Sistem Informasi Penggajian pada Koperasi Peternakan Bandung Selatan
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA KOPERASI PETERNAKAN BANDUNG SELATAN
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada
Program Studi Manajemen Informatika Jenjang D3(Diploma III) Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Wandi Irawan 1.09.10.048
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
(2)
(3)
(4)
v
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR SIMBOL ... xiv
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian ... 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 3
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 4
1.3.1 Maksud Penelitian ... 4
1.3.2 Tujuan Penelitian ... 4
1.4 Kegunaan Penelitian ... 5
1.4.1 Kegunaan Akademis ... 5
1.4.2 Kegunaan Praktis ... 6
1.5 Batasan Masalah ... 7
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 7
(5)
vi
2.1 Pengertian Sistem ………. 9
2.1.1 Elemen Sistem ……… 11
2.1.2 Karakteristik Sistem……… 12
2.1.3 Klasifikasi Sistem ……….. 13
2.2 Pengertian Informasi ………. 14
2.2.1 Fungsi Informasi ……….. 15
2.2.2 Nilai Informasi ……….…………. 16
2.3 Pengertian Sistem Informasi ……… 19
2.3.1 Berdasarkan Komponen Fisiknya……….. 20
2.3.2 Berdasarkan Fungsi Pengolahannya ……….. 21
2.3.3 Berdasarkan Fungsi Keluaran ……… 23
2.4 Pengertian Basis Data ……….. 24
2.5 Pengertian Kepegawaian ………. 25
2.6 Pengertian Gaji dan Upah ………... 26
2.6.1 Peranan Gaji ……….. 27
2.6.2 Prinsip-prinsip pemberian Gaji ………. 27
2.7 Pengertian Sistem Penggajian ……….. 28
2.7.1 Fungsi Penggajian ………. 29
2.8 Perangkat Lunak Pendukung ……… 30
2.8.1 Sekilas Tentang NetBeans IDE 6.9.1 ………. 30
2.8.2 Sekilas Tentang MYSQL ……… 31
(6)
vii
3.2.2. Visi dan Misi Perusahaan ……… 36
3.2.3. Struktur Organisasi Perusahaan ……….. 37
3.2.4. Deskripsi Tugas ………... 38
3.2. Metode Penelitian ………... 40
3.2.1. Desain Penelitian ………. 40
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data ………. 41
3.2.2.1. Sumber Data Primer ………. 41
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder ………. 41
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ………. 42
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem ……….. 42
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem ………. 43
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan ……..… 45
1) Flow Map ………..…… 45
2) Diagram Konteks ……….………. 46
3) Data Flow Diagram ……….……….. 46
4) Kamus Data ……….……….. 48
5) Perancangan Basis Data ……….… 49
(7)
viii
b. Tabel Relasi ……….. 50
3.2.4. Pengujian Software ………. 50
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan ……….. 53
4.1.1. Analisis Dokumen ……….. 53
4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ………... 55
4.1.2.1. Flow Map ………. 57
4.1.2.2. Diagram Konteks ……….. 59
4.1.2.3. Data Flow Diagram ……….. 60
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ……….. 61
4.2. Perancangan Sistem ……… 62
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ……… 62
4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan ………. 63
4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ……….. 63
4.2.3.1. Flow Map ………. 63
4.2.3.2. Diagram Konteks ……….. 65
4.2.3.3. Data Flow Diagram ……… 66
4.2.3.4. Kamus Data ……….. 67
4.2.4. Perancangan Basis Data ………. 69
4.2.4.1. Normalisasi ……….. 70
(8)
ix
4.2.5. Perancangan Antar Muka ……… 77
4.2.5.1. Struktur Menu ……….. 78
4.2.5.2. Perancangan Input ……… 79
4.2.5.3. Perancangan Output ………. 81
BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1. Implementasi ……….. 84
5.1.1. Batasan Implementasi ………. 84
5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak ………... 84
5.1.3. Implementasi Perangkat Keras ……… 85
5.1.4. Implementasi Basis Data ………. 85
5.1.5. Implementasi Antar Muka ……… 88
5.1.6. Implementasi Instalasi Program ……… 96
5.2. Pengujian ………. 104
5.2.1. Rencana Pengujian ………. 105
5.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian ………. 105
5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian ………... 107 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
(9)
x
6.1. Kesimpulan ………. 108
6.2. Saran ……… 109
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN DAFTAR GAMBAR 1. Gambar 2.1 Transformasi Data Menjadi Informasi ……… 15
2. Gambar 3.1 Struktur Organisasi KPBS ……….. 37
3. Gambar 3.2 Metode pengembangan prototyping ………... 44
4. Gambar 4.1 Flow Map yang sedang Berjalan ………. 58
5. Gambar 4.2 Diagram Kontek yang sedang Berjalan ………... 59
6. Gambar 4.3 DFD yang sedang Berjalan ………….………. 60
7. Gambar 4.4 Flow Map yang di usulkan ………... 64
8. Gambar 4.5 Diagram Kontek yang di usulkan ……… 65
9. Gambar 4.6 DFD yang di usulkan ……… 66
10.Gambar 4.7 Tabel Relasi ………. 72
(10)
xi
15.Gambar 4.12 Perhitungan Gaji ……… 81
16.Gambar 4.13 Slip Gaji ………. 82
17.Gambar 4.14 Laporan Gaji ………. 83
18.Gambar 5.1 Menu Login ………. 88
19.Gambar 5.2 Message Salah Usernama/Password……… 88
20.Gambar 5.3 Halaman Utama ………. 89
21.Gambar 5.4 Menu Data Karyawan ……… 90
22.Gambar 5.5 Data Gaji Karyawan ……….. 91
23.Gambar 5.6 Data Karyawan Yang Akan Di Hitung Gajinya ………… 92
24.Gambar 5.7 Perhitungan Gaji ……… 93
25.Gambar 5.8 Input Berhasil ……… 93
26.Gambar 5.9 Cetak Slip Gaji ………. 94
27.Gambar 5.10 Menu laporan ………. 95
28.Gambar 5.11 Cetak laporan Gaji Bulanan ………... 95
29.Gambar 5.12 Install Creator……….. 96
30.Gambar 5.13 Browse Folder ……… 97
31.Gambar 5.14 Setting File ………. 97
(11)
xii
33.Gambar 5.16 Masukkan Text Untuk Background……….. 99
34.Gambar 5.17 Preview Background……….. 99
35.Gambar 5.18 Informasi Program ………... 100
36.Gambar 5.19 Lisensi Program ……… 100
37.Gambar 5.20 Alamat Hasil Instalasi ……….. 101
38.Gambar 5.21 Nama program *.jar ………. 102
39.Gambar 5.22 End Page ………. 103
40.Gambar 5.23 Uninstall Program ……….. 103
41.Gambar 5.24 Program finish ……….... 104
DAFTAR TABEL 1. TABEL 1.1 Waktu Penelitian ……… 8
2. TABEL 4.1 Evaluasi Sistem dan Solusinya ………... 61
3. TABEL 4.2 Tabel Karyawna ……….. 73
4. TABEL 4.3 Tabel Absensi ………. 74
5. TABEL 4.4 Tabel Jabatan ……….. 74
6. TABEL 4.5 Tabel Pendidikan ………. 75
7. TABEL 4.6 Tabel Unit Kerja ………. 75
8. TABEL 4.7 Tabel Pendidikan ………. 75
9. TABEL 4.8 Tabel Perhitungan Gaji ...………. 76
10. TABEL 5.1 Tabel Hasil Pengujian Login ……… 105
(12)
(13)
xiv
DAFTAR SIMBOL
FLOW MAP
Simbol Nama Simbol Keterangan
Dokumen Digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk mengentry data keluarga. Proses Merupakan kegiatan proses dari operasi program
komputer Proses
Manual
Merupakan proses manual pada flowmap
File Harddisk Merupakan media penyimpanan dari proses entry data dan proses komputerisasi
Offline storage
Merupakan tempat penyimpanan data berupa arsip
Garis Alir
Merupakan arus data
(14)
xv
Simbol Nama Simbol Keterangan
Entitas Suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Hubungan Relationship merupakan hubungan antara entitas
yang berada dalam sistem.
Penghubung Menghubungkan entitas dengan relasi atau hubungan
Atribut Entitas mempunyai elemen yang disebut atribut berfungsi mendeskripsikan karakter entitas
(15)
xvi DFD
(Data Flow Diagram)
Simbol Nama Simbol Keterangan
Proses Aktifitas atau kegiatan yang dilakukan untuk aktifitas bisnis yang spesifik, bisa berupa manual maupun terkomputerisasi.
Data Flow Suatu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawakili atau berakhir pada suatu proses.
Data Storage Kumpulan data yang disajikan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data di up-date atau ditambahkan kedalam data store.
Eksternal Entity
Orang, organisasi atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem.
(16)
ii
petunjuknya.Sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
Adapun maksud penulis menyusun tugas akhir ini untuk memenuhi salah satu syarat untuk melengkapi program perkuliahan D3 (Diploma Tiga) pada jurusan Menejemen Informatika. Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam penyusunan laporan ini. Oleh karena itu penulis dengan segala kerendahan hati siap menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun dari berbagai pihak,sehingga pada kesempatan yang lain penulis dapat membuat laporan-laporan yang lebih baik dari yang dapat penulis hasilkan pada saat ini. Karena penulis menyadari kesempurnaan hanyalah milik sang maha pencipta, sedangkan kekurangan hanyalah milik penulis.
Dan pada kesempatan ini penulis sebagai penyusun Tugas Akhir mungucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Kepada Allah SWT.
2. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
3. Prof. Dr.H.Denny Kurniadie,Ir.,M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
(17)
iii
4. Kepada dosen wali saya sekaligus Ketua Program Studi Manajemen Informatika Bapak Syahrul Mauluddin, S.Kom, M.Kom.
5. Kepada Bapak Bella Hardiana S.Kom selaku pembimbing yang senantiasa membimbing dan mengarahkan saya dalam mengerjakan Tugas Akhir ini. 6. Kepada kedua orang tua saya yang selalu mendukung dengan memberikan
dorongan moril serta do’a yang selalu menyertai saya.
7. Seluruh jajaran staf dosen dan skertariat prodi Manajemen Informatika UNIKOM yang mendukung kelancaran dalam menyusun Tugas Akhir ini. 8. Kepada teman-teman dari MI-17, MI-18, MI-19 yang selalu memberikan
masukan-masukan yang positif untuk kelancaran Tugas Akhir ini.
9. Kepada teman-teman seperjuangan MI-18 yang selalu memberi dukungan kepada saya khususnya kepada teman-teman dari S2TB .
10.Untuk Koperasi Peternakan Bandung Selatan yang telah memberikan kesempatan penyusun melaksanakan penelitian dan tak henti-hentinya mambantu dan memberikan informasi.
11.Seluruh pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini yang tidak bisa disebutkan satu per satu.
Penulis sangat berharap apa yang penulis sajikan dalam laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan umumnya bagi kita semua.
Bandung, Juli 2013
(18)
Azhar Susanto. 2000. Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya. Linggajaya. Bandung
Edhy Sutanta, 2003. Sistem Informasi Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta
Fatansyah. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Andi. Yogyakarta
Hanif Al Fatta, 2007. Analisisi & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
Hartati Sri Wijono,S.Si. 2006. Pemrograman Java dengan Netbeans. Andi.
Yogyakarta
http://duniabaca.com/ Pengertian dan Manfaat Sistem Informasi Manajemen / 17
April 2013
http://elib.unikom.ac.id/ Sistem Informasi Penggajian di CV. Karya Dewa Teknik
/ 3 mei 2013
(19)
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian
Di zaman seperti sekarang ini ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang sangat pesat dan sangat mempengaruhi seluruh umat manusia di seluruh dunia. Oleh karena itu, seiring dengan perkembangan zaman, manusia berusaha untuk menciptakan peralatan dan teknik yang dapat mempermudah serta menyempurnakan pengolahan dan penyampaian informasi, sehingga menghasilkan informaasi yang cepat dan akurat. Dari sekian banyaknya teknologi, komputer merupakan salah satu alat untuk membantu dalam menyempurnakan pengolahan dan penyampaian informasi. Teknologi komputer dapat mempermudah berbagai kegiatan, untuk menghasilkan informasi sebagai penunjang dalam pengambilan keputusan,selain itu keutuhan data lebih terjamin.
Dalam sebuah perusahaan peran komputer sangat dibutuhkan, tidak terbayangkan jika dalam sebuah perusahaan berkembang tidak terdapat komputer.Dalam kenyataanya manusia mempunyai beberapa kekurangan dalam mengolah data diantaranya dalam hal keterbatasan waktu, ketelitian dan ingatan untuk mengolah data yang sangat banyak dan rumit, sehingga tidak bisa dipungkiri bahwa peran komputer dalam sebuah perusahaan sangat dibutuhkan karena dengan adanya peran komputer akan lebih mempercepat proses kerja dengan hasil yang lebih cepat, tepat dan akurat.
(20)
pengolahan data dan perhitungan gaji atau tunjangan karyawan.KPBS adalah kependekan dari Koperasi Peternakan Bandung Selatan , salah satu koperasi tunggal usaha (Single Purpose), bergerak di bidang persusuan. Perusahaan ini berlokasi di daerah Bandung Selatan membutuhkan system informasi perhitungan gaji karyawan yang baik di karenakan saat ini perusahaan hanya menggunakan aplikasi Ms. Excel dalam proses perhitungan gaji karyawannya dan penyimpanan data masih berupa arsip. Hal ini menyebabkan proses pemberian gaji menjadi kurang efektif dan masih terdapat kesalahan-kesalahan dalam prosesnya.
Dari beberapa kelemahan yang terjadi di KPBS yaitu dalam pengolahan data gaji dan tunjangan karyawan maka dibutuhkan system informasi penggajian yang cepat, tepat dan akurat. Prosedur kerja bidang perberian gaji ini dibuat untuk membantu dalam pengolahan data gaji. Oleh karena itu penulis membuat suatu sistem informasi gaji karyawan.Maka dengan sistem informasi ini diharapkan dapat membantu kinerja para keryawan dalam pengelolaan data karyawan maupun data gaji karyawan.
Dengan diadakannya penelitian ini penulis berharap sistem informasi yang sudah terkomputerisasi ini dapat membuat Koperasi Peternakan Bnadung Selatan dapat melakukan semua kegiatan kerjanya dengan cepat, tepat dan akurat khususnya di bidang pengolahan data gaji karyawan. Dengan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, penulis ingin mencoba untuk membuat sebuah sistem di KPBS
(21)
3
dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA KOPERASI
PETERNAKAN BANDUNG SELATAN”
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan hasil pengamatan diatas, maka dapat diidentifikasi beberapa masalah yang akan di bahas adalah sebagai berikut :
1. Masih terdapatnya kesalahan perhitungan dalam sistem penggajian. 2. Dalam mengolah data karyawan masih menggunakan aplikasi Microsoft
Excel sehingga terkadang terjadi kesalahan dalam mengolah data sehingga dibutuhkan suatu database yang dapat membantu mempercepat pengolahan data.
3. Kurangnya keamanan dari arsip-arsip, apabila arsip-arsip tersebut hilang maka arsip yang hilang tadi tidak ada gantinya.
Berdasarkan hasil analisis sistem yang ada dan pengidentifikasian masalah, maka dapat dirumuskan permasalahan yang akan dibahas, yaitu :
1. Bagaimana system informasi penggajian karyawan yang sedang berjalan pada Koperasi Peternakan Bandung Selatan .
2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi penggajian yang baik,cepat, dan akurat guna mempermudah proses penggajian Pada Koperasi Peternakan Bandung Selatan .
(22)
Koperasi Peternakan Bandung Selatan .
4. Bagaimana Pengujian Sistem informasi gaji pada Koperasi Peternakan Bandung Selatan .
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dari dilakukannya penelitian ini adalah untuk membangun system informasi penggajian di Koperasi Peternakan Bandung Selatan sehingga dapat membantu pihak terkait guna mempermudah bagian personalia dalam memproses perhitungan gaji dan tunjangan karyawannya .
1.3.2. Tujuan Penelitian
Sedangkan tujuan dari kerja praktek adalah :
1. Untuk mengetahui sistem informasi penggajian yang sedang berjalan pada Koperasi Peternakan Bandung Selatan .
2. Untuk membuat peracangan sistem informasi penggajian karyawan pada Koperasi Peternakan Bandung Selatan .
3. Untuk mengimplementasikan sistem informasi penggajian pada Koperasi Peternakan Bandung Selatan .
(23)
5
1.4. Kegunaan Penelitian
Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini dapat dirasakan oleh beberapa pihak yang memang nantinya akan membutuhkan referensi dari hasil penelitian ini.. Adapun kegunaannya akan dijelaskan sebagai berikut:
1.4.1. Kegunaan Akademis
Kegunaan akademis sendiri adalah kegunaan bagi pihak-pihak akademik meliputi peneliti, peneliti lain atau pengembang ilmu. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut:
a. Bagi Pengembangan Ilmu
Dapat mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dalam pembuatan program sistem informasi penggajian karyawan.
b. Bagi Peneliti Lain
Untuk dijadikan bahan referensi dalam perbaikan atau pengembangan ilmu bagi peneliti lain dengan masalah atau bidang yang sama.
c. Bagi Penulis
Agar dapat menambah wawasan serta meningkatkan pengetahuan dalam sistem informasi penggajian di sebuah perusahaan dan memahami teori yang didapat dari perkuliahan kemudian diterapkan teori tersebut dalam sebuah perusahaan.
(24)
Kegunaan praktis mencangkup aspek praktis yang memuat keguaan yang dapat dicapai dari penerapan pengetahuan yang dihasilkan peneliti. Kegunaan praktis sendiri adalah kegunaan yang akan dirasakan bagi pihak yang diteliti meliputi pihak perusahaan dan karyawan. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut:
1. Bagi Perusahaan
Dapat membantu perusahaan dalam memecahkan kendala yang dihadapi, terutama pada sistem perhitungan gaji karyawan. Dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dan pemikiran dalam upaya meningkatkan kinerja proses penggajian karyawan.
2. Bagi Karyawan
Dengan adanya sistem ini diharapkan kinerja karyawan akan lebih maksimal.
1.5. Batasan Masalah
Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis akan mengadakan pembatasan
masalah hanya dalam ruang lingkup penggajian, dimana :
(25)
7
2. Penulis hanya membahas penggajian karyawan, tunjangan serta potongan karyawan.
3. Laporan yang akan dibuat adalah laporan gaji dan tunjangan karyawan perbulan.
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian
Adapun tempat/lokasi penelitian dan jadwal kegiatan penelitian adalah sebagai berikut:
1.6.1. Lokasi dan Waktu Penelitian
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mengadakan penelitian yang dilakukan pada Koperasi Peternakan Bandung Selatan (KPBS) yang berlokasi di jalan raya Pangalengan No.340 Kabupaten Bandung.berikut adalah table jadwal pekerjaan secara keseluruhan.
(26)
NO Aktifitas
April 2013 Mei 2013 Juni 2013 Juli 2013 I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 1 Identifikasi
Kebutuhan User
2 Membangun Prototype 3 Menguji Sistem 4 Memperbaikin
Prototype
5 Mengembangkan Versi Produksi
Tabel 1.1
(27)
9 BAB II
LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem
Dalam bukunya Hanif Al Fatta (2007:3) terdapat banyak pengertian sistem yang diungkapkan oleh beberapa pakar manajemen yang dijelaskan dari berbagai sudut pandang yang berbeda, namun mempunyai tujuan yang sama. Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Berikut adalah definisi sistem secara umum :
1. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Contoh :
a. Sistem tatasurya b. Sistem pencernaan c. Sistem informasi d. Sistem komputer
2. Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain.
(28)
1. Menurut Scott (1996)sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output).
2. Menurut Mc. Leod (1995)mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.1 Elemen Sistem
1. Perangkat Keras (Hardware)
Hardware/Perangkat keras adalah peralatan di sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat dipegang.
2. Perangkat Lunak (Software)
Software/Perangkat lunak adalah program yang berisiperintah-perintah untuk melakukan pengolahan data. Software tidak terlihat secara fisik. 3. Teknisi (Brainware)
Manusia yang terlibat di dalam mengoprasikan serta mengatur sistem komputer.
4. Basis Data (DataBase)
Basis Data terdiri dari 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi faktadunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai,siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya,
(29)
11
yang direkam dalam bentuk angka, huruf,simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :
1. Batasan (boundary): Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang diluar sistem.
2. Lingkungan (environment): Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input): Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari
lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (output): Sumber daya atau produk (infomasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yangdisediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5. Komponen (component): Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentranformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuahsistem. 6. Penghubung (interface): Tempat dimana komponen atau sistem dan
lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
7. Penyimpanan (storage): Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap, dari informasi, energi, bahan baku, dan
(30)
sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 8. Sasaran (objectives): Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (target) atau
sasaran (objective). Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran atau target, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasarandari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
9. Kendali (control) : Bagian kendali mempunyai peranan utama dalam menjaga atas proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kendali dapat berupa validasi masukan,validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dan dikembangkan secara terprogram.
10. Umpan Balik(feed back) : Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pendang, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa
(31)
13
pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system)dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system)dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistemini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya.
2.2 Pengertian Informasi
Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadiankejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambing tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan atau
(32)
hal. Data dapat berupa catatan-catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data.
Menurut Edhy Sutanta (2003 : 9-10) Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah.
Menurut Azhar Susanto (2000 : 37) Informasi merupakan hasil dari pemrosesan data, akan tetapi tidak semua dari hasil pemrosesan data tersebut bias menjadi informasi.
Menurut Raymon Mc Leod dalam Azhar Susanto (2000 : 38) mendefinisikan Informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan informasi adalah data yang telah diolah sehingga menghasilkan nilai yang lebih bermakna dan bermanfaat bagi penerimanya.
Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan sebagaimana ditunjukkan oleh gambar di bawah ini. Dalam gambar tersebut, input adalah data yang akan diolah oleh unit pengolah, dan output adalah informasi sebagai hasil pengolahan data yang telah diinputkan tersebut. Suatu unit penyimpan diperlukan sebagai alat simpanan data, pengolah, maupun informasi.
(33)
15
Gambar 2.1 Transformasi Data Menjadi Informasi Sumber : Edhy Sutanta (2003:10) Sistem Informasi Manajemen 2.2.1 Fungsi Informasi
Menurut Edhy Sutanta (2003:11) Suatu informasi mempunyai beberapa fungsi, antara lain:
a. Menambah pengetahuan
Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.
b. Mengurangi ketidakpastian
Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.
c. Mengurangi resiko kegagalan
Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.
(34)
d. Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan
Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah.
e. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasakan informasi yang diperoleh.
2.2.2 Nilai Informasi
Menurut Edhy Sutanta (2003:13) Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut:
1. Kemudahan dalam memperoleh
Informasi dapat diperoleh dengan mudah jika sistem dilengkapi oleh basis data dan bagian pengolah yang mampu mengolah data dengan baik untuk memenuhi segala kebutuhan informasi secara mudah.
2. Sifat luas dan kelengkapannya
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik. Sifat luas dan lengkap tersebut memerlukan dukungan basis data yang cukup lengkap dan terstruktur dengan baik.
(35)
17
3. Ketelitian (accuracy)
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang sangat tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan. 4. Kecocokan dengan pengguna (relevance)
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
5. Ketepatan waktu
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.
6. Kejelasan (clarity)
Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi. Dibandingkan dengan bentuk teks atau deskriptif, informasi dalam bentuk tabel atau grafik banyak menjadi pilihan, karena dapat dibaca dan dipahami dengan lebih mudah.
(36)
7. Fleksibilitas / keluwesannya
Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan
8. Dapat dibuktikan
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.
9. Tidak ada prasangka
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
10.Dapat diukur Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna. Pengukuran informasi pada umumnya dimaksudkan untuk mengukur dan melacak kembali validitas data sumber yang digunakan.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Edhy Sutanta (2003:19) Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul, bekerja bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar
(37)
19
bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.
Menurut Al–Bahra Bin Ladjamudin (2005 : 13) Sistem informasi didefinisikan sebagai sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk pengendali informasi.
Lain halnya dengan Azhar Susanto (2000 : 59) Sistem informasi adalah kumpulan dari sub – sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.
2.3.1 Berdasarkan Komponen Fisiknya
Menurut Edhy Sutanta (2003:20) Berdasarkan komponen fisik penyusunannya, Sistem Informasi terdiri atas komponen berikut:
1. Perangkat keras (hardware)
Perangkat keras dalam sistem informasi meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran (input / output device), memory, modem, pengolah (processor), dan peripheral lain.
2. Perangkat Lunak (software)
Perangkat lunak dalam sistem informasi adalah berupa program-program komputer yang meliputi sistem operasi (Operating System / OS), bahasa
(38)
pemrograman (Programming Language), dan program-program aplikasi (Aplication)
3. Berkas (file)
Berkas merupakan sekumpulan data yang disimpan dengan cara-cara tertentu sehingga dapat digunakan kembali dengan mudah dan cepat membentuk suatu berkas.
4. Prosedur (procedur)
Prosedur meliputi pengoperasian untuk sistem operasi, manual dan dokumen-dokumen yang memuat aturan-aturan yang berhubungan dengan sistem informasi lainnya.
5. Manusia (Brainware)
Manusia yang terlibat dalam suatu sistem informasi meliputi operator, programmer, system analyst, manajer sistem informasi, manajer pada tingkat operasional, manajer pada tingkat manajerial, manajer pada tingkat strategis, teknisi, serta individu lain yang terlibat didalamnya.
2.3.2 Berdasarkan Fungsi Pengolahannya
Menurut Edhy Sutanta (2003:21) Sistem informasi mempunyai tugas utama melakukan transformasi data menjadi informasi. Hal ini berarti system informasi bertugas menerima data masukan, mengolah data masukan, dan menghasilkan keluaran berupa informasi.
Berdasarkan fungsi pengolahan, sistem informasi dapat terdiri atas fungsi berikut:
(39)
21
1. Mengolah transaksi
Salah satu fungsi sistem informasi adalah mengolah data yang diperoleh dari catatan-catatan proses transaksi. Hal ini berarti sistem informasi akan mengolah transaksi yang terjadi dalam sistem. Contoh data transaksi yang diolah oleh Sistem Informasi adalah pemesanan, pengiriman barang pesanan, pembayaran, penjualan, pembelian, return barang yang dikirim, dan transaksi lainnya.
2. Memelihara file historis
File historis memuat kumpulan data transaksi yang telah terjadi dalam jangka waktu tertentu pada masa lampau. File historis perlu dipelihara untuk memenuhi kebutuhan informasi di masa mendatang. Umumnya file historis diperlukan untuk proses peramalan (forecasting) dan perencanaan (planning) berbagai kegiatan yang akan dilakukan. Pemeliharaan file historis memerlukan suatu mekanisme tersistem yang mampu menjaga data yang tersimpan agar dapat diakses dengan mudah dan cepat pada setiap saat diperlukan.
3. Menghasilkan keluaran
Unit pengolah dalam sistem informasi akan menghasilkan informasiinformasi penting yang dibutuhkan para pengguna. Keluaran sistem dapat ditampilkan di layar monitor komputer (softcopy) maupun tercetak di atas kertas (hardcopy) atau media yang lain. Keluaran tersebut dapat berupa dokumen,
(40)
laporan, atau jawaban atas pertanyaan yang dihasilkan, baik secara rutin maupun adhoc.
4. Interaksi user-pengolah
Interaksi user-pengolah merupakan salah satu fungsi pengolahan dalam Sitem Informasi yang berupa media yang memungkinkan user untuk berinteraksi dengan program aplikasi pengolahan data. Interaksi user pengolah umumnya berupa tampilan dialog di monitor komputer. User dapat menjawab pertanyaan, memilih proses, atau aktifitas lainnya untuk mengoperasikan sistem.
2.3.3 Berdasarkan Fungsi Keluaran
Menurut Edhy Sutanta (2003:22-23) Berdasarkan fungsi keluaran, sistem informasi dapat menghasilkan keluaran sebagai berikut:
1. Dokumen transaksi
Dokumen transaksi merupakan keluaran yang dihasilkan sebagai bukti proses transaksi. Contoh dokumen transaksi adalah faktur pemesanan, nota penjualan, nota pembelian, kuitansi pembayaran, bukti pengiriman barang, dan lainnya.
2. Laporan terjadwal / rutin
Sistem informasi harus mampu menghasilkan berbagai laporan terjadwal / rutin. Laporan terjadwal / rutin dapat dicetak secara periodik pada setiap akhir hari, minggu, bulan, tahun atau lainnya. Laporan rutin dapat berupa daftar rincian transaksi atau rekapitulasi transaksi yang telah terjadi
(41)
23
3. Jawaban atas pertanyaan jadwal
Selain menyajikan informasi berupa laporan, Sistem Informasi juga harus mampu memberikan jawaban atas berbagai pertanyaan terjadwal yang diperlukan oleh para manajer. Jawaban atas pertanyaan terjadwal bisa jadi berupa informasi singkat yang ditampilkan di monitor komputer dan tidak harus dicetak. Contoh informasi yang diperlukan adalah kondisi status barang tertentu di gudang pada setiap akhir hari.
4. Laporan tidak terjadwal (adhoc)
Sebagian informasi berupa laporan, seringkali perlu disajikan pada waktu yang tidak tertentu. Sewaktu-waktu manajer memerlukan laporan, maka Sistem Informasi harus mampu memenuhinya secara tepat. Sebagai contoh, laporan pembelian barang perlu segera dicetak pada saat ada inspeksi pimpinan.
5. Jawaban atas pertanyaan tidak terjadwal (adhoc)
Para manajer seringkali memerlukan informasi singkat yang harus disajikan sewaktu-waktu. Hal ini merupakan salah satu fungsi Sistem Informasi yang harus mampu memenuhinya secara cepat.
6. Dialog user-machine
Dialog user-machine merupakan media yang memungkinkan user untuk berinteraksi dengan peralatan yang digunakan dalam sistem. Interaksi user-pengolah umumnya berupa tampilan pesan di monitor komputer yang menunjukkan pesan peringatan atau progress yang sedang dilaksanakan oleh
(42)
program aplikasi komputer. Contoh dialog user-machine adalah berupa pesan bahwa printer belum siap digunakan untuk mencetak, kehabisan kertas, kehabisan tinta, dan pesan peringatan lainnya.
2.4 Pengertian Basis Data
Istilah Basis Data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda pada saat maraknya perangkat lunak di BASE II dan BASE II plus, sebuah berkas (dengan ekstensi DBF) biasa disebut basis data. Istilah yang tidak tepat ini meskipun telah merasuk kesejumlah pemrograman, akhirnya diluruskan kembali oleh pencipta perangkat lunak basis data yang lain.
Menurut Fatansyah (2007) Basis data terdiri atas 2 kata, yaitu basis dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gedung tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta berita nyata yang mewakili suatu objek, suatu manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan, dll).
Basis Data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang, seperti :
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang sedang berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersyarat sedemikian rupa dan tanpa pengulangan untuk memenuhi kebutuhan.
(43)
25
3. Kumpulan file / tabel / arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.
2.5 Pengertian Kepegawaian
Menurut Drs. F. X Soedsadi, MP. A (2004:25-27) Kepegawaian adalah seluruh orang yang di pekerjakan dalam suatu badan tertentu, baik di pemerintahan maupun swasta. Kata kepegawaian berasal dari kata dasar pegawai yang berarti pekerja atau karyawan.
Drs. F. X Soedsadi, MP. A mengemukakan bahwa aspek-aspek kepegawaian terdiri dari :
a. Aspek Fisik
1. Masalah upah dan gaji
2. Masalah jaminan sosial, kesehatan dan tunjangan kepegawaian 3. Masalah perumahan, kendaraan dan pakaian
4. Masalah distribusi bahan makanan 5. Masalah ruang dan tempat kerja b. Aspek Non Fisik
1. Masalah human relation 2. Masalah personal relation
3. Masalah keamanan dan keselamatan kerja
4. Masalah latihan kerja, pendidikan, promosi dan pengembangan karier Pegawai
(44)
2.6 Pengertian Gaji dan Upah
Menurut Drs. Slamet Saksono Gaji adalah sebuah balas jasa yang diberikan kepada pegawai atau karyawan atas jasa dan hasil kerjanya dan pembayaran gaji pegawai biasanya diberikan pada periode tertentu, misalnya seminggu sekali atau sebulan sekali.
Adapun pengertian Upah dalam buku Undang-undang Ketenaga Kerjaan tahun 2003. Upah adalah hak pekerja yang diterima dalam bentuk uang sebagai imbalan dari perusahaan kepada pekerja atas suatu pekerjaan atau jasa yang telah atau akan dikerjakan. Dan besarnya upah ditetapkan atau dibayar menurut suatu perjanjian atau kesepakatan atau peraturan perundang-undangan termasuk tunjangannya dan keluarganya.
2.6.1 Peranan Gaji
Gaji merupakan peran yang sangat penting dalam kinerja suatu perusahaan dan pegawai, yaitu :
a. Dengan gaji yang cukup pegawai akan bekerja dengan baik b. Memenuhi kebutuhan hidup
c. Kepuasan pegawai
d. Ketenangan dalam bekerja 2.6.2 Prinsip-prinsip pemberian Gaji
Agar pegawai atau pekerja yang menerima gaji atau upah merasa puas, maka perlu di perhatikan prinsip-prinsip pemberian gaji sebagai berikut :
(45)
27
1. Gaji yang di berikan harus cukup untuk hidup pegawai dan keluarganya, dengan kata lain besarnya gaji harus memenuhi kebutuhan pokok minimum 2. Pemberian gaji harus adil, artinya besar kecilnya gaji tergantung pada berat
atau ringannya kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pegawai yang bersangkutan
3. Gaji yang diberikan harus tepat pada waktunya, gaji yang terlambat diberikan dapat mengakibatkan kemarahan dan rasa tidak puas pegawai yang pada akhirnya akan merugikan produktifitas pegawai
4. Besar kecilnya gaji dan upah harus mengikuti perkembangan harga pasar. Hal ini perlu diperhatikan, karena yang penting bagi para pegawai bukan banyaknya uang yang diterima, tetapi banyaknya barang atau jasa yang diperoleh dengan gaji tersebut
5. Sistem pembayaran gaji harus mudah dipahami atau dilaksanakan, sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan relatif sangat singkat
6. Perbedaan dalam tingkat gaji harus berdasarkan arasevaluasi jabatan yang objektif
7. Struktur gaji harus ditinjau kembali dan mungkin harus diperbaiki apabila kondisi berubah
2.7 Pengertian Sistem Penggajian
Menurut Drs. Slamet Saksono Gaji (2004:56-62) Sistem Penggajian merupakan langkah awal penerapan Manajemen Kepegawaian. Peraturan sistem penggajian harus disetujui baik oleh pimpinan maupun pegawai, sehingga
(46)
tanggung jawab pelaksanaan sistem penggajian tidak banyak di tanggung oleh pemimpin saja.
Penggajian diambil dari kata gaji, dimana pengertian gaji ini telah dibahas pada uraian diatas, istilah gaji biasanya digunakan untuk pegawai yang menerima hasil kerjanya dalam bentuk uang yang akan dibayarkan pada setiap minggu sekali.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem penggajian adalah seperangkat unsur yang saling berkaitan dan membentuk totalitas yang menentukan pemberian imbalan atas hasil kerja seseorang.
Sistem penggajian dibagi menjadi tiga jenis, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem Skala Tunggal
Sistem skala tunggal adalah memberikan gaji pokok yang sama kepada pegawai yang berpangkat dengan tidak memperlihatkan sifat pekerjaan yang dilakukan dan beratnya tanggung jawab yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan
2. Sistem Skala Ganda
Sistem skala Ganda adalah Sistem penggajian yang menentukan besarnya gaji yang bukan saja didasarkan pada pangkat, tetapi juga didasarkan pada sifat pekerjaan yang dilakukan, prestasi kerja yang dicapai dan beratnya tanggung jawab yang dipikul dalam melaksanakan pekrjaan itu. 3. Sistem Skala Gabungan
(47)
29
Sistem Skala Gabungan adalah Sistem penggajian yang merupakan perpaduan antara Sistem skala Tunggal dengan sistem skala Ganda, dimana pegawai yang berpangkat dan masa kerja sama diberi gaji pokok yang sama, disamping itu diberikan tunjangan kepada pegawai yang memikul tanggung jawab yang berat.
2.7.1 Fungsi Penggajian
Fungsi dari penggajian adalah sebagai berikut :
1. Pengalokasian Sumber Daya Manusia secara efisien
2. Pemberian gaji yang baik bagi pegawai yang berprestasi akan mendorong pegawai lebih baik lagi untuk berprestasi
3. Penggajian yang baik mendorong perusahaan memperoleh keuntungan yang maksimal dan pegawai yang di pekerjakan adalah pegawai yang produktif
4. Mendorong pertumbuhan stabilitas ekonomi 2.8 Perangkat Lunak Pendukung
Adapun perangkat lunak pendukung yang digunakan oleh penulis antara lain :
2.8.1 Sekilas Tentang NetBeans IDE 6.9.1
Menurut Sri Hartati Wijono, S.Si (2006 : 28-35) NetBeans IDE adalah IDE open source yang ditulis sepenuhnya dengan bahasa pemrograman Java menggunakan platform NetBeans. NetBeans IDE mendukung pengembangan semua tipe aplikasi Java (J2SE, web, EJB, dan aplikasi mobile). Fitur lainnya
(48)
adalah sistem proyek berbasis Ant, kontrol versi, dan refactoring.Versi terbaru saat ini adalah NetBeans IDE 6.8 mengembangkan fitur-fitur Java EE yang sudah ada (termasuk Java Persistence support, EJB-3 dan JAX-WS). Sementara paket tambahannya, NetBeans Enterprise Pack mendukung pengembangan aplikasi perusahaan Java EE 5, meliputi alat desain visual SOA, skema XML, web service dan pemodelan UML. NetBeans C / C++ Pack mendukung proyek C / C++.
Platform NetBeans memungkinkan aplikasi dibangun dari sekumpulan komponen perangkat lunak moduler yang disebut ‘modul’. Sebuah modul adalah suatu arsip Java (Java archive) yang memuat kelas-kelas Java untuk berinetraksi dengan NetBeans Open API dan file manifestasi yang mengidentifikasinya sebagai modul. Aplikasi yang dibangun dengan modul-modul dapat dikembangkan dengan menambahkan modul-modul baru. Karena modul dapat dikembangkan secara independen, aplikasi berbasis platform NetBeans dapat dengan mudah dikembangkan oleh pihak ketiga secara mudah dan powerful. 2.8.2 Sekilas Tentang MYSQL
MYSQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data (database management system) atau DBMS yang multitheard, multi-user, dengan 6 juta instalasi diseluruh dunia. Mysql ADB membuat Mysql menjadi perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU (General Public Lincese). Tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana pengunaannya tidak cocok dengan pengguanaan GPL. Tidak sama dengan proyek-proyek
(49)
31
Apache, dimana perangkat lunak yang dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing-masing, MYSQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia MySQL AB, dimana memegang hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah David Axmark, Allan
Larsson dan Michael ”Monty” Widenius.
Selain itu MySQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain : 1. Portability
MySQL dapat berjalan secara stabil dalam beberapa sistem operasi seperti Windows, Linus, FreeDBS, Mac Os, X Server, Solaris, Amiga dan masih banyak lagi.
2. OpenSource MySQL didistribusikan secara open source (gratis), dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara cuma-cuma.
3. Multiuser MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.
4. Perfomance tuning
MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.
5. Column type
MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti signed / unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan lain-lain.
(50)
6. Command dan Function
MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam query.
7. Security
MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta password terenkripsi.
8. Scalability dan limits
MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah records lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
9. Connectivity
MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protocol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).
10.Localisation
MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada client dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meskipun demikian, bahasa Indonesia belum termasuk didalamnya.Interface
(51)
33
MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).
12.Struktur Tabel
MySQL dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk administrasi database, dan pada setiap tool yang ada disertakan petunjuk online.
2.8.3 Jasper i-Report 4.1.3
iReport merupakan produk OpenSource dari JasperReport. iReport adalah suatu tool yang sangat berguna untuk reporting yang paling popular di Java. Tool ini memudahkan kita untuk pembuatan laporan, dalam berbagai format dan memodifikasi laporan yang sangat komplek dengan chart format gambar, dan juga dalam bagian report lainnyaa. Didistribusikan dengan source code sesuai dengan General Public License (GNU).
(52)
34
Objek penelitian yang penulis lakukan adalah Koperasi Peternakan Bandung Selatan, yang merupakan Koperasi Peternakan.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Sejak zaman penjajahan Belanda di Pangalengan terdapat beberapa peternakan diantaranya, De Friensche Terp, Almanak, Van Der Els dan Big Man. Untuk pemasaran hasil produksinya dilakukan oleh Bandung che Melk Center (BMC).
Pada masa pendudukan Jepang perusahaan itu dihancurkan dan sapinya dipelihara oleh penduduk sekitar sebagai usaha keluarga. Para bulan November 1949 petani membentuk koperasi dengan nama Gabungan Petani Peternak Sapi Indonesia Pangalengan (GAPPSIP).
Pada tahun 1961, GAPPSIP tidak mampu menghadapi labilnya perekonomian Indonesia, sehingga tataniaga persusuan sebagian besar diambil alih oleh kolektor (tengkulak). Dengan situasi dan kondisi tersebut, tahun 1963 GAPPSIP tidak mampu melakukan kegiatannya sebagai koperasi.
Beberapa tahun kemudian yaitu pada Tanggal 22 Maret 1969 didirikanlah koperasi yang diberi nama KOPERASI PETERNAKAN BANDUNG SELATAN disingkat KPBS Pangalengan. Akhirnya Tanggal 1 April 1969 KPBS Pangalengan
(53)
35
secara resmi telah ber-Badan Hukum, dimana Tanggal 1 April 1969 ditetapkan sebagai Hari Jadi KPBS Pangalengan.
Tahun 1969 s/d 1979, tantangan :
a. Penerimaan susu oleh Industri Pengolahan Susu (IPS) pada hari Kerja.
b. Permintaan dari Pabrik Susu adalah susu telah diproses dengan pendinginan.
c. Pemasaran susu ke konsumen langsung sulit.
d. Tingkat kerusakan susu di koperasi dan di peternak cukup tinggi. Rapat Anggota Tahunan 1976 dan 1977 memutuskan untuk mendirikan Milk Treatment.Kemitraan dengan PT. Ultra Jaya membangun Milk Treatment (MT) dengan jangka waktu pembayaran 5 tahun dengan angsuran saham anggota sebesar Rp. 25/liter.Tanggal 1 Januari 1979 dimulai pembangunan dan diresmikan tanggal 16 Juli 1979 oleh Menteri Muda Urusan Koperasi. Juli 1983 angsuran dapat dilunasi. Manfaat MT :
a. Produksi susu dapat diserap setiap hari walaupun IPS hanya menerima susu pada hari kerja.
b. Kerusakan susu dapat ditekan baik di tingkat koperasi maupun di tingkat peternak.
c. Meningkatnya Pelayanan dan Usaha dalam bentuk investasi untuk mempercepat kesejahteraan anggota.
(54)
dari Koperasi/KUD susu di Jawa Barat.
Tahun 1988 pemerintah memberikan bantuan kredit sapi perah dari New Zealand, Australia dan Amerika. Kredit sapi tersebut yang direncanakan 7 tahun dapat dilunasi 5 tahun.
Dalam rangka peningkatan mutu genetik dan skala kepemilikan tahun 1994 mendatangkan sapi dari New Zealand secara mandiri sebanyak 2.400 ekor dara bunting dan 1 ekor pejantan unggul.
Tahun 1997 merintis pemasaran ke konsumen langsung berupa susu
pasteurisasi dalam kemasan “Cup dan Bantal” dengan merk “KPBS Pangalengan”.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Sebagai Koperasi Peternakan yang baik dan selalu meningkatkan prestasi dalam bidang persusuan, maka KPBS telah memiliki visi dan misi sebagai dasar untuk operasional koperasi.
3.1.2.1 Visi
Menjadi koperasi yang amaliah, modern, sehat organisasi, sehat usaha dan sehat mental serta unggul di tingkat regional & nasional.
3.1.2.2 Misi
1) Taat dan patuh terhadap Pancasila, UUD 1945, Undang-Undang Perkoperasian serta Peraturan Pelaksanaannya dan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku, serta melaksanakan amanah keputusan Rapat Anggota.
(55)
37
2) Memotivasi Anggota secara mandiri untuk meningkatkan harkat derajat sendiri, sekaligus mengangkat citra Perkoperasian.
3) Meningkatkan kopetensi sumber daya koperasi.
4) Melaksanakan Tata Kelola Operasional dengan baik, efektif & efisien. 5) Menjadi laboratorium koperasi persusuan.
6) Mengimplementasikan inovasi, ilmu pengetahuan, teknologi tepat guna yang ramah lingkungan.
3.1.3 Struktur Organisasi perusahaan
Adapun struktur organisasi yang terdapat di KPBS adalah sebagai berikut :
(56)
Bagian atau divisi yang terdapat di dalam organisasi ini cukup banyak dan kompleks. Penulis hanya membahas bagian-bagian yang terkait dengan perancangan Sistem Informasi ini saja.
1. Personalia
Nama Jabatan : Seksi Personalia
Jabatan Atasan : Kepala Pembukuan, Personalia & Umum
Misi Jabatan : melaksanakan aktivitas kepersonaliaan untuk seluruh karyawan KPBS
Lingkup Tanggung Jawab : Proses Cuti/Ijin
Memproses permohonan cuti/ijin yang diajukan oleh karyawan KPBS dengan cara :
a. Memeriksa permohonan cuti/ijin karyawan yang telah disetujui oleh atasan karyawan yang bersangkutan.
b. Mencocokan dengan sisa hak cuti dengan database atau
pemotongan gaji (bagi karyawan yang belum memiliki hak cuti). c. Mengkonfirmasikan kepada atasan karyawan yang bersangkutan
tentang tanggal masuk karyawan.
d. Menyerahkan copy permohonan cuti kepada karyawan yang bersangkutan.
(57)
39
Monitoring status kekaryawanan
Memonitor perubahan status keryawan KPBS yang meliputi : a. Waktu pengangkatan karyawan kontrak/masa percobaan menjadi
tetap.
b. Jatuh tempo perjanjian kerja.
c. Perubahan susunan keluarga (karena menikah atau kelahiran/kematian).
Monitoring Disiplin Kerja
Memonitor kedisiplinan karyawan dalam menjalankan tanggung jawabnya meliputi :
a. Monitor daftar hadir karyawan sesuai jam kerja.
b. Kelengkapan berkas untuk ijin yang termasuk dalam perlindungan upah/sakit.
c. Monitor pelaksanaan pemberian surat peringatan. Pengembangan SDM
Melakukan pengadaan inhouse training atau bekerjasama dengan pihak-pihak luar.
Administrasi
a. Membuat rekapitulasi biaya pegawai KPBS
b. Membuat surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu c. Membuat surat pengangkatan karyawan tetap
(58)
Menjaga data-data karyawan sesuai kebijakan KPBS. Filling Dokumen
Menyimpan data karyawan di tempat yang aman sesuai dengan ketentuan retensi yang berlaku.
3.2. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu metode yang hanya menggambarkan dan meringkaskan berbagai kondisi, situasi atau berbagai variable. Data deskriptif pada umumnya dikumpulkan melalui metode pengumpulan data, yaitu wawancara atau metode observasi, di mana metode tersebut dapat membuat gambaran secara sistematis, dan akurat mengenai faktafakta dan sifat-sifat pada suatu objek penelitian tertentu.
3.2.1 Desain Penelitian
Dalam melakukan suatu penelitian perlu dilakukan perencanaan yang matang, supaya penelitian yang dilakukan dapat berjalan dengan baik dan sistematis. Metode penelitian yang dilakukan penulis adalah metode penelitian deskriptif. Metode ini dilakukan untuk membuat pencandraan/gambaran secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat pada suatu obyek penelitian
tertentu. Dalam bukunya Dr. Ny. Suharsimi Arikunto (1987:194) “penelitian
deskriptif merupakan penelitian non hipotesis sehingga dalam langkah
(59)
41
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Adapun jenis data yang penulis kumpulkan terdapat 2 jenis data dengan metode pangumpulan sebagai berikut :
3.2.2.1 Jenis Data
Adapun jenis data yang penulis kumpulkan adalah : 1. Data Primer
Yaitu data atau segala informasi yang diperoleh dan didapat oleh penulis langsung dari sumber pertama, baik dari individu atau elemen bagian dari objek penelitian, seperti melakukan wawancara dan observasi langsung pada objek yang diteliti. Dalam hal ini bagian personalia dan Direktur serta bagian-bagian lainnya yang terkait dengan masalah yang diidentifikasi.
2. Data Skunder
Yaitu data yang telah diolah lebih lanjut sebelumnya oleh pihak lain dan disajikan dengan baik. Data yang disajikan berupa file-file yang memuat tabel-tabel, perhitungan gaji, diagram atau segala informasi yang berasal dari perusahaan yang menyangkut bidang penelitian yaitu penggajian.
3.2.2.2 Metode Pengumpulan Data
Metode yang akan penulis lakukan dalam penelitian di KPBS, terbagi menjadi dua, yaitu :
(60)
Penelitian ini dilakukan dengan cara study litelature di perpustakaan dan membaca artikel atau tulisan-tulisan yang berkaitan dengan kasus yang dibahas oleh penulis.
b. Penelitian Lapangan
Penelitian ini dilakukan dengan cara observasi langsung ke lapangan untuk memperoleh data-data yang berkaitan dengan masalah-masalah yang akan diteliti. Penelitian ini dilakukan dengan cara :
1) Teknik Wawancara, yaitu memperoleh informasi dengan cara tanya jawab dengan bagian yang berkaitan dengan penelitian. 2) Observasi, yaitu melakukan pengamatan langsung pada
perusahaan.
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan adalah suatu cara yang dapat menyelesaikan suatu permasalahan dalam sebuah sistem, dimana cara penyelesaiannya itu menggunakan metode pendekatan sistem dan metode pengembangan sistem.
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem
Dalam merancang sistem informasi ini penulis menggunakan pendekatan terstruktur. Menurut Hanif Al Fatta (2007:45) dalam bukunya, pendekatan terstruktur ini dahulu adalah salah satu pendekatan formal pertama untuk analisis sistem informasi. Analisis ini terfokus pada aliran data dan proses bisnis dan perangkat lunak. Analisis ini disebut procces oriented. Analisis terstruktur sederhana dalam
(61)
43
konsep. Para analis menggambarkan serangkaian peroses dalam bentuk diagram alir data (data flow diagram) yang menggambarkan proses yang ada atau yang diusulkan bersama-sama dengan input, output dan file mereka.
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang penulis gunakan adalah dengan metode prototyping. Pengertian prototyping yang dikutip dari bukunya Hanif Al Fatta (2007:36)
“Prototyping adalah proses iteratif dalam pengembangan sistem dimana kebutuhan
diubah ke dalam sistem yang bekerja (working system) yang secara terus menerus
diperbaiki melalui kerjasama antara pengguna dan analis”.
Prototype juga bisa dibangun melalui beberapa tool pengembangan untuk menyederhanakan proses. Prototyping merupakan bentuk dari Rapid Application Development (RAD).
RAD memiliki beberapa kelemahan, diantaranya :
a. RAD mungkin mengesampingkan prinsip-prinsip rekayasa perangkat lunak. b. Menghasilkan inkonsistensi pada modul-modul sistem.
c. Tidak cocok dengan standar.
(62)
Gambar 3.2 Sumber : Roger S. pressman, 2002 dalam Hanif Al Fatta (2007:37)
Metode pengembangan prototyping Prototype Methodology
1. Analisis bekerja dengan tim untuk mengidentifikasi kebutuhan awal untuk sistem.
2. Analisis kemudian membangun prototype. Ketika sebuah prototype telah selesai. Pengguna bekerja dengan prototype itu dan menyampaikan pada analisis apa yang mereka sukai dan yang mereka tidak sukai.
3. Analisis kemudian menggunakan feedback ini untuk memperbaiki prototype.
4. Versi baru dikembalikan kembali kepada pengguna.
(63)
45
Keuntungan prototype
1. Prototype melibatkan pengguna dalam analisis dan desain.
2. Punya kemampuan menangkap kebutuhan secara konkret daripada secara abstrak.
3. Untuk digunakan secara standalone. 4. Digunakan untuk memperluas SDLC. 3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Ada beberapa alat bantu dalam menganalisis dan merancang sistem informasi ini, diantaranya :
1) Flow Map
Flowmap merupakan prosedur kerja atau Functional Flowchart (Diagram Alir Fungsional). Flow Map/Functional FlowChart merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem infomasi.
Simbol-simbol yang digunakan dalam Flow Map : 1. Dokumen
Dokumen adalah data-data yang mengalir di dalam system informasi. Dokumen dengan dokumen dalam satu kolom, tidak dihubungkan secara langsung.
(64)
(komputerisasi) 3. Disk atau database
Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
2)Diagram Kontek
Diagram konteks merupakan langkah awal dari analisis struktur dan level teratas dari diagram arus data dan merupakan penggambaran sistem secara garis besar. Diagram konteks menggambarkan hubungan aliran-aliran data kedalam dan keluar sistem atau entitas-entitas yang terletak diluar sistem (output) atau menerima data dari sistem tersebut (input). Satu hal yang perlu diperhatikan, diagram konteks hanya menggunakan satu lingkungan proses yang mewakili proses dari semua sistem.
3)Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan system sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
(65)
47
DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
Dalam bukunya Hanif Al Fatta (2007:106) menyatakan bahwa untuk membaca suatu DFD kita harus memahami dulu, elemenelemen yang menyusun suatu DFD. Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD, yaitu :
1) Procces, adalah aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis berupa manual ataupun terkomputerisasi.
2) Data Flow, adalah suatu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses.
3) Data Store, kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data diupdate atau ditambahkan ke data store.
4) Eksternal entity, adalah orang, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem.
(66)
Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dengan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.
Dikutip dari bukunya Al-Bahra Bin Ladjmudin (2005:70), kamus data sering disebut juga dengan sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi dengan lengkap. Pada tahap analisis, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.
Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD. Arus data di DAD sifatnya global, hanya digunakan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur data suatu arus data di DAD secara lebih terperinci dapat dilihat di kamus data. Kamus data memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Nama Arus Data. Nama arus data harus dicatat pada kamus data,sehingga mereka yang membaca DAD memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data dan dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
(67)
49
2. Alias. Alias/nama lain dari data dapat ditulis apabila ada. Untuk menyatakan nama lain dari data/elemen satu data store yang telah ada. Alias terjadi karena kurang koordinasi antara beberapa analis sistem, misal analis sistem yang satu menggunakan EMPLOYEE, dan analis yang lain menggunakan KARYAWAN, namun keduanya memiliki pengertian yang sama.
3. Bentuk Data. Bentuk data perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sitem.
4. Arus Data. Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk memudahkan mencari arus data di DAD.
5. Penjelasan. Untuk memperoleh tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka sebagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
5) Perancangan Basis Data
Perancangan basis data meliputi normalisasi tabel-tabel dan membuat relasi antar tabel, yang nantinya digunakan untuk merancang database.
(68)
Salah satu cara pendekatan atau teknik yang digunakan dalam membangun disain logic basis data relation dengan menerapkan sejumlah aturan dan criteria standar. Tujuan dari normalisasi adalah untuk menghasilkan struktur tabel yang normal dan baik. Teknik normalisasi adalah upaya agar disain logic tabel-tabel berada dalam
“normal form” yang dapat didefinisikan dengan menggunakan ketergantungan fungsi.
b. Tabel Relasi
Tabel relasi dibuat untuk menggambarkan hubungan antaradua tabel atau lebih, yang dimana di dalam tabel tersebut terdapat field kunci (primary key), dan ada yang terdapat kunci tamu (foreign key). Kedua kunci (key) ini digunakan untuk menghubungkan antara tabel.
3.2.4 Pengujian Software
Pengujian adalah proses pemeriksaan atau evaluasi sistem atau komponen sistem secara manual atau otomatis untuk memverifikasi apakah sistem memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang dispesifikasikan atau mengidentifikasi perbedaan perbedaan antara hasil yang diharapkan dengan yang terjadi. Pengujian ditujukan untuk menghasilkan perangkat lunak (software) yang bebas kesalahan, paling tidak secara teknik.
(69)
51
Pengujian black-box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian black-box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.
Pengujian black-box merupakan pendekatan komplementer dari teknik white-box, karena pengujian black-box diharapkan mampu mengungkap kelas kesalahan yang lebih luas dibandingkan teknik white-box.
Pengujian black-box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak, untuk mendapatkan serangkaian kondisi input yang sesuai dengan fungsional suatu program.
1. Methodology
Menekankan bahwa aplikasi dirancang sesuai dengan strategi organisasi, kebijaksanaan, prosedur dan standar. Permintaan tersebut, harus diidentifikasikan, diimplementasikan dan dipelihara, sesuai dengan permintaan aplikasi.
2. Correctness
Menjamin pada data yang dimasukkan proses dan output yang dihasilkan dari aplikasi harus akurat dan lengkap. Kelengkapan dan akurasi akan dicapai melalui control transaksi dan elemen data.
(70)
Menekankan bahwa aplikasi akan dilaksanakan dalam fungsi sesuai yang diminta dalam periode waktu tertentu. Pembetulan proses tersangkut kemampuan sistem untuk memvalidasi proses secara benar.
4. Authorization
Menjamin data diproses sesuai dengan ketentuan manajemen. Authorisasi menyangkut proses transaksi secara umum dan khusus.
(71)
53 BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Penggunaan Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada Koperasi Peternakan Bandung Selatan yang ada sekarang ini belum memenuhi kriteria yang sudah dilakukan pada perusahaan-perusahaan lain yang sudah berkembang, hal ini dikarenakan sistem yang ada masih menggunakan arsip, sehingga dalam pengelolaan data nya masih sedikit memakan waktu yang cukup lama yang mengakibatkan penyajian laporan penggajiannya pun menjadi terlambat. Untuk alur data Sistem Informasi Penggajian Pegawai yang sedang berjalan di Koperasi Peternakan Bandung Selatan akan di uraikan menggunakan Flowmap, Diagram Konteks dan DFD (Data Flow Diagram).
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan.
Dokumen yang digunakan pada sistem informasi Koperasi Bandung Selatan adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Data Karyawan Deskripsi : Data karyawan
(72)
Tujuan : Bagian Personalia
Bentuk : Dokumen
Fungsi : Sebagai data Karyawan
Frekuensi : Setiap Penerimaan karyawan baru. 2. Nama Dokumen : Data absensi
Deskripsi : Dukumen bukti kehadiran para karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : Personalia
Bentuk : Dokumen
Fungsi : Sebagai bukti kehadiran para pegawai Frekuensi : Bulanan.
3. Nama Dokumen : Slip gaji
Deskripsi : Merupakan dokumen untuk diserahkan kepada karyawan berupa rincian keuangan gaji seorang karyawan.
Sumber : Bagian Personalia
Tujuan : Karyawan
Bentuk : Dokumen
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran gaji pegawai
(73)
55
4. Nama Dokumen : Rekap Gaji Bersih
Deskripsi : Merupakan rekap nominal gaji bersih karyawan untuk di input ke no rekening karyawan di Bank Mandiri.
Sumber : Bagian Personalia
Tujuan : Bank BPR
Bentuk : Dokumen
Fungsi : Sebagai informasi nominal gaji yang diterima oleh karyawan
Frekuensi : Satu bulan sekali 4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Prosedur kerja yang terlibat dalam sistem penggajian yang sedang berjalan pada Koperasi Bandung Selatan adalah sebagai berikut.
Prosedur Penggajian yang sedang berjalan, sebagai berikut :
1.
Karyawan memberikan biodata karyawan kepada personalia2.
Personalia menerima biodata karyawan dan memprosesnya menjadi data karyawan yang valid sebanyak dua rangkap, rangkap satu diberikan kepada manager.3.
Setelah data karyawan valid diterima oleh manager kemudian memberikannya kepada Personalia untuk dapat mengetahui posisi(74)
Personalia menegosiasikan kepada manajer .
4.
Setelah manager menyetujui besar gaji, kemudian mengesahkannya dan dibuat rangkap dua, rangkap satu diberikan kepada bendahara, rangkap dua arsip .5.
Setelah bendahara menerima daftar gaji yang valid dari manager, bendahara melakukan transaksi penggajian, kemudian bendahara membuat slip gaji sebanyak dua rangkap, rangkap satu diberikan kepada karyawan dan rangkap dua disimpan sendiri. Setelah itu membuat laporan penggajian sebanyak dua rangkap, rangkap pertama diberikan kepada manager dan rangkap dua disimpan sendiri oleh karyawan.(75)
57
4.1.2.1. Flow Map
Bendahara Manajer
Personalia Karyawan
Biodata Karyawan Biodata Karyawan
Memproses data karyawan 1 2 Data karyawan valid A Data Karyawan Valid Menentu kan besar gaji BiayaGaji Jumlah Gaji valid
Jumlah gaji bulanan A Biaya gaji karyawan Jumlah gaji karyawan valid Membuat daftar gaji Daftar gaji Data Karyawan Valid Jumlah Gaji Bulanan Membanding kan dt karyawan & jlh gaji
Jlh gaji karyawan valid
Lap Penggajian
A
2
(76)
Manajer Bendahara
Personalia Karyawan
2 Membuat daftar
gaji
1 Slip Gaji2 Slip Gaji
Membuat daftar gaji
1 Laporan2 Laporan Penggajian
A
1
Slip Gaji
A
(77)
59
4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan alat untuk struktur analisis yang menggambarkan sistem secara umum. Sistem Informasi yang dibuat akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan.
Sistem Informasi Penggajian Karyawan
Manager Data Karyawan
Data Absen Yang sudah terisi
Slip Gaji yang Di tanda tangani
Slip Gaji yang Di tanda tangani
Slip gajii Laporan gaji Data Absen
(78)
DFD (Data Flow Diagram) merupakan diagram alir yang dipresentasikan dengan lambang-lambang tertentu. Dengan adanya DFD maka penulisan suatu program akan menjadi lebih mudah dalam pelaksanaannya
1.0 Input data karyawan
2.0
Merangkap dan mengitung gaji karyawan
3.0
Membuat laporan penggajian dan slip gaji 4.0
Cetak laporan penggajian dan slip gaji Karyawan Pengurus MANAGER Data karyawan Data gaji Data gaji Laporan penggjian karyawan
Yang valid
Laporan penggajian
karyawan yang Belum valid Laporan penggajian
karyawan yang valid Slip Gaji From karyawan Dt_karyawan D at a k ary aw an Master Data Data gaji Master data gaji Data gaji Data gaji Data gaji
Data karyawan valid
Data karyawan
Data gaji
Data gaji
(79)
61
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari sistem informasi penggajian yang sedang berjalan, maka penulis mengevaluasi sistem tersebut
sebagai berikut :
Permasalahan Rencana Solusi Bagian
Pemrosesan data penggajian pegawai belumterkomputerisasi
Membuat sistem informasi penggajian karyawan
Perosnalia
Integritas data tidak terjaga, sehingga rentan terjadi kesalahan
Membuatkan database di MySQL,sehingga data terintegrasi serta bisa diakses dan di update dikemudian hari, serta bisa di BackUp untuk keamanan data. Perosnalia Pembuatan laporan penggajian masih menggunakan arsip, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dan sering terjadi kesalahan data
Membuat Sistem Informasi Penggajian yang didalamnya terdapat pembuatan laporan-laporan
(1)
105
5.2.1. Rencana Pengujian
Rencana yang akan dilakukan dengan menggunakan data uji berupa sebuah data dari user (Bagian personalia Koperasi Peretnakan Bandung Selatan)
5.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian
Tabel 5.1 Kasus dan Hasil Data Uji Login Kasus dan Hasil Data Uji (Log in)
Data Masukkan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan User dan
password yang dimasukkan benar(data valid)
Menampilkan form
menu utama
Data masuk ke tampilan form menu utama
[x] diterima [ ] ditolak
User dan password yang dimasukkan salah ( data tidak valid)
Tidak masuk ke form menu utama
Muncul pesan bahwa username atau password yang dimasukkan salah
[x] diterima [ ] ditolak
(2)
Tabel 5.2 Kasus dan Hasil Data Uji Data Pegawai Kasus dan Hasil Data Uji (Data Pegawai)
Data Masukkan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Masukkan Nip Pegawai yang belum ada Nip dapat disimpan Data dapat disimpan [x] diterima [ ] ditolak
Masukkan Nip pegawai yang sudah ada
Nip pegawai tidak dapat tersimpan
Muncul pesan bahwa nip yang diinputkan sudah ada
[x] diterima [ ] ditolak
Tabel 5.3 Kasus dan Hasil Data Uji Perhitungan Gaji Kasus dan Hasil Data Uji (Hitung Gaji)
Data Masukkan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Masukkan No Slip
Gaji
No Slip Gaji Auto Number
Data dapat disimpan
[x] diterima [ ] ditolak Masukkan Data
Karyawan yang sudah ada
Ketika di pilih tekan ok keluar datanya semua
Data dapat disimpan dan dicetak
[x] diterima [ ] ditolak
(3)
107
Pengujian secara fungsional pada program aplikasi ini, sepenuhnya baik apabila tidak terjadi kesalahan pada user atau system error. Kemungkinan error yang akan terjadi yang tidak diharapkan dan tidak terduga adalah sebagai berikut :
1. Program aplikasi ini rusak/terkena virus, sehingga tidak dapat dijalankan. 2. Sistem database error, yang diakibatkan operating system rusak atau waktu
instalasi database tidak sempurna.
3. ODBC tidak dapat dibaca, baik secara tiba-tiba ketika menjalankan program atau waktu pertama kali di instal.
4. ODBC error atau tidak terkoneksi.
5. Muncul debug-debug pada saat menjalankan program, karena program rusak, database rusak, atau kerusakan lain yang mengakibatkan terjadi cross pada saat input data.
6. Salah menginput nominal-nominal gaji, tunjangan dan data nominal lainnya, yang diakibatkan kelalaian user.
5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian
Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus uji sampel yang telah dilakukan, telah mendapatkan kesimpulan bahwa pada pengolahan penggajian masih memungkinkan untuk terjadinya kesalahan pada sintak karena proses perhitungan absensi masih belum terjumlahkan berapa total masuk perbulannya.
(4)
108
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Dengan dirancangnya sebuah Sistem Informasi Penggajian di Koperasi Bandung Selatan ini, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sistem yang dirancang dapat berfungsi sesuai dengan tujuan dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh penggunanya yakni mengurangi masalah yang terjadi dalam pengelolaan data, dimana:
1. Dengan sitem informasi yang dibuat diharapakan dapat mempermudah pemakai dalam mengontrol masalah penggajian dan data-data akan tersimpan dengan baik.
2. Dapat melakukan pencarian data pegawai dengan cepat dan tepat waktu sehingga dapat mengefektifkan waktu sebaik mungkin, mempercepat dan meningkatkan kualitas kinerja Bagian Keuangan.
3. Dapat mempermudah Bagian Keuangan dalam pembuatan laporan, baik itu laporan data pegawai, data absensi, data kasbon dan data gaji dengan cepat dan tepat waktu.
(5)
109
6.2 Saran
Setelah penulis melakukan penelitian dan menganalisa sistem yang ada pada Koperasi Bandung Selatan, maka penulis mencoba mengajukan beberapa saran berikut :
1. Penggajian Pegawai hanya mencakup pembayaran gaji yang akan dibagikan kepada Karyawan Koperasi Pertenakan Bandung Selatan dan diharapkan untuk kedepannya dapat merancang sistem tersebut agar lebih baik lagi. 2. Untuk peneliti berikutnya harus memberikan sesuatu yang baru pada sistem
penggajian pada KPBS tidak hanya menghitung gaji saja tetapi juga dapat menghitung jumlah absensi atau tunjangan karyawan lainnya serta dapat mencetak segala bentuk laporan yang diinginkan oleh perusahaan .
(6)
Daftar Riwayat Hidup
No. Telepon : 089650577119
Email : wandiemerge@gmail.com
Riwayat Pendidikan :
SDN Margamukti , tahun 1998-2004
SMP Negeri 1 Pangalengan, tahun 2004-2007 SMA Negeri 1 Pangalengan, tahun 2007-2010
Nama : Wandi Irawan
NIM : 10910048
Jurusan : Manajemen Informatika Fakultas : Teknik dan Ilmu Komputer
Tempat/Tanggal Lahir : Bandung, 18 Februari 1992
Alamat : KP Sukamenak RT07 RW18 Desa Pangalengan Kec Pangalengan Kab Bandung