Analisis sistem informasi penggajian Perum Perhutani III Jawa Barat dan Banten : laporan kerja praktek

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat memaksa banyak perusahaan untuk meningkatkan kemampuannya dalam mengelola data dan informasi yang dimiliki maupun yang dibutuhkan. Perusahaan yang ingin mengembangkan usaha dan mencapai sukses mau tidak mau harus mengikuti perkembangan era komputerisasi ini dengan jalan menggunakan komputer yang dapat menunjang tercapainnya tujuan perusahaan. Dengan adanya komputer sebagai pengolah data maupun angka, maka keberhasilan suatu perusahaan pun akan cepat tercapai karena didukung oleh sistem yang sudah terkomputerisasi.

Dengan suatu sistem informasi berbasis teknologi komputer, maka prosedur kerja sistem informasi akan menjadi lebih efektif dan efisien. Teknologi sistem informasi berbasis komputer memungkinkan pengolahan data menjadi informasi menjadi lebih cepat sehingga kinerja seperusahaan pun akan semakin meningkat hingga akhirnya tujuan perushaan pun bisa tercapai secara maksimal. Berkembangnya teknologi komputer sangat mempengaruhi kinerja manusia sebagai operasional sistem sehingga peralihan pada sistem informasi yang berbasiskan komputer pun semakin meningkat.

sepenuhnya terkomputerisasi. Adapun prosedur yang dilakukan terutama mengenai penggajian masih dilakukan secara manual dimana pada bagian kepegawaian menerima berkas data pegawai masih dalam bentuk formulir dan disalin kembali pada arsip kepegawaian yang kemudian disimpan pada lemari. Hal ini tentu saja mempersulit jika sewaktu-waktu dibutuhkan pencarian data pegawai.

Oleh karena itu, untuk mengatasi kelemahan penggajian yang dilakukan secara manual tersebut, maka perlu dibuat suatu sistem informasi penggajian berbasis komputer. Dimana dengan sistem berbasis komputer, pengolahan data mengenai penggajian dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Meski pun jumlah data yang harus dimasukan relatif banyak, tetapi keakuratan perhitungan dan laporan dapat dicapai semaksimal mungkin sehingga kesalahan dalam memasukan dan perhitungan data relative tidak terjadi. Dengan sendirinya efisiensi waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan pun dapat dikerjakan dengan sebaik mungkin.

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka penulis mencoba menyelesaikan permasalahan yang ada di Perum Perhutani Unit III Jawa Barat Dan Banten tersebut dengan menjadikan permasalahan tersebut sebagai bahan penulisan laporan kerja praktek dengan judul “Analisis Sistem Informasi

penulis melakukan identifikasi masalah-masalah untuk mengetahui gejala-gejala yang timbul dari sistem yang sedang berjalan. Beberapa kekurangan/masalah dari sistem yang sedang berjalan tersebut, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Belum adanya perancangan sistem informasi penggajian yang berbasis komputer dengan aplikasi software yang tersendiri.

2. Belum efektifnya aplikasi komputer yang menangani secara khusus dalam sistem informasi kepegawaian.

1.3 Rumusan Masalah

Dari gambaran identifikasi diatas, maka rumusan masalah tersebut adalah:

1. Bagaimana merancang suatu sistem informasi terintegrasi yang dapat mempermudah dalam pengolahan data.

2. Bagaimana membuat suatu sistem agar sistem tersebut dapat mengelola data pegawai secara efektif dan efisien.

1.4 Maksud Dan Tujuan Kerja Praktek

Maksud dari kerja praktek ini adalah untuk memperbaiki sistem informasi penggajian yang sedang berjalan di Perum Perhutani Unit III Jabar dan Banten agar lebih efektif dan efisien.

data kepegawaian di Perum Perhutani.

2. Meningkatkan kebutuhan mengenai informasi kepegawaian yang lebih akurat dan relevan.

3. Memahami prosedur kerja yang ada di Perum Perhutani Unit III.

4. Untuk memenuhi nilai mata kuliah kerja praktek pada jurusan Manajemen Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer di Universitas Komputer Indonesia.

1.5 Batasan Masalah

Proses yang terdapat dalam sistem penggajian berhubungan dengan bagian-bagian lainnya, seperti bagian personalia dan bagian keuangan. Oleh karena itu, penulis membatasi masalah hanya pada Sistem Informasi Kepegawaian di Perum Perhutani Unit III. Sehingga dengan batasan masalah ini, penulisan laporan kerja praktek bisa lebih terarah.

1.6 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek

Penulis melakukan kerja praktek di Perum Perhutani Unit III Jawa Barat dan Banten yang beralamat di jalan Soekarno-Hatta No.628 Kotak Pos 1116-Bandung, di divisi Personalia. Adapun jadwal kerja praktek dilaksanakan selama 30 hari, terhitung sejak tanggal 4 Juli sampai 30 Juli 2011.

Pada bab I ini menjelaskan mengenai latar belakang penulisan, identifikasi masalah, rumusan masalah, maksud dan tujuan kerja praktek, batasan masalah, lokasi dan jadwal kerja praktek, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab III ini diuraikan mengenai teori-teori yang membantu dalam memecahkan permasalahan yang ada. Beberapa teori tersebut meliputi definisi-definisi yang berkaitan dengan perangkat lunak yang digunakan serta faktor-faktor yang berkaitan dengan perangkat lunak yang digunakan serta faktor-faktor yang mendukung dalam perancangannya.

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab III ini dijelaskan mengenai sejarah, visi dan misi, tempat dan kedudukan, bentuk dan badan hukum, bidang pekerjaan dan struktur organisasi perusahaan tempat kerja praktek

BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK

Pada bab IV ini dijelaskan mengenai sistem informasi penggajian yang sedang berjalan dan diberikan sistem informasi penggajian yang diusulkan untuk memperbaiki kelemahan dari sistem yang di pakai oleh perusahaan tempat kerja praktek

BAB II

LANDASAN TEORI

Pada bab landasan teori ini akan diuraikan teori-teori yang membantu dalam memecahkan permasalahan yang ada. Beberapa teori tersebut meliputi definisi-definisi yang berkaitan dengan perangkat lunak yang digunakan serta faktor yang berkaitan dengan perangkat lunak yang digunakan serta faktor-faktor yang mendukung dalam perancangannya.

2.1. Sistem

Pengertian sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, namun pada prinsipnya setiap sistem selalu terdiri dari empat elemen, yaitu objek, atribut, hubungan internal dan lingkungan. Serta yang paling penting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai secara jelas.

Sistem berasal dari bahasa Latin (sistema) dan bahasa Yunani (sustema), adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak.

Berikut adalah pengertian sistem menurut beberapa ahli:

 Menurut Ludwig Von Bartalanfy: Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungannya.

 Menurut Anatol Raporot: Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

 Menurut L. Ackof: Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

 Menurut Jerry FithGerald: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Dari beberapa definisi diatas, dapat diartikan bahwa sistem adalah sekumpulan unsur/elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai tujuan.

2.1.1. Karakteristik Sistem

Ada beberapa karakteristik yang membentuk sebuah sistem, yaitu:

a) Memiliki komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu

subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjala mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

b) Batas sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c) Lingkungan luar sistem (environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan tetapi juga dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkunga luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

d) Penghubung sistem (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung suatu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e) Masukan sistem (input)

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f) Keluaran sistem (output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapa merupakan masukan untuk subsistem lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah pengeluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g) Pengolah sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi mejadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h) Sasaran (objective) atau Tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan dan sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangar menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya.

Perbedaan suatu sasaran (objective) dan suatu sasaran (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi dan sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objective yang lebih tepat. Jadi tergantung ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Sering kali tujuan (goal) dan sasaran (objective) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem [Sumber : JOG [1999:5]]

2.1.2. Elemen Sistem

Elemen-elemen yang terdapat pada sebuah sistem meliputi: tujuan sistem, batasan sistem, control, input, proses, output, dan umpan balik.

a) Tujuan Sistem

Suatu sistem pasti memiliki suatu sasaran yang ingin dicapai. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang akan dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

b) Batasan Sistem

Batasan sistem disini adalah kapasitas yang dimiliki oleh komputer dalam mengolah data penggajian pegawai atau tenaga manusia yang mengoperasikan komputer.

c) Control System

Control system merupakan pengawasan terhadap pencapaian tujuan dari sistem tersebut. Control system dapat berupa control terhadap output, pengolahan data dan sebagainya.

d) Masukan (Input)

Masukan (Input) adalah energy yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energy yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sedangkan sinyal input adalah energy yang diproses untuk mendapatkan output.

e) Keluaran (Output)

Masukan (Output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contohnya pada sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah sisa pembuangan sedangkan informasi adalah keluaran yang berguna.

f) Proses

Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Contoh: sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajemen.

g) Umpan Balik

Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarka, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat berupa perbaikan sistem, pemeliharaan sistem dan sebagainya.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan menjadi:

a) Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep, misalnya sistem teologi yang berisi konsep tentang hubungan manusia dengan Tuhan. Sedangkan, sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer dan sistem transportasi.

b) Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem deterministic (deterministic system) adalah sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tidak dapat diramalkan dengan pasti karena mengandung probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan. Kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan namun nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.

c) Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi atau energi dengan lingkungan. Dengan kata lain, sistem ini tidak dapat berinteraksi dan tidak terpengaruh oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Sedangkan sistem terbuka (opened system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya sistem perusahaan dagang.

d) Sistem Alamiah dan Sistem Bantuan Manusia

Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia, misalnya sistem komputer.

e) Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem yang sederhana dan sistem yang kompleks

2.2 Informasi

Merupakan suatu kesatuan yang tampak maupun tidak tampak yang fungsinya mengurangi ketidakpastian suatu keadaan atau peristiwa di masa depan. Informasi terdiri dari data yang telah di ambil dan diolah untuk tujuan informative sebagai kesimpulan, argument, atau dasar dalam pengambilan keputusan.

Berikut ini adalah beberapa definisi informasi, antara lain:

 Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menggunakannya.

 Informasi adalah sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan. Contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

 Informasi merupakan proses untuk mengorganisasikan data untuk membantu dalam pengambilan keputusan tertentu/untuk tindakan di masa yang akan datang, bukan berupa suatu tindakan untuk mencapai tujuan perusahaan (pilihan ini disebut juga dengan business decision making).

2.2.1 Kualitas Informasi

Kualitas sebuah informasi dapat diukur dari tiga hal, yaitu:

a) Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi

gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

Komponen akurat meliputi :

 Completeness : berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.

 Correctness : berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran.

 Security : berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan.

b) Tepat Pada Waktunya

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

c) Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda, misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan unuk akuntan.

2.2.2 Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya dan sebagian bersar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Menurut Jogiyanto (2000: 11) nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi dinikmati oleh lebih dari satu pihak sehingga sulit untuk menghubungkan suatu informasi dengan biaya untuk memperolehnya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksirkan keuntungannya dengan satuan uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Nilai informasi tidak mudah untuk dinyatakan dengan ukuran yang bersifat kuantitatif. Namun, nilai informasi dapat dijelaskan menurut skala relatif.

Misalnya, jika suatu informasi dapat menghasilkan hal yang mengurangi ketidakpastian bagi pengambilan keputusan, maka nilai informasinya tinggi.

2.3 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya.

Berikut ini definisi sistem informasi menurut beberapa ahli, diantaranya adalah:

 Turban, McLean, dan Wetherbe (1999), Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

 Bodnar dan HopWood (1993), Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna

 Alter (1992), Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan.

2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

2.4.1 Flow Map

Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmap menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif- alternatif lain dalam pengoperasian.

Pedoman-pedoman dalam pembuatan flowmap adalah sebagai berikut:

1. Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.

2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.

3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.

4. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

5. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati.

2.4.2 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.

Diagram konteks memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.

Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”

Jadi, yang dibutuhkan adalah (1) Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem, (2) Data apa saja yang diberikannya ke sistem, (3) kepada siapa sistem harus memberi informasi atau laporan, dan (4) apa saja isi/ jenis laporan yang harus dihasilkan sistem. Kata “Siapa” di atas dilambangkan dengan kotak persegi (disebut dengan terminator), dan kata “apa” di atas dilambangkan dengan aliran data (disebut dengan data flow), dan kata “sistem” dilambangkan dengan lingkaran(disebut dengan process).

2.4.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah suatu jaringan dari proses dengan tempat penyimpanan data serta dihubungkan satu dengan lainnya, atau kumpulan symbol-simbol yang menggambarkan jalannya aliran data dari sistem atau suatu diagram yang mudah dimengerti dan merupakan suatu gambaran mengenai tata letak lokasi dan semua kegiatan-kegiatan dan aktivitas yang terjadi di dalam proses aktivitas tersebut.

DFD digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai sebuah jaringan dari proses-proses secara fungsional yang dihubungkan dengan yang lain oleh aliran data di dalam DFD dapat terdiri dari proses aliran data dan entity luar proses digambarkan dengan fungsi-fungsi yang terdapat dalam sistem.Keuntungan menggunakan DFD adalah lebih memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer, lebih mengerti sistem yang akan dikerjakan. Berikut adalah hal-hal mengenai DFD, yaitu:

 DFD bukan flowchat

 Proses dalam DFD bisa berjalan secara parallel

 DFD menggambarkan aliran data dalam sebuah sistem

 DFD adalah data yang tersimpan dan proses dengan proses yang terhubung dengan data tersebut

 DFD menggambarkan semua proses, meskipun proses tersebut terjadi dalam waktu yang berbeda.

2.4.3.1 Level Dalam DFD

Level dalam DFD dimulai dari level 0 kemudian turun ke DFD level 1, 2 dan seterusnya sesuai dengan kebutuhan. Dalam penurunan level tidak semua bagian sistem harus diturunkan dengan jumlah level yang sama. Aliran data yang masuk dan keluar dalam level x harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level x+1 yang mendefinisikan proses pada level x tersebut.

2.4.4 Kamus Data

Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data selain digunakan untuk dokumentasi dan mengurangi redudansi, juga dapat digunakan untuk, memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan, menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan, menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file, dan mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data.

Kamus Data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis sistem, Kamus Data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data

yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, Kamus data digunakan untuk merancangminput, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD.

2.4.5 Perancangan Basis Data

Basis data adalah kumpulan data yang diatur dan disimpan secara terkomputerisasi yang memungkinkan data dapat diakses dengan mudah dan cepat. Tujuan awal dan utama dalam pengolahan data pada sebuah basis data adalah agar data dapat menentukan kembali data (data yang dicari) dengan mudah dan cepat. Disamping itu, pemanfaatan data untuk pengolahan data juga memiliki tujuan-tujuan tertentu. Berikut ini adalah tujuan-tujuan yang ingin dicapai dalam pemanfaatan basis data:

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)

Pemanfaatan basis data memungkinkan untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan cepat dan mudah.

2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)

Penggunaan basis data dapat mengurangi terjadinya redudansi (pengulangan data), baik dengan melakukan penerapan sejumlah pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan.

3. Keakuratan (Accurancy)

Menggunakan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan atau batasan tife data, domain kata, keunikan data dan sebagainya dan diterapkan dalam basis data, sangat berguna untuk menentukan ketidakakuratan pemasukan atau penyimpanan data.

4. Ketersediaan (Availability)

Pertumbuhan data (baik dari jumlah maupun jenisnya) sejalan dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Data yang sudah jarang atau bahkan tidak pernah lagi digunakan dapat diatur untuk dilepaskan dari sistem basis data dengan cara penghapusan atau dengan memindahkannya ke media penyimpanan.

5. Kelengkapan (Completeness)

Lengkap atau tidaknya data yang dikelola bersifat relatif baik terhadap kebutuhan pemakai maupun terhadap waktu. Dalam sebuah basis data, struktur dari basis data tersebut juga harus disimpan. Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka tidak hanya menambah record-record data, tetapi juga melakukan penambahan struktur dalam basis data.

Sistem keamanan digunakan untuk dapat menentukan siapa saja yang boleh menggunakan basis data dan menentukan jenis operasi apa saja yang boleh dilakukan.

7. Kebersamaan pemakai

Pemakai basis data sering kali tidak terbatas hanya pada satu pemakaian saja atau oleh satu sistem aplikasi saja. Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung lingkungan multiuser, akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi dengan menjaga/menghindari terhadap munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang sama diubah oleh banyak pemakai pada saat bersamaan).

2.4.5.1 Normalisasi

Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatu organisasi. Tujuan dari normalisasi adalah sebagai berikut :

 Untuk menghilangkan kerangkapan data

 Untuk mengurangi kompleksitas

 Untuk mempermudah pemodifikasian data

Proses dari normalisasi adalah :

1. Data diuraikan dalam bentuk tabel, selanjutnya dianalisis berdasarkan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat.

2. Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu, maka table tersebut perlu dipecah menjadi beberapa tabel yang lebih sederhana sampai memenuhi bentuk yang optimal.

2.4.5.2 Tabel Relasi

Tabel relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu table dengan table lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk mencakup tiga macam, yaitu:

a) One-To-One (1 – 1)

Mempunyai pengertian “Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua”.

b) One-To-Many (1 – )

Mempunyai pengertian “Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua.”

c) Many-To-Many ( – )

Mempunyai pengertian “Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubungkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua.”

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1Sejarah Perum Perhutani III Jawa Barat dan Banten

Pada tahun 1972, dengan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1972, ditetapkan tanggal 29 Maret 1972, Pemerintah Indonesia mendirikan Perusahaan Umum Kehutanan Negara atau disingkat Perum Perhutani. Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1972 ini, PN Perhutani Djawa Timur yang didirikan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 18 tahun 1961, dan PN Perhutani Djawa Tengah yang didirikan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 1961, dilebur kedalam dan dijadikan unit produksi dari Perum Perhutani (vide : Pasal 1 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1972). Pada tahun 1978, dengan Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 1978 Pemerintah menambah unit produksi Perum Perhutani dengan wilayah kerja yang meliputi seluruh areal hutan di Daerah Tingkat I Jawa Barat dan disebut Unit III Perum Perhutani.

Dasar Hukum Perum Perhutani sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1972 juncto Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 1978, kemudian disempurnakan/diganti berturut-turut dengan Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 1986, Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 1999, Peraturan Pemerintah Nomor 14 Tahun 2001, dan terakhir dengan Peraturan

Pemerintah Nomor 30 Tahun 2003.Saat ini pengelolaan perusahaan Perum Perhutani dilaksanakan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2010.

3.2Visi dan Misi Perum Perhutani III Jawa Barat dan Banten

Sebagai acuan pelaksanaan tugas operasionalnya Perum Perhutani III Jawa Barat dan Banten mempunyai Visi dan Misi sebagai berikut :

VISI :

Menjadi pengelola hutan lestari untuk sebesar-besarnya kemakmuran rakyat.

MISI :

1. Mengelola sumberdaya hutan dengan prinsip pengelolaan lestari berdasarkan karakteristik wilayah dan daya dukung Daerah Aliran Sungai, meningkatkan manfaat hasil hutan kayu dan bukan kayu, ekowisata, jasa lingkunga, agroforestry serta potensi usaha berbasis kehutanan lainnya guna menghasilkan keuntungan untuk menjamin pertumbuhan perusahaan berkelanjutan.

2. Membangun dan mengembangkan perusahaan, organisasi serta sumberdaya manusia perusahaan yang modern, profesional dan handal, memberdayakan masyarakat desa hutan melalui pengembangan lembaga perekonomian koperasi masyarakat desa hutan atau koperasi petani hutan.

3. Mendukung dan turut berperan serta dalam pembangunan wilayah secara regional, serta memberikan kontribusi secara aktif dalam penyelesaian masalah lingkungan regional, nasional dan internasional.

3.3Tempat dan Kedudukan Perusahaan

Adapun tempat dari pengerjaan kerja praktek ini adalah Perum Perhutani Unit III Jawa Barat dan Banten yang berlokasi di jalan Soekarno Hatta No. 628 Bandung.

Dan kedudukan dari Perum Perhutani Unit III Jawa Barat dan Banten ini berada dibawah naungan pemerintahan daerah Tingkat I Jawa Barat.

3.4 Bentuk dan Badan Hukum Perusahaan

Perum Perhutani didirikan pada tanggal 10 Januari 1978, berdasarkan peraturan pemerintah No.2 tahun 1978 dengan menarik kembali urusan bidang kehutanan pada pemerintah daerah tingkat I.

Dengan berdirinya Perum Perhutani Unit III Jawa Barat dan Banten, segala hak dan kewajiban kekayaan serta perlengkapan dari Dinas Kehutanan Daerah Tingkat I Jawa Barat beralih pada Perum Perhutani Unit III Jawa Barat dan Banten.

Dalam perkembangan selanjutnya sejak tanggal 23 Agustus 1986 peraturan penglolaan dirubah kembali dengan peraturan pemerintah No.36 tahun 1986.

3.5 Bidang Pekerjaan Perusahaan

Tugas pokok dan tata kerja Perum Perhutani Unit III Jawa Barat dan Banten berdasarkan surat keputusan direksi perusahaan umum Kehutanan Negara No.313/KPPS/BIR/1989, Perum Perhutani Unit III Jawa Barat dan Banten dipimpin oleh seorang kepala unit dibantu oleh seorang wakil kepala unit dan 9 kepala biro yang masing-masing mengepalai :

1. Biro Umum, yang membawahi seksi umum dan seksi personalia.

2. Biro Perencanaan Hutan, yang membawahi seksi perencanaan umum, seksi perencanaan prasarana hutan, seksi pengukuran dan perpetaan serta Seksi Perencanaan Hutan Daerah (SPHD) I Bogor, SPHD II Bandung, SPHD III Cirebon.

3. Biro Produksi, yang membawahi seksi eksploitasi kayu dan seksi eksploitasi non kayu serta seksi usaha wisata.

4. Biro Pembinaan Hutan, yang membawahi seksi reboisasi dan rehabilitasi serta sesi pemeliharaan dan pembinaan lingkungan.

5. Biro Keuangan, yang membawahi seksi anggaran dan pembelanjaan seksi akuntansi serta data dan informasi.

6. Biro Hukamas, yang membawahi seksi hukum dan agraria, seksi keamanan dan seksi humas.

7. Biro Industri, ysng membawahi seksi industri kayu dan seksi industri non kayu.

8. Biro Pemasaran, yang membawahi seksi pengujian, seksi analisa pasar dan seksi penjualan.

9. Biro Teknik dan Perlengkapan, yang membawahi seksi bangunan teknik, seksi instalasi dan seksi perlengkapan.

Untuk selanjutnya pembagian wilayah kerja unit ke dalam Kesatuan Pemangku Hutan (KPH) di tetapkan oleh menteri atas usul direksi.

3.6 Bidang Pekerjaan divisi/departemen tempat Kerja Praktek

Dalam kerja praktek ini penulis di tempatkan pada bagian Biro Keuangan. Adapun tugas secara keseluruhan biro keuangan adalah sebagai berikut :

1. Memimpin, mengurus dan mengendalikan kegiatan biro keuangan antara lain menyusun konsep pedoman kerja, JUKLAK dan JUKNIS bidang keuangan, akuntansi dan bidang data dengan pedoman kerja JUKLAK dan JUKNIS yang disusun direksi.

2. Menyusun rencana operasional dan rencana anggaran belanja biro keuangan.

3.7Struktur Organisasi

Untuk struktur organisasi Perum Perhutani Unit III Jawa Barat dan Banten dapat dilihat pada gambar 3.1 :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perum Perhutani Unit III Jabar dan Banten Sumber : Perum Perhutani Unit III Jawa Barat dan Banten

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1 Analisis Sistem

Analisis system adalah proses pengurauan suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya yang bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan kebutuhan yang diharapkan sehingga didapat solusi dari masalah tersebut.

Pada tahap analisis, diperlukan suatu pendekatan analisis guna menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin muncul pada tahap berikutnya, yaitu perandangan system baru. Pendekatan yang dilakukan adalah mendefinisikan setiap masalah dalam bentuk umum yang sedang berjalan dan mengevaluasi setiap cara kerja yang sedang berjalan berdasarkan prosedur-prosedur yang ada. Serta dapat dikeahui masalahnya serta kelemahan apa saja yang dimiliki oleh sistem yang sedang berjalan dan apa saja pengaruhnya.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan menganalisis seluruh dokumen dasar yang digunakan dan mengalir pada sebuah sistem informasi yang sedang berjalan. Adapun tujuan dari analisis dokumen adalah untuk mengetahui semua dokumen atau file yang digunakan di dalam flowmap suatu sistem.

Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang digunakan dalam system penggajian yang sedang berjalan di Perum Perhutani Unit III Jabar dan Banten:

1. Nama Dokumen : Data Pegawai

Fungsi : Data Pegawai

Sumber : Pegawai

Distribusi : Pegawai Pada Bendahara

Rangkap : 1 (satu)

Bentuk : Formulir

Periode : 1 Tahun

Item Data : Nip, Nama Pegawai, Jenis Kelamin, Tempat Tanggal Lahir, Jabatan, Masa Kerja, Status.

2. Nama Dokumen : Surat Perintah Pembayaran

Fungsi : Permohonan Pembayaran

Sumber : Bendahara

Distribusi : Bendahara Kepada Direktur

Rangkap : 2 (dua)

Bentuk : Surat

Item Data : Nip, Nama Pegawai, Jabatan.

3. Nama Dokumen : Surat Perintah Pembayaran

Fungsi : Memerintahkan Pembayaran Gaji Pegawai

Sumber : Direktur

Distribusi : Direktur Kepada Bagian Keuangan

Rangkap : 1 (satu)

Bentuk : Surat

Periode : 1 Tahun

Item Data : Nip, Nama Pegawai, Jenis Kelamin, Jabatan.

4. Nama Dokumen : Surat Perintah Pencairan Dana

Fungsi : Memerintahkan Pencairan Dana

Sumber : Bagian Keuangan

Distribusi : Bagian Keuangan Kepada Bendahara

Rangkap : 1 (satu)

Bentuk : Surat

Periode : 1 Tahun

5. Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Bukti Penerimaan Gaji

Sumber : Bendahara

Distribusi : Bendahara Kepada Pegawai

Rangkap : 2 (dua)

Bentuk : Slip

Periode : 1 Bulan

Item Data : No.Slip, Nip, Nama Pegawai, Jabatan, Gaji Yang Diterima.

4.1.2 Analisis Prosedur Penggajian Yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada system yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini adalah berupa gambar nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit organisasi. Adapu prosedur penggajian pada system yang sedang berjalan di Perum Perhutani Unit III Jabar dan Banten adalah sebagai berikut :

1. Pegawai menyerahkan data yang telah diisi lengkap dan lampiran dengan memenuhi syarat yang telah ditentukan.

2. Bendahara menerima data pegawai, lalu memprosesnya untuk dilakukan penghitungan gaji.

3. Bendahara membuat surat perintah pembayaran gaji yang selanjutnya diserahkan kepada direktur dan disimpan sebagai dokumen

4. Direktur membuat surat perintah pembayaran dan menyerahkannya kepada bagian keuangan.

5. Bagian keuangan membuat surat perintah pencairan dan yang selanjutnya diserahkan kepada bendahara.

6. Bendahara membuat dua slip gaji, yang satu diberikan kepada pegawai dan yang satunya lagi disimpan untuk dijadikan dokumen.

4.1.2.1 Flow Map

Flow map merupakan gambar antara hubungan entity yang terlibat berupa aliran-aliran dokumen yang ada. Bagian alir dokumen disebut juga bagian alir formulir yang merupakan alir yang menunjukan arus laporan dari formulir, termasuk tembusan-tembusannya. Berikut ini adalah flow map yang sedang berjalan dalam system penggajian di Perum Perhutani Unit III Jabar dan Banten:

Data Pegawai Data Pegawai

Penghitungan gaji

Data Gaji Pegawai

Pembuat Surat Permintaan Pembayaran Surat Permintaan Pembayaran Surat Perintah Pencairan Dana Pembuatan Slip Gaji Slip Gaji Laporan Gaji Slip Gaji Laporan Gaji Surat Perintah Pembayaran Gaji Pembuatan Surat Perintah Pencairan Dana Surat Perintah Pencairan Dana Surat Permintaan Pembayaran Pembuatan Surat Perintah Pembayaran Gaji Surat Perintah Pembayaran Gaji Surat Permintaan Pembayaran Pembuatan Laporan Gaji Laporan Gaji Kepala Unit Biro Keuangan Bendahara Pegawai

4.1.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan gambaran dari keseluruhan system yang akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan menunjukan masukan dan keluaran yang diterima entitas. Berikut ini adalah diagram konteks dari system penggajian yang sedang berjalan di Perum Perhutani Unit III Jabar dan Banten:

Pegawai

Sistem Informasi Penggajian

Kepala Unit

Biro Keuangan

Surat Perintah Pencairan Dana Laporan Gaji Surat Permintaan Pembayaran Data Pegawai

Slip Gaji

Gambar 4.2 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan

4.3.1 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram berfungsi untuk menggambarkan arus data dalam system yang terstruktur dan jelas. Pembuatan DFD yang sedang berjalan bertujuan untuk menggambarkan system yang sedang berjalan sebagai jaringan kerja antara prose yang berhubungan satu sama lain dengan aliran data yang ada di dalam system. DFD system penggajian yang sedang berjalan di Perum Perhutani Unit III Jabar-Banten adalah sebagai berikut:

Pegawai _{Penghitungan Gaji} 1.0 2.0 Pembuatan Surat Permintaan Pembayaran

File Surat Perintah Pembayaran 4.0 Pembuatan Laporan Gaji Kepala Unit Biro Keuangan 3.0 Pembuatan Slip Gaji

File Slip Gaji

Data Pegawai Data Gaji Pegawai

Surat Perintah Pembayaran

Slip Gaji

Laporan Gaji Surat Perintah Pencairan Dana

Slip Gaji Slip Gaji

Surat Perintah Pembayaran

Gambar 4.3 Data Flow Diagram Yang Sedang Berjalan

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Sistem Penggajian di Perum Perhutani Unit III Jabar dan Banten masih dilakukan secara manual, sehingga terdapat beberapa kelemahan, diantaranya adalah sebagai berikut:

Kelemahan Pemecahan Masalah

1. Keterlambatan dalam

memberikan data gaji pegawai dikarenakan pencariannya dilakukan secara manual.

1. Penyimpanan datanya berupa program aplikasi sehingga pencarian data dapat dilakukan dengan cepat.

masih dilakukan secara manual memungkinkan terjadinya

kecurangan karena

ketidakamanan dalam

penyimpanan data gaji pegawai.

pernyimpanannya berupa database sehingga keamanannya lebih terjamin.

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan system merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan suatu system yang baru atau memperbaharui system yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja dengan memanfaatkan teknologi dan fasilitas yang tersedia. Perancangan system dimaksudkan untuk meminimalisasi kekurangan dan meningkatkan kinerja sistem.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan yang ingin penulis capai dalam usulan Sistem Informasi Penggajian ini adalah sebagai berikut:

1. Dengan menggunakan program aplikasi yang menggunakan databse, dapat menghindari kerusakan dokumen dan mengefisiensi tempat penyimpanan.

2. Dengan adanya program aplikasi, maka penghitungan gaji dapat dilakukan secara cepat, tepat, dan akurat .

4.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Perancangan prosedur adalah pengembangan perancangan system secara umum yang memberikan gambaran kepada pemakainya mengenai system yang baru.

4.2.2.1 Flowmap Yang Diusulkan

Flowmap yang diusulkan untuk Perum Perhutani Unit III Jabar-Banten adalah sebagai berikut:

Data Pegawai Data Pegawai File Master Pegawai Input Data Pegawai Pembuatan Surat Permintaan Pembayaran Cetak Surat Permintaan Pembayaran Surat Perintah Pencairan Dana Surat Permintaan Pembayaran

Cetak Slip Gaji

Slip Gaji Cetak Laporan Gaji Laporan Gaji Slip Gaji Surat Perintah Pembayaran Gaji Surat Permintaan Pembayaran Pembuatan Surat Perintah Pencairan Dana Surat Perintah Pencairan Dana Pembuatan Surat perintah Pembayaran Gaji Surat Perintah Pembayaran Gaji Laporan Gaji

Pegawai Bendahara Biro Keuangan Kepala Unit

4.2.2.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian yang Diusulkan

Diagram Konteks yang diusulkan merupakan gambaran umum dari sebuah system. Diagram konteks adalah kamus khusus dari data aliran diagram atau bagian dari data alur diagram yang berfungsi memetakan model lingkaran yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang memiliki keseluruhan system. Secara garis besar, diagram konteks menunjukan input dan output yang diterima entitas dalam system yang berdasarkan flow map yang diusulkan. Berikut ini diagram konteks yang diusulkan:

Sistem Informasi Penggajian Pegawai

Kepala Unit

Biro Keuangan Data Pegawai

Slip Gaji

Surat Permintaan Pembayaran

Surat Perintah Pembayaran Gaji

Surat Perintah Pencairan Dana Laporan Gaji

Gambar 4.5 Diagram Konteks Yang Diusulkan

4.2.2.3 Data Flow Diagram (DFD) Yang Diusulkan

DFD merupakan suatu diagram yang mudah dimengerti dan merupakan suatu gambaran mengenai data letak lokasi dan semua kegunaan serta aktivitas yang terjadi dalam proses aktivitas tersebut. Dari diagram konteks yang sudah digambarkan, maka terbentuklah DFD fisik tingkat 0. DFD disini merupakan hasil kajian analisis prosedur sebelumnya dan sekaligus sebagai DFD fisik yang baru. Berikut adalah DFD yang diusulkan:

Pegawai

1.0 Input Data

Pegawai

3.0 Cetak Surat Permintaan Pembayaran

4.0 Cetak Slip Gaji

2.0 Pembuatan Surat Permintaan Pembayaran Kepala Unit 5.0 Cetak Laporan Gaji Biro Keuangan File Pegawai File Gaji

Data Pegawai Data Pegawai

Data Pegawai

Surat Permintaan Pembayaran Data Pegawai

Surat Permintaan Pembayaran

Data Gaji Data Gaji

Data Gaji Laporan Gaji

Surat Perintah Pencairan Dana Slip Gaji

Data Pegawai

Gambar 4.6 Data Flow Diagram Yang Diusulkan

4.2.2.4 Kamus Data

Kamus data merupakankatalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi yang berfungsi membantu pelaksanaan system untuk dimengerti aplikasi secara detail rancangan kamus data untuk system informasi kepegawaian Perum Perhutani Unit III Jabar-Banten adalah sebagai sebagai berikut:

1. Nama Arus Data : Data Pegawai

Sumber : Pegawai

Volume : 1 (satu)

Bentuk : Dokumen

Periode : 1 Bulan

Item Data : Nip, Nama, Jenis Kelamin, Tempat Lahir, Tangga Lahir, Masa Kerja, jabatan, Status, Agama, Pendidikan.

2. Nama Arus Data : Surat Permintaan Pembayaran

Sumber : Bendahara

Arus Data : Bendahara Pada Direktur

Volume : 1 (satu)

Bentuk : Surat

Periode : 1 Tahun

Item Data : Nip, Nama, Jenis Kelamin, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jabatan, Status, Masa Kerja, Agama, Pendidikan, Gaji Pokok, Gaji Kotor, Gaji Bersih.

3. Nama Arus Data : Surat Perintah Pencairan Dana

Sumber : Bagian Keuangan

Volume : 1 (satu)

Bentuk : Surat

Periode : 1 Bulan

Item Data : Jumlah Uang

4. Nama Arus Data : Data Gaji

Sumber : Bendahara

Arus Data : Bendahara Pada Pegawai

Volume : 1 (satu)

Bentuk : Dokumen

Periode : 1 Bulan

Item Data : No.Slip, Nip, Nama, Tanggal, Gaji Pokok, Total Gaji,Total Potongan, Gaji Bersih.

5. Nama Arus Data : Slip Gaji

Sumber : Bendahara

Arus Data : Bendahara Pada Pegawai

Volume : 1 (satu)

Bentuk : Dokumen

Item Data : No.Slip, Nip, Nama, Tanggal, Gaji Pokok, Total Gaji,Total Potongan, Gaji Bersih.

6. Nama Arus Data : Laporan Gaji

Sumber : Bendahara

Arus Data : Bendahara Pada Bagian Keuangan

Volume : 1 (satu)

Bentuk : Dokumen

Periode : 1 Bulan

Item Data : Tanggal, Gaji Pokok, Total Gaji, Gaji Bersih, Total Gaji Pegawai.

4.2.3 Evaluasi Sistem Yang Diusulkan

1. Sistem akan menggunakan software yang digunakan untuk akuntansi sehingga akan memudahkan dalam pembukuan.

2. Sistem akan memiliki interface yang mudah dan disesuaikan dengan kebutuhan.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan mengemukakan beberapa kesimpulan dan saran dari hasil penelitian kerja praktek di Perum Perhutani Unit III Jabar-Banten.

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian maupun penjelasan yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesipulan sebagai berikut:

1. Sistem Informasi penggajian di Perum Perhutani Unit III Jabar-Banten masih dilakukan secara menual, sehingga tidak efektif dan efisien.

2. Tidak adanya system penunjang seperti program aplikasi berbasis komputer yang secara khusus menangani pencatatan tentang system informasi penggajian sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam perhiitungan ataupun kesalahan lainnya.

5.2 Saran

Berdasarkan pengamatan dan data-data yang diperoleh selama penulis melaksanakan kerja praktek di Perum Perhutani Unit III Jabar-Banten, ada beberapa saran yang ingin penulis kemukakan untuk mengembangkan system informasi penggajian, yaitu sebagai berikut:

1. Peningkatan kinerja sumber daya manusia, terutama sumber daya manusia dalam bidang komputerisasi agar system yang ada dapat diolah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi kesalahan-kesalahan yang fata dalam system penggajian.

2. Penggunaan program aplikasi akan sangat membantu dalam melakukan penghitungan penggajian, sehingga terjadinya kesalahan dapat dikurangi seminimal mungkin

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Studi Diploma III Jurusan Manajemen Informatika

Oleh:

Eva Sapitri NIM. 10909101 Muhammad Jarkasih NIM. 10909097 Nita Puspita Dewi NIM. 10909100

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

ABSTRAK ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR SIMBOL ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 3

1.3 Rumusan Masalah ... 3

1.4 Maksud Dan Tujuan Kerja Praktek ... 3

1.5 Batasan Masalah ... 4

1.6 Lokasi Dan Jadwal Kerja Praktek ... 4

1.7 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Sistem ... 7

2.1.1 Karakteristik Sistem ... 8

2.1.2 Elemen Sistem ... `12

2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 14

2.2 Informasi ... 16

2.2.2 Nilai Informasi ... 18

2.3 Sistem Informasi ... 19

2.4 Metode Analisis Dan Perancangan Terstruktur ... 20

2.4.1 Flowmap ... 20

2.4.2 Diagram Konteks ... 21

2.4.3 Data Flow Diagram ... 22

2.4.3.1 Level Dalam Data Flow Diagram ... 23

2.4.4 Kamus Data ... 23

2.4.5 Perancangan Basis Data ... 24

2.4.5.1 Normalisasi ... 27

2.4.5.2 Tabel Relasi ... 27

BAB III PROFIL PERUSAHAAN ... 29

3.1 Sejarah Perum Perhutani Unit III Jawa Barat Dan Banten ... 29

3.2 Visi Dan Misi Perum Perhutani Unit III Jawa Barat Dan Banten ... 30

3.3 Tempat Dan Kedudukan Perusahaan ... 31

3.4 Bentuk Dan Badan Hukum Perusahaan ... 31

3.5 Bidang Pekerjaan Perusahaan ... 32

3.6 Bidang Pekerjaan Divisi /Departemen Tempat Kerja Praktek... 33

3.7 Struktur Organisasi ... 34

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN ... 36

4.1 Analisis Sistem Sistem Yang Sedang Berjalan ... 36

4.1.1 Analisis Dokumen ... 36

4.1.2 Analisis Prosedur Penggajian Yang Sedang Berjalan ... 40

4.1.2.2 Diagram Konteks ... 43

4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 43

4.1.3 Evaluasi SIstem Yang Sedang Berjalan ... 44

4.2 Usulan Perancangan Sistem ... 45

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 45

4.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 46

4.2.2.1 Flow Map ... 46

4.2.2.2 Diagram Konteks ... 48

4.2.2.3 Data Flow Diagram ... 48

4.2.2.4 Kamus Data ... 49

4.2.3 Evaluasi Sistem Yang Diusulkan ... 53

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 54

5.1 Kesimpulan ... 54

5.2 Saran ... 54

56

DAFTAR PUSTAKA

Ladjamudin Bin Albahra. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Hasibuan SP,H. Malayu Drs. 1996. Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, Cetakan pertama edisi kedua, PT. Toko Gunung Agung.

H.M Jogiyanto, 1999. Pengenalan Komputer: Ilmu KOmputer Pemrograman Sistem Informasi dan Intelegensia Buatan. Edisi ketiga, Andi Offset: Yogyakarta.

iii Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan kerja praktek ini yang berjudul “ANALISIS SISTEM PENGGAJIAN DI PERUM PERHUTANI UNIT III JABAR DAN BANTEN”,

Penyusunan laporan kerja prakter ini berdasarkan atas data yang penulis peroleh dari hasil kerja praktek di PERUM Perhutani Unit III Jabar-Banten dan dengan dukungan data-data kepustakaan. Penulisan laporan ini dibuat dalam rangka untuk memenuhi kelulusan matakuliah Kerja Praktek di jurusan Manajemen Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).

Pada kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc. selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Dr. Arry Akhmad Arman selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.

iv Indonesia.

4. Marliana Budiningtias W. S.Si, M.Si, selaku dosen wali dan pembimbing dalam penulisan laporan kerja praktek ini.

5. Dadang Suparman, selaku pembimbing kerja praktek di Perum Perhutani Unit III Jabar Dan Banten.

6. Rekan-rekan MI-19 Angkatan 2009, kami ucapkan terima kasih atas kebersamaan selama perkuliahan.

Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktek ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan di masa yang akan datang.

Akhir kata penulis sampaikan semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak, khususnya bagi penulis pribadi dan umumnya bagi para pembaca. Semoga Allah SWT senantiasa memberikan taufik dan hidayah-Nya kepada kita semua. Amin…

Bandung, Oktober 2011

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

ABSTRAK ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR SIMBOL ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 3

1.3 Rumusan Masalah ... 3

1.4 Maksud Dan Tujuan Kerja Praktek ... 3

1.5 Batasan Masalah ... 4

1.6 Lokasi Dan Jadwal Kerja Praktek ... 4

1.7 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Sistem ... 7

2.1.1 Karakteristik Sistem ... 8

2.1.2 Elemen Sistem ... `12

2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 14

2.2 Informasi ... 16

2

2.2.2 Nilai Informasi ... 18

2.3 Sistem Informasi ... 19

2.4 Metode Analisis Dan Perancangan Terstruktur ... 20

2.4.1 Flowmap ... 20

2.4.2 Diagram Konteks ... 21

2.4.3 Data Flow Diagram ... 22

2.4.3.1 Level Dalam Data Flow Diagram ... 23

2.4.4 Kamus Data ... 23

2.4.5 Perancangan Basis Data ... 24

2.4.5.1 Normalisasi ... 27

2.4.5.2 Tabel Relasi ... 27

BAB III PROFIL PERUSAHAAN ... 29

3.1 Sejarah Perum Perhutani Unit III Jawa Barat Dan Banten ... 29

3.2 Visi Dan Misi Perum Perhutani Unit III Jawa Barat Dan Banten ... 30

3.3 Tempat Dan Kedudukan Perusahaan ... 31

3.4 Bentuk Dan Badan Hukum Perusahaan ... 31

3.5 Bidang Pekerjaan Perusahaan ... 32

3.6 Bidang Pekerjaan Divisi /Departemen Tempat Kerja Praktek... 33

3.7 Struktur Organisasi ... 34

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN ... 36

4.1 Analisis Sistem Sistem Yang Sedang Berjalan ... 36

4.1.1 Analisis Dokumen ... 36

4.1.2 Analisis Prosedur Penggajian Yang Sedang Berjalan ... 40

4.1.2.2 Diagram Konteks ... 43

4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 43

4.1.3 Evaluasi SIstem Yang Sedang Berjalan ... 44

4.2 Usulan Perancangan Sistem ... 45

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 45

4.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 46

4.2.2.1 Flow Map ... 46

4.2.2.2 Diagram Konteks ... 48

4.2.2.3 Data Flow Diagram ... 48

4.2.2.4 Kamus Data ... 49

4.2.3 Evaluasi Sistem Yang Diusulkan ... 53

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 54

5.1 Kesimpulan ... 54

5.2 Saran ... 54

53

56

DAFTAR PUSTAKA

Ladjamudin Bin Albahra. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Hasibuan SP,H. Malayu Drs. 1996. Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, Cetakan pertama edisi kedua, PT. Toko Gunung Agung.

H.M Jogiyanto, 1999. Pengenalan Komputer: Ilmu KOmputer Pemrograman Sistem Informasi dan Intelegensia Buatan. Edisi ketiga, Andi Offset: Yogyakarta.

iii Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan kerja praktek ini yang berjudul “ANALISIS SISTEM PENGGAJIAN DI PERUM PERHUTANI UNIT III JABAR DAN BANTEN”,

Penyusunan laporan kerja prakter ini berdasarkan atas data yang penulis peroleh dari hasil kerja praktek di PERUM Perhutani Unit III Jabar-Banten dan dengan dukungan data-data kepustakaan. Penulisan laporan ini dibuat dalam rangka untuk memenuhi kelulusan matakuliah Kerja Praktek di jurusan Manajemen Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).

Pada kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc. selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Dr. Arry Akhmad Arman selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.

iv 3. Dadang Munandar, SE, M.Si. selaku ketua Program Studi Manajemen Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.

4. Marliana Budiningtias W. S.Si, M.Si, selaku dosen wali dan pembimbing dalam penulisan laporan kerja praktek ini.

5. Dadang Suparman, selaku pembimbing kerja praktek di Perum Perhutani Unit III Jabar Dan Banten.

6. Rekan-rekan MI-19 Angkatan 2009, kami ucapkan terima kasih atas kebersamaan selama perkuliahan.

Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktek ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan di masa yang akan datang.

Akhir kata penulis sampaikan semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak, khususnya bagi penulis pribadi dan umumnya bagi para pembaca. Semoga Allah SWT senantiasa memberikan taufik dan hidayah-Nya kepada kita

semua. Amin…

Bandung, Oktober 2011