DOKUMEN-DOKUMEN DALAM LANDASAN TEORI
2.
Inquiry
Calon pembeli menyatakan minatnya dengan mengirim
letter of inquiry
yang meminta eksportir menawarkan produknya dengan permintaan jumlah,
quality
, pelabuhan tertentu. Adapun tujuan surat pernyataan minat adalah agar calon pembeli mengetahui informasi lebih lengkap mengenai :
1. Mutu barang ekspor 2. Waktu penyerahan barang ekspor
3. Kuantum barang ekspor 4. Contoh barang, serta keterangan lainnya dari komoditas yang di
promosikan Mery Maryati : Pelatihan
Ekspor Costing And Pricing
.
Penyampaian
inquiry
dari calon pembeli kepada eksportir dapat dilakukan dengan melalui teleks, faksimeli, surat biasa bahkan bisa langsung melalui
telepon,
teleconference. Letter of inqury
adalah surat pernyataan minat yang dibuat oleh calon importir yang ditujukan kepada eksportir yang berisi
permintaan harga dari barang yang dipromosikan oleh eksportir tersebut Amir MS, 2002:18.
Contoh
letter of inquiry
adalah sebagai berikut :
TRAYO TRADING COMPANY Ltd.
Kokusay Building Marunouci Chiyoda-ku
Tokyo,Japan
July 24, 1986
PT XYZ Jalan Nusantara No.1
Jakarta-Indonesia.
Dear Sir, Subject : inquiry of “ X Machines”
We have beeninformend by your commercial attache here in tokyo, that your company is realible ,” X Machines” produces
We are very interested to import those “ X Machines” to japan and therefore, please
3.
Offer sheet
Setelah menerima
inqury
eksportir akan membalas dengan
offer sheet
surat penawaran harga.
Offersheet
atau surat penawaran harga adalah pernyataan kesanggupan dari penjual untuk memasok suatu komoditas kepada calon pembeli
dengan syarat harga, waktu, penyerahan, dan pembayaran yang ditentukan oleh penjual.
Offersheet
merupakan dokumen yang sangat menentukan dalam suatu transaksi ekspor.
Offersheet
yang disetujui oleh pembeli langsung menuju pada terjadinya kesepakatan jual beli yang mengikat kedua pihak secara
hukum. Karena itu eksportir harus berhati-hati dalam menyusun surat penawaran harga.
Tujuan dari
offersheet
adalah untuk memberikan informasi yang lengkap kepada importir untuk dapat mengambil keputusan dalam
menempatkan pesanan. Informasi yang diperlukan itu diantaranya adalah nama barang, mutu barang, daya tahan barang, cara pengepakan barang,
jumlah
quantum
yang ditawarkan, harga jual dan tempat penyerahan, waktu pengapalan, cara pembayaran dan contoh barang Amir MS, 2002:
21.
Dibawah ini adalah contoh dari
offersheet CV JATI PRIMA FURNITURE
JL. Kalibata 15 Jakarta-Indonesia
Jakarta :15 july 2000 Ref. No: 23VII2000
Subject : Wooden Cupboard
Messrs, DAICHI TRADING COMPANY
2-Chome Chioda-ku Kanda Kamakura-Cho
Tokyo-Japan Dear sir,
Thank your for your facsimile messageof today’s date about your inquiry for our new
Lanjutan contoh
offersheet
Sumber : Amir, MS:2002:18
We glade to inform you that we have a ready stock available for export. Therefore please place your order soon, so we can arrage the shipment in due time.
Meanwhile, we are waiting your valued order in the shortest possible time. Thank you for your inquiry.
Sincerely yours , CV JATI PRIMA FURNITURE
-Signed- Rahman Tamrin
Export Manager
4.
Order sheet
Bila pembeli setuju dengan penawaran penjual
offersheet
yang diterima maka pembeli mengirimkan surat balasan yang disebut dengan
ordersheet
.
Ordersheet
dapat didefinisikan sebagai akseptasi atas
offersheet
yang dikirim oleh penjual. Pada
ordersheet
tersebut importir mencantumkan permintaan agar eksportir dapat memberikan persetujuan dengan cara
mengembalikan salah satu salinan dari
ordersheet
yang sudah ditanda tangani sebagai tanda persetujuan eksportir atas keseluruhan isi
ordersheet
tersebut
Proforma invoice
ringkas dapat langsung dibuat oleh eksportir sebagai jawaban dari
ordersheet
yang dikirim . Legimitasi akan terjadi ketika salinan
ordersheet
yang telat ditanda tangani oleh eksportir diterima oleh importir Amir MS,33:2002
Pesanan pembelian dapat dilakukan dengan cara lesan melalui telepon,
teleconference
ataupun negosiasi yang dilakukan dengan cara tatap muka
face to face negosiasi
. Namun demikian, segala bentuk hasil dari negosiasi nantinya akan dituangkan kedalam format tulisan yang ditandatangani kedua
belah pihak untuk mendapatkan legimitasi hukum atas pengingkaran pasal- pasal yang dilakukan oleh pihak yang terkait eksportir dan importir yang
telah diperjanjikan dikelak kemudian hari Amir MS, 2004:1
Dibawah ini adalah contoh format
ordersheet
yang dilakukan dengan cara korespondensi.
TOKYO TRADING COMPANY Kokuasi Builiding
Marunouchi Chiyoda-ku Tokyo-Japan
ORDER No. 2450 imp1986 From : PT XYZ To : Merssrs. Tokyo Trading Company Ltd
Jalan Nusantara No. 1 Kokuasi Builiding Jakarta-Indonesia Marunouchi Chiyoda-ku
Tokyo-Japan We would like to place our order for your commodities to be strietly in compliance with the particular
given in ypur letter of august 4, 1986. Discrepancies, if any, will be at your own risk, unless authorized by us.
Term and condition: Time of delivery : Not latter than september 24, 1986
Payment : a n irrevocable, transferable LC to be opened shortly for us 1,135,00 by bank negara indonesia 1946 jakarta to the bank of tokyo, tokyo in your
favour. Documents : the fowolling document should be rendered in triplicate plus 3 copy of them
which should be Airmailed to us : 1.
Full set clean board ocean bill of lading 2.
Signed commercial invoice 3.
Certivicate of inspection
Lanjutan contoh
ordersheet
Sumber : Roselyn Hutabarat :1996:52 Total F O B : US 1.010.00
Freight reserved : US 125.00 Total C F Tanjung Priok : US 1.135.00
Tokyo: Jakarta, August 10 1986 Confirmed by: Yours faithfully
Toyo Trading Company Ltd P.T. X Y Z
Signed Signed
Manager Manager
Ordersheet
di atas berisikan tentang alamat lengkap penjual dan pembeli, pernyataan yang menyatakan bahwa membeli menyatakan untuk melakukan
pemesanan produk, waktu pengriman, jenis pembayaran yang diminta, kelengkapan dokumen yang diinginkan, alamat yang dituju, pelabuhan tujuan,
pengakapalan sebagian, pindah kapal angkutan yang digunakan, kode, jenis produk, harga satuan, harga total, tanggal dan tempat
ordersheet
dibuat, tanda tangan, nama terang serta jabatan pihak yang berkepentingan.