Aplikasi Sistem Pengarsipan Dokumen Bagian Perencanaan Dan Program Dinas Perikanan Dan Kelautan Propinsi Jawa Barat

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi seperti ini, teknologi informasi pun mulai sangat dibutuhkan oleh masyarakat luas. Perkembangan teknologi tidak hanya merambah di perusahaan yang sudah maju ataupun perusahaan yang sedang berkembang tetapi juga merambah instansi-instansi pusat pun teknologi sudah menjadi kebutuhan yang wajib dipenuhi. Seiring dengan perkembangan teknologi yang ada pada saat ini, Sistem Informasi merupakan salah satu teknologi yang paling dibutuhkan oleh perusahaan atau instansi untuk melakukan pengolahan data, dimana data merupakan aset penting yang perlu untuk dijaga.

Kantor Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat saat ini beralamat di Jl. Wastukencana No. 17 Bandung, Dinas Perikanan Propinsi Jawa Barat awalnya terbentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 31 tahun 1951 tertanggal 27 Juni 1951 tentang Pelaksanaan Penyerahan Sebagian dari Urusan Pemerintahan Pusat dalam Lapangan Perikanan Darat kepada Propinsi Jawa Barat dan Surat Keputusan Dewan Pemerintah Daerah Swastantra Propinsi Jawa Barat No. 3/UPOA/54 tertanggal 4 Juni 1952 dengan nama Jawatan Perikanan Darat Propinsi Jawa Barat, berkedudukan di Bandung. Pembentukan Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat didasarkan pada Peraturan Daerah No. 21 tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Propinsi Jawa Barat.

Di Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat memiliki banyak arsip lama sampai dengan sekarang, arsip tersebut sudah ada yang dibukukan dan

2

dibuat juga menjadi dokumen Microsoft Word. Terkadang pegawai membutuhkan data dimasa lalu dalam pekerjaannya atau sekedar melihat kembali data-data terdahulu. Untuk melakukan hal tersebut, para pegawai harus membuka kembali lemari penyimpanan arsip dan mencari data secara manual dengan mencari satu persatu dari sekian banyak arsip. Proses manual tersebut membutuhkan waktu pencarian yang lama dan tidak efisien. Selain masalah tersebut, menimbulkan ketidakrapihan dalam menyimpan arsip-arsip yang ada.

Berdasarkan permasalahan yang ada maka dibutuhkan sebuah aplikasi yang lebih efisien pada Dinas Perikanan dan Kelautan propinsi Jawa Barat. Oleh karena itu, pada laporan ini akan dibuat suatu sistem informasi yang dituangkan

kedalam judul “Aplikasi Sistem Pengarsipan Dokumen Bagian Perencanaan

Dan Program Dinas Perikanan Dan Kelautan Propinsi Jawa Barat”.

1.2 Perumusan Masalah

Adapun yang menjadi permasalahan adalah sebagai berikut :

1. Proses pencarian arsip atau data masih dilakukan secara manual.

2. Para Pegawai membutuhkan waktu pencarian yang cukup lama.

3. Data yang tersimpan tidak rapih.

4. Data belum semuanya tersimpan pada satu tempat.

1.3 Maksud dan Tujuan

Pada pembuatan aplikasi sistem pengarsipan perencanaan berbasis desktop pada Dinas Perikanan dan Kelautan Bandung pada sub bagian Perencanaan dan Program memiliki maksud dan tujuan sebagai berikut:

1.3.1 Maksud

Maksud dari ditulisnya laporan ini adalah untuk membangun Sistem Informasi pencarian arsip pada sub bagian Perencanaan dan Program Dinas Perikanan dan Kelautan Bandung Berbasis Desktop.

1.3.2 Tujuan

Adapun tujuan dari pembuatan aplikasi sistem pengarsipan berbasis desktop adalah sebagai berikut:

1. Mempercepat proses pencarian data pada sub bagian Perencanaan dan

Program.

2. Sebagai tempat penyimpanan data agar tersimpan dengan rapi.

3. Mengkategorikan data berdasarkan jenis datanya, agar mudah digunakan

saat dibutuhkan.

1.4 Batasan Masalah

Permasalahan yang harus diselesaikan pada proyek akhir ini dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:

1. Input data dilakukan pada satu komputer dan dipegang penuh oleh satu

karyawan pada sub bagian Perencanaan dan Kelautan sebagai admin.

2. Hanya mengelola dokumen-dokumen yang ada di sub perencanaan dan

program, yang ada di Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat.

3. Hanya mengelola dokumen-dokumen yang sudah jadi dan tidak untuk

mengubah isi dokumen tersebut.

1.5 Metode Penelitian

Metode penulisan yang digunakan dalam pembuatan laporan kerja praktek ini adalah :

4

1. Pengumpulan Data

a. Studi Literatur

Dilakukan dengan cara mencari dan mempelajari referensi yang berhubungan dengan semua dokumen yang dibutuhkan pada sub bagian perencanaan dan program di Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat.

b. Wawancara

Mengadakan wawancara dengan dosen pembimbing dan pembimbing di tempat kerja praktek yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas dalam laporan kerja praktek ini.

c. Observasi

Melakukan observasi untuk mencari masalah yang mungkin terjadi dan mencari solusi untuk memecahkan masalah tersebut dengan membangun suatu aplikasi.

2. Tahap perancangan dan implementasi

Pembangunan perangkat lunak ini menggunakan metode waterfall

yang terdiri dari beberapa tahap, yaitu: a) System Engineering

Merupakan tahap awal dalam pengembangan sistem yaitu menetapkan segala hal yang diperlukan dalam membangun perangkat lunak dengan meminta penjelasan dari pihak-pihak yang memiliki keterkaitan dengan aplikasi yang dibuat.

b) Analisis

dibuat dengan menentukan karakteristik dan hubungan antar objek-objek. c) Design

Merupakan tahap penerjemah atau transformasi dari tahap analisis ke dalam suatu metode desain perangkat lunak yang mudah dimengerti oleh pengguna.

d) Coding

Tahap ini merupakan tahap penerjemah data atau pemecahan masalah yang telah dirancang ke dalam format yang dapat dibaca oleh mesin dengan menggunakan bahasa pemrograman komputer, yang dipakai disini adalah bahasa pemrograman dengan Borland Delphi 7. e) Testing

Pengujian (testing) perangkat lunak yang mengintegrasikan metode

desain test case ke dalam sederetan langkah yang direncanakan

dengan baik, dan hasilnya adalah konstruksi perangkat lunak yang baik.

f) Maintenance

Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai

dapat mengalami perubahan–perubahan atau penambahan sesuai dengan

6

System Engineering

Requirements Analysis

Design

Coding

Testing

Maintenance

Gambar 1.1 Metodologi Waterfall

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dibagi dalam beberapa bab dengan pokok pembahasan. Sistematika secara umum adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Menguraikan tentang dasar-dasar pemikiran yang berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metode penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini menguraikan profil dari Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat dan landasan teori yang digunakan dalam perancangan dan pembuatan aplikasi, serta memaparkan tentang kebutuhan penyusunan kembali dokumen-dokumen yang sudah ada di sub bagian perencanaan dan program di Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat dimana kebutuhan utamanya adalah mengarsipkan semua dokumen kedalam suatu wadah atau suatu tempat agar dokumen tersebut lebih terorganisir sebagai acuan dalam pembuatan perangkat lunak.

BAB III PEMBAHASAN

Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah perancangan dan pembuatan Aplikasi Input Data Dokumen Dinas berbasis Desktop, serta kegiatan selama mengikuti kerja praktek di Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi kesimpulan dan saran yang sudah diperoleh dari hasil penulisan Laporan Kerja Praktek.

8 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Profil Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat

Berikut ini akan dibahas mengenai profil dari Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat,

2.1.1. Sejarah Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat

Sejalan dengan perkembangan zaman, nama dan susunan organisasi serta tata kerja Dinas Perikanan dan Kelautan di Jawa Barat mengalami beberapa kali perubahan. Berikut ini diuraikan secara ringkas perubahan-perubahan dimaksud semenjak periode pra-kemerdekaan hingga sekarang.

A. Periode Pra-Kemerdekaan

1. Zaman Penjajahan Belanda

Pada zaman ini, urusan perikanan di Jawa Barat ditangani oleh 2 instansi,

yaitu perikanan darat oleh Onder Afdeeling Binen Visserij Dienst berkedudukan di

Bandung, dan perikanan laut oleh Afdeeling Instituee Van Ve Zee Visscherij West

& Alidden berkedudukan di Cirebon. Onder Afdeeling Binen Visserij Dienst

merupakan bagian dari Dinas Perikanan dengan titik berat tugasnya menghimpun data perikanan darat. Pekerjaannya diutamakan menginventarisasi obyek-obyek

dan pengumpulan data bersama-sama dengan Laboratorium Voor De Binan

Visserii yang ada di Bogor.

Dengan berkembangnya usaha perikanan darat di beberapa daerah, secara

consulent, visserij opzichter dan visserij mantri) ditingkat kabupaten terpisah dari LVD, namun masih dalam lingkup LVD keresidenan.

2. Zaman Penjajahan Jepang

Pengelolaan bidang perikanan hampir sama dengan waktu Zaman penjajahan Belanda, hanya bedanya pada Zaman pendudukan Jepang dibentuk Jawatan Perikanan Darat di tiap kabupaten dan adanya ahli perikanan darat tersendiri di tingkat Keresidenan dalam arti luas. Tujuan utamanya adalah untuk mempermudah pengumpulan ikan guna kepentingan militer Jepang, di samping kebutuhan pangan lainnya.

Kemudian di bidang perikanan laut dibentuk Jawatan Perikanan Laut (Kaken Gyogo Kenkyu Sao). Di berbagai daerah didirikan Jawatan Penerangan

Perikanan Laut (Suisan Shidozo), sedangkan perkumpulan-perkumpulan nelayan

dijadikan Koperasi Perikanan Laut (Gyogo Kumiai).

B. Periode Pasca-Kemerdekaan

1. Masa Pra-Pembentukan Propinsi Jawa Barat (1945-1951)

Pada periode transisi, yaitu setelah Proklamasi Kemerdekaan RI sampai dibentuknya Propinsi Jawa Barat berdasarkan Undang-Undang No. 11 Tahun 1950, lembaga yang menangani perikanan darat dan laut adalah Jawatan Pertanian yang merupakan instansi vertikal pusat di bawah Kementrian kemakmuran (kemudian menjadi Kementrian Pertanian), bersama-sama dengan bidang pertanian rakyat, perkebunan, kehewanan dan penyaluran bahan makanan.

Khusus untuk bidang perikanan darat, pada akhir masa transisi terdapat

Kantor Perikanan Darat, yang dipimpin oleh inspektur. Kemudian Laboratorium

10

Perikanan Darat. Laboratoriun ini pada waktu itu bernaung di bawah Balai Besar Penelitian Pertanian Bogor.

2. Masa Pasca Pembentukan Propinsi Jawa Barat

a. Tahun 1951-1973

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 31 tahun 1951 tertanggal 27 Juni 1951 tentang Pelaksanaan Penyerahan Sebagian dari Urusan Pemerintahan Pusat dalam Lapangan Perikanan Darat kepada Propinsi Jawa Barat dan Surat Keputusan Dewan Pemerinta Daerah Swastantra Propinsi Jawa Barat No. 3/UPOA/54 tertanggal 4 Juni 1952 dibentuklah Jawatan Perikanan Darat propinsi Jawa Barat, berkedudukan di Bandung. Struktur organisasinya ditetapkan sendiri oleh Kepala Jawatan yang pada akhir masa ini adalah sebagai berikut: Unsur pimpinan (Inspektur dan Wakil Inspektur); Unsur staf (Perencanaan Pembangunan, Perencanaan Rutin dan Khusus); Unsur Bagian (Produksi, Pembiayaan, Perundang-undangan, Sosial Ekonomi, Keuangan, Kepegawaian, Logistik dan Umum).

Sedangkan urusan perikanan laut masih ditangani oleh Jawatan perikanan Laut Resor Jawa Barat di Cirebon. Jawatan Perikanan Laut Resor ini membawahi Jawatan Perikanan Laut Wilayah : (Banten, Pelabuhan Ratu dan Tanggerang, berkedudukan di Serang); (Bekasi, Karawang dan Purwakarta, berkedudukan di Purwakarta); (Cirebon, Indramayu dan Pangandaran, berkedudukan di Cirebon); serta (Daerah Istimewa Jakarta Raya, berkedudukan di Jakarta).

Barulah pada tahun 1958 dibentuk Jawatan Perikanan Laut Daerah Swatanra Tingkat I Jawa Barat berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 64 tahun 1957 tertanggal 18 Desember 1957 tentang penyerahan sebagian dari urusan

Pemerintahan Pusat di lapangan perikanan laut, kehutanan dan karet rakyat kepada Daerah Swatanra Tingkat I Jawa Barat No. 7/UP/VIII-h/0/58 tertanggal 8 Juni 1958. Di tingkat kabupaten dibentuk Jawatan Perikanan Darat Kabupaten setelah ada penyerahan sebagian urusan perikanan darat dari Daerah Tingkat I Jawa Barat kepada Daerah Tingkat II/Kotapraja se Jawa Barat berdasarkan Peraturan Daerah Tingkat I Jawa Barat No. 14/PD-DPRD-GR/61.

b. Tahun 1973-sekarang

Pada tahun 1973 Jawatan Perikanan Laut dan Jawatan Perikanan Darat Propinsi Jawa Barat dilebur ke dalam satu Jawatan dengan nama Jawatan Perikanan Propinsi Jawa Barat yang dibentuk dengan Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat No. 27/PD-DPRD/1973/tanggal 16 Februari 1973 berkedudukan di Bandung. Susunan Organisasi dan Tata kerjanya lebih rinci ditetapkan dengan Surat Keputusan Gubernur Propinsi Jawa Barat No. 81/A.IV/15/73 tanggal 20 Maret 1973, yaitu sebagai berikut: Kepala Jawatan; Biro I Perencanaan dan Evaluasi (terdiri atas: Bagian Statistik, bagian Perencanaan, Bagian Pengendalian & Operasional); Biro II Penyuluhan dan Pendidikan (terdiri atas: Bagian Penyuluhan, Bagian Pendidikan, Bagian Hukum); Biro III Umum (terdiri atas: Bagian Administrasi, Bagian Keuangan, Bagian Kepegawaian, Bagian Peralatan). Disamping biro-biro tersebut Jawatan dilengkapi pula dengan sejumlah ahli, terdiri atas: 2 orang ahli Budidaya Air tawar & Budidaya Air Payau; 3 orang ahli perikanan laut; Seorang ahli Teknologi & Sumber Hayati; Seorang ahli Pemasaran; Seorang ahli Koperasi; dan Seorang ahli Kesejahteraan Keluarga.

Tahun 1975 dengan mengacu pada Undang-undang No. 5 tahun 1974 tentang pokok-pokok Pemerintahan di Daerah, berdasarkan surat Keputusan

12

Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat No, 107/A.V/18/SK/75, istilah atau sebutan JAWATAN diganti menjadi DINAS. Pada tahun 1978 dilakukan pemantapan organisasi dan tata kerja dinas berdasarkan Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 363 tahun 1977. Tahun 1994, terjadi lagi reorganisasi dinas dengan penciutan subdinas berdasarkan Surat Edaran Menteri Dalam Negeri No. 061/3(i05/Sj tanggal 21 Oktober 1994 yang baru berlaku efektif pada tahun 1996 setelah terbit Perda No. 15 tahun 1995 tentang Susunan Organisasi dan tata kerja Dinas Perikanan Propinsi Daerah Tingakt I Jawa Barat dan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat No. 4 tahun 1997 tanggal 24 Februari 1997 tentang Rincian Tugas Unit di lingkungan Dinas Perikanan Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.

Tahun 2001 sejalan dengan terbitnya undang-undang tentang Otonomi Daerah terjadi lagi perombakan struktur organisasi berdasarkan Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat No. 15 Tahun 2000 tentang Dinas Daerah Propinsi Jawa Barat yang ditandai dengan munculnya jabatan Wakil Kepala Dinas dan munculnya kembali Sub Dinas Bina Program. Tahun 2002 organisasi Dinas Perikanan Propinsi Jawa Barat dilengkapi dengan dibentuknya secara formal 8 Unit Pelaksana Teknis Dinas (setara Eselon III) yang sebelumnya terdiri dari unit-unit kerja teknis di bidang pembenihan ikan, budidaya ikan, laboratorium, pelabuhan, pendidikan dan latihan serta konservasi.

Tahun 2004 sejalan dengan upaya peningkatan efektifitas dan efisiensi keorganisasian dinas maka terjadi lagi perubahan struktur organisasi Dinas Perikanan yang ditandai dengan tidak diangkatnya Jabatan Wakil Kepala Dinas. Namun demikian perubahan terakhir ini acuannya tetap pada Peraturan Daerah

No. 5 Tahun 2002 serta Kepgub No. 55 Tahun 2002. Adapun struktur organisasi terakhir ini adalah terdiri dari jabatan: Kepala Dinas, Bagian Tata Usaha, Sub Dinas Bina Program, Sub Dinas Eksplorasi Kelautan, Sub Dinas Produksi dan Konservasi, Sub Dinas Bina Prasarana serta Sub Dinas Bina Usaha.

2.1.2. Logo Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat

Logo dari Dinas Perikanan Dan Kelautan Propinsi Jawa Barat sebagai berikut;

Gambar 2.1 Logo Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat

2.1.3. Badan Hukum Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat

Kantor Dinas Perikana dan Kelautan Propinsi Jawa Barat saat ini beralamat di Jl. Wastukencana No. 17 Bandung, Dinas Perikanan Propinsi Jawa Barat awalnya terbentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 31 tahun 1951 tertanggal 27 Juni 1951 tentang Pelaksanaan Penyerahan Sebagian dari Urusan Pemerintahan Pusat dalam Lapangan Perikanan Darat kepada Propinsi Jawa Barat dan Surat Keputusan Dewan Pemerintah Daerah Swastantra Propinsi Jawa Barat No. 3/UPOA/54 tertanggal 4 Juni 1952 dengan nama Jawatan Perikanan Darat Propinsi Jawa Barat, berkedudukan di Bandung. Pembentukan Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat didasarkan pada Peraturan Daerah No. 21 tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Propinsi Jawa Barat.

14

2.1.4. Struktur Organisasi Sub Bagian Perencanaan dan Program

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Sub Bagian Perencanaan dan Program

2.2. Landasan Teori

2.2.1. Pengertian Sistem

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda. Mendefinisikan sebuah sistem sebagai berikut :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.2.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu:

1. Komponen sistem (Components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerjasama dan membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa sub sistem yang merupakan bagian dari sistem yang lebih besar.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Merupakan suatu daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau lingkungan luar, dan dengan batasan ini kita bisa mengetahui ruang lingkup suatu sistem.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment )

Apapun yang berada diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi suatu sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)

Merupakan energi yang dimasukkan kedalam sistem, dimana masukan ini

dapat berupa masukan perawatan ( maintenance input) dan masukan sinyal

16

6. Keluaran Sistem (Output)

Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diidentifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan mampu menjadi masukan baru atau informasi yang dibutuhkan.

7. Pengolahan Sistem (Process)

Setiap sistem pasti mempunyai pengolahan data masukan untuk diolah menjadi sebuah informasi.

8. Sasaran Sistem (Object) atau tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.2.3. Klasifikasi Sistem

Sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi, oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang, yaitu:

a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia). Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik". (Contoh : Sistem Komputer).

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made

Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).

Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan

melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin". (Contoh : Sistem Informasi).

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic

System)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer melalui program).

Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat

diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".

d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh

dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya (kenyataannya tidak ada sistem yang

benar-benar tertutup), yang ada hanyalah relatively closed system.

Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus

18

2.2.4. Analisis Sistem

Analisis sistem (sistem analis) merupakan tahapan yang sangat penting

dalam membangun sebuah aplikasi, karena kesalahan dalam tahap ini dapat mempengaruhi tahapan selanjutnya. Analisa sistem didefinisikan sebagai berikut :

“Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”.

Dalam tahap analisis terdapat langkah-langkah dalam pengerjaannya, sebagai berikut:

a. Identify yaitu mengidentifikasi masalah.

b. Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. c. Analyze yaitu menganalisis sistem.

d. Report yaitu membuat laporan hasil analisis.

2.2.5. Desain Sistem dan Tujuannya

Desain sistem dapat didefinisikan sebagai berikut:

“Penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari

beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”.

Selain itu Desain sistem memunyai maksud dan tujuan sebagai berikut:

1. Untuk memenuhi kebutuhan pengguna sistem.

2. Memberikan gambaran dalam perancangan sistem.

Sedangkan sasaran-sasaran yang harus dicapai agar desain sistem dapat mencapai tujuan:

1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan.

2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan atau

instansi.

3. Desain harus efektif dan efisien serta mendukung keputusan yang akan

dilakukan oleh manajemen.

2.2.6. Definisi Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam mengambil suatu keputusan. Suatu informasi dapat diperoleh dari sistem

informasi atau juga disebut dengan processing system atau information processing

system atau information-generating system. Sistem informasi didefinisikan oleh

Robert A. Leitchdan K. Roscoe Davis adalah “suatu system didalam sebuah

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung orperasi, bersifat menejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan”.

2.2.7. Konsep dan Dasar Sistem Informasi

Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Informasi merupakan hal yang sangat penting dalam pengambilan keputusan, permasalahannya adalah dimana informasi tersebut didapat. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi. Robert A Leitch dan K. Roscoe Davis mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut:

20

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

2.2.8. Definisi Basis Data

Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama dengan tanpa adanya pengulangan (redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Terdapat konsep dasar pada basis data, konsep dasar tersebut yaiut :

a. Field, merupakan unit terkecil dari data yang berarti, yang disimpan dalam

suatu file atau basis data.

b. Record, merupakan kumpulan dari field-field yang disusun dalam format

yang telah ditentukan.

c. File dan Tabel, merupakan ekivalen basis data relasional dari sebuah file.

Selain itu terdapat operasi dasar yang dimiliki oleh basis data, yaitu :

a. Menambah data.

b. Membaca data.

c. Mengubah data.

d. Menghapus data.

2.2.9. Tujuan Basis Data

Basis data dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas. Basis Data pada prinsipnya ditujukan untuk pengaturan data agar terdapat kemudahan dalam pengambilan kembali data tersebut. Berikut ini adalah tujuan dari basis data, yaitu :

1. Lebih cepat dan mudah dalam melakukan penyimpanan, perubahan dan manipulasi.

2. Efisiensi ruang penyimpanan.

3. Memungkinkan untuk menjaga keakuratan data dalam basis data.

4. Memungkinkan integrasi semua basis data yang ada.

5. Memungkinkan penambahan jenis data baru dalam basis data yang telah

ada.

6. Memiliki sistem keamanan.

7. Memungkinkan pemakaian secara bersama dalam satu waktu.

2.2.10. Tahap Perancangan Basis Data

Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Berikut tahapan-tahap yang biasa digunakan dalam perancangan basis data :

a. Entity Relationalship Diagram (ERD)

Entity Relationalship Diagram adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. Model data E-R didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata yang tersusun atas kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas dan relasi. Berikut adalah elemen-elemen yang terdapat pada ERD, yaitu :

1. Entity (Entitas), yaitu sesuatu apa saja yang ada didalam sistem, baik nyata

maupun abstrak dimana data disimpan.

2. Relationship, yaitu hubungan alamiah yang terjadi antara entitas.

3. Atribut, yaitu deskripsi kelompok data yang mempunyai karakteristik yang

22

4. Kardinalitas, yaitu menyatakan jumlah anggota entitas yang terlibat didalam

relasi yang terjadi. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu :

a. Satu Ke Satu (one to one / 1-1)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya.

b. Satu Ke Banyak (one to many / 1-N)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya.

c. Banyak Ke Banyak (many to many / N-N)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya.

b. Normalisasi

Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah tersebut. Masalah tersebut biasanya merupakan suatu

ketidakkonsistenan (tidak normal) apabila dilakukan penghapusan (delete),

pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada suatu basis data.

Bentuk normalisasi adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel-tabel

dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel-tabel tersebut pada level-level

normalisasi. Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga. Aturan-aturan dalam masing-masing bentuk normalisasi tersebut adalah sebagai berikut :

a. Bentuk tidak normal

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.

b. Bentuk normal pertama (1NF)

Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks dalam memberi nama kolom).

c. Bentuk normal kedua (2NF)

Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada dalam bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer jika nilai pada suatu kolom selalu bernilai sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.

d. Bentuk normal ketiga (3NF)

Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada dalam bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.

2.2.11. Database Manajement System (DBMS)

DBMS adalah perangkat lunak yang menangani semua mekanisme pengaksesan database. Mempunya fasilitas membuat, mengakses, memanipulasi dan memelihara basis data. Tujuan dari DBMS itu sendiri adalah menyediakan

24

lingkungan yang mudah dan aman untuk penggunaan dan perawatan database. Selain itu terdapat beberapa fungsi dari DBMS, berikut adalah fungsi dari DBMS,

1. Dapat mengelolah pendefinisian data.

2. Dapat menangani permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Dapat memeriksa security dan integritas data yang didefinisikan oleh DBA.

4. Dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan database yang dapat

disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dsb.

5. Mampu menyediakan data dictionary (kamus data).

6. Dapat menangani unjuk kerja dari semua fungsi seefisien mungkin.

2.2.12.Metode Analisis Sistem Terstruktur

2.2.12.1. Bagan Alir Dokumen (Document Flowmap)

Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggungjawaban didalam sebuah organisasi. Bagan alir ini menelusuri sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Secara rinci bagan alir ini menunjukan dari mana dokumen berasal, didistribusikannya, tujuan digunakan dokumen tersebut. Bagan alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sistem. Bagan alir dokumen disebut juga bagan alir formulir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusannya.

2.2.12.2. Diagram Konteks (Contexts Diagram)

Diagram konteks menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas luarnya. Diagram konteks berfungsi sebagai transformasi dari satu proses yang melakukan transformasi data input menjadi data output. Entitas yang dimaksud adalah entitas yang mempunyai hubungan langsung dengan sistem. Suatu diagram

konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan input atau output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar).

2.2.12.3. DFD (Data Flow Diagram)

DFD adalah penjelasan lebih rinci dari diagram konteks dan proses fungsional yang ada dalam sistem. DFD mejelaskan tentang aliran masuk, aliran keluar, proses serta penyuntingan file yang digunakan. DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau disimpan.

DFD sangat berguna untuk mengetahui prosedur suatu program. Keuntungan yang lain adalah mempermudah pemakai atau user yang kurang menguasai komputer untuk mengerti sistem yang akan dibuat.

2.2.12.4. Kamus Data (Data Directory)

Menurut JOG mendefinisikan kamus data adalah sebagai berikut :

“Kamus data atau data directory adalah catalog data tentang fakta dan

kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi”

Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap perancangan sistem, kamus data dapat digunakan untuk merancang input, output (laporan-laporan) dan merancang database program.

2.2.13.Software Pendukung

Dalam membangun sistem informasi diperlukan software pendukung yang

26

dalam pembuatan aplikasi ini adalah Borland Delphi 7 dan Paradox 7 sebagai databasenya.

2.2.13.1. Borland Delphi 7

Borland Delphi merupakan program aplikasi database yang berbasis Object Pascal dari Borland. Selain itu, Delphi juga memberikan fasilitas pembuatan aplikasi visual. Delphi merupakan pilihan dalam pembuatan aplikasi visual karena memberikan produktivitas yang tinggi. Delphi 7 memberikan fasilitas untuk dua platform, yaitu untuk platform Windows dan Linux. Delphi untuk linux sebelumnya dikemas dalam sebuah aplikasi terpisah yang bernama Kylix, tetapi Delphi 7 menyatakannya dalam sebuah aplikasi. Library untuk Windows disebut VCL dan Library untuk Linux disebut CLX.

2.2.13.2. Database Paradox 7

a. Pengertian Database

Database merupakan suatu bentuk pengorganisasian data pada media eksternal (disk) dengan tujuan mempermudah pengaksesan (penyimpanan atau pengambilan) data. Salah satu model database yang banyak digunakan adalah database relasional. Pada jenis databasee ini, sebuah database tersusun atas sejumlah tabel.

b. Penanganan Database pada Delphi

Implementasi databasee pada prinsipnya dibagi menjadi dua, yaitu:

1. Model pertama mengemas seluruh data yang terkait dalam sebuah

database kedalam sebuah berkas. Model seperti ini dijumpai pada Acces, Interbase, dan kebanyakan Sever SQL lainnya.

2. Model kedua menggunkan sejumlah berkas untuk menyimpan data, indeks, dan hal-hal lain yang terkait dengan database. Biasanya keseluruhan berkas ini disimpan pada direktori yang sama. FoxPro, dBASE, dan Paradox termasuk dalam katagori ini.

Jika kita menggunakan Delphi, Delphi menyediakan berbagai cara untuk mengakses database. Salah satu diantaranya adalah melaluui DBE (Borland Database Engine). Melalui DBE anda dapat mengakses sejumlah sumber seperti dBASE, Paradox, FoxPro, dan Acces.

Pada form, sumber data diakses melalui komponen yang merupakan turunan dari kelas TDataSet (kelas yang diwarisi oleh TTable, TTable adalah kelas untuk Table). Melalui form, pada prinsipnya kita dapat memanipulasi database (membaca, menyimpan, menmpilkan, dan sebagainya).

c. Masuk ke Database Desktop

Untuk memanipulasi database secara interaktif (tanpa melalui form). Delphi menyediakan tool yang disebut Database Desktop. Melalui tool inilah kita dapat memanipulasi database, sebelum masuk ketahap pemrograman. Mengaktifkan Database Desktop, mula-mula klik tombol Start milik Windows, kemudian pilih Program (All Program) | Delphi 7 | Database Desktop.

d. Membuat Tabel

Setelah masuk kedalam Database Desktop kita dapat memulai membuat Tabel dengan cara mengklik menu File | New | Table. Setelah itu akan muncul dialog Create Table. Kemudian pilih pada Paradox 7 pada Table type. Setelah itu klik tombol OK dan akan muncul jendela untuk membuat table.

28

e. Tipe data pada Database Desktop

Tabel 2.1 Tabel Tipe Data pada Database Desktop

Tipe Data Simbol Keterangan

Alpha

A

Dapat berupa karakter apa saja. Panjang maksimal 225 karakter.

Number

N

Dapat berupa bilangan positif atau negatif dengan

jangkauan –10307 sampai 10308

Money $ Biasa digunakan untuk menyatakan uang

Short

S

Berguna untuk menyimpan bilangan bulat antara -32.767 sampai dengan -32.767

Long Integer

I

Berguna untuk menyimpan bilangan bulat antara –

2147483648 sampai dengan 2147483647

BCD # Untuk menyimpan data numerik dalam format BCD

Date D Untuk menyimpan data tanggal

Time

T

Untuk menyimpan data waktu dimulai dari tengah malam. Satuan milidetik. Terbatatas sampai 24 jam

Timestamp @ Untuk menyimpan data tanggal dan jam.

Memo

M

Untuk menyimpan data alphanumerik yang terlalu panjang kalau disimpan dengan memakai tipe Alpha. Data disimpan pada berkas dengan ekstensi .MB Foramatted

Memo

F

Seperti tipe memo, tetapi menyimpan format teks seperti jenis, bentuk, ukuran, dan warna.

yang didukung: .BMP, .PCX, .TIF, .GIF, dan .EPS.

OLE O Untuk menyimpan data OLE

Logical L Untuk menyimpan data yang niainya True atau False

Autoincrement

+

Nilai akan dinaikan sebesar saatu terhadap setiap kali sebuah record diciptakan

Binary

B

Biasa digunakan untuk menyimpan data dalam format biner (misalnya daata suara)

Bytes

Y

Biasa digunakan untuk menyimpan kode kartu magnetik atau barcode.

30 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Deskripsi Aktifitas Kerja Praktek di Dinas Perikana dan Kelautan

Propinsi Jawa Barat Bagian Perancangan dan Program

Adapun aktifitas-aktifitas yang dilakukan di Dinas Perikanan dan Kelautan sub bagian perencanaan dan program selama kerja praktek, dilaksanakan

dari tanggal 4 Juli – 30 Juli 2011.

Selama kerja praktek kami ditempatkan di sub bagian perencanaan dan

program. Dibagian ini khusus melakukan membuat aplikasi Sistem Pengarsipan

Dokumen Sub Bagian Perencanaan Dan Program Dinas Perikanan Dan

Kelautan Propinsi Jawa Barat.

Sistem yang berjalan dalam pembangunan aplikasi sistem pengarsipan dokumen di dinas Bandung sub bagian perencanaan dan program sudah dilakukan secara komputerisasi. Namun kendala yang terjadi adalah kecepatan, kemudahan dan keamanan dalam penyimpanan data masih belum baik. Oleh karena itu diharapkan sistem baru yang akan dibangun ini dapat berfungsi sebagai penunjang kinerja dari masalah yang ada, seperti penginputan data yang dilakukan masih secara manual dan lain-lain.

3.2 Analisis Sistem

Propinsi Jawa Barat merupakan salah satu bagian integral dalam mendukung terwujudnya Visi Kementrian Kelautan dan Perikanan yaitu

“Indonesia penghasil produk kelautan dan peikanan terbesar 2015”, Dalam rangka

peningkatan kualitas dan kemampuan profesionalisme sumber daya manusia kelautan dan perikanan yang ditempuh antara lain melalui pelatihan, magang dan studi banding yang diselenggarakan oleh pemerintahan, hal ini dimaksudkan

untuk mendukung pelaksanaan tugas keseharian dalam mengelola tugas dan

fungsi sub bagian perencanaan dan program yang cukup banyak, terutama pengolahan pengarsipan dokumen perencanaan dan program serta data statistik perikanan dan kelautan.

3.2.1 Analisis Fungsional

Flow Map Sistem Yang Sedang Berlangsung

Flow map adalah suatu bagan yang menggambarkan dan menjelaskan urutan prosedur - prosedur, arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem dan menggambarkan aliran data atau dokumen dari satu entitas ke entitas lain.

Prosedur yang diteliti di Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat pada bagian perencanaan dan program adalah sebagai berikut :

1. Petugas 1 memberikan data atau laporan terkait data laporan dinas kepada

pegawai 2 untuk dimasukkan kedalam komputer.

2. Pegawai 2 memeriksa kelengkapan data atau laporan yang diterima dari

petugas 1. Apabila terdapat data yang kurang lengkap, petugas 2 akan memberikan data tersebut kepada petugas 2 untuk kembali diselesaikan.

3. Setelah data lengkap atau sesuai maka petugas 1 akan memberi kembali

data/laporan tersebut kepada petugas 2.

4. Bila data telah lengkap atau sesuai, petugas 2 akan menginputkan data

tersebut kedalam komputer kemudian dicetak untuk diarsipkan dan file datanya hanya disimpan biasa didalam komputer.

32

Petugas 2 Petugas 1

Mulai

Data / Laporan Dari Petugas 1

Data / Laporan Dari Petugas 1

Pemeriksaan Kelengkapan Data/Laporan

Lengkap ? Selesaikan

Data/Laporan

Input Data/ Laporan Dalam

Komputer

Cetak Data yang Telah Di input

Data/Laporan yang Telah Di cetak

Akhir Ya Tidak

file

A

Gambar 3.1 Flow map Prosedur Input Data

Keterangan :

A : Arsip

Kesimpulan :

a. Penginputan data sudah terkomputerisasi namun dari segi penyimpanan

melihat atau mebutuhkan data (dokumen), membutuhkan waktu yang lebih untuk mencarinya karna dilakukan pencarian satu persatu dari sekian banyak data yang tersimpan dilemari pengarsipan.

b. Dari segi kerapihan, file yang tersimpan didalam komputer masih kurang

baik, sehingga terkadang memberikan kesulitan dalam mencari data (dokumen), karena file yang tersimpan terkadang hanya dikelompokkan dalam folder dengan satu kata kunci saja.

3.2.2 Analisis Non Fungsional dan Kebutuhan Non Fungsional

3.2.2.1 Analisis User

Pengguna komputer serta user aplikasi pada Sistem Pengarsipan Dokumen Sub Bagian Perencanaan dan Pemrograman Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :

Pengguna : Pegawai Dinas Perikanan dan Kelautan

Sub Bagian Perencanaan dan

Pemrograman

Umur : 21-32 tahun

Pengalaman menggunakan Komputer : 1 tahun

Latar Belakang Pendidikan : D3/S1

Sistem Operasi sering digunakan : Windows XP

Ditinjau dari karakteristik dari user, maka dapat disimpulkan bahwa user mampu mengoperasikan komputer serta bekerja sesuai dengan bidang dan keahliannya.

34

Hardware adalah perangkat keras komputer yang sangat mendukung

dalam kinerja sistem. Spesifikasi hardware yang digunakan di kantor dinas

kelautan di bagian sub perancangan dan program adalah sebagai berikut :

Hardware pada bagian Input Data ;

Processor : Intel Pentium IV 3.06 Ghz Motherboard : power x-treme

RAM : 512 GB share with VGA

VGA : 128 Mb Onboard

Harddisk : WD 80 Gb

LAN Card : Realtek Onboard Mouse optic

Dari hasil analisis hardware dapat disimpulkan bahwa spesifikasi

hardware tergolong baik dan mampu untuk menjalankan aplikasi ini.

3.3 Perancangan Sistem

3.3.1 ERD (Entity Relational Diagram)

Komponen utama pembentukan Entity Relationship Diagram atau biasa

disebut Diagram E-R yaitu Entity (entitas) dan Relation (relasi) yang merupakan

komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang dideskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut-atribut yang menggambarkan sistem. Adapun Diagram E-R dari Sistem Pengarsipan Dokumen Sub Bagian Perencanaan dan Program Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat dapat digambarkan seperti berikut :

Petugas Mencari Mencari Username Nama Password Profil Dinas Tanggal Jenis Laporan No

I S A

Visi Misi Selayang _Pandang OrganisasiStruktur Profil Balai

Periode File _Periode File Periode File Periode File Mencari Surat No Tanggal Jenis surat

I S A

Surat Masuk Surat Keluar Mencari Laporan Perencanaan No Jenis Laporan Tanggal

I S A

Renja Dinas Renstra Dinas DPA Proposal APBD Smart Planning Ringkasa

n Usulan RKA-AL DIPA

TOR/ KAK Proposal APBN Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Mencari Statistik Jenis Laporan No Tanggal

I s A

Budidaya Tangkap P2HP KP3K

Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File File Nama Laporan Tahun Nama Laporan Tahun File Evaluasi Nama Laporan Tahun File

I s A

LAKIP LPPD Lap Evaluasi

Kinerja

LKPJ

Lap Tahunan

Nama Laporan

Tahun File Nama

Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan File Tahun Perihal Tgl Bulan Tahun File Perihal Tgl Bulan Tahun File 1 1 1 1 1 N N N N N

36

3.3.2 Analisis Kebutuhan Fungsional

3.3.2.1 Diagram Konteks

Diagram Konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur ini untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan sampai mencapai hasil. Pada diagram konteks ini sistem informasi yang dibuat akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan yang ingin dihasilkan. Diagram konteks input data pada Sistem Pengarsipan Dokumen Sub Bagian Perencanaan dan Program Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Petugas Sistem Pengarsipan Perencanaan Login Validasi Login Data Laporan Visi Misi Data Laporan Selayang pandang Data Laporan Struktur Organisasi

Data Lapora Profil Balai Data Laporan Surat Masuk

Data Laporan Surat Keluar Data Laporan Renja Dinas Data Laporan Restra Dinas

Data Laporan DPA Data Laporan Proposal APBDData Laporan Smart Planning

Data Laporan Ringkasan UsulanData laporan RKA-KL Data Laporan DIPA Data Laporan TOR/KAK Data Laporan Proposal APBN

Data Laporan Budidaya Data LaporanTangkap Data Laporan P2HP Data Laporan KP3K Data Laporan LAKIP Data Laporan LPPD Data Laporan Evaluasi KinerjaData Laporan LKPJ

Data Laporan Tahunan

Lapora Profil Dinas Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Laporan Renja Dinas Laporan Restra Dinas

Laporan DPA Laporan Smart Planning Laporan Ringkasan Usulanlaporan RKA-KL

Laporan DIPA Laporan TOR/KAK Laporan Budidaya LaporanTangkap Laporan P2HP Laporan KP3K Laporan LAKIP Laporan LPPD Laporan Evaluasi KinerjaLaporan LKPJ

Laporan Tahunan

Laporan Visi Misi

Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Pengarsipan Dokumen Perencanaan

dan Program Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat

3.3.2.2 DFD Level 1

DFD Level 1 Sistem Pengarsipan Dokumen Sub Bagian Perencanaan dan Program Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat dapat dilihat pada gambar berikut ini :

38

Data Ringkasan Usulan yang diCari Data Smartplanning yang diCari Data Restra Dinas yang diCari

Data Proposal A PBD yang diCari Data DPA yang diCari

Data Renja Dinas yang diCari Data Surat Keluar yang diCari

Data Surat Masuk yang diCari Data Profil Balai yang diCari

Data Struktur Organisasi yang diCari Data Selayang P yang diCari Data Visi Misi yang diCari Data Login

Data Lap Tahunan yang diCari Data LKPJ yang diCari Data Evaluasi yang diCari

Data LPPD yang diCari Data LA KIP yang diCari Data KP3K yang diCari Data P2HP yang diCari Data Tangkap yang diCari

Data Budidaya yang diCari Data APBN yang diCari

Data TOR KAK yang diCari Data DIPA yang diCari

Data RKA KL yang diCari

Data Lap Tahunan Data LKPJ Data Evaluasi Data LPPD Data LA KIP Data KP3K Data P2HP Data Tangkap Data Budidaya Data APBN

Data TOR KAK Data DIPA

Data RKA KL

Laporan LA KIP

Data LA KIP

Laporan LPPD Data LPPD

Laporan Evaluasi kinerja

Data Evaluasi

Laporan LKPJ

Data LKPJ

Laporan Tahunan Data Lap Tahunan Laporan KP3K Data KP3K Laporan P2HP Data P2HP Laporan Tangkap Data Tangkap Laporan Budidaya Data Budiaya Laporan Proposal A PBN

Data APBN Laporan TOR KAK

Data TOR KAK Laporan DIPA

Data DIPA Laporan RKA KL

Data RKA KL

Data Visi Misi

Data Selayang Pandang

Data Struktur Organisasi

Data Profil Balai

Data Surat Masuk

Data Surat Keluar

Data Renja Dinas

Data DPA

Data Proposal A PBD

Data Restra Dinas

Data Smart Planning

Data Ringkasan Usulan Laporan Ringkasn Usulan

Data Ringkasan Usulan Laporan Smart Planning Data Smart Planning Laporan Restra Dinas

Data Restra Dinas Laporan Proposal A PBD Data Proposal A PBD

Laporan DPA Data DPA

Laporan Renja Dinas Data Renja Dinas

Laporan Surat Keluar Data Surat Keluar

Laporan Surat Masuk Data Surat Masuk Laporan Profil Balai Data Profil Balai Laporan Struktur Organisasi

Data Struktur Organisasi Data Login

Laporan Selayang Pandang Data Selayang Pandang Laporan Visi Misi Data Visi Misi Status Login Petugas 1 Login 2 Kelola Data

V isi Misi 3 Kelola Data Selayang Pandang 4 Kelola Data Struktur Organisasi 5 Kelola Data Profil Balai 6 Kelola Data Surat Masuk 7 Kelola Data Surat Keluar 8 Kelola Data Renja Dinas 9 Kelola Data DPA 10 Kelola Data Proposal A PBD 11 Kelola Data Restra Dinas 12 Kelola Data Smartplannin g 13 Kelola Data Ringkasan Usulan

V isi Misi

Selayang Pandang Struktur Organisasi Profil Balai Surat Masuk Surat Keluar Renja Dinas DPA Proposal A PBD Restra Dinas Smart Planning Ringkasan Usulan 14 Kelola Data RKA KL 15

Kelola Data DIPA

16 Kelola Data

TOR KA K 17 Kelola Data Proposal A PBN 18 Kelola Data Budidaya 19 Kelola Data Tangkap 20 Kelola Data P2HP 21 Kelola Data KP3K 22 Kelola Data LAKIP 23 Kelola Data LPPD 24 Kelola Data Lap Evaluasi Kerja 25 Kelola Data LKPJ 26 Kelola Data Lap Tahunan RKA KL

DIPA

TOR KA K

Proposal A PBN Budidaya Tangkap P2HP KP3K LAKIP LPPD Lap Evaluasi Kerja LKPJ Lap Tahunan User

3.3.2.3 DFD Level 2

Berikut adalah DFD pada level 2 pada Sistem Pengarsipan Dokumen Sub Bagian Perencanaan dan Program Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat,

Gambar 3.5 DFD level 2 Proses 2 Pengolahan Data Visi Misi

Gambar 3.6 DFD level 2 Proses 3 Pengolahan Data Selayang Pandang

40

Gambar 3.8 DFD level 2 Proses 5 Pengolahan Data Profil Balai

Gambar 3.9 DFD level 2 Proses 6 Pengolahan Data Surat Masuk

Gambar 3.10 DFD level 2 Proses 7 Pengolahan Data Surat Keluar

Gambar 3.12 DFD level 2 Proses 9 Pengolahan Data DPA

Gambar 3.13 DFD level 2 Proses 10 Pengolahan Data Proposal APBD

Gambar 3.14 DFD level 2 Proses 11 Pengolahan Data Renstra Dinas

42

Gambar 3.16 DFD level 2 Proses 13 Pengolahan Data Ringkasan Usulan

Gambar 3.17 DFD level 2 Proses 14 Pengolahan Data RKA-KL

Gambar 3.18 DFD level 2 Proses 15 Pengolahan Data DIPA

Gambar 3.20 DFD level 2 Proses 17 Pengolahan Data Proposal APBN

Gambar 3.21 DFD level 2 Proses 18 Pengolahan Data Budidaya

Gambar 3.22 DFD level 2 Proses 19 Pengolahan Data Tangkap

44

Gambar 3.24 DFD level 2 Proses 21 Pengolahan Data KP3K

Gambar 3.25 DFD level 2 Proses 22 Pengolahan Data LAKIP

Gambar 3.26 DFD level 2 Proses 23 Pengolahan Data LPPD

Gambar 3.27 DFD level 2 Proses 24 Pengolahan Data Laporan Evaluasi

Gambar 3.28 DFD level 2 Proses 25 Pengolahan Data LKPJ

Gambar 3.29 DFD level 2 Proses 26 Pengolahan Data Lap Tahunan

3.3.2.4 Spesifikasi Proses

Tabel 3.1 Tabel Spesifikasi Proses

No Proses Keterangan 1 Nomor Proses 1

Nama Proses Login Source (sumber) Petugas Input Data Login Output Status Login Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke Menu Login.

2. Petugas mengisi Username dan Password.

3. Jika Username dan Password yang diisi sudah benar, maka selanjutnya akan masuk ke menu selanjutnya. Jika Username dan Password yang di inputkan salah atau tidak sesuai, maka akan tampil pesan Gagal Login.

46

Nama Proses Tambah Data Visi Misi Source (sumber) Petugas

Input Data Visi Misi Output Laporan Visi Misi Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Visi Misi. 2. Petugas mengisi data baru Visi Misi.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru Visi Misi.

No Proses 2.2

Nama Proses Edit Data Visi Misi Source (sumber) Petugas

Input Data Visi Misi Output Laporan Visi Misi Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Visi Misi.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Visi Misi.

3 Nomor Proses 3.1

Nama Proses Tambah Selayang Pandang Source (sumber) Petugas

Input Data Selayang Pandang Output Laporan Selayang Pandang Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Selayang Pandang. 2. Petugas mengisi data baru Selayang Pandang.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru Selayang Pandang. No Proses 3.2

Nama Proses Edit Selayang Pandang Source (sumber) Petugas

Input Data Selayang Pandang Output Laporan Selayang Pandang Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Selayang Pandang. 2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Selayang Pandang. 4 Nomor Proses 4.1

Nama Proses Tambah Struktur Organisasi Source (sumber) Petugas

Input Data Struktur Organisasi Output Laporan Struktur Organisasi Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Struktur Organisasi. 2. Petugas mengisi data baru Struktur Organisasi.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong,

48

maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru Struktur Organisasi. No Proses 4.2

Nama Proses Edit Struktur Organisasi Source (sumber) Petugas

Input Data Struktur Organisasi Output Laporan Struktur Organisasi Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Struktur Organisasi. 2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Struktur Organisasi. 5 Nomor Proses 5.1

Nama Proses Tambah Profil Balai Source (sumber) Petugas

Input Data Profil Balai Output Laporan Profil Balai Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Profil Balai. 2. Petugas mengisi data baru Profil Balai.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru Profil Balai.

No Proses 5.2

Source (sumber) Petugas

Input Data Profil Balai Output Laporan Profil Balai Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Profil Balai.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Profil Balai.

6 Nomor Proses 6.1

Nama Proses Tambah Surat Masuk Source (sumber) Petugas

Input Data Surat Masuk Output Laporan Surat Masuk Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Surat Masuk. 2. Petugas mengisi data baru Surat Masuk.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru Surat Masuk.

No Proses 6.2

Nama Proses Edit Surat Masuk Source (sumber) Petugas

Input Data Surat Masuk Output Laporan Surat Masuk Destination (tujuan) Petugas

50

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Surat Masuk.

7 Nomor Proses 7.1

Nama Proses Tambah Surat Keluar Source (sumber) Petugas

Input Data Surat Keluar Output Laporan Surat Keluar Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Surat Keluar. 2. Petugas mengisi data baru Surat Keluar.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru Surat Keluar.

No Proses 7.2

Nama Proses Edit Surat Keluar Source (sumber) Petugas

Input Data Surat Keluar Output Laporan Surat Keluar Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Surat Keluar.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat

disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Surat Keluar.

8 Nomor Proses 8.1

Nama Proses Tambah Renja Dinas Source (sumber) Petugas

Input Data Renja Dinas Output Laporan Renja Dinas Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Renja Dinas. 2. Petugas mengisi data baru Renja Dinas.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru Renja Dinas.

No Proses 8.2

Nama Proses Edit Renja Dinas Source (sumber) Petugas

Input Data Renja Dinas Output Laporan Renja Dinas Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Renja Dinas.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Renja Dinas.

9 Nomor Proses 9.1

52

Source (sumber) Petugas

Input Data DPA

Output Laporan DPA Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah DPA. 2. Petugas mengisi data baru DPA.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru DPA.

No Proses 9.2 Nama Proses Edit DPA Source (sumber) Petugas

Input Data DPA

Output Laporan DPA Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit DPA.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data DPA.

10 Nomor Proses 10.1

Nama Proses Tambah Proposal APBD Source (sumber) Petugas

Input Data Proposal APBD Output Laporan Proposal APBD Destination (tujuan) Petugas

2. Petugas mengisi data baru APBD.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru APBD.

No Proses 10.2

Nama Proses Edit Proposal APBD Source (sumber) Petugas

Input Data Laporan APBD Output Laporan Proposal APBD Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit APBD.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data APBD.

11 Nomor Proses 11.1

Nama Proses Tambah Renstra Dinas Source (sumber) Petugas

Input Data Renstra Dinas Output Laporan Renstra Dinas Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Renstra Dinas. 2. Petugas mengisi data baru Renstra Dinas.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

54

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru Renstra Dinas. No Proses 11.2

Nama Proses Edit Renstra Dinas Source (sumber) Petugas

Input Data Renstra Dinas Output Laporan Renstra Dinas Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Renstra Dinas.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Renstra Dinas.

12 Nomor Proses 12.1

Nama Proses Tambah Smartplanning Source (sumber) Petugas

Input Data Smartplanning Output Laporan Smartplanning Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Smartplanning. 2. Petugas mengisi data baru Smartplanning.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru Smartplanning. No Proses 12.2

Nama Proses Edit Smartplanning Source (sumber) Petugas

Input Data Smartplanning

Output Laporan Proposal Smartplanning Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Smartplanning.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Smartplanning.

13 Nomor Proses 13.1

Nama Proses Tambah Ringkasan Usulan Source (sumber) Petugas

Input Data Ringkasan Ususlan Output Laporan Ringkasan Usulan Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Ringkasan Usulan. 2. Petugas mengisi data baru Ringkasan Usulan.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru Ringkasan Usulan. No Proses 13.2

Nama Proses Edit Ringkasan Usulan Source (sumber) Petugas

Input Data Ringkasan Usulan Output Laporan Ringkasan Usulan Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Ringkasan Usulan. 2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru.

56

3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Ringkasan Usulan. 14 Nomor Proses 14.1

Nama Proses Tambah RKA-KL Source (sumber) Petugas

Input Data RKA-KL Output Laporan RKA-KL Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah RKA-KL. 2. Petugas mengisi data baru RKA-KL.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru RKA-KL.

No Proses 14.2

Nama Proses Edit RKA-KL Source (sumber) Petugas Input Data RKA-KL Output Laporan RKA-KL Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit RKA-KL.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data RKA-KL.

15 Nomor Proses 15.1

Nama Proses Tambah DIPA Source (sumber) Petugas Input Data DIPA Output Laporan DIPA Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah DIPA. 2. Petugas mengisi data baru DIPA.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru DIPA.

No Proses 15.2 Nama Proses Edit DIPA Source (sumber) Petugas Input Data DIPA Output Laporan DIPA Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit DIPA.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data DIPA.

16 Nomor Proses 16.1

Nama Proses Tambah Data TOR KAK Source (sumber) Petugas

58

Input Data TOR KAK Output Laporan TOR KAK Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah TOR KAK. 2. Petugas mengisi data baru TOR KAK.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru TOR KAK.

No Proses 16.2

Nama Proses Edit Data TOR KAK Source (sumber) Petugas

Input Data TOR KAK Output Laporan TOR KAK Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit TOR KAK.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data TOR KAK.

17 Nomor Proses 17.1

Nama Proses Tambah Proposal APBN Source (sumber) Petugas

Input Data APBN

Output Laporan Proposal APBN Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Proposal APBN. 2. Petugas mengisi data baru APBN.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru APBN.

No Proses 17.2

Nama Proses Edit Proposal APBN Source (sumber) Petugas

Input Data APBN

Output Laporan Proposal APBN Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Proposal APBN. 2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data APBN.

18 Nomor Proses 18.1

Nama Proses Tambah Budidaya Source (sumber) Petugas

Input Data Budidaya Output Laporan Budidaya Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Budidaya. 2. Petugas mengisi data baru Budidaya.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

60

membatalkan pengisian data baru Budidaya. No Proses 18.2

Nama Proses Edit Budidaya Source (sumber) Petugas Input Data Budidaya Output Laporan Budidaya Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Budidaya.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Budidaya.

19 Nomor Proses 19.1

Nama Proses Tambah Tangkap Source (sumber) Petugas

Input Data Tangkap Output Laporan Tangkap Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Tangkap. 2. Petugas mengisi data baru Tangkap.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru Tangkap.

No Proses 19.2

Nama Proses Edit Tangkap Source (sumber) Petugas Input Data Tangkap

Output Laporan Tangkap Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Tangkap.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Tangkap.

20 Nomor Proses 20.1

Nama Proses Tambah P2HP Source (sumber) Petugas Input Data P2HP Output Laporan P2HP Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah P2HP. 2. Petugas mengisi data baru P2HP.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru P2HP.

No Proses 20.2 Nama Proses Edit P2HP Source (sumber) Petugas Input Data P2HP Output Laporan P2HP Destination (tujuan) Petugas

62

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit P2HP.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data P2HP.

21 Nomor Proses 21.1

Nama Proses Tambah KP3K Source (sumber) Petugas Input Data KP3K Output Laporan KP3K Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah KP3K. 2. Petugas mengisi data baru KP3K.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru KP3K.

No Proses 21.2 Nama Proses Edit KP3K Source (sumber) Petugas Input Data KP3K Output Laporan KP3K Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit KP3K.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang

belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data KP3K.

22 Nomor Proses 22.1

Nama Proses Tambah LAKIP Source (sumber) Petugas

Input Data LAKIP Output Laporan LAKIP Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah LAKIP. 2. Petugas mengisi data baru LAKIP.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru LAKIP.

No Proses 22.2

Nama Proses Edit LAKIP Source (sumber) Petugas Input Data LAKIP Output Laporan LAKIP Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit LAKIP.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data LAKIP.

64

Nama Proses Tambah LPPD Source (sumber) Petugas Input Data LPPD Output Laporan LPPD Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah LPPD. 2. Petugas mengisi data baru LPPD.

3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan, maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru LPPD.

No Proses 23.2 Nama Proses Edit LPPD Source (sumber) Petugas Input Data LPPD Output Laporan LPPD Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit LPPD.

2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data LPPD.

24 Nomor Proses 24.1

Nama Proses Tambah Lap. Evaluasi Kinerja Source (sumber) Petugas

Input Data Evaluasi Kinerja Output Laporan Evaluasi Kinerja Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Laporan Evaluasi Kinerja.

2. Petugas mengisi data baru Laporan Evaluasi Kinerja. 3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan,

maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengisian data baru Laporan Evaluasi Kinerja.

No Proses 24.2

Nama Proses Edit Lap.Evaluasi Kinerja Source (sumber) Petugas

Input Data Evaluasi Kinerja Output Laporan Evaluasi Kinerja Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Laporan Evaluasi Kinerja. 2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru. 3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik

Simpan, maka data akan disimpan dan akan dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat disimpan.

4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin membatalkan pengeditan data Laporan Evaluasi Kinerja.

25 Nomor Proses 25.1

Nama Proses Tambah LKPJ Source (sumber) Petugas Input Data LKPJ Output Laporan LKPJ Destination (tujuan) Petugas

Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah LKPJ. 2. Petugas mengisi data baru LKPJ.

98 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil yang didapat dalam pembuatan laporan kerja praktek ini, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem Informasi yang dibangun membantu proses kerja di Dinas Perikana dan Kelautan Propinsi Jawa Barat khususnya di Sub. Bagian Perencanaan dan Program dalam membantu kegiatan pencarian dokumen lama dengan waktu yang lebih cepat dari sebelumnya.

2. Sistem Informasi yang dibangun membantu kerja Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat khususnya Sub Bagian Perencanaan dan Program dalam merapihkan atau mengelompokkan dokumen lama sesuai dengan jenis-jenis laporannya, sehingga memberikan kemudahan dalam pencarian dokumennya.

4.2. Saran

Sistem Pengarsipan Dokumen Bagian Perencanaan dan Program Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat masih dapat dikembangkan lagi seiring dengan perkembangan spesifikasi kebutuhan pengguna sistem yang harus dipenuhi dalam mencapai tahap yang lebih tinggi dan kinerja sistem yang lebih baik. Adapun beberapa saran untuk pengembangan yang dapat dilakukan adalah :

1. Adanya peningkatan sistem keamanan pada aplikasi.

2. Diharapkan dalam pencarian dokumen lama dapat dilakukan secara online

99

3. Adanya gambar dari setiap kegiatan yang berhubungan dengan Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat.

Masih banyak lagi fasilitas-fasilitas lain yang perlu dikembangkan untuk memaksimalkan kerja sistem seiring dengan perkembangan meningkatnya kebutuhan.

100

DAFTAR PUSTAKA

[1] URL : http://diskanlut.jabarprov.go.id/. 10 Juli 2011. [2] Arif Basofi, Normalisasi Database, PENS-ITS, 2005.

[3] Janner Simarmata, Pengenalan Dan Istilah Borland Delphi, 2010.

[4] Joko Rivai, Membuat Tool Kompresi File Dengan Delphi + ZLIB, 2008. [5] M. Agus J. Alam, Mengelolah Database Dengan Borland Delphi 7,

Jakarta, PT. Elex Media Komputindo, 2004.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP PENULIS

I. BIODATA

Nama : SAEPUDIN

Tempat/Tanggal Lahir : Ciamis/ 16 Mei 1989 Jenis Kelamin : Laki-Laki

Kewarganegaraan : Indonesia

Alamat : Dusun Bunisinga Rt.03 Rw.01 No.297 Desa Sukamaju Kec. Mangunjaya Kab. Ciamis Telp : 02295213503

II. PENDIDIKAN FORMAL

a. 1995 - 2001 : SD Negeri Sukamaju Kab. Ciamis

b. 2001 - 2004 : MTS PP Al-Fatah Maoslor Maos Cilacap c. 2004 - 2007 : SMA Alfa Centauri Bandung

2 I. BIODATA

Nama : WARMAN

Tempat/Tanggal Lahir : Karawang/ 30 September 1989 Jenis Kelamin : Laki-Laki

Kewarganegaraan : Indonesia

Alamat : Jl. Dipatiukur Gang Kubangsari No.34 Bandung Telp : 08568600003

II. PENDIDIKAN FORMAL

a. 1996 - 2002 : SDN 1 Karangmulya Karawang b. 2002 - 2005 : SMPN 4 Teluk Jambe Karawang c. 2005 - 2008 : SMKN 1 Karawang

I. BIODATA

Nama : RIA SHOFIYANTRI

Tempat/Tanggal Lahir : Indramayu/ 15 Desember 1989 Jenis Kelamin : Perempuan

Kewarganegaraan : Indonesia

Alamat : Jl. Ismail Bawah no. 23 Bandung Telp : 087825755397

II. PENDIDIKAN FORMAL

a. 1995 - 1996 : TK Mutiara Pertiwi Indramayu b. 1996 - 2002 : SDN Paoman III Indramayu c. 2002 - 2005 : SMP Negeri 2 Sindang Indramayu d. 2005 - 2008 : SMA Negeri 2 Indramayu