Petunjuk Teknis Sistem Pencatatan dan Pela Rumah Sakit (SP2RS)
·nterian Kesehatan RI
t Jenderal Bina Upaya Kesehatan
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami sampaikan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmatnya sehingga Buku Petunjuk Teknis Pengisian sistem Pencatatan
dan Pelaporan Rumah sakit (sP2Rs) ini dapat tersusun . Buku ini berisikan petunjuk
teknis cara pengisian, pengolahan data dan penghitungan data indikator kinerja di
Rumah sakit.
Adapun pelaporan dalam sP2Rs ini yaitu Data Dasar Rumah sakit, Data Ketenagaan
Fungsional, Data Kegiatan Pelayanan Instalasi, dan Data Morbiditas dan Mortalitas
Pasien yang dilaporkan secara bulanan dan semester. sedangkan data indikator kinerja
Rumah sakit merupakan output dari pelaporan sP2Rs.
Diharapkan setelah membaca buku ini, pihak-pihak yang berkepentingan dalam
pencatatan dan pelaporan data Rumah sakit dapat mengisi Formulir-Formulir dalam
sP2Rs dengan baik dan benar sesuai dengan kondisi data di Rumah sakit. selain itu
diharapkan buku ini dapat menjadi pegangan bagi setiap Rumah Sa kit dalam membuat
laporan yang telah ditentukan dan mengirimkan laporan tersebut ke Instansi terkait.
Kepada semua pihak yang telah berpartisipasi sampai tersusunnya buku ini
disampaikan penghargaan dan terima kasih . Tak ada gading yang tak retak, kriti dan
saran yang membangun dapat disampaikan kepada kami untuk penyempurnaan
pencatatan dan pelaporan data di Rumah sakit di masa yang akan datang.
Jakarta,
Direktorat lenderal Bina Upaya Kesehatan
sekretaris,
Dr. drg. Nurshanty S. Andi sapada, M .sc
NIP 195510151982122001
SAMBUTAN
Dalam bidang kesehatan, data merupakan hal yang penting untuk melihat kondisi
kesehatan di masyarakat . Data pelaporan dapat memperlihatkan kualitas, kuantitas dan
kinerja pelayanan di fasilitas pelayanan kesehatan, salah satunya di Rumah Sakit.
Pelaporan Rumah Sakit idealnya memperhatikan kepentingan pelaporan di Rumah Sa kit
itu sendiri dan dapat menjawab kebutuhan pelaporan data Rumah Sakit di Dinas
Kesehatan Kab'/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi, Kementerian Kesehatan RI, dan instansi
terkait lainnya .
Pada Sistem Pencatatan dan Pelaporan Rumah Sakit (SP2RS) ini dibuat format
pelaporan yang disesuaikan dengan Instalasi yang ada di Rumah Sakit untuk mendukung
pelaporan internal Rumah Sakit. Juga ada penambahan format pelaporan yang
disesuaikan dengan kebutuhan instansi lainnya seperti Pelaporan Kegiatan Pelayanan
Kecelakaan untuk mendata jumlah pasien kecelakaan yang dirawat di rumah sakit . Selain
itu dalam SP2RS ditambahkan beberapa variabel yang diperlukan untuk menghitung
indikator kinerja Rumah Sakit.
Buku Petunjuk Teknis Pengisian Sistem Pencat atan dan Pelaporan Rumah Sakit
(SP2RS) ini kiranya dapat menjawab pertanyaan petu gas pengisi pelaporan terkait dalam
mengisi setiap formulirnya . Dengan demikian diharapkan pelaporan data dari Rumah
Sakit semakin menigkat baik dari segi kualitas maupun dari segi kuantitas dan dapat
bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan .
Jakarta,
Direkt ur Jcnderal Bina Upaya Kesehatan
Prof. DR . dr. Akmal Taher, SpU (K)
NIP 19 55G7 271980101001
ii
DAFTAR 151
KATA PENGANTAR .... ............. .... ..... ........ ....... .. ..... ....... .... .. .. .. ... ...... ... ....... ...... .. .......... .... .
SAMBUTAN.. ...... .. ..... ... .. .... ..... .. .... ..... .... ....... .. .... .......... ..... ...... ..... .... .. ..... ... ....... .... ... .. .... . ii
DAFTAR 151 ... .... ... ....... ..... .. .. ........ ...... ..... .. .. ... .. .. .... . .... ..... .... ..... .. ........... .. .... ... .. . .... .. .... . ....
BAB I
iii
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG ....... .. .. ........ ...... .... .. .......... .. ... ... .... ........... .. ........... ....... .. ...... ... . 1
2.
ALUR SP2RS .................. .... .... ........ .... .. .... ........... ... .. .. .......... .. .. .. .. .. .. ... .... .. ..... .. .... .
BAB II PENGISIAN FORMULIR
1.
Formulir Data Dasar Rumah Sa kit (Formulir RL 1) ......... ... ..... ..... .. ........ .... .. ...... ..
2
2.
Formulir Data Ketenagaan Fungsional (Formulir RL 2) ...... .. ........ ..... .... ..... .. .. .....
5
3.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan (Formulir RL 3)........ .. .. .. ...............................
6
a.
6
b.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instalasi Rawat Jalan (Formulir RL 3.1).
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instalasi Gawat Darurat (Formulir RL
3.2) .... ...... ......... ....... ... .... ..... ...... .. ... .... .. .... ". ....... ................ .. ..... .... .... ............
9
c.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instalasi Rawat Inap (Formulir RL 3.3) ..
12
d.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instalasi Ir. tensif (Formulir RL 3.4) .... ....
14
e.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instalasi Bedah Sentral {Formulir RL
3.5} .... .......... .. .. .. .. ... .. .. ... , . .. ,... .. ...... .. .. ..... ..... .. .. .. .. .... .. .. .. .... .. .... .. ..... .. ...... ..... .. 15
f.
Formulir Data Kegiatan Pe layanan Instal asi Radiologi (Formulir RL 3.6) .. ...
g.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instala si Laboratorium (Formulir RL
3.7} ... .... .... .. .... .. ... .. .. .. ... .... ... ... ... .. .. .. .. ..... .. .. .. ... ...... ... ....... ... ..... .... ... .. ... .. ... ... ..
h.
4.
16
16
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instalasi Rehabilitasi Medik(Formulir
RL 3.8) ..... ........ ..... .... ... ... .. ....... .. ..... ....... ... ... ... ... ........ .... ... .... .. ... ....... .. .. .. ......
17
i.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instala si Farmasi (Formulir RL 3.9} .. ... ...
17
j.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instala si Gizi (Formulir RL 3.10) .... .. ......
18
Formulir Data Morbiditas dan Mortalitas (Formulir RL 4) ... .. .. ...........................
18
a.
Formulir Data Morbiditas Pasien Rawat Inap
(Formulir RL 4.1) .. .. .. .. .. ... .. ..... .. .... ...... .... ...... .... .... ..... .... ........ .. .. .. ... .. .. ... .. ... ...
b.
19
Formulir Data Morbiditas Pasien Rawat Jalan
(Formulir RL 4.2) ........ .. ...... ........ .. ........ .. .. ,. ... ... .... ......... .... .. .. .... ... .... .... .. ... ... . 20
c. Formulir Data Mortalitas Pasien
(Formulir RL 4.3) .. .. .. .. .. .... ... .... .. .. .. ..... .. .. ... .... .... .. .. ... ...... ... .. ... ..... .. ... .. .. ...... ...
BAB III PENGOLAHAN DATA RUMAH SAKIT ....... ...... .... ...... .. .. ... .... ...... ... ...... ........ .. .. ... .. .
20
22
BAB IV REGISTRASI RUMAH SAKIT.. .. ..... .. .. .. .... .. .. ... .. ...... .. .... .... .............. .. .. .. .. .... .... .. ...... 24
BAB V
1.
Alur Registrasi
2.
Persyaratan Registrasi
PETUNJUK OPERASI'ONAL APLIKASI SP2RS.. .. .. ........ .... ........ .. ........ .... .. .... .... .... .. 32
A. APLIKASI OFFLINE SP2RS ...... .. ...... .. .. .... ........... .......... .. .. ... ...... .... ..... .. .... .. .. . 1
iii
B.
APLIKASI ONLINE SP2RS ... ................. ..... .. .. ...... ............................. .............. .
BAB VI PENUTUP ........................... ........................... ........... ................................. .. ........ 32
lAMPIRAN ..... ........ .. .... .................... '" ....... ... ... ... ..... .. ..... ... ......... ... ... ...... ....... .......... .... .... 33
iv
BABI
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Pelaporan data Rumah Sakit telah dilaksanakan sejak tahun 1972 dengan nama
Sistem Pelaporan Rumah Sakit yang kemudian disempurnakan pertama kali pada
Tahun 1973. Selanjutnya Sistem Pelaporan Rumah Sakit mengalami perubahan
format pelaporan dan teknis pelaporan yang ke-6 kalinya sesuai dengan PERMENKES
RI NO. 1171/MENKES/PER/V1/2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) dan
pelaporan dilaksanakan secara online . SIRS Tahun 2011 yang dikirimkan secara
update (setiap waktu) dan periodik mencakup pelaporan data identitas Rumah Sakit,
data ketenagaan yang bekerja di Rumah Sakit, data rekapitulasi kegiatan pelayanan,
data
kompilasi
penyakit/morbiditas
pasien
rawat
inap,
dan
data
kompilasi
penyakit/morbiditas pasien rawat jalan.
Dengan
mempertimbangkan
bahwa
pelaporan
rumah
sakit
sebaiknya
memperhatikan kepentingan dari Rumah Sakit, Dinas Kesehatan, dan Kementerian
Kesehatan, maka dilakukan revisi terhadap SIRS tersebut dengan perubahan pola
pelaporan, format, dan periode pelaporan. Revisi tersebut disebut dengan Sistem
Pencatatan dan Pelaporan Rumah Sakit (SP2RS), yang terdiri dari 4 (em pat)
Rekapitulasi Laporan (RL) dan dilaporkan paling lambat diterima oleh Kementerian
Kesehatan pada tanggal 30 Januari dan 30 Juni yaitu:
1)
RL 1 berisikan Data Dasar Rumah Sakit yang dilaporkan setiap waktu apabila
terdapat perubahan data dasar di Rumah Sakit dengan demikian data dasar
Rumah Sakit bersifat terbarukan dan dilaporkan periodik 6 (enam) bulan
(semesteran),
2)
RL 2 berisikan Data Ketenagaan Fungsional yang dilaporkan periodik setiap
6 (enam) bulan (semester),
3)
RL 3 berisikan Data Kegiatan Pelayanan yang dilaporkan periodik setiap 6
(enam) bulan (Semester), namun pencatatan dilakukan oleh rumah sakit
setiap bulan,
4)
RL 4 berisikan Data Morbiditas dan Mortalitas yang dilaporkan periodik
setiap 6 (enam) bulan .
1
2.
GAMBARAN UMUM
sP2Rs adalah suatu system pencatatan dan pelaporan data Rumah Sa kit dari Rs dan
dilaporkan ke Kementerian Kesehatan yang dapat dilakukan monitoring dan evaluasi
oleh Dinas Kesehatan Kab./Kota, Dinas Kesehatan Provinsi untuk disajikan oleh
Kementerian Kesehatan.
3.
ALUR sP2Rs
Alur pelaporan sP2Rs dapat dilakukan secara semi online (penggabungan aplikasi
offline dan aplikasi online) dengan mekanisme sebagai berikut:
a.
Rumah Sa kit (Rs pemerintah atau Rs swasta) mengisi aplikasi dalam aplikasi
sP2Rs offline
b.
Dari aplikasi sP2Rs offline menghasilkan data dalam bentuk xml
c.
Rs mengakses sP2Rs Online melalui ebsite buk.depkes.go.id, kemudian login
menggunakan username dan password masing-m ;:dng Rumah sakit
d.
Apabila sudah masuk aplikasi sP2Rs Online, Rs mengunggah (upload) file xml
sesuai dengan RL masing-masing dan periode pe'l aporan masing-masing RL
e.
Dinas Kesehatan Kab/Kota dapat menggunakan Jplikasi sP2Rs online dengan
username dan password masing-masing Dinkes Kab/Kota, kemudian Dinas
Kesehatan Kab/Kota dapat melakukan monitoring dan evaluasi data Rs yang
masuk ke dalam database sP2Rs berdasarkan wilaYJh Kabupaten atau Kota
f.
Dinas Kesehatan Provinsi dapat menggunakan J;Jlikasi sP2Rs online dengan
username dan password Dinas Kesehatan Provinsi masing-masing, kemudian
Dinas Kesehatan Provinsi dapat melakukan monitoring dan evaluasi data Rs
yang masuk ke dalam database sP2Rs berdJsarkan wilayah Provinsi
2
g.
Apabila monitoring dan evaluasi Dinkes Kab/Kota atau Dinas Provinsi ada data
RS yang tidak sesuai, disampaikan kepada RS
h.
Kemenkes membuat penyajian data SP2RS, hasil penyajian data dapat di lihat
berdasarkan RS, wilayah Kab/Kota, Provinsi atau Nasional
DIAGRAM ALUR DATA SP2RS
rumahskiセ@
- Monitoring & Evaluasl
- Rekapitulasi Laporan
KEMENKES .
G@ [NLゥ
セ
AMゥ@
DINKESPROVINSI ·
3
BAB II
PENJELASAN CARA PENGISIAN FORMULIR
Untuk dapat mengisi setiap RL, berikut penjelasan cara pengisian formulir RL
sebagai panduan Rs untuk mengisi formulir RL.
1.
Formulir Data Dasar Rumah Sakit (Formulir RL 1)
Formulir RL 1 berisikan data dasar rumah sakit yang Ibersifat terbarukan (updating)
setiap saat yang dilaporkan apabila ada perubahan data di Rumah sakit melalui
aplikasi sP2Rs Online.
Petunjuk pengisian Formulir RL 1 adalah sebagai berikut:
1)
Nomor Kode Rs
Kode Rs terisi otomatis oleh sistem pada saat Rs melakukan log in, dan
tidak dapat diubah, perubahan kode hanya dJpat dilakukan oleh admin
aplikasi sP2Rs.
Kode Rs terdiri dari 7 (tujuh) angka, contoh : 3101234.
Jika Rumah sakit belum memiliki nomor ko de Rs maka perlu melakukan
registrasi ke Kementerian Kesehatan dengan mekanisme dalam BAB IV
2)
Nama Rs
Perubahan nama hanya dapat dilakukan oleh Kementerian Kesehatan
dengan surat
sesuai
izin
operasio nal
yang
dikeluarkan
pihak yang
berwenang.
3)
Jenis Rs
Diisi dengan memilih salah satu jenis Rumah sakit pada pilihan yang
disediakan
sesuai
dengan
Peraturan
Me n ter i
Kesehatan
RI
No .
340/MENKES/PER/ill/201O tentang Klasifikasi Ru mah sakit, sebagai berikut:
No.
Jenis RS
Uraian
1
RsU
Rumah Sa kit Umum
2
RslA
Rumah Sa kit Ibu dan Anak
3
Rs Jantung
Rumah sakit Jantung
4
Rs Kanker
Rumah Sakit l\i1n ker
5
Rs Orthopedi
Rumah sakit Orthopedi
6
Rs Paru
Rumah Sakit Paru
7
RS Jiwa
Rumah Sakit Ji ltla
..
4
8
9
10
11
I
I
RS Kusta
Rum ah Sakit Kusta
RS Mata
' Rumah Sakit Mata
RSKO
Rumah Sa kit Ke t ergantungan Obat
' RS Stroke
12
RSPI
13
RS Bersalin
14
15
16
17
18
19
RSGM
Rumah Sakit Stroke
Rumah Sakit Penyakit Infeksi
, Rumah Sa kit Bersalin
Rumah Sa kit Giei dan Mulut
RSRM
I
r・
Rumah Sakit
s 。ォ
[@ セ@
ャ@ セ@ 。@ 「ゥャエ。ウ@
Medik
RSTHT
Rumah
TeLng a Hidung Tenggorokan
RS Bedah
Rumah Sa:·: it L.· :ah
RS Ginjal
Rumah Sa kit Gi nj al
RSKK
Rumah Sakit Ku 'i t dan Kelamin
Jika jenis rumah sakit tidak sesuai dengan t abe l diatas maka dapat dipilih
jenis fiRS Khusus lainnya".
4)
Kelas RS
3.1.2
Kelas RS
Variabel Kelas RS dii si dengan m emi lh kcl as RS sesuai dengan Surat
Keputusan (SK) Penetapan Ke las Rur:l h Sakit sesuai dengan
peraturan yang berlaku. Rum ah
s。ォ@
セ@ yゥQZ
Penetapan Kelas dari Kem enterin
セァ@
r.
belum mendapatkan SK
セ ・ ィ。エョ@
memilih "Belum
Ditetapkan" .
3.2.2
Nomor SK Penetapan Kela s
Variabel Nomor SK Penetapan Kelas dii_: ' .: ngan menuHskan nomor
yang tertera dalam SK Penetapan Ke ' N AセB@
3.3.2
Pendidikan / Non Pendidikan
Va ria bel
Pendidikan /
Non
Pen didi k2 n diisi
dengan
memilih
Pendidikan atau Non Pendidik an sesua i dengan SK Penetapan RS
Pendidikan yang dikeluarkan oleh Kc rr: . . セ@
R イゥ。ョ@
Kesehatan. Rumah
Sa kit yang tidak mendapatkan SK Pcn et Jpan RS Pendidikan dari
Kementerian Kesehatan memilih " Non r C!1 didikan".
3.4.2
Nomor SK Penetapan RS Pendidikan
Variabel
Nomor SK Penetapan
Pendidikan dengan m enulis kan
Penetapan
RS Pendidikan yang
RS re ndidikan
ョ 」ュセ
、[
ZML@
[@
diisi
oleh
RS
yang tertera dalam SK
セ@ i@ G@ Z L セ イ ォ。ョ@
oleh Kementerian
Kesehatan.
5
5)
Nama Direktur RS
Diisi dengan jelas dan lengkap nama Direktur Utama atau Kepala Rumah
Sakit yang masih menjabat pada saat pelaporan dibuat.
6)
Jenis Penyelenggara RS
Diisi den gan memilih pilih an yang ters edia seb agJ i berikut:
Uraian
Penyelenggara
No.
1
Kemenkes
Kement cri ;,n Kesehatan
2
Kementerian Lainnya
Kementerian Lainnya
3
Pemprov
Pemerintah Provinsi
4
Pemkab
Pemerintah Kabupaten
5
Pemkot
Pemerill t::h I\ota
6
TNI
TNI
7
POLRI
POLRI
8
BUMN
BUMN
9
Organisasi Agama
Organi sas Ji
Agama
(Islam,
Kristen,
Katholik, Hind u, Budha)
10
Yayasan/Perkumpulan
Yayasa r , " f:r ·'. umpulan Sosial
Sosial
11
Swasta
p・イオウ。
ィ L@ セ@ H ゥ@ ャ@ ャ@
/ Perorangan / Swasta
lainnya
7)
Alamat/Lokasi RS
Diisi dengan jelas dan lengkap nama Jalan, Kl b/ Kota dan Kode Pos. Juga
diisi nomor telepon, fax, em ai l, dan w ebsit -: 1:5 (ji ka ada) yang masih aktif
dan dapat dihubungi.
8)
Luas RS
Diisi dengan luas tanah Rumah Sa kit, sedan gi·,(!. l !u as bangunan diisi dengan
luas bangunan yang berdiri di tanah tersc"u: , Kedua variabel ini diisi
dengan satuan meter persegi,
9)
Surat Ijin Operasional
Diisi dengan Nomor Surat Ijin Operasional t eL_
1p/ sementara dan tahun
dikeluarkan.
6
10) Akreditasi RS
Variabel status akreditas 2012 hanya diisi o'leh Rumah Sakit yang Sudah
atau Belum Terakreditasi versi tahun 2012 dari Komisi Akreditasi Rumah
Sakit (KARS).
1. Variabel status akreditasi 2012 diisi dengan memilih Sudah atau Belum
Terakreditasi
2. Variabel
Pentahapan
akreditasi
2012
diisi
oleh
RS
yang
Sudah
Terakreditasi dengan memilih Pratama, Madya, Utama, atau Paripurna
sesuai dengan yang tertera di dalam Sertifikat Akreditasi.
3. Variabel Masa Berlaku sampai dengan diisi dengan tanggal masa berlaku
yang tertera di dalam Sertifikasi Akreditasi 2012 sesuai dengan urutan
dalam pengisian status akreditasinya.
11) Lain -lain
Variabel lain-lain berisikan beberapa kegiatJn atau fasilitas yang ada di
Rumah Sakit. Diisi dengan memilih salah SJ tu pilihan yaitu Ya/Tidak
maupun Ada/Tidak Ada kegiatan atau ヲ。ウゥャエj@
1.
PONEK,
2.
SIMRS,
3.
a.
Ada dan terintegrasi menycluruh
b.
Ada dan terintegrasi sebah ugian
c.
Ada dan belum terintegrasi
d.
Tidak ada
セ@ di Rumah Sakit yaitu:,
Bank Darah,
4. Haemodialisa,
5.
Akupuntur, dan Hiperbarik.
12) Jumlah Tempat Tidur menurut kelas dan jenis jielayanan
1. Data jumlah tempat tidur diisi dengan jumlah tempat tidur yang tersedia
di ruang rawat inap. Jumlah tempat tidur ini bukanlah kapasitas tempat
tidur.
2. Jumlah tempat tidur tersebut tidak termasuk tempat tidur yang
dipergunakan untuk bersa 'lin, kamar ー・ャQ@
セ Zャゥィ。ョ@
(RR), kamar tindakan,
untuk pemeriksaan pad a unit rawat jalan (Umum, Spesialisasi dan sub
7
spesialisasi serta unit rawat jalan gigi) dan klinik Unit Gawat Darurat
(UGD).
3. Data jumlah tempat tidur diisi dengan jumlah tempat tidur yang
dikelompokkan berdasarkan perincian tempat tidur per kelas (Super VIP,
VIP, I, II, III, Isolasi, Intensif, dan Intermediate) sesuai dengan jenis
pelayanan.
4. Bagi Rumah Sakit yang tidak bisa mengelompokkan jumlah tempat tidur
per pelayanan rawat inap, maka jumlah tempat tidur tersebut diletakkan
pada jenis pelayanan umum/gabungan.
5. Jumlah tempat tidur untuk jenis pelayanan ICU, ICCU, NICU, dan PICU
diisikan pada kolom intensif, sedangkan
untuk HCU/lntermediate
diisikan pada kolom intermediate. Untuk Rumah Sa kit Khusus yang
hanya melayani satu jenis pelayanan spesiJlisasi, jumlah tempat tidur
dilaporkan pada masing-masing ruang rawat inap yang sesuai dengan
spesialisasinya.
6. Jika ada jenis pelayanan yang tidak di;" mukan dapat dipilih jenis
pelayanan pilihan (optional) atau mengisi jenis pelayanan yang masih
、ゥャp」Z@
イャセ@
kosong dengan jenis pelayanan yang
2.
A@ Z A@ ャョN@
Formulir Data Ketenagaan Fungsiona.l: (Formulir RL 2)
Formulir RL 2 adalah formulir yang berisikan rc!. ::: ;Jitulasi jumlah ketenagaan
fungsional baik tenaga kesehatan maupun tenaga
I IO f)
:,e sehatan yang bekerja di
ャ@ Z セ@
tidak tetap. Formulir Data
ュ。オイ
Rumah Sakit dengan status kepegawaian tetap
Ketenagaan ini dilaporkan setiap 6 (enam) bulan (Semester) paling lambat tanggal
15 Januari tahun berikutnya dan 15 Juli tahuI1 berjalan setiap semesternya .
Ketenagaan dalam formulir ini yaitu Tenaga KesC:: 1J :Jn yang mencakup Dokter
dan Dokter Gigi, Psikologi, Keperawatan dan Kebi uJ ilJI1, Kefarmasian, Kesehatan
Masyarakat, Gizi / Dietisien, Keterapian Fisik, dan i
t Jenderal Bina Upaya Kesehatan
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami sampaikan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmatnya sehingga Buku Petunjuk Teknis Pengisian sistem Pencatatan
dan Pelaporan Rumah sakit (sP2Rs) ini dapat tersusun . Buku ini berisikan petunjuk
teknis cara pengisian, pengolahan data dan penghitungan data indikator kinerja di
Rumah sakit.
Adapun pelaporan dalam sP2Rs ini yaitu Data Dasar Rumah sakit, Data Ketenagaan
Fungsional, Data Kegiatan Pelayanan Instalasi, dan Data Morbiditas dan Mortalitas
Pasien yang dilaporkan secara bulanan dan semester. sedangkan data indikator kinerja
Rumah sakit merupakan output dari pelaporan sP2Rs.
Diharapkan setelah membaca buku ini, pihak-pihak yang berkepentingan dalam
pencatatan dan pelaporan data Rumah sakit dapat mengisi Formulir-Formulir dalam
sP2Rs dengan baik dan benar sesuai dengan kondisi data di Rumah sakit. selain itu
diharapkan buku ini dapat menjadi pegangan bagi setiap Rumah Sa kit dalam membuat
laporan yang telah ditentukan dan mengirimkan laporan tersebut ke Instansi terkait.
Kepada semua pihak yang telah berpartisipasi sampai tersusunnya buku ini
disampaikan penghargaan dan terima kasih . Tak ada gading yang tak retak, kriti dan
saran yang membangun dapat disampaikan kepada kami untuk penyempurnaan
pencatatan dan pelaporan data di Rumah sakit di masa yang akan datang.
Jakarta,
Direktorat lenderal Bina Upaya Kesehatan
sekretaris,
Dr. drg. Nurshanty S. Andi sapada, M .sc
NIP 195510151982122001
SAMBUTAN
Dalam bidang kesehatan, data merupakan hal yang penting untuk melihat kondisi
kesehatan di masyarakat . Data pelaporan dapat memperlihatkan kualitas, kuantitas dan
kinerja pelayanan di fasilitas pelayanan kesehatan, salah satunya di Rumah Sakit.
Pelaporan Rumah Sakit idealnya memperhatikan kepentingan pelaporan di Rumah Sa kit
itu sendiri dan dapat menjawab kebutuhan pelaporan data Rumah Sakit di Dinas
Kesehatan Kab'/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi, Kementerian Kesehatan RI, dan instansi
terkait lainnya .
Pada Sistem Pencatatan dan Pelaporan Rumah Sakit (SP2RS) ini dibuat format
pelaporan yang disesuaikan dengan Instalasi yang ada di Rumah Sakit untuk mendukung
pelaporan internal Rumah Sakit. Juga ada penambahan format pelaporan yang
disesuaikan dengan kebutuhan instansi lainnya seperti Pelaporan Kegiatan Pelayanan
Kecelakaan untuk mendata jumlah pasien kecelakaan yang dirawat di rumah sakit . Selain
itu dalam SP2RS ditambahkan beberapa variabel yang diperlukan untuk menghitung
indikator kinerja Rumah Sakit.
Buku Petunjuk Teknis Pengisian Sistem Pencat atan dan Pelaporan Rumah Sakit
(SP2RS) ini kiranya dapat menjawab pertanyaan petu gas pengisi pelaporan terkait dalam
mengisi setiap formulirnya . Dengan demikian diharapkan pelaporan data dari Rumah
Sakit semakin menigkat baik dari segi kualitas maupun dari segi kuantitas dan dapat
bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan .
Jakarta,
Direkt ur Jcnderal Bina Upaya Kesehatan
Prof. DR . dr. Akmal Taher, SpU (K)
NIP 19 55G7 271980101001
ii
DAFTAR 151
KATA PENGANTAR .... ............. .... ..... ........ ....... .. ..... ....... .... .. .. .. ... ...... ... ....... ...... .. .......... .... .
SAMBUTAN.. ...... .. ..... ... .. .... ..... .. .... ..... .... ....... .. .... .......... ..... ...... ..... .... .. ..... ... ....... .... ... .. .... . ii
DAFTAR 151 ... .... ... ....... ..... .. .. ........ ...... ..... .. .. ... .. .. .... . .... ..... .... ..... .. ........... .. .... ... .. . .... .. .... . ....
BAB I
iii
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG ....... .. .. ........ ...... .... .. .......... .. ... ... .... ........... .. ........... ....... .. ...... ... . 1
2.
ALUR SP2RS .................. .... .... ........ .... .. .... ........... ... .. .. .......... .. .. .. .. .. .. ... .... .. ..... .. .... .
BAB II PENGISIAN FORMULIR
1.
Formulir Data Dasar Rumah Sa kit (Formulir RL 1) ......... ... ..... ..... .. ........ .... .. ...... ..
2
2.
Formulir Data Ketenagaan Fungsional (Formulir RL 2) ...... .. ........ ..... .... ..... .. .. .....
5
3.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan (Formulir RL 3)........ .. .. .. ...............................
6
a.
6
b.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instalasi Rawat Jalan (Formulir RL 3.1).
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instalasi Gawat Darurat (Formulir RL
3.2) .... ...... ......... ....... ... .... ..... ...... .. ... .... .. .... ". ....... ................ .. ..... .... .... ............
9
c.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instalasi Rawat Inap (Formulir RL 3.3) ..
12
d.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instalasi Ir. tensif (Formulir RL 3.4) .... ....
14
e.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instalasi Bedah Sentral {Formulir RL
3.5} .... .......... .. .. .. .. ... .. .. ... , . .. ,... .. ...... .. .. ..... ..... .. .. .. .. .... .. .. .. .... .. .... .. ..... .. ...... ..... .. 15
f.
Formulir Data Kegiatan Pe layanan Instal asi Radiologi (Formulir RL 3.6) .. ...
g.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instala si Laboratorium (Formulir RL
3.7} ... .... .... .. .... .. ... .. .. .. ... .... ... ... ... .. .. .. .. ..... .. .. .. ... ...... ... ....... ... ..... .... ... .. ... .. ... ... ..
h.
4.
16
16
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instalasi Rehabilitasi Medik(Formulir
RL 3.8) ..... ........ ..... .... ... ... .. ....... .. ..... ....... ... ... ... ... ........ .... ... .... .. ... ....... .. .. .. ......
17
i.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instala si Farmasi (Formulir RL 3.9} .. ... ...
17
j.
Formulir Data Kegiatan Pelayanan Instala si Gizi (Formulir RL 3.10) .... .. ......
18
Formulir Data Morbiditas dan Mortalitas (Formulir RL 4) ... .. .. ...........................
18
a.
Formulir Data Morbiditas Pasien Rawat Inap
(Formulir RL 4.1) .. .. .. .. .. ... .. ..... .. .... ...... .... ...... .... .... ..... .... ........ .. .. .. ... .. .. ... .. ... ...
b.
19
Formulir Data Morbiditas Pasien Rawat Jalan
(Formulir RL 4.2) ........ .. ...... ........ .. ........ .. .. ,. ... ... .... ......... .... .. .. .... ... .... .... .. ... ... . 20
c. Formulir Data Mortalitas Pasien
(Formulir RL 4.3) .. .. .. .. .. .... ... .... .. .. .. ..... .. .. ... .... .... .. .. ... ...... ... .. ... ..... .. ... .. .. ...... ...
BAB III PENGOLAHAN DATA RUMAH SAKIT ....... ...... .... ...... .. .. ... .... ...... ... ...... ........ .. .. ... .. .
20
22
BAB IV REGISTRASI RUMAH SAKIT.. .. ..... .. .. .. .... .. .. ... .. ...... .. .... .... .............. .. .. .. .. .... .... .. ...... 24
BAB V
1.
Alur Registrasi
2.
Persyaratan Registrasi
PETUNJUK OPERASI'ONAL APLIKASI SP2RS.. .. .. ........ .... ........ .. ........ .... .. .... .... .... .. 32
A. APLIKASI OFFLINE SP2RS ...... .. ...... .. .. .... ........... .......... .. .. ... ...... .... ..... .. .... .. .. . 1
iii
B.
APLIKASI ONLINE SP2RS ... ................. ..... .. .. ...... ............................. .............. .
BAB VI PENUTUP ........................... ........................... ........... ................................. .. ........ 32
lAMPIRAN ..... ........ .. .... .................... '" ....... ... ... ... ..... .. ..... ... ......... ... ... ...... ....... .......... .... .... 33
iv
BABI
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Pelaporan data Rumah Sakit telah dilaksanakan sejak tahun 1972 dengan nama
Sistem Pelaporan Rumah Sakit yang kemudian disempurnakan pertama kali pada
Tahun 1973. Selanjutnya Sistem Pelaporan Rumah Sakit mengalami perubahan
format pelaporan dan teknis pelaporan yang ke-6 kalinya sesuai dengan PERMENKES
RI NO. 1171/MENKES/PER/V1/2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) dan
pelaporan dilaksanakan secara online . SIRS Tahun 2011 yang dikirimkan secara
update (setiap waktu) dan periodik mencakup pelaporan data identitas Rumah Sakit,
data ketenagaan yang bekerja di Rumah Sakit, data rekapitulasi kegiatan pelayanan,
data
kompilasi
penyakit/morbiditas
pasien
rawat
inap,
dan
data
kompilasi
penyakit/morbiditas pasien rawat jalan.
Dengan
mempertimbangkan
bahwa
pelaporan
rumah
sakit
sebaiknya
memperhatikan kepentingan dari Rumah Sakit, Dinas Kesehatan, dan Kementerian
Kesehatan, maka dilakukan revisi terhadap SIRS tersebut dengan perubahan pola
pelaporan, format, dan periode pelaporan. Revisi tersebut disebut dengan Sistem
Pencatatan dan Pelaporan Rumah Sakit (SP2RS), yang terdiri dari 4 (em pat)
Rekapitulasi Laporan (RL) dan dilaporkan paling lambat diterima oleh Kementerian
Kesehatan pada tanggal 30 Januari dan 30 Juni yaitu:
1)
RL 1 berisikan Data Dasar Rumah Sakit yang dilaporkan setiap waktu apabila
terdapat perubahan data dasar di Rumah Sakit dengan demikian data dasar
Rumah Sakit bersifat terbarukan dan dilaporkan periodik 6 (enam) bulan
(semesteran),
2)
RL 2 berisikan Data Ketenagaan Fungsional yang dilaporkan periodik setiap
6 (enam) bulan (semester),
3)
RL 3 berisikan Data Kegiatan Pelayanan yang dilaporkan periodik setiap 6
(enam) bulan (Semester), namun pencatatan dilakukan oleh rumah sakit
setiap bulan,
4)
RL 4 berisikan Data Morbiditas dan Mortalitas yang dilaporkan periodik
setiap 6 (enam) bulan .
1
2.
GAMBARAN UMUM
sP2Rs adalah suatu system pencatatan dan pelaporan data Rumah Sa kit dari Rs dan
dilaporkan ke Kementerian Kesehatan yang dapat dilakukan monitoring dan evaluasi
oleh Dinas Kesehatan Kab./Kota, Dinas Kesehatan Provinsi untuk disajikan oleh
Kementerian Kesehatan.
3.
ALUR sP2Rs
Alur pelaporan sP2Rs dapat dilakukan secara semi online (penggabungan aplikasi
offline dan aplikasi online) dengan mekanisme sebagai berikut:
a.
Rumah Sa kit (Rs pemerintah atau Rs swasta) mengisi aplikasi dalam aplikasi
sP2Rs offline
b.
Dari aplikasi sP2Rs offline menghasilkan data dalam bentuk xml
c.
Rs mengakses sP2Rs Online melalui ebsite buk.depkes.go.id, kemudian login
menggunakan username dan password masing-m ;:dng Rumah sakit
d.
Apabila sudah masuk aplikasi sP2Rs Online, Rs mengunggah (upload) file xml
sesuai dengan RL masing-masing dan periode pe'l aporan masing-masing RL
e.
Dinas Kesehatan Kab/Kota dapat menggunakan Jplikasi sP2Rs online dengan
username dan password masing-masing Dinkes Kab/Kota, kemudian Dinas
Kesehatan Kab/Kota dapat melakukan monitoring dan evaluasi data Rs yang
masuk ke dalam database sP2Rs berdasarkan wilaYJh Kabupaten atau Kota
f.
Dinas Kesehatan Provinsi dapat menggunakan J;Jlikasi sP2Rs online dengan
username dan password Dinas Kesehatan Provinsi masing-masing, kemudian
Dinas Kesehatan Provinsi dapat melakukan monitoring dan evaluasi data Rs
yang masuk ke dalam database sP2Rs berdJsarkan wilayah Provinsi
2
g.
Apabila monitoring dan evaluasi Dinkes Kab/Kota atau Dinas Provinsi ada data
RS yang tidak sesuai, disampaikan kepada RS
h.
Kemenkes membuat penyajian data SP2RS, hasil penyajian data dapat di lihat
berdasarkan RS, wilayah Kab/Kota, Provinsi atau Nasional
DIAGRAM ALUR DATA SP2RS
rumahskiセ@
- Monitoring & Evaluasl
- Rekapitulasi Laporan
KEMENKES .
G@ [NLゥ
セ
AMゥ@
DINKESPROVINSI ·
3
BAB II
PENJELASAN CARA PENGISIAN FORMULIR
Untuk dapat mengisi setiap RL, berikut penjelasan cara pengisian formulir RL
sebagai panduan Rs untuk mengisi formulir RL.
1.
Formulir Data Dasar Rumah Sakit (Formulir RL 1)
Formulir RL 1 berisikan data dasar rumah sakit yang Ibersifat terbarukan (updating)
setiap saat yang dilaporkan apabila ada perubahan data di Rumah sakit melalui
aplikasi sP2Rs Online.
Petunjuk pengisian Formulir RL 1 adalah sebagai berikut:
1)
Nomor Kode Rs
Kode Rs terisi otomatis oleh sistem pada saat Rs melakukan log in, dan
tidak dapat diubah, perubahan kode hanya dJpat dilakukan oleh admin
aplikasi sP2Rs.
Kode Rs terdiri dari 7 (tujuh) angka, contoh : 3101234.
Jika Rumah sakit belum memiliki nomor ko de Rs maka perlu melakukan
registrasi ke Kementerian Kesehatan dengan mekanisme dalam BAB IV
2)
Nama Rs
Perubahan nama hanya dapat dilakukan oleh Kementerian Kesehatan
dengan surat
sesuai
izin
operasio nal
yang
dikeluarkan
pihak yang
berwenang.
3)
Jenis Rs
Diisi dengan memilih salah satu jenis Rumah sakit pada pilihan yang
disediakan
sesuai
dengan
Peraturan
Me n ter i
Kesehatan
RI
No .
340/MENKES/PER/ill/201O tentang Klasifikasi Ru mah sakit, sebagai berikut:
No.
Jenis RS
Uraian
1
RsU
Rumah Sa kit Umum
2
RslA
Rumah Sa kit Ibu dan Anak
3
Rs Jantung
Rumah sakit Jantung
4
Rs Kanker
Rumah Sakit l\i1n ker
5
Rs Orthopedi
Rumah sakit Orthopedi
6
Rs Paru
Rumah Sakit Paru
7
RS Jiwa
Rumah Sakit Ji ltla
..
4
8
9
10
11
I
I
RS Kusta
Rum ah Sakit Kusta
RS Mata
' Rumah Sakit Mata
RSKO
Rumah Sa kit Ke t ergantungan Obat
' RS Stroke
12
RSPI
13
RS Bersalin
14
15
16
17
18
19
RSGM
Rumah Sakit Stroke
Rumah Sakit Penyakit Infeksi
, Rumah Sa kit Bersalin
Rumah Sa kit Giei dan Mulut
RSRM
I
r・
Rumah Sakit
s 。ォ
[@ セ@
ャ@ セ@ 。@ 「ゥャエ。ウ@
Medik
RSTHT
Rumah
TeLng a Hidung Tenggorokan
RS Bedah
Rumah Sa:·: it L.· :ah
RS Ginjal
Rumah Sa kit Gi nj al
RSKK
Rumah Sakit Ku 'i t dan Kelamin
Jika jenis rumah sakit tidak sesuai dengan t abe l diatas maka dapat dipilih
jenis fiRS Khusus lainnya".
4)
Kelas RS
3.1.2
Kelas RS
Variabel Kelas RS dii si dengan m emi lh kcl as RS sesuai dengan Surat
Keputusan (SK) Penetapan Ke las Rur:l h Sakit sesuai dengan
peraturan yang berlaku. Rum ah
s。ォ@
セ@ yゥQZ
Penetapan Kelas dari Kem enterin
セァ@
r.
belum mendapatkan SK
セ ・ ィ。エョ@
memilih "Belum
Ditetapkan" .
3.2.2
Nomor SK Penetapan Kela s
Variabel Nomor SK Penetapan Kelas dii_: ' .: ngan menuHskan nomor
yang tertera dalam SK Penetapan Ke ' N AセB@
3.3.2
Pendidikan / Non Pendidikan
Va ria bel
Pendidikan /
Non
Pen didi k2 n diisi
dengan
memilih
Pendidikan atau Non Pendidik an sesua i dengan SK Penetapan RS
Pendidikan yang dikeluarkan oleh Kc rr: . . セ@
R イゥ。ョ@
Kesehatan. Rumah
Sa kit yang tidak mendapatkan SK Pcn et Jpan RS Pendidikan dari
Kementerian Kesehatan memilih " Non r C!1 didikan".
3.4.2
Nomor SK Penetapan RS Pendidikan
Variabel
Nomor SK Penetapan
Pendidikan dengan m enulis kan
Penetapan
RS Pendidikan yang
RS re ndidikan
ョ 」ュセ
、[
ZML@
[@
diisi
oleh
RS
yang tertera dalam SK
セ@ i@ G@ Z L セ イ ォ。ョ@
oleh Kementerian
Kesehatan.
5
5)
Nama Direktur RS
Diisi dengan jelas dan lengkap nama Direktur Utama atau Kepala Rumah
Sakit yang masih menjabat pada saat pelaporan dibuat.
6)
Jenis Penyelenggara RS
Diisi den gan memilih pilih an yang ters edia seb agJ i berikut:
Uraian
Penyelenggara
No.
1
Kemenkes
Kement cri ;,n Kesehatan
2
Kementerian Lainnya
Kementerian Lainnya
3
Pemprov
Pemerintah Provinsi
4
Pemkab
Pemerintah Kabupaten
5
Pemkot
Pemerill t::h I\ota
6
TNI
TNI
7
POLRI
POLRI
8
BUMN
BUMN
9
Organisasi Agama
Organi sas Ji
Agama
(Islam,
Kristen,
Katholik, Hind u, Budha)
10
Yayasan/Perkumpulan
Yayasa r , " f:r ·'. umpulan Sosial
Sosial
11
Swasta
p・イオウ。
ィ L@ セ@ H ゥ@ ャ@ ャ@
/ Perorangan / Swasta
lainnya
7)
Alamat/Lokasi RS
Diisi dengan jelas dan lengkap nama Jalan, Kl b/ Kota dan Kode Pos. Juga
diisi nomor telepon, fax, em ai l, dan w ebsit -: 1:5 (ji ka ada) yang masih aktif
dan dapat dihubungi.
8)
Luas RS
Diisi dengan luas tanah Rumah Sa kit, sedan gi·,(!. l !u as bangunan diisi dengan
luas bangunan yang berdiri di tanah tersc"u: , Kedua variabel ini diisi
dengan satuan meter persegi,
9)
Surat Ijin Operasional
Diisi dengan Nomor Surat Ijin Operasional t eL_
1p/ sementara dan tahun
dikeluarkan.
6
10) Akreditasi RS
Variabel status akreditas 2012 hanya diisi o'leh Rumah Sakit yang Sudah
atau Belum Terakreditasi versi tahun 2012 dari Komisi Akreditasi Rumah
Sakit (KARS).
1. Variabel status akreditasi 2012 diisi dengan memilih Sudah atau Belum
Terakreditasi
2. Variabel
Pentahapan
akreditasi
2012
diisi
oleh
RS
yang
Sudah
Terakreditasi dengan memilih Pratama, Madya, Utama, atau Paripurna
sesuai dengan yang tertera di dalam Sertifikat Akreditasi.
3. Variabel Masa Berlaku sampai dengan diisi dengan tanggal masa berlaku
yang tertera di dalam Sertifikasi Akreditasi 2012 sesuai dengan urutan
dalam pengisian status akreditasinya.
11) Lain -lain
Variabel lain-lain berisikan beberapa kegiatJn atau fasilitas yang ada di
Rumah Sakit. Diisi dengan memilih salah SJ tu pilihan yaitu Ya/Tidak
maupun Ada/Tidak Ada kegiatan atau ヲ。ウゥャエj@
1.
PONEK,
2.
SIMRS,
3.
a.
Ada dan terintegrasi menycluruh
b.
Ada dan terintegrasi sebah ugian
c.
Ada dan belum terintegrasi
d.
Tidak ada
セ@ di Rumah Sakit yaitu:,
Bank Darah,
4. Haemodialisa,
5.
Akupuntur, dan Hiperbarik.
12) Jumlah Tempat Tidur menurut kelas dan jenis jielayanan
1. Data jumlah tempat tidur diisi dengan jumlah tempat tidur yang tersedia
di ruang rawat inap. Jumlah tempat tidur ini bukanlah kapasitas tempat
tidur.
2. Jumlah tempat tidur tersebut tidak termasuk tempat tidur yang
dipergunakan untuk bersa 'lin, kamar ー・ャQ@
セ Zャゥィ。ョ@
(RR), kamar tindakan,
untuk pemeriksaan pad a unit rawat jalan (Umum, Spesialisasi dan sub
7
spesialisasi serta unit rawat jalan gigi) dan klinik Unit Gawat Darurat
(UGD).
3. Data jumlah tempat tidur diisi dengan jumlah tempat tidur yang
dikelompokkan berdasarkan perincian tempat tidur per kelas (Super VIP,
VIP, I, II, III, Isolasi, Intensif, dan Intermediate) sesuai dengan jenis
pelayanan.
4. Bagi Rumah Sakit yang tidak bisa mengelompokkan jumlah tempat tidur
per pelayanan rawat inap, maka jumlah tempat tidur tersebut diletakkan
pada jenis pelayanan umum/gabungan.
5. Jumlah tempat tidur untuk jenis pelayanan ICU, ICCU, NICU, dan PICU
diisikan pada kolom intensif, sedangkan
untuk HCU/lntermediate
diisikan pada kolom intermediate. Untuk Rumah Sa kit Khusus yang
hanya melayani satu jenis pelayanan spesiJlisasi, jumlah tempat tidur
dilaporkan pada masing-masing ruang rawat inap yang sesuai dengan
spesialisasinya.
6. Jika ada jenis pelayanan yang tidak di;" mukan dapat dipilih jenis
pelayanan pilihan (optional) atau mengisi jenis pelayanan yang masih
、ゥャp」Z@
イャセ@
kosong dengan jenis pelayanan yang
2.
A@ Z A@ ャョN@
Formulir Data Ketenagaan Fungsiona.l: (Formulir RL 2)
Formulir RL 2 adalah formulir yang berisikan rc!. ::: ;Jitulasi jumlah ketenagaan
fungsional baik tenaga kesehatan maupun tenaga
I IO f)
:,e sehatan yang bekerja di
ャ@ Z セ@
tidak tetap. Formulir Data
ュ。オイ
Rumah Sakit dengan status kepegawaian tetap
Ketenagaan ini dilaporkan setiap 6 (enam) bulan (Semester) paling lambat tanggal
15 Januari tahun berikutnya dan 15 Juli tahuI1 berjalan setiap semesternya .
Ketenagaan dalam formulir ini yaitu Tenaga KesC:: 1J :Jn yang mencakup Dokter
dan Dokter Gigi, Psikologi, Keperawatan dan Kebi uJ ilJI1, Kefarmasian, Kesehatan
Masyarakat, Gizi / Dietisien, Keterapian Fisik, dan i