Analisis Sistem Informasi Inventory Toko Istana Sepatu Bandung

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Kerja Praktek

Dunia kerja merupakan salah satu tujuan akhir bagi mahasiswa setelah selesai kuliah. Berbagai macam ilmu dan teori yang didapat oleh mahasiswa, tentunya sangat berhubungan erat dengan dunia kerja. Untuk itu perlu diterapkan dan dipraktekan tentang ilmu yang telah didapatkan oleh mahasiswa, supaya mengalami dan bisa merasakan apa dan bagaimana dunia kerja itu.

Atas dasar itulah yang menjadi latar belakang bagi penulis untuk melaksanakan kerja praktek dan untuk dapat berlatih menyesuaikan diri di dunia kerja nantinya. Di samping itu, penulis melaksanakan kerja praktek ini adalah dalam rangka menjalankan salah satu syarat dalam menempuh mata kuliah kerja praktek yang penulis ambil. Proses pengadaan barang dengan sistem pelelangan barang satu sampul bertujuan untuk melakukan pengadaan barang dengan sederhana sehingga dapat berjalan secara terpadu dan efisien dan terintegrasi dengan sistem perencanaan.

Atas dasar itulah kami melaksanakan kerja praktek ini selain untuk memenuhi salah satu syarat mata kuliah kerja praktek juga untuk melatih penyesuaian diri dalam dunia kerja nantinya.

Dalam penyusunan laporan kerja praktek ini, kami mencoba mengkaji lebih lanjut tentang apa yang telah dilaksanakan selama kerja praktek, dan dalam hal ini kami memberikan judul laporan kerja praktek ini dengan :

2 “ANALISIS SISTEM INFORMASI INVETORY

TOKO ISTANA SEPATU, BANDUNG”

1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah 1. Identifikasi Masalah

Seringkali suatu organisasi atau instansi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Suatu permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya tanpa ada suatu penyebabnya. Untuk mengatasi suatu masalah, perlu adanya pengidentifikasian terhadap masalah tersebut.

Identifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah terjadi. Dalam kasus ini, subyek-subyek masalah yang seringkali terjadi adalah sebagai berikut : 1) Langganan mengeluh karena pelayanan yang kurang baik dan barang

yang diinginkan seringkali tidak sesuai (tidak ada).

2) Pengiriman barang yang seringkali tidak tepat waktu atau terlambat, sehingga membuat para pelanggan tidak puas.

3) Barang yang dikirim sering tidak sesuai dan cacat atau rusak.

Dari subyek-subyek masalah yang terjadi ini, kami mencoba untuk dapat mengidentifikasi kemungkinan-kemungkinan penyebab terjadinya masalah-masalah ini;

1) Masalah yang terjadi adalah langganan mengeluh, dapat diidentifikasikan bahwa yang menyebabkan masalah ini adalah

3 pertama pelayanan yang kurang baik terhadap pelanggan, dan kedua barang yang diinginkan oleh pelanggan sering tidak sesuai dan tidak ada.

2) Masalah yang terjadi adalah Pengiriman barang yang seringkali tidak tepat waktu, masalah ini dapat diidentikasikan karena pertama stock yang diminta atau dipesan ke supplier kosong, dan kedua ketidak telitian dalam pengecekkan barang yang sudah habis. Kedua penyebab masalah ini dapat membuat para pelanggan kacewa karena barang yang diinginkan tidak ada.

3) Masalah yang terjadi adalah barang yang dikirim seringkali cacat atau rusak, masalah ini dapat diidentifikasikan karena ketidak hati-hatian atau ketidak telitian pihak pengirim dalam membawa atau mengirimkan barang.

2. Rumusan Masalah

Adapun perumusan masalah yang penyusun buat adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem informasi yang berjalan di Toko Istana Sepatu Merdeka Kota Bandung

2. Bagaimana Kualitas Sistem Informasi Inventory di Toko Istana Sepatu Merdeka Kota Bandung saat ini

3. Apa Hambatan dalam proses Entry data Informasi Inventory di Toko Istana Sepatu Merdeka Kota Bandung

4 1.3 Maksud dan Tujuan Kerja Prakek

Adapun maksud kami dalam melaksanakan kerja praktek ini adalah : 1. Untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan kuliah

program Strata Satu (S1) jurusan Manajemen Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.

2. Sebagai latihan dan sebagai ajang untuk mengenal dunia kerja yang sebenarnya.

3. sebagai alat untuk mengukur kemampuan diri terhadap ilmu yang telah didapat di bangku kuliah.

Sedangkan tujuan kami melakukan kerja praktek ini adalah :

1. Untuk mengetahui sistem inventori padaToko Islana Sepatu Merdeka, Bandung

2. Menganalisa sebuah sistem informasi yang pada Toko Islana Sepatu Merdeka Bandung

1.4 Batasan Masalah

Perangkat lunak ini bertujuan untuk mengolah data transaksi penjualan secara tunai. Juga untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang sering terjadi dalam pembuatan perangkat lunak, dan akhirnya kami mencoba untuk mengidentifikasikan titik-titik keputusan apa saja yang dapat mengakibatkan suatu masalah. Titik keputusan menunjukan suatu

5 kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi, dengan ini kami berusaha untuk melacak dimana penyebab-penyebab masalah tersebut terjadi;

1. Penyebab masalah adalah pelayanan yang kurang baik kepada langganan.

2. Penyebab masalah adalah pengiriman barang yang seringkali tidak tepat waktu.

3. Penyebab masalah adalah barang yang dikirim sering tidak sesuai dan cacat atau rusak.

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Untuk dapat melaksanakan kerja praktek di Toko Islana Sepatu Merdeka Bandung, penulis pertama-tama menentukan bidang kerja bagi penulis kemudian menentukan batas waktu pelaksanaan kerja praktek dan kemudian disetujui oleh Pimpinan Toko Islana Sepatu Merdeka, Bandung. Setelah adanya persetujuan maka langsung melaksanakan kerja praktek.

Pelaksanaan kerja praktek yang dilakukan penulis yaitu di Kantor Bank Indonesia Bandung yang beralamat di jalan Toko Istana Sepatu Merdeka Kota Bandung Jl. Merdeka No. 23 A Bandung

Adapun waktu pelaksanaan kerja praktek penulis laksanakan 15 hari kerja lamanya, 23 Juli s/d 06 Agustus 2009. Penulis hanya menganalisis sistem pengadaan barang yang ada kemudian mengambil data serta wawancara.

6 Table 1.1

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

No. Aktivitas

Waktu

Juli Agustus

23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6

1 Perencanaan

Penelitian

X X

2 Analisis

Sistem

X X X

3 Mangambil data Sistem

X X X X

4 Wawancara X X

5 Pembuatan Laporan

7 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem 2.1.1. Elemen Sistem

Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan yaitu sistem yang menekankan pada prosedur dan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan pada urutan-urutan operasi di dalam sistem[Jogianto,1995].

Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Kedua sistem dengan dua definisi ini tidak bertentangan, yang berbeda hanyalah cara pendekatannya.

Pendekatan sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau sub-subsistem, karena pada kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem. Komponen-komponen atau subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

8 Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, ada yang menyebutkan maksud dari sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Tujuan (goal) biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas sedangkan sasaran (objectives) dalam ruang lingkup yang lebih sempit, misalnya bila suatu sistem merupakan sistem utama maka istilah goal (tujuan) lebih tepat untuk diterapkan, sedangkan untuk sistem yang merupakan bagian atau subsistem istilah objectiveslah (sasaran) yang lebih tepat. Jadi untuk maksud dari suatu sistem tergantung dari ruang lingkup darimana memandang sistem tersebut dan sering kali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu : a) Komponen Sistem

Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah kompone yang salinh berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

b) Batas Sistem

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c) Lingkungan Luar Sistem

9 d) Penghubung Sistem

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.

e) Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. f) Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

g) Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

h) Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut :

1) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system), Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Dan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang

10 terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

3) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperai dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem sistem yang berhubungan dan berpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.2. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya[Jogianto,1995].

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarrkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesutau yang terjadi pada saat tertentu.

11 2.3. Pengertian Sistem Informasi

Mengutip definisi dari Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis yang ditulis oleh jogianto,HM bahwa “sistem informasi didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”

2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur 2.4.1. Flow Map (Bagan Alir Dokumen)

Bagan alir dokumen merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Beberapa simbol yang digunakan dibagan alir dokumen yaitu :

a) Dokumen

Simbol ini menunjukan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.

b) Kegiatan Manual

Simbol ini menunjukan pekerjaan manual yang dilakukan oleh seseorang. c) Simpanan Offline

Simbol ini menunjukan file non-komputer yang diarsipkan. d) Proses

12 e) Simpanan Data

Simbol ini menunjukan tempat penyimpanan data. f) Penghubung

Simbol ini menunjukan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.

2.4.2. Diagram Konteks

Keadaan sistem secara umum dan hubungan-hubungan sistem tersebut dengan komponen-komponen diluar sistem atau dengan sistem yang lain dapat digambarkan secara logika dengan diagram konteks.

Diagram konteks merupakan DFD (Data Flow Diagram) level paling atas yang hanya terdiri dari satu proses yang menggambarkan sistem atau program secara keseluruhan.

2.4.3. Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data sistem agar dapat memahami sistem secara logika.[Jogianto,1995]

DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data. DFD menunjukan hubungan antara data dan proses pada sistem.

DFD merupakan representasi dari suatu sistem yang menunjukan proses, fungsi, aliran data, dan tempat penyimpanan data. DFD juga

13 digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada atau sistem yang baru akan dikembangkan, simbol yang digunakan pada DFD adalah :

a) External Entity (kesatuan luar)

Merupakan kesatuan (Entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima input dari sistem

b) Data Flow (Arus Data)

Arus data pada DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar.

c) Process (Proses)

Suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses

d) Data Source (Simpanan Data)

Simpanan data dapat berupa :

• Suatu file atau database di dalam sistem komputer • Suatu arsip atau catatan manual

• Suatu kotak tempat data di meja orang • Suatu tabel acuan manual

14 BAB III

PROFIL TOKO ISTANA SEPATU MERDEKA, BANDUNG

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan A. Sejarah Perusahaan

Istana Sepatu Merdeka didirikan pada tanggal 19 September 2002, sebelum didirikan Istana Sepatu pada mulanya hanya bergerak dalam bidang home industry sepatu. Kemudian berkembang dan bersepakat untuk membuka toko sepatu yang menyediakan berbagai merk dan type sepatu.

Istana Sepatu pertama kali dibuka di Pusat Perbelanjaan King’s kemudian menyusul dibukanya Istana Sepatu dikawasan Alun-alun Dalem Kaum dan di jalan Sunda. Karena semakin meningkatnya permintaan pasar dan kebutuhan sepatu, maka dibukalah Istana Sepatu dikawasan jalan merdeka yang mudah sekali dijangkau karena tempatnya yang berada di pusat kota.

Istana sepatu menyediakan berbagai macam jenis sepatu dan sandal sesuai dengan kebutuhan, diantaranya : Untuk remaja, dewasa dan anak-anak dengan berbagai model. Selain itu istana sepatu juga menyediakan berbagai accessories yang menarik.

Bangunan istana sepatu di jalan Merdeka ini terdiri dari 3 lantai; lantai pertama disediakan untuk kebutuhan para wanita, mulai dari sepatu, segala accessorienya sampai dompet. Lantai kedua disediakan untuk kebutuhan para

15 pria dan anak-anak, dan lantai ketiga digunakan sebagai gudang penyimpanan dan kantor para karyawan Istana Sepatu melakukan aktivitasnya

B. Visi, Misi dan Struktur

Visi dari perusahaan Istana Sepatu adalah: “Menjadi Perusahaan Sepatu yang Berskala Besar dan Bertaraf Internasional”.

Misi dari perusahaan Istana Sepatu adalah : “Menyediakan Keperluan Sepatu Bagi Seluruh Anggota Keluarga (One Stop Shopping)”

3.2. Struktur Organisasi di Istana Sepatu

Sedangkan struktur organisasi Istana Sepatu adalah :

Gambar 1.1

16 3.3 Deskripsi Kerja

A. Kreativitas di Istana Sepatu

Kreativitas yang biasa dilakukan adalah apabila terdapat event tertentu salah satunya adalah Tahun Baru, maksud dari terselenggaranya acara ini adalah untuk menarik pembeli berkunjung ke Istana Sepatu.

Jenis – jenis kegiatan yang biasa dilakukan oleh Istana Sepatu untuk menarik pengujung :

• Discount 10% hingga 50%

• Voucher dari setiap pembelian diatas nominal yang telah ditentukan

• Angpao yang berhadiah langsung uang cash • Kuis di radio swasta

• Merchandise untuk pembeli

• Pengunjung mendapatkan member card gratis apabila melakukan pembelanjaan dengan nominal diatas Rp.300.000 yang dimana member card ini berlaku selama 1 tahun, untuk dapat membelanjakan barang dengan segala merk dan mendapatkan discount sebesar 10%.

B. Aturan Kerja Istana Sepatu

Waktu kerja untuk karyawan kantor

- Hari Senin s/d Jumat : 09.00-17.00

17 - Waktu Istirahat : 60 menit

Waktu kerja untuk karyawan bagian toko dan gudang - Hari Senin s/d Jumat : 09.00-17.00

- Waktu Istirahat : 60 menit Shift kerja karyawan toko dan gudang - Shift Pagi : 09.00-17.00 - Shift Siang : 14.00-21.00 - Waktu Istirahat : 60 menit

Pekerjaan yang dilakukan lebih dari 7(tujuh) jam dalam sehari dan 40 jam dalam seminggu, diperhitngkan dengan ketentuan lembur.

C. Pengambilan Keputusan dan Penyelesaian Masalah Apabila Terjadi Permasalahan

Apabila terjadi permasalahan ataupun keluhan karyawan amaka kluhan dan juga permasalahan itu harus disampaikan pada pihak atasan ataupun pada kepala bagian yang bersangkutan. Apabila keluhan tidak dapat terselesaikan maka persoalan itu dapat diajukan pada kepala bagian yang lebuh tinggi. Bila belum mendapat penyelesaian maka akan diteruskan pada pimpinan perusahaan ataupun pada wakilnya yang akan menyelesaikan persoalan bersama–sama dengan karyawan dan kepala bagian yang bersangkutan beserta kepala bagian personalia. Kemudian dalam waktu 7 hari pimpinan akan mengeluarkan keputusan yang harus diikuti oleh pihak yang bersangkutan.

18 Apabila perselisihan tidak dapat terselesaikan secara bipartite/antara pekerja dengan pihak perusahaan, maka proses selanjuynya akan dilimpahkan pada Dinas Tenaga kerja (Dinasker) Kota Bandung untuk diselesaikan dengan peraturan yang berlaku.

D. Sistem Penjualan & Sistem Pembelian di Istana Sepatu

Sistem Penjualan (Konsumen) terbagi menjadi dua yaitu penjualan tunai dan penjualan voucher. Sedangkan bagi sistem pembelian terbagi menjadi dua juga yaitu sistem pembelian dengan base putus dan sistem pembelian dengan base konsengensi. Pengertian dari sistem pembelian dengan base konsengensi adalah penitipan barang supplier yang nantinya apabila barang tersebut tidak terjual maka barang itu akan dikembalikan pada supplier. Sedangkan sistem pembelian dengan base putus adalah penitipan barang supplier yang nantinya apabila barang tersebut tidak terjual maka barang itu tidak akan bisa dikembalikan pada supplier.

.

3.4. Analisis Sistem yang Berjalan

Inovasi yang terjadi sekarang di Istana Sepatu adalah perubahan sistem informasi yang dulunya memakai DOS sekarang menggunakan Program Delphi. Alasan mengapa sampai terjadinya inovasi adalah karena ketika masih menggunakan DOS banyak sekali kesalahan – kesalahan yang terjadi di dalamnya salah satunya adalah jumlah ataupun stock barang di gudang.

19

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1 Analisis Sistem

Sistem ini berusaha untuk memandang keseluruh persoalan dalam konteks meneliti secara sistematis sasaran sistem dan kriteria untuk efektivitas sistem.

Sistem ini dikembangkan sebagai pengendalian persediaan, pembelian dan penjualan sesuai dengan yang telah direncanakan.

Sistem ini juga sebagai penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahannya, kesempatan-kesempatan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

Sistem ini sangat berorientasi pada manusia dan sistem ini dibuat untuk mendefinisikan apa saja yang harus dilakukan khususnya yang berhubungan dengan kebutuhan pemakai karena masing-masing pengguna sistem mempunyai keinginan yang berbeda-beda dan sistem ini lebih berorientasi pada pencegahan kesalahan-kesalahan kritis, seperti kesalahan pendefinisian masalah dan gagalnya komunikasi dengan pengguna sistem yang akan menggagalkan seluruh pekerjaan yang dilakukan.

Sistem bertujuan untuk mengolah data transaksi penjualan secara tunai. Juga untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang sering terjadi dalam

20 pembuatan perangkat lunak, dan akhirnya kami mencoba untuk mengidentifikasikan titik-titik keputusan apa saja yang dapat mengakibatkan suatu masalah. Titik keputusan menunjukan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi, dengan ini kami berusaha untuk melacak dimana penyebab-penyebab masalah tersebut terjadi;

1. Penyebab masalah adalah pelayanan yang kurang baik kepada langganan. 2. Penyebab masalah adalah pengiriman barang yang seringkali tidak tepat

waktu.

3. Penyebab masalah adalah barang yang dikirim sering tidak sesuai dan cacat

atau rusak

Business Process

Terdapat 7 (tujuh) entitas atau bidang kerja dalam Istana Sepatu Merdeka ini, setiap bidang mempunyai tugas masing-masing yang akan diuraikan sebagai berikut :

a. Bagian Gudang, mempunyai tugas sabagai berikut : Memesan barang ke supplier melalui telapon

Menerima pesanan barang yang dikirim oleh supplier dan membuat bukti penerimaan barang 1 rangkap yang akan dikirimkan ke supplier memlalui fax.

Mengecek seluruh barang yang masuk, apabila ada barang yang cacat atau rusak maka bagian gudang akan segera mengembalikannya ke supplier.

21 Membuat laporan 2 rangkap pemasukkan barang dengan identitas lengkap, 1 diberikan kepada bagian teknis untuk dibuatkan barcode, 1 diberikan kepada supervisor.

Menerima barcode dari bagian teknis dan memasangkanya ke barang yang belum diberi barcode

Menyimpan barang yang sudah diberi barcode ke gudang.

Memberikan sample barang baru ke pegawai untuk di letakkan di etalase toko.

b. Supplier

Mengirimkan barang dengan identitas lengkap sesuai dengan yang dipesan.

Menerima bukti penerimaan barang melalui fax. c. Bagian teknis

Membuat barcode untuk setiap barang yang masuk

Memberikan barcode yang sudah jadi ke bagia gudang untuk dipasangkan ke barang-barang yang baru.

d. Pegawai

Menerima sample barang dai bagian gudang dan meletakkanya di etalase toko.

Menerima barang dari calon pembeli dan memebuatkan nota pembelian.

22 e. Pembeli

Membawa barang yang akan dibeli ke pegawai toko untuk dibuatkan nota.

Menerima nota dari pegawai dan menyerahkannya ke kasir untuk di hitung jumlah pembayaran.

Menyerahkan uang pembayaran, jika pembayaran yang diberikan lebih maka pembeli akan menerima kembaliannya.

Menerima struk pembelian, barang dan nota pembelian didalamnya.

f. Kasir

Menerima nota pembelian dari pembeli dan menghitung jumlah pembayaran

Menerima pembayaran, apabila jumlah pembayaran lebih maka kasir akan memeberikan kembalian kepada pembeli.

Membuat struk pembelian 2 rangkap, 1 diserahkan kepada pembeli beserta barang dan nota didalamnya dan 1 diarsipkan untuk dilampirakan dalam pembuatan laporan.

Membuat laporan penjualan perhari 2 rangkap, 1 diserahkan ke supervisor, 1 diarsipkan.

g. Supervisor

Menerima laporan pemasukkan barang dari bagian gudang. Menerima laporan penjualan perhari dari kasir.

23

4.1.1.Analisis Dokument II. Deskripsi Informasi A. Representasi Isi Informasi 1. Bukti penerimaan barang

Fungsi : Mencatat data penerimaan barang

Syarat : Transaksi pengiriman

Sumber : Bagian Gudang

Freekwensi : Setiap terjadi pengiriman barang

Kerangkapan : 1 rangkap

Distribusi : Suplier

Retesi : Tidak ada ketentuan

Elemen Data

Table 1.2

Tabel Elemen Data Bukti Penerimaan Barang

No. Nama Data Jenis Keterangan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Nomor Suplier Tanggal Merk Seri Warna Komposisi String String Date/Time String String String Numerik

No. Bukti Penerimaan Nama Suplier Tanggal Penerimaan Merk Barang Jenis Barang Warna Barang No. Sepatu

24 8. 9. 10. Total Jumlah_Harga Keterangan Numerik Numerik String Banyak Barang Total Pembayaran -

2. Data Pemasukan Barang

Fungsi : Mencatat semua pemasukan barang Syarat : Transaksi pemasukan barang Sumber : Bagian Gudang

Freekwensi : Setiap terjadi pemasukan barang Kerangkapan : 2 rangkap

Distribusi : 1. Bag. Teknis 2. Supervisor

Retesi : Tidak ada ketentuan Elemen Data

Table 1.3

Tabel Elemen Data Pemasukan Barang

No. Nama Data Jenis Keterangan

1. 2. 3. 4. 5. 6. Tanggal Nomor Merk Counter Seri Warna Date/Time Numerik String - String String

Tanggal pemasukan barang

No. Dokumen Merk barang -

25 7. 8. TL HJ Numerik Numerik Warna Barang Banyak barang Harga jual

3. Nota Penjualan

Fungsi : Mencatat data penjualan Syarat : Transaksi penjualan Sumber : Pegawai toko

Freekwensi : Setiap terjadi transaksi penjualan Kerangkapan : 2 rangkap

Distribusi : 1. Pembeli 2. Kasir

Retesi : Tidak ada ketentuan Table 1.4

Tabel Elemen Data Nota penjualan

No. Nama Data Jenis Keterangan

1. 2. 3. 4. 5. 6. No.Nota Tanggal Harga No.Koin Merk Warna String Date/Time Numerik Numerik String String Nomor nota Tanggal transaksi Harga barang Nomor urut barang Merk Barang Warna Barang

26 4. Laporan Kasir perhari

Fungsi : Mencatat data penjualan setiap hari Syarat : Transaksi penjualan perhari

Sumber : Kasir

Freekwensi : Setiap akhir tugas kerja Kerangkapan : 1 rangkap

Distribusi : Supervisor

Retesi : Tidak ada ketentuan

Table 1.5

Tabel Elemen Data Laporan Kasir

No. Nama Data Jenis Keterangan

1. 2. 3. 4. 5. 6 7. 8. 9. Pendapatan_kotor Piutang Diskon_% Diskon_Rp Credit_card Pengambilan Penukaran Total Netto Numerik Numerik - Numerik Numerik Numerik Numerik Numerik Numerik

Pendapatan kotor perhari Piutang perhari

-

Jumlah diskon perhari

Pembayaran credit card perhari Pengambilan tunai perhari Penukaran giro/cek perhari Jumlah penjualan perhari Pendapatan bersih perhari

27 B. Representasi Aliran Informasi

Sistem informasi ini digunakan untuk internal sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan oleh pemakai meliputi proses pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang telah diidentifikasi.

Kebutuhan informasi :

Table 1.6

Tabel Kebutuhan Informasi No. Informasi yang dibutuhkan Tujuan Freekwensi 1.

2. 3. 4. 5.

Bukti penerimaan barang Data pemasukan barang Laporan pemasukan barang Nota penjualan

Laporan kasir perhari

Suplier Bagian teknis Supervisor Pembeli Supervisor

Setiap terjadi pengiriman barang Setiap terjadi pemasukan barang Setiap terjadi pemasukan barang Setiap terjadi transaksi penjualan Setiap akhir kerja kasir

Kebutuhan Aplikasi (Proses Pengolahan Data) : 1. Kasir

Meliputi pencatatan transaksi penjualan, nota penjualan dan pembuatan laporan penjualan setiap akhir kerja kasir

2. Bagian Gudang

Mengolah data barang dan suplier yang akan dibutuhkan untuk membuat laporan pemasukan barang setiap terjadi pengiriman barang.

28

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan Pembagian Fungsional 4.1.2.1. Flow Map

29

30

4.1.2.2. Diagram Konteks

Gambar 1.2 Diagram Konteks

31

4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD) Deskripsi Fungsional

Gambaran proses

Gambar 1.3

32

Gambar 1.4

DFD Proses Pemasukan Barang

Gambar 1.5 DFD Proses Penjualan

33

Persyaratan Kinerja

Supplier bisa mensupplied lebih dari satu jenis barang dan merk. Pembeli dapat membeli lebih dari satu barang.

Satu merk barang dapat berupa lebih dari satu jenis barang.

2.5 IMPLEMENTASI 2.5.1. Data Input

Dalam hal ini instansi perusahaan Istana Sepatu memberikan 2 buah data inputan kepada kami, inputan berikut sesuai dengan penelitian yang kami laksanakan, Data-data inputan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Data Penjualan

Data ini berupa seluruh transaksi penjualan yang terjadi selama toko Istana Sepatu buka, Data ini juga sebagai data master yang nantinya akan diproses untuk dijadikan laporan per-hari setiap akhir kerja kasir.

2. Data Pemasukkan Barang

Data ini mencatat semua pemasukkan barang setiap terjadinya transaksi pemasukkan barang dari suplie ke pihak Istana Sepatu, data ini juga berfungsi sebagai laporan yang akan diberikan ke supervisor dan bagian teknis untuk di buatkan barcode sesuai dengan data barang yang masuk

34

2.5.2. Data Output

Data output yang diberikan oleh pihak Istana Sepatu berdasarkan penelitian yang telah kami lakukan adalah sebagai berikut :

1. Form Utama

Form Utama merupakan form yang pertama kali tampil ketika program dijalankan, pada form ini terdiri dari beberapa menu yang digunakan untuk memanggil form-form lainnya sesuai dengan kebutuhan user.

35 2. Form Transaksi Penjualan

Sebelum form transaksi penjualan ini dapat digunakan, petugas yang bertugas harus melakukan login dengan memasukkan password dan user id terlebih dahulu sehingga tampilan form transaksi penjualan menjadi sebagai berikut :

36 Form ini menampilkan seluruh inputan yang akan dilakukan oleh kasir setiap terjadi transaksi penjualan, dalam form ini terdapat nomor dan nama orang yang bertugas berdasarkan atas inputan login, sedangkan inputan tanggal dilakukan secara manual, form ini hanya terdiri dari 2 button, yaitu save dan cancel, tombol save digunakan apabila telah selesai melakukan transaksi penjualan yang nantinya seluruh data transaksi penjualan akan masuk ke database file penjualan dan tombol cancel digunakan bila terjadi pembatalan transaksi.

37 3. Form Masuk Barang

Form ini digunakan setiap terjadi pengiriman barang dari suplier, form ini mencatat seluruh barang yang telah dimutasi ke gudang, dengan form ini pihak dari Istana Sepatu dapat mengetahui berapa banyak barang yang masuk setiap pengiriman. Dalam form ini terdapat 2 buah tombol button, save digunakan bila pangiriman barang berhasil dan nantinya akan tersimpan dalam file pemasukkan barang, dan cancel diguynakan bila terjadai pembatalan pengiriman barang dai pihak suplier maupun Istana Sepatu sendiri.

38

Lampiran-lampiran Transaksi Penjualan

Gambar 1.6 Form Penjualan

39 Bukti Penerimaan Barang

Gambar 1.7

40 Data Pemasukan Barang

Gambar 1.8 Data Pemasukan Barang

41 Nota Penjualan

Gambar 1.9 Nota Penjualan Laporan Kasir Perhari

Gambar 1.10 Laporan Kasir Perhari

42

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Dari hasil studi kasus yang telah kami lakukan maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Bahwa pada pelaksanaan sistem informasi yang terjadi di Istana Sepatu Merdeka

masih banyak sistem yang dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan ketidak efektifan dan ketidak efesienan dalam pelaksanaan suatu sistem dan sering terjadi suatu hambatan dan masalah dalam proses penjualan dan pengiriman barang.

2. Dalam penelitian yang telah kami lakukan dalam studi kasus ini, banyak dokumen-dokumen yang dibuat 1 rangkap, sehingga menyebabkan bagian yang bersangkutan kesulitan dalam pembuatan laporan.

5.2. Saran

Berdasarkan studi kasus yang telah kami lakukan, maka kami akan memcoba untuk memberikan solusi atau saran kepada pihak Istana Sepatu Merdeka.

1. Kepada pihak Istana Sepatu Merdeka alangkah baiknya apabila semua sistem yang digunakan tidaklah secara manual lagi, tetapi lebih kepada suatu sistem yang terkomputerisasi untuk mempermudah dalam pengolahan data dan meminimalkan hambatan dan masalah yang kerap terjadi sehingga dapat mempertahankan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam dunia persaingan. 2. Alangkah baiknya apabila dokumen-dokumen yang keluar dibuat 2 atau 3

rangkap untuk mempermudah pihak yang bersangkutan dalam pembuatan laporan yang dapat di jamin keakuratannya.

ANALISIS SISTEM INFORMASI INVETORY

TOKO ISTANA SEPATU BANDUNG

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika

oleh:

Indra Maulana 10506278 Sayogi Permana 10505811

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

v DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul ………. i

Lembar Pengesahan ………... ii

Kata Pengantar ………... iii

Daftar Isi ……… v

Daftar Tabel ……… vii

Daftar Gambar ……… viii

Daftar Simbol ………. ix

Daftar Lampiran BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ………. 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ………. 2

1.3. Maksud dan Tujuan ……….. 4

1.4.Batasan Masalah………. 4

1.5. Lokasi dan Kerja Praktek ………. 5

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem ……….. 7

2.1.1. Elemen Sistem ………. 7

2.1.2. Karakteristik Sistem ……….. 8

2.1.3. Klasifikasi Sistem ……….. 9

2.2. Pengertian Informasi ……… 10

2.3. Pengertian Sistem Informasi ……….……… 11

2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur ……….. 11

2.4.1. Flow Map ……… 11

2.4.2. Diagram Kontek ………. 12

2.4.3. Data Flow Diagram ……… 12

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ……….. 14

3.2. Struktur Organisasi ……….. 15

vi

3.4. Analisis Sistem yang Berjalan ………. 18

BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1. Analisis Sistem ……….. 19

4.1.1. Analisis Dokumen ……….. 23

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ……… 28

4.1.2.1. Flow Map ……… 28

4.1.2.2. Diagram Kontek ………. 30

4.1.2.3. Data Flow Diagram ……… 31

4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan ………. 33

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ……….. 42

5.2. Saran ………. 42

Daftar Pustaka ………..………. 43

43 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. Manajemen Sistem Informasi, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1997

Hm, Jogiyanto, Analisis dan Desain, Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Andi Offset, yogyakarta, Ed III, 2002.

Dwi Antoro, Nonok, Sistem Informasi Administrasi Pendaftaran Peserta Kursus di Pustekom Int.Bandung, Bandung, Laporan Kerja Praktek, 2003.

Prayetno, Bambang, Pelelangan Pengadaan Barang Satu Sampul pada Seksi Logistik di Bank Indonesia Bandung, Bandung, Laporan Kerja Praktek, 2007.

Sukanto Rekshodiprodjo & T.Hani Handoko, Organisasi Perusahaan: Teori dan Perilaku, BPFE – Yogyakarta, 1983.

Sukanto Rekshodiprodjo, T.Hani handoko & Siswanto, kebijaksanaan Perusahaan (business Policy) : Konsep Dasar dan Studi Kasus, BPFE – Yogyakarta, 1984.

ix DAFTAR SIMBOL

1. Diagram Aliran (Flowmap)

No Simbol Keterangan

1

2

3

4

5

6

Dokumen

Menunjukan dokumen sebagai masukan / keluaran baik secara manual / melalui komputer

Proses Manual

Menunjukan proses yang dikerjakan secara manual

Operasi Komputer

Manunjukan proses yang dikerjakan oleh komputer

Magnetic Disk

Menunjukan penyimpanan data dalam hardisk

Penyimpanan Dokumen

Digunakan untuk menyimpan data sebagai arsip secara manual

Aliran Data

x 2. Data Flow Diagram (DFD)

N o Simbol K eterangan

1

2

3

4

5

Proses

M enunjukan transform asi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah m asukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya.

Term inator

M ew akili entitas luar dim ana sistem berkom unikasi

Penyim panan

U ntuk m em odelkan kumpulan data/paket data.

Storage

M enunjukan penyim panan data dalam sebuah database

Aliran

M enggam barkan gerakan paket data atau inform asi dari suatu bagian lain dari sistem dim ana sistem penyimpanan m ewakili lokasi penyim panan data.

xi 3. Data Flow Char

N o Sim bol K eterangan

1

2

3

4

5

Proses

Satu atau lebih intruksi-intruksi program . Berisikan jenis satu langkah algoritm a, atau fungsi pengolahan

kecil.

Term inal

M enunjukan perm ulaan, akhir, atau titik interupsi dalam program .

Arah A rus

m enunjukan arah arus data dan pengolahan.

Keputusan

M enunjukkan titik bercabang dalam algoritm a, di m ana arus diarahkan pada satu rangkaian intruksi-intruksi yang didasarkan pada jawaban (ya atau tidak) suatu pertanyaan.

Penghubung

M enandai suatu penggabungan dari beberapa panah arus atau suatu entry dari atau ke luar ke lain bagian dari bagan alir. Digunakan untuk m enyederhanakan bagan alir yang

xii 4. Penyampaian Dokumen

No Simbol Keterangan

1 Arah arus dokumen

vii DAFTAR TABEL

Hal.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Kerja Praktek ………... 6

Tabel 1.2 Tabel Elemen Data Bukti Barang ………..……... 23

Tabel 1.3 Tabel Elemen Data Pemasukan Barang ……….. 24

Tabel 1.4 Tabel Elemen Data Nota Penjualan …..……….. 25

Tabel 1.5 Tabel Elemen Data Laporan Kasir ……….. 26

iii KATA PENGANTAR

Assalamu”alaikum Wr, Wb.

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah swt, karena atas berkat dan rahmatnya penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini. Laporan ini merupakan salah satu syarat kelulusan mata kuliah Kerja Praktek.

Terwujudnya laporan kerja praktek ini tidak terlepas dari kerjasama dan bentuan penulis diperoleh dari berbagai pihak, baik moral maupun material, oleh kerenanya perkenankanlah penulis dalam kesempatan ini mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Dadang Munandar, SE, M. Si.Selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika di Universitas Komputer Indonesia.

2. Ibu Sintya Sukarta, S.T, MT Selaku dosen wali, terima kasih atas semua saran dan kritikannya yang sangat membantu.

3. Sendi Sopian Selaku pembimbing, terima kasih atas bimbingan dan saran. Sehingga laporan kerja praktek dapat terselesaikan.

4. Orang tua kami yang telah memberikan dukungan kepada penulis baik secara mental maupun material.

5. Untuk semua rekan –rekan Himpunan Manajemen Informatika yang telah membantu sehingga laporan dapat terselesaikan.

iv Selaku manusia yang tiada luput dari kesalahan dan kekhilafan, penulis menyadari bahwa baik dalam penulis, tata bahasa maupun sistematika penyajianya masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan adanya koreksi, saran serta tanggapan dari semua pihak yang sifatnya membangun demi ilmu di masa mendatang. Yang benar tentunya dari pertolongan Allah SWT dan kesalahan tentunya karena kekurangantahuan penulis.

Akhir kata, semoga laporan kerja praktek ini bermanfaat bagi penulis khususnya serta pembaca pada umumnya.

Wassalamu’alaikum Wr,Wb.

Bandung, Oktober 2009

x

2. Data Flow Diagram (DFD)

N o Simbol K eterangan

1

2

3

4

5

Proses

M enunjukan transform asi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah m asukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya.

Term inator

M ew akili entitas luar dim ana sistem berkom unikasi

Penyim panan

U ntuk m em odelkan kumpulan data/paket data.

Storage

M enunjukan penyim panan data dalam sebuah database

Aliran

M enggam barkan gerakan paket data atau inform asi dari suatu bagian lain dari sistem dim ana sistem penyimpanan m ewakili lokasi penyim panan data.

xi

3. Data Flow Char

N o Sim bol K eterangan

1 2 3 4 5 Proses

Satu atau lebih intruksi-intruksi program . Berisikan jenis satu langkah algoritm a, atau fungsi pengolahan

kecil.

Term inal

M enunjukan perm ulaan, akhir, atau titik interupsi dalam program .

Arah A rus

m enunjukan arah arus data dan pengolahan.

Keputusan

M enunjukkan titik bercabang dalam algoritm a, di m ana arus diarahkan pada satu rangkaian intruksi-intruksi yang didasarkan pada jawaban (ya atau tidak) suatu pertanyaan.

Penghubung

M enandai suatu penggabungan dari beberapa panah arus atau suatu entry dari atau ke luar ke lain bagian dari bagan alir. Digunakan untuk m enyederhanakan bagan alir yang

xii

4. Penyampaian Dokumen

No Simbol Keterangan

1 Arah arus dokumen

vii

DAFTAR TABEL

Hal.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Kerja Praktek ………... 6

Tabel 1.2 Tabel Elemen Data Bukti Barang ………..……... 23

Tabel 1.3 Tabel Elemen Data Pemasukan Barang ……….. 24

Tabel 1.4 Tabel Elemen Data Nota Penjualan …..……….. 25

Tabel 1.5 Tabel Elemen Data Laporan Kasir ……….. 26

iii

KATA PENGANTAR

Assalamu”alaikum Wr, Wb.

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah swt, karena atas berkat dan rahmatnya penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini. Laporan ini merupakan salah satu syarat kelulusan mata kuliah Kerja Praktek.

Terwujudnya laporan kerja praktek ini tidak terlepas dari kerjasama dan bentuan penulis diperoleh dari berbagai pihak, baik moral maupun material, oleh kerenanya perkenankanlah penulis dalam kesempatan ini mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Dadang Munandar, SE, M. Si.Selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika di Universitas Komputer Indonesia.

2. Ibu Sintya Sukarta, S.T, MT Selaku dosen wali, terima kasih atas semua saran dan kritikannya yang sangat membantu.

3. Sendi Sopian Selaku pembimbing, terima kasih atas bimbingan dan saran. Sehingga laporan kerja praktek dapat terselesaikan.

4. Orang tua kami yang telah memberikan dukungan kepada penulis baik secara mental maupun material.

5. Untuk semua rekan –rekan Himpunan Manajemen Informatika yang telah membantu sehingga laporan dapat terselesaikan.

iv Selaku manusia yang tiada luput dari kesalahan dan kekhilafan, penulis menyadari bahwa baik dalam penulis, tata bahasa maupun sistematika penyajianya masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan adanya koreksi, saran serta tanggapan dari semua pihak yang sifatnya membangun demi ilmu di masa mendatang. Yang benar tentunya dari pertolongan Allah SWT dan kesalahan tentunya karena kekurangantahuan penulis.

Akhir kata, semoga laporan kerja praktek ini bermanfaat bagi penulis khususnya serta pembaca pada umumnya.

Wassalamu’alaikum Wr,Wb.

Bandung, Oktober 2009