Fungsi Anggaran sebagai Alat Perencanaan dan Pengawasan pada PT. POS INDONESIA (PERSERO) Cabang Binjai

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III KEUANGAN

FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO)

CABANG BINJAI

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh :

EKO WIBISONO 102101156

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : EKO WIBISONO

NIM : 102101156

JURUSAN : DIPLOMA III KEUANGAN

JUDUL : FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT

PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA

PT.POS INDONESIA (PERSERO) CABANG BINJAI

Tanggal : ... 2014 DOSEN PEMBIMBING

(Drs. Rustam, M.Si, Ak.) NIP: 131 1277 370

Tanggal : ... 2014 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN

(Dr. Yeni Absah, SE, M.Si) NIP: 19741123 200012 2 001 Tanggal : ... 2014 DEKAN FAKULTAS EKONOMI

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA) NIP: 19560407 198002 1 001

(3)

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim,

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Serta salawat beriring salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW yang telah membawa umatnya dari alam kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini, dengan judul “

Fungsi Anggaran sebagai alat perencanaan dan pengawasan

pada PT. POS INDONESIA (PERSERO) Cabang Binjai..”

Yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Fakultas Ekonomi Jurusan Keuangan Program Studi Diploma III Universitas Sumatera Utara.

Sembah sujud penulis kepada kedua orang tua tercinta Ayahanda Suyana dan Ibunda Suheriati yang telah memberikan segenap kasih sayang, dorongan, semangat dan pengorbanannya yang begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

Dalam menyelesaikan tugas akhir ini Penulis banyak mendapat bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, baik dalam materi maupun moril, maka dengan kerendahan hati Penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada : 1. Bapak Prof.Dr.Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas

(4)

2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si selaku Ketua Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak. selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan saran dan bimbingan yang berguna bagi Penulis dalam penulisan tugas akhir ini.

4. Bapak dan Ibu Dosen Pengajar dan pegawai yang telah membantu dan memberikan pendidikan, bimbingan serta Ilmu Pengetahuan kepada Penulis selama menjalani masa pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak Pimpinan dan seluruh Staff pegawai serta Karyawan PT. POS Indonesia ( Persero ), Cabang Binjai yang telah meluangkan waktunya untuk membantu Penulis dalam memberikan data dan keterangan-keterangan lainnya mengenai PT. POS Indonesia ( Persero ), Cabang Binjai.

6. Saudari penulis, Dwi Rizky Eriyana yang yang telah banyak membantu dan memberikan motivasi kepada penulis.

7. Teman-teman seperjuangan stambuk 2010 di program DIII Keuangan grup A,B dan C, My bestfriends Abdul Malik Pinem (Mongol), Endra Setiawan (Whawenk), Indra wansyah (Tomtom) dan Nurdesiana Nasution (Ecy) yang tidak pernah bosan mensupport saya, Teman-teman magang Grup 1 (Muchti,Regina,Elisma dan Vioni), glad to see you guys.

Atas bantuan, dukungan dan dorongan serta bimbingan dari semua pihak, Penulis hanya dapat mengucapkan terima kasih, semoga apa yang telah diberikan kepada penulis mendapat balasan yang lebih dari Allah SWT, amin.

(5)

Penulis menyadari dalam penulisan Tugas akhir ini masih jauh dari kebenaran dan kesempurnaan, hal ini karena terbatasnya waktu, kemampuan,pengalaman dan pengetahuan lainnya yang Penulis miliki. Karenanya tak ada gading yang tak retak. Untuk itu dengan hati yang tulus dan ikhlas, kritik dan saran yang sifatnya membangun dan konstruktif dari semua pihak pembaca demi kesempurnaan tugas akhir ini sangat diharapkan.

Akhir kata, Penulis berharap agar tugas akhir ini dapat bermanfaat dan mendatangkan ridho bagi kita semua.

Amin ya Robal „ alamin……

Medan, Oktober 2013 Penulis

(6)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A.Latar Belakang ... 1

B. Perumusan masalah ... 4

C.Tujuan Penelitian ... 4

D.Manfaat Penelitian ... 4

BAB II PROFIL PERUSAHAAN

A.Sejarah PT POS INDONESIA (PERSERO) ... 6

B. Struktur Organisasi Perusahaan ... 9

C.Uraian Pekerjaan ... 10

D.Jaringan Usaha/kegiatan ... 14

E. Kinerja Terkini ... 15

F. Rencana Kegiatan ... 16

BAB III PEMBAHASAN

A.Pengertian Anggaran ... 18

(7)

D.Proses Penyusunan Anggaran ... 25 E. Anggaran Sebagai Alat Perencanaan ... 30 F. Anggaran Sebagai Alat Pengawasan ... 35

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan ... 41 B. Saran ... 42

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

(8)

DAFTAR TABEL

Nomor

Judul

Halaman

I. Tabel 1 : Tahapan Penyusunan Anggaran PT.POS Indonesia

(Persero) CABANG Binjai ...…………...…...…….... 27

(9)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Di dalam dunia usaha, kegiatan suatu perusahaan tidak lepas dari dunia perekonomian. Seperti yang telah kita ketahui bahwasanya salah satu tujuan perusahaan adalah memaksimumkan nilai harta kekayaan/ nilai saham perusahaan. Setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa, industri atau dagang,didirikan dan berorientasi untuk memperoleh laba (profit) semaksimal mungkin dan kontinuitas perusahaan untuk dapat terus mempertahankan kelangsungan perusahaannya.

Dalam usaha pencapaian tujuan ini, perusahaan melakukan berbagai usaha dan upaya. Salah satunya adalah dengan mempersiapkan anggaran perusahaan sesuai dengan anggaran dari aktivitas yang diinginkan. Setiap perusahaan pasti sangat memerlukan perencanaan anggaran (budget) yang baik untuk menentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang harus dilakukan dan menjadi pedoman dalam melakukan aktivitas perusahaan tersebut.

Salah satu masalah yang sering dihadapi perusahaan adalah mengenai bagaimana perusahaan dapat beroperasi seefisien dan seefektif mungkin, sehingga dapat mencapai keuntungan maksimal. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan perencanaan dan pengawasan anggaran yang baik. Perencanaan dan pengawasan tersebut harus disusun secara teliti, penuh pertimbangan, serta disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan usaha di masa itu.

(10)

Perencaaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta yang ada dan menyusunnya dengan menggunakan asumsi yang mungkin saja terjadi dalam hal memvisualisasi, dan merumuskan aktivitas-aktivitas perusahaan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Apabila anggaran yang telah disusun mampu mencapai tujuan perusahaan dengan baik maka hal ini tidak akan mengganggu kinerja perusahaan,malah meningkatkan kredibilitas perusahaan. Akan tetapi, apabila anggaran yang disusun tidak mencapai tujuan perusahaan dan malah mengalami kegagalan, maka dapat mengakibatkan terganggunya kegiatan perusahaan dan sasaran usaha tidak dapat tercapai.

Hasil perencanaan ini selalu diikuti dengan kegiatan pengawasan. Pengawasan dilakukan dalam rangka mendeterminasikan apa-apa saja yang telah dilaksanakan dengan maksud mengevaluasi prestasi kerja, apakah telah dilaksanakan secara efektif dan efisien, serta menerapkan tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan perencanaan. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, salah satu sarana perencanaan dan pengawasan kegiatan perusahaan adalah anggaran (budget).

Anggaran merupakan suatu bentuk perencanaan laba yang dinyatakan secara kuantitatif dalam bentuk keuangan. Anggaran dibuat untuk masing-masing bagian perusahaan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Anggaran ini disiapkan, ditinjau dan diperbaiki hingga menghasilkan anggaran yang merupakan anggaran terbaik yang dapat diciptakan dari situasi dan kondisi yang memungkinkan di masa itu.

(11)

PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai yang pada dasarnya bergerak dalam bidang jasa pengiriman surat dan barang menggunakan anggaran dalam melakukan aktivitas perusahaannya. Anggaran ini sebelumnya mengalami proses perencanaan guna menentukan aktivitas perusahaan yang efisien dan efektif. Setelah anggaran ditetapkan dan disahkan maka selanjutnya pelaksanaan daripada anggaran tersebut, dan seterusnya diikuti dengan kegiatan pengawasan.

Anggaran juga merupakan alat bantu perusahaan untuk membantu manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam menjalankan usaha guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Anggaran juga dimaksudkan untuk mengetahui adanya penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi dalam pelaksanaannya guna meningkatkan tanggung jawab para karyawan.

Dari dampak yang dihasilkan daripada anggaran perusahaan tersebut baik itu dampak yang positif maupun negatif, diharapkan perusahaan dapat mengetahui kelemahan dan kekuatan perusahaan tersebut. Sehingga hal ini dapat digunakan sebagai dasar penyusunan rencana anggaran (budget) di masa yang akan datang sekaligus memperbaiki kelemahan dan kekurangan yang tepat agar tercapai hasil yang lebih baik.

Berdasarkan uraian di atas dan mengingat betapa pentingnya anggaran dalam mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya, maka penulis merasa tertarik dan menuangkannya dalam tugas akhir ini dengan memilih judul " Fungsi Anggaran sebagai Alat Perencanaan dan Pengawasan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai"

(12)

B. Perumusan Masalah

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membatasi ruang lingkup yang akan menjadi pokok permasalahan pembahasan. Adapun yang menjadi perumusan masalah dalam penulisan ini adalah :

"Apakah anggaran yang digunakan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai telah berfungsi sebagai alat perencanaan dan pengawasan dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan".

C. Tujuan Penelitian

Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah :

a. Untuk mengetahui seberapa jauh anggaran yang telah disusun oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai telah berfungsi sebagai alat perencanaan dan pengawasan.

b. Untuk mengetahui kebijakan yang telah diterapkan oleh pihak managemen keuangan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai melalui anggaran perusahaan dalam rangka upaya meningkatkan keuntungan perusahaan.

c. Sebagai penerapan ilmu yang diperoleh penulis mengenai akuntansi pada umumnya dan penganggaran perusahaan pada khususnya.

D. Manfaat penelitian

Adapun manfaat yang ingin dicapai dalam upaya penelitian ini adalah : a. Bagi Penulis

(13)

dalam hal anggaran perusahaan. b. Bagi Perusahaan

Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam rangka perkembangan penyusunan anggaran (budget), termasuk rencana dan kebijakan keuangan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai pada masa yang akan datang.

c. Bagi Pembaca/ Peneliti Lain

Sebagai bahan referensi atau pembanding bagi pembaca dan atau peneliti lainnya dalam melakukan penelitian mengenai masalah yang sama di masa mendatang.

(14)

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah PT. POS INDONESIA (PERSERO)

PT. Pos Indonesia (Persero) adalah salah satu dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang ada di Indonesia seperti halnya PT. PLN, PT. Kereta Api, PT. Telkom dan lain sebagainya. Pentingnya komunikasi secara tertulis menjadi ide pertama timbulnya gagasan untuk mendirikan perusahaan ini. Selain itu, pendirian perusahaan juga bertujuan untuk menjamin keamanan surat-menyurat antar penduduk di seluruh daerah di Indonesia.

Kantor Pos Indonesia pertama kali didirikan di Jakarta pada masa kolonial Belanda, pada tanggal 26 Agustus 1746 oleh Gubernur Jenderal G.W. Barron Van Inhoff. Seiring dengan perkembangan peranan Kantor Pos, terlebih setelah ditemukannya teknologi telegraf dan telepon, pada tahun 1907 dibentuklah Jawatan Pos, Telegraf dan Telepon (Jawatan PTT). Jawatan ini merupakan bagian dari departemen perusahaan-perusahaan pemerintah kolonial Belanda yang didasarkan pada Undang-Undang Perusahaan Negara Hindia Belanda.

Pada tahun 1922, kantor Jawatan Pos, Telegraf dan Telepon (Jawatan PTT) yang semula bekedudukan di Weltervreden (Gambir) mulai dipindahkan ke gedung Burgerlijke Ofenbare Werkn (Bow) yang sekarang berubah menjadi gedung Dinas Pekerjaan Umum di Bandung. Tibanya Jepang di Indonesia setelah kekuasaan yang mereka ambil alih dari tangan Belanda, membuat struktur

(15)

organisasi Jawatan ini berubah. Menurut struktur organisasi yang dibuat oleh pemerintah militer Jepang, Jawatan ini terbagi menjadi Jawatan PTT Sumatera, Jawatan PTT Jawa dan Jawatan PTT Sulawesi.

Dengan adanya proklamasi kemerdekaan Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945, Angkatan Muda PTT (AMPTT) berhasil mengambil alih Kantor PTT Pusat dari tangan pemerintah militer Jepang. Sejak tanggal 27 September 1945, Jawatan PTT berganti nama dan berdirilah secara resmi PTT Republik Indonesia di atas pimpinan Soeharto dan R. Dirja sebagai wakilnya.

Dalam perkembangan selanjutnya, PTT dinyatakan memenuhi syarat untuk berubah status menjadi Perusahaan Negara (PN), hal ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang (Perpu) No. 19 Tahun 1960. Berdasarkan PP No. 24 Tahun 1961, status Jawatan PTT berubah dan berganti nama menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel).

Pada tahun 1965, lingkup kerja PN Postel mengalami perkembangan yang sangat pesat. Untuk memaksimalkan kinerjanya, berdasarkan PP No. 29 Tahun 1965, PN Postel ini kemudian dibagi menjadi dua perusahaan yaitu PN Pos & Giro dan PN Telekomunikasi. Adanya ketentuan berdasarkan Undang-Undang No. 9 Tahun 1969, status BUMN ditetapkan menjadi tiga bentuk antara lain Perusahaan Jawatan (Perjan), Perusahaan Umum (Perum) dan Perusahaan Perseroan (Persero). Oleh karena itu, untuk menyesuaikan diri dengan ketentuan baru ini, diterbitkanlah PP No. 19 Tahun 1978, dan diperbarui dengan PP No. 24 Tahun 1984, yang khusus mengatur tentang Perum Pos dan Giro.

(16)

pengambilalihan kekuasaan yang dilakukan oleh AMPTT, hingga perubahan-perubahan yang dibuat oleh pemerintah Indonesia telah membuat banyak sekali perubahan pada tubuh kantor pos hingga saat ini. Dalam perkembangan itu, penyebab perubahan yang dirasakan cukup pesat adalah pada masa Orde Baru dengan ditetapkannya GBHN No. 11/ MPR/ 1983 Bab Ekonomi butir 5 huruf Q. Dinyatakan bahwasanya pembangunan Perum Pos dan Giro diarahkan terutama pada perluasan jangkauan pelayanan sehingga dapat mencapai desa-desa dan daerah transmigrasi serta daerah terpencil lainnya dengan ibukota kecamatan sebagai sentral pelayanannya.

Langkah lain yang juga sangat penting artinya bagi Perum Pos dan Giro adalah penandatanganan naskah kerja sama dengan PT. Indosat di Jakarta sehari sebelum Hari Bakti Postel ke-40 (27 September 1985) dengan pengoperasian sarana lalu lintas berita elektronik yang resmi beroperasi sejak 1 November 1985.

Sejalan dengan itu semua, agar dapat menghadapi pertumbuhan dunia usaha yang semakin maju dan penuh persaingan, diperlukan adanya penyesuaian atas badan usaha yang fleksibel, dinamis dan mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik guna kepuasan konsumen. Oleh karena itu, tanggal 20 Juni 1995 berdasarkan PP No. 5 Tahun 1995 tentang perubahan status, Perum Pos dan Giro ditetapkan menjadi PT. Pos Indonesia (Persero) sampai dengan saat ini.

Perlu kita ketahui ditetapkan tujuan Pos dan Giro adalah membangun, mengembangkan dan mengusahakan segala pelayanan pos dalam arti yang seluas-luasnya guna mempertinggi kelancaran hubungan. Dengan demikian, pengolahan surat, warkat, dan kartu pos dimonopoli oleh negara melalui Pos Indonesia

(17)

(POSINDO). Perusahaan swasta hanya boleh menggarap bidang usaha pada surat pos jenis tertentu, paket dan uang. Yang dimaksud surat pos jenis tertentu adalah barang cetakan, surat kabar, telegram dan bungkusan kecil.

B. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan suatu komponen susunan organisasi yang saling berhubungan yang menunjukkan kerangka perwujudan hubungan antara fungsi, bagian, posisi, kedudukan, tugas, maupun wewenang dan tanggung jawab yang saling berhubungan satu sama lain dari orang yang diberi tanggung jawab atas fungsi yang bersangkutan.

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Struktur organisasi mencerminkan pembagian dan hirarki wewenang dalam perusahaan. Melalui struktur organisasi, manajemen melaksanakan pendelegasian wewenang untuk melaksanakan tugas khusus kepada menajemen yang lebih bawah, agar dapat dicapai pembagian pekerjaan yang lebih bermanfaat.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan

(18)

melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.

C. Uraian Pekerjaan

Fungsi dan tugas dari masing-masing bagian pada struktur organisasi pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai antara lain :

a. Kepala Kantor

1. Memimpin dan mengendalikan semua aktivitas kantor. 2. Koordinasi tugas dengan wakil.

3. Mewakili perusahaan dengan pihak luar.

4. Tanggung jawab perusahaan dalam bidang keuangan. 5. Konsep dan kerangka kerja, baik jangka pendek

maupun jangka panjang.

6. Menargetkan kinerja perusahaan/ kantor. b. Wakil Kepala Kantor

1. Membantu tugas-tugas kepala kantor khususnya bidang operasional.

2. Mewakili kepala kantor saat tidak berada di tempat. 3. Pengendalian operasional.

4. Pemeriksaan periodik seluruh aktivitas kantor. c. Supervisor Pengolahan

(19)

1. Mengawasi operasional pengiriman dan penerimaan kiriman pos. 2. Bertanggung jawab terhadap kelancaran lalu lintas kiriman. 3. Penjadwalan alat angkut.

4. Pelaporan.

d. Supervisor Pemasaran

1. Membuat rencana program aksi pemasaran. 2. Schedulling perluasan pasar.

3. Strategi promosi. 4. Statistika pangsa pasar. 5. Memberikan keterangan pers. e. Supervisor Akuntansi

1. Mengawasi dan mengendalikan biaya dan pendapatan. 2. Menganalisis pertumbuhan dan pendapatan.

3. Mempersiapkan Laporan Laba/ Rugi. 4. Menyediakan Laporan Bulanan. f. Supervisor Pos Peka Waktu (PPW)

1. Mengawasi pelaksanaan pengiriman surat pos waktu, seperti kilat khusus, express mail service (EMS), dan pos plus.

2. Membuat statistik standard waktu penyerahan (SWP) kiriman PPW. 3. Koordinasi dengan petugas bea dan cukai.

4. Koordinasi dengan bagian antaran. 5. Pelaporan.

(20)

1. Mengawasi operasional pelayanan seluruh counter di kantor. 2. Membuat statistik pertumbuhan produksi seluruh counter. 3. Memeriksa pembukuan transaksi harian.

4. Pelaporan. h. Supervisor Keuangan

1. Mengawasi alur keluar masuk kas.

2. Membuat rencana permintaan Benda Pos dan Materai (BPM).

3. Mendistribusikan kebutuhan BPM untuk counter termasuk kantor cabang. 4. Mengawasi pekerjaan kasir.

5. Membina hubungan baik dengan mitra usaha (bank). 6. Manjaga pagu/ batas saldo maksimal.

7. Pelaporan. i. Supervisor Antaran

1. Mengawasi dan mengendalikan proses antaran surat pos. 2. Membagi kinerja setiap petugas antaran.

3. Evaluasi kinerja setiap petugas antaran.

4. Mengikuti perkembangan lingkungan khususnya dalam perkembangan pemukiman.

5. Mengatur mutasi/ rolling petugas antaran. 6. Pelaporan.

j. Supervisor Jasa Keagenan

1. Membina hubungan baik dengan mitra usaha.

(21)

4. Pelaporan. k. Supervisor Audit

1. Membuat perencanaan pengendalian/ pengawasan bidang operasional 2. dan mutu serta bidang keuangan, baik jangka pendek maupun panjang.

Melaksanakan audit bidang keuangan secara rutin. 3. Sebagai data pusat operasional.

4. Melaporkan seluruh kegiatan kepada kepala kantor. l. Supervisor Unit Logistik

1. Mengawasi pelayanan counter paket pos.

2. Membuat perencanaan perluasan pasar bisnis logistik. 3. Membuat statistik pertumbuhan bisnis paket/ logistik. 4. Koordinasi dengan petugas bea dan cukai.

m. Supervisor Giro

1. Mengawasi dan mengendalikan proses pelayanan giro. 2. Mengawasi pengeluaran cek.

3. Data base pelanggan giro.

4. Mengawasi proses penyetoran pajak. n. Supervisor ADM/ SDM

1. Membuat data base pegawai. 2. Perencanaan mutasi.

3. Mengawasi tata usaha perkantoran. 4. Mengawasi pengarsipan kepegawaian.

(22)

1. Membuat rencana kebutuhan sarana, peralatan, dan pengadaan. 2. Mengawasi dan mengendalikan penggunaan sarana dan

kendaraaan.

3. Data base pelanggan Wasantara net. p. Supervisor Filateli

1. Mengawasi persediaan benda filateli.

2. Membuat rencana permintaan benda filateli.

3. Mengawasi dan mengendalikan penjualan benda filateli. 4. Membina perkumpulan filateli Indonesia.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Agar kinerja PT Pos Indonesia tetap terjaga dan terus tumbuh, agar citra PT Pos Indonesia semakin melekat dan dicintai rakyat Indonesia serta semakin diperhitungkan secara global, agar tampilan Pos Indonesia dan infrastruktur yang dimiliki semakin modern dan mampu menjawab tuntutan modernisasi, agar kesejahteraan karyawan-karyawati dan seluruh insan pos semakin baik dan untuk mewujudkan rencana pengembangan perusahaan, yang harus diwujudkan oleh PT.Pos Indonesia (PERSERO),yaitu :

1. Seluruh jajaran manajemen dan karyawan mendapat dukungan penuh dari para pemangku kepentingan.

2. Sistem, kebijakan, dan prosedur yang berlaku dijalankan secara bertanggungjawab oleh seluruh karyawan.

(23)

3. Karyawan memiliki kompetensi yang memadai untuk menjalankan aktivitas operasional perusahaan.

4. Memiliki komitmen untuk selalu meningkatkan kompetensi karyawan. 5. Menerapkan sistem reward dan punishment untuk mendukung kelancaran

operasional perusahaan.

E. Kinerja Terkini

Dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh BUMN Track bekerjasama dengan MarkPlus Inc dan BUMN Marketeers Club serta didukung oleh Kementerian BUMN ini, PT Pos Indonesia (Persero) meraih dua penghargaan

“Silver Winner BUMN Marketing Award 2013” untuk kategori Strategic dan

Tactical.Menteri Negara BUMN Dahlan Iskan menyerahkan langsung penghargaan tersebut kepada Direktur Keuangan Tavip Parawansa dan Direktur Ritel dan Property Setyo Riyanto mewakili Direktur Utama dalam acara BUMN Marketing Day 2013 yang diselenggarakan di Hotel Borobudur, Selasa 27 Agustus 2013.

PT. Pos Indonesia (Persero) dinilai berhasil dalam program marketing yang dijalankan, berdasarkan penilaian yang dilakukan terhadap tiga aspek marketing yaitu strategic yang terdiri dari brand, product dan consumer management, serta tactical yang terdiri dari communication, sales dan service. Penghargaan ini membuktikan bahwa kinerja PT. Pos Indonesia (Persero) terus meningkat seiring dengan perkembangan perusahaan dan terus memaksimalkan bisnis yang tengah dijalani. Pertumbuhan yang signifikan akan terus diupayakan

(24)

untuk mencapai target perusahaan, yaitu PT. Pos Indonesia (Persero) menjadi perusahaan pos peringkat pertama di Asia Tenggara.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan PT.Pos Indonesia (Persero) dalam melakukan pengembangan perusahaan tahun 2013–2016, antara lain:

1. Tahun 2013, penciptaan nilai melalui penyelarasan fokus target pasar dan produk, penetrasi pasar khususnya pasar korporasi dan penggunaan sumber daya yang lebih efektif dan efisien.

2. Tahun 2014 dan 2015, tahun intensifikasi penetrasi pasar dan mempertahankan pasar yang diraih secara berkelanjutan.

3. Langkah-langkah di atas menjadi landasan untuk transformasi berkelanjutan pada tahun 2016 dan selanjutnya.

Organisasi Pos Indonesia akan diusahakan untuk menjadi Investment Holding, yang memiliki anak perusahaan sebagai berikut:

1. PT Pos Kurir Indonesia, yang akan menangani Surat PSO, Paket, Surat Komersial dan Admail.

2. PT Pos Logistik Indonesia, yang akan membidangi Warehousing, Freight Forwarding,Regulated Agent dan Disribution.

3. PT Pos Jasa Keuangan Indonesia, yang akan membidangi layanan Remittances, Pos Pay,Bank Channeling, dan Insurance.

4. PT Pos Properti Indonesia, yang akan membidangi Asset Management dan Hospitality.

(25)

5. PT Retail Indonesia, yang akan membidangi E-Commerce dan Pos-Shop serta bersifat retail lainnya.

Dalam mendukung dan mempercepat implementasi pengembangan perusahaan ke depan, khususnya pada tahun 2013, ada beberapa hal yang menjadi perhatian, yaitu:

1. Percepatan implementasi kebijakan restrukturisasi organisasi yang telah ditetapkan perusahaan.

2. Peningkatan kompetensi dan kapabilitas SDM melalui pelatihan dan sertifikasi sesuai bidang pekejaan.

3. Peningkatan dukungan dan pengawalan seluruh fungsi terkait terhadap kerjasama strategis perusahaan sesuai dengan timeline dan tujuan yang telah dibuat.

4. Peningkatan kualitas pelayanan dan operasi serta pengembangan bisnis dan IT sehingga tercipta kinerja dan daya saing yang lebih tinggi (efektif dan efisien).

5. Mempercepat implementasi platform teknologi informasi pos untuk peningkatan kualitas layanan, pengendalian, dan efisiensi proses.

6. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antar fungsi sehingga program kerja 2013 dilaksanakan sesuai dengan target yang telah ditetapkan.

7. Intensifikasi penjualan baik melalui penggarapan pasar korporat maupun ritel secara lebih intensif.

(26)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Anggaran

Sebelum kita membahas fungsi anggaran sebagai perencanaan dan pengawasan dalam perusahaan, sebaiknya terlebih dahulu kita mengetahui apakah yang dimaksud dengan anggaran dalam perusahaan. Setiap perusahaan dalam melaksanakan usahanya pasti membutuhkan perencanaan dan pengawasan. Dalam melaksanakan perencanaan ini maka dibuatlah suatu anggaran dan dalam menjalankan usaha pencapaian anggaran ini dilakukanlah pengawasan.

Anggaran perusahaan atau yang lebih sering disebut sebagai budget mempunyai defenisi yang beraneka ragam. Adapun beberapa pendapat tentang pengertian anggaran perusahaan menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut: Menurut Welsch (1998: 4),

Budget adalah suatu rencana sistematis dan formal untuk mencapai perencanaan, pengordinasian dan pengendalian tanggung jawab manajemen yang menyangkut pengembangan dan penerapan antara lain :

a. Tujuan luas perusahaan untuk jangka panjang.

b. Suatu rencana laba jangka panjang yang dikembangkan dalam batas-batas luas.

c. Perincian sasaran perusahaan.

d. Suatu rencana laba jangka pendek yang diperinci menurut tanggung jawab yang bersangkutan.

(27)

e. Suatu sistem laporan pelaksanaan berkala yang diperinci menurut tanggung jawab yang dibebankan.

f. Prosedur-prosedur tindak lanjut. Menurut Adisaputro (2003: 6),

"Anggaran adalah suatu pendekatan yang formal dan sistematis daripada pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dalam perencanaan, koordinasi, dan pengawasan".

Apabila diamati dengan teliti dan seksama, masing-masing defenisi tersebut mempunyai pengertian yang sama atau mungkin hampir sama.

Menurut Nafarin (2004: 12),

"Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan. Anggaran merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu". Ada beberapa hal yang perlu dijabarkan dari pengertian anggaran, yaitu :.

1. Bahwa anggaran tersebut harus bersifat formal, artinya anggaran tersebut disusun dengan sengaja dan sungguh-sungguh dalam bentuk tertulis sehingga diketahui oleh semua pihak yang terlibat dalam operasi perusahaan.

2. Rencana kerja sistematis, artinya dibuat secara berurutan dan berdasarkan logika hitungan, dengan kata lain dapat dilaksanakan dan dapat dicapai.

3. Menganalisa tentang apa yang terjadi secara cermat, untuk itu pimpinan diharapkan pada tanggung untuk mengambil keputusan berdasarkan asumsi tertentu mengenai kejadian pada masa yang akan datang berdasarkan periode

(28)

yang lalu. Anggaran disusun dan kemudian akan dipergunakan oleh manajemen perusahaan yang bersangkutan sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan. Anggaran yang tidak dipergunakan secara benar di dalam perusahaan tidak akan banyak berfungsi sebagai alat bantu manajemen perusahaan. Dengan demikian, maka manajemen perusahaan harus dapat mempergunakan anggaran yang disusun tersebut dengan sebaik-baiknya. Pemanfaatan anggaran perusahaan semaksimal mungkin akan membawa dampak positif bagi perusahaan yang bersangkutan.

B. Manfaat Anggaran

Anggaran sebagai alat manajemen untuk keperluan perencanaan dan pengawasan mengalami perkembangan dari waktu ke waktu. Perkembangan ini diukur dari segi manfaat yang ingin diperoleh perusahaan dari penggunaan sistem anggaran tersebut di dalam pelaksanaannya. Bahkan di dalam perkembangannya, ternyata anggaran tidak hanya menguntungkan untuk dipergunakan dalam perusahaan dengan skala besar, melainkan juga perusahaan menengah dan kecil.

Dalam hal ini bentuk anggaran disesuaikan dengan besarnya perusahaan yang mempergunakannya. Oleh karena itu, dengan adanya anggaran yang telah disusun dan direncanakan dengan baik, suatu perusahaan dapat mengambil manfaat, antara lain sebagai berikut :

a. Segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersama.

b. Dapat digunakan sebagai alat menilai kelebihan dan kekurangan pegawai. c. Dapat memotivasi pegawai.

(29)

d. Menimbulkan rasa tanggung jawab pada pegawai.

e. Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu.

f. Sumber daya seperti, tenaga kerja, peralatan, dan dana dapat dimanfaatkan seefisien mungkin.

g. Alat pendidikan bagi para manajer.

Dengan adanya suatu anggaran yang dapat dibuat dan terencana dengan baik maka suatu perencanaan dapat mengambil manfaat dari anggaran tersebut, antara lain :

a. Memaksa manajemen untuk mempelajari terlebih dahulu secara mendalam semua alternatif yang tersedia dengan jalan memproyeksikan sebelum diambil suatu keputusan yang akan diterangkan dalam anggaran sehingga keputusan yang diambil nantinya adalah keputusan yang terbaik diantara alternatif yang ada.

b. Dalam menyusun anggaran diikutsertakan pendapat dan pertimbangan semua manajer, jadi anggaran yang disusun bukanlah semata-mata hasil pemikiran satu orang atau satu kelompok tertentu saja. Hal ini juga menumbuhkan "sense of participations" semua manajer.

c. Anggaran disusun berdasarkan patokan untuk prestasi (Standard of

Performance) dan dengan patokan yang dapat dinilai efisiensi dari

pelaksanaan anggaran.

d. Bagan anggaran seluruh dana dan usaha dapat diarahkan pada tujuan yang paling menguntungkan.

(30)

proses perencanaan yang bertujuan untuk :

1. Menentukan tujuan ataupun sasaran yang diinginkan oleh perusahaan. 2. Membantu dan mendorong dilaksanakannya kebijaksanaan perusahaan. 3. Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia.

4. Menggunakan alat-alat fisik perusahaan secara lebih efektif dan efisien.

C. Jenis-jenis Anggaran

Dasar pemisahan anggaran yang berbeda akan dapat menghasilkan jenis anggaran yang berbeda pula, tergantung kepada kebutuhan perusahaan terhadap anggaran apa yang akan dipakai. Perbedaan jenis anggaran pada setiap perusahaan juga disebabkan karena adanya perbedaan jenis bidang usaha yang dijalani oleh perusahaan tersebut. Seperti telah kita ketahui perusahaan terdiri dari lima jenis, yaitu :

a. Perusahaan industri (manufaktur) adalah perusahaan yang mengolah suatu benda menjadi produk tertentu (berproduksi).

b. Perusahaan dagang adalah perusahaan yang membeli barang untuk dijual tanpa mengubah bentuk barang yang telah dibeli tersebut.

c. Perusahaan jasa adalah perusahaan yang menerima uang jasa dari kegiatannya menyediakan aktiva (harta), tenaga untuk pelayanan kepada klien (langganan). d. Perusahaan agraris adalah perusahaan yang melakukan kegiatan dibidang

pertanian, perkebunan, peternakan, perikanan, yang hasilnya untuk dijual. e. Perusahaan ekstraktif adalah perusahaan yang mengambil (mengeksploitasi)

kekayaan alam yang tersedia dengan maksud untuk dijual tanpa harus mengubah bentuk barang yang diambil tersebut.

(31)

Pada dunia perusahaan industri ada anggaran bahan baku, anggaran overhead ataupun tenga kerja langsung, dimana jenis anggaran ini tidak dimiliki oleh perusahaan dagang. Anggaran dapat dikelompokkan dari berbagai macam sudut pandangan, yaitu berikut ini :

1. Menurut dasar penyusunan, anggaran terdiri dari : a. Anggaran Fleksibel (Fleksible Budget)

Anggaran yang disusun berdasarkan interval kapasitas (aktivitas) tertentu. Pada intinya merupakan suatu seri anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat-tingkat aktivitas (kegiatan) yang berbeda.

b. Anggaran Tetap (Statis Budget)

Anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu. 2. Menurut cara penyusunan, anggaran terdiri dari :

a. Anggaran Periodik (Periodical Budget)

Anggaran yang disusun untuk satu periode tertentu, pada umumnya periodenya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran.

b. Anggaran Kontinu (Continue Budget)

Anggaran yang dibuat untuk mengadakan perbaikan anggaran yang pernah dibuat, misalnya setiap bulan diadakan perbaikan, sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun mangalami perubahan.

3. Menurut jangka waktunya, anggaran terdiri dari :

a. Anggaran Jangka Pendek/ Anggaran Taktis (Tactical Budget)

Anggaran yang berlaku untuk jangka pendek yang dibuat untuk satu periode akuntansi atau kurang. Dibuat dengan jangka waktu paling lama sampai satu

(32)

tahun. Misalnya anggaran untuk keperluan modal kerja.

b. Anggaran Jangka Panjang/ Anggaran Strategis (Strategical Budget)

Anggaran untuk jangka panjang yang dibuat dengan jangka waktu lebih dari satu tahun. Berisikan hal-hal yang bersifat umum seperti misalnya kebijakan perusahaan dalam jangka panjang untuk keperluan investasi, gambaran perkembangan perusahaan dalam jangka panjang, dan lain sebagainya. 4. Menurut bidangnya (dasar isinya), anggaran terdiri dari :

a. Anggaran Operasional (Operational Budget)

Anggaran untuk menyusun anggaran laaporan rugi laba, yang berisi taksiran-taksiran tentang keuangan perusahaan dalam jangka waktu atau periode tertentu yang akan datang. Anggaran ini terdiri dari anggaran penjualan, anggaran biaya pabrik, anggaran beban usaha, dan anggaran laporan laba rugi.

b. Anggaran Keuangan (Financial Budget)

Anggaran untuk menyusun anggaran neraca, yang berisi taksiran-taksiran tentang keadaan atau posisi finansial perusahaan pada suatu saat tertentu yang akan datang. Anggaran keuangan terdiri dari anggaran kas, anggaran piutang, anggaran persediaan, anggaran utang, dan anggaran neraca.

5. Menurut kemampuan menyusun, anggaran terdiri dari : a. Anggaran Komprehensif (Komprehensif Budget)

Anggaran yang merupakan rangkaian dari berbagai macam anggaran yang disusun secara lengkap.

(33)

Anggaran yang disusun tidak secara lengkap, karena hanya menyusun bagian anggaran tertentu saja.

6. Menurut fungsinya, anggaran terdiri dari : a. Anggaran Apropriasi (Apropriation Budget)

Anggaran yang dibentuk untuk tujuan tertentu dan tidak boleh digunakan untuk tujuan yang lain.

b. Anggaran Kinerja (Performance Budget)

Anggaran yang disusun berdasarkan fungsi kegiatan yang dilakukan dalam organisasi perusahaan, misalnya untuk menilai apakah biaya atau beban yang dikeluarkan oleh masing-masing aktivitas tidak melampui batas.

D. Proses Penyusunan Anggaran

Anggaran (budget) merupakan suatu rencana keuangan tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu. Anggaran juga merupakan alat manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan. Untuk menyusun anggaran tidak ada sistem dan prosedur baku yang dapat diterapkan pada sebuah perusahaan, karena anggaran tidak mempunyai standar tertentu yang dapat direncanakan dalam bentuk-bentuk yang sama dan dapat diikuti oleh setiap perusahaan.

Dalam penyusunan anggaran perusahaan perlu dipertimbangkan faktor- faktor berikut ini :

a. Pengetahuan tentang tujuan dan kebijaksanaan umum perusahaan. b. Kondisi pemasaran dan periklanan, termasuk pangsa pasar.

(34)

c. Tenaga kerja dan pimpinan karyawan. d. Tingkat rasio bisnis dan keuangan. e. Tingkat persediaan dan perputaran.

f. Penelitian untuk pengembangan perusahaan.

g. Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing, dan gerak-gerik pesaing. h. Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi dan politik.

Agar suatu anggaran dapat efektif, maka anggaran harus dapat memenuhi beberapa karakteristik berikut ini, yaitu :

a. Kemampuan prediksi

b. Saluran komunikasi, wewenang dan tanggung jawab yang jelas c. Informasi yang akurat dan tepat waktu

d. Kesesuaian, bersifat menyeluruh dan kejelasan informasi e. Dukungan dalam organisasi dari semua pihak yang terlibat

Langkah-langkah dalam penyusunan anggaran secara luas dapat dikelompokkan ke dalam tahap-tahap berikut :

1. Perencanaan

Pada tahap ini, manajemen puncak memutuskan suatu rencana umum yang mencakup sasaran usaha dan program kerja secara luas.

2. Perkiraan

Merupakan tahapan dari penyusunan anggaran, yaitu perkiraan pendapatan dan beban sesuai dengan sasaran dan program kerja yang ditaksir.

3. Penyesuaian

(35)

bila perlu, dan menyetujui hasil tahap perencanaan serta tahap perkiraan di atas.

4. Implementasi

Tahap ini merupakan tahap pelaksanaan, yaitu kegiatan-kegiatan dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui guna mencapai sasaran yang telah ditetapkan atau ditentukan.

5. Evaluasi

Setelah pelaksanaan anggaran, pada setiap periodik perlu diadakan evaluasi dengan membandingkan realisasi dengan anggaran, serta mengadakan tindakan perbaikan untuk periode berikutnya.

Dalam melakukan penyusunan anggaran PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai tidak menggunakan panitia anggaran atau saksi khusus yang menangani anggaran. Pelaksanaan anggaran pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai dimulai setelah adanya instruksi dari pimpinan, yang biasanya disusun untuk setahun sekali. Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa tahapan - tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan,berikut ini adalah tabel tahapan penyusunan anggaran pada PT POS Indonesia Persero Binjai :

Tabel 1

Tahapan Penyusunan Anggaran pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai

No. Tahapan Uraian

Perencanaan Menyusun rencana umum perusahaan mencakup sasaran dan kegiatan usaha.

Perkiraan Memperkirakan rencana dalam bentuk kuantitatif dan dinyatakan dalam satuan mata uang

(36)

No. Tahapan Uraian 3.

Penyesuaian Pihak manajemen mempelajari dan mendiskusikan _{hasil daripada tahap perencanaan dan perkiraan.} Kemudian anggaran disesuaikan dan diperinci menjadi

Pelaporan Melaporkan hasil rencana anggaran tersebut kepada _{manajemen puncak untuk disahkan yang selanjutnya} akan diimplementasikan oleh seluruh karyawan. 5. Evaluasi Diadakan evaluasi pelaksanaan anggaran pada setiap

akhir periodik guna adanya tindakan perbaikan untuk periode selanjutnya.

Proses penyusunan anggaran laba rugi pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai adalah sebagai berikut :

1. Perusahaan menyusun anggaran laba rugi untuk periode akan datang yang masa estimasi datanya diambil dari data aktual pada periode yang lalu ditambah dengan data estimasi pada periode berjalan.

2. Anggaran yang disusun kemudian diperinci menjadi anggaran bulanan, dengan cara membandingkan data aktual dengan anggarannya.

3. Kemudian anggaran yang telah disusun dilaporkan kepada direktur utama untuk disahkan menjadi pegangan atau pedoman perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasinya.

Anggaran ditetapkan setelah melalui beberapa proses seperti misalnya perencanaan, penyusunan perkiraan dan penyesuaian, maka selanjutnya anggaran tersebut diimplementasikan oleh semua pihak karyawan yang terlibat. Dalam implementasi anggaran ini, tidak terlepas dari pengawasan. Selanjutnya diadakan evaluasi pada setiap periodik yang telah ditentukan oleh PT. Pos Indonesia

(37)

Metode yang dapat digunakan dalam penyusunan anggaran, antara lain :

1 Metode Top Down, yaitu dengan cara manajemen puncak mengirim prinsip- prinsip penyusunan anggaran (termasuk tujuan umum perusahaan).

2 Metode Bottom Up, yaitu masing-masing bagian menyusun anggaran operasional yang kemudian diserahkan kepada manajemen puncak masing- masing bagian atau manajemen yang terlibat, untuk dijadikan dasar penyusunan operasional sendiri.

3 Metode Kombinasi, yaitu koordinasi dan pembahasan kembali dengan manajer puncak terhadap rancangan anggaran yang disajikan masing-masing manajer bagian.

PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai menggunakan metode top down dalam penyusunan anggaran perusahaan. Cara menyusun anggaran dari atas ke bawah (top down) ini menunjukkan bahwa anggaran tinggal diserahkan ke masing-masing bagian departemen. Para supervisor dan kepala departemen, serta bagian tingkat bawah secara pribadi tidak dapat mengajukan lebih banyak tentang kebutuhan-kebutuhan mereka kepada manajer puncak. Di samping itu mereka juga tidak dapat lebih banyak menyarankan dan memberikan perincian yang lebih realistis untuk mendukung usulan mereka.

Perlu kita ketahui bahwa kegunaan anggaran sebenarnya hanya untuk kepentingan intern perusahaan saja, dalam hal ini digunakan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai. PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai menetapkan anggaran perusahaan dilaksanakan untuk jangka waktu satu tahun buku yang dibagi menjadi satu bulanan berjalan. Tahun buku ini dimulai dari 1 Januari dan

(38)

berakhir 31 Desember pada tahun yang sama. Anggaran suatu perusahaan disusun setelah sebelumnya disesuaikan dengan jenis aktivitas perusahaan tersebut.

E. Anggaran sebagai Alat Perencanaan

Setiap perusahaan ingin terus bertahan dan tumbuh berkembang dalam dunia usahanya. Bekerjanya perusahaan secara lancar dan maksimal memerlukan adanya perencanaan yang baik. Dengan kata lain, perencanaan merupakan fungsi yang paling penting dari manajemen, di samping pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Maka daripada itu, adanya perencanaan dalam bentuk anggaran sangat penting bagi aktifitas perusahaan.

Anggaran merupakan bagian penting dari proses perencanaan, karena anggaran menuntun pada arah keputusan mengenai pengalokasian sumber daya menuju pencapaian tujuan perusahaan. Anggaran yang direncanakan dengan baik menyelaraskan strategi dan struktur organisasi, manajemen dan personilnya serta tugas-tugas yang perlu diselesaikan. Anggaran yang angkanya terlalu tinggi seringkali merupakan tanda awal bahwa aktivitas perusahaan tidak berjalan sabagaimana mestinya yang telah direncanakan sebelumnya. Apabila angka anggaran menjadi lebih besar, maka seluruh rencana mungkin perlu diperbaiki. Dengan kata lain, anggaran menjadi kompas arah atau pedoman kerja bagi perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian seluruh aktivitas perusahaan harus berdasarkan perencanaan yang ada.

Dalam kegiatan dunia usaha, baik pemerintah maupun lainnya, sistem perencanaan dan pengawasan banyak dipergunakan dalam menjalankan tanggung

(39)

jawab perencanaan dan pengawasan manajemen. Perencanaan berarti penentuan sekarang tentang segala sesuatu yang akan dilaksanakan pada waktu yang akan datang. Pada tahap perencanaan ini, manajemen puncak memutuskan suatu rencana umum yang mencakup sasaran usaha dan program kerja secara luas.

Dalam buku Budgeting Penganggaran Perencanaan Lengkap, Sofyan Safri Harahap (2001: 12) mengartikan,

"Perencanaan sebagai fungsi menetapkan kegiatan apa yang akan dilaksanakan dimasa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan".

Sedangkan menurut Winardi (2000: 230),

"Perencanaan merupakan proses pemanfaatan fakta-fakta yang berhubungan dan asumsi-asumsi masa yang akan datang guna merumuskan langkah- langkah yang perlu diikuti dalam rangka upaya pencapaian tujuan yang spesifik".

Demikian halnya juga dengan PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai dalam menjalankan kegiatan operasinya, terlebih dahulu PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai menetapkan atau menyusun suatu anggaran demi kelancaran kegiatan perusahaan di masa yang akan datang.

Hal tersebut di atas sama kiranya dengan pengertian yang dimaksudkan oleh Supriyono (2001: 7),

"Perencanaan adalah proses pengambilan keputusan mengenai tindakan yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang".

(40)

a. Waktu yang akan datang penuh dengan ketidakpastian.

b. Waktu yang akan datang penuh dengan berbagai alternatif pilihan. c. Sebagai pedoman kerja pada waktu yang akan datang.

d. Sebagai alat pengkoordinasian kegiatan-kegiatan dari seluruh bagian yang ada dalam perusahaan.

e. Sebagai alat pengawasan terhadap pelaksanaan atau realisasi dari rencana tersebut pada waktu yang akan datang.

Komponen utama dari perencanaan manajemen adalah anggaran, yaitu merupakan rencana keuangan untuk masa depan perusahaan yang dituangkan dalam bentuk kuantitatif dalam satuan mata uang dan disusun secara sistematis. Anggaran tersebut dapat mengidentifikasi tujuan dan tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Tujuan utama dari perencanaan adalah untuk memberikan proses umpan maju (feedforward) agar dapat memberikan petunjuk dan pedoman kepada setiap manajer atau pimpinan perusahaan dalam pengambilan keputusan operasional sehari-hari, guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan.

Sebagaimana telah kita ketahui bahwa PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai mempunyai program kerja yang beraneka ragam, namun tetap berorientasi pada program utama yaitu bergerak dalam bidang jasa pelayanan pos dalam arti yang seluas-luasnya. Oleh karena itu, dalam kegiatan program kerjanya, dalam tiap satu tahun periode berjalan, PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai harus menyusun anggaran perusahaan.

Anggaran pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai merupakan anggaran yang berdasarkan asumsi-asumsi perencanaan serta data-data akuntansi dan

(41)

keuangan. Anggaran yang telah disusun kemudian menjadi pedoman kerja atau standard bagi pelaksanaan, karena anggaran mencerminkan harapan manajemen mengenai tingkat pemaparan yang merupakan kinerja yang sukses dalam tugas.

Perencanaan yang meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta- fakta yang ada dan menyusunnya dengan menggunakan asumsi yang mungkin terjadi, kemudian dinyatakan dalam bentuk anggaran. Hal ini sangat berguna dalam kegiatan operasi perusahaan sebagai perencanaan atas tujuan dan target perusahaan yang ingin dicapai, sehingga kegiatan operasi perusahaan nantinya dapat diupayakan seefisien dan seefektif mungkin sesuai dengan perencanaan manajemen dalam bentuk anggaran tersebut.

Sebelum anggaran ini akan disiapkan, pihak manajemen seharusnya mengembangkan suatu rencana strategis (strategic planning). Rencana strategis ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi strategi-strategi untuk aktifitas dan operasi perusahaan di masa depan. Anggaran merupakan alat perencanaan tertulis yang sangat menuntut pemikiran teliti, karena anggaran memberikan gambaran yang lebih nyata, jelas dalam unit dan uang.

Perusahaan dapat menerjemahkan strategi umum ke dalam tujuan jangka panjang dan pendek. Tujuan-tujuan inilah yang membentuk dasar anggaran. Dalam hal ini harus terdapat suatu hubungan erat antara anggaran dan rencana strategis. Hubungan ini dapat membantu manajemen untuk memastikan bahwa semua perhatian tidak hanya terfokus pada operasional jangka pendek saja. Hal ini penting karena anggaran sebagai rencana untuk satu periode, memiliki sifat untuk jangka pendek.

(42)

Seperti menurut Hansen & Mowen (2004: 356),

"Apabila anggaran yang akan disusun tidak berdasarkan rencana strategis, akan mengakibatkan kurang efektifnya anggaran yang dijalankan dan besar kemungkinan tujuan perusahaan tidak tercapai".

Dalam perihal tujuan disusunnya anggaran PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai, antara lain:

a. Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan penggunaan (investasi) dana. Dengan kata lain, untuk menyatakan harapan/ sasaran perusahaan secara jelas dan formal sehingga dapat menghindari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai manajemen.

b. Memberikan batasan atas jumlah dana yang dicari dan digunakan.

c. Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis penggunaan (investasi) dana, sehingga dapat mempermudah pengawasannya.

d. Merasionalkan sumber dan penggunaan (investasi) dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal.

e. Mengkomunikasikan harapan manajemen perusahaan kepada pihak-pihak terkait sehingga anggaran dapat dimengerti, didukung dan dilaksanakan. f. Menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan anggaran

akan lebih jelas dan nyata terlihat.

g. Menampung dan menganalisa serta memutuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan.

(43)

menggunakan panitia anggaran untuk menangani masalah anggaran perusahaan. Anggaran yang disusun PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai bertitik tolak dari pandangan bahwa keberhasilan suatu organisasi di masa depan dapat ditingkatkan dengan adanya tindakan manajemen dalam perencanaan bentuk anggaran, tetapi harus mempunyai tanggung jawab perencanaan yang jelas.

Pada hakekatnya anggaran pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai adalah sebagai pedoman untuk mengambil keputusan agar perusahaan tidak mengalami kerugian dalam menjalankan operasinya. Dalam hal ini keputusan yang dibuat disertai dengan pengarahan.

Berdasarkan pengarahan pimpinan tersebut tentang sasaran, target dan laba yang ingin dicapai, masing-masing bagian departemen dapat mengupayakan rencana kegiatan dalam pencapaian anggaran yang sedang berjalan dan untuk tahun-tahun berikutnya berdasarkan tahun-tahun lalu. Melihat hal ini, anggaran pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai dapat dikatakan memadai dan sangat mendukung dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan.

F. Anggaran sebagai alat Pengawasan

Tujuan setiap perusahaan adalah menghasilkan laba, dan untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan perencanaan aktivitas kerja perusahaan. Berhasil atau tidaknya aktivitas dari perencanaan kerja perusahaan tersebut tergantung pada efektifitas pengawasan yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Pengawasan terhadap anggaran yang telah disusun dapat meminimalkan terjadinya kemungkinan penyimpangan-penyimpangan yang mungkin saja terjadi yang dapat

(44)

merugikan perusahaan.

Pengawasan dapat dianggap sebagai aktivitas untuk menemukan dan mengoreksi penyimpangan-penyimpangan penting dalam hasil yang dicapai dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan perusahaan dalam anggarannya. Sangatlah wajar apabila kemudian ada kekeliruan-kekeliruan tertentu, timbulnya kegagalan-kegagalan, dan adanya petunjuk-petunjujk yang tidak efektif, hingga terjadinya penyimpangan-peyimpangan yang tidak diinginkan daripada tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu, sangatlah perlu dilakukan fungsi pengawasan anggaran perusahaan, dan melakukan tindakan perbaikan apabila diperlukan.

Menurut Welsch (2000: 5),

"Pengawasan atau pengendalian didefenisikan sebagai proses mengukur dan mengevaluasi kinerja aktual dari setiap bagian organisasi dari suatu perusahaan dan kemudian melaksanakan tindakan perbaikan apabila diperlukan".

Sedangkan menurut Hansen & Mowen (2004: 354),

"Proses pengawasan atau pengendalian didefenisikan sebagai aktifitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai dengan kebutuhan".

Dari pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa suatu operasi perusahaan harus terus-menerus diawasi, jika pihak manajemen menginginkan aktivitas perusahaan tetap berada dalam batas-batas yang telah ditetapkan. Pengawasan juga berguna dalam mengadakan korektif terhadap rencana jika

(45)

diperlukan.

Anggaran berfungsi juga sebagai tolak ukur, sebagai alat pembanding untuk menilai (evaluasi) realisasi kinerja perusahaan, apakah mencapai target anggaran atau tidak. Oleh karena itu, pengawasan terhadap anggaran sangat perlu dilakukan perusahaan. Untuk mendapatkan suatu sistem pengawasan yang baik, haruslah segera melaporkan segala penyimpangan yang terjadi, sehingga dapat diambil langkah perbaikan agar pelaksanaan keseluruhan benar-benar dapat sesuai atau mendekati perencanaan sebelumnya.

Anggaran dapat dijadikan sebagai alat untuk melaksanakan fungsi pengawasan. Dengan adanya anggaran maka standard kerja sudah ada, kemudian sistem akuntansi atau sistem informasi lainnya akan menjadi angka realisasi yang dapat dibandingkan dengan standard atau sasaran yaitu anggaran. Perbedaaan anggaran dengan realisasi nanti inilah yang merupakaan penyimpangan.

Perencanaan berhubungan erat dengan pengawasan karena kedua hal ini merupakan hal yang paling penting dan saling mengisi dalam anggaran guna tercapainya tujuan perusahaan. Suatu perencanaan yang sebaik apapun jika tanpa disertai suatu pengawasan maka akan terjadi suatu kemungkinan dimana perencanaan tersebut mengalami penyimpangan yang nantinya dapat merugikan perusahaan.

Pengawasan anggaran yang dilakukan perusahaan bertujuan untuk : 1. Mencegah timbulnya segala pemborosan yang terjadi dalam perusahaan. 2. Mengawasi kegiatan-kegiatan perusahaan agar benar-benar seperti yang telah direncanakan.

(46)

3. Dengan membandingkan realisasi dengan yang dianggarkan maka dapat dilaksanakan tindakan perbaikan sebelum pelaksanaan rencana berantakan.

Pada hakekatnya, pengawasan yang dilakukan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai sangat diperlukan dalam proses evaluasi anggaran, yaitu sebagai pembanding antara perencanaan kerja yang tertulis dalam anggaran perusahaan dengan laporan realisasinya. Laporan realisasi ini berfungsi untuk menilai efisiensi dan efektifitas anggaran serta sebagai dasar penyusunan anggaran untuk tahun berikutnya.

Pengawasan berarti mengevaluasi (menilai) terhadap pelaksanaan pekerjaan. Adapun pelaksanaan pengawasan yang dilakukan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai, yaitu dengan cara mengadakan analisa perbandingan antara realisasi (aktual) kerja perusahaan dengan rencana yang tertuang dalam anggaran. Analisa terhadap penyimpangan yang terjadi adalah suatu tindakan lanjut dari dari proses pengawasan yang harus dilakukan, dengan tujuan untuk mengetahui apakah yang menjadi penyebab penyimpangan yang terjadi. Pada dasarnya fungsi pengawasan terdiri dari tiga tipe dasar, yakni :

1. Pengawasan pendahuluan (Preliminary Control) Pengawasan ini memutuskan pada masalah mencegah timbulnya segala penyimpangan pada kualitas dan kuantitas sumber daya perusahaan.

2. Pengawasan pada saaat pekerjaan berlangsung (Concurent Control)

Pengawasan ini dilakukan untuk memonitor pekerjaan yang berlangsung, guna memastikan bahwa sasaran yang dicapai sesuai dengan rencana.

(47)

PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai melakukan perbandingan ini dengan tujuan untuk mengetahui atau menetapkan adanya suatu penyimpangan, kemudian dapat diambil tindak lanjut terhadap bagian-bagian yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan anggaran tersebut.

Adapun fungsi anggaran sebagai alat pengawasan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai, antara lain :

a. Mencegah operasi dan biaya serta pengeluaran yang melebihi kapasitas. b. Mencegah terjadinya pemborosan.

c. Memberikan standard yang memadai untuk mengukur prestasi.

d. Anggaran sebagai alat pembanding perencanaan guna mengetahui sejauh mana pelaksanaan anggaran telah terjadi.

e. Meningkatkan rasa tanggung jawab setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya. f. Mendorong kesadaran karyawan dalam pengendalian biaya.

Pengawasan anggaran PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai dilakukan selama periode tahun berjalan. Setiap hari dan bulannya dilakukan pengawasan terhadap pelaksanaan anggaran di tiap-tiap bagian dalam perusahaan. Kemudian bagian keuangan melaporkan hasil pengawasan yang telah dievaluasi kepada pihak manajemen, untuk disimpulkan apakah perusahaan telah bekerja dengan efektif.

Pengawasan yang dilakukan PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai terhadap anggarannya sudah sesuai, karena perusahaan telah mengawasi para karyawannya dalam beraktivitas untuk menjamin operasi perusahaan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Pengawasan yang dilakukan PT. Pos Indonesia (Persero)

(48)

Binjai terhadap kegiatan operasi perusahaan juga dilakukan demi mengetahui penyimpangan yang mungkin terjadi.

Dengan adanya kebijakan manajemen yang demikian, dapat diketahui apakah perusahaan mengalami kemajuan atau malah kemunduran jika ditinjau dari segi efisiensi. Hasil pengawasan ini dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan yang sangat berguna dalam menyusun rencana-rencana anggaran selanjutnya secara lebih akurat dan matang.

(49)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian teoritis yang telah dikemukakan sebelumnya dan berdasarkan data-data yang diperoleh sehubungan dengan kegiatan penelitian yang dilakukan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai, maka penulis dapat mengambil kesimpulan dan mencoba memberikan saran yang sekiranya dapat berguna bagi pihak manajemen dalam permasalahan yang dihadapi perusahaan.

A. Kesimpulan

Kesimpulan dari hasil penelitian yang dapat penulis peroleh antara lain : 1. PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai merupakan salah satu perusahaan milik

negara yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan pos dalam arti yang seluas-luasnya.

2. Struktur organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai menggambarkan pembagian tugas dan tanggung jawab yang cukup jelas dan tidak saling tumpang tindih dalam prakteknya di lapangan, dan setiap bagiannya memiliki peranan penting dalam kegiatan perusahaan.

3. Mekanisme perusahaan dalam menyusun anggaran sudah cukup baik,tetapi masih diperlukan perencanaan dan pengawasan yang lebih baik lagi.

4. Fungsi pengawasan terhadap anggaran bukan untuk mencari kesalahan tetapi melihat penyimpangan yang terjadi dan berusaha mencari solusi dari permasalahan tersebut jika dirasa dapat merugikan perusahaan.

(50)

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran yang semoga nantinya dapat berguna bagi perusahaan dan penelitian sejenisnya di masa yang akan datang.

1. Mengingat begitu pentingnya anggaran (budget) dalam aktivitas perusahaan, maka disarankan agar perusahaan dapat benar-benar menerapkan anggaran perusahaan dengan sebaik-baiknya.

2. Sebaiknya analisa yang digunakan dalam menyusun anggaran lebih diperluas lagi dengan memperhatikan faktor-faktor intern dan ekstern perusahaan.

3. Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadaan perusahaan yang sebenarnya. Hal ini diperlukan agar nantinya tujuan yang ingin dicapai perusahaan memiliki relevansi (kesesuian) dengan kemampuan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan.

4. Dalam menyusun laporan realisasi anggaran perusahaan diperlukan data yang tepat dan akurat, sehingga apabila terjadi penyimpangan yang dirasa merugikan dapat segera diminimalkan, diatasi dan diantisipasi sejak dini.

5. Anggaran yang dibuat oleh perusahaan sebaiknya terbuka untuk semua karyawan, sehingga karyawan dapat termotivasi untuk giat berprestasi dan mencapai target perusahaan.

(51)

DAFTAR PUSTAKA

Adisaputro, Gunawan. 2003. Anggaran Perusahaan. Edisi Pertama. BPFE UGM. Yogyakarta.

Hansen, Don R, Maryanne, M. Mowen. 2004. Manajemen Accounting. Edisi Tujuh. Diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwaky. Salemba Empat. Jakarta.

Harahap, Sofyan Safri. 2001. Budgeting Penganggaran Perencanaan Lengkap. PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta.

Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan. Edisi Revisi. Salemba Empat. Jakarta.

Supriyono, A.R. 2001. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi Pertama. FE UGM. Yogyakarta.

Welsch, Glenn A. 1998. Penyusunan Anggaran Perusahaan (Budgeting). Diterjemahkan oleh R.A Fadly dan Tien Kartini Raf. Edisi Keempat. Aksara Baru. Jakarta.

Welsch, Glenn A. 2000. Anggaran Perencanaan dan Pengendalian Laba. Diterjemahkan oleh Purwatiningsih, SE, MBA dan Maudy Warouw, SE, Ak. Edisi Kelima. Salemba Empat. Jakarta.

Winardi. 2000. Asas-asas Manajemen. Cetakan Kedua. Manjar Maju. Bandung. www.posindonesia.co.id

(52)

Lampiran : STRUKTUR ORGANISASI PT. POS INDONESIA (PERSERO) BINJAI KEPALA KANTOR WAKIL KEPALA KANTOR SUPERVISOR PPW SUPERVISOR SDM SUPERVISOR GIRO SUPERVISOR AKUNTANSI SUPERVISOR

BEND.KEU SUPERVISOR _{KP VIII-KP IX}

PKK-PKD SUPERVISOR ANTARAN SUPERVISOR PENGOLAH ASISTEN MANAGER ASISTEN MANAGER ASISTEN MANAGER ASISTEN MANAGER ASISTEN MANAGER

STAFF STAFF STAFF STAFF

STAFF STAFF STAFF STAFF SUPERVISOR SARANA SUPERVISOR PELAYANAN SUPERVISOR PEMASARAN SUPERVISOR FILATELI SUPERVISOR KEAGENAN SUPERVISOR LOGISTIK SUPERVISOR UPL SUPERVISOR AUDIT STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF ASISTEN MANAGER ASISTEN MANAGER ASISTEN MANAGER ASISTEN MANAGER ASISTEN MANAGER

(53)

(54)