Deskripsi Organisasi Desain Sistem .1 Perancangan Proses

22

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Deskripsi Organisasi

Universitas Sanata Dharma USD beralamatkan di Mrican, Tromol Pos 29 Yogyakarta 55002. Sama seperti universitas lain , USD memiliki struktur organisasi yang terdiri dari rektor dan jajarannya, dosen, dan staff karyawan. USD memiliki limakampus yang terdiri dari, kampus I di Mrican yang terdiri dari fakultas Sastra, Ekonomi, dan FKIP, kampus II di Mrican yang merupakan Gedung Pusat dan Perpustakaan, kampus III di Paingan Maguwoharjo terdiri dari fakultas Sains dan Teknologi, Psikologi, Farmasi, dan FKIP, kampus IV di Kentungan yang terdiri dari fakultas Teologi, serta kampus V di Kotabaru yang terdri dari program studi pendidikan agama Katolik IPPAK. Universitas Sanata Dharma terdiri dari 8fakultas, yang didalamnya terdapat 29 program studi, antara lain: 1. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan a. Bimbingan dan Konseling b. Pendidikan Biologi c. Pendidikan Fisika d. Pendidikan Matematika e. Pendidikan Ekonomi f. Pendidikan Sejarah g. Pendidikan Akuntansi 23 h. Pendidikan Bahasa Sastra Indonesia dan Daerah i. Pendidikan Bahasa Inggris j. Pendidikan Guru Sekolah Dasar k. Ilmu Pendidikan Kekhususan Pendidikan Agama Katolik 2. Fakultas Ekonomi a. Ekonomi Akuntansi b. Ekonomi Manajemen c. Pendidikan Profesi Akuntasi d. Magister Manajemen 3. Fakultas Teologi a. Teologi 4. Fakultas Sains dan Teknologi a. Matematika b. Teknik Informatika c. Teknik Mesin d. Teknik Elektro 5. Fakultas Farmasi a. Farmasi b. Profesi Apoteker 6. Fakultas Psikologi a. Psikologi 7. Fakultas Sastra a. Sastra Inggris 24 b. Sastra Indonesia c. Ilmu Sejarah 8. Program Pasca Sarjana a. S2 Teologi b. S2 Kajian Bahasa Inggris c. S2 Ilmu Religi dan Budaya 3.2 Analisis Sistem 3.2.1 Mengidentifikasi Masalah yang Ada Untuk mendapatkan informasi mengenai performa akademik Universitas Sanata Dharma haruslah melalu bagian administrasi akademik, ini akan memperlambat dalam proses pengambilan keputusan karena WR I tidak bisa memonitor performa dan kualitas akademik setiap saat. Sistem yang akan dirancang adalah dashboard untuk monitoring akademik Universitas Sanata Dharma. Apabila sistem ini diimplementasikan, maka akan membantu WR I dalam memonitor performa akademik Universitas Sanata Dharma. Informasi akademik tersebut akan ditampilkan pada satu monitor penuh dan berisi informasi yang kritis. Informasi akademik tersebut merupakan kombinasi teks dan grafik. Data informasi yang digunakan data mahasiswa registrasi, mahasiswa tidak registrasi, mahasiswa cuti, mahasiswa DODropped Out, mahasiswa pendaftar, dan mahasiswa lulus. 25 Berikut adalah hasil analisa terhadap Sistem Informasi AkademikSIA Universitas Sanata Dharma dengan menggunakan analisis PIECES Performance, Information, Economic, Control, Effiency, Services. Analisis PerformanceKinerja Kinerja yang dilakukan oleh pihak administrasi untuk mendapatkan data agar dapat diolah tidaklah mudah. Data yang ingin diperoleh tidak serta-merta diperoleh dari pihak atasan begitu saja. Data diproses dari pihak program studi yang kemudian dikumpulkan atau dijadikan satu dengan fakultas yang kemudian diserahkan ke pihak administrasi. Data yang ada di pihak administrasi tidak semua ada, hanya beberapa saja, dan sisanya ada di bagian WR 1. Analisis InformationInformasi Untuk mendapatkan informasi mengenai performa akademik setiap tahun tidak bisa secara instant tetapi harus melalui pihak administrasi. Analisis EconomicEkonomi SIA pada Universitas Sanata Dharma mempunyai biaya yang relatif murah tetapi dapat mempunyai hasil kerja yang baik. Contoh, biaya yang dikeluarkan untuk jaringan pemakaian peralatan masih cukup relevan dengan hasil yang diharapkan. Jaringan 26 komputer yang menghubungkan gedung satu dengan gedung yang lain dapat menghemat waktu untuk pengaksesan data dalam sistem. Harga-harga yang masih cukup terjangkau untuk pembelian peralatan, seperti komputer, switch, server, dll. Analisis ControlKontrol SIA perlu dimonitor apabila ditemukan adanya kinerja yang kurang baik. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem dan menjamin keamanan data. Setiap orang yang melakukan akses ke SIA harus memiliki user dan password untuk menjaga keamanan. Untuk menghindari kehilangan data apabila terjadi serangan ke sistem oleh pihak luar, maka dilakukan backup data. Analisis EfficiencyEfisiensi SIA di Universitas Sanata Dharma memiliki efisiensi yang baik, karena sistem yang ada telah dapat digunakan dengan baik dan juga telah dapat menghasilkan output sesuai dengan yang diharapkan. Pelayanan informasi yang cepat tanpa mengurangi hasil yang ingin dicapai menunjukkan bahwa SIA yang ada digunakan secara efisien. Analisis ServicesPelayanan SIA di Universitas Sanata Dharma telah memberikan layanan baik kepada mahasiswa. Pelayanan yang baik dapat 27 mencerminkan universitas itu baik atau tidak baik, sehingga pelayanan juga perlu diperhitungan secara baik.

3.2.2 Memahami Kerja dari Sistem yang Ada

Dalam memonitor performa akademik mahasiswa WR I mendapat data yang ada melalui bagian Biro Administrasi Akademik. Performa akademik mahasiswa terekam melalui database universitas. 28 Gambaran secara garis besar penilaian performa akademikmahasiswa di Universitas Sanata Dharma adalah sebagai berikut: Nilai performa akademik mahasiswa Sekretariat Biro Administrasi Akademik Wakil Rektor I Gambar 3.1Alur sistem yang ada Alur WR I dalam memonitoring performa akademik mahasiswa dimulai dari tahap data nilai performa akademik mahasiswa dikumpulkan menjadi satu di sekretariat. Sekretariat akan mengolah data yang telah ada. Kemudian dari sekretariat akan diserahkan ke bagian Biro Administrasi Akademik. Wakil Rektor I akan melihat hasilnya melalui laporan yang telah dibuat oleh Biro Administrasi Akademik.

3.2.3 Menganalisis Masalah dalam Sistem Lama

Analisis masalah berdasarkan kerja dari proses monitoring performa mahasiswa adalah Wakil Rektor WR I memiliki tanggungjawab untuk memonitori performa akademik Universitas Sanata Dharma. Namun pada kenyataannya untuk mendapatkan informasi mengenai performa akademik haruslah melalui Biro Administrasi Akademik, ini memperlambat dalam 29 proses pengambilan keputusan karena WR I tidak bisa memonitor performa dan kualitas akademik setiap saat.

3.2.4 Menganalisis Kebutuhan dalam Sistem Baru

Sistem yang akan dirancang nantinya akan digunakan oleh Wakil Rektor WR I. WR I bertanggungjawab untuk memonitor performa dan kualitas akademik. WR I dapat melihat performa data mahasiswa registrasi, mahasiswa tidak registrasi, mahasiswa cuti, mahasiswa DODropped Out , mahasiswa pendaftar, dan mahasiswa lulus. Berikut ini merupakan gambaran mengenai skenario alur sistem yang akan dirancang. 30 3.3 Desain Sistem 3.3.1 Perancangan Proses

3.3.1.1 Use Case Diagram

Login Logout Depends on Depends on Melihat grafik performa akademik mahasiswa Menganalisa performa akademik mahasiswa WR I Gambar 3.2Use case Penjelasan use case: Sebelum masuk ke dalam sistem, WR I melakukan login. Kemudian WR I dapat melihat dan mencetak laporan, serta dapat menganalisis performansi kinerja dosen dan mahasiswa yang meliputi data mahasiswa registrasi, mahasiswa tidak registrasi, mahasiswa cuti, mahasiswa DODropped Out, mahasiswa pendaftar, dan mahasiswa lulus sehingga didapatkan kinerja yang normal, bagus, atau buruk. 31 3.3.1.2 Data Flow Diagram 3.3.1.2.1 Diagram Konteks Gambaran sistem pada diagram konteks context diagram merupakan subsistem dari sistem informasi akademik yang telah berjalan di Universitas Sanata Dharma. Diagram konteks dari sistem dashboard akademik ini terdiri dari dua yaitu user dan sistem informasi akademik. User merupakan pengguna akhir, sedangkan sistem informasi akademik merupakan sistem yang data- data akademiknya akan digunakan dalam pembuatan sistem dashboard akademik ini. Sistem Informasi Akademik User Data mahasiswa registrasi Data mahasiswa cuti Data mahasiswa DO Data mahasiswa tdk registrasi Data mahasiswa lulus Data mahasiswa pendaftar Jmlh data mhs tdk reg Jmlh data mhs lulus Jmlh data mhs pendaftar Jmlh data mhs DO Jmlh data mhs cuti Jmlh data mhs registrasi Data nilai parameter Nilai parameter indikator Menampilkan data-data akademik Gambar 3.1 Diagram Konteks 32

3.3.1.2.2 DFD Level 0

Setelah membuat diagram konteks, dilanjutkan dengan membagi diagram konteks menjadi proses-proses yang lebih kecil. Gambar 3.3.1.2.2 merupakan gambar DFD level 0 sistem dashboard akademik. DFD level 0 sistem akademik memiliki dua subproses utama dan dua eksternal entity . Eksternal entitynya yaitu user dan sistem informasi akademik, sedangkan subproses utamanya yaitu proses nilai parameter indikator dan proses menampilkan data-data akademik. Sistem Informasi Akademik User Data mahasiswa registrasi Data mahasiswa cuti Data mahasiswa DO Data mahasiswa tdk registrasi Data mahasiswa lulus Data mahasiswa pendaftar Jmlh data mhs tdk reg Jmlh data mhs lulus Jmlh data mhs pendaftar Jmlh data mhs DO Jmlh data mhs cuti Jmlh data mhs registrasi Data nilai parameter Nilai parameter indikator Menampilkan data-data akademik Mengelola nilai parameter indikator Gambar 3.4 DFD Level 0 33

3.4 Membangun Gudang Data