TA : Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Penerimaan dan Pengeluaran Beras Pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara.

RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BERAS PADA

SUB DIVRE BULOG SURABAYA UTARA

TUGAS AKHIR

Program Studi SI Sistem Informasi

Oleh:

MUHAMMAD HAMDANI ABDILLAH 08410100192

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMASI

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ...vii

KATA PENGANTAR ...viii

DAFTAR ISI ...x

DAFTAR TABEL ...xiv

DAFTAR GAMBAR ...xvii

DAFTAR LAMPIRAN ...xxii

BAB I PENDAHULUAN...1

1.1 Latar Belakang Masalah...1

1.2 Perumusan Masalah...5

1.3 Batasan Masalah...6

1.4 Tujuan Penelitian...6

1.5 Sistematika Penulisan...6

BAB II LANDASAN TEORI ...8

2.1 Pengertian Pengadaan Beras...8

2.1.1 Ketentuan Pengadaan Gabah/Beras...8

2.2 Pendistribusian dan Penyaluran Beras...10

2.3 Pengertian Persediaan...11

2.4 Konsep Dasar Retur...12

2.5 Safety Stock...12

2.5.1 Faktor Pendorong Safety Stock...13

2.5.2 Metode penentuan Safety Stock...14

2.6 Pengertian Pencatatan...16

2.7 Aplikasi...17

2.8 Website...17

2.9 Siklus Hidup Pengembangan Sistem...19

2.10.2 Database MySQL...23

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM...24

3.1 Analisa Sistem...24

3.1.1 Studi Literatur...24

3.1.2 Pengumpulan Data...25

3.1.3 Identifikasi Masalah...26

3.2 Analisa Kebutuhan Pengguna...28

3.2.1 Fungsi Tipe Barang...29

3.2.2 Fungsi Barang...29

3.2.3 Fungsi Pemasok...30

3.2.4 Fungsi Pencatatan Penerimaan...30

3.2.5 Fungsi Konfirmasi Pencatatan Penerimaan...31

3.2.6 Fungsi Berita Acara Penerimaan Barang...31

3.2.7 Fungsi Pencatatan Pengeluaran Barang...32

3.2.8 Fungsi Berita Acara Pengeluaran Barang...32

3.2.9 Fungsi Laporan Penerimaan...33

3.2.10 Fungsi Laporan Pengeluaran...33

3.2.11 Fungsi Laporan Persediaan...34

3.3 Desain Sistem...34

3.3.1 System Flow...35

3.3.2 Data Flow Diagram (DFD)...42

3.3.3 Entity Relationship Diagram...50

3.3.4 Struktur Tabel...52

3.3.5 Desain Input Output...56

3.3.6 Test Case...71

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI...79

Halaman

4.1.1 Kebutuhan Software (Perangkat Lunak)...79

4.1.2 Kebutuhan Hardware (Perangkat Keras)...80

4.2 Implementasi Sistem...80

4.2.1 Form Login...80

4.2.2 Form Halaman Utama Bagian Gudang...84

4.2.3 Data Master...84

4.2.4 Transaksi Penerimaan...98

4.2.5 Form Pencatatan Pengeluaran...106

4.2.6 Laporan...109

4.3 Evaluasi Sistem... 127

4.4 Analisis Hasil Uji Coba... 147

BAB V PENUTUP... 149

5.1 Kesimpulan...149

5.2 Saran...149

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Badan Urusan Logistik (Bulog) merupakan perusahaan umum milik

negara yang bergerak di bidang logistik pangan. Perusahaan Umum (Perum) Bulog

memiliki tugas pokok yaitu menjaga Harga Pembelian Pemerintah (HPP),

pengadaan dan penyaluran beras bersubsidi bagi kelompok masyarakat

berpendapatan rendah, pengadaan dan pengelolaan Cadangan Beras Pemerintah

(CBP) serta melakukan pengadaan beras dari luar negeri apabila ketersediaan beras

dalam negeri tidak mencukupi. Untuk penyerapan beras dalam per hari dapat

menyerap 8.000 ton, bahkan jika panen melimpah dapat menyerap hingga 10.000

ton per hari. Perum Bulog memiliki beberapa Divisi Regional (Divre) di beberapa

wilayah, salah satunya yaitu Jawa Timur (Jatim) yang disebut dengan Divre Jatim.

Divre Jatim sendiri memiliki sub-sub divre, salah satunya yaitu Sub Divre Surabaya

Utara, Sub Divre Surabaya Utara saat ini memiliki tiga gudang yaitu Gudang Beras

Bulog (GBB) Banjar Kemantren I, Banjar kemantren II dan Banjar Kemantren III,

untuk mitra kerja pemasok terdapat empat sumber yaitu Unit Kerja Pengadaan

(MKP), Unit Pengelolaan Gabah Beras (UPGB), Satuan Tugas Operasional

Pengadaan Gabah Dalam Negeri (SATGAS ADA DN) serta Bulog lain.

Berikutnya akan dijelaskan mengenai alur proses penerimaan beras yang saat ini sedang berjalan pada Bulog Sub Divre Surabaya Utara, dapat dilihat pada gambar 1.1.

2 Mitra Kerja Kadivre 1. Mengajukan PPK Bagian Gudang 4. Menerbitkan 3 . M e n e rb itk a n Bagian Gudang 8. Diterima Kadivre 9 .M e n e rb itk a n 10 . M e n ye ra hk a n 6. Pemeriksaan Kualitas Beras

5. Menyerahkan Beras

Mitra Kerja

7. Ditolak

- Form permohonan Pengadaan

- PJB - DO KARPLAS

- SPTB - SPPK - PJB - PJB - SPTB - GD1M - LHPK - PJB - LHPK - SPP

Gambar 1.1 Workflow Penerimaan Beras Pada Sub Divre Surabaya Utara

Untuk proses pengadaan gabah dan beras mitra kerja mengajukan permohonan pengadaan kepada Kadivre/Kasubdivre/Kakansilog yang isinya meliputi kuantum dan jangka waktu pengadaan beras. Kemudian Kadivre/Kasubdivre/Kakansilog menentukan kuantum, waktu dan tempat pelaksanaan pengadaan serta membuat Perjanjian Jual Beli (PJB) beras untuk pengadaan, menerbitkan Delivery Order (DO) karplas/benang kuralon untuk mitra kerja setelah mitra kerja menyerahkan jaminan karplas/benang kuralon, serta menerbitkan Surat Perintah Terima Barang (SPTB) kepada kepala gudang dan Surat Perintah Pemeriksaan Kualitas (SPPK) kepada Petugas Pemeriksa Kualitas (PPK). Selanjutnya mitra kerja membuat surat pernyataan bahwa beras yang

diserahkan ke gudang Bulog telah memenuhi persyaratan kualitas yang telah ditetapkan Perum Bulog. Setelah itu mitra kerja dapat menyerahkan beras sesuai dengan PJB dan SPTB ke gudang yang telah ditunjuk untuk dilakukan pemeriksaan oleh PPK. Berdasarkan hasil pemeriksaan oleh PPK maka kepala gudang dapat menerima, menolak atau meminta analisis ulang terhadap kualitas beras yang diserahkan mitra kerja, beras yang memenuhi persyaratan diterima untuk kemudian disimpan di gudang dan sebagai bukti penerimaan barang kepala gudang menerbitkan Rekap Penerimaan Barang (GD1M) dan PPK menerbitkan Lembar Hasil Pemeriksaan Kualitas (LHPK). Berdasarkan GD1M yang telah ditandatangani oleh kepala gudang yang bersangkutan, salinan PJB, LHPK yang dibuat oleh PPK, Kadivre/Kasubdivre/Kakansilog menerbitkan Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang selanjutnya diserahkan kepada mitra kerja untuk pencairan pembayaran pengadaan ke pihak bank yang telah ditunjuk.

Berikutnya akan dijelaskan mengenai alur proses pengeluaran beras yang saat ini sedang berjalan pada Bulog Sub Divre Surabaya Utara, dapat dilihat pada gambar 1.2.

Divre Jawa Timur Sub Divre Surabaya Utara

Kepala Gudang

Sub Divre Surabaya Utara Kontraktor Pengangkut

1. Memberikan Perintah 2. Mengeluarkan

3. Mengeluarkan

4

. Me

n

y

e

ra

h

k

a

n

- LAKLOG - INANG - SPPB

- Beras - Berita acara serah terima

- GD1K

4

Untuk proses keluar beras, Sub Divre Surabaya Utara menerima perintah dari Divre Jatim berupa Pelaksanaan Logistik (Laklog) dan Instruksi Angkutan

(Inang) yaitu perintah untuk melakukan kegiatan Movement Nasional (Movenas),

selanjutnya atas dasar Laklog dan Inang tersebut Sub Divre Surabaya Utara

menerbitkan Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB) yang diserahkan kepada

kepala gudang yang ditunjuk untuk mengeluarkan beras. Setelah dilakukan

pengangkutan barang ke angkutan selanjutnya gudang yang mengeluarkan barang

tersebut membuat berita acara serah terima barang yang menyatakan pihak gudang

telah menyerahkan beras kepada pihak angkutan yang selanjutnya dilakukan

pengiriman. Kemudian pihak gudang membuat laporan yaitu rekap penyerahan

barang (GD1K) untuk diserahkan kepada Sub Divre Surabaya Utara.

Untuk jumlah safety stock yang ada pada Bulog Sub Divre Surabaya Utara

yaitu 10.000 ton dan apabila stock ada pada kondisi minimal maka akan dilakukan

proses pengadaan hingga memenuhi jumlah yang sudah ditentukan oleh Bulog dan

apabila stock beras pada kondisi penuh atau maksimal maka akan dilakukan

pengeluaran barang seperti Movement Nasional (Movenas) ke Bulog lain, Beras

Miskin (Raskin) dan operasi pasar.

Proses bisnis yang dilakukan selama ini yaitu bagian gudang memberikan

laporan harian hasil penerimaan ataupun pengeluaran beras kepada bagian

pelayanan publik yang selanjutnya akan dibuat laporan untuk diserahkan kepada

Kasubdivre, akan tetapi dalam kenyataannya proses penyerahan laporan yang

dilakukan oleh bagian gudang ke bagian pelayanan publik tidak dilakukan secara langsung karena jarak antara gudang dengan kantor utama yang terpisah sehingga proses pelaporan menjadi terhambat. Selain itu Proses pengumpulan data-data

dalam bentuk hardcopy, dapat menyebabkan data hilang ataupun rusak dan Pada saat proses pengelolaan data sering terjadi salah menulis nilai sehingga pada saat dikonfirmasikan kepada bagian pelayanan publik harus mencari atau merevisi kesalahan, apabila terjadi kesalahan pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada laporan, maka akan sangat sulit dalam mencari dan mengurutkan data jika semua masih dilakukan secara manual berupa arsip. Hal tersebut juga memakan cukup banyak waktu.

Untuk itu akan dibuat suatu aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras Pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara. Aplikasi tersebut dirancang untuk membantu bagian gudang dalam hal melakukan pencatatan beras masuk dan keluar serta bagian pelayanan publik dalam hal pelaporan dan sebagai acuan untuk melakukan pengadaan beras. Aplikasi ini dijalankan menggunakan media website yang nantinya pengguna dapat mengakses dengan menggunakan

device apapun dan dimanapun tentunya dengan media internet. Aplikasi ini

nantinya digunakan oleh bagian gudang sebagai admin untuk menginputkan data beras masuk atau beras keluar, sedangkan untuk bagian pelayanan publik hanya bisa mengakses untuk melihat laporan jumlah beras masuk dan keluar, asal dan tujuan beras, serta jumlah stok pada setiap gudang.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka didapatkan rumusan masalah yaitu bagaimana merancang dan membangun aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara.

6

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah di dalam pembuatan tugas akhir ini adalah: 1. Penelitian ini hanya membahas penerimaan dan pengeluaran beras pada Sub

Divre Bulog Surabaya Utara

2. Aplikasi ini tidak membahas tentang penerimaan mitra kerja 3. Aplikasi yang dibuat mengacu pada Pedoman Umum Bulog

4. Pengendalian persediaan menggunakan safety stock yang ditetapkan perusahaan 5. Aplikasi membahas retur penerimaan barang, dan tidak membahas retur

pengeluaran barang

1.4 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari tugas akhir ini menghasilkan rancang bangun aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dikemukakan hal-hal yang menjadi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan serta sistematika penulisan laporan ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini dibahas secara singkat teori-teori yang berhubungan dan mendukung dalam pembuatan tugas akhir ini. Adapun teori yang dibahas meliputi: sistem informasi merupakan subyek utama, sistem

persediaan untuk menjamin kelancaran mekanisme pemenuhan kebutuhan konsumen, database yang merupakan kumpulan dari data-data yang ada dan saling berkesinambungan.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini dibahas tentang gambaran umum dan perancangan dari sistem yang dibuat. Perancangan sistem yang dibuat meliputi block diagram, system flow, data flow diagram, Entity Relationship

Diagram, dan desain input output.

BAB IV IMPLEMENTASI dan EVALUASI

Pada bab ini dibahas tentang implementasi dari sistem yang dibuat secara keseluruhan serta melakukan pengujian terhadap aplikasi yang dibuat untuk mengetahui apakah sistem tersebut dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sesuai dengan yang diharapkan.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini dibahas tentang kesimpulan dan saran. Kesimpulan dan saran yang ada pada bab ini didapatkan dari hasil evaluasi sistem, sedangkan saran menjelaskan saran untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut.

8 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Pengadaan Beras

Pengadaan gabah atau beras adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh Perusahaan Umum Bulog dalam melaksanakan penugasan pemerintah (Direktorat Pelayanan Publik, 2014).

2.1.1 Ketentuan Pengadaan Gabah/Beras 1. Target Pengadaan

pengadaan dalam negeri dilaksanakan berdasarkan target pengadaan dalam negeri pada tahun berjalan yaitu:

a. Dibuat berdasarkan perhitungan kebutuhan penyaluran dan stok akhir yang diperlukan dan dibuat secara berjenjang mulai dari tingkat Sub Divre per-bulan per-komoditi gabah atau beras sesuai dengan kebutuhan dan kondisi objektif daerah masing-masing dan disesuaikan dengan rencana nasional. b. Target dapat direvisi sesuai dengan kondisi dinamis yang terjadi di lapangan. 2. Saluran Pengadaan

Saluran Pengadaan gabah/beras da;am negeri dilaksanakan melalui: a. Mitra Kerja Pengadaan Gabah/Beras Dalam Negeri.

b. Unit Pengelolaan Gabah Beras.

c. Satuan Tugas Operasional Pengadaan Gabah Dalam Negeri. d. Bulog Lain

3. Mekanisme dan Penyerahan Gabah/Beras Pengadaan Dalam Negeri

a. Mekanisme pengadaan gabah/beras dalam negeri melalui Mitra Kerja, SATGAS ADA DN, UPGB dan Bulog lain diatur lebih rinci dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengadaan Dalam Negeri.

b. Penyerahan gabah/beras pengadaan dalam negeri dapat dilakukan sekaligus maupun secara bertahap di gudang Perum Bulog.

c. Perikatan pengadaan gabah dapat dilakukan melalui perjanjian terkait dan perjanjian terputus.

d. Penentuan perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditentukan oleh Kadivre/Kasubdivre/Kakansilog yang disesuaikan dengan kondisi daerah dan kesepakatan antara Perum Bulog dengan mitra kerja.

4. Pola Pengadaan

a. Pola pengadaan dapat dilaksanakan dengan pengadaan setempat, pengadaan lokal, pengadaan regional, dan pengadaan daerah defisit.

b. Pengadaan Setempat dilaksanakan berdasarkan Instruksi Presiden yang berlaku.

c. Pengadaan lokal, pengadaan regional dan pengadaan daerah defisit dimaksudkan untuk meningkatkan pengadaan dalam negeri dalam rangka pemenuhan kebutuhan penyaluran setempat setelah usulan yang diajukan oleh Kadivre mendapatkan persetujuan Direksi.

d. Pengadaan Regional dan Pengadaan Lokal dilaksanakan berdasarkan Instruksi Presiden yang berlaku dengan tambahan insentif angkutan.

10

e. Apabila penyerapan melalui Pengadaan Setempat tidak optimal, dalam rangka memenuhi kebutuhan penyaluran setempat, maka dapat dilaksanakan Pengadaan Daerah Defisit.

f. Berdasarkan insentif harga daerah defisit maupun insentif angkutan ditetapkan oleh Direksi berdasarkan usulan Kadivre dan/atau hasil evaluasi oleh Kantor Pusat.

2.2 Pendistribusian/Penyaluran Beras

Distribusi atau penyaluran pangan khususnya beras adalah suatu pengaturan atau tindakan khusus dalam rangka mengarahkan pola distribusi kepada konsumen. Untuk stabilisasi ketersediaan beras dan harga beras di pasaran, maka perum Bulog menyalurkan/mendistribusikan beras persediaannya.

Golongan masyarakat yang menjadi konsumen dikelompokkan dalam 3 kelompok yaitu:

1. Golongan anggaran adalah golongan pembiayaan jatah berasnya dibiayai oleh Direktorat Jenderal Anggaran.

2. Golongan Non Anggaran adalah konsumen beras diluar Golongan Anggaran yang mengadakan transaksi jual beli berdasarkan perjanjian antara Divre/Sub Divre dengan konsumen yang bersangkutan baik jenis, jumlah dan harga serta syarat-syarat pergerakan dan pembayaran.

3. Movement adalah pemindahan barang atau persediaan dari suatau gudang ke gudang lainnya, dalam wilayah Divre yang sama di sebut regional dan dari gudang ke gudang lainnya dalam Sub Divre yang sama disebut lokal.

2.3 Pengertian Persediaan

Setiap perusahaan industri perlu memiliki perusahaan untuk menjamin kelangsungannya. Hal ini perlu dilakukan dengan menginvestasikan sejumlah uang kedalam nya. Mereka harus mampu mempertahankan jumlah persediaan optimum untuk menjamin kebutuhan bagi kemajuan kegiatan perusahaan baik secara kuantitas maupun kualitas.

Persediaan pada umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang jumlah nya cukup besar dalam suatu perusahaan. Hal ini mudah dipahami karena persediaan merupakan faktor penting dalam menentukan kelancaran operasi perusahaan. Persediaan merupakan bentuk investasi, dari mana keuntungan (laba) itu bisa diharapkan melalui penjualan dikemudian hari. Oleh sebab itu pada kebanyakan perusahaan sejumlah minimal persediaan harus dipertahankan untuk menjamin kontinuitas dan stabilitas penjualannya. Pengertian persediaan menurut beberapa ahli antara lain sebagai berikut :

Menurut Sofyan Assauri dalam buku Marihot Manullang dan Dearlisinaga (2005), menerangkan bahwa ;

“Persediaan adalah sebagai suatu aktiva lancar yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha normal atau persediaan barang-barang yang masih dalam pekerjaan proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaanya dalam suatu proses

produksi.”

Menurut Zaki Baridwan (2000), menerangkan bahwa ;

“Pengertian persediaan barang secara umum istilah persediaan barang

dipakai untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan memproduksi barang-barang yang akan dijual.”

12

Menurut John J.Wild, K R.Subramanyam dan Robert F Halsey (2004), menerangkan bahwa ;

“Persediaan (inventory) merupakan barang yang dijual dalam

aktivitas operasi normal perusahaan.”

Menurut Fien Zulfikarijah (2005), menerangkan bahwa ;

“Persediaan didefinisikan sebagai stock bahan baku yang digunakan untuk

memfasilitasi produksi atau memuaskan permintaan konsumen.“

2.4 Retur Penerimaan

Menurut Ardiyos (2005) dalam Buku Kamus Besar Akuntansi Pengertian Retur adalah mempertukarkan barang dagangan yang sudah terjual dengan suatu pembeyaran kembali atau kredit terhadap penjualan masa mendatang dalam perdagangan eceran (retail).

2.5 Safety Stock

Pengertian persediaan pengaman (safety stock) menurut Freddy Rangkuty (2004) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (Stock Out).

Sedangkan pengertian menurut Sofjan Assauri (2004) sama halnya dengan pengertian Freddy Rangkuty yaitu persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadi kekurangan bahan (Stock Out) .

Sedangkan pengertian menurut Fien Zulfikarijah (2005) Safety stock

merupakan persediaan yang digunakan dengan tujuan supaya tidak terjadi stock out

(kehabisan stock).

Tujuan safety stock adalah untuk meminimalkan terjadinya stock out dan mengurangi penambahan biaya penyimpanan dan biaya stock out total, biaya penyimpanan disini akan bertambah seiring dengan adanya penmbahan yang

berasal dari reorder point oleh karena adanya safety stock. Keuntungan adanya

safety stock adalah pada saat jumlah permintaan mengalami lonjakan, maka

persediaan pengaman dapat digunakan untuk menutup permitaan tersebut.

2.5.1 Faktor Pendorong Safety Stock

Menurut Fien Zulfikarijah (2005) ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan perusahaan melakukan safety stock yaitu ;

1. Biaya atau kerugian yang disebabkan oleh stock out tinggi. Apabila bahan yang digunakan untuk proses produksi tidak tersedia, maka aktivitas perusahaan akan terhenti yang menyebakan terjadinya idle tenaga kerja dan fasilitas pabrik yang pada akhirnya perusahaan akan kehilangan penjualannya.

2. Variasi atau ketidakpastian permintaan yang meningkat. Adanya jumlah permintaan yang meningkat atau tidak sesuai dengan peramalan yang ada diperusahaan menyebabkan tingkat kebutuhan persediaan yang meningkat pula, oleh karena itu perlu dilakukan antisipasi terhadap safety stock agar semua permintaan dapat terpenuhi.

3. Resiko stockout meningkat. Keterbatasan jumlah persediaan yang ada dipasar dan kesulitan yang dihadapi perusahaan mendapatkan persediaan akan berdampak pada sulitnya terpenuhi persediaan yang ada di perusahaan, kesulitan ini akan menyebabkan perusahaan mengalami stock out.

4. Biaya penyimpanan safety stock yang murah. Apabila perusahaan memiliki gudang yang memadai dan memungkinkan, maka biaya penyimpanan tidaklah terlalu besar hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi terjadinya stock out.

14

2.5.2 Metode Penentuan Safety Stock

Dalam menentukan safety stock terdapat metode yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai berikut :

1. Intuisi

Persediaan ditentukan berdasarkan jumlah safety stock pengalaman sebelumnya misalnya 1,5 kali; 1,4 kali dan seterusnya selama lead time.

2. Service level tertentu

Metode ini mengukur seberapa efektif perusahaan mensuplai permintaan barang dari stocknya. Dalam perhitungan digunakan probalitas untuk memenuhi permintaan, untuk itu diperlukan informasi yang lengkap tentang probalitas berbagai tingkatan permintaan selama lead time karena sering kali terjadi variasi. Variasi ini disebabkan oleh fluktuasi lama lead time dan tingkat permintaan rata-rata.

3. Permitaan dengan distribusi empiris

Metode ini didasarkan pada pengalaman empiris dimana dalam penentuan stock didasarkan pada kondisi riil yang dihadapi oleh perusahaan.

4. Permintaan distribusi normal

Permintaan yang dilakukan oleh beberapa pelanggan memiliki jumlah yang bebeda-beda, walaupun demikian dengan menggunakan asumsi permintaan bersifat total akan dapat dilakukan perhitungan dengan distribusi normal.

5. Permintaan berdistribusi Poisson

Pada saat jumlah permintaan total merupakan permintaan dari beberapa pelanggan dimana setiap pelanggan hanya membutuhkan sedikit barang, maka sedikt sekali kemungkinan produsen akan memenuhi kebutuhan satu

pelanggan dalam jumlah yang besar. Dengan adanya rata-rata tingkat pemesanan yang konstan dan interval waktu jumlah pemesanan tidak tergantung pada yang lainnya,maka penentuan safety stock nya dapat menggunakan pendekatan distribusi poisson dengan syarat jumlah permintaan rata-rata selama lead time sama atau kurang dari 20.

6. Lead time tidak pasti

Adanya jumlah permintaan yang tidak pasti pada periode tertentu akan berakibat lead time untuk setiap siklus pemesanan bervariasi. Untuk itu perusahaan akan berusaha menyediakan safety stock atau buffer stock selama

lead time.

7. Biaya stock out

Peningkatan biaya penyimpanan akan meningkat service level, sehingga semua usaha yang digunakan untuk menutup semua level yang memungkinkan pada saat terjadi lead time permintaan merupakan tujuan yang sangat sulit dicapai. Untuk semua produk, permintaan maksimum akan lebih murah dibandingkan dengan terjadinya stockout. Permasalahannya adalah menentukan tingkat

safety stock yang dapat menyeimbangkan biaya penyimpanan dengan biaya

safety stock out. Dari uraian diatas pentingnya safety stock disebabkan oleh

karena kerugian yang akan ditanggung oleh perusahaan karena proses terhenti, variasi permintaan yang sangat variatif, resiko stock out dipasar (pemasok) meningkat dan kemungkinan biaya safety stock yang lebih murah. Penentuan

safety stock dapat dilakukan mulai perhitungan yang sangat sederhana yaitu

dengan menggunakan intuisi sampai dengan menggunakan pendekatan ilmiah atau menggunakan alat statistik baik dengan distribusi normal maupun poisson yang kesemuanya bertujuan untuk menentukan safety stock yang terbaik.

16

2.6 Pengertian Pencatatan

Pencatatan berasal dari kata “catat” yang berarti menuliskan sesuatu untuk

pringatan. Adapun pengertian pencatatan berdasarkan beberapa buku yaitu:

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008) yang dimaksud

pencatatan: “Pencatatan adalah proses, pembuatan, cara mencatat atau menuliskan sesuatu ke dalam buku”

Menurut Mulyadi (2008) mengemukakan bahwa, pencatatan adalah suatu urutan ketiga klerikal biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Menurut Simamora (2000) Pencatatan adalah pembuatan suatu catatan pembukuan, kronologis kejadian yang terjadi, terukur melalui suatu cara yang sistematis dan teratur.

Pencatatan sangat perlu dilakukan pada setiap kegiatan yang akan dan telah dilakukan untuk merakam dalam bentuk tulisan secara rinci rencana kegiatan yang akan dilakukan dan merekam hasil kegiatan yang telah dilakukan. Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pencatatan adalah suatu kegiatan penghimpunan data dengan cara mencatat sehingga mampu memberikan satu kesatuan informasi.

2.7 Aplikasi

Menurut Jogiyanto (2005), aplikasi merupakan penerapan, menyimpan sesuatu hal, data permasalahan, pekerjaan kedalam suatu sarana atau media yang digunakan untuk menerapkan atau mengimplementasikan hal atau permasalahan tersebut sehingga berubah menjadi bentuk yang baru tanpa menghilangkan

nilai-nilai dasar hal, data, permasalahan atau pekerjaan. Jadi dalam hal ini bentuk dari tampilan data yang berubah, sedangkan isi yang termuat dalam data tersebut tidak mengalami perubahan. Jadi program aplikasi adalah sederet kode yang digunakan untuk mengatur komputer supaya dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan keinginan progammer atau user.

Definisi lain aplikasi merupakan kumpulan dari prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Misalnya penjumlahan, klasifikasi, rotasi, koreksi geometri, query, overlay, buffer, jointable dan sebagainya.

2.8 Website

Menurut Lee (1999) secara terminologi, website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang biasanya terangkum dalam sebuah domain (alamat) atau sub domain, yang tempatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di

Internet. Sebuah halaman website adalah dokumen yang ditulis dalam format

HTML (Hyper Text Markup Language), yang hampir selalu bisa diakses melalui HTTP, yaitu protokol yang menyampaikan informasi dari server website untuk ditampilkan kepada para pemakai melalui web browser. Semua publikasi dari

website tersebut dapat membentuk sebuah jaringan informasi yang sangat besar.

Halaman – halaman dari website akan bisa diakses melalui sebuah URL yang biasa disebut Homepage. URL (Uniform Resource Locator) ini mengatur halaman – halaman situs untuk menjadi sebuah hirarki, meskipun hyperlink –

hyperlink yang ada di halaman tersebut mengatur para pembaca dan memberitahu

mereka susunan keseluruhan dan bagaimana arus informasi ini berjalan. Beberapa

18

mengakses sebagian atau keseluruhan isi website tersebut. Contohnya, ada beberapa situs – situs bisnis, situs – situs e-mail gratisan, yang membutuhkan subkripsi agar kita bisa mengakses situs tersebut.

Menurut Lee (1999) website dibagi menjadi dua jenis website statik dan

website dinamis:

Sebuah Website statik adalah salah satu bentuk website yang isi didalam

website tersebut tidak dimaksudkan untuk di update secara berkala, dan biasanya di

maintenance secara manual oleh beberapa orang yang menggunakan software

editor.

Sementara sebuah website dynamic adalah website yang secara berkala, informasi didalamnya berubah, atau website ini bisa berhubungan dengan pengguna dengan berbagai macam cara atau metode (HTTP cookies atau Variabel Database, sejarah kunjungan, variabel sesi dan lain-lain) bisa juga dengan cara interaksi langsung menggunakan form dan pergerakan mouse. Ketika web server menerima permintaan dari pengguna untuk memberikan halaman tertentu, maka halaman tersebut akan secara otomatis di ambil dari media penyimpanan sebagai respon dari permintaan yang diminta oleh pengguna. Sebuah situs dapat menampilkan dialog yang sedang berlangsung diantara dua pengguna, memantau perubahan situasi, atau menyediakan informasi yang berkaitan dengan sang pengguna.

2.9 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

System Development Life Cycle (SDLC) adalah suatu kerangka yang

menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada setiap tahap pembuatan sebuah software (Fatta, 2007). Terdapat banyak metode untuk mendeskipsikan SDLC ini, pada dasarnya setiap metode menggambarkan yang meliputi.

A. Identifikasi, Seleksi dan Perencanaan

Tahap ini merupakan tahap preliminary dari pembuatan suatu software. Pada tahap ini, dikembangkan suatu rancang bangun dari suatu software. Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap ini antara lain.

1. Mengidentifikasi kebutuhan user.

2. Menyeleksi kebutuhan user dari proses identifikasi diatas, dengan menyesuaikan dengan kapasitas teknologi yang tersedia serta efisiensi.

3. Merencanakan sistem yang akan digunakan pada software yang dibuat, Dengan kebutuhan-kebutuhan sebagai berikut: kebutuhan fungsional dan non-fungsional, kebutuhan user, kebutuhan sistem, kebutuhan dokumen dan perangkat lunak.

B. Analisis Sistem

Tahap ini merupakan tahap penyempurnaan, yang bertujuan memperoleh kebutuhan software dan user secara lebih spesifik dan rinci. Tujuan dilakukan tahap ini adalah untuk mengetahui posisi dan peranan teknologi informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan, serta mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi dan implementasi

software. Analisis sistem terbagi dua, yaitu.

1. Permodelan data, yang mencakup Entity Relationship Diagram (ERD),

Conceptual Data Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM).

20

C. Desain Sistem

Setelah melakukan identifikasi serta analisis sistem, tahap selanjutnya adalah menerjemahkan konsep-konsep tersebut kedalam suatu sistem yang berwujud. Tahap ini meliputi pembuatan dan pengembangan sebagai berikut. 1. Desain form dan laporan (reports).

2. Desain antarmuka dan dialog (message). 3. Desain basis data dan file (framework). 4. Desain proses (process structure).

Pada tahap ini akan dihasilkan sebuah dokumen berupa Software

Architecture Document (SAD). SAD ini adalah dokumen yang menjelaskan tentang

arsitektur proyek perangkat lunak yang berhubungan dengan project. D. Implementasi Sistem

Tahap implementasi sistem ini diawali dengan pengetesan software yang telah dikembangkan. Beberapa tahap pengetesan adalah sebagai berikut.

1. Developmental, yakni pengetesan error per module oleh programmer.

2. Alpha testing, yakni error testing ketika software digabungkan dengan

antarmuka user.

3. Beta testing, yakni pengetesan dengan lingkungan dan data yang sebenarnya.

Pada tahap berikutnya dilakukan konversi sistem, yaitu mengaplikasikan perangkat lunak pada lingkungan yang sebenarnya untuk digunakan oleh organisasi yang memesannya. Kemudian, dilakukan tahap dokumentasi, yaitu pencatatan informasi-informasi yang terkait dengan pembuatan sistem ini dan pelatihan, yaitu mengedukasi end user mengenai bagaimana cara menggunakan software yang bersangkutan. Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak

yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Pada tahap ini akan dihasilkan sebuah dokumen berupa Test Plan. Dokumen Test Plan adalah sebuah dokumen yang digunakan memastikan dan memverifikasi antara rencana yang sudah dibuat dengan hasil yang dicapai., apakah sesuai dengan planning yang telah dibuat atau ada perubahan-perubahan dengan seiring pembuatan software.

E. Pemeliharaan Sistem

Tahap pemeliharaan sistem adalah sebagai berikut.

1. Korektif, yaitu memperbaiki desain dan error pada program (troubleshooting).

2. Adaptif, yaitu memodifikasi sistem untuk beradaptasi dengan perubahan

lingkungan.

3. Perfektif, yaitu melibatkan sistem untuk menyelesaikan masalah baru atau

menambah fitur baru pada sistem yang telah ada.

4. Preventif, yaitu menjaga sistem dari kemungkinan masalah di masa yang akan

datang.

2.10 Alat Kelengkapan Sistem

Penganalisis sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik. Tahap perancangan juga mencakup perancangan file-file atau basis data yang bisa menyimpan data-data yang diperlukan oleh pembuat keputusan.

22

2.10.1 PHP (Personal Home Page)

Menurut Kadir (2008) PHP adalah kombinasi antara bahasa pemrograman dan aplikasi server. PHP merupakan server-side scripting yang digunakan untuk membuat dan menjalankan aplikasi web server yang dinamis, interaktif dan mempunyai performansi tinggi. Aplikasi server adalah program yang terdiri atas teknik-teknik dalam satu paket yang meliputi:

1. Ketangguhan bahasa pemrograman.

2. Pengaksesan basis data ke media penyimpanan yang permanent. 3. Mendukung internet protocol, khusunya HTTP dan e-mail.

PHP mampu berhubungan dengan basis data dan dapat diintegrasikan dengan HTML. PHP dapat berjalan dalam web server yang berbeda dalam system operasi yang berbeda pula. PHP ditulis dalam bahasa C, sehingga sebagian besar sintak PHP mirip dengan C dan perl. Beberapa keuntungan menggunakan PHP adalah sebagai berikut:

1. Open source, semua source code PHP tersedia.

2. PHP diterbitkan secara gratis, tidak ada biaya dalam mengimplementasikan.

3. Cross-platform, PHP dapat berjalan dalam sistem operasi Windows 98,

Windows NT dan Macintosh.

4. PHP juga dapat berjalan pada server microsoft personal Web Server, IIS dan

Aphace.

5. Embedded-html, karena itu PHP mudah dipelajari.

2.10.2 Database MySQL

Database MySQL adalah jenis database yang sangat populer dan

MySQL juga dapat dijalankan dibeberapa platform, antara lain linux, windows, dan sebagainya (Madcoms, 2011).

24 BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem ini mencakup idetifikasi masalah yang digambarkan dalam bentuk document flow dan hasil identifikasi masalah atau solusi yang digambarkan dalam bentuk arsitektur aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada sub divre Bulog Surabaya Utara.

3.1.1 Studi Literatur

Studi literatur berisi tentang teori, temuan, dan bahan penelitian lain yang diperoleh dari bahan acuan untuk dijadikan landasan kegiatan penelitian. Uraian yang relefan dengan kasus atau permasalahan yang ditemukan.

Referensi tersebut berisikan tentang: 1. Profilperusahaan

2. Proses bisnis perusahaan 3. Permasalahan yang ada

4. Mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan

Referensi ini dapat dicari dari buku, jurnal, artikel laporan penelitian, dan situs-situs di internet. Output dari studi literatur ini adalah terkoleksinya referensi yang relefan dengan perumusan masalah. Tujuannya adalah untuk memperkuat permasalahan serta sebagai dasar teori dalam melakukan studi dan juga menjadi dasar untuk melakukan pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara.

3.1.2 Pengumpulan Data Wawancara

Wawancara yang dilakukan pada penelitian ini, dilakukan selama beberapa minggu, langkah ini bertujuan untuk mencari permasalahan yang sedang dihadapi oleh pihak perusahaan saat ini. Wawancara terkait informasi ini dilakukan secara langsung dengan Divisi pelayanan publik dan bagian gudang Sub Divre Bulog Surabaya Utara sebagai narasumbernya.

Wawancara tersebut menghasilkan berbagai informasi, seperti profil perusahaan, visi, misi, tujuan, struktur organisasi serta tugas dan kewajiban dari masing-masing bagian pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara. Hasil wawancara tersebut juga menghasilkan data penerimaan dan pengeluaran, serta proses bisnis perusahaan yang berjalan pada perusahaan. Data tersebut yang nantinya akan digunakan sebagai contoh data untuk melakukan penyusunan laporan.

Observasi

Selain melakukan wawancara dengan bagian pelayanan publik dan gudang diatas, maka langkah lainnya adalah melakukan observasi. Hasil dari observasi yang dilakukan adalah diketahui alur dan proses dari penerimaan dan pengeluaran yang saat ini dilakukan oleh Sub Divre Bulog Surabaya Utara. Proses bisnis yang diamati adalah proses penerimaan dan pengeluaran beras, serta data tugas pokok dan fungsi perusahaan.

26

3.1.3 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan langkah awal untuk membuat sistem baru atau mengembangkan sistem yang sudah ada. Berdasarkan hasil survey dan wawancara yang dilakukan pada bagian gudang dalam transaksi penerimaan dan pengeluaran beras penulis dapat menggambarkan sistem yang sedang berjalan dalam bentuk document flow, dengan penjelasan sebagai berikut :

Proses bisnis yang dilakukan selama ini yaitu bagian gudang memberikan laporan harian hasil penerimaan ataupun pengeluaran beras kepada bagian pelayanan publik yang selanjutnya akan dibuat laporan untuk diserahkan kepada Kasubdivre, akan tetapi dalam kenyataannya proses penyerahan laporan yang dilakukan oleh bagian gudang ke bagian pelayanan publik tidak dilakukan secara langsung karena jarak antara gudang dengan kantor utama yang terpisah sehingga proses pelaporan menjadi terhambat. Selain itu Proses pengumpulan data-data dalam bentuk

hardcopy, dapat menyebabkan data hilang ataupun rusak dan pada saat proses

pengelolaan data sering terjadi salah menulis nilai sehingga pada saat dikonfirmasikan kepada bagian pelayanan publik harus mencari atau merevisi kesalahan. Bila terjadi kesalahan pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada laporan, maka akan sangat sulit dalam mencari dan mengurutkan data jika semua masih dilakukan secara manual berupa arsip. Hal tersebut juga memakan cukup banyak waktu.

Dokumen flow Penerimaan beras/gabah

Supplier Divre/subdivre Gudang PPK

P h as e Mulai Mengisi form permohonan PJB Validasi Form permohonan PJB Menerbitkan PJB, SPTB, SPPK Menerbitkan GD1M Jaminan PJB SPTB SPPK Melakukan crosscheck barang Melakukan pemeriksaan kualitas [DIGUDANG] RPK Sesuai? Melakukan persetujuan barang masuk ya Memenuhi syarat? Menerbitkan LHPK ya Menerbitkan SPP SPP Melakukan pencairan dana ke BANK yang

ditunjuk Selesai GD1M & LHPK Membuat memo penyerahan jaminan Ya Valid? Form permohonan PJB

[tervalidasi] Tidak Memo penyerahan jaminan Membuat jaminan Melakukan pengiriman barang Tidak Membuat memo konfirmasi barang sampai digudang

Memo konfirmasi barang sampai digudang

Membuat RPK

Tidak

1

Gambar 3.1 Document flow penerimaan barang

Proses pengeluaran barang dimulai dari dokumen pelaksanaan logistik (LAKLOG) dan instruksi angkutan (INANG) yang diserahkan oleh divre untuk sub divre sebagai dasar proses membuat surat perintah pengeluaran barang (SPPB), SPPB diserahkan kepada bagian gudang sebagai dasar proses pengangkutan barang, setelah proses pengangkutan barang bagian gudang membuat berita acara sebagai dasar proses membuat rekap harian pengeluaran barang untuk diserahkan pada

28

bagian pelayanan publik. Rekap harian dari bagian gudang digunakan oleh bagian pelayanan publik sebgai dasar proses membuat laporan periode yang akan diserahkan pada divre dan sub divre.

Pengeluaran beras/gabah

Divre Subdivre Gudang Pelayanan Publik

P

h

as

e

Mulai

Membuat SPPB

SPPB

Pengangkutan barang

Membuat berita acara serah terima

Membuat laporan rekap GD1K Berita acara serah

terima

GD1K

Membuat rekap harian pengeluaran barang

Rekap harian pengeluaran barang

Membuat laporan periode Laporan

pengeluaran barang

Selesai Laporan pengeluaran barang Laklog & Inang

Gambar 3.2 Document flow pengeluaran barang

3.2 Analisa Kebutuhan Pengguna

Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian gudang dan pelayanan publik khususnya dengan user-user yang bersangkutan dengan sistem, maka dapat dibuat

User Requirement. User Requirement berfungsi untuk mengetahui kebutuhan dari

masing-masing user yang berhubungan langsung dengan aplikasi sehingga aplikasi yang dibuat dapat sesuai dengan apa yang diminta oleh user-user yang

bersangkutan dengan sistem. Dapat dilihat User Requirement penjadwalan dan

monitoring perbaikan lambung kapal sebagai berikut:

3.2.1 Fungsi Tipe Barang

Tabel 3.1 User requirement data tipe barang

Deskripsi : Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan data barang yang ada.

Aktor : Bagian Admin Gudang Input : Data barang (Beras, Gabah).

Proses : 1. Menginputkan data barang yang akan dikelola _{2. Simpan Data barang}

Output : Tampilan data barang yang sudah diinputkan

Peraturan _{1. Harus mengisi semua kolom yang telah disediakan}

3.2.2 Fungsi Barang

Tabel 3.2 User requirement data detil barang

Deskripsi :

Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan data detil barang sudah ada pada fungsi barang.

Aktor : Bagian Admin Gudang

Input : Data detil barang (BERAS LN THAILAND 15, BERAS LN VIETNAM 20).

Proses : 1. Menginputkan data detil barang yang akan dikelola _{2. Simpan Data barang}

Output : Tampilan data detil barang yang sudah diinputkan Peraturan _{1. Harus mengisi semua kolom yang telah disediakan}

30

3.2.3 Fungsi Pemasok

Tabel 3.3 User requirement data pemasok

Deskripsi : Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan data pemasok sudah ada.

Aktor : Bagian Admin Gudang

Input : Data Pemasok (UD. SAHABAT TANI, UD BAHAGIA).

Proses : 1. Menginputkan data pemasok yang akan dikelola _{2. Simpan Data pemasok}

Output : Tampilan data pemasok yang sudah diinputkan Peraturan _{1. Harus mengisi semua kolom yang telah disediakan}

3.2.4 Fungsi Pencatatan Penerimaan

Tabel 3.4 User requirement data pencatatan penerimaan

Deskripsi : Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan data pencatatan penerimaan.

Aktor : Bagian Admin Gudang

Input :

Data Penerimaan (No. Transaksi, Tgl Penerimaan, Jenis Pengadaan, Pemasok, Barang, Asal Panen, Tahun Panen, Jumlah).

Proses

: 1. Menginputkan data pencatatan penerimaan yang akan dikelola

_{2. Simpan data pencatatan penerimaan}

Output : Tampilan data pencatatan penerimaan yang sudah diinputkan

3.2.5 Fungsi Konfirmasi Pencatatan Penerimaan

Tabel 3.5 User requirement data konfirmasi pencatatan penerimaan

Deskripsi :

Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan data konfirmasi dari pencatatan penerimaan.

Aktor : Bagian Admin Gudang

Input :

Data konfirmasi Penerimaan (No. Transaksi, Tgl Penerimaan, Jenis Pengadaan, Pemasok, Barang, Asal Panen, Tahun Panen, Jumlah, No. Pengecekan, Realisasi Jumlah).

Proses

: 1. Menginputkan data konfirmasi pencatatan penerimaan yang akan dikelola

_{2. Simpan data konfirmasi pencatatan penerimaan} Output : Tampilan data konfirmasi pencatatan penerimaan yang

sudah diproses

Peraturan 1. Harus mengisi semua kolom yang telah disediakan

3.2.6 Fungsi Berita Acara Penerimaan Barang

Tabel 3.6 User requirement berita acara penerimaan barang

Deskripsi :

Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan no transaksi pencatatan penerimaan untuk mencetak berita acara penerimaan

Aktor : Bagian Admin Gudang

Input : Data berita acara penerimaan barang (No. Transaksi pencatatan penerimaan).

Proses : 1. Menginputkan data no transaksi

_{2. cetak data pencatatan penerimaan barang} Output : Tampilan berita acara penerimaan barang

32

3.2.7 Fungsi Pencatatan Pengeluaran Barang

Tabel 3.7 User requirement pencatatan pengeluaran barang

Deskripsi : Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan data pencatatan pengeluaran barang Aktor : Bagian Admin Gudang

Input :

Data pencatatan pengeluaran barang (No. Pengeluaran, Tgl Pengeluaran, Barang, Stok barang, Keperluan Pengeluaran, Penerima, Tujuan Pengiriman, Jumlah).

Proses : 3. Menginputkan data pencatatan pengeluaran barang _{4. Simpan data pencatatan pengeluaran barang} Output : Tampilan pencatatan pengeluaran barang

Peraturan 1. Harus mengisi semua kolom yang telah disediakan

3.2.8 Fungsi Berita Acara Pengeluaran Barang

Tabel 3.8 User requirement berita acara pengeluaran barang

Deskripsi :

Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan no pengeluaran dari transaksi pencatatan pengeluaran untuk mencetak berita acara pengeluaran

Aktor : Bagian Admin Gudang

Input : Data berita acara pengeluaran barang (No. Pengeluaran pencatatan penerimaan).

Proses : 1. Menginputkan data no pengeluaran

_{2. Cetak data berita acara pengeluaran barang} Output : Tampilan berita acara pengeluaran barang

Peraturan 1. Harus mengisi no pengeluaran yang sudah diinputkan dari data pencatatan pengeluaran

3.2.9 Fungsi Laporan Penerimaan

Tabel 3.9 User requirement laporan penerimaan barang

Deskripsi :

Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan tanggal awal dan tanggal akhir serta nama pemasok

Aktor : Bagian Admin Gudang

Input : Tanggal awal, Tanggal akhir dan Nama pemasok.

Proses

: 1. Menginputkan tgl awal dan tanggal akhir serta nama pemasok

_{2. Proses laporan penerimaan}

Output : Tampilan laporan penerimaan barang

Peraturan 1. Tanggal awal harus lebih besar dari pada tanggal akhir

3.2.10 Fungsi Laporan Pengeluaran

Tabel 3.10 User requirement laporan pengeluaran barang

Deskripsi :

Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan tanggal awal dan tanggal akhir serta keperluan

Aktor : Bagian Admin Gudang

Input : Tanggal awal, Tanggal akhir dan keperluan

Proses

: 1. Menginputkan tgl awal dan tanggal akhir serta keperluan

_{2. Proses laporan pengeluaran}

Output : Tampilan laporan pengeluaran barang

34

3.2.11 Fungsi Laporan Persediaan

Tabel 3.11 User requirement laporan persediaan barang

Deskripsi : Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan tanggal awal dan tanggal akhir Aktor : Bagian Admin Gudang

Input : Tanggal awal dan Tanggal akhir

Proses : 1. Menginputkan tgl awal dan tanggal akhir _{2. Proses laporan persediaan}

Output : Tampilan laporan persediaan barang

Peraturan 1. Tanggal awal harus lebih besar dari pada tanggal akhir

3.3 Desain Sistem

Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah atau kendala pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem atau aplikasi yang baru. Perancangan sistem menggunakan bahasa pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap sistem. Langkah – langkah yang dilakukan dalam perancangan sistem ini adalah membuat :

1. System Flow

2. Context Diagram

3. Diagram Jenjang Proses

4. Data Flow Diagram

5. Entity Relationship Diagram

3.3.1 System Flow

Transaksi penerimaan barang dimulai dari proses menambah atau mengubah data SPTB (maintenance data SPTB) yang dilakukan oleh bagian gudang selanjutnya aplikasi menyimpan data SPTB pada tabel TRS_ADA dan menampilkan informasi data SPTB yang telah diinputkan kepada bagian gudang dari tabel TRS_ADA, GUDANG, PEMASOK, BARANG dan DETIL_BARANG.

Setelah data SPTB disimpan bagian gudang menginputkan data RPK, selanjutnya aplikasi melakakukan proses validasi data RPK dan disimpan pada tabel TRS_ADA, ketika data RPK disimpan maka bagian gudang tidak dapat mengubah data penerimaan barang, mengingat data tersebut berpengaruh terhadap data persediaan barang.

36

Pencatatan Penerimaan dan Pengeluaran Beras

Gudang Aplikasi Gudang/Pelayanan Publik P h a s e Mulai

Data SPTB Maintenance data SPBT

Menampilkan data SPTB Informasi data SPTB

1 TRS_ADA GUDANG PEMASOK BARANG DETIL_BARANG Data RPK Menampilkan data penerimaan barang Informasi data penerimaan Menghitung retur Konfirmasi Data RPK 1 Update data persediaan

Data SPPB Menyimpan data SPPB

Menampilkan data pengeluaran barang Informasi data pengeluaran barang TRS_KLR Update persediaan barang 2 3 4 3 4 1 Periode 1 Selesai Menampilkan laporan penerimaan Informasi laporan penerimaan

Periode Menampilkan laporan

pengeluaran Informasi laporan

pengeluaran 1

1

Periode Menampilkan laporan

persediaan Informasi laporan persediaan 3 4 6 7 2 6 7 5 5 2 Data SPTB Data RPK Data SPPB Cetak Laporan Penerimaan Cetak Laporan Pengeluaran Cetak Laporan Persediaan

Gambar 3.3 System flow aplikasi penerimaan dan pengeluaran beras

Proses menghitung retur dirancang untuk menghitung antara barang yang diterima (dari data RPK) dengan barang yang ditolak (tidak memenuhi kualitas), update data persediaan dirancang untuk data persediaan yang diambil dari data TRS_ADA dan disimpan pada tabel DETIL_BARANG.

Transaksi pengeluaran barang dimulai dari proses validasi data SPPB yang dilakukan oleh bagian gudang selanjutnya aplikasi menyimpan data SPPB pada tabel TRS_KLR dan mengubah data persediaan barang pada tabel DETIL_BARANG kemudian aplikasi menampilkan informasi data barang keluar kepada bagian gudang dari tabel TRS_KLR, BARANG dan DETIL_BARANG.

Proses membuat laporan dimulai dari memilih laporan dan priode laporan selanjutnya aplikasi mengambil data dari tabel – tabel yang dibutuhkan untuk menampilkan atau mencetak laporan dan periode yang dipilih.

3.3.2 Context Diagram

Gambar 3.4 context diagram merupakan diagram konteks aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras yang memiliki dua entity, yaitu:

1. Entity gudang berperan sebagai pengelola data master aplikasi, sebagai pemberi

data yang berkaitan dengan proses pencatatan peneriman dan pengeluaran barang.

2. Entity pelayanan publik dan gudang berperan sebagai pemberi data periode

untuk melihat dan mencetak laporan penerimaan, pengeluaran dan persediaan barang.

38

Gambar 3.4 Context diagram

3.3.3 Diagram Jenjang Proses

Gambar 3.5 merupakan gambar diagram jenjang proses yang dirancang untuk membangun aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada sub divre Bulog Surabaya Utara.

LAPORAN PENERIMAAN BRG LAPORAN PENGELUARAN BRG

LAPORAN PERSEDIAAN BRG DATA PERIODE INFORM ASI DATA SPTB

DATA DETIL BARANG INFORM ASI DATA PENERIMAAN

DATA BARANG DATA PEMASOK DATA GUDANG INFORM ASI BARANG KELUAR

DATA RPK DATA DETIL BARANG

DATA SPTB DATA BARANG

DATA PEMASOK DATA GUDANG

DATA SPPB

0

APLIKASI PENCATATAN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BERAS

+

GUDANG

PELAYANAN PUBLIK DAN GUDANG

Gambar 3.5Diagram jenjang proses

3.3.4 Data Flow Diagram Data Flow Diagram Level 0

Gambar 3.6 Data flow diagram level 0 merupakan gambar yang dirancang untuk membangun aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras sub divre Bulog Surabaya Utara, data flow diagram ini memiliki empat proses besar, yaitu proses mengelola data master , proses transaksi penerimaan barang, proses transaksi barang keluar dan proses pembuatan laporan dirancang.

0 Aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang 2 TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG 3 TRANSAKSI PENGELUARAN BARANG 4 MEMBUAT LAPORAN 2.1 MAINTENANCE SPTB 2.1 MENAMPILKAN DATA SPTB 2.3 VALIDASI 2.4 MENGHITUNG RETUR 2.5 UPDATE DATA PERSEDIAAN 2.6 MENAMPILKAN DATA PENERIMAAN BARANG 3.1 VALIDASI DATA BARANG 3.2 MENAMPILKAN DATA BARANG KELUAR 3.3 INSERT DATA SPTB

3.4 UPDATE PERSEDIAAN 4.1 MENAMPILKAN LAPORAN PENERIMAAN BARANG 4.2 MENAMPILKAN LAPORAN BARANG KELUAR 4.3 MENAMPILKAN LAPORAN PERSEDIAAN BARANG 1 KELOLA DATA MASTER 1.1 KELOLA MASTER GUDANG 1.2 KELOLA MASTER PEMASOK 1.3 KELOLA MASTER BARANG 1.4 KELOLA MASTER DETIL BARANG

40

Gambar 3.6 Data flow diagramlevel 0

Data Flow Diagram Level 1 Mengelola Data Master

Data flow diagram level 1 mengelola data master merupakan perancangan

sistem hasil decomposition dari data flow diagram level 0 proses mengelola data master, data store yang digunakan untuk mengelola master antara lain adalah data

store gudang, pemasok, barang dan detil barang. untuk lebih jelasnya data flow

diagram level 1 dapat dilihat pada gambar 3.7 berikut ini

DATA BARANG

DATA TRS BRG MASUK DATA TRS BRG KELUAR

DATA GUDANG

DATA DETIL BARANG DATA BARANG

DATA PEMASOK

DATA BARANG KELUAR STOK

STOK DATA DETIL BARANG

DATA GUDANG

DATA DETIL BARANG

DATA PEMASOK DATA BARANG

[DATA DETIL BARANG] [DATA BARANG]

[LAPORAN PENERIM AAN BRG] [LAPORAN PENGELUARAN BRG]

[LAPORAN PERSEDIAAN BRG] [DATA PERIODE]

[INFORMASI DATA SPTB] [INFORMASI DATA PENERIM AAN] [DATA PEMASOK]

[DATA GUDANG] [INFORMASI BARANG KELUAR]

[DATA RPK] [DATA DETIL BARANG]

[DATA SPTB] [DATA BARANG]

[DATA PEMASOK] [DATA GUDANG]

[DATA SPPB] _GUDANG

PELAYANAN PUBLIK DAN GUDANG

1

MENGELOLA DATA M ASTER

+

2

TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG

+ 3 TRANSAKSI PENGELUARAN BARANG + 4 MEMBUAT LAPORAN +

Gambar 3.7 Data flow diagram level 1 mengelola data master

Data Flow Diagram Level 1 Mencatat Transaksi Penerimaan Barang

Data flow diagram level 1 mencatat transaksi penerimaan barang

merupakan perancangan sistem hasil decomposition dari data flow diagram level 0 [DATA BARANG]

[DATA PEMASOK]

[DATA BARANG]

[DATA DETIL BARANG] [DATA GUDANG]

[DATA BARANG KELUAR]

[DATA DETIL BARANG] [STOK]

[STOK] [DATA GUDANG]

[DATA PEMASOK]

[DATA DETIL BARANG] [DATA BARANG]

DATA DETIL BARANG DATA BARANG DATA GUDANG DATA DETIL BARANG

DATA BARANG DATA BARANG DATA PEMASOK DATA PEMASOK DATA GUDANG DATA GUDANG [DATA GUDANG]

[DATA DETIL BARANG] [DATA BARANG]

[DATA PEMASOK] [DATA GUDANG]

[DATA DETIL BARANG] [DATA BARANG]

[DATA PEMASOK] GUDANG

1 GUDANG

2 PEM ASOK

3 BARANG

4 DETIL BARANG 1.1

KELOLA M ASTER GUDANG

+

1.2 KELOLA M ASTER

PEM ASOK

+

1.3 KELOLA M ASTER

BARANG

+

1.4 KELOLA M ASTER DETIL

BARANG

+

1 GUDANG 3 BARANG TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG

TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG

TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG

TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG

TRANSAKSI PENGELUARAN BARANG

TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG TRANSAKSI PENGELUARAN BARANG TRANSAKSI PENGELUARAN BARANG

MEMBUAT LAPORAN

MEMBUAT LAPORAN

MEMBUAT LAPORAN

MEMBUAT LAPORAN

42

proses mencatat transaksi penerimaan barang, dimulai dari proses menambah atau mengubah data SPTB (maintenance data SPTB) yang dilakukan oleh bagian gudang selanjutnya aplikasi menyimpan data SPTB pada tabel TRS_ADA dan menampilkan informasi data SPTB kepada bagian gudang dari tabel TRS_ADA, GUDANG, PEMASOK, BARANG dan DETIL_BARANG.

Setelah data SPTB disimpan bagian gudang menginputkan data RPK, selanjutnya aplikasi melakakukan proses validasi data RPK dan disimpan pada tabel TRS_ADA, ketika data RPK disimpan maka bagian gudang tidak dapat mengubah data penerimaan barang, mengingat data tersebut berpengaruh terhadap data persediaan barang, proses menampilkan data penerimaan barang digunakan untuk menampilkan data barang yang diterima data sesuai dengan risalah pengujian kualitas.

Gambar 3.8 Data flow diagram level 1 mencatat transaksi penerimaan barang

Data Flow Diagram Level 1 Mencatat Transaksi Barang Keluar

Data flow diagram level 1 mencatat transaksi pengeluaran barang

merupakan perancangan sistem hasil decomposition dari data flow diagram level 0 proses mencatat transaksi pengeluaran, transaksi pengeluaran barang dimulai dari proses validasi data SPPB yang dilakukan oleh bagian gudang selanjutnya aplikasi

[DATA TRS BRG MASUK] [STOK]

DATA PENERIM AAN BARANG DATA PERSEDIAAN

DATA RPK DATA PENERIM AAN BARANG

DATA RPK DATA SPTB DATA SPTB Flow_224 Flow_223 [DATA GUDANG] Flow_221 Flow_220

[DATA DETIL BARANG ]

Flow_218 Flow_217 [DATA PEMASOK] Flow_215 Flow_214 [DATA BARANG]

[INFORMASI DATA SPTB]

[INFORMASI DATA PENERIMAAN]

[DATA RPK] [DATA SPTB]

GUDANG

MENGELOLA DATA M ASTER

MENGELOLA DATA M ASTER MENGELOLA DATA M ASTER

MENGELOLA DATA M ASTER 2.1 MAINTENANCE DATA SPTB 2.2 MENAMPILKAN DATA SPTB 2.3 VALIDASI 2.4 MENGHITUNG RETUR 2.5 UPDATE DATA PERSEDIAAN 2.6 MENAMPILKAN DATA PENERIMAAN BARANG 5 TRS_ADA 5 TRS_ADA

MENGELOLA DATA M ASTER

44

menyimpan data SPPB pada tabel TRS_KLR dan mengubah data persediaan barang pada tabel DETIL_BARANG kemudian aplikasi menampilkan informasi data barang keluar kepada bagian gudang dari tabel TRS_KLR, BARANG dan DETIL_BARANG

Gambar 3.9 Data flow diagram level 1 mencatat transaksi barang keluar

[DATA BARANG]

[DATA TRS BRG KELUAR] [DATA BARANG KELUAR]

[STOK]

DATA BARANG KELUAR [DATA DETIL BARANG]

STOK DATA BARANG KELUAR DATA BARANG KELUAR

[INFORMASI BARANG KELUAR] [DATA SPPB]

GUDANG

MENGELOLA DATA M ASTER 3.1 VALIDASI DATA BARANG KELUAR

3.2 MENAMPILKAN DATA BARANG

KELUAR

6 TRS KLR

3.3 INSERT DATA

SPTB

3.4 UPDATE PERSEDIAAN

MENGELOLA DATA M ASTER

MENGELOLA DATA M ASTER

MEMBUAT LAPORAN MENGELOLA DATA M ASTER

Data Flow Diagram Level 1 Membuat Laporan

Gambar 3.10 Data flowdiagram level 1 membuat laporan

Proses membuat laporan dimulai dari memilih laporan dan priode laporan selanjutnya aplikasi mengambil data dari tabel – tabel yang dibutuhkan untuk menampilkan atau mencetak laporan dan periode yang dipilih

3.3.5 Entity Relationship Diagram

Entity relationship diagram (ERD) yang dirancang untuk aplikasi

pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras Pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) yang ada pada Gambar 3.11 Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) yang ada pada Gambar 3.12 Physical Data Model (PDM).

[DATA GUDANG]

[DATA TRS BRG MASUK]

[DATA TRS BRG KELUAR]

Flow_314 Flow_313

Flow_311 Flow_310 Flow_309

[DATA DETIL BARANG]

Flow_307 Flow_306

[DATA BARANG] [DATA PEMASOK]

[LAPORAN PENERIM AAN BRG]

[LAPORAN PENGELUARAN BRG]

[LAPORAN PERSEDIAAN BRG] [DATA PERIODE]

PELAYANAN PUBLIK DAN GUDANG

MENGELOLA DATA M ASTER

MENGELOLA DATA M ASTER

MENGELOLA DATA M ASTER MENGELOLA DATA M ASTER

TRANSAKSI PENGELUAR AN BARANG 4.1 MENAMPILKAN LAPORAN PENERIMAAN BARANG 4.2 MENAMPILKAN LAPORAN BARANG KELUAR 4.3 MENAMPILKAN LAPORAN PERSEDIAAN BARANG TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG

46

Conceptual Data Model (CDM)

CDM dari aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras ini terdapat 6 tabel yang berasal dari kebutuhan penyimpanan data dari data flow diagram yaitu tabel GUDANG, BARANG, DETIL_BARANG, PEMASOK, TRS_ADA, TRS_KLR CDM sistem ini dapat dilihat pada Gambar 3.11.

Gambar 3.11 Conceptual Data Model (CDM) MEMILIKI MEMPUNYAI_2 MEMPUNYAI_4 MEMPUNYAI_3 MELAKUKAN_TRANSAKSI MEMILIKI_2 GUDANG # o KODE_GUDANG NAMA_GUDANG

Variable characters (15) Variable characters (50)

BARANG #

o

KODE_BARANG NAMA_BARANG

Variable characters (15) Variable characters (50)

DETIL_BARANG # o o o o KODE_DTLBRG KUALITAS_DTLBRG STOK_DTLBRG KETERANGAN_DTLBRG JENIS_DTLBRG

Variable characters (15) Variable characters (4) Integer

Variable characters (100) Variable characters (2) PEMASOK # o o KODE_PEMASOK NAMA_PEMASOK JNS_PEMASOK

Variable characters (15) Variable characters (50) Variable characters (15)

TRS_ADA # o o o o o o o o o KODE_TRSADA NO_CEK_KUALITAS TGL_TRSADA JNS_TRSADA SUMBER_TRSADA THNPANEN_TRSADA JML_TRSADA R_JML_TRSADA RETUR_TRSADA STATUS_TRSADA

Variable characters (25) Variable characters (25) Date & Time Variable characters (15) Variable characters (50) Variable characters (4) Integer

Integer Integer

Variable characters (15)

TRS_KLR # o o o o o KODE_TRSKLR TGL_TRSKLR TJN_KRSKLR KEPERLUAN_TRSKLR JML_TRSKLR PENERIMA

Variable characters (25) Date & Time Variable characters (50) Variable characters (150) Integer

Physical Data Model (PDM).

PDM dari aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras ini terdapat 6 tabel yang berasal dari kebutuhan penyimpanan data dari data flow diagram yaitu tabel GUDANG, BARANG, DETIL_BARANG, PEMASOK, TRS_ADA, TRS_KLR PDM sistem ini dapat dilihat pada Gambar 3.11.

Gambar 3.12 Physical Data Model (PDM)

3.3.6 Struktur tabel

Struktur tabel merupakan penjabaran dan penjelasan dari database yang dirancangan untuk aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras Pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara, misalnya fungsi dari masing-masing tabel, field yang ada di dalam tabel dan tipe data dari masing-masing field.

KODE_GUDANG = KODE_GUDANG

KODE_BARANG = KODE_BARANG

KODE_DTLBRG = KODE_DTLBRG KODE_DTLBRG = KODE_DTLBRG

KODE_PEMASOK = KODE_PEMASOK

KODE_GUDANG = KODE_GUDANG GUDANG KODE_GUDANG NAMA_GUDANG varchar(15) varchar(50) <pk> BARANG KODE_BARANG NAMA_BARANG varchar(15) varchar(50) <pk> DETIL_BARANG KODE_DTLBRG KODE_GUDANG KODE_BARANG KUALITAS_DTLBRG STOK_DTLBRG KETERANGAN_DTLBRG JENIS_DTLBRG varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(4) integer varchar(100) varchar(2) <pk> <fk1> <fk2> PEMASOK KODE_PEMASOK NAMA_PEMASOK JNS_PEMASOK varchar(15) varchar(50) varchar(15) <pk> TRS_ADA KODE_TRSADA KODE_GUDANG KODE_PEMASOK KODE_DTLBRG NO_CEK_KUALITAS TGL_TRSADA JNS_TRSADA SUMBER_TRSADA THNPANEN_TRSADA JML_TRSADA R_JML_TRSADA RETUR_TRSADA STATUS_TRSADA varchar(25) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(25) timestamp varchar(15) varchar(50) varchar(4) integer integer integer varchar(15) <pk> <fk3> <fk2> <fk1> TRS_KLR KODE_TRSKLR KODE_DTLBRG TGL_TRSKLR TJN_KRSKLR KEPERLUAN_TRSKLR JML_TRSKLR PENERIMA varchar(25) varchar(15) timestamp varchar(50) varchar(150) integer varchar(50) <pk> <fk>

48

Tabel Gudang

Primary Key : KODE_GUDANG

Foreign Key : KODE_GUDANG

Fungsi : Menyimpan informasi gudang

Tabel 3.12Struktur tabel gudang

Field Name Data Type Length Constrain

KODE_GUDANG VARCHAR 15 PK

NAMA_GUDANG VARCHAR 50

Tabel Pemasok

Primary Key : KODE_PEMASOK

Foreign Key : KODE_PEMASOK

Fungsi : Menyimpan informasi data pemasok

Tabel 3.13Struktur tabel pemasok

Field Name Data Type Length Constrain

KODE_PEMASOK VARCHAR 15 PK

NAMA_PEMASOK VARCHAR 50

JNS_PEMASOK VARCHAR 15

Tabel Barang

Primary Key : KODE_BARANG

Foreign Key : KODE_BARANG

Tabel 3.14Struktur tabel barang

Field Name Data Type Length Constrain

KODE_BARANG VARCHAR 15 PK

NAMA_BARANG VARCHAR 50

Tabel Detil Barang

Primary Key : KODE_DTLBRG

Foreign Key : KODE_DTLBRG

Fungsi : Menyimpan informasi detil barang

Tabel 3.15Struktur tabel detil barang

Field Name Data Type Length Constrain

KODE_DTLBRG VARCHAR 15 PK

KODE_GUDANG VARCHAR 15 FK1

KODE_BARANG VARCHAR 15 FK2

JENIS_DTLBRG VARCHAR 2

KUALITAS_DTLBRG VARCHAR 4

KETERANGAN_DTLBRG VARCHAR 100

STOK_DTLBRG NUMERIC -

Tabel TRS_ADA

Primary Key : KODE_TRSADA

Foreign Key : KODE_TRSADA

50

Tabel 3.16Struktur tabel transaksi penerimaan

Field Name Data Type Length Constrain

KODE_TRSADA VARCHAR 25 PK

KODE_GUDANG VARCHAR 15 FK1

KODE_PEMASOK VARCHAR 15 FK2

KODE_DTLBRG VARCHAR 15 FK3

NO_CEK_KUALITAS VARCHAR 25

TGL_TRSADA DATE -

JNS_TRSADA VARCHAR 15

SUMBER_TRSADA VARCHAR 50

THNPANEN_TRSADA VARCHAR 4

JML_TRSADA NUMERIC -

R_JML_TRSADA NUMERIC -

RETUR_TRSADA NUMERIC -

STATUS_TRSADA VARCHAR 15

Tabel TRS_KLR

Primary Key : KODE_TRSKLR

Foreign Key : KODE_TRSKLR

Fungsi : Menyimpan informasi transaksi pengeluaran beras

Tabel 3.17Struktur tabel transaksi pengeluaran

Field Name Data Type Ukuran Constrain

KODE_TRSKLR VARCHAR 25 PK

KODE_DTLBRG VARCHAR 15 FK

TGL_TRSKLR DATE -

TJN_TRSKLR VARCHAR 50

KEPRLUAN_TRSKLR VARCHAR 150

JML_TRSKLR NUMERIC -

3.3.7 Desain Input Output

Berikut ini merupakan desain input output yang dirancang untuk aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada sub divre Bulog Surabaya Utara

Desain Input Login

Gambar 3.14 desain input login digunakan untuk menginputkan data pengguna dan kata kunci digunakan untuk menginputkan kata kunci pengguna sedangkan button masuk digunakan sebagai perintah aplikasi untuk autentifikasi

data pengguna dan kata kunci, sehingga pengguna dapat masuk dan menggunakan aplikasi.

Badan urusan Logistik (BULOG)

SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA

Masuk

Tentang

Enter Text

Enter Text Nama Pengguna

Kata Kunci

Masuk Batal

52

Desain Master

Gambar 3.14 desain master tipe barang dirancang untuk menambahkan atau mengubah data barang yang ada pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara.

Badan urusan Logistik (BULOG)

SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA

Beranda Ubah Kata Kunci

Enter Text Enter Text Master Tipe Barang

Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar

Kode Tipe Barang

Tipe Barang

Simpan Batal Tambah / Ubah Tipe Barang

Tipe Barang

Data Tipe Barang

Gambar 3.14Desainmaster tipe barang

Desain Master Barang

Gambar 3.15 desain master barang dirancang untuk menambahkan atau mengubah data barang yang ada pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara pada form

Badan urusan Logistik (BULOG)

SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA

Beranda Ubah Kata Kunci

Enter Text Master Tipe Barang

Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar

Enter Text Enter Text Kode Barang

Tipe Barang

Simpan Batal

Tambah / Ubah Barang

Jenis Barang Kualitas Keterangan

Choose One Choose One

Data Barang

Data Barang

Gambar 3.15Desainmaster barang

Desain Master Pemasok

Gambar 3.16 desain master pemasok dirancang untuk menambahkan atau mengubah data pemasok yang ada pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara, untuk pemasok Sub Divre Bulog Surabaya Utara memiliki tiga jenis yaitu mitra kerja pengadaan, satgas ADA dan UPGB.

54

Badan urusan Logistik (BULOG)

SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA

Beranda Ubah Kata Kunci

Enter Text Master Tipe Barang

Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar Choose One Enter Text

Kode Pemasok Pemasok

Simpan Batal

Tambah / Data Pemasok

Jenis Pemasok Data Pemasok

Data Pemasok

Gambar 3.16Desainmaster pemasok

Desain Input Maintenance Pencatatan Penerimaan

Badan urusan Logistik (BULOG)

SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA

Beranda Ubah Kata Kunci

Enter Text Master Tipe Barang

Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar Choose One Choose One Choose One No. Transaksi Tanggal Penerimaan Simpan Batal Pencatatan Penerimaan Jenis Pengadaan Pemasok Barang Asal Panen Tahun Panen Jumlah Choose One Enter Text Enter Text Choose One

Data Pencatatan Penerimaan

Gambar 3.17 desain input maintenance pencatatan penerimaan dirancang untuk menambahkan atau mengubah data barang yang diterima sesuai dengan surat perintah terima barang yang dilakukan oleh bagian gudang, proses ini merupakan proses awal untuk melakukan transaksi penerimaan barang masuk.

Desain Input Konfirmasi Penerimaan

Badan urusan Logistik (BULOG)

SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA

Beranda

Ubah Kata Kunci Enter Text

Master Tipe Barang Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text No. Transaksi Tanggal Penerimaan Simpan Batal Konfirmasi Penerimaan Jenis Pengadaan Pemasok Barang Asal Panen Tahun Panen Jumlah No. Pengecekan Jumlah Realisasi

Gambar 3.18 Desain input konfirmasi penerimaan

Gambar 3.18 desain input konfirmasi penerimaan merupakan desain yang dirancang untuk transaksi penerimaan barang, proses menambahkan data risalah pemeriksaan kualitas sebagai proses konfirmasi data barang yang diterima oleh gudang setelah proses pemeriksaan kualitas merupakan proses lanjutan dari proses pencatatan penerimaan barang. Proses ini ditujukan untuk mengubah data persediaan atau stok barang.

56

Desain Berita Acara Penerimaan Barang

Gambar 3.19 berita acara penerimaan barang dirancang untuk mencetak bukti penerimaan barang yang dilakukan oleh pemasok kepada perusahaan, data yang diambil yaitu data penerimaan yang sudah dikonfirmasi oleh pihak gudang Sub Divre Bulog Surabaya Utara.

Badan urusan Logistik (BULOG)

SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA

Beranda Ubah Kata Kunci Master Tipe Barang Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar

Enter Text

Data Konfirmasi

Data Tipe Barang

Kode Transaksi Cetak

Berita Acara Penerimaan Barang

Gambar 3.19Desainberita acara penerimaan barang Desain Input Pencatatan Pengeluaran Barang

Gambar 3.20 desain input konfirmasi penerimaan dirancang untuk mencatat data pengeluaran barang sesuai dengan surat perintah pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian gudang.

Badan urusan Logistik (BULOG)

SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA

Beranda Ubah Kata Kunci

Enter Text

Master Tipe Barang Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar

Choose One

Choose One

Choose One Enter Text

Choose One

No. Pengeluaran Tanggal Pengeluaran

Simpan Batal

Barang Stock Barang Keperluan Penerima Tujuan

Jumlah

Choose One

Enter Text

Pencatatan Pengeluaran

Data Pencatatan Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Barang

Gambar 3.20 Desain input pencatatan pengeluaran barang

Desain Berita Acara Pengeluaran Barang

Gambar 3.21 berita acara pengeluaran barang dirancang untuk mencetak bukti pengeluaran barang yang dilakukan oleh perusahaan, data yang diambil yaitu data pengeluaran barang dari transaksi pengeluaran yang dilakukan oleh Sub Divre Bulog Surabaya Utara.

58

Badan urusan Logistik (BULOG)

SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA

Beranda Ubah Kata Kunci Master Tipe Barang Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar

Enter Text

Pencatatan Pengeluaran

Data Pengeluaran Barang

Kode Transaksi Cetak

Berita Acara Pengeluaran Barang

Gambar 3.21Desain berita acara pengeluaran barang

Desain Input Laporan Penerimaan

Desain input laporan penerimaan dirancang untuk memilih periode laporan penerimaan yang dibutuhkan, proses ini dilakukan oleh bagian gudang dan pelayanan publik.

Badan urusan Logistik (BULOG)

SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA

Beranda

Ubah Kata Kunci _{Enter Text} Master Tipe Barang

Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar

Enter Text Tanggal Awal

Tanggal Akhir

Proses Batal

Laporan Penerimaan

Nama Pemasok Choose One

Gambar 3.22Desain input laporan penerimaan

Desain Input Laporan Pengeluaran

Desain input laporan pengeluaran dirancang untuk memilih periode laporan pengeluaran yang dibutuhkan, proses ini dilakukan oleh bagian gudang dan pelayanan publik.

60

Badan urusan Logistik (BULOG)

SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA

Beranda

Ubah Kata Kunci Enter Text

Master Tipe Barang Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar

Enter Text Tanggal Awal

Tanggal Akhir

Proses Batal

Laporan Pengeluaran

Keperluan Choose One

Gambar 3.23Desain input laporan pengeluaran

Desain Input Lporan Persediaan

Desain input laporan persediaan dirancang untuk memilih periode laporan persediaan yang dibutuhkan, proses ini dilakukan oleh bagian gudang dan pelayanan publik.

141

No Fungsi aplikasi

Kolom isian

Input Proses Hasil Yang Diharapkan

Hasil Uji Coba

(Gambar 4.48 Testing Laporan penerimaan pelayanan publik success) 2. Laporan

pengelu aran Tanggal awal [tidak diisi] Klik button Proses Menampilkan pesan : “Tanggal awal kosong” Dari 5x percobaan laporan pengeluaran, sukses 100%. (Gambar 4.53 Testing Laporan pengeluaran pelayanan publik error 1) Tanggal akhir [tidak diisi] Menampilkan pesan : “Tanggal akhir kosong” Laporan pengelu aran Tanggal awal 31-01-2016 Klik button Proses

- Dari 5x

percobaan laporan pengeluaran, sukses 100%. (Gambar 4.54 Testing Laporan pengeluaran pelayanan publik error 2) Tanggal akhir 01-01-2016 Menampilkan pesan : “Tanggal akhir lebih kecil dari tanggal awal” Laporan pengelu aran Tanggal awal 01-01-2016 Klik button Proses Menampilkan laporan pengeluaran Dari 5x percobaan laporan pengeluaran, sukses 100%. (Gambar 4.55 Testing Laporan pengeluaran pelayanan publik success) Tanggal akhir 31-01-2016

142

No Fungsi aplikasi

Kolom isian

Input Proses Hasil Yang Diharapkan

Hasil Uji Coba

3. Laporan persedia an Tanggal awal [tidak diisi] Klik button Proses Menampilkan pesan : “Tanggal awal kosong” Dari 5x percobaan laporan persediaan, sukses 100%. (Gambar 4.63 Testing Laporan persediaan pelayanan publik error 1) Tanggal akhir [tidak diisi] Menampilkan pesan : “Tanggal akhir kosong” Laporan persedia an Tanggal awal 31-01-2016 Klik button Proses

- Dari 5x

percobaan laporan persediaan, sukses 100%. (Gambar 4.61 Testing Laporan persediaan pelayanan publik error 2) Tanggal akhir 01-01-2016 Menampilkan pesan : “Tanggal akhir lebih kecil dari tanggal awal” Laporan persedia an Tanggal awal 01-01-2016 Klik button Proses Menampilkan laporan pengeluaran Dari 5x percobaan laporan persediaan, sukses 100%. (Gambar 4.62 Testing laporan persediaan pelayanan publik success) Tanggal akhir 31-01-2016

143

4.4 Analisis Hasil Uji Coba

Analisis hasil uji coba terdiri dari hasil uji coba untuk fitur dasar sistem dan analisis hasil uji coba untuk proses pencarian data dan pencatatan data aplikasi penjadwalan. Analisis hasil uji coba tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Analisis Hasil Uji Coba Fitur Dasar Sistem

Analisis dari keseluruhan hasil uji coba yang dilakukan menentukan kelayakan dari fitur dasar sistem berdasarkan desain yang telah dibuat. Fitur-fitur dasar sistem disebut layak apabila output yang diberikan oleh sistem sesuai dengan output yang diharapkan. Berdasarkan hasil uji coba dari Gambar 4.1 sampai dengan Gambar 4.27 dapat disimpulkan bahwa fitur-fitur dasar tersebut telah berjalan dengan baik dan tidak terdapat error. Fungsi-fungsi tambah data, ubah, simpan, hapus, cari, dan juga tampil dapat berjalan sebagaimana mestinya. 2. Analisis Hasil Uji Coba Transaksi Pencatatan Penerimaan, Transaksi

Pengeluaran dan Laporan.

Analisis hasil uji coba dilakukan untuk menguji kinerja sistem. Sebuah proses dapat dinilai layak, apabila keseluruhan hasil uji coba sesuai dengan output yang diharapkan. Berdasarkan hasil uji coba input data transaksi pada Gambar 4.28 sampai dengan Gambar 4.62 yang sudah dilakukan, proses input dan output data transaksi pencatatan penerimaan dan pengeluaran sudah sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba menunjukkan bahwa aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara ini dapat membantu proses pencatatan dan penerimaan beras, sehingga aplikasi ini dapat membantu bagian gudang untuk mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran beras serta melihat laporan.

149 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi terhadap aplikasi penerimaan dan pengeluaran beras ini , maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Menghasilkan aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran yang dapat membantu bagian gudang dalam hal melakukan pencatatan beras masuk dan keluar serta bagian pelayanan publik dalam hal pelaporan dan sebagai acuan untuk melakukan pengadaan beras.

2. Menghasilkan aplikasi yang dapat membantu bagian pelayanan publik untuk melihat laporan jumlah beras masuk dan keluar, asal dan tujuan beras, serta jumlah stok pada setiap gudang.

5.2 Saran

Adapun beberapa saran untuk mengembangkan aplikasi adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi mendatang sebaiknya dapat terintegritas dengan Sub Bulog yang lainya sehingga antar Sub divre dapat bertukar informasi melalui aplikasi yang sudah terintegrasi.

2. Aplikasi ini juga dapat dikembangkan ke arah pengadaan dimana didalamnya terdapat informasi tentang beras apa yang dibutuhkan dan spesifikasi jumlah pengadaan masing-masing barang berdasarkan hasil dari laporan pengeluaran yang sudah ada.

150

DAFTAR PUSTAKA

Ardiyos. 2005. Kamus Besar Akuntansi. Jakarta: Citra Harta prima.

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Yogyakarta.

Assauri, Sofyan. 2005. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta : Lembaga Penerbit FEUI.

Baridwan, Zaki. 2000. Intermedite Accounting. BPFE , Yogyakarta.

Direktorat Pelayanan Publik, 2014. Pedoman Umum dan Standar Operasional Prosedur Pengadaan Gabah/Beras Dalam Negeri Di Perum Bulog.

Herjanto, Eddy. 2007, Manajemen Produksi Dan Operasi Edisi 3, BPFE, Yogyakarta.

J_{ogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, penerbit: Andi,} Yogyakarta.

Kadir, Abdul. 2008. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, Andi, Yogyakarta.

Madcoms. 2011. Aplikasi Web Database dengan Dreamweaver dan PHP-MySQL. Yogyakarta: Andi Offset.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Rangkuti, Freddy. 2004. Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis, Jakarta : RajaGrafindo Persada.

Ristono, Agus. 2009, Manajemen Persediaan, Graha Ilmu, Yogyakarta

Simamora, Henry. 2000, Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis, Jakarta: Salemba Empat.

Sulistiyowati. Leny. 2010. Panduan Praktis Memahami Laporan Keuangan. Jakarta: PT. Elex Medi Komputindo.

Wild, John J., K. R. Subramanyam, dan F. Halsey, Robert. 2004. Financial Statement Analysis. The McGraw-Hill Companies Inc., diterjemahkan oleh Yanivi S. Bachtiar dan S. Nurwahyu Harahap. 2005. Analisis Laporan Keuangan. Jakarta: Salemba Empat.

151

Yanti, R. Untung, dan P. Tri. 2011. Penerapan Metode Simplify Retur Dalam Sistem Informasi Keuangan Berbasis Web. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja, CCIT Jornal Vol. 4 No. 2, Januari 2011.

Zulfikarijah, Fien. 2005. Manajemen Persediaan, penerbit: Universitas Muhammadiyah Malang, Malang