LKP : Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Pelatihan Pada Palang Merah Indonesia (PMI) Provinsi Jawa Timur.

RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN PELATIHAN PADA PALANG MERAH INDONESIA (PMI)

PROVINSI JAWA TIMUR

KERJA PRAKTIK

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh :

JAMRODZI FIRDHANI AKBAR 10.41010.0189

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014

iv

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAKSI... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Kontribusi ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Sejarah Berdirinya PMI...………...6

2.1.1 Visi Palang Merah Indonesia……...………..……..7

2.1.2 Misi Palang Merah Indonesia…...……….8

2.1.3 Tujuan Palang Merah Indonesia…...……….8

2.2 Sejarah Berdirinya PMI Provinsi Jawa Timur....………8

2.2.1 Visi PMI Provinsi Jawa Timur…...………...15

2.2.2 Misi PMI Provinsi Jawa Timur...………..15

v

Struktur Organisasi PMI Provinsi Jawa Timur……… ……..

2.5 Kondisi PMI Provinsi Jawa Timur………..………...……19

BAB III LANDASAN TEORI ... 22

3.1 Definisi Pelatihan ... 22

3.2 Tujuan Pelatihan ... 23

3.3 Definisi System Development Life Cycle (SDLC) ... 24

3.4 Definisi Konsep Dasar Sistem ... 26

3.5 Definisi Konsep Dasar Aplikasi ... 27

3.5.1 Blok Masukan ... 28

3.5.2 Blok Model ... 28

3.5.3 Blok Keluaran ... 28

3.5.4 Blok Teknologi ... 28

3.5.5 Blok Basis Data ... 28

3.5.6 Blok Kendali ... 29

3.6 Analisa dan Perancangan Sistem ... 29

3.7 System Flow ... 30

3.8 Data Flow Diagram ... 32

3.8.1 Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD ... 32

3.8.2 Context Diagram... 33

3.8.3 Data Flow Diagram Level 0 ... 34

3.8.4 Data Flow Diagram Level 1 ... 34

3.9 Entity Relational Diagram ... 34

vi

3.11 Hypertext Prepocessor (PHP) ... 35

3.12 MyStructured Query Language ... 36

3.13 Interaksi Manusia dan Komputer... 37

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 39

4.1 Identifikasi Masalah ... 39

4.2 Analisis Sistem ... 40

4.2.1 Proses Input Data Almuni Pelatihan ... 40

4.2.2 Proses Pelaporan Data alumni Pelatihan ... 40

4.3 Perancangan Sistem ... 41

4.3.1 Document Flow... 42

4.3.2 System Flow ... 43

4.3.3 Data Flow Diagram... 47

4.3.4 Perancangan Database ... 49

4.3.5 Struktur Basis Data dan Tabel ... 51

4.3.6 Desain Input / Output ... 56

4.4 Implementasi dan Evaluasi ... 62

4.4.1 Teknologi ... 63

4.4.2 Tampilan Program ... 64

BAB V PENUTUP ... 77

5.1 Kesimpulan ... 77

5.2 Saran ... 78

DAFTAR PUSTAKA ... 79

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Permasalahan

Palang Merah Indonesia Provinsi Jawa Timur merupakan instansi yang bergerak di bidang kemanusiaan dan berada dibawah naungan Palang Merah Indonesia pusat. PMI Provinsi Jawa Timur terbagi atas dua bidang utama yaitu, bidang pelayanan dan bidang administrasi. Bidang Pelayanan terbagi atas tiga Sub Bidang yaitu, Sub Bidang Penanggulangan Bencana, Sub Bidang Yankesos dan Unit Kegiatan Tanggap Darurat (UKTD), dan Sub Bidang Sumber Daya Manusia. Bidang Administrasi terbagi atas tiga Sub Bidang yaitu Sub Bidang Organisasi dan Komunikasi, Sub Bidang Logistik,Keuangan dan Sumber Dana, dan Sub Bidang Umum dan Kepegawaian. Bidang yang menjadi fokus utama pada permasalahan ini yaitu pada bidang pelayanan, khususnya pada sub bidang sumber daya manusia.

Salah satu tugas dari Sub Bidang Sumber Daya Manusia adalah meningkatkan kualitas sumber daya relawan dengan mengadakan pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak PMI Provinsi Jawa Timur maupun PMI kota. Pelatihan di PMI mempunyai tiga tujuan yaitu, pertama untuk mengembangkan misi organisasi, kedua, memenuhi kebutuhan pembelajaran terhadap suatu program atau pelayanan, ketiga, memenuhi kebutuhan pembelajaran Relawan.Selain ketiga tujuan di atas, tujuan dari

2

pelatihan di PMI Provinsi dan PMI kab/kota adalah untuk mempersiapkan relawan dalam kesiapsiagaan menghadapi bencana dan memberikan pelayanan kesehatan di tingkat Kabupaten/Kota maupun tingkat Provinsi.

Dalam pelaksanaannya, pelatihan yang dilaksanakan oleh PMI Provinsi dan Kabupaten/Kota wajib melakukan pendataan mengenai alumni pelatihan. Seluruh data tersebut harus dilaporkan kepada Sub Bidang Sumber Daya Manusia PMI Provinsi Jawa Timur.

Namun kenyataan selama ini, yang menjadi kendala adalah proses pendataan alumni pelatihan, update data alumni pelatihan dan pembuatan laporan data alumni pelatihan. Dalam proses pendataan data alumni pelatihan, update data alumni pelatihan, dan laporan data alumni pelatihan masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Namun dalam praktiknya, dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel proses pencataan, update

data alumni pelatihan serta laporan data alumni pelatihan pada PMI kabupaten/Kota membutuhkan waktu berhari-hari bahkan berbulan bulan dan sering teledornya petugas dalam menyimpan berkas alumni pelatihan tersebut di komputer. Serta, menimbulkan keterlambatan penyerahan laporan kepada bidang sumber daya manusia PMI Provinsi Jawa Timur.

Sistem pengolahan data alumni pelatihan merupakan bagian krusial dan perlu mendapatkan perhatian serius mengingat data yang masuk sangat besar setiap tahunnya dan kebutuhan laporan Bidang sumber daya manusia yang tepat waktu, tentunya masalah seperti ini harus dicari jalan keluar yang dapat membantu kegiatan pendataan alumni pelatihan. Salah satunya

dengan membangun aplikasi manajemen pelatihan untuk memudahkan panitia pelatihan dalam mengelola data peserta pelatihan yang cepat serta akurat

Sistem yang dibuat bertujuan agar proses pengolahan maupun pembuatan laporan data alumni pelatihan dapat dilakukan lebih cepat dan serta dapat meminimalisir tingkat kehilangan data alumni pelatihan.

Dengan adanya Aplikasi manajemen pelatihan ini diharapkan dapat membantu kepala bagian sumber daya manusia dalam pengambilan keputusan dalam hal kesiapsiagaan menghadapi bencana tingkat Kabupaten/Kota maupun tingkat Provinsi.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagaimana merancang dan membangun aplikasi manajemen pelatihan pada PMI Provinsi Jawa Timur yang dapat membantu ketersediaan data alumni pelatihan serta memudahkan pembuatan laporan data alumni pelatihan setiap tahunnya

1.3. Batasan Masalah

Implementasi kerja praktek ini dalam pembuatan aplikasi manajemen pelatihan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :

1. Sistem ini mengambil data dari peserta pelatihan yang telah mengisi form data pribadi pada setiap PMI Kab/kota yang menyelenggarakan pelatihan

2. Sistem ini meliputi proses pendataan alumni pelatihan yang telah mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh PMI kab/kota, update

4

data alumni pelatihan dan cetak laporan alumni pelatihan sistem yang dibangun merupakan aplikasi berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL.

1.4. Tujuan

Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah terbentuknya aplikasi manajemen pelatihan yang dapat mempercepat proses pengolahan maupun pembuatan laporan data alumni pelatihan tingkat Kabupaten/Kota dan Provinsi serta dapat meminimalisir tingkat kehilangan data alumni pelatihan.

1.5. Kontribusi

Diharapkan setelah proyek Kerja Praktek (KP) ini selesai maka proses pengolahan data alumni pelatihan dan pembuatan laporan data alumni pelatihan pada bidang sumber daya manusia PMI Provinsi Jawa Timur dapat lebih cepat dan mampu meminimalisir tingkat kehilangan data.

1.6. Sistematika Penulisan

Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, kontribusi serta sistematika penulisan.

BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI

Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, departemen yang ada pada kerja praktek.

BAB III : LANDASAN TEORI

Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan aplikasi. BAB IV:DESKRIPSI PEKERJAAN

Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu dari metodologi penelitian, analisa system, pembahasan masalah berupa system flow, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, dan implementasi sistem berupa capture dari setiap tampilan program. BAB V: PENUTUP

6

BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1. Sejarah Berdirinya PMI

Berdirinya Palang Merah di Indonesia sebenarnya sudah dimulai sejak masa sebelum Perang Dunia Ke-II. Saat itu, tepatnya pada tanggal 21 Oktober 1873 Pemerintah Kolonial Belanda mendirikan Palang Merah di Indonesia dengan nama Nederlands Rode Kruis Afdeling Indie (Nerkai), yang kemudian dibubarkan pada saat pendudukan Jepang.

Perjuangan untuk mendirikan Palang Merah Indonesia sendiri diawali sekitar tahun 1932. Kegiatan tersebut dipelopori oleh Dr. RCL Senduk dan Dr Bahder Djohan. Rencana tersebut mendapat dukungan luas terutama dari kalangan terpelajar Indonesia. Mereka berusaha keras membawa rancangan tersebut ke dalam sidang Konferensi Nerkai pada tahun 1940 walaupun akhirnya ditolak mentah-mentah. Terpaksa rancangan itu disimpan untuk menunggu kesempatan yang tepat. Seperti tak kenal menyerah, saat pendudukan Jepang, mereka kembali mencoba untuk membentuk Badan Palang Merah Nasional, namun sekali lagi upaya itu mendapat halangan dari Pemerintah Tentara Jepang sehingga untuk kedua kalinya rancangan itu harus kembali disimpan.

Tujuh belas hari setelah proklamasi kemerdekaan 17 Agustus 1945, yaitu pada tanggal 3 September 1945, Presiden Soekarno mengeluarkan perintah untuk membentuk suatu badan Palang Merah Nasional. Atas perintah Presiden, maka Dr. Buntaran yang saat itu menjabat sebagai

Menteri Kesehatan Republik Indonesia Kabinet I, pada tanggal 5 September 1945 membentuk Panitia 5 yang terdiri dari: dr R. Mochtar (Ketua), dr. Bahder Djohan (Penulis), dan dr Djuhana; dr Marzuki; dr. Sitanala (anggota).

Akhirnya Perhimpunan Palang Merah Indonesia berhasil dibentuk pada 17 September 1945 dan merintis kegiatannya melalui bantuan korban perang revolusi kemerdekaan Republik Indonesia dan pengembalian tawanan perang sekutu maupun Jepang. Oleh karena kinerja tersebut, PMI mendapat pengakuan secara Internasional pada tahun 1950 dengan menjadi anggota Palang Merah Internasional dan disahkan keberadaannya secara nasional melalui Keppres No.25 tahun 1959 dan kemudian diperkuat dengan Keppres No.246 tahun 1963.

2.1.1. Visi Palang Merah Indonesia (PMI)

Palang Merah Indonesia (PMI) mampu dan siap menyediakan pelayanan kepalangmerahan dengan cepat dan tepat dengan berpegang teguh pada Prinsip - prinsip Dasar Palang Merah Internasional.

Menyebarluaskan, mengembangkan dan mendorong aplikasi secara konsisten prinsip dasar gerakan Palang Merah Internasional. Dengan melaksanakan peningkatan kemampuan organisasi secara berkelanjutan agar mampu melaksanakan tugas - tugas

2.1.2. Misi Palang Merah Indonesia (PMI)

1. Kesiap-siagaan di dalam Penanggulangan Bencana dan Konflik yang berbasis pada masyarakat.

8

2. Bantuan dalam bidang kesehatan, termasuk bantuan kesehatan dalam keadaan darurat yang berbasis pada masyarakat.

3. Pengelolaan Transfusi Darah secara profesional

4. Dukungan dalam HIV / AIDS yang mencakup usaha preventif, antistigma dan diskriminasi, serta dukungan dan kepedulian terhadap ODHA (Orang dengan HIV / AIDS) dan keluarganya. 5. Pengembangan dan penguatan kapasitas organisasi di seluruh

jajaran PMI guna meningkatkan kualitas potensi sumber daya manusia, sumber daya dan dana agar visi misi dan program PMI dapat diwujudkan secara berkesinambungan.

2.1.3 Tujuan Palang Merah Indonesia

Meringankan penderitaan sesama manusia apapun sebabnya, yang tidak membedakan golongan, bangsa, kulit, jenis kelamin, agama dan kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa.

2.2. Sejarah Berdirinya PMI provinsi jawa timur

Palang Merah Indonesia Daerah Jawa Timur berdiri pada tahun 1960 dipimpin oleh seorang Komisaris yaitu dr. Angka Nitisastro dipilih melalui Musyawarah Daerah (MUSDA) PMI Jatim bertempat di Lembaga Kesehatan Negata (LKN) terletak di jalan Indrapura Surabaya. Sedangkan Markas Daerah pada waktu itu masih bergabung menjadi satu dengan Markas Cabang di Jalan Tunjungan No. 53 Surabaya pada tahun 1960. Kemudian pindah lagi ke Jl. Tunjungan 61 pada tahun 1963 dari Jl. Tunjungan 61 pindah ke Jl. Cempaka No. 2 tahun 1970. Pada tahun 1975 Markas PMI Daerah pindah ke Jl. Kalibokor No. 161 Surabaya, dan tahun

2003 Markas PMI Daerah Jawa Timur pindah lagi ke jl. Karang Menjangan No. 22 hingga sekarang ini. Sebutan PMI Daerah Jawa Timur sejak tahun 2010 berganti nama menjadi PMI Provinsi Jawa Timur.

Program - program yang dilaksanakan oleh PMI Provinsi Jawa Timur dalam rentang waktu lima tahun terakhir meliputi:

1. Penanggulangan Bencana (PB), 2. Program pelayanan kesehatan, 3. Program pelayanan sosial,

4. Program peningkatan fungsi / peran komunikasi dan informasi

5. serta program yang ditujukan untuk pengembangan kapasitas organisasi.

Pelatihan di PMI mempunyai tiga tujuan yaitu, pertama untuk mengembangkan misi organisasi, kedua, memenuhi kebutuhan pembelajaran terhadap suatu program atau pelayanan, ketiga, memenuhi kebutuhan pembelajaran Relawan.

Pelatihan Relawan PMI (KSR-TSR) harus diarahkan pada upaya peningkatan pengetahuan, sikap dan keterampilan teknis pelayanan kepalangmerahan dan pengembangan organisasi. Anggota Relawan PMI (KSR-TSR) dapat mengikuti Pelatihan sesuai minat dan bakat, untuk dapat menjalankan tugasnya dalam Program Pelayanan PMI dan Pengembangan Organisasi.

Menurut pedoman Federasi, terdapat beberapa waktu dalam melaksanakan Pelatihan sesuai Siklus Manajemen Relawan;

10

a) Pelatihan Pra-Pelayanan/ Orientasi dimulai saat Pengurus dan Staf yang membidangi Relawan pertama kali bertemu dengan Relawan. Sementara melakukan wawancara, disampaikan informasi mengenai Organisasi, visi dan misinya, struktur, dan Kebijakan yang terkait kerelawanan. Pedoman Manajemen Relawan dapat memberikan informasi lebih menyeluruh kepada Relawan.

b) Pelatihan saat Pelayanan dibangun dengan dasar menyediakan informasi baru dan kesempatan untuk mengembangkan kerja tim. Pertemuan bulanan rutin, dimana Relawan dapat berbagi pengalaman dan saling menyemangati; sesi masukan, dimana rencana dibuat, atau, kesempatan untuk menghadiri seminar memberikan semangat baru dan motivasi positif. Survey Tahunan Relawan dapat digunakan untuk menentukan kekuatan dan kelemahan Manajemen Relawan.

c) Pelatihan Transisi memberikan dukungan pada Relawan yang berpengalaman untuk berpindah pada kesempatan baru dalam organisasi. Relawan dapat merasa membutuhkan petualangan dan bimbingan. Pengurus dan Staf yang membidangi Relawan harus sensitif terhadap tanda- tanda 'non verbal' dari Relawan, lalu menginisiasi dialog yang menjelaskan kebutuhan dan keinginan Relawan. Kecenderungan memberi kesempatan kepada Relawan yang sama dapat menimbulkan ketidakadilan dan rasa cemburu. Staf yang membidangi Relawan harusnya bertindak sebagai pembimbing terhadap Relawan yang potensial, termasuk mendukung penguatan dan arah pembinaannya.

Pelatihan yang diadakan oleh PMI Kab/Kota maupun PMI Provinsi terbagi atas tiga macam pelatihan diantaranya sebagai berikut :

1) Pelatihan Dasar KSR

a) Pelatihan Dasar KSR diadakan sesuai program kerja Pengurus Cabang dan Unit KSR

b) Jumlah total jam pelajaran adalah 120 jam (120 x 45 JPL) termasuk perkenalan, penyusunan norma dan harapan serta evaluasi, atau 12 hari efektif jika dilaksanakan terus-menerus (jika rata - rata dalam sehari berlangsung 10 Jam).

c) Untuk memenuhi jumlah kurikulum 120 jam tersebut, PMI Cabang dan Unit KSR dapat melakukannya dengan sistim bertahap, memperhatikan ketersediaan waktu, kemampuan personil (Pelatih dan Fasilitator), ketersediaan perlengkapan dan dana.

d) Sertifikat dan Kartu Tanda Anggota (KTA) akan diberikan oleh PMI Cabang kepada KSR PMI yang telah mengikuti keseluruhan materi Pelatihan Dasar sesuai Standarisasi Pelatihan PMI.

e) Anggota TSR dapat mengikuti materi Pelatihan Dasar KSR, apabila materi tersebut dibutuhkan untuk menunjang pelayanan yang akan dilakukan.

f) Tempat dan waktu Pelatihan ditentukan oleh Pengurus Cabang bersama- sama dengan Unit KSR atau Kelompok TSR, Pejabat Perguruan Tinggi, Lembaga, Instansi, Perusahaan atau badan swasta yang membutuhkan.

12

g) Pada saat Pelatihan Dasar KSR, telah mulai diidentifikasi kemampuan masingmasing anggota untuk mengikuti Pelatihan ke jenjang yang lebih lanjut.

h) Untuk dapat membantu mengetahui dengan baik bakat/ minat KSR ybs dapat diberikan test psikologi (dapat dilakukan oleh TSR psikolog yang dipunyai oleh PMI Cabang/ Daerah).

i) Pedoman terkait Pelatihan Dasar KSR dapat melihat di Buku: "Pelatihan Dasar KSR, Panduan Fasilitator/ Pelatih"

"Pelatihan Dasar KSR, Kumpulan Materi" 2) Pelatihan Spesialisasi

a) Pelatihan Spesialisasi diselenggarakan sesuai kebutuhan pelayanan PMI di wilayahnya, dengan memperhatikan kemampuan anggota Relawan.

b) Dalam rangka "Back to Basic" ke mandat pelayanan PMI, Spesialisasi yang harus dimiliki oleh PMI Cabang adalah:

Tabel 2.1 Jenis Pelatihan Spesialisasi di PMI Prioritas I Prioritas II Prioritas III

1) Assesment 2) Pertolongan

pertamadan evakuasi korban bencana 3) Pemulihan

hubungan keluarga 4) Komunikasi

dan

kehumasan

1) Dapur umum 2) Pelayanan

kesehatan 3) Pelayanan ambulance 4) Psycho-sosial

support

1) Penampungan dan

pengungsian 2) Air dan

sanitasi 3) Distribusi

relief

Catatan:

Relawan (KSR-TSR) dengan Spesialisasi pada Prioritas I wajib dimiliki oleh PMI Cabang, terutama PMI Cabang di daerah Rawan Bencana. Apabila kapasitas PMI Cabang mendukung, maka dapat menyiapkan Relawan (KSR-TSR) dengan kompetensi Spesialisas lainnya (Prioritas II dan Prioritas III)

c) Anggota KSR dapat mengikuti Pelatihan Spesialisasi apabila telah mengikuti Pelatihan Dasar KSR terlebih dahulu

d) Anggota TSR yang akan mengikuti Pelatihan Spesialisasi, harus mengikuti materi Dasar terlebih dahulu Contoh; Setelah mengikuti materi Pertolongan Pertama Dasar 30 Jam, baru dapat mengikuti Pelatihan Spesialisasi 70 Jam.

e) Untuk dapat mengikuti pelatihan spesialisasi, seorang anggota Relawan PMI (KSR-TSR) wajib mengikuti beberapa kegiatan/

14

penugasan PMI serta tercatat aktif dalam menunjang program kegiatan PMI selama minimal 1 tahun.

f) Anggota KSR yang telah mengikuti Pelatihan Spesialisasi dan anggota TSR yang 11 memiliki kompetensi tertentu dapat bergabung dalam Wadah SATGANA .

g) PMI Cabang/ Daerah/ Pusat, Unit KSR maupun Kelompok TSR dapat melaksanakan Pelatihan Spesialisasi, sesuai kurikulum yang ada pada Standarisasi Pelatihan PMI dan dimonitor oleh Pelatih Utama bersama- sama dengan PMI di semua tingkatan.

h) Diklat KSR spesialisasi dilaksanakan minimal 1 kali dalam 1 periode kepengurusan PMI, atau sesuai kebutuhan PMI Cabang. Apabila dalam pendataan relawan yang telah mengikuti pelatihan spesialisasi tidak ada lagi di PMI Cabang ybs. atau tidak aktif, maka PMI Cabang harus mengisi/ melatih relawannya agar pelayanan PMI tetap dapat dilakukan.

i) Adanya jejaring antara Unit KSR, Kelompok TSR, PMI Cabang, Daerah dan Pusat dalam melaksanakan Pelatihan spesialisasi.

3) Pelatihan Pendukung Atau Tambahan

PMI Cabang dapat menyelenggarakan materi tambahan yang disesuaikan dengan kebutuhan program dan pelayanan PMI di wilayahnya. Contoh: Pertolongan gedung bertingkat, Pertolongan di Air, Bahasa, komputer, dll.

PMI Provinsi Jawa Timur mempunyai 38 Cabang, yakni Kota Surabaya, Kab. Gresik, Kab. Sidoarjo, Kota Mojokerto, Kab. Mojokerto,

Kab. Jombang, Kab. Malang, Kota Malang, Kota Batu, Kab. Pasuruan, Kota Pasuruan, Kab. Probolinggo, Kota Probolinggo, Kab. Lumajang, Kota Kediri, Kab. Kediri, Kab. Nganjuk, Kab. Rulungagung, Kab. Trenggalek, Kota Blitar, Kab. Blitar, Kota Madiun, Kab. Madiun, Kab. Magetan, Kab. Ponorogo, Kab. Ngawi, Kab. Pacitan, Kab. Jember, Kab. Bondowoso, Kab. Situbondo, Kab. Banyuwangi, dan Kab. Bangkalan, Kab. Pamekasan, Kab. Sampang, Kab. Sumenep, Kab. Bojonegoro, Kab. Tuban, Kab. Lamongan.

2.2.1. Visi PMI provinsi jawa timur

Palang Merah Indonesia (PMI) mampu dan siap menyediakan pelayanan kepalangmerahan dengan cepat dan tepat dengan berpegang teguh pada Prinsip - prinsip Dasar Palang Merah Internasional.

Menyebarluaskan, mengembangkan dan mendorong aplikasi secara konsisten prinsip dasar gerakan Palang Merah Internasional. Dengan melaksanakan peningkatan kemampuan organisasi secara berkelanjutan agar mampu melaksanakan tugas – tugas

2.2.2. Misi PMI provinsi jawa timur

1. Kesiap-siagaan di dalam Penanggulangan Bencana dan Konflik yang berbasis pada masyarakat.

2. Bantuan dalam bidang kesehatan, termasuk bantuan kesehatan dalam keadaan darurat yang berbasis pada masyarakat.

16

4. Dukungan dalam HIV / AIDS yang mencakup usaha preventif, antistigma dan diskriminasi, serta dukungan dan kepedulian terhadap ODHA (Orang dengan HIV / AIDS) dan keluarganya.

5. Pengembangan dan penguatan kapasitas organisasi di seluruh jajaran PMI guna meningkatkan kualitas potensi sumber daya manusia, sumber daya dan dana agar visi misi dan program PMI dapat diwujudkan secara berkesinambungan.

2.2.3. Tujuan Palang Merah Indonesia Provinsi Jawa Timur

Meringankan penderitaan sesame manusia apapun sebabnya, yang tidak membedakan golongan, bangsa, kulit, jenis kelamin, agama dan kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa.

2.2.4. Kegiatan Palang Merah Indonesia Provinsi Jawa Timur

Program - program yang dilaksanakan oleh PMI Provinsi Jawa Timur dalam rentang waktu lima tahun terakhir meliputi:

1. Penanggulangan Bencana (PB), 2. Program pelayanan kesehatan, 3. Program pelayanan sosial,

4. Program peningkatan fungsi / peran komunikasi dan informasi 5. serta program yang ditujukan untuk pengembangan kapasitas

2.3 Struktur Organisasi Palang Merah Indonesia Provinsi Jawa Timur

Gambar Struktur Organisasi Palang Merah Indonesia Provinsi Jawa Timur

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PMI Provinsi Jawa Timur

Tugas dan wewenang masing-masing bagian yang ada dalam struktur bagian adalah sebagai berikut :

1. Kepala markas daerah PMI Provinsi Jawa Timur

Kepala markas daerah PMI Provinsi Jawa Timur mempunyai tugas pokok dan fungsi untuk memimpin dan mengelola seluruh kegiatan Palang Merah Indonesia Provinsi Jawa Timur secara efektif dan efisien sesuai misi dan tujuan PMI sebagaimana telah ditetapkan.

18

2. Kepala Bidang Pelayanan PMI Provinsi Jawa Timur

Kepala Bidang Pelayanan PMI Provinsi Jawa Timur mempunyai tugas pokok dan fungsi untuk merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pelayanan seperti halnya pelayanan sosial dan kesehatan serta penanggulangan bencana yang terjadi di wilayah Provinsi Jawa Timur.

3. Kepala Bidang Administrasi PMI Provinsi Jawa Timur

Kepala Bidang Administrasi PMI provinsi jawa timur mempunyai tugas pokok dan fungsi untuk mengelola organisasi,logistik dan kepegawaian serta anggaran pada PMI Provinsi Jawa Timur.

4. Sub. Bidang Penanggulangan Bencana PMI Provinsi Jawa Timur

Sub.Bidang Penanggulangan Bencana PMI provinsi Jawa Timur mempunyai Tugas pokok dan fungsi untuk merencanakan, mempersiapkan, mengkoordinasikan, melaksananakan dan mengendalikan kegiatan kesiapsiagaan bencana guna mempersiapkan diri menghadapi bencana yang bisa tiba-tiba terjadi khususnya di wilayah Provinsi Jawa Timur.

5. Sub. Bidang Yankesos dan UKTD PMI Provinsi Jawa Timur

Sub.Bidang Yakesos dan UKTD PMI provinsi Jawa Timur mempunyai Tugas pokok dan fungsi untuk merencanakan, mempersiapkan, mengkoordinasikan, melaksananakan dan mengendalikan kegiatan pelayanan sosial dan kesehatan.

6. Sub. Bidang Sumber daya Manusia PMI Provinsi Jawa Timur

Sub.Bidang Sumber Daya Manusia PMI provinsi Jawa Timur mempunyai Tugas pokok dan fungsi untuk mengatur, memanajemen dan menangani masalah perekrutan, pelatihan dan penugasan relawan PMI khususnya di wilayah Provinsi Jawa Timur.

7. Sub. Bidang Organisasi dan Komunikasi PMI Provinsi Jawa Timur Sub.Bidang Organisasi dan Komunikasi PMI provinsi Jawa Timur mempunyai Tugas pokok dan fungsi adalah menangani masalah organisasi PMI kab/kota yang ada di Provinsi Jawa Timur dan menjalin komunikasi dengan tiap PMI kab/kota yang berada di Provinsi Jawa Timur.

8. Sub. Bidang Logistik,Keuangan, dan Sumber Dana PMI Provinsi Jawa Timur

Sub.Bidang Logistik,Keuangan dan Sumber Dana PMI provinsi Jawa Timur mempunyai Tugas pokok dan fungsi untuk mengatur dan merencanakan proses pengadaan Logistik, serta mengatur keuangan dan sumber dana keluar dan masuk pada PMI Provinsi Jawa Timur.

9. Sub. Bidang Umum dan Kepegawaian

Sub.Bidang Umum dan Kepegawaian PMI provinsi Jawa Timur mempunyai Tugas pokok dan fungsi untuk merencanakan, mempersiapkan, melaksananakan rekrutmen pegawai pada PMI Provinsi Jawa Timur.

2.4 Kondisi Palang Merah Indonesia Provinsi Jawa Timur

PMI Provinsi Jawa Timur memiliki 608 Ranting yang tersebar di 38 Cabang. Sedangkan Unit Transfusi Darah (UTD) memiliki 37

20

Kabupaten / Kota meliputi: Kota Surabaya, Kab. Gresik, Kab. Sidoarjo, Kota Mojokerto, Kab. Mojokerto, Kab. Jombang, Kab. Malang, Kota Malang, Kab. Pasuruan, Kota Pasuruan, Kab. Probolinggo, Kota Probolinggo, Kab. Lumajang, Kota Kediri, Kab. Kediri, Kab. Nganjuk, Kab. Tulungagung, Kab. Trenggalek, Kota Blitar, Kab. Blitar, Kota Madiun, Kab. Madiun, Kab. Magetan, Kab. Ponorogo, Kab. Ngawi, Kab. Pacitan, Kab. Jember, dan Kab. Bondowoso, Kab. Situbondo, Kab. Banyuwangi, Kab. Bojonegoro, Kab. Tuban. Kab.Lamongan, Kab. Sampang, Kab. Sumenep, Kab. Bangkalan.

Sesuai data tahun 2009 Sumber daya manusia yang menjadi tulang punggung PMI Provinsi Jawa Timur adalah 82.625 anggota PMR PMI sedangkan TSR sebanyak 3.180 anggota, 3.309 anggota KSR, 1644 anggota Pembina, 413 orang Pengurus Cabang dan 24 Staf Markas.

Fasilitas pendukung dalam melaksanakan tujuh Prinsip Palang Merah yang dimiliki PMI Provinsi Jawa timur sebagai beriku: Pos Pertolongan Pertama sebanyak minimal satu unit setiap PMI Kab / Kota.

BKIA / Klinik Bersalin berada di PMI Kab. Malang memiliki dua unit, yaitu daerah Peniwen kec. Kromengan dan Karang Pandan Kec. Pakisaji.

Ada tujuh Cabang PMI yang memiliki Balai Pengobatan, meliputi: PMI Kab. Malang terdiri dari Pakisaji Karangpandan, Kepanjen, Sukonolo Kepanjen, Pakis Singosari, Lawang, Turen, Dampit, Tirtoyudho, Ampel Gading, Gondang Legi, Sumber Pucung, Koromengan, Kalipare, Donomulyo, Wagir, Dau. Sedangkan PMI Kab. Ponorogo memiliki satu

tempat terletak di Jl. Dr. Soetomo No. 7; PMI Kab. Jember memiliki satu tempat balai pengobatan yang terletak di Jl. Brawijaya No. 61 A; PMI Kab. Magetan juga memiliki 1 Balai Pengobatan terletak di Jl. Jend. Mt. Haryono no. 14. Dan PMI Kota Surabaya memiliki dua Balai pengobatan yang terletak di Jl. Bubutan dan daerah Bratang, serta PMI Kab. Banyuwangi memiliki 1 Balai pengobatan di daerah Jl. Kartini No. 5; PMI Kota Probolinggo memiliki 1 Balai Pengobatan klinik yang buka selama 24 jam, terletak di Jl. Soekarno Hatta 271 Probolinggo.

PMI memiliki PPGD (Pertolongan Pertama Gawat Darurat) yang menangani pengobatan Gawat Darurat di PMI Kab. Malang sebanyak dua unit bertempat di Jl. Raya Bedali Lawang dan Kebon Agung No. 123, serta PMI Kab. Jember bertempat di Jl. Brawijaya No. 61 A Jember.

Untuk pengembangan Sumber daya manusia baik Pengurus maupun Staf hingga Relawan PMI memiliki Pusdiklat dan Outbond yang terletak di Jl. Ratna Kel. Kembangan Kec. Kebomas Kabupaten Gresik.

PMI Provinsi Jawa Timur juga mempunyai Tim Satgana sebanyak 1.078 orang yang setiap Kab / Kota memiliki satu Tim Satgana yang terdiri dari 30 orang personil KSR dan TSR yang akan berfungsi dalam memberikan pelayanan kepalangmerahan. Sedangkan TBRC (Tim Bantuan Reaksi Cepat) sebanyak 210 orang.

22 3.1Definisi Pelatihan

Menurut Mathis (2002), pelatihan adalah suatu proses dimana orang orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, proses ini terikat dengan berbagai tujuan organisasi, pelatihan dapat dipandang secara sempit maupun luas. Secara terbatas, pelatihan menyediakan para pegawai dengan pengetahuan yang spesifik dan dapat diketahui serta keterampilan yang digunakan dalam pekerjaan mereka saat ini. Terkadang ada batasan yang ditarik antara pelatihan dengan pengembangan, dengan pengembangan yang bersifat lebih luas dalam cakupan serta memfokuskan pada individu untuk mencapai kemampuan baru yang berguna baik bagi pekerjaannya saat ini maupun di masa mendatang.

Menurut Dessler (2009), pelatihan adalah proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang, ketrampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Pelatihan merupakan salah satu usaha dalam meningkatkan mutu sumber daya manusia dalam dunia kerja. Karyawan, baik yang baru ataupun yang sudah bekerja perlu mengikuti pelatihan karena adanya tuntutan pekerjaan yang dapat berubah akibat perubahan lingkungan kerja, strategi, dan lain sebagainya.

Menurut Pasal 1 ayat (9) Undang-undang No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan, pelatihan kerja adalah keseluruhan kegiatan untuk

23

memberi, memperoleh, meningkatkan, mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap dan etos kerja pada tingkat keterampilan tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan dan pekerjaan.

3.2Tujuan Pelatihan

Tujuan umum dari pelatihan adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengembangkan keahlian, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan

dengan lebih cepat dan lebih efektif.

2. Untuk mengembangkan pengetahuan, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara rasional.

3. Untuk mengembangkan sikap, sehingga menimbulkan kemauan kerjasama

dengan teman-teman pegawai dan dengan manajemen (pimpinan) Sedangkan komponen-komponen pelatihan sebagaimana dijelaskan oleh Mangkunegara (2005), terdiri dari :

1. Tujuan dan sasaran pelatihan dan pengembangan harus jelas dan dapat di ukur.

2. Para pelatih harus ahlinya yang berkualitas.

3. Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.

4. Peserta pelatihan dan pengembangan (trainers) harus memenuhi persyaratan yang ditentukan.

Dalam pengembangan program pelatihan, agar pelatihan dapat bermanfaat dan mendatangkan keuntungan diperlukan tahapan atau langkah-langkah yang sistematik. Secara umum ada tiga tahap pada pelatihan yaitu tahap penilaian kebutuhan, tahap pelaksanaan pelatihan dan tahap evaluasi atau dengan istilah lain ada fase perencanaan pelatihan, fase pelaksanaan pelatihan dan fase pasca pelatihan.

Dijelaskan oleh Mangkunegara (2005), bahwa tahapan-tahapan dalam pelatihan dan pengembangan meliputi :

1. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan / need assesment. 2. Menetapkan tujuan dan sasaran pelatihan.

3. Menetapkan kriteria keberhasilan dengan alat ukurnya. 4. Menetapkan metode pelatihan.

5. Mengadakan percobaan (try out) dan pembenahan. 6. Mengimplementasikan dan mengevaluasi.

3.3 System Development Life Cycle (SDLC)

Menurut McLeod (2008 : 199) Siklus hidup sistem (system life cycle) disingkat SDLC adalah proses evolusioner dalam menetapkan sistem dan sub sistem informasi berbasis komputer. SLC yang juga dikenal sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem, karena proses tersebut mengikuti sebuah pola yang teratur dan dilakukan secara top-down.

Sedangkan System Development Life Cycle atau yang disingkat SDLC adalah metoda tradisional yang digunakan untuk membangun, memelihara

25

dan mengganti suatu sistem informasi. System Development Life Cycle

(SDLC) terdiri dari tujuh fase, diantaranya adalah :

a. Project Indetification and Selection

Fase dimana kebutuhan sistem informasi secara keseluruhan diidentifikasi dan analisa.

b. Project Intiation and Planning

Fase dimana suatu proyek sistem informasi yang potensial dilakukan dan direncanakan terinci dikembangkan untuk pengembangan sistem.

c. Analisys

Suatu fase dimana sistem yang sedang berjalan dipelajari dan alternatif sistem baru diusulkan.

d. LogicalDesign

Suatu fase dimana semua kegiatan fungsional dari sistem yang diusulkan untuk dikembangkan dan digambarkan secara independent.

e. PhisycalDesign

Fase rancangan logis dari sebelumnya diubah dalam bentuk teknis yang terinci dimana pemrograman dan bentuk sistem dapat dibuat.

f. Implementation

Suatu fase dimana sistem informasi diuji dan digunakan untuk mendukung suatu organisasi.

g. Maintenance

Dimana sistem informasi secara sistematis diperbaiki dan dikembangkan.

Komponen dari System Development Life Cycle (SDLC) ini seperti yang terlihat pada gambar 3.1 berikut ini :

Gambar 3.1. System Development Life Cycle

3.4 Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur sistem adalah sebagai berikut:

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

Project Identification dan Selection

Project initiation dan planning

Analysis

Logical Design

Physical Design

Maintenance Implementation

27

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure)

didefinisikan oleh J.E Kendall (2003) sebagai berikut:

“Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.”

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya dalam mendefinisikan sistem, masih menurut J.E Kendall, adalah sebagai berikut:

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”

3.5 Konsep Dasar Aplikasi

Aplikasi didefinisikan oleh Davis GB (1999 : 17) sebagai berikut: “Aplikasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

3.5.1 Blok Masukan

Masukan atau Input mewakili data yang masuk ke dalam Aplikasi. Masukan disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 3.5.2 Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.5.3 Blok Keluaran

Produk dari Aplikasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

3.5.4 Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dalam Aplikasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

3.5.5 Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data di dalam

29

basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan

Database Management System (DBMS).

3.5.6 Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merusak Aplikasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak-efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

3.6 Analisa dan Perancangan Sistem

Penguraian dari suatu Aplikasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem

(system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap

analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.

Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.

Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan Aplikasi terkomputerisasi.

3.7 System Flow

System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow

menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow ditunjukkan pada Gambar 3.2.

31

1. Simbol Dokumen

2. Simbol Kegiatan Manual

3. Simbol Simpanan Offline

4. Simbol Proses

5. Simbol Database

6. Simbol Garis Alir

7. Simbol Penghubung ke Halaman yang Sama

8. Simbol Penghubung ke Halaman Lain

Gambar 3.2. Simbol-simbol pada System Flow

1. Simbol dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.

2. Simbol kegiatan manual

Menunjukkan pekerjaan manual. 3. Simbol simpanan offline

Menunjukkan file non-komputer yang diarsip. 4. Simbol proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simbol database

Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. 6. Simbol garis alir

Menunjukkan arus dari proses. 7. Simbol penghubung

Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.

3.8 Data Flow Diagram (DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

3.8.1 Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD A. External Entity atau Boundary

External entity atau kesatuan luar merupakan kesatuan di

lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. External entity disimbolkan dengan notasi kotak.

33

B. Arus Data

Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di antara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar

(external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat

berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. C. Proses

Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol proses berupa lingkaran atau persegi panjang bersudut tumpul.

D. Simpanan Data

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran:

1. Suatu file atau database di sistem komputer. 2. Suatu arsip atau catatan manual.

3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. 4. Suatu tabel acuan manual.

Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

3.8.2 Context Diagram

Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan

DFD. Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan

eksternal entity apa saja yang terlibat. Dalam context diagram harus ada

arus data yang masuk dan arus data yang keluar. 3.8.3 Data Flow Diagram Level 0

DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam Aplikasi. 3.8.4 Data Flow Diagram Level 1

DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD level 0.

3.9 Entity Relational Diagram

Entity Relational Diagram (ERD) merupakan penggambaran hubungan antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan diperlukan.

3.10 HTML 5

Menurut Lee (2011), HTML5 dapat mengakhiri penggunaan Flash untuk banyak aplikasi media, itu yang menyebabkan JavaScript bahkan menjadi lebih populer dari sebelumnya. Ada banyak perpustakaan dan plugin yang tersedia untuk meningkatkan dan memperluas HTML5 dan CSS3 untuk menciptakan pengalaman interaktif yang kaya.

35

Menurut Lee (2011), untungnya HTML5 liberal membantu dari Cascading Style Sheets, dan sedikit JavaScript, bangkit untuk memenuhi tantangan-tantangan baru.Inovasi terbaru dalam pengembangan website membuat sebuah zaman keemasan baru untuk penerbit online. Setelah semua, HTML5 merupakan evolusi bukan revolusi .

Menurut Lee (2011), pada saat pengembangan dengan HTML5, maka diambil prinsip dasar dari penamaan semantik (penamaan hal-hal apa yang mereka bukannya penamaan hal-hal bagaimana mereka muncul) ke level baru. Ini adalah faktor kunci yang membuat HTML5 berbeda dari semua pendahulunya. Menurut buku HTML5 Mulitmedia Development Cookbook akan ditemukan pemikiran kembali dan mengoptimalkan banyak kode-penamaan konvensi.

Meskipun HTML5 diusulkan rekomendasi dari Hypertext Aplikasi Web Teknologi Working Group (WHATWG) tidak dijadwalkan untuk implementasi penuh sampai tahun 2022, berkat berpikiran maju produsen browser, tidak ada alasan pengguna tidak dapat memulai menggunakannya sekarang dan menuai keuntungan dari semantik penamaan yang lebih baik, aksesibilitas yang disempurnakan, dan lebih banyak lagi.

3.11 Hypertext Prepocessor (PHP)

Mengacu pada pendapat Nixon (2009), PHP adalah server-side scripting language yang awalnya dirancang untuk pengembangan web untuk menghasilkan halaman web yang dinamis. Untuk tujuan ini, kode PHP tertanam ke dokumen sumber HTML dan diterjemahkan oleh sebuah web server dengan PHP prosesor modul, yang menghasilkan dokumen

halaman website. PHP dapat digunakan di sebagian besar web server dan sebagai juru mandiri, pada hampir setiap sistem operasi dan platform secara gratis.

PHP adalah bahasa scripting umum yang terutama cocok untuk pengembangan web sisi server di mana PHP umumnya berjalan pada web server. Kode PHP di file yang diminta dilaksanakan oleh PHP runtime, biasanya untuk membuat halaman konten website yang dinamis atau membuat gambar dinamis yang digunakan di situs website atau di tempat lain. PHP Dapat pula digunakan untuk baris perintah scripting dan digunakan di Aplikasi GUI pada sisi klien. PHP dapat digunakan hampir di semua web server, di hampir semua sistem operasi dan platform, dan dapat digunakan dengan banyak sistem manajemen database relasional (RDBMS). PHP dapat diunduh secara gratis dan PHP Group menyediakan kode sumber lengkap bagi pengguna untuk membangun, menyesuaikan dan mengembangkannya untuk mereka gunakan sendiri.

3.12 MyStructured Query Language

Menurut Nugroho (2005), MyStructured Query Language (MySQL) adalah salah satu database server yang menggunakan bahasa SQL (Structured Query Language) adalah bahasa pertanyaan (query language) yang distandarisasi untuk menanyakan informasi dari sebuah basisdata (database). Versi asalnya dinamakan SEQUEL (Structure English Query Language), dirancang oleh peneliti dari pusat penelitian IBM pada tahun 1974 dan 1975. SQL pertama kali diperkenalkan sebagai sistem basisdata komersial pada tahun 1979 oleh Oracle Coorporation. MySQL adalah

37

Realtional Database Management System (RDBMS) yang sangat cepat dan kuat.

MySQL adalah DBMS yang bersifat relasional, opensource, berlevel enterprise, multithread. MySQL merupakan bahasa yang memiliki kemampuan cukup baik untuk menunjang kerja user, baik yang telah berpengalaman dengan database maupun untuk pemula. SQL digunakan untuk mencari informasi (query), memanipulasi data (DML) mendefinisikan data (DDL), dan bahasa pengendali dokumentasi. Setiap pengguna basis data memerlukan bahasa pemograman yang dapat dipakai sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Dalam basis data secara umum dikenal dua bahasa, yaitu:

1. Data Definition Language (DDL) adalah bahasa yang dipakai untuk menjelaskan objek dari bahasa data. DDL dipakai untuk mendefinisikan kerangka basis data (berorientasi pada tipe pada objek basis data).

2. Data Manipulation Language (DML) adalah bahasa yang dipakai untuk memanipulasi objek data dari basis data. DML dipakai untuk operasi terhadap isi basis data.

3.13 Interaksi Manusia dan Komputer

Suatu Aplikasi yang baik tentunya harus mempertimbangkan interaksi antara pengguna dan program yang dibuat. Di sinilah pentingnya penerapan ilmu Interaksi Manusia dan Komputer.

Menurut Santoso (2004:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari

sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.

Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem. Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan.

39 BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

4.1 Identifikasi Masalah

Sebelum proses analisa dilakukan, tahapan yang terlebih dahulu dilakukan adalah identifikasi permasalahan yang terdiri dari survey, wawancara kepada pihak perusahaan secara langsung dan pengumpulan data yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi. Pada tahap ini dilakukan peninjauan dan pemahaman terhadap sistem entry data alumni pelatihan serta sistem pengolahan data alumni pelatihan maupun segala proses yang berhubungan dengan langkah-langkah pemecahan masalah. Berdasarkan data yang didapat, identifikasi masalah yang dapat dilakukan adalah kesulitan dalam pembuatan laporan data alumni pelatihan tahunan, yang dilakukan oleh bagian SDM PMI Provinsi Jawa Timur dimana data alumni pelatihan yang diperoleh melalui data yang diinputkan oleh masing-masing PMI Kabupaten/Kota. Saat ini, laporan yang dihasilkan belum dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh bagian SDM PMI Provinsi Jawa Timur, yang diantaranya adalah : jumlah relawan yang telah mengikuti pelatihan, status alumni pelatihan, kekuatan personel masing-masing PMI Kabupaten/Kota di Jawa Timur yang telah mengikuti pelatihan. Sekarang ini permasalahan tersebut masih belum dapat diatasi, sehingga sering mengakibatkan pihak PMI Provinsi Jawa Timur mengalami keterlambatan dalam update data di wilayah Jawa Timur.

4.2 Analisis Sistem

Berdasarkan hasil survey, wawancara dan pengamatan yang dilakukan di bagian SDM Provinsi Jawa Timur, maka didapatkan proses-proses yang terjadi dalam kegiatan pelaporan data alumni pelatihan. Pengolahan Proses-proses pada data alumni pelatihan tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu : proses input data alumni pelatihan dan proses pelaporan data alumni relawan.

4.2.1 Proses input data alumni pelatihan

Proses-proses utama dalam input data alumni pelatihan adalah sebagai berikut :

Pada proses ini, PMI Kabupaten/Kota akan mengirimkan data ke bagian SDM PMI Provinsi Jawa Timur, kemudian akan dimasukkan oleh pihak SDM PMI Provinsi Jawa Timur kedalam database. Data alumni pelatihan akan tersimpan berupa file yang berekstensi excel.

4.2.2Proses pelaporan data alumni pelatihan

Selain proses input data alumni pelatihan yang telah dijelaskan, bagian SDM juga menangani proses pelaporan data alumni pelatihan, diantaranya adalah sebagai berikut :

Pada proses ini, bagian SDM PMI Provinsi Jawa Timur merekap data alumni pelatihan yang telah diterima dari masing-masing PMI Kabupaten/Kota wilayah Jawa Timur untuk mengetahui jumlah alumni pelatihan, antara lain jumlah tenaga KSR dan TSR masing-masing PMI Kabupaten/Kota wilayah Jawa Timur yang telah mengikuti pelatihan. Data alumni pelatihan tersimpan berupa file yang berekstensi excel.

41

4.3 Perancangan Sistem

Berdasarkan analisis sistem yang ada, maka akan dirancang suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan. Rancangan sistem yang dibuat berupa Data Flow Diagram (DFD) sebagai deskripsi alur dari sistem. DFD dibuat dengan menggunakan software PowerDesigner 15 64-bit.

4.3.1 Document Flow

Document flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara

menyeluruh dari suatu alur pekerjaan yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam operasional perusahaan. Document flow disini merupakan prosedur yang belum terkomputerisasi.

4.3.2 System Flow

System flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara

menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem.

A. Document flow proses pelaporan data alumni pelatihan

DocFlow Data Alumni Pelatihan PMI Provinsi Jawa Timur SDM PMI Provinsi PMI Kabupaten/Kota

P

h

as

e

start

Data alumni pelatihan

Data alumni pelatihan

Input data alumni pelatihan

Proses simpan data alumni pelatihan

Database alumni pelatihan

Proses laporan data alumni pelatihan

Laporan data alumni pelatihan

end

43

B. System Flow Proses Login

System flow proses Login pegawai

P

h

as

e

start

Masukkan username dan

password

login

Tabel pegawai

Tabel jabatan

Tabel akses Berhasil ?

Tampilkan halaman aplikasi

Halaman aplikasi

end ya tidak

C. System Flow Manajemen Jenis Pelatihan

System Flow manajemen jenis pelatihan PMI Provinsi

P

h

as

e

start

Masukkan data jenis pelatihan

Simpan data jenis pelatihan

Tabel jenis pelatihan

Tampil data jenis pelatihan

Data jenis pelatihan

Edit?

Pilih data yang diubah

Ubah data

Simpan perubahan data

Tampil data jenis pelatihan

Data jenis pelatihan ya

end tidak

45

D. System Flow Input Data Alumni Pelatihan Provinsi dan Kabupaten/Kota System flow input data alumni pelatihan per

Kabupaten/Kota

PMI Kabupaten/Kota

P

h

as

e

start

Input data alumni pelatihan

Tabel jenis pelatihan

Tabel kota

Tabel jabatan Proses input data

alumni pelatihan

Tabel data alumni pelatihan

end

Gambar 4.4. System Flow Input Data Alumni Pelatihan Provinsi dan Kabupaten Kota

E. System Flow Pembuatan Laporan Data Alumni Pelatihan

System flow pembuatan laporan data alumni pelatihan PMI Provinsi P h as e start Pilih jenis laporan

Lapo ran per bulan per pelatih an?

Tampilkan d ata per pelatih an d an

perbulan Tabel data alumni pelatihan Tabel jenis pelatihan Tabel kota Data alumn i

pelatih an p er bulan per pelatih an

Cetak laporan

Tampilkan d ata per pelatihan dan

pertah un

Data alumn i pelatih an pertah un per

pelatih an

Cetak laporan

Tampilkan d ata per Kabupaten Kota dan perbulan

Data alumn i pelatih an p er bulan per Kabup aten/Kota

Cetak laporan

Tampilkan d ata per kabu paten Kota dan perbulan

Data alumn i pelatih an p er bulan per kab upaten/kota

Cetak laporan Lapo ran per tahun per

pelatih an?

Lapo ran per bulan per Kabup aten/ Kota?

Lapo ran per tahun per Kabup aten/kota? ya tidak ya tidak ya tidak ya Laporan data alumni pelatihan

per bulan per pelatihan

Laporan data alumni pelatihan

per tahun per pelatihan

Laporan data alumni pelatihan

per bulan per kabupaten/Kota

Laporan data alumni pelatihan

per tahun per Kabupaten/Kota

end tidak

47

4.3.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) yaitu bagan yang memiliki arus data

dalam suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

A. Context Diagram

laporan_alumni_pelatihan data_alumni_pelatihan PMI_kab_kota SDM_PMI_ Prov 1 SI Manajemen Pelatihan +

Gambar 4.6. Context Diagram Aplikasi manajemen pelatihan Context diagram sistem ini memiliki dua external entity yang menunjang jalannya sistem, yaitu SDM dan PMI cabang.

B. DFD Level 0

[laporan_alumni_pelatihan] read update [data_alumni_pelatihan] PMI_kab_ko ta SDM_PMI_ Prov 1.1 olah_data + 1.2 laporan_data + 1 alumni_pelatiha n

Dalam DFD level 0 ini terdapat dua sistem dan dua external entity. Sistem tersebut antara lain : Pengolahan data alumni pelatihan dan Laporan data alumni pelatihan . Sedangkan external entity -nya adalah SDM dan PMI cabang.

C. DFD Level 1 Pengolahan data alumni pelatihan

update_data_lokasi update_data_kota update_data_status

data_lokasi_pelatihan data_kota

data_status

[update] [data_alumni_pelatihan]

PMI_kab_kota

1 alumni_pelatiha_n 1.1.1

proses_update_ data_alumni

1.1.2 proses_update_

data_status

1.1.3 proses_udate_d

ata_kota

1.1.4 proses_update_d

ata_lokasi_pelati han

2 status

3 kota

4 lokasi_pelatihan

49

D. DFD Level 1 Proses pembuatan laporan

[laporan_alumni_pelatihan]

read_data_kota read_data_status read_data_lokasi

read_data_pelatihan

[read] 1 alumni_pelatiha

n

SDM_PMI_ Prov 1.2.1

proses_pembuatan _laporan 5 data_pelatihan

6 data_lokasi

7 data_status

8 data_kota

Gambar 4.9. DFD Level 1 Proses pembuatan laporan 4.3.4 Perancangan Database

Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem yang dibuat berupa Entity Relational Diagram (ERD), yaitu alat untuk merepresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship.

A. ERD CDM Relationship_2 Relationship_4 Relationship_5 Relationship_6 Relationship_8 Relationship_9 Relationship_10 Relationship_11 Relationship_12 Data_alumni_pelatihan id_alumni_pelatihan nama alamat_alumni jenis_kelamin no.telp email waktu pihak_pendukung

<pi> Characters (21) Variable characters (20) Variable characters (30) Variable characters (2) Number

Variable characters (25) Time

Variable characters (30) <M> Identifier_1 ... <pi> tabel_lokasi_pelatihan id_lokasi_pelatihan nama_lokasi_pelatihan daerah <pi> Integer

Variable characters (30) Variable characters (50)

<M> Identifier_1 ... <pi> data_kota id_kota nama_kota jumlah <pi> Integer

Variable characters (50) Integer <M> Identifier_1 ... <pi> data_status_relawan id_status_relawan status <pi> Integer

Variable characters (10) <M> Identifier_1 ... <pi> data jabatan id_jabatan

nama_jabatan <pi> Variable characters (3)Variable characters (25) <M>

Identifier_1 ... <pi> data_pegawai id_pegawai nama_pegawai alamat_pegawai password_pegawai

<pi> Variable characters (21) Variable characters (30) Variable characters (40) Variable characters (5)

<M>

Identifier_1 ...

<pi>

akses id_akses <pi> Integer <M> Identifier_1 <pi> jenis_pelatihan id_jenis_pelatihan

jenis_pelatihan <pi> IntegerVariable characters (20) <M>

Identifier_1

... <pi>

51

B. ERD PDM

FK_DATA_ALU_RELATIONS_DATA_KOT FK_DATA_ALU_RELATIONS_TABEL_LO FK_DATA_ALU_RELATIONS_DATA_STA FK_DATA_ALU_RELATIONS_DATA_JAB FK_AKSES_RELATIONS_DATA_PEG FK_DATA_JAB_RELATIONS_AKSESFK_AKSES_RELATIONS_DATA_JAB FK_DATA_ALU_RELATIONS_JENIS_PE FK_DATA_PEG_RELATIONS_DATA_KOT FK_DATA_PEG_RELATIONS_DATA_JAB Data_alumni_pelatihan id_alumni_pelatihan id_jenis_pelatihan id_status_relawan id_jabatan id_kota id_lokasi_pelatihan nama alamat_alumni jenis_kelamin no.telp email waktu pihak_pendukung ... char(21) integer integer varchar(3) integer integer varchar(20) varchar(30) varchar(2) numeric varchar(25) time varchar(30) <pk> <fk5> <fk3> <fk4> <fk1> <fk2> tabel_lokasi_pelatihan id_lokasi_pelatihan nama_lokasi_pelatihan daerah ... integer varchar(30) varchar(50) <pk> data_kota id_kota nama_kota jumlah ... integer varchar(50) integer <pk> data_status_relawan id_status_relawan

status integervarchar(10) <pk>

data jabatan id_jabatan id_akses nama_jabatan ... varchar(3) integer varchar(25) <pk> <fk> data_pegawai id_pegawai id_jabatan id_kota nama_pegawai alamat_pegawai password_pegawai ... varchar(21) varchar(3) integer varchar(30) varchar(40) varchar(5) <pk> <fk2> <fk1> akses id_akses id_pegawai id_jabatan ... integer varchar(21) varchar(3) <pk> <fk1> <fk2> jenis_pelatihan id_jenis_pelatihan

jenis_pelatihan integervarchar(20) <pk>

Gambar 4.11. ERD PDM Aplikasi Manajemen Pelatihan 4.3.5 Struktur Basis Data dan Tabel

Untuk mempermudah pengelolaan file basis data, digunakan MySQL phpMyAdmin 3.5.2.2. Aplikasi presensi karyawan ini menggunakan satu buah file basis data bernama pmi_prov.sql.

1. Nama tabel : data jenis pelatihan

Fungsi : Menyimpan data jenis pelatihan Primary key : id_jenis_pelatihan

Foreign key : -

Tabel 4.1. Tabel jenis pelatihan

Field name Type

Field

Size Description Id_jenis_pelatihan Integer 2 ID jenis pelatihan Jenis_pelatihan VarChar 20 Jenis-jenis pelatihan

2. Nama tabel : lokasi pelatihan

Fungsi : Menyimpan data lokasi diadakannya pelatihan Primary key : id_lokasi_pelatihan

Foreign key : -

Tabel 4.2. Tabel lokasi pelatihan

Field name Type

Field

Size Description Id_lokasi_pelatihan Integer 3 Id lokasi pelatihan

Nama_lokasi Varchar 30 Nama lokasi

Daerah VarChar 50

Daerah letak lokasi itu berada

53

3. Nama tabel : jabatan

Fungsi : Menyimpan data jabatan Primary key : id_jabatan

Foreign key : id_akses

Tabel 4.3. Tabel jabatan

Field name Type

Field

Size Description

Id_jabatan VarChar 3 ID Untuk jabatan

Id_akses Integer 20 Fk dari tabel akses

Nama_jabatan VarChar 25 Nama jabatan

4. Nama tabel : status relawan

Fungsi : Menyimpan data status relawan Primary key : id_status_relawan

Foreign key : -

Tabel 4.4. Tabel status relawan

Field name Type

Field

Size Description Id_status_relawan Integer 3 ID dari status relawan

5. Nama tabel : akses

Fungsi : Menyimpan data akses pegawai Primary key : id_akses

Foreign key : id_jabatan, id_pegawai

Tabel 4.5. Tabel akses

Field name Type

Field

Size Description

Id_akses Integer 20 ID untuk akses pegawai

Id_pegawai VarChar 21 FK dari tabel pegawai

Id_jabatan VarChar 3 FK dari tabel jabatan

6. Nama tabel : pegawai

Fungsi : Menyimpan data pegawai Primary key : id_pegawai

Foreign key : id_kota, id_jabatan

Tabel 4.6. Tabel pegawai

Field name Type

Field

Size Description

Id_pegawai Varchar 21 ID dari tiap pegawai

Id_kota Integer 20 FK dari tabel kota

Id_jabatan Varchar 3 FK dari tabel jabatan

Nama_pegawai Varchar 30 Nama dari pegawai

Alamat_pegawai Varchar 40 Alamat dari pegawai

55

7. Nama tabel : alumni_pelatihan

Fungsi : Menyimpan data alumni pelatihan Primary key : id_alumni_pelatihan

Foreign key : id_jenis_pelatihan, id_status_relawan, id_kota, id_jabatan, id_lokasi_pelatihan

Tabel 4.7. Tabel alumni pelatihan

Field name Type

Field

Size Description Id_alumni_pelatihan VarChar 21 ID alumni pelatihan Id_jenis_pelatihan

Integer

2

Foreign Key tabel jenis pelatihan

Id_status_relawan

Integer

3

Foreign Key tabel status relawan

Id_jabatan

VarChar

3

Foreign Key tabel jabatan

Id_kota Integer 3 Foreign Key tabel kota

Id_lokasi_pelatihan

Integer

3

Foreign Key dari tabel lokasi pelatihan

Nama VarChar 20 Nama alumni pelatihan

Alamat_alumni VarChar 30 Alamat alumni pelatihan

Jenis_kelamin VarChar 2 Jenis kelamin alumni

No.telp Numeric - No.telp alumni pelatihan

Email VarChar 25 Email alumni pelatihan

Waktu time - Waktu pelatihan

8. Nama tabel : kota

Fungsi : Menyimpan data PMI Kabupaten/Kota Primary key : id_kota

Foreign key : -

Tabel 4.8. Tabel kota

Field name Type

Field

Size Description

Id_kota Integer 3 ID kota

Nama_kota VarChar 50 Nama kota

4.3.6 Desain Input/Output

Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

57

1. Form Login

Login Aplikasi

Id pegawai password

header

Login

Gambar 4.12. Desain Input Login

Semua Desain Input Login ini berfungsi sebagai acuan pembuatan

Graphical UserInterface (GUI) halaman login aplikasi. Dan sebagai

halaman yang pertama kali terbuka ketika user membuka aplikasi

tersebut.

2. Desain halaman utama admin

Halaman utama

logout

Maintenance user Tambah alumni baru Data alumni

laporan

Maintenance data pelatihan

ID nama alamat kota

10 Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Selamat Datang

menu Data alumni pelatihan

Tambah data alumni cetak Grafik jumlah

alumni Grafik jenis pelatihan

Record per page Search :

Desain halaman utama admin ini digunakan sebagai halaman pertama setelah admin melakukan login ke dalam aplikasi. Di halaman utama admin ini, terdapat kolom menu dan tampilan data alumni pelatihan. Di dalam form data alumni pelatihan terdapat beberapa button yang berfungsi sebagai shortcut untuk emnuju ke menu berikutnya. Seperti tambah data alumni, cetak, grafik jumlah alumni, grafik jenis pelatihan

3. Desain form input data alumni pelatihan

Input data alumni pelatihan

logout

Maintenance user Tambah alumni baru Data alumni

laporan

Maintenance data pelatihan

Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text

Enter Text Enter Text

Enter Text Enter Text

Enter Text

Pertolongan pertama

pusdiklat

aktif Selamat Datang

menu Tambah data alumni

Id alumni Nama alumni Alamat alumni Kota jabatan Jenis kelamin No.telp alumni Email alumni Waktu pelatihan Periode pelatihan Label: Label: Pihak pendukung Nama pelatihan Lokasi Status relawan tambahkan

Gambar 4.14. Desain Form input data alumni pelatihan

Desain form input data alumni pelatihan ini berfungsi untuk memasukkan data alumni pelatihan tingkat provinsi,kabupaten/kota.

59

Textbox tersebut disesuaikan dengan format laporan data alumni pelatihan..

4. Desain form Maintenance data pengguna aplikasi

Data pengguna aplikasi

logout

Maintenance user Tambah alumni baru Data alumni

laporan

Maintenance data pelatihan

ID nama Kota jabatan

10

Text Text Text

Text Text Text

Text Text Text

Text Text Text Selamat Datang

menu Data pemakai aplikasi Tambah data pemakai aplikasi

Record per page Search :

Gambar 4.15. Desain Form maintenance data pengguna aplikasi Desain form maintenance data pengguna aplikasi berfungsi untuk menampilkan siapa saja user yang memiliki hak akses terhadap aplikasi ini.

5.Desain form Input data pengguna aplikasi

Input data pengguna aplikasi

logout

Maintenance user Tambah alumni baru Data alumni

laporan

Maintenance data pelatihan

Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Selamat Datang

menu Tambah data pengguna aplikasi Id pegawai Nama pegawai Kota jabatan password tambahkan

Gambar 4.16. Desain Form input data pengguna aplikasi Desain form input data pengguna aplikasi ini berfungsi untuk memasukkan data pengguna aplikasi yang nanti akan digunakan untuk proses login

6.Desain form Maintenance data jenis pelatihan

Data pelatihan

logout

Maintenance user Tambah alumni baru Data alumni

laporan

Maintenance data pelatihan

No Nama Pelatihan Edit

10 Text Text Text Text Text Text Text Text Text Selamat Datang

menu Data pemakai aplikasi Tambah data pelatihan

Record per page Search :

61

Desain form maintenance data jenis pelatihan berfungsi untuk mengatur dan menampilkan jenis pelatihan yang selama ini dilaksanakan oleh PMI Provinsi maupun PMI Kabupaten/Kota.

7.Desain form input data jenis pelatihan

Input data pelatihan

logout

Maintenance user Tambah alumni baru Data alumni

laporan

Maintenance data pelatihan

Enter Text Selamat Datang

menu Tambah data pelatihan

Nama pelatihan

tambahkan

Gambar 4.18. Desain Form input data jenis pelatihan

Desain form input data jenis pelatalumni ihan ini berfungsi untuk memasukkan data jenis pelatihan yang selama ini dilaksanakan di tingkat Provinsi,kabupaten/kota.

8.Desain form laporan data alumni pelatihan

Form laporan data alumni pelatihan

logout

Maintenance user Tambah alumni baru Data alumni

laporan

Maintenance data pelatihan

Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Selamat Datang

menu Laporan pelatihan per-pelatihan per-kota Jenis pelatihan

Kota Status Relawan Tahun

Cetak

Laporan pelatihan per-kota Kota

Status Relawan

Cetak tahun

Laporan pelatihan per-pelatihan Jenis pelatihan Status Relawan Cetak tahun Laporan pelatihan Cetak

Gambar 4.19. Desain form laporan data alumni pelatihan

Desain form laporan data alumni pelatihan ini berfungsi untuk mencetak laporan alumni pelatihan berdasarkan jenis pelatihan dan kota. 4.4 Implementasi dan Evaluasi

Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil aplikasi presensi karyawan penjelasan hardware/software pendukung, dan form- form yang ada.

63

4.4.1 Teknologi

1. Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ini adalah satu unit komputer dengan:

a) Processor 2 Ghz

b) Memory dengan RAM 1 GB c) VGA on Board

d) Monitor Super VGA (800x600) dengan minimum 256 warna e) Keyboard + mouse

2. Perangkat Lunak

Sedangkan perangkat lunak minimum yang harus diinstall ke dalam sistem komputer adalah:

a) Windows XP

b) DataBaseMangementServer : MySQL

c) Xampp-win32-1.8.2-1-VC9-installer

4.4.2 Tampilan Program

Di bawah ini adalah penjelasan mengenai penggunaan masing-masing form pada Aplikasi manajemen pelatihan.

1. Form Login

Form ini berfungsi untuk pengecekan hak akses pengguna aplikasi. Pengguna harus menginputkan username dan password ke dalam textbox yang disediakan. Jika username dan password benar maka pengguna bisa mengakses aplikasi dan langsung menuju ke form utama, namun apabila

username dan password salah maka pengguna tidak dapat mengakses aplikasi

secara keseluruhan.

Gambar 4.20. Form Login 2. Form Utama Admin

Form utama akan menampilkan menu-menu yang terdapat di dalam aplikasi. Pengguna hanya perlu memilih menu yang telah tersedia di dalam form utama untuk mulai menggunakan aplikasi. Menu-menu yang terdapat di

65

dalam form utama yaitu data alumni, tambah alumni, dan maintenance data user dan logout.

Gambar 4.21. Form Utama 3. Form Tambah Alumni

Form ini digunakan untuk menambah data Alumni Pelatihan.. pengguna mengisi data pada textbox yang telah disediakan sesuai dengan data alumni pelatihan yang ada. Jika sudah selesai, klik tombol tambah yang digunakan untuk menyimpan data alumni pelatihan yang telah dimasukkan.

Gambar 4.22. Form Tambah Alumni

4. Form Data Alumni

Form ini digunakan untuk menampilkan data alumni pelatihan yang telah dimasukkan dan disimpan. Semua data mengenai alumni pelatihan ditampilkan dalam form ini.

67

Gambar 4.23. Form Data Alumni 5. Form Edit Data Alumni Pelatihan

Form ini digunakan untuk mengganti data alumni pelatihan. Untuk merubah data alumni pelatihan, klik tombol edit data alumni pelatihan pada form data alumni, kemudian pengguna mengisi data yang lama dengan yang baru. Jika sudah selesai,klik tombol edit data yang digunakan untuk menyimpan data yang telah dirubah.

6. Form Input Data Pengguna Aplikasi

Form ini digunakan untuk mengolah data pengguna aplikasi ini. Form ini hanya bisa di akses oleh admin, admin mengisi data pada textbox yang telah disediakan sesuai dengan data user yang memiliki hak akses pada aplikasi ini. Jika sudah selesai, klik tombol tambahkan yang digunakan untuk menyimpan data pengguna yang telah dimasukkan.

Gambar 4.25. Form Input Data Pengguna Aplikasi 7. Form Maintenance Data Pengguna Aplikasi

Form ini digunakan untuk menampilkan data pengguna aplikasi yang telah dimasukkan dan disimpan oleh admin. Form ini muncul ketika admin melakukan edit data pengguna aplikasi dan menyimpan data tersebut.

69

Gambar 4.26. Form Maintenance Data Pengguna Aplikasi 8. Form Input Data Jenis Pelatihan

Form ini digunakan untuk mengolah data jenis pelatihan. Form ini hanya bisa di akses oleh admin, admin mengisi data pada textbox yang telah disediakan sesuai dengan data jenis pelatihan. Jika sudah selesai, klik tombol tambahkan yang digunakan untuk menyimpan data jenis pelatihan yang telah dimasukkan.

9. Form Maintenance Data Jenis Pelatihan

Form ini digunakan untuk menampilkan data jenis pelatihan yang telah dimasukkan dan disimpan oleh admin. Form ini muncul ketika admin melakukan edit data jenis pelatihan dan menyimpan data tersebut.

71

10.Grafik Jumlah Alumni Pelatihan Tiap Kabupaten/Kota

Grafik ini memberikan informasi mengenai jumlah alumni pelatihan pada setiap kabupaten/kota di Provinsi jawa timur

11.Grafik Jumlah Alumni Pelatihan Berdasarkan Jenis Pelatihan

Grafik ini memberikan informasi mengenai jumlah alumni pelatihan pada berdasarkan jenis pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak PMI Provinsi maupun Kabupaten/Kota

73

12.From Utama User

Form utama akan menampilkan menu-menu yang terdapat di dalam aplikasi. Pengguna hanya perlu memilih menu yang telah tersedia di dalam form utama untuk mulai menggunakan aplikasi. Menu-menu yang terdapat di dalam form utama yaitu data alumni, tambah alumni, dan logout.

Gambar 4.31. Form utama User 13.Form Tambah Alumni Pelatihan

Form ini digunakan untuk menambah data Alumni Pelatihan.. pengguna mengisi data pada textbox yang telah disediakan sesuai dengan data alumni pelatihan yang ada. Jika sudah selesai, klik tombol tambah yang digunakan untuk menyimpan data alumni pelatihan yang telah dimasukkan.

Gambar 4.32. Form Tambah Alumni 14.Form Data Alumni Pelatihan

Form ini digunakan untuk menampilkan data alumni pelatihan yang telah dimasukkan dan disimpan sesuai Kabupaten/Kota. Semua data mengenai alumni pelatihan sesuai dengan Kabupaten/Kota ditampilkan dalam form ini.

75

15.Form Laporan Data Alumni pelatihan

Form ini digunakan untuk menampilkan laporan data alumni pelatihan yang telah dimasukkan dan disimpan. Pengguna, khususnya admin bisa membuat laporan mengenai data alumni pelatihan dari seluruh PMI Kabupaten/Kota dan ditampilkan melalui form ini.

16.Form Cetak Laporan Data Alumni Pelatihan

Form ini digunakan untuk mencetak laporan data alumni pelatihan, setelah laporan data alumni pelatihan dibuat, maka langkah selanjutnya adalah mencetak laporan tersebut dengan mengklik icon print yang terdapat pada form laporan data pelatihan

.

77 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan rancang bangun aplikasi manajemen pelatihan pada PMI Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil uji coba, aplikasi manajemen pelatihan dapat berjalan dan dengan baik.

2. Dapat meminimalisir kehilangan data peserta pelatihan karena sudah tersimpan pada database serta data sewaktu-waktu dapat diakses oleh pengguna aplikasi yang telah diberikan hak akses.

3. Dapat membantu proses pembuatan laporan peserta pelatihan per-bulan, pertahun, pembuatan laporan data lembaga, pembuatan laporan data kelas tanpa harus membuka-buka arsip kembali dan mengetik ulang data-data tersebut.

5.2 Saran

Apabila Rancang Bangun Aplikasi manajemen Pelatihan ini digunakan oleh PMI Provinsi Jawa Timur, maka disarankan beberapa hal sebagai berikut:

a) Diperlukan infrastruktur yang tepat untuk menjalankan Aplikasi Pendataan Peserta Pelatihan ini.

b) Pegawai yang bertugas diharapkan selalu melakukan pemeriksaan secara berkala terhadap hardware computer yang digunakan untuk menjalankan Aplikasi Manajemen Pelatihan tersebut.

c) Diperlukan support dari semua pegawai untuk menggunakan aplikasi ini supaya aplikasi bersifat fungsional pada PMI Provini Jawa Timur dalam menangani pendataan alumni pelatihan yang kian bertambah besar.

d) Pegawai yang bertugas diharapkan sewaktu-waktu untuk melakukan backup database untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

e) Selain itu pengguna aplikasi juga harus memenuhi segala prosedur yang dibutuhkan oleh aplikasi pendataan peserta pelatihan.

74

Gambar 4.32. Form Tambah Alumni 14.Form Data Alumni Pelatihan

Form ini digunakan untuk menampilkan data alumni pelatihan yang telah dimasukkan dan disimpan sesuai Kabupaten/Kota. Semua data mengenai alumni pelatihan sesuai dengan Kabupaten/Kota ditampilkan dalam form ini.

15.Form Laporan Data Alumni pelatihan

Form ini digunakan untuk menampilkan laporan data alumni pelatihan yang telah dimasukkan dan disimpan. Pengguna, khususnya admin bisa membuat laporan mengenai data alumni pelatihan dari seluruh PMI Kabupaten/Kota dan ditampilkan melalui form ini.

76

16.Form Cetak Laporan Data Alumni Pelatihan

Form ini digunakan untuk mencetak laporan data alumni pelatihan, setelah laporan data alumni pelatihan dibuat, maka langkah selanjutnya adalah mencetak laporan tersebut dengan mengklik icon print yang terdapat pada form laporan data pelatihan

.

77 5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan rancang bangun aplikasi manajemen pelatihan pada PMI Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil uji coba, aplikasi manajemen pelatihan dapat berjalan dan dengan baik.

2. Dapat meminimalisir kehilangan data peserta pelatihan karena sudah tersimpan pada database serta data sewaktu-waktu dapat diakses oleh pengguna aplikasi yang telah diberikan hak akses.

3. Dapat membantu proses pembuatan laporan peserta pelatihan per-bulan, pertahun, pembuatan laporan data lembaga, pembuatan laporan data kelas tanpa harus membuka-buka arsip kembali dan mengetik ulang data-data tersebut.

5.2 Saran

Apabila Rancang Bangun Aplikasi manajemen Pelatihan ini digunakan oleh PMI Provinsi Jawa Timur, maka disarankan beberapa hal sebagai berikut:

a) Diperlukan infrastruktur yang tepat untuk menjalankan Aplikasi Pendataan Peserta Pelatihan ini.

78

b) Pegawai yang bertugas diharapkan selalu melakukan pemeriksaan secara berkala terhadap hardware computer yang digunakan untuk menjalankan Aplikasi Manajemen Pelatihan tersebut.

c) Diperlukan support dari semua pegawai untuk menggunakan aplikasi ini supaya aplikasi bersifat fungsional pada PMI Provini Jawa Timur dalam menangani pendataan alumni pelatihan yang kian bertambah besar.

d) Pegawai yang bertugas diharapkan sewaktu-waktu untuk melakukan backup database untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

e) Selain itu pengguna aplikasi juga harus memenuhi segala prosedur yang dibutuhkan oleh aplikasi pendataan peserta pelatihan.

79

Davis,G.B.(1999), Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1: Pengantar, Diterjemahkan oleh Andreas, S, Ardiwardana, PT. Ikrar Mandiriabadi, Jakarta.

Dessler, G. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Index.

Jogiyanto. (2001). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Kendall., Kendall. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: PT. Prehallindo.

Lee, C. (2011). Referensi Ringkas HTML5. Jakarta: Elex Media Komputindo. Mangkunegara, A. P. (2005). Evaluasi Kinerja SDM. Bandung: Refika Aditama. Mathis Robert L & Jackson John H.(2002). Manajemen Sumber Daya Manusia

Jakarta : Salemba Empat

McLeod, Raymond and Schell, George.(2008). Sistem Informasi Manajemen. Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat

Nixon, R. (2009). Learning PHP, MySQL, and JavaScript. Gravenstein Highway North: O’Reilly Media.

Nugroho, B. (2005). Database Relasional dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Publisher.