LKP : Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Pada UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur.

APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DOKUMEN

PADA UPT TAMAN BUDAYA DINAS KEBUDAYAAN

DAN PARIWISATA PROVINSI JAWA TIMUR

KERJA PRAKTEK

Disusun Oleh:

Nama

: LINDA TRISIA HARDIANTI

Nim

: 10.39010.0058

Program

: DIII (Diploma Tiga)

Jurusan

: Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DOKUMEN

PADA UPT TAMAN BUDAYA DINAS KEBUDAYAAN

DAN PARIWISATA PROVINSI JAWA TIMUR

KERJA PRAKTEK

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Program Ahli Madya Komputer

Disusun Oleh:

Nama

: LINDA TRISIA HARDIANTI

Nim

: 10.39010.0058

Program

: DIII (Diploma Tiga)

Jurusan

: Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

Ibuku bagaikan bidadari didunia.

Dengarkanlah ibu dan ayahku, setiap saat engkau telah melindungiku,

membimbingku, memberikan kebahagianan, rela lapar dan rapuh.

Kini waktu ku tiba untuk mengganti dan membalas semuanya

sampai ujung usiaku.

APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DOKUMEN

PADA UPT TAMAN BUDAYA DINAS KEBUDAYAAN

DAN PARIWISATA PROVINSI JAWA TIMUR

KERJA PRAKTEK

Telah diperiksa dan diuji

Surabaya, Juni 2013

Disetujui Oleh:

Dosen Pembimbing

Penyelia

Ir. Henry Bambang Setyawan

Sunu Sekarpawening

NIDN. 0725055701

Mengetahui:

Kepala Program Studi DIII Manajemen Informatika

Titik Lusiani, M.Kom, OCP.

NIDN. 0714077401

vii ABSTRAK

Setiap instansi pemerintah harus mengelola dokumen elektronik sebagai sumber informasi yang berharga. Dokumen merupakan representasi riwayat organisasi secara eksplisit. UPT Taman Budaya berada di bawah naungan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur. Pengolahan pengarsipan yang terdapat pada dinas saat ini masih membutuhkan perbaikan. Hambatan dalam pengolahan pengarsipan yaitu, seiring bertambahnya dokumen membuat kesulitan dalam pencarian dokumen, dikarenakan tidak adanya data peletakan yang lebih jelas pada rak lemari. Selain itu sering terjadi kehilangan dokumen penting karena tidak adanya pencatatan yang lebih jelas mengenai peminjaman dan pengembalian dokumen.

Keterbatasan pegawai untuk dapat mengolah data dokumen dan surat menyurat membuat UPT Taman Budaya ingin membuat suatu aplikasi yang dapat mempercepat proses pengarsipan dokumen. Dokumen arsip bisa disimpan dalam dokumen digital yang akan menghemat ruang dan waktu, terutama dalam pencarian dokumen dan surat. Peminjaman dan pengembalian dokumen dapat berjalan dengan baik tanpa adanya kehilangan dokumen.

Dengan sistem informasi tersebut maka kinerja pegawai menjadi semakin meningkat. Kebutuhan data dokumen dan informasi mengenai surat menyurat secara struktural dapat diakses dengan efektif dan efisien dari sistem yang telah terkomputerisasi.

x DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM ... 6

2.1 Sejarah Umum UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur ... 6

2.2 Program UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur ... 7

2.2.1 Visi ... 7

2.2.2 Misi ... 7

xi

BAB III LANDASAN TEORI ... 9

3.1 Sistem Informasi ... 9

3.2 Arsip ... 9

3.2.1 Pengertian Arsip ... 9

3.2.2 Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 ... 9

3.2.3 Peraturan Presiden 1961 No.61 tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional ... 10

3.3 Surat ... 11

3.3.1 Pengertian Surat ... 11

3.3.2 Fungsi Surat ... 11

3.3.3 Jenis Surat ... 12

3.4 Dokumen ... 12

3.4.1 Pengertian Dokumen ... 12

3.4.2 Penggolongan Dokumen ... 14

3.4.3 Jenis Dokumen ... 14

3.4.4 Sistem Pengindeksan ... 14

3.4.5 Sistem Penyimpanan ... 15

3.5 Microsoft Visual Basic. NET 2005 ... 16

3.6 Microsoft SQL Server 2005 ... 16

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 18

4.1 Menganalisis Sistem ... 18

4.1.1Document Flow ... 18

4.2 Mendesain Sistem ... 21

xii

4.2.2 Data Flow Diagram ... 27

4.2.3 Entity Relationship Diagram ... 44

4.2.4 Struktur Tabel ... 45

4.2.5 Desain Input/Output ... 48

4.3 Implementasi dan Pembahasan ... 58

4.3.1 Penjelasan Pemakaian Program ... 58

BAB V PENUTUP ... 72

5.1 Kesimpulan ... 72

5.2 Saran ... 72

DAFTAR PUSTAKA ... 74

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Struktur Tabel Data Dokumen ... 46

Tabel 4.2 Struktur Tabel Jenis Dokumen ... 46

Tabel 4.3 Struktur Tabel Detil Transaksi ... 46

Tabel 4.4 Struktur Tabel Transaksi Peminjaman ... 47

xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 8

Gambar 4.1 Document Flow Surat Menyurat ... 19

Gambar 4.2 Document Flow Peminjaman dan Pengembalian Dokumen ... 20

Gambar 4.3 System Flow Penerimaan Surat ... 22

Gambar 4.4 System Flow Pengiriman Surat ... 23

Gambar 4.5 System Flow Pencarian Surat ... 24

Gambar 4.6 System Flow Peminjaman Dokumen ... 25

Gambar 4.7 System Flow Pengembalian Dokumen ... 26

Gambar 4.8 System Flow Pencarian Dokumen ... 27

Gambar 4.9 Context Diagram ... 28

Gambar 4.10 Hipo Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen ... 28

Gambar 4.11 Hipo Mengelola Data Master ... 29

Gambar 4.12 Hipo Melakukan Transaksi ... 29

Gambar 4.13 Hipo Surat Menyurat ... 30

Gambar 4.14 Hipo Pencarian Surat... 30

Gambar 4.15 Hipo Sirkulasi ... 31

Gambar 4.16 Hipo Peminjaman Dokumen ... 31

Gambar 4.17 Hipo Pengembalian Dokumen ... 31

Gambar 4.18 Hipo Pencarian Dokumen ... 32

Gambar 4.19 DFD Level 1 - Mengelola Data Master... 32

Gambar 4.20 DFD Level 1 - Melakukan Transaksi ... 33

xv

Gambar 4.22 DFD Level 2 – Melakukan Transaksi ... 36

Gambar 4.23 DFD Level 3 - Mengelola Data Dokumen ... 36

Gambar 4.24 DFD Level 3 - Mengelola Data Surat Masuk ... 37

Gambar 4.25 DFD Level 3 - Mengelola Data Surat Keluar ... 37

Gambar 4.26 DFD Level 3 - Mengelola Data Rak ... 38

Gambar 4.27 DFD Level 3 – Melakukan Transaksi Penerimaan Surat ... 38

Gambar 4.28 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pengiriman Surat ... 38

Gambar 4.29 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pencarian Surat... 39

Gambar 4.30 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen .... 39

Gambar 4.31 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen . 40 Gambar 4.32 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pencarian Dokumen ... 40

Gambar 4.33 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Penerimaan Surat ... 41

Gambar 4.34 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Pengiriman Surat ... 42

Gambar 4.35 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen .... 43

Gambar 4.36 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen . 43 Gambar 4.37 Conceptual Data Model ... 44

Gambar 4.38 Physical Data Model ... 45

Gambar 4.39 Desain Input/Output Form Utama ... 48

Gambar 4.40 Desain Input/Output Form Login ... 48

Gambar 4.41 Desain Input/Output Simpan Master Dokumen ... 49

Gambar 4.42 Desain Input/Output Ubah Hapus Master Dokumen ... 49

Gambar 4.43 Desain Input/Output Master Jenis Dokumen ... 50

Gambar 4.44 Desain Input/Output Master Rak ... 50

xvi

Gambar 4.46 Desain Input/Output Ubah/Hapus Surat Masuk ... 52

Gambar 4.47 Desain Input/Output Master Pegawai ... 52

Gambar 4.48 Desain Input/Output Simpan Surat Keluar ... 53

Gambar 4.49 Desain Input/Output Ubah Hapus Surat Keluar ... 53

Gambar 4.50 Desain Input/Output Transaksi Peminjaman ... 54

Gambar 4.51 Desain Input/Output Transaksi Pengembalian ... 54

Gambar 4.52 Desain Input/Output Pencarian Dokumen ... 55

Gambar 4.53 Desain Input/Output Pencarian Surat ... 55

Gambar 4.54 Desain Input/Output Histori Daftar Peminjaman ... 56

Gambar 4.55 Desain Input/Output Laporan Surat Masuk ... 56

Gambar 4.56 Desain Input/Output Laporan Surat Keluar ... 57

Gambar 4.57 Desain Input/Output Laporan Dokumen ... 57

Gambar 4.58 Desain Input/Output Laporan Dokumen Disposisi ... 58

Gambar 4.59 Implementasi Sistem Form Utama ... 59

Gambar 4.60 Implementasi Sistem Login ... 59

Gambar 4.61 Implementasi Sistem Simpan Master Dokumen ... 60

Gambar 4.62 Implementasi Sistem Ubah/Hapus Master Dokumen ... 61

Gambar 4.63 Implementasi Sistem Master Jenis Dokumen ... 61

Gambar 4.64 Implementasi Sistem Master Rak ... 62

Gambar 4.65 Implementasi Sistem Simpan Surat Masuk... 63

Gambar 4.66 Implementasi Sistem Ubah/Hapus Surat Masuk ... 64

Gambar 4.67 Implementasi Sistem Master Pegawai ... 64

Gambar 4.68 Implementasi Sistem Simpan Surat Keluar... 65

xvii

Gambar 4.70 Implementasi Sistem Transaksi Peminjaman... 66

Gambar 4.71 Implementasi Sistem Transaksi Pengembalian ... 67

Gambar 4.72 Implementasi Sistem Pencarian Dokumen... 67

Gambar 4.73 Implementasi Sistem Pencarian Surat ... 68

Gambar 4.74 Implementasi Sistem Histori Daftar Peminjam... 68

Gambar 4.75 Implementasi Sistem Laporan Surat Masuk ... 69

Gambar 4.76 Implementasi Sistem Laporan Surat Keluar ... 70

Gambar 4.77 Implementasi Sistem Laporan Dokumen ... 70

xviii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Surat Balasan Instansi ... 76

Lampiran 2. Acuan Kerja ... 77

Lampiran 3. Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 78

Lampiran 4. Log Harian dan Catatan Perubahan Acuan Kerja Bagian 1 ... 79

Lampiran 5. Log Harian dan Catatan Perubahan Acuan Kerja Bagian 2 ... 80

Lampiran 6. Kehadiran Kerja Praktek Bagian 1 ... 81

Lampiran 7. Kehadiran Kerja Praktek Bagian 2 ... 82

Lampiran 8. Kartu Bimbingan Bagian 1 ... 83

Lampiran 9. Kartu Bimbingan Bagian 2 ... 84

Lampiran 10. Laporan Surat Masuk... 85

Lampiran 11. Laporan Surat Keluar ... 86

Lampiran 12. Laporan Dokumen ... 87

Lampiran 13. Lembar Disposisi ... 88

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dapat dirasakan manfaatnya hampir di seluruh bidang, baik instansi pemerintah maupun swasta. Perkembangan tersebut dapat dimanfaatkan pada berbagai sektor seperti sektor keuangan, pendidikan, administrasi, sumber daya manusia, dan lain-lain. Salah satu manfaat yang sangat membantu adalah dengan mengimplementasikan untuk kegiatan pengelolaan administrasi, yaitu pengarsipan dokumen-dokumen. Pengarsipan dokumen merupakan pengumpulan dari beberapa dokumen untuk disimpan agar memudahkan dalam pencarian kembali dokumen tersebut. Pengarsipan dokumen sendiri bisa dikelola dengan mengelompokkan dokumen sesuai dengan transaksi laporan perbulan atau sesuai dengan jenis laporan yang diarsipkan. Pada umumnya pengarsipan dokumen dilakukan dengan menyimpan pada tempat-tempat tertentu yang disesuaikan dengan katalog dokumen. Menurut peraturan perundangan disebutkan bahwa dokumen perusahaan/organisasi adalah data, catatan, dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima di atas kertas atau berupa sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar (Undang-Undang No.88 tahun 1991 Pasal 1).

UPT Taman Budaya adalah Unit Pelaksanaan Teknis yang berada di bawah Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur. UPT Taman Budaya menangani hal-hal yang berhubungan dengan kesenian dan kebudayaan.

2

Dalam melaksanakan kegiatannya, UPT Taman Budaya banyak menggunakan surat-menyurat sehingga dibutuhkan suatu proses pengarsipan. Selama ini UPT Taman Budaya sudah menerapkan pengarsipan, akan tetapi pengarsipannya masih membutuhkan pembenahan lagi, dikarenakan masih bersifat manual. Dokumen-dokumen pada UPT Taman Budaya semakin bertambah, hal ini dikarenakan terdapat kegiatan kesenian seperti wayang, ketoprak, tari, ludruk, dan lain-lain yang memerlukan pembuatan laporan setiap bulannya. Tidak hanya laporan kegiatan saja, tetapi masih ada dokumen absensi pegawai setiap bulan, dokumen kepegawaian, surat masuk, dan surat keluar. Seiring semakin bertambahnya dokumen, membuat kesulitan dalam pencarian kembali, dikarenakan tidak adanya informasi peletakan yang lebih jelas pada rak lemari. Selain itu sering terjadi kehilangan dokumen penting karena tidak adanya pencatatan yang jelas mengenai peminjaman dan pengembalian dokumen.

Dengan adanya masalah di atas, maka dibutuhkan suatu aplikasi sistem informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen. Dokumen arsip bisa disimpan dalam dokumen digital yang akan menghemat ruang dan waktu, terutama dalam pencarian dokumen dan surat. Peminjaman dan pengembalian dokumen dapat berjalan dengan baik tanpa adanya kehilangan dokumen.

Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen diharapkan mampu menjamin keamanan dokumen dan surat, memperlancar kinerja pegawai, sehingga aktivitas di UPT dapat berjalan dengan lebih efektif.

3

1.2.Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:

a. Bagaimana merancang bangun sistem yang terkomputerisasi untuk kegiatan surat menyurat.

b. Bagaimana menampilkan data surat, data kepegawaian, data absensi pegawai, dan data laporan kegiatan dalam katalog dokumen.

c. Bagaimana merancang bangun sistem yang terkomputerisasi untuk peminjaman dan pengembalian dokumen.

1.3.Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan di atas, maka batasan masalah dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:

a. Aplikasi yang akan digunakan menggunakan program desktop.

b. Sistem yang dibahas meliputi dokumen absensi pegawai, laporan kepegawaian, laporan kegiatan, surat masuk, dan surat keluar.

c. Aplikasi yang dibuat meliputi sistem Sirkulasi (peminjaman dan pengembalian dokumen), Pencarian Dokumen, dan Pencarian Surat.

1.4. Tujuan

Berdasarkan batasan masalah di atas, maka tujuan dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:

a. Mempermudah melakukan pengarsipan dokumen dan surat.

b. Mempermudah pencarian data surat yang sesuai dengan katalog surat. c. Meningkatkan akuratan dalam penempatan dokumen.

4

d. Mempermudah melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian dokumen. e. Mempercepat proses surat menyurat.

1.5.Manfaat

Manfaat yang diharapkan dalam Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Pada UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur ini adalah:

a. Dapat mengetahui semua data dokumen setiap periodenya.

b. Dapat mempermudah mencari dokumen atau pengarsipan kembali c. Dapat mempermudah mencari surat masuk dan surat keluar d. Mengetahui peminjaman dokumen dengan jelas.

e. Mengetahui status dokumen dengan cepat.

f. Mengetahui dokumen yang belum kembali pada waktunya.

1.6.Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan dalam memahami persoalan dan pembahasannya, maka penulisan laporan kerja praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut:

BAB I: PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang permasalahan yang menjelaskan bagaimana hingga timbul permasalahan tersebut, inti dari permasalahan seperti yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan batasan-batasan dari permasalahan sehingga tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan dari penelitian berupa harapan dari hasil yang dicapai.

5

BAB II: GAMBARAN UMUM

Bab ini berisi tentang gambaran umum yang meliputi struktur organisasi, visi, misi, fungsi, dan sejarah pada UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur.

BAB III: LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang pengertian dari judul, konsep dasar dari informasi, analisa dan basis data, beberapa landasan dasar yang dijadikan acuan oleh penulis dalam melakukan perancangan dan membangun sistem.

BAB IV: ANALISA, DESAIN, IMPLEMENTASI, DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi tentang desain yang dibuat beserta dengan skema yang ada, dan implementasi dari desain ke program. Selain itu juga terdapat model dari form-form yang telah dibuat dan bagaimana cara mengoprasikan program dan penjelasan tentang pemakaian Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen pada UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur.

BAB V: PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dari hasil implementasi kerja praktek di UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur.

LAMPIRAN

Bab ini berisi penjelasan lengkap dari form – form (source code), tabel – tabel, dan tampilan program yang dibuat pada aplikasi.

6 BAB II

GAMBARAN UMUM

2.1. Sejarah Umum UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur

Menurut catatan sejarah, kompleks Taman Budaya Jawa Timur (TBJT) dahulu adalah rumah Bapak Kanamon, sebagai tempat pertemuan dan pusat pemerintahan Kabupaten ‘Soerabaia’ dalam masa penjajahan Belanda pada tahun 1915. Sistem pemerintahan di Surabaya pada masa Kerajaan Mataram terdiri atas Kasepuhan, Kromojayan, Kanoman, dan Kasembongan. Pada tanggal 19 Januari 1975 dilaksanakan serah terima bangunan gedung dan perumahan kepada pewakilan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Timur. Sejak saat itu kemudian dibangun TEATER terbuka dan Gedung Pertunjukan yang kemudian diberi nama Gedung Cak Durasim.

Pada tanggal 20 Mei 1978 lahirlah TBJT yang diresmikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Dr. Daoed Joesoef. Tiga belas tahun kemudian, pada tahun 1991, Organisasi dan Tata Kerja Taman Budaya mengalami perubahan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.0221/O/1991.

Pada tahun 2007 Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Jawa Timur berubah nama menjadi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur dan tidak lagi mengurusi kebudayaan, tetapi mengurusi tentang Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota (Peraturan Pemerintah No. 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintah). Selama dua tahun berada dalam naungan Dinas

7

Pendidikan, akhirnya lahirlah peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 76 Tahun 2010 maka TBJT menjadi Unit Pelaksanaan Teknik (UPT) Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur dan kembali mengurusi kesenian umum berdasarkan yang dilakukan sebelumnya.

2.2.Program UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur

2.2.1.Visi

UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur mempunyai tujuan yaitu terwujudnya Taman Budaya yang terpercaya dan terdepan dalam melestarikan, mengelola, dan mengembangkan seni budaya di Jawa Timur

2.2.2. Misi

Misi yang diemban UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur adalah memberikan layanan :

1. Melestarikan dan mengembangkan seni-seni Jawa Timur secara adil dan berkesinambungan.

2. Mempromosikan potensi kesenian dan karya-karya seniman Jawa Timur melalui penyediaan sarana dan kegiatan yang apresiatif.

3. Memfasilitasi proses olah seni untuk berkarya yang lebih kreatif dan inovatif agar mampu bersaing.

4. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia seniman dalam menghadapi berbagai tantangan di masyarakat.

2.2.3. Str UPT dalam tig Budaya, d Fung 1. Pengu evalua 2. Pelaks pening 3. Pening 4. Pening 5. Pelaks 6. Penyel 7. Pelaks 8. Pelaks 9. Pelaks

Sub

 

B

U

ruktur Org T Taman B ga bagian y dan Seksi Pe

gsi UPT Ta umpulan, pe asi kegiatan sanaan lom gkatan apres gkatan profe gkatan ketra sanaan fasili lenggaraan sanaan pend sanaan ketat sanaan tugas

Bagian

 

Ta

Usaha

ganisasi Budaya mer yaitu Sub engembanga Gambar aman Buday engolahan, pengemban mba, semina

siasi seni da esionalisme ampilan sen itas pengem kerjasama p dokumentas tausahaan d s-tugas lain

ta

 

_Se

Se

rupakan Un Bagian Ta an Seni dan

r 2. 1 Struk

ya adalah: analisis d ngan dan pe ar, seraseha an budaya. e pembina d ni dan buday mbangan sen presentasi k ian seni dan dan pelayana n yang diber

Kepala

eksi

 

Peny

ni

 

dan

 

B

nit Pelaksa ata Usaha, n Budaya sep

ktur Organi

ata dan in enyajian sen an, diskusi,

dan pekerja ya bagi mas ni budaya. karya seni.

n budaya. an masyarak rikan oleh K

a

 

UPT

yajian

 

udaya

anaan Tekn Seksi Peny perti gamba isasi nformasi, p ni dan buday

lokakarya, seni. syarakat. kat. Kepala Dina

Peng

Seni

 

d

nis yang te yajian Seni ar 2.1. elaksanaan, ya. , workshop as.

Seksi

 

gembang

dan

 

Buda

8 erbagi i dan , dan , dan

gan

 

aya

9 BAB III LANDASAN TEORI

3.1.Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kumpulan informasi di dalam sebuah basis data yang menggunakan model dan media teknologi informasi. Sistem informasi ini digunakan dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Dalam suatu organisasi, informasi merupakan sesuatu yang penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Menurut Raymond Mcleod: “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.

3.2. Arsip

3.2.1. Pengertian Arsip

Arsip berasal dari bahasa asing, orang yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan.

3.2.2. Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009

Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 mengenai Kearsipan adalah sebagai berikut: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

10

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki

nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan

kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

3.2.3. Peraturan Presiden 1961 No.61 tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional

Yang dimaksud dengan arsip dalam Peraturan Presiden, pasal 1 ini ialah:

a. Pada umumnya: wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimana juga dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun dalam suatu kesatuan bentuk dan

11

fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

b. Khususnya: kumpulan surat-surat atau bahan-bahan penolong lainya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organis, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

3.3.Surat

3.3.1. Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa:

a. pemberitahuan b. pernyataan c. perintah

d. perm in taan / perm ohon an e. laporan

3.3.2. Fungsi Surat

a. Sebagai sarana komunikasi.

b. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan/permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.

c. Sebagai alat bukti tertulis. d. Sebagai alat untuk mengingat. e. Sebagai bukti historis.

12

3.3.3. Jenis Surat A. Surat Pribadi

Surat Pribadi adalah surat yang dibuat oleh sesorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Tidak memiliki format penulisan yang baku sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan penulis surat. Misalnya surat perkenalan, surat cinta, dan lain-lain.

B. Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas bersifat formal dan memiliki format penulisan yang baku. Misalnya surat edaran, surat perjalanan dinas, dan lain-lain

C. Surat Bisnis

Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Misalnya surat pesanan, surat penawaran, dan lain-lain.

3.4. Dokumen

3.4.1. Pengertian Dokumen

Kata dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian Dokumen menganding banyak arti, seperti dibawah ini,

A. Menurut Kamus Indonesia

Dokumen adalah (1) surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); (2) barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos; (3) rekaman suara, gambar, film, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti keterangan.

13

B. Menurut Louis Gottschalk (1986; 38)

Dokumen seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu: 1. Sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian

lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis.

2. Diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.

C. Menurut Basuki (2003)

Dokumen harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Dokumen dapat dibagi mejadi beberapa ketegori yaitu:

1. Dokumen Administrasi meliputi dokumentasi prosedur, formulir, dan korespondensi. Contoh: buku log menyangkut tugas pemeliharaan dan pembukuan perjalanan.

2. Dokumen Akuntansi meliputi laporan formulir dan korespondensi terkait. Contoh: tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.

3. Dokumen Proyek meliputi korespondensi, nota, dokumetasi pengembangan produk, dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.

4. Berkas Kasus meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tuntutan hukum.

14

3.4.2. Penggolongan Dokumen

Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai berikut (Deserno dan Kynaston, 2005):

A. Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal dua belas kali dalam setahun.

B. Dokumen Inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen semi aktif bila hanya digunakan lima kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai jadwal retensi dokumen.

3.4.3. Jenis Dokumen

Menurut Bungin (2008; 123) dokumen dibagi atas dokumen pribadi dan dokumen resmi. Dokumen pribadi adalah catatan seseorang secara tertulis tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Berupa buku harian, surat pribadi dan otobiografi. Dokumen resmi terbagi dua yaitu:

A. Intern: Memo, pengumuman, instruksi, aturan lembaga untuk kalangan sendiri, laporan rapat, keputusan pimpinan, konvensi

B. Ekstern: Majalah, buletin, berita yang disiarkan ke mass media, pemberitahuan.

3.4.4. Sistem Pengindeksan

Sistem Pengindeksan adalah sistem yang mengatur unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun dalam penyimpanannya. Ada

15

beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun arsip (Gie, 2000), yaitu:

A. Sistem Kronologis, yang menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan. Dalam bidang administrasi, tanggal dapat menunjukkan:

 Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip.

 Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip.  Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar dari

organisasi.

 Saat yang menunjukkan hari, bulan dan tahun berlangsungnya suatu peristiwa atau ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.

B. Sistem Abjad, digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang (nama-lengkap dan nama-tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi).

C. Sistem Subjek, didasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan, misalnya perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat, dan lain-lain. D. Sistem Numerik, merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan

kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.

3.4.5. Sistem Penyimpanan

Terdapat tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu:

A. Sentralisasi: Semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan.

B. Desentralisasi: Menyerahkan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit.

16

C. Kombinasi: Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat.

3.5. Microsoft Visual Basic. NET 2005

Microsoft Visual Basic.Net 2005 adalah salah satu bahasa pemrograman yang ditargetkan dalam Framework.Net. Seperti bahasa sehari-hari, Visual Basic memiliki sintaks dan beberapa kata-kata yang valid yang bisa digunakan dalam membuat aplikasi. Visual Basic merupakan pilihan yang popular bagi yang mulai belajar pemrograman karena sintaks penulisan kodenya begitu mudah dibandingkan dengan bahasa pemrograman yang lain. Microsoft Visual Basic juga merupakan menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi. Microsoft Windows menggunakan model pemrograman (COM), Visual Basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat, Beberapa bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda.

3.6. Microsoft SQL Server 2005

Pada dasarnya pengertian dari SQL Server itu sendiri adalah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relation. Bahasa ini secara defacto adalah bahasa standar yang digunakan dalam manajemen basis data relasional. Saat ini hampir semua server basis data yang ada mendukung bahasa ini dalam manajemen datanya. SQL server 2005 merupakan salah satu produk dari Relational Database Management System (RDBMS). Bahasa kueri utamanya

17

adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybsase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar

18 BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

4.1.Menganalisis Sistem

Menganalisis sistem ini digunakan untuk melihat proses-proses yang telah terjadi sekarang, untuk membuat rancangan sistem. Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan, masih ditemukan kekurangan-kekurangan pada data surat masuk dan surat keluar yang pencatatannya masih secara manual, sehingga tidak dapat memberikan informasi yang optimal kepada ketua dan pengirim surat. Banyaknya dokumen yang dipinjam oleh pegawai lain, tetapi tidak dilakukan pencatatan peminjam dokumen, sehingga banyak dokumen yang hilang atau terselep dalam pengembalian dokumen. Proses peminjaman dokumen yang terjadi pada UPT Taman Budaya hanya berupa kepercayaan antar pegawai artinya peminjaman hanya bisa dijalankan jika benar-benar dibutuhkan atau mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang. Pencarian dokumen juga membutuhkan waktu yang lama karena tidak ada data tempat dokumen berada. Analisis sistem ini terdiri dari document flow yang sedang berjalan sesuai dengan proses yang terjadi saat ini.

4.1.1. Document Flow

Document flow menggambarkan proses yang ada pada saat ini. Terdapat dua proses yaitu surat menyurat serta peminjaman dan pengembalian dokumen.

19

A. Document Flow Surat Menyurat

Berikut ini adalah document flow untuk proses surat menyurat. Gambar 4.1. menjelaskan bagaimana alur proses yang terjadi, jika bagian tata usaha akan mencatat surat masuk dan surat keluar. Proses ini dimulai dari pengirim surat memberikan surat masuk. Surat masuk akan dicatat pada buku agenda surat masuk. Surat Masuk tersebut akan digandakan dan membuat dokumen disposisi yang diberikan kepada ketua UPT untuk persetujuan. Jika surat tersebut disetujui, maka akan membuat surat keluar. Surat keluar juga akan diperiksa oleh kepala bagian tata usaha. Surat keluar yang sudah diperiksa akan dicatat pada buku agenda surat keluar dan selanjutnya dikirimkan ke pengirim surat.

20

B. Document Flow Peminjaman dan Pengembalian Dokumen

Berikut ini adalah document flow untuk proses peminjaman dan pengembalian dokumen. Gambar 4.2. menjelaskan bagaimana alur proses yang terjadi saat melakukan pencarian dan peminjaman dokumen. Proses ini dimulai dari pegawai memberi data dokumen dan NIP pegawai. Jika pencarian data dokumen ada, maka akan dilakukan persetujuan peminjaman pada pegawai yang menangani dokumen tersebut, sehingga dapat melakukan peminjaman dokumen. Dalam proses pengembalian dokumen ini dimulai dari pegawai mengembalikan dokumen berdasarkan NIP pegawai dan data dokumen yang dipinjam.

21

4.2.Mendesain Sistem

Desain sistem adalah merancang sistem baru yang terkomputerisasi, yang meliputi System Flow, Hierarchy Input Output (Hipo), Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Conceptual Data Model (CDM), Physical Data Model (PDM), Struktur Tabel, dan Desain Input/Output.

4.2.1. System Flow

System flow ini menggambarkan proses yang terjadi atau jalannya sistem sesuai dengan analisis sistem. Terdapat enam proses yaitu penerimaan surat, pengiriman surat, pencarian surat, peminjaman dokumen, pengembalian dokumen, dan pencarian dokumen.

A. System Flow Penerimaan Surat

Berikut ini adalah system flow untuk proses penerimaan surat. Gambar 4.3. menjelaskan bagaimana alur proses yang terjadi apabila menerima surat masuk. Proses ini dimulai dari pengirim memberikan surat masuk. Surat masuk tersebut dilakukan pengecekan, jika data surat masuk belum ada pada database, maka akan menampilkan data surat masuk. Data surat masuk yang ditampilkan tersebut diisi dan disimpan pada tabel surat masuk, selanjutnya akan mencetak dokumen disposisi yang diberikan kepada ketua UPT.

22

Gambar 4. 3 System Flow Penerimaan Surat

B. System Flow Pengiriman Surat

Berikut ini adalah system flow untuk proses pengiriman surat. Gambar 4.4. menjelaskan bagaimana alur proses yang terjadi saat melakukan pengiriman surat keluar. Proses ini dimulai dari pegawai selesai membuat surat keluar, jika data surat keluar belum ada pada database, maka akan menampilkan data surat keluar. Data surat keluar yang ditampilkan tersebut akan diisi dan disimpan pada tabel surat keluar.

23

Gambar 4. 4 System Flow Pengiriman Surat

C. System Flow Pencarian Surat

Berikut ini adalah system flow untuk proses pencarian surat. Gambar 4.5. menjelaskan bagaimana alur proses yang terjadi apabila pengirim ingin mengetahui keberadaan suratnya. Proses ini dimulai dari pengirim memberikan data surat masuk, jika data surat masuk ada pada tabel surat masuk dan belum ada pada tabel surat keluar, maka statusnya adalah ‘masih dalam proses’ atau jika data surat masuk sudah ada pada tabel surat keluar maka statusnya adalah ‘sudah dikirim’

24

Gambar 4. 5 System Flow Pencarian Surat

D. System Flow Peminjaman Dokumen

Berikut ini adalah system flow untuk proses peminjaman dokumen. Gambar 4.6. mejelaskan bagaimana alur proses yang terjadi apabila pegawai akan meminjam dokumen. Proses ini dimulai dari pegawai meminjam dokumen sesuai NIP dan data dokumen yang dipinjam. Jika NIP dan data dokumen belum ada pada tabel peminjaman, maka akan menampilkan data transaksi peminjaman. Data transaksi peminjaman yang ditampilkan tersebut diisi dan disimpan ke tabel peminjaman serta dapat mengubah data dokumen.

25

Gambar 4. 6 System Flow Peminjaman Dokumen

E. System Flow Pengembalian Dokumen

Berikut ini adalah system flow untuk proses pengembalian dokumen. Gambar 4.7. menjelaskan bagaimana alur proses yang terjadi apabila pegawai mengembalikan dokumen. Proses ini dimulai dari pegawai memberikan data dokumen yang dipinjam. Jika data dokumen yang dipinjam dan NIP pegawai ada pada transaksi peminjamannya, maka akan mengganti status peminjaman pegawai menjadi tidak meminjam.

26

Gambar 4. 7 System Flow Pengembalian Dokumen

F. System Flow Pencarian Dokumen

Berikut ini adalah system flow untuk proses pencarian dokumen. Gambar 4.8. menjelaskan alur proses yang terjadi apabila pegawai akan mencari dokumen. Proses ini dimulai dari pegawai memasukan data dokumen, jika data dokumen ada pada tabel dokumen, maka akan ditampilkan pada aplikasi beserta data rak dokumen yang dipinjam.

27

Gambar 4. 8 System Flow Pencarian Dokumen

4.2.2. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.

A. Context Diagram

Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen terdiri atas empat External Entity, yaitu Pengirim Surat, Pegawai, Pegawai Tata Usaha (TU), dan Ketua UPT. Context Diagram dapat dilihat pada Gambar 4.9.

Pada external entity pengirim memberikan data surat yang dicari dan menerima data status surat. Sedangkan pegawai memberikan data dokumen, NIP, data dokumen yang dikembalikan, dokumen data dokumen yang dicari, dan akan menerima data dokumen dan tempat dokumen. Kemudian pegawai TU akan

28

memberikan dokumen, data rak, data surat masuk, data surat keluar, dan akan menerima data dokumen baru. External entity Ketua UPT akan menerima dokumen disposisi.

Gambar 4. 9 Context Diagram

B. Hierarchy Input Output (HIPO)

HIPO ini menjelaskan tentang bagian atau breakdown dari Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen. Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen ini terdiri atas dua proses, yaitu Mengelola Data Master dan Melakukan Transaksi. Hipo Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.10.

Gambar 4. 10 Hipo Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen NIP

Data_Dokumen_Baru

Data_Surat_Keluar Data_Surat_Masuk Data Rak

Data Dokumen yang dikembalikan Data Status Surat

Dokumen

Data Dokumen Data Surat dicari

Data Dokumen dan tempat dokumen

Data Dokumen yang dipinjam

Dokumen Disposisi 0

Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan

Dokumen ₊ Pengirim

Surat

Ketua Pegawai

Pegawai TU

29

Mengelola Data Master terdiri atas empat kelompok, yaitu Mengelola Data Dokumen, Mengelola Data Surat Masuk, Mengelola Data Surat Keluar, dan Mengelola Data Rak yang meliputi proses Mengubah Data dan Menyimpan Data. Hipo Mengelola Data Master dapat dilihat pada Gambar 4.11.

Gambar 4. 11 Hipo Mengelola Data Master

Melakukan transaksi terdiri atas empat kelompok, yaitu Surat Menyurat, Pencarian Surat, Sirkulasi, dan Pencarian Dokumen. Hipo Melakukan Transaksi dapat dilihat pada Gambar 4.12.

Gambar 4. 12 Hipo Melakukan Transaksi

Surat menyurat terdiri atas dua kelompok, yaitu Penerimaan Surat dan Pengiriman Surat. Penerimaan Surat meliputi proses Mengecek Surat Masuk, Mengisi Surat Masuk, Menampilkan Data Surat Masuk, Menyimpan Data Surat

30

Masuk, Menampilkan Report Dokumen Disposisi, dan Mencetak Laporan Disposisi. Pengiriman Surat meliputi proses Mengecek Surat Keluar, Mengisi Data Surat Keluar, Menampilkan Data Surat Keluar, dan Menyimpan Data Surat Keluar. Hipo Surat Menyurat dapat dilihat pada Gambar 4.13.

Gambar 4. 13 Hipo Surat Menyurat

Pencarian Surat meliputi proses Mengecek Surat Masuk, Mengecek Surat Keluar, dan Menampilkan Status Surat. Hipo Pencarian Surat dapat dilihat pada Gambar 4.14.

Gambar 4. 14 Hipo Pencarian Surat

Sirkulasi terdiri atas dua kelompok, yaitu Peminjaman Dokumen dan Pengembalian Dokumen. Hipo Sirkulasi dapat dilihat pada Gambar 4.15.

31

Gambar 4. 15 Hipo Sirkulasi

Peminjaman Dokumen meliputi proses Mengecek NIP dan Dokumen pada tabel transaksi, Mengecek Dokumen, Mengisi Data Peminjaman, Menampilkan Transaksi, dan Menyimpan Transaksi Peminjaman. Hipo Peminjaman Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.16.

Gambar 4. 16 Hipo Peminjaman Dokumen

Pengembalian Dokumen meliputi proses Mengecek Transaksi, Menampilkan Transaksi, dan Update Status Pinjam. Hipo Pengembalian Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.17.

32

Pencarian Dokumen terdiri atas Mengecek Dokumen dan Menampilkan Dokumen dan Tempat. Hipo Pencarian Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.18.

Gambar 4. 18 Hipo Pencarian Dokumen

C. DFD Level 1

Level 1 terdiri atas dua proses utama, yaitu Mengelola Data Master dan Melakukan Transaksi. Pegawai TU memberi data dokumen, data rak, data surat masuk, dan data surat keluar yang akan disimpan dalam tabel dokumen, rak, surat masuk, dan surat keluar. DFD Level 1 Mengelola Data Master dapat dilihat pada Gambar 4.19.

Gambar 4. 19 DFD Level 1 - Mengelola Data Master Data_Surat_Keluar

Data_Surat_Masuk

Data Rak Di simpan

Data Rak Di baca

[Data Rak] [Dokumen]

Data Dokumen Dibaca

Data Dokumen Disimpan Surat Keluar Disimpan

Surat Keluar Dibaca Surat Masuk Dibaca

Surat Masuk Disimpan

1 Mengelola Data Master

+

1 Surat Masuk

2 Surat Keluar

3 Data Dokumen Pegawai

TU

Pegawai TU

4 Rak

Pegawai TU Pegawai

33

Pegawai akan memberi data dokumen yang dipinjam, data dokumen yang dikembalikan, data dokumen, pengirim surat memberi data surat yang dicari dan pegawai TU memberi data surat masuk dan data surat keluar. Semua data tersebut akan disimpan pada tabel surat masuk, surat keluar, dan transaksi peminjaman. DFD Level 1 Melakukan Transaksi dapat dilihat pada Gambar 4.20.

Gambar 4. 20 DFD Level 1 - Melakukan Transaksi

D. DFD Level 2

Level 2 terdiri atas dua proses utama yaitu Mengelola Data Master dan Melakukan Transaksi yang akan di breakdown sampai level 3.

[NIP]

[Data_Surat_Keluar]

[Data_Dokumen_Baru] [Data_Surat_Masuk] Simpan Transaksi Peminjaman

[Data Dokumen yang dikembalikan]

[Data Status Surat]

Data Transaksi Peminjaman DibacaData Rak Dibaca [Data Dokumen]

Surat Keluar Di Simpan

Surat Keluar Di Baca

Data Dokumen Di Baca Surat Masuk Di Simpan Surat Masuk Di Baca

[Data Surat dicari]

[Data Dokumen dan tempat dokumen] [Data Dokumen yang dipinjam]

[Dokumen Disposisi] Ketua Pegawai 2 Melakukan Transaksi + Pegawai Pengirim Surat

1 Surat Masuk

2 Surat Keluar 3 Data Dokumen

Pegawai 4 Rak 5 Transaksi Peminjaman Pengirim Surat Pegawai Pegawai TU Pegawai TU Pegawai TU Pegawai

34

1. Mengelola Data Master

Pada level ini terdiri atas empat proses yaitu Mengelola Data Dokumen, Mengelola Data Surat Masuk, Mengelola Data Surat Keluar dan Mengelola Data Rak, yang akan disimpan dalam tabel dokumen, surat masuk, surat keluar, dan rak. DFD Level 2 Mengelola Data Master dapat dilihat pada Gambar 4.21.

Gambar 4. 21 DFD Level 2 - Mengelola Data Master [Dokumen]

[Data Dokumen Dibaca]

[Data Dokumen Disimpan] 1.1

Mengelola Data Dokumen

+

3 Data Dokumen 3 Data Dokumen

Pengirim Surat

[Data_Surat_Masuk]

[Surat Masuk Dibaca]

[Surat Masuk Disimpan] 1.2

Mengelola Data Surat

Masuk ₊

1 Surat Masuk

1 Surat Masuk

Pegawai TU

[Data_Surat_Keluar]

[Surat Keluar Dibaca] [Surat Keluar Disimpan]

1.3 Mengelola Data Surat

Keluar ₊

2 Surat Keluar 2 Surat Keluar

Pegawai TU

[Data Rak Di baca] [Data Rak Di simpan]

[Data Rak] Pegawai

TU 4 Rak

4 Rak

1.4

Mengelola Data Rak

35

2. Melakukan Transaksi

Pada level ini terdiri atas empat proses yaitu Surat Menyurat, Pencarian Surat, Sirkulasi, dan Pencarian Dokumen. DFD Level 2 Melakukan Transaksi dapat dilihat pada Gambar 4.22.

[Data_Surat_Keluar]

[Data_Surat_Masuk]

[Surat Keluar Di Simpan]

[Surat Keluar Di Baca] [Surat Masuk Di Simpan]

[Surat Masuk Di Baca] [Dokumen Disposisi]

Ketua

2.1

Surat Menyurat

+

1 Surat Masuk

1 Surat Masuk

2 Surat Keluar

2 Surat Keluar

Pegawai TU

Pegawai TU

[Data Status Surat]

Baca Surat Masuk Baca Surat Keluar

[Data Surat dicari] 2.2

Pencarian Surat

+

Pengirim Surat

1 Surat Masuk

2 Surat Keluar

Pengirim Surat

[NIP]

[Simpan Transaksi Peminjaman]

[Data Dokumen yang dikembalikan] Baca Data Dokumen

[Data Transaksi Peminjaman Dibaca]

[Data Dokumen yang dipinjam] Pegawai

2.3 Sirkulasi

+

5 Transaksi

Peminjaman

3 Data Dokumen

Pegawai

5 Transaksi

Peminjaman

36

Gambar 4. 22 DFD Level 2 – Melakukan Transaksi

E. DFD Level 3

Level 3 menjelaskan pada proses yang akan di breakdown sampai level 4.

1. Mengelola Data Dokumen

Proses Mengelola Data Dokumen, yaitu menerima data dokumen dari pegawai TU yang akan disimpan pada tabel dokumen. DFD Level 3 Mengelola Data Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.23.

Gambar 4. 23 DFD Level 3 - Mengelola Data Dokumen

2. Mengelola Data Surat Masuk

Proses Mengelola Data Surat Masuk, yaitu menerima data surat masuk dari pengirim surat yang dapat disimpan pada tabel surat masuk. DFD Level 3 Mengelola Data Surat Masuk dapat dilihat pada Gambar 4.24.

[Data_Dokumen_Baru]

[Data Dokumen Di Baca]

[Data Rak Dibaca] [Data Dokumen]

[Data Dokumen dan tempat dokumen] 2.4

Pencarian Dokumen

+

Pegawai

3 Data Dokumen Pegawai

4 Rak

Pegawai TU

[Dokumen]

Update Data Dokumen [Data Dokumen Dibaca]

[Data Dokumen Disimpan]

3 Data Dokumen 1.1.1

Mengubah Data Dokumen

1.1.2 Menyimpan Data Dokumen

3 Data Dokumen

Pegawai TU

37

Gambar 4. 24 DFD Level 3 - Mengelola Data Surat Masuk

3. Mengelola Data Surat Keluar

Proses Mengelola Data Surat Keluar, yaitu menerima data surat keluar dari pengirim surat yang akan disimpan pada tabel surat keluar. DFD Level 3 Mengelola Data Surat Keluar dapat dilihat pada Gambar 4.25.

Gambar 4. 25 DFD Level 3 - Mengelola Data Surat Keluar

4. Mengelola Data Rak

Proses Mengelola Data Rak, yaitu menerima data rak dari pegawai TU yang akan disimpan pada tabel rak. DFD Level 3 Mengelola Data Rak dapat dilihat pada Gambar 4.26.

[Data_Surat_Masuk]

Update Data Surat Masuk [Surat Masuk Dibaca]

[Surat Masuk Disimpan]

1 Surat Masuk

1 Surat Masuk

1.2.1 Mengubah Data Surat Masuk

1.2.2 Menyimpan

Data Surat Masuk

Pegawai TU

[Data_Surat_Keluar]

Update Data Surat Keluar

[Surat Keluar Disimpan] [Surat Keluar Dibaca]

2 Surat Keluar

2 Surat Keluar

1.3.1 Mengubah Data Surat Keluar

1.3.2 Menyimpan

Data Surat Keluar Pegawai

38

Gambar 4. 26 DFD Level 3 - Mengelola Data Rak

5. Melakukan Transaksi Surat Menyurat

Proses Melakukan Transaksi Surat Menyurat terdapat dua proses yang utama, yaitu penerimaan surat dan pengiriman surat. Penerimaan surat, yaitu menerima data surat masuk dari pegawai TU yang akan disimpan pada tabel surat masuk. DFD Level 3 Melakukan Transaksi Penerimaan Surat dapat dilihat pada Gambar 4.27.

Gambar 4. 27 DFD Level 3 – Melakukan Transaksi Penerimaan Surat

Pengiriman surat yaitu menerima data surat keluar dari pegawai TU yang akan disimpan pada tabel surat keluar. DFD Level 3 Melakukan Transaksi Pengiriman Surat dapat dilihat pada Gambar 4.28.

Gambar 4. 28 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pengiriman Surat Update Data Rak

[Data Rak Di baca]

[Data Rak Di simpan]

[Data Rak] Pegawai

TU 4 Rak 4 Rak 1.4.1 Memasuk Data Rak 1.4.2 Menyimpan Data Rak [Data_Surat_Masuk]

[Surat Masuk Di Simpan]

[Surat Masuk Di Baca]

[Dokumen Disposisi] Ketua

1 Surat Masuk

1 Surat Masuk 2.1.1 Penerimaan Surat + Pegawai TU [Data_Surat_Keluar]

[Surat Keluar Di Simpan]

[Surat Keluar Di Baca] 2 Surat Keluar 2.1.2

Pengiriman Surat

+

2 Surat Keluar

Pegawai TU

39

6. Melakukan Transaksi Pencarian Surat

Proses Melakukan Transaksi Pencarian Surat, yaitu menerima data surat yang dicari dari pengirim surat yang akan ditampilkan pada aplikasi yang memberi informasi data status surat kepada pengirim surat. DFD Level 3 Melakukan Transaksi Pencarian Surat dapat dilihat pada Gambar 4.29.

Gambar 4. 29 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pencarian Surat

7. Melakukan Transaksi Sirkulasi

Proses Melakukan Transaksi Sirkulasi terdapat dua proses yang utama, yaitu peminjaman dokumen dan pengembalian dokumen. Peminjaman dokumen yaitu menerima NIP dan data dokumen yang dipinjam dari pegawai, yang akan disimpan pada tabel dokumen dan transaksi peminjaman. DFD Level 3 Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.30.

Gambar 4. 30 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen [Data Status Surat]

Data Surat Yang Keluar Data Surat yg Masuk [Baca Surat Masuk]

[Baca Surat Keluar]

[Data Surat dicari] _Pengirim Surat

2 Surat Keluar 1 Surat Masuk

2.2.1 Mengecek Surat Masuk 2.2.2 Mengecek Surat Keluar 2.2.3 Menampilkan status Surat Pengirim Surat [NIP]

disimpan transaksi peminjaman

[Baca Data Dokumen]

[Data Transaksi Peminjaman Dibaca]

Pegawai 5 Transaksi

Peminjaman 3 Data Dokumen 2.3.1 Peminjaman Dokumen + 5 Transaksi Peminjaman Pegawai

40

Pengembalian dokumen yaitu menerima data dokumen yang dikembalikan dari pegawai yang akan disimpan pada tabel transaksi peminjaman. DFD Level 3 Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.31.

Gambar 4. 31 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen

8. Melakukan Transaksi Pencarian Dokumen

Proses Melakukan Transaksi Pencarian Dokumen, yaitu menerima data dokumen yang akan disimpan pada tabel data dokumen dan memberikan data dokumen dan tempat pada pegawai. DFD Level 3 Melakukan Transaksi Pencarian Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.32.

Gambar 4. 32 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pencarian Dokumen

F. DFD Level 4

Level 4 menjelaskan pada proses yang akan di breakdown sampai level terakhir.

[Simpan Transaksi Peminjaman] [Data Dokumen yang dikembalikan]

Baca Data Transaksi Peminjaman

2.3.2 Pengembalian

Dokumen

+

5 Transaksi

Peminjaman

Pegawai

5 Transaksi

Peminjaman

[Data_Dokumen_Baru] Data Dokumen Katalog

[Data Rak Dibaca] [Data Dokumen Di Baca]

[Data Dokumen dan tempat dokumen] [Data Dokumen]

Pegawai Pegawai

4 Rak

3 Data Dokumen

2.4.1 Mengecek

Dokumen

2.4.2 Menampilkan Dokumen dan

Tempat

Pegawai TU

41

1. Melakukan Transaksi Penerimaan Surat

Proses Melakukan Transaksi Penerimaan Surat, yaitu menerima data surat masuk yang akan disimpan pada tabel surat masuk dan memberikan dokumen disposisi pada ketua. DFD Level 4 Melakukan Transaksi Penerimaan Surat dapat dilihat pada Gambar 4.33.

Gambar 4. 33 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Penerimaan Surat

2. Melakukan Transaksi Pengiriman Surat

Proses Melakukan Transaksi Pengiriman Surat, yaitu menerima data surat keluar yang akan disimpan pada tabel surat keluar. DFD Level 4 Melakukan Transaksi Pengiriman Surat dapat dilihat pada Gambar 4.34.

[Data_Surat_Masuk]

Data laporan kitir Data Surat Fix

Data Surat Data Ringkasan Surat

Data Surat Pengirim

[Dokumen Disposisi] [Surat Masuk Di Simpan] [Surat Masuk Di Baca]

Ketua

1 Surat Masuk

1 Surat Masuk

2.1.1.1 Mengecek Surat Masuk 2.1.1.2 Mengisi Data Surat Masuk 2.1.1.3 Menampilkan data Surat Masuk 2.1.1.4 Menyimpan Data Surat Masuk 2.1.1.5 Menampilkan Report Dokumen Disposisi 2.1.1.6 Cetak Dokumen Disposisi Pegawai TU

42

Gambar 4. 34 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Pengiriman Surat

3. Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen

Proses Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen, yaitu menerima NIP dan data dokumen yang dipinjam akan disimpan pada tabel transaksi peminjaman. DFD Level 4 Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.35.

[Data_Surat_Keluar]

Data Surat Keluar Data Ringkasan Surat Keluar

Data Surat ke Pengirim

[Surat Keluar Di Simpan] [Surat Keluar Di Baca]

2 Surat Keluar

2 Surat Keluar

2.1.2.1 Mengecek Surat Keluar

2.1.2.2 Mengisi Data

Surat Keluar

2.1.2.3 Menampilkan

data Surat Keluar

2.1.2.4 Menyimpan

Data Surat Keluar Pegawai

43

Gambar 4. 35 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen

4. Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen

Proses Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen, yaitu menerima data dokumen yang dikembalikan yang akan disimpan pada tabel transaksi peminjaman. DFD Level 4 Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.36.

Gambar 4. 36 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen [NIP]

Data Dokumen Benar

[disimpan transaksi peminjaman] Data Transaksi

Data Peminjaman Data Dokumen dan NIP benar

[Baca Data Dokumen] [Data Transaksi Peminjaman Dibaca]

[Data Dokumen yang dipinjam]

Pegawai

5 Transaksi Peminjaman

3 Data Dokumen 2.3.1.1 Mengecek NIP dan Dokumen 2.3.1.2 Mengecek Dokumen 2.3.1.4 Mengisi Data Peminjaman 2.3.1.5 Menampilkan Transaksi 2.3.1.6 Menyimpan Transaksi Peminjaman 5 Transaksi Peminjaman Pegawai

[Simpan Transaksi Peminjaman] Data Transaksi

Data Transaksi Pengembalian Benar

[Baca Data Transaksi Peminjaman] [Data Dokumen yang dikembalikan]

5 Transaksi Peminjaman Pegawai 2.3.2.1 Mengecek Transaksi 2.3.2.2 Menampilkan Transaksi 2.3.2.3 Update Status Pinjaman 5 Transaksi Peminjaman

44

4.2.3. Entity Relationship Diagram

Perancangan basis data sistem informasi Entity Relational Diagram (ERD). ERD merupakan alat yang sering dipakai untuk penjabaran basis data dari suatu sistem sehingga hubungan antar tabel dapat diketahui dengan jelas. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model atau secara logik dan Physical Data Model atau secara fisik.

A. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) dari Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan pada UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur terdiri atas lima tabel yaitu Data Dokumen, Jenis Dokumen, Detil Transksi, Pegawai, dan Transaksi Peminjaman. Conceptual Data Model dapat dilihat pada Gambar 4.37.

Gambar 4. 37 Conceptual Data Model terdapat

menjalankan

memiliki

mempunyai

Data Dokumen no

rak_dokumen nama_dokumen status_dok

Transaksi Peminjaman id_trans

tgl_trans Jenis Dokumen

id_dok nama_dok

Detil Transaksi id_detil tgl_kembali status

Pegawai nip

45

B. Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) dari Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan pada UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur terdiri atas lima tabel yaitu Data Dokumen, Jenis Dokumen, Detil Transksi, Pegawai, dan Transaksi Peminjaman dengan tipe data dan panjangnya masing-masing. Physical Data Model dapat dilihat pada Gambar 4.38.

Gambar 4. 38 Physical Data Model

4.2.4. Struktur Tabel

Pada aplikasi ini, diperlukan lima tabel yaitu tabel Data Dokumen, tabel Jenis Dokumen, tabel Detil Transaksi, tabel Transaksi Peminjaman, dan tabel Pegawai. Berikut penjelasan struktur tabel dari tiap tabel meliputi tipe data, ukuran dan constraint yang digunakan:

A. Nama Tabel : Data Dokumen Primary Key: no

Foreign Key: id_dok

NIP = NIP NO = NO

ID_TRANS = ID_TRANS ID_DOK = ID_DOK

DATA_DOKUMEN

ID_DOK Integer

NO Integer

RAK_DOKUMEN Text(50)

NAMA_DOKUMEN Text(50)

STATUS_DOK Text(50)

TRANSAKSI_PEMINJAMAN

ID_TRANS Integer

TGL_TRANS DateTime

NIP Text(50)

JENIS_DOKUMEN

ID_DOK Integer

NAMA_DOK Text(50)

DETIL_TRANSAKSI

ID_DETIL Integer

ID_TRANS Integer

NO Integer

TGL_KEMBALI DateTime

STATUS Text(50)

PEGAWAI

NIP Text(50)

46

Fungsi : Untuk menyimpan data dokumen yang diinputkan oleh admin. Tabel 4. 1 Struktur Tabel Data Dokumen

No Nama Field Tipe Data Ukuran Constraint

1 no int - Primary Key

2 nama_dokumen varchar 50 Byte Allow Nulls 3 rak_dokumen varchar 50 Byte Allow Nulls 4 Status_dokumen varchar 50 Byte Allow Nulls

5 id_dok int - Foreign Key

B. Nama Tabel : Jenis Dokumen Primary Key: id_dok

Foreign Key: -

Fungsi : Untuk menyimpan data jenis dokumen sebagai membedakan dokumen satu dengan lainnya.

Tabel 4. 2 Struktur Tabel Jenis Dokumen

No Nama Field Tipe Data Ukuran Constraint

1 id_dok int - Primary Key

2 nama_dok varchar 50 Byte Allow Nulls

C. Nama Tabel : Detil Transaksi Primary Key: id_detil

Foreign Key: id_trans

Fungsi : Untuk menyimpan data detil transaksi sebagai penjelas dari transaksi.

47

Tabel 4. 3 Struktur Tabel Detil Transaksi

No Nama Field Tipe Data Ukuran Constraint

1 id_detil int - Primary Key

2 id_trans int - Foreign Key

3 no int - Allow Nulls

4 status varchar 50 Byte Allow Nulls 5 tgl_kembali datetime - Allow Nulls

D. Nama Tabel : Transaksi Peminjaman Primary Key: id_trans

Foreign Key: nip

Fungsi : Untuk menyimpan transaksi peminjaman dokumen pada UPT Taman Budaya.

Tabel 4. 4 Struktur Tabel Transaksi Peminjaman

No Nama Field Tipe Data Ukuran Constraint

1 id_trans int - Primary Key

2 tgl_trans datetime - Allow Nulls 3 nip varchar 50 Byte Foreign Key E. Nama Tabel : Pegawai

Primary Key: id_trans Foreign Key: nip

Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai UPT Taman Budaya dan sebagai user melakukan transaksi.

Tabel 4. 5 Struktur Tabel Pegawai

No Nama Field Tipe Data Ukuran Constraint

1 nip varchar 50 Byte Primary Key

48

4.2.5. Desain Input/Output

Desain Input/Output merupakan rancangan desain yang digunakan sebagai acuan dalam membuat aplikasi.

A. Form Utama

Pada Form Utama ini terdapat fitur-fitur menu, yaitu menu File, Master Dokumen, Master Rak, Master Jenis Dokumen, Surat Masuk, Master Pegawai, Surat Keluar, Transaksi Peminjaman, Transasi Pengembalian, Pencarian Surat, Katalog dan Laporan. Desain Input/Output Form Utama dapat dilihat pada Gambar 4.39.

Gambar 4. 39 Desain Input/Output Form Utama

B. Login

Jika ingin melakukan menu yang lain maka harus login terlebih dahulu, yaitu memasukkan user dan password. Desain Input/Output Login dapat dilihat pada Gambar 4.40.

49

C. Simpan Master Dokumen

Pada Form Simpan Master Dokumen ini harus mengisi Nama Dokumen, Jenis Dokumen dan Rak dokumen. Jika sudah diisi maka dapat disimpan. Desain Input/Output Simpan Master Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.41.

Gambar 4. 41 Desain Input/Output Simpan Master Dokumen

D. Ubah/Hapus Master Dokumen

Pada Ubah/Hapus Master Dokumen ini harus memilih data pada kolom, jika sudah maka bisa mengganti/menghapus Nama Dokumen, Jenis Dokumen dan Rak dokumen. Desain Input/Output Ubah/Hapus Master Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.42.

50

E. Master Jenis Dokumen

Pada Form Master Jenis Dokumen ini harus mengisi Nama Dokumen. Jika sudah diisi maka dapat disimpan, diubah maupun dihapus. Desain Input/Output Master Jenis Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.43.

Gambar 4. 43 Desain Input/Output Master Jenis Dokumen

F. Master Rak

Pada Form Master Rak ini harus mengisi Nama Rak. Jika sudah diisi maka dapat disimpan, diubah maupun dihapus. Desain Input/Output Master Rak dapat dilihat pada Gambar 4.44.

51

G. Simpan Surat Masuk

Pada Form Simpan Surat Masuk ini harus mengisi Instansi, Sifat, Tanggal Surat, Nomor Surat, Perihal, Dituju, Diterima tanggal dan No Agenda. Jika sudah diisi maka dapat disimpan. Desain Input/Output Simpan Surat Masuk dapat dilihat pada Gambar 4.45.

Gambar 4. 45 Desain Input/Output Simpan Surat Masuk H. Ubah/Hapus Surat Masuk

Pada Form Ubah/Hapus Surat Masuk ini harus memilih data pada kolom, jika sudah dapat mengganti/menghapus semua data pada form tersebut. Desain Input/Output Ubah/Hapus Surat Masuk dapat dilihat pada Gambar 4.46.

52

Gambar 4. 46 Desain Input/Output Ubah/Hapus Surat Masuk

I. Master Pegawai

Pada Form Master Pegawai ini harus mengisi NIP dan Nama. Jika sudah diisi maka dapat disimpan, diubah maupun dihapus. Desain Input/Output Master Pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.47.

Gambar 4. 47 Desain Input/Output Master Pegawai J. Simpan Surat Keluar

Pada Form Simpan Surat Keluar ini harus mengisi Tanggal Surat, Nomor Agenda, Perihal, dan Dituju. Jika sudah diisi maka dapat disimpan. Desain Input/Output Simpan Surat Keluar dapat dilihat pada Gambar 4.48.

53

Gambar 4. 48 Desain Input/Output Simpan Surat Keluar K. Ubah/Hapus Surat Keluar

Pada Form Ubah/Hapus Surat Keluar ini harus memilih data pada tabel, jika sudah dapat mengganti/menghapus semua data pada form tersebut. Desain Input/Output Ubah/Hapus Surat Keluar dapat dilihat pada Gambar 4.49.

Gambar 4. 49 Desain Input/Output Ubah Hapus Surat Keluar L. Transaksi Peminjaman

Pada Form Transaksi Peminjaman ini harus mengisi NIP, Jenis Dokumen, dan Nama Dokumen. Jika sudah diisi maka dapat disimpan. Desain Input/Output Transaksi Peminjaman dapat dilihat pada Gambar 4.50.

54

Gambar 4. 50 Desain Input/Output Transaksi Peminjaman

M. Transaksi Pengembalian

Pada Form Transaksi Pengembalian ini harus mengisi NIP. Jika sudah diisi, maka tanggal transaksi dan nama dokumen akan keluar dan dapat disimpan untuk proses pengembalian dokumen. Desain Input/Output Transaksi Pengembalian dapat dilihat pada Gambar 4.51.

Gambar 4. 51 Desain /Output Transaksi Pengembalian N. Pencarian Dokumen

Pada Form Pencarian Dokumen ini harus mengisi nama dokumen yang dicari. Jika sudah diisi, maka No, nama dokumen, dan nama rak dapat tampil. Desain Input/Output Pencarian Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.52.

55

Gambar 4. 52 Desain Input/Output Pencarian Dokumen

O. Pencarian Surat

Pada Form Pencarian Surat ini harus mengisi nama instansi yang dicari. Jika sudah diisi, maka No surat, tanggal surat, perihal, nama instansi, dan status dapat tampil. Desain Input/Output Pencarian Surat dapat dilihat pada Gambar 4.53.

Gambar 4. 53 Desain Input/Output Pencarian Surat

P. Histori Daftar Peminjaman

Pada Form Histori Daftar Peminjam ini menampilkan dokumen yang belum kembali berdasarkan nama peminjam dan tanggal meminjam. Desain Input/Output Histori Daftar Peminjam dapat dilihat pada Gambar 4.54.

56

Gambar 4. 54 Desain Input/Output Histori Daftar Peminjaman

Q. Laporan Surat Masuk

Pada Laporan Surat Masuk ini menampilkan data surat masuk yaitu Instansi, Nomor Surat, Perihal, Dituju, Diterima tanggal, No Agenda, dan Status. Desain Input/Output Laporan Surat Masuk dapat dilihat pada Gambar 4.55.

Gambar 4. 55 Desain Input/Output Laporan Surat Masuk R. Laporan Surat Keluar

Pada Laporan Surat Keluar ini menampilkan data surat keluar yaitu No Berkas, Nomor Agenda, Tanggal Surat,Perihal, dan Dituju. Desain Input/Output Laporan Surat Keluar dapat dilihat pada Gambar 4.56.

57

Gambar 4. 56 Desain Input/Output Laporan Surat Keluar

S. Laporan Dokumen

Pada Laporan Dokumen ini terdapat semua data dokumen menurut jenis dokumen, yaitu Surat, Absensi, Laporan Kegiatan, dan Kepegawaian. Desain Input/Output Laporan Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.57.

Gambar 4. 57 Desain Input/Output Laporan Dokumen

T. Lembar Disposisi

Pada Lembar Disposisi ini menampilkan lampiran data surat masuk yang akan disetujui oleh Kepala UPT Taman Budaya. Desain Input/Output Lembar Disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.58.

58

Gambar 4. 58Desain Input/Output Laporan Dokumen Disposisi

4.3.

Implementasi Sistem dan Pembahasan

Implementasi dan pembahasan program merupakan uraian yang ditujukan kepada user untuk menjelaskan jalannya program ini.

4.3.1. Penjelasan Pemakaian Program

Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari tampilan menu utama seperti di bawah ini.

A. Form Utama

Pada Form Utama ini terdapat fitur-fitur menu, yaitu menu File, Transaksi Peminjaman, Transasi Pengembalian, Pencarian Surat, Katalog, Histori meminjaman, dan Laporan. Menu file terdapat form login untuk dapat mengakses menu Master Dokumen, Master Pegawai, Master Rak, Master Jenis Dokumen, Surat Masuk, dan Surat Keluar. Pada menu laporan terdapat Laporan Surat

Masuk, L Implemen B. Login Pa mengakse pada Gam C. Simp Pa Jenis Dok dokumen aporan Sur ntasi Sistem Gam n

ada form lo s menu ma mbar 4.60.

G

an Master ada Form S kumen dan

yang diinp

rat Keluar, Form Utam

mbar 4. 59 Im

ogin ini ak aster penga

Gambar 4. 6

Dokumen Simpan Mas

n Rak dok putkan. Jen

Laporan Da ma dapat dil

mplementas kan menamp rsipan. Imp 60 Implemen ster Dokum kumen. No nis dokume ata Dokum lihat pada G

si Sistem Fo

pilkan User plementasi

ntasi Sistem

men ini haru o akan oto en ini beris

men, Dan Le Gambar 4.59

orm Utama

r dan Passw Sistem Log

m Login

us mengisi N omatis berd si surat, ke

embar Disp 9.

word, jika gin dapat d

Nama Doku dasarkan u epegawaian 59 posisi. ingin dilihat umen, urutan , dan

laporan. R sudah diis dapat dilih D. Ubah Pa dokumen Nama Do maka user Rak doku dengan m Master Do

Rak berisi n si maka dap hat pada Ga

Gambar 4.

h/Hapus Ma ada Form yang akan kumen, Jen r dapat men umen sesuai memilih tom okumen dap nama-nama pat disimpan ambar 4.61. 61 Implem aster Doku Ubah/Hapu diubah pad nis Dokume ngubah atau i keperluan mbol Ubah

pat dilihat p

a rak yang n. Impleme

mentasi Siste

umen us Master da listview. J

en dan Rak menghapus n user. Jika atau Hapu ada Gamba

telah tersim ntasi Sistem

em Simpan M

Dokumen Jika data do k dokumen s Nama Do a sudah diu us. Implem ar 4.62.

mpan pada m Simpan M

Master Dok

n ini harus okumen sud akan tamb kumen, Jen ubah maka mentasi Siste master rak Master Doku kumen s memilih dah dipilih bil pada tex nis Dokumen dapat disim em Ubah/H 60 . Jika umen data maka xsbox, n dan mpan Hapus

G E. Maste Pada dapat disi diinputkan dokumen kemudian diganti m Dokumen

ambar 4. 62

er Jenis Do a Form Ma

impan. No n. Jika user pada listvie user dapat aka dapat d

dapat dilih

Gambar 4

2 Implemen

okumen ster Jenis D o akan otom

r akan men ew. Jenis D

mengganti diubah mau at pada Gam

4. 63 Implem

ntasi Sistem Dokumen in matis berd gubah atau Dokumen ak nama jenis upun dihapu mbar 4.63. mentasi Sist Ubah/Hapu

ni harus men dasarkan ur

menghapu kan ada pad

dokumen s us. Implem

tem Master

us Master D

ngisi Jenis rutan jenis us, maka me da textbox y sesuai keper mentasi Siste Jenis Doku Dokumen Dokumen, dokumen emilih data yang disedi rluan. Jika s em Master umen 61 maka yang jenis iakan, sudah Jenis

F. Maste Pada pada tabel user akan Master R mengganti maupun d 4.64. G. Simp Pada Surat, Nom berkas aka data sudah dapat dilih er Rak a Form Ma

l rak. No a n mengubah Rak akan a

i nama rak dihapus. Im

Gam

an Surat M a Form Sim mor Surat, an otomatis h terisi, mak hat pada Ga

ster Rak in akan otoma h atau men ada pada t k sesuai ke mplementasi

mbar 4. 64 I

Masuk mpan Surat

Perihal, Di berdasarka ka dapat dis ambar 4.65.

i harus men atis berdasar nghapus, m textbox yan eperluan. Ji Sistem M Implementa Masuk ini ituju, Diteri an urutan su simpan. Imp

ngisi Nama rkan urutan maka memil ng disediak ika sudah d aster Rak d

asi Sistem M

harus meng ima tanggal urat masuk y plementasi S

Rak, maka n rak yang lih data rak kan, kemud

diganti mak dapat diliha

Master Rak

gisi Instans l surat dan yang diinpu Sistem Simp

a dapat disim diinputkan. k pada list dian user ka dapat d

at pada Ga

i, Sifat, Tan No Agenda utkan. Jika s

pan Surat M 62 mpan . Jika tview. dapat iubah ambar nggal a. No emua Masuk

H. Ubah Pada yang akan Sifat, Tan Agenda ak Instansi, S surat dan simpan d Ubah/Hap

Gambar

h/Hapus Su a Form Ub n diubah pad

ggal Surat, kan tambil Sifat, Tang

No Agend dengan me pus Surat M

4. 65 Imple

urat Masuk ah/Hapus S da listview.

Nomor Sur pada texsb ggal Surat, da sesuai ke emilih tom Masuk dapat

ementasi Si

k

Surat Masuk Jika data su rat, Perihal, box, maka u

Nomor Su eperluan us mbol Ubah

dilihat pada

stem Simpa

k ini harus urat masuk s

Dituju, Dit user dapat m urat, Perihal

ser. Jika su atau Hap a Gambar 4

an Surat Ma

memilih d sudah dipili terima tang mengubah l, Dituju, D udah diubah

pus. Imple .66.

asuk

data surat m ih maka Ins

gal surat da atau mengh Diterima tan h maka dap ementasi S 63 masuk stansi, an No hapus nggal pat di istem

I. Maste Pada disimpan p pegawai p disediakan keperluan

Gambar 4.

er Pegawai a Form Ma pada tabel p pada listvie n, kemudia . Implemen

Gamb

. 66 mpleme

i

aster Pegaw pegawai. Jik ew. Data P an user dap ntasi Sistem

bar 4. 67 Im

entasi Sistem

wai ini harus ka user aka

egawai ters pat mengg

Master Peg

mplementasi

m Ubah/Ha

s mengisi N an mengubah sebut akan anti nama gawai dapat

Sistem Mas

apus Surat M

NIP dan Na h, maka har tampil pad atau NIP t dilihat pad

ster Pegawa Masuk

ama, maka rus memilih da textbox

pegawai s da Gambar 4

ai 64 dapat h data yang sesuai 4.67.

J. Simp Pada Surat, Per keluar ya Implemen K. Ubah Pada yang akan Surat, Nom dapat men Ditujukan memilih to dapat dilih

an Surat K a Form Sim rihal, dan D

ng diinputk ntasi Sistem

Gambar

h/Hapus Su a Form Ub n diubah pad

mor Surat, ngubah ata n sesuai kep

ombol Ubah hat pada Ga

Keluar mpan Surat Ditujukan. N kan. Jika s Simpan Su

4. 68 Imple

urat Keluar bah/Hapus S

da listview. Perihal, dan au menghap erluan user h atau Hapu ambar 4.69.

Keluar ini No berkas a

semua data urat Keluar d

ementasi Si

r

Surat Kelua Jika data su n Ditujukan pus Tangga r. Jika sudah us. Impleme

harus men akan otomat a sudah ter dapat diliha

stem Simpa

ar ini harus urat keluar n akan tamb

al Surat, N h diubah ma entasi Sistem

ngisi Tangg tis berdasar risi, maka at pada Gam

an Surat Ke

s memilih d sudah dipili bil pada tex Nomor Sur aka dapat d m Ubah/Hap

al Surat, N rkan urutan dapat disim mbar 4.68.

luar

data surat k ih maka Tan xsbox, maka rat, Perihal, di simpan de pus Surat K

65 Nomor surat mpan. keluar nggal a user , dan engan Keluar

L. Trans Pada dan Nama terdapat je menambah menguran maka dap pada Gam Gambar 4. saksi Pemi a Form Tra a Dokumen enis dokum h dokumen ngi dokumen at disimpan mbar 4.70. Gambar 4 69 Implem njaman ansaksi Pem

. Nama dok men surat, l

n yang dipi n yang dipin n. Implemen

4. 70 Implem

mentasi Siste minjaman in kumen sesu aporan dan injam maka njam diteka ntasi Sistem mentasi Sist em Ubah/Ha

ni harus me uai dengan j n kepegawa a dapat dite an tombol “ m Transaks

tem Transak

apus Surat K

engisi NIP, enis dokum aian. Jika su ekan tombo “-“, setelah i Peminjam ksi Peminja Keluar Jenis Doku men yang di udah dipilih ol “+” atau semua data man dapat d

aman 66 umen, ipilih, h dan u jika a diisi dilihat

M.Trans Pada akan men dipinjam a terisi, teka Transaksi N. Penca Pada dicari. Jik terdapat t Sistem Pen

saksi Penge a Form Tra nampilkan akan dikem an tombol “

Pengembal

Gambar 4

arian Doku a Form Pen ka sudah di

tombol kelu ncarian Dok Gambar embalian ansaksi Pen dokumen mbalikan, ma “OK” dan lian dapat d

. 71 Implem

umen ncarian Do isi, maka N uar juga ak kumen dapa

r 4. 72 Imple

ngembalian yang dipin aka textbox transaksi se dilihat pada mentasi Siste okumen ini No, nama d

kan menga at dilihat pa

ementasi Si

ini harus m njam. Jika nama doku elesai dilak Gambar 4.7 em Transak harus men dokumen, d akses menu ada Gambar

istem Penca

mengisi NI a memilih

umen akan t kukan. Impl

71.

ksi Pengemb

ngisi nama dan nama ra u berikutny

r 4.72.

arian Dokum

IP. Pada lis dokumen terisi. Jika s

ementasi S

balian

dokumen ak dapat ta a. Impleme men 67 stview yang sudah istem yang ampil, entasi

O. Penca Pada sudah diis tampil, t Implemen P. Histo Pada kembali b keluar jug Peminjam

arian Surat a Form Pen si, maka No erdapat to ntasi Sistem

Gamb

ori Daftar P a Form Hist berdasarkan ga akan men m dapat dilih

Gambar 4. t

ncarian Sura o surat, tang ombol kelu Pencarian S

bar 4. 73 Im

Peminjama tori Daftar n nama pem ngakses men hat pada Gam

. 74 Implem

at ini harus m ggal surat, p uar juga Surat dapat mplementasi an Peminjam i minjam dan nu berikutny mbar 4.74. mentasi Siste mengisi nam perihal, nam akan men dilihat pad Sistem Pen ini menamp n tanggal m

ya. Implem

em Histori D

ma instansi ma instansi, gakses me a Gambar 4

ncarian Sura pilkan dokum meminjam, entasi Siste Daftar Pem yang dicari dan status enu beriku 4.73. at

men yang b terdapat to em Histori D

minjam 68 i. Jika dapat utnya. belum ombol Daftar

Q. Lapo Pada Instansi, N Status pad dibalas ol dapat dilih R. Lapo Pada No Berkas dikirim h Implemen

ran Surat M a Laporan S Nomor Sura

da laporan leh dinas m hat pada Ga

Gambar ran Surat K a Laporan S s, Nomor A harus sama ntasi Sistem

Masuk Surat Masu at, Perihal, D

Surat Ma maupun belu ambar 4.75.

4. 75 Imple Keluar Surat Kelua Agenda, Tan dengan d Laporan Su

uk ini menam Dituju, Dite asuk ini me um. Implem

ementasi Sis

ar ini menam nggal Surat, data surat urat Keluar mpilkan sem erima tangg enampilkan mentasi Sis stem Lapora mpilkan sem ,Perihal, dan masuk me dapat diliha

mua data su gal, No Age n surat mas stem Lapor

an Surat Ma

mua data su n Dituju. Su engenai pri

at pada Gam

urat masuk enda, dan S suk yang s

an Surat M

asuk

urat keluar urat Keluar ihal dan d mbar 4.76. 69 yaitu Status. sudah Masuk yaitu yang dituju.

Q. Lapo Pada Instansi, N Status pad dibalas ol dapat dilih

R. Lapo Pada No Berkas dikirim h Implemen

ran Surat M a Laporan S Nomor Sura

da laporan leh dinas m hat pada Ga

Gambar ran Surat K a Laporan S s, Nomor A harus sama ntasi Sistem

Masuk Surat Masu at, Perihal, D

Surat Ma maupun belu ambar 4.75.

4. 75 Imple Keluar Surat Kelua Agenda, Tan dengan d Laporan Su

uk ini menam Dituju, Dite asuk ini me um. Implem

ementasi Sis

ar ini menam nggal Surat, data surat urat Keluar mpilkan sem erima tangg enampilkan mentasi Sis stem Lapora mpilkan sem ,Perihal, dan masuk me dapat diliha

mua data su gal, No Age n surat mas stem Lapor

an Surat Ma

mua data su n Dituju. Su engenai pri

at pada Gam

urat masuk enda, dan S suk yang s

an Surat M

asuk

urat keluar urat Keluar ihal dan d mbar 4.76. 69 yaitu Status. sudah Masuk yaitu yang dituju.

S. Lapo Pada nomor, na jenis doku Absensi, L Laporan D

Gambar ran Dokum a Laporan ama dokum

umen yang Laporan Ke Dokumen da

Gamba

4. 76 Imple men

Dokumen men, dan rak g dapat me giatan, dan apat dilihat

r 4. 77 Impl

ementasi Sis

ini menam k. Laporan enampilkan Kepegawai pada Gamb

lementasi S

stem Lapora

mpikan sem Dokumen i

data doku ian yang dip bar 4.77.

Sistem Lapo

an Surat Ke

mua data ini juga ter umen sesua pilih. Impl

oran Dokum eluar

dokumen, rdapat comb ai dengan S

lementasi S

men

yaitu bobox Surat, istem

T. Lemb Pada akan dise ditampilka tanggal, d agenda, s agenda ya Gambar 4

bar Disposi a Lembar D etujui oleh

an adalah In dan No Age ehingga da ang dipilih. .78. Gamba isi Disposisi in Kepala U nstansi, Nom enda. Lemb ata disposis Implemen

ar 4. 78 Imp

ni menampi UPT Tama mor Surat, bar Disposis si yang dit ntasi Sistem

plementasi S

ilkan lampi an Budaya. Perihal, Tan si ini juga ampilkan a m Lembar D

Sistem Lem

iran data su Data sur nggal Surat a terdapat c akan sesuai Disposisi da

mbar Disposi

urat masuk rat masuk t, Sifat, Dite ombobox n i dengan n apat dilihat isi 71 yang yang erima nomor nomor pada

72

Setelah melalui beberapa tahap pembuatan aplikasi sistem informasi pengarsipan dokumen ini, berikut adalah kesimpulan dan saran yang dapat digunakan untuk pengembangan sistem agar lebih optimal.

5.1 Kesimpulan

Sistem informasi pengarsipan dokumen merupakan suatu sistem pengolahan data dokumen yang memanfaatkan teknologi komputerisasi berupa aplikasi sistem informasi pengarsipan dokumen yang dibangun dari hasil analisis di UPT Taman Budaya Provinsi Jawa Timur. Kesimpulan yang didapat dari proses analisis, perancangan dan implementasi sistem adalah sebagai berikut,

1. Dapat menghemat ruang dan waktu dalam pengelolaan dokumen dan surat. 2. Peminjaman dan pengembalian dokumen dapat berjalan dengan lebih cepat

dan akurat.

3. Semua data dokumen dapat ditampilkan seperti dokumen absensi pegawai, laporan kepegawaian, laporan kegiatan, surat masuk, dan surat keluar.

5.2 Saran

Saran-saran yang diberikan agar sistem informasi yang telah dibangun dapat berfungsi dengan baik adalah sebagai berikut:

73

1 Sistem ini dapat dikembangkan lagi dengan melakukan integrasi sistem pada semua bagian, sehingga bagian lain dapat mengakses informasi pengarsipan dokumen secara langsung.

2 Sistem ini juga dapat dikembangkan dengan menambah fitur Scan, untuk kelengkapan dan pencarian dokumen, sehingga keberadaan kertas-kertas dokumen pada pembukuan dokumen kepegawaian dapat lebih akurat.

 

Albarda. (2007). Strategi Implementasi TI untuk Tata Kelola Organisasi (IT Governance).

Gie, The Liang. (1994). Administrasi Perkantoran Modern .Yogjakarta.Liberty Yogjakarta.

Jogiyanto, HM. (1990). Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta

Kendall & Kendall. (2003). Analisis Dan Perancangan Sistem. Edisi kelim.Prenhallindo.Jakarta.

Raymond, J. R. (2010). Manajemen Informasi System Editor 8. New Jersey: Hall International.

Ursuka, Ernawati. (2004). Pedoman Lengkap Kesetariatan. Yogjakarta. Graha Ilmu.