Sistem Pemasaran Dan Pemesanan Barang Dengan Metode Customer Relationship Management Berbasis Web Pada PT.Yoshindo Indoensia Technology Jakarta
SISTEM PEMASARAN DAN PEMESANAN BARANG DENGAN
METODE CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT
BERBASIS WEB
PADA PT YOSHINDO INDONESIA TECHNOLOGY JAKARTA
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
JENNI STEFI SIBALA
10106212
PROGRAM STUDI S1
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2010
(2)
(3)
(4)
ii
ABSTRACT
GOODS MARKETING AND ORDER SYSTEM USING CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT METHOD BASED ON WEB AT PT
YOSHINDO INDONESIA TECHNOLOGY JAKARTA
By
JENNI STEFI SIBALA 10106212
PT Yoshindo Indonesia Technology is a company that distributed the product such as machinery and mechanical and electrical equipment. PT Yoshindo who have had customers both inside and outside the city are still applying manual procedures in selling and promoting its products. Customers use the fax or telephone to order goods, in addition to promoting goods is still carried out from the mouth to mouth. Customer relationship occurs only when a customer ordering goods, the company do not knows the situation further if consumers prefer products that are sold, or having certain kriterian related products after the goods ordered and delivered to the place of consumers. Goods marketing and order system with Customer Relationship Management Method used to save time and simplify the company and customers in making each transaction, information between companies and customers can walk better. Customers can order goods online, after the goods delivered to customer, they are able to give a response on the items purchased as a feedback to the company. The method used in the development of marketing and reservations systems of this item is a Customer Relationship Management.
Based on web application built is expected to become a media campaign and increase sales more broadly.
Keywords: Customer Relationship Management, transaction, marketing, reservations
(5)
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR SIMBOL ... xviii
DAFTAR LAMPIRAN ... xx
BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Masalah ... 1
1.2.Identifikasi Masalah ... 2
1.3.Maksud dan Tujuan ... 3
1.4.Batasan Masalah ... 4
1.5.Metodologi Penelitian ... 7
1.6.Sistematika Penulisan ... 8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1.Gambaran Umum Perusahaan ... 9
2.1.1. Profil PT Yoshindo Indonesia Teknologi ... 9
2.1.2. Visi dan misi perusahaan ... 9
2.1.3. Tempat dan kedudukan perusahaan ... 10
(6)
2.1.5. Struktur Organisasi ... 10
2.1.6. Visi dan misi perusahaan ... 11
2.2.Landasan Teori ... 14
2.2.1. Konsep Dasar Sistem ... 14
2.2.1.1 Karakteristik Sistem ... 14
2.2.1.2 Klasifikasi Sistem ... 17
2.2.2. Konsep Dasar Informasi ... 18
2.2.2.1 Siklus Informasi ... 18
2.2.2.2 Kegunaan Informasi ... 19
2.2.2.3 Nilai Informasi ... 21
2.3.Konsep Dasar Sistem Informasi ... 21
2.3.1. Komponen Sistem Informasi ... 22
2.3.2. Pengembangan Sistem Informasi ... 25
2.4.Pemasaran ... 27
2.5.Pemesanan ... 28
2.6.Definisi dokumen yang digunakan ... 28
2.7.Basis Data (Database) ... 29
2.7.1. Database Management System (DBMS) ... 30
2.7.2. Tujuan Basis Data ... 31
2.7.3. Pemakai (User) Basis Data ... 31
2.8.Alat Pemodelan Sistem ... 33
2.9.Internet ... 38
(7)
vii
2.9.2. Hyper Transfer Protocol (HTTP) ... 40
2.9.3. Uniform Resource Locators (URL) ... 40
2.9.4. Web Server ... 40
2.9.5. Web Browser ... 41
2.9.6. Pengenalan PHP... 41
2.9.7. MySQL ... 42
2.10. Customer Relationship Management ( CRM )... 43
2.10.1 Pengertian CRM ... 43
2.10.1 Sasaran dan Tujuan CRM ... 46
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1.Analisis sistem ... 47
3.1.1 Analisis Masalah ... 47
3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 49
3.1.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 59
3.1.3.1 Analisis dan Kebutuhan Pengguna ... 59
3.1.3.2 Analisis dan Kebutuhan Perangkat Keras .... 60
3.1.3.3 Analisis dan Kebutuhan Perangkat Lunak ... 61
3.1.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 62
3.1.5 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 63
3.1.7.1 Diagram Konteks ... 64
3.1.7.2 Data Flow Diagram ... 65
3.1.7.3 Spesifikasi Proses ... 77
(8)
3.2.Perancangan Sistem ... 94
3.2.1 Perancangan Data ... 94
3.2.1.1 Skema Relasi ... 94
3.2.1.2 Struktur Tabel... 96
3.2.2 Perancangan Pengkodean ... 104
3.2.3 Perancangan Arsitektur ... 104
3.2.4 Perancangan Antarmuka ... 106
3.2.4.1 Perancangan Tampilan ... 105
3.2.4.2 Perancangan Pesan ... 144
3.2.4.3 Jaringan Semantik ... 150
3.2.5 Perancangan Prosedural ... 153
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Implementasi ... 158
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 158
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 159
4.1.3 Implementasi Basis Data ... 159
4.1.4 Implementasi Antarmuka ... 166
4.1.4.1 Implementasi Antarmuka Admin ... 166
4.1.4.2 Implementasi Antarmuka Pelanggan ... 167
4.1.4.3 Implementasi Antarmuka Pengunjung ... 166
4.2 Pengujian Alpha ... 168
4.2.1 Rencana Pengujian ... 168
(9)
ix
4.2.2.1 Pengujian Pendaftaran ... 168
4.2.2.2 Pengujian Login ... 171
4.2.2.3 Pengujian Pengolahan keranjang ... 172
4.2.2.4 Pengujian Pengolahan Data Produk ... 173
4.2.2.5 Pengujian Pengolahan Data Kategori... 175
4.2.2.6 Pengujian Pengolahan Data bank ... 176
4.2.2.7 Pengujian Pengolahan Data Kota ... 177
4.2.2.8 Pengujian Pengolahan Data Provinsi ... 178
4.2.2.9 Pengujian Ubah Profil (Admin) ... 179
4.2.2.10 Pengujian Pengolahan pemesanan ... 181
4.2.2.11 Pengujian lanjutkan transaksi ... 181
4.2.2.12 Pengujian pengolahan Appointment ... 182
4.2.2.13 Pengujian Pengolahan forum ... 183
4.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Alpha ... 184
4.3 Pengujian Beta ... 182
4.3.1 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta ... 184
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 191
5.2 Saran ... 191
(10)
xiii
Gambar 1.1. Metodologi Waterfall.... ... 8
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT Yoshindo Indonesia Technology.... ... 11
Gambar 2.2. Karakteristik Sistem ... 16
Gambar 2.3. Siklus Informasi.... ... 19
Gambar 2.4. Kardinalitas Relasi Satu ke Satu.... ... 34
Gambar 2.5. Kardinalitas Relasi Satu ke Banyak.... ... 34
Gambar 2.6. Kardinalitas Relasi Banyak ke Satu.... ... 35
Gambar 2.7. Kardinalitas Relasi Banyak ke Banyak ... 35
Gambar 3.1. Flowmap Permintaan Penyediaan Barang.... ... 51
Gambar 3.2. Flowmap pemesanan barang (Order) ... 53
Gambar 3.3. Flowmap laporan pembayaran barang.... ... 55
Gambar 3.4. Flowmap laporan pengiriman barang... 56
Gambar 3.5. Flowmap laporan Pemasaran ... 58
Gambar 3.6. ERD Sistem Pemasaran dan Pemesanan Barang ... 62
Gambar 3.7. Diagram Konteks.... ... 64
Gambar 3.8. DFD Level 1 Sistem Pemasaran dan Pemesanan Barang ... 66
Gambar 3.9. DFD Level 2 Proses 4 (Pengelolaan akun) ... 67
Gambar 3.10. DFD Level 2 Proses 5 (Pengolahan data master)... 68
Gambar 3.11. DFD Level 2 Proses 5.1 (Pengolahan data kategori) ... 68
Gambar 3.12. DFD Level 2 Proses 5.2 (Pengolahan data produk) ... 69
(11)
xiv
Gambar 3.14. DFD Level 2 Proses 5.4 (Pengolahan data provinsi) ... 70
Gambar 3.15. DFD Level 2 Proses 5.5 (Pengolahan data kota) ... 70
Gambar 3.16. DFD Level 2 Proses 5.6 (Pengolahan data admin) ... 71
Gambar 3.17. DFD Level 2 Proses 6 (view produk) ... 71
Gambar 3.18. DFD Level 2 Proses 7(Pemesanan)... 71
Gambar 3.19. DFD Level 2 Proses 7.1(Pengolahan data keranjang) ... 72
Gambar 3.20. DFD Level 2 Proses 7.2(Pengolahan data pemesanan) ... 73
Gambar 3.21. DFD Level 2 Proses 7.2.2(konfirmasi status pemesanan) ... 73
Gambar 3.22. DFD Level 2 Proses 8.0(Komentar Produk) ... 74
Gambar 3.23. DFD Level 2 Proses 9(appointment)... 74
Gambar 3.24. DFD Level 2 Proses 10(Forum) ... 75
Gambar 3.25. DFD Level 2 Proses 8.1 (Pengolahan forum) ... 75
Gambar 3.26. DFD Level 2 Proses 8.2 (Pengolahan komentar) ... 76
Gambar 3.27. DFD Level 2 Proses 9(Laporan) ... 76
Gambar 3.28. Skema Relasi Sistem Pemasaran dan Pemesanan ... 95
Gambar 3.29. Struktur Menu Pengunjung ... 105
Gambar 3.30. Struktur Menu Pelanggan ... 105
Gambar 3.31. Struktur Menu Admin ... 105
Gambar 3.32. Tampilan Index pengunjung ... 105
Gambar 3.33. Tampilan Menu Ketentuan ... 106
Gambar 3.34. Tampilan Menu Forum ... 107
Gambar 3.35. Tampilan Menu Kontak ... 108
(12)
Gambar 3.37. Tampilan Menu Lupa Password... 109
Gambar 3.38. Tampilan Details Barang... 109
Gambar 3.39. Tampilan Menu Belum Daftar ... 110
Gambar 3.40. Tampilan Komentar Forum ... 110
Gambar 3.41. Tampilan Index pelanggan ... 111
Gambar 3.42. Tampilan Menu Ketentuan ... 112
Gambar 3.43. Tampilan Forum ... 112
Gambar 3.44. Tampilan Menu Appointment ... 113
Gambar 3.45. Tampilan Menu Kontak ... 113
Gambar 3.46. Tampilan Menu Profil ... 114
Gambar 3.47. Tampilan Menu Keranjang ... 115
Gambar 3.48. Tampilan Menu Belanja ... 115
Gambar 3.49. Tampilan Detail Barang ... 116
Gambar 3.50. Tampilan Lihat Komentar ... 116
Gambar 3.51. Tampilan Info Pengiriman ... 117
Gambar 3.52. Tampilan Detail Belanja ... 118
Gambar 3.53. Tampilan Form Cart ... 118
Gambar 3.54. Tampilan Form Appointment ... 119
Gambar 3.55. Tampilan Form Pembayaran ... 119
Gambar 3.56. Tampilan Form Tambah Topik ... 119
Gambar 3.57. Tampilan Index Admin ( belum login) ... 120
Gambar 3.58. Tampilan Index Admin ( sudah login) ... 120
(13)
xvi
Gambar 3.60. Tampilan Appointment Admin ... 122
Gambar 3.61. Tampilan Profil Admin ... 123
Gambar 3.62. Tampilan Laporan ... 124
Gambar 3.63. Tampilan Pengolahan Produk ... 125
Gambar 3.64. Tampilan Pengolahan Kategori ... 126
Gambar 3.65. Tampilan Pengolahan Kota ... 127
Gambar 3.66. Tampilan Pengolahan Provinsi ... 128
Gambar 3.67. Tampilan Pengolahan Bank ... 129
Gambar 3.68. Tampilan Pengolahan Admin ... 130
Gambar 3.69. Tampilan History Pelanggan ... 131
Gambar 3.70. Tampilan Konfirmasi Pembayaran Transaksi ... 132
Gambar 3.71. Tampilan Order yang sudah dibayar ... 133
Gambar 3.72. Tampilan Order baru dipesan ... 134
Gambar 3.73. Tampilan Order yang sudah dikirim ... 135
Gambar 3.74. Tampilan Laporan Penjualan Barang ... 136
Gambar 3.75. Tampilan Laporan Penjualan Per Pelanggan ... 137
Gambar 3.76. Tampilan Laporan Penjualan Per Transaksi ... 138
Gambar 3.77. Tampilan Lihat Komentar Forum ... 139
Gambar 3.78. Tampilan Form Ubah Produk... 140
Gambar 3.79. Tampilan Form Tambah Produk… ... 140
Gambar 3.80. Tampilan Form Ubah Kategori ... 141
Gambar 3.81. Tampilan Form Tambah Kategori ... 141
(14)
Gambar 3.83. Tampilan Form Tambah Kota ... 142
Gambar 3.84. Tampilan Form Ubah Provinsi ... 142
Gambar 3.85. Tampilan Form Tambah Provinsi ... 142
Gambar 3.86 Tampilan Form Ubah Data Bank ... 143
Gambar 3.87. Tampilan Form Tambah Data Bank ... 143
Gambar 3.88. Tampilan Form Ubah Admin ... 143
Gambar 3.89. Tampilan Form Tambah Admin... 144
Gambar 3.90. Tampilan Form Tambah Topik Forum ... 144
Gambar 3.91. Tampilan Form Persetujuan Appointment ... 144
Gambar 3.92. Tampilan Form Penolakan Appointment… ... 145
Gambar 3.93. Perancangan Pesan ... 150
Gambar 3.94. Jaringan Semantik Pengunjung ... 151
Gambar 3.95. Jaringan Semantik Pelanggan ... 152
Gambar 3.96. Jaringan Semantik Admin ... 153
Gambar 3.97. Prosedural Login ... 154
Gambar 3.98. Prosedural Tambah ... 155
Gambar 3.99. Prosedural Ubah ... 156
(15)
xx
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A Tampilan Antar Muka...A-1 Lampiran B Listing Program ...B-1 Lampiran C Hasil Kuesioner ...C-1 Lampiran D Biodata Penulis ...D-1 Lampiran E Surat Penelitian ...E-1
(16)
xviii
DAFTAR SIMBOL
1. Simbol Flowmap
Simbol Nama Keterangan
Dokumen Menunjukkan dokumen input dan output
baik untuk proses manual, mekanik atau komputer
Kegiatan manual
Menunjukkan kegiatan manual
Penghubung Menunjukkan penghubung ke halaman
yang masih sama atau ke halaman lain
Simpanan File non-komputer yang diarsip
Keputusan Untuk suatu penyeleksian kondisi
Garis alir Menunjukkan arus dari proses
2. Simbol DFD (Data Flow Diagram)
Simbol Nama Keterangan
Proses Merupakan kegiatan atau kerja yang
dilakukan oleh orang, mesin atau komputer di dalam sistem
External Entity
Menunjukan entitas di lingkungan sistem Arus/Aliran
data
Menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem
Simpanan data
Simpanan data bisa berupa file atau basis data disistem komputer, arsip atau catatan manual
(17)
xix
3. Simbol ERD (Entity Relationship Diagram)
Simbol Nama Keterangan
Entitas kuat Entitas lemah
Relasi Hubungan yang terjadi antar entitas
Penghubung Garis yang menghubungkan antara entitas
(18)
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1. Tabel Analisis Masalah ...48
Tabel 3.2. Spesifikasi Proses ...77
Tabel 3.3. Kamus Data ...90
Tabel 3.4. Tabel Pelanggan ...96
Tabel 3.5. Tabel Admin ...97
Tabel 3.6. Tabel Pemesanan ...97
Tabel 3.7. Tabel Detail Pemesanan ...98
Tabel 3.8. Tabel Kota ...98
Tabel 3.9. Tabel Provinsi ...99
Tabel 3.10. Tabel produk ...99
Tabel 3.11.Tabel appointment ...100
Tabel 3.12.Tabel bank ...100
Tabel 3.13. Tabel kategori ...101
Tabel 3.14. Tabel forum ...101
Tabel 3.15. Tabel Komentar...102
Tabel 3.16. Tabel Pembayaran ...102
Tabel 3.17 Tabel Keranjang ...102
Tabel 3.18 Tabel Komentar Produk ...103
Tabel 3.19 Tabel User ...103
Tabel 4.1. Perangkat Keras yang Digunakan ...159
(19)
xi
Tabel 4.3. Implementasi Basis Data ...159
Tabel 4.4. Antarmuka Admin ...166
Tabel 4.5. Antarmuka Pelanggan ...167
Tabel 4.6. Antarmuka Pengunjung ...167
Tabel 4.7. Rencana Pengujian Sistem Pemesanan dan Pemasaran Barang ...168
Tabel 4.8. Pengujian Pendaftaran ...169
Tabel 4.9. Pengujian Login Admin ...171
Tabel 4.10. Pengujian Login Pelanggan ...171
Tabel 4.11. Pengujian Tambah Data produk ...172
Tabel 4.12. Pengujian Hapus Data produk...173
Tabel 4.13. Pengujian Tambah Data Kategori ...173
Tabel 4.14. Pengujian Ubah Data Kategori ...174
Tabel 4.15. Pengujian Hapus Data Kategori ...174
Tabel 4.16. Pengujian Tambah Data Bank...175
Tabel 4.17. Pengujian Ubah Data Bank ...175
Tabel 4.18. Pengujian Hapus Data bank ...175
Tabel 4.19. Pengujian Tambah Data Kota ...176
Tabel 4.20. Pengujian Hapus Data kota ...176
Tabel 4.21. Pengujian Tambah Data provinsi ...177
Tabel 4.22. Pengujian Ubah Data Provinsi ...177
Tabel 4.23. Pengujian Hapus Data Provinsi...178
Tabel 4.24. Pengujian tambah admin ...178
(20)
xii
Tabel 4.26. Pengujian link pengolahan pesanan (data normal) ...179
Tabel 4.27. Pengujian lanjutkan transaksi...180
Tabel 4.28. Pengujian appointment ...181
Tabel 4.29. Pengujian forum diskusi...182
Tabel 4.30. Hasil pengujian kuesioner soal nomor 1 (Admin) ...184
Tabel 4.31. Hasil pengujian kuesioner soal nomor 2 (Admin) ...184
Tabel 4.32. Hasil pengujian kuesioner soal nomor 3(Admin) ...185
Tabel 4.33. Hasil pengujian kuesioner soal nomor 4(Admin) ...186
Tabel 4.34. Hasil pengujian kuesioner soal nomor 5(Admin) ...186
Tabel 4.35. Hasil pengujian kuesioner soal nomor 1 (Member, Pengunjung) ....187
Tabel 4.36. Hasil pengujian kuesioner soal nomor 2 (Member, Pengunjung) ....187
Tabel 4.37. Hasil pengujian kuesioner soal nomor 3 (Member, Pengunjung) ....188
Tabel 4.38. Hasil pengujian kuesioner soal nomor 4 (Member, Pengunjung) ....188
(21)
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT Yoshindo Indonesia Teknologi adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan dan penyaluran produk dan alat-alat mesin maupun pabrik.
Perusahaan menyalurkan barang dari Vendor ataupun barang yang tersedia
diperusahaan dan menjualnya kepada pembeli yang memesan barang terlebih
dahulu. Barang-barang itu sendiri terbagi menjadi 4 kategori yaitu mechanical,
electrical, instrumentation, dan automation and safety accessories.
Dalam kegiatan memasarkan barang perusahaan ini masih menggunakan fax dan cara konvensional melalui mulut ke mulut. Sementara untuk melakukan pemesanan barang, pelanggan dapat mengirimkan fax atau menelepon kebagian penjualan. Data pemesanan dan data pelanggan kemudian dicatat kedalam MS Excel. Permasalahan yang sering muncul berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai bagian penjualan adalah adanya kendala ruang yang dan waktu yang terjadi, sehingga menimbulkan kesulitan dalam memasarkan barang dan proses menyampaikan informasi produk serta pemesanan kepada pelanggan maupun calon pelanggan membutuhkan waktu yang relatif lama, terutama bagi yang lokasinya jauh dari PT Yoshindo. Selain itu kegiatan dalam menjaring pelanggan baru dan meningkatkan penjualan barang berjalan lambat. Hal ini disebabkan perusahaan belum memiliki sarana yang mendukung untuk menangani hubungan antara perusahaan dan pelanggan maupun calon pelanggan yang berpotensi agar
(22)
terjalin dengan baik yang secara langsung membangun kesetiaan pelanggan membeli barang, dan secara tidak langsung meningkatkan keuntungan perusahaan.
Oleh karena itu, perlu adanya suatu media yang membantu dalam proses pemesanan barang dan menyampaikan informasi tanpa kendala ruang dan waktu, serta menyediakan informasi yang dibutuhkan perusahaan mengenai pelanggan secara lebih detail yang menjadi masukan bagi perusahaan, sehingga pelayanan kepada pelanggan menjadi lebih baik dan terjalin hubungan yang kuat, penjaringan pelanggan baru pun menjadi lebih cepat. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, maka dibangunlah suatu sistem pemasaran dan
pemesanan barang berbasis web dengan menggunakan metode Customer
Relationship Management.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan disub bab 1.1, ditemukan berbagai masalah yaitu:
1. Dalam kegiatan pemasaran dan pemesanan barang masih terkendala ruang
dan waktu.
2. Kegiatan meningkatkan penjualan perusahaan dan penjaringan pelanggan
baru berjalan lambat.
Berdasarkan kebutuhan tersebut, maka diperoleh rumusan masalah bagaimana membangun Sistem Pemasaran dan Pemesanan Barang dengan
(23)
3
Metode Customer Relationship Management Berbasis Web Pada PT Yoshindo Indonesia Teknologi Jakarta.
1.3 Maksud dan Tujuan
1.3.1 Maksud
Maksud penelitian Tugas Akhir ini adalah untuk membangun sistem pemasaran dan pemesanan barang dengan metode Customer Relationship Management berbasis web pada PT Yoshindo Indonesia Teknologi Jakarta .
1.3.2 Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem pemasaran dan pemesanan ini adalah :
1. Memudahkan pemasaran dan promosi untuk menjaring pelanggan baru
secara lebih luas dan mengatasi kendala ruang dan waktu yang terjadi dalam proses penyampaian informasi perusahaan dan pemesanan barang sehingga dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja.
2. Memudahkan perusahaan untuk menangani hubungan dengan pelanggan
maupun calon pelanggan yang berpotensi untuk bertukar informasi yang menjadi masukan bagi perusahaan untuk menjalin hubungan yang baik dengan pelanggannya dan dapat menjaring pelanggan yang baru.
(24)
1.4 Batasan Masalah/Ruang Lingkup kajian
Adapun batasan masalah/ruang lingkup kajian dalam penyusunan tugas akhir ini antara lain:
1. Data yang akan diolah pada sistem adalah data yang berhubungan dengan
transaksi dan pemesanan barang yaitu data pelanggan, data master, data pemesanan, data detail pemesanan, data pembayaran, data keranjang, data appointment, data forum, data komentar barang, data laporan pemesanan.
2. Proses yang dilibatkan pada sistem adalah pemesanan barang,
pembayaran, pendaftaran, appointment, dan pembuatan laporan.
3. Keluaran pada sistem berupa informasi pelanggan, informasi perusahaan,
informasi pemesanan, laporan pemesanan perpelanggan, laporan pemesanan perproduk, laporan pemesanan pertransaksi, informasi appoinment, informasi pelanggan,.
4. Sistem akan dibangun dengan berbasis web.
5. Untuk membantu kegiatan di Sales, Marketing, dan Customer Service akan
menggunakan metode CRM ( Customer Relatioship Management ).
6. Pembayaran dilakukan dengan transfer rekening, kode transaksi
pembayaran bank akan digunakan sebagai bukti pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan.
7. Pembangunan situs akan menggunakan macromedia dreamweaver sebagai
developer dan Microsoft Windows XP sebagai sistem operasi serta menggunakan MySQL sebagai database dan PHP sebagai bahasa pemrograman.
(25)
5
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang akan digunakan dalam menyusun tugas akhir ini adalah metode Analisis Deskriptif, yaitu suatu metode yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang hal-hal yangdiperlukan, melalui tahapan sebagai berikut :
1. Tahap pengumpulan data
Tahap pengmpulan data dapat diperolah secara langsung dari objek
penelitian. Cara-cara yang mendukung untuk mendapatkan data primer
adalah sebagai berikut.
a. Studi literatur, dilakukan dengan mencari pustaka yang menunjang
penelitian yang akan dikerjakan. Pustaka tersebut dapat berupa buku, artikel, laporan akhir, dan sebagainya.
b. Studi Lapangan
1. Pengamatan (observasi), dilakukan dengan cara mengamati secara
langsung obyek penelitian.
2. Wawancara (Interview), dilakukan dengan cara melakukan
wawancara secara langsung secara langsung berupa tanya jawab dengan pegawai PT Yoshindo Indonesia Technology.
2. Pengembangan Perangkat Lunak
Tahap pengembangan perangkat lunak dalam pembuatan aplikasi ini
menggunakan classic life style atau yang lebih dikenal dengan istilah
(26)
Tahapan pengembangan sistem menutur A. Ziya Aktas (1987) adalah sebagai berikut :
a. System engineering
Merupakan tahapan yang pertama kali yaitu merumuskan sistem yang akan kita bangun. Hal ini bertujuan agar pengembang benar-benar memahami sistem yang dibangun dan langkah-langkah serta kebijakan apa saja yang berkaitan dengan pengembangan sistem tersebut.
b. Sytem Analysis (Analisis)
Melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi dan mendeskripsikan kebutuhan fungsional dan non fungsional dalam membangun web.
c. Sytem design (Perancangan)
Berdasarkan hasil pada proses analisis maka dirancang antarmuka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
d. System coding (Pengkodean)
Hasil perancangan sistem diterjemahkan ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti mesin komputer bahasa pemrograman tertentu.
e. System Testing (Pengujian)
Perancangan lunak yang sudah dirancang direalisasikan sebagai serangkaian program atau unit program, dan pengujian unit melibatkan verifikasi bahwa setiap unit telah memenuhi spesifikasi.
(27)
7
f. System Manitenance (Pemeliharaan)
Tahap akhir sesudah perangkat lunak dibangun dengan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau melakukan perubahan sesuai dengan kondisi yang akan datang yang mungkin perlu dilakukan.
Feed Back: merupakan respon dari pengguna sistem yang bisa digunakan untuk mengetahui sejauh mana aplikasi yang dibangun diterima oleh penggunanya.
Untuk lebih jelasnya susunan metode waterfall dapat dilihat pada gambar 1.1:
Gambar 1.1 Skema waterfall
1.3Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan ini dibagi dalam beberapa bab dengan pokok pembahasan secara umum sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini merupakan bagian yang mengemukakan latar belakang, perumusan masalah, maksud dan tujuan,batasan masalah, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
(28)
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini terbagi menjadi dua bagian. Bagian pertama yaitu tinjauan perusahaan, berisi penjelasan tentang sejarah singkat perusahaan, visi, misi dan struktur organisasi perusahaan. Bagian kedua berupa landasan teori, berisi teori-teori pendukung yang digunakan untuk membangun sistem pemasaran dan pemesanan barang PT Yoshindo Indonesia Teknologi.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi analisis kebutuhan untuk sistem yang akan dibangun sesuai dengan metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan. Selain itu, bab ini juga berisi perancangan struktur basis data dan antarmuka untuk sistem yang akan dibangun.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab ini berisi hasil implementasi analisis dan perancangan sistem yang dilakukan, serta hasil pengujian sistem di PT Yoshindo Indonesia Teknologi sehingga diketahui apakah sistem yang dibangun sudah memenuhi syarat .
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dari uraian proses pembangunan sistem informasi dan saran-saran yang dapat menjadi pertimbangan bagi pihak PT Yoshindo Indonesia Teknologi.
(29)
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Gambaran Umum Perusahaan
2.1.1 Profil PT Yoshindo Indonesia Teknologi
PT Yoshindo Indonesia Technology didirikan pada tahun 2005, semula perusahaan ini bernama Century Technindo, namun pada tahun 2010 berganti nama menjadi Yoshindo Indonesia Technology. Perusahaan ini bergerak dalam bidang penjualan dan penyaluran barang-barang seperti mesin dan alat
otomatisasi. Barang tersebut terbagi dalam 4 kategori yaitu mechanical, electrical,
instrumentation, dan automation and safety accessories. PT Yoshindo telah banyak bekerja sama dengan vendor yang berasal dari luar negeri yang berasal dari Jepang, Eropa, dan Amerika Serikat. Ruang lingkup perusahaan antara lain
adalah mengadakan ( procurement) dan melakukan pembelian dari beberapa
industri yang ada untuk kemudian disalurkan kepada konsumen.
2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Perusahaan ini memiliki visi dan misi yang terangkum dalam 4S yaitu :
1. Solve Problem
Membantu setiap pelanggan dalam setiap kerusakan yang terjadi pada mesin atau perlengkapan yang ada.
2. Service
(30)
3. Sell
Menjual sparepart yang ada dengan harga kompetitif.
4. Satisfaction
Menjamin kualitas produk yang dijual untuk mendapatkan kepuasan konsumen.
2.1.3 Tempat dan kedudukan perusahaan
PT Yoshindo Indonesia Technology beralamat di LindetevesTrade Center (LTC) Lantai 2 Blok C42 No.5 Jalan Hayam Wuruk Jakarta 11180. Telp (021)6237424, 4648803, 28991946. Fax (021)62317425.
2.1.4 Bentuk dan Badan Hukum Perusahaan
Sesuai keputusan PEMROV DKI Jakarta Dinas Koperasi, Usaha Mkiro, kecil, dan Menengah, dan Perdagangan SIUP-Besar NO: 0256/1.824.271 Tahun 2010., NPWP: 02.861.006.832.000
2.1.5 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi merupakan suatu kerangka dalam manajemen organisasi agar suatu organisasi dapat berjalan sebagaimana mestinya sesuai dengan tujuan. Struktur organisasi memuat tatanan kerja yang ada menyangkut tugas, dan fungsi setiap bagian. Struktur organisasi PT YOSHINDO dapat dilihat pada gambar 2.1:
(31)
11
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT Yoshindo Indonesia Technology
Adapun tugas dan fungsi masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
1. Komisaris
Berperan sebagai pemegang saham dan mengawasi jalannya perusahaan.
2. Direktur
Peran direktur adalah sebagai berikut:
- Sebagai pimpinan di PT Yoshindo.
- Mengawasi jalannya aktivitas di dalam perusahaan.
- Menetapkan strategi dan kebijakan baru bagi perusahaan.
(32)
- Menjamin terlaksananya keamanan serta ketertiban dalam setiap kegiatan operasional dalam perusahaan.
3. Sekretaris
Peran Sekretaris adalah sebagai berikut:
- Mencatat setiap kegiatan yang ada didalam perusahaan.
- Menerima berkas-berkas penting yang perlu ditanda tangani oleh direktur.
- Mengkoordinasikan jadwal rapat didalam perusahaan.
4. Accounting (Keuangan)
Peran accounting adalah sebagai berikut:
- Melaporkan posisi keuangan setiap periode tertentu
- Melaporkan informasi kepada perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis, transaksi, serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan.
5. Administrasi
Peran Administrasi adalah sebagai berikut:
- Mengatur pemasukan dan pengeluaran perusahaan setiap bulannya.
- Melayani administrasi untuk penjualan dan pembelian barang.
- Menghitung jumlah tagihan yang harus dibayar pelanggan, dan menangani
dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam pembayaran.
6. Purchasing (Penjualan)
Peran Purchasing adalah sebagai berikut:
(33)
13
- Memverifikasikan order langganan
- Mengadakan kontak dengan pelanggan mengenai pemenuhan order
tersebut
7. Marketing (Pemasaran)
Peran marketing adalah sebagai berikut :
- Merencanakan promosi baru untuk meningkatkan penjualan
- Mengadakan appointment dengan pelanggan dan calon pelanggan yang
ingin tahu lebih jauh mengenai produk dan perusahaan.
- Sebagai customer service untuk menangani saran, kritik, keluhan, maupun
pertanyaan dari pelanggan.
8. Logistic
Peran logistic adalah sebagai berikut:
- Mengatur keluar-masuknya barang dari dalam gudang penyimpanan
sementara serta pergerakannya.
- Mengkoordinasikan transportasi yang diperlukan dalam mengirimkan
barang.
- Menginformasikan pergerakan barang kepada perusahaan.
- Membuat laporan penerimaan barang yang telah dikirim oleh vendor.
9. Cargo
- Melakukan pengepakan dan pengemasan barang.
(34)
- Membuat catatan pengiriman barang dan status barang terkirim.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini [3] :
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini [3] :
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.2.1.1Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik yang tertentu (gambar 2.2), yaitu :
1. Komponen Sistem (Components)
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian sistem, yang mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem keseluruhan.
(35)
15
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar (environments) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas
dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan merugikan sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan susbsistem lainnya sehingga memungkinkan sumber-sumber daya mengalir antara subsistem yang satu dengan yang lain.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input).
(36)
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan jadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objectives)
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Input Pengolah Output
Sub Sistem
Sub Sistem Sub
Sistem
Sub Sistem
Boundary Boundary
Boundary
Interface
Lingkungan Luar
(37)
17
2.2.1.2Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem
fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia dan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang
terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia, misalnya sistem perputaran bumi dan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan
sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan
tingkah laku yang sudah dapat diprediksi dan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem
terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak
berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya dan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
(38)
2.2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut [3] :
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact
dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
2.2.2.1Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.
Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang
akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input,
diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini
disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau disebut juga dengan
siklus pengolahan data (data processing cycles). Siklus informasi dapat dilihat pada gambar 2.3:
(39)
19
Gambar 2.3. Siklus Informasi [3]
2.2.2.2Kegunaan Informasi
Ada 4 faktor utama yang berhubungan dengan kegunaan informasi :
1. Kualitas informasi (information quality)
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 4 hal, yaitu informasi harus : a. Akurat (accurate) dan presisi (precision)
Akurat dalam menampilkan informasi dan presisi dalam detail informasi yang diberikan.
b. Kelengkapan (completeness)
Informasi yang tersedia cukup lengkap untuk setiap user dan situasi.
c. Umur (age) dan ketepatan waktu (timeliness)
Umur berarti lamanya waktu dalam meng-update informasi dan ketepatan
waktu berarti menyediakan informasi secepat mungkin pada saat dibutuhkan sehingga berguna.
(40)
d. Sumber (source)
Orang atau organisasi yang menghasilkan informasi.
2. Aksesibilitas informasi (information accessibility)
a. Ketersediaan (availability)
Memberikan informasi kepada yang membutuhkan. Informasi dapat diakses oleh yang membutuhkan.
b. Keabsahan (admissibility)
Keabsahan (boleh atau tidak boleh dipakai) informasi tergantung pada hukum, peraturan atau budaya pada saat tertentu.
3. Presentasi informasi (information presentation)
a. Tingkatan (level of summarization)
Perbandingan antara data asli dengan yang ditampilkan.
Manipulasi data hingga tingkatan yang sesuai, semakin sederhana semakin baik.
b. Format
Bentuk dimana informasi ditampilkan ke user.
Manipulasi data ke dalam bentuk yang sesuai.
4. Keamanan informasi (information security)
(41)
21
Prosedur dan teknik mengontrol user yang boleh atau tidak mengakses
data pada situasi tertentu.
Penggunaan password atau teknik lain untuk mencegah user yang tidak
berhak.
b. Enkripsi (encryption)
Konversi data ke bentuk tertentu sehingga tidak dapat dibaca oleh user
yang tidak berhak.
2.2.2.3Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai
informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost
benefit.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari
sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing
systems atau information processing systems atau information-generating systems. Sistem informasi didefenisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut [3] :
(42)
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali (controls block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
(43)
23
3. Blok Keluaran
Produk dari sisteminformasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian
utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software),
dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
6. Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
(44)
Pengelompokan komponen-komponen sistem informasi berbasis komputer adalah sebagai berikut :
1. Perangkat keras (hardware)
Hardware ini merupakan peralatan fisik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan, memasukkan, memproses, menyimpan, dan mengeluarkan hasil pengolahan data dalam bentuk informasi.
2. Perangkat lunak (software)
Software adalah kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu pada komputer.
3. Manusia (brainware)
Brainware dalam sistem informasi berperan sebagai pemberi dan pengguna informasi.
4. Prosedur (procedure)
Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama.
5. Basis data (database)
Database merupakan kumpulan data-data yang tersimpan di dalam media penyimpanan di suatu perusahaan (arti luas) atau di dalam komputer (arti sempit).
(45)
25
6. Jaringan komunikasi (communication network)
Jaringan telekomunikasi saat ini menghubungkan beberapa daratan dan lautan untuk memindahkan data dalam jumlah besar.
2.3.2 Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada. Sewaktu melakukan proses pengembangan sistem, beberapa prinsip harus tidak boleh dilupakan. Prinsip-prinsip ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan sistem
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan, dan dipelihara. Daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya.
(46)
Pengembangan sistem yang digunakan yaitu classsic life style atau yang
lebih dikenal dengan istilah waterfall. Pengembangan sistem menurut A. Ziya
Aktas (1987) adalah sebagai berikut :
1. Rekayasa sistem (system engineering), merupakan tahap awal dalam
pengembangan sistem yaitu dengan menetapkan segala hal yang diperlukan dalam pelaksanaan pengembangan sistem dan menentukan apakah sistem benar-benar dibutuhkan atau tidak. Tahap-tahap yang digunakan yaitu dengan diadakannnya wawancara, observasi, dan studi literatur.
2. Analisis (analysis), merupakan tahap menganalisis kebutuhan sistem seperti
mendefinisikan kembali masalah, memahami kebutuhan-kebutuhan pemakai dan hambatan-hambatan pada sustu sistem baru, dan membuat model logika dari pemecahan yang direkomendasi. Adapun metode analisis yang digunakan adalah metode analisis terstruktur.
3. Desain (Design), yaitu tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem,
pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional, persiapan untuk rancang bangun implementasi, dan menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
4. Penulisan Program (Coding), adalah tahap menterjemahkan hasil analisis ke
dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan.
5. Pengujian (Testing), tahap dimana melakukan pengujian terhadap sistem yang
(47)
27
6. Pemeliharaan (Maintenance), tahap ini merupakan tahap akhir dimana sistem
yang sudah selesai dapat mengalami perubahan atau penambahan sesuai dengan keinginan konsumen.
2.4 Pemasaran
Pemasaran adalah salah satu kegiatan dalam perekonomian yang membantu dalam menciptakan nilai ekonomi. Nilai ekonomi itu sendiri menentukan harga barang dan jasa. Faktor penting dalam menciptakan nilai tersebut adalah produksi, pemasaran dan konsumsi. Pemasaran menjadi penghubung antara kegiatan produksi dan konsumsi.
Banyak ahli yang telah memberikan definisi atas pemasaran ini. Definisi yang diberikan sering berbeda antara ahli yang satu dengan ahli yang lain. Perbedaan ini disebabkan karena adanya perbedaan para ahli tersebut dalam memandang dan meninjau pemasaran. Dalam kegiatan pemasaran ini, aktivitas pertukaran merupakan hal sentral. Pertukaran merupakan kegiatan pemasaran dimana seseorang berusaha menawarkan sejumlah barang atau jasa dengan sejumlah nilai keberbagai macam kelompok social untuk memenuhi kebutuhannya. Pemasaran sebagai kegiatan manusia diarahkan untuk memuaskan keinginan dan kebutuhan melalui proses pertukaran. Definisi yangpaling sesuai dengan tujuan tersebut adalah :
Pemasaran adalah suatu proses social dan manajerial yang didalamnya individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dengan menciptakan, menawarkan, dan mempertukarkan prosuk yang bernilai kepada pihak lain (Kotler, 1997).
(48)
Definisi pemasaran ini bersandar pada konsep inti yang meliputi
kebutuhan (needs), keinginan (wants), dan permintaan (demands).
Manusia harus menemukan kebutuhannya terlebih dahulu, sebelum ia memenuhinya. Usaha untuk memenuhi kebutuhan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengadakan suatu hubungan. Dengan demikian pemasaran bisa juga diartikan suatu usaha untuk memuaskan kebutuhan pembeli dan penjual (Swasta, 1996).
2.5 Pemesanan
Pemesanan berasal dari kata dasar pesan yang berarti mempunyai arti perintah, nasehat, permintaan, amanat yang disampaikan oleh orang lain. Pemesanan (DPN99) mempunyai arti proses, perbuatan, cara memesan atau memesankan.
2.6 Definisi dokumen yang digunakan dalam sistem informasi penjualan
Dokumen yang digunakan dalam penjualan barang oleh perusahaan pada sistem berjalan adalah sebagai berikut :
1. Request For Quotation (RQ)
Request For Quotation (RQ) adalah dokumen yang berisi permintaan penyediaan sejumlah barang yang diberikan oleh customer kepada perusahaan, berisi mengenai spesifikasi barang yang ingin dibeli, jumlah yang ingin disediakan, dan kriteria lainnya.
(49)
29
2. Purchasing Order (PO)
Purchasing Order (PO) adalah surat berisi permintaan pembelian yang diberikan customer kepada perusahaan, berisi nama barang, jumlah pembelian, dan nama pemesan barang.
2.7Basis Data (Database)
Basis data terdiri atas dua kata, yaitu basis dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.
Basis data (database) sendiri dapat didefinisikan sebagai berikut [2] :
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. [3]
Prinsip utama dalam basis data adalah pengaturan data/arsip dan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali
data/arsip yang menggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (disket
atau harddisk). Basis data dikelola/ditangani melalui perantaraan alat/mesin pintar
elektronis yang kita kenal sebagai komputer.
Basis data bukan hanya sekedar penyimpanan data secara elektronis dengan bantuan komputer. Artinya, tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronis bisa disebut basis data. Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan/pemilahan/pengelompokkan/pengorganisasian data yang akan
(50)
kita simpan sesuai fungsi/jenisnya. Pemilahan/pengelompokkan/pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah file/tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian
kolom-kolom/field-field data dalam setiap file/tabel.
Operasi-operasi dasar yang dapat dilakukan berkenaan dengan basis data
dapat meliputi pembuatan basis data baru (create database), penghapusan basis
data (drop database), pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create table),
penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop table), penambahan/pengisian
data baru ke sebuah file/tabel di sebuah basis data (insert), pengambilan data dari
sebuah file/tabel (retrieve/search), pengubahan data dari sebuah file/tabel
(update), dan penghapusan data dari sebuah file/tabel (delete).
2.7.1 Database Management System (DBMS)
Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah Perangkat Lunak (Sistem) yang khusus/spesifik. Perangkat lunak inilah (disebut DBMS) yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. Ia juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data secara bersama, pemaksaan keakuratan/konsistensi data, dan sebagainya.
Perangkat lunak yang termasuk DBMS seperti dBase III+, dBase IV, FoxBase, Rbase, MS-Access dan Borland-Paradox (untuk kelas sederhana) atau Borland-Interbase, MS-SQLServer, CA-Open Ingres, Oracle, Informix dan Sybase (untuk kelas kompleks/berat).
(51)
31
2.7.2 Tujuan Basis Data
Tujuan awal dan utama dalam pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar dapat memperoleh menemukan kembali data (yang dicari) dengan mudah dan cepat. Di samping itu, pemanfaatan basis data untuk pengelolaan data, juga memiliki tujuan-tujuan lain.
Secara lebih lengkap, pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti berikut ini:
a. Kecepatan dan kemudahan (speed)
b. Efisiensi ruang penyimpanan (space)
c. Keakuratan (accuracy)
d. Ketersediaan (availability)
e. Kelengkapan (completeness)
f. Keamanan (security)
g. Kebersamaan pemakaian (sharability)
2.7.3 Pemakai (user) Basis Data
Ada beberapa jenis/tipe pemakai suatu sistem basis data yang dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi terhadap sistem:
1. Programmer Aplikasi
Pemakai yang berinteraksi dengan basis data melalui Data Manipulation
Language (DML), yang disertakan (embedded) dalam program yang ditulis dalam bahasa pemrograman induk (seperti C, Pascal, Cobol, dan lain-lain).
(52)
2. User Mahir (Casual User)
Pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa menulis modul program.
Mereka menyatakan query (untuk akses data) dengan bahasa query yang telah
disediakan oleh suatu DBMS.
3. User Umum (End User Naive User)
Pemakai yang berinteraksi dengan sistem basis data melalui pemanggilan satu
program aplikasi permanen (executable program) yang telah ditulis/disediakan
sebelumnya.
4. User Khusus (Specialized User)
Pemakai yang menulis aplikasi basis data non konvensional, tetapi untuk keperluan-keperluan khusus, seperti untuk aplikasi AI, Sistem Pakar, Pengolahan Citra, dan lain-lain, yang bisa saja mengakses basis data dengan/tanpa DBMS yang bersangkutan.
Untuk sebuah sistem basis data yang stand-alone, maka pada suatu saat
hanya ada satu pemakai yang dapat bekerja. Sedang untuk sistem basis data dalam jaringan, maka pada suatu saat ada banyak pemakai yang dapat berhubungan (menggunakan) basis data yang sama.
2.8 Alat Pemodelan Sistem
Alat-alat pemodelan sistem informasi sangat dibutuhkan dalam proses analisis dan perancangan sistem. Alat-alat pemodelan sistem informasi terdiri dari:
(53)
33
1. Bagan Alir Dokumen (Document Flowmap)
Bagan alir dokumen (document flowmap) atau disebut juga bagan alir formulir
(form flowmap) atau paperwork flowmap merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
2. Entity-Relationship Diagram (ERD)
ERD adalah diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam
suatu sistem serta hubungan-hubungan (relation) antar entitas.
Komponen-komponen pembentuk model ERD yaitu:
a. Entitas (entity)
Entitas merupakan individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Entitas dapat berupa orang, tempat, benda, peristiwa atau konsep yang bisa memberikan atau mengandung informasi.
b. Atribut (attributes/properties)
Setiap entitas pasti memiliki atribut yang mendeskripsikan karakteristik (properti) dari entitas tersebut.
c. Relasi (relationship)
Relasi menunjukkan adanya hubungan di antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.
(54)
d. Kardinalitas/derajat
Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas dapat berupa:
a. Satu ke satu (one to one), seperti gambar 2.4:
A
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 4
B
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 4
Gambar 2.4. Kardinalitas Relasi Satu ke Satu [2]
b. Satu ke banyak (one to many), seperti gambar 2.5:
A
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 3
B
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 4
Entitas 5
(55)
35
c. Banyak ke satu (many to one), seperti gambar 2.6:
B
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 3
A
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 4
Entitas 5
Gambar 2.6. Kardinalitas Relasi Banyak ke Satu [2]
d. Banyak ke banyak (many to many), seperti gambar 2.7:
A
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 4
B
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 4
Gambar 2.7. Kardinalitas Relasi Banyak ke Banyak [2]
e. Kunci (key)
Sebuah atribut atau set atribut yang nilainya mengidentifikasikan entitas secara unik dalam set entitas.
3. Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks merupakan diagram aliran data pada tingkat paling atas yang merupakanpenggambaranyangberfungsiuntukmemperlihatkan
(56)
interaksi/hubungan langsung antara sistem dengan lingkungannya. Diagram konteks menggambarkan sebuah sistem berupa sebuah proses yang
berhubungan dengan satu atau beberapa entitas/entity.
4. Data Flow Diagram (DFD)
DFD/DAD adalah suatu alat pemodelan yang digunakan untuk memodelkan fungsi dari sistem, menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukkan dari dan ke mana data mengalir serta penyimpanannya. Beberapa simbol digunakan di DFD:
a. Kesatuan luar (external entity) atau batas sistem (boundary) merupakan
kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang,
organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan masukan atau menerima keluaran dari sistem.
b. Arus data (data flow) ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
c. Proses (process) merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin
atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
d. Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat
(57)
37
catatan manual, suatu kotak tempat data di meja seseorang, suatu tabel acuan manual, dan suatu agenda atau buku.
5. Spesifikasi Proses (Process Specification (PSPEC))
Spesifikasi proses (PSPEC) digunakan untuk menggambarkan semua proses model aliran yang nampak pada tingkat akhir penyaringan. Kandungan dari spesifikasi proses dapat termasuk teks naratif, gambaran bahasa desain
program (Programme Design Language (PDL)) dari algoritma proses,
persamaan matematika, tabel, diagram, atau bagan.
6. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data (data dictionary) atau disebut juga dengan istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data harus memuat hal-hal berikut ini:
a. Nama arus data
b. Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias
perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.
c. Bentuk data, dapat berupa dokumen dasar atau formluir, dokumen hasil
cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan di layar monitor, variabel, parameter, dan field.
(58)
d. Arus data, menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju.
e. Penjelasan, dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data
tersebut.
f. Periode, menunjukkan kapan terjadinya arus data.
g. Volume, digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar
yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.
h. Struktur data, menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri
dari item-item data apa saja.
7. Skema Relasi
Skema relasi adalah untuk presentasi atribut-atribut dari entity yang terdapat
dalam sistem dan hubungan antar entity pada model ERD. Skema relasi
merupakan turunan dari ERD.
2.9Internet
Internet merupakan kata singkat dari International Network, dapat
disimpulkan bahwa internet adalah sistem komputer yang saling berhubungan yang areanya mencakup jaringan internasional (dunia), sehingga memungkinkan desktop anda dapat bertukar data, pesan, dan file-file dengan berjuta-juta komputer lain yang terhubung dalam jaringan internet. Internet merupakan jaringan komputer besar yang menghubungkan komputer di seluruh dunia, sumber daya informasi tersebut sangat luas dan sangat besar sehingga sulit untuk
(59)
39
ditangani oleh satu orang, satu organisasi, atau negara tanpa harus bekerjasama antara satu dan yang lainnya.
Untuk bisa saling berkomunikasi maka dibutuhkan suatu bahasa, bahasa
standar yang digunakan dalam Internet adalah TCP/IP ( Transmission Control
Protocol/Internet Protocol ) dengan menggunakan bahasa standar tersebut setiap komputer dapat berinteraksi antara satu dengan yang lainnya walaupun memiliki sistem operasi berbeda. Untuk mengakses Internet minimal diperlukan sebuah
komputer yang terhubung ke Internet dan sebuah web browser yang digunakan
untuk mengakses halaman Web. Di Internet disediakan banyak fasilitas layanan di mana setiap layanan tersebut diberikan oleh satu atau beberapa komputer yang berperan sebagai server.
2.9.1 Home Page, Web Pages dan Web Sites
Home page adalah page pembuka yang akan pertama ditemui sebelum
mengakses informasi lainnya pada suatu web site. Home page ini merupakan
halaman pertama dari suatu web site yang biasanya berisi tentang apa dan siapa
dari perusahaan atau orang pemilik web site tersebut.
Dari Home page ini, informasi lainnya dapat ditemui pada page-page
berikutnya yang tersimpan, yang telah dilink untuk menghubungkan informasi ke informasi lainnya, baik itu di dalam suatu web page yang sama, ataupun dalam
web page lain pada web site yang berbeda.
Web pages merupakan sebuah halaman khusus dari situs Web tertentu. Diumpamakan halaman Web ini adalah sebuah halaman khusus buku dari Web tertentu.
(60)
Web sites, merupakan tempat menyimpan data dan informasi dengan berdasarkan topik tertentu. Diumpamakan situs Web ini adalah sebuah buku tang berisis topik tertentu.
2.9.2 Hypertext Transfer Protocol ( HTTP )
HTTP atau Hypertext Transfer Protocol adalah suatu protokol yang
menentukan aturan yang perlu diikuti oleh web browser dalam meminta atau
mengambil suatu dokumen, dan oleh web browser dalam menjadikan dokumen
yang diminta web browser. Protokol ini merupakan protokol standar yang
digunakan untuk mengakses dokumen HTML.
2.9.3 Uniform Resource Locators ( URL )
URL adalah suatu sarana yang digunakan untuk menentukan lokasi
informasi pada suatu web server. URL dapat diibaratkan sebagai suatu alamat, di
mana alamat tersebut terdiri dari :
1. protokol yang digunakan oleh suatu browser untuk mengambil informasi,
2. nama dari komputer di mana informasi tersebut berada, dan
3. jalur/path serta nama file dari suatu informasi.
Format umum dari suatu URL adalah sebagai berikut :
Protokol_transfer ://domain_host[:port]/path/nama_file
2.9.4 Web Server
Web Server adalah sebuah komponen yang dikelola oleh system administrator atau Internet Service Provider ( ISP ) dan yang merespon request
(61)
41
adalah sebuah komputer yang dilengkapi dengan software server yang
menggunakan protokol internet seperti HTTP atau FTP untuk merespon request
dari web client dalam sebuah jaringan TCP/IP. Sebagai contoh software web
server adalah Apache web server dan IIS ( Internet Information Service ).
2.9.5 Web Browser
Web Browser merupakan multi protokol yang dapat mengakses bagian
server yang menyediakan informasi dengan menggunakan sekumpulan aturan-aturan ( protokol ) untuk berkomunikasi.
Web browser dan link dalam dokumen Web dapat menkomunikasikan server
dengan menggunakan protocol HTTP, FTP dan telnet.
2.9.6 Pengenalan PHP
PHP pertama kali dibuat pada musim gugur tahun1994 oleh Rasmus Lerdoff. Awalnya digunakan pada website untuk mencatat siapa saja yang berkunjung dan melihat biodatanya. Tahun 1995 diangap sebagai kelahiran PHP/FI yang kemudian membuat pertumbuhan aplikasi web yang pesat dan banyak orang kemudian berkontribusi mengembangkan PHP. PHP adalah
singkatan dari “PHP:Hypertext Preprocessor” yang merupakan sebuah bahasa
pemrograman yang berbentuk Scripting, sistem kerja dari program ini adalah
sebagai Interpreter bukan sebagai Compiler.
Pada bahasa pemrograman, yang dikatakan sebagai bahasa compiler adalah
bahasa yang akan mengubah script-script program ke dalam source code,
selanjutnya dari bentuk source code akan diubah menjadi bentuk object code,
(62)
sebelumnya. Selanjutnya bentuk object code akan berubah menjadi sebuah program yang siap dijalankan tanpa adanya program bantu pembuatnya, sehungga
hasil hasil dari bahasa pemrograman yang berbentuk compiler akan membentuk
sebuah program yang berstatus sebagai program EXE yang dapat langsung dijalankan. Contohnya seperti Pascal, C, ataupun pemrograman yang berbentuk Visual seperti Delphi maupun Visual Basic.
Pada bahasa Interpreter, script mentahnya tidak harus diubah ke dalam
bentuk source code. Sehingga pada saat menjalankan bentuk program, kode dasar
secara langsung akan dijalankan tanpa harus melalui proses pengubahan ke dalam
bentuk source code. Sehingga apabila program memiliki sedikit kesalahan, maka
program akan tetap dijalankan tanpa harus menghiraukan kesalahan yang ada.
Dengan menggunakan PHP, maka maintenance suatu situs web menjadi
lebih mudah. Proses update data dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi
yang dibuat dengan menggunakan script PHP. Kemampuan PHP yang paling
diandalkan dan signifikan adalah dukungan kepada banyak database. Membuat
halaman web yang menggunakan data dari database dengan sangat mudah dapat
dilakukan.
2.9.7 MySQL
MySQL adalah sebuah database server yang dibuat oleh Tcx Data
KonsultAB. Saat ini MySQL telah digunakan oleh perusahaan-perusahaan terkemuka di seluruh dunia, diantaranya Silicon Graphics (http://www.sgi.com), Siemens Nixdorf (http://www.siemens.com), Alesis Digital Studio Electronics
(63)
43
(http://www.alesis.com) dan masih banyak perusahaan-perusahaan terkemuka lainnya yang menggunakan MySQL.
Perusahaan-perusahaan tersebut dapat dilihat pada MySQL user‟s list di
http://www.mysql.com/information/userlist.htm. MySQL adalah sebuah text
based database server, artinya MySQL tidak dibuat dalam bentuk aplikasi yang
memiliki Graphical User Interface.
2.10 Customer Relationship Management ( CRM )
2.10.1 Pengertian CRM
Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management
disingkat CRM) adalah suatu jenis manajemen yang secara khusus membahas teori mengenai penanganan hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya. Pengertian lain mengatakan bahwa CRM adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas pra-penjualan dan pasca-penjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat
panggilan (call center), tenaga penjualan, pemasaran, dukungan teknis (technical
support) dan layanan lapangan [7]
Proses makro CRM terdiri dari proses proses yang mengambil alih antara
suatu perusahaan dan para pelanggan downstreamnya dalam mata rantai
penyaluran/pendistribusian atau distribusi. Tujuan dari proses makro CRM adalah untuk memenuhi kebutuhan serta tuntutan pelanggan dan memfasilitasi
(64)
penyebaran dan pelacakan order. Kelemahan dari proses ini berdampak pada kebutuhan yang dapat hilang dan pengalaman pelanggan yang sangat buruk atau minim dikarenakan order atau pesanannya tidak diproses dan dikerjakan secara efektif. Kunci proses-proses di dalam CRM adalah sebagai berikut :
1. Marketing (Pemasaran): proses pemasaran melibatkan keputusan yang
menunjuk kepada pelanggan dan target, bagaimana memberikan target kepada konsumen, produk apa yang ditawarkan, bagaimana harga produknya, dan bagaimana untuk memanajemen kampanye secara langsung yang menargetkan kepada pelanggan. Penyedia software yang berhasil dalam area pemasaran dengan CRM menyediakan analisis yang meningkatkan keputusan pemasaran dalam pemberian harga, keuntungan produk, dan keuntungan konsumen, di antara berbagai fungsi yang lain.
2. Penjualan: proses penjualan berfokus pada penjualan langsung kepada
seorang konsumen (dibandingkan dengan pemasaran dimana proses tersebut lebih berfokus kepada menyediakan tenaga penjualan dengan informasi yang mereka butuhkan dalam melaksanakan penjualan dan
melakukan penjualan secara langsung. Melakukan penjualan
membutuhkan tenaga penjualan (salesmen) atau kepada pelanggan untuk
membangun dan menata pesanan dengan memilih di antara beberapa pilihan dan fitur yang ada. Proses penjualan juga membutuhkan beberapa fungsionalitas sebagai kemampuan untuk memberikan perjanjian dan akses terhadap informasi yang berhubungan dengan pesanan pelanggan. Penyedia software yang berhasil memiliki tenaga penjualan yang ditarget
(65)
45
secara otomatis, penataaan dan personalisasi untuk meningkatkan proses penjualan.
3. Manajemen Pemesanan: proses dari mengatur pesanan pelanggan berjalan
dalam sebuah perusahaan adalah sangat penting bagi konsumen untuk melacak pesanannya dan untuk perusahaan adalah untuk merencakan dan memenuhi pesanan tersebut. Proses ini terikat bersamaan dengan kebutuhan dari pelanggan dengan penyaluran/pendistribusian dari perusahaan tersebut. Software manajemen pemesanan secara tradisional ditangani dengan sistem legacy atau telah menjadi bagian dari sistem ERP. Baru-baru ini sistem manajemen pemesanan yang baru telah dimunculkan dengan tambahan fungsionalitas yang mengijinkan visibilitas pesanan melalui sistem manajemen pemesanan yang banyak yang biasanya terdapat pada perusahaan.
4. Call/Service Center: sebuah service center atau call center (pusat pengaduan) biasanya sebagai poin utama dari kontak antara perusahaan
dan pelanggan. Sebuah Call/Service Center membantu pelanggan untuk
pemesanan, penyaranan produk, memecahkan masalah dan menyediakan informasi terhadap status pesanan. Penyedia software yang berhasil telah
menolong meningkatkan operasi dari call/service center dengan
memfasilitasi dan mengurangi kerja dengan customer service
representative, biasanya dengan mengijinkan pelanggan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
(66)
Seperti yang dijelaskan sebelumnya proses CRM merupakan hal yang sangat krusial atau penting dalam rantai penyaluran/pendistribusian sebagai mana hal tersebut menjangkau interaksi yang sangat banyak antara sebuah perusahaan
dan pelanggannya. Pelanggan harus menjadi poin awal (starting point) ketika
mencoba untuk meningkatkan surplus rantai penyaluran/pendistribusian dikarenakan semua pemesanan, dan oleh pendapatan, biasanya muncul dari hal itu. Proses makro CRM adalah starting point ketika meningkatkan kinerja rantai penyaluran/pendistribusian. Hal ini juga penting untuk diperhatikan bahwa proses CRM (dan juga software CRM) harus diintregrasikan dengan operasi internal untuk mengoptimalkan kinerjanya. Biasanya operasional perusahaan dengan unit kerja yang berfokus kepada konsumen bekerja secara independen dari operasional internal mereka.
2.10.2 Sasaran dan Tujuan CRM
Sasaran utama dari CRM adalah untuk meningkatkan pertumbuhan jangka panjang dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian yang lebih baik terhadap
kebiasaan (behavior) pelanggan. CRM bertujuan untuk menyediakan umpan balik
yang lebih efektif dan integrasi yang lebih baik dengan pengendalian return on investment (ROI) di area ini.[7]
(67)
47
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian
dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. [4]
3.1.1 Analisis Masalah
Perusahaan belum memiliki sistem yang mengatur hubungan dengan
pelanggan ( Customer Relationship Management ). Hubungan dilakukan hanya
melalui telepon dan fax, dan hanya terjadi saat pelanggan memesan barang. Jika ada pelanggan yang ingin bertanya lebih lanjut mengenai produk ataupun menyampaikan keluhan mengenai produk tertentu belum ditangani dengan baik. Selain itu pelanggan seringkali kesulitan dalam mendapatkan gambaran dari
produk yang akan dibeli. Pemesanan dilakukan dengan menelepon purchasing
ataupun mengirimkan fax. Pemasaran dilakukan dengan mengirimkan fax yang ditawarkan kepada calon pelanggan ataupun pelanggan.
(68)
Table 3.1. Tabel analisis masalah
No Sistem Sekarang Sistem usulan/perbaikan
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Pemesanan barang dilakukan via
telepon dan fax menghabiskan waktu dan biaya yang cukup banyak. Selain itu pemesanan hanya terbatas pada jam kerja perusahaan.
Tidak adanya media pemasaran barang yang dapat memasarkan barang secara lebih luas.
Sistem saat ini membutuhkan
shopkeeper yang cukup banyak dan
tidak sebanding dengan jumlah
karyawan.
Dengan sistem yang berjalan sekarang, pemberian informasi kepada customer dirasakan kurang efektif sehingga pelanggan belum tentu mendapatkan informasi secara lengkap.
Hubungan dilakukan hanya melalui telepon dan fax, dan hanya terjadi saat pelanggan memesan barang, hal ini
menyebabkan sulitnya membina
hubungan antara pelanggan dengan perusahaan.
Tidak wadah yang menampung keluhan maupun pertanyaan pelanggan.
Selama ini pengarsipan dilakukan
dengan menggunakan MS excel
Sistem dapat dilakukan melalui web sehingga dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja.
Pemasaran dilakukan melalui web sehingga memiliki media yang jangkauannya lebih luas.
Pemesanan dilakukan online
sehingga dapat menampung
pemesanan barang tanpa
tergantung jumlah shopkeeper.
Informasi disajikan melalui web sehingga dapat diketahui secara lebih lengkap.
Hubungan dengan pelanggan
dilakukan melalui web dengan
forum ataupun mengadakan
appointment dengan pelanggan terlebih dahulu.
Pelanggan dapat memberikan keluhan ataupun pertanyaan via web dengan adanya forum dan media voting barang untuk ditanggapi oleh perusahaan
(69)
49
7. sehingga data belum terorganisasi
dengan baik.
Pengarsipan dilakukan dengan database.
3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian kurikulum, prosedur yang terlibat pada sistem pemesanan dan pemasaran barang, yaitu :
1. Prosedur permintaan penyediaan barang/ Request for Quotation ( RQ).
2. Prosedur Order.
3. Prosedur pembayaran
4. Prosedur pengiriman barang.
5. Prosedur pemasaran barang.
Di bawah ini adalah penjelasan dari prosedur-prosedur yang terlibat dalam sistem pemesanan dan pemasaran barang PT Yoshindo Indonesia Technology adalah sebagai berikut:
1. Prosedur permintaan penyediaan barang ( Request for Quotation)
Prosedur ini melibatkan pelanggan (customer), bagian penjualan
(purchasing), dan vendor. akhir semester siswa. Deskripsi prosedur RQ pada Yoshindo Indonesia Technology adalah sebagai berikut :
a. Customer mengirimkan fax RQ kepada bagian purchasing.
b. Bagian purchasing membuat RQ baru untuk menanyakan persediaan
barang yang ada pada vendor rangkap 2, rangkap ke-2 sebagai arsip RQ vendor, rangkap ke-1 kemudian diautentikasi lalu diberikan kepada
(1)
190
c Cukup Setuju 2 20
d Biasa Saja 1 10
e Kurang Setuju 0 0
f Tidak Setuju 0 0
g Sangat Tidak Setuju 0 0
Jumlah 10 100
Berdasarkan hasil prosentase diatas maka dapat disimpulkan sebanyak 2 orang atau 20% menyatakan sangat setuju, 5 orang atau 50% menyatakan setuju, 2 orang atau 20% menyatakan cukup setuju dan 1 orang atau 10% menyatakan biasa saja bahwa dengan adanya website ini proses transaksi menjadi lebih mudah.
4.2.2 Kesimpulan Pengujian Beta
Berdasarkan pengujian beta diatas, bahwa dapat diambil kesimpulan bahwa: 1. Aplikasi sistem pemesanan dan pemasran berbasis web di PT Yoshindo
Indonesia Technology memudahkan pelanggan dalam mendapatkan informasi barang yang tersedia.
2. Customer dapat melakukan transaksi pembelian barang di PT Yoshindo Indonesia Technology dengan lebih mudah.
3. Aplikasi ini juga memudahkan pihak PT Yoshindo Indonesia Technology dalam mendokumentasikan data master dan data transaksi penjualan barangnya.
4. Aplikasi ini juga dapat memperluas pangsa pasar bagi PT Yoshindo Indonesia Technology katena menjadi tidak terbatas secara ruang dan waktu.
5. Aplikasi ini dapat membantu membina hubungan dengan pelanggan menjadi lebih mudah untuk menjaring pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan lama.
(2)
191
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini akan diulas tentang kesimpulan yang berisi hasil-hasil yang diperoleh setelah dilakukan analisis, desain, dan implementasi dari perancangan perangkat lunak yang dibangun dan telah dikembangkan serta saran-saran yang akan memberikan catatan penting dan kemungkinan perbaikan yang perlu dilakukan untuk pengembangan perangkat lunak selanjutnya.
5.1 Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dihasilkan adalah sebagai berikut :
1. Website yang dibangun memberikan kemudahan bagi pelanggan untuk bertransaksi dan mendapatkan informasi tentang produk maupun detailnya tanpa harus datang ke perusahaan. Perusahaan pun mendapatkan informasi yang lebih jelas mengenai pelanggan yang dimilikinya.
2. Fleksibilitas akan dapat tercapai karena setiap pelanggan dapat melakukan transaksi dimanapun dia berada melalui website ini.
3. Dengan adanya website ini pelanggan yang berada diluar kota tetap dapat melakukan tansaksi tanpa harus datang ke Jakarta.
4. Dengan website ini toko dapat memperluas pangsa pasarnya.
5. Umpan balik pelanggan terhadap produk yang dijual dapat diketahui untuk menjadi pertimbangan penjualan selanjutnya melalui website ini.
(3)
192
5.2 Saran
Saran-saran terhadap penggunaan sistem yang telah dibuat adalah sebagai berikut :
1. Perlu adanya pengembangan dari Customer Relationship yang dibangun agar dilakukan secara lebih luas.
2. Perlu adanya pengembangan pada desain tampilan agar lebih menarik.
3. Proses pembayaran perlu diperluas tidak hanya dengan melalui transfer rekening saja.
(4)
192
DAFTAR PUSTAKA
[1] Abdul Kadir. (2008), Dasar Pemrograan Web Dinamis Menggunakan PHP, Andi Offset.
[2] Bunafit Nugroho. (2007), Trik dan Rahasia Membuat Aplikasi Web dengan PHP, Gava Media, Yogyakarta.
[3] Fathansyah (2007), Basis Data, Informatika, Bandung.
[4] Jogiyanto, HM. (2005), Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta.
[5] Lukmanul Hakim. (2008), Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP, Lokomedia.
[6] Pressman, Roger S. (2002), Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi Buku 1, Andi Offset, Yogyakarta.
[7] Sutedjo, Budi dkk, i-CRM Membina Relasi dengan Pelanggan.Com, Andi, Yogyakarta, 2003.
(5)
LAMPIRAN D
BIODATA PENULIS
(6)
BIODATA PENULIS
Nama : Jenni Stefi Sibala
NIM : 10106212
Tempat/Tgl. Lahir
: Bogor 24 Juni 1988
Jenis Kelamin : Perempuan
Alamat : Jl. Tubagus Ismail bawah No. 26 RT 05 RW 06 Dipatiukur Bandung 40132
No. Telp./HP. : 085659936774
E-mail : Jennie.steffie@gmail.com
Riwayat Pendidikan
1993 - 1994 : TK Kasih Ibu 1994 – 1999 : SD N Tonjong 2 1999 – 2002 : SLTP Negeri 6 Bogor 2002 – 2006 : SMA Negeri 5 Bogor
2006 - 2010 : Program Studi S1 Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia Bandung