... ... . 69

4.3.4 Penerimaan Barang ... ... . 70

4.3.5 Laporan ... ... . 70

BAB V PENUTUP ... . 78

5.1 Kesimpulan ... . 78

5.2 Saran ... . 78

DAFTAR PUSTAKA ... . 79

vii

Tabel 3.1 Petugas ... 30

Tabel 3.2 Customer ... 30

Tabel 3.3 Suplier ... 31

Tabel 3.4 Barang ... 31

Tabel 3.5 Jenis ... 32

Tabel 3.6 Surat Jalan ... 32

Tabel 3.7 Detil Surat Jalan ... 33

Tabel 3.8 Penerimaan Barang ... 33

Tabel 3.9 Detil Penerimaan Barang ... 33

Tabel 3.10 Retur Barang ... 34

Tabel 3.11 Detil Retur Barang ... 34

Tabel 3.12 Surat Order ... 35

Tabel 3.13 Detil Surat Order ... 35

Tabel 3.14 Pengeluaran Barang ... 35

Tabel 3.15 Detil Pengeluaran Barang ... 36

Tabel 3.16 Kartu Stok ... 36

Tabel 3.17 Stok Opname ... 36

Tabel 3.18 Desain Uji Coba Form Login ... 48

Tabel 3.18 Desain Uji Coba Form Master Petugas ... 49

Tabel 3.18 Desain Uji Coba Form Pengeluaran Barang ... 49

Tabel 3.18 Desain Uji Coba Form Penerimaan Barang ... 50

viii

Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Melakukan Form Master Petugas ... 68

Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Menyimpan Pengeluaran Barang ... 69

Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Menyimpan Penerimaan Barang ... 70

Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Menampilkan Laporan ... 71

ix

Gambar 3.1 Block Diagram Sistem Informasi Persediaan Barang ... 13

Gambar 3.2 Document Flow Penerimaan Barang ... 14

Gambar 3.3 Document Flow Pengeluaran Barang ... 15

Gambar 3.4 Sistem Flow Maintenance Petugas ... 16

Gambar 3.5 Sistem Flow Penerimaan Barang ... 17

Gambar 3.6 Sistem Flow Pengeluaran Barang ... 18

Gambar 3.7 Sistem Flow Pelaporan ... 19

Gambar 3.8 Context Diagram Sistem Informasi Persediaan Barang ... 20

Gambar 3.9 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Persediaan Barang ... 22

Gambar 3.10 Data Flow Diagram Level 0 ... 24

Gambar 3.11 DFD Level 1 Subsistem Maintenance Data ... 25

Gambar 3.12 DFD Level 1 Subsistem Pelaporan ... 26

Gambar 3.13 DFD Level 1 Subsistem Penerimaan ... 27

Gambar 3.14 CDM Sistem Informasi Persediaan Barang ... 28

Gambar 3.15 PDM Sistem Informasi Persediaan Barang ... 29

Gambar 3.16 Desain Form Menu Utama ... 38

Gambar 3.17 Desain Form Login ... 38

Gambar 3.18 Desain Form Master Petugas ... 40

Gambar 3.19 Desain Form Master Barang ... 41

Gambar 3.20 Desain Form Transaksi Penerimaan Barang ... 41

Gambar 3.21 Desain Form Transaksi Pengeluaran Barang ... 42

x

Gambar 3.24 Desain Form Laporan Retur Barang ... 45

Gambar 3.25 Desain Form Laporan Stok Opname ………... 46

Gambar 3.26 Desain Form Laporan Kartu Barang ……… 47

Gambar 4.1 Menu Utama ... . 53

Gambar 4.2 Form Login ... . 54

Gambar 4.3 Form Master Barang ... . 55

Gambar 4.4 Form Master Petugas ... . 56

Gambar 4.5 Form Master Suplier ... . 57

Gambar 4.6 Form Master Customer ... . 58

Gambar 4.7 Form Pengeluaran Barang ... . 59

Gambar 4.8 Form Cetak Surat Jalan ... . 60

Gambar 4.9 Form Penerimaan Barang ... . 61

Gambar 4.10 Form Laporan Penerimaan Barang ... . 62

Gambar 4.11 Form Laporan Pengeluaran Barang ... . 63

Gambar 4.12 Form Laporan Retur ... . 64

Gambar 4.13 Form Stok Opname ... . 65

Gambar 4.14 Kartu Stok ... . 66

Gambar 4.15 Login Berhasil ... . 67

Gambar 4.16 Login Gagal ... . 68

Gambar 4.17 Data Petugas Tersimpan ... . 68

Gambar 4.18 Password Tidak Sama ... . 69

xi

Gambar 4.21 Data Penerimaan Tersimpan ... . 70

Gambar 4.22 Laporan Penerimaan Barang Periode ... . 72

Gambar 4.23 Laporan Penerimaan Barang per Nomor ... . 72

Gambar 4.24 Laporan Retur Barang Periode ... . 73

Gambar 4.25 Laporan Retur Barang per Nomor ... . 73

Gambar 4.26 Laporan Pengeluaran Barang Periode ... . 73

Gambar 4.27 Laporan Pengeluaran Barang per Nomor ... . 74

Gambar 4.28 Laporan Stok Barang ... . 74

Gambar 4.29 Laporan Kartu Stok ... . 74

xii

Lampiran 1 Biodata Penulis ... 80

Lampiran 2 Wawancara Pengguna ( kepala gudang) ... 81

Lampiran 3 Wawancara Pengguna ( staff gudang) ... 82

Lampiran 4 Surat Jalan ... 83

Lampiran 5 Laporan Penerimaan per Periode ... 83

Lampiran 6 Laporan Penerimaan per Nomor Penerimaan ... 84

Lampiran 7 Laporan Retur per Periode ... 84

Lampiran 8 Laporan Retur per Nomor Retur ... 85

Lampiran 9 Laporan Pengeluaran per Periode ... 85

Lampiran 10 Laporan Pengeluaran per Nomor Pengeluaran ... 86

Lampiran 11 Laporan Stok Barang ... 86

Lampiran 12 Laporan Kartu Stok ... 87

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Analisis persediaan berkenan dengan perancangan teknik memperoleh tingkat persediaan optimal dengan menjaga keseimbangan antara biaya karena persediaan yang terlalu banyak dengan biaya karena persediaan yang terlalu sedikit. Suatu perusahaan atau organisasi menyimpan persediaan untuk berbagai alasan penting. Salah satunya adalah menyimpan barang untuk memenuhi permintaan pelanggan, biasanya sejumlah persediaan disimpan untuk mengantisipasi permintaan pelanggan.

Sistem penerimaan barang yang terjadi pada gudang AFIF JAYA MOTOR yaitu petugas gudang mengecek barang yang datang. Validasi dilakukan oleh petugas sesuai dengan spesifikasi dari perusahaan, barang yang lolos seleksi disimpan di dalam gudang dan barang yang tidak lolos seleksi diretur ke bagian pembelian. Pada sistem pengeluaran barang, petugas gudang menerima dokumen permintaan barang dari bagian penjualan, petugas gudang membuat surat jalan dan surat pengeluaran barang.

Berdasarkan proses bisnis yang ada sekarang permasalahan karena pencatatan administrasi barang masuk dan barang keluar yang tidak rapi dan update. Sehingga terjadi perbedaan stok antara yang ada di lembar catatan dengan yang ada di gudang. Sering terjadi penumpukan stok bahkan tidak ada stok sama sekali untuk barang tertentu dan terjadi redudansi data akibat pencatatan keluar ataupun masuknya barang pada lembar catatan.

Berdasarkan permasalahan di atas, maka dirancang dibangun sistem informasi persediaan barang yang dapat membantu dalam pencatatan barang masuk maupun keluar. Sehingga tidak terjadi redudansi data serta bagian gudang juga dapat mengetahui laporan pengeluaran barang, penerimaan barang, retur barang, dan stock barang di gudang.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana merancang bangun sistem informasi persediaan barang pada AFIF JAYA MOTOR.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Sistem yang dibahas termasuk penerimaan barang dari supplier, retur pembelian, pengeluaran barang, dan stok opname.

b. Sistem yang dibuat tidak membahas masalah retur penjualan.

c. Sistem yang dibuat tidak membahas keuangan.

1.4 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang bangun sistem informasi persediaan barang pada AFIF JAYA MOTOR.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dikemukakan hal-hal yang menjadi latar belakang,

perumusan masalah, batasan masalah, tujuan serta sistematika penulisan laporan ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini dibahas secara singkat teori-teori yang berhubungan dan mendukung dalam pembuatan tugas akhir ini. Adapun teori yang dibahas meliputi: sistem informasi merupakan subyek utama, sistem persediaan untuk menjamin kelancaran mekanisme pemenuhan kebutuhan konsumen, database yang merupakan kumpulan dari data-data yang ada dan saling berkesinambungan.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini dibahas tentang gambaran umum dan perancangan dari sistem yang dibuat. Perancangan sistem yang dibuat meliputi block diagram, system flow, data flow diagram, Entity Relationship Diagram, dan desain input output.

BAB IV IMPLEMENTASI dan EVALUASI

Pada bab ini dibahas tentang implementasi dari sistem yang dibuat secara keseluruhan serta melakukan pengujian terhadap aplikasi yang dibuat untuk mengetahui apakah sistem tersebut dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sesuai dengan yang diharapkan.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini dibahas tentang kesimpulan dan saran. Kesimpulan dan saran yang ada pada bab ini didapatkan dari hasil evaluasi sistem, sedangkan saran menjelaskan saran untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut.

5

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.1 Sistem

Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang secara terus-menerus (continue) dan berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Menurut Andri Kristanto (2008) adalah sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai suatu sasaran (objective).

2.1.2 Informasi

Menurut Kristanto (2008) sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian yang sedang terjadi, dimana data tersebut diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna dalam suatu sistem.

Menurut Kristanto (2008) kualitas informasi tergantung pada 3 (tiga) hal yaitu:

a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan serta harus jelas mencerminkan maksud informasinya.

b. Tepat waktu, berarti informasi yang masuk pada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan

keputusan, jika informasi diperoleh terlambat maka pengguna tidak dapat mengambil keputusan yang tepat dan cepat.

c. Relevan, berarti informasi yang bermanfaat bagi pemakai harus sesuai untuk tiap orang.

2.1.3 Sistem Informasi

Menurut Leitch dan Davis R. (Hartono, 2003: 11) sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Laporan tersebut dapat dijadikan sebagai informasi untuk mengambil keputusan.

Sistem informasi terdiri dari input, proses, dan output. Pada proses terdapat hubungan timbal balik dengan 2 elemen, yaitu kontrol kinerja sistem dan sumber-sumber penyimpanan data, baik berupa karakter-karakter huruf maupun berupa numerik. Saat ini data bisa berupa suara atau audio maupun gambar atau video. Data ini diproses dengan metode-metode tertentu dan menghasilkan output yang berupa informasi. Informasi yang dihasilkan dapat berupa laporan atau report maupun solusi dari proses yang telah dijalankan.

2.1.4 Sistem Informasi Persediaan

Menurut Herjanto (2007) sistem informasi persediaan adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Dari pengertian-pengertian tersebut maka sistem informasi persediaan adalah suatu sistem yang terdiri dari input berupa data, proses, dan output yang berupa

informasi mengenai barang yang tersimpan di gudang baik itu dalam proses penerimaan barang atau pengeluaran barang yang dilakukan perusahaan.

2.2 Konsep Persediaan

Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang datang. Persediaan terdiri dari bahan baku, persediaan bahan setengah jadi, dan persediaan bahan jadi. Persediaan bahan baku dan bahan setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau dimasukkan ke dalam proses produksi, sedangkan persediaan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan. Dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan usaha umumnya memiliki persediaan.

Perusahaan yang melakukan kegiatan produksi (industri manufaktur) memiliki tiga jenis persediaan, yaitu persediaan bahan baku, bahan setengah jadi, bahan jadi. Sedangkan perusahaan perdagangan minimal memiliki satu jenis persediaan yaitu persediaan bahan dagangan. Adanya berbagai macam persediaan ini menuntut pengusaha untuk melakukan tindakan yang berbeda untuk masing-masing persediaan. Bila melakukan kesalahan dalam menetapkan besarnya persediaan maka berdampak pada tidak terpenuhinya permintaan konsumen atau berlebihan persediaan sehingga tidak semuanya terjual, timbulnya biaya ekstra penyimpanan.

Menurut Ristono (2009) inventory atau persediaan adalah suatu teknik untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan. Manajemen material dalam inventory dilakukan dengan beberapa input yang digunakan, yaitu: permintaan yang terjadi (demand) dan biaya-biaya yang terkait dengan

penyimpanan, serta biaya apabila terjadi kekurangan persediaan (shortage). Secara teknis, inventory adalah suatu teknik yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan operasi produksi.

Pengendalian pengadaan persediaan perlu diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Oleh karena itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak mengakibatkan perusahaan menanggung resiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh karena itu diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin.

2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Sistem informasi yang baik adalah sistem yang dapat dengan mudah untuk dikembangkan sesuai dengan kondisi dan perkembangan dimana sistem tersebut diaplikasikan. Salah satu konsep pengembangan sistem adalah dengan menggunakan System Development Life Cycle (SDLC).

Menurut Kendall (2006: 11) siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisa dan merancang sistem dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik.

Menurut Soendoro (2004: 104) tahap-tahap dalam siklus hidup pengembangan sistem meliputi:

a. Tahap perencanaan Planning

Langkah pertama yang dilakukan pada pengembangan sistem informasi adalah merencanakan apa yang dibuat saat melakukan pengembangan. Pada tahap ini, detail dari penelitian dirumuskan dengan seksama agar pengembangan sistem yang dibangun tidak keluar dari apa yang telah diharapkan sebelumnya dan mempelajari konsep-konsep serta teori-teori yang mendukung. Selanjutnya adalah menetapkan tujuan dari penelitian, hal ini dimaksudkan agar batasan-batasan dan fungsi dari pengembangan dapat diketahui dengan jelas.

b. Tahap Analis Analisys

Setelah tahap perencanaan diselesaikan, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap perencanaan yang dilakukan. Analisis dilakukan untuk menentukan, apakah merancang sistem yang baru atau memperbaharui sistem yang sudah ada.

c. Tahap Rancangan Design

Pada tahap ini, sebagian besar kegiatan yang berorientasi ke komputer dilaksanakan. Rencana pembuatan program dilaksanakan dan juga testing programnya. Latihan bagi para pemakai sistem dimulai, apabila pemakai sistem telah puas melihat hasil testing yang dilakukan maka dilanjutkan untuk tahap selanjutnya.

d. Tahap Penerapan Implementation

Keunggulan kompetitif dapat dicapai jika suatu sistem dapat menggunakan secara maksimal terhadap sumber daya fisik dan sumber daya konseptual. Pada tahap penerapan ini bertujuan untuk menginformasikan kepada pihak yang terlibat tentang keputusan menerapkan sistem baru.

e. Tahap Penggunaan Use

Tahap terakhir yang terdiri dari 3 (tiga) langkah penting, yaitu:

1. Menggunakan sistem, untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

2. Audit sistem, kegiatan pengkajian setelah penerapan sistem apakah sudah memenuhi kriteria kinerja.

3. Memelihara sistem, yang bertujuan untuk memperbaiki kesalahan, menjaga kemuktahiran sistem, meningkatkan kinerja sistem.

Dengan menggunakan konsep siklus hidup, sistem harus dievaluasi secara terus menerus untuk menetapkan apakah sistem informasi tesebut masih layak diaplikasikan. Jika tidak, sistem informasi tersebut diganti dengan yang baru dan dimulai dari perencanaan kembali.

2.4Interaksi Manusia dan Komputer

Interaksi manusia dan komputer, yang secara umum adalah mempelajari suatu interaksi yang terjadi antara manusia dan komputer (Soetanto, 2003). Antara manusia dengan komputer terjadi suatu interaksi yang beragam cara, menggunakan suatu bahasa yang di kenal atau melalui symbol-simbol yang diciptakan oleh manusia itu sendiri.

Komponen interaksi manusia dengan komputer antara lain:

a. User

Pengguna secara individu, suatu group dari pengguna yang bekerja sama, atau sekelompok pengguna dalam organisasi dimana masing-masing berhubungan dengan bagian sama dari suatu kerjaan atau proses. Pengguna berusaha menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bantuan teknologi (komputer).

b. Komputer

Komputer adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengontrol suatu proses atau sebuah sistem. Jenisnya dapat berupakomputer yang berskala kecil/desktop sampai keskala besar seperti komputer super.

c. Interaksi

Setiap komunikasu antara pengguna (user) dengan komputer, secara langsung maupun tidak langsung. Interaksi tersebut melibatkan suatu dialog dengan suatu umpan balik dan control hasil kinerja. Interaksi yang bagus antar pengguna dengan pemberi dapat memberikan suatu kemudahan dalam melakukan pekerjaan sehingga dapat menghasilkan suatu hasil yang diinginkan tepat waktu.

12

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1Identifikasi Masalah

Sistem penerimaan yang ada saat ini pada gudang Afif Jaya Motor yaitu petugas gudang mengecek barang yang datang. Pengecekan dilakukan oleh petugas gudang sesuai dengan spesifikasi dari perusahaan, barang yang lolos seleksi disimpan di dalam gudang dan barang yang tidak lolos seleksi diretur ke bagian pembelian.

Sedangkan sistem pengeluaran barang yaitu petugas gudang menerima dokumen permintaan barang dari bagian penjualan, petugas gudang membuat surat jalan dan surat pengeluaran barang. Apabila kekurangan stok maka bagian gudang membuat dokumen stok barang yang kurang dan menyerahkan kepada bagan pembelian.

Pembuatan laporan dimulai dari kegiatan petugas mengumpulkan seluruh transaksi penerimaan, pengeluaran dan retur barang, kemudian petugas membuat rekap transaksi tersebut yang hasilnya diberikan kepada kepala gudang.

Saat ini, sistem persediaan barang yang dipakai oleh Afif Jaya Motor hanya menghasilkan sebatas informasi rekapitulasi pemasukan barang, pengeluaran barang, dan retur barang yang didapat dari copy transaksi. Kelemahan yang dimiliki oleh sistem informasi persediaan yang sekarang yaitu kurang memanfaatkan informasi-informasi dari sistem pemasukan barang, pengeluaran barang, dan retur barang. Laporan yang dihasilkan oleh petugas gudang pada akhir periode, hanya sebatas rekap transaksi.

3.2Analisis Sistem

Sistem informasi persediaan barang yang berlangsung pada Afif Jaya Motor selama ini dapat dilihat pada Gambar 3.1 yang menjelaskan proses persediaan yang dimulai dari penerimaan barang yang dilakukan oleh bagian pembelian, kemudian bagian gudang melakukan pengecekan barang yang datang sebelum disimpan dalam gudang.

Barang yang tidak lolos dalam pengecekan dikembalikan kepada bagian pembelian untuk diretur kepada supplier. Bagian gudang menerima surat order dari bagian penjualan sesuai dengan kebutuhan customer, bagian gudang mengecek barang yang terdapat dalam gudang apakah mencukupi atau tidak untuk memenuhi kebutuhan customer.

Gambar 3.1 Block Diagram Sistem Informasi Persediaan Barang

Input Process Output

Retur barang Data penjualan Data barang Penerimaan barang Pengeluaran barang Laporan penerimaan barang Stok opname Laporan pengeluaran barang Laporan retur barang ke suplier

Laporan stok opname

Data pembelian

Pengecekan

barang Update stok

baik rusak Surat jalan Pembuatan Kartu Stok Kartu barang Data Suplier Data Customer

3.3Perancangan Sistem

Model-model yang digunakan dalam perancangan sistem antara lain dokumen flow, sistem flow, dan perancangan relasi antar tabel.

Fungsi-fungsi yang dapat dijalankan pada aplikasi yaitu penerimaan barang, retur barang, pengeluaran barang, kartu stok, dan stok opname.

3.3.1 Document flow Sistem Informasi Persediaan Barang A. Document flow Subsistem Penerimaan Barang

Pada fungsionalitas ini, sistem dimulai dari petugas gudang menerima data barang masuk dari bagian pembelian. Kemudian petugas gudang melakukan pengecekan barang masuk, barang yang tidak lolos seleksi dilakukan retur barang kembali.

Document Flow Penerimaan Barang

Staf Gudang Bagian Pembelian

ya

tidak Data Barang

Masuk

Rusak?

Finish Start

Pengecekan barang masuk

Rekap retur barang

Data barang retur

Data barang retur

Rekap penerimaan

barang

Data penerimaan barang

1 2

B. Document flow Subsistem Pengeluaran Barang

Pada fungsionalitas ini, sistem dimulai dari petugas gudang menerima permintaan barang dari bagian penjualan. Kemudian staf gudang melakukan pengecekan stok barang, apabila barang mencukupi staf gudang mencatat pengeluaran barang dan membuat surat jalan.

Document Flow Pengeluaran Barang

Staf Gudang Bagian Penjualan

tidak

ya

Finish

Stok barang > permintaan

Surat jalan Permintaan

barang

Surat jalan

Pengecekan stok barang Start

Rekap pengeluaran

barang

Pengeluaran barang

Rekap surat jalan

3

4

3.3.2 System Flow Sistem Informasi Persediaan Barang A. System Flow Subsistem Maintenance Pegawai

Pada fungsionalitas ini, sistem dimulai dari petugas menginput data pegawai yang dapat login ke sistem. Kemudian petugas dapat mengedit atau menghapus data petugas.

System Flow Maintenance Petugas

Petugas HRD

Start

Memberikan data pegawai

Data Pegawai

Tabel petugas

Memilih menu

Finish

Mengedit data petugas Input data

petugas? ya

Login

berhasil

gagal

Tabel petugas

Input data petugas

Edit data petugas? tidak

ya

tidak Hapus data petugas? tidak

ya

Menghapus data petugas

B. System Flow Subsistem Penerimaan Barang

Pada fungsionalitas ini, sistem dimulai dari staf gudang menerima data barang masuk dari bagian pembelian. Kemudian staf gudang melakukan pengecekan barang masuk, barang yang tidak lolos dilakukan retur barang kembali. Barang yang lolos disimpan dalam database penerimaan barang.

System Flow Penerimaan Barang

Staf Gudang Bagian Pembelian Start login Tabel petugas Rusak? Retur barang rusak Laporan barang retur Input data barang retur Tabel retur barang ya

Input data barang masuk tidak Tabel detil retur Tabel detil penerimaan Finish Tabel Penerimaan Barang Pengecekan barang masuk Tabel detil surat jalan Tabel surat jalan Tabel barang Data Penerimaan Barang Menampilkan data penerimaan barang

C. System Flow Subsistem Pengeluaran Barang

Pada fungsionalitas ini, sistem dimulai dari staf gudang menerima permintaan barang dari bagian penjualan. Kemudian staf gudang melakukan pengecekan stok barang, apabila barang mencukupi staf gudang menginput pengeluaran barang dan membuat surat jalan.

System Flow Pengeluaran Barang

Staf Gudang Bagian Penjualan login Start Tabel petugas Pengecekan stok barang

Stok barang > permintaan Rekap permintaan

tidak ada Data permintaan

tidak ada

Cetak surat jalan

Input data pengeluaran Tabel detil pengeluaran barang Surat jalan Surat jalan Finish tidak ya Data permintaan tidak ada Tabel pengeluaran barang Tabel barang Tabel surat order Tabel detil surat order Data Permintaan Barang Menampilkan data permintaan barang

D. System Flow Subsistem Pelaporan

Pada fungsionalitas ini, staf gudang membuat 5 laporan, yaitu laporan penerimaan barang, laporan retur barang, laporan pengeluaran barang, laporan stok opname, dan laporan kartu stok yang diserahkan kepada manajer gudang.

System Flow Pelaporan

Staf Gudang Manajer Gudang Tabel petugas Start login Cetak laporan penerimaan barang Cetak laporan

retur barang _Penerimaan Tabel Barang Tabel detil barang Tabel barang Laporan penerimaan barang Laporan penerimaan barang Tabel barang retur Laporan retur barang Laporan retur barang Tabel pengeluaran barang Cetak laporan pengeluaran barang Laporan pengeluaran barang Laporan pengeluaran barang

Cetak laporan stok opname Cetak kartu barang Tabel barang Tabel detil barang Tabel pengeluaran barang Tabel barang retur Tabel Penerimaan Barang Kartu barang Laporan stok opname Laporan stok opname Kartu barang Finish

3.3.3 Context Diagram Sistem Informasi Persediaan Barang

Pada Gambar 3.8 terdapat context diagram sistem informasi persediaan barang. Pada context diagram ini terdiri dari 4 entitas (bagian), yaitu bagian penjualan, bagian pembelian, staff gudang, dan manajer gudang. Masing-masing dari entity memberikan input dan oleh sistem diberikan output berupa laporan atau data yang diperlukan.

Laporan Stock Opname

Laporan Penerimaan Barang

Laporan Kartu Barang Laporan Retur Barang Laporan Peng eluaran Barang Data Penerimaan Barang

Data Petug as

Data Barang Data Barang Yang Dipesan

Data Customer

Data Peng eluaran Barang

Data Retur Pembelian Data Suplier

Data Barang Datang

0

Rancang Bang un Sistem Informasi Persediaan

Barang

+

Bag ian Pembelian Bag ian Penjualan

Staff Gudang

Manag er Gudang

3.3.4 Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang digunakan untuk memudahkan dalam pembuatan proses-proses level berikutnya. Dari diagram berjenjang dapat diketahui bahwa pada level 1 terdiri atas empat proses yaitu maintenance data, penerimaan, pengeluaran dan pelaporan.

13

Gambar 3.9 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Persediaan Barang

1 Maintenance Data 2 Penerimaan 3 Pengeluaran 4 Pelaporan 0

Sistem Informasi Persediaan Barang 4.5 Laporan Retur 4.4 Kartu Stok 4.3 Laporan Pengeluaran 4.2 Laporan Penerimaan 4.1 Stok Opname 2.2 Retur Barang 2.1 Penerimaan Barang 1.4 Data Customer 1.3 Data Petugas 1.2 Data Barang 1.1 Data Suplier

3.3.5 Data Flow Diagram

A. Data Flow Diagram level 0

Berikut ini adalah Data Flow Diagram level 0 Sistem Informasi Persediaan Barang yang terdiri dari empat proses, yaitu proses maintenance data, proses penerimaan, proses pengeluaran, dan proses pelaporan.

data jenis data barang Data_Petugas Data_Barang Detil_Barang Data_Jenis Data_Customer Data_Suplier Data_Penerimaan Detil_Penerimaan Data_Peng eluaran Detil_pengeluaran Data_Retur Data_Detil_retur Data_Detil_Retur Data_Retur Data_detil_pengeluaran Data_pengeluaran data_detil_penerimaan data_penerimaan Data Suplier Data Customer

Data Petug as

Laporan Stock Opname

Laporan Penerimaan Barang Laporan Kartu Barang

Laporan Retur Barang Laporan Peng eluaran Barang

Data Barang Yang Dipesan Data Peng eluaran Barang

Data Retur Pembelian Data Barang Datang

Data Penerimaan Barang Data Petug as Data Barang

Data Customer Data Suplier Bag ian Pembelian Bag ian Penjualan Staff Gudang Manag er Gudang 1 Maintenance Data 2 Penerimaan 3 Peng eluaran 4 Pelaporan 13 Petug as2

14 Barang2

16 Jenis2

17 Customer2

18 Suplier2

19 Penerimaan_barang 2 20 Detil_penerimaan_barang 2

21 Peng eluaran_Barang 2

22 Detil_Peng eluaran_Barang 2

23 Retur_Barang 2 24 Detil_Retur2

24 Detil_Retur2

23 Retur_Barang 2

22 Detil_Peng eluaran_Barang 2 21 Peng eluaran_Barang 2

20 Detil_penerimaan_barang 2 19 Penerimaan_barang 2

18 Suplier2 17 Customer2

16 Jenis2

15 Detil_barang 2

14 Barang2

13 Petug as2

25

B. DFD Level 1

DFD Level 1.1 Subsistem Maintenance Data

Berikut ini adalah Data Flow Diagram level 1.1 proses maintenance data yang

terdiri atas proses maintenance data petugas, maintenance data suplier, maintenance data customer dan maintenance data barang.

Gambar 3.11 DFD Level 1 Subsistem Maintenance Data

[Data Customer] [Data Customer]

[Data Petugas]

[Data Petugas] [Data Barang ]

[data_jenis] [detil_barang ]

[data_barang ]

[Data Suplier] [Data Suplier] 6 Suplier

5 Customer

1 Petug as

Staff

Gudang Bag ian

Penjualan Bag ian

Pembelian

2 Barang 3 Detil_barang

4 Jenis

1.1

Maintenance Data Suplier

1.2

Maintenance Data Barang

1.3

Maintenance Data Petug as

1.4

Maintenance Data Customer

DFD Level 1.2 Subsistem Pelaporan

DFD level 1.2 subsistem laporan ini menggambarkan proses yang terkait dengan pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan manager gudang.

Gambar 3.12 DFD Level 1 Subsistem Pelaporan

DFD Level 1.3 Subsistem Penerimaan

DFD level 1.3 subsistem penerimaan ini menggambarkan proses-proses penerimaan barang dan retur barang.

Data jenis

Data detil

Data barang [Laporan Kartu Barang]

[Laporan Retur Barang ]

[Data_Detil_retur] [Data_Retur] [Detil_peng eluaran]

[Laporan Pengeluaran Barang ] [Data_Petug as]

[Data_Customer] [Data_Pengeluaran]

[Laporan Penerimaan Barang ]

[Detil_Penerimaan] [Data_Penerimaan] [Data_Suplier] [Data_Jenis] [Detil_Barang ] [Data_Barang ]

[Laporan Stock Opname]

1 Petug as

2 Barang

3 Detil_barang

4 Jenis

5 Customer

6 Suplier 7 Penerimaan__barang

8 Detil_penerimaa_{n_barang}

9 Peng eluaran__Barang

10 Detil_Peng eluaran _Barang

11 Retur_Barang

12 Detil_Retur

Manag er Gudang 4.1 Stok Opname 4.2 Laporan Penerimaan Barang 4.3 Laporan Peng eluaran Barang 4.4 Laporan Kartu Stok 4.5 Laporan Retur Barang 2 Barang 3 Detil_barang 4 Jenis

Gambar 3.13 DFD Level 1 Subsistem Penerimaan

3.3.6 Entity Relational Diagram

Entity Relational Diagram (ERD) merupakan gambaran struktur database dari Sistem Informasi Persediaan Barang. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) atau secara logik dan Physical Data Model (PDM) atau secara fisik.

A. Conceptual Data Model

Pada Conceptual Data Model, terdapat enam buah tabel yang saling terintegrasi secara logik.

[Data_Retur] [Data_Detil_Retur] [data_barang _retur]

[Data Retur Pembelian] [Data Barang Datang ]

[Data Penerimaan Barang ]

[data_penerimaan] [data_detil_penerimaan]

12 Detil_Retur 11 Retur_Barang 8 Detil_penerimaan_{_barang} 7 Penerimaan__barang

Bag ian Pembelian Staff

Gudang

Staff Gudang

2.1

Penerimaan Barang

2.2

Gambar 3.14 CDM Sistem Informasi Persediaan Barang

B. Physical Data Model

Pada Physical Data Model yang tertera dibawah, telah menunjukkan adanya relasi antar tabel. Terlihat bahwa antar tabel satu dengan yang lain saling memberikan informasi berupa identitas (kode) untuk mengenali tabel yang lain.

mempunyai mempunyai4 mempunyai3 pengeluaran melakukan melakukan7 melakukan6 retur penerimaan mempunyai2 melakukan5 melakukan4 melakukan3 detil_stok_opname melakukan2 memiliki detil_surat_jalan2 detil_surat_jalan detil_surat_jalan detil_surat_order2 detil_surat_order detil_surat_order petugas kode_petugas nama_petugas password alamat_petugas no_tlp_petugas jabatan suplier kode_suplier nama_suplier alamat_suplier no_tlp1_suplier no_tlp2_suplier customer kode_customer nama_customer alamat_customer no_tlp1_customer no_tlp2_customer barang kode_barang nama_barang stok min_stok max_stok satuan jenis kode_jenis nama_jenis surat_jalan kode_surat_jalan tgl_masuk surat_order kode_surat_order tgl_permintaan stok_opname tgl_opname total_stok_opname jumlah_baik jumlah_rusak total_database selisih satuan kartu_stok kode_detil_barang tanggal no_bukti total_masuk total_keluar saldo_akhhir penerimaan_barang kode_penerimaan tgl_terima retur_barang kode_retur tgl_retur pengeluaran_barang kode_pengeluaran tgl_pengeluaran detil_penerimaan kode_barang_masuk jumlah_terima detil_retur kode_barang_retur jumlah_retur keterangan_retur detil_pengeluaran kode_barang_keluar jumlah_keluar

Gambar 3.15 PDM Sistem Informasi Persediaan Barang

KODE_PENGELUARAN = KODE_PENGELUARAN KODE_RETUR = KODE_RETUR

KODE_PENERIMAAN = KODE_PENERIMAAN

KODE_SURAT_ORDER = KODE_SURAT_ORDER KODE_PETUGAS = KODE_PETUGAS

KODE_PETUGAS = KODE_PETUGAS KODE_PETUGAS = KODE_PETUGAS

KODE_SURAT_JALAN = KODE_SURAT_JALAN KODE_SURAT_JALAN = KODE_SURAT_JALAN

KODE_BARANG = KODE_BARANG KODE_SUPLIER = KODE_SUPLIER

KODE_PETUGAS = KODE_PETUGAS

KODE_PETUGAS = KODE_PETUGAS KODE_BARANG = KODE_BARANG

KODE_CUSTOMER = KODE_CUSTOMER KODE_JENIS = KODE_JENIS KODE_SURAT_JALAN = KODE_SURAT_JALAN

KODE_BARANG = KODE_BARANG

KODE_SURAT_ORDER = KODE_SURAT_ORDER KODE_BARANG = KODE_BARANG

PETUGAS KODE_PETUGAS varchar(10) NAMA_PETUGAS varchar(50) PASSWORD varchar(50) ALAMAT_PETUGAS varchar(500) NO_TLP_PETUGAS varchar(50) JABATAN varchar(50) SUPLIER KODE_SUPLIER varchar(10) NAMA_SUPLIER varchar(50) ALAMAT_SUPLIER varchar(500) NO_TLP1_SUPLIER varchar(50) NO_TLP2_SUPLIER varchar(50) CUSTOMER KODE_CUSTOMER varchar(10) NAMA_CUSTOMER varchar(50) ALAMAT_CUSTOMER varchar(500) NO_TLP1_CUSTOMER varchar(50) NO_TLP2_CUSTOMER varchar(50) BARANG KODE_BARANG varchar(10) KODE_JENIS varchar(10) NAMA_BARANG varchar(50) STOK int MIN_STOK int MAX_STOK int SATUAN varchar(50) JENIS KODE_JENIS varchar(10) NAMA_JENIS varchar(50) SURAT_JALAN KODE_SURAT_JALAN varchar(10) KODE_PETUGAS varchar(10) KODE_SUPLIER varchar(10) TGL_MASUK datetime SURAT_ORDER KODE_SURAT_ORDER varchar(10) KODE_CUSTOMER varchar(10) KODE_PETUGAS varchar(10) TGL_PERMINTAAN datetime STOK_OPNAME TGL_OPNAME datetime KODE_BARANG varchar(10) TOTAL_STOK_OPNAME int JUMLAH_BAIK int JUMLAH_RUSAK int TOTAL_DATABASE int SELISIH int SATUAN varchar(10) KARTU_STOK KODE_DETIL_BARANG varchar(10) KODE_BARANG varchar(10) TANGGAL datetime NO_BUKTI varchar(10) TOTAL_MASUK int TOTAL_KELUAR int SALDO_AKHHIR int PENERIMAAN_BARANG KODE_PENERIMAAN varchar(10) KODE_SURAT_JALAN varchar(10) KODE_PETUGAS varchar(10) TGL_TERIMA datetime RETUR_BARANG KODE_RETUR varchar(10) KODE_SURAT_JALAN varchar(10) KODE_PETUGAS varchar(10) TGL_RETUR datetime PENGELUARAN_BARANG KODE_PENGELUARAN varchar(10) KODE_SURAT_ORDER varchar(10) KODE_PETUGAS varchar(10) TGL_PENGELUARAN datetime DETIL_PENERIMAAN KODE_PENERIMAAN varchar(10) KODE_BARANG_MASUK varchar(10) JUMLAH_TERIMA int DETIL_RETUR KODE_RETUR varchar(10) KODE_BARANG_RETUR varchar(10) JUMLAH_RETUR int KETERANGAN_RETUR varchar(500) DETIL_PENGELUARAN KODE_PENGELUARAN varchar(10) KODE_BARANG_KELUAR varchar(10) JUMLAH_KELUAR int DETIL_SURAT_ORDER KODE_BARANG varchar(10) KODE_SURAT_ORDER varchar(10) JUMLAH_PERMINTAAN int DETIL_SURAT_JALAN KODE_BARANG varchar(10) KODE_SURAT_JALAN varchar(10) JUMLAH_MASUK int

3.3.7 Struktur Tabel

Tabel – tabel tersebut memiliki struktur tabel yang saling terintegrasi dan memberikan informasi yang cukup lengkap bagi pengguna sistem. Berikut penjelasan struktur tabel dari tiap tabel:

1. Nama tabel : Petugas

Primary key : Kode_Petugas

Foreign key : -

Fungsi : Menyimpan data petugas

Tabel 3.1 Petugas

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_petugas Varchar 10 Primary key

2. Nama_petugas Varchar 50

3. Password Varchar 50

4. Alamat_petugas Varchar 500

5. No_tlp_petugas Varchar 50

6. Jabatan Varchar 50

2. Nama tabel : Customer

Primary key : Kode_customer

Foreign key : -

Fungsi : Menyimpan data customer

Tabel 3.2 Customer

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_customer Varchar 10 Primary key

2. Nama_customer Varchar 50

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

4. No_tlp1 Varchar 50

5. No_tlp2 Varchar 50

3. Nama tabel : Suplier

Primary key : Kode_suplier

Foreign key : -

Fungsi : Menyimpan data suplier

Tabel 3.3 Suplier

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_suplier Varchar 10 Primary key

2. Nama_suplier Varchar 50

3. Alamat_suplier Varchar 500

4. No_tlp1 Varchar 50

5. No_tlp2 Varchar 50

4. Nama tabel : Barang

Primary key : Kode_barang

Foreign key : Kode_jenis

Fungsi : Menyimpan data barang

Tabel 3.4 Barang

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_barang Varchar 10 Primary key

2. Kode_jenis Varchar 10 Foreign key

3. Nama_barang Varchar 50

4. Stok Integer

5. Min_stok Integer

6. Max_stok Integer

5. Nama tabel : Jenis Primary key : Kode_jenis

Foreign key : -

Fungsi : Menyimpan data jenis barang

Tabel 3.5 Jenis

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_jenis Varchar 10 Primary key

2. Nama_jenis Varchar 50

6. Nama tabel : Surat Jalan

Primary key : Kode_surat_jalan

Foreign key : Kode_petugas, Kode_suplier

Fungsi : Menyimpan transaksi surat jalan

Tabel 3.6 Surat Jalan

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_surat_jalan Varchar 10 Primary key

2. Kode_petugas Varchar 10 Foreign key

3. Kode_suplier Varchar 10 Foreign key

4. Tanggal_masuk Date time

7. Nama tabel : Detil Surat Jalan

Primary key : Kode_surat_jalan, Kode_barang

Foreign key : -

Tabel 3.7 Detil Surat Jalan

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_surat_jalan Varchar 10 Primary key

2. Kode_barang Varchar 10 Primary key

3. Jumlah_masuk Integer

8. Nama tabel : Penerimaan Barang

Primary key : Kode_penerimaan

Foreign key : Kode_surat_jalan, Kode_petugas

Fungsi : Menyimpan transaksi penerimaan barang

Tabel 3.8 Penerimaan Barang

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_penerimaan Varchar 10 Primary key

2. Kode_surat_jalan Varchar 10 Foreign key

3. Kode_petugas Varchar 10 Foreign key

4. Tanggal_terima Datetime

9. Nama tabel : Detil Penerimaan Barang

Primary key : Kode_penerimaan, Kode_barang

Foreign key : -

Fungsi : Menyimpan detil transaksi penerimaan barang

Tabel 3.9 Detil Penerimaan Barang

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_penerimaan Varchar 10 Primary key

2. Kode_barang Varchar 10 Primary key

10. Nama tabel : Retur Barang

Primary key : Kode_retur

Foreign key : Kode_surat_jalan, Kode_petugas

Fungsi : Menyimpan transaksi retur barang

Tabel 3.10 Retur Barang

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_retur Varchar 10 Primary key

2. Kode_surat_jalan Varchar 10 Foreign key

3. Kode_petugas Varchar 10 Foreign key

4. Tanggal_retur Datetime

11. Nama tabel : Detil Retur Barang

Primary key : Kode_retur, Kode_barang

Foreign key : -

Fungsi : Menyimpan detil transaksi penerimaan barang

Tabel 3.11 Detil Retur Barang

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_retur Varchar 10 Primary key

2. Kode_barang Varchar 10 Primary key

3. Jumlah_retur Integer

12. Nama tabel : Surat Order

Primary key : Kode_surat_order

Foreign key : Kode_customer, Kode_petugas

Tabel 3.12 Surat Order

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_surat_order Varchar 10 Primary key

2. Kode_customer Varchar 10 Foreign key

3. Kode_petugas Varchar 10 Foreign key

4. Tanggal_permintaan Datetime

13. Nama tabel : Detil Surat Order

Primary key : Kode_surat_order, Kode_barang

Foreign key : -

Fungsi : Menyimpan detil transaksi surat order

Tabel 3.13 Detil Surat Order

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_surat_order Varchar 10 Primary key

2. Kode_barang Varchar 10 Primary key

3. Jumlah_Permintaan Integer

14. Nama tabel : Pengeluaran Barang

Primary key : Kode_pengeluaran

Foreign key : Kode_surat_order, Kode_petugas

Fungsi : Menyimpan transaksi pengeluaran barang

Tabel 3.14 Pengeluaran Barang

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_pengeluaran Varchar 10 Primary key

2. Kode_surat_order Varchar 10 Foreign key

3. Kode_petugas Varchar 10 Foreign key

15. Nama tabel : Detil Pengeluaran Barang

Primary key : Kode_pengeluaran, Kode_barang

Foreign key : -

Fungsi : Menyimpan detil transaksi pengeluaran barang

Tabel 3.15 Detil Pengeluaran Barang

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_pengeluaran Varchar 10 Primary key

2. Kode_barang Varchar 10 Primary key

3. Jumlah_keluar Integer

16. Nama tabel : Kartu Stok

Primary key : Kode_detil_barang

Foreign key : Kode_barang

Fungsi : Menyimpan transaksi detil barang

Tabel 3.16 Kartu Stok

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Kode_detil_barang Varchar 10 Primary key

2. Kode_barang Varchar 10 Foreign key

3. Tanggal Datetime

4. No_bukti Varchar 10

5. Total_masuk Integer

6. Total_keluar Integer

7. Saldo_akhir Integer

17. Nama tabel : Stok Opname

Primary key : Tanggal_opname, Kode_barang

Foreign key : -

Tabel 3.17 Stok Opname

No Nama Kolom Type Data Panjang Keterangan

1. Tanggal_opname datetime Primary key

2. Kode_barang Varchar 10 Primary key

3. Total_stok_opname Integer

4. Jumlah_baik Integer

5. Jumlah_rusak Integer

6. Total_database Integer

7. Selisih Integer

3.3.8 Desain Input Output

Desain input output dibuat sebelum membuat interface yang sesungguhnya. Desain ini dapat digunakan sebagai bahan dasar perancangan interface dari program yang sesuai dengan kebutuhan user. Apabila desain ini sudah cukup user friendly dengan user maka selanjutnya dapat dibuat desain interface programnya sehingga apabila program digunakan oleh user, user menemukan kemudahan dalam menggunakan program ini. Namun apabila desain yang dibuat kurang diminati oleh user maka desain dapat diubah sebelum bertindak pada pembuatan program. Dalam aplikasi ini terdapat beberapa desain input dan output, yaitu:

1. Desain Form Menu Utama

Form ini adalah form utama sistem informasi persediaan barang, user interface yang simple memudahkan petugas dalam menginputkan seluruh data petugas, barang, transaksi penerimaan barang, transaksi pengeluaran barang, transaksi retur barang, maupun pembuatan laporan.

Pelelangan

Pelelangan

Status bar

Menu Master Transaksi Laporan

SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG

AFIF JAYA MOTOR

Gambar 3.16 Desain Form Menu Utama

2. Desain Form Login

Form ini digunakan untuk proses verifikasi dan validasi petugas yang berhak masuk dalam program ini. Dalam form ini terdapat proses validasi antara username dan password, jika username dan password tidak cocok maka muncul pesan kesalahan memasukkan username atau password.

Username

Password

Gambar 3.17 Desain Form Login Otentikasi Pengguna

Login Cancel Ari ******

Textbox Username pada form login adalah identitas dari user yang melakukan login. Sedangkan password adalah kata kunci untuk login. Keduanya harus cocok. Jika tidak cocok, maka user tidak dapat melakukan login dan tidak dapat mengoperasikan sistem. Tombol login adalah tombol untuk pengecekan kebenaran username dan password. Jika benar, maka user yang login dapat masuk. Tombol cancel digunakan untuk pembatalan login.

3. Desain Form Master Petugas

Dalam form master petugas terdapat terdapat textbox Nama untuk mengisikan nama petugas, dan textbox password untuk menentukan password yang bisa digunakan untuk masuk ke dalam sistem. Pada form master petugas juga dilengkapi tombol save, cancel, edit, dan delete.

Petugas

P00005 P00004 P00003 P00002 P00001

ID Petugas

Agus Darawani Nonik Indrawati Aris Wijaya Budi Gunawan Ari

Nama Petugas

Staff Gudang Staff Gudang Staff Gudang Staff Gudang Kepala Gudang

Jabatan

ID Nama

Re Password Password

Master Petugas Afif Jaya Motor

P00001 ARI ****** ******

Kepala Gudang

Jabatan

Gambar 3.18 Desain Form Master Petugas

4. Desain Form Master Barang

Form ini ini berfungsi untuk menyimpan data barang yang terdapat dalam gudang. Tombol save untuk menyimpan, sedangkan tombol edit berguna untuk mengedit nama atau jenis barang dan tombol cancel untuk kembali ke menu utama.

Master Barang Master Barang

Master Barang Afif Jaya Motor

Nama Barang Jenis Barang

Stok Barang

IRC

Ban Dalam

58 Pcs

Gambar 3.19 Desain Form Master Barang

5. Desain Form Transaksi Penerimaan Barang

Form ini ini berfungsi untuk menyimpan data penerimaan barang dari suplier. Tombol save untuk menyimpan dan tombol cancel untuk kembali ke menu utama.

Penerimaan Barang

Penerimaan Barang

Form Penerimaan Barang

Nama Barang

Jenis Barang

Jumlah Pemasukan 12

31 Desember 2013

IRC

Ban Dalam

Data gridview

Kode Penerimaan 0001

Nama Suplier CV. Lancar Jaya

Pcs

Jumlah Retur 2 Pcs

6. Desain Form Transaksi Pengeluaran Barang

Form ini berfungsi untuk menyimpan data pengeluaran barang yang dipesan oleh customer. Tombol save untuk menyimpan dan tombol cancel untuk kembali ke menu utama.

Pengeluaran Barang Pengeluaran Barang

Form Pengeluaran Barang

Nama Barang

Jenis Barang

Total keluar 11

31 Desember 2013

GS Astra Aki

Data gridview

1

Kode Pengeluaran 0002

Nama Customer Budi

Total

Pcs

Gambar 3.21 Desain Form Transaksi Pengeluaran Barang

7. Desain Form Laporan Penerimaan Barang

Form ini berfungsi untuk menampilkan detil dari penerimaan barang berdasarkan tanggal yang diinputkan oleh petugas.

Laporan Penerimaan Barang

Laporan Penerimaan Barang

AFIF JAYA MOTOR SURABAYA Jl. Balongsari Tama blok 5D no.1 Surabaya

9 8 7 6 5 4 3 2 1 No Aki Ban Dalam Oli Oli Sekok Ban Luar Ban Dalam Ban Dalam Aki Nama Barang

GS GM4-3 B 12V IRC 225-17 BM1 pc 1000 Yamalube Sport 1 lt HONDA 52400-KEH-900 AHM 70-90-17 AHM 250-17 Mizzel 225-17 GS GM5Z-3B 12V

Jenis Barang 9 pcs 16 pcs 30 pcs 50 pcs 11 pcs 28 pcs 6 pcs 4 pcs 24 pcs Jumlah

Halaman 1 dari 1

26/03/2014 26/03/2014 20/03/2014 20/03/2014 20/03/2014 20/03/2014 14/03/2014 02/03/2014 02/03/2014 Tanggal Penerimaan

Periode 01/03/2014 s/d 30/03/2014 LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Gambar 3.22 Desain Form Laporan Penerimaan Barang

8. Desain Form Laporan Pengeluaran Barang

Form ini berfungsi untuk menampilkan detail dari transaksi pengeluaran barang berdasarkan tanggal yang diinputkan oleh petugas.

Laporan Pengeluaran Barang

Laporan Pengeluaran Barang

AFIF JAYA MOTOR Jl. Balongsari Tama 5D no.1 Surabaya

9 8 7 6 5 4 3 2 1 No IRC 250-17 AHM 225-17 GS GM4-3B 12V Yuasa 6N11-20 6V ENDURO 4T RACING 1 lt GS GM5Z-3B 12V FDR 70-90-17 Mizzel 225-17 AHM 250-17 Jenis Barang 31 pcs 40 pcs 23 pcs 2 pcs 7 pcs 19 pcs 5 pcs 2 pcs 4 pcs Jumlah

Halaman 1 dari 1 26/03/2014 26/03/2014 26/03/2014 19/03/2014 14/03/2014 14/03/2014 01/03/2014 01/03/2014 01/03/2014 Tanggal Pengeluaran

LAPORAN PENGELUARAN BARANG Periode 01/03/2014 s/d 30/03/2014

Ban Dalam Ban Dalam Aki Aki Oli Aki Ban Luar Ban Dalam Ban Dalam Nama Barang

Gambar 3.23 Desain Form Laporan Pengeluaran Barang

9. Desain Form Laporan Retur Barang

Form ini berfungsi untuk menampilkan detail dari transaksi retur barang berdasarkan tanggal yang diinputkan oleh petugas.

Laporan Retur Barang

Laporan Retur Barang

AFIF JAYA MOTOR

Jl. Balongsari Tama blok 5D no.1 Surabaya

5 4 3 2 1 No Aki Ban Luar Ban Dalam Oli Aki Nama Barang

GS GM5Z-3B 12V AHM 70-90-17 AHM 225-17 AHM MATIC 0,8 lt GS GM4-3B 12V

Jenis Barang 1 pcs 1 pcs 1 pcs 1 pcs 2 pcs Jumlah Retur

Halaman 1 dari 1

22/03/2014 20/03/2014 05/03/2014 05/03/2014 02/03/2014 Tanggal Retur

LAPORAN RETUR BARANG

Segel terbuka pecah Sobek Bocor Bocor, segel terbuka

Keterangan

Periode 01/03/2014 s/d 30/03/2014

Gambar 3.24 Desain Form Laporan Retur Barang

10. Desain Form Laporan Stok Opname

Form ini berfungsi untuk menampilkan laporan stok opname per periode tertentu.

Laporan Stok Opname

Laporan Stok Opname

AFIF JAYA MOTOR

Jl. Balongsari Tama blok 5D no.1 Surabaya

6 5 4 3 2 1 No Oli Oli Aki Aki Aki Aki Nama Barang

Yamalube Sport 1 lt ENDURO 4T RACING 1 lt Yuasa 6N11-20 6V GS GM5Z-3B 12V GS GTGA 12V GS GTZ5S 12V

Jenis Barang 28 15 15 30 40 61 Stok Barang

Halaman 1 dari 1

LAPORAN STOK OPNAME Periode : 04/03/2014

30 15 11 28 42 60 Baik 0 0 3 0 2 1 Rusak -2 0 1 2 -4 0 Selisih pcs pcs pcs pcs pcs pcs Satuan

11. Desain Form Laporan Kartu Barang

Form ini berfungsi untuk menampilkan laporan detil kartu barang yaitu keluar dan masuk barang secara terperinci berdasarkan kode barang yang diinputkan oleh petugas.

Laporan Kartu Stok

Laporan Kartu Stok

AFIF JAYA MOTOR

Jl. Balongsari Tama blok 5D no.1 Surabaya

No Nama Barang Jenis Barang Stok Sekarang

Halaman 1 dari 1

LAPORAN KARTU STOK

Stok Masuk Stok Keluar

1 GS Astra Aki 50 75

2 3 72

10 62

3 GS AstraGS Astra

Aki Aki

3.3.9 Desain Uji Coba

Desain uji coba bertujuan untuk memastikan aplikasi telah dibuat dengan benar sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan. Proses pengujian menggunakan Black Box Testing yaitu aplikasi akan diuji dengan melakukan berbagai percobaan untuk membuktikan bahwa aplikasi yang dibuat telah sesuai dengan tujuan.

A. Desain Uji Coba Form Login

Proses ini bertujuan untuk mengetahui keberhasilan proses verifiikasi pengguna yang akan mengakses aplikasi dengan menginputkan username dan password desain uji coba form login dapat dilihat pada Tabel 3.18.

Tabel 3.18 Desain Uji Coba Form Login

No Tujuan Input Output Diharapkan

1 Verifikasi user

Memasukkan username dan password yang benar berdasarkan data dari database

Tampil info pesan sukses

2

Menguji username dan password

Memasukkan data username dan password yang salah

Tampil info pesan kesalahan

B. Desain Uji Coba Form Master Petugas

Proses ini bertujuan untuk menguji keberhasilan proses tambah data petugas, terdapat textbox password dan re password yang harus sama.

Tabel 3.19 Desain Uji Coba Form Master Petugas

No Tujuan Input Output Diharapkan

1

Verifikasi password

Memasukkan password dan re password yang sama

Tampil info pesan sukses

2 Verifikasi password

Memasukkan password dan re password yang berbeda

Tampil info pesan kesalahan

C. Desain Uji Coba Form Pengeluaran Barang

Proses ini bertujuan untuk menguji keberhasilan proses penyimpanan data pengeluaran barang. Dalam proses pengujiannya user menentukan nomor surat order yang akan diproses dan menginputkan nomor pengeluarannya.

Tabel 3.20 Desain Uji Coba Form Pengeluaran Barang

No Tujuan Input Output Diharapkan

1

Menyimpan data pengeluaran barang

Memilih nomor surat order dan menginputkan nomor pengeluaran

Tampil info pesan sukses

2

Mencetak surat

jalan Tekan “Cetak”

Surat jalan

berdasarkan nomor pengeluaran

D. Desain Uji Coba Form Penerimaan Barang

Proses ini bertujuan untuk menguji keberhasilan proses penyimpanan data penerimaan barang. Dalam proses pengujiannya user menentukan nomor surat jalan yang akan diproses dan menginputkan nomor penerimaan dan nomor retur apabila terdapat barang yang diretur.

Tabel 3.21 Desain Uji Coba Form Penerimaan Barang

No Tujuan Input Output Diharapkan

1

Menyimpan data penerimaan barang

Memilih nomor surat order dan menginputkan nomor penerimaan

Tampil info pesan sukses

2

Menyimpan data retur barang

Memilih nomor surat order dan menginputkan nomor retur

Tampil info pesan sukses

E. Desain Uji Coba Form Laporan

Proses ini bertujuan untuk menguji proses pembuatan laporan. Dalam melakukan pengujian, desain uji coba form laporan permintaan pembelian barang dapat dilihat pada Tabel 3.22.

Tabel 3.22 Desain Uji Coba Form Laporan

No Tujuan Input Output Diharapkan

1

Menampilkan laporan penerimaan barang periode

Tanggal transaksi Laporan penerimaan

per periode 2 Menampilkan laporan penerimaan barang per nomor penerimaan

Nomor penerimaan Laporan penerimaan

berdasarkan nomor penerimaan 3 Menampilkan laporan retur periode

Tanggal transaksi Laporan retur per

periode

4

Menampilkan laporan retur per nomor retur

Nomor retur Laporan retur

berdasarkan nomor retur

No Tujuan Input Output Diharapkan 5 Menampilkan laporan pengeluaran barang periode

Tanggal transaksi Laporan pengeluaran

per periode 6 Menampilkan laporan pengeluaran barang per nomor pengeluaran

Nomor pengeluaran Laporan pengeluaran

berdasarkan nomor pengeluaran 7 Menampilkan laporan stok barang

Tombol “stok barang” Laporan stok barang

8

Menampilkan laporan kartu stok berdasarkan kode barang

Kode barang Laporan kartu stok

berdasarkan kode barang 9 Menampilkan laporan kartu stok berdasarkan tanggal

Tanggal transaksi Laporan kartu stok

berdasarkan tanggal

10

Menampilkan laporan kartu stok berdasarkan kode barang dan tanggal

Kode barang dan tanggal transaksi Laporan kartu stok berdasarkan kode barang dan tanggal transaksi

11

Menampilkan laporan stok opname

Tanggal stok opname dan tombol

“cetak”

52 4.1 Kebutuhan Sistem

Sebelum mengimplementasikan dan menjalankan Sistem Informasi Persediaan Barang pada Afif Jaya Motor Surabaya dibutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak dengan kondisi tertentu agar sistem dapat berjalan dengan baik. Adapun kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras adalah sebagai berikut

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras

Sistem informasi persediaan barang pada Afif Jaya Motor Surabaya dijalankan pada sebuah perangkat keras dengan spesifikasi berikut yang dibutuhkan:

a. Komputer dengan prosessor 2GHz atau lebih tinggi.

b. VGA 32MB bit dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih tinggi. c. Memori RAM 512MB atau lebih tinggi

d. Monitor

e. Printer

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak yang digunakan untuk mengembangkannya Sistem Informasi Persediaan Barang adalah:

a. Sistem Operasi Microsoft Windows 2005 Server/Pro, Pro/Home. b. Microsoft Visual Studio 2008

4.2 Implementasi Sistem

Setelah kebutuhan sistem terpenuhi, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan rancangan sistem ke dalam sebuah Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Afif Jaya Motor Surabaya. Implementasi sistem informasi persediaan barang akan dijelaskan sebagai berikut.

4.2.1 Menu Utama

Gambar 4.1 Tampilan Menu Utama

Pada saat sistem dijalankan yang pertama kali muncul adalah tampilan menu utama. Dari tampilan ini, pengguna dapat memilih menu-menu yang ingin dilakukan. Selain itu, didalam menu utama disediakan menu-menu yaitu menu

master, penerimaan barang, pengeluaran barang, stok opneme, pencarian barang, dan laporan. Tampilan form menu utama dapat dilihat pada Gambar 4.1.

4.2.2 Menu Login

Tampilan form login muncul ketika menu login dipilih oleh pengguna, pengguna disini adalah petugas gudang yang berhubungan dengan sistem. Login akan dilakukan terlebih dahulu untuk dapat melanjutkan ke menu transaksi yang lainnya. Login dilakukan dengan memasukkan username dan password dengan benar pada textbox yang tersedia, sesuai tampilan form login pada Gambar 4.2.

Gambar 4.2 Tampilan Form Login 4.2.3 Menu Master Barang

Pada form master barang terdapat combobox jenis barang dan textbox nama barang, stok awal barang terdapat juga maksimal stok dan minimal stok sebaga validasi pada proses pengeluaran dan penerimaan barang. Di dalam datagridview terdapat rincian data master barang yang terdapat dalam database. Button save untuk menyimpan data barang dan button cancel untuk kembali ke menu utama.

Gambar 4.3 Tampilan Form Master Barang

4.2.4 Menu Master Petugas

Pada form master petugas terdapat combobox jabatan untuk validasi petugas yang dapat akses ke sistem sesuai dengan jabatannya. Dalam textbox password dan textbox re-password terdapat validasi apabila isi dari textbox tersebut berbeda maka data petugas yang diinputkan tidak dapat disimpan. Di dalam datagridview terdapat rincian data master petugas yang dapat login ke sistem.

Gambar 4.4 Tampilan Form Master Petugas

4.2.5 Menu Master Suplier

Pada form master suplier berfungsi untuk menyimpan data supplier-suplier pada Afif Jaya Motor, terdapat textbox nama suplier, alamat, dan no tlp supplier.

Di dalam datagridview terdapat rincian data supplier yang terdapat dalam database.

Gambar 4.5 Tampilan Form Master Suplier

4.2.6 Menu Master Customer

Pada form master customer berfungsi untuk menyimpan data customer yang akan atau telah transaksi pada Afif Jaya Motor, terdapat textbox nama

customer, alamat, dan no tlp customer. Di dalam datagridview terdapat rincian data customer yang terdapat dalam database.

Gambar 4.6 Tampilan Form Master Customer

4.2.7 Menu Pengeluaran Barang

Tampilan menu pengeluaran barang muncul ketika menu transaksi pengeluaran barang pada menu utama dipilih dan sebelumnya sudah berhasil melakukan login. Pada form pengeluaran barang terdapat combobox no pengeluaran barang yang berfungsi untuk menampilkan data nomor pemesanan

customer yang telah dibuat oleh bagian penjualan. Di dalam datagridview terdapat rincian data barang yg dipesan oleh customer. Button cetak digunakan untuk melanjutkan pencatatan data pengeluaran barang dan mencetak surat jalan.

4.2.8 Form Cetak Surat Jalan

Pada form cetak nota terdapat nama customer, alamat dan nomor telp serta barang-barang yang dipesan. Form surat jalan akan ditampilkan pada saat petugas menekan button cetak pada form pengeluaran dan printer memproses pencetakan surat jalan.

4.2.9 Menu Penerimaan Barang

Pada form penerimaan barang terdapat isian combobox berupa nomor surat jalan yang telah diinputkan oleh bagian pembelian. Dari pemilihan no surat jalan data rincian barang akan ditampilkan pada datagridview. Petugas gudang menginputkan jumlah barang masuk dan barang yang diretur, tombol save berfungsi untuk menyimpan data penerimaan dan update stok pada database.

4.2.10 Form Laporan Penerimaan Barang

Pada form laporan penerimaan barang ditampilkan data penerimaan barang pada periode tertentu berdasarkan tanggal sebagai parameter yang dimasukkan oleh petugas. Untuk mencetak laporan dapat menggunakan toolbox bergambar printer.

4.2.11 Form Laporan Pengeluaran Barang

Pada form laporan pengeluaran barang ditampilkan data pengeluaran barang pada periode tertentu berdasarkan tanggal sebagai parameter yang dimasukkan oleh petugas. Untuk mencetak laporan dapat menggunakan toolbox bergambar printer.

Gambar 4.11 Tampilan Laporan Pengeluaran 4.2.12 Form Laporan Retur Barang

Pada form laporan retur barang ditampilkan data retur barang pada periode tertentu berdasarkan tanggal sebagai parameter yang dimasukkan oleh petugas. Untuk mencetak laporan dapat menggunakan toolbox bergambar printer.

Gambar 4.12 Tampilan Form Laporan retur 4.2.13 Form Laporan Stok Opname

Pada laporan stok opname akan menampilkan data stok barang terkini berdasarkan jenis barangnya. Untuk mencetak laporan dapat menggunakan toolbox bergambar printer.

Gambar 4.13 Tampilan laporan stok opname 4.2.14 Form Laporan Kartu Stok

Pada laporan kartu stok akan menampilkan data barang termasuk termasuk pengeluaran dan pemasukan barang berdasarkan jenis barangnya pada periode tertentu yang dimaksukan oleh petugas. Untuk mencetak laporan dapat menggunakan toolbox bergambar printer

Gambar 4.14 Laporan Kartu Stok

4.3 Evaluasi Sistem

Setelah melakukan impelementasi sistem, tahap selanjutnya adalah melakukan uji coba dan evaluasi terhadap sistem. Tujuan evaluasi ini adalah untuk mengetahui apakah aplikasi yang telah dibuat ini sudah berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan atau output yang diharapkan.

Uji coba fungsi aplikasi dilakukan dengan memasukkan data login, transaksi pengeluaran, penerimaan, dan retur. Data barang, supplier, petugas, customer, jenis sebagai data pendukung tiga transaksi tersebut.

4.3.1 Form Login

Pada hasil uji coba ini, bertujuan untuk mengetahui apakah fungsi melakukan login dengan melakukan verifikasi username dengan password dapat dieksekusi dengan benar. Hasil uji coba melakukan login dapat dilihat pada Tabel 4.1.

Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Form Login

No Tujuan Input Output yang

diharapkan

Status

1 Login untuk

mengakses data pada database

Nama petugas dan password

Muncul Pesan Login Berhasil

Sukses (gambar 4.15)

2 Login untuk

mengakses datatabe (dengan inputan salah)

Nama petugas dan password

Muncul Pesan Login Gagal

Sukses (gambar 4.16)

Gambar 4.16 Login Gagal

4.3.2 Master Petugas

Pada proses ini bertujuan untuk menguji keberhasilan proses tambah data petugas, terdapat textbox password dan re password yang harus sama.

Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Form Master Petugas

No Tujuan Input Output yang

diharapkan

Status

1 Verifikasi password

Password dan re password

Muncul Pesan Berhasil

Sukses (gambar 4.17) 2 Verifikasi

password (dengan inputan salah)

Password dan re password

Muncul Pesan Gagal

Sukses (gambar 4.18)

Gambar 4.18 Password Tidak Sama

4.3.3 Pengeluaran Barang

Data barang dan customer yang diinputkan oleh petugas digunakan sebagai parameter untuk menginputkan data pengeluaran barang ke dalam database. Hasil uji coba menginputkan data pengeluaran barang dapat kita lihat pada Tabel 4.3.

Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Pengeluaran Barang

No Tujuan Input Output yang

diharapkan

Status

1 Menyimpan data

pengeluaran barang

Nomor surat order dan nomor pengeluaran

Muncul Pesan Berhasil

Sukses (gambar 4.19)

2 Mencetak surat

jalan

Tekan “cetak” Surat jalan Sukses

(gambar 4.20)

Gambar 4.20 Cetak Surat Jalan

4.3.4 Penerimaan Barang

Data barang dan supplier yang diinputkan oleh petugas digunakan sebagai parameter untuk menginputkan data penerimaan barang ke dalam database. Hasil uji coba menginputkan data penerimaan barang dapat kita lihat pada Tabel 4.4.

Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Penerimaan Barang

No Tujuan Input Output yang

diharapkan

Status

1 Menyimpan data

penerimaan barang

Nomor surat order dan nomor penerimaan

Data penerimaan tersimpan

Sukses (gambar 4.21)

2 Menyimpan data

retur barang

Nomor surat order dan nomor retur

Data retur

tersimpan

Sukses (gambar 4.21)

4.3.4 Laporan

Untuk menampilkan form laporan diperlukan beberapa inputan parameter yang digunakan untuk menyusun query pada database, sehingga sistem dapat menampilkan laporan dengan hasil sesuai kebutuhan pengguna.

Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Menampilkan Laporan

No Tujuan Input Output yang

diharapkan

Status

1 Menampilkan

laporan penerimaan barang periode

Tanggal transaksi Laporan

penerimaan per periode

Sukses (gambar 4.22)

2 Menampilkan

laporan penerimaan barang per nomer penerimaan

Nomor penerimaan Laporan

penerimaan berdasarkan nomor penerimaan Sukses (gambar 4.23)

3 Menampilkan

laporan retur periode

Tanggal transaksi Laporan retur

per periode

Sukses (gambar 4.24)

4 Menampilkan

laporan retur per nomer retur

Nomor retur Laporan retur

berdasarkan nomor retur

Sukses (gambar 4.25)

5 Menampilkan

laporan pengeluaran barang periode

Tanggal transaksi Laporan

pengeluaran per periode

Sukses (gambar 4.26)

6 Menampilkan

laporan pengeluaran barang per nomer penerimaan

Nomor pengeluaran Laporan

pengeluaran berdasarkan nomor pengeluaran Sukses (gambar 4.27)

7 Menampilkan

laporan stok barang

Tombol “stok

barang” Laporan barang stok

Sukses (gambar 4.28)

8 Menampilkan

laporan kartu stok berdasarkan kode barang

Kode barang Laporan kartu

stok

berdasarkan kode barang

Sukses (gambar 4.29)

9 Menampilkan

laporan kartu stok berdasarkan tanggal

Tanggal transaksi Laporan kartu

stok

berdasarkan tanggal

Sukses (gambar 4.29)

No Tujuan Input Output yang

diharapkan

Status

10 Menampilkan laporan kartu stok berdasarkan kode barang dan tanggal

Kode barang dan tanggal transaksi

Laporan kartu stok

berdasarkan

kode barang

dan tanggal

Sukses (gambar 4.29)

11 Menampilkan laporan stok opname

Tanggal stok

opname dan tombol “cetak”

Laporan stok

opname

Sukses (gambar 4.30)

Gambar 4.22 Laporan Penerimaan Barang Periode

Gambar 4.24 Laporan Retur Barang Periode

Gambar 4.25 Laporan Retur Barang per Nomor

Gambar 4.27 Laporan Pengeluaran Barang per Nomor

Gambar 4.28 Laporan Stok Barang

Gambar 4.30 Laporan Stok Opname

4.4 Uji Coba Pengguna

Berdasarkan kebutuhan sistem, aplikasi ini juga diujicobakan kepada pengguna yang nantinya akan menggunakan aplikasi ini. Setelah melakukan uji coba, dilakukan proses wawancara terhadap pengguna.

Tujuan dari wawancara ini adalah untuk menguji tercapainya kebutuhan yang diharapkan berdasarkan penilaian dari pengguna. Adapun pernyataan dan jawaban yang diberikan dapat dilihat pada lampiran yang akan diserahkan pada laporan tugas akhir ini. Berikut ini adalah rumus pertanyaan dan jawaban wawancara terhadap pengguna.

Tabel 4.6 Hasil Wawancara Terhadap Pengguna

No PERTANYAAN JAWABAN

1. Tampilan untuk User sudah bagus dan sesuai dengan kebutuhan

- Sudah bagus, warna dan gambar tidak mencolok

- Bagus. Warna tidak membuat mata

sakit 2. Fasilitas yang disediakan di

aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang sudah

- Fasilitas yang dibutuhkan bagian gudang sudah terpenuhi

- Sudah sesuai, tambahan fasilitas

pencarian barang juga sudah

No PERTANYAAN JAWABAN sesuai kebutuhan

3. Aplikasi Sistem Informasi

Persediaan Barang ini

mudah untuk digunakan (user friendly)

- Menu-menunya jelas sehingga

tidak membingungkan

- Sejauh ini saya tidak kesulitan menggunakan aplikasi ini

4. Aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang sudah sesuai dengan proses yang berjalan selama ini

- Sudah sesuai - Sudah sesuai

5. Aplikasi Sistem Informasi

Persediaan Barang ini

dapat membantu Afif Jaya

Motor dalam proses

penerimaan barang

- Ya terbantu, karena kita dapat mengetahui form penerimaan yang belum kita jalankan

- Ya, proses penerimaan dan retur

jadi satu sehingga tidak

menyulitkan kita

6. Aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang sudah memenuhi kebutuhan Afif Jaya Motor

- Sudah, penerimaan, pengeluaran

dan laporan-laporan sudah terdapat

- Sudah.

7. Aplikasi Sistem Informasi

Persediaan Barang ini

dapat membantu Afif Jaya

Motor dalam proses

pengeluaran barang

- Ya, dengan sistem yang baru ini kita dapat melihat konsumen dan langsung mencetak surat jalannya - Ya, proses pembuatan surat jalan

sudah jadi satu

8. Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi ini telah sesuai dengan kebutuhan

- Laporan yang diminta sudah

terdapat di aplikasi ini

- Sudah sesuai dengan laporan yang diminta oleh pimpinan

9. Aplikasi Sistem Informasi

Persediaan Barang ini

dapat dijadikan alat bantu untuk mengambil suatu

- Dengan aplikasi ini kita dapat mengetahui stok terkini, sehingga terbantu dalam proses pemesanan barang

- Iya, dengan aplikasi ini kita tidak perlu harus langsung melihat stok

No PERTANYAAN JAWABAN keputusan, mis : barang

yang harus dipesan

mengetahui stok barang sekarang

10. Secara umum Aplikasi

Sistem Informasi

Persediaan Barang layak untuk digunakan pada Afif Jaya Motor

- Sudah layak

- Layak

Berdasarkan hasil wawancara dengan pengguna yang telah melakukan uji coba, dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini dapat diterima untuk digunakan pada Afif Jaya Motor Surabaya.

Gambar 4.27 Laporan Pengeluaran Barang per Nomor

Gambar 4.28 Laporan Stok Barang

75

Gambar 4.30 Laporan Stok Opname

4.4 Uji Coba Pengguna

Berdasarkan kebutuhan sistem, aplikasi ini juga diujicobakan kepada pengguna yang nantinya akan menggunakan aplikasi ini. Setelah melakukan uji coba, dilakukan proses wawancara terhadap pengguna.

Tujuan dari wawancara ini adalah untuk menguji tercapainya kebutuhan yang diharapkan berdasarkan penilaian dari pengguna. Adapun pernyataan dan jawaban yang diberikan dapat dilihat pada lampiran yang akan diserahkan pada laporan tugas akhir ini. Berikut ini adalah rumus pertanyaan dan jawaban wawancara terhadap pengguna.

Tabel 4.6 Hasil Wawancara Terhadap Pengguna

No PERTANYAAN JAWABAN

1. Tampilan untuk User sudah

bagus dan sesuai dengan kebutuhan

- Sudah bagus, warna dan gambar

tidak mencolok

- Bagus. Warna tidak membuat mata

sakit 2. Fasilitas yang disediakan di

aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang sudah

- Fasilitas yang dibutuhkan bagian gudang sudah terpenuhi

- Sudah sesuai, tambahan fasilitas

pencarian barang juga sudah

No PERTANYAAN JAWABAN sesuai kebutuhan

3. Aplikasi Sistem Informasi

Persediaan Barang ini

mudah untuk digunakan (user friendly)

- Menu-menunya jelas sehingga

tidak membingungkan

- Sejauh ini saya tidak kesulitan menggunakan aplikasi ini

4. Aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang sudah sesuai dengan proses yang berjalan selama ini

- Sudah sesuai

- Sudah sesuai

5. Aplikasi Sistem Informasi

Persediaan Barang ini

dapat membantu Afif Jaya

Motor dalam proses

penerimaan barang

- Ya terbantu, karena kita dapat

mengetahui form penerimaan yang belum kita jalankan

- Ya, proses penerimaan dan retur

jadi satu sehingga tidak

menyulitkan kita

6. Aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang sudah memenuhi kebutuhan Afif Jaya Motor

- Sudah, penerimaan, pengeluaran

dan laporan-laporan sudah terdapat

- Sudah.

7. Aplikasi Sistem Informasi

Persediaan Barang ini

dapat membantu Afif Jaya

Motor dalam proses

pengeluaran barang

- Ya, dengan sistem yang baru ini kita dapat melihat konsumen dan langsung mencetak surat jalannya - Ya, proses pembuatan surat jalan

sudah jadi satu

8. Laporan yang dihasilkan

oleh aplikasi ini telah sesuai dengan kebutuhan

- Laporan yang diminta sudah

terdapat di aplikasi ini

- Sudah sesuai dengan laporan yang diminta oleh pimpinan

9. Aplikasi Sistem Informasi

Persediaan Barang ini

dapat dijadikan alat bantu untuk mengambil suatu

- Dengan aplikasi ini kita dapat

mengetahui stok terkini, sehingga terbantu dalam proses pemesanan barang

- Iya, dengan aplikasi ini kita tidak perlu harus langsung melihat stok

77

No PERTANYAAN JAWABAN

keputusan, mis : barang yang harus dipesan

mengetahui stok barang sekarang

10. Secara umum Aplikasi

Sistem Informasi

Persediaan Barang layak untuk digunakan pada Afif Jaya Motor

- Sudah layak

- Layak

Berdasarkan hasil wawancara dengan pengguna yang telah melakukan uji coba, dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini dapat diterima untuk digunakan pada Afif Jaya Motor Surabaya.

78 5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi terhadap sistem informasi persediaan barang ini, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem ini dapat menghasilkan Sistem Informasi Persediaan Barang pada AFIF JAYA MOTOR Surabaya yang membantu pihak manajemen untuk mendapatkan informasi mengenai penerimaan barang, pengeluaran barang, retur barang dan data barang terkini.

2. Sistem ini dapat menghasilkan informasi kartu stok barang yang dibutuhkan

bagian manajemen untuk mengambil keputusan dalam pengadaan barang. Informasi yang dihasilkan diambil dari riwayat data penerimaan dan pengeluaran yang dicatat oleh petugas dan tersimpan dalam database.

5.2 Saran

Adapun beberapa saran untuk mengembangkan sistem adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi mendatang sebaiknya menggunakan database terintegrasi dengan unit lain pada AFIF JAYA MOTOR sehingga antar unit dapat saling bertukar informasi melalui aplikasi yang sudah saling terintegrasi.

2. Aplikasi ini juga dapat dikembangkan ke arah pengadaan barang dimana didalamnya terdapat saran dan spesifikasi jumlah pengadaan masing-masing barang berdasarkan hasil dari laporan pengeluaran yang sudah ada.

79

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, J., 2003, Analisis dan Disain Sistem Informasi Pendekeatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, ANDI OFFSET, Yogyakarta.

Herjanto, Eddy., 2007, Manajemen Produksi Dan Operasi Edisi 3, BPFE, Yogyakarta.

Kendall, Kenneth. dan Julie E., 2006, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.

Kristanto, A., 2008, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gaya Media, Yogyakarta.

Ristono, Agus., 2009, Manajemen Persediaan, Graha Ilmu, Yogyakarta. Soendoro, 2004, Konsep Sistem Informasi, STIKOM, Surabaya.

Soetanto, Hari., 2003, Diktat Kuliah Interaksi Manusia dengan Komputer, Universitas Budi Luhur, Jakarta

Urhayati, Oky Dwi., 2010, Diktat Interaksi Manusia dan Komputer, Universitas Diponegoro, Semarang