22
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Deskripsi Organisasi
Universitas Sanata Dharma USD beralamatkan di Mrican, Tromol Pos 29 Yogyakarta 55002. Sama seperti universitas lain , USD memiliki struktur
organisasi yang terdiri dari rektor dan jajarannya, dosen, dan staff karyawan. USD memiliki limakampus yang terdiri dari, kampus I di Mrican yang terdiri
dari fakultas Sastra, Ekonomi, dan FKIP, kampus II di Mrican yang merupakan Gedung Pusat dan Perpustakaan, kampus III di Paingan
Maguwoharjo terdiri dari fakultas Sains dan Teknologi, Psikologi, Farmasi, dan FKIP, kampus IV di Kentungan yang terdiri dari fakultas Teologi, serta
kampus V di Kotabaru yang terdri dari program studi pendidikan agama Katolik IPPAK. Universitas Sanata Dharma terdiri dari 8fakultas, yang
didalamnya terdapat 29 program studi, antara lain: 1. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
a. Bimbingan dan Konseling b. Pendidikan Biologi
c. Pendidikan Fisika d. Pendidikan Matematika
e. Pendidikan Ekonomi f. Pendidikan Sejarah
g. Pendidikan Akuntansi
23 h. Pendidikan Bahasa Sastra Indonesia dan Daerah
i. Pendidikan Bahasa Inggris j. Pendidikan Guru Sekolah Dasar
k. Ilmu Pendidikan Kekhususan Pendidikan Agama Katolik 2. Fakultas Ekonomi
a. Ekonomi Akuntansi b. Ekonomi Manajemen
c. Pendidikan Profesi Akuntasi d. Magister Manajemen
3. Fakultas Teologi a. Teologi
4. Fakultas Sains dan Teknologi a. Matematika
b. Teknik Informatika c. Teknik Mesin
d. Teknik Elektro 5. Fakultas Farmasi
a. Farmasi b. Profesi Apoteker
6. Fakultas Psikologi a. Psikologi
7. Fakultas Sastra a. Sastra Inggris
24 b. Sastra Indonesia
c. Ilmu Sejarah 8. Program Pasca Sarjana
a. S2 Teologi b. S2 Kajian Bahasa Inggris
c. S2 Ilmu Religi dan Budaya
3.2 Analisis Sistem 3.2.1 Mengidentifikasi Masalah yang Ada
Untuk mendapatkan
informasi mengenai
performa akademik Universitas Sanata Dharma haruslah melalu bagian
administrasi akademik, ini akan memperlambat dalam proses pengambilan keputusan karena WR I tidak bisa memonitor performa
dan kualitas akademik setiap saat. Sistem yang akan dirancang adalah dashboard untuk monitoring akademik Universitas Sanata
Dharma. Apabila sistem ini diimplementasikan, maka akan membantu WR I dalam memonitor performa akademik Universitas
Sanata Dharma. Informasi akademik tersebut akan ditampilkan pada satu monitor penuh dan berisi informasi yang kritis. Informasi
akademik tersebut merupakan kombinasi teks dan grafik. Data informasi yang digunakan data mahasiswa registrasi, mahasiswa
tidak registrasi, mahasiswa cuti, mahasiswa DODropped Out, mahasiswa pendaftar, dan mahasiswa lulus.
25 Berikut adalah hasil analisa terhadap Sistem Informasi
AkademikSIA Universitas Sanata Dharma dengan menggunakan analisis PIECES Performance, Information, Economic, Control,
Effiency, Services.
Analisis PerformanceKinerja
Kinerja yang dilakukan oleh pihak administrasi untuk mendapatkan data agar dapat diolah tidaklah mudah. Data yang ingin
diperoleh tidak serta-merta diperoleh dari pihak atasan begitu saja. Data diproses dari pihak program studi yang kemudian dikumpulkan
atau dijadikan satu dengan fakultas yang kemudian diserahkan ke pihak administrasi. Data yang ada di pihak administrasi tidak semua
ada, hanya beberapa saja, dan sisanya ada di bagian WR 1.
Analisis InformationInformasi
Untuk mendapatkan
informasi mengenai
performa akademik setiap tahun tidak bisa secara instant tetapi harus melalui
pihak administrasi.
Analisis EconomicEkonomi
SIA pada Universitas Sanata Dharma mempunyai biaya yang relatif murah tetapi dapat mempunyai hasil kerja yang baik.
Contoh, biaya yang dikeluarkan untuk jaringan pemakaian peralatan masih cukup relevan dengan hasil yang diharapkan. Jaringan
26 komputer yang menghubungkan gedung satu dengan gedung yang
lain dapat menghemat waktu untuk pengaksesan data dalam sistem. Harga-harga yang masih cukup terjangkau untuk pembelian
peralatan, seperti komputer, switch, server, dll.
Analisis ControlKontrol
SIA perlu dimonitor apabila ditemukan adanya kinerja yang kurang baik. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem,
mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem dan menjamin keamanan data. Setiap orang yang melakukan akses
ke SIA harus memiliki user dan password untuk menjaga keamanan. Untuk menghindari kehilangan data apabila terjadi serangan ke
sistem oleh pihak luar, maka dilakukan backup data.
Analisis EfficiencyEfisiensi
SIA di Universitas Sanata Dharma memiliki efisiensi yang baik, karena sistem yang ada telah dapat digunakan dengan baik dan
juga telah dapat menghasilkan output sesuai dengan yang diharapkan. Pelayanan informasi yang cepat tanpa mengurangi hasil
yang ingin dicapai menunjukkan bahwa SIA yang ada digunakan secara efisien.
Analisis ServicesPelayanan
SIA di Universitas Sanata Dharma telah memberikan layanan baik kepada mahasiswa. Pelayanan yang baik dapat
27 mencerminkan universitas itu baik atau tidak baik, sehingga
pelayanan juga perlu diperhitungan secara baik.
3.2.2 Memahami Kerja dari Sistem yang Ada
Dalam memonitor performa akademik mahasiswa WR I mendapat data yang ada melalui bagian Biro Administrasi
Akademik. Performa akademik mahasiswa terekam melalui database universitas.
28 Gambaran
secara garis
besar penilaian
performa akademikmahasiswa di Universitas Sanata Dharma adalah sebagai
berikut:
Nilai performa akademik mahasiswa
Sekretariat Biro Administrasi
Akademik
Wakil Rektor I
Gambar 3.1Alur sistem yang ada Alur WR I dalam memonitoring performa akademik
mahasiswa dimulai dari tahap data nilai performa akademik mahasiswa dikumpulkan menjadi satu di sekretariat. Sekretariat akan
mengolah data yang telah ada. Kemudian dari sekretariat akan diserahkan ke bagian Biro Administrasi Akademik. Wakil Rektor I
akan melihat hasilnya melalui laporan yang telah dibuat oleh Biro Administrasi Akademik.
3.2.3 Menganalisis Masalah dalam Sistem Lama
Analisis masalah
berdasarkan kerja
dari proses
monitoring performa mahasiswa adalah Wakil Rektor WR I
memiliki tanggungjawab untuk memonitori performa akademik Universitas Sanata Dharma. Namun pada kenyataannya untuk
mendapatkan informasi mengenai performa akademik haruslah melalui Biro Administrasi Akademik, ini memperlambat dalam
29 proses pengambilan keputusan karena WR I tidak bisa memonitor
performa dan kualitas akademik setiap saat.
3.2.4 Menganalisis Kebutuhan dalam Sistem Baru
Sistem yang akan dirancang nantinya akan digunakan oleh Wakil Rektor WR I. WR I bertanggungjawab untuk memonitor
performa dan kualitas akademik. WR I dapat melihat performa data mahasiswa registrasi, mahasiswa tidak registrasi, mahasiswa cuti,
mahasiswa DODropped
Out ,
mahasiswa pendaftar,
dan mahasiswa lulus. Berikut ini merupakan gambaran mengenai
skenario alur sistem yang akan dirancang.
30
3.3 Desain Sistem 3.3.1 Perancangan Proses
3.3.1.1 Use Case Diagram
Login
Logout
Depends on
Depends on
Melihat grafik performa akademik
mahasiswa
Menganalisa performa akademik
mahasiswa
WR I
Gambar 3.2Use case Penjelasan use case:
Sebelum masuk ke dalam sistem, WR I melakukan login. Kemudian WR I dapat melihat dan mencetak laporan, serta
dapat menganalisis performansi kinerja dosen dan mahasiswa yang meliputi data mahasiswa registrasi, mahasiswa tidak
registrasi, mahasiswa cuti, mahasiswa DODropped Out, mahasiswa pendaftar, dan mahasiswa lulus sehingga
didapatkan kinerja yang normal, bagus, atau buruk.
31
3.3.1.2 Data Flow Diagram 3.3.1.2.1 Diagram Konteks
Gambaran sistem pada diagram konteks context diagram merupakan subsistem dari sistem
informasi akademik
yang telah
berjalan di
Universitas Sanata Dharma. Diagram konteks dari sistem dashboard akademik ini terdiri dari dua yaitu
user dan
sistem informasi
akademik. User
merupakan pengguna akhir, sedangkan sistem informasi akademik merupakan sistem yang data-
data akademiknya akan digunakan dalam pembuatan sistem dashboard akademik ini.
Sistem Informasi
Akademik
User
Data mahasiswa registrasi Data mahasiswa cuti
Data mahasiswa DO
Data mahasiswa tdk registrasi
Data mahasiswa lulus Data mahasiswa pendaftar
Jmlh data mhs tdk reg Jmlh data mhs lulus
Jmlh data mhs pendaftar Jmlh data mhs DO
Jmlh data mhs cuti Jmlh data mhs registrasi
Data nilai parameter
Nilai parameter indikator
Menampilkan data-data
akademik
Gambar 3.1 Diagram Konteks
32
3.3.1.2.2 DFD Level 0
Setelah membuat
diagram konteks,
dilanjutkan dengan membagi diagram konteks menjadi proses-proses yang lebih kecil. Gambar
3.3.1.2.2 merupakan gambar DFD level 0 sistem dashboard
akademik. DFD level 0 sistem akademik memiliki dua subproses utama dan dua eksternal
entity . Eksternal entitynya yaitu user dan sistem
informasi akademik, sedangkan subproses utamanya yaitu proses nilai parameter indikator dan proses
menampilkan data-data akademik.
Sistem Informasi
Akademik
User
Data mahasiswa registrasi Data mahasiswa cuti
Data mahasiswa DO
Data mahasiswa tdk registrasi
Data mahasiswa lulus Data mahasiswa pendaftar
Jmlh data mhs tdk reg Jmlh data mhs lulus
Jmlh data mhs pendaftar Jmlh data mhs DO
Jmlh data mhs cuti Jmlh data mhs registrasi
Data nilai parameter
Nilai parameter indikator
Menampilkan data-data
akademik
Mengelola nilai parameter
indikator
Gambar 3.4 DFD Level 0
33
3.4 Membangun Gudang Data