Pembagian Tugas Tanggung Jawab

2.5.2. Pembagian Tugas Tanggung Jawab

Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut saling diintegrasikan koordinasi. Dalam menjalankan aktivitas sehari - hari pada suatu organisasi dibutuhkan personil - personil untuk menduduki jabatan tertentu yang mampu menjalankan tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang dibebankan sesuai dengan jabatan tersebut. Adapun uraian tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing jabatan pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division adalah sebagai berikut: 1 Kepala Unit Plant Head Head of Unit adalah merupakan pimpinan puncak dari PT. Charoen Pokphand Indonesia Food Division yang bertugas untuk: a Memimpin, mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan tugas para manager bagian. b Merencanakan dan menerapkan kebijaksanaan mengenai perbaikan dan perkembangan umum perusahaan. c Bertanggungjawab kepada presiden direktur pimpinan perusahaan induk atas jalannya perusahaan. 2 Plant Manager Menjamin tercapainya hasil produksi dalam hal jumlah, kualitas dan waktu yang sesuai dengan rencana perusahaan dengan memanfaatkan sumber daya secara optimal memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara II-9 a Merencanakan dan mengatur jadwal produksi untukk semua jenis produk agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan persediaan di gudang. b Mengatur pengalokasian sumber daya produksi seperti jam kerja mesin, jam kerja operator, pengiriman bahan baku yang berhubungan dengan proses produksi. c Melakukan pengawasan dan pengendalian produksi agar hasil produksi sesuai dengan spesifikasi dan standart mutu yang telah ditetapkan. d Merencanakan perawatan mesin-mesin agar dapat beroperasi dengan lancar. e Membuat laporan produksi secara berkala mengenai pemakaian bahan baku. f Bertanggungjawab terhadap kelancaran proses produksi mulai dari penerimaan bahan baku sampai proses produksi hingga menjadi produk akhir. 3 Further Manager Further manager bertanggung jawab langsung kepada plant manager. Tugas- tugas dari Further manager adalah: a Bertanggungjawab kepada plant manager atas pelaksanaan kegiatan produksi further . b Merencanakan dan mengatur produksi further perusahan agar sesuai dengan spesifikasi dan standard mutu yang telah ditentukan. c Mengawasi dan mengkoordinir pengelolaan persediaan bahan baku, bahan penolong dan bahan-bahan lainnya dalam produksi further . Universitas Sumatera Utara II-10 d Mengawasi jalannya produksi further sesuai dengan program produksi yang telah ditetapkan. e Membuat laporan produksi further secara periodik mengenai pemakaian bahan dan jumlah produksi. f Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi further untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan. 4 Sausage Manager Sausage manager bertanggung jawab langsung kepada plant manager. Tugas- tugas dari Sausage manager adalah: a Bertanggungjawab kepada plant manager atas pelaksanaan kegiatan produksi sausage . b Merencanakan dan mengatur produksi sausage perusahan agar sesuai dengan spesifikasi dan standard mutu yang telah ditentukan. c Mengawasi dan mengkoordinir pengelolaan persediaan bahan baku, bahan penolong dan bahan-bahan lainnya dalam produksi sausage . d Mengawasi jalannya produksi sausage sesuai dengan program produksi yang telah ditetapkan. e Membuat laporan produksi sausage secara periodik mengenai pemakaian bahan dan jumlah produksi. f Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi sausage untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan. Universitas Sumatera Utara II-11 5 Cut Up Manager Cut Up manager bertanggung jawab langsung kepada plant manager. Tugas- tugas dari Cut Up manager adalah: a Bertanggungjawab kepada plant manager atas pelaksanaan kegiatan cut up. b Merencanakan dan mengatur proses cut up perusahan agar sesuai dengan spesifikasi dan standard mutu yang telah ditentukan. c Mengawasi dan mengkoordinir pengelolaan persediaan bahan baku, bahan penolong dan bahan-bahan lainnya dalam proses cut up. d Mengawasi jalannya v sesuai dengan program produksi yang telah ditetapkan. e Membuat laporan proses cut up secara periodik mengenai pemakaian bahan dan jumlah produksi. f Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan proses cut up untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan. 6 Warehouse Manager Warehouse Manager bertanggung jawab kepada plant manager . Warehouse Manager bertugas: a Bertanggung jawab atas pengaturan persediaan bahan baku, produk jadi dan bahan penolong di gudang. b Membuat laporan penerimaan persediaan dan pengeluaran bahan baku di gudang. Universitas Sumatera Utara II-12 c Mengkoordinir dan mengawasi pengelolaan persediaan bahan baku di gudang. d Bertanggung jawab atas sarana dan prasarana pendukung di gudang. 7 Engineering Manager Bertanggung jawab terhadap pengawasan mesin-mesin produksi dan semua peralatan tools yang berhubungan dengan produksi agar tetap dalam kondisi siap pakai untuk menjamin kelancaran produksi. Tugas engineering manager adalah: a Membuat jadwal pemeliharaan dan perbaikan terhadap mesin-mesin yang ada dalam pabrik. b Mengeluarkan perintah kerja kepada maintenance section head untuk melakukan perbaikan pada mesin-mesin berdasarkan jadwal permintaan perbaikan dari masing-masing operator. c Melatih dan mengawasi keterampilan karyawan yang bekerja di bagian maintenance agar mahir dan dapat bekerja dengan baik. d Menentukan prioritas kerja dan progressing perbaikan mesin. e Bertanggung jawab kepada plant manager atas kondisi mesin-mesin dan peralatan produksi. 8 PPIC Manager PPIC manager bertanggung jawab kepada plant manager. PPIC manager bertugas: Universitas Sumatera Utara II-13 a Membuat daftar rencana produksi pembuatan sausage dan further . b Melakukan koordinasi dengan pihak marketing dalam pembuatan sales forecast. c Melakukan koordinasi dengan pihak warehouse raw material tentang jumlah bahan baku di gudang. 9 Manager Pembelian Purchase Manager Purchase manager bertanggung jawab kepada Plant manager , bagian ini bertugas membantu plant manager dalam bidang kegiatan pembelian. Rincian tugas dari purchase manager adalah : a Membantu plant manager dalam melaksanakan serta mengkoordinir seluruh pengolahan yang berhubungan dengan pembelian, penyimpanan dan pendistribusian bahan-bahan yang digunakan perusahaan. b Merencanakan sistem pengadaan dan persediaan bahan. c Mempersiapkan permintaan kebutuhan akan barang dan menentukan standard harga bahan. 10 Manager Akuntansi dan Keuangan Finance and Accounting Manager Finance and accounting manager bertanggungjawab langsung kepada plant manager. Tugas finance and accounting manager adalah: a Merencanakan dan mengawasi perencanaan kegiatan akuntansi dari keuangan perusahaan. b Membantu head of unit dalam melaksanakan anggaran perusahaan. c Memberikan laporan keuangan kepada pihak pemerintah untuk menetapkan besarnya pajak yang harus dibayar perusahaan. Universitas Sumatera Utara II-14 d Bertanggung jawab atas penentuan biaya perusahaan seperti biaya produksi dan biaya administrasi. 11 Manager Personalia Personalia and General Affair Manager Manager personalia bertanggung jawab langsung kepada plant manager. Tugas manajer personalia adalah: a Merencanakan perekrutan karyawan sesuai dengan kebutuhan masingmasing departemen. b Mengatur kegiatan yang berhubungan dengan karyawan dan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan berdisiplin. c Menampung dan mencari keluhan karyawan. d Mengatur dan merencanakan training untuk peningkatan ketrampilan karyawan. e Bertanggungjawab terhadap disiplin kerja karyawan. 12 Further Supervisor Further Supervisor bertanggung jawab kepada further manager. Further Supervisor bertugas: a Mengawasi jalannya produksi sesuai dengan program produksi further yang telah ditetapkan. b Membuat laporan produksi further secara periodik mengenai pemakaian bahan dan jumlah produksi. c Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi further untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan. Universitas Sumatera Utara II-15 13 Sausage Supervisor Sausage Supervisor bertanggung jawab kepada sausage manager. Sausage Supervisor bertugas: a Mengawasi jalannya produksi sesuai dengan program produksi sausage yang telah ditetapkan. b Membuat laporan produksi sausage secara periodik mengenai pemakaian bahan dan jumlah produksi. c Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi sausage untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan. 14 Cut Up Supervisor Cut up Supervisor bertanggung jawab kepada cut up manager. Cut up Supervisor bertugas: a Mengawasi jalannya produksi sesuai dengan program proses cut up yang telah ditetapkan. b Membuat laporan proses cut up secara periodik mengenai pemakaian bahan dan jumlah proses. c Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan proses cut up untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan. 15 Warehouse Supervisor Warehouse supervisor bertanggung jawab kepada warehouse manager. Warehouse supervisor bertugas: Universitas Sumatera Utara II-16 a Membuat laporan penerimaan persediaan dan pengeluaran bahan baku di gudang. b Mengkoordinir dan mengawasi pengelolaan persediaan bahan baku di gudang. c Bertanggung jawab atas sarana dan prasarana pendukung di gudang. 16 Engineering supervisor Engineering supervisor bertanggung jawab kepada engineering manager. Engineering supervisor bertugas: a Mengeluarkan perintah kerja kepada engineering foreman untuk melakukan perbaikan pada mesin-mesin berdasarkan jadwal permintaan perbaikan dari masing-masing operator. b Melatih dan mengawasi keterampilan karyawan yang bekerja di bagian maintenance agar mahir dan dapat bekerja dengan baik. c Menentukan prioritas kerja dan progressing perbaikan mesin. 17 PPIC Supervisor PPIC Supervisor bertanggung jawab kepada PPIC manager . PPIC Supervisor bertugas: a Mengontrol stock produksi pada raw material. b Mengontrol stock produksi pada finish goods. 18 Purchasing Supervisor Purchasing supervisor bertanggung jawab kepada purchasing manager, bagian ini bertugas membantu purchasing manager dalam bidang kegiatan pembelian. Rincian tugas dari purchasing supervisor adalah: Universitas Sumatera Utara II-17 a Membantu purchasing manager dalam melaksanakan serta mengkoordinir seluruh pengolahan yang berhubungan dengan pembelian, penyimpanan dan pendistribusian bahan-bahan yang digunakan perusahaan. b Membantu purchasing manager melaksanakan perencanaan sistem pengadaan dan persediaan bahan. 19 Finance Accounting Supervisor Finance Accounting Supervisor bertanggung jawab kepada Finance Accounting Supervisor manager. Finance Accounting Supervisor bertugas:. a Melaksanakan perhitungan akuntansi terhadap pembelian bahan baku dan asset perusahaan. b Melaksanakan pembayaran transfer dana terhadap pembelian bahan baku dan asset perusahaan. c Melaksanakan penerimaan pembayaran atas penjualan pakan dan juga hasil sampingan produksi. d Melaksanakan perhitungan dan pembayaran upah dan lembar kerja karyawan. 20 Personalia and General Affair Supervisor Personalia and General Affair Supervisor bertanggung jawab langsung kepada Personalia and General Affair Manager. Tugas supervisor personalia adalah: a Melaksanakan perekrutan karyawan sesuai dengan kebutuhan masing- masing departemen. Universitas Sumatera Utara II-18 b Mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan karyawan dan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan berdisiplin. c Mengawasi pelaksanaan training untuk peningkatan ketrampilan karyawan. d Bertanggungjawab terhadap disiplin kerja karyawan. 21 Further Foreman Further Foreman bertanggung jawab langsung kepada further supervisor . Tugas dari Further Foreman adalah: a Bertanggungjawab kepada further supervisor atas pelaksanaan kegiatan produksi further . b Merencanakan dan mengatur produksi further perusahan agar sesuai dengan spesifikasi dan standard mutu yang telah ditentukan. c Mengawasi dan mengkoordinir pengelolaan persediaan bahan baku, bahan penolong dan bahan-bahan lainnya. d Mengawasi jalannya produksi sesuai dengan program produksi further yang telah ditetapkan. e Membuat laporan produksi further secara periodik mengenai pemakaian bahan dan jumlah produksi. f Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi further untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan. Universitas Sumatera Utara II-19 22 Sausage Foreman Sausage Foreman bertanggung jawab langsung kepada sausage supervisor . Tugas dari Sausage Foreman adalah: a Bertanggungjawab kepada sausage supervisor atas pelaksanaan kegiatan produksi sausage . b Merencanakan dan mengatur produksi sausage perusahan agar sesuai dengan spesifikasi dan standard mutu yang telah ditentukan. c Mengawasi dan mengkoordinir pengelolaan persediaan bahan baku, bahan penolong dan bahan-bahan lainnya. d Mengawasi jalannya produksi sesuai dengan program produksi sausage yang telah ditetapkan. e Membuat laporan produksi sausage secara periodik mengenai pemakaian bahan dan jumlah produksi. f Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi sausage untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan. 23 Cut Up Foreman Cut Up Foreman bertanggung jawab langsung kepada cut up supervisor . Tugas dari Cut up Foreman adalah: a Bertanggungjawab kepada cut up supervisor atas pelaksanaan kegiatan proses cut up. b Merencanakan dan mengatur proses cut up perusahan agar sesuai dengan spesifikasi dan standard mutu yang telah ditentukan. Universitas Sumatera Utara II-20 c Mengawasi dan mengkoordinir pengelolaan persediaan bahan baku, bahan penolong dan bahan-bahan lainnya. d Mengawasi jalannya proses sesuai dengan program proses cut up yang telah ditetapkan. e Membuat laporan proses cut up secara periodik mengenai pemakaian bahan dan jumlah produksi. f Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan proses cut up untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan. 24 Warehouse Foreman Warehouse Foreman bertanggung jawab kepada warehouse supervisor . Warehouse Foreman bertugas: a Melakukan penerimaan bahan baku dan membuat laporan dan dokumen penerimaan bahan baku. b Mengatur penyimpanan bahan baku di gudang serta mengatur tata cara pengeluaran dan pemakaian bahan baku. c Membuat laporan atas penerimaan dan pemakaian bahan baku. d Melakukan penerimaan produk jadi serta membuat laporan dan dokumen penerimaan produk jadi. e Mengatur penyimpanan produk jadi ke gudang dan mengatur pengeluaran dan pengiriman ke costumer. f Membuat laporan atas penerimaan dan pengeluaran produk jadi tersebut. g Melakukan pengawasan terhadap pengeluaran barang dan komponen mesin dari gudang penyimpanan. Universitas Sumatera Utara II-21 h Melakukan pengawasan terhadap penimbangan bahan baku, produk jadi yang masuk maupun yang keluar dari pabrik. i Melakukan pencatatan terhadap jenis dan jumlah bahan baku, produk jadi yang masuk maupun yang keluar dari pabrik. 25 Engineering Foreman Engineering Foreman bertanggung jawab terhadap Engineering Supervisor . Engineering Foreman bertugas: a Mengeluarkan perintah kerja kepada karyawan maintenance untuk melakukan perbaikan pada mesin-mesin dan peralatan berdasarkan jadwal permintaan perbaikan dari masing-masing operator. b Mengawasi langsung perbaikan dan pergantian komponen-komponen alat-alat mekanik maupun electrical dalam plant. c Melatih dan mengawasi keterampilan karyawan yang bekerja di bagian maintenance agar mahir dan dapat bekerja dengan baik. 26 PPIC Foreman PPIC Foreman bertanggung jawab kepada PPIC Supervisor . PPIC Foreman bertugas: a Mengawasi karyawan dalam mengontrol raw material. b Mengawasi karyawan dalam mengontrol finish goods. 27 Purchasing Foreman Purchasing Foreman bertanggung jawab kepada purchasing supervisor , bagian ini bertugas membantu purchasing supervisor dalam bidang kegiatan pembelian. Rincian tugas dari purchasing foreman adalah: Universitas Sumatera Utara II-22 a Mengawasi pengolahan yang berhubungan dengan pembelian, penyimpanan dan pendistribusian bahan-bahan yang digunakan perusahaan. b Mengawasi sistem pengadaan dan persediaan bahan. 28 Finance Accounting Foreman Finance Accounting Foreman bertanggung jawab kepada Finance Accounting Supervisor . Finance Accounting Foreman bertugas: a Mengawasi pelaksanakan pembayaran transfer dana terhadap pembelian bahan baku dan asset perusahaan. c Melaksanakan penerimaan pembayaran atas penjualan pakan dan juga hasil sampingan produksi. d Melaksanakan perhitungan dan pembayaran upah dan lembar kerja karyawan. 29 Personalia and General Affair Foreman Personalia and General Affair Foreman bertanggung jawab langsung kepada Personalia and General Affair Supervisor . Tugas Personalia and General Affair Foreman adalah: a Mengawasi perekrutan karyawan sesuai dengan kebutuhan masing- masing departemen. b Mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan karyawan dan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan berdisiplin. c Mengawasi pelaksanaan training untuk peningkatan ketrampilan karyawan. Universitas Sumatera Utara II-23

2.5.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja