PA : Peran Sekretaris Profesional Dalam Pengelolaan Dokumen, Penyusunan Jadwal Pimpinan dan Penulisan Press Release PT PLN (Persero) Area Surabaya Selatan.

PT PLN (PERSERO) AREA SURABAYA SELATAN

PROYEK AKHIR

Nama

: Debrina Ifuliani

NIM

: 09.39015.0012

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

iv ABSTRAK

Sekretaris professional di era modern dituntut untuk menguasai teknologi dan memiliki skill yang menunjang keprofesionalan kinerja. Tujuan penulisan proyek akhir ini adalah untuk mengetahui mengenai pengelolaan dokumen surat internal nota dinas dengan menggunakan aplikasi Ms. Access 2007, Penyusunan jadwal untuk kegiatan pimpinan pada bagian sekretaris PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan dengan menggunakan aplikasi Ms. Outlook, serta memahami pengertian press release dan berita serta cara penulisannya pada bagian Hubungan Masyarakat. Pada penulisan laporan proyek akhir ini penulis menggunakan metode penulisan yaitu melaksanakan praktek kerja selama kurun waktu tiga (3) bulan di perusahaan, melakukan wawancara pada bagian sekretaris, studi literatur yaitu dengan meminjam buku ke perpustakaan yang berhubungan dengan penulisan laporan ini dan terakhir melakukan observasi di lingkungan bagian kerja praktek pada bagian sekretaris. Berdasarkan hasil proyek akhir, diketahui bahwa pertama penyimpanan surat internal masih menggunakan teknik manual dengan dicatat pada buku khusus catatan nota dinas, kedua penyusunan jadwal pimpinan yang kurang efektif dan penulisan press release dan berita yang menggunakan teknik penulisan dengan rumus 5W+1H. Berdasarkan kondisi diajukan ide untuk menggunakan aplikasi Ms. Access 2007 dalam pengelolaan dokumen surat internal nota dinas dan setelah diaplikasikan terbukti memudahkan kinerja dan meningkatkan efisiensi dalam pencarian kembali data surat nota dinas. Fasilitas Ms. Outlook 2007 disarankan dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan cukup efektif dengan fungsi-fungsi dan fasilitas yang disediakan khususnya fasilitas appointment.

x DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... iv

ABSTRACT ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... 1

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xx

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1Latar Belakang Masalah ... 1

1.2Rumusan Masalah ... 3

1.3Batasan Masalah ... 3

1.4Tujuan ... 4

1.4.1 Tujuan Umum ... 4

1.4.2 Tujuan Khusus... 4

1.5 Manfaat Proyek Akhir ... 5

1.5.1PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan ... 5

1.5.2STIKOM Surabaya ... 6

1.6Sistematika Penulisan ... 6

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 8

2.1GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 8

2.1.1Sejarah Perusahaan ... 8 2.1.2Sejarah PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TIMUR 9

xi

2.1.3Keadaan PT PLN Sekarang... 12

2.2Profil PT PLN (Persero) DISTRIBUSI JAWA TIMUR ... 14

2.3Struktur Organisasi PT PLN (Persero) ... 19

2.4Makna Logo PLN ... 20

2.5Visi, Misi & Motto ... 22

2.6Lokasi PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan ... 23

2.7Denah Ruangan Sekretaris PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan ... 24

BAB III LANDASAN TEORI ... 26

3.1Pengertian Surat ... 26

3.1.1Fungsi surat ... 26

3.1.2Macam Surat ... 27

3.1.3Surat-surat yang ditangani sekretaris ... 27

3.1.4Surat Nota Dinas ... 28

3.2Menyusun jadwal kegiatan pimpinan ... 33

3.2.1Teknik Menggunakan Waktu Pimpinan ... 34

3.2.2 Pengertian Rapat ... 36

3.2.3 Macam-Macam Rapat ... 36

3.3 Dasar-dasar penggunaan Microsoft Outlook 2007 ... 38

3.4Peranan sekretaris dalam Hubungan Masyarakat ... 40

3.4.1Fungsi Hubungan Masyarakat ... 42

3.4.2 Hubungan Public relations dengan External public ... 42

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 51

4.1 Pengelolaan Dokumen Surat Internal (Nota Dinas) PT PLN (PERSERO) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan ... 52

xii

4.1.1 Latar Belakang Pembuatan Database Nota Dinas ... 58

4.1.2Pembuatan tabel ... 64

4.1.3Pembuatan form Database Nota Dinas ... 68

4.1.4Pembuatan Query Rekap Database Nota Dinas ... 82

4.1.5Pembuatan Report ... 88

4.1.6 Pembuatan Switchboard Nota Dinas... 96

4.2 Penyusunan Jadwal Kegiatan Pimpinan pada Bagian Sekretaris PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan dengan Aplikasi Ms. Outlook 2007 ... 100

4.3 Penulisan Press release pada bagian Hubungan Masyarakat PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan . 118 4.3.1Proses Pengiriman press release Pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan ... 122

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 127

5.1Kesimpulan ... 127

5.2 Saran ... 128

DAFTAR PUSTAKA ... 126

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 3. 1 Jadwal Pertemuan ... 34

xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2. 1 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Surabaya Selatan ... 19

Gambar 2. 2 Logo PT PLN (Persero) ... 20

Gambar 2. 3 Persegi Panjang Vertikal ... 20

Gambar 2. 4 Petir atau Kilat ... 21

Gambar 2. 5 Tiga Gelombang ... 21

Gambar 2. 6 Denah Ruangan Sekretaris PT PLN (Persero) ... 24

Gambar 3. 1 Piramida Terbalik ... 49

Gambar 4. 1 Nota Dinas ... 55

Gambar 4. 2 Surat Pelaksana Tugas harian (PLH) ... 57

Gambar 4. 3 Buku Catatan Nota Dinas ... 58

Gambar 4. 4 Lemari nota dinas ... 59

Gambar 4. 5 Data Excel Nota Dinas ... 60

Gambar 4. 6 Workflow Surat Internal Nota Dinas ... 61

Gambar 4. 7 Flowchart Database ... 62

Gambar 4. 8 Blank Database ... 63

Gambar 4. 9 File name Database ... 63

Gambar 4. 10 Tampilan Datasheet View ... 64

Gambar 4. 11 Tampilan Design view ... 64

Gambar 4. 12 Tabel Name Save as Surat ... 65

Gambar 4. 13Tab Create ... 65

Gambar 4. 14 Tabel Surat ... 66

xv

Gambar 4. 16 Tabel Pekerjaan ... 67

Gambar 4. 17 Table Name Save as Surat Pekerjaan ... 67

Gambar 4. 18 Tabel Penerima ... 67

Gambar 4. 19 Tabel Name Save as Surat Pekerjaan ... 68

Gambar 4. 20 Tab Form ... 68

Gambar 4. 21 Tab Create Panel Form ... 69

Gambar 4. 22 Form Design view ... 69

Gambar 4. 23 Mengedit Ukuran textbox ... 70

Gambar 4. 24 Property sheet ... 70

Gambar 4. 25 Tombol titik-titik Property picture ... 71

Gambar 4. 26 Insert Picture ... 71

Gambar 4. 27 Judul Surat ... 71

Gambar 4. 28 Panel controls Button ... 73

Gambar 4. 29 Membuat Button ... 74

Gambar 4. 30 Jendela Command button wizard ... 74

Gambar 4. 31 Go to Previous Record ... 75

Gambar 4. 32 Add New Record ... 75

Gambar 4. 33 Delete Record ... 76

Gambar 4. 34Tampilan Control Button ... 76

Gambar 4. 35 Tab Create Macro ... 77

Gambar 4. 36 Macro Builder ... 77

Gambar 4. 37 Object type ... 78

Gambar 4. 38 Object Name ... 78

xvi

Gambar 4. 40 Tampilan Form Design view ... 79

Gambar 4. 41 Tab design Button ... 79

Gambar 4. 42 Drag kursor ... 80

Gambar 4. 43 List Box Miscellaneous ... 80

Gambar 4. 44 Tampilan Command button wizard to run ... 80

Gambar 4. 45 Command button wizard run text close ... 81

Gambar 4. 46 Peringatan untuk menyimpan Macro ... 81

Gambar 4. 47 Tab Query Design ... 82

Gambar 4. 48 Show Table ... 83

Gambar 4. 49 Relasi Tabel pada Query ... 83

Gambar 4. 50 Tab design panel show/hide Totals ... 84

Gambar 4. 51 Tampilan design view query rekap ... 85

Gambar 4. 52 Menentukan kondisi where ... 85

Gambar 4. 53 Table names Criteria ... 86

Gambar 4. 54 SQL View ... 87

Gambar 4. 55 SQL Query rekap... 87

Gambar 4. 56 Run ... 87

Gambar 4. 57 Enter Parameter Value ... 88

Gambar 4. 58 Tampilan data Query Rekap ... 88

Gambar 4. 59 Panel Report ... 88

Gambar 4. 60 Combo box Table/Queries ... 89

Gambar 4. 61 Memasukkan Field ... 89

Gambar 4. 62 Grouping Field ... 90

xvii

Gambar 4. 64 Ascending ... 91

Gambar 4. 65 Lay out Report ... 91

Gambar 4. 66 Style report wizard ... 92

Gambar 4. 67 Title report wizard ... 92

Gambar 4. 68 Enter Parameter Value Report Query ... 93

Gambar 4. 69 Tampilan Report Nota Dinas... 93

Gambar 4. 70 Tampilan design view report query rekap ... 94

Gambar 4. 71 Tampilan Resize page header ... 94

Gambar 4. 72 Caption page header ... 95

Gambar 4. 73 Report view ... 95

Gambar 4. 74 Tampilan report Query rekap ... 95

Gambar 4. 75 Label tanggal ... 96

Gambar 4. 76 Switchboard manager. ... 96

Gambar 4. 77 Pertanyaan untuk membuat Switchboard ... 97

Gambar 4. 78 Switchboard pages ... 97

Gambar 4. 79 Edit Switchboard Page ... 98

Gambar 4. 80 Edit Switchboard Item ... 98

Gambar 4. 81 Edit Switchboard Item form ... 98

Gambar 4.82 Close di jendela Edit Switchboard Page ... 99

Gambar 4. 83 Close di jendela Switchboard Manager ... 99

Gambar 4. 84 Panel navigasi form Switchboard ... 100

Gambar 4. 85 Tampilan Switchboard ... 101

Gambar 4. 86 Hasil tampilan switchboard input surat ... 101

xviii

Gambar 4. 88 Tampilan surat undangan ... 104

Gambar 4. 89 Surat undangan ... 105

Gambar 4. 90 Undangan lomba ... 106

Gambar 4. 91 Area kerja Ms. Outlook 2007 ... 108

Gambar 4. 92 Outlook 2007 Startup Account setting ... 109

Gambar 4. 93 Account configuration ... 109

Gambar 4. 94 Manually configure server setting ... 110

Gambar 4. 95 Internet E-mail ... 110

Gambar 4. 96 Internet E-mail Setting ... 111

Gambar 4. 97 More setting ... 112

Gambar 4. 98 Outgoing server ... 113

Gambar 4. 99 Advanced ... 113

Gambar 4. 100 Test account setting ... 114

Gambar 4. 101 Test account setting successfully ... 114

Gambar 4. 102 Ms. Outlook siap digunakan... 115

Gambar 4. 103 Halaman awal ms. Outlook ... 115

Gambar 4. 104 New untuk membuat Appointment ... 115

Gambar 4. 105 Appointment ... 116

Gambar 4. 106 Tampilan awal pembuatan appointment ... 116

Gambar 4. 107 Isi appointment ... 117

Gambar 4. 108 Fungsi Show as Ms. Outlook ... 118

Gambar 4. 109 fungsi reminder ... 118

Gambar 4. 110 Categorize ... 119

xix

Gambar 4. 112 Hasil akhir pembuatan appointment ... 120

Gambar 4. 113 Save & Close ... 120

Gambar 4. 114 Object > Calendar ... 121

Gambar 4. 115 High Important ... 121

Gambar 4. 116 Press release mengenai pendekatan ke pelanggan ... 123

Gambar 4. 117 Press release Bakti Sosial Donor Darah ... 124

xx

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Acuan Kerja ... 127

Lampiran 2 Log Harian dan Catatan Perubahan Acuan Kerja ... 128

Lampiran 3 Kehadiran Kerja Praktek ... 129

Lampiran 4 Surat Ijin Kerja Praktek ... 130

Lampiran 5 Kartu Bimbingan Kerja Praktek ... 131

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perusahaan membutuhkan cara praktis dalam mengelola dokumen. Dokumen yang dimaksud adalah bermacam-macam bentuk surat seperti surat perjanjian, surat kuasa, surat pengantar, surat internal, surat undangan dan lain sebagainya. Dari banyaknya jenis surat tersebut diperlukan sistem penyimpanan yang tepat untuk memudahkan dalam pencariannya.

Tidak semua sekretaris perusahaan memanfaatkan teknologi informasi dalam mendukung dan mempermudah pekerjaannya, termasuk untuk penyimpanan dokumen. Teknik secara manual masih diterapkan oleh sekretaris pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan. Dalam penanganan penyimpanan surat internal (nota dinas) masih dicatat dalam sebuah buku. Hal tersebut masih diterapkan dengan tujuan jika menggunakan sistem aplikasi, terkadang terjadi kerusakan pada sistem, koneksi, jaringan dan listrik padam. Sehingga terdapat pemahaman dan penerapan yang berbeda pada tiap perusahaan, dalam hal penggunaan teknologi informasi untuk menangani dokumen yang banyak jumlahnya. dan semua tergantung dari kebijakan perusahaan.

Pada dasarnya setiap surat yang masih memiliki kegunaan, baik untuk masa sekarang dalam pekerjaan sehari-hari (arsip dinamis) maupun untuk masa yang akan datang (arsip statis) harus disimpan dan dipelihara dengan baik karena

arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi pimpinan dalam rangka pengambilan keputusan. Tugas penyimpanan data dari surat masuk dan surat keluar perlu diorganisasi dan dikerjakan oleh unit-unit yang terlibat dalam proses pengelolaan surat masuk, yang terdiri dari penerima, penyortir, unit pencatat, unit pengarah, unit pengolah, dan unit penata arsip. Pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan, kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar tersebut difungsikan pada bagian kesekretariatan. Sedangkan pada bagian sekretaris hanya sebagai perantara untuk menyampaikan kepada pimpinan jika terdapat surat yang membutuhkan tanda tangan pimpinan, sedangkan sekretaris itu sendiri mengelola dokumen surat internal (Nota Dinas) dengan disimpan ke dalam sebuah ordner dan dicatat dalam sebuah buku.

Tugas sekretaris yang profesional tidak hanya mengerjakan pekerjaan yang berhubungan dengan surat, tetapi membantu pimpinan memudahkan dalam mengingat apa saja yang perlu dikerjakan saat itu atau saat yang akan datang. Membuat jadwal untuk pimpinan yang meliputi banyak hal seperti acara perjalanan dinas, seminar, lokakarya, rapat kerja, rapat umum, dan sebagainya. Merupakan tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris. Dari seluruh kegiatan tersebut bukanlah pimpinan yang meminta kepada sekretarisnya dalam mengingatkan tetapi dibutuhkan rasa tanggap dalam professionalisme dan fungsi pekerjaan sebagai sekretaris. dalam menjalankan profesionalisme. Di bidang ini sekretaris dapat membuat perencanaan perjalanan atau seluruh kegiatan dengan cara manual seperti mencatat di notes pribadi maupun menggunakan teknologi (gadget) dan bisa juga melalui komputerisasi seperti memanfaatkan aplikasi Ms. Outlook.

Selain menangani tugas yang berhubungan dengan internal perusahaan, sekretaris merupakan citra perusahaan di mata perusahaan lain. Sekretaris harus mampu membawa dan mempertahankan citra perusahaan di mata perusahaan lain. Secara singkat dapat dikatakan bahwa setiap organisasi atau setiap badan usaha pada dasarnya perlu menjalankan hubungan masyarakat dengan tujuan untuk mendapatkan pengertian publik, kepercayaan masyarakat, bantuan masyarakat, dan kerjasama masyarakat. Dalam menjaga semua hal tersebut diperlukan seorang sekretaris yang handal dan profesional serta memiliki penguasaan skill dan teknologi dalam mendukung dan mempermudah pekerjaan.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang diangkat dalam proyek akhir ini adalah sebagai berikut.

a. Bagaimana pengelolaan dokumen surat internal (Nota Dinas) PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan dengan aplikasi Ms. Access 2007?

b. Bagaimana pengaplikasian Ms. Outlook 2007 dalam penyusunan jadwal untuk kegiatan pimpinan pada bagian sekretaris PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan?

c. Bagaimana penulisan press release pada bagian Hubungan Masyarakat PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan?

1.3 Batasan Masalah

Agar lebih memfokuskan mengenai pembahasan dalam proyek akhir ini, maka pembahasan dibatasi pada hal-hal berikut berikut:

a. Mengelola arsip surat internal (Nota Dinas) dengan menggunakan fasilitas Ms. Access 2007.

b. Mempermudah Sistem penjadwalan pimpinan dengan menggunakan aplikasi Ms. Outlook 2007.

c. Fungsi eksternal hubungan masyarakat ke luar (Public) melalui penulisan Press Release dan berita pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan.

1.4 Tujuan

Tujuan dari proyek akhir ini adalah untuk masuk ke dunia kerja dan memahami aktivitas serta tugas-tugas sekretaris PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan sebagai berikut :

1.4.1 Tujuan Umum

a. Melatih rasa percaya diri dan mampu bersosialisasi dengan banyak pihak dengan belajar cara berkomunikasi yang baik di perusahaan.

b. Memperoleh tambahan ilmu yang sesungguhnya untuk diterapkan di masa kerja nanti.

c. Mendapat kesempatan untuk menerapkan ilmu yang didapat pada masa kuliah pada perusahaan.

1.4.2 Tujuan Khusus

a. Mampu memahami dan mengimplementasikan cara mengelola dokumen surat internal (Nota Dinas) pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan dengan menggunakan aplikasi Ms. Access 2007.

b. Membuat dan mempermudah penyusunan jadwal pimpinan pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan penyusunan dengan menggunakan aplikasi Ms. Outlook 2007.

c. Untuk mengetahui bagaimana cara penulisan press release pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan.

1.5 Manfaat Proyek Akhir

Diharapkan dengan adanya kegiatan proyek akhir ini dapat membawa manfaat baik langsung atau pun tidak langsung untuk STIKOM dan perusahaan, seperti berikut ini :

1.5.1 PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan a. Perusahaan terbantu dalam proses kerja seperti penginputan data surat

intern (Nota Dinas) ke dalam aplikasi database dengan Ms. Access 2007, penyusunan jadwal dengan Ms. Outlook 2007, kemudian mempelajari cara penulisan press release dan berita.

b. Penulis juga memberikan kontribusi dalam penerapan sistem manual menjadi komputerisasi dengan menggunakan aplikasi database Ms. Access 2007. untuk penyimpanan dokumen surat intern (Nota Dinas) yang pada awalnya disimpan dalam sebuah buku.

c. Memudahkan sekretaris PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan menggunakan aplikasi Ms. Outlook 2007 dalam menyusun jadwal kegiatan pimpinan.

1.5.2 STIKOM Surabaya

a Laporan proyek akhir ini dapat dijadikan sebagai sumber referensi dan wawasasan untuk mahasiswa DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan angkatan selanjutnya dalam penulisan tugas akhir.

b Memperoleh jalinan kemitraan dengan PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan akhir ini terdiri dari lima bab dimana di didalamnya terdiri dari sub-sub bab untuk memperjelas:

BAB I PENDAHULUAN

Membahas tentang beberapa hal mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan proyek akhir, manfaat proyek akhir, dan sistematika penulisan yang sesuai dengan pelaksanaan proyek akhir, yang digunakan dalam pengumpulan data yang sebenarnya. BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Dalam bab ini akan membahas mengenai data tempat proyek akhir selengkapnya mungkin mulai dari sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, logo perusahaan, lokasi perusahaan, budaya kerja perusahaan, stuktur organisasi, tanggung jawab, tugas dan wewenang, produk, proses produksi, gambaran umum tempat proyek akhir, jadwal pelaksanaan proyek akhir, serta lokasi dan tempat pelaksanaan proyek akhir pada bagian Sekretaris PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan.

BAB III LANDASAN TEORI

Membahas tentang teori - teori yang berhubungan langsung dan teori penunjang yang berhubungan dengan penggunaan aplikasi Ms. Access dalam mengelola dokumen, mengatur jadwal kegiatan pimpinan dengan menerapkan Ms.Outlook, serta pelayanan yang dkerjakan bagian hubungan masyarakat pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan untuk menggapai kepercayaan publik. Teori-teori lain sebagai penunjang adalah berbagai buku untuk mendukung pelaksanaan penulisan tugas akhir.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Membahas tentang uraian tugas yang dikerjakan oleh penulis, berisi hasil-hasil proyek akhir dan pembahasannya yang dikerjakan penulis selama melakukan proyek akhir secara detail pada bagian sekretaris PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Membahas tentang kesimpulan dari kegiatan yang dilakukan pada Bagian Sekretaris serta saran dari penulis kepada bagian yang dibahas agar dapat dikembangkan dengan lebih baik dan diharapkan pula dapat bermanfaat bagi pembaca.

8 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 GAMBARAN UMUM PT PLN (PERSERO)

2.1.1 Sejarah Perusahaan

Berawal di akhir abad ke 19, perkembangan ketenagalistrikan di Indonesia mulai ditingkatkan saat beberapa perusahaan asal Belanda yang bergerak di bidang pabrik gula dan pabrik teh mendirikan pembangkit listrik untuk keperluan sendiri. Antara tahun 1942-1945 terjadi peralihan pengelolaan perusahaan- perusahaan Belanda tersebut oleh Jepang, setelah Belanda menyerah kepada pasukan tentara Jepang di awal Perang Dunia II.

Proses peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir Perang Dunia II pada Agustus 1945, saat Jepang menyerah kepada Sekutu. Kesempatan ini dimanfaatkan oleh para pemuda dan buruh listrik melalui delegasi Buruh/Pegawai Listrik dan Gas yang bersama-sama dengan Pimpinan KNI Pusat berinisiatif menghadap Presiden Soekarno untuk menyerahkan perusahaan-perusahaan tersebut kepada Pemerintah Republik Indonesia. Pada 27 Oktober 1945, Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas di bawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik sebesar 157,5 MW.

Pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di bidang listrik, gas dan kokas yang dibubarkan pada tanggal 1 Januari 1965. Pada saat yang sama, 2 (dua) perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN)

sebagai pengelola tenaga listrik milik negara dan Perusahaan Gas Negara (PGN) sebagai pengelola gas diresmikan.

Pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.17, status Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan (PKUK) dengan tugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum.

Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan listrik, maka sejak tahun 1994 status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dan juga sebagai PKUK dalam menyediakan listrik bagi kepentingan umum hingga sekarang.

2.1.2 Sejarah PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TIMUR

Kelistrikan untuk kemanfaatan umum mulai ada pada saat Perusahaan Swasta Belanda yaitu NV. NIGN yang semula bergerak di bidang Gas memperluas usahanya di bidang listrik untuk kemanfaatan umum. Dengan menyerahnya Pemerintah Belanda kepada Jepang maka Perusahaan Listrik dan Gas beserta personilnya diambil alih oleh Jepang.

Setelah Proklamasi Kemerdekaan RI, dilakukan penyerahan Perusahaan - Perusahaan Listrik dan Gas kepada Pemerintah Republik Indonesia. Kemudian dengan Penetapan Pemerintah Nomor 1 Tahun 1945 tertanggal 27 Oktober 1945 dibentuk Jawatan Listrik dan Gas Sumatra, Jawa dan Madura di bawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga ( kemudian tanggal 27 Oktober ditetapkan sebagai Hari Listrik Nasional dengan keputusan Menteri Pertambangan dan Energi RI Nomor 1134/43/MPE/1992).

Peraturan Pemerintah Nomer 18 tahun 1959 tentang "Penentuan Perusahaan Listrik dan/atau Gas milik Belanda yang dikenakan Nasionalisasi", dimana semua Perusahaan yang ada di wilayah Indonesia dinyatakan menjadi Perusahaan-Perusahaan dari Perusahaan Listrik Negara (PLN), antara lain Perusahaan Listrik "ANIEM", N.V.C.A Kantor Pusat di Surabaya.

Berdasarkan Keputusan Menteri Pekerjaan Umum dan Tenaga Nomor : Ment. 16/I/20 tanggal 20 Mei 1961 diantaranya disebutkan di daerah2, dibentuk daerah EXPLOITASI yang terdiri dari 10 Daerah Exploitasi Listrik Umum (Pembangkit dan Distribusi) dimana untuk Wilayah Jawa Timur adalah Exploitasi IX yang melaksanakan fungsi pembangkitan dan pendistribusian tenaga listrik. Pada tanggal 23 Oktober 1973, berdasarkan Keputusan Direksi PLN Nomor 054/DIR/73 nama PLN Exploitasi diubah menjadi PLN Distribusi I / Pembangkitan I, dan kemudian pada tanggal 25 Februari 1976 di-ubah menjadi PLN Wilayah XII berdasarkan Keputusan Direksi PLN. Nomor 012/DIR/1976. Selanjutnya sejak tanggal 3 Juli 1982 dengan Keputusan Direksi Nomor 042/DIR/1982 nama PLN Wilayah XII di-ubah lagi menjadi PLN Distribusi Jawa Timur, dengan tugas dan tanggung jawab mengelola pendistribusian tenaga listrik di Jawa Timur sampai dengan saat ini.

Bahwa sejalan dengan kebijakan restrukturisasi sector ketenagalistikan sebagaimana tertuang dalam Keputusan Menteri Koordinator Bidang Pengawasan Pembangunan dan Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 39/KEP/MK.WASPAN/9/1998 serta kebijakan PT.PLN(Persero) Kantor Pusat tentang PT.PLN(Persero) Distribusi Jawa Timur diarahkan kepada STRATEGIC BUSINESS UNIT/INVESTMENT CENTRE.

Seiring dengan itu dan dalam rangka Optimasi Corporate Gain dan penyusunan organisasinya berdasarkan Value Chain ,sehingga tugas pokok dan susunan seperti yang telah ditetapkan dengan Keputusan Direksi Perusahaan Umum Listrik Negara Nomor 154.K/023/DIR/1993 perlu disempurnakan lagi disertai perubahan status dan nama menjadi PT.PLN (Persero) Unit Bisnis Distribusi Jawa Timur yang tertuang pada Keputusan Direksi PT.PLN (Persero) Nomor 26.K/010/DIR/2001 tanggal 20 Februari 2001.

Keputusan Direksi PT.PLN (Persero) No.120.K/010/2002. Tanggal 27 Agustus 2002 tentang Nama Unit Bisnis di lingkungan PT.PLN (Persero) yang intinya Organisasi dengan status Unit Bisnis hanya untuk anak Perusahaan PT.PLN (Persero) sedangkan PLN Jawa Timur menjadi PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur.

Berdasarkan KEPUTUSAN DIREKSI PT.PLN (PERSERO) nomor 012.K/010/DIR/2003 Tanggal 16 Januari 2003,dengan susunan Organisasi : a. General Manager

Bidang yang terdiri atas: 1. Perencanaan

2. Operasi 3. Niaga 4. Keuangan

5. Sumber Daya Manusia dan Organisasi 6. Komunikasi, Hukum, dan Administrasi b. Audit Internal

d. Area Pelayanan (AP) e. Area Jaringan (AJ) f. Area Pengatur Distribusi

2.1.3 Keadaan PT PLN Sekarang

PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur telah berhasil melayani 6.112.656 pelanggan memakai energi listrik rata-rata sebulan 1.152.907.858 kWh, dengan pendapatan rata rata 0,775 Triyun per bulan, 92,77 % terdiri dari kelompok Rumah Tangga yang memberikan kontribusi pendapatan sebesar 35,13 % sedangkan Industri yang berjumlah 0,18 % memberikan pendapatan sebesar 46,83 %, daya tersambung sebesar 7.568.614.211 VA pemakaian energi Jawa Timur pada siang hari tertinggi 2.210MW dan pada malam hari 2.791MW,beban terendah pada siang hari 933 MW pada malam hari 2.151 MW. Dikelola oleh 4010 orang pegawai di PLN Distribusi dan 14 Area Pelayanan, 1 Unit Pengatur Distribusi, 108 UPPTR, 81 Unit Kantor Jaga, 1715 Unit Payment Point. Sedangkan sarana kelistrikan terdiri dari Jaringan Tegangan Menengah 27.756,6 Kms, Jaringan tegangan Rendah 49.953,5 Kms, Pelanggan Daerah pelayanan PT.PLN (Persero ) Distribusi Jawa Timur dengan luas 47.922 Km2, yang terdiri dari 29 Kabupaten, 9 Kota Madya, 607 Kecamatan, 8.402 Desa. Tingkat kebocoran sebesar 12,54 %, berhasil dikembalikan atas energi yang dipakai secara ilegal berkat Operasi Penertiban Aliran Listrik (OPAL) rata-rata Rp. 2 Milyar per bulan.

PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur pada akhir tahun 2003 energi terjual mencapai 15.704.975 MWh dan pendapatan sebesar Rp.7.75 Juta, Harga jual per kWh Rp.562,23 susut 9,19 % langganan tersambung 6.118.120 langganan

daya tersambung 7.813.398 kVA. Pengembangan Organisasi menambah 3 Area, Area pelayanan Surabaya Barat, Area Jaringan Surabaya Barat dan Area Pelayanan Ponorogo.Kontribusi pendapatan keuangan PT.PLN (Persero) sebesar 25 % terhadap Kelistrikan Indonesia.

Urutan pucuk Pimpinan PLN di Daerah Tingkat I disebut PEMIMPIN sejak Exploitasi IX (1972) sampai dengan tahun 2001,sedang sejak bulan Maret 2001 disebut GENERAL MANAGER.

Nama - nama pejabat Pimpinan yaitu :

1. Ir.Krisnosoetji : sampai dengan tahun 1972 2. Ir.Pudjiantoro Sudjono (Caretaker) : tahun 1972 - 1972

3. Ir.Soejoedi Soerachmad : tahun 1972 - 1976 4. Ir.R.M.Sajid Budihardjo : tahun 1976 - 1982 5. Ir. Djoko Soemarno : tahun 1982 - 1989 6. Ir. Moeljadi Oetji : tahun 1989 - 1993

7. Ir. Soekardi : tahun 1993 - 1996

8. Ir. Margo Santoso PS : tahun 1996 - 1998 9. Ir. Hizban Achmad : tahun 1998 - 1999 10. Ir. Budi Harjanto : tahun 1999 - 2001 11. Ir. Fahmi Mochtar : tahun 2001 - 2003 12. Ir.Hariadi Sadono,MM : tahun 2003 - 2008 12. Ir.Budi Harsono,MM : tahun 2008 - 2009 13. Ir. Muhammad Sulastyo : tahun 2009 - Sekarang

2.2 Profil PT PLN (Persero) DISTRIBUSI JAWA TIMUR A. Sekilas Wilayah PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur

Wilayah usaha PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur dibagi menjadi beberapa daerah Pelayanan yang melayani wilayah administrasi propinsi Jawa Timur

1. Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan 2. Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Utara 3. Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Barat

B. Area Pelayanan Kota Surabaya PT PLN Distribusi Jawa Timur

1. Area Pelayanan & Jaringan Malang melayani Kota Malang, Kota Batu dan Kabupaten Malang.

2. Area Pelayanan & Jaringan Pasuruan melayani Kota Pasuruan, Kota Probolinggo, Kabupaten Pasuruan dan Kabupaten Probolinggo.

3. Area Pelayanan & Jaringan Kediri melayani Kota Kediri, Kota Blitar, Kabupaten Kediri, Kabupaten Tulungagung dan Kabupaten Blitar.

4. Area Pelayanan & Jaringan Mojokerto melayani Kota Mojokerto, Kabupaten Jombang, Kabupaten Nganjuk dan Kabupaten Mojokerto.

5. Area Pelayanan & Jaringan Madiun melayani Kota Madiun, Kabupaten Magetan, Kabupaten Ngawi dan Kabupaten Madiun.

6. Area Pelayanan & Jaringan Jember melayani Kabupaten Jember dan Kabupaten Lumajang.

7. Area Pelayanan & Jaringan Bojonegoro melayani Kabupaten Bojonegoro, Kabupaten Lamongan dan Kabupaten Tuban.

9. Area Pelayanan & Jaringan Pamekasan melayani Kabupaten Pamekasan, Kabupaten Sampang, Kabupaten Sumenep dan Kabupaten Bangkalan. 10. Area Pelayanan & Jaringan Situbondo melayani Kabupaten Situbondo dan

Kabupaten Bondowoso.

11. Area Pelayanan & Jaringan Gresik melayani Kabupaten Gresik sampai Kecamatan Bawean.

12. Area Pelayanan & Jaringan Sidoarjo melayani Kabupaten Sidoarjo.

13. Area Pelayanan & Jaringan Ponorogo melayani Kabupaten Ponorogo, Kabupaten Trenggalek dan Kabupaten Pacitan.

Total luas daerah Provinsi Jawa Timur mempunyai 229 pulau dengan luas wilayah daratan sebesar 47.130,15 Km2 dan Lautan seluas 110.764,28 km2, 29 Kabupaten, 9 Kota, 658 Kecamatan, 8.497 Desa

Jumlah pelanggan PLN Distribusi Jawa Timur sampai dengan Juni 2011 adalah 7.671.007 dengan daya tersambung 11.331.554 MVA, dengan penjualan rata-rata per bulan 1.970.727 MWH, dan pendapatan rata-rata per bulan 1,3 Triliun.

Rasio elektrifikasi di Jawa Timur sebesar 73,66 %, dari jumlah rumah tangga sebanyak 9.862.111 yang sudah menjadi pelanggan PLN sebanyak 7.264.607. Sedangkan rasio desa berlistrik adalah 99,53%, dari jumlah desa sebanyak 8.501, desa yang sudah berlistrik sebanyak 8.461, dan yang belum berlistrik sebanyak 40 desa.

Panjang Jaringan Saluran Udara Tegangan Tinggi adalah 5.081,32 Kms, Jaringan Saluran Udara Tegangan Extra Tinggi adalah 1.354,47 Kms, Tegangan Menengah adalah 31.829,81 Kms , panjang Jaringan Tegangan Rendah adalah 59.159,10 Kms , jumlah trafo terpasang sebanyak 42.635 Unit , dengan kapasitas

5.456.484,50 KVA, Jumlah Gardu Induk sebanyak 113 buah, jumlah trafo gardu induk sebanyak 223 buah, dengan kapasitas 8.244 MVA. Jumlah gardu Distribusi/transformator sebanyak 42.635 buah dengan kapasitas 5.456 MVA. Jumlah penyulang sebanyak 945 buah. Beban tertinggi Jatim adalah 3.916 MW dengan beban tertinggi rata-rata per penyulang sebesar 3,50 MW.

Jumlah pegawai PLN Distribusi Jawa Timur adalah 3.229 pegawai. A. Kapasitas Terpasang Pembangkit Sendiri dan Jaringan Distribusi

Kapasitas terpasang pembangkit listrik PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur sampai dengan akhir Desember 2007 mencapai 14,87 MW dengan 49 unit pembangkit dan jumlah penyulang 863 buah dengan rincian :

a. PLTD 26 unit dengan kapasitas terpasang total 12,42 MW b. PLTM 3 unit dengan kapasitas terpasang total 2,45 MW c. Panjang Jaringan Tegangan Menengah 29.929,27 Kms d. Panjang Jaringan Tegangan Rendah 57.989,21 Kms

e. Total Gardu Distribusi 20 kV 36.275 Unit dan 4.274,02 MVA. B. Penerimaan Tenaga Listrik

Jumlah transfer tenaga listrik dari PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengaturan Beban Jawa Bali, PLTD, PLTM, PLTD sewa dan Pembangkit Swasta lainnya pada tahun 2007 sebanyak 21.163.305 MWh. Jumlah tersebut meningkat 5,53 % jika dibandingkan dengan tahun sebelumnya.

C. Penjualan Tenaga Listrik

Penjualan tenaga listrik dari bulan Januari sampai dengan bulan Oktober tahun 2010 sebesar 16,091,443,147 kWh, Daya tersambung 10,713,251 kVA .

D. Tarip Listrik Rata-Rata

Harga jual listrik yang diterapkan berbeda untuk tiap segmentasinya, namun apabila jumlah tersebut dijumlahkan dan dirata-rata per bulannya diperoleh nilai 681.96 Rp./KWh untuk bulan Oktober tahun 2010. Sedangkan nilai jual rata-rata pada tahun 2009 mencapai 658.69 Rp./KWh.

E. Jumlah Pelanggan

Jumlah total pelanggan sampai dengan bulan oktober tahun 2010 mencapai 7,306,641 pelanggan dengan berbagai segmentasi tariff, dengan jumlah pelanggan listrik Pra bayar sebanyak 87,052 pelanggan.

F. Pemadaman Listrik

Pemadaman listrik yang mengakibatkan terputusnya aliran listrik dari bulan Januari sampai dengan bulan Oktober tahun 2010 mencapai 2,03 kali/pelanggan. Sedangkan untuk lamanya padam, sampai dengan bulan Oktober tahun 2010 mencapai 72.41 menit/pelanggan.

G. Susut Jaringan Distribusi

Susut (losses) atau kerugian akibat tidak dapat dijualnya kepada konsumen dapat terjadi karena alasan Teknis dan Non Teknis sesuai Keputusan Direksi No.217-1.K/DIR/2005. Besarnya losses sampai dengan bulan Oktober tahun 2010 mencapai 6.39 %.

H. Sumber Daya Manusia

Jumlah Pegawai sampai dengan bulan Juni tahun 2010 sebanyak 3,256 pegawai.

I. Listrik Pedesaan

Jumlah Desa yang dilistriki dari total desa 8.497 desa terdiri dari 794 desa dalam kota dan 7.703 desa luar kota, sampai dengan tahun 2007 untuk daerah Kabupaten dan Kota terlistriki sebanyak 8.429 desa dengan rincian 792 desa dalam kota (100%) dan 7.637 desa luar kota (98.14%). Sehingga rasio elektrifikasi desa sebesar 98,20 %.

J. Keuangan

Selama bulan Januari sampai dengan bulan Oktober 2010 jumlah Pendapatan Usaha mencapai sebesar Rp. 12,611,561,866,827 terdiri dari Penjualan Tenaga Listrik, Penerimaan Biaya Penyambungan dan Pendapatan Lain-lain.

Menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus akumulasi profit berdasarkan prinsip pengelolaan perusahaan.

Mengusahakan penyediaan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai dengan tujuan :

1. Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan merata serta mendorong peningkatan kegiatan ekonomi.

2. Mengusahakan keuntungan agar dapat membiayai pengembangan. Merintis kegiatan kegiatan usaha menyediakan tenaga listrik.

Menyelengarakan usaha usaha lain yang menunjang penyediaan tenaga listrik sesuai dengan peraturan perundang undangan yang berlaku.

19 2.3Struktur Organisasi PT PLN (Persero)

2.4 Makna Logo PLN

A. Bentuk Lambang

Bentuk, warna dan makna lambang Perusahaan resmi yang digunakan adalah sesuai yang tercantum pada Lampiran Surat Keputusan Direksi Perusahaan Umum Listrik Negara No. : 031/DIR/76 Tanggal : 1 Juni 1976, mengenai Pembakuan Lambang Perusahaan Umum Listrik Negara.

Gambar 2. 2 Logo PT PLN (Persero) B. Element-element Dasar Lambang

1. Bidang Persegi Panjang Vertikal

Menjadi bidang dasar bagi elemen-elemen lambang lainnya, melambangkan bahwa PT (Persero) merupakan wadah atau organisasi yang terorganisir dengan sempurna. Berwarna kuning untuk menggambarkan pencerahan, seperti yang diharapkan PLN bahwa listrik mampu menciptakan pencerahan bagi kehidupan masyarakat. Kuning juga

melambangkan semangat yang menyala-nyala yang dimiliki tiap insan yang berkarya di perusahaan ini.

Gambar 2. 3 Persegi Panjang Vertikal

2. Petir atau Kilat

Melambangkan tenaga listrik yang terkandung di dalamnya sebagai produk jasa utama yang dihasilkan oleh perusahaan. Selain itu petir

pun mengartikan kerja cepat dan tepat para insan PT PLN (Persero) dalam memberikan solusi

terbaik bagi para pelanggannya.

Warnanya yang merah melambangkan kedewasaan PLN

sebagai perusahaan listrik pertama di Indonesia dan kedinamisan gerak laju perusahaan beserta tiap insan perusahaan serta keberanian dalam menghadapi tantangan perkembangan jaman.

3. Tiga Gelombang

Memiliki arti gaya rambat energi listrik yang dialirkan oleh tiga bidang usaha utama yang digeluti perusahaan yaitu pembangkitan, penyaluran dan distribusi yang seiring sejalan

dengan kerja keras para insan PT PLN (Persero) guna

memberikan layanan terbaik bagi pelanggannya. Diberi warna biru untuk menampilkan kesan konstan (sesuatu yang tetap) seperti halnya listrik yang tetap diperlukan dalam kehidupan manusia. Di samping itu biru juga melambangkan keandalan yang dimiliki insan-insan perusahaan dalam memberikan layanan terbaik bagi para pelanggannya.

Gambar 2. 4 Petir atau Kilat

2.5 Visi, Misi & Motto

Visi

Terwujudnya keharmonisan hubungan PT PLN (Persero) dengan masyarakat sehingga akan menunjang keberhasilan kegiatan PT PLN (Persero) dalam menyediakan tenaga listrik bagi masyarakat.

Misi

a. Membantu pengembangan kemampuan masyarakat agar dapat berperan dalam pembangunan

b. Berperan aktif dalam meningkatkan kualitas hidup masyarakat dengan jalan program Community Empowering

c. Berperan aktif dalam mencerdaskan masyarakat melalui pendidikan

d. Berperan aktif dalam mendorong tersedianya tenaga listrik untuk meningkatkan kualitas hidup dengan jalan penggunaan listrik pada siang hari untuk Industri Rumah Tangga dan pengembangan desa mandiri energi.

e. Berperan aktif dalam menjaga kesinambungan lingkungan melalui pelestarian alam

Moto

2.6 Lokasi PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya

Selatan

PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan terletak di jalan Ngagel Timur No. 14-16 Surabaya. letak dari ruangan sekretaris berada di lantai dua, berhadapan dengan bagian keskretariatan. Semua staff bagian berada menjadi satu dalam ruangan tanpa sekat. Pada gambar 2.6 merupakan denah ruangan sekretaris disertai keterangannya.

2.7 Denah Ruangan Sekretaris PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan

Gambar 2.6 Denah Ruangan Sekretaris

3

4

5

2

1

Keterangan Gambar 2.6 1. Meja Kerja Sekretaris 2. Dapur

3. Meja Tamu Pimpinan 4. Meja Kerja Pimpinan 5. Toilet untuk pimpinan.

BAB III

LANDASAN TEORI

Dalam penyusunan sebuah laporan sangat dibutuhkan adanya teori penunjang yang digunakan sebagai acuan dalam menyelesaikan permasalahan yang ditemui dalam pelaksanaan proyek akhir. Teori penunjang yang digunakan dalam penyusunan sebuah laporan proyek akhir pada bagian Sekretaris ini bertujuan agar laporan dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. Adapun beberapa teori yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut:

3.1 Pengertian Surat

Menurut Sunarto (2003:47) Korespondensi berasal dari kata latin cum yang berarti dengan, bersama, dan respondere yang berarti menjawab. Arti umum korespondensi adalah sama-sama menjawab, atau saling menjawab. Sedangkan arti khususnya adalah saling menjawab dengan surat-surat atau saling berhubungan lewat surat.

3.1.1 Fungsi surat

Surat mempunyai beberapa fungsi antara lain.

a. Menjadi bukti tertulis bahwa komunikasi tertulis sudah terjadi dan dilakukan.

b. Menjadi wakil lembaga atau pribadi yang mengirimkannya. c. Menjadi pegangan untuk bertindak dan titik tolak untuk kegiatan.

d. Menjadi catatan/dokumentasi historik dan bahan atas hal yang sudah dibicarakan.

3.1.2 Macam Surat

Menurut Ratnawati (2003:45) dari segi orang /pihak yang dituju, kita mengenal jenis surat.

1. Surat perorangan, adalah surat yang ditujukan kepada satu orang atau satu lembaga.

2. Surat kelompok, adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok orang atau sejumlah lembaga.

3. Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan dapat ditujukan kepada khalayak / public.

Menurut tujuannya, kita mengenal jenis surat: a. Surat lamaran

b. Surat panggilan c. Surat undangan d. Surat keterangan e. Surat peringatan f. Surat penuntutan g. Surat pengantar h. Dan sebagainya.

3.1.3 Surat-surat yang ditangani sekretaris

Menurut Ratnawati (2003:46) Surat-surat yang ditangani oleh sekretaris adalah segala jenis surat dinas dan surat pribadi. Surat dinas antara lain. a. Surat edaran dan pengumuman

b. Surat keterangan c. Surat kuasa

d. Surat memo dan nota e. Surat pemberitahuan f. Surat perkenalan g. Surat permohonan h. Surat pengantar i. Surat pernyataan j. Surat tugas

k. Surat undangan dinas l. Surat janji temu, dan

m. Surat buking (pesanan jasa). 3.1.4 Surat Nota Dinas

Menurut Wiyasa ( 1992:143) istilah nota berasal dari kata note (inggris) yang berarti catatan. Mengingat isi nota terutama bersifat catatan tentang hal-hal yang harus dilakukan, maka peredaran nota umumnya vertikal ke bawah. Tetapi ada juga nota secara horizontal yang isinya tidak bersifat member perintah. Nota yang vertikal ke bawah berisi perintah. Nota yang vertikal ke bawah berisi perintah atau penugasan. Dengan nota dinas, seorang pegawai dapat menjelaskan fungsi tertentu yang ditugaskan oleh atasannya walaupun pegawai itu belum memiliki surat pengangkatan resmi sebagai pejabat yang mempunyai wewenang penuh untuk menjalankan fungsi tersebut, fungsi semacam ini hanya dapat diberlakukan dengan nota dinas adalah untuk menjabarkan secara rinci isi surat keputusan, surat instruksi, surat perintah dan surat-surat lain yang dianggap perlu untuk ditindaklanjuti dengan nota.

Sedangkan menurut Ahmad (1980:23) merumuskan bahwa surat dinas atau surat jawatan, yakni surat yang diterbitkan oleh kantor-kantor/jawatan pemerintah. Sebenarnya surat dinas berbeda dengan surat resmi, tetapi karena sebagian besar surat dinas bersifat resmi, surat dinas disamakan dengan surat resmi (Sudaryono,1983:34). Arti kata dinas diantaranya ialah (1) jawatan, dan (2) (segala sesuatu) mengenai atau berhubungan dengan jawatan, bukan pertikelir; sedangkan arti kata resmi diantaranya ialah sah dari pemerintah atau dari yang berwajib; yang ditetapkan (diumumkan, disahkan) oleh pemerintah atau jawatan yang bersangkutan (Poerwadarminta,1976:251).

Dengan batasan itu dapat diketahui bahwa arti kata dinas tidak jauh berbeda dengan arti kata resmi. Hal itu dapat memperkuat pendapat bahwa surat dinas sama dengan surat resmi. Ciri kedinasan sebuah surat tidak semata-mata ditentukan oleh isinya, tetapi juga berbentuk surat dengan segala formalitasnya, misalnya kop surat, bagian surat, nomor surat, bahasa surat, dan cap dinas turut mendukung sebuah surat.

A. Bagian-Bagian Surat Dinas

Dalam setiap surat dinas terdapat bagian-bagian surat dinas sebagai berikut :

1. Kop atau kepala surat, biasanya sudah tercetak pada kertas surat. Bila belum ada atau habis persediaannya, kop surat itu diketik pada kertas surat kosong. Kepal surat berguna untuk menunjukkan nama, alamat surat/telepon/teleks/fax/e-mail/ dan bidang kegiatan lembaga.

3. Nomor. Salah satu bentuk nomor adalah nomor urut, kode lembaga, kode intern lembaga, bulan, dan tahun pembuatan surat. Misalnya, 15/FEUST/BAU/V/03 dan keterangannya sebagai berikut. 15 adalah nomor urut, FEUST adalah lembaga yaitu Fakultas Ekonomi Universitas Sarjanawiyata; BAU adalah kode intern lembaga yaitu Biro Administrasi Umum. V adalah bulan Mei; 03 adalah tahun 2003.Nomor urut surat bermanfaat untuk memudahkan pengarsipan, menghitung jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan sebagai penunjukan pada balasan atas surat itu.

4. Lampiran. Misalnya, dalam surat penawaran produk-produk dilampiri gambar, uraian tentang produk-produk itu, dan daftar harganya. Atau, dalam surat undangan rapat dilampirkan bendel proposal/usulan yang akan dibahas.

Dalam surat ditulis: ss

Lampiran : gambar, uraian, dan daftra harga. Atau Lampiran : bundel proposal/usulan.

5. Hal / Perihal, yaitu pokok isi surat. Misalnya, Hal : Penawaran Produk

Atau

Hal : Undangan Rapat

6. Nama dan alamat orang yang dituju. Misalnya Bapak Kevin Rizki, ST.

Direktur PT. Sinar Abadi Jl. Imogiri 128

Bantul 55178

7. Salam Pembukaan. Misalnya, Dengan Hormat,

Atau

Bapak Kevin yang terhormat,

8. Isi Surat. Hal dan penjelasan latar belakang dan arahnya. 9. Salam Penutup. Misalnya,

Hormat kami, Atau

Salam kami,

10. Tanda tangan dan cap lembaga. Tanda tangan dibubuhkan oleh pimpinan lembaga. Jika pimpinan tidak berada ditempat, dapat digantikan oleh yang mewakilinya. Setelah ditandatangani, seketaris mebubuhkan cap lembaga. Berkaitan dengan surat-menyurat dalam negeri, cap lembaga ini masih dianggap muthlak (harus ada), namun untuk surat-menyurat dengan luar negeri (khususnya Eropa & Amerika), cap lembaga ini tidak muthlak lagi.

11. Nama terang.

12. Tembusan. Misalnya, Tembusan :

a) Kabag Pemasaran

b) Pimpinan Yayasan Tamansiswa

B. Macam-macam Surat Dinas 1. Surat Undangan

2. Surat Pengantar 3. Surat Pemberitahuan 4. Surat Permohonan Bantuan 5. Surat Keterangan

6. Surat Tugas 7. Surat Edaran 8. Surat Pernyataan 9. Surat Pengumuman 10. Surat Peringatan

11. Surat Ucapan Terima Kasih 12. Surat Permohonan Izin 13. Surat Pemberian Izin 14. Surat Perintah Kerja 15. Surat Perjanjian Kerja 16. Surat Keputusan 17. Surat Pengusulan 18. Surat Susulan 19. Surat Kuasa 20. Surat Panggilan 21. Surat Berita Acara 22. Surat Laporan 23. Surat Rekomendasi

24. Surat Penunjukan

25. Surat Pemberian Bantuan. C. Fungsi Surat Dinas

Menurut Ahira(2008) surat dinas memiliki fungsi dan kedudukan yang sangat penting dalam administrasi sebuah instansi pemerintah, diantaranya yaitu: 1. Dokumen tertulis

2. Pedoman kerja, serta panduan dalam membuat keputusan/kebijakan berikutnya.

3. Pengingat atau arsip jika suatu saat diperlukan

4. Bukti historis, sebagai gambaran perkembangan instansi yang bisa dilihat suatu saat nanti.

3.2 Menyusun jadwal kegiatan pimpinan

Untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan, dapat ditempuh melalui beberapa tahapan dan masing-masing tahapan membutuhkan ketelitian dan kecermatan sekretaris. Tahap awal dari proses penyusunan jadwal kegiatan pimpinan adalah merekap semua kegiatan insidental pimpinan (misalnya rapat, janji temu, perjalanan dinas, kegiatan sosial, seminar, dan sebagainya). Hal ini dilakukan agar penyusunan kegiatan rutin.

Dengan kegiatan insidental dalam satu hari tidak terbentur. Adapun

sumber informasi kegiatan-kegiatan insidental pimpinan dapat menggunakan sumber informasi seperti memo dari pimpinan, buku catatan telepon, ataupun lembaran-lembaran khusus yang berisi jadwal waktu kegitan insidental pimpinan menurut jenis kegiatannya.

Lembaran jadwal ini bisa disiapkan sekretaris secara permanen, sehingga sewaktu sekretaris menerima memo ataupun telepon dan surat kemudian dikonfirmasikan dengan pimpinan dan pimpinan menyetujuinya waktunya, maka sekretaris dapat langsung menuliskan jadwal pada lembaran jadwal tersebut sesuai dengan jenis kegiatan. Contoh lembaran tersebut bisa dilihat pada tabel 3.1.

Tabel 3. 1 Jadwal Pertemuan

3.2.1 Teknik Menggunakan Waktu Pimpinan

Dalam menagtur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak dapat lepas dari pengaturan waktu kerja untuk dirinya sendiri. Tugas sekretaris sebagian besar memang untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan tugas utamanya dibidang manajemen. Namun, tidak berarti sekretaris mengabaikan tugas-tugas sekretaris sendiri.

Sebagai contoh, apabila sekretaris tidak pandai mengatur waktu untuk membuat surat ataupun mengurus arsip maka hal ini akan berakibat terganggunya tugas pimpinan. Lagi, pada suatu saat pimpinan harus menandatangani surat yang harus segera dikirim, namun surat tersebut ternyata belum dibuat oleh sekretaris yang lain, misalnya sekretaris dalam menyimpan surat asal-asalan sehingga waktu pimpinan membutuhkannya, surat tersebut sulit dicari. Dalam hal ini

Jadwal Pertemuan

General Manager PT Arta Mega Jakarta

Tanggal Waktu Nama Bagian Perusahaan 21 Mei 2003

21 Mei 2003 21 Mei 2003

08.00-10.00 11.00-12.00 16.00-18.00 Bpk Andri Mira Agus GM(General Manager) Marketing Teknik

PT Utama Jakarta PT PLN

sekretaris bukanlah membantu meringankan tugas pimpinan, melainkan justru menambah beban pekerjaan pimpinan.

Seorang sekretaris yang profesional tentunya tertantang untuk pandai dan

„kritis‟ dalam mengatur waktu kerja baik untuk dirinya sendiri maupun untuk

pimpinan. Sekretaris harus mampu memanage waktu dengan baik, mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinir waktu sekretaris dengan waktu pimpinan, mengorganisir waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan apakah ada kegiatan yang belum terjadwal, atau sudahkan kegiatan pimpinan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah disepakati antara pimpinan dan sekretaris.

Dengan demikian, seorang sekretaris profesional tidak berarti dia tidak melakukan fungsi-fungsi manajemen, bahkan sebaliknya sekretaris harus menggunakan fungsi tersebut untuk mengelola tugas-tugasnya, termasuk mengelola waktu kerja untuk dirinya sendiri dan untuk pimpinan. Kegiatan sekretaris dalam menerapkan fungsi manajemen pada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan akan berpengaruh pada teknik dalam menggunakan waktu kerja pimpinan.

Salah satu indikator bahwa sekretaris dapat dikatakan profesional dan dapat diandalkan bila pimpinan sudah merasa tergantung pada peran dan fungsi sekretaris. Sekretaris betul-betul merupakan orang kepercayaan „boss‟ dan salah satunya adalah menyerahkan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan kepada sekretaris, karena pimpinan tahu bahwa sekretaris mampu mengatur segalanya dan tahu hal-hal terbaik yang dapat dan harus dilakukan pimpinan.

3.2.2 Pengertian Rapat

Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai, baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat. Drs.R.J Suhartin Citrobroto mengatakan bahwa

“komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat” Jadi, menurut

pengertian ini setiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi, maka terjadilah apa yang disebut rapat.

Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dari para staff atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya.

Rapat Juga dapat diadakan dengan pertimbangan bahwa suatu masalah yang menjadi subject matter tidak dapat dipecahkan melaluisaluran administrasi dan harus segera dipecahkan bersama-sama.

3.2.3 Macam-Macam Rapat

Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu: a) Rapat Penjelasan (leading conference)

b) Rapat pemecahan (problem solving conference) c) Rapat perundingan (negotiation conference)

Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Rapat penjelasan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Sementara itu, rapat perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi :

a. Rapat Formal, yatu rapat yang diadakan dengan perencanaan terlebih dahulu dan para peserta mendapat undangan resmi.

b. Rapat informal, yaitu rapat yang kadang diadakan secara kebetulan, dengan peserta yang tidak tertentu dan tidak ada undangan. Mereka bertemu secara kebetulan dan pada pertemuan itu kemudian dibicarakan masalah-masalah yang menjadi kepentingan bersama. Rapat informal ini sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.

c. Rapat terbuka, dimana rapat itu dapat dihadiri oleh setiap anggota. Rapat yang dihadiri oleh setiap anggota sering disebut rapat pleno. Dalam praktek kedinasan rapat terbuka ini biasanya dibahas masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh pimpinan tertentu dan biasanya membahas masalah-masalah yang rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :

a. Rapat mingguan, rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh setiap manajer/pimpinan unit/bagian.

b. Rapat bulanan, rapat yang diadakan sekali sebulan, misalnya pada akhir bulan untuk membahas laporan rugi laba bulan yang bersangkutan.

c. Rapat semesteran, rapat yang diadakan sekali setiap enam bulan untuk membahas langkah-langkah lebih lanjut.

d. Rapat tahunan, rapat yang diadakan sekali setahun, misalnya rapat Dewan Komisaris, rapat pemegang saham.

Ada pula yang mengatakan bahwa menurut waktunya, rapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Rapat berkala, yaitu rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu, misalnya rapat yang diadakan satu minggu sekali, satu bulan sekali, tiga bulan sekali, enam bulan sekali, dan sebagainya. Selanjutnya, rapat berkala dibedakan menjadi dua macam yaitu rapat berkala tetap dan rapat berkala tidak tetap.

Rapat berkala tetap, hari dan waktunya sudah ditetapkan, misalnya rapat bulanan diadakan pada hari Senin minggu kedua setipa bulan pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.

Rapat berkala tidak tetap, hari, waktu dan tempat selalu berubah menurut situasi dan kondisi serta berdasarkan undangan yang disampaikan.

2. Rapat insidentil, atau rapat yang bersifat mendadak, yaitu rapat yang diadakan apabiladipandang perlu, waktunya tidak tetap, dan tempatnya pun dapat berpindah-pindah.

3.3 Dasar-dasar penggunaan Microsoft Outlook 2007

Menurut Sulistiyani (2007:291) dalam dunia bisnis, peran Microsoft Outlook tidak bisa dipandang sebelah mata. Penggunaan aplikasi program Microsoft Outlook akan memudahkan anda untuk mengirimkan e-mail, membuat Address book, mengatur jadwal, dan masih banyak lagi fasilitas lain dari

Microsoft Outlook yang bisa dimanfaatkan. Microsoft Ouflook versi terbaru adalah Microsoft Ouflook 2OO7. Dibandingkan dengan fitur Microsoft Office 2OO7 lain, hanya Microsoft Outlook yang masih menggunakan menu bar (bukan fitur Ribbon seperti pada produk Microsoft office 2007 lain).

Outlook seringkali digunakan untuk mengelola e-mail, membuat Dan mengatur jadwal, membuat address book, membuat contact, Dan masih banyak lagi fungsi lainnya.

Pada Microsoft Outlook 2OO7 terdapat sedikit penarnbahan atau pembaruan jika dibandingkan dengan versi sebelumnya. Pembaruan itu adalah, misalnya, adanya penambahan fitur colorize yang akan memudahkan Anda untuk mengelompokkan e-mail atau tugas dengan menambahkan warna tersendiri. Satu lagi yang baru dari Microsoft Ouflook adalah alarrn yang akan mengingatkan Anda ketika Mail Box penuh.

Sebelum mengoperasikan Microsoft Outlook, terlebih dahulu akan dikenalkan tentang area kerja Microsoft Outlook.

A. Bekerja dengan Outlook Item

Penggunaan item atau folder pada Microsoft Outlook adalah untuk memudahkan Anda dalam mengelola subitem yang menjadi bagian dari folder. Secara default, Outlook terdiri dari beberapa item, antara lain:

1. Calendar

2. Contact

3. Delete item

4. Draft

6. Journal

7. Outbox

8. Dan sebagainya

3.4 Peranan sekretaris dalam Hubungan Masyarakat

Di Negara-negara yang sudah maju, public relations semakin mendapat perhatian para manajer dalam organisasi apa pun, karena semakin dirasakan dalam rangka memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam manajemen. Benturan psikologis dan konflik-konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi yang sering terjadi, bukan saja antara manajer dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang benar-benar mengganggu jalannya roda organisasi dalam mencapai tujuannya.

Dunia bisnis adalah dunianya manusia dan dilaksanakan oleh manusia untuk memenuhi/memuaskan keinginan-keinginannya dan juga keinginan-keinginan orang lain. yang penting bagi sekretaris adalah harus dapat membiasakan diri (dapat bergaul) dalam kehidupan sehari-hari dengan berbagai macam tipe manusia.

Hubungan antarmanusia dipandang dari sudut seorang pemimpin yang bertanggung jawab untuk memimpin sebuah kelompok, adalah pengintegrasian orang-orang ke dalam suatu situasi kerja yang menggiatkan mereka untuk bekerja bersama-sama serta dengan rasa puas, baik kepuasan ekonomis, psikologis, maupun kepuasan social.

Bagi sekretaris harus belajar untuk dapat mengetahui keadaan “orang” yaitu bahwa setiap orang itu tidak sama satu sama lain. Ketidaksamaan itu

mungkin berupa latar belakang kehidupannya, keadaan fisiknya, kecerdasannya, sikapnya, kemampuannya, dan bakatnya.

Kesemuanya itu berbeda dengan sifat-sifat yang ada pada diri sendiri. Keharmonisan dalam hubungan antarmanusia ini, akan dipengaruhi oleh kepribadian memiliki konfigurasi khas dari kecerdesan, jiwa, emosi, naluri, hati nurani masing-masing dengan pola nilai hidup tersendiri.

Apabila antara dua orang motivasinya berlainan, maka sekalipun menghadapi keadaan yang sama, akhirnya reaksi akan berbeda. Oleh karena itu, kesadaran atau pengenalan akan motivasi diri sendiri dan motivasi orang lain akan sangat membantu untuk menentukan modus komunikasi yang tepat terhadap orang itu. Bagaimana caranya mengamati motivasi diri sendiri atau motivasi orang lain?

Motif adalah kondisi seseorang yang mendorong untuk mencapai suatu kepuasan atau mencapai suatu tujuan. Motivasi adalah “kegiatan yang memberikan dorongan kepada seseorang atau diri sendiri untuk mengambil suatu

tindakan yang dikehendaki”. Jadi motivasi berarti membangkitkan motif,

membangkitkan daya gerak, atau menggerakkan seseorang atau diri sendiri untuk berbuat sesuatu dalam rangka mencapai suatu kepuasan atau suatu tujuan.

Bagi sekretaris yang ingin mengatasi permasalahan di dalam hubungan antarmanusia, ia harus memahami kehendak-kehendak dasar orang-orang, apa yang mereka perkirakan dan perlukan dari orang-orang di mana mereka bekerja. Lepas dari siapakah mereka, apa pekerjaan mereka, dan dimana mereka bekerja, setiap orang di dunia mempunyai kebutuhan-kebutuhan dasar yang harus dipenuhi.

3.4.1 Fungsi Hubungan Masyarakat

Menurut Ignatius Wursanto (2004:315) ada beberapa tugas yang dilakukan secara internal maupun secara eksternal, salah satunya adalah sebagai penerangan (Source of Information) dan sebagai saluran penerangan (channel of information).

Tugas humas tidak hanya memberikan penerangan. Penerangan hanya merupakan sebagian kecil dari kegiatan humas, yaitu dari organisasi ke public. Sedangkan kegiatan humas lebih bersifat dua arah atau timbale balik. Baik dari pihak organisasi kepada masyarakat maupun sebalikmya. Penerangan banyak dilakukan melalui radio, media massa, surat kabar, televise dan sebagainya.

Prinsip penerangan melalui pers adalah bahwa pemberitaan dari kejadian harus benar-benar dapat dipercaya oleh masyarakat. Penerangan diharapkan akan dapat memudahkan penyesuaian pendapat di antara sesame pegawai, antara pimpinan dengan para pegawai, dan sebaliknya.

3.4.2 Hubungan Public relations dengan External public

Menurut F. Rachmadi (1996:53) yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya. Dengan demikian peran PR /Humas tersebut bersifat dua arah, yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan ke luar (outward looking).

Salah satu tujuan ke luar public relations (external public relations) adalah mempererat hubungan dengan orang-orang atau instansi-instansi di luar organisasi/ perusahaan (publik), demi terciptanya opini publik yang menguntungkan organisasi. Tugasnya adalah mengadakan komunikasi dua arah yang sifatnya informative dan persuasif kepada publik luar. Informasi harus diberikan dengan jujur, berdasarkan fakta, dan harus diteliti, karena public mempunyai hak untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya tentang sesuatu yang menyangkut kepentingannya.

Komunikasi ke luar dengan masyarakat dapat dilakukan melalui berbagai cara sebagai berikut.

1. Melalui kontak pribadi 2. Melalui media massa, seperti:

a. Press release

b. Hubungan dengan pers (press relations);

c. Hubungan dengan masyarakat (community relations); d. Publisitas dan

3.4.3 Pengertian Press Release

Menurut Onggo (2004:151) press release kadang juga disebut sebagai news release. Press release dirancang untuk memberikan informasi kepada wartawan mengenai suatu produk atau acara khusus yang menyangkut perusahaan atau produk anda yang dianggap patut diketahui oleh publik.

Press release merupakan bentuk standar komunikasi perusahaan dengan media. Press release harus berisi informasi yang aktual, penting, juga unik.

Oleh karena itu anda sebagai E-PR harus berhati-hati. Perusahaan yang sering mengirimkan informasi berita yang tidak berarti akan membuat reputasi perusahaan menjadi kurang bagus dan tidak akan memiliki hubungan yang baik dengan media.

Sedangkan Menurut Rachmat Kriyantono (2008:138) Pada dasanya, Press release merupakan sebuah naskah sederhana yang bertujuan menyebarkan informasi kepada publik melalui media massa. Perkembangan terbaru dalam penulisan Release yang selain berbentuk berita, bisa juga berbentuk feature Press release. Format penulisan berita bisa mengikuti gaya konvensional surat kabar yang memasukkan komponen 5W1H dan diringkas dalam paragraf pertama (dalam berita disebut juga lead). Sementara itu, pembuatan feature Press release dilakukan menggunakan teknik penulisan artikel majalah dan ditulis dengan cara yang lebih menghibur. Feature seringkali diawali dengan pendahuluan sebelum masuk ke topik utama.

A. Tujuan Press Release

Adapun tujuan press release menurut Soemirat dan Ardianto (2004) yaitu sebagai berikut :

1. Memberikan informasi resmi mengenai kegiatan, peristiwa yang terjadi, perkembangan baru, atau sikap organisasi kepada media massa dan khalayak yang berkepentingan

2. Memperkenalkan suatu produk, layanan, atau fasilitas baru kepada orang banyak.

3. Menyampaikan sikap resmi organisasi (bisa dukungan atau tentangan/keberatan) terhadap suatu peristiwa atau kebijakan

4. Menyampaikan ajakan (untuk melakukan atau tidak melakukan) suatu aksi 5. Menyanggah/membantah/meng-counter informasi yang diberikan pihak

ketiga mengenai organisasi yang mengirimkan release

6. Membantah atau meluruskan rumor yang mengandung ketidakbenaran. 7. Membantah informasi yang tersiar secara resmi tapi sama sekali salah. 8. Meluruskan informasi yang tersiar secara resmi tapi mengandung

kekeliruan atau ketidakjelasan.

9. Membuat agar publik tetap tahu akan keberadaan suatu institusi 10. Meningkatkan citra dan kredibilitas organisasi.

B. Jenis Press Release

Adapun jenis – jenis press release menurut (Danial Kesa:2010) yaitu sebagai berikut :

1. News release:

Dimana news release ini berbentuk straight news, yang sekadar menyampaikan pokok-pokok informasi yang penting atau menarik (5 W + 1 H). Terikat pada waktu (menuntut aktualitas, cepat basi). Dan biasanya news release ini lebih pendek (2.000-3.000 characters including space)

2. Feature release:

Feature release ini adalah press release yang dikemas dalam bentuk feature, dimana isinya tidak terlalu tergantung kepada aktualitas (lebih evergreen/long life span) serta menyangkut hal-hal yang bersifat human interest. Dan biasanya lebih panjang (5.000-9.000 characters).

C. Menulis Press Release

Menurut Onggo (2004:151) Para wartawan dan editor seringkali sudah kebanjiran berbagai press release. Karena itu anda sebagai E-PR harus mampu membuat cerita atau berita yang membangkitkan minat para wartawan sehingga mereka mau mempublikasikan berita itu, membuat mereka dapat dengan mudah menerbitkannya dalam format dan style yang menarik.

Press release harus ditulis sedemikian rupa dalam bahasa dan nada yang netral, seolah-olah anda adalah pihak ketiga. Press release harus ditulis dalam format Standar yang dijelaskan dalam bentuk contoh di paragraf dibawah ini.

1. FOR IMMEDIATE RELEASE -- kata-kata ini harus disertakan sesuai dengan peristiwa atau agenda penting yang akan berlangsung, kecuali kalau anda tidak memfokuskan peristiwa atau acara yang berkaitan dengan suatu tanggal tertentu.

2. Headline – Dalam hal ini hendaklah anda sekreatif mungkin untuk menarik perhatian para jurnalis atau editor. Kalau bisa hanya satu kalimat, misal kurang dari 10 kata, namun mampu mencakup seluruh pesan dan mebuat orang mau membaca seluruhnya. Gunakan format judul yang tepat, juga huruf besar atau kecil.

3. Kota, Tanggal dan Bulan serta Tahun – Sebutkan kota, dari mana anda melaporkan press release itu. Begitu juga dengan tanggal, bulan serta tahun.

4. Isi Surat – Tangkap perhatian mereka di sini. Paragraf pertama hendaknya sudah merangkum berbagai hal yang mencakup siapa, apa, kapan, di mana dan mengapa serta bagaimana.

Kemudian uraikan informasi yang sudah diringkas di paragraf pertama di sini. Sebutkan juga cuplikan pendapat dari orang-orang penting dari perusahaan anda, pelanggan, atau dari narasumber yang tepat untuk mendukung pernyataan tersebut. Kalau ada catatan statistik, silahkan untuk disertakan. Jelaskan hal ini dalam beberapa paragraf.

Paragraf pertama hendaknya mengulangi lagi atau meringkas lagi pokok-pokok utama, namun bukan menyalin kata per kata dari yang sudah disebutkan diatas.

Untuk infomasi tambahan (misalnya dalam bentuk sampel, salinan, atau demo), no. Kontak : (masukkan Informasi kontak secukupnya di sini). Juga bisa memasukkan perincian lengkap tentang suatu produk, pengakuan atas suatu merek di sini.

Sebutkan perusahaan dan masukkan juga sedikit latar belakangnya. Contoh untuk informasi :

1) Sebutkan Nama 2) Perusahaan

3) Telp : +6221 – 8791 2281 4) Faks : +6221 – 8791 2531

5) http://www.bjoconsulting.com (sebutkan URL Web) 6) alamat email : bob@bjoconsulting.com

Pada bagian penutup jika surat berisi dua halaman, maka tuliskan kata

“lanjut” atau “more” di bagian bawah halaman pertama. Untuk mengakhiri surat

press release, bisa tuliskan kata “akhir” di bagian bawah halaman.

Sedangkan penulisan dengan formula 5W+1H juga bisa dilakukan dengan menganut gaya piramida terbalik. Dimulai dengan lead /teras berita/kepala berita sebagai paragraf pertama. Berikut unsur 5W+1H.

Rumus 5W + 1H

1. What – Apa yang terjadi; masalah apa yang kini dihadapi? 2. Who – Siapa yang terlibat dalam kejadian/masalah itu? 3. When – Kapan ia terjadi?

4. Where – Di mana ia terjadi? 5. Why – Kenapa ia sampai terjadi?

6. How – Bagaimana jalannya kejadian atau bagaimana bentuk masalah itu? Jawaban pertanyaan itulah yang menjadi isi laporan jurnalistik dan itu pulalah yang sebaiknya menjadi isi press release.

Mappatoto (1993) menggambarkan struktur piramida terbalik dalam pembuatan siaran pers sebagai berikut:

Paragraph pembuka berfungsi sebagai teras atau lead dari Release.

Gambar 3. 1 Piramida Terbalik

Dari gambar piramida diatas mengapa menggunakan piramida terbalik dalam menulis press release? Ada tiga alasan pertama pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu singkat untuk mendapatkan berita-berita yang factual, kedua redaksi harus memotong press release tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya, ketiga redaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca keseluruhan press release. Sehingga penulisan dengan cara piramida terbalik berarti menulis berita dari mulai yang sangat penting (lead) sampai kepada semakin tidak penting. Lead atau paragraf pertama masih belum jelas sehingga perlu dikembangkan dengan pendukung lead atau paragraf kedua.

Keterangan gambar 3.1

1) Paragraf Lead berisi paragraf yang paling penting dalam penulisan release karena berisi paragraf yang menarik dalam isi utama press release.

2) Body paragraf kedua yang masih berhubungan dengan isi yang ada pada paragraf pertama atau lead. Bersifat penting karena masih berisi lanjutan dari isi paragraf utama.

3) Leg bersifat kurang penting dan merupakan paragraf terakhir pada penulisan press release.

51 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini merupakan pembahasan dan hasil dari Proyek Akhir, mengenai pekerjaan yang ditangani saat proyek akhir berlangsung. Pekerjaan tersebut antara lain mengelola dokumen surat internal (Nota Dinas) dengan menerapkan aplikasi database Ms. Access 2007, membuat jadwal kegiatan dengan fasilitas Ms. Outlook 2007 khususnya membuat appointment. Data untuk membuat appointment didapat dari surat undangan yang masuk pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS) milik PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan lalu disimpan kembali dengan memanfaatkan fasilitas Ms. Outlook 2007. serta membahas mengenai cara penulisan press release pada bagian Hubungan Masyarakat. Sebelum ke pembahasan mengenai proyek akhir. dibawah ini keterangan mengenai pelaksanaan proyek akhir.

Pelaksanaan proyek akhir ini dilaksanakan pada. Tanggal : 01 Maret – 31 Mei 2012

Jam Kerja : 09.00 – 16.00 WIB

Tempat : Sekretaris PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan (APJ) Surabaya Selatan

Peserta : Debrina Ifuliani NIM : 09.39015.0012

4.1 Pengelolaan Dokumen Surat Internal (Nota Dinas) PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan (APJ) Surabaya Selatan

Dokumen yang ditangani pada bagian Sekretaris PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan adalah surat internal (Nota Dinas), penulisan dokumen tersebut memiliki asas tatalaksana surat dan kearsipan yang menguraikan aturan yang wajib diterapkan PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan (APJ) Surabaya selatan. Berikut ini adalah penjelasan mengenai format Surat internal Nota Dinas yang selanjutnya akan disimpan ke dalam database Ms. Access 2007.

A. Format

Surat yang memiliki ruang lingkup internal terdiri dari tiga bagian.

2. Kepala surat:

a. Nama organisasi b. Tulisan nota dinas c. Nomor

d. Kepada e. Dari

f. Tanggal, bulan dan tahun g. Sifat

h. Lampiran i. Perihal 2. Batang Tubuh

Pada prinsipnya tidak berbeda dengan surat yang memiliki ruang lingkup eksternal, nota dinas dapat disederhanakan sesuai dengan kepentingan yang disampaikan.

3. Kaki surat

a. Tanda tangan

b. Nama penandatanganan c. Tembusan (apabila ada). B. Pengetikan

1. Kepala nota dinas

Nama “satuan organisasi” diketik dengan huruf kapital ukuran 12 di sebelah kiri atas dan diberi garis bawah.

2. Nota dinas

“Nota Dinas” diketik dengan huruf capital ukuran 12 di tengah-tengah berjarak 5cm dari tepi atas kertas dan diberi garis bawah.

3. Nomor

“Nomor” diketik di bawah “Nota Dinas” dengan jarak 1 kait/baris. 4. Kepada

Diketik disebelah kiri. 1cm dibawah nomor dan berjarak 2cm dari sebelah tepi kiri keatas diikuti dengan tanda baca titik dua (:).

5. Dari

Diketik dengan jarak 1kait/baris dibawwah “kepada” diikuti dengan tanda baca titik dua (:).

6. Tanggal

Diketik dengan jarak 1 kait/baris dibawah “dari” diikuti dengan tanda titik dua. Tanggal diketik dengan angka, bulan diketik dengan huruf dan tahun dicantumkan lengkap empat angka.

7. Sifat

Diketik dengan jarak kait/baris dibawah “tangga” diikuti dengan tanda baca titik dua, jenis “sifat” diketik sesuai dengan tingkat penyelesaian, pengamanan, dan penanganannya.

8. Lampiran

Diketik dengan jarak 1 kait/baris dibawah “sifat” diikuti dengan tanda baca titik dua, jumlah lampiran diketik dibelakang “lampiran”.

9. Perihal

Diketik dengan jarak 1 kait/baris dibawah “lampiran” diikuti dengan tanda baca titik dua dan uaraian masalah diketik secara singkat sesuai dengan kode masalah.

Dari pembahasan diatas mengenai asas tatalaksana surat internal nota dinas dibawah ini merupakan contoh surat internal nota dinas PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan sesuai dengan format tatalaksana surat internal nota dinas.

Pada gambar 4.1 merupakan contoh surat nota dinas PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan .

Selain menginputkan data surat internal (Nota Dinas) juga terdapat surat internal lainnya yaitu Surat Pelaksana Tugas Harian (PLH) yang berfungsi jika Pimpinan PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan (APJ) Area Surabaya Selatan sedang melaksanakan kegiatan diluar kantor seperti rapat diluar Kota, Umroh, Perjalanan Dinas dan berbagai kegiatan diluar kantor lainnya yang menyebabkan Pimpinan berhalangan untuk berada di ruangan. Sehingga yang berwenang untuk menggantikan sementara yaitu Asisten Manajer. Namun dokumen mengenai surat internal PLH ini tidak perlu diinputkan ke dalam database hanya disimpan menjadi satu ke dalam ordner surat internal dan menjadi satu dengan surat nota dinas. penyimpanannya tetap ditulis dalam buku khusus catatan PLH sendiri, karena jumlah data yang sedikit jadi sekretaris pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan tidak terlalu sulit dalam pencarian surat jika dibutuhkan kembali. Penulisannya sama dengan format tatalaksana surat internal (Nota Dinas).

Berikut ini pada gambar 4.2 merupakan penulisan surat Pelaksana Tugas Harian (PLH) milik PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan (APJ) Area Surabaya Selatan.

Jenis dari press release pada gambar 4.116 termasuk dalam jenis News release, dimana news release ini berbentuk straight news, yang sekadar menyampaikan pokok-pokok informasi yang penting atau menarik (5 W + 1 H). Terikat pada waktu (menuntut aktualitas, cepat basi). Dan biasanya news release ini lebih pendek (2.000-3.000 characters including space). berikut isi ringkasan dari press release di atas yang penulisannya berdasarkan (5 W + 1 H).

Rumus 5W + 1H

1. Dalam rangkaian menyongsong Hari listrik Nasional ke – 66, PLN Distribusi se-Jawa Timur serempak melakukan kegiatan bakti sosial donor darah. Program sosial yang merupakan bentuk kepedulian terhadap sesama ini, adalah hasil kerja bareng antara PLN dan PMI. (What)

2. PLN Distribusi se-Jawa Timur. (Who) 3. 19 Oktober 2011. (When)

4. Lobi lantai satu Area Pelayanan dan Jaringan Surabaya Selatan (APJ SBS). (Where)

5. Program sosial yang merupakan bentuk kepedulian terhadap sesama di kalangan PLN. (Why)

6. Kegiatan seperti ini, di kalangan PLN sudah menjadi tradisi yang dilakukan dari tahun ketahun jelang Harlisnas. Donor darah didasari oleh semakin lunturnya rasa solidaritas dan kepedulian terhadap orang lain. (How).

4.3.1 Proses Pengiriman press release Pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan

Pada tahap penulisan press release yang penulisannya menggunakan rumus 5W+1H seperti yang telah dibahas , selanjutnya akan dibahas mengenai pengiriman press release dari hasil penulisan hanya kepada pihak internal yaitu Area Surabaya selatan dan yang bersangkutan saja sesuai dengan isi release yang ditulis. pengirimannya melalui aplikasi Ms. Outlook 2007.

Gambar 4. 118 Pengiriman Press release menggunakan Ms. Outlook 2007

Pada tanda panah gambar 4.117 adalah nama karyawan bagian hubungan masyarakat PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan yang bertugas untuk membuat press release dalam lingkungan internal mengenai kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan oleh perusahaan. dan press release yang telah dibuat ditujukan dan dikirim melalui Ms. Outlook kepada pihak yang bersangkutan seperti Area Surabaya Selatan Group.

127 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari proses pelaksanaan kerja praktek untuk penulisan laporan proyek akhir pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan selama kurun waktu 3 (tiga) bulan didapatkan kesimpulan seperti pembahasan sebelumnya khususnya pada Bab empat (IV) mengenai hasil dan pembahasan bahwa.

a. Pengelolaan pada dokumen surat internal (Nota Dinas) milik PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan yang sebelumnya disimpan pada catatan khusus nota dinas yang disimpan manual yaitu ditulis jika ada surat internal (Nota Dinas) yang masuk pada bagian sekretaris. Dari penyimpanan secara manual tersebut dibuatlah database menggunakan Ms. Access 2007 agar lebih fungsional, database yang dibuat sudah berjalan dengan baik sesuai permintaan sekretaris untuk dimunculkan berdasarkan nomor urut jika ingin mencari surat internal (Nota Dinas) yang diperlukan sewaktu-waktu.

b. Penyusunan jadwal untuk kegiatan pimpinan menggunakan aplikasi Ms. Outlook 2007 yang lebih memanfaatkan fungsi appointment. Fasilitas appointment bertujuan mencatat dan memberi alarm peringatan khususnya pada kegiatan rapat pimpinan pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan. Fasilitas yang digunakan pada

Ms. Outlook juga bermanfaat memberi susunan jadwal yang terstruktur jelas dan rapi daripada sebelumnya.

c. Penulisan press release pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan menggunakan rumus 5W + 1H dan disampaikan melalui aplikasi Ms. Outlook 2007 kepada tiap-tiap karyawan yang berkepentingan untuk membaca press release yang dibuat oleh bagian Hubungan Masyarakat tersebut. Jenis press release yang dibuat merupakan jenis news release yaitu dimana news release ini berbentuk straight news, yang sekedar menyampaikan pokok-pokok informasi yang penting atau menarik (5 W + 1 H). Terikat pada waktu (menuntut aktualitas, cepat basi). Dan biasanya news release ini lebih pendek (2.000-3.000 characters including space).

5.2 Saran

Saran yang diberikan pada bagian sekretaris PT PLN (Persero) Area Pelayanan & Jaringan Surabaya Selatan adalah.

a. Pada waktu menyimpan data untuk surat internal nota dinas terkadang ditemukan surat nota dinas dengan nomor urut yang sama dengan perihal dan nomor surat yang berbeda dengan jumlah yang lumayan banyak, sehingga waktu penyimpanan ke dalam database membingungkan. Padahal dengan banyaknya surat dengan perihal dan nomor surat yang berbeda muncul nomor urut yang dijadikan sesuatu yang berbeda dari penyimpanan surat ternyata masih ada yang ganda. Penyebabnya yaitu terkadang sekretaris lupa untuk mengecek kembali bahwa nomor urut

untuk surat internal sebelumnya sudah ada. Jadi agar tidak terulang lagi segera meneliti dengan cermat urutan untuk nomor urut selanjutnya. b. Dalam penyusunan jadwal pimpinan seharusnya lebih diperhatikan lagi

walaupun pimpinan tidak begitu memerlukan fungsi sekretaris, karena pimpinan bisa langsung berinteraksi melalui fasilitas dari gadget yang dimiliki, tetapi sebagai sekretaris profesional yang tanggap lebih mengutamakan untuk mengetahui jadwal pimpinan dan mengelola secara rapi sesuai jadwal pekerjaan maupun kegiatan pimpinan. Dengan tujuan membantu meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengingatkan kembali serta membantu keperluan apa saja yang perlu dibawa untuk melakukan kegiatan-kegiatan pimpinan.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah & Zulkifli. 1995. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sutarto. 1992. Sekretaris dan Tata Warkat. Cet ket-6. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Sunarto, SE.,M.M & Ratnawati, Ety, S.Si. 2003. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Amus Yogyakarta & CV. Ngeksigondo Multisaranan Utama.

Waworuntu, Tony. 1995. Manajemen Untuk Sekretaris. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2187204-pengertian-prosedur-kerja-dan-nota/ diakses pada tanggal 24 april 2012.

Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta: gadjah mada university.

Bratawidjaja wiyasa Thomas, Drs. 1992, Korespondensi Bisnis, Jakarta:PT Pustaka Binaman Pressindo.

www.anneahira.com/menulis-surat-dinas.htm diakses pada tanggal 25 April 2012.

Komputer, Wahana. 2007.Aplikasi Pemograman Database. Yogyakarta: Penerbit Andi.