Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X SMAMA
137
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.72 Mencetak dokumen bernomor
halaman ganjil terlebih dahulu Pilihlah
All
Pilihlah Odd Pages. Anda
dapat pula memilih Even Pages
terlebih dahulu. Misalkan Anda mencetak halaman ganjil
odd terlebih dahulu.
Misalkan Anda ingin mencetak semua dokumen menggunakan kertas bolak-balik. Anda dapat mengatur pencetakan tersebut.
2 Klik
OK untuk mulai mencetak dokumen.
3 Setelah semua dokumen bernomor halaman ganjil tercetak, Anda
dapat mengatur kembali urutan kertas hasil cetakan tersebut. Berhati-hatilah saat mengatur urutan kertas dan memasukkan lagi
kertas ke dalam printer. Sebab aturan yang berlaku untuk setiap
printer mungkin berbeda-beda. Oleh karena itu Anda harus mengatur urutan kertas sesuai jenis
printer yang Anda gunakan. Kemudian lakukan lagi pencetakan untuk halaman genap pilihan
Even Pages. Klik OK untuk mencetak dokumen tersebut.
9. Bekerja dengan Mail Merge
Mail Merge merupakan salah satu fasilitas dalam Microsoft Word yang memudahkan Anda membuat surat yang bersifat keorganisasian. Misalnya
Anda terlibat sebagai sekretaris OSIS di suatu sekolah. Sekolah Anda akan mengadakan pentas seni. Anda bertugas membuat suatu surat undangan
yang ditujukan kepada beberapa pihak. Fasilitas Mail Merge dapat Anda
gunakan untuk meringkas proses pembuatan surat. Simak dan cermati uraian berikut sehingga Anda dapat menguasai cara penggunaan
Mail Merge.
a. Membuat Master Surat Undangan
Fasilitas Mail Merge disediakan untuk menggabungkan dua
dokumen. Dokumen pertama disebut dokumen master. Dokumen ini
merupakan dokumen utama yang akan Anda tambahkan beberapa keterangan yang diambil dari sumber data
data source. Buka kembali
file ”Cerpen”. Cetaklah seluruh isi file ini. Anda tidak perlu mencetak dengan kertas bolak-balik. Kumpulkan hasil
cetakan tersebut kepada guru Anda.
Di unduh dari : Bukupaket.com
Bab V Menggunakan Perangkat Lunak Pengolah Kata
138
Pembuatan dokumen master dapat Anda ikuti pada langkah- langkah berikut.
1 Bukalah program aplikasi
Microsoft Word. Pada dokumen baru, ketikkan surat undangan seperti contoh berikut.
2 Simpan dokumen ini misalnya dengan nama ”Undangan Rapat
Pentas Seni”. Anda tidak perlu menutup dokumen ini selama Anda berlatih menggunakan
Mail Merge.
b. Proses Pembuatan Dokumen Master beserta Proses Penggabungan
Dokumen Setelah membuat dokumen master, sekarang Anda dapat membuat
dokumen sumber data. Cara yang dapat Anda gunakan sebagai berikut. 1
Bukalah dokumen baru. Kemudian aktifkan fasilitas Mail Merge
dengan cara melakukan klik pada menu Tools. Lanjutkan proses
ini dengan memilih submenu Letters and Mailings, kemudian
pilihlah Mail Merge.
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.73 Membuat dokumen master
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.74 Membuat dokumen sumber data
Bagian ini dikosongkan terlebih dahulu. Nanti, bagian ini diisi
dengan nama serta keterangan.
Di unduh dari : Bukupaket.com
Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X SMAMA
139
2 Sesaat kemudian, komputer
akan menampilkan task pane
di bagian kanan jendela Microsoft Word.
Pilihlah
Letters, kemudian klik Next: Starting documents.
3 Karena Anda telah membuat
dokumen master, klik pilihan Start from existing docu-
ment. Lanjutkan dengan memilih nama
file dokumen master yang Anda simpan,
yaitu ”Undangan Rapat Pentas Seni”. Jika nama
file ini belum terlihat, carilah dengan melaku-
kan klik pada pilihan
More files.
Sumber:
Microsoft Word 2003
Gambar 5.75 Klik Next
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.76 Klik Open
Di unduh dari : Bukupaket.com
Bab V Menggunakan Perangkat Lunak Pengolah Kata
140
Beberapa saat kemudian, komputer akan menampilkan kotak dialog
Open. Cari dan pilihlah nama file yang sesuai. Akhiri proses
pencarian ini dengan melakukan klik pada tombol Open.
4 Dokumen master akan ditampilkan. Selanjutnya lakukan klik pada
pilihan
Next: Select recipients.
Lanjutkan dengan melakukan klik pada pilihan Next: Write your
letter. Pilih Type a new list, kemudian klik Create. Kotak dialog New Address List akan ditampilkan komputer.
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.77 Mencari file master
Sumber:
Microsoft Word 2003
Gambar 5.78 Klik Next
Sumber:
Microsoft Word 2003
Gambar 5.79 Kotak dialog New Address List
Di unduh dari : Bukupaket.com
Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X SMAMA
141
Lakukan klik pada tombol Customize sehingga komputer
akan menampilkan kotak dialog Customize Address List.
Kotak Customize Address List digunakan untuk mengambil
serta mengubah keterangan, misalnya Name diubah menjadi Nama.
Anda hanya akan menggunakan data yaitu Nama dan Keterangan, sehingga Anda hanya perlu memilih pilihan
Title dan Address Line 1.
Title diubah menjadi Nama dengan cara berikut. Pilih
Title, kemudian klik tombol Rename. Komputer akan menampilkan kotak
Rename Field. Pada kotak To, ketikan Nama,
kemudian lakukan klik pada tombol OK. Lakukan hal yang sama
untuk mengubah Address Line 1 menjadi Keterangan.
Pilihan First Name, Last Name, Company Name, Address
Line 2, City, State, ZIP Code, Country, Home Phone, Work Phone, dan E-mail Address dapat Anda hapus dengan melakukan
klik tombol
Delete. Pilihlah Yes pada kotak dialog Microsoft Office Word yang muncul.
Klik OK untuk melanjutkan proses.
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.80 Mengubah Field Name
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.81 Klik Yes
Di unduh dari : Bukupaket.com
Bab V Menggunakan Perangkat Lunak Pengolah Kata
142
5 Komputer akan menampilkan kotak dialog
New Address List.
Isikan nama beserta keterangan orang yang ingin Anda undang.
Klik tombol New Entry untuk mengisikan nama undangan yang
lain. Selanjutnya, lakukan klik pada tombol Close jika proses
pemberian nama telah selesai. 6
Sesaat kemudian, komputer akan menampilkan kotak dialog
Save Address List. Simpanlah data ini dengan nama ”Daftar Undangan
Rapat Pentas Seni”.
Sumber:
Microsoft Word 2003
Gambar 5.82 Menyisipkan Nama dan Keterangan
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.83 Menyimpan dokumen sumber data
Di unduh dari : Bukupaket.com
Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X SMAMA
143
7 Komputer akan menampilkan kotak
Mail Merge Recipients. Kotak
dialog ini dapat Anda gunakan kembali jika ingin mengubah data yang telah Anda buat. Lakukan klik pada tombol
OK untuk
melanjutkan proses.
8 Komputer akan menampilkan kembali halaman
Microsoft Word. Aktifkan kursor pada lokasi penempatan Nama. Pada lokasi ini
Anda akan memasukkan nama-nama orang yang diundang. Pemasukan nama dapat Anda lakukan dengan cara berikut.
Lakukan klik pada ikon
Insert Merge Fields.
Sesaat kemudian, komputer akan menampilkan kotak dialog
Insert Merge Field. Klik atau pilih Nama, kemudian lakukan
klik pada tombol Insert perhatikan Gambar 5.86. Lakukan hal
yang sama untuk pilihan Keterangan. Setelah itu lakukan klik pada tombol
Close.
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.84 Kotak Mail Merge Recipients
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.86 Memasukkan Nama
Sumber:
Microsoft Word 2003
Gambar 5.85 Insert Merge Fields
Di unduh dari : Bukupaket.com
Bab V Menggunakan Perangkat Lunak Pengolah Kata
144
9 Untuk menampilkan hasil penggabungan data, klik ikon
Dokumen master yang Anda miliki akan terlihat lengkap dengan nama dan keterangan orang yang Anda undang.
Jika font untuk nama dan keterangan Amri Irwansyah,
Perwakilan XA belum seragam dengan font teks bagian undangan
yang lain, blok dan atur font ini dengan cara biasa.
Sekarang, Anda dapat mencetak dokumen ini. Satu undangan telah berhasil Anda cetak. Untuk mencetak undangan yang lain,
buka dahulu dokumen yang memuat nama orang yang sesuai. Caranya, lakukan klik pada ikon
10 Cetaklah setiap dokumen sesuai nama serta keterangan yang Anda inginkan.
Sumber: Microsoft Word 2003
Gambar 5.87 Hasil memasukkan data satu orang
Misalkan Anda menjadi ketua panitia pentas seni sekolah. Gunakan fasilitas
mail merge untuk membuat undangan rapat persiapan pentas seni.
Cetaklah 4 lembar contoh undangan ini kemudian kumpulkan kepada guru Anda.
Salinlah file master undangan dan kumpulkan kepada guru Anda.
9. Membuat Daftar Isi Otomatis