Menu Kirim Surat IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM

c. Menu Kirim Surat

Gambar 4.5 Halaman Kirim Surat i Pada menu kirim surat, terdiri dari 3 sub halaman yaitu halaman pertama untuk memilih user yang menjadi tujuan pengiriman surat, halaman kedua yaitu halaman pengisian informasi surat, dan yang halaman yang terakhir adalah halaman pemberitahuan bahwa surat telah berhasil dikirim. Pada Gambar 4.5 Halaman Kirim Surat i, akan ditampilkan daftar user SKPD yang nantinya dapat dipilih untuk menjadi tujuan pengiriman surat. Jika ingin mengirim ke semua user hanya tinggal memilih option semua maka user akan langsung tercentang secara otomatis. Setelah selesai menentukan user penerima surat untuk melanjutkan pilih tombol lanjutkan. Gambar 4.6 Halaman Kirim Surat ii Pada Gambar 4.6 Halaman Kirim Surat ii diatas, terlihat bahwa bagian field kepada telah terisi user tujuan pengiriman surat yang telah kita pilih pada form sebelumnya. Terlihat pula nomor surat yang mempunyai suatu format tertentu juga telah terisikan otomatis oleh sistem mengikuti banyaknya user yang menjadi tujuan pengiriman surat. Selain nomor surat yang telah terinput secara otomatis oleh sistem, nomor agenda suratpun juga telah terinput secara otomatis oleh sistem, hanya saja bersifat hidden tidak ditampilkan namun juga nantinya masuk ke dalam database. Informasi surat lainnya yang harus diisikan user pengirim antara lain perihal surat, jenis surat dimana jenis surat diambil dari tabel jenis surat, sifat surat, tanggal surat, isi surat, serta file attachment jika diperlukan. Selain beberapa inputan manual oleh user tadi, sistem juga menginputkan otomatis yaitu id user pengirim yang diambil dari session user yang login serta tanggal posting tanggal kirim yang diambil dari tanggal di sistem komputer. Setelah selesai mengisikan informasi surat dengan benar, maka pilih tombol kirim untuk mengirim. Gambar 4.7 Halaman Kirim Surat iii Pada Gambar 4.7 Halaman Kirim Surat iii diatas, terlihat informasi bahwa surat telah berhasil dikirimkan kepada user-user yang telah kita pilih pada halaman kirim surat pertama. Pilih tombol kembali untuk kembali ke halaman kirim surat yang pertama jika ingin mengirim surat kembali. Query untuk membuat nomor surat dan nomor agenda yang mempunyai format tertentu secara otomatis adalah sebagai berikut : untuk membuat nomor surat berformat otomatis counter = counter; skpd = _SESSION[skpd]; tahun = dateY; search = .skpd..tahun; no_surat = counter.search

d. Menu Surat Masuk