Analisis Tugas Rutin Sekretaris Dalam Membantu Tugas Manajer Marketing Pada CV.Karsa Perdana Mandiri Bandung
ANALISIS TUGAS RUTIN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU MANAJER MARKETING
PADA CV. KARSA PERDANA MANDIRI BANDUNG
LATAR BELAKANG
Belum adanya pendeskripsian tugas-tugas rutin sekretaris pada bagian ini belum optimal dalam melakukan tugasnya, yang menyebabkan ketidakkonsistensian dalam menjalankan tugasnya.
IDENTIFIKASI MASALAH 1.
Apa saja tugas rutin sekretaris yang ada pada bagian Marketing di CV. Karsa Perdana Mandiri Bandung.
2. Bagaimana pelaksanaan tugas rutin sekretaris dalam
membantu tugas manajer marketing di CV. Karsa Perdana Mandiri Bandung.
3. Bagaimana analisis tugas rutin sekretaris dalam
membantu tugas manajer marketing di CV. Karsa Perdana Mandiri Bandung
MAKSUD DAN TUJUAN 1.
Untuk mengetahui dan mendeskripsikan apa saja tugas- tugas rutin sekretaris pada bagian marketing di CV. Karsa Perdana Mandiri Bandung.
2. Untuk mengetahui dan mendeskripsikan bagaimana pelaksanaan tugas rutin pada bagian Marketing di CV.
Karsa Perdana Mandiri Bandung.
3. Untuk menganalisis bagaimana tugas rutin sekretaris
dalam membantu tugas pimpinan pada bagian marketing di CV. Karsa Perdana Mandiri Bandung.
KEGUNAAN PENELITIAN 1.
Bagi Penulis : penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan pengetahuan mengenai tugas rutin seorang sekretaris, khususnya sekretaris pada bagian marketing dalam membantu pimpinan manajer marketing.
2. Bagi Perusahaan :
Membantu melakukan analisis dan penentuan tugas rutin sekretaris serta standar operasional prosedur, sehingga bisa digunakan sebagai pedoman dan acuan oleh seorang sekretaris untuk melaksanakan tugas rutinnya.
3. Bagi Pihak Lain :
Sebagai sumber informasi dan referensi untuk memungkinkan penelitian selanjutnya mengenai topik- topik yang berkaitan.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan yaitu metode deskriptif analisis dengan melakukan pendekatan berupa pengumpulan fakta-fakta yang terjadi dilapangan kemudian dilakukan analisis dan studi literatur untuk bisa menemukan solusi dari permasalahan yang diteliti. Untuk mengumpulkan data dan fakta yang dibutuhkan, penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data, diantaranya : 1. Wawancara 2. Observasi.
3. Studi Pustaka
KERANGKA PEMIKIRAN
Tugas sekretaris pada dasarnya dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu : 1. Tugas yang bersifat rutin.
2. Tugas yang bersifat instruksi.
3. Tugas yang bersifat kreatif.
Adapun tugas rutin sekretaris secara umum terbagi menjadi 7 (tujuh), yaitu : 4. Menyusun dan membuat surat (korespondensi) 5. Menata arsip.
6. Mengurus dan mengendalikan surat.
7. Menerima dan melayani tamu serta bertamu.
8. Menerima dan melayani telepon serta menelepon.
9. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan.
10.
LOKASI DAN WAKTU PENELITIAN
Penulis melakukan penelitian di kantor CV. Karsa Perdana Mandiri Jl. Karapitan No. 23 Bandung. Waktu yang penulis lakukan untuk penelitian dapat dilihat pada rincian tabel berikut ini :
Tabel 1.1 Jadwal kegiatan Tugas AkhirTahun 2010
N o Uraian Tahun 2010
April Mei Juni Juli 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 Penelitian Pendahuluan
2 Observasi
3 Studi Pustaka
4 Pengolahan Data
5 Penulisan Laporan
6 Sidang tugas Akhir
TINJAUAN PUSTAKA
Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang
stenographer, dan tugas-tugasnya biasanya meliputi
pengambilan dan penyalinan dikte, berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsipkan warkat- warkat surat-surat dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda (sedarmayanti, 2005 : 12) Tugas rutin sekretaris : 1. Menyusun dan membuat surat (korespondensi).
2. Menata arsip.
3. Mengurus dan mengendalikan surat.
4. Menerima dan melayani tamu serta bertamu.
5. Menerima dan melayani telepon serta menelepon.
6.
mengatur jadwa pimpinan.
7. GAMBARAN OBJEK
Presiden Direktur Direktur Ass. Presiden Direktur General Manager Operasional Sales/Deputy GM MKT HEAD WH SPV STAF F ADM WH SPV WH STAF F STAF F ADM Inter Grou p Branc h Mana ger Sales Supervi sor Drive r STAF F ADM AREA
I AREA
II
PEMBAHASAN
Berdasarkan analisis yang penulis lakukan, ada beberapa hal
yang menyangkut tugas rutin sekretaris serta etika
pelaksanaannya yang belum sesuai, hal-hal tersebut antara lain : a. Belum disiplinnya sekretaris dalam membuat dan mengatur jadwal manajer marketing.b. Belum adanya kedisiplinan sekretaris dalam mencatat tamu- tamu perusahaan yang berkunjung, bahkan terkadang sering terjadi tamu yang tidak tercatat.
c. Belum adanya standar baku mengenai tata cara menelepon ataupun menerima telepon dari luar, selain itu belum adanya pencatatan notelepon dan alamat kontak yang rapih dan terstruktur, sehingga pada saat dibutuhkan akan sulit di cari.
d. Sistem pengarsipan yang belum rapih dan terstruktur sehingga dokumen-dokmen ataupun surat-surat yang diterima tidak diarsipkan secara baik sehingga menyebabkan dokumen atau surat tersebut sulit dicari pada saat dibutuhkan ataupun tidak jarang ada dokumen atau surat yang hilang.
KESIMPULAN 1. Ada 6 (enam) tugas rutin sekretaris pada CV. Karsa Perdana Mandiri Bandung khususnya pada bagian marketing, yaitu :
a. Menyusun, membuat serta mengendalikan surat (korenpondensi).
b. Pembuatan dan pengaturan jadwal pimpinan.
c. Menerima dan melayani tamu serta bertamu.
d. Menerima dan melayani telepon serta menelepon.
e. Menata arsip.
f. Menyiapkan pembuatan laporan.
2. Pada dasarnya pelaksanaan tugas rutin sekretaris pada CV.
Karsa Perdana Mandiri Bandung belum terlaksana dengan
baik, hal ini bisa terlihat dari penataan standar operasional
prosedur yang kurang terstruktur dan rapih.3. Dalam melakukan analisis tugas rutin sekretaris, penulis menggunakan 2 parameter utama, yaitu intensitas kebutuhan dan pengaruh kebutuhan terhadap kinerja pimpinan.