2. Flowmap peminjaman barang
F A =
Fo rm
u lir
A n
g g
o ta
K TP
= Ka
rt u
t a
n d
a Pe
n d
u d
u k
KK =
Ka rt
u Ke
lu a
rg a
F PB
= F
o rmu
lir Pi
n ja
ma n
Ba ra
n g
Prosedur penjualanpeminjaman barang kepada anggota
Distribusi barang
Pengadaan barang
Gudang Anggota
FA Copy
KTP Copy
KK FA
Copy KTP
Copy KK
Mengecek persyaratan
Sesuai ? KK
KTP FA
tidak FPB
kosong ya
FPB kosong
Mengisi FPB
FPB telah diisi
FPB telah diisi
Memerikas di Daftar
barang Tersedia ?
FPB telah diisi
FPB telah diisi
Tdak FPB
telah diisi Daftar barang
Barang
Barang Surat
perjanjian Belum ditanda tgn
Barang ya
Surat perjanjian
Belum ditanda tgn Tanda
tanganSurat perjanjaian
anggota FPB
telah diisi
2 FPB
telah diisi Surat
perjanjian sudah ditandatangan
anggota Barang
Tanda tanganSurat
perjanjaian staf
distribusi FPB
telah diisi
Surat perjanjian
sudah ditandatangan anggota
Surat perjanjian
sudah ditandatgn anggota dan staf distribusi
Buat kartu ansusran
Kartu angsuran
Kartu angsuran
arsip
Gambar 3.2 Flowmap peminjaman barang
3. Flowmap penjualan
Prosedur penjualan barang
Staf Distribusi Staf Pengadaan
Pembeli
barang barang
barang
Mencar data
barang
Tersedia? barang tidak
tersedia Data barang
tidak tersedia
Barang tersedia barang tidak
tersedia
Barang tersedia tidak
tidak
transaksi
kuitansi barang
barang kuitansi
uang uang
4. Flowmap pembayaran pinjaman barang
F P
B =
F or
m u
lir Pe
m in
ja m
a n
Ba ra
n g
Prosedur pembayaran pinjaman barang
Distribusi barang
Bagian Keuangan Anggota dan
bukan anggota
Kartu angsuran Uang
Kartu angsuran Uang
Mencatat pembayaran
Isi pembayaran di Kartu angsuran
diperbaharui
Isi buku laporan pembayaran di
bagian distribusi diperbaharui
Mencatat pembayaran
di buku laporan
Isi pembayaran di Kartu angsuran
diperbaharui Isi buku laporan
pembayaran di bagian distribusi
diperbaharui
Mencatat pembayaran
di buku laporan
bagian keuangan
Uang
Uang Isi buku laporan
pembayaran di bagian keuangan
diperbaharui
arsip
Gambar 3.3 Flowmap pembayaran pinjamanpembelian barang
Analisis prosedur yang sedang berjalan telah menggambarkan alur dari suatu sistem yang sedang dijalankan dan terdapat beberapa kelebihan dan
kekurangan diantaranya :
Table 3.1 Kelebihan dan Kekurangan sistem yang berjalan
Kelebihan Kekurangan
Penyimpanan semua Data dalam bentuk abstrak
yang belum
menggunakan komputasi sehingga penyimpanan data
lebih aman dari kehilangan yang tidak disengaja seperti kerusakan komputer atau
kerusakan jaringan.
1.
Pembuatan laporan terhadap semua data belum maksimal sehingga sering
terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan yang mengakibatkan koperasi
mengalami kesulitan dalam mengambil keputusan yang menyangkut distribusi
barang.
2.
Integrasi data dari staf keuangan, pengadaan barang dan distribusi barang
belum maksimal sehingga diperlukan koordinasi yang cepat dan akurat dari
staf satu ke staf lain.
3.1.3 Solusi yang ditawarkan
Solusi yang ditawarkan untuk mengatasi masalah pada sistem yang sedang berjalan agar semua kekurangan pada sistem tersebut dapat diatasi dengan baik
yaitu dengan melakukan perubahan pada sistem kerja yang ada tetapi merujuk pada sistem kerja yang sedang berjalan agar dapat mempermudah pengguna
sistem dalam melakukan semua proses distribusi barang dengan baik yaitu dengan
menawarkan sebuah sistem informasi yang penyimpanan aplikasi dan data tidak nyata tetapi virtual di komputasi awan atau sering disebut Cloud Computing.
Selain itu cloud computing yang akan dikembangkan yaitu sebagai layanan software as a service SaaS yang akan memberikan banyak keuntungan baik dari
sisi pemberilayanan provider atau dari sisi pengguna user. Penerapan software as a service SaaS pada Sistem informasi akan mengubah paradigma baru yang
memberikan banyak keuntungan.
Gambar 3.4 Penerapan Sistem Informasi pada Cloud Computing
Berikut adalah fasilitas yang akan dibangun dalam pengembangan sistem :
Table 3.2 Fasilitas yang digunakan Fasilitas
Keterangan
Pengolahan semua
data akan
terintegrasi satu dengan lainnya dan disimpan dengan baik di awan cloud
Fasilitas ini
digunakan untuk
mempermudah dalam
pembuatan seluruh laporan perdata dan semua data
menjadi satu laporan
Adanya pemisahan
antara peoses
peminjaman dan
penjualan, proses
peminjaman hanya dapat dilakukan oleh anggota koperasi dan penjualan dilakukan
oleh pembeli yang bukan anggota koperasi Fasilitas ini bertujuan untuk mempermudah
dalam pendataan
Perhitungan dan kesimpulan jumlah pembelian barang dari supplier
Pada sistem informasi yang dibangun memudahkan staf pengadaan barang
untuk menyimpan,menghitung jumlah barang yang dibeli, membayar dan
membuat kesimpulan terhadap barang yang dibeli.
Perhitungan dan kesimpulan jumlah penjualanpeminjaman
barang oleh
Pada sistem informasi yang dibangun memudahkan staf distribusi barang
untuk menyimpan, menghitung dan
anggota dan bukan anggota membuat kesimpulan terhadap barang
dan anggota dan bukan anggota yang melakukan peminjaman barang
Mencetak semua
laporan yang
dilakukan oleh masing-masing staf yang berinteraksi dengan sistem.
Fasilitas ini
dibangun untuk
mempermudah mencetak
semua laporan
sehingga menghindari
pembuatan laporan secara manual.
3.1.4 Analisis sistem yang akan dikembangkan
Berikut adalah analisis terhadap sistem yang akan dikembangkan, sistem informasi distribusi barang dengan memanfaatkan layanan software as a service
SaaS yang mana dalam membangun sebuah perangkat lunak semua data akan disimpan di cloud awan. Penerapan software as a service SaaS pada sistem
informasi distribusi barang harus memenuhi beberapa karakteristik sebagi software as a service SaaS yaitu :
1. Pengguna sebagai staf pengadaan barang dan staf distribusi barang diharuskan login terlebih dahulu untuk dapat masuk dan mengakses
web koperasi yang telah terdaftar 2. Pengguna yang telah berhasil login kemudian ditampilkan halaman
utama memilih menu fitur untuk masuk ke halaman distribusi. 3. Pengguna sebagai staf pengadaan barang dapat melakukan pengolahan
data supplier, data satuan barang, data jenis barang dan data barang
4. Pengguna sebagai staf distribusi barang dapat melakukan pengolahan transaksi penjualan, transaksi penjualan untuk anggota dan transaksi
peminjaman untuk anggota. 5. Transaksi penjualan dapat dilakukan dengan memilih menu transaksi
dan mengisi form transaksi penjualan selanjutnya masuk ke keranjang penjualan pada keranjang penjualan, staf distribusi memilh barang
yang tersedia dan mengisi jumlah pada keranjang penjualan dengan mencentang barang yang dipilih dan mengisi jumlah barang yang
dibeli. Memilih tombol selesai untuk melihat kuitansi kemudian kuitansi dapat dicetak.
6. Transaksi penjualan barang dan peminjaman barang staf distribusi melakukan pencarian anggota dengan memasikan id anggota pada field
transaksi 7. Transaksi penjualan barang untuk anggota, setelah melihat detail
anggota staf distribusi melakukan transaksi penjualan dengan memilih tombol penjualan untuk masuk keranjang penjualan staf distribusi
memilh barang yang tersedia dan mengisi jumlah pada keranjang penjualan dengan mencentang barang yang dipilih dan mengisi jumlah
barang yang dibeli. Memilih tombol selesai untuk melihat kuitansi kemudian kuitansi dapat dicetak.
8. Transaksi peminjaman barang dilakukan hanya untuk anggota, staf distribusi melihat detail anggota dan memilh tombol peminjaman dan
masuk ke FPB untuk masuk keranjang peminjaman dengan memilih
tombol peminjaman pada keranjang peminjaman staf memilih barang yang terdaftar dan mengisi jumlah barang yang akan dipinjamkan
untuk sistem akan menampilkan jumlah bayar, total bayar dan total denda perhari.
9. Memilih tombol lanjutkan pada keranjang peminjaman untuk masuk table angsuran memilih lama angsuran, jumlah denda perhari, tanggal
terakhir angsuran dan menghitung total angsuran, memilih tombol simpan untuk mengakhiri transaksi peminjaman.
10. Disediakan menu bayar angsuran dengan memilih menu utama angsuran dengan memasukan no angsuran.
11. Disediakan menu cetak angsuran dengan memilih menu utama angsuran dengan memasukan no angsuran.
12. Disediakan menu rakap penjualan perpriode dan peminjaman perpriode dengan memilih menu utama laporan
Gambaran umum system yang akan dikembangkan dapat dilihat pada gambar, gambar menjelaskan bahwa suatu perangkat lunak yaitu e-KSU berbasis
cloud dapat diakses oleh banyak koperasi, cloud computing menyediakan tempat penyimpanan data yang terpusat di infrastruktur “cloud”. Sehingga
penggunakoperasi tidak perlu bagaimana dan darimana sumber daya komputasinya yang dipenuhi oleh penyedia layanan dan layanan dapat digunakan
bersama-sama oleh penggunakoperasi.
3.1.5 Alur sistem yang dikembangkan
Alur sistem yang dikembankan merupakan gambaran proses pengolahan data yang terdapat di sistem informasi distribusi barang sebagai SaaS pada e-KSU
berbasis cloud computing dapat dilihat pada Gambar 3.5 yang memiliki alur sebagai berikut :
1. Koperasi diharuskan untuk mengisi form registrasi, pada saat melakukan registrasi pengguna harus memilih paket yang telah disediakan. Paket
memiliki fasilitas-fasilitas dan storage yang berbeda. 2. setelah koperasi berhasil melakukan registrasi dan mendapatkan fasilitas
yang disediakan dalam paket, setiap paket terdapat perangkat lunak diantaranya Sistem Informasi Core Banking dan Sistem Informasi
Distribusi Barang. 3. Pada Sistem Informasi Distribusi Barang pengguna akan mengolah
beberapa data yang menunjang dalam proses distribusi barang. 4. Semua data yang telah diolah dapat disimpan pada storage yang
disediakan oleh e-KSU yang terdapat di awan “Cloud” dan pengguna akan
memperoleh semua data dengan mengunduh data berupa laporan dari data yang diolah.
Bagian Distribusi
pengadaan barang, staf pengadaan barang masuk ke menu data pengadaan barang kemudian mengisi form identitas dengan lengkap
dan pengdaan barang dapat melakukan perubahan terhadap data. 3. Alur pengolahan data staf distribusi barang
Staf distribusi barang dapat menyimpan semua data diri yang bertujuan untuk memperjelas siapa yang bertanggung jawab terhadap penjualan
atau peminjaman barang, staf distribusi barang masuk ke menu data staf distribusi barang kemudian mengisi form identitas dengan lengkap
dan staf distribusi barang dapat melakukan perubahan terhadap data. 4. Alur pengolahan data penjualan atau peminjaman barang
Staf distribusi barang melakukan pendataan terhadap anggota atau bukan anggota yang akan melakukan pembelian barang dengan masuk
ke menu penjualan kemudian mengisi data pembeli dengan persyaratan yang ditentukan setelah itu, mencetak surat peminjaman barang FPB
Setelah FPB terisi staf distribusi barang melakukan pengecekan di menu data barang yang telah dimasukan oleh staf pengadaan barang,
jika barang tersedia maka mencetak surat perjanjian terhadap barang dan staf distribusi memasukan data pembayaran sesuai dengan
kesepakatan. Staf distrubsi barang dapat melihat dan mencetak seluruh transaksi dari penjualan dalam bentuk laporan penjualan barang
sehingga dapat memperoleh kesimpulan terhadap barang yang dijual barang tersebut baik atau mengalami kemunduran dalam permintaan
