3.1.2 Pengumpulan Data
Wawancara
Wawancara yang dilakukan pada penelitian ini, dilakukan selama beberapa minggu, langkah ini bertujuan untuk mencari permasalahan yang sedang
dihadapi oleh pihak perusahaan saat ini. Wawancara terkait informasi ini dilakukan secara langsung dengan Divisi pelayanan publik dan bagian gudang
Sub Divre Bulog Surabaya Utara sebagai narasumbernya. Wawancara tersebut menghasilkan berbagai informasi, seperti profil
perusahaan, visi, misi, tujuan, struktur organisasi serta tugas dan kewajiban dari masing-masing bagian pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara. Hasil
wawancara tersebut juga menghasilkan data penerimaan dan pengeluaran, serta proses bisnis perusahaan yang berjalan pada perusahaan. Data tersebut yang
nantinya akan digunakan sebagai contoh data untuk melakukan penyusunan laporan.
Observasi
Selain melakukan wawancara dengan bagian pelayanan publik dan gudang diatas, maka langkah lainnya adalah melakukan observasi. Hasil dari
observasi yang dilakukan adalah diketahui alur dan proses dari penerimaan dan pengeluaran yang saat ini dilakukan oleh Sub Divre Bulog Surabaya Utara.
Proses bisnis yang diamati adalah proses penerimaan dan pengeluaran beras, serta data tugas pokok dan fungsi perusahaan.
3.1.3 Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah merupakan langkah awal untuk membuat sistem baru atau mengembangkan sistem yang sudah ada. Berdasarkan hasil survey dan
wawancara yang dilakukan pada bagian gudang dalam transaksi penerimaan dan pengeluaran beras penulis dapat menggambarkan sistem yang sedang berjalan
dalam bentuk document flow, dengan penjelasan sebagai berikut : Proses bisnis yang dilakukan selama ini yaitu bagian gudang memberikan laporan
harian hasil penerimaan ataupun pengeluaran beras kepada bagian pelayanan publik yang selanjutnya akan dibuat laporan untuk diserahkan kepada Kasubdivre, akan
tetapi dalam kenyataannya proses penyerahan laporan yang dilakukan oleh bagian gudang ke bagian pelayanan publik tidak dilakukan secara langsung karena jarak
antara gudang dengan kantor utama yang terpisah sehingga proses pelaporan menjadi terhambat. Selain itu Proses pengumpulan data-data dalam bentuk
hardcopy , dapat menyebabkan data hilang ataupun rusak dan pada saat proses
pengelolaan data sering terjadi salah menulis nilai sehingga pada saat dikonfirmasikan kepada bagian pelayanan publik harus mencari atau merevisi
kesalahan. Bila terjadi kesalahan pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada laporan, maka akan sangat sulit dalam mencari dan mengurutkan data jika
semua masih dilakukan secara manual berupa arsip. Hal tersebut juga memakan cukup banyak waktu.
Dokumen flow Penerimaan berasgabah Supplier
Divresubdivre Gudang
PPK
P h
as e
Mulai Mengisi form
permohonan PJB Validasi
Form permohonan PJB
Menerbitkan PJB, SPTB, SPPK
Menerbitkan GD1M Jaminan
PJB SPTB
SPPK Melakukan
crosscheck barang Melakukan pemeriksaan
kualitas [DIGUDANG] RPK
Sesuai?
Melakukan persetujuan barang
masuk ya
Memenuhi syarat?
Menerbitkan LHPK ya
Menerbitkan SPP SPP
Melakukan pencairan dana ke BANK yang
ditunjuk Selesai
GD1M LHPK
Membuat memo penyerahan jaminan
Ya Valid?
Form permohonan PJB [tervalidasi]
Tidak Memo penyerahan
jaminan Membuat
jaminan
Melakukan pengiriman barang
Tidak
Membuat memo konfirmasi barang
sampai digudang Memo konfirmasi barang
sampai digudang Membuat
RPK
Tidak
1
Gambar 3.1 Document flow penerimaan barang
Proses pengeluaran barang dimulai dari dokumen pelaksanaan logistik LAKLOG dan instruksi angkutan INANG yang diserahkan oleh divre untuk sub
divre sebagai dasar proses membuat surat perintah pengeluaran barang SPPB, SPPB diserahkan kepada bagian gudang sebagai dasar proses pengangkutan barang,
setelah proses pengangkutan barang bagian gudang membuat berita acara sebagai dasar proses membuat rekap harian pengeluaran barang untuk diserahkan pada
bagian pelayanan publik. Rekap harian dari bagian gudang digunakan oleh bagian pelayanan publik sebgai dasar proses membuat laporan periode yang akan
diserahkan pada divre dan sub divre.
Pengeluaran berasgabah
Divre Subdivre
Gudang Pelayanan Publik
P h
as e
Mulai Membuat
SPPB SPPB
Pengangkutan barang Membuat berita acara
serah terima
Membuat laporan rekap GD1K
Berita acara serah terima
GD1K Membuat rekap harian
pengeluaran barang Rekap harian
pengeluaran barang Membuat laporan
periode Laporan
pengeluaran barang Selesai
Laporan pengeluaran barang
Laklog Inang
Gambar 3.2 Document flow pengeluaran barang
3.2 Analisa Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian gudang dan pelayanan publik khususnya dengan user-user yang bersangkutan dengan sistem, maka dapat dibuat
User Requirement . User Requirement berfungsi untuk mengetahui kebutuhan dari
masing-masing user yang berhubungan langsung dengan aplikasi sehingga aplikasi yang dibuat dapat sesuai dengan apa yang diminta oleh user-user yang
Kategori