3.3
Analisis
Analysis
3.3.1 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem
Pembuatan Aplikasi Surat Online di Pemerintah Kabupaten Purworejo diharapkan mampu mewakili proses surat menyurat dengan media online
elektronis antar Satuan Kerja Pemerintah Daerah SKPD sebagaimana proses surat menyurat dengan media kertas sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja di Pemerintah Kabupaten Purworejo. Oleh karena itu, Aplikasi Surat Online dituntut untuk mampu memenuhi kriteria sistem informasi antara
lain dengan memenuhi kebutuhan user. Aplikasi Surat Online dapat melakukan proses pendataan, pengolahan, pengiriman dan penerimaan surat sekaligus
pengagendaannya, pengiriman berita, pencarian, dan pelaporan data surat baik yang diterima maupun yang dikeluarkan dikirim.
Proses pendataan Aplikasi Surat Online dilakukan pada data grup, SKPD, jenis surat, data user, data modul, data banner, data kategori berita, dan data
berita. Data-data tersebut kemudian disimpan dan diolah dalam sistem. Pengolahan data meliputi proses
insert
,
update
dan
delete
. Aplikasi Surat Online melakukan pemenuhan kebutuhan informasi sesuai
keinginan user, diantaranya dengan fasilitas pencarian data berdasarkan parameter tertentu yang dapat dipilih. Guna memenuhi kebutuhan
report
laporan yang dapat digunakan sebagai bahan acuan pengambilan keputusan atau laporan
kepada bupati, Aplikasi Surat Online menyediakan fasilitas cetak laporan dari data surat dan data user yang telah tersimpan.
Pemenuhan
authentikasi
sangat diperlukan untuk menjaga data dari kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi. Oleh karena itu, Aplikasi Surat
Online membatasi hak akses terhadap penggunaan sistem. Terdapat dua macam hak akses yaitu administrator dan user. User disini yaitu seluruh SKPD di
Pemerintah Kabupaten Purworejo yang telah terdaftar dalam sistem yang mempunyai
batas akses
pengiriman dan
penerimaan surat
beserta pengagendaannya, pengiriman berita, pengeditan data user miliknya sendiri,
pencarian data surat, data user, dan data berita, serta pencetakan surat maupun pencetakan agenda data surat yang telah tersimpan. Sementara administrator
merupakan seseorang yang bertugas memberikan hak akses user terhadap sistem namun dirinya sendiri sebenarnya tidak mempunyai hak apapun selain pendataan
dan pengubahan master dan validasi data berita yang berasal dari kiriman user dimana jika berita tersebut layak maka akan
dipublish
. Pendataan dan pengubahan master disini meliputi pendataan dan pengubahan data grup, data SKPD, data
user, data jenis surat, data kategori berita, data banner dan data modul. Administrator tidak diperkenankan untuk mengakses dan melakukan operasi
apapun terhadap surat-surat yang telah tersimpan, juga tidak berhak membuat
report
laporan dari data apapun.
3.3.2 Aliran Data
Kategori